TOPIK PERENCANAAN 6 -...

SERI PELAJARAN POLITEKNIK – PENGANTAR MANAGEMENT

Laurens Ponggohong 6-1

HASIL BELAJAR

Setelah membaca topik ini, anda mampu :

Menjelaskan pengertian perencanaan

Menjelaskan arti pentingnya perencanaan

Membedakan antara perencanaan strategic dan

perencanaan operasional

Menyebutkan jenis-jenis perencanaan

TOPIK

6

PERENCANAAN



PENGERTIAN PERENCANAAN

Merencanakan berarti mengambil keputusan tentang apa yang akan

dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, kapan mengerjakannya, siapa yang akan

mengerjakannya dan bagaimana mengukur keberhasilan pelaksanaannya. Seperti

yang telah diuraikan pada topik terdahulu bahwa perencanaan merupakan suatu

proses yaitu suatu proses yang tidak mempunyai penyelesaian atau titik akhir.

Proses ini dimaksudkan untuk mendapatkan pemecahan. Selama

perencanaan masih dalam proses tidak dibatasi berapa jumlah perubahan sebelum

diambil keputusan akhir yang berupa rencana, sebab mungkin akan selalu

diadakan perubahan baik sistemnya maupun materinya. hal ini dipahami karena

adanya faktor ketidak pastian pada waktu yang akan datang yang selalu berubah.

Untuk mendapatkan suatu pemahaman tentang pengertian perencanaan maka

dapat dikemukakan beberapa pengertian perencanaan berikut ini.

Menurut G.R. Terry (1977), perencanaan meliputi tindakan memilih dan

menghubungkan fakta-fakta dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi

mengenai masa yang akan datang dalam hal memvisualiasasi serta merumuskan

aktivitas-aktivitas yang diusulkan dianggap perlu untuk mencapai hasil-hasil yang

diinginkan.

Dari pengertian tersebut dapat dikemukakan bahwa perencanaan efektif

didasarkan atas fakta-fakta, bukan atas emosi. Perencanaan merupakan pekerjaan

mental yang bersifat intelektual yang menyangkut pemilihan beberapa alternatif.

Garth N. Jone mengemukakan Planning is the process of selecting and

developing the best course to accomplish an objective. Artinya perencanaan

adalah proses pemilihan dan pengembangan dari tindakan yang paling

menguntungkan untuk mencapai tujuan. Dengan demikian, perencanaan selalu

mengandung 4 unsur, sebagai berikut :

a. Pemikiran yang rasional, terdapat dugaan atau perkiraan atau perhitungan

untuk masa yang akan datang.

b. Fakta-fakta yang objektif kebenarannya, bahwa pemikiran yang rasional itu

tidak atas dasar kelayakan belaka, akan tetapi berdasarkan fakta/data yang

objektif kebenarannya.

c. Sebagai persiapan atau tindakan pendahuluan untuk kegiatan masa yang akan

datang.

d. Goal atau tujuan.



ARTI PENTINGNYA PERENCANAAN

Perkembangan teknologi, dewasa ini telah membawa dampak yang sangat

berarti bagi perkembangan ilmu manajement, khususnya dalam bidang

perencanaan, dimana macam-macam tugas menjadi semakin kompleks, masa

depan semakin tidak pasti, dan banyak faktor berubah dengan cepat. Tanpa

membuat rencana, kita akan kehilangan kesempatan. Oleh sebab itu rencana harus

dibuat, karena rencana memberi alasan terhadap semua tindakan untuk mencapai

tujuan tertentu.

Dalam membuat rencana, banyak faktor mempengaruhi antara lain

:Perkembangan teknologi, perkembangan pendapatan masyarakat, perubahan

konsumsi masyarakat, kemajuan disektor telekomunikasi serta sektor-sektor lain,

memberikan banyak tantangan yang perlu dihadapi dan meningkatkan resiko.

Beban yang berat bagi perencana adalah tugas memperkecil resiko untuk

mendapatkan keuntungan-keuntungan dari adanya kesempatan.

Suatu rencana penting dan sangat diperlukan bagi suatu organisasi karena

beberapa alasan. (Sukanto Reksohadiprojo. 1983) :

a. Rencana dapat menghilangkan ketidak pastian masa datang dan dapat

meanggulangi perubahan, karena dengan rencana segala sesuatu yang tidak

pasti pada waktu yang akan datang telah diusahakan untuk dipersiapkan pada

sekarang sehingga orang telah siap sedia terhadap kemungkinan perubahan

yang timbul.

b. Dengan rencana, telah ditetapkan tujuan organisasi sehingga kegiatan dapat

diarahkan, sehingga orang terhindar dari sub optimasilasi.

c. Walaupun Rencana mungkin mahal, tetapi bila semua kegiatan dipusatkan

pada pencapaian tujuan, maka secara konsekwen akan lebih ekonomis dengan

biaya yang minimum.

d. Rencana merupakan dasar dari pengawasan. Tanpa rencana tidak mungkin

dilakukan pengawasan hasil kegiatan tidak ada dasar hasil pembandingnya.

Dengan rencana orang dapat mengetahui apakah hal telah melebihi atau

kurang dari yang direncanakan.

e. Rencana dapat digunakan sebagai dasar untuk membuat rencana berikutnya

secara riil karena orang menyadari seberapa besar kelebihan serta

kekurangannya.

f. Selain daripada itu perlu diingatkan bahwa rencana harus fleksibel, artinya

rencana dapat berubah arah tanpa biaya ekstra dalam rangka mencapai tujuan.

Dengan demikian rencana harus mengandung arti untuk ditinjau kembali dan

direvisi untuk memenuhi persayaratan yang diminta sesuai keadaan yang

dihadapi.



Langkah-langkah perencanaan

Dalam penyusunan suatu perencanaan dapat dipadatkan menjadi empat langkah

pokok, yang disesuaikan dengan semua kegiatan pada semua tingkatan dalam

organisasi, yang terdiri dari :

Langkah 1. Penetapan Tujuan

Dalam perencanaan dimulai dengan apa yang diinginkan dan dibutuhkan oleh

organisasi. Tanpa adanya tujuan yang jelas, maka sumber daya yang ada akan

terpecah-pecah. Oleh sebab itu dengan tujuan yang jelas memungkinkan suatu

organisasi dapat menggunakan sumberdayanya secara efektif.

Langkah 2. Definisikan situasi sekarang

Hal ini berkaitan dengan pertanyaan, berapa jauhkah organisasi itu dari

sasarannya?, Sumber daya apa yang tersedia untuk mencapai sasarannya ?. Untuk

itu dengan menganalisis keadaan sekarang, dapat membuat suatu rencana

selanjutnya. Informasi sangat diperlukan seperti data keuangan, statistik dll. Oleh

sebab itu jalur komunikasi dalam organisasi harus terbuka.

Langkah 3. Indentifikasi hal-hal yang membantu dan menghambat tujuan

Pada tahap ini dapat diidentifikasi faktor-faktor lingkungan baik internal maupun

eksternal yang dapat membantu mencapai tujuan organisasi. Juga indentifikasi

mengenai faktor-faktor yang dapat menghambat. Memang walaupun sulit untuk

dilakukan, tetapi mengetahui lebih dahulu situasi, maka masalah dan peluang yang

mungkin timbul pada waktu yang akan datang dapat dijadikan bagian penting

dalam organisasi.

Langkah 4. Kembangkan rencana atau seperangkat tindakan

Hal ini merupakan langkah dimana keputusan tentang tindakan pada waktu yang

akan datang akan diambil dan dimana garis pedoman untuk pengambilan

keputusan yang lebih efektif. Pada tahap ini akan melibatkan berbagai alternatif

arah tindakan untuk mencapai tujuan yang diinginkan, mengevaluasi alternatif dan

memilih alternatif yang sesuai diantara berbagai alternatif.



Gambar 6.1 Langkah pokok dalam perencanaan

Langkah 1

Tetapkan

tujuan

Langkah 2

Tentukansituasi

sekarang

Langkah 3

Tentukan

bantuan

dan

Rintangan

Langkah 4

Kembangkan

seperangkat

tindakan

T

U

J

U

A

N

Gambar 5.1. Langkah-langkah pokok perencanaan

JENIS-JENIS PERENCANAAN

Menurut George Terry, rencana terdiri dari beberapa type yaitu : Objektif

(sasaran); Policy (kebijaksanaan); procedure (prosedur); method (metode);

standard (standard); budget (anggaran); program ; techno factor.

Objektif ( sasaran )

Rencana yang berbentuk objektif merupakan bentuk yang spesifik dari

tujuan

(goal). sasaran ini tergantung dari kegiatan masing-masing yang terdapat dalam

perusahaan, seperti sasaran pemasaran, produksi, kepegawaian, dsb. Tujuan dapat

dirumuskan oleh top manajemen dengan memperhatikan kondisi ekonomi, sosial,

politik sesuai strategi dan kebijaksanaan.

Kebijaksanaan

Kebijaksanaan merupakan pernyataan umum tentang prilaku dari organisasi

dalam menentukan pedoman untuk mengambil keputusan mengenai sumber-

sumber yang diperlukan.



Prosedur

Prosedur menggambarkan urut-urutan yang bersifat kronologis dari tindakan

yang harus dilakukan.

Metode

Yang dimaksud dengan metode disini adalah cara melaksanakan atau

melakukan sesuatu.

Standard

Yaitu Suatu nilai yang dijadikan dasar penilaian. Dengan kata lain standard

dapat digunakan sebagai alat untuk identifikasi, perbandingan antara hasil yang

dicapai dengan yang ditargetkan.

Anggaran

Suatu anggaran merupakan data yang diatur secara logis, yang menunjukkan

apa yang diharapkan untuk dicapai dalam periode tertentu.

Program

Merupakan garis-garis besar mengenai tindakan-tindakan yang akan

dilakukan, termasuk sarana dan prasarananya, komitmen serta asumsi-asumsi yang

dibuat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Techno-factor

Adalah salah satu dari tipe rencana yang digambarkan dalam bentuk grafik.

Tipe rencana ini biasanya menggunakan PERT network atau RAMP chart. PERT

adalah singkatan dari Program Evaluation and Review Technique dan RAMP

adalah singkatan dari Review Analysis of Multiple Project. Alat dasar daro PERT

adalah network planning ( perencanaan jaringan) yang terdiri dari aktivitas dan

kejadian yang merupakan bagian dari suatu projek. RAMP Menekankan pada segi

yang berhubungan dengan arus material. Jenis ini tergantung pada pertimbangan,

pengalaman, dan keahlian manajer dalam membuat perencanaan.

Perencanaan Jangka Pendek, Menengah dan Panjang.

Perencanaan ini berhubungan dengan waktu, dan dapat diklasifikasikan sebagai

berikut :

a. Perencanaan jangka pendek (shot range), mencakup dari satu tahun

perencanaan ini berhubungan dengan penetapan skendul penggunaan sumber

daya yang meliputi tindakan menetapkan nilai-nilai waktu bagi setiap aktivitas

yang diperlukan bagi seluruh proyek. Scheduling memberikan vitalitas dan arti

praktis pada suatu rencana.



b. Perencanaan jangka menengah (Intermediate Range), meliputi waktu 1 tahun

lebih tetapi kurang dari 5 tahun. Perencanaan laba adalah merupakan salah

satu contoh dari perencanaan jangka menengah. Perencanaan ini memusatkan

pada usaha untuk memperbaiki laba terutama untuk produk tertentu untuk

periode 1 tahun atau lebih. Hasil terbaik dicapai jika seorang perencana laba

(profit-planer) ditugaskan untuk meneliti semua faktor yang mempengaruhi

laba yang akan dicapai dari suatu produk.

c. Perencanaan jangka panjang (long - range), meliputi waktu lebih dari lima

tahun yang termasuk dalam perencanaan ini adalah perencanaan produk serta

penyesuaian tujuan dan perubahan-perubahan strategi.

PERENCANAAN STRATEGIS

Konsep Strategi

Strategis dapat diartikan dari dua perspektif, yaitu mengenai apa yang akan

dilakukan oleh sebuah organisasi dan apa yang pada akhirnya dilakukan oleh

organisasi.

Pengertian yang pertama, strategi adalah program yang luas untuk mendefinisikan

dan mencapai tujuan organisasi dan melaksanakan misinya. Sedangkan pengertian

yang kedua, strategi adalah pola tanggapan organisasi yang dilakukan terhadap

lingkungannya sepanjang waktu.

Pengertian perencanaan strategi

Perencanaan strategis merupakan perencanaan jangka penjang, dimana

sasaran-sasaran ditetapkan oleh para pemilik (para pemegang saham) dari para top

manajement.

Dengan demikian dapat diartikan bahwa perencanaan strategis adalah suatu

proses pemilihan tujuan dari perusahaan, penentuan kebijakan dan program yang

perlu untuk mencapai sasaran tertentu dalam rangka mencapai tujuan, dan

penetapan metode yang perlu untuk menjamin agar kebijakan dan program

strategis tersebut terlaksana.

Dalam perencanaan ini para perencana memperhitungkan kekuatan dan

kelemahan organisasi, misi bisnisnya dan nilai individu dari kaum pemilik dan

manajer-manajer puncak. Kemudian mereka berusaha mempertemukan

kesempatan bisnis yang ada dengan kekuatan maupun kelemahan yang

dimilikinya, serta prioritas-prioritas dari pemilik dan manajemen puncak.



Perencanaan strategis, biasanya memiliki cakupan kegiatan yang dapat dibedakan

ke dalam 3 kelompok, yaitu :

a. Yang menyangkut perubahan lingkungan bisnis atau situasi pasar dari

perusahaan.

b. Sumber-sumber dan kemampuan-kemampuan yang dimiliki perusahaan.

c. Nilai dan misi perusahaan yang telah dirumuskan oleh pemilik dan pihak

manajemen.

Proces Perencanaan Strategi Formal

Pada gambar 6. 2, menggambarkan suatu proces perencanaan yang

dilakukan dalam perusahaan dengan lini produk tunggal, yang berukuran sedang

yang merupakan unit bisnis strategis ( Strategic business unit - SBU).

Setiap langkah dapat di wujudkan kedalam suatu pertanyaan atau pernyataan dasar

sebagai berikut :

Langkah 1 : Goal formulation ( perumusan tujuan)

Apakah yang kita inginkan ?

Penetapan suatu tujuan organisasi adalah langkah yang paling esensial dalam

proses perencanaan strategis. Karena tujuan yang akan dipilih akan

mempergunakan sejumlah besar sumber daya perusahaan dan akan menentukan

kegiatannya, formulasi tujuan merupakan tanggung jawab utama top manajer.

Langkah 2 : Identification current objectives and Strategy ( Identifikasi

strategi dan tujuan sekarang ).

Apakah yang dapat dilakukan sekarang ini untuk mencapai yang kita inginkan ?

Sasaran dan strategi yang ada sekarang dapat dirumuskan dengan baik dan

dikomunikasikan dengan jelas ke seluruh bagian yang ada dalam organisasi.

Situasi yang optimal ini biasanya mengikuti perencanaan strategis formal awal

atau strategi informal namun eksplisit yang dibuat oleh seorang pemimpin yang

kuat.

Langkah 3 : Environmental Analysis ( Analisis Lingkungan ) Apa yang ada diluar yang perlu dilakukan ?

Maksud dari analisis lingkungan yaitu mengidentifikasi dengan cara-cara yang

bagaimana perubahan lingkungan seperti ekonomi, teknologi, sosial budaya, dan

politik dapat secara langsung mempengaruhi perusahaan serta bagaimana para

pesaing, supplier (pemasok), pelanggan, lembaga pemerintah dan lain-lain dapat

mempengaruhi secara langsung.



Langkah 4 : Analisis sumber daya Apa saja yang mamapu kita kerjakan ?

Analisis ini diperlukan untuk mengidentifikasi keunggulan dan kelemahan

perusahaan dalam bersaing. Keunggulan dan kelemahan bersaing merupakan

kekuatan dan kelemahan perusahaan jika dibandingkan dengan pesaing yang ada

sekarang dan yang mungkin dimasa yang akan datang.

Langkah 5 : Pengidentifikasian peluang dan ancaman strategis

Apa yang dapat dilakukan untuk hal-hal yang perlu dikerjakan ?

Langkah ini merupakan penggabungan dari langkah 2,3 dan 4. Peluang dan

ancaman dapat disebabkan oleh banyak faktor, misalnya tanah yang dibeli oleh

perusahaan yang bergerak dalam bidang agribisnis mungkin dapat meningkat

nilainya sehingga perusahaan menganggap perlu membentuk sebuah divisi

pembangunan perumahan. Maksudnya disini bahwa kondisi pasar yang brubah

memberikan peluang baru.

Langkah 6 : Penentuan sejauhmana perubahan strategis dibutuhkan

Jika terus melakukan yang sekarang dikerjakan, akankah sampai ke tujuan ?

Apabila strategi yang digunakan makin mantap dengan lingkungannya dan makin

mudah perkiraan dapat dibuat, maka manajer dapat memutuskan apakah akan

memodifikasikan strategi tersebut atau tidak dalam implementasinya. Keputusan

ini harus didasarkan pada apakah senjang prestasi ( performance gap ) dapat

diidentifikasi. Senjang prestasi adalah perbedaan antara sasaran yang ditentukan

dalam proses perumusan tujuan dan hasil yang mungkin dicapai bila strategis yang

ada diteruskan.

Langkah 7 : Pengambilan keputusan Strategis

Ini yang akan dilakukan untuk memperoleh apa yang kita inginkan. Jika perubahan strategis diperlukan untuk menutupi performanca gap, maka

langkah selanjutnya melibatkan pengidentifikasian, pengevaluasi, dan memilih

pendekatan strategis alternatif lainnya.

Identifikasi alternatif strategis. Dalam keadaan tertentu, terdapat

berbagai alternatif untuk menutupi senjang prestasi. Pasar yang baru

dimasuki; produk utamanya didesain kembali untuk mempertinggi

kualitasnya atau mengurangi biayanya; investasi baru dilakukan atau investasi

lama dihentikan.

Jika dibutuhkan hanya perubahan yang kecil dalam strategis, maka alternatif

yang logispun juga sedikit, misalnya jika keterlambatan dalam

memperkenalkan produk baru dianggap sebagai penyebab utama merosotnya

penjualan, maka suatu program untuk memperbaiki prestasi merupakan

pilihan yang jelas. tetapi jika diperlukan suatu perubahan yang signifikan



dalam strategi, lebih banyak alternatif yang harus diidentifikasikan dan lebih

banyak perhatian yang dibutuhkan untuk menghindari pilihan yang tidak

serasi kedalam pendekatan strategis yang baru.

Evaluasi alternatif strategis. Richart P. Rumelt, mengemukakan empat

kriteria dalam mengevaluasi alternatif strategis.

1. Strategis dan komponennya harus mempunyai tujuan, sasaran, dan

kebijakan yang konsisten.

2. Strategis harus memusatkan sumber daya dan upayanya pada masalah

yang kritis yang diidentifikasi dalam proses perumusan strategis dan

memisahkannya dari isu-isu yang tidak penting.

3. Strategis harus menangani sub-masalah yang dapat dipecahkan dengan

sumber daya keterampilan perusahaan.

4. Strategis harus mampu memproduksi hasil yang diharapkan yaitu harus

menunjukkan pekerjaan yang nyata.

Pemilihan alternatif strategis. Dalam memilih diantara kemungkinan

yang ada, manajer harus menseleksi alternatif yang paling sesuai dengan

kemampuan organisasi. Jarang dianjurkan untuk memulai sebuah rencana

strategis yang memerlukan sumber daya atau keterampilan yang lemah atau

yang tidak ada sama sekali dalam perusahaan.

Langkah 8 : Implementasi strategis

Lakukan itu. Sekali strategis ditentukan, ia harus dipadukan kedalam operasi perusahaan sehari-

hari. Strategis yang paling canggih dan kreatif sekalipun tidak akan memberikan

manfaat kepada organisasi kecuali kalau ia dilaksanakan.

Langkah 9 : Pengukuran dan pengendalian program

Pemeriksaan secara berkala untuk memastikan apa yang dilakukan sudah benar.

Sementara implementasi berlangsung, para manajer harus memeriksa k4majuan

terhadap rencana strategis secara berkala atau pada tahapan kritis untuk menilai

apakah perusahaan bergerak kearah sasarannya. Ada dua pertanyaan pokok dalam

pengendalian strategis (1) apakah strategis tersebut diimplementasikan seperti

yang direncanakan ? (2) apakah strategis tersebut mencapai hasil yang diinginkan

?



8

mplementasi

Strategi

1. Formulasi

sasaran

2. Identifikasi

sasaran &

strategi

sekarang

3. Analisis

lingkungan

4.Analisis

SD: Kekuatan

&kelemahan

perush.

5.Identifikasi

peluang &

ancaman

strategis

6.Analisis senjang:Penentuan tkt

perubahan yg

diperlukan utk

strategi sekarang

7.Pengambilan

Kep. Strategi :

Kembangkan Alt.

Evaluasi Alt.

Pilih alt.

9. Pengukuran

& control

kemajuan

Nilai manajemen

Tanggung jawab sosial

Nilai

manajemen

Tanggung

jawab sosial

Gambar 5.2. Tahap implementasi strategi dari proses strategi manajemen

Kedudukan Perencanaan Strategis dalam Organisasi

Suatu organisasi dapat juga dibedakan menurut pendekatan Perencanaan

Strategic. Sebagai contoh: Perusahaan kecil kurang memanfaatkan pendekatan

formal seperti misalya manajer dapat mengkomunikasikan rencana strategis

kepada bawahan secara lisan dari pada tertulis. Dan Top manajemen dan

Operative manajemen dapat mengadakan pertemuan secara informal untuk

menetapkan tujuan dan metode operasional tanpa terperinci. Sebaliknya bagi

perusahaan besar, proses strategi harus lebih formal dan memungkinkan dilakukan

oleh staf khusus yang bertanggung jawab bagi penyusunan perencanaan.

Faktor-faktor yang dapat mempengaruhi kegiatan perencanaan melalui struktur

organisasi adalah :

1. Ukuran organisasi. Perusahaan besar lebih memungkinkan adanya struktur

dan staf yang profesional ditempatkan pada bagian perencanaan

2. Sentralisasi dan desentralisasi manajemen. Bagi organisasi yang

dikendalikan secara terpusat, Misalnya Jaringan Supermarket, Tujuan strategi

dalam perencanaan cenderung ditentukan oleh Top manajemen yang

ditujukan ke tingkat dibawahnya yaitu Midle dan Operative manajemen.

Dalam organisasi yang desentralisasi, sebuah perusahaan terdiri dari beberapa

bagian yang berbeda dimana otoritas perencanaan mungkin lebih luas.

3. Sifat dari Produk. Perencanaan struktur dari suatu organisasi juga berbeda

antara barang dan jasa yang dihasilkan. Contohnya, Industri kosmetik,

kemungkinan tidak terlalu penting memiliki kemampuan membuat peramalan

jangka panjang. Kebiasaan konsumen dan saluran distribusi hampir dapat



diramalkan setiap tahunnya. Pada perusahaan minyak semua aspek dari proses

perencanaan adalah penting. Karena perusahaan minyak membutuhkan

investasi besar, kondisi perubahan pasar yang sangat cepat, Suhu politik yang

tinggi, kesalahan perencanaan dapat berimplikasi pada keuangan.

4. Gaya Eksekutif Top Manajemen. Eksekutif bekerja secara bebas dapat

terhindar dari penyewaan staf perencanaan secara terpisah, dan membuat

perencanaan dengan bantuan asisten atau staf khusus. Eksekutif lain lebih suka

menggunakan bagian perencanaan tersendiri atau memberikan tanggungjawab

perencanaan kepada manajer divisi.

Implementasi strategi

Formulasi strategi adalah penting bagi strategi manajemen. Implementasi

strategi mencakup kegiatan manajemen untuk menetapkan strategi kedalam

gerakan, mengadakan monitoring terhadap kemajuan strategi pengawasan, dan

akhirnya mencapai tujuan organisasi.

Pelaksanaan perencanaan strategi

Galbraith dan Kazanjian (1986) mengemukakan beberapa aspek utama yang

dibutuhkan organisasi yang dapat disamakan dengan instruksi dalam menetapkan

strategi khusus kedalam tindakan. Faktor-faktor tersebut adalah teknologi,

sumberdaya manusia, sistem balas jasa, struktur dan proses keputusan.

Teknologi

Teknologi merupakan pengetahuan, peralatan, perlengkapan dan metode

kerja yang digunakan untuk menghasilkan produk atau jasa. Teknologi penting

bagi implementasi strategi karena teknologi dapat mendukung tujuan strategi.

Contoh, Jika suatu organisasi dengan strategi yang ada mengejar biaya rendah,

perubahan teknologi dibutuhkan untuk menekan biaya. Dengan kata lain

mengikuti perbedaan strategi yang dapat merubah teknologi bagi pengembangan

dan atau menghasilkan suatu produk atau jasa yang baik.

Sumber daya manusia

Implementasi strategi yang Efektif diperlukan seseorang dengan

membutuhkan keahlian dalam posisi yang tepat. Hal ini dapat diselesaikan melalui

strategi perencanaan sumber daya mannusia, keterkaitan kebutuhan sumber daya

mannusia dengan strategi yang diharapkan. Contoh Suatu keahlian dalam

kemampuan bekerja dapat menurunkan biaya atau dapat menghasilkan gagasan

tentang produk baru atau jasa yang secara terus menerus merupakan sumber yang

berbeda.



Sistem balas jasa

Sistem balas jasa termasuk bonus, hadiah atau promosi seperti perasaan atau

suatu prestasi atau tantangan. Perlu dipertimbangkan sistem balas jasa yang

merupakan sumber penting dari motivasi dalam mendukung strategi.

Contoh, seorang manajer dalam suatu organisasi, mengikuti strategi yang dapat

menerima bonus, disamping seorang manajer mengikuti pertumbuhan strategi

yang dapat memberikan keuntungan usaha.

Proses keputusan

Proses keputusan termasuk tujuan dari pada pemecahan masalah-masalah

dan pertanyaan-pertanyaan organisasi. Masalah dari alokasi sumber daya adalah

penting bagi implementasi strategi, karena perencanaan strategi akan tergantung

pada penyaluran sumber daya yang memberikan dukungan terhadapnya. Proses

pengambilan keputusan membantu memecahkan masalah-masalah spesifik dan

isu-isu yang muncul selama implementasi perencanaan.

Struktur

Struktur organisasi adalah bentuk resmi dari saling berhubungan dan

koordinasi yang dirancang sebagai hubungan tugas dari seseorang dan kelompok

dalam mencapai tujuan organisasi. Suatu hasil penelitian mengemukakan bahwa

berhasilnya suatu strategi bilamana struktur mendukung pengarahan strategi.

Mempertahankan pengawasan strategi

Banyak faktor yang harus dipertimbangkan dalam melaksanakan perencanaan

strategi. Manajer harus memonitor kemajuan melalui pengawasan strategi.

Pengawasan strategi termasuk memonitor faktor-faktor kritis yang mempengaruhi

kelangsungan perencanaan strategi, menilai pengaruh tindakan strategi dan

memastikan bahwa perencanaan strategi dapat diimplementasikan.

Pelaksanaan pengawasan strategi termasuk merancang sistem informasi yang

memberikan feedback sehubungan dengan implementasi perencanaan strategi,

seperti pengaruh yang nyata bagi mereka.



IMPLEMENTASI STRATEGI

Formulasi

strategi

Pelaksanaan Perencanaan

strategi

•teknologi

•SDM

•Sistem balas jasa

•Proses keputusan

•Struktur

Mempertahankan pengawasan

strategi

•Sistem pengawasan strategi

•Penyesuaian yg diperlukan

Gambar 5.3 Tahap implementasi strategi dari proses manajemen strategi

JENIS-JENIS STRATEGI DALAM BIDANG PERENCANAAN

Jenis-jenis strategi dalam bidang perencanaan sangat bervariasi, namun secara

umum jenis strategi ini dapat diidentifikasi sebagai berikut :

a. Pertumbuhan usaha. Jika strategi ini yang diambil, sasaran perusahaan akan

berupa usaha-usaha untuk mengembangkan pasar untuk produk atau jasa yang

diusahakan.

b. Mempertahankan usaha. Strategi ini akan memperlihatkan niat dari

perusahaan untuk tidak dikembangkan selama jangka waktu tertentu, dan

selama itu perusahaan akan berusaha keras bertahan (status quo), atau bersiap-

siap untuk dikembangkan pada periode beriktunya. Jika strategi ini yang

diambil biasanya perusahaan berusaha melakukan konsolidasi di dalam atau

dalam rangka menanti perubahan kondisi yang lebih pastif. Seperti kondisi

perekonomian Indonesia dewasa ioni, dimana biaya terus meningkat disatu sisi

dan disisi lain daya beli konsumen menurun, maka strategi bertahan adalah

tepat.

c. Menekan Resiko. Strategi ini diambil jika perusahaan sedang dalam fase

penggambungan (menjadi konglomerat) dan perlu mongontrol pasar terlebih

dahulu sebelum melakukan tindakan memperluas pasaran. Dalam upaya

mengontrol pasar ini, strategi yang cocok adalah menekan resiko tersebut.

d. Pembagian usaha atau penggabungan usaha.

Kadang-kadang karena perubahan situasi (politik, misalnya) perusahaan besar

perlu memecah-mecah perusahaannyta menjadi perusahaan-perusahaan kecil.

Seperti disaat pemerintah Indonesia melindungi perusahaan golongan ekonomi

lemah dengan mengeluarkan banyak Kepres, perusahaan besar perlu

memecah-mecah dirinya menjadi perusahaan kecil-kecil guna memperoleh

order. Namun sebaliknya, sejak pemerintah mengadakan deregulasi dan

debirokratisasi sehingga struktur pasar berubah menjadi persaingan yang



sengit, maka perusahaan perlu melakukan penggabungan (baik merger ataupun

konglomsat).

e. Diversifikasi. Strategi diservisikasi diperlukan guna mempertahankan diri

maupun untuk pengembangan diri.

Ada beberapa jenis diversikasi, yaitu :

Divesifikasi horisontal, ini terjadi jika perusahaan parfum misalnya juga

memproduksi obat gosok gigi, sabun, talk untuk pasar yang sama.

Diversifikasi vertikal, terjadi jika misalnya perusahaan mobil, kemudian

juga memproduksi sendiri suku cadang yang diperlukan.

Diversifikasi terpusat, terjadi jika perusahaan memperluas produk atau jasa

yang sama sekali baru. Contoh : perusahaan minyak, karena hanya eksport

yang sedang menurun kemudian memperluas usaha dibidang real estate.

Konglomerat, terjadi jika suatu perusahaan memasuki banyak pasar,

seperti perusahaan bir, kemudian memproduksi es krim.

f. Multinasional. Suatu perusahaan kadang ingin berinvestasi kebanyak negara

guna memanfaatkan upah yang murah dinegara lain, atau adanya sumber yang

murah. Dalam hal ini perusahaan dapat membuka cabang-cabangnya, atau

mendirikan pabrik dibanyak negara.

g. Likwidasi. Karena alasan tertentu, kadang terpaksa perusahaan melakukan

strategi likwidasi, atau perusahaan terpaksa ditutup.

RENCANA OPERASIONAL

Secara umum rencana mempunyai tingkatan, sebagai berikut :

a. Tujuan (goals) adalah segala sesuatu yang menjadi arah akhir yang dituju oleh

organisasi dengan memanfaatkan rencana satu kali pakai atau rencana yang

terus menerus dipakai. Dan meliputi :

Maksud, memegang peranan pokok dalam suatu organisasi, karena

merupakan tujuan yang relatif luas. Contoh : didirikannya Politeknik

mempunyai maksud mengembangkan ilmu pengetahuan melalui

pendidikan profesional.

Misi, merupakan bagian yang lebih sempit dari maksud organisasi,

misalnya Politeknik mengembangkan ilmu pengetahuan untuk

memperoleh keseimbangan antara teori dan praktek (link and match).

Objektif, merupakan tujuan yang harus dicapai organisasi agar misinya

dapat terlaksana, misalnya : tujuan Politeknik adalah mendapatkan dosen

dan mahasiswa dalam jumlah yang sama untuk setiap jurusan.



Strategi, adalah program yang luas untuk mencapai tujuan organisasi

sehingga misi terlaksana.

b. Rencana sekali pakai (single use plans)

Adalah rencana yang dipakai untuk mencapai tujuan khusus tertentu. Setelah

tujuan tercapai rencana tersebut tidak dipakai lagi terdiri atas :

Program, adalah rencana sekali pakai yang meliputi serangkaian kegiatan

dan berisi langkah untuk mencapai tujuan, siapa-siapa yang bertanggung

jawab untuk tiap langkah yang diambil serta usulan dan waktu langkah

tersebut berakhir.

Proyek, merupakan juga rencana sekali pakai dan terdiri dari langkah sama

dengan program, tetapi terbatas pada beberapa kegiatan saja.

Anggaran, adalah rencana yang dinyatakan dalam angka-angka, biasanya

merupakan pernyataan sumber-sumber keuangan yang diadakan untuk

melaksanakan kegiatan khusus tertentu atau merupakan pernyataan alokasi

sumber daya berbagai kegiatan. Misalnya : anggaran keuangan dan

produksi.

c. Rencana untuk kegiatan yang berulang kembali (standing plans) : adalah

rencana yang dibuat untuk kegiatan yang berulang kembali sehingga

dimungkinkan penggunaan pendekatan yang telah distandardisasi.

Kebijaksanaan, adalah pedoman untuk mengambil keputusan.

Kebijaksanaan digariskan agar orang mengetahui apa yang dapat atau tidak

dapat diperbuat dalam rangka pencapaian tujuan organisasi.

Prosedur atau methode, standard adalah serangkaian perintah yang

terperinci untuk menjalankan kegiatan yang berurutan yang sering terjadi.

Aturan, merupakan pernyataan bahwa kegiatan tertentu harus atau tidak

boleh dilakukan dalam sistuasi tertentu.



TUJUAN

RENCANA

STRATEGIS

RENCANA OPERASIONAL

UT

K. K

EG

IAT

AN

YG

BE

RU

LA

NG

UL

AN

G

UT

K. K

EG

IAT

AN

YG

BE

RU

LA

NG

UL

AN

G

RENCANA SEKALI PAKAI RENCANA TETAP

PROGRAM

PROYEK

ANG

GARAN

KEBIJAKAN

PROSEDUR

DAN METODE

STANDAR

PERATURAN

Gambar 5.4 Tingkatan perencanaan organisasi

Perbedaan Perencanaan Strategis dan Operasional

Perencanaan trategis tidak hanya kegiatan perencanaan suatu organisasi.

Bagaimanapun ini merupakan salah satu peran dari Top Manajemen. Pelaksanaan

perencanaan pada tingkat manajemen operative disebut dengan perencanaan

operasional. Untuk membedakan kedua type perencanaan ini bisanya dengan

memperhatikan bahwa Perencanaan strategis diarahkan pada “Doing the right

things” (efektivitas) dan perencanaan operasional adalah mengenai “doing things

rihgt” (efisiensi). Keduanya diperlukan . Efektivitas manajemen harus memiliki

strategi dan harus dilaksanakan setiap hari untuk mencapai tujuan.



Untuk itu ada empat hal yang membedakan antara perencanaan strategi dan

perencanaan operasional.

1. Jangka Waktu (Time Horizons). Perencanaan strategy menunjuk pada

perencanaan jangka panjang sedangkan perencanaan operasional adalah jangka

pendek.

2. Jangkauan (scope). Perencanaan strategy pengaruhnya lebih luas pada

kegiatan organisasi, sedangkan perencanaan operasional lebih sempit dan

jangkauannya terbatas.

3. Complexity and impact. Tujuan strategis adalah luas, dan bagaimanapun

seakan-akan dapat berbicara secara sederhana, pengaruhnya mereka

melakukan tidak sama pada semua kegiatan organisasi. Mereka juga membuat

sejumlah jaringan dan keinginan pada keterpaduan kegiatan dari semua

organisasi, dimana perencanaan operasional tidak diutamakan atas pengaruh

yang mereka lakukan sebagai implementasinya.

4. Ketidaktergantungan (Independence), Jika organisasi berkembang, rencana

operasional tidak dapat dikembangkan secara terpisah. Jadi walaupun rencana

operasional mungkin sesuai dengan rencana kegiatan khusus, mereka juga

tetap menggambarkan tujuan dan rencana strategis perusahaan dan tetap

dengan misi yang telah ditetapkan.

PERENCANAAN KOMPREHENSIF

Menurut McFarland (1972), untuk lembaga yang sedang menyusun perencanaan

jangka panjang, hal-hal berikut ini perlu mendapatkan perhatian yang serius.

a. Dimensi lingkungan

Lingkungan yang menjadi pokok bahasan disini adalah lingkungan ekstern

yang mencakup faktor-faktor yang berada di luar organisasi yang pada

umumnya tidak dikendalikan oleh pimpinan atau manajer, tetapi berpengaruh

besar pada pelaksanaan suatu rencana. Unsur lingkungan tersebut meliputi :

Kondisi ekonomi. Hal ini meliputi informasi dan analisis industri,

persaingan, permitaan produk dan jasa, kondisi moneter maupun kondisi

ekonomi secara menyeluruh.

Kondisi sosial. Meliputi informasi dan analisis statistik penduduk, nilai-

nilai sosial kebiasaan dan selera konsumen, tanggung jawab sosial,

permasalahan kaum remaja, wanita, usia lanjut dan sebagainya.

Kondisi Politik. Meliputi infromasi dan analisis situasi politik, peraturan

pemerintah, keputusan pengadilan, kebijaksanaan luar negeri, investasi

asing dan sebagainya.

Kondisi pengetahuan dan teknologi.



Kondisi lingkungan ini, disamping menciptakan peluang-peluang baru, juga

membawa resiko yang harus dihadapi perusahaan. Oleh karena itu, lingkungan

harus dipertimbangkan sebaik mungkin dalam perencanaan jangka panjang.

b. Dimensi Strategi

Ini menyangkut keadaan, maksud dan tujuan organisasi saat ini dan yang akan

datang.

Target langganan, menyangkut segmentasi pasar perusahaan.

Bauran produk, menyangkut kombinasi produk dan jasa yang dihasilkan

dan dipasarkan perusahaan.

Daerah pemasaran, menyangkut daerah dimana barang dan jasa perusahaan

dipasarkan.

Kekuatan bersaing, menyangkut kedudukan perusahaan di pasar

persaingan, apakah menjadi pimpinannya, pengikutnya atau penantangnya.

Tujuan dan standard-standard, meliputi target pertahun ukuran prestasi

yang akan dipergunakan menilai pelaksanaan kegiatan perusahaan.

c. Dimensi Program

Menyangkut aspek yang khas dari operasi perusahaan perencanaan

komprehensif akan terdiri dari banyak program, yaitu :

Marketing, menyangkut keadaan produkdan jasa tertentu, harga, distribusi,

kemampuan menjual, merek, nama, dan sebagainya.

Produksi, menyangkut proses produksi, bahan baku, pabrik dan peralatan,

jadwal kerja, buruh langsung dan sebagainya.

Keuangan, meliputi anggrana yang dibutuhkan, sumber dana, aliran kas,

kemampuan memperoleh laba, neraca, sistem keuangan dan lain-lain.

Administrasi, mencakup struktur organisasi, personalia, wewenang dan

tanggung jawab, komunikasi dan sistem informasi manajemen dan

sebagainya.

d. Dimensi Prilaku.

Menyangkut unsur-unsur manusia dalam organisasi :

Individu, menyangkut informasi tentang individu, kepercayaan, nilai-nilai,

sikap, latar belakang asal daerah dan keturunan, agama, aspirasi dan

persepsi.

Kelompok, menyangkut informasi sehubungan dengan pekerjaan, kerja

sama, moral kelompok, turunan, daerah asal, norma-norma kelompok dan

lain-lain.

Interaksi antar orang, menyangkut hubungan, cara mengatasi konflik, kerja

sama, persaingan sesamanya dan lain-lain.



KEBIJAKSANAAN

Menurut G.R. Terry (1977), kebijaksanaan merupakan suatu petunjuk menyeluruh

secara verbal, tertulis atau yang diimplikasi yang menetapkan batas-batas umum

serta arah di dalam mana tindakan manajerial akan dilaksanakan.

Suatu tindakan kebijaksanaan yang terumuskan dengan baik, memerlukan waktu

untuk berkembang dan seyogyanya orang mempelajari segala macam

kemungkinan dalam rangka usaha merumuskan sebuah kebijaksanaan.

Kebijaksanaan yang disusun dengan tergesa-gesa biasanya kurang memuaskan.

Oleh sebab itu petunjuk yang perlu diingat sehubungan dengan perumusan

kebijaksanaan adalah :

Bahwa kebijaksanaan-kebijaksanaan baik cenderung bersifat luas yang dapat

memberikan cukup ruang gerak untuk penilaian tetapi tidak memerlukan

penafsiran-penafsiran yang kompleks.

Kebijaksanaan harus bersifat konsisten, sebaliknya jangan ada dua

kebijaksanaan yang mengatakan hal yang bertentangan satu sama yang lain.

Perlu disusun sejumlah kebijaksanaan-kebijaksanaan yang cukup jumlahnya

sehingga dapat mencakup bidang yang dianggap penting.

Apabila kodisi-kondisi perusahaan berubah, maka kebijaksanaan yang ada perlu

diubah dan disesuaikan dengan kondisi baru.

Pertimbangan-pertimbangan penting dalam perumusan kebijaksanaan adalah

sebagai berikut :

a. Penggunaan sebuah kebijaksanaan harus membantu dalam pencapaian sasaran

yang bersangkutan, dan sebuah kebijaksanaan harus dibentuk berdasarkan

fakta-fakta hingga dengan demikian tidak terdapat refleksi-refleksi pribadi

atau terjadi keputusan-keputusan yang bersifat opportunistis.

b. Sebuah kebijaksanaan harus memungkinkan adanya penafsiran; ia tidak boleh

menyatakan prosedur secara terperinci.

c. Pikiran serta ide-ide perumus mengenai isi kebijaksanaan yang bersangkutan

harus disesuaikan dengan saran-saran serta reaksi pihak yang akan dipengaruhi

oleh kebijaksanaan tersebut.

d. Apabila diperlukan untuk menghadapi keadaan yang diantisipasi, maka

kebijaksanaan-kebijaksanaan harus dibuat tetapi perlu diusahakan agar jangan

terbentuk kebijaksanaan yang jarang dipergunakan.

e. Setiap kebijaksanaan harus dinyatakan kata-kata yang mantap dan tepat hingga

dimengerti sepenuhnya oleh setiap anggta perusahaan.



f. Semua kebijaksanaan harus sesuai dengan kondisi-kondisi ekstern, seperti

misalnya hukum dan tindakan-tindakan yang sesuai dengan kepentingan

umum.

RANGKUMAN

Perencanaan adalah proses pemilihan dan pengembangan dari tindakan

yang paling menguntungkan untuk mencapai tujuan. Dengan demikian,

perencanaan selalu mengandung 4 unsur, sebagai berikut :

1. Pemikiran yang rasional

2. Fakta-fakta yang objektif kebenarannya,

3. Sebagai persiapan atau tindakan pendahuluan untuk kegiatan masa yang

akan datang.

4. Goal atau tujuan.

Suatu rencana penting dan sangat diperlukan bagi suatu organisasi karena

beberapa alasan.

1. Rencana dapat menghilangkan ketidak pastian

2. Dengan rencana, kegiatan dapat diarahkan,

3. Rencana merupakan dasar dari pengawasan.

4. Rencana dapat digunakan sebagai dasar untuk membuat rencana

berikutnya

Menurut George Terry, rencana terdiri dari beberapa type yaitu : Objektif

(sasaran); Policy (kebijaksanaan); procedure (prosedur); method (metode);

standard (standard); budget (anggaran); program ; techno factor.

Perencanaan strategis adalah suatu proses pemilihan tujuan dari perusahaan,

penentuan kebijakan dan program yang perlu untuk mencapai sasaran tertentu

dalam rangka mencapai tujuan, dan penetapan metode yang perlu untuk

menjamin agar kebijakan dan program strategis tersebut terlaksana. Langkah-

langkahnya terdiri dari :

Langkah 1 : Goal formulation ( perumusan tujuan)

Langkah 2: Identification current objectives and Strategy ( Identifikasi strategi

dan tujuan sekarang ).

Langkah 3 : Environmental Analysis ( Analisis Lingkungan )

Langkah 4 : Analisis sumber daya

Langkah 5 : Pengidentifikasian peluang dan ancaman strategis

Langkah 6 : Penentuan sejauhmana perubahan strategis dibutuhkan

Langkah 7 : Pengambilan keputusan Strategis

Langkah 8 : Implementasi strategis

Langkah 9 : Pengukuran dan pengendalian program



Perbedaan Perencanaan Strategis dan Operasional bahwa perencanaan strategis

diarahkan pada “Doing the right things” (efektivitas) dan perencanaan operasional

adalah mengenai “doing things rihgt” (efisiensi).

-----------------

Sumber :

Stonner A.F, dkk. 1994., Management., second edition., Prentice-Hall,

Australia, pp. 99

Robbins, S.P dan Mukerji, D., 1990., Managing Organisations; New challenges

& Perspectives., Prentice-Hall., Australia., pp.115

Ramli, R, dkk. 1985., Azas-azas Manajemen, Depdikbud-UT., Jakarta., hal 73

Terry George, 1986, Azas-azas manajemen, Alumni Bandung



BAHAN DISKUSI

1. Perencanaan dan penetapan tujuan adalah sesuatu yang sama. Setujuhkah atau

tidak dengan pernyataan tersebut. Diskusikan.

2. Uraikan perbedaan antara Rencana dan tujuan pada berbagai tingkatan

manajemen di Perguruan tinggi.

3. Perencanaan dan pengawasan merupakan fungsi manajemen yang saling

berkaitan. Setujukah atau tidak akan pernyataan tersebut. Diskusikan.

4. Bandingkan kegiatan perencanaan Pimpinan perusahaan dan mandor Pabrik.

PENILAIAN PRIBADI

Apakah anda seorang perencana yang baik ?

Berikan tanda cek (V) diantara jawaban Ya atau tidak dari setiap pernyataan

dibawah ini :

Ya Tidak

1. Tujuan pribadi saya adalah mengeja tulisan dengan jelas

2. Sebagian besar dari hari-hari saya adalah tidak tenang dan

kacau

3. Saya jarang membuat keputusan yang mendesak dan biasanya

mempelajari dengan hari-hati sebelum melaksanakan kegiatan

4. Saya sering bertanya pada orang lain sebagai masukan

5. Saya percaya bahwa semua masalah dengan segera dapat

diselesaikan

6. Biasanya saya menetapkan tanggal memulai dan batas waktu kegiatan

TOPIK PERENCANAAN 6 -...

Documents

Transcript of TOPIK PERENCANAAN 6 -...