Tổng Quan Về Hệ Thống Thông Tin Kế Toán

CHƯƠNG 1TỔNG QUAN VỀ

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

1

Mục tiêu

• Nắm được cái khái niệm cơ bản về HTTT, HTTTKT

• Biết được các thành phần của HTTT• Vai trò của HTTTKT trong doanh nghiệp• Vai trò của HTTTKT trong HTTT Doanh nghiệp

2

Nội dung

• Các khái niệm– Hệ thống (System) – Tổ chức (Organization)– Nguồn lực (Resource)– Quản lý (Management)– Dữ liệu (Data) và Thông tin (Information)

• Hệ thống thông tin: khái niệm, các thành phần, phân loại

• Hệ thống thông tin kế toán

3

Hệ thống

• Khái niệm– Là một tổng thể bao gồm các bộ phận, thành

phần có mối quan hệ với nhau để thực hiện những mục tiêu chung nhất định

4

BA

CD

Mục tiêu

Ví dụ - Câu hỏi??????

Dùng khái niệm hệ thống để phát biểu về các hệ thống sau:

• Hệ thống giao thông• Hệ thống khuyếch đại âm thanh• Hệ thống điện trong phòng học• Hệ thống kế toán• Hệ thống thông tin kế tóan

5

• Một hệ thống bất kỳ đều có 4 yếu tố cơ bản sau :– Mục tiêu của hệ thống– Cấu trúc của hệ thống : là sự sắp xếp các thành phần

bộ phận bên trong của hệ thống– Các yếu tố đầu vào, đầu ra– Môi trường của hệ thống : là các yếu tố, điều kiện nằm

ngoài hệ thống và có ảnh hưởng đến kết quả của hệ thống đó

6

7

Environment

Input

Interface

Inter-relationship

Component Boundary

Output

Đường biên và nơi giao tiếp

• Đường biên : nhằm phân cách hệ thống này với hệ thống khác. Trong hệ thống con, đường biên giúp nhận dạng các thành phần của hệ thống. Xác định đường biên của hệ thống phụ thuộc vào đặc điểm và vị trí của hệ thống con trong tổ chức

• Nơi giao tiếp : Là nơi gặp nhau giữa các đường biên của các hệ thống con. Nơi giao tiếp nối kết các hệ thống con hoặc các thành phần bộ phận.

8

Hệ thống cha và hệ thống con• Một hệ thống có thể là một thành phần trong một hệ thống khác và

được gọi là hệ thống con. • Một hệ thống con cũng có đầy đủ tính chất của một hệ thống

9

A1A2

A

BD

CA

Mục tiêu

Ví dụ - Câu hỏi????

Xác định hệ thống con của các hệ thống sau: Hệ thống giao thông Hệ thống kế toán Hệ thống thông tin kế tóan• Các hệ thống con có phương thức hoạt động

khác nhau, thậm chí mục tiêu cũng có thể khác nhau nhưng đều vận động để đạt được mục tiêu chung của hệ thống cha

10

Tổ chức (Organization)

• Tổ chức là một cấu trúc xã hội ổn định sử dụng các nguồn lực từ môi trường và xử lý chúng để sản xuất đầu ra.

Tổ chức có phải là hệ thống hay không???11

Tổ chức (Organization)

• Tổ chức là một hệ thống được tạo ra từ các cá thể, đạt mục tiêu bằng hợp tác và phân công lao động.

• Giá trị của tổ chức nằm ở các hoạt động của nó. Mỗi hoạt động của tổ chức được khái quát hóa thành một tiến trình

12

Tiến trình (process)

• Tiến trình là một (hoặc một chuỗi) hành động tạo ra sự thay đổi đúng như mong muốn.

• Trong tổ chức có 2 loại tiến trình:– Tiến trình sản xuất là các tiến trình trực tiếp tạo

ra sản phẩm/dịch vụ– Tiến trình quản lý là các tiến trình hoạch định,

điều khiển, giám sát, đo lường tất cả các công việc sản xuất

13

Nguồn lực (Resource)

Nguồn lực hữu hình (physical resource)

• Nhân lực: kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng và sức lao động

• Công cụ: phương tiện được sử dụng trực tiếp để thực hiện công việc

• Phương pháp: quy tắc, quy trình kỹ thuật, công nghệ

Nguồn lực ý niệm

(conceptual resource)

•Thông tin: nội dung mô tả các loại nguồn lực • Tiền: mua các loại nguồn lực cần thiết thông

qua thị trường • Cơ hội: những thời điểm có nhiều thuận lợi

14

Quản lý (Management)

• Khái niệm:Quản lý là sự áp dụng kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm trong việc hoạch định và điều khiển nguồn lực thực thi các tiến trình để giải quyết các vấn đề trong tổ chức

15


• Quản lý có 4 yếu tố cơ bản:– Hướng tới mục tiêu– Thông qua con người– Sử dụng các kỹ thuật, các nguồn lực– Bên trong một tổ chức

16

Hoạt động quản lý

• Các hoạt động quản lý chính là quá trình ra quyết định, nhận thông tin phản hồi, điều chỉnh quyết định…– Vấn đề không có cấu trúc : Là các vấn đề có thể được

giải quyết bởi nhiều cách khác nhau nhưng chỉ có rất ít các lựa chọn được cho là tốt nhất

– Vấn đề có cấu trúc :Là các vấn đề thường gặp phải ở cấp kiểm soát hoạt động. Ở cấp này người quản lý được phân công các nhiệm vụ cụ thể và những chỉ dẫn rõ ràng về cách thực hiện

– Vấn đề bán cấu trúc: Nhiều vấn đề người quản lý cần giải quyết có thể là vấn đề vừa có cấu trúc vừa không có cấu trúc, đó là vấn đề bán cấu trúc

17


• Vai trò của người quản lý trong tổ chức– Vai trò phối hợp: đại diện cho tổ chức (hoặc một bộ

phận trong tổ chức) chịu trách nhiệm về sản phẩm, dịch vụ và hoạt động của tổ chức; thuê mướn, huấn luyện, tạo cơ hội thăng tiến cho nhân viên; làm cầu nối liên kết các cấp quản lý trong tổ chức; và đại diện cho tổ chức để làm việc với các tổ chức bên ngoài.

– Vai trò thông tin: tiếp nhận thông tin, xử lý, và phổ biến thông tin cho những người cộng sự.

– Vai trò ra quyết định: xác định mục tiêu, hoạch định công việc thực hiện mục tiêu, cấp phát nguồn lực cho công việc và chọn giải pháp thực hiện để hiện thực hóa mục đích của tổ chức

18

Dữ liệu (Data) và Thông tin (Information)

• Dữ liệu : Mô tả trung thực, khách quan về đặc tính vốn có của một đối tượng trong thế giới thực (không phụ thuộc vào vấn đề nào)

• Thông tin: Dữ liệu đã qua xử lý, có ý nghĩa thiết thực đối với việc giải quyết một hoặc một số vấn đề nào đó

19


Ngữ cảnh

Nhận biết,đo lường

Thế giới thực Dữ liệu Suy diễn,trích lọc

Thông tin

“trung thực” “chủ quan”

20

21

Ví dụ - Câu hỏi????

Dữ liệu hay là thông tin?• Nguyễn Văn A có tổng số điểm thi đại học

là 20• File Excel tổng hợp điểm của sinh viên• Báo cáo tài chính công ty A năm 2011


• Đặc điểm của thông tin tốt:– Thông tin phải thích hợp– Thông tin phải kịp thời– Thông tin phải chính xác– Thông tin làm giảm điều chưa rõ– Thông tin chứa yếu tố gây bất ngờ

22


• Tầm quan trọng của thông tin đối với tổ chức– Sự xuất hiện nền kinh tế toàn cầu– Sự chuyển dịch từ nền kinh tế công nghiệp

sang nền kinh tế dịch vụ dựa trên thông tin và tri thức

– Sự chuyển đổi sang cấu trúc quản lý linh hoạt– Sự xuất hiện của các doanh nghiệp số (digital

firm)

23

24

Thông tin bên trong và bên ngoài tổ chức

(James A. Hall, 2007)

Hệ thống thông tinCác khái niệm

• Hệ thống thông tin là tập hợp các nguồn lực và phương thức để thu thập, xử lý và truyền tải thông tin trong một tổ chức

• HTTT là tập hợp các thành phần có quan hệ với nhau nhằm thu thập, xử lý và truyền tải dữ liệu và thông tin để đạt mục tiêu. (Ralph M. Stair, 2003)

• Hệ thống thông tin hoạt động dựa trên máy tính (CBIS – Computer-Based Information Systems)

25

Hệ thống thông tinCác khái niệm

• Hệ thống thông tin quản lý là một chuyên ngành đào tạo ứng dụng công nghệ thông tin để xây dựng, điều hành và phát triển hệ thống thông tin của tổ chức

• Hệ thống thông tin quản lý là tên gọi chung của tất cả hệ thống thông tin cung cấp thông tin cho việc quản lý tổ chức

• Hệ thống thông tin quản lý là tên gọi của một loại hệ thống thông tin chuyên phục vụ cho các nhà quản lý cấp trung

26

27

Vai trò của Hệ thống thông tin

• Tự động hoá và tích hợp những qui trình kinh doanh, sản xuất chính.

• Chia sẻ dữ liệu, thông tin trong phạm vi doanh nghiệp

• Cung cấp và truy vấn thông tin trực tuyến

Hệ thống thông tin • Các thành phần nhìn theo chức năng:

– Bộ phận thu thập thông tin, – Bộ phận kết xuất thông tin, – Bộ phận xử lý– Bộ phận lưu trữ– Bộ phận truyền nhận tin

28

Hệ thống thông tin

• Các thành phần nhìn theo cấu trúc vật lý:

IS

Con Người

Phần mềm máy tínhHệ điều hành

Phần mềm ứng dụngHệ quản trị cơ sở dữ liệu

Cơ sở vật chấtPhần cứng máy tínhViễn thông và mạng

Quy trình nghiệp vụGiao dịch

Môi trường

29

Hệ thống thông tin Phân loại

Söï phaân loaïi HTTT khoâng

coù nghóa laø 1 HTTT

trong thöïc teá thuoäc

veà 1 loaïi duy

nhaát

30

Phân loại HTTT theo cấp độ quản lý

DSS

Trợ giúp giải quyết vấn đề, mà phần lớn phải dựa vào kinh nghiệm

phán đoán của chuyên gia

TPS

Thực hiện tự động và ghi vết các giao dịch

MIS

Gồm nhiều các kênh

thông tin cung cấp thông tin

cho người quản lý cấp

trung

ESSCung cấp

thông tin toàn diện về tổ

chức, phản ánh môi trường bên ngoài cho

CEO

31

Phân loại HTTT theo cấp độ quản lý

32

Phân loại HTT theo chức năng

Quản lý dây chuyền sản xuất: Mua sắm vật tư

nguyên liệu, lưu kho, sản xuất, phân

phối

HTTT quản lý Sản xuất

XĐ khách hàng cho sản phẩm, cách phát triển

sản, khuyến mãi, bán sản

phẩm, và duy trì quan hệ với KH

HTTT Tiếp thị - Bán hàng

Phản ánh mọi diễn biến của nguồn

vốn/tài sản do quá trình hoạt động

HTTTTài chính –

Kế toán

Giải quyết tất cả các vấn đề liên quan đến quyền lợi và trách nhiệm

của nhân viên trong tổ

chức

HTTT quản lý

Nhân lực

33

Các cấp quản lý và nhu cầu thông tin

Chiến lược

Chiến thuật

Tác nghiệp

Mức

quả

n lý

Số năm hoạch định cho tương lai: 1 2 3

Tầm hoạch định

34

35

HT TT b.haøng & T.tröôøng

HT TT Saûn xuaát

HT TT taøi chính

HT TT keá toaùn

HT TT nhaân löïc

Xöû lyùñ.haøng

X.ñònh giaù baùn

Ngh.cöùu TT, khuyeán maõi

Söû duïng maùy moùc

Söû duïng VL

XN kho VL v.v

Thu, chi Chính

saùch thanh toaùn cuï theå

v.v

KT taøi chính

Laäp BC thueá

Kieåm toaùn

v.v

Tuyeån duïng

Huaán luyeän

Chính saùch löông, thöôûng

v.v

Caáp ñoä hoaït ñoäng

TPSï

Quaûn lyù baùn haøng

Phaân tích baùn haøng

Kieån soaùt haøng toàn kho

Laäp keá hoaïch saûn xuaát

Laäp ngaân saùch haøng naêm

Keá hoaïch Ñaàu tö voán Phaân tích lôïi nhuaän-

giaù caû Phaân tích chi phí

Phaân tích söï phaân boá lao ñoäng

Phaân tích chi phí hôïp ñoàng LÑ

Caáp ñoä quaûn lyù (caáp trung)

DSS

Döï baùo khuynh höôùng baùn haøng- 5 naêm

Keá hoaïch hoaït ñoäng 5 naêm

Döï baùo ngaân saùch 5 naêm

Laäp keá hoaïch lôïi nhuaän

Laäp keá hoaïch nguoàn nhaân löïc

ESS

Caáp ñieàu haønh (caáp cao)

ESS: Executive Support System- HT hoã trôï ñieàu haønhMIS: Management Information System-HT thoâng tin quaûn lyù

DSS: Decision Support - HT hoã trôï quyeát ñònhTPS: Transaction Processing System-HT xöû lyù nghieäp vuï

Hệ thống thông tin kế toán

36

Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information Systerm – AIS) là hệ thống thông tin thu thập, ghi chép, bảo quản, xử lý và cung cấp dữ liệu, thông tin liên quan đến kế toán, tài chính

Dữ liệu`

AIS

Thông tin

Người sử dụng

AISQuyết Định

Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information Systerm – AIS)

37

Doanh nghiệp

Thực hiện các hoạt động

cung cấp hàng hóa dịch vụ có

giá trị cho khách hàng

Kế toán

Cung cấp các thông tin hỗ trợ

hoạch định, thực hiện, kiểm soát, đánh giá các hoạt động

của DN

HTTT Kế toán

Là 1 hệ thống được thiết lập nhằm thu thập, lưu trữ và cung cấp thông tin kế toán cho

người sử dụng

Chức năng của HTTT kế toán

• Ghi nhận, lưu trữ các dữ liệu của các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp

• Lập và cung cấp các báo cáo cho các đối tượng bên ngoài

• Hỗ trợ ra quyết định cho nhà quản lý doanh nghiệp

• Hoạch định và kiểm soát• Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ

38

Phân loại HTTTKT

39

2 Phân loại theo phương thức xử lý

1

22

Phân loại theo mục tiêu và đối tượng sử dụng1

40

Hệ thống thông tin kế toán quản trị

Mục tiêu và đối tượng sử dụng

Hệ thống thông tin kế toán tài chính

Phân loại hệ thống thông tin kế toán

HTTT kế toán tài chính1. Mục tiêu Cung cấp thông tin tài chính

bên ngoài DN theo luật định Phạm vi hệ thống2. Đầu vào Dữ liệu đầu vào là nghiệp vụ

kinh tế phát sinh3. Quy trình xử lý

4. Cấu trúc

41

Chứng từPhân loại

và ghi nhật ký

Lập báo cáo

Ghi sổ chi tiết

và sổ cái

HT kế toán tài chính

HT doanh

thu

HT phải thu

HT hàng tồn kho

HT báo cáo ...

HTTT kế toán tài chính

42

Chu trình doanh thu

Chu trình chi phí

Chu trình chuyeån ñoåi

Chu trình taøi chính

Ch.trình Bc t.chính: soå caùi vaø baùo

caùo taøi chính

Döõ lieäu

Quyõ

Quyõ

Döõ lieäuDöõ lieäu

Döõ lieäu

TPhaåm

Vaät lieäu

HTTT kế toán quản trị1. Mục tiêu

Cung cấp thông tin bên trong DN theo yêu cầu quản lý của ban quản lý Phạm vi hệ

thống2. Đầu vào

Dữ liệu đầu vào là nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các thông tin liên quan khác

3. Cấu trúc

43

HT NGÂN SÁCH(Lập kế hoạch) HT BÁO CÁO

TRÁCH NHIỆM

TRUNG TÂM TRÁCH NHIỆM

HT xử lý nghiệp vụ (thực thể)

Dòng thông tin dưới lên

Kế hoạchDòng thông

tin trên xuống

So sánh giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị

44

Cả hai loại kế tóan đều có mối quan hệ chặt chẽ với thông tin kế tóan, đều nhằm vào việc phản ánh kết quả hoạt động của doanh nghiệp, đều quan tam tới doanh thu, chi phí và sự vận động của tài sản, tiền vốn

Cả hai loại kế toán đều có mối quan hệ chặt chẽ về số liệu thông tin. Các số liệu của kế toán tài chính và kế toán quản trị đều xuất phát từ chứng từ gốc. Một bên phản ánh thông tin tổng quát, một bên phản ánh thông tin chi tiết

Cả hai loại kế toán đều có mối quan hệ trách nhiệm của nhà quản lý

45

Cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính

Đối tượng sử dụng thông tin về kế tóan tài chính là: các nhà quản lý doanh nghiệp và các đối tượng bên ngòai doanh nghiệp (nhà đầu tư,ngân hàng, cơ quan thuế, cơ quan tài chính, cơ quan thống kê

Cung cấp thông tin phục vụ điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh

Đối tượng sử dụng thông tin về kế toán quản trị là : Các nhà quản lý doanh nghiệp( hội đồng quản trị, ban giám đốc_

46

Kế tóan tài chính phản ánh thông tin xảy ra trong quá khứ đòi hỏi có tính khách quan và có thể kiểm tra được. Thông tin chỉ được theo dõi dưới hình thái giá trị

Kế toán quản trị nhấn mạnh đến sự thích hợp và tính linh hoạt của số liệu, thông tin được tổng hợp phân tích theo nhiều góc độ khác nhau. Thông tin ít chú trọng đến sự chính xác mà mang tính chất phản ánh xu hướng biến động, có tính dự báo vì vậy thông tin kế tóan quản trị phục vụ cho việc đánh giá và xây dựng các kế hoạch kinh doanh, thông tin được theo dõi dưới hình thái giá trị và hình thái hiện vật

47

Kế tóan tài chính phải tôn trọng các nguyên tắc kế toán được thừa nhận và sử dụng phổ biến, nói cách khác KTTC phải đảm bảo tính thống nhất theo các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán nhất định để mọi người có cách hiểu giống nhau về thông tin kế toán đặc biệt là báo cáo TC và KTTC phải tuân thủ các qui định của pháp luật hiện hành đặc biệt là những yêu cầu quản lý tài chính và các yêu cầu của xã hội thông qua việc công bố những số liệu mang tính bắt buộc

Kế tóan quản trị không có tính bắt buộc, các nhà quản lý đuợc toàn quyền quyết định và điều chỉnh phù hợp với nhu cầu và khả năng quản lý của doanh nghiệp

48

Phạm vi thông tin của Kế tóan tài chính liên quan đến việc quản lý tài chính trên qui mô tòan doanh nghiệp

Kế tóan tài chính có kỳ lập báo cáo thông thường là : quí, năm

Phạm vi thông tin Kế tóan quản trị liên quan đến việc quản lý trên từng bộ phận(phân xưởng phòng ban) cho đến từng cá nhân có liên quan

Kế tóan quản trị có thể lập báo cáo từng thời điểm, không có qui định bắt buộc, có kỳ lập báo cáo nhiều hơn : quí, năm , tháng, tuần, ngày

Phân loại HTTTKT

49

Hệ thống thông tin kế toán bán thủ công

Phương thứcxử lý

Hệ thống thông tin kế toán thủ công

Hệ thống kế toán dựa trên nền máy tính

Yêu cầu của thông tin kế toán

• Phù hợp: phù hợp với việc ra quyết định

• Tin cậy: Có khả năng xác nhận, không sai sót, chính xác, trung lập,

• Đầy đủ: không bỏ sót các khía cạnh quan trọng

• Đúng thời điểm: Được cung cấp khi cần thiết

• Có thể hiểu: Được trình bày có thể hiểu được

50

AIS thủ công và AIS trên nền máy tính

• AIS thủ công

51

Chứng từSự kiện ảnh hưởng đến báo cáo tài

chính

Ghi sổ

nhật ký

Sổ nhật ký

Chuyển sổ cáiSổ cái

Lập báo cáo

Báo cáo tài chính

Quá trình SXKD

AIS thủ công và AIS trên nền máy tính

• AIS trên nền máy tính

52

Chứng từSự kiện của

quá trình SXKD

Nhập liệu

Cácdữ liệu liên quan đến hoạt động

Các tập tin lưu trữ dữ liệu

Thông tin theo yêu

cầu

Truy xuất thông tin theo

yêu cầu

Các đối tượng sử dụng HTTTKT

• Người sử dụng trực tiếp• Nhà quản lý• Chuyên gia tư vấn HTTT kế toán• Kiểm toán viên• Người cung cấp dịch vụ kế toán, thuế(Theo IFAC, Guideline 11, “Information Technology

in the Accounting Curriculum, 1995)

53

Tương lai của HTTT Kế toán

• HTTT kế toán sẽ không đơn thuần là HTTT xử lý nghiệp vụ

• Bên cạnh các dữ liệu tài chính còn thu thập thêm các dữ liệu phi tài chính

• Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động kế toán

• HTTT kế toán kết hợp với các hệ thống chức năng khác trong HTTT quản lý trở thành hệ thống hoạch định, kiểm soát nguồn lực (ERP – Enterprise Resource Planning) trong doanh nghiệp

• Đối phó nhiều rủi ro phát sinh

54

Kế toán viên và HTTTKT

• Kế toán viên là người sử dụng HTTTKT• Kế toán viên là người tham gia vào quá trình

phân tích và thiết kế HTTTKT• Kế toán viên là người kiểm toán HTTTKT

55

Câu hỏi ôn tập

• 1. Hệ thống thông tin kế toán là gì?• 2. Chức năng của HTTTKT đối với doanh

nghiệp?• 3. HTTTKT là hệ thống thông tin độc lập trong

doanh nghiệp, đúng hay sai? Giải thích cho ý kiến của anh/ chị?

• Trình bày các thành phần theo cấu trúc vật lý của HTTTKT?

• Phân loại HTTTKT?• Kế toán viên có vị trí gì trong HTTTKT?

56

Yêu cầu

• Đọc lại slide chương 1• Đọc tài liệu chương 1 trong sách• Trả lời câu hỏi ôn tập• Đọc trước chương 2

57

Tổng Quan Về Hệ Thống Thông Tin Kế Toán

Economy & Finance

Transcript of Tổng Quan Về Hệ Thống Thông Tin Kế Toán