1

TÜRKİYE’DE

MANTIKSAL ÇERÇEVE

YAKLAŞIMIYLA HAZIRLANAN

PROJELERDE RASTLANAN

HATALAR, NEDENLERİ VE

ÇÖZÜM YOLLARI

Ali Rıza Güneş Oktay Aralık/2012

2

İçindekiler

no konu sayfa

01. Temel Sorun: Proje Döngüsü Yönetimi (PDY) ve Mantıksal Çerçeve (MÇ) Yaklaşımının Gereğince Kavranamaması

3-4

02. Şekil Hataları 4-5

03 Proje Tekliflerinin İhale Yetkilisinin Talimatına Uygun Hazırlanmaması 5-7

04 Başvuru Sahibinin Kapasitesindeki Yetersizlikler 7-8

05 Proje Ortağı Kullanmamakta İnat Etme 8-9

06 İlgililikle Yeterince İlişkilendirilememe 9

07 Yöntem Hataları 9-11

08 MÇM Hataları 11-12

09 Sürdürülebilirlikteki Belirsizlikler 12

10 Bütçe Hataları 12-13

11 Projenin Finansmanında Yapılan Hatalar

13

3

01. Temel Sorun: Proje Döngüsü Yönetimi (PDY) ve Mantıksal Çerçeve (MÇ) Yaklaşımının Gereğince Kavranamaması PDY yaklaşımı, projelemenin tüm süreçlerinde; projenin ön hazırlıklarının yapılması /programlama, projenin ortaya konulması/tanımlanması, projenin tasarlanması/hazırlanması, projenin finansmanı ve uygulanması, uygulama sürecinde izlenmesi iç ve dış denetimi, uygulama sonrası başarı değerlendirmesi, projenin hedeflerine ulaşma düzeyinin gözden geçirilmesinden oluşan döngüsel sürecine yaklaşım yapan bir bütünsel yapıyı öngörmektedir. Sıralanan yönleriyle, geleneksel projeleme yaklaşımlarından önemli farklılıklar taşımaktadır. PDY ile projelemenin tüm süreçlerine yönelik döngüsel bir yaklaşım geliştirilmiştir. Tanımlama ve tasarlama sürecinin tamamlanmasında (projenin proje fikrinin oluşturulması ve projenin hazırlanması süreci) Mantıksal Çerçeve yaklaşımı benimsenmiştir. MÇ yaklaşımında, paydaşlardan soruna, sorundan-hedefe yönelme, faaliyetlerin ve kaynakların tanımlanması, sürdürülebilirlik mantıksal bir süreçte ele alınmaktadır. Aşağıdaki şekilde PDY ve MÇ yaklaşımının süreçleri (AB, PDY Rehberi, 2004) gösterilmektedir. A. MÇ Yaklaşımıyla Projeleri Hazırlamakla Uğraşan Bireylerde Kuramsal Hazırlıkların Yetersizliği. Türkiye’de bireylerin öğrenme süreci genellikle kalıplara ve kopyalamaya dayalıdır. Yanısıra, AB’nin ve Türkiye’deki kurumların hibe programlarının hızlı gelişimi, hızlı proje üretmeyi gündemde tutarak ilgili bireylerin öğrenme sürecindeki teorik birikimleri için yeterli zamanın ayrılmasını güçleştirmiştir. Böylece MÇ projeleri, eğitimlerde verilen örnek MÇ projelerinin elden ele dolaşmasıyla ve/veya sadece konu değişiklikleri yapılarak farklı alanlardaki sorunlar ve hedefler için özgünleştirmeden yazılmasıyla üretilmeye başlamıştır. 8 yıldan beri hızla gelişen bu süreçte, Türkiye’deki MÇ projelerinin ve bunları hazırlayanların sayıları önemli düzeye ulaşmıştır. Ancak, bu hızlı gelişme PDY yaklaşımının kuramsal olarak amaçladığı PDY projeleme sürecinin de aynı düzeyde gelişimine katkı sağlayamamıştır. B. Eğitimlerde PDY’ yaklaşımının kuramsal bilgilerinin giderek daha az aktarılması. Hibe programlarına hızla hazırlanma ve proje üretme isteği eğitim programlarının yapısını da etkilemekte ağırlığın proje yazımına doğru aktarılmasına yol açmaktadır.

PDY YAKLAŞIMI

MANTIKSAL ÇERÇEVE YAKLAŞIMI

PLANLAMA AŞAMASI ANALİZ AŞAMASI

MANTIKSAL ÇERÇEVE MATRİSİ

(MÇM) FAALİYET PLANI

KAYNAK PLANLAMA

PAYDAŞ ANALİZLERİ

SORUN ANALİZLERİ

AMAÇ ANALİZLERİ

STRATEJİ ANALİZLERİ

4

C. PDY yaklaşımıyla ilgili özgün Türkçe yayınların yeterince üretilememesi. Türkiye’nin PDY yaklaşımıyla tanıştığı yıllarda AB ve DPT’nin bazı uzmanları, PDY yaklaşımının kuramsal düzeyinin gelişimine katkı sağlayabilmeyi amaçlayan az sayıda yayın üretmişlerdir. Bu alandaki talebin giderek azalması, araştırıcıların PDY yaklaşımının kuramsal özelliklerine yönelik yeni ürünler üretmelerini çekici olmaktan çıkartmıştır.

a. Temel Çözüm: PDY Yaklaşımının Kuramsal Yapısı Hızla Kavranmalıdır. Türkiye’de PDY yaklaşımıyla proje üretmek için emek dökenler, PDY yaklaşımının kuramsal düzeydeki gelişmine katkı sağlayabilecek çözümlerin üretilebilmesi için gereken çabayı göstermelidirler. PDY yaklaşımı, hibe veren Dünya ölçeğindeki bir çok kurum tarafından geleneksel projeleme yaklaşımlarına göre, uygulamada karşılaşılan sorunları en aza indirebildiği için benimsenmiştir. PDY yaklaşımının kuramsal yapısının iyi bilinmesi, hazırlanan/uygulanan projelerin sürdürülebilirlikleri bakımından çok önemlidir. A. Bireysel Kültürün Geliştirilmesi. Bireyler yerli kaynakları ve özellikle AB üyesi ülkelerin bu konularda yayınlanmış olan kaynaklarını taramalıdır. B. Grup Kültürünün Gelişmesi. PDY projeleri ile uğraşan grupların olanak bulduklarında veya olanak bularak gündemli ve tartışmalı toplantılar yapması ve uygulamaların kuramsal eksikliklerini görüşerek kendi grup kültürlerinin gelişimine katkı sağlamaları yararlı olabilecektir. Eğitim programlarında PDY yaklaşımının kuramsal düzeyinin aktarıldığı zamanın daha da artırılması yarar sağlayabilecektir. C. Toplumsal Kültürün Gelişmesi. Belirli aralıklarla düzenlenebilecek, uygulamaların görüşüldüğü, geniş katılımlı seminer, panel vb toplantılarla Türkiye’nin PDY yaklaşımının kuramsal kültünün gelişimine katkı sağlanması yararlı olabilecektir.

02. Şekil Hataları MÇ yaklaşımıyla proje hazırlamada, şekil sınırlaması, standart ürünlerin üretilmesi amacına yöneliktir. Şekil sınırlamaları, proje teklifinde gereksiz bilgilerin yer almamasına ve gerekli bilgilerin gerektiği kadarıyla yer almasını da amaçlamaktadır. Bu amacın gerekçesi ise hibe projesine katkı sağlayacak olan kurumun proje değerlendirmedeki hızını ve kalitesini yükseltirken başvuru sahiplerinin odaklanmalarını sağlamaktır. A. Projelerin Standart Konu Başlıklarının Değiştirilmesi. Tasarlanacak olan projenin konu başlıkları genellikle MÇ yaklaşımına uygun ardaşıklıkta hazırlanmaktadır. Bunların sıralarının ve yerlerinin değiştirilmesi veya çıkartılmaları istenmeyen bir durumdur. B. Proje Konularının Sayfa Sınırlarına Uyulmaması. Bu alandaki sınırlamalar kesine yakındır. Proje teklifinde sunulacak bilgiler, standart proje başvuru formunda ayrıntısı belirtilen sınırları aşmamalıdır. Ancak boş ta bırakılmamalıdır.

5

C. Projenin Standart Yazı Fontunun Değiştirilmesi. Standart yazı fontunun küçültülmesi sayfa sınırlamasını aşmak, büyütülmesi ise proje ile ilgili bilgilerin yeterince sunulmaması anlamını taşımaktadır.

D. Proje Tekliflerinin Bilgisayar Ortamında Hazırlanmaması. Proje teklifleri, bigisayar ortamında hazırlanmış olan standart hibe başvuru formalarının ve eklerinin doldurulmasıyla oluşturulmalıdır.

E. Projenin Standart Çizelgelerin Değiştirilmesi. Projenin çizelgeleri eğer aksine bir talimat yoksa değiştirilmemelidir. Özellikle sütun eklemeleri veya çıkartılmaları yapılmamalıdır. Standart çizelgeler özet ve ağırlıkla sayısal bilgilere yönelik olarak hazırlanmıştır. Çizelgeler için de metinler gibi, sunulacak bilginin gereklilik ve yeterli ayrıntı sınırlaması yapılmıştır.

F. Proje Konularının Standart Formda Belirtilen Başlıklarda Yer Almaması. Proje sahibi teklifinde sunacağı bilgilerin standart proje başvuru formunun ilgili başlıkları altında olmasına özen göstermelidir. Bu konuda yapılan hatalar eksiklik ve zayıf yön olarak olarak algılanabilmektedir.

G. Konu Aralarına Ayraç, Şekil, Resim, Diyagram Konulması: Şekillerle tanımlanması gereken bazı bilgilerin proje teklifindeki konuların ardaşıklığını bozmaması için aksine bir talimat yoksa eklerde sunulması yararlı olacaktır. Standart proje başvuru formunun bütünlüğü bozulmamalı ve temel başlıklar öngörülerek herhangi bir ayraçla ayrılmamalıdır.

03. Projelerin İhale Yetkilisinin Talimatına Uygun Hazırlanmaması MÇ proje hazırlamada, günümüzde uluslar arası ve ulusal destek kurumlarının tercih ettiği ve kullandığı bir yaklaşımdır. Bu durum, proje tekliflerinde genel şekil özelliklerine yönelik standartlarının aynı kalması koşuluyla İhale yekilisi kurumlara özgü faklı şekil ve başvuru sahibinin özelliklerine yönelik talimatın ortaya çıkmasına yol açmıştır. Bir çok proje sahibi, başka kurumlar tarafından açılan hibe çağrılarına benzer olduğunu düşünerek İhale yetkilisi kurum tarafından yayınlanan başvuru rehberinde yer alan talimatları gerektiğince okumamaktadır. Böylece ihale yetkilisinin talimatında görmek istemediğini açıkladığı bir çok istenmeyen özellik proje tekliflerinde yer almaktadır. İhale yetkilisi yayınladığı talimatta bu hataları bazen kabul edilebilir olarak ilan etmektedir. Bu durumda başvuru sahibi çağrılarak hatanın düzeltilmesi istenmektedir. Bazen de kabul edilemez olarak ilan etmekte ve proje başvurusunu red etmektedir. Ancak, bir çağrı sürecindeki şekil talimatı; farklı kurumlar ve aynı kurumun farklı çağrıları için değişiklikler gösterebilmektedir. A. Genellikle Düzeltilebileceği İlan Edilen Hatalar. a. Proje Teklif Dosyalarının Dış Kaplarında Yapılan Hatalar. İhale yetkilisi bazen klasörde ayraçlarla ayrılmış ekler, bazen ana klasörde telli dosyalarla ayrılmış ekler, bazen klasörsüz telli dosyada ayraçlarla ayrılmış ekler vb istemektedir. Bazen klasör veya dosya renklerini asıl ve suretler için ayırmaktadır. Proje teklifinin ve eklerinin dosyaları genellikle 1 asıl 2 kopya olarak ve teklifin ve eklerinin veya sadece proje teklifinin, bütçe, MÇM’nin elektronik kopyası (CD ortamında) istenmektedir. Bu

6

alanda yapılan hatalar; İhale yetkilisinin zaman kaybetmesine, başvuru sahibinin yeniden çağrılmasına, planlanan iş süreçlerinde sapmalara neden olmaktadır. b. Eksik Ek Bilgi/Belgelerle Başvuru. Proje sahibi ihale yetkilisinin talimatında istediği belgelerdeki bilgileri eksik vermekte, boş vermekte veya hiç vermemektedir.

c. Başvuru Formu Aslının ve Eklerinin Her Sayfasının Onaylanmaması. Başvuru formunun ve eklerinin aslının her sayfası ihale yetkilisinin aksine bir talimatı yoksa onaylanmalıdır. Bu onaylama son teslim tarihinden sonra proje teklifine herhangi bir şekilde bilgi ve/veya belge girişine ve/veya çıkışına engel olmayı amaçlamaktadır. d. Onaylanmayan Bilgi ve Belgeler. İhale yetkilisinin istemiş olduğu ek bilgi ve belgelerin yetkili onaylarının yapılmış olması başvuru sahibinin (asıl başvuru sahibi ve proje ortağının) uygunluğunun değerlendirilebilmesi bakımından önem taşımaktadır. B. Genellikle Kabul Edilmeyen Hatalar. a. Proje Tekliflerinin Son Teslim Kuralını Çiğnemesi. İhale yetkilileri, çağrı dönemi başında proje tekliflerinin nasıl kapatılacağını ve onaylanacağını, hangi gün ve hangi saate kadar, hangi adrese, hangi yolla(posta, kurye vb) teslim edileceğini ilan ederler. Son teslim talimatının aksine yapılan uygulamalar, proje tekliflerinin ret edilmesine yol açmaktadır. b. Hibe Talebinin İlan Edilen Miktar ve/veya Oranın Üzerinde Olması. İhale yetkilileri hibe programında her bir başvuru için yapılacak hibe miktarını ve bütçeuygun maliyet toplamına oranını ilan eder. Başvuru formunun ilk sayfalarında yer alan hibe miktarı ve/veya oranının İhale yetkilsinin talimatının üzerinde olması (bazen bu kuruşla veya %00 ile tanımlanabilecek fazlalık bile olsa) proje teklifinin ret edilmesine neden olmaktadır.

c. Projenin Uygulama Yeri ve Süresindeki Hatalar. Projenin uygulama yeri genellikle çağrıda belirtilen yerdir. Bu yerde fiilen faaliyette olma süreleri de belirtilmektedir. Projenin uygulama süresi en fazla olarak ay ve/veya yıl ölçüleriyle teklif çağrısında belirtilmektedir. Yer, yerdeki faaliyet süresi ve projenin süresinin talimatların aksine olması durumunda proje teklifi ret edilmektedir. Bu konuda, sıkça rastlanan bir hata, proje teklifinin ilgili yerlerde yazıyla belirtilen süresinin faaliyet planındaki süreyle uyumsuzluk göstermesidir. Faaliyet planı temeldir ve proje teklifinin diğer yerlerindeki belirtmeler buna uygun olmalıdır.

d. Proje Teklifinin Hibe Programının Amaç ve Öncelikleriyle İlgili Olmaması. Başvuru sahibi tarafından sunulan proje teklifleri hibe programının öncelik ve

hedefleriyle ilgili olması gerekmektedir. Tartışmalı olabilecek durumlarda ihale

yetkilisinden görüş almak yararlı olabilecektir.

e. Proje Ortaklarının Uygun Olmaması. Proje ortakları asıl başvuru sahibiyle aynı koşulları taşımak zorundadır. Bu koşullardan birinin ve/veya birkaçının eksik olması proje teklifinin ret edilmesine yol açmaktadır.

7

f. Bütçede Uygun Olmayan Maliyetlerin Yer Alması. Projenin Uygun olan ve uygun olmayan maliyetleri İhale yetkilisi tarafından yayınlanan hibe başvuru rehberinde yer almaktadır. Uygun/ olmayan maliyetleri içeren bütçe talimatı; maliyetin kendisi, maliyetin miktarı, toplamdaki oranı ve uygulanma şekline yönelik olmaktadır. Bütçe talimatının aksine yapılan proje teklifleri ret edilmektedir.

04. Başvuru Sahibinin Kapasitesindeki Yetersizlikler

Başvuru sahibi (asıl ve proje ortakları) teklif ettikleri projeyi gerçekleştirebilecek ve bu

projeyi sürdürebilecek teknik, kurumsal ve mali kapasiteye sahip olmalıdırlar. Bu

özellik bir çok kurum tarafından projelerin hibe kazanmalarında önemli bir faktör

olarak öne çıkartılmaktadır. Türkiye’de genellikle %60 üzerinde yeterli kapasiteye

sahip olmayan başvurular yarıştan elenmektedirler.

Proje teklifinde başvuru sahibinin kapasite yetersizliği, MÇ yaklaşımından ele

alındığında; yürütücü güç ve yetenekler analiz edilmeden ve bunları geliştirici

çözümler üretilmeden, dolayısıyla sürdürülebilirliğe hiç önem verilmeden hazırlanmış,

yetersiz ve uygulanması imkansız bir proje teklifi olarak ortaya çıkmaktadır.

A. Teknik Kapasite Yetersizliğindeki Hatalar. Teknik kapasite; proje yürütme bilgi ve

deneyimi ile öngörülen faaliyetlerin yürütülebilmesinde sahip olunması gereken bilgi

ve deneyime sahip olunmasıyla ilgili bir kavramdır. Bsşvuru sahibinin proje yürütme

bilgi ve deneyimi yok, daha önce yapmadığı bilgi ve deneyim sahibi olmadığı bir

konuda proje uygulamayı planlıyor ve parası da var/ veya yok, bu eksikliklerini

geliştirici çözümlere de sahip değil, hibe programına teklif hazırlanıyor ve ihale

yetkilisine sunuluyor. Bu noktada MÇ yaklaşımı bir soru sormaktadır. Proje

faaliyetleri nasıl yürütebilecektir ve sürdürülebilirlik nasıl sağlanabilecektir?? Benzeri

soru İhale yetkilisinden de gelmektedir.

B. Kurumsal Kapasite Yetersizliğindeki Hatalar. Kurumsal kapasite teklif edilen

projenin uygulanabilmesi için gereken yönetim yeteneğinin kültürel ve fiziksel

varlığını sorgulayan bir kavramdır. Genellikle üzerinde durulmayan veya çok az bilgi

sunulan bir alandır. Bu nedenle projenin zayıf noktası olaraksıkça beliren bir alandır.

Proje teklifinde üretilmesi planlanan ürünlerin doğrudan ve dolaylı hizmetleri

istenilen kalitede nasıl sağlanabilecektir? Başvuru sahibinin organizasyonu uygun

mudur? Bu organizasyon gerekli çalışana, deneyime ve yeteneğe sahip midir?

Kimler hangi becerilerini hangi faaliyetler için kullanabileceklerdir?

C. Mali Kapasite Yetersizliğindeki Hatalar. Parasal kapasite başvuru sahibinin

menku ve gayri menkul varlıklarını ve para yönetme yeteneğini sorgulayan bir

kavramdır. Bu bölümdeki en yaygın hata para yönetme bilgi ve denyiminin

gereğince açıklanamamasındadır. Türkiye’de özel kuruluşların resmi bilançoları

varlıkları göstermektedir. Ancak bilanço büyüklükleri proje teklifine uygun bile olsa

8

varlıkların başarılı yönetimi konusunda yeterince fikir vermemektedir. Bilançoların

başarıyı aktarnmakta yetersiz olduğu başvuru sahipleri kendilerine ait bilgilerin

istenildiği bölümlerde bu kapasitelerini ayrıntılı olarak açıklamaları etkili olabilecektir.

D. Kapasite Yetersizliğinin Çözüm Yolları.

a. Teknik ve kurumsal kapasite yetersizliğini gidermek için; ek personel istihadamı

ve yeni makine-donanım satın alma biçimindeki çözüm uygun olabilir. Bunun için

yapılacak giderler sunulan bütçe içine konulmasa bile bu giderleri karşılamak

için başvuru sahibinin ek kaynak kullanması gerektiği ortadadır. Ortalama

ücretlerle ve tahmini makine-donanım fiyatlarıyla bu çözümün maliyeti

hesaplandığında bunun mali kapasiteyi aşmaması gerekmektedir. Aksi halde

teknik ve kurumsal kapasite yetersizliğini gidermek için bu çözüm teklifi geçersiz

olmaktadır.

b. En geçerli çözüm, bu konudaki zayıf alanlarda güçlü olan proje ortaklarıyla veya

kısmen de iştirakçilerle işbirliğini geliştirmek ve projeyi birlikte üstlenmektir.

05. Proje Ortağı Kullanmamakta İnat Etme

Türkiye’de başvuru sahipleri projelerine ortak almama konusunda oldukça kararlıdırlar. Bu durum Türkiye’de ortak çalışma kültürünün yeterince gelişmemiş olmasının doğal bir sonucudur. Ortaklarla ve ortaklıklarla ilgili yığınlarca başarızlık öyküsü ve yaşanmış kötü deneyimler bulunmaktadır. Bir başka yönden de başvuru sahibi; yönetim erkine tek başına sahip olmak ve işlerine başkalarını karıştırmaktan hoşlanmamaktadır. MÇ yaklaşımıyla hazırlanan projelerde, genellikle başvuru sahibinin kapasitesinin yeterliliği ve ortakla birlikte çalışma başarısını göstermesi ona rakiplerine göre %25 üstünlük sağlamaktadır. Bugün, Türkiye’nin hemen her ilinde hibe projesi kazanmış ve uygulamış özel ve kamu kuruluşları bulunabilmektedir. Bu tip kuruluşlarla yapılacak görüşmeler, ortak kullanmama konusundaki katı önyargıların değişmesine önemli katkılar sağlabilecektir.

A. Başvuru Sahibinin Ortakları Kendi Zayıf Yönleri Geliştirmeye Uygun Seçilmemesi Başvuru sahibi proje teklifinde ortak/lar tanımlamıştır. Ancak ortakların rolleri ve üstleneceği faaliyetler zayıf yönlerine yönelik değildir. Böylece proje ortağından istenilen sonuç elde edilememiştir. Kapasite geliştirilememiş zayıf yönler güçlendirilememiştir yani projede değişen veya kazanılan bir şey olmamıştır, projenin 1/4’i hala yetersizdir. Başvuru sahibi öncelikle kendi kapasitesi için bir SWOT analizi yapmalı ve zayıf yönlerini güçlendirebilecek ortakları aramalıdır. Proje ortaklığı için bu amaçla bulduğu adaylarla görüşme yapmalıdır. B. Alt Yüklenicilerin Ortak Olarak Seçilmesi. Projede satınalma ilişkisi olabilecek tedarikçilerle ortaklık uygun olmayan ortaklıktır. Proje teklifininin tümünün ret edilmesi riskini taşımaktadır. C. Ortakların Rollerinin Ve Üstleneceği Faaliyetlerin Yeterince Açıklanamaması.

9

Projede görev alan ortakların rolleri ve üstlenecekleri faaliyetler açıklanamamıştır. Bu hata ortaklar ile yapılan görüşmelerin yetersizliğini onların üstlenmesi planlanan görevlerini bilmediklerini ve/veya yüklenmeyeceklerini göstermektedir. Bu durumda da istenilen elde edilememiştir. Kapasite geliştirilememiş ve zayıf yönler güçlendirilememiştir. D. Seçilen Ortakların İhale Yetkilisinin İstemediği Özellikler Taşıması. Bu ortak/lar uygun değildir. Bu tip ortaklar projenin ret edilmesine yol açabilecek riskler taşıyabilmektedir.

06. İlgililikle Yeterince İlişkilendirilememe Hibe programının amaç ve öncelikleri proje teklifinin genel hedefidir. Proje teklifi genel hedefe ulaşabilecek bir özel hedefe yönelmelidir. Böyle bir yapı ise MÇ yaklaşımının gereğince uygulanması sonucunda ortaya çıkmaktadır. Aksi durumda ilgiliğin kurulmasında önemli zorluklar yaşanmaktadır. A. Proje Fikrinin Oluşturulmasındaki Hatalar. MÇ yaklaşımında proje fikri sorun analizi sonucunda oluşmaktadır. Sorun analizi yapılmadan veya gereği şekilde yapılmadan ortaya çıkan tüm proje teklifleri genel hedeften derece derece uzaktır ve genel amaca hizmet etmemektedir. B. MÇ Yaklaşımıyla Oluşturulmayan Yani İlişkiselliği Bulunmayan Proje Fikrinin (Özel Amacın) Programın Amaç Ve Öncelikleriyle (Genel Amaçla) İlişkilendirilememesi. İlişkilendirmeyi başarmak oldukça zordur ve genellikle imkansızdır. Hatanın nedeni MÇ yaklaşımının projeye özgün olarak uygulanmamasındandır ve çözümü ise MÇ yaklaşımının gerektiği gibi uygulanmasındadır.

C. Projenin Paydaş Analizi Yetersiz Düzeydedir. MÇ yaklaşımı; proje uygulamasını etkileyebilecek ve/veya proje uygulamasından etkilenebilecek tüm paydaşların, rollerinin, katkılarının, engellerinin, fayda ve kayıplarının ayrıntılı olarak, ürünler düzeyinde ve derecelerine göre analiz edilmesi ve tanımlanmasını öngörmektedir. Bu alanda yapılan çalışmalardaki yetersizlik projenin uygulanabilirliği ve sürdürülebilirliği bakımından ciddi zayıflıklar ortaya çıkartmaktadır.

07. Yöntem Hataları Türkiye’de üretilen MÇ yaklaşımıyla hazırlanan projelerin çoğunluğunda MÇ yaklaşımının eksik ve gerektiği şekilde uygulanmamasından ortaya çıkan yöntem hataları bulunmaktadır. A. Durum Analizlerindeki Yetersizlik ve Proje Fikrinin Sezgisel Oluşturulması. MÇ yaklaşımı her projenin biribirinden farklı durumlarda oluştuğunu ve birbirinden farklı sorunlara çözümler ürettiğini benimseyen bir yaklaşımdır. MÇ yaklaşımında proje fikri, projenin ilgili olduğu alandaki genel soruna üretilecek çözümle etki yapmayı amaçlayan (nedensellik ilişkisindeki) özel bir sorunu çözmek için tanımlanmaktadır. Bu yönüyle gerçekçi ve özgündür. Uzman veya yatırımcının sezgilerine dayalı olarak

10

ortaya çıkan proje fikirlerinin MÇ yaklaşımının gerçekçiliğinden ne kadar uzak olacağı açıktır. B. Projenin Gerekçesinin Özel Amaçlardan Uzak Olması. Türkiye’de üretilen MÇ yaklaşımyla üretilen projelerde projenin gerekçeleri genellikle özel amaçlarıa yönelik bilgi taşımamakta, programın amaç ve önceliklerini (genel amacı) bile aşmakta, ulusal ve/veya uluslararsı düzeyde gerekçeleri sunmaktadır. Proje teklifinde sayfalar yazı ve sayılarla dolmaktadır. Ancak, projenin özel amacının gerekçesine yönelik bilgiler ya hiç bulunmamaktadır veya 1 sayfayı geçememektedir.

C. Projenin Genel Yönteminin Yetersiz Olması. Projenin ilerleyen bölümlerinde açılarak gelişen ve biribirlerine güçlü bağlarla dayanarak oluşmuş sağlam temeller üzerinde yükselen, en uygun çözümleri ve sürdürülebilir faydaları sağlayabilecek olan, MÇ yaklaşımıyla hazırlanmış proje teklifleri ortaya çıkmaya başlamıştır. Ancak az sayıdadır.

D. Faaliyet Planının Yeterli Ayrıntılara Sahip Olmaması. Sorunların çözümünden veya durumun analiziden çıklılarak geliştirilemeyen, sezgisel olarak geliştirilen proje fikri/özel amaç gerçeklikten uzaklaştığından, gerçekçi bir yol haritasının belirlenmesi imkanı bulunamamaktadır. Böylece, faaliyetler gereken ayrıntıları ve ilişkiselliği taşıyamamaktadır ve faaliyet planı da güçsüz kalmaktadır.

A. Proje Faaliyetlerinin Süresiyle Faaliyet Planının Süresinin Farklı Olması. Proje hazırlanırken projenin uygulama süresi öngörülmektedir. Bu süre proje uygulaması için öngörülen faaliyetlerin tamamlanabilmesi için gereken bir süredir. Bu sürenin faaliyet planında da aynı zaman dilimi olarak yer alması gereklidir E. Projenin İzlenmesine Katkı Sağlayabilecek Göstergelerin Özgün Olmaması. Proje başarılarının izlenebilmesine yönelik göstergeler genel ve özel amaçlarla ve sayısal hedeflerle yakın ilişki içindedir. Bunlardaki eksiklik ve/veya yetersizlikler projeye özgün başarı göstergelerinin, ihale yetkilisinin yayınladığı örneklerin dışında geliştirilebilmesini güçleştirmektedir.

F. Başvuru Formunun İlgili Bölümünde Tanımlanan Göstergelerle MÇM’de Belirtilenler Arasında Farklılıklar Bulunması. Başvuru formunun ilgili bölümünde belirtilen başarı göstergelerinin MÇ yaklaşımıyla geliştirilmiş olması ve bunların Mantıksal Çerçeve Matrisi’nde de (MÇM) aynı şekilde yer alması beklenmelidir.

G. MÇM’nin Başvuru Formuyla İlişkili Olarak Oluşturulmaması. MÇM’de yer alan bilgiler sunulan projenin özetidir ve MÇ yaklaşımının nasıl uygulandığını özlü aktarmalıdır. Projede teklifinde MÇ yaklaşımında yetersizlikler varsa MÇM’de yansıması görülmelidir. Ancak genellikle, MÇM ve proje başvuru formunda MÇ yaklaşımıyla tasarlanan proje teklifi sanki aynı projeye ait değilmiş izlenimi ortaya çıkmaktadır.

H. Projenin Olası Risklerinin Yeterince Analiz Edilmemesi. Proje tekliflerinde riskler genellikle gözardı edilmekte, yokmuş gibi gösterilmekte veya hiç gösterilmemktedir. Dünya’da risk taşımayan hiçbir eylem yoktur. Ünlü bir deyiş şöyle der; ‘Kaplumbağa uyanır, yürümeye karar verir, başını çıkartır, risk alır ve yürümeye başlar’. Riskleri

11

analiz etmek ve tanımlamak onlara karşı hazır olmak, önlemleri de dikkate almak anlamına gelir.

İ. Proje Sonuçlarının Paydaşlara, Yararlanıcılara, Hedef Gruplara Etkilerininin Yeterince Tanımlanamaması. Proje uygulamasından paydaşların, yararlanıcıların ve hedef grupların elde edebilecekleri faydalar ve etkiler nitel ve nicel olarak ayrıntılarıyla tanımlanmalıdır. Bir projenin gelişimi, hizmet ettiği büyüklüğün etkisi altındadır.

J. Projenin Dışsal/Çarpan Etkilerinin Doğru ve/veya Yeterince Tanımlanamaması. Projenin dışsal etkileri; neden olduğu değişimler, tekrarlanma yoğunluğu, başkaca yapıları uyarma düzeyi gibi niteliksel ve niceliksel etkileridir. Bir proje çevresini geliştirebildiği oranda ürettiği ürünleri değerli olabilecektir. Bu etkilerin ayrıntılı analizi ve nitelik ve nicelik olarak tanımlanması, projenin çevresiyle uyumu, yaşamı ve sağlıklılığı konusundaki yargılar için önem taşımaktadır.

K. Görünürlüğe Gereken Önemin Verilmemesi. Görünürlük hibe veren kuruluşun bu katkısını başkalarıyla paylaşmak ve böylece ona yapılabilecek küçük bir teşekkür anlamına gelmektedir. Görünürlükle ilgili olarak ihale yetkilisi kuruluşların rehberleri bulunmakta ve yapılabilecek faaliyetleri biçim ve içerik bakımından ayrıntılı olarak standardize etmektedir. Rehberin incelenmesi ve bu faaliyetlerin yapılması önemlidir.

08. MÇM Hataları MÇM MÇ yaklaşımıyla hazırlanan projenin matrise alınmış özetidir. Projenin ilk incelemesi MÇM yoluyla kolayca yapılabilmektedir. A. Projenin MÇM’ye Doğru Aktarılamaması MÇ yaklaşımıyla hazırlanan projelerin özeti olan Mantıksal Çerçeve Matrisi (MÇM), aşağıdaki çizelgede sayılarla beliritilen sırayla, MÇ yaklaşımıyla hazırlanan projedeki bilgilerden doldurulduğunda hatalar azalacaktır.

Mantıksal Çerçeve Matrisi

Amaçlar Göstergeler Doğrulama Varsayımlar

Genel Amaç 1 7 8

Proje Amacı 2 9 10 6

Çıktılar/Sonuçlar 3 11 12 5

Faaliyetler 13 14(Araçlar) 15(Maliyetler) 16

Önkoşul 4

12

B. Varsayımların amaçlar ve çıktılarla ilişkili olmaması. Varsayımlar ve ön koşul MÇ ile hazırlanan projenin temel taşlarıdır. Proje bu temel üzerinde gelişebilecektir. Bu bilgiler aşağıda gösterilen ilişkisellik içinde MÇM’de yer aldığında hatalar giderilmiş olacaktır.

C. Sürdürülebilirlikteki Belirsizlikler

MÇ yaklaşımı, doğrudan proje uygulamasının sürdürlebilirliği ve projenin dışsal etkilerinin sürdürülebilirliği iki temel ayrıntılı öngörüler oluşturulmasına yöneliktir. a. Projenin uygulama dönemi sonrası sürüdürülebilmesi için parasal kaynakları nasıl sağlayabileceği, kurumsal yapısını nasıl ayakta tutabileceği ve/veya geliştirebileceği gibi proje özelindeki alanlarda öngörüler geliştirilmelidir. b. Bölgesel kalkınmaya çevreye ve toplumsal önceliklerin geliştirilmesine sağlamayı amaçladığı katkıların oluşumunun ve benimsenmesin nasıl olabileceği, alışkanlıkların, politikaların değişimine nasıl etkiler yapabileceği gibi dışsal etkilerle ilgili öngörüler geliştirilmelidir. A. Sürdürülebilirlikle İlgili Öngörülerin Bulunmaması veya Çok Az Bulunması. Proje başvuru formuna bu konuda bilgi aktarılmamakta, çok genel veya çok az bilgi aktarılmaktadır. Sürdürülebilirlik PDY yaklaşımının temel amaçlarından birisidir. Sürdürülebilirliği belirsiz olarak hazırlanan bir proje teklifi, hibe kuruluşları açısıdan ciddi riskler taşımaktadır. D. Sürdürülebilirlikle İlgisiz veya Amaç Dışı Öngörülerin Bulunması. Proje bavuru formunda çok bilgi bulunmakta ancak, bunların projenin sürdürülebilirliğiyle ilgisi bulunmamaktadır. Konuyla ilgili hiçbir değeri olmayan bu bilgilerin aktarılması gereksiz bir çaba olduğu kadar, hibe kuruluşları açısıdan proje hazırlayanın proje uygulamasına nekadar uzak olduğunun bir göstergesi de olmaktadır.

E. Bütçe Hataları Hibe başvurularında hazırlanan standart bütçe formatları proje teklifinin desteklenmesine yönelik parasal teklifi kapsadığından, en önemli ve en duyarlı bölüm bütçe bölümüdür. Bu bölümde yapılabilecek hatalar, bütçenin ve dolayısıyla projenin ret edilmesine yol açabilecek önemdedir. Bu bölümde en fazla dikkat harcanmalı ve ihale yetkilisinin bütçe ile ilgili tüm talimatına titizlikle uyulmalıdır. A. Dört İşlem Hataları. Bütçenin yatay ve düşey sütünlarında sıkça 4 işlem hatalarına rastlanılmaktadır. Bu hatalar nedeniyle bazen, bütçe fazla vermekte, hibe destek sınırları aşmakta ve ret edilmektedir. Bütçe kalemlerinin yatay ve düşey sütunlarında yapılacan 4 işlemin sıkça kontrol edilmesi ve mutlaka bu işlemlerin son kontrollerinin

Amaçlar Göstergeler Doğrulama Varsayımlar

Genel Amaç Proje Amacı Çıktılar Faaliyetler

Önkoşul

13

hesap makineleriyle yapılması gerekmektedir. (excel tablolarında yapılan otomatik hesaplamalarda; önceden formatlanmış ve gizlenmiş bazı hücrelerin 4 işlemde hatalı sonuçlar verdiği izlenmiştir.) B. Proje Teklif Dosyasında İlgisiz Bütçe Teklifinin Yer Alması. Özellikle fazla sayıda hazırlanan proje teklifilerinin, konuya fazla önem vermeyen kişilerce ilgili olmadığı dosyalara yerleştirilmesinden doğan hatalar projenin ret edilmesine neden olabilmektedir.

C. Bütçe Teklifinde İhale Yetkilisinin Talimatına Uygun Olmayan Giderlerin Yer Alması. Bu grupta uygun olmayan harcamalar, uygun olmayan miktarlar veya oranlar teklif edilmektedir. Bu durumda İhale yetkilisi tarafından bütçenin ve projenin ret edilmesi riski ortaya çıkmaktadır.

D. Bütçe Teklifinde Sıralanan Giderlerin Uygun Başlıklar Altında Yer Almaması. Proje hazırlayan bazı giderleri hangi başlıklarda gösterebileceğini bilmemekte ve bunun hangi başlıkta yer alabileceğine geçmiş deneyimlerine göre karar vermektedir. Ancak, Her hibe programı kendisine özgü talimatları kapsamaktadır. Bu durumda eğer başvuru rehberinde açıklama yoksa İhale yetkilisine başvurulması zorunludur.

E. Bütçede Öngörülen Giderlerin Gerekçelendirilmesindeki Yetersizlikler. Bütçede öngörülen gider kalemleri ayrıntılı olarak (birim maliyet ve unsurları, miktar ve tutar olarak gerekçelendirilmelidir. Bu gerekçelendirme, giderin proje için gerekliliğini de ayrıntılı olarak kapsamalıdır. Gerekçelendirme gruplar içinde yer alan parçalar için de ayrıntılandırılmalıdır.

F. Projenin Finansmanında Yapılan Hatalar Projeler öz kaynaklarla, yabancı kaynaklarla veya kendi gelirleriyle finanse edilirler. A. Proje Finansmanında Uygulama Döneminde Oluşan Gelirlerin Yer Almaması. Proje hazırlanırken bazı proje projelere özgü olarak deneme üretim döneminin kısa olması, ancak bazı faaliyetlerin sürdürülmek durumunda olması projenin uygulama süresinin deneme üretimi veya üretim dönemi içine sarkmasına yol açabilmektedir. Bu durumda proje uygulaması dönemi içinde proje gelir elde etmeye başlamıştır. Bu gelirin fayda/maliyet hesaplaması sonucunda projenin finansmanında yer alması gerekmektedir.

B. Mali Olmayan Varlıkların Özkaynaklara Dahil Edilmesi. Hibe programları genellikle bu yaklaşıma olumlu bakmamaktadırlar. Eş finansman için öz veya yabancı mali kaynakların kullanılması tercih edilmektedir. Bir çok hibe programında İhale yetkilisi bu konuda talimat yayınlamaktadır. Talimat yayınlanmamışsa bile konunun İhale yetkilisine danışılması yararlı olacaktır.