Training Manual - Finance RMUTT · Microsoft Dynamics AX Version 2012 R2...

Training Manual

Microsoft Dynamics AX Version 2012 R2

การก าหนดขนตอนการอนมตการจดซอและใบเบก

[Workflow Configuration]

Rajamangala University of Technology Thanyaburi

[10 June 2014]

Prepared by

First One Systems Co., Ltd.

Rajamangala University of Technology Thanyaburi Training Manual – Workflow Configuration

Version 2012 R2

Prepared by First One Systems Co., Ltd.


Version 2012 R2


ค ำน ำ

คมอการก าหนดขนตอนการอนมตการจดซอและใบเบก เขยนขนเพอใชเปนเอกสารประกอบการอบรมการใชงานระบบ Microsoft Dynamics AX version 2012 R2 เนอหาของคมอเลมนประกอบดวย ขนตอนการก าหนดขอมลเบองตนกอนการใชงาน Workflow การก าหนดวธการในการอนมตเอกสาร เชน การอนมตใบขอซอและการอนมตใบสงซอ รวมถงตวอยางการก าหนดคาทมการใชงานบอย เชนการอนมตใบขอซอและใบสงซอ

บรษท First One System จ ากด หวงวาคมอเลมนคงจะเปนประโยชนแกลกคาทกทาน

Copyright 2012 by First One System Co., Ltd

All rights reserved


Version 2012 R2



Version 2012 R2

Prepared by First One Systems Co., Ltd. Page 4

Table of Contents

1. ค าแนะน า [INTRODUCTION] .......................................................................................................................... 6 1.1. การเขาสโปรแกรม (Logging In) ............................................................................................................... 6 1.2. การเลอกเมน [Menu navigation] ............................................................................................................. 7 1.3. แถบเครองมอ [The Toolbar] .................................................................................................................... 9 1.4. แถบสถานะ [The Status Bar] .................................................................................................................. 9 1.5. ป มลด [Keyboard Shortcut Keys] ........................................................................................................ 10 1.6. การใสวนท [Entering Dates] ................................................................................................................. 11 1.7. การเรยกด/พมพรายงาน [Viewing/Printing Reports] .............................................................................. 12

2. โครงสรางบรษท [CORPORATE STRUCTURE] ............................................................................................ 17 2.1. รหสบรษท [Company Account] ............................................................................................................ 17 2.2. การเปลยนรหสบรษท [Changing Company Code] ............................................................................... 17

2.2.1. กำรเปลยนรหสบรษทโดยใชแถบสถำนะ [The Status Bar] ............................................................. 18 2.2.2. กำรเปลยนรหสบรษทโดยใชแถบเครองมอ [The Toolbar] ............................................................ 19

3. การก าหนดผงองคกร [Organization] ............................................................................................................... 20 3.1 ขอมลทวไป (Overview).............................................................................................................................. 20 3.2 การเตรยมขอมลเบองตน (Prerequisite) ..................................................................................................... 20 3.3 ขอมลหลก (Masters) ................................................................................................................................. 21

3.3.1 ขอมลบรษท (Legal entity) ............................................................................................................... 21 3.3.2 ขอมลหนวยงำน (Operating Units) .................................................................................................. 25 3.3.3 ขอมลหวขอหนำทกำรท ำงำน (Titles) .............................................................................................. 27 3.3.4 ขอมลหนำทกำรท ำงำน (Jobs) ........................................................................................................ 28 3.3.5 ขอมลต ำแหนงงำน (Positions) ......................................................................................................... 30 3.3.6 กำรสรำงผใชงำน (Worker / Employees).......................................................................................... 33 3.3.7 กำรก ำหนดผใชงำน (User) ............................................................................................................... 36 3.3.8 กำรก ำหนดสทธในกำรออกใบขอซอ (Purchase requisition permissions) ..................................... 38

4. การก าหนดวงเงนการอนมต (Signing limit) ..................................................................................................... 39 5. การก าหนดเงอนไขจดซอ (Purchasing Policy) ................................................................................................ 44

5.1 ขนตอนการสราง Purchasing Policy ใหม ................................................................................................... 45 5.2 ขนตอนการก าหนด Policy ส าหรบการออกใบขอซอ ..................................................................................... 46 5.3 ขนตอนการก าหนด Policy ส าหรบการออกใบสงซอ ..................................................................................... 49

6. การก าหนดขนตอนการอนมตใบขอซอ (Purchase requisition approval) .......................................................... 54 6.1 ขนตอนการสราง Workflow ในการอนมตใบขอซอ ........................................................................................ 54 6.2 ตวอยางการก าหนด Properties ของ Element ทมการใชงานบอย ................................................................ 62


Version 2012 R2


6.2.1 Element ประเภท Approve purchase requisitions ........................................................................... 62 7. การก าหนดขนตอนการอนมตใบสงซอ (Purchase order approval) .................................................................. 76

7.1 ขนตอนการสราง Workflow ในการอนมตใบสงซอ ........................................................................................ 77 7.2 ตวอยางการก าหนด Properties ของ Element ทมการใชงานบอย ................................................................ 84

7.2.1 Element ประเภท Approve purchase Order .................................................................................... 84 7.2.2 Element ประเภท Conditional decision ........................................................................................... 95


Version 2012 R2


1. ค ำแนะน ำ [INTRODUCTION]

1.1. กำรเขำสโปรแกรม (Logging In)

Microsoft Dynamic AX สามารถใชงานได เมอ Log in เขาส Windows โดยใช User name และ Password ตวเดยวกบการ login เขา Window

ในการ เปดโปรแกรม Microsoft Dynamics AX 2012 จะท าโดยการ double click ท Microsoft Dynamics AX 2012 icon หรอ สามารถเลอกจาก Windows Start Menu > Programs > Microsoft Dynamics AX 2012


Version 2012 R2


1.2. กำรเลอกเมน [Menu navigation]

เมอท าการ เขาส ระบบจะแสดงหนาจอ Main Menu มาให โดยการแสดงเมน จะขนอยกบ Permissions ทมการก าหนดไวในแตละ User Main Menu จะมลกษณะดงน:

โดยทางดานซายมอ จะเปนการแบง Menu ตางๆ ซงประกอบไปดวย

‘‘My Favorite Menu’ เปนสวนทเกบ Menu ทมการเรยกใชงานประจ า โดยสามารถดงเมนทใชงานประจ ามาไวในสวนของ My Favorite Menu เพอเปน Short cut ในการเขาสค าสง

‘Main Module’ Main modules/sections ของ Dynamics AX 2012 เมอท าการ Click แตละ Module จะเหน Subdirectories ภายใตแตละ Module อยทางดานขวามอ:

‘Subdirectories Menu’ เมอท าการ Click แตละ Subdirectories จะเหน Subdirectories หรอ Function

‘Area Page’ เปนการแสดง Menu บน Desktop ของ Dynamics AX โดย Menu ใน Area Page Menu จะสอดคลองเทากนกบ Menu ใน Subdirectories Menu


Version 2012 R2


‘Common Forms’ จะเปนสวนทใชในการบนทกขอมล เชน PR, PO ‘Journals’ จะเปนสวนทใชในการบนทกขอมลสมดรายวน เชน Movement Receipt, Movement Issue

‘Inquiries’ จะเปนสวนทใชเรยกด (inquiries) รายละเอยดรายการตางๆ.

‘Reports’ จะประกอบไปดวยรายงานตางๆทเกยวของกบ Module นนๆ.

‘Periodic’ จะประกอบไปดวยขนตอนการท างาน (processes) ทมลกษณะเปนขนตอนทตองท าเปนประจ าแบบ periodic basis, เชน รายเดอน รายสปดาห.

‘Setup’ ประกอบไปดวยสวนทตองก าหนดขนเพอใชงานระบบ เชน parameters และ Master ตางๆ ซงจะถกก าหนดขนในขนตอนการออกแบบระบบแตละ function การท างานในแตละ Module ของ AX2012 R2


Version 2012 R2


1.3. แถบเครองมอ [The Toolbar] Toolbar จะปรากฏอยดานบนของหนาจอ โดยการใชงานจะขนอยกบการเปดแตละหนาจอ/ฟอรมในระบบ

Microsoft Dynamics AXดงน

1 – New ใชในการสรางขอมลใหม หรอ Ctrl+N 2 – Delete ใชในการลบขอมล 3 – Lines ส าหรบสรางรายการใหมทหนาตางหลก (Journal Header) 4 – Validate ส าหรบท าการตรวจสอบความถกตองของรายการกอนท าการบนทก Post 5 – Post ส าหรบท าการ Post รายการ 6 – Create New ใชในกรณทตองการใหระบบท าการสรางรายการทหนาตางหลก (Journal Header) ให

อตโนมต 7 – Log ส าหรบตรวจสอบรายการทเกด Error 8 – Function เปน Function ส าหรบการท ารายการในแตละ Module ซงจะแตกตางกนออกไป 9 – Print เพอท าการจดพมพรายงานท Function การท างานนนๆ 10 – Help ใชในการเรยกดขอมลชวยในการท างาน

1.4. แถบสถำนะ [The Status Bar] Status bar จะถกแสดงอยในสวนลางของหนาจอ โดยการแสดงขอมลจะขนอยกบการก าหนดในแตละ user:

1 – First, Previous, Next, Last Record 2 – Edit Records 3 – Document Handling ใชในการแนบ file หรอ แนบ Note เพมเตมใน Records ทบนทกรายการ 4 – Help text ขอความแนะน าการท างาน โดยจะแสดงตามฟลดทเลอก 5 – Notification แสดง Message กรณทมการ Setup Alert คาเอาไว และตกลงในเงอนไขทถก Setup

ระบบจะสง Message เขามาเตอนให


Version 2012 R2


6 – Default currency แสดงรหสสกลเงนทใชงานอย 7 – Company แสดงรหสบรษททใชงานอย 8 – Close กดป ม Close เพอปดหนาจอ

1.5. ป มลด [Keyboard Shortcut Keys]

ในการใชงาน Microsoft Dynamics AX สามารถทจะเลอกใช Mouse หรอ Keyboard เพอชวยกอใหเกดความสะดวกในการใชงานตางๆ โดยอาจเลอกใช Keyboard shortcut keys ซงเปนวธทเพมสะดวกรวดเรว ดงน

Ctrl+N สราง Record ใหม Tab เลอนไปยงฟลดถดไปของ Record หรอ ฟอรม Shift-Tab เลอนไปยงฟลดกอนหนาของ Record หรอ ฟอรม Alt+F9 ลบขอมล Ctrl-S บนทกขอมล Ctrl-Q ออกจากการใชงาน โดยไมบนทก Shift-F1 ขอความชวยเหลอ (Help text) Alt-Down Arrow เปด Dropdown list เพอเลอก Ctrl+Alt+F4 ไปยงตารางขอมลหลก [Go to the main table’ functionality] Ctrl+X ตด Ctrl+C คดลอก Ctrl+V วาง Ctrl+F คนหา. (Global Search) Ctrl+K คนหา แบบ Filter F3 คนหาถดไป


Version 2012 R2


1.6. กำรใสวนท [Entering Dates]

มสองวธหลกในการใสวนทในระบบ Microsoft Dynamics AX คอ 1. โดยการใช Mouse คลกเลอกใน calendar icon โดยเลอกวนททตองการจากปฎทน หรอ กดป ม ‘Today’ เพอ

เลอกวนทปจจบนตาม System date ดงรป:

2. การพมพใสวนทเอง ระบบจะสามารถจ าเดอนและปปจจบนไดโดยอตโนมต เชน ถาตองการใส วนท 20 ของเดอนและปปจจบนกสามารถพพมแค 20 ดงรป:

โดยระบบจะใสสวนทเหลอเองโดยอตโนมต :

ในท านองเดยวกน ถาตองการใสปเดยวกน กใสแควนทและเดอน

โดยระบบจะใสสวนทเหลอเองโดยอตโนมต : ในฟลดของวนท สามารถใสขอมลวนทโดยไมจ าเปนตองใสตวแบงตางๆ เชน ‘\’ or ‘.’.


Version 2012 R2


1.7. กำรเรยกด/พมพรำยงำน [Viewing/Printing Reports]

ในการสงพมพรายงานจากระบบ สามารถพมพไดหลากหลายรปแบบดงน

o พมพออกทหนาจอกอนเพอเชคขอมล (print to the screen to view the report first) o พมพออกเครองพมพโดยตรง (print directly to the printer) o พมพในรปแบบไฟลขอมล (print to a file of type) โดยสามารถเลอกไดดงน :

ASCII HTML PDF RTF

o พมพในรปแบบ e-mail เปนเอกสารแนบ (Email the report as an attachment) จากรป เลอก Destination ในการสงพมพรายงานในรปแบบตาง ๆ ดงน


Version 2012 R2


Screen ระบ Screen เพอ Preview รายงานตรวจสอบกอนพมพออกทาง Printer


Version 2012 R2


Printer ระบ Printer ทตองการพมพรายงาน


Version 2012 R2


File การพมพเปน File หรอ e-mail จะตองก าหนด File Format เปน CSV, Excel, HTML4.0, Image, MHTML,

PDF หรอ XML และก าหนด Path และ filename ของรายงานทตองการพมพดวย.

E-mail การ Emailing เปน Attachment, จะตองมการระบ email address ของผ รบ, พรอมทงระบหวเรองในการสง

email :


Version 2012 R2


Tip: โดยปกต เราสามารถตงคา Default เปน Screen เพอเรยกดรายงานบนหนาจอกอนเพอเชคความถกตองหลงจากนน สามารถกดป ม Print Button เพอพมพรายงานออกทางเครองพมพได

กดป ม Print เพอพมพรายงานออกทางเครองพมพ


Version 2012 R2


2. โครงสรำงบรษท [CORPORATE STRUCTURE]

โครงสรางหลกของบรษท จะถกก าหนดใน

Code Company Name

RT หาวทยาลยเทคโนโลยราชมงคลธญบร

โดยจะมปการเงน/การบญช (Financial year) อยระหวาง 1 ตลาคม ถง 30 กนยายน

2.1. รหสบรษท [Company Account] Path: Organization administration > Common > Organizations > Internal organizations

รหสบรษททจะถกสรางเพอใชในระบบ Dynamics AX จะประกอบดวย 1 Company Account ดงน 1. RT - มหาวทยาลยเทคโนโลยราชมงคลธญบร

2. DAT - Demonstration Company

2.2. กำรเปลยนรหสบรษท [Changing Company Code]

การเปลยนรหสบรษท สามารถท าได 2 วธ ดงน:

สามารถด Company ปจจบนทก าลงท างานอยไดโดยดท Status bar ทดานขวาลาง:

จากรป จะเหนวาก าลงท างานอยบน Company Code ‘RT’ ซงเปน Live Company


Version 2012 R2


2.2.1. กำรเปลยนรหสบรษทโดยใชแถบสถำนะ [The Status Bar]

ท าการ Double-click บนฟลด ‘Company’ ท status bar จะปรากฎฟอรม ‘Select Company Accounts’ ซงจะประกอบไปดวย Company ทงหมดบน Dynamics

Ax สามารถ Click เลอก Company ทตองการจะใชงาน :

หลงจากเลอก Company code ทตองการ ระบบจะแสดงหนา Main Menu โดยสามารถเชค Company code ทก าลงใชงานปจจบนไดท Status bar ดานลางขวาเชนเดม จากรป ก าลงท างานอยบน Company code ‘RT’


Version 2012 R2


2.2.2. กำรเปลยนรหสบรษทโดยใชแถบเครองมอ [The Toolbar]

ท าการ Select icon ท Address bar จะปรากฎฟอรม ‘Select Company Accounts’ ซงจะประกอบไปดวย Company ทงหมดบน Dynamics

Ax สามารถ Click เลอก Company ทตองการจะใชงาน :

หลงจากเลอก Company code ทตองการ ระบบจะแสดงหนา Main Menu โดยสามารถเชค Company code ทก าลงใชงานปจจบนไดท Status bar ดานลางขวาเชนเดม จากรป ก าลงท างานอยบน Company code ‘RT’


Version 2012 R2


3. กำรก ำหนดผงองคกร [Organization]

3.1 ขอมลทวไป (Overview)

ในบทนจะกลาวถงขอมลเบองตนทเกยวของกบการก าหนดผงองคกร และขนตอนการขอมลพนฐานทเกยวของกบการก าหนดขนตอนการอนมต องคกรคอกลมของคนทท างานรวมกนเพอด าเนนธรกจเพอใหบรรลเปาหมาย การก าหนดล าดบชนขององคกร (Organization heirachies) จะแสดงใหเหนความสมพนธระหวางหนวยงานตางๆภายในองคกร

ขอมลทจะตองใชเพอการก าหนดผงองคกรประกอบดวย

ขอมลบรษท (Legal entity)

ขอมลหนวยงาน (Operation Unit)

ขอมลหวขอของหนาทการท างาน (Titles)

ขอมลหนาทการท างาน (Job)

ขอมลต าแหนงงาน (Position)

ขอมลพนกงาน (Employee)

3.2 กำรเตรยมขอมลเบองตน (Prerequisite)

กอนทจะเรมการใชการก าหนดผงองคกรในระบบ จะตองเตรยมขอมลใหพรอมรวมถงก าหนดขอตกลงและความสมพนธของหนวยงานและต าแหนงงานตางๆ ภายในองคกรวาหนวยงานใดขนตรงกบหนวยงานใดบาง, ภายในองคกรมต าแหนงงานใดบาง, แตละต าแหนงงานมผบงคบบญชาเปนต าแหนงงานใด

การก าหนดความสมพนธของหนวยงานตางๆ ใน AX2012 นนจะดทต าแหนงงานเปนหลกแลวจงท าการก าหนดผ รบผดชอบในแตละหนวยงานอกครง ดงนนในการเตรยมขอมลใหเตรยมขอมลทจะท าการก าหนดในระบบ AX2012 โดยยงไมตองค านงถงตวบคคล


Version 2012 R2


3.3 ขอมลหลก (Masters)

3.3.1 ขอมลบรษท (Legal entity)

Path: Organization administration > Setup > Organization > Legal entities

ขนตอนกำรบนทกขอมล

1. กด Ctrl+N หรอเลอก New icon ส าหรบการสรางรายการใหม

2. ระบบจะแสดงหนาจอเพอใหท าการก าหนดขอมลเบองตน ดงรป


Version 2012 R2


Field ค ำอธบำย

Name ระบชอของบรษท

Company ระบชอยอของบรษททจะใชในระบบ

Country/region ระบประเทศทบรษทตงอย

3. หลงจากนนเมอกดป ม ระบบจะท าการสรางบรษทใหมหลงจากนนใหระบรายละเอยดอนๆ ทเกยวของ ขอมลทจ าเปนไดแก


Language ระบภาษาหลกทจะใช

Addresses ก าหนดทอยของบรษทโดยสามารถก าหนดไดมากกวา 1 ทอย

Contact information ก าหนดเบอรโทรศพท, เบอรแฟกซ หรออเมล

Tax registration number ก าหนดเลขประจ าตวผ เสยภาษ

4. การก าหนดทอยของบรษทนน สามารถกดป ม “Add” ท Tab Address เพอเพมทอยของบรษท


Name or description ชอบรษท

Addresses ก าหนดทอยของบรษท

Purpose ประเภทของทอย


Version 2012 R2



Primary ทอยหลกของบรษท หากตองการใหเปนทอยหลกใหระบเปน Yes

5. การก าหนดขอมลตดตอของของบรษทนน สามารถกดป ม “Add” ท Tab Contact Information เพอเพมขอมลส าหรบตดตอบรษทได

Field ค ำอธบำย Name or description ชอลกษณะการตดตอ หรอชอบรษท

Type ประเภทขอมลทตองการบนทก เชน เบอรโทร Fax Email เปนตน

Contact number/address รายละเอยดเบอรโทร Fax Email เปนตน

Extension เบอรตอ

Primary ขอมลหลก หากตองการใหเปนขอมลหลกใหระบเปน Yes


Version 2012 R2


6. การก าหนด Logo บรษท โดยคลกท Menu Company Logo จะปรากฏหนาจอส าหรบแสดงรปภาพปจจบนทใชงานอย


ป ม Change คลกเพอ Add หรอเปลยนรปภาพ

Remove คลกเพอลบรปภาพ


Version 2012 R2


3.3.2 ขอมลหนวยงำน (Operating Units)

Path: Organization administration > Setup > Organization > Operating units


1. กด Ctrl+N หรอเลอก New icon ส าหรบการสรางรายการใหม 2. เลอกประเภทของ Operating unit

Operation Unit type ค ำอธบำย

Department สวนการท างานภายในองคกร

Cost center หนวยงานทก าหนดความรบผดชอบตามงบประมาณหรอคาใชจายทเกดขนจรง


Version 2012 R2


Operation Unit type ค ำอธบำย

Value stream หนวยปฎบตการทควบคมกระแสการผลต

Business unit หนวยปฎบตการทถกสรางขนเพอตอบสนองวตถประสงคทางธรกจเชงกลยทธ

หมำยเหต มเฉพาะ Operation Unit Type “Department” เทานนทจะสามารถน าไปก าหนดในแตละ ต าแหนงงานเพอใชในการควบคมการขออนมตใน Workflow

3. ระบรายละเอยดตาง ๆ เพมเตม โดยมฟลดทนาสนใจ ดงน


Name ระบชอ Operating Unit

Department number ระบรหสของ Operating Unit

Search Name ระบชอทใชในการคนหาของ Operating Unit

Addresses สามารถก าหนดทอยของแตละ Operating Unit ได

Contact information ก าหนดเบอรโทรศพท, เบอรแฟกซ หรออเมล


Version 2012 R2


3.3.3 ขอมลหวขอหนำทกำรท ำงำน (Titles)

Path: Human resources > Setup > Workers > Titles


1. กด Ctrl+N หรอเลอก New icon ส าหรบการสรางรายการใหม 2. ก าหนดชอของ Title ซงการก าหนด Title นจะถกน าไปใชในการก าหนดหนาทการท างาน (Jobs) และ

ต าแหนงงาน (Position)


Version 2012 R2


3.3.4 ขอมลหนำทกำรท ำงำน (Jobs)

Path: Human resources > Common > Organization > Jobs

การก าหนดหนาทการท างานจะสมพนธกบการก าหนดวงเงนในการอนมต ดงนนในกรณทมพนกงานทมหนาทการท างานคลายกนแตมวงเงนในการอนมตไมเทากนจะตองก าหนด Job ใหแยกกน


1. กด Ctrl+N หรอเลอก New Job ส าหรบการสรางรายการใหม


Version 2012 R2


3. ระบรายละเอยดตาง ๆ ขอมลในตารางดานลางเปนขอมลทจ าเปนตองระบ สวนขอมลใน Tab อนๆ ไมจ าเปนตองระบ


Job ระบรหสหนาทการท างาน

Description ระบค าอธบายของหนาทการท างาน

Title เลอก Title ทเกยวของตามขอ 3.3.3

Maximum number of positions

เลอก Maximum positions กรณตองการก าหนดจ านวนพนกงานมากทสดทสามารถก าหนดไดในหนาทการท างานน เลอก Unlimited กรณทไมจ ากดจ านวนพนกงานในหนาทน


Version 2012 R2


3.3.5 ขอมลต ำแหนงงำน (Positions)

Path: Human resources > Common > Organization > Positions > Positions

ใชก าหนดต าแหนงงานใน AX2012 โดยในแตละต าแหนงงานสามารถมพนกงานในต าแหนงนน ไดเพยง 1 ทานเทานน (โครงสรางผงองคกร)


1. กด Ctrl+N หรอเลอก New Position ส าหรบการสรางรายการใหม


Version 2012 R2


2. ระบรายละเอยดตาง ๆ ดงน Field ค ำอธบำย

Position ก าหนด Code ของต าแหนงงาน

Job เลอกหนาทการท างานของต าแหนงงานน

Activation ก าหนดวนทเรมใหต าแหนงงานนมผลบงคบใช

Retirement ก าหนดวนทยกเลกต าแหนงงานน กรณยงไมมวนยกเลก ไมตองท าการก าหนดคา

แลวกดป ม Create positions

3. ระบรายละเอยดตาง ๆ เพมเตม ดงน

Field ค ำอธบำย General

Position ก าหนด Code ของต าแหนงงาน

Job เลอกหนาทการท างานของต าแหนงงานน

Department ระบแผนกของต าแนงงานน

Report to position ก าหนดต าแหนงของหวหนาวาเปนต าแหนงใด

Position type ก าหนดวาเปนพนกงานประจ าหรอพนกงานชวคราว

Position duration : กรณตองการแกไขสามารถกดป ม Edit เขาไปแกไขได


Version 2012 R2



Activation ก าหนดวนทเรมใหต าแหนงงานนมผลบงคบใช

Retirement ก าหนดวนทยกเลกต าแหนงงานน กรณยงไมมวนยกเลก ไมตองท าการก าหนดคา

Worker assignment : กรณตองการระบชอพนกงานในต าแหนงงานนหรอยกเลกชอพนกงาน

Worker ชอพนกงานในต าแหนงงานน

Assignment start วนทพนกงานเรมงานในต าแหนงงานน

Assignment End วนทพนกงานสนสดการท างานในต าแหนงงานน

Reason code ก าหนดเหตผลในการสนสดการท างาน

สามารถด Position Hierachy แบบ Graphic ไดจาก

Path: Human resources > Common > Organization > Positions > Position Hierarchy

โดยหากต าแหนงงานใดยงวางอยจะแสดงเปนสฟา แตหากต าแหนงงานใดมบคคลากรประจ าต าแหนงอยจะแสดงเปนสเขยวและแสดงชอบคคลทอยในต าแหนงนนๆ


Version 2012 R2


3.3.6 กำรสรำงผใชงำน (Worker / Employees)

Path: Human resources > Workers > Employees


1. กด Hire new worker New ส าหรบการสรางรายการใหม 2. ระบรายละเอยดตาง ๆ


Version 2012 R2



First name ระบชอแรกของพนกงาน

Middle name ระบชอกลางของพนกงาน

Last name ระบชอทายของพนกงาน

Legal entity ระบบรษททพนกงานท างาน

Personnel numner ระบรหสพนกงาน

Worker type ประเภทของพนกงาน เลอก Employee

Assign a position ระบเครองหมาย หากตองการระบต าแหนงในฟลด Position

Position ระบต าแหนงพนกงาน

Assignment start ระบวนทเรมงานในต าแหนงงานน

Assignment end ระบวนทสนสดการท างานในต าแหนงงานน

คลกท Hire new worker ระบบจะท าการสราง Employee ในระบบ


Version 2012 R2


ค ำอธบำยสวนของ Action pane Worker Tab

Button ค ำอธบำย Edit เมอตองการแกไขรายการ Image เมอตองการก าหนดรปภาพของพนกงาน Signature image เมอตองการก าหนดลายเซนตของพนกงาน Delete เมอตองการลบพนกงาน Hire new worker เมอตองการเพมพนกงานใหม Transfer worker เมอตองการโอนยายพนกงานไปต าแหนงงานใหม Terminate เมอพนกงานลาออกใหก าหนดดวย Function น Worker position assignments เมอตองการดต าแหนงงานทเกยวของกบพนกงาน Add assignment เมอตองการก าหนดต าแหนงงานเพมเตมใหกบพนกงาน

กรณพนกงานปฎบตงานหลายต าแหนงจะตองท าการก าหนด Primary Position เอาไวดวย เนองจากระบบจะตรวจสอบวงเงนการอนมตจาก


Version 2012 R2


Primary Position เทานน Edit assignment เมอตองการแกไขขอมลเกยวกบต าแหนงงาน End assignment เมอตองการก าหนดวนทสนสดต าแหนงงานของพนกงาน Employment history เมอตองการดประวตการท างานยอนหลง Maintain versions เมอตองการดประวตการแกไขขอมล

3.3.7 กำรก ำหนดผใชงำน (User)

Path: System administration > Users > Users

เลอก User ทตองการจะใหท าการสรางใบขอซอในระบบ

กดท เพอท าการก าหนดผใชงาน


Version 2012 R2


กดทป ม ส าหรบการสรางรายการใหม

ระบรายละเอยดตางๆ

Field ค ำอธบำย Preson ระบพนกงาน โดยเลอกขอมลจากท Employee ทไดสรางไว

User ID รหสพนกงาน ระบบแสดงใหอตโนมตจาก User Login

Name ชอพนกงาน ระบบแสดงใหอตโนมตจาก User Login


Version 2012 R2


3.3.8 กำรก ำหนดสทธในกำรออกใบขอซอ (Purchase requisition permissions)

Path: Procurement and sourcing > Setup > Policies > Purchase requisition permissions

กรณ Current view = By preparer เปนการก าหนดสทธวาผสรางใบขอซอสามารถออกใบขอซอ แทนใครไดบาง

กรณ Current view = By requester เปนการก าหนดสทธวาผสรางใบขอซอสามารถออกใบขอซอ ในบรษทใดบาง, หนวยงานใดบาง และสามารถออกใบขอซอใหใครไดบาง


Version 2012 R2


ขนตอนกำรก ำหนดสทธ 1. ตารางทางดานซายมอเลอกวาตองการก าหนดสทธใหกบใคร 2. เลอกหวขอทตองการก าหนดสทธ 3. กดป ม Add เพอเพมชอบรษท, หนวยงานหรอ คนทสามารถท าการออกใบขอซอได

4. กำรก ำหนดวงเงนกำรอนมต (Signing limit)

Path: Organization administration > Setup > Signing limits > Signing limit policies

ก าหนดวงเงนในการอนมตรายการตามหนาทความรบผดชอบ

ค ำอธบำยสวนของ action pane

Button ค ำอธบำย New Policy เมอตองการเพมเตม Policy ใหม Edit เมอตองการแกไข Policy เดมทเคยสรางไวแลว Retire policy เมอตองการยกเลกการใชงาน Policy ทสรางไวแลว


Version 2012 R2


Parameters เมอตองการก าหนดเงอนไขการใชงาน Policy Refresh เมอตองการดขอมลลาสด Export to Microsoft Excel เมอตองการ Export ขอมล Policy ไปยง Excel Attachments เมอตองการแนบเอกสาร

ขนตอนกำรก ำหนด Policy Parameters

1. กดป ม Parameters เพอท าการก าหนดเงอนไขการใชงาน Policy 2. ท Tab Policy rule parameters ท าการเลอกวาจะท าใชงาน Policy กบ Organization types

ประเภทใด (โดยปกตเลอก Companies)

3. กดป ม Add เพอเลอกประเภทของ Organization ทตองการแลวกดป ม Close


Version 2012 R2


ขนตอนกำรสรำง Policy ใหม

1. กดป ม New Policy เพอท าการสราง Policy ใหม 2. ก าหนดรายละเอยดของ Policy


Name ก าหนดชอของ Policy

Description ระบค าอธบาย Policy

Policy Organizations เลอก Company ทตองการใหใชงาน Policy น โดยการเลอกทชอบรษทแลวกดป ม Add จะเหนวาบรษททเลอกจะยายไปอยทางดานขวา

Policy rules ท าการก าหนดวงเงนของแตละต าแหนงงาน


Version 2012 R2


3. เลอก Tab Policy rules เพอท าการก าหนดเงอนไขใน Policy น

4. เลอก Default signing limit แลวกดป ม Create policy rule เพอท าการสราง Policy

Field ค ำอธบำย Effective date ก าหนดวนเรมใชงาน


Version 2012 R2



Expiration date ก าหนดวนสนสดการใชงาน

5. กดป ม New เพอท าการก าหนดวงเงนในการอนมต


Document type ก าหนดประเภทของเอกสาร เลอก Purchase requisition เมอตองการก าหนดวงเงนอนมตใน PR เลอก Purchase order เมอตองการก าหนดวงเงนอนมตใน PO

Approval Amount ระบวงเงนในการอนมต

Currency ระบสกลเงน

Job เลอก Job ทอนญาตใหใชวงเงนน

Description ระบค าอธบายรายการ

Field อนๆ ไมเกยวของกบการก าหนดวงเงนอนมตของ PR, PO ดงนนไมตองท าการก าหนดคา 6. กรณตองการยกเลกการใชงาน Policy ใหกดป ม Retire policy rule


Version 2012 R2


7. ระบบจะแสดง Dialog เพอสอบถามการยนยนอกครงหากตองการยกเลก Policy ใหกด Yes

5. กำรก ำหนดเงอนไขจดซอ (Purchasing Policy)

Path: Procurement and sourcing > Setup > Policies > Purchasing Policies

การก าหนดเงอนไขในการบนทกขอมลใบขอซอและใบสงซอ


Version 2012 R2


5.1 ขนตอนกำรสรำง Purchasing Policy ใหม 1. กดป ม New Policy เพอท าการสราง Purchasing Policy 2. ก าหนดรายละเอยด


Name ก าหนดชอของ Policy

Description ระบค าอธบาย Policy

Policy Organizations เลอก Company ทตองการใหใชงาน Policy น โดยการเลอกทชอบรษทแลวกดป ม Add จะเหนวาบรษททเลอกจะยายไปอยทางดานขวา

Policy rules ท าการก าหนดเงอนไขในการออกเอกสารการจดซอ

สวนของการก าหนด Policy rules จะกลาวถงเฉพาะสวนทเกยวของกบการออกใบขอซอและใบสงซอเทานน


Version 2012 R2


5.2 ขนตอนกำรก ำหนด Policy ส ำหรบกำรออกใบขอซอ 1. เลอก Purchase requisition control rule แลวกด Create policy rule เพอท าการก าหนดเงอนไขใน

การสรางใบขอซอ


Version 2012 R2


2. ท าการกรอกขอมลเงอนไขในการกรอกขอมลใบขอซอแตละบรรทด (Purchase requisition line)


Effective date ก าหนดวนเรมใชงาน


Unit price เลอกวธการควบคมการเปด PR เลอก - Not required หมายถงไมตองก าหนดราคาตอหนวยเมอเปด PR - Required หมายถงตองท าการก าหนด Unit price เมอออก PR - Conditional หมายถงตองระบราคาซอเมอเปนเงอนไขทก าหนด

Vendor account เลอกวธการควบคมการเปด PR เลอก - Not required หมายถงไมตองระบรหสผขายเมอเปด PR - Required หมายถงตองระบรหสผขายเมอเปด PR - Conditional หมายถงตองระบรหสผขายเมอเปนเงอนไขทก าหนด

Project ID เลอกวธการควบคมการเปด PR เลอก - Not required หมายถงไมตองระบรหส Project เมอเปด PR - Required หมายถงตองระบรหส Project เมอเปด PR


Version 2012 R2



- Conditional หมายถงตองระบรหส Project เมอเปนเงอนไขทก าหนด

Reason เลอกวธการควบคมการเปด PR เลอก - Not required หมายถงไมตองระบเหตผลเมอเปด PR - Required หมายถงตองระบเหตผลเมอเปด PR - Conditional หมายถงตองระบเหตผลเมอเปนเงอนไขทก าหนด

Receiving operation unit เลอกวธการควบคมการเปด PR เลอก - Not required หมายถงไมตองระบหนวยงานทรบสนคาเมอเปด PR - Required หมายถงตองระบหนวยงานทรบสนคาเมอเปด PR - Conditional หมายถงตองระบหนวยงานทรบสนคาเมอเปนเงอนไขทก าหนด

Purchase agreement เลอกวธการควบคมการเปด PR เลอก - Not required หมายถงไมตองระบเลขท Purchase agreement เมอเปด PR - Required หมายถงตองระบเลขท Purchase agreement เมอเปด PR - Conditional หมายถงตองระบเลขท Purchase agreement เมอเปนเงอนไขทก าหนด

Enforce maximum order quantity restrictions

ตก เมอตองการบงคบใชการควบคมปรมาณการสงซอสงสด

Enforce minimum order quantity restrictions

ตก เมอตองการบงคบใชการควบคมปรมาณการสงซอต าสด

Enforce multiple order quantity restrictions

ตก เมอตองการบงคบใชการควบคมปรมาณการสงซอแบบหลายจ านวน

Use requested date as accounting date

ตก เมอตองการก าหนดใหใชวนทตองการสนคาเปนวนทบนทกบญช

Allow new delivery address ตก เมออนญาตใหผออก PR สามารถก าหนดสถานทสงของใหมได


Version 2012 R2


5.3 ขนตอนกำรก ำหนด Policy ส ำหรบกำรออกใบสงซอ 1. เลอก Purchase order createion and demand consolidation rule แลวกด Create policy rule

เพอท าการก าหนดเงอนไขในการสรางใบสงซอ

2. ก าหนดรายละเอยดการควบคมการออกใบสงซอ General Tab:

Field ค ำอธบำย Effective date ก าหนดวนเรมใชงาน



Version 2012 R2


Purchase order split tab:


Requesters ตก เมอตองการแยกใบสงซอตามผขอซอ

Line types ตก เมอตองการแยกใบสงซอตาม Line type ของใบขอซอ

Procurement categories ตก เมอตองการแยกใบสงซอตาม Procurement categories

Price tolerance tab:

ส าหรบก าหนดคาความแตกตางของราคาในใบขอซอทไดรบการอนมตกบราคาทเปดใบสงซอวาจะอนญาตใหมความแตกตางไดเทาไหร โดยหากพบวาราคาทความแตกตางเกนกวาทก าหนดจะท างานตามท Setup ในสวนของ Error processing


Version 2012 R2



Percentage ตก เมอตองการก าหนดผลตางเปน %

Amount ตก เมอตองการก าหนดผลตางเปนจ านวนเงน

Error processing tab:

ก าหนดวธการท างานเมอราคาในใบขอซอเกนกวาคาการยอมรบทก าหนดไว Field ค ำอธบำย

No action เลอกเมอตองการใหผานไปตามปกต

Cancel the purchase requisition line

เลอกเมอตองการใหยกเลกรายการขอซอหากราคาเกนกวาคาการยอมรบทก าหนดไว

Create a new purchase requisition line

เลอกเมอตองการใหเปดใบขอซอใหมหากราคาเกนกวาคาการยอมรบทก าหนดไว


Version 2012 R2


Manual purchase order creation tab:

Field ค ำอธบำย Manual create purchase orders

เลอกเมอตองการสรางใบสงซอแบบ Manual

Automatic create purchase orders

เลอกเมอตองการใหระบบสรางใบสงซอใหโดยอตโนมต

Run automatic purchase order creation as a batch job

ตก เมอตองการใหระบบเปดใบขอซอใหมโดยท าการ run เปน Batch

Automatic create purchase orders except under this conditions

เลอกเมอตองการใหระบบสรางใบสงซอใหโดยอตโนมต ยกเวนบางเงอนไข - When the requisition line is set up for prepayment เลอก

เมอไมตองการใหระบบสรางใบสงซออตโนมตหากก าหนดวาตองมการสราง prepayment

- Internal catalog items ก าหนดเงอนไขทไมตองการสรางใบสงซออตโนมตเมอมการขอซอโดยใช Internal catalog items

- External catalog items ก าหนดเงอนไขทไมตองการสราง


Version 2012 R2



ใบสงซออตโนมตเมอมการขอซอโดยใช External catalog items

- Non-catalog items ก าหนดเงอนไขทไมตองการสรางใบสงซออตโนมตเมอมการขอซอโดยใช Non-catalog items

Demand consolidation tab:


Do not allow demand consolidation

ไมอนญาตใหใช Demand consolidation

Always allow demand consolidation

อนญาตใหใช Demand consolidation เสมอ

Allow demand consolidation under this conditions

อนญาตใหใช Demand consolidation เมอ - Internal catalog items ก าหนดเงอนไขเมอมการขอซอโดยใช

Internal catalog items - External catalog items ก าหนดเงอนไขเมอมการขอซอโดย

ใช External catalog items - Non-catalog items ก าหนดเงอนไขเมอมการขอซอโดยใช


Version 2012 R2



Non-catalog items

6. กำรก ำหนดขนตอนกำรอนมตใบขอซอ (Purchase requisition approval)

Path: Procurement and sourcing > Setup > Procurement and sourcing workflows

ก าหนดรายการทจะใหมการอนมตในระบบจดซอจดจาง

6.1 ขนตอนกำรสรำง Workflow ในกำรอนมตใบขอซอ

1. เขาไปทเมน Procurement and sourcing > Setup > Procurement and sourcing workflows

2. กดป ม New เพอท าการสราง Workflow 3. เลอก Purchase requisition review เพอท าการสราง Workflow ในการขออนมตใบขอซอ


Version 2012 R2


4. ระบบจะแสดงหนาจอดงรปเพอใหท าการก าหนดขนตอนในการอนมต

5. ท าการก าหนด Properties ของ Workflow โดยการป มตางๆ บน Action pane

ค ำอธบำยสวนของ action pane Button ค ำอธบำย

Toolbox กดเมอตองการเปด/ปด Toolbox ทางดานซาย Properties กดเมอตองการก าหนด Properties ของ Workflow Error pane กดเมอตองการเปด/ปด Error pane Basic settings กดเมอตองการก าหนด Basic properties Activation กดเมอตองการก าหนดเงอนไขการใช run workflow Notifications กดเมอตองการก าหนด Event ของ Workflow ทตองการใหระบบแสดง

notifications Notes กดเมอตองการก าหนด comment ของ workflow


Version 2012 R2


6. กดป ม Basic settings เพอท าการก าหนดขอมลเบองตนของ Workflow


Name ระบชอของ Workflow

Owner ก าหนดชอ Owner ของ Workflow

Email template for workflow notifications เลอก Email template ทตองการใชในการแจงเตอนทาง Email

Submission instructions ระบค าแนะน าในการสงรายการขออนมต สามารถกดป ม Insert placeholder เพอใชตวแปรในการสราง ค าแนะน าได


Version 2012 R2


7. กดป ม Activation เมอตองการก าหนดเงอนไขในการใชงาน Workflow

ท าการตก เมอตองการก าหนดเงอนไขในการใชงาน Workflow


Version 2012 R2


ท าการก าหนด Condition ในการใชงาน Workflow โดยสามารถท าการก าหนดเงอนไขไดหลายเงอนไข หลงจากท าการก าหนดเงอนไขในการ Run wokflow แลวสามารถการกดป ม Test เพอท าการทดสอบ

ท าการเลอกเอกสาร Purchase requisition ทตองการทดสอบ แลวท าการกดป ม Test ระบบจะแสดงผลทางดานลางวาใบขอซอทเลอกตรงตามเงอนไขทท าการระบไวหรอไม


Version 2012 R2


8. กดป ม Notifications เมอตองการก าหนด Event ทตองการใหระบบแสดง Notifications

ตก หนา Event ทตองการใหแสดง Notifications

9. กดป ม Notes เพอใสบนทกขอความ

เมอท าการระบขอความแลวใหกดป ม Add ระบบจะเกบบนทกขอความไว


Version 2012 R2


10. ท าการลาก Element ใน Toolbox ทางดานขวาเขาไปใน Canvas ทางดานซาย และท าการลากเสนความสมพนธระหวาง Element ตางๆ โดยเรมจาก Start จนถง End เพอสราง Workflow ในการอนมต

ค ำอธบำย Element ตำงๆ Element ค ำอธบำย

Approve purchase requisitions ใชเมอตองการก าหนดขนตอนการอนมต

Conditional decision ใชเมอตองการก าหนดเงอนไขในการตดสนใจ แบบอตโนมต

Manual decision ใชเมอตองการก าหนดเงอนไขในการตดสนใจ แบบManual

Parallel activity เมอตองการก าหนด Activity ทตองท าพรอมๆ กน

Subworkflow เมอตองการใหมการท างานใน Workflow อนๆ

Purchase requisition line-item workflow ใชเมอตองการก าหนดเงอนไขการอนมตใบขอซอแตละบรรทด (จะตองท าการสราง Work flow ประเภท Purchase requisition line review กอน)

Review purchase requisitions เมอตองการก าหนดขนตอนในการ review ใบขอซอ


Version 2012 R2


11. เมอก าหนดเงอนไขการอนมต Workflow เรยบรอยแลว ใหกดป ม Close แลว Activate Workflow


Version 2012 R2


6.2 ตวอยำงกำรก ำหนด Properties ของ Element ทมกำรใชงำนบอย

6.2.1 Element ประเภท Approve purchase requisitions

ขนตอนกำรก ำหนด Properties ของ Approve purchase requisition 1. Double คลก ท Approve purchase requisition ทอยใน Work Flow Area หรอ คลกแลวกด

Properties เพอเขาไปก าหนดคณสมบต

2. จากนนระบบจะเปดหนาจอดงภาพ เพอ ระบรายละเอยดของการ Approve purchase requisitions คลกท Tab Modify Step เพอระบเงอนไขของ Step การ Approve


Version 2012 R2


2.1 Basic Setting Property


Name ระบชอของ Approve purchase requisitions

Work Item Subject ระบชอหวขอเมอมการเขาสกระบวนการ Approve purchase requisitions (สามารถกดป ม Insert placeholder เพอใชตวแปรในการสราง ค าแนะน าได*)

Work Item Instructions ระบชอรายละเอยดเมอมการเขาสกระบวนการ Approve purchase requisitions (สามารถกดป ม Insert placeholder เพอใชตวแปรในการสราง ค าแนะน าได*)

Note *Insert PlaceHolder หรอขอความอตโนมตใน Work Flow นหมายถงขอมลทจะขนใหอตโนมต ตามเอกสารทสงเขากระบวนการ Approve เชน เลขทใบขอซอ ชอผขอซอ เปนตน


Version 2012 R2


2.2 Assignment Property โดยใน Assigntment tab จะใชก าหนดวาจะใชการสงตอการอนมตแบบใด โดย ในทนจะกลาวถง Assignment

Property 2 Type คอ 2.2.1 แบบ Hierarchy ใชกบเงอนไขการอนมต ตามฝาย/แผนกและผมอ านาจของฝาย/แผนกนนๆ

เชน พนกงานภายใตแผนกบญช ตองสงใหหวหนาแผนกบญชอนมต ซงจะสมพนธกบทไดก าหนดคาผงองคกรและขอมลหลก Masters ไวทงหมด

2.2.2 แบบ User ใชกบเงอนไขการอนมต เปนบคคลเฉพาะเจาะจง เชน User A และ/หรอ User B ใน สวนนจะสมพนธกบ Worker/Employee และการก าหนดผใชงานในระบบ (User and User Relations)

โดยมการก าหนด รายละเอยด ดงน


Version 2012 R2


2.2.1 แบบ Hierarchy

Assignment type tab ใหเลอกเปน Hierarchy

Hierarchy selection tab ใหก าหนดเงอนไขในสวน Condition ดานลาง


Version 2012 R2



Hierarchy type ระบชอ Managerial hierarchy

Start from ก าหนดผ เรมตนวาเปนใคร - Preparer ผจดท า - Requester ผขอซอหรอ Requester จากในเอกสาร - Submitted by ผสงเอกสารเขาสกระบวนการอนมต

Stop when the following condition is met

ก าหนดเงอนไขการหยดกระบวนการอนมต โดยสามารถก าหนดไดจากการเลอกเงอนไขจาก Field ตางๆทระบบมให เชน จ านวนเงนในใบขอซอ หรอผสง เปนตน

Hierarchy Option tab – ก าหนดเงอนไขการอนมต

Options ค ำอธบำย

Assign to all users retrieved สงหาผบงคบบญชาทกคน (ทเกยวของ)

Assign only to last user retrieved สงหาเฉพาะผทต าแหนงสงสด

Exclude users with the following condition :

ระบบจะมองท Condition ทก าหนดไว(ทจดน)


Version 2012 R2


Time Limit Tab – ใชก าหนดเวลาสนสดของการอนมต


Duration หนวยของระยะเวลา

Days จ านวนเวลาตามหนวยทเลอกดานบน

Calendar Name เลอกปฎทนทตองการใช หากไมมการก าหนดไวใหใช Non-Calendar

Day available per week ระบวนทท างานโดย เมอตองการเลอกวนนนๆ 2.2.2 แบบ User

Assignment type tab - ใหเลอกเปน User


Version 2012 R2


User Tab – เลอก user ทตองการใหเปนผอนมต มาอยดานขวา



Version 2012 R2






Day available per week ระบวนทท างานโดย เมอตองการเลอกวนนนๆ

Completion Policy Tab – ก าหนดเรองการอนมตวาจะเสรจสนสมบรณเมอใด

Completion Policy ค ำอธบำย

Single Approver คนใดคนหนงใน (Selected List) อนมต

Majority of Approvers เสยงสวนมาก (เกนครง) อนมต เชน ถาม User ใน Selected List 3 คน เมอ 2 คนท าการอนมตกจะถอวาสมบรณ


Version 2012 R2



Percentage of Approvers ตาม % ของผอนมต (100% จงถอวาสมบรณ) (ระบบใหก าหนดคา % ตอผอนมต) ตวอยาง ก าหนดคาไวท 50% เมอมผ เขามาอนมต 2 คนกจะถอวาสมบรณ

All Approvers ทกคนใน Selected List ตองอนมต

2.3 Condition Property เงอนไขใหก าหนดเปน Always run this step


Version 2012 R2


2.4 Escalation Property - ใชก าหนดเงอนไขการท างานหรอสงตอ เมอไมมการอนมตภายในเวลาทก าหนด (ท Time Limit)

เมอไมมการอนมตตามเวลาทก าหนด(Overdue work items) ระบบจะท างานตามเงอนไขทเราก าหนดไวใน Escalation Path โดยมวธก าหนด ดงน


Version 2012 R2


ขนตอนการก าหนดคณสมบตภายใต Approval node ใน Escalation tab 1) เลอก Escalation path เพอก าหนดเงอนไขแบบอตโนมตตามทผใชตองการ 2) หากตองการเพม User ทอนมตใน Escalation path ให กด Add Escalation แลวท าตามเงอนไข ดงน 3) เลอก User Tab แลวระบเงอนไขการอนมตตามตองการ (Assignment type) เชน แบบ Hierarchy,Workflow

User หรอระบ User 4) ในกรณระบ User ใหก าหนด User ทตองการใน Selected List 5) ระบเงอนไขกรณ ไมมการอนมตตามเวลาทก าหนด(Overdue work items) วาจะท าอยางไร โดยก าหนดผาน

Action Row แลวเลอก End Action Tab (Reject or Approve)

Element ประเภท Conditional decision ขนตอนกำรก ำหนด Properties ของ Conditional decision 1. คลกท Conditional decision ทอยใน Work Flow Area เพอเขาไปก าหนดคณสมบต โดยการก าหนด

Conditional decision นนจะตองเปนเงอนไขทม 2 ทางเลอกเสมอ คอ ใชหรอไม (True or False)


Version 2012 R2


2. เมอระบบเปดหนาจอดงภาพ ใหระบรายละเอยดของ Conditional decision โดยระบรายละเอยดท Tab “Condition” เพอใสเงอนไข ทตองการ


Name ระบชอของ Condition ทจะใชแสดงใน WorkFlow

Condition tab;Edit Condition ระบเงอนไขทตองการ


Version 2012 R2


วธแกไข/เพมเตมเงอนไข (Add/Edit Condition)

Condition Field ค ำอธบำย Add Condition ระบทมาของเงอนไขวามาจากทใด เรมจากเงอนไข “Where” และอาจ

ใสคาเฉพาะเจาะจงขนโดยใชค าสง “And”, “Or” and “And either” พรอมระบ Source Data และ Condition ทตองการ

Source data - Purchase Requisition จากใบขอซอพรอมระบ Field - WorkFlow จากWorkFlow (ไมใช)

Condition เลอกเงอนไข -Is เทากบ -Is not ไมเทากบ

Value ก าหนดคาทตองการ Value – ก าหนดคาเอง โดยระบคาทตองการ Field – ก าหนดคาจาก Field ทระบบมให


Version 2012 R2


จากนนกด Test Run เพอดผลลพธ


Version 2012 R2


7. กำรก ำหนดขนตอนกำรอนมตใบสงซอ (Purchase order approval)

Path: Procurement and sourcing > Setup > Procurement and sourcing workflows > Version button > Select version > Edit button

ก าหนดรายละเอยดของการอนมตตามแตละกลมของรายการ หรอก าหนดขนของการอนมตตามวงเงน


Version 2012 R2


7.1 ขนตอนกำรสรำง Workflow ในกำรอนมตใบสงซอ

1. เขาไปทเมน Procurement and sourcing > Setup > Procurement and sourcing workflows

2. กดป ม New เพอท าการสราง Workflow 3. เลอก Purchase Order Workflow เพอท าการสราง Workflow ในการอนมตใบสงซอ

4. ระบบจะแสดงหนาจอดงรปเพอใหท าการก าหนดขนตอนในการอนมต


Version 2012 R2


5. ท าการก าหนด Properties ของ Workflow โดยการป มตางๆ บน Action pane

ค ำอธบำยสวนของ action pane Button ค ำอธบำย

Toolbox กดเมอตองการเปด/ปด Toolbox ทางดานซาย Properties กดเมอตองการก าหนด Properties ของ Workflow Error pane กดเมอตองการเปด/ปด Error pane Basic settings กดเมอตองการก าหนด Basic properties Activation กดเมอตองการก าหนดเงอนไขการใช run workflow Notifications กดเมอตองการก าหนด Event ของ Workflow ทตองการใหระบบแสดง

notifications Notes กดเมอตองการก าหนด comment ของ workflow

6. กดป ม Basic settings เพอท าการก าหนดขอมลเบองตนของ Workflow

Field ค ำอธบำย Name ระบชอของ Workflow


Version 2012 R2



Owner ก าหนดชอ Owner ของ Workflow

Email template for workflow notifications เลอก Email template ทตองการใชในการแจงเตอนทาง Email (Optional)

Submission instructions ระบค าแนะน าในการสงรายการขออนมต สามารถกดป ม Insert placeholder เพอใชตวแปรในการสราง ค าแนะน าได

7. กดป ม Activation เมอตองการก าหนดเงอนไขในการใชงาน Workflow

ท าการตก เมอตองการก าหนดเงอนไขในการใชงาน Workflow


Version 2012 R2


ท าการก าหนด Condition ในการใชงาน Workflow โดยสามารถท าการก าหนดเงอนไขไดหลายเงอนไข หลงจากท าการก าหนดเงอนไขในการ Run wokflow แลวสามารถการกดป ม Test เพอท าการทดสอบ


Version 2012 R2


ท าการเลอกเอกสาร Purchase Order ทตองการทดสอบ แลวท าการกดป ม Test ระบบจะแสดงผลทางดานลางวาใบขอซอทเลอกตรงตามเงอนไขทท าการระบไวหรอไม

8. กดป ม Notifications เมอตองการก าหนด Event ทตองการใหระบบแสดง Notifications

ตก หนา Event ทตองการใหแสดง Notifications

9. กดป ม Notes เพอใสบนทกขอความ

เมอท าการระบขอความแลวใหกดป ม Add ระบบจะเกบบนทกขอความไว


Version 2012 R2


10. ท าการลาก Element ใน Toolbox ทางดานขวาเขาไปใน Canvas ทางดานซาย และท าการลากเสนความสมพนธระหวาง Element ตางๆ โดยเรมจาก Start จนถง End เพอสราง Workflow ในการอนมต

ค ำอธบำย Element ตำงๆ Element ค ำอธบำย

Approve purchase Order ใชเมอตองการก าหนดขนตอนการอนมตใบสงซอ

Approve purchase Order,editable ใชเมอตองการก าหนดขนตอนการอนมตใบสงซอและสามารถแกไขได

Conditional decision ใชเมอตองการก าหนดเงอนไขในการตดสนใจ แบบอตโนมต

Manual decision ใชเมอตองการก าหนดเงอนไขในการตดสนใจ แบบManual

Parallel activity เมอตองการก าหนด Activity ทตองท าพรอมๆ กน

Subworkflow เมอตองการใหมการท างานใน Workflow อนๆ

Purchase Order line workflow ใชเมอตองการก าหนดเงอนไขการอนมตใบสงซอแตละบรรทด

Review purchase Order เมอตองการก าหนดขนตอนในการ review ใบสงซอ

Review purchase Order,editable เมอตองการก าหนดขนตอนในการ review ใบสงซอและสามารถแกไขได


Version 2012 R2


11. เมอก าหนดเงอนไขการอนมต Workflow เรยบรอยแลว ใหกดป ม Close แลว Activate Workflow


Version 2012 R2


7.2 ตวอยำงกำรก ำหนด Properties ของ Element ทมกำรใชงำนบอย

7.2.1 Element ประเภท Approve purchase Order

ขนตอนกำรก ำหนด Properties ของ Approve purchase Order

1. Double คลก ท Approve purchase Order ทอยใน Work Flow Area หรอ คลกแลวกด Properties

เพอเขาไปก าหนดคณสมบต

2. จากนนระบบจะเปดหนาจอดงภาพ เพอ ระบรายละเอยดของการ Approve purchase Order คลกท Tab Modify Step เพอระบเงอนไขของ Step การ Approve


Version 2012 R2


2.1 Basic Setting Property

Field ค ำอธบำย Name ระบชอของ Approve purchase Order

Work Item Subject ระบชอหวขอเมอมการเขาสกระบวนการ Approve purchase Order (สามารถกดป ม Insert placeholder เพอใชตวแปรในการสราง ค าแนะน าได*)

Work Item Instructions ระบชอรายละเอยดเมอมการเขาสกระบวนการ Approve purchase Order (สามารถกดป ม Insert placeholder เพอใชตวแปรในการสราง ค าแนะน าได*)

Note *Insert PlaceHolder หรอขอความอตโนมตใน Work Flow นหมายถงขอมลทจะขนใหอตโนมต ตามเอกสารทสงเขากระบวนการ Approve เชน เลขทใบสงซอ จ านวนเงนในใบสงซอ เปนตน


Version 2012 R2


2.2 Assignment Property โดยใน Assigntment tab จะใชก าหนดวาจะใชการสงตอการอนมตแบบใด โดย ในทนจะกลาวถง Assignment

Property 2 Type คอ 2.2.1 แบบ Hierarchy ใชกบเงอนไขการอนมต ตามฝาย/แผนกและผมอ านาจของฝาย/แผนกนนๆ

เชน พนกงานภายใตแผนกบญช ตองสงใหหวหนาแผนกบญชอนมต ซงจะสมพนธกบทไดก าหนดคาผงองคกรและขอมลหลก ( Masters) ไวทงหมด

2.2.2 แบบ User ใชกบเงอนไขการอนมต เปนบคคลเฉพาะเจาะจง เชน User A และ/หรอ User B ใน สวนนจะสมพนธกบ Worker/Employee และการก าหนดผใชงานในระบบ (User and User Relations)


Version 2012 R2


โดยมการก าหนด รายละเอยด ดงน 2.2.1 แบบ Hierarchy

Assignment type tab ใหเลอกเปน Hierarchy

Hierarchy selection tab ใหก าหนดเงอนไขในสวน Condition ดานลาง


Hierarchy type ระบชอ Managerial hierarchy


Version 2012 R2



Start from ก าหนดผ เรมตนวาเปนใคร - Originator ผจดท า

Stop when the following condition is met

ก าหนดเงอนไขการหยดกระบวนการอนมต โดยสามารถก าหนดไดจากการเลอกเงอนไขจาก Field ตางๆทระบบมให เชน จ านวนเงนในใบสงซอ หรอเมอผมอ านาจอนมตสงสดท าการ Approve แลว เปนตน

Hierarchy Option tab – ก าหนดเงอนไขการอนมต

Options ค ำอธบำย

Assign to all users retrieved สงหาผบงคบบญชาทกคน(ทเกยวของ)

Assign only to last user retrieved สงหาเฉพาะผทต าแหนงสงสด Exclude users with the following condition :

ระบบจะมองท Condition ทก าหนดไว(ทจดน)


Version 2012 R2








2.2.2 แบบ User Assignment type tab - ใหเลอกเปน User


Version 2012 R2


User Tab – เลอก user ทตองการใหเปนผอนมต มาอยดานขวา








Version 2012 R2


Completion Policy Tab – ก าหนดเรองการอนมตวาจะเสรจสนสมบรณเมอใด


Single Approver คนใดคนหนงใน (Selected List) อนมต

Majority of Approvers เสยงสวนมาก (เกนครง) อนมต เชน ถาม User ใน Selected List 3 คน เมอ 2 คนท าการอนมตกจะถอวาสมบรณ

Percentage of Approvers ตาม % ของผอนมต (100% จงถอวาสมบรณ) (ระบบใหก าหนดคา % ตอผอนมต) ตวอยาง ก าหนดคาไวท 50% เมอมผ เขามาอนมต 2 คนกจะถอวาสมบรณ

All Approvers ทกคนใน Selected List ตองอนมตจงจะสมบรณ


Version 2012 R2


2.3 Condition Property เงอนไขใหก าหนดเปน Always run this step


Version 2012 R2


2.4 Escalation Property - ใชก าหนดเงอนไขการท างานหรอสงตอ เมอไมมการอนมตภายในเวลาทก าหนด (ท Time Limit)


Version 2012 R2


เมอไมมการอนมตตามเวลาทก าหนด(Overdue work items) ระบบจะท างานตามเงอนไขทเราก าหนดไวใน Escalation Path โดยมวธก าหนด ดงน

ขนตอนการก าหนดคณสมบตภายใต Approval node ใน Escalation tab 1) เลอก Escalation path เพอก าหนดเงอนไขแบบอตโนมตตามทผใชตองการ 2) หากตองการเพม User ทอนมตใน Escalation path ให กด Add Escalation แลวท าตามเงอนไข ดงน 3) เลอก User Tab แลวระบเงอนไขการอนมตตามตองการ (Assignment type) เชน แบบ Hierarchy,Workflow

User หรอระบ User 4) ในกรณระบ User ใหก าหนด User ทตองการใน Selected List 5) ระบเงอนไขกรณ ไมมการอนมตตามเวลาทก าหนด(Overdue work items) วาจะท าอยางไร โดยก าหนดผาน

Action Row แลวเลอก End Action Tab (Reject or Approve)


Version 2012 R2


7.2.2 Element ประเภท Conditional decision ขนตอนกำรก ำหนด Properties ของ Conditional decision

1. คลกท Conditional decision ทอยใน Work Flow Area เพอเขาไปก าหนดคณสมบต โดยการก าหนด Conditional decision นนจะตองเปนเงอนไขทม 2 ทางเลอกเสมอ คอ ใชหรอไม (True or False)


Version 2012 R2


2. เมอระบบเปดหนาจอดงภาพ ใหระบรายละเอยดของ Conditional decision โดยระบรายละเอยดท Tab “Condition” เพอใสเงอนไข ทตองการ


Name ระบชอของ Condition ทจะใชแสดงใน WorkFlow

Condition tab;Edit Condition ระบเงอนไขทตองการ

วธแกไข/เพมเตมเงอนไข (Add/Edit Condition)

ตวอยาง ก าหนดเงอนไข PO ทมลคาเกน 3,000 บาท


Version 2012 R2



Add Condition ระบทมาของเงอนไขวามาจากทใด เรมจากเงอนไข “Where” และอาจใสคาเฉพาะเจาะจงขนโดยใชค าสง “And”, “Or” and “And either” พรอมระบ Source Data และ Condition ทตองการ

Source data - Purchase Order จากใบสงซอพรอมระบ Field - WorkFlow จากWorkFlow (ไมใช)

Condition เลอกเงอนไข -Is เทากบ,-Is not ไมเทากบ หรอเลอกใสเครองหมาย =,>,<,>= หรอ <=

Value ก าหนดคาทตองการ Value – ก าหนดคาเอง โดยระบคาทตองการ กรณระบจ านวนเงนตองระบสกลเงนทตองการดวย Field – ก าหนดคาจาก Field ทระบบมให

จากนนกด Test Run เพอดผลลพธ

Training Manual - Finance RMUTT · Microsoft Dynamics AX Version 2012 R2...

Documents

Transcript of Training Manual - Finance RMUTT · Microsoft Dynamics AX Version 2012 R2...