Toolbox des Informationsmanagements: InfoMap

© IMAC 2008 DGI Online Tagung 15. -17. Oktober 2008 Frankfurt/M.

InfoMapEin Meta-Instrument zur Evaluation

des Informationsmanagements

[email protected]@donau-uni.ac.at

DGI Online Tagung 200815. - 17. Oktober 2008

Frankfurt/Main

mailto:[email protected]

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Inhalt

Problemstellungen in der Praxis

Bisherige Ansätze

InfoMap Konzept:- methodischer Ordnungsrahmen- Aufbau der Meta-Ebene- Vorgehenskonzept

Fallstudie



Probleme:

Zahlreiche Methoden und Instrumente wurden entwickelt – teilweise redundant

Relativ "junge" Disziplin

Fehlen eines etablierten Sets von Methoden & Vorgehensmodellen überrascht deshalb nicht

Versuchung unkoordinierter Einzelmaßnahmen statt systematische, nachhaltige Vorgehensweisen

WissensWissens-- und und InformationsmanagementInformationsmanagement--ProjekteProjektein in derder PraxisPraxis



Ziele:

Theoretisch reflektierte Auswahl- und Anwendungsbedingungen, um einen

zieladäquaten Einsatz geeigneter Methoden und Instrumente zu ermöglichen

WissensWissens-- und und InformationsmanagementInformationsmanagement--ProjekteProjektein in derder PraxisPraxis

Die Wissens- und Informationsintensität von Geschäftsprozessen und Produkten war noch nieso hoch wie heute.


Bisherige Ansätze

Bisherige Ansätze (1):

Marchand et al. [2002]: Orientierung über Informationsfunktion und Messung von IT Praxis, IM Praxis und Informationsverhalten und -werten mit geeigneter Metrik erreichbar

Analyseergebnis über den Zustand der Informationsfunktion ermöglicht nachhaltigen Beitrag zum Geschäftserfolg

WissensWissens-- und und Informationsmanagement Informationsmanagement in in derder PraxisPraxis

Marchand, Donald A., Kettinger, William J.: Rollins, John D.: Information Orientation. The Link to Business Performance, New York, Oxford University Press, 2002

Dabei noch fehlend:Verknüpfung mit daraus ableitbarem weiteren Vorgehen undsystematischer Methodenwahl (vorrangig Diagnoseinstrument)


Bisherige Ansätze


Wiseman [1985]: Strategy Generator zum systematischen Aufbau strategischer Inhalte: strategische Zielgruppe, Strategieparameter, Einsatzart, Einsatzrichtung

Instrument zur Systematisierung des "Mittelbaus" (Planung und Strategie) zwischen Analyse und Implementierung, Evaluierung


Wiseman, Charles M.: Strategy and Computers: Information Systems As Competitive Weapons, Dow Jones-Irwin, Homewood/IL, 1985

Dabei fehlend:Systematische Analyse (vorher) und Evaluierung (begleitend, nachher)


Bisherige Ansätze


Heinrich und Lehner [2005] beschreiben in ihrem Standardwerk eine Vielzahl von Methoden und Instrumenten

Umfassende Sammlung der Methoden im Informationsmanagement


Heinrich, Lutz J.: Lehner; Franz; Informationsmanagement, 8. vollst. überarb. u. erg. Aufl., Oldenburg, München, 2005

Dabei noch fehlend:Konzept zur systematischen Methodenwahl


InfoMap Konzept

Vorgeschlagener methodischer Ordnungsrahmen:InfoMap Konzept

Diagnose des IST-Zustandes mit Hilfe ausgewählter Merkmale

Planung nach qualitativen und quantitativen Kriterien erleichtert

Messung des Implementierungsfortschritts (Umsetzungskontrolle)

Begleitende Evaluierung nach den gleichen Kriterien

WissensWissens-- und Informationsmanagement und Informationsmanagement PraxisPraxis


InfoMap Konzept

Vorgeschlagener methodischer Ordnungsrahmen:InfoMap Konzept

Konsistente Erfolgsmessung, Vermeidung von Beliebigkeit und Zufälligkeit

Zyklus kann evolutionär immer wieder durchlaufen werden

WissensWissens-- und Informationsmanagement und Informationsmanagement PraxisPraxis


InfoMap Aufbau

4 Axiome des Wissens- und Informationsmanagements:

Trägheitsprinzip An welchem Punkt ist der (Veränderungs-)Druck größer als die Trägheit eines Systems?

Aktionsprinzip über die Bewegungsrichtung von Systemen

Reaktionsprinzip Wechselwirkung in Systemen

Superpositionsprinzip nur Kräfte, die auf den gleichen Punkt wirken, können addiert werden

MetaMeta--Ebene des Ebene des InfoMapInfoMap Konzepts: Aufbau (Schritt 1)Konzepts: Aufbau (Schritt 1)

ZIEL

START

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InfoMap Aufbau

Aufgabe:

Ableitung einer Anzahl gegenläufiger Kräftepaare aus einem Set von Determinanten des IM, um Kräftegleichgewicht oder Ungleichgewicht abbilden zu können

Höhere Systemstabilität erreichbar durch systematische Balancierung antagonistischer Maßnahmen

MetaMeta--Ebene des Ebene des InfoMapInfoMap Konzepts: Aufbau (1)Konzepts: Aufbau (1)


InfoMap Aufbau

6 Determinanten des IM und ihre Antagonismen:


WIRunser Unternehmen

DIE ANDERENKonkurrenz, GesellschaftRaum

HERKUNFTChronologie, Dokumentation

ZUKUNFT(IM)-StrategieZeit

STABILISIERUNGBudgets, Werte, Add-ons

VERÄNDERUNGTrade-Offs

Transformation

FÜHRERSCHAFTUSPs, Marktführerschaft

KOOPERATIONNetzwerke, Allianzen

Engagement

WISSENIM, WIM

REFLEXIONSynthese, Wissensnutzung

Wissen

ERTRAGWirtschaftlichkeit, Rentabilität

INVOLVEMENTMitarbeiterorientierung

Unternehmenskultur


InfoMap Aufbau



InfoMap Aufbau

MetaMeta--Ebene des Ebene des InfoMapInfoMap Konzepts: Aufbau (Schritt 2)Konzepts: Aufbau (Schritt 2)Methodenrepertoire (Tool-Box):

Sammlung der Instrumente des IM und WIM

Geordnet nach Analyse-, Planungs-, Implementierungs- und Evaluationsinstrumenten

Bewertet in heuristischem Verfahren nach ihrem Beitrag zu einem oder mehreren der 12 antagonistischen Faktoren

Die 12 antagonistischen Faktoren werden so zu den Meta- Kriterien für die Instrumentebewertung

Die Instrumentebewertung erleichtert in der Folge die systematische Auswahl von Methoden und Instrumenten


InfoMap Aufbau

MetaMeta--Ebene des Ebene des InfoMapInfoMap Konzepts: Aufbau (Schritt 2)Konzepts: Aufbau (Schritt 2)Methodenrepertoire (Tool-Box) - Auszug:


InfoMap Vorgehenskonzept

VorgehensmodellVorgehensmodellAnalyse Analyse –– Planung Planung –– Umsetzung Umsetzung –– EvaluationEvaluation

Schritt 1: InfoMap Assessment

Schritt 2: InfoMap Planning

Schritt 3: InfoMap Implementation

Schritt 4: InfoMap Evaluation



VorgehensmodellVorgehensmodellSchritt 1: Schritt 1: InfoMapInfoMap AssessmentAssessment

Anhand der Meta-Kriterien werden Fragen zur Erhebungdes IST-Zustandes gestellt

Je nach Bedarf in verschiedener Tiefe durchführbar:

Quick-Check: 1 Frage pro Kriterium Basic: 5 Fragen pro Kriterium Professional: 10 Fragen pro Kriterium


Fragenkatalog

VorgehensmodellVorgehensmodellad Schritt 1: Fragenkatalogad Schritt 1: FragenkatalogFragen entstanden in systematischer Ableitung aus zentralen unter-nehmensrelevanten Bestimmungsfaktoren:Geschäftsmodell, Produkte, Absatzmärkte/Kunden, Bezugsmärkte/Lieferanten, Qualitätssicherung/Prozesse, Innovation/F&E,Wettbewerbsverhalten, Controlling, Flexibilität/Reaktionsfähigkeit,

Image/Reputation

Bewertung (Beantwortung) der Fragen systematisch nach dem erreichten Reifegrad je Kriterium:0 Punkte (keine Aktion, nicht vorhanden)2,5 Punkte entsprechend 25% (initiiert)5 Punkte entsprechend 50% (wird durchgeführt)7,5 Punkte entsprechend 75% (durchgeführt und evaluiert)10 Punkte entsprechend 100% (durchgeführt, evaluiert und optimiert).


Fragenkatalog

VorgehensmodellVorgehensmodellad Schritt 1: Fragenkatalog,ad Schritt 1: Fragenkatalog,AuszugAuszug

0 Punkte (keine Aktion, nicht vorhanden)2,5 Punkte entsprechend 25% (initiiert)5 Punkte entsprechend 50% (wird durchgeführt)7,5 Punkte entsprechend 75% (durchgeführt und evaluiert)10 Punkte entsprechend 100% (durchgeführt, evaluiert und optimiert).


VorgehensmodellVorgehensmodellSchritt 1: Auswertung Schritt 1: Auswertung AssessmentAssessment -- RadargrafikRadargrafik



VorgehensmodellVorgehensmodellSchritt 2: Schritt 2: InfoMapInfoMap PlanningPlanning

Defiziteidentifizieren

Instrumenteauswählen

Punkteauftragen

AuswertungRadargrafik



VorgehensmodellVorgehensmodellSchritt 3: Schritt 3: InfoMapInfoMap ImplementationImplementation -- ProjektfortschrittProjektfortschritt



VorgehensmodellVorgehensmodellSchritt 4: Schritt 4: InfoMapInfoMap EvaluationEvaluation




Vorgehensmodell Vorgehensmodell ÜÜbersichtbersicht


InfoMap Fallstudie (1)

Anwendung auf einen realen BeratungsauftragAnwendung auf einen realen Beratungsauftrag

Problemstellungen:

• Zugriffsproblematik• Redundanz• Versionierungsproblem• Traceability Problem• Intranet nicht nutzergerecht• Fehlende Benutzerführung trotz QM System

• Mangelnde Wissensteilung

IM-Workshop


InfoMap Fallstudie (2)

Anwendung auf einen realen BeratungsauftragAnwendung auf einen realen BeratungsauftragAusgewählte Instrumente:Information Audit: 2 Punkte bei WI und INVOLVEMENT, 1 Punkt bei WISSEN und VERÄNDERUNG.Benchmarking:2 Punkte bei ANDERE,1 Punkt bei FÜHRERSCHAFT und REFLEXION.Prozessanalyse:1 Punkt bei WIR, WISSEN und STABILISIERUNG.Dokumentenmanagementsystem / Enterprise Search:2 Punkte bei WISSEN, ZUKUNFT, 1 Punkt bei STABILISIERUNG, VERÄNDERUNG, REFLEXION.IM-Strategie:2 Punkte bei ZUKUNFT, 1 Punkt bei FÜHRERSCHAFT, VERÄNDERUNG und REFLEXION.Change Management2 Punkte bei INVOLVEMENT, STABILISIERUNG, VERÄNDERUNG und ZUKUNFT.Wiki1 Punkt bei WISSEN, REFLEXION und INVOLVEMENT.

Darstellung Radargrafik


Fazit und Ausblick

Das InfoMap Assessment in der Fallstudie zeigt Handlungsfelder, die mit den gewählten Instrumenten deutlich verbessert werden können.

Augenmerk kann auf jene Bereiche gerichtet werden, die zum Scheitern von Projekten führen können.

FazitFazit

AusblickAusblick

InfoMap eignet sich als "Fitness-Check" für Projekte oder Organisationen (Stichwort "Früherkennung").

Eignung als Modell zur Systematisierung des IM/WIM.

Weiterentwicklung notwendig: Toolbox ergänzen, Gewichtung validieren, Geeignetheit der Meta-Kriterien weiter evaluieren, Evaluierung überprüfen.

Anwendungsprojekte gerne willkommen.


Prof. Dr. Josef HergetDonau Universität Krems

Dr.-Karl-Dorrek-Str. 303500 KremsÖSTERREICHt: +43 2732 893-2332 [email protected]

… demnächst als Buch: Herget, J./Mader, I.; InfoMap. Meta-Instrument und Toolbox

des Wissens- und Informationsmanagements, 2009.

Isabella Mader, MScIMAC Information & Management ConsultingUferstrasse 3678465 KonstanzDEUTSCHLANDt: +43 699 102 55 [email protected]

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Education

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