Traditionelles Records Management vs. Akte und Aktenplan · PROJECT CONSULT Unternehmensberatung...
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Records Management Konferenz 2014
25.11.2014, Frankfurt
RM-Speedies
RM-Speedy [2]
Traditionelles Records Management
vs. Akte und Aktenplan
Thomas Heepe
CDIA+, AIIM ECM Master
SER Solutions Deutschland GmbH
Woran denken Sie bei Akten?
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Traditionelles Records Management
→Beinhaltet die wichtigsten
Erschließungselemente
→Enthält Hinweise über
Akteninhalt
→Trägt eine eindeutige
Kennzeichnung
→ Ist spezifisch für einen
Aktentyp
Der Aktendeckel
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Das Aktenregister
→Strukturierendes
Element
→Grundgerüst, das
sich für alle Akten
von einem Typ
gleicht
→Oft individuell
erweitert
=
>
Bisheriger EDV-Denkansatz
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Einschränkungen
Struktur, Homogenität,
Beschlagwortung,
Übersichtlichkeit?
Woran denkt SER bei Akten?
…an Zugriff auf
Informationen im Kontext
des Geschäftsfalls
…an verschieden Sichten
auf den Datenbestand im
Geschäftskontext
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… Aktenordnung mit Aktenplan
Flexible elektronische Akte
Informationen
Metadaten der Akte
Daten aus Drittsystemen
Dynamische Views
zum Suchen/Finden
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Flexible elektronische Akte
Register
statische
dynamische
Apps
Verweise auf Dokumente, Akten, Vorgänge
Hinterlegte Suchanfragen, Treffermengen
Beispiel: Projekt-Akte
Elektronische Projekt-Akte: ECM Einführung
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Beispiel: Projekt-Akte
Beispiel: Projekt-Akte
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Vertriebs-Business: „Opportunity“
Vertriebs-Business: „Opportunity“
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Vertriebs-Business: „Opportunity“
Vertriebs-Business: „Opportunity“
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Beispiel: Kunden-Akte
Wissen im Kopf, Informationen in der eAkte
Flexible eAkte + Aktenplan
Eine Plattform – alle Akten
Daten, Dokumente, Inhalte
Homogenität und Flexibilität
Einfache Bedienung
Vorteile im Arbeitsalltag
Motivierte Mitarbeiter
Mitarbeiter im Fokus
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Schluss!