( 1 )Mengelola Kartu Persediaan

1. Mempersiapkan pengelolaan kartu persediaan

2. Mengidentifikasi data mutasi persediaan

3. Membukukan mutasi persediaan ke kartu persediaan

4. Membuat laporan persediaan

5. Membukukan selisih persediaan

1.1 Peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan untuk pengelolaan kartu persediaan disediakan

Dalam perusahaan dagang persediaan terdiri atas satu golongan yaitu persediaan barang dagangan yang merupakan barang yang dibeli untuk dijual kembali. Sistem akuntansi persediaan barang dagangan bertujuan untuk mencapai mutasi tiap – tiap jenis persediaan yang disimpan di gudang , hal ini berkaitan erat dengan pembelian atau penerimaan barang dagangan, retur pembelian , penjualan barang dagangan atau pengeluaran dan retur penjualan. Dibawah ini adalah contoh kartu persediaan barang.

A. Dokumen Transaksi dan Buku yang Diperlukan

1. Dokumen transaksi yang diperlukan

Dokumen transaksi dan bukti pendukung yang terkait dengan pencatatan mutasi persediaan barang supplies adalah sebagai berikut:

a. Surat permintaan pembelian

b. Surat order pembelian

c. Laporan penerimaan barang

d. Faktur pembelian

e. Surat order pengiriman barang

f. Faktur penjualan

g. Memo kredit

2. Buku-buku yang digunakan

Dalam penyelenggaraan akuntansi secara manual buku-buku yang diperlukan untuk pencatatan persediaan barang supplies sbb:

a. Buku jurnal pembelian; sebagai tempat mencatat transaksi pembelian secara kredit.

b. Buku jurnal penjualan; sebagai tempat mencatat transaksi penjualan secara kredit.

c. Buku jurnal pengeluaran kas; sebagai tempat mencatat transaksi pembelian secara tunai.

d. Buku jurnal penerimaan kas; sebagai tempat mencatat transaksi penjualan secara tunai.

e. Buku jurnal umum; sebagai tempat mencatat retur pembelian dan retur penjualan.

f. Kartu persediaan; sebagai tempat mencatat mutasi persediaan

1.2 Data transaksi persediaan disediakan

Persediaan merupakan barang yang diperoleh untuk dijual kembali atau vahan untuk diolah menjadi barang jadi atau barang jadi yang akan dijual atau barang yang akan digunakan. Persediaan ini dapat dicatat dengan dua sistem yaitu :

1. Sistem Fisik (Phisical System)

Pencatatan sistem fisik sering juga disebut pencatatan sistem periodik (periodical system) Karena persediaan barang dagangan tidak diikuti mutasi masuk keluarnya barang, sehingga besarnya persediaan barang dapat diketahui dengan cara penghitungan secara fisik barang di gudang.

Jika menggunakan Sistem Periodik, jika ada penjualan barang tidak dibuat jurnal untuk harga pokok dari barang yang dijual di bagian akuntansi. Pada akhir tahun, persediaan yang ada di gudang penyimpanan dihitung jumlah kuantitasnya dan ditentukan nilai/harga belinya.Untuk menentukan persediaan yang dipakai/dijual, persediaan yang pernah ada (persediaan awal ditambah pembelian selama satu periode) dikurangi dengan persediaan akhir periode. Kemudian dibuat dua ayat jurnal penyesuaian. Jurnal yang pertama mendebet akun Ikhtisar Laba Rugi dan mengkredit akun Persediaan sejumlah persediaan awal. Jurnal yang kedua didasarkan atas hasil inventarisasi fisik barang pada akhir tahun. Jurnalnya mendebetakun Persediaan Barang Dagangan dan mengkredit akun Ikhtisar Laba Rugi. Ayat jurnal ini dibuat sekaligus dalam satu periode. Ciri-ciri dalam sistem ini, yaitu :

a. Pencatatanya hanya dilakukan untuk transaksi pembelian, sedangkan pemakaian barang/ pengeluaran persediaan tidak dicatat.

b. Pada akhir peroide dilakukan perhitungan fisik atas sisa barang untuk mengetahui persediaan akhir peroide.

c. Harga pokok persediaan barang pada akhir periode dihitung terlebih dahulu dan nilai persediaan yang dipakai/dikeluarkan dihitung dengan menjumlahkan persediaan awal periode + pembelian bersih – persediaan akhir.

d. Sistem pencatatan ini digunakan untuk pengelolaan barang-barang yang jenisnya banyak dan nilai satuanya rendah/secara teknis susah dicatat pengeluarannya

2. Sistem Perpetual (Perpetual System)

Pencatatan sistem perpetual atau sistem pencatatan terus menerus (kontinu), disebut juga dengan sistem balance permanen. Dalam pencatatan persediaan sistem perpetual, baik jumlah penjualan maupun biaya pokok penjualan akan dicatat pada setiap penjualan.

Dalam Metode Perpetual, pada waktu membeli barang, dibuat jurnal yang mendebet akun persediaan barang dagangan dan mengkredit akun hutang atau kas. Pada waktu menjual barang dibuat jurnal yang mendebet akun harga pokok penjualan dan mengkredit akun persediaan sehingga akun persediaan akan menunjukkan harga pokok dari persediaan yang ada di gudang. Ciri-ciri sistem ini, yaitu :

a Pencatatan harga pokok/sediaan dilakukan baik untuk transaksi pembelian atau transaksi penjualan atau pengeluaran. Sehingga mutasi atau keluar masuknya persediaan akan terlihat dalam kartu persediaan.

b Nilai persediaan pada akhir periode tidak perlu dilakukan perhitungan barang secara fisik, karena saldo akun sediaan sudah menunjukkan nilai informasi persediaan barang pada akhir periode yang bersangkutan.

c Sistem pencatatan ini cocok digunakan untuk pengelolaan barang-barang yang jenisnya sedikit dan nilai satuannya tinggi/secara tehnis mudah di catat pengeluarannya.

Berikut ini adalah ilustrasi jurnal untuk sistem perpetual dan sistem periodik, namun belum mencakup seluruh transaksi berkaitan dengan persediaan, seperti pembayaran ongkos angkut, penerimaan dan pemberian diskon.

Transaksi

Sistem Periodik

Sistem Perpetual

1.

Membeli barang dagangan secara kredit Rp 10.000

Pembelian

Hutang

10.000

10.000

Persediaan Barang Dagang

Hutang

10.000

10.000

2.

Retur pembelian Rp 500

Hutang

Retur Pembelian

500

500

Hutang

Persediaan Barang Dagang

500

500

3.

Terdapat barang yang dijual. Harga jual Rp 4.000 dan harga pokok barang Rp 1.500

Piutang/Kas

Penjualan

4.000

4.000

Piutang/Kas

Penjualan

HPP

Persediaan Barang Dagang

4.000

1.500

4.000

1.500

4.

Pada akhir tahun

Mutlak harus dilakukan inventarisasi fisik karena tanpa inventarisasi fisik barang, tidak dapat diketahui persediaan yang ada

Tanpa inventarisasi sudah dapat diketahui persediaan, namun inventarisasi perlu dilakukan

Misalkan menurut perhitungan fisik pada akhir tahun saldo persediaan Rp 200 dan pada awal tahun Rp 150.

Ikhtisar L/R

Persediaan Barang Dagang

Persediaan Barang Dagang

Ikhtisar L/R

150

200

150

200

Jika hasil inventarisasi fisik tidak sama dengan saldo rekening persediaan, perusahaan perlu membuat jurnal, jika sama tidak perlu membuat jurnal.

2.1 Saldo awal persediaan diidentifikasi

Penetapan metode atau prinsip-prinsip untuk menilai persediaan mempunyai pengaruh yang penting terhadap penjualan yang dilaporkan serta pengaruh terhadap posisi keuangan perusahaan. Hal ini disebabkan karena persediaan merupakan aktiva lancar yang penting dan selalu berputar sehingga metode penilaian persediaan merupakan suatu faktor yang penting dalam menetapkan hasil dari kegiatan operasi dan kondisi keuangan perusahaan. Penilaian persediaan barang adalah nilai rupiah atas persediaan barang untuk tujuan pencatuman dalam neraca pada akhir tahun dan nilai yang akan dibebankan sebagai harga pokok yang dijual pada periode tahun buku berikutnya.

Saldo persediaan awal tahun dapat diperoleh dari saldo akhir persediaan tahun yang lalu. Misalnya : saldo akhir persediaan per 31 Desember 2016, akan menjadi data nilai persediaan awal pada 1 Januari 2017.

2.2 Data penerimaan persediaan diidentifikasi

Penerimaan persediaan diperoleh dari nilai pembelian persediaan barang dagangan yang dibeli. Perhitungannya dilakukan sebesar harga perolehan. Harga perolehan di dapatkan dengan melakukan penjumlahan atas seluruh biaya yang dikeluarkan atau nilai pembelian bersih, mencakup Harga beli ditambah biaya angkut, dikurang retur pembelian.

Laporan penerimaan harus dilengkapi segera setelah barang diterima. Laporan penerimaan (receiving report) harus dilengkapi oleh departemen penerimaan perusahaan sebagai akuntabilitas awal atas persediaan. Untuk memastikan persediaan yang diterima adalah barang yang dipesan, laporan penerimaan harus sesuai dengan pesanan pembelian barang yang dikeluarkan perusahaan.

2.3 Data retur penjualan diidentifikasi

Retur penjualan adalah barang yang sudah dijual kepada pelanggan, namun dikembalikan karena barang tersebut rusak, cacat atau tidak sesuai dengan spesifikasi.

Dalam prosedur penjualan, harga pokok persediaan dicatat sebagai pengurang pada kartu persediaan barang dagangan (kolom keluar) sesuai dengan jenis spesifikasi atau kelompok persediaan barang yang bersangkutan. Dokumen sumber berupa :

a Copy faktur untuk penjualan secara kredit

b Bukti kas masuk untuk penjualan secara tunai

c Laporan pengiriman barang

Fungi terkait dalam prosedur penjualan :

a Fungsi gudang

b Fungsi pembelian

c Fungsi pengiriman barang

d Fungsi akuntansi

Transaksi retur penjualan terjadi jika perusahaan menerima pengembalian barang dagangan dari pelanggan. Pengembalian barang dari pelanggan harus diotorisasi oleh fungsi penjualan dan diterima oleh fungsi penerimaan. Dalam prosedur ini , harga pokok persediaan dicatat ke dalam kartu persediaan barang dagangan sebagai penambah kembali harga pokok persediaan sesuai jenis spesifikasi atau k