IBTTA Session Planning:  Law Enforcement and Security 

TMC Operations During CV‐19

July 14, 2020 

ITS Operations Overview

• Staff of ~ 650• Control Room Operators• Incident Management Responders• Leadership Cadre• Support Staff

• State and Local Government Clients• Mission:  Maintain Traffic Flow and Safety• Control Room and Traffic Incident Management• 27 Operational Locations + Additional Staging Sites

Working Conditions

Coronavirus Impact

• Health, Financial, and Psychological Impacts• Changes to Facility Cleaning Policies• Educating Staff on Coronavirus and AECOM response• Cooperating with Co‐Located Agencies on Protocols• Reduced Traffic, Higher Impact Incidents• Increased Construction and Maintenance Mgmt.• High Morale and Concern Reported Among Site Staff

Threat Management Objective

Maintain Essential Roles for DOTContinue Routine OperationsRespond with Client Support

Keep our Staff SafeKeep Staff Informed Under Evolving ConditionsProvide Staff Work/Family Balance

ITS Ops Balanced Approach

Threat Management Actions 

• Establish Client Dialog on Local Level• High Public Visibility and ROI for Clients

• Develop Pandemic Response Plans• Checklists, Updates, What‐If Scenarios • New Site Protocols• Modified Schedules• Location Specific

• Implement Weekly Covid19 Response Calls• Develop Information Warehouse – Microsoft Teams

Threat Management Actions (cont.) 

• Numerically Organized Email Distributions• Educate, Educate, Educate Staff• Managers:  Tend to Client and Staff Questions and Concerns• Acquisition, Tracking and Development of Cleaning Supplies• Recalibrate Focus 

• Training• Support Functions

• Cross Center Collaboration Between Managers 

Client Collaboration• Amazing Teamwork!  

• Demonstrating Staff Extension Methodology • Information Technology Collaboration Locally

• Hardware• Telecommunications• VPN Access

• Co‐Location Challenges• Foot Traffic• Varying Agency Protocols 

Future Risk Response and Mitigation StrategyRisk Response  Mitigation

Site Virus Exposure – Full Evacuation

Rush to 100% Remote Capability or Alternate Ops Locations

Clean, Communicate, 

Educate

Loss of Staff to Illness or Self‐Quarantine

Activity Based Reduction in Schedule Coverage (i.e. SWRO)

Loss of Site Effectiveness Regional Failover Procedures Implemented –Where Available

Staff Illness and Associated Quarantine Measures

AECOM Pandemic Flow Chart and AECOM SH&E Notification

Vehicle / Workstation Exposure

Deep Cleaning Contractors / Client Notification

Site Closure Redistribution of Capable Staff – Where Possible

“Only the virus itself will determine the impact timeline”  ‐Dr.  Anthony Fauci, NIAID Director

Desired Outcomes• Strengthen Client Relationships• After Action Planning Sessions to Concrete Future Strategies –

Pandemic Response Plans• Established Hardware Warehouses for Future• Create Goals for ITS Ops Future Initiatives

• PPE Vault• Cloud Based ATMS 

• Demonstrated AECOM Consortium Value 

Desired Outcomes (cont.)

Explore and Implement Alternative Uses for ITS Infrastructure and Staff to Support Emergency Operations

Creative Approaches

• Placement of Staff• Opening Secondary Facilities – COOP• Constituting Home Made Disinfectants• Employing Deep Cleaning Contractors• Incorporating Technology – Google Meets, MS 

Teams• Installing Facility Resources to Mitigate

Facility Resources

• Anti‐Microbial Films• fricknet.com/product/antimicrobial‐film/

Facility Resources, Cont.

• Work Station Plexiglass Barriers• usasealing.com/collections/sneeze‐and‐cough‐guards

Facility Resources, Cont.

• Airduct Filtration Systems• Needlepoint Bipolar Ionization (NPBI) Technology• globalplasmasolutions.com

Facility Resources, Cont.

• Hand Free Doorstop Openers• globalindustrial.com/p/janitorial‐maintenance/

In Summary, Teamwork

https://www.ibtta.orghttps://aecom.com/transportation

Contact:

Robert MurphySenior Project Manager561.515.3922robert.murphy2@aecom.com

Matthew LeeAssociate Vice President, ITS Operations757.705.6738matt.lee@aecom.com