Útmutató a központosított közbeszerzési rendszerhez ... · Igénybejelentés megküldése...
Transcript of Útmutató a központosított közbeszerzési rendszerhez ... · Igénybejelentés megküldése...
1
Útmutató a központosított közbeszerzési rendszerhez történő csatlakozáshoz
2
Üdvözöljük Önt leendő ügyfeleink között! A Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság által lefolytatott „Mobilszolgáltatás 2013” eljárás során a Vodafone Magyarország Zrt. ajánlotta a legkedvezőbb mobilszolgáltatási díjtételeket az elkövetkező 24 hónapos időtartamra, és lett ezáltal mobilszolgáltató partnere a központosított közbeszerzésre kötelezett, illetve ahhoz önkéntesen csatlakozó intézményeknek 2014-től. A szerződéskötés menetét elősegítendő tekintse át részletes útmutatónkat!
3
A csatlakozási folyamat áttekintése MÁR REGISZTRÁLT INTÉZMÉNYEK SZÁMÁRA:
1. Intézménynek terv/igény összeállítást kell végeznie a KEF portálon (1.a.) Terv/Igények összeállítása a www.kozbeszerzes.gov.hu oldalon – tervet/igényt csak a már
regisztrált intézmények tudnak küldeni
Terv/Igények igénykosárba helyezése
Terv/ Igények jóváhagyásra küldése
Igénybejelentés megküldése papír alapon a KEF-nek jóváhagyásra (nyomtatási útmutatóval)
2. Megrendelés (KEF által jóváhagyott igénybejelentés után) A szerződéskötési adatlap (1. számú melléklet) eljuttatása a Vodafone-hoz
3. Szerződés kiküldése, aláírása mindkét fél részéről A szerződést a Vodafone elkészíti eljuttatja az intézménynek
A Vodafone visszaigazolja a megrendelést - megfelelő szerződés és megrendelő (2. számú melléklet) esetén
4. Kiszállítás, aktiválás a. Normál kiszállítás, aktiválás – egyeztetett időpontban a kiszállítás megtörténik b. Számhordozásos kiszállítás és aktiválás – egyeztetett időpontban a kiszállítás után
megtörténik a számhordozás MÉG NEM REGISZTRÁLT INTÉZMÉNYEK SZÁMÁRA:
0. Intézményi regisztráció A regisztráció pontos menetét megtalálja folyamat részletes leírásánál (1.b.)
1. Intézménynek terv/igény összeállítást kell végeznie a KEF portálon (1.b.) Terv/Igények összeállítása a www.kozbeszerzes.gov.hu oldalon – tervet/igényt csak a már
regisztrált intézmények tudnak küldeni
Terv/Igények igénykosárba helyezése
Terv/ Igények jóváhagyásra küldése
Igénybejelentése megküldése papír alapon a KEF-nek jóváhagyásra (nyomtatási útmutatóval)
2. Megrendelés (KEF által jóváhagyott igénybejelentés után) A szerződéskötési adatlap (1. számú melléklet) eljuttatása a Vodafone-hoz
4
3. Szerződés kiküldése, aláírása mindkét fél részéről A szerződést a Vodafone elkészíti eljuttatja az intézménynek
A Vodafone visszaigazolja a megrendelést - megfelelő szerződés és megrendelő (2. számú melléklet) esetén
4. Kiszállítás, aktiválás a. Normál kiszállítás, aktiválás – egyeztetett időpontban a kiszállítás megtörténik b. Számhordozásos kiszállítás és aktiválás – egyeztetett időpontban a kiszállítás után
megtörténik a számhordozás
KÉSZÜLÉKEK Jelen eljárás keretein belül kizárólag előfizetés megrendelése lehetséges, készülékvásárlás nem. A meglévő készülékparkot –amennyiben hálózatfüggő készülékekkel rendelkeznek- az aktiválásig hálózat-függetleníteni kell, különben nem tudja a Vodafone SIM kártyát és a szolgáltatást használni.
FLOTTA LEHETŐSÉGEK Ügyfelei igényeit felismerve a Vodafone, az intézményi ajánlaton felül, külön kidolgozott egy kedvezményes, un. hozzátartozói (flotta) ajánlatot is az Önök munkavállalói számára, mely díjmentes beszélgetést biztosít az intézményi és hozzátartozói előfizetések között, továbbá kedvezményes internet- és készülékvásárlási lehetőségeket, valamint igény szerint kamatmentes részletfizetést, kényelmes online megrendelést és még számos előnyt kínál. Az ajánlat részleteiről bővebben az alábbiakban olvashat.
5
A csatlakozási folyamat részletes leírása
1. Intézmények terv/igény-összeállításának elvégzése a KEF portálon
a) A KEF portálon már regisztrált intézmény esetén: Terv/Igények összeállítása a www.kozbeszerzes.gov.hu oldalon: Terv/igény bejelentést csak a már regisztrált intézmények tudnak elektronikusan küldeni. Bejelentkezés után a bal oldali menü sávon elhelyezett „Terv/Igény Kezelés” menü alatti „Terv/Igények összeállítása” menüpontot kiválasztva az adott negyedévet egy legördülő menü segítségével lehet megadni. Az adott negyedévre, és az azt követő 3 negyedévre lehet igénybejelentést rögzíteni, a szerződés hatálya alatt. A keretszerződést/keretmegállapodást a „Kiválaszt” gombra kattintva lehet megadni, úgy, hogy a szerződés azonosítóját (KM0101MTEL13), vagy tárgyszavát beírva, illetve a „Keres” funkciót használva az adott szerződés elérhetővé válik. A szerződés nevére kattintva kiválasztható az adott keretszerződés/keretmegállapodás. A „Rendben” gombra kattintva a Terv/Igények összeállítása lapon a szerződéshez tartozó terméklista lapozhatóan jelenik meg. A „Vissza a kereséshez” gombra kattintva a Terv/Igények összeállítása lapon, más időszakot, vagy másik keretszerződést/keretmegállapodást is meg lehet adni, így egyszerre több szerződéshez lehet igénybejelentést rögzíteni.
Terv/Igények összeállítása a www.kozbeszerzes.gov.hu oldalon:: Amennyiben az intézmény pontosan tudja, hogy melyik terméket/termékeket szeretné megjelölni, akkor a darabszám megadása után az „Igénykosárba helyezés” menüpont kiválasztásával a kosárba kerülnek a termékek. Abban az esetben, ha az intézmény nem tudja pontosan megjelölni igényként a termékeket, akkor az „Összeg” mezőbe lehet megadni az adott összeget forintban. Az igénybejelentésben a bruttó (nettó + közbeszerzési díj + ÁFA) összeget kell megjelölni. A terv/igény nyomtatható verziója: A menü sáv „Terv/Igények kezelés” ikon alatt elhelyezkedő „Igénykosár kezelése” menüpontot, valamint az adott negyedévet kiválasztva megjelenik az intézmény által megjelölt szerződéshez tartozó igénykosár tartalma, melyből ebben a nézetben a Keretszerződés/Keret-megállapodás tárgya, azonosítója, és az „összes” érték jelenik meg. A nyomtató ikon kiválasztva a terv/igény bejelentési adatlap aláírható, kinyomtatható formában jelenik meg. Ezen formátumban a terv/igények bruttó összegei láthatóak. Terv/ Igények jóváhagyásra küldése: A portálon az utolsó lépést a „Küldés jóváhagyásra” gomb kiválasztásával teheti meg az intézmény. A jóváhagyásra küldés csak akkor hajtható végre, amennyiben a szerződés tárgya menüpont melletti kocka kijelölésre kerül (pipa megjelenése)! (A kötelezett intézmények igénybejelentésének folyamata itt véget ér.) Igénybejelentése megküldése papír alapon a KEF-nek jóváhagyásra A kinyomtatott igénybejelentő lapo(ka)t minden esetben meg kell küldeni postai úton, vagy faxon a KEF részére. Az igénybejelentéshez a bal oldali „Dokumentumok” menüpont 3.6. pontja alatt található „Nyilatkozat”-ot és kísérőlevelet kell mellékelni. (Az önként csatlakozó intézmények igénybejelentése abban az esetben elutasításra kerül, ha az igénybejelentéssel érintett keretmegállapodásban vagy keretszerződésben meghatározott mennyiség nyolcvan százaléka teljesült, továbbá, ha a teljesülési adatokat figyelembe véve, az veszélyezteti a kötelezett intézményi kör ellátását.) Tájékoztatjuk Önöket, hogy az igénybejelentés önmagában nem keletkeztet megrendelési, illetve vásárlási kötelezettséget.
6
A visszaigazolást/jóváhagyást az intézmény a portálon tudja ellenőrizni a leadott igény/terv összeállítását követő 1-2 munkanap után (a KEF-nek nincs határideje a visszaigazolás/jóváhagyás megtételére).
b) A KEF portálon még nem regisztrált intézmény esetén:
A nem regisztrált szervezet a bal oldali, függőleges menü regisztrációs részének segítségével regisztrálhatja az általa képviselt szervezetet. Az „Intézményi regisztráció” választása után a rendszer ellenőrzés céljából adatokat kér. Célszerű, az első körben csak az intézmény adószámát megadni. A „Keresés” gombra kattintás után a rendszer ellenőrzi, hogy az intézmény rendelkezik-e már korábbi regisztrációval vagy sem. Ha nincsen találat, akkor a rendszer a Regisztráló természetes személy (későbbi adminisztrátor) nevét és e-mail címét kéri. Továbblépve megjelenik az Intézményi regisztrációs adatlap, mely tartalmazza a rögzítendő adatok bevitelére szolgáló mezőket. Ha rendszer kitöltés után mindent rendben talál, a regisztrációt végző felhasználónak, valamint az általa intézményvezetőként megadott felhasználó részére a regisztráció írásbeli megerősítésére felhívó e-mailt küld. Az email-t kinyomtatása és annak a szervezet vezetője által történő (cégszerű) aláírását követően a +36-1-795-0432-as fax számra kell megküldeni. A Portálon történő regisztráció a KEF jóváhagyásával és a felhasználói jelszó regisztrációt kezdeményező e-mail címre való megküldésével zárul le. Felhívjuk a figyelmet, hogy a jelszót az első belépéskor szíveskedjenek megváltoztatni!
Terv/Igények összeállítása a www.kozbeszerzes.gov.hu oldalon: Terv/igény bejelentést csak a már regisztrált intézmények tudnak elektronikusan küldeni. Bejelentkezés után a bal oldali menü sávon elhelyezett „Terv/Igény Kezelés” menü alatti „Terv/Igények összeállítása” menüpontot kiválasztva az adott negyedévet egy legördülő menü segítségével lehet megadni. Az adott negyedévre, és az azt követő 3 negyedévre lehet igénybejelentést rögzíteni, a szerződés hatálya alatt. A keretszerződést/keretmegállapodást a „Kiválaszt” gombra kattintva lehet megadni, úgy, hogy a szerződés azonosítóját, vagy tárgyszavát beírva, illetve a „Keres” funkciót használva az adott szerződés elérhetővé válik. A szerződés nevére kattintva kiválasztható az adott keretszerződés/keretmegállapodás. A „Rendben” gombra kattintva a Terv/Igények összeállítása lapon a szerződéshez tartozó terméklista lapozhatóan jelenik meg. A „Vissza a kereséshez” gombra kattintva a Terv/Igények összeállítása lapon, más időszakot, vagy másik keretszerződést/keretmegállapodást is meg lehet adni, így egyszerre több szerződéshez lehet igénybejelentést rögzíteni.
Igénykosárba helyezés: Amennyiben az intézmény pontosan tudja, hogy melyik terméket/termékeket szeretné megjelölni, akkor a darabszám megadása után az „Igénykosárba helyezés” menüpont kiválasztásával a kosárba kerülnek a termékek. Abban az esetben, ha az intézmény nem tudja pontosan megjelölni igényként a termékeket, akkor az „Összeg” mezőbe lehet megadni az adott összeget forintban. Az igénybejelentésben a bruttó (nettó + közbeszerzési díj + ÁFA) összeget kell megjelölni. A terv/igény nyomtatható verziója: A menü sáv „Terv/Igények kezelés” ikon alatt elhelyezkedő „Igénykosár kezelése” menüpontot, valamint az adott negyedévet kiválasztva megjelenik az intézmény által megjelölt szerződéshez tartozó igénykosár tartalma, melyből ebben a nézetben a Keretszerződés/Keret-megállapodás tárgya, azonosítója, és az „összes” érték jelenik meg. A nyomtató ikon kiválasztva a terv/igény bejelentési adatlap aláírható, kinyomtatható formában jelenik meg. Ezen formátumban a terv/igények bruttó összegei láthatóak.
7
Terv/ Igények jóváhagyásra küldése: A portálon az utolsó lépést a „Küldés jóváhagyásra” gomb kiválasztásával teheti meg az intézmény. A jóváhagyásra küldés csak akkor hajtható végre, amennyiben a szerződés tárgya menüpont melletti kocka kijelölésre kerül (pipa megjelenése)! (A kötelezett intézmények igénybejelentésének folyamata itt véget ér.) Igénybejelentése megküldése papír alapon a KEF-nek jóváhagyásra A kinyomtatott igénybejelentő lapo(ka)t minden esetben meg kell küldeni postai úton, vagy faxon a KEF részére. Az igénybejelentéshez a bal oldali „Dokumentumok” menüpont 3.6. pontja alatt található „Nyilatkozat”-ot és kísérőlevelet kell mellékelni. (Az önként csatlakozó intézmények igénybejelentése abban az esetben elutasításra kerül, ha az igénybejelentéssel érintett keretmegállapodásban vagy keretszerződésben meghatározott mennyiség nyolcvan százaléka teljesült, továbbá, ha a teljesülési adatokat figyelembe véve, az veszélyezteti a kötelezett intézményi kör ellátását.) Tájékoztatjuk Önöket, hogy az igénybejelentés önmagában nem keletkeztet megrendelési, illetve vásárlási kötelezettséget.
A visszaigazolást/jóváhagyást az intézmény a portálon tudja ellenőrizni a leadott igény/terv összeállítását követő 1-2 munkanap után (a KEF-nek nincs határideje a visszaigazolás/jóváhagyás megtételére).
2. Megrendelés (KEF által jóváhagyott igénybejelentés után) Első lépés e dokumentum 1. számú melléklete szerinti szerződéskötési adatlap elküldése a Vodafone-nak. Kizárólag előfizetés megrendelés lehetséges, készülékvásárlás a KEF által biztosított módon. Fontos, hogy a meglévő készülékparkot –amennyiben hálózatfüggő készülékekkel rendelkeznek- az aktiválásig hálózat függetleníteni kell, különben nem tudja a Vodafone SIM kártyát és a szolgáltatást használni.
Elérhetőségek, ahova a szerződéskötési adatlapot várjuk: Fax: +36/1-288-3486 Email: [email protected]
3. Szerződés kiküldése, aláírása mindkét fél részéről
A szerződést a megadott adatok alapján a Vodafone elkészíti és igény szerint nyomtatva vagy e-mailben eljuttatja az intézménynek. A hiánytalanul kitöltött, aláírt, lepecsételt szerződés és megrendelő (2. számú melléklet) rendelkezésre állásakor visszaigazoljuk a partnernek a megrendelését (e-mailben vagy faxon).
8
4. Kiszállítás, aktiválás
a) Normál kiszállítás, aktiválás Egyeztetett időpontban a megrendelt előfizetések kiszállítása megtörténik. Amennyiben nem igényelnek számhordozást a folyamat véget ér.
b) Számhordozásos kiszállítás és aktiválás Számhordozás esetén a kiszállítás után kollégáink egyeztetik az Önök számára legkényelmesebb számhordozási időpontot, melyet rögzítenek. A megadott napon SMS értesítést küldünk a számhordozás sikerességének átadó szolgáltató általi megerősítéséről.
A portál használatával, illetve az önkéntes csatlakozással kapcsolatos információkat a következő linken talál:
http://www.kozbeszerzes.gov.hu/portal/Default.aspx?content=WebParts\BasicServices\Docu
ments\CADocuments.ascx&DocumentFolderID=467 További elérhetőségek:
http://www.kozbeszerzes.gov.hu/portal/Default.aspx?content=WebParts\BasicServices\FreeT
ext\CAFreeText.ascx&menuID=4
FLOTTA LEHETŐSÉGEK A Vodafone, az intézményi ajánlaton felül, külön kidolgozott egy kedvezményes, un. hozzátartozói (flotta) ajánlatot is az Önök munkavállalói számára.
Miért érdemes a KEF egyedi flotta előfizetésére váltani?
Díjmentesen beszélgethet az intézmény összes munkatársával, sőt, családtagjainak is
vásárolhat akár 5 db flotta előfizetést, így velük is díjmentesen beszélhet, és ők is egymással.
Kiegészítő flotta internetcsomagjainkat kedvezményes áron veheti igénybe.
A készülék választékunkban minden népszerű gyártótól és minden árkategóriában talál
készülékeket, az alap telefonoktól az egészen profi, mindentudó csúcsmodellekig.
Hogy még kényelmesebb legyen a vásárlás, az egyedi flotta-tarifát és kedvezményes árú
készüléket online is megrendelheti a Vodafone Flotta Online Shopban, ahol további
9
árkedvezmény vár Önre: 2000 forint kedvezményt kap minden 2000 forint feletti előfizetéses
termék vásárlásakor.
Készülékeinket kamatmentes részlettel is megveheti.
A különleges díjszabású flotta tarifacsomagot kizárólag csak a KEF keretmegállapodáshoz csatlakozott intézmények munkatársai és családtagjai vehetik igénybe magánszemélyként. Az előfizető és a számlafizető egyaránt a flotta tag maga, így az adott intézménynek nincs előfizetői felelőssége (a felelősség teljes mértékben a számlafizetőé, azaz a dolgozóé).
KEF Flotta ajánlatunkról érdeklődjön kapcsolattartójánál!
10
1. számú Melléklet: Szerződéskötési Adatlap
A kitöltendő excel file egy külön csatolmányban található.
Szerződéskötési adatlap.xls
Intézmény neve és rövidített neve (ez fog a számlán szerepelni,
max 32 karakter)
Székhelye
Levelezési címe
Kiszállítási címe
Adószáma
Alapító okirat vagy intézmény azonosító száma
B ankszámlaszáma
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26 A következő excel fülön töltendő ki.
ELŐFIZETŐI ADATOK
SZERZŐDÉSKÖTÉSI ADATLAP
Kérjük a sikeres
számhordozás
érdekében
ellenőrizze, hogy a
jelenlegi
szolgáltatónál is
ezen adatok
szerepeljenek.
1
Intézmény telefonszáma
Intézmény faxszáma
Választott ügyfélbiztonsági kód (vagy 4 vagy 5 vagy 6 db számjegy)
Vállalt előfizetői darabszám (intézményi)
Munkavállalók száma
Rendelkeznek-e Vodafone vállalati előfizetéssel?
Igényelt extra szolgáltatások a keretmegállapodás alapján(pl.: bérelt vonali bekötés
a telefonközpontba, Tömeges SMS szolgáltatás)
Rendelkeznek-e Vodafone dolgozói/flotta előfizetéssel?
Intézmény aláírásra jogosult képviselője/vezetője
Intézmény e-mail címe
Kapcsolattartó személy (meghatalmazott) neve
Kapcsolattartó mobilszáma és faxszáma
Kapcsolattartó e-mail címe
Dolgozói csomag kapcsolattartó mobilszáma és faxszáma
Dolgozói csomag kapcsolattartó e-mail címe
Jelenlegi mobiltelefon szolgáltató neve
Kapcsolattartó születési ideje, helye
Kapcsolattartó lakóhelye
Hordozandó telefonszámok listája tarifacsomag megjelöléssel (mellékletben,
szerkeszthető formában)
Számlázási kapcsolattartó személy (meghatalmazott) neve (amennyiben különbözik
a kapcsolattartótól)
Számlázási kapcsolattartó mobilszáma és faxszáma
Számlázási kapcsolattartó e-mail címe
Számlázási kapcsolattartó születési ideje, helye
Számlázási kapcsolattartó lakóhelye
Dolgozói csomag kapcsolattartó személy neve
11
2. számú Melléklet: Megrendelőlap és Visszaigazolás
MEGRENDELŐLAP ÉS VISSZAIGAZOLÁS
Megrendelő adatai: ................................................................................................................................................
Intézmény neve, címe: ...........................................................................................................................................
Kiszállítási cím: .......................................................................................................................................................
Kapcsolattartó személy neve: ...............................................................................................................................
Telefon/telefax száma: ..........................................................................................................................................
Szolgáltató adatai:
Szolgáltató neve, címe: Vodafone Magyarország Zrt. (1096 Budapest, Lechner Ödön fasor 6.)
Kapcsolattartó személy neve: ___________________________
Telefon/telefax száma: +36 70 __________; fax: +36 1 288 3149
A Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság, mint beszerző szervezet és a(z)
………………………………… között létrejött „……………………………………” tárgyú, a beszerző
szervezetnél ………………….. azonosítási számon nyilvántartott keretmegállapodás alapján
megrendelünk:
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………
A számlát az alábbi névre és címre kérjük kiállítani: ........................................................................................
...................................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................................... Dátum: ...................................... ...........................................................
Megrendelő
Megrendelés melléklete: Szolgáltatási szerződés
12
VISSZAIGAZOLÁS A fenti megrendelést elfogadom, a várható átadási határidő: a Szolgáltatási szerződés mindkét fél általi aláírásától számított 10 munkanapon belül A vételár: 0.- Ft + ÁFA ............................................................................................................................................ Számla kiállítására jogosult: Vodafone Magyarország Zrt. A megrendelés mellékletei: 1. sz. melléklet: Szolgáltatási szerződés Dátum: ..........................................
.........................................................
Szolgáltató
A Megrendelőlap és Visszaigazolás file szintén megtalálható külön csatolmányként.
MEGRENDELŐLAP ÉS VISSZAIGAZOLÁS.docx