Trabajo final

UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA

POST GRADO FIC-UNI

MAESTRÍA EN GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA CONSTRUCCIÓN

CURSO : ADMINISTRACIÓN DE

EMPRESAS CONSTRUCTORAS (GAC – 08)

TEMA : ANALISIS DE UNA EMPRESA : SUB

GERENCIA DE OBRAS DEL GOBIERNO REGIONAL

DOCENTE : MBA. ALFREDO LUIS VASQUEZ ESPINOZA

INTEGRANTES:

1. KARINA LUZ HUAMAN LAURENTE

2. RAFAEL LAURA ROJAS

Setiembre 2010

INDICE

1. ASPECTOS GENERALES 1.1 Presentación1.2 Datos de la Institución

2. ANALISIS DEL AREA DE LA SUBGERENCIA DE OBRAS2.1 PLANEAMIENTO

2.1.1 MISIÓN2.1.2 VISION2.1.3 DIAGNOSTICO INSTITUCIONAL2.1.4 ANÁLISIS FODAFACTORES INTERNOSFORTALEZASDEBILIDADESFACTORES EXTERNOSOPORTUNIDADESAMENAZAS2.1.5 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Y METAS ESTRATÉGICASOBJETIVOS ESTRATÉGICOSMETAS ESTRATÉGICAS 2.1.6 METAS

2.2 ORGANIZACIÓN2.2.1 DISEÑO Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL2.2.2 PODER Y DISTRIBUCION DE AUTORIDAD2.2.3 ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS

2.3 DIRECCION2.3.1 MOTIVACION2.3.2 LIDERAZGO2.3.3 EQUIPOS Y TRABAJO EN EQUIPO2.3.4 COMUNICACIÓN Y NEGOCIACION

2.4 CONTROL: 2.4.1 SISTEMAS DE INFORMACION,

3. CONCLUSIONES

4. RECOMENDACIONES

ANALISIS DE GESTION DE LA GERENCIA REGIONAL DE

INFRAESTRUCTURA – SUB GERENCIA DE OBRAS DEL GOBIERNO

REGIONAL DE AYACUCHO.

1. ASPECTOS GENERALES

1.1 Presentación:

La Región Ayacucho, es un órgano público autónomo, con decisiones

Políticas, Técnicas, Económicas y Administrativas, el ejercicio de

sus funciones es la de Promover, Orientar y Supervisar la Ejecución

de Estudios y Proyectos y/u Obras de Inversión Pública, orientados

a generar condiciones para el desarrollo y bienestar de la población

en el ámbito jurisdiccional de la Región, priorizando los aspectos

relativos a mejorar la calidad de vida de la población y ventajas

competitivas; dentro de ese contexto la Sub Gerencia de Obras viene

cumpliendo sus funciones en base al Reglamento de Organización y

Funciones aprobado mediante Ordenanza Regional N° 031 - 2005-

GRA/CR, del 11 de Julio del 2005

Siendo la Sub Gerencia de Obras, conforme a la estructura orgánica

de la Región Ayacucho, un órgano de línea, dependiente de la Gerencia

Regional de Infraestructura, trabaja en base a un Plan Operativo

Institucional, con la finalidad de armonizar la utilización de los recursos

disponibles, para lograr los objetivos y metas institucionales.

El Plan Operativo Institucional, asegura que los directivos puedan

tomar las decisiones en forma racional, oportuna y coherente, en relación

a sus funciones definidas; y que los recursos humanos, financieros y

materiales guarden relación con las actividades y metas programadas.

La Sub Gerencia de Obras, es la responsable de realizar la ejecución

de obras por Administración Directa, como también procesar las

liquidaciones físicas de las mismas a nivel de la Región.

1.3 Datos de la Institución:

Numero de RUC : 20452393493

Tipo de Contribuyente : Gobierno Regional, Local

Fecha de Inscripción : 09/01/2003

Fecha de Inicio de Actividades : 01/01/2003

Estado de Contribuyente : Activo

Condición de Contribuyente : Habido

Dirección del Domicilio Fiscal : Jr. Callao Nro. 122 Ayacucho-

Huamanga-

Ayacucho.

Actividad Económica : Activ. Administ. Publica en

General.

5. ANALISIS DEL AREA DE LA SUBGERENCIA DE OBRAS

2.5 PLANEAMIENTO

La Subgerencia de obras como unidad estructurada de la Gerencia

Regional de Infraestructura, para cumplir con sus objetivos y metas, trabaja

en base a un plan operativo institucional que tiene los siguientes

componentes:

2.1.1 MISIÓN

“Organizar y conducir la gestión pública regional en forma

transparente, efectiva y descentralizada, con lineamientos de política

efectiva para planificar y promover el desarrollo integral sostenible;

priorizando la integración vial y la reactivación del aparato productivo,

orientado a mejorar la calidad de vida de la población en un marco de

identidad cultural, con igualdad de oportunidades y uso racional de los

recursos en armonía con las políticas nacionales y sectoriales, con la

participación de las instituciones públicas, privadas y la sociedad civil”.

La Sub Gerencia de Obras, tiene por misión apoyar e impulsar el

desarrollo de la Región, mediante la ejecución de obras de

Infraestructura Económica Social, para mejorar las condiciones de vida

de los pobladores.

Bajo este contexto, participa en forma coordinada en la programación

de obras a ejecutarse en cada ejercicio presupuestal en los diferentes

sectores; los mismos que serán priorizados en zonas de extrema

pobreza.

2.1.3 VISION

“El Gobierno Regional de Ayacucho es una institución solidamente

estructurada, con identidad propia, que cuenta con recursos humanos

calificados e integrados y con un nivel tecnológico moderno, para ofrecer

servicios de calidad a la comunidad contribuyendo a la reducción de los

niveles de pobreza, afianzando el proceso de descentralización y generando

oportunidades de inversión y de alternativa económica”.

La Sub Gerencia de Obras, es líder en promover e impulsar el

desarrollo integral y sostenido de la Región Ayacucho mediante la ejecución

de obras que están orientadas a mejorar las condiciones de la calidad

de vida en atención a las demandas de los pueblos más necesitados,

con un personal de planta capacitado y calificado, en forma eficaz y

eficiente.

2.1.3 DIAGNOSTICO INSTITUCIONAL

La Sub Gerencia de Obras cuenta con escasos recursos

económicos para la ejecución de obras a nivel de la Región, muestra

de ello es la demora en la culminación y entrega de las obras a los

beneficiarios. Pues se requiere de una mayor asignación de recursos

y de esta manera promover e impulsar el desarrollo sostenido,

integral y armónico de la Región.

El personal de la Sub Gerencia de Obras no cuenta con una

adecuada infraestructura y el apoyo logístico adecuado, que

permitan un mejor rendimiento en los trabajos encomendados.

No se tiene implementado con personal profesional en las

distintas especialidades (Civil, Arquitectura, Geología, etc) de acuerdo

a las necesidades que la Institución debe atender.

Se cuenta con un Plan de Desarrollo Regional, pero es necesario

realizar una adecuada Planificación en la ejecución de las metas y

actividades a nivel de la Región, con la finalidad de no generar

duplicidad en las funciones y presupuestos, entre las instituciones

públicas y los gobiernos locales, con la finalidad de optimizar los

escasos recursos que cuenta la Región.

2.1.4 ANÁLISIS FODA

FACTORES INTERNOS

FORTALEZAS

Fortalezas para aprovechar

1. Se cuenta con Recurso Humano medianamente capacitado,

motivado e identificado con el desarrollo Regional.

2. Participación, comunicación e interrelación multisectorial e

institucional.

3. Se cuenta con el Marco Legal que promociona los Proyectos de

Inversión.

4. Es posible la inserción al sistema informativo e Internet.

5. Se cuenta con innovación de equipos modernos para el GIS

(Sistema de Información Gerencial) y GPS (Sistema de

Posicionamiento Geográfico) navegadores.

6. Presencia permanente en el medio urbano y rural con la ejecución

de proyectos y/u obras según las necesidades de la población.

DEBILIDADES

Debilidades para superar.

1. Infraestructura y equipos inadecuado e insuficiente para el

personal que labora en la Sub Gerencia.

2. Ausencia de un plan especifico institucional de capacitación

especializada permanente para el personal del Gobierno Regional

Ayacucho.

3. Escaso acceso al Sistema de Información e Internet.

4. Limitación presupuestaria para la contratación de recursos

humanos, adquisición de equipos de cómputo modernos para el

personal que labora y mantenimiento de los existentes.

5. Limitada asignación presupuestaria para las obras de inversión, no

pudiéndose atender los requerimientos de la población.

6. Gestión Administrativa y logístico deficiente, teniéndose en cuenta

que los requerimientos realizados para el cumplimiento de las metas

son entregados en forma inoportuna, perjudicándose el normal

desarrollo de las metas, con el riesgo de las reversiones de fondos al

Tesoro Público.

7. Incongruente sistema de gestión tanto en la formulación,

administración, ejecución, seguimiento y evaluación de los

presupuestos.

8. Deficiente articulación vial y accesibilidad a centros poblados.

FACTORES EXTERNOS

OPORTUNIDADES

Oportunidades para aprovechar

1. Participación de la población en el desarrollo.

2. Acceso a la Cooperación Técnica Internacional.

3. Mercado laboral propicio y consolidación de la paz en la Región.

4. Inserción en la globalización.

5. Acceso a las informaciones para la toma de decisiones.

6. Política fiscal equilibrada.

7. Desarrollo tecnológico en difusión e innovaciones.

AMENAZAS

Amenazas para superar

1. Recorte presupuestal por parte del Gobierno

2. Inestabilidad de la Administración en la gestión

3. Situación coyuntural de la vida política del país

4. Costumbres culturales y sociales que no permiten apertura a los

cambios

de gestión y globalización.

5. Efectos del probable fenómeno de El Niño o cambios

climatológicos y geodinámicos (desastre natural).

6. Crecimiento poblacional y migraciones

7. Explotación irracional de los recursos naturales

2.1.5 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Y METAS ESTRATÉGICAS

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

1.- PROGRAMA: FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL

Elevar las capacidades técnicas y administrativas del recurso

humano para una efectiva calidad de servicio hacia la comunidad.

2.- PROGRAMA: GESTION PUBLICA

Lograr una administración eficiente y eficaz de los recursos para el

logro de los objetivos y metas regionales.

Promover los valores éticos de convivencia pacífica, que luche

contra la corrupción y resalte la interculturalidad y la reafirmación

de la paz social.

3.- PROGRAMA: DESARROLLO ECONOMICO

Fortalecer, modernizar y reactivar las actividades economizas de

la Región.

Consolidar la integración económica social de la Región, a través

del desarrollo de micro cuencas y corredores económicos que

impulsen las actividades productivas y comerciales.

4.- PROGRAMA: DESARROLLO SOCIAL

Promover la equidad social y la igualdad de oportunidades de la

mujer, los jóvenes y niños.

Incrementar el acceso y mejora de la calidad educativa, con

énfasis en el área rural reduciendo la tasa de analfabetismo.

Contribuir a mejorar la oferta de los servicios de salud en el medio

rural e el marco de una política preventiva y promocional de la

salud.

5.- PROGRAMA: RECURSOS NATURALES Y MEDIO AMBIENTE

Conservar y garantizar la seguridad física y ambiental de la

población.

Desarrollar estrategias de conservación de los recursos naturales

promoviendo su identificación y uso sostenible, fomentando la

creación de áreas protegidas.

Implementar un sistema de prevención y protección de la

población frente a los desastres naturales.

METAS ESTRATÉGICAS

1. Mejorar la calidad y capacidad operativa de la institución.

2. Desarrollar las capacidades humanas e implementar con

tecnología moderna.

3. Profundizar el proceso de descentralización y regionalización.

4. Mejorar y construir la red vial regional para insertar productores

con el mercado local y regional.

5. Ampliar la frontera agrícola, con construcción, mejoramiento y

ampliación de infraestructura de riego; así mismo tecnificar la

producción.

6. Mejorar y conservar la infraestructura turística, con la ejecución de

proyectos de puesta en valor del recurso turístico.

7. Lograr mejorar la atención con servicios básicos a la población.

8. Implementación y equipamiento de los servicios de educación y

salud.

9. Preservar y conservar la flora y fauna.

10. Incrementar y mejorar la producción frutícola tecnificada

11. Preservación, conservación del medio ambiente y prevención

de desastres.

12. Atender situaciones de emergencia ocurridos por fenómenos

naturales

13. Dotar de una infraestructura educativa en el ámbito regional,

así como de equipo adecuado, complementado con la alimentación

por parte de instituciones de gobierno para la población escolar en

riesgo.

14. Mejorar y ampliar la infraestructura de saneamiento básico, en

zonas urbano marginales con elevada concentración poblacional

15. Construcción y modernización de hospitales, posta médica y

establecimientos de salud.

16. Propiciar la construcción, mejoramiento, rehabilitación y

mantenimiento de carreteras con la participación efectiva de los

propios beneficiarios.

17. En general ejecutar proyectos que están considerados en el

Presupuesto Participativo, Plan de Desarrollo Regional Concertado,

Programa de Inversiones y el Programa Multianual de Inversión

Pública.

2.1.6 METAS

RESUMEN DE LA RELACION DE PROYECTOS DE INVERSION

PUBLICA DE 2007 A 2010 A NIVEL DE PREINVERSION.

2.6 ORGANIZACIÓN

Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, entre los

miembros de una organización, de tal manera que estos puedan

alcanzar las metas de la organización.

2.2.1 DISEÑO Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

SUB GERENCIA DE OBRAS, que está adscrita a la Gerencia Regional

de Infraestructura que viene a ser un órgano de línea del Gobierno

Regional de Ayacucho, cuyas funciones de acuerdo al Reglamento de

Organización y Funciones del Gobierno Regional son las siguientes:

a. Dirigir, monitorear y supervisar la ejecución de proyectos de

inversión pública comprendidos en el programa anual, que se

ejecutan por la modalidad de administración o indirecta

(encargo y contrata) con arreglo a la normatividad vigente.

b. Ejecutar la liquidación técnica oportuna, resultante de la

ejecución de los proyectos de inversión conforme a la

legislación vigente.

c. Sistematizar el proceso de archivo y mantener actualizada la

documentación técnica de las obras a su cargo.

d. Participar en la formulación de bases, términos de referencia y

documentación necesaria para la ejecución, supervisión y

liquidación de obras.

e. Prestar asistencia técnica en temas de su competencia a los

órganos desconcentrados, gobiernos locales, comunidades y

otras entidades según necesidad y capacidad operativa.

f. Elaborar y reportar la información mensual y trimestral del

avance físico financiero de proyectos y/o obras en ejecución;

para el sistema operativo de seguimiento y monitoreo

institucional.

g. Elaborar y reportar la información física y financiera de los

proyectos ejecutados para la liquidación técnica – financiera.

h. Elaborar los cuadros analíticos mensuales de requerimiento de

los gastos que ocasionara ejecutar y lograr las metas a su

cargo.

i. Realizar y controlar la recepción y/o transferencia de obras.

j. Otras funciones que le sean asignadas por la Gerencia Regional

de Infraestructura.

La estructura orgánica funcional del Gobierno Regional es la

siguiente:

ESTRUCTURA ORGANICA FUNCIONAL

PRESIDENCIA

VICEPRESIDENCIA

GERENCIA GENERAL

GERENCIA REGIONAL DE INFRAESTRUCTURA

SUB GERENCIA DE OBRAS

DESCRIPCION DE CARGO

1. DIRECTOR PROGRAMA SECTORIAL II.- Sus funciones especificas

son:

Dirigir, coordinar, y supervisar las actividades técnico-administrativas

de la

Subgerencia de Obras.

Elaborar informes técnicos de Obras.

Coordinar para la determinación de las modalidades de ejecución de

Obras.

Planificar y supervisar la ejecución de Obras

Conducir la formulación de normas, procedimientos y directivas, para

la ejecución de obras.

SUB GERENTE DE OBRAS

INGENIERO IV

INGENIERO III

ASIST.EN SERVIC. INFRAEST. II

INGENIERO II

TECNICO. EN INGENIERIA II.

SECRETARIA

Dirigir y disponer la formulación de documentos de carácter técnico y

someterlo para su aprobación.

Asesorar a los órganos estructurados de la Región en el área de su

competencia.

Otras funciones que le sean asignadas por el Gerente Regional.

2. INGENIERO IV.- Sus funciones específicas son:

Planificar, dirigir y supervisar programas de estudio, investigaciones e

inversiones de obras de ingeniería.

Estudiar e informar sobre solicitudes de importación de maquinaria

de equipos y materiales.

Inspeccionar y evaluar periódicamente el desarrollo de planes,

proyectos y programas de ingeniería formulando recomendaciones

técnicas.

Participar en la elaboración de Planes Regionales de promoción y

desarrollo de obras de ingeniería.

Realizar inspecciones a obras de infraestructura Económica y Social.

Programar, supervisar y asesorar trabajos de investigación científica y

tecnológica.

Elaborar proyectos de Ingeniería para el desarrollo de infraestructura

económica y social.

Elaborar e impartir normas y directivas para el desarrollo de

programas de irrigación, infraestructura y otros.

Asesorar en asuntos de ingeniería.

Otras funciones que le sean asignadas por el Subgerente.

3. INGENIERO III.- Sus funciones específicas son:

Programar, supervisar y asesorar trabajos de investigación

científica y tecnológica.

Elaborar e impartir normas y directivas para el desarrollo de

programas de irrigación, minera, petróleo, electrónico mecánica,

sanitaria, geológica y otros.

Racionalizar y sistematizar procedimientos para estudios y ejecución

de proyectos de ingeniería.

Realizar investigaciones de laboratorio sobre resistencia de suelos,

rendimiento de maquinarias, materiales y otros. Estableciendo sus

costos.

Estudiar y planear la explotación de obras y proyectos de inversión en

programas de ingeniería especializada.

Proponer nuevas técnicas de ejecución de mantenimiento de obras,

maquinarias, vehículos y otros.

Realizar inspecciones de obras como plantas industriales, centros

mineros, obras de infraestructura y otros.


4. INGENIERO II.- Sus funciones específicas son:

Proyectar y dirigir obras de ingeniería.

Evaluar y recomendar proyectos de ingeniería en sus diversas fases.

Estudiar y analizar presupuestos de proyectos de obras,

estableciendo prioridades en su ejecución.

Formular proyectos de inversión para la ejecución de programas de

ingeniería.

Programar y realizar estudios de investigación de obras de ingeniería.

Ejecución de obras por Administración Directa, Encargo y Contrata.

Presentar programas de construcción, reconstrucción, ampliación y

reequipamiento de talleres mantenimiento y otros.

Evaluar el avance físico-financiero de obras.

Preparar análisis evaluativos de estudios técnicos.

Efectuar visitas técnicas


5. ASISTENTE EN SERVICIOS DE INFRAESTRUCTURA II.- Sus

funciones

Específicas son:

Analizar normas técnicas y proponer mejoras de

procedimientos.

Estudiar y emitir opinión técnica sobre obras de ingeniería.

Ejecutar proyectos y programas de ingeniería.

Calcular y/o diseñar estructuras, planos y especificaciones de

proyectos y obras.

Participar en estudios de factibilidad de obras e inversiones.

Elaborar presupuestos de valorizaciones, cotizaciones de obras y

equipos, así como las bases de licitaciones.

Efectuar delimitaciones, tasaciones y otras acciones similares en

extensiones de terreno.

Apoyar en la elaboración de proyectos de normas y reglamentos

sobre desarrollo, explotación y concesiones de obras de ingeniería.

Apoyar en la elaboración de proyectos de Ingeniería.

Otras funciones que le sean asignadas por el subgerente.

6. TECNICO EN INGENIERIA II.- Sus funciones especificas son:

Participar en la elaboración de presupuestos de valorización;

cotizaciones de obras y proyectos.

Verificar el equipo y/o material a utilizarse en los estudios de campo y

en las inspecciones técnicas relativas a la seguridad en ingeniería.

Realizar cálculos y/o diseños preliminares de estructuras, planos y

especificaciones de obras y proyectos

Apoyar la programación y ejecución del control geofísico en

coordinación con otras entidades públicas.

Puede corresponderle efectuar trabajos de mantenimiento preventivo

y correctivo de equipo de investigación.

Ejecución de obras de menor envergadura.


7. TECNICO EN INGENIERIA II.- Sus funciones especificas son:

Ejecutar cálculos para trabajos de ingeniería.

Realizar análisis preliminares de la información a utilizarse en

programas de ingeniería.

Realizar cálculos variados de ingeniería para la adquisición de

materiales.

Puede corresponderle efectuar el análisis inicial de resistencia de

suelos, confeccionar maquetas y10 gráficos planos.

Recopilar datos técnicos para estudio de ingeniería de campo y/o

gabinete.

Apoyar en la formulación de expedientes técnicos.

Verificar el equipo y/o material a utilizarse en los estudios de campo y

en las inspecciones técnicas relativas a la seguridad en ingeniería.


8. SECRETARIA I.- Sus funciones especificas son:

Recibir, clasificar, registrar, distribuir y archivar la documentación de

la oficina.

Tomar dictado taquigráfico y mecanografiar documentos variados.

Redactar documentos de acuerdo a instrucciones específicas.

Organizar y coordinar las audiencias, citaciones, reuniones,

certámenes y preparar la documentación para la firma respectiva del

Subgerente.

Intervenir con criterio en la redacción de documentos administrativos

de acuerdo a indicaciones generales.

Organizar el control y seguimiento de los expedientes que ingresan a

la Subgerencia, preparando periódicamente los informes de situación,

utilizando sistemas de cómputo.

Atender y orientar al público sobre los servicios que presta la

Subgerencia y el G.R. Ayacucho.

Atender llamadas telefónicas, fax, correo electrónico.

Mantener actualizado el archivo de la Subgerencia

Recepcionar, clasificar, registrar, distribuir y archivar la

documentación que ingresa a la Subgerencia

Otras funciones que le sean asignadas por el subgerente.

2.2.2 PODER Y DISTRIBUCION DE AUTORIDAD

Como se puede apreciar en el grafico anterior, en la organización la

autoridad es ejercida por el Sub Gerente de Obras, no obstante no es la

única persona que ejerce influencia, en algunos casos los empleados dicen

o hacen cosas que influyen en el Sub Gerente, además la población es una

de las partes que ejerce poder en la toma de algunas decisiones, asimismo

existe influencias de carácter político.

2.2.3 ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS

La Sub Gerencia de Obras del Gobierno Regional cuenta con Recurso

Humano, principalmente el nombrado que con algunas excepciones no

cumple con el perfil requerido para las necesidades que requieren ser

atendidas, es decir la ejecución de obras, el personal nombrado esta

constituido por profesionales de diferentes ramas de la ingeniería, como es

Ingenieros químicos, mineros y agrónomos, que desempeñan funciones que

le corresponden a profesionales de la rama de Ing. Civil, Arquitectura,

Geología, Ing. sanitaria, Ing. eléctrica etc., estas carencias con cubiertas con

personal contratado. Esta situación deberá ser revertida en el futuro si se

quiere lograr resultados satisfactorios en la ejecución de las obras y tener el

personal indicado.

Para lo cual el Gobierno Regional deberá elaborar planes para el personal

que necesitara la entidad, en este caso la Sub Gerencia de Obras, en el

futuro, de acuerdo al perfil profesional requerido, asimismo deberá elaborar

programas de selección, programas de capacitación, programas de

desarrollo, es necesario implementar en estos programas temas adecuados

tanto para los técnicos como para los gerentes, ya que los primeros

requieren capacitación para desarrollar las habilidades técnicas, mientras

que los gerentes requieren capacitación en habilidades conceptuales y

relaciones humanas, que es una de las falencias que se observa en general

en el personal que desempeñan el rol de gerentes y sub gerentes, ya que

estos puestos son cubiertos con técnicos que tienen poca o nula formación

en relaciones humanas.

PROCESO DE LA ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS

2.7 DIRECCION, dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados

para que realicen las tareas esenciales.

La Sub Gerencia de Obras está a cargo de un funcionario, que es el

responsable de influir y motivar a los empleados.

2.3.1 MOTIVACION, motivación es el proceso administrativo que

consiste en influir en la conducta de las personas, basado en el

conocimiento de “que hace que la gente funcione”; basado en los

principios que la motivación es buena, interviene en el desempeño

personal, que se debe reponer periódicamente, permite ordenar las

Planificación de los Recursos Humanos

Reclutamiento Selección

Capacitación y desarrollo

Socialización u orientación

Evaluación del Desempeño

Ascensos, transferencias, descensos y despidos.

relaciones laborales en las organizaciones, dentro de este aspecto

sería necesario resaltar la teoría de la jerarquía de necesidades

de Maslow, que es una de las teorías mas estudiadas de la

motivación:

PIRAMIDE DE MASLOW QUE REPRESENTA LA JERARQUIA DE LAS

NECESIDADES

Una conclusión de la teoría de Maslow es que los empleados primero

necesitan un salario suficiente para alimentar, cobijar y proteger a

sus familiares y los suyos satisfactoriamente, así como un ambiente

laboral seguro. A continuación se deben satisfacer sus necesidades

de seguridad – seguridad de empleo, ausencia de coacciones y trato

arbitrario y reglamentos definidos con claridad. A continuación los

gerentes podrán ofrecer incentivos diseñados para dar a los

empleados autoestima, sentimientos de pertenencia u oportunidades

de crecimiento. Esta teoría afirma que cuando todas las necesidades

han quedado debidamente satisfechas, los empleados estarán más

motivados por la necesidad de autorrealización, buscaran en su

trabajo el significado y el crecimiento personal y trataran de tener en

forma activa otras responsabilidades, pero hay que tener en claro que

las diferencias individuales son muy grandes en este nivel, algunas

personas piensan que producir un trabajo de gran calidad representa

el medio para realizarse, mientras que para otras el desarrollo de

ideas creativas y útiles cumple la misma necesidad, por tanto es

importante que el gerente del área conozca las diferentes

necesidades de autorrealización de sus empleados y de esta manera

usar enfoques que permitan propiciar que los empleados alcancen las

metas personales y las de la organización.

Es éste uno de los puntos débiles que se ha observado en la Sub

Gerencia de obras, pues el personal carece de motivación, una de las

razones más sentidas es que el salario no es satisfactorio, por tanto

sus necesidades fisiológicas y de seguridad no están satisfechas por

ende no es posible que los empleados se preocupen por la necesidad

de autorrealización, en el caso de los nombrados, y en el caso de

personal contratado este busca la manera de incrementar sus

ingresos optando por actividades paralelas.

2.3.2 LIDERAZGO

El liderazgo es un tema importante para los gerentes debido al papel

central que los líderes desempeñan en la efectividad del grupo y de la

organización. El liderazgo es el proceso para influir en las actividades

laborales de los miembros del grupo y de dirigirlas. La capacidad para

motivar es un elemento crítico del liderazgo, mientras que el punto

focal de la gerencia es planificar y administrar.

Uno de los problemas identificados en el Gobierno Regional y en las

entidades públicas en general es la falta de liderazgo de las personas

que ocupan cargos de Gerentes y Sub Gerentes, lo cual repercute en

el grado de motivación y desempeño de los empleados.

Es cierto que el liderazgo guarda gran relación con las actividades

administrativas, siendo el primero muy importante para las segundas,

pero el concepto de liderazgo no es lo mismo que el de la

administración, por lo que algunos autores señalan que hay

organizaciones que están sobreadministradas y sublideradas, una

persona puede ser un gerente eficaz, buen planificador y

administrador justo y organizado, pero carente de las habilidades de

líder para motivar, desatar el entusiasmo y la devoción, o viceversa.

2.3.3 EQUIPOS Y TRABAJO EN EQUIPO

Un equipo está definido como dos o más personas que interactúan e

influyen entre si con un propósito de alcanzar un objetivo común. En

las organizaciones han existido dese siempre dos tipos de equipos:

los formales y los informales, los equipos o grupos formales son

aquellos creados pos los gerentes o sub gerentes deliberadamente

con el propósito de encargarles tareas especificas que le sirven a la

organización para alcanzar sus metas; los grupos informales sin

embargo son aquellos grupos que se forman de manera informal para

satisfacer las necesidades humanas de amistad, apoyo y seguridad,

entre personas que tienen contacto de manera regular.

En el caso de la Sub Gerencia de Obras del Gobierno Regional, se

identificaron los dos tipos de equipos, como en la mayoría de las

organizaciones, frente a lo cual el gobierno regional a través de sus

gerentes y subgerentes debe buscar mecanismos para guiar, sin

dominar, las actividades del grupo, ya que este constituye un factor

muy importante para alcanzar el éxito con el trabajo en equipo, una

de las sugerencias planteadas seria elaborar procedimientos formales

para las juntas y lineamientos para los lideres y los miembros del

grupo. Otro aspecto que se identifico son los conflictos que se

presentan y alteran a los grupos, varios autores señalan que los

conflictos son normales y naturales cuando personas diferentes

tratan de actuar de manera integrada, por tanto es necesario

entender estos procesos y aprovechar los conflictos en forma

creativa.

2.3.4 COMUNICACIÓN Y NEGOCIACION

La forma de comunicación es un aspecto muy importante dentro de

una organización, principalmente para los gerentes y sub gerentes

puesto que les permite realizar las funciones de planificación, la

organización, la dirección y el control, por tanto la comunicación

principalmente la comunicación oral, ocupa gran parte del tiempo

laboral de los gerentes.

En la Sub Gerencia de Obras se ha podido observar que existen

obstáculos para una comunicación efectiva entre los miembros de la

organización, debido a factores como son las diferencias de

percepción, diferencias de lenguaje, elementos emocionales,

incongruencias entre la comunicación verbal y la no verbal, muchos

de estos obstáculos se pueden superar usando un lenguaje sencillo y

directo, tratando de establecer empatía con el receptor, evitando

distracciones, teniendo conciencia de las emociones y la conducta no

verbal de uno, otro aspecto que no permite una adecuada

comunicación es la comunicación vertical, la comunicación lateral

mejora la coordinación y solución de problemas y fomenta la

satisfacción de los empleados.

Otro aspecto importante a tener en cuenta es tener gerentes con

habilidades de comunicación que le permita manejar conflictos, y

negociar adecuadamente, es decir los procesos transactivos, tres son

los elementos de la negociación, conflicto de intereses, falta de reglas

fijas para resolver conflictos y la voluntad para buscar un arreglo en

lugar de pelear o romper la comunicación, por tanto la negociación

requiere de cierta cantidad de confianza y deseo de comunicarse.

2.8 CONTROL: es el proceso para asegurar que las actividades reales se

ajusten a las actividades planificadas. Todas las organizaciones

utilizan procedimientos de control para asegurarse de que están

avanzando satisfactoriamente hacia sus metas y evaluar si se están

usando adecuadamente sus recursos, es decir de manera eficiente.

El control sirve al gerente para monitorear la eficacia de sus

actividades de planificación, organización y dirección. Una parte

esencial del proceso de control consiste en tomar medidas

correctivas que se requieren.

En la Sub Gerencia de Obras del Gobierno Regional en el proceso de

planificación se establecieron las metas y objetivos, pero en muchos

casos no están definidos en términos claros y medibles, por ejemplo

se contempla la capacitación del personal, pero no se establece los

temas de capacitación, los periodos y qué hacer para alcanzar estas

metas, lo cual no permite tener un control adecuado y medir los

resultados.

Por tanto se recomienda el siguiente flujograma para poder

realizar el control de las actividades desarrolladas en la Sub

Gerencia de Obras del Gobierno Regional:

Se debe buscar mecanismos para diseñar sistemas de control que

ofrezcan retroalimentación en forma oportuna y económica, que sea

aceptable para los miembros de la organización, es decir se tiene que

tener cuidado al determinar que controlar y con que frecuencia se

debe medir el avance, al tratar de controlar demasiados aspectos y/o

elementos de las operaciones de manera muy estricta, se puede

fastidiar y desmoralizar a los empleados, frustrar a sus gerentes y

desperdiciar valioso tiempo, energía y dinero, por lo que se tendrá

que bastante cuidado de escoger y áreas a ser medidos.

2.4.1 SISTEMAS DE INFORMACION, La buena planificación, toma

de decisiones y control dependen de la administración eficaz de la

información por medio de sistemas de información administrativa, es

decir sistemas de información computarizado usado para reunir,

guardar, organizar y distribuir información a los gerentes, la

información en toda organización esta considerada, cada vez con

mayor frecuencia, como uno de los activos más valiosos.

La información es más valiosa de acuerdo a su calidad, oportunidad,

cantidad y relevancia para la administración. Las necesidades de

información varian de acuerdo a quien las requiera los técnicos

requieren información mas frecuente y muy detallada, la alta

gerencia requiere información muy resumida y dirigida a a identificar

tendencias generales y resultados globales.

Establecer normas y métodos para medir el

desempeño

Medir el desempeño

Se ciñe el desempeño

a las normas

Tomar medidas correctivas y

volver a evaluar las normas

No hacer nada

No

Si

6. CONCLUSIONES

El Gobierno Regional de Ayacucho ejecuta sus proyectos de

Inversión Pública de interés institucional a través de la

Subgerencia de Obras la cual cuenta con personal técnico y

admistrativo, que hace lo posible de llevar adelante las

ejecuciones, a pesar de las limitaciones presupuestales para

inversión, logística y recurso humano.

La Subgerencia de Obras cada año actualiza su Plan Operativo

Institucional, a través de un análisis FODA, diagnostico de la

situación actual de la unidad estructurada, trazándose objetivos

y metas estratégicas que deben ser cumplidos en su totalidad.

La cual no es cumplido eficientemente en su totalidad por falta

de recurso económico, humano y tecnológico.

La metas trazadas en el plan estratégico institucional muchas

son alterados por decisiones políticas de la alta dirección.

El recurso humano de planta la mayoría son personal nombrado

que poco aporta por desconocimiento de las normas, directivas,

tecnologías de información referente a la ejecución de obras.

Uno de los problemas de bajo rendimiento del personal

nombrado es la falta de motivación, puesto que sus necesidades

básicas no están satisfechas, por lo que no se preocupan por

satisfacer la necesidad de autorrealización (realizar trabajos de

calidad, ideas creativas, etc).

Uno de los cuellos de botella más grande en la ejecución de las

obras por administración directa son los procesos de licitación y

adquisición de insumos (materiales, equipos y herramientas),

que hacen que las ejecuciones demoren y no se cumplan con

los plazos establecidos en los expedientes técnicos. Esto genera

ampliaciones de plazo en ejecución y presupuesto.

7. RECOMENDACIONES

Una de las recomendaciones es aumentar su presupuesto de

funcionamiento y meta, para llevar adelante adecuadamente las

ejecuciones, contratar personal técnico administrativo para

realizar la inspección, monitoreo del avance físico- financiero de las

obras.

Elaborar planes de capacitación y desarrollo para la selección

del personal.

Capacitar al personal técnico y administrativo de la unidad

estructurada en normatividad del SNIP, Presupuesto Público,

Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, Normas de

Contraloría General de la República y normas técnicas para

optimizar las ejecuciones.

Capacitar a los gerentes y subgerentes habilidades conceptuales

y relaciones humanas, liderazgo, técnicas de motivación.

Realizar una planificación adecuada para dar inicio a la obras en

el tiempo adecuado.

Trabajo final

Education

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