TRABAJO FINAL IBAL 2014B (2).docx
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IBAL S.A. E.S.P. OFICIAL
Presentado por:
María Paula Riaño Pacheco
Harold Andrés Leal Lerma
Andrés Felipe González Oviedo
Juan Guillermo Marín Contreras
Jesús David Acosta Franco
Presentado a:
Soraya Mogollón
Universidad de Ibagué
Facultad de ingeniería
Ingeniería civil
Sem B- 2014
1
IBAL S.A. E.S.P. OFICIAL
TABLA DE CONTENIDO
Pg .
INTRODUCCIÓN. 5
JUSTIFICACION6
OBJETIVOS.............................................................................................................7
1. GENERALIDADES .............................................................................................8
1.1RESEÑA HISTORICA.........................................................................................8
1.2CLASIFICACION DEL IBAL S.A. E.S.P. OFICIAL .............................................8
1.2.1 Según su lucro .....................................................................................8
1.2.2 Según la duración.................................................................................9
1.2.3 Según el origen del capital....................................................................9
1.2.4 Según el número de propietarios .........................................................9
1.2.5 Según los sectores de actividad............................................................9
1.2.6 Según la actividad.................................................................................9
1.2.7 Según el tamaño...................................................................................9
1.2.8 Según su personalidad........................................................................10
1.2.9 Según su relación o vínculos con otras empresas..............................10
1.2.10 Según la titularidad del capital.............................................................10
1.2.11 Según el ambiente geográfico.............................................................10
1.2.12 Según el compromiso de sus integrantes...........................................10
1.2.13 Según lo que producen.......................................................................10
1.2.14 Según la formalidad.............................................................................11
1.2.15 Según la relación con el ambiente .....................................................11
1.2.16 Según su línea de mando....................................................................11
1.2.17 Según la reglamentación vigente........................................................11
1.2.18 Según los sectores sociales................................................................11
1.2.19 Según su estructura ...........................................................................12
2
IBAL S.A. E.S.P. OFICIAL
1.2.20 Según el beneficio principal.................................................................12
1.2.21 Según el poder....................................................................................12
1.2.22 Según su naturaleza jurídica...............................................................12
2. PLANEACIÓN....................................................................................................13
2.1 OBJETIVO COMÚN ...............................................................................13
2.2 POLÍTICA DE CALIDAD..........................................................................13
2.3 MISIÓN....................................................................................................13
2.4 VISIÓN....................................................................................................14
2.5 CODIGO DE ETICA Y VALORES...........................................................14
2.6 VALORES................................................................................................14
2.7 OBJETIVOS DE LA ORGANIZACION.....................................................15
2.8 DOFA.......................................................................................................15
2.9 PLANES A CORTO PLAZO....................................................................16
2.10 PLANES A MEDIANO PLAZO.................................................................16
2.11 PLANES A LARGO PLAZO.....................................................................16
3. ORGANIZACIÓN..............................................................................................17
3.1ORGANIGRAMA...............................................................................................17
3.2OFICINAS Y HORARIOS..................................................................................18
3.3FUNCIONARIOS ..............................................................................................19
4. DIRECCION.......................................................................................................21
4.1GESTION DIRECTIVA......................................................................................21
4.1.1 Vinculación............................................................................................21
4.1.2 Comunicación........................................................................................22
4.1.3 Motivación............................................................................................24
4.1.4 Toma de decisiones.............................................................................25
4.1.5 Liderazgo .............................................................................................25
4.1.6 Trabajo en equipo..................................................................................27
4.1.7 Manejo de Conflictos.............................................................................28
4.2 GESTION DE CAMBIO ...................................................................................29
4.3 GESTION DE APRENDIZAJE ........................................................................29
3
IBAL S.A. E.S.P. OFICIAL
5. CONTROL..........................................................................................................31
5.1CONTROL EXTERNO......................................................................................31
5.2CONTROL INTERNO.......................................................................................32
6. TEORIAS Y MODELOS.....................................................................................35
6.1TEORIA DE LOS SISTEMAS...........................................................................35
6.2MODELO ADMINISTRATIVO AUTOCRATICO…………………………………36
BIBLIOGRAFIA.......................................................................................................37
4
IBAL S.A. E.S.P. OFICIAL
INTRODUCCIÓN
La administración es una herramienta indispensable tanto para la ingeniería civil
como para cualquier área en la que se desempeñe el ser humano, ya que dirige el
esfuerzo coordinado de un grupo social que tiene como prioridad conjunta
alcanzar los objetivos organizacionales.
El presente informe está basado en una organización acorde al campo de acción
que maneja la ingeniería civil y fue seleccionada debido al gran aporte teórico y
práctico que puede brindarnos como aprendizaje para nuestro futuro desempeño
laboral.
Se denota como eje fundamental del siguiente trabajo, la temática adquirida a lo
largo del curso, que será aplicada a la organización IBAL S. A. E. S. P. OFICIAL
con el fin de analizar su funcionamiento en relación con la administración
empresarial.
5
IBAL S.A. E.S.P. OFICIAL
JUSTIFICACION
El informe es elaborado con el fin de extrapolar los conocimientos adquiridos a lo
largo del curso para poder aplicarlos en un futuro en proyectos de la vida
cotidiana.
Entender las diferentes formas de aplicar la administración en el campo de la
ingeniería, sabiendo que es un componente fundamental para el desarrollo de una
organización y para un ingeniero en su trabajo independiente.
6
IBAL S.A. E.S.P. OFICIAL
OBJETIVOS
Objetivo General:
Desarrollar de manera práctica los conocimientos adquiridos, con base en la
empresa seleccionada, con el fin de adquirir la experiencia necesaria para lograr
poner en correcto funcionamiento una organización.
Objetivos Específicos:
Adquirir más conocimiento acerca del funcionamiento de una organización.
Reconocer los aspectos más importantes en el tema de la planeación,
organización, dirección y control del IBAL S. A. E. S. P. OFICIAL para
adquirir una idea del manejo de una empresa de su tipo, que muy
seguramente son las que tendrán relación con nuestro futuro laboral.
Rescatar las experiencias positivas de la elaboración del presente informe,
para llevarlo a la práctica experimental en el momento en que sea
necesario.
7
IBAL S.A. E.S.P. OFICIAL
1. GENERALIDADES:
1.1RESEÑA HISTÓRICA
La empresa Ibaguereña de Acueducto y Alcantarillado IBAL S.A. E.S.P. OFICIAL,
surgió del proceso de transformación que se dio en el Instituto Ibaguereño de
Acueducto y Alcantarillado IBAL E.S.P, atendiendo lo establecido en al artículo 17
de la ley 142 de 1994.
Mediante escritura pública No.2932 del 31 de agosto de 1998 se transformó el
Instituto en una sociedad por acciones denominada EMPRESA IBAGUEREÑA DE
ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO IBAL S.A. E.S.P. OFICIAL, entidad que
actúa de conformidad con las políticas y el Plan de Desarrollo Económico y Social
del Gobierno Nacional y Municipal según lo establecido por la normatividad del
sector de Agua Potable y Saneamiento Básico.
Esta empresa se compromete a: "Satisfacer las necesidades de sus clientes
relacionadas con la continuidad, calidad y cobertura de los servicios de acueducto
y alcantarillado, con eficiencia, eficacia y efectividad, cumpliendo los requisitos
legales, preservados los recursos naturales, apoyados en la idoneidad del talento
humano, tecnología e infraestructura adecuada, en procura del mejoramiento
continuo de sus procesos".
1.2CLASIFICACION DEL IBAL S.A. E.S.P. OFICIAL
1.2.1 Según su lucro: La empresa Ibaguereña de Acueducto y Alcantarillado
IBAL S.A E.S.P. OFICIAL, es una organización Sin ánimo de lucro, ya que
es una entidad cuyo fin no es la consecución de un beneficio
económico sino que principalmente persigue una finalidad de servicio
humanitario.
8
IBAL S.A. E.S.P. OFICIAL
1.2.2 Según su duración: La empresa Ibaguereña de Acueducto y Alcantarillado
IBAL S.A E.S.P. OFICIAL, es Permanente, ya que esta organización se
adapta a los cambios y se desarrolla constantemente para poder
mantenerse firmemente, lo cual la hace tener un tiempo de vida
indeterminado.
1.2.3 Según su origen de capital: La empresa Ibaguereña de Acueducto y
Alcantarillado IBAL S.A E.S.P. OFICIAL, es Nacional, puesto que es una
empresa donde el capital es del estado y pretende satisfacer las
necesidades sociales.
1.2.4 Según su número de propietarios: La empresa Ibaguereña de Acueducto
y Alcantarillado IBAL S.A E.S.P. OFICIAL, es una organización Societaria
ya que no tiene un solo dueño, está constituida por accionistas.
1.2.5 Según sus sectores de actividades: La empresa Ibaguereña de
Acueducto y Alcantarillado IBAL S.A E.S.P. OFICIAL, es una organización
Terciaria ya que esta brinda servicios a la comunidad bien sea con fines
lucrativos o no lucrativos.
1.2.6 Según su actividad: La empresa Ibaguereña de Acueducto y Alcantarillado
IBAL S.A E.S.P. OFICIAL, es una organización de Servicios ya que
satisface las necesidades de una población y es de tipo domiciliario.
1.2.7 Según su tamaño: La empresa ibaguereña de Acueducto y alcantarillado
IBAL S.A E.S.P OFICIAL, es de tamaño es grande ya que tiene 224
trabajadores de planta, sin contar los temporales que se emplean a la
medida de la demanda y el valor de los activos es mayor a 30000 smmlv.
9
IBAL S.A. E.S.P. OFICIAL
1.2.8 Según su personalidad La empresa Ibaguereña de Acueducto y
Alcantarillado IBAL S.A E.S.P. OFICIAL, es de tipo Jurídica, ya que a esta
organización la representa una persona diferente a los integrantes de la
sociedad.
1.2.9 Según su relación o vínculos con otras empresas: La empresa
Ibaguereña de Acueducto y Alcantarillado IBAL S.A E.S.P. OFICIAL, es
independiente, ya no tiene un vínculo con ninguna otra empresa en el
departamento ni fuera del departamento.
1.2.10 Según su titularidad de capital: La empresa Ibaguereña de Acueducto y
Alcantarillado IBAL S.A E.S.P. OFICIAL, tiene un capital, el cual es
obtenido por el estado lo cual genera que este capital sea netamente de
carácter público.
1.2.11 Según su ambiente geográfico: La empresa Ibaguereña de Acueducto y
Alcantarillado IBAL S.A E.S.P. OFICIAL, ofrece un servicio Local ya que
está enfocada a su propia localidad, en este caso a Ibagué.
1.2.12 Según el compromiso de sus integrantes: La empresa Ibaguereña de
Acueducto y Alcantarillado IBAL S.A E.S.P. OFICIAL, de acuerdo al
compromiso de sus integrantes es No voluntario, ya que sus empleados
y/o colaboradores obtienen un salario por su labor dentro de la empresa.
1.2.13 Según lo que produce: La empresa Ibaguereña de Acueducto y
Alcantarillado IBAL S.A E.S.P. OFICIL, produce una seria de conjuntos de
actividades que busca responder a las necesidades de la gente, dichos
conjuntos son el tratamiento y suministro de agua potable y recolección de
aguas residuales las cuales son servicios que brinda dicha empresa.
10
IBAL S.A. E.S.P. OFICIAL
1.2.14 Según su formalidad: La empresa Ibaguereña de Acueducto y
Alcantarillado IBAL S.A E.S.P. OFICIL, es de tipo formal ya que tiene una
organización jerárquica, la cual permite establecer un orden de superioridad
entre personas generando así una estructura de mando y un cumplimiento
de normas dentro de la empresa.
1.2.15 Según su relación con el ambiente: La empresa Ibaguereña de
Acueducto y Alcantarillado IBAL S.A E.S.P. OFICIL, es de tipo abierta ya
que mantiene en constante comunicación con los clientes y personas
externas a esta, por medio de sus trabajadores logrando así información
válida para la toma de decisiones, mejorando, cambiando o creando nuevas
propuestas a fin de mantener la vigencia de la empresa.
1.2.16 Según su línea de mando: La empresa Ibaguereña de Acueducto y
Alcantarillado IBAL S.A E.S.P. OFICIL, es una organización con una línea
de mando Horizontal ya que se permite el dialogo, participación y creación
de parte de sus integrantes.
1.2.17 Según su reglamentación vigente: La empresa Ibaguereña de Acueducto
y Alcantarillado IBAL S.A E.S.P. OFICIL, es de tipo legal ya que cumple
con la reglamentación vigente para poder actuar ante la ley de acuerdo a
las actividades que esta realiza.
1.2.18 Según los sectores sociales: La empresa Ibaguereña de Acueducto y
Alcantarillado IBAL S.A. E.S.P. OFICIAL, es de tipo vivienda por pertenecer
al sector agua potable y saneamiento básico, ya que está especializada en
el tratamiento y suministro de agua potable para el consumo humano y
recolección de aguas residuales.
11
IBAL S.A. E.S.P. OFICIAL
1.2.19 Según su estructura: La empresa Ibaguereña de Acueducto y
Alcantarillado IBAL S.A. E.S.P. OFICIAL, tiene una estructura
organizacional STAFF-FUNCIONAL, ya que cuenta con ayuda en el manejo
de detalles por especialistas capaces de proporcionar información experta y
de asesoría a los departamentos de línea. Además existen supervisores
especializados en el área administrativa y operativa que al desempeñar su
función eliminan la característica de autoridad de línea, limitando las
funciones gerenciales a dirigir las subunidades de mando que en este caso
son los mismos supervisores de área.
1.2.20 Según su beneficiario principal: La empresa Ibaguereña de Acueducto y
Alcantarillado IBAL S.A. E.S.P. OFICIAL, es de organización tipo servicios,
ya que es una empresa que tiene como beneficiario principal sus clientes o
usuarios.
1.2.21 Según su poder: La empresa Ibaguereña de Acueducto y Alcantarillado
IBAL S.A. E.S.P. OFICIAL, es una organización con tipo de poder utilitarista
con motivación externa positiva, ya que su ingreso o permanecía es por
beneficio o interés, ya sea experiencia laboral, económica, etc.
1.2.22 Según su naturaleza jurídica: La empresa Ibaguereña de Acueducto y
Alcantarillado IBAL S.A. E.S.P. OFICIAL, es una sociedad comercial, dentro
de su clasificación se encuentra entre las sociedades de capital como S.A
con responsabilidad accionistas, donde su capital es por acciones y debe
contar con mínimo 5 socios, sin límite máximo.
12
IBAL S.A. E.S.P. OFICIAL
2. PLANEACIÓN
2.1OBJETIVO COMÚN
El IBAL S.A. E.S.P. OFICIAL, es una empresa Industrial y Comercial del Estado
del orden municipal, especializada en el tratamiento y suministro de agua potable
para el consumo humano y recolección de aguas residuales, con radio de acción
para Ibagué y demás municipio del Departamento a donde se puede llegar,
cumpliendo los parámetros legales vigentes.
2.2POLÍTICA DE CALIDAD
La Empresa Ibaguereña de Acueducto y Alcantarillado IBAL S.A E.S.P OFICIAL
se compromete a: “Satisfacer las necesidades de sus clientes relacionadas con la
continuidad, calidad y cobertura de los servicios de acueducto y alcantarillado, con
eficiencia, eficacia y efectividad, cumpliendo los requisitos legales, preservados los
recursos naturales, apoyados en la idoneidad del talento humano, tecnología e
infraestructura adecuada, en procura del mejoramiento continuo de sus procesos”.
2.3MISIÓN
EL IBAL S.A E.S.P OFICIAL, garantiza al cliente la prestación de los servicios
públicos de acueducto y alcantarillado con la calidad, continuidad y cobertura,
exigida por la normatividad vigente, a través del mejoramiento continuo, con
honestidad, lealtad, responsabilidad de su talento humano.
Se considera que la misión se encuentra planteada correctamente, ya que plantea
la razón de ser de la organización por medio de la descripción de su trabajo de
forma clara, concisa y concreta, es fácilmente entendible por toda la empresa,
está orientada a los consumidores enfocándose en los bienes y servicios, remarca
lo que ya se ha realizado y comunica la ética de empresa, los principios generales
a los cuales los trabajadores deben adherirse y practicar.
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IBAL S.A. E.S.P. OFICIAL
2.4VISIÓN
EL IBAL S.A E.S.P OFICIAL, en el 2015 será líder en la región en la prestación de
servicios de acueducto y alcantarillado, lo que permitirá ser reconocida en el
sector dentro del contexto nacional.
La visión también se encuentra bien planteada, ya que cumple con las condiciones
de una buena Visión, pues su Inspiración radica en ser líder en la región, lo que es
un gran desafío, establece un horizonte de tiempo al 2015, y aclara su labor de
prestación de servicios de acueducto y alcantarillado.
2.5CÓDIGO DE ÉTICA Y VALORES
Son cualidades que otorgamos a la forma de ser y de actuar, como características
nuestras y de los demás, posibilitando la construcción de una convivencia
democrática.
2.6VALORES
Calidad: La calidad es el pilar de los valores en esta empresa debido a que
con este se llega a tener una credibilidad y satisfacción de nuestros
beneficiarios.
Respeto: Se comprende y acepta la condición inherente de las personas,
como seres humanos con deberes y derechos, en un constante proceso de
mejora espiritual y material.
Derechos y Deberes: Es nuestro derecho, el tratamiento y suministro de agua
potable para el consumo humano y recolección de aguas residuales, Además
dirigir las actividades de nuestro personal, haciendo cumplir las políticas
establecidas para la consecución de nuestros objetivos, cumpliendo los
parámetros legales vigentes.
Son deberes nuestros cumplir y hacer cumplir las disposiciones de la empresa
como lo son misión, visión y demás. Cumplimiento para con nuestros clientes
14
IBAL S.A. E.S.P. OFICIAL
y empleados. Procurar la realización y desarrollo del trabajo, en un ambiente
de armonía y respeto.
2.7OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN
Conservar, recuperar y restaurar las condiciones ambientales de las fuentes
hídricas que abastecen nuestras plantas de potabilización.
Producir agua potable con los estándares de calidad establecidos, con
continuidad, medición de los consumos y una cobertura del 100% del
perímetro hidráulico de la ciudad de Ibagué.
Realizar recolección continua y tratamiento de agua residual con el fin de
descontaminar las fuentes hídricas de acuerdo a los parámetros de calidad
establecidos.
Mejorar continuamente la satisfacción del Cliente.
2.8DOFA
2.9PLANES A CORTO PLAZO
15
IBAL S.A. E.S.P. OFICIAL
Aumentar la calidad de nuestros servicios, para adquirir y continuar con la
credibilidad de los beneficiarios y buena reputación en la región.
2.10 PLANES A MEDIANO PLAZO
Incrementar las utilidades de la empresa y el campo de acción para así lograr
beneficiar una mayor población.
2.11 PLANES A LARGO PLAZO
Ser la mayor empresa a nivel departamental logrando un crecimiento constante
que permita intervenir en algunos de los municipios del departamento del Tolima.
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IBAL S.A. E.S.P. OFICIAL
3. ORGANIZACIÓN
3.1ORGANIGRAMA (Estructura organizacional)
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IBAL S.A. E.S.P. OFICIAL
3.2OFICINAS Y HORARIOS
18
IBAL S.A. E.S.P. OFICIAL
Localización de la Entidad
Centro administrativo barrio La Pola:
LOCALIZACION Horarios de Atención
Dirección: Carrera 3 No. 1-04 Ibagué.
Teléfonos: (8) 2756000
Fax: (8) 2618982
Lunes a Jueves
07:00 a 12:00 Horas
14:00 a 18:00 Horas
Viernes
07:00 a 12:00 Horas
14:00 a 17:00 Horas
Centro de atención al cliente av. 15:
LOCALIZACION Horarios de Atención
Dirección: Avenida 15 No.6-48 Ibagué.
Teléfonos: (8) 2614842 - (8) 2622038
Call Center: 116
Lunes a Jueves
07:00 a 13:00 Horas
14:00 a 17:30 Horas
Viernes
07:00 a 13:00 Horas
14:00 a 16:30 Horas
19
IBAL S.A. E.S.P. OFICIAL
20
IBAL S.A. E.S.P. OFICIAL
3.3FUNCIONARIOS (Algunos trabajadores de planta )
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IBAL S.A. E.S.P. OFICIAL
La empresa Ibaguereña de Acueducto y Alcantarillado IBAL S.A. E.S.P. OFICIAL ,
cuenta con 224 trabajadores de planta, sin contar los temporales que se emplean
a la medida de la demanda.
4. DIRECCION
22
IBAL S.A. E.S.P. OFICIAL
4.1GESTIÓN DIRECTIVA
4.1.1 VINCULACION
Los principios rectores que rigen todo proceso contractual en el IBAL son:
Planeación: EL IBAL en virtud del principio de planeación, para adelantar un
proceso contractual deberá ceñirse a lo previsto en el plan anual de
adquisiciones, elaborando unos adecuados estudios previos, que permitan
establecer la viabilidad técnica, jurídica y financiera de la necesidad a
satisfacer, buscando transparencia y selección objetiva en la gestión
contractual.
Transparencia: La escogencia del contratista se efectuará siguiendo todos los
parámetros establecidos en el presente manual, para cada una de las
modalidades de selección.
Selección objetiva: Es objetiva la selección en la cual la escogencia se hace
al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin
tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier
clase de motivación subjetiva.
Economía: En virtud de este principio dentro del proceso de selección, se
establecerán los procedimientos y etapas estrictamente necesarias, así como
los términos preclusivos y perentorios para las diferentes etapas de la
selección.
Publicidad: En desarrollo del principio de publicidad se implementarán los
mecanismos para publicar el proceso de selección que desarrolle el IBAL.
23
IBAL S.A. E.S.P. OFICIAL
Responsabilidad: Los servidores públicos responderán por sus actuaciones y
omisiones antijurídicas y deberán indemnizar los daños que se causen por
razón de ellas.
Libre concurrencia: Dentro del proceso de contratación que adelante el IBAL,
debe permitirse la libre concurrencia de las personas naturales o jurídicas que
deseen contratar con la empresa, permitiendo la selección del contratista bajo
la oferta más favorable.
Debido proceso: Durante todo el proceso contractual, y especialmente en
materia sancionatoria, las actuaciones velarán por el debido proceso.
4.1.2 COMUNICACION
La comunicación es un componente indispensable que aporta de manera
significativa a la consecución de los objetivos organizacionales de una entidad y,
por ende, al éxito de su gestión. Dentro de una comunicación fundamentada se
halla inmersa la información pública, al posibilitar la gestión transparente del IBAL
y facilitar la vigilancia ciudadana sobre sus respectivas acciones.
Estos aspectos han sido elevados a la categoría de Proceso Estratégico dentro del
Plan Estratégico del IBAL, en el cual la Gerencia General formaliza una Política de
Comunicaciones que apoya la construcción de una visión compartida, el
perfeccionamiento de las relaciones humanas de la entidad con sus grupos de
interés internos y externos, facilitando el cumplimiento de sus objetivos
institucionales y sociales.
Con base en lo anterior, el IBAL ha definido su política de Comunicación
Interna y Externa, mediante la cual busca establecer procedimientos que
contribuyan a mejorar las relaciones de construcción de sentido al interior de
la empresa, así como la interacción comunicativa con su público externo,
24
IBAL S.A. E.S.P. OFICIAL
informando oportuna y verazmente, recogiendo y resolviendo las demandas
informativas de la comunidad, para de esta manera generar credibilidad en la
población objetivo
.
Con la implementación de esta Política de Comunicación, el IBAL, por medio
de su misión y visión, establecerá un sistema de interrelaciones y
entendimientos entre sus actores internos y externos, que favorezca el
cumplimiento de sus objetivos, buscando el beneficio individual, colectivo,
gremial y empresarial. De igual manera, define las estrategias de desarrollo y
manejo de los diferentes medios de información, a la vez que fortalecerá la
cultura y los valores institucionales, a fin de optimizar su clima organizacional y
la calidad de sus servicios.
Comunicación interna: La Comunicación Interna tiene que ver con la
información que se genera dentro de la entidad, en donde emisor y receptor
interactúan constantemente. Esta clase de comunicación es direccionada a
partir de varios niveles:
Comunicación descendente: Los mensajes que circulan desde la dirección
hacia el personal.
Comunicación ascendente: Desde el personal hacia sus superiores:
feedback, sugerencias, preguntas.
Comunicación horizontal: Es la comunicación entre iguales (resolución de
problemas, coordinación).
Comunicación externa: La comunicación externa del Instituto está
encaminada a la interacción que el IBAL mantiene con sus diferentes públicos
externos, y propende a mantener o mejorar sus relaciones con ellos, a
proyectar una imagen favorable y a promover sus productos o servicios con
base en la información que emite.
25
IBAL S.A. E.S.P. OFICIAL
Proceso de comunicación externa: Para el IBAL tiene un gran significado
evaluar la percepción de aquellos que no hacen parte de la entidad, pero que,
de una forma u otra, están vinculados con ella por los servicios que les presta.
El IBAL recurrirá como primera medida a los medios de comunicación para
divulgar las diferentes noticias y demás temas de interés general.
4.1.3 MOTIVACION
Los elementos fundamentales para la motivación de los trabajadores incluyen:
a. Elegir la mejor persona para cada puesto.
b. Reconocer el valor de cada trabajador y de su labor.
c. Entrenamiento continuo.
d. Tratar a cada trabajador bien; con respeto y con cortesía.
e. Comunicar con cada trabajador de forma continua, especialmente como su
trabajo contribuye al éxito de la empresa en general, escuchar e informar.
f. Desarrollar el sentimiento de propiedad y dar autorización para actuar de
forma independiente.
g. Esta independencia y responsabilidad requiere exigir resultados y
responsabilidad.
h. Enriquecer el trabajo al máximo.
4.1.4 TOMA DE DECISIONES
En la gestión directiva del IBAL se sigue una serie de ocho pasos para la toma de
decisiones:
a. La identificación de un problema
26
IBAL S.A. E.S.P. OFICIAL
b. La identificación de los criterios para la toma de decisiones.
c. La asignación de ponderaciones a los criterios.
d. El desarrollo de alternativas.
e. Análisis de las alternativas.
f. Selección de una alternativa.
g. La implantación de la alternativa.
h. La evaluación de la efectividad de la decisión.
4.1.5 LIDERAZGO
El gerente del IBAL debe cumplir con las siguientes características para ejercer un
liderazgo exitoso en los diferentes ámbitos de la empresa:
Carismático: La habilidad natural para atraer y seducir personas es muy
necesaria en un líder. Un líder con carisma permite ganarse al equipo de
trabajo y que estos saquen lo mejor de sí mismos para el beneficio de la
empresa. El líder siempre sobresale por encima del resto.
Organizativo: Obviando la parte de que debe tener un conocimiento profundo
sobre la empresa, el líder tiene que saber manejar y organizar los recursos
que tiene a su disposición. Deberá tener todo bajo control y estar atento a
futuros conflictos que puedan surgir y tener buena capacidad de reacción así
como de resolución de problemas.
Visionario: No se trata únicamente de tener una buena idea sino de que esta
sea única y encima poder llevarla a cabo. Todo líder se caracteriza por su
visión a largo plazo, por adelantarse a los problemas, por detectar
oportunidades que sólo él ve, por estar en constante búsqueda de la
perfección y de ir siempre por delante.
27
IBAL S.A. E.S.P. OFICIAL
Comunicador: El líder tiene que ser un buen orador para transmitir de manera
acertada sus pensamientos con el resto del equipo. Esta habilidad le va a
permitir “vender” sus ideas de manera sugerente y persuasiva. Si no se es
capaz de hacer comprender el mensaje de forma clara, entonces el mensaje
deja de tener sentido.
Entusiasta: Muy relacionada con la anterior ya que debe saber transmitir todo
este entusiasmo al resto de personas para que crean en él y que perciban el
mensaje del líder como una meta positiva tanto para ellos como para la
organización. Tiene que conseguir que todo el equipo le siga y remen en la
misma dirección.
Resolutivo: El líder quiere resultados ya que al fin y al cabo es lo más
importante. Y los quiere rápido. Debe poner solución a los problemas que
vayan surgiendo de manera inmediata y efectiva. Toma decisiones, es valiente
y no se esconde ante sus posibles consecuencias.
Disciplina: El líder basa su éxito en su capacidad de liderazgo y en el arte de
la convicción, pero en ocasiones tiene que saber imponer su autoridad cuando
la situación lo requiere. Es comprensivo sí, pero no es blando ni se
empequeñece ante los problemas. Debe saber transmitir la exigencia no sólo
a su equipo de trabajo sino también a sí mismo.
Creativo: Todo liderazgo debe rebosar creatividad para proponer soluciones
innovadoras. El líder tiene que ser atrevido y poder ver situaciones desde
nuevas perspectivas. Un líder creativo es capaz de fomentar ideas novedosas
y enfrentarse a los riesgos que estas puedan generar.
Negociador: Un buen líder es un gran negociador que trata con clientes,
empleados, proveedores etc. Sabe venderse muy bien él y sus ideas a través
28
IBAL S.A. E.S.P. OFICIAL
de la persuasión y la convicción ya que presenta sus argumentos de forma
que consigue ganarse la atención de la otra parte.
Honesto: La última pero no menos importante. La honestidad es un valor ético
que debe estar presente en cualquier persona con liderazgo. Si el equipo
detecta esta honestidad, comprenderá que están delante de un líder que no
les va a dejar en mitad del camino y tendrá su confianza ganada.
4.1.6 TRABAJO EN EQUIPO
El trabajo en equipo es una constante empresarial, tan antigua como la
organización misma, en la que la unión de esfuerzos, pero a la vez, el limitar las
funciones y las responsabilidades hacen del engranaje del trabajo una dinámica
productiva y eficiente.
No se puede negar que los grupos y equipos de trabajo constituyen un excelente
vehículo para desarrollar un proceso eficiente de toma de decisiones, además son
el vínculo entre la creatividad y la aplicación de planes de trabajo coordinado, en
pro del desempeño eficiente de la empresa.
Es tal la importancia del trabajo en equipo que de no haber esa cohesión de
conocimientos, capacidades y objetivos individuales, los horizontes del grupo y las
metas de directivos y gerentes serian inalcanzables, pues el trabajo en equipo es
la única forma para explorar el autodesarrollo mediante la propia experiencia.
4.1.7 MANEJO DE CONFLICTOS
Para el manejo de conflictos en la empresa se tendrán en cuenta los siguientes
parámetros:
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IBAL S.A. E.S.P. OFICIAL
Reducir el conflicto: Cuando este va adquiriendo un carácter disfuncional que
puede perjudicar la marcha de la organización y sus resultados. Entre las cosas que
puede hacer para esto se encuentran: sustituir las metas y recompensas que resulten
“competitivas”; por otras que demanden cooperación entre las partes; situar a las
partes en situación de “amenaza común” (“si no nos unimos, perecemos juntos”);
hacer cambios organizacionales, que eliminen las situaciones que pueden generar
confrontaciones.
Resolver el conflicto: Cuando resulte imprescindible eliminar la situación de
conflicto, porque su permanencia puede resultar negativa. En este caso, se aplicarán
las siguientes estrategias:
Dominio o supresión: Por la vía de la “autoridad”, o “la mayoría”. En la práctica,
esto reprime el conflicto, no lo resuelve sino que lo transfiere a lo que los
especialistas llaman “conflicto oculto o latente”.
Compromiso: Tratar de convencer a las partes, actuar como “árbitro”, aplicación de
determinadas regla, la compensación, entre otras.
Solución integrativa: Integrar necesidades y deseos de ambas partes y encontrar
una solución que las satisfaga, actuar como mediador.
Estimular el conflicto: Cuando la ausencia de confrontaciones pueda generar
la inercia de la organización, poniendo en peligro la dinámica de su actividad y
de los cambios que resulte necesario realizar.
Se aplicarán las siguientes técnicas: acudir a personas ajenas a la organización;
apartarse de las políticas habituales y alentar la competencia interna.
4.2 GESTION DE CAMBIO
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Teniendo en cuenta el carácter público de la empresa, se debe considerar que al
cambio de la administración municipal siempre habrá cambio en la administración
del IBAL. Por eso se deben fijar políticas de funcionamiento a mediano y largo
plazo que permitan desarrollar los objetivos de la empresa y su misión.
Es común asociar la idea de cambio a progreso, pero no necesariamente debe ser
así. Algunas veces tan solo revaluación de un procedimiento acortándolo o
suprimiendo documentos que no son relevantes, permiten la agilización de los
procesos haciéndolos más efectivos.
Las principales razones para realizar cambios dentro de la estructura
organizacional, son:
La solución de errores conocidos
El desarrollo de nuevos servicios
La mejora de servicios existentes y
Por cambios en la ley.
4.3 GESTION DE APRENDIZAJE
Dentro de la organización el aprendizaje debe ser permanente, tanto a nivel
individual, grupal y dentro de la organización.
Aprendizaje individual: Se dictarán charlas dirigidas al crecimiento personal
que permitan al individuo y empleado crecer como persona.
Aprendizaje grupal: Se harán ejercicios de grupo para fomentar el trabajo en
equipo, la buena convivencia, y generar un mejor ambiente de trabajo.
Aprendizaje organizacional: Teniendo en cuenta las nuevas políticas que se
den con los cambios de administración, el aprendizaje debe ser de carácter
inmediato al total de la estructura organizacional, ya que de ello depende el
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buen desarrollo de los programas de gobierno del municipio, cumpliendo con
los objetivos propuestos.
5. CONTROL
5.1 CONTROL EXTERNO
Los mecanismos de control externos sobre la empresa IBAL son:
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Alcaldía de Ibagué
Comisión reguladora de agua potable y saneamiento básico: Es un
organismo de carácter técnico que ejerce el control, la inspección y la vigilancia
de las identidades de servicio Publio domiciliario. Señala y define los estados
financieros e informes que deben elaborar y presentar la entidad que ejerce
como organismo del sector público.
Contaduría general de la nación: Entidad para controlar la contabilidad
pública de la empresa y determinar las políticas, principios normas sobre la
contabilidad que rigen sobre el sector público.
Contraloría general de la república: Supervisar el buen uso de los recursos y
bienes de la empresa con el fin de contribuir a la modernización del estado,
realizando un mejoramiento continuo en entidades como esta.
Contraloría municipal de Ibagué: Impulsa el desarrollo sostenible de los
servicios públicos domiciliarios de agua potable y saneamiento, con el fin de
contribuir al mejoramiento permanente de vida de los colombianos.
Procuraduría general de la nación: Supervigila la conducta de los servidores
públicos y defiende el orden jurídico y los derechos fundamentales.
Superintendencia de servicios públicos domiciliarios: Ejerce el control, la
inspección y la vigilancia de las entidades prestadoras de servicios públicos
domiciliarios.
5.2CONTROL INTERNO
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Qué pretende el sistema de control interno (ley 87/93)
Garantizar el cumplimiento de objetivos y metas conservando los principios
institucionales.
Velar por que todas las actividades y recursos estén orientados al logro de la
misión.
Utilizar la planeación para fijar objetivos, metas y estrategias, acordes con las
características de cada entidad.
Proteger los recursos de la empresa con una administración de la gestión
administrativa, a través de mecanismos de verificación y control.
Quien es el responsable del control interno:
Gerente
Quien desempeña e implementa el sistema de control interno en la empresa.
Secretario general, jefes de oficina, jefes de división y jefes de sección
Los que desarrollan y formalizan los mecanismos de control al interior de cada
dependencia.
Todos los funcionarios
Aplican los mecanismos definidos al interior de la entidad.
Estructura orgánica de la dirección de control interno
La dirección de control interno fue creado mediante acuerdo de junta directiva No.
00002 del 13 de enero de 1999 y está conformada por:
Director De Control Interno
Asistente Profesional Gestión
Revisores II
Secretaria
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Propósito de la dirección de control interno
Establecer el camino para actuar en busca de la calidad
Fomentar la cultura del control
Actividades planeadas y oportunas dirigidas a todas las áreas de
Mecanismo para garantizar que se cumpla el control interno
Control preventivo
Garantizar el adecuado manejo de los recursos a través de la buena
administración, el uso racional y la prevención de riesgos para asegurar el
funcionamiento de la entidad.
Velar por que la estructura orgánica sea flexible, funcional y con un curso
humano altamente capacitado y optimizado, buscando que la entidad establezca
la estructura que le permite cumplir con sus objetivos.
Control ejecutivo
Es el autocontrol que cada uno de los funcionarios debe ejercer, desde la parte
administrativa hasta la operativa y personal, garantizando la correcta ejecución
de las actividades.
Control evaluativo
Analiza el cumplimento de los objetivos a través de la evaluación del sistema y
toma de medidas correctivas garantizando el cumplimiento de la misión.
Control verificado
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Determina la eficiencia y eficacia del sistema de control, demostrando el
cumplimiento y efectividad del sistema.
6. TEORIAS Y MODELOS
Consideramos que nuestra organización escogida, la Empresa Ibaguereña de
Acueducto y Alcantarillado IBAL S.A. E.S.P. OFICIAL, aplica la teoría general de
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sistemas, y la clasificamos dentro de los sistemas físicos o concretos en cuanto a
su constitución y abiertos en cuento a su naturaleza.
Según la información obtenida durante las clases y basándonos en lo siguiente:
6.1TEORIA DE LOS SISTEMAS
La teoría de los sistemas es un ramo específico de la teoría general de sistemas.
Se entiende por sistema el conjunto de diferentes partes que interactúan entre sí y
están a su vez delimitadas de lo externo. Al trasladar este modelo a las
organizaciones, se encuentran factores y características específicas.
Existe una gran variedad de sistemas y una amplia gama de tipologías para
clasificarlos, de acuerdo con ciertas características básicas:
En cuanto a su constitución: Sistemas físicos o concretos, cuando están
compuestos por equipos, por maquinaría y por objetos y cosas reales.
Pueden ser descritos en términos cuantitativos de desempeño. Sistemas
abstractos, cuando están compuestos por conceptos, planes, hipótesis
e ideas.
En cuanto a su naturaleza: Cerrados, son los sistemas que no presentan
intercambio con el medio ambiente que los rodea, pues son herméticos a
cualquier influencia ambiental. Abiertos, son los sistemas que presentan
relaciones de intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas.
Los sistemas abiertos intercambian materia y energía regularmente con el
medio ambiente. Son eminentemente adaptativos, esto es, para sobrevivir
deben reajustarse constantemente a las condiciones del medio.
También se puede afirmar que maneja el modelo administrativo autocrático.
Según la información obtenida durante las clases y basándonos en lo siguiente:
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IBAL S.A. E.S.P. OFICIAL
6.2 MODELO ADMINISTRATIVO AUTOCRATICO
Fue el modelo prevaleciente en la Revolución Industrial. Este modelo depende del poder. Quienes ocupan el mando deben poseer poder suficiente para ordenar, lo que significa que el empleado que no cumpla ordenes será sancionado.
En un entorno autocrático la orientación apunta a la autoridad oficial formal y la dirección cree saber que es lo mejor y está convencida que la obligación de los empleados es cumplir órdenes, es decir que estos deben ser dirigidos, persuadidos y empujados a alcanzar cierto nivel de desempeño y limitados a obedecer órdenes.
Esta visión deriva en un estricto control de empleados, el modelo autocrático resulto deleznable debido a brutales y agotadoras tareas físicas y condiciones de insalubridad, indigencia y peligro, en estas condiciones autocráticas los empleados se dirigen a su vez a la obediencia al jefe y no al respeto por este.
El modelo constituye un medio muy útil para el efectivo cumplimiento del trabajo del método aceptable para la determinación del comportamiento de los administradores. La fuerza combinada de los conocimientos sobre la necesidad de los empleados y de los cambios que ocurren, los valores sociales, dio al reconocimiento que existen mejores maneras de administrar los sistemas organizacionales.
BIBLIOGRAFIA
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IBAL S.A. E.S.P. OFICIAL
o INFORMACION SOBRE LA EMPRESA IBAL S.A. E.S.P. OFICIAL
[Documento en línea] Recuperado de http://www.ibal.gov.co/
o MODELOS ADMINISTRATIVOS [Documento en línea] Recuperado de
http://modelosadministrativos-unesr.blogspot.com /
o MODELOS ADMINISTRATIVOS [Documento en línea] Recuperado de
http:// es.slideshare.net/wservigna/modelos-administrativos-17295974?
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o MODELOS ADMINISTRATIVOS [Documento en línea] Recuperado de
http :// es.slideshare.net/Riczay/modelos-administrativos-13437848?
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