TNSJ- Gestione Missioni e trasferte · attività sottostante allo Smart Menu. Il ruolo “Verifica...
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1 TNSJ- Gestione Missioni e trasferte Manuale operativo Amministrativo
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TNSJ- Gestione Missioni e trasferte
Manuale operativo Amministrativo
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Sommario 1 – Introduzione ............................................................................................................................................. 3
2 ‐ Accesso al programma TNSJ ...................................................................................................................... 3
3 ‐ Password smarrita o dimentica………………………………………………………………………………………………………………..x
4 ‐ Flusso autorizzativo…………………………………………………………………………………………………………………………………x
4 ‐ Menù del programma TNS ......................................................................................................................... 8
4‐ Il ruolo Direttore ....................................................................................................................................... 25
5 ‐ Ruolo Verificatore e Liquidatore .............................................................................................................. 29
5.1‐ Le verifica della richiesta di incarico missione (Ruolo Verificatore) ....................................................... 30
5.2 ‐La gestione degli anticipi (Ruolo Liquidatore) ........................................................................................ 30
5.2 ‐ La verifica delle missioni (Ruolo Verificatore) ....................................................................................... 35
5.3‐ Liquidazione delle missioni (Ruolo Liquidatore) ..................................................................................... 39
6‐ Codici Stato............................................................................................................................................... 45
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1 – Introduzione Il programma missione TNSJ (Gestione missioni e trasferte), gestisce tutte le operazioni propedeutiche alla erogazione di anticipi, al calcolo e alla liquidazione delle indennità di diaria, al riconoscimento dei rimborsi delle spese sostenute dal viaggiatore in missione e per conto dell’INAF come previsto dal nuovo disciplinare. Condizioni vincolanti per poter accedere al programma TNSJ sono: Registrazione dell’anagrafica su H1 da parte delle segreterie abilitate, dei relativi dati
contrattuali e della afferenza organizzativa e sede di lavoro (l’anagrafica inserita verrà resa disponibile per il programma missioni nella giornata successiva)
Reset della password da parte del viaggiatore, per poter accedere a TNSJ – come descritto nel “TNSJ-Manuale Utente” reperibile al link http://servizi.ced.inaf.it/TNSJ/TNSJ-User-4.0.1.pdf (pag. 5), o a pag. 4 di questo manuale.
Gli importi derivanti dal calcolo e liquidazione della missione con il programma TNSJ dovranno essere riportati sul programma TEAM per ottenere il mandato di pagamento. Le richieste di missioni che riportano la policy di Trattamento Alternativo Missione (TAM) dovranno essere inserite dal viaggiatore su TNSJ per ottenere le dovute autorizzazioni tramite il flusso autorizzativo, e imputate tramite tabelle di caricamento al CINECA per la tassazione di competenza. Il mandato di pagamento verrà effettuato tramite il programma TEAM.
2 ‐ Accesso al programma TNSJ
L’accesso al programma missioni TNSJ si effettua utilizzando un motore di ricerca, (preferibilmente Mozilla Firefox o Google Chrome), inserendo la stringa http://servizi.ced.inaf.it/ . * Il browser Internet Explorer della Microsoft per questo applicativo è sconsigliato. Con le versioni di Java superiori alla 1.7 si potrebbe rendere necessario accedere al “Pannello di controllo” e indicare come “sicuro” il sito su cui risiede l’applicazione. Questa operazione dipende dal Sistema che si sta utilizzando.
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http://servizi.ced.inaf.it/
Con un click del mouse selezionare l’icona in figura. Verrà mostrata la maschera di richiesta delle credenziali. La prima volta che si accede al programma missioni, ci si potrebbe trovare di fronte ad uno schermo bianco. In questo caso sarà necessario abilitare il motore di ricerca all’uso del pop-up ed eventualmente selezionare nuovamente l’icona. (nella maggior parte dei motori di ricerca l’attivazione dei pop-up si trova nella barra in alto dei comandi.
A questo punto si avrà accesso alla finestra in cui inserire le credenziali.
Le credenziali sono costituite da: Utente: nome.cognome Password: ………… Se avete smarrito la password o non la conoscete seguite le istruzioni qui sotto descritte.
3 – Password smarrita o dimenticata Nel caso in cui non si conosca o sia stata smarrita la password, è necessario effettuare il “Reset password” per poter ottenere una nuova password provvisoria da cambiare immediatamente.
Es. attivazione dei pop‐up con
Firefox
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Procedere come segue: Richiamare il portale http://servizi.ced.inaf.it e selezionare “Cambio Password”
Alla videata successiva non conoscendo la vecchia password selezioneremo “Reset Password” come indicato in figura.
Nella casella Nome utente inserire il proprio nome.cognome Di default la procedura invierà una mail alla casella di posta personale se inserita sul programma H1, in alternativa è possibile spostare il pallino sulla email ufficio. Selezionare il pulsante Salva. La procedura provvederà ad inviare istantaneamente una prima mail contenente un link. Selezionando il link appena ricevuto verrà inviata una nuova mail contenente una password PROVVISORIA alfa numerica. Questa password deve essere cambiata immediatamente.
Dalla pagina http://servizi.ced.inaf.it/ selezionando nuovamente il pulsante Cambio/reset password si potrà inserire la vecchia password che è quella appena ricevuta e una nuova password che rispetti le regole indicate in testata. Salvata la nuova password sarà possibile avere accesso al programma TNSJ e a tutti i servizi INAF (es. IDEM/EDUROAM, prenotazione video conferenze etc.)
4 – Flusso autorizzativo Si è reso necessario personalizzare il flusso autorizzativo del programma Missioni cercando di uniformare le esigenze procedurali di tutti gli Istituti/Osservatori Inaf, prendendo a campione alcune Strutture in Test. Di seguito una descrizione grafica del flusso autorizzativo missioni (pagate e liquidata dalla struttura di afferenza organizzativa del viaggiatore).
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Il programma TNSJ prevede dei ruoli Autorizzativi ed Amministrativi per le persone che sono coinvolte nella gestione delle missioni ed in particolare:
Il Direttore propria struttura - approva la richiesta di incarico di missione prima del suo svolgimento, l’eventuale erogazione di anticipi, e al temine della missione approva il rimborso delle spese di missione imputate a bilancio;
Il Verificatore - effettua una prima istruttoria sulla richiesta di incarico di missione, al rientro dalla missione, controlla la documentazione attestante le spese e verifica che questa sia coerente con il Disciplinare Missioni dell’INAF:
Il Liquidatore contabilizza la richiesta di anticipo o la richiesta di rimborso ed effettua il calcolo e la liquidazione.
SI
SI
SI Richiesta Missione
Ottieni
Autorizzazione P.I.
Anticipo?
NO
Allega Documentazione
Spese
Fondi
Propri/Direzione
SI
Verifica richiesta
di missione
NO
Autorizzazione
Direttore
NO
NO
SIInserimento rimborso
Missioni da
verificare
calcolo liquidazione
Miss.
archiviate Archiviate
con
mandato
SI NO
SI
mandato
NO
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Su richiesta dei responsabili amministrativi vengono assegnati i ruoli di Verificatore e di Liquidatore. I ruoli fanno capo alle unità organizzative (Osservatori, Istituti, Uffici centrali). Un Verificatore o Liquidatore potrà svolgere le proprie funzioni per più strutture o sedi di lavoro, o una persona potrà assumere contemporaneamente più ruoli (Verificatore e Liquidatore). Inoltre il programma prevede l’inoltro di richiesta di assunzione di Delega con il quale è possibile inoltrare richiesta ad un qualsiasi altro utente di delega di funzioni, questa procedura è indicata per sostituire temporaneamente una persona/ruolo, per un periodo di tempo definito. Le funzioni attribuite ad una persona vengono visualizzate attraverso voci di menu che compaiono sul cruscotto. Tutto il personale censito in Inaf ha facoltà di inserire missioni personali, e quindi dispone della voce di menu “Inserimento missioni personali”. Il Direttore, il Verificatore ed il Liquidatore avranno a disposizione ulteriori voci di menu per svolgere le funzioni richieste. Nell’immagine sotto viene mostrato il tipico pannello di un “Verificatore”. Si noti che oltre alla voce <Inserimento missioni personali> sono presenti le voci di <Verifica missione ….> e <Liquidazione anticipi e missioni> e <consultazione>.
Nella finestra <Processi/ruoli> vengono presentati solo 4 ruoli per volta. Nel caso un operatore abbia in carico piu’ ruoli, deve ricercarli scorrendo la barra sulla destra, oppure selezionando l’icona che si trova a sinistra del proprio nome nella barra in alto.<Trasferte/Note spese>
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5 ‐ Cruscotto programma TNSJ La schermata principale del programma TNSJ si presenta come da immagine.
Dettaglio pulsanti:
Menù principale dei ruoli in carico all’utente. Il ruolo Inserimento missioni personali viene attribuito automaticamente dal sistema nel momento in cui la persona viene inserita in H1 e le viene attribuito un evento di carriera che le permetta di operare (es. In rapporto attivo) I ruoli Verifica missione, Liquidazione anticipi e missioni e Consultazione sono attivati dal SID su richiesta del responsabile amministrativo di ogni struttura.
Nominativo dell’utente/operatore collegato.
Consente di inserire missioni di personale non censito in INAF, che quindi non possiede account per poter entrare. Vedi cap. xxx
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pulsante “Home” riporta alla videata principale senza utilizzare il pulsante “Esci”
Selezionando il pulsante “stella” e defleggando “Riattiva la versione precedente della pagina iniziale” seguita dal pulsante “salva” si ottiene la visualizzazione ad icone simile al Jmobile.
i tre puntini consentono di visualizzare: 1) I programmi in esecuzione o
terminati 35 collegamenti precedenti
2) Stampe effettuate consente di aprire o salvare una stampa effettuata nello storico
3) Gestione deleghe e conferimenti d’incarico consente di inoltrare una delega o accettare deleghe
Chiude l’applicativo TNSJ ATTENZIONE MODIFICHE NON SALVATE SARANNO PERSE
Processi/Ruoli, visualizza i ruoli attivati. E’ possibile selezionare il ruolo da utilizzare esattamente come descritto al punto (1). Le Attività presenti nel “Menù attività” variano a seconda della tipologia di Ruoli attivati e selezionati.
Per il “Ruolo Inserimento missioni personali” si rimanda al manuale TNSJ-Manuale Utente.
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Lo Smart Menu che consente di passare da utente normale a utente generico. Vedi punto (3) E’ inoltre possibile personalizzare il cruscotto creando delle icone o delle icone con descrizione che danno la possibilità all’operatore di entrare direttamente nei menù a disposizione. La personalizzazione avviene tramite il trascinamento delle attività dal Menù attività sottostante allo Smart Menu. Il ruolo “Verifica missioni” è correlato con il “Menù attività” dei seguenti punti:
Menù Attività “Gestione Richieste Trasferta” contiene le voci: Verifica Richiesta di missione – è il primo controllo che l’amministrativo abilitato a questa funzione può eseguire sulla missione. Aprendo questa attività è possibile approvare o respingere la missione. In caso di approvazione la missione procederà nel flusso autorizzativo verso la Direzione. Verifica Richiesta di missione altra sede – primo controllo su missioni di personale afferente ad altre strutture ma che fanno richiesta di utilizzo fondi della nostra struttura. Recupera richiesta approvata - Non attiva come funzione.
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Menù Attività “Gestione Note Spese” contiene le voci: Missione da verificare – consente di verificare tutte le missioni inoltrate dal viaggiatore che contengano una nota spese, o un trattamento a forfait. Mss. Pomeridiana da Verificare – attività similare alla precedente che contiene le missioni con partenza pomeridiana. Consultazione – consente di visualizzare tutte le missioni del personale rimborsato dalla struttura pagante dallo stato 10 in poi. Stampa Note Spese – consente di stampare la missione o di ottenere un PDF qualunque sia lo stato di compilazione della nota spese. Modifica Travel Policy – solo in casi di richiesta scritta e motivata da parte del viaggiatore è consentito cambiare tipologia di trattamento.
Menù Attività “Consultazione” la voce “Missioni Archiviate” che gestisce il sotto menù: Consulta Missioni Archiviate – consente di aprire e consultare tutte le missioni in stato 69 (chiuse) Il ruolo “Liquidazione anticipi e missioni” è correlato con il menù attività dei seguenti punti:
L’attività “Gestione Richieste Trasferta” contiene le voci: Anticipo da gestire – In caso di richiesta di anticipo da parte del viaggiatore consente di verificare l’anticipo richiesto. Liquidazione anticipi – consente di calcolare e liquidare l’anticipo richiesto. Liquidazione anticipi altra sede – consente di calcolare e liquidare anticipi richiesti da personale che afferisce ad altre strutture INAF. Recupera richiesta approvata – Non attiva come funzione.
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L’attività “Gestione Consuntivi” contiene le voci: Rimanda ad Amministrazione – Non attiva come funzione. Calcolo saldi – consente di calcolare la missione portandola in stato di semi chiusura. Liquidazione – consente di liquidare e chiudere la missione. Stampa Note Spese – produce la stampa o il PDF delle voci di spesa della missione. Inoltre riporta l’IBAN del viaggiatore (soprattutto utile nei casi in cui il viaggiatore richiedente il rimborso non sia personale strutturato INAF)
L’attività “Missioni Archiviate” contiene le voci: Mandato effettuato – gestisce i sotto menù
- Consulta Missioni Archiviate – tutte le missioni in stato 69 (chiuse) vengono automaticamente spostate in questo archivio.
- Consulta Missioni con Mandato- contiene tutte le missioni che dall’archivio precedente sono state spostate in questo archivio. (questo archivio sarà in futuro utilizzato per mandare in conservazione sostitutiva tutte le missioni calcolate e pagate).
Il ruolo “Consultazione” è correlato con il menù attività dei seguenti punti:
L’attività “Consultazione” contiene le voci: Consulta Missioni Archiviate – tutte le missioni in stato 69 (chiuse) vengono automaticamente spostate in questo archivio. A differenza della altre attività di consultazione è possibile vedere lo stato delle missioni pagate da altre strutture a personale afferente alla nostra struttura.
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Consulta Missioni con Mandato – contiene tutte le missioni che dall’archivio precedente sono state spostate in questo archivio. (questo archivio sarà in futuro utilizzato per mandare in conservazione sostitutiva tutte le missioni calcolate e pagate).
Nella sezione Processi/Ruoli colonna “Anagrafica personale, Clienti e Fornitori” è correlato con il menù attività dei seguenti punti:
L’attività “Personale” contiene la voce: Consulta Missioni Archiviate – tutte le missioni in stato 69 (chiuse) vengono automaticamente spostate
To-Do = Attività da svolgere. A seconda del Ruolo/processo che viene selezionato e del tipo di Attività il To-Do ci presenterà le attività in sospeso da prendere in carico. In questo esempio selezionando il ruolo Verifica missione vengono sbloccate le voci nel To-Do: Missioni da verificare 35
Verifica Richiesta di missione 2
Se non vi sono pratiche da prendere in carico non vi saranno foglietti grigi vicino alle voci
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5 – Ruolo Verificatore
Per ogni Struttura sono previsti due ruoli di verifica. Il primo consente una verifica sul personale della propria struttura il secondo consente una verifica sul personale di altre strutture che viaggia con budget della struttura che liquida. Es. viaggiatore afferente a Trieste, liquidazione della missione in capo a OAS Bologna. In generale Il ruolo di Verificatore consente di effettuare una prima verifica delle missioni presentate per l’autorizzazione alla partenza, e in seguito, al rientro del dipendente, permette di controllare la congruità delle spese e la correttezza della documentazione presentata. Il due ruoli presenti in TNSJ per la verifica delle missioni sono i seguenti:
Verifica missioni XXX Verifica missioni XXX (dip. Altra sede)
Ogni struttura può decidere, in funzione della propria organizzazione interna, a chi deve assegnare i ruoli e le eventuali deleghe che possono essere anche temporanee. La richiesta di attivazione di eventuali ruoli deve essere inoltrata via mail da parte del responsabile amministrativo ad [email protected] Selezionando il “Ruolo Verifica missioni” si ottiene la seguente schermata:
Nel “To-Do” accanto alla voce “Missioni da verificare” ci sono 35 documenti (Trasferte/Note spese). In questo menù trovo tutte le note spese presentate per il rimborso.
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Alla voce “Verifica Richiesta di missione” ci sono 2 documenti (Trasferte/Note spese). In questo menù trovo tutte le richieste inoltrate che sono in attesa di verifica e approvazione per la partenza. In breve: Missioni da verificare = Nota spese presentata per il calcolo e la liquidazione Verifica Richiesta di missione = Richiesta di partenza da parte del viaggiatore. Le stesse attività che posso selezionare dal menù del To-Do sono anche selezionabili dal Menù Attività. In breve dal menù attività: Gestione richiesta trasferta apre le opzioni Verifica richiesta di missione
Verifica richiesta missione altra sede Recupera richiesta approvata (per il
momento non attivo)
Gestione nota spese apre le opzioni Missioni da verificare Miss. Pomeridiana da Verificare Stampa Note Spese Modifica Travel Policy
Consultazione SEDE apre le opzioni Consulta Missioni Archiviate Per verificare le richieste di missione in attesa selezionare il Ruolo “Verifica Richiesta di missione”
Il programma si posiziona sempre nel mese in corso, in questo caso luglio 2019, se abbiamo
richieste di missioni nei mesi successivi è sempre meglio selezionare il pulsante in modo che il sistema presenti tutte le missioni in attesa di verifica. È possibile conoscendo il numero della missione (numero che viene assegnato nel momento in cui il viaggiatore inoltra la richiesta) inserirlo nella casella di Accesso rapido (codice documento) per
trovare velocemente una missione in attesa di verifica. . In breve: Ogni missione è identificata da un numero di sei cifre preceduta dalla lettera T (esempio: T000125). Se conosco il numero della missione, il pulsante Accesso Rapido mi permette di trovare immediatamente la missione che sto cercando.
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Nota: Se vengono utilizzati i pulsanti “Ricerca” o “Query” per trovare una missione utilizzando più parametri si presti attenzione che non siano rimasti impostati vecchi filtri. In caso positivo selezionare il pulsante Annulla Filtri.
L’utente che verifica la richiesta di missione si troverà una cartella con il numero di richieste pendenti, e all’interno tante cartelle suddivise per il nome del richiedente se così impostato oppure direttamente lo stato della missione seguito dal numero della missione. Se il raggruppamento è per Persona ogni totale aggregato conterrà il numero di missioni presentate da quella persona.
I dati disponibili per la visualizzazione sono visibili nella immagine qui accanto.
Se viene selezionato il pulsante “Annulla Filtri” viene annullata la visualizzazione per mese a scapito del dettaglio. Viene evidenziata la matricola della persona (matricola di H1) e altri dati tutti sotto forma di codice.
E’ possibile inoltre impostare delle query predefinite, che possono essere salvate e richiamate. Per impostazione query vedi cap. XXx
Per iniziare la procedura di verifica della missione selezionare uno dei foglietti grigi.
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La missione verrà aperta e avremo la seguente schermata:
La bustina per inserire un commento è presente in tutti i pulsanti indicati con la stella rossa. Dettaglio pulsanti:
Ritorna al menù precedente
Inoltra la missione alla Direzione
Si può sospendere la verifica utilizzando questo pulsante. ATTENZIONE – Se sono state effettuate delle modifiche alla missione e non è stato selezionato il pulsante (17) SALVA, le modifiche verranno automaticamente perse.
Inoltra la missione RIFIUTATA al viaggiatore. E’ consigliabile in caso di rifiuto utilizzare la bustina che appare vicino alla “a” di Rifiuta per poter inserire una motivazione al rifiuto.
cancella la missione in modo definitivo. La cancellazione non da origine ad avvisi via mail. Se si decide di annullare la missione sempre meglio avvisare il viaggiatore. Questo tipo di operazione non è consentita al viaggiatore se non in fase di preparazione della missione non ancora inoltrata.
salva le modifiche effettuate. Da utilizzare sempre quando la missione viene trattenuta dal verificatore rimandando l’autorizzazione.
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nome del viaggiatore - numero che definisce in modo univoco la missione. Segue una stringa di testo che dovrebbe riportare il luogo e il motivo della missione.
Menù principale dove sono inseriti i dati di inizio missione e fine missione.
selezionando la località si apre il cruscotto sottostante che riporta: Data di partenza e di rientro – n. giorni –ora di partenza ora di rientro‐ N. Impegno – Note Località (codice località e descrizione) – Travel Policy (codice e descrizione) – Responsabile fondi (nome del responsabile fondi o 0=fondi proprio/Direttore) Lista progetti (codice e descrizione)
Con il nuovo regolamento missioni le travel policy attualmente attive sono:
ITAP – Italia Piè di lista ITAM – Italia Forfait Pasti ESTP – Estero piè di lista ESTM – Estero Forfait Pasti Responsabile dei fondi – sono presenti tutti i nominativi censiti su H1 ai quali sia stato attivato nella sezione Organizzazione – Posizioni - il Raggruppamento 1 – Possibile PI. 0=FONDI PROPRI/DIRETTORE viene utilizzato nel caso in cui il viaggiatore detenga fondi propri oppure nel caso in cui vengano utilizzati fondi di Direzione. ATTENZIONE – in caso di richiesta di rimborsi sulla Sede Centrale (Direzione Generale o Direzione Scientifica) è OBBLIGATORIO inserire 0=FONDI PROPRI/DIREZIONE (se non diversamente disposto) Lista Progetti – Sono caricati tutti gli OB.FU attivi su TEAM. Non essendoci ancora la sincronizzazione automatica se viene riscontrata una mancanza di OB.FU è necessario inviare una mail a [email protected]
Menù dove può essere inserita la richieste di anticipo da parte del viaggiatore. La richiesta può essere modificata o cancellata da parte del verificatore.
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La richiesta di anticipo viene gestita dall’amministrativo/verificatore esattamente come una chiusura di rimborso missione, richiede quindi un calcolo e una liquidazione. L’anticipo erogato verrà detratto in fase di liquidazione finale della missione.
Menù che permette di gestire la richiesta di eventuali mezzi di trasporto come, mezzo proprio, Taxi e del budget di spesa. Sia la richiesta dei mezzi di trasporto sia l’indicazione del budget sono elementi obbligatori (in caso di richiesta di rimborso missione). Solo in casi eccezionali e solo su approvazione della Direzione sarà consentito accettare richieste di utilizzo di mezzi non indicate nella sezione Mezzi di trasporto e Budget. Il verificatore deve rifiutare la missione (se non disposto diversamente da documentazione allegata o da accordi precedentemente fissati). Non sarà necessario indicare ne il budget ne la richiesta di mezzi di trasporto se sei tratta di missione gratuita per INAF. Per ogni richiesta da inviare per autorizzazione è possibile accedere ad un menù sottostante che riporta la data il motivo della richiesta e il campo note.
Con il pulsante accedo ad un riepilogativo delle spese imputate fino a questo momento.
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E’ possibile suddividere il budget trasferta in più voci per
Menù che contiene tutti gli allegati caricati in questo settore. Gli allegati collegati alle varie spese sono disponibili in fase di rendicontazione direttamente nel menù Spese
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5.1 – Missione Rifiutata Il verificatore ha il compito di controllare formalmente che nella richiesta di missioni siano stati compilati tutti i campi richiesti e che siano presenti tutti gli allegati necessari anche a fronte di un eventuale anticipo. In caso contrario il verificatore può respingere la missione utilizzando il
pulsante rifiuta. E’ possibile inserire un commento utilizzando la bustina affianco al rifiuta. Si apre una schermata “note” dove è possibile inserire fino a 2000
caratteri circa.
- Poiché’ non vi è ancora un metodo automatico per inserire i dati prodotti da TNSJ in TEAM ed il programma produce unicamente dei report relativi alle autorizzazioni ed alle spese, i due ruoli di Amministratore e Liquidatore potrebbero essere svolti dalla stessa persona in TNSJ, mentre l’effettivo “Liquidatore della struttura INAF” (cioè chi effettua la liquidazione su TEAM) potrebbe utilizzare unicamente i report prodotti dal programma TNSJ senza alcun bisogno di accedervi.
Si noti che nel report finale relativo alla missione sono presenti le indicazioni di chi ha autorizzato e verificato la consistenza della missione, quindi il report ottenuto è stato “firmato digitalmente” dalle persone preposte che si sono qualificate con la propria username e password per svolgere la funzione richiesta in TNSJ. Questo report è utile per verificare i vari passaggi della missione tra i vari soggetti coinvolti nella gestione della pratica. I differenti ruoli che possono essere assegnati al personale amministrativo sono:
Verifica missioni XXX Verifica missioni XXX (dip. Altra sede) Liquidazione anticipi e missione sede XXX Liquidazione missioni XXX (dip. Altra sede)
Dove per “XXX” è sottinteso il nome della struttura che elabora la missione. Un Verificatore e/o un Liquidatore può anche essere incaricato di seguire le missioni per più sedi, ed in questo caso dovrà selezionare di volta in volta il ruolo relativo. La richiesta di attivazione su più U.O. deve essere inoltrata dai Direttori delle strutture coinvolte.
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5.1‐ Verifica della richiesta di incarico missione (Ruolo Verificatore)
Il Verificatore gestisce due fasi del flusso autorizzativo nel caso di missioni con afferenza alla propria struttura, tre nel caso di missioni pagate da altre strutture
1) Il flusso di verifica missioni propria struttura – la fase di verifica richiesta di missione è
suddivisa nelle seguenti attività:
a. Verifica Richiesta di missione b. Verifica Richiesta di missione Altra Sede
Entrambe le attività consentono di modificare, salvare, autorizzare e respingere la missione che stiamo verificando. Il ruolo “Verifica richiesta di missione” è il primo step che l’amministrativo abilitato a questa funzione si trova ad effettuare. Nella fase di verifica missione è possibile inserire il “N. impegno” per avere una immediata corrispondenza con l’impegno preso su TEAM. E’ inoltre possibile apportare alcune modifiche sulle stringhe presenti. Non sarà possibile in questa fase di modificare la travel policy scelta dal viaggiatore (solo in caso richiesta motivata sarà possibile cambiare la travel policy nella fase di Missioni da verificare).
Fatte le modifiche necessarie è possibile utilizzare il pulsante per far procedere la missione verso la Direzione (o verso chi detiene la delega).
Si consiglia di utilizzare SEMPRE prima dell’invio il pulsante prima di Autorizzare.
Flusso di verifica missioni propria struttura
Flusso di verifica missioni altra struttura
1 2
Commento [AP1]: Questa parte è tutta da fare quando il flusso è finito e ci sono le maschere
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La missione potrebbe non contenere dati obbligatori per procedere alla erogazione dell’anticipo, in
questo caso attraverso il pulsante
2) Il flusso di verifica missioni Il Liquidatore ha il compito di liquidare gli anticipi e le missioni concluse, sia quelle dei dipendenti della propria struttura che di altre strutture quando utilizzano fondi locali.
Liquidazione anticipi e missione sede XXX Liquidazione missioni XXX (dip. Altra sede)
Dove per “XXX” si intende il nome della sede. Un Verificatore e/o un Liquidatore può anche essere incaricato di seguire le missioni per più sedi, ed in questo caso dovrà selezionare di volta in volta il ruolo relativo.
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SI
SI
SIRichiesta Missione
Ottieni
Autorizzazione P.I.
Anticipo?
NO
Allega Documentazione
Spese
Fondi
Propri/Direzione
SI
Verifica richiesta
di missione
struttura pagante
NO
Autorizzazione
Direttore altra
struttura
NO
NO
SI
Inserimento rimborso
Missioni da
verificare
stuttura pagante
calcolo liquidazione
Miss.
archiviate Archiviate
con
mandato
SI
NO SI
mandato
NO
Autorizzazione
Direttore propria
stuttura
NO
SI Controllo formale
originali struttura
afferente
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Anche il <Menù Attività> sulla sinistra presenta funzionalità diverse a seconda del ruolo assunto in quel momento dall’operatore. Queste funzioni sono quelle che permettono la gestione delle trasferte e delle note spese e la consultazione delle missioni ancora aperte oppure già concluse.
4‐ Il ruolo Direttore Il Direttore (o delegato) autorizza ed approva le richieste di missione del personale della propria struttura e quelle del personale di altra sede INAF a carico dei fondi gestiti dalla propria struttura. Dopo una prima istruttoria dell’amministrazione, il Direttore viene informato via mail dell’esistenza di una missione da autorizzare, l’informazione arriverà dal Verificatore o dal Liquidatore, in caso ci sia stata la richiesta di anticipo. Fanno eccezione le richieste di missione del direttore stesso e di organi dell’Ente (Presidente, Direttore Scientifico, Direttore Generale etc.) che non richiedono di essere preventivamente autorizzate. Il ruolo di Direttore, come quello degli organi sono indicati nell’anagrafica dell’Ente (H1-HRMS).
Il mail ha il seguente formato (e a volte può venire scambiato per spam):
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Per prendere in esame e rispondere alle richieste il Direttore utilizza il programma TNSJ e assume il ruolo di <Autorizzatore dipendente propria struttura> nella barra Processi/Ruoli. A questo punto nella pagina del <To-Do> compariranno le richieste che devono essere esaminate.
La presenza di pratiche da evadere è segnalata dal simbolo .
Selezionando le voci per cui è richiesta l’approvazione si accede ai menù dove le richieste sono raggruppate per nominativo poiché una persona può avere più missioni in attesa di autorizzazione.
Si seleziona la missione che interessa
Si noti che il numero che definisce in modo univoco la missione compare anche nei mail (in questo caso T000108) e può essere utilizzato per cercare direttamente la missione utilizzando <Accesso rapido”. Nel cruscotto <Destinazioni> sono indicate data e luogo della missione come compilato del richiedente. La voce “centro di costo” qui indicata non è significativa e non corrisponde ad alcun dato contabile.
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Selezionando la missione, a piè di pagina, si potranno vedere, tutte le ulteriori informazioni; in particolare l’Obiettivo funzione su cui andrà imputata la spesa comparirà nel campo <Note>1, inoltre sarà indicato il PI del progetto, il tipo di missione, i dettagli sugli orari etc.
Il cruscotto <Pagamenti> risulta compilato solamente in caso in cui il dipendente abbia fatto richiesto di anticipo.
Il cruscotto <Mezzi di trasporto e budget> riporta il costo previsto della missione e le eventuali richieste per l’utilizzo del taxi, auto a noleggio, mezzo proprio o altro mezzo non ordinario.
Il cruscotto <Allegati> contiene l’eventuale documentazione a supporto delle richiesta di missione. In caso di missioni pagata su fondi non propri deve essere sempre allegato il modulo di autorizzazione del P.I. In caso di richiesta di anticipo, deve essere allegata la documentazione attestante la spesa già sostenuta es. biglietti di viaggio, prenotazione albergo, etc.
1 E’ prevista con il prossimo aggiornamento la creazione di un campo per indicare l’Obiettivo Funzione
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Il Direttore approva la missione utilizzando il pulsante Autorizza
Se con il mouse si seleziona la bustina bianca viene attivato uno spazio dedicato alle note che verranno inviate al viaggiatore via mail
Se ci fosse la necessità di respingere la richiesta di autorizzazione alla missione, si utilizza il tasto
Rifiuta, in questo caso e’ opportuno indicare la ragione del rifiuto nelle Note.
Il campo note
consente di inserire
circa 740 caratteri che
corrispondono a circa
8 righe di un testo di
una pagina word
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5 ‐ Ruolo Verificatore
Il programma TNSJ prevede due figure distinte di Verificatore e Liquidatore. Il Verificatore effettua una prima verifica delle missioni presentate per l’autorizzazione e in seguito, al rientro del dipendente, controlla la congruità delle spese e la correttezza della documentazione presentata. Il Liquidatore ha il compito di liquidare gli anticipi e le missioni concluse, sia quelle dei dipendenti della propria struttura che di altre strutture quando utilizzano fondi locali. Poiché’ non vi è ancora un metodo automatico per inserire i dati prodotti da TNSJ in TEAM ed il programma produce unicamente dei report relativi alle autorizzazioni ed alle spese, i due ruoli di Amministratore e Liquidatore potrebbero essere svolti dalla stessa persona in TNSJ, mentre l’effettivo “Liquidatore della struttura INAF” (cioè chi effettua la liquidazione su TEAM) potrebbe utilizzare unicamente i report prodotti dal programma TNSJ senza alcun bisogno di accedervi. Si noti che nel report finale relativo alla missione sono presenti le indicazioni di chi ha autorizzato e verificato la consistenza della missione, quindi il report ottenuto è stato “firmato digitalmente” dalle persone preposte che si sono qualificate con la propria username e password per svolgere la funzione richiesta in TNSJ. Questo report è utile per verificare i vari passaggi della missione tra i vari soggetti coinvolti nella gestione della pratica. Ogni struttura può decidere, in funzione della propria organizzazione interna, a chi deve assegnare ì ruoli e le eventuali deleghe che possono essere anche temporanee. I differenti ruoli che possono essere assegnati al personale amministrativo sono:
Verifica missioni XXX Verifica missioni XXX (dip. Altra sede) Liquidazione anticipi e missione sede XXX Liquidazione missioni XXX (dip. Altra sede)
Dove per “XXX” si intende il nome della sede. Un Verificatore e/o un Liquidatore può anche essere incaricato di seguire le missioni per più sedi, ed in questo caso dovrà selezionare di volta in volta il ruolo relativo. Mentre il Direttore viene avvertito con una e-mail delle operazione compiute dall’amministrazione e dal Liquidatore, gli uffici non riceveranno comunicazioni, e il Verificatore ed il Liquidatore verificheranno attraverso la consultazione del proprio cruscotto, le missioni da prendere in carico alla voce <To-Do>. i ruoli del veI ruoli verranno assegnati e modificati dal CED, utilizzando le informazioni in H1-HRMS e operando sul pannello di controllo di TNSJ, su indicazione delle singole strutture.
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5.1‐ Le verifica della richiesta di incarico missione (Ruolo Verificatore)
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5.2 ‐La gestione degli anticipi (Ruolo Liquidatore) Il programma prevede la gestione e l’erogazione di anticipi di missione che il “viaggiatore” può richiedere nel momento della compilazione dell’ordine di missione. Il Liquidatore non riceve mail relative alle pratiche da trattare, ma solo attraverso la selezione sul menu dei ruoli, accede alla funzione <To-Do>, che segnala le operazioni da fare. Nel caso in esame dal menu principale <Liquidazione anticipi e missioni ……>, e nel <To-Do>, si seleziona <Anticipo da gestire>.
Gli anticipi sono raggruppati sotto la sede di appartenenza e selezionando la sede vengono evidenziate tutte le missioni con richiesta di anticipo raggruppate per nominativo del richiedente.
Commento [AP2]: Questa parte è tutta da fare quando il flusso è finito e ci sono le maschere
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Le missioni sono caratterizzate da due codici; il primo si riferisce allo <Stato> in cui si trova la missione e la cui descrizione si attiva posizionandoci sopra il mouse (in questo caso 10A indica “anticipo da liquidare”); questo codice si rileva particolarmente utile per capire a quale passaggio si trova la missione. Il secondo (T000075) è il codice univoco che identifica la missione e può essere utilizzato anche nel campo <Accesso rapido> per ritrovare rapidamente la missione in esame. Selezionando una delle missioni disponibili si apre la schermata di consultazione/modifica missione. Il Liquidatore può consultare la missione in tutti i suoi dati, ma non potrà effettuare modifiche nelle varie sezioni, se non in quella <Pagamenti>.
Le eventuali modifiche apportate sia alla data sia all’importo vanno salvate con il tasto <Conferma>. Se l’importo è espresso in valuta il richiedente avrà provveduto a selezionare la divisa corretta. In caso contrario sarà cura del Liquidatore apportare le modifiche. In caso di valuta straniera, il cambio, in base alla data indicata, viene calcolato in modo automatico (il programma è infatti collegato direttamente con il sito della Banca d’Italia).
Codice stato
Codice
univoco
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Terminata la fase di verifica/modifica il Liquidatore può selezionare il pulsante <Completa successivamente>, che consente di tenere in attesa la richiesta per poi riprenderla in un secondo momento oppure il pulsante <Chiudi e invia> che consente di procedere con la fase successiva della archiviazione e stampa dell’anticipo. Il pulsante <Esci> chiude la sezione anticipi e tutto ciò che non è stato confermato viene perso. Si procede poi con la fase di <Liquidazione anticipi>
Si ricerca la missione per cui si intende liquidare l’anticipo e una volta individuata si seleziona il pulsante <Excel>. Questo tasto attiva la possibilità di selezionare con un flag le missioni da liquidare, potendo avere più scelte possibili.
Una volta selezionate le missioni utilizzare il pulsante <Seleziona e avvia l’elaborazione> inserendo la data di stampa.
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Terminata l’elaborazione è possibile aprire la stampa con il pulsante <Apri Stampa> selezionando questo pulsante la stampa viene aperta immediatamente.
In alternativa è possibile salvare il documento selezionando il pulsante “Scarica Stampa”, scegliendo il percorso del salvataggio.
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Il primo foglio è riepilogativo di tutte le missioni elaborate, i fogli successivi sono il dettaglio di ciascuna missione elaborata. Terminata la fase di Liquidazione anticipi le missioni vengono automaticamente spostate nel menù <Consultazione>. Per avere una stampa dettagliata sia a livello di importi che a livello di autorizzazioni è necessario andare in consultazione cercare la missione e stamparla. Ricordiamo che la liquidazione in TNSJ non corrisponde in alcun modo all’emissione del mandato. Quest’ultima avverrà in base agli schemi organizzativi della struttura.
5.2 ‐ La verifica delle missioni (Ruolo Verificatore) Quando un operatore entra nel programma TNSJ con il ruolo Verificatore trova nel cruscotto <To-Do> tutte le note spese che sono da verificare e quindi da chiudere per essere poi liquidate dal Liquidatore.
Commento [AP3]: Bisogna vedere se si aggiunge qualche campo dopo il cambiamento dei flussi
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Selezionando l’icona si apre la schermata con l’elenco di tutte le missioni da verificare
Sotto l’indicazione Totale elenco sono indicate le missioni in attesa di verifica per sede di servizio. Selezionando la cartella vengono mostrate tutte le missioni con a lato il nominativo del richiedente
Selezionando la missione che voglio controllare si apre la seguente finestra:
Per procedere alla verifica della richiesta di rimborso selezionate la linguetta <Dett. spese collaboratore>. In questa schermata vengono proposte tutte le spese inserite dal viaggiatore come si vede dalla schermata seguente:
Commento [AP4]: Manca la cartella
Commento [AP5]: Manca una parte della figura
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Totale
complessivo e
totali distinti per
giornate
Dettaglio delle spese
inserite dal
viaggiatore
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Il programma TNSJ che attinge alle anagrafiche del programma H1 propone in automatico il profilo del dipendente, tenendo così conto dei massimali previsti per ciascun ruolo. Nel caso il viaggiatore avesse inserito spese superiori ai massimali la schermata risulterebbe la seguente. Il semaforo rosso indica che i massimali sono stati superati. Ricordiamo che secondo il disciplinare INAF per le missioni in Italia i massimali di spesa dei pasti sono controllati sull’arco delle 24 ore, a partire dall’inizio della missione.
Esempi:
se la missione inizia il mattino, importo del pranzo e della cena si sommano e si controlla l’eventuale superamento del massimale;
se la missione inizia il pomeriggio, l’importo della cena si somma con il pranzo del giorno dopo e si controlla l’eventuale superamento del massimale.
Il primo caso è correttamente gestito dal programma che segnala lo “sforamento” con il semaforo rosso, il secondo no e quindi il warning o la mancanza dello stesso non è significativa.
Il Verificatore ha comunque sempre la possibilità di correggere direttamente gli importi in base ai massimali di spesa oppure può rimandare al dipendente la missioni utilizzando il pulsante <Rimanda al dipendente>. In questo caso il sistema invierà automaticamente un mail al dipendente. La linguetta <Allegati> riporta a sinistra tutte le spese inserite nella linguetta <Dett. spese collaboratore> e sulla destra gli allegati in formato pdf. Il semaforo diventa verde quando il numero di voci sulla sinistra corrisponde al numero di allegati caricati sulla destra. In caso contrario il semaforo rimane giallo. Questa segnalazione non è bloccante.
Il Verificatore può visualizzare gli allegati selezionando direttamente la voce interessata.
Commento [AP6]: Manca la figura
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Terminata la verifica questa sarà chiusa con il pulsante <Invia al responsabile> e passerà nel <To-do> del Liquidatore.
5.3‐ Liquidazione delle missioni (Ruolo Liquidatore) Quando la missione è stata verificata dall’Verificatore, sarà presente nel <To-do> del Liquidatore.
Dal menù processi selezionare <Liquidazione anticipi e missioni>, se si tratta della liquidazione di un nostro dipendente, selezionare invece <Liquid. Missioni (dip. altra sede)”> nel caso si tratti di dipendente altra sede. Nel cruscotto “<To-Do>”, selezionare <Calcolo saldi>
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Selezionare il pulsante <Annulla Filtri> per poter visualizzare tutti i file presenti e annullare la visione per mesi
Selezionare il pulsante <Elabora>
In questo modo ho la possibilità di selezionare la missione o le missioni da calcolare. Selezionare poi <Seleziona e avvia l’elaborazione>
Confermare utilizzando il pulsante <Conferma>
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Una barra blu progressiva ci indica quando l’elaborazione è completata. E’ necessario selezionare il tasto <Esci> per terminare la procedura di calcolo. A questo punto possiamo passare alla liquidazione utilizzando la voce <Liquidazione>.
Anche in questo caso il pulsante < To-do> offre la visualizzazione di tutte le missioni da liquidare. Si procede quindi selezionando <Elabora>. A questo punto seleziono la missione o le missioni da liquidare e procedo con il pulsante <Seleziona e avvia l’elaborazione>.
Viene richiesta la data nella quale effettuare la liquidazione. Il sistema propone sempre la data odierna. Procedo con il pulsante <Conferma>. Anche in questo caso viene visualizzata una barra progressiva blu di avanzamento.
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Seleziono <Apri stampa> per avere immediatamente a video la schermata riepilogativa della liquidazione. In alternativa posso scaricare la stampa in PDF utilizzando il pulsante <Scarica Stampa>. Per terminare l’operazione seleziono il pulsante <Esci>. Per ottenere il dettaglio delle spese che sarà utilizzato per gli operatori che utilizzando TEAM (per effettuare effettivamente il mandato), selezionare dal menù di sinistra la voce <Stampa Note Spese>, <Elabora>, selezionare la missione o le missioni da stampare <Seleziona e avvia l’elaborazione> e in fine <Scarica Stampa>.
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Fino a quando non sarà sistemato il programma dovrà essere riportato a mano il OBFU su cui va addebitato.
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CENTRI DI COSTO NOIPA
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6‐ I Codici di Stato Stato della missione
Descrizione Note
05 Richiesta da completare
10 Verifica richiesta (Verifica)
Fase 1: il dipendente ha inviato la sua nuova richiesta di missione. In questo stato il Verificatore vede la missione in “Verifica richiesta missione”, deve controllare la correttezza formale e che ci sia disponibilità nei fondi indicati. Se non ci sono problemi, il Verificatore “autorizza” la missione, che passa così al Direttore
10A Anticipo da liquidare (Liquidazione)
10B Anticipo da liquidare con bonifico
10C Anticipo da contabilizzare
11 Verifica Anticipi (Liquidazione)
La missione è stata preventivamente controllata dal Verificatore e inviata al Direttore. In questo stato, la missione già autorizzata dal Direttore, è visibile al Liquidatore per “l’erogazione dell’anticipo”.
12 Richiesta non autorizz. (Verifica)
La missione si trova nella fase 1, quella di richiesta di autorizzazione alla missione. Il Verificatore ha rifiutato la missione per una causa formale (mancanza fondi nell’ob.fu, mancanza dell’indicazione del budget, mancanza modulo autorizzazione del PI ecc). La missione è tornata al dipendente per la correzione.
12B Richiesta non autorizz. (Liquidazione)
12C Richiesta non autorizz. (Direttore altra sede)
12D Richiesta non autorizz. (Direttore sede propria)
20 Autroizz. Missione
24 Autroizz. Missione
50 Consuntivo da completare La missione autorizzata è visibile al dipendente per l’inserimento delle spese.
52 Approvazione nota spese
Stato in cui la missione è già stata calcolata, liquidata ed è in attesa della firma del Direttore. In questo stato, per il Verificatore è visibile solo in consultazione
52A Nota respinta
54 Approvazione nota spese
60 Controllo formale dipendenti Il dipendente ha inserito le spese e ha inviato la missione al Verificatore che
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la deve controllare. La missione è attiva solo per il Verificatore, nel processo “verifica missione”. Il dipendente la può vedere in consultazione.
60A Controllo formale sede di pagamento
60B Controllo formale no
65 Nota da liquidare La missione è stata inviata al “rimborso” dal Verificatore
67 Calcolo saldi eseguito
67A Da liquidare
Stato successivo al Calcolo saldo. Dopo l’invio al rimborso, la missione si trova in calcolo saldo. Fatto questo, lo stato si trasforma in 67A. La missione diventa visibile in liquidazione
67B Da liquidare con bonifico
67C Da liquidare in busta paga
69 Nota spese gestita
Stato finale in cui si devono trovare tutte le missione. La missione è già stata verificata, calcolata, liquidata e già autorizzata al pagamento dal Direttore.
71 Nota da contabilizzare
72 Pgm 044 da elaborare
73 Nota Contabilizzata
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5.3 ‐ Il programma Missioni: TNSJ
I dati necessari alla gestione delle missioni con TNSJ sono presenti in H1 al menu’
<Organizzazione/Posizione> descritta nel capitolo 2.3 di questo manuale.
Affinche’ i dati dell soggetto registrato in H1 siano trasferiti correttamente al programma TNSJ e’ necessario
che il soggetto sia inquadrato come dipendente, collaboratore o associato, che abbia un corretto <E‐Mail>
e che sia definita la <Afferenza organizzativa>, la <Sede di lavoro>.
Vi sono poi alcuni parametri che sono specifici per il programma missioni, in particolare:
La voce <Trattamento Missioni> definisce il tipo di rimborso spettante e quindi i limiti di spesa per:
o Gruppo A : Ricercatori Tecnologi e Assegnisti
o Gruppo B : Personale tecnico ed amministrativo ed borsisti
Gli Associati saranno equiparati a seconda del ruolo che hanno negli Enti di provenienza.
La voce <Titolare Fondi> definisce il ruolo del soggetto e gli aspetti autorizzativi. Si puo’ definire se il
soggetto e’ un titolare di fondi di progetto (P.I.) e quindi comparira’ in TNSJ nella lista dei possibili detentori
di fondi; sara’ avvertito via mail se un collega viaggia su fondi di progetto e potra’ accedere il rendiconto di
tutte le spese effettuate su propri progetti. Un Direttore dovra’ autorizzare i dipendenti senza chiedere
autorizzazioni e vedra’ tutte le spese effettuate sulla ricerca di base. Vi sono altre figura che non dovranno
chiedere autorizzazione come il Presidente i Dirigenti, i membri di Comitati.
Codice Ruolo Note
0 Normale Personale Tecnico ed Amministrativo, Assegnisti, Borsisti, Associati
1 Possibile P.I. Sara’ avvertito tramite mail se un collega usera’ i fondi. Tipicamente personaledi ricerca I‐II Livello.
2 Direttore Direttore: deve autorizzare altri alle missioni
3 Autorizzato Presidente, Direttore Generale e Scientifico, Dirigente
La voce <Centro di Costo> (vedi tabella 3) identifica il Direttore di quella struttura, che avra’ un codice
pari a 4520 o inferiore nel caso di Direttore Generale, Direttore Scientifico o Presidente.
I cambiamenti effettuati in H1‐HRMS non avranno effetto immediato ma saranno disponibili in TNSJ solo il
giono successivo.
In caso si voglia verificare subito la correttezza dei cambiamenti e’ possibile forzare il trasferimento
utilizzando il programma TNSJ; per questo devono essere utilizzate le utility: <Import anagrafica
dipendenti> e <Inserimento responsabili fondi> disponibili alle utenze TNSJ con privilegi di amministratore
del programma.
Il CED puo’ fornire il supporto necessario per queste operazione di verifica.
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