TLDRIFT-RÅDGIVERUDBUD2015 YDELSESBESKRIVELSE (YB)...

42
DATO August 2015 DOKUMENT SAGSBEHANDLER René Ring MAIL [email protected] TELEFON 72443014 TLDRIFT-RÅDGIVERUDBUD2015 YDELSESBESKRIVELSE (YB) – VEDLÆG 2 INSTRUKTIONSGRUNDLAG DEL 1 INSTRUKTIONSGRUNDLAG DEL 1 - VEDLÆG 2 TIL YDELSESBESKRIVELSE FOR RÅDGIVNING IFM. DRIFT AF TRAFIKLEDELSESSYSTEMER OG OPERATIONEL TRAFIKLEDELSE AUGUST 2015

Transcript of TLDRIFT-RÅDGIVERUDBUD2015 YDELSESBESKRIVELSE (YB)...

Page 1: TLDRIFT-RÅDGIVERUDBUD2015 YDELSESBESKRIVELSE (YB) …leverandorportal.vejdirektoratet.dk/Lists/TenderDocuments... · 2015-08-31 · dato august 2015 dokument sagsbehandler rené

DATO

August 2015

DOKUMENT SAGSBEHANDLER

René Ring

MAIL

[email protected]

TELEFON

72443014

TLDRIFT-RÅDGIVERUDBUD2015

YDELSESBESKRIVELSE (YB) – VEDLÆG 2

INSTRUKTIONSGRUNDLAG DEL 1

INSTRUKTIONSGRUNDLAG DEL 1 - VEDLÆG 2 TIL

YDELSESBESKRIVELSE FOR RÅDGIVNING IFM. DRIFT AF

TRAFIKLEDELSESSYSTEMER OG OPERATIONEL

TRAFIKLEDELSE

AUGUST 2015

Page 2: TLDRIFT-RÅDGIVERUDBUD2015 YDELSESBESKRIVELSE (YB) …leverandorportal.vejdirektoratet.dk/Lists/TenderDocuments... · 2015-08-31 · dato august 2015 dokument sagsbehandler rené

SIDE

2 af 42

Indeholdt materiale

IDx90 Resumé af ME-KS Vejledning IDx22 Paradigme til referat af driftsmøder IDx23 Paradigme til referat af koordineringsmøder IDx99 Rådgiversamarbejdsevaluering

Page 3: TLDRIFT-RÅDGIVERUDBUD2015 YDELSESBESKRIVELSE (YB) …leverandorportal.vejdirektoratet.dk/Lists/TenderDocuments... · 2015-08-31 · dato august 2015 dokument sagsbehandler rené

SIDE

3 af 42

IDx90

RESUMÉ AF

ME-KS-VEJLEDNING

Dette resumé af ME-KS Vejledningen er til orientering for rådgivere ifm. trafikledelsessystemer, og er

bilag til udbud af rådgivning ifm. drift af trafikledelsessystemer og operationel trafikledelse.

Betegnelsen ME entrepriserne skal således forstås som TL driftsentrepriserne (MS).

Page 4: TLDRIFT-RÅDGIVERUDBUD2015 YDELSESBESKRIVELSE (YB) …leverandorportal.vejdirektoratet.dk/Lists/TenderDocuments... · 2015-08-31 · dato august 2015 dokument sagsbehandler rené

SIDE

4 af 42

INDHOLDSFORTEGNELSE

1. INTRODUKTION .................................................................................................... 5

1.2 Kontraktgrundlaget i ME entrepriser ............................................................................................. 5

2. kONTRAKTKRAV TIL ENTREPRENØRENS KvalitetsLEDELSE, kvalitetskontrol og kvalitetsdokumentation .............................................................................................. 6

2.1 Dialogbaseret samarbejde ........................................................................................................... 6 2.2 Mest muligt initiativ til entreprenøren ............................................................................................ 6 2.3 Krav til entreprenørens kvalitetsplan ............................................................................................ 7 2.4 Krav til kvalitet af entreprenørens ydelser – kvalitetsnormen ......................................................... 7 2.5 Krav til kvalitetsdokumentation fra entreprenøren ......................................................................... 7

3 entreprenørens materiel, medarbejdere og lagerstyring .................................. 8

3.1 Generelt....................................................................................................................................... 8 3.2 Materiel ....................................................................................................................................... 8 3.3 Medarbejdere .............................................................................................................................. 9 3.4 Lager og lagerstyring ................................................................................................................... 9

DEL 2 KVALITETSARBEJDET i me entrepriser ...................................................... 9

4 kvalitetsarbejdets gennemførelse ....................................................................... 9

5.1 Generelt – planlægning og processer ........................................................................................... 9 5.2 VD KKT plan (KKT = Kvalitetsnorm-Kontrolplan-Tjeklister) ......................................................... 10 5.3 Kontroltyper ............................................................................................................................... 10 5.4 Audit .......................................................................................................................................... 11 5.5 Uvarslet kontrol færdselsregulerende foranstaltninger (afmærkning/afspærring ved vejarbejder) 11 5.6 Samarbejde på tværs af VD tjenestesteder og entrepriser .......................................................... 11 5.7 Brug af eksterne entreprisestyrere ............................................................................................. 11

6 Styring af afvigelser og bod .............................................................................. 11

6.1 Afvigelser, fejl og mangler .......................................................................................................... 11 6.2 Proceduren ved fejl, mangler og bod .......................................................................................... 12 6.3 Pålæggelse af bod ..................................................................................................................... 12 6.4 Korrigerende handlinger ............................................................................................................. 13 6.5 Dokumentation af fejl ................................................................................................................. 13 6.6 Mangler ved fælleskontroller ...................................................................................................... 13

7 Bilag ..................................................................................................................... 13

Page 5: TLDRIFT-RÅDGIVERUDBUD2015 YDELSESBESKRIVELSE (YB) …leverandorportal.vejdirektoratet.dk/Lists/TenderDocuments... · 2015-08-31 · dato august 2015 dokument sagsbehandler rené

SIDE

5 af 42

DEL 1 KVALITETSARBEJDETS GRUNDLAG

1. INTRODUKTION

1.1 Generelt Kvalitetsarbejde i ME entrepriserne foregår både hos driftsherren, rådgiveren og hos entreprenøren. Driftsherren er Vejdirektoratet i den entrepriseretlige rolle, jf. SAB-GEN-SOS afsnit 2.3. Betegnelsen Vejdirektora-tet anvendes om hele vejdirektoratets organisation. Driftsherrens entrepriseledere betegnes VD EL og entreprise-styrere VD ES. Ved TL entrepriser varetages entreprisestyring, mv. af rådgivere. Entreprenørens kvalitetsarbejde i ME entrepriserne består af følgende 3 hovedelementer (jf. SAB-SOS, afsnit 7).

Krav til entreprenørens kvalitetsarbejde er beskrevet i afsnit 2.4 i denne vejledning. Driftsherrens kvalitetsarbejde i ME entrepriserne består af følgende hovedelementer:

Driftsherrens kvalitetsledelse indeholder kvalitetsarbejdets organisering og de ressourcer, der allokeres til kvali-tetsarbejdet. Disse aspekter er ikke indeholdt denne vejledning. Driftsherrens kvalitetsledelse indeholder endvidere VDs formål og mål med kvalitetsarbejdet i ME entrepriser og er beskrevet i afsnit 1.4 og 1.5.

Driftsherrens kvalitetsstyring er baseret på kontraktgrundlaget, som beskrevet i afsnit 2, 3 og 4. Driftsherrens kvalitetsstyring indeholder de konkrete aktiviteter, der i entrepriserne skønnes nødvendige og tilstrækkelige til at kvaliteten i udførelse og dokumentation opfyldes. Driftsherrens kvalitetssikring indeholder opfølgning på, at dokumentation af både entreprenørens og driftsherrens kvalitetsarbejde foreligger, og at der sker en løbende opsamling af erfaringer med henblik på forebyggelse, forbed-ringer, optimeringer og håndtering af afvigelser. Håndtering af afvigelser er beskrevet afsnit 6.

1.2 KONTRAKTGRUNDLAGET I ME ENTREPRISER

Ved Samlet driftsudbud I 2012 (Matrix-udbuddet) blev udbudsmaterialet for de 8 fagområder i hovedområdet Me-kaniske og elektriske installationer (ME) koordineret, således at centrale kontraktdokumenter er fælles for ME en-trepriserne. Disse fælles dokumenter er:

KVALITETSLEDELSE

baseret på hans kvalitetsplan

KVALITETSKONTROL

baseret på hans kontrolplaner

KVALITETS-DOKUMENTATION

baseret på hans egenkontrol

KVALITETSLEDELSE

formål, rammer og mål

KVALITETSSTYRING

grundlag, aktiviteter

KVALITETSSIKRING

opfølgning, dokumentation,

håndtering af afvigelser

Page 6: TLDRIFT-RÅDGIVERUDBUD2015 YDELSESBESKRIVELSE (YB) …leverandorportal.vejdirektoratet.dk/Lists/TenderDocuments... · 2015-08-31 · dato august 2015 dokument sagsbehandler rené

SIDE

6 af 42

Særlige betingelser (SAB-ME)

SAB styring og samarbejde (SAB-GEN-SOS)

SAB Teknik (SAB-ME-Teknik), som indeholder både fælles bilag for alle Fagområderne, bilag for det enkelte Fagområde samt entreprisespecifikke bilag.

Tilbuds- bods – og afregningsgrundlag (TABG-ME)

Tilbudsliste (TBL-ME)

SAB-GEN-SOS er endvidere fælles for hovedområderne ME og Løbende vejdrift (LVD). Denne vejledning er forankret i de krav til entreprenørens kvalitetsarbejde, der fremgår af disse kontraktdokumen-ter, og som er beskrevet i vejledningens afsnit 2-4.

2. KONTRAKTKRAV TIL ENTREPRENØRENS KVALITETSLEDELSE,

KVALITETSKONTROL OG KVALITETSDOKUMENTATION

I dette afsnit beskrives kontraktens bestemmelser, der er relevante for entreprenørens kvalitetsarbejde. De over-ordnede dokumenter er SAB-GEN-SOS og SAB-ME-Teknik med bilag. Krav til entreprenørens miljøledelse er ikke omfattet af denne vejledning.

2.1 DIALOGBASERET SAMARBEJDE

Entreprisen skal gennemføres i et samarbejde baseret på dialog og gensidig tillid i hele entrepriseperioden. Formålet med dialog – og tillidsbaseret samarbejde er anført i SAB-GEN-SOS:

at skabe og løbende sikre fælles forståelse for grundlaget for entreprisens gennemførelse

at sikre fælles forventninger og opfattelser af de konkrete kvalitetskrav, der skal opfyldes

at der er et konstant fokus på forbedringer og optimeringer

at spild og spildtid minimeres

at misforståelser undgås

For kvalitetsarbejdet i ME indebærer det dialogbaserede samarbejde, at:

håndtering af afvigelser skal ske i en dialog med fokus på forbedringer og forebyggelse

fælleskontroller kan anvendes til løbende forventningsafstemning til kvalitetskrav

audits kan anvendes til en løbende udvikling af et effektivt grundlag for kvalitetsarbejdet

der arbejdes i fællesskab på at udvikle VDs og entreprenørens jobstyringssystemer mhp. at effektivisere kontrolarbejde og overblik

2.2 MEST MULIGT INITIATIV TIL ENTREPRENØREN

Det er en udtrykt intention i kontraktgrundlaget (SAB-GEN-SOS), at planlægning og udførelse af entrepriserne i videst muligt omfang baseres på entreprenørernes initiativ, kompetencer og ressourcer. Dette indebærer, at en-treprenøren skal have nødvendige og tilstrækkelige kompetencer til sit kvalitetsarbejde, og at driftsherren bør følge op på, at han har det. Krav til entreprenørens medarbejdere fremgår af afsnit 3.3. Det fælles formål med kvalitetskontrol skal være at sikre, at arbejderne er udført i henhold til aftalegrundlaget (kon-traktgrundlaget med eventuelle suppleringer) – og rigtigt første gang. Endvidere er det formålet, at årsager til afvi-gelser og fejl identificeres og opsamles for at indgå i en fælles fremadrettet indsats for at undgå gentagelser af fejl og uhensigtsmæssige processer. Hvorledes entreprenøren i detaljer planlægger og udfører sin egen kvalitetskontrol er derimod indeholdt i entrepre-nørens metodefrihed. Dette betyder, at driftsherren ikke har i UBM har stillet krav om at skulle forhåndsgodkende entreprenørens kontrolplaner. Entreprenørens detaljerede arbejdsprocedurer, kontrolplaner og kontrolskemaer skal dog foreligge i god tid inden et arbejdets udførelse. Entreprenøren skal på driftsherrens anmodning dokumen-tere dette.

Page 7: TLDRIFT-RÅDGIVERUDBUD2015 YDELSESBESKRIVELSE (YB) …leverandorportal.vejdirektoratet.dk/Lists/TenderDocuments... · 2015-08-31 · dato august 2015 dokument sagsbehandler rené

SIDE

7 af 42

2.3 KRAV TIL ENTREPRENØRENS KVALITETSPLAN

Iht. SAB-GEN-SOS skal entreprenørens kvalitetsplan bygge på ISO 9001. Det indebærer, at hovedindhold i ISO 9001 skal være reflekteret (behandlet) i kvalitetsplanen. Indholdsfortegnelse i ISO 9001 er vist her:

ISO 9001 handler om kvalitetssystemet i en virksomhed. At en entreprenør er ISO 9001 certificeret fritager ham derfor ikke for, at han skal udarbejde en entreprisespecifik kvalitetsplan. Entreprenørens kvalitetsplan til entreprisen skal ikke slavisk opbygges i samme afsnit som ISO 9001. Der er ikke specifikke formkrav til en-treprenørens kvalitetsplan, men indhold/afsnit i ISO 9001 skal kunne genfindes i kvalitetsplanen. Det skal bemærkes, at krav om, at entreprenørens kvalitetsplan bygger på ISO 9001 indebærer, at entrepre-nøren skal gennemføre og dokumentere interne audits.

2.4 KRAV TIL KVALITET AF ENTREPRENØRENS YDELSER – KVALITETSNORMEN

VDs detaljerede krav til kvaliteten af entreprenørernes ydelser baserer sig på følgende kontraktdokumenter:

SAB-ME-Teknik, bilag B, Kvalitetsnormen.

Krav i arbejdsbeskrivelser, procedurer og tjeklister i SAB-ME-Teknik, bilag C, Arbejdsbeskrivelser

Bilag K-4 til Vejledningen indeholder krav i Kvalitetsnormen og er et paradigma til VD KKT plan, jf. afsnit 5.2 (KKT = Kvalitetsnorm-Kontrolplan-Tjeklister). Paradigmet ”færdiggøres” af VD EL/VD ES fælles for entrepriserne i de enkelte fagområder og udarbejdes efter behov også for de enkelte entrepriser.

2.5 KRAV TIL KVALITETSDOKUMENTATION FRA ENTREPRENØREN

VDs krav til dokumentation af entreprenørens kvalitetskontrol sigter på:

at entreprenøren påviser, at hans kvalitetskontrol er gennemført fagmæssigt korrekt med henblik på at fejl og mangler undgås

at han i forbindelse med afvigelser overfor VD kan dokumentere, at han har gennemført nødvendige korrige-rende handlinger

at få dokumenteret, at en konstateret mangel er afhjulpet inden for deltidsfrister (på planlagte arbejder) og responstider

at få dokumenteret eventuelle mangelsituationer med henblik på at vurdere, om der foreligger begrundelse for, at en mangel kan være er bodsbelagt

Page 8: TLDRIFT-RÅDGIVERUDBUD2015 YDELSESBESKRIVELSE (YB) …leverandorportal.vejdirektoratet.dk/Lists/TenderDocuments... · 2015-08-31 · dato august 2015 dokument sagsbehandler rené

SIDE

8 af 42

Såfremt der foreligger en eventuel mangelsituation, der kan være bodbelagt, sker håndteringen i henhold til vejled-ningens afsnit 6, idet der her er behov for særlige vurderinger af juridisk/kontraktuel karakter. Entreprenøren skal – som en del af den månedlige status på hans kvalitetsarbejde - sikre, at der foreligger doku-mentation for følgende kontroller:

udførelse af egenkontrol på de enkelte arbejdsopgaver (både udførelse og den opdaterede dokumentation).

modtagekontrol ved indkøb af materialer og udstyr, som skal anvendes i entreprisen

tests af leverancer, herunder FAT og SAT tests

Kontrol af mængder ifm. fakturering

Entreprenørens interne audits

Entreprenørens dokumentation af hans kontrolarbejde skal udarbejdes løbende i henhold til arbejdets fremdrift, samt i takt med, at data og registreringer fremkommer. Dokumentation skal i videst muligt omfang foreligge på struktureret form (digitalt), så den let kan genfindes. Hver måned skal entreprenøren sende driftsherren en status på arbejdets kvalitet i perioden. Denne status skal bekræfte, at kvalitetskrav er overholdt. Hvor der har været mangler eller andre afvigelser, skal afhjælpning og evt. andre korrigerende handlinger beskrives. Driftsherren har ret til fuld adgang til al kvalitetsdokumentation hos entreprenøren og til at gennemføre audit på entreprenørens system. Entreprenøren skal i den periode, hvor der er afhjælpningsret og -pligt, opbevare og på forlangende udlevere øvrig dokumentation, der er væsentlig for vurdering af arbejdets kvalitet, jf. SAB-ME-Teknik, afsnit 3.13. De konkrete krav foreligger i SAB-ME-Tekniks fagområdespecifikke bilag.

3 ENTREPRENØRENS MATERIEL, MEDARBEJDERE OG LAGERSTYRING

3.1 GENERELT

Entreprenøren skal have styr på sit ydelsesgrundlag, og på, at det opfylder kravene i SAB-ME-Teknik, afsnit 3, En-treprenørens ydelser. Krav til dokumentation fremgår af SAB-ME-Teknik, 3.13.1:

Arbejdsplan

Kvalitets- og miljøplan

Plan for sikkerhed og sundhed (PSS)

Beredskabsplan

Bemandingsplan

3.2 MATERIEL

Entreprenøren skal kunne dokumentere, at hans materiel og udstyr er:

tilstrækkeligt

egnet til opgaverne

overholder krav til sikkerhed

vedligeholdt og kalibreret, mv.

Page 9: TLDRIFT-RÅDGIVERUDBUD2015 YDELSESBESKRIVELSE (YB) …leverandorportal.vejdirektoratet.dk/Lists/TenderDocuments... · 2015-08-31 · dato august 2015 dokument sagsbehandler rené

SIDE

9 af 42

For så vidt angår driftsherrens systemer og udstyr herunder materiel i entreprisen skal entreprenøren vedligeholde og løbende ajourføre udstyrsoplysninger for dette i driftsherrens systemer jf. SAB-ME-Teknik, 3.13.2.4.

3.3 MEDARBEJDERE

Det er centralt for entreprenørens kvalitetsarbejde, at han allokerer de tilstrækkelige og kompetente medarbejdere, som lever op til kravene i SAB-ME-Teknik, afsnit 3.2.1. Dette kan ved, at entreprenøren i sin kvalitetsplan indehol-der og vedligeholder en medarbejderoversigt – en kompetenceplan, som danner grundlag for godkendelse af ud-skiftning af medarbejdere, jf. SAB-ME-Teknik, afsnit 3.2.1.1: (ordret)

Entreprenørens medarbejdere på entreprisen skal forelægges driftsherren til godkendelse inden afta-leindgåelse, og senere erstatninger for disse medarbejdere skal godkendes af driftsherren, inden de begynder at arbejde på entreprisen.

3.4 LAGER OG LAGERSTYRING

Krav til lager og lagerstyring fremgår af SAB-ME-Teknik, afsnit 3.13.2.9. Entreprenøren skal have og ajourføre en lagerliste. Ifm. audit kan det fysiske lager sammenholdes med lagerlisten. For TL entrepriser anvendes Maximo til lagerstyring.

DEL 2 KVALITETSARBEJDET I ME ENTREPRISER

4 KVALITETSARBEJDETS GENNEMFØRELSE

I dette afsnit beskrives driftsherrens kvalitetsarbejde på det niveau, som er fælles for alle ME entrepriser med para-digmer og vejledninger til brug i de enkelte fagområder og entrepriser.

5.1 GENERELT – PLANLÆGNING OG PROCESSER

Den overordnede arbejdsgang i det daglige kvalitetsarbejde er illustreret i nedenstående diagram. For hvert trin er der angivet hvilke typer kvalitetsværktøjer, der er til rådighed. Grundlaget for driftsherrens kontrolindsats er baseret på Kvalitetsnormen (SAB-ME-Teknik, bilag B) og udmøntes i VD KKT plan for hver entreprise på grundlag af et paradigma, som er vist i bilag K-4 til Vejledningen.

Planlægning

af kontrol

• VD KKT-plan (paradigma i bilag K-4) • Logistik omkring kontrollerne udføres af VD EL og VD ES

Udførelse af kontrol

• Brug af VD fagområdespecifikke tjeklister

Dokumenta-

tion af kontrol

• Entreprenørens månedsstatus på kvalitetsarbejdet

• Kvartalsvis KPI opgørelser (bilag K-3)

Opfølgning

• Afvigelser fast punkt på driftsmøder

• Bodslog (jf. afsnit 6)

Page 10: TLDRIFT-RÅDGIVERUDBUD2015 YDELSESBESKRIVELSE (YB) …leverandorportal.vejdirektoratet.dk/Lists/TenderDocuments... · 2015-08-31 · dato august 2015 dokument sagsbehandler rené

SIDE

10 af 42

5.2 VD KKT PLAN1

(KKT = KVALITETSNORM-KONTROLPLAN-TJEKLISTER)

VD KKT plan fastlægger – for hvert fagområde - driftsherrens kontrol med kvaliteten i entreprisens udførelse. VD KKT planen er det centrale omdrejningspunkt for fastlæggelse af VDs kvalitetsarbejde i ME entrepriser. Der er som anført bundet op på Kvalitetsnormen (SAB-ME-Teknik, bilag B). VD KKTplan udarbejdes af VD EL og VD ES til hvert fagområde og evt. hver entreprise på grundlag af paradigma i bilag K-4 til Vejledningen. For hvert kvalitetskrav i kvalitetsnormen er der fastlagt:

Kontrolindsats

Kontrolfrekvens

Kontrolindsatsens estimerede tidsmæssige omfang (tid afsat til kontrol / tidsforbrug)

Dokumentation af kontrollen Som hjælp til en struktureret opsamling af data og kontrol af de gennemførte arbejder er der for en række fagområ-der udarbejdet tjeklister som et detaljering/konkretisering af VD KKT planen, jf. DEL 4, BILAG K-0. VDs kontrolindsats planlægges af VD EL og VD ES. Der er ikke pt. fastlagt/udviklet yderligere værktøjer, der un-derstøtter VD KKT planen eller logistikken omkring kontroller.

5.3 KONTROLTYPER

Der er ikke i kontraktgrundlaget fastlagt rammer for - eller begrænsninger af, hvor meget og hvornår driftsherren kan kontrollere entreprenørens arbejde. Det omfang af kontrol, som driftsherren til en enhver tid vælger, er derfor ikke bindende i relation til entreprenøren. Entreprenørens ansvar for kvaliteten af hans arbejde ændres således ikke af, i hvilket omfang driftsherren udfører kontrol. Driftsherren har fuld adgang til al kvalitetsdokumentation, mv. hos entreprenøren og entreprenøren skal i givet fald medvirke i fx fælleskontroller og audits. Driftsherren gennemfører forskellige typer kontrol:

Funktionskontrol

Uvarslet kontrol af arbejder på udførelseskrav

Fælleskontrol

Uvarslet kontrol af administrative krav iht. Kvalitetsnormen

Audit

Uvarslet kontrol af færdselsregulerende foranstaltninger (afmærkning/afspærring ved vejarbejder)

Driftsherrens funktionskontrol af et anlæg kan gøres til enhver tid, og behøver ikke være baseret på, at der er ud-ført et konkret arbejde af entreprenøren. Den har til formål at tjekke anlæggenes generelle funktionelle status mhp. planlægning af forebyggende vedligehold og renoveringer. Funktionskontrol kan fx også indeholde, at der sikres data, som viser anlæggenes oppetid som en KPI med et tilknyttet succeskriterium. Entreprenørens funktionskontrol ifm. hovedeftersyn er anført i SAB-ME-Teknik, afsnit 3.7.3.3 Uvarslede kontroller kan udføres i forskellige situationer:

når et arbejde er meldt færdigt (i JM)

kontrol under selve arbejdets udførelse (proceskontrol) med henblik på både kontrol af, at arbejdet udføres fagligt korrekt, og for at kontrollere fx tidsforbrug/arbejdseffektivitet ifm. afhjælpende vedligehold

Generel procedure for fælleskontroller er beskrevet i bilag K-5 til Vejledningen, jf. afsnit i 5.8.

1 Når termen ”kontrolplan” anvendes, er det entreprenørens kontrolplan, jf. SAB-GEN-SOS afsnit 7.2

Page 11: TLDRIFT-RÅDGIVERUDBUD2015 YDELSESBESKRIVELSE (YB) …leverandorportal.vejdirektoratet.dk/Lists/TenderDocuments... · 2015-08-31 · dato august 2015 dokument sagsbehandler rené

SIDE

11 af 42

Ved fælleskontroller deltager normalt både VD ES og VD EL.

5.4 AUDIT

At der kan gennemføres audit er bestemt i SAB-SOS afsnit 7.2: ”Driftsherren skal have fuld adgang til al KS dokumentation og til at gennemføre audit på entreprenørens system”. Der bør gennemføres en årlig audit i den enkelte entreprise. Bilag K-6 indeholder en procedure for planlægning og gennemførelse af audit i ME entrepriser.

5.5 UVARSLET KONTROL FÆRDSELSREGULERENDE FORANSTALTNINGER

(AFMÆRKNING/AFSPÆRRING VED VEJARBEJDER)

Kontrol af opfyldelse af krav i rådighedstilladelsen er det pålagt VD ES at foretage.

5.6 SAMARBEJDE PÅ TVÆRS AF VD TJENESTESTEDER OG ENTREPRISER

VD EL og VD ES inden for ME fagområderne og/eller entrepriser kan medvirke i hinandens fælleskontroller, uvars-lede kontroller og audits. Det er op til VD EL og VD ES at koordinere dette. Det anbefales, at man årligt deltager i 1 - 2 kontroller i et andet fagområde.

5.7 BRUG AF EKSTERNE ENTREPRISESTYRERE

I fagområderne TL, BY og delvist YS og VB anvendes rådgivere som entreprisestyrere og/eller fagspecialister. Omfang af driftsherrens kvalitetsarbejde ændres som udgangspunkt ikke, hvis der anvendes rådgivere som entre-prisestyrere og/eller fagspecialister. Anvendelse af rådgivere som entreprisestyrere og/eller fagspecialister indebærer, at der skal tages særskilt stilling til grænsefladen mellem rådgiver og VD EL.

DEL 3 AFVIGELSER

6 STYRING AF AFVIGELSER OG BOD

Når driftsherrens kvalitetsarbejde har afdækket, at der foreligger en mulig bodssituation er der tale om et ”fase-

skift”, hvor fokus retter sig mod de kontraktlige bestemmelser om bla. bod. De aktiviteter, som herefter skal ske, er beskrevet i dette afsnit.

6.1 AFVIGELSER, FEJL OG MANGLER

I forbindelse med vurdering af, om en afvigelse kan være en bodsbelagt mangelsituation, er det relevant at have styr på begreberne. ”Afvigelse” er en bred betegnelse, som i relation til fejl kan opdeles i:

Fejl, som ikke er en mangel

fejl, som opstår tilfældigt uden konstatérbar årsag, fejl som opstår som følge af slitage eller som opstår som følge af ydre påvirkninger (fx vejrlig, strømsvigt, påkørsel, hærværk), slitage, mv. i systemerne. Entreprenø-ren afhjælper normalt mod betaling.

fejl hvor der er tale om en bagatelfejl. Ved bagatelfejl afhjælper entreprenøren uden betaling (men uden bod)

fejl, hvor det ikke kan dokumenteres tilstrækkeligt sikkert, at entreprenøren har afhjælpningspligt. Ved util-strækkeligt dokumenterede fejl afhjælper entreprenøren normalt mod betaling.

Fejl, som er en mangel

fejl i entreprenørens udførelse og dokumentation, hvor entreprenøren har afhjælpningspligt uden betaling

iht. kontrakten.

Page 12: TLDRIFT-RÅDGIVERUDBUD2015 YDELSESBESKRIVELSE (YB) …leverandorportal.vejdirektoratet.dk/Lists/TenderDocuments... · 2015-08-31 · dato august 2015 dokument sagsbehandler rené

SIDE

12 af 42

6.2 PROCEDUREN VED FEJL, MANGLER OG BOD

Proceduren, når der konstateres fejl, er i hovedtræk vist i procesdiagrammet neden for:

6.3 PÅLÆGGELSE AF BOD

Der er defineret 4 bodsklasser for forskellige mangelsituationer. Bodsklasser - og størrelser fremgår af TABG-ME, afsnit 1.8:

Bodsklasse Bodsstørrelse

1 Afspærring 10.000 kr. pr. hændelse.

1 – Rådighedstilladelse Manglende rådighedstilladelse 10.000 kr. pr. påtale.

2 Tid 7.000 kr. pr. overskridelse plus 3.000 kr. pr. påbegyndt tidsperiode, indtil arbejdet er ud-ført.

3

3a) Tid 3.000 kr. pr. overskridelse plus 3.000 kr. pr. påbegyndt tidsperiode, indtil arbejdet er ud-ført.

3b) Kvalitet Er afhjælpning ikke sket inden for 2 døgn fra påtale, pålægges bod på 3.000 kr. pr. påbe-gyndt dag til afhjælpning er sket.

3c)-Til og framelding af vejarbejde Ved manglende til- fra eller færdigmelding af vejarbejde, ifalder entreprenøren en bod på 3.000 kr. pr. påtale

4 Tid 1000 kr. pr. overskridelse plus 1.000 kr. pr. påbegyndt dag til afhjælpning er sket.

For mangler ved færdselsregulerende foranstaltninger er der ifm. udbud af TL Rammeaftaler i efteråret 2013 ind-ført følgende nuancering:

Såfremt driftsherren konstaterer, de i SAB-TL-SOS afsnit 8 anførte mangler ved de færdselsregule-rende foranstaltninger ifalder entreprenøren en bod på kr. 10.000,00 ekskl. moms pr. påtale (bods-klasse 1).

Page 13: TLDRIFT-RÅDGIVERUDBUD2015 YDELSESBESKRIVELSE (YB) …leverandorportal.vejdirektoratet.dk/Lists/TenderDocuments... · 2015-08-31 · dato august 2015 dokument sagsbehandler rené

SIDE

13 af 42

Såfremt driftsherren konstaterer, at der ikke bliver til- fra eller færdigmeldt ved et vejarbejde, jf. SAB-TL-SOS afsnit 2.9 og SAB-TL-SOS afsnit 11.1, ifalder entreprenøren en bod på kr. 3.000,00 ekskl. moms pr. påtale (bodsklasse 3). Manglende rådighedstilladelse er bodsbelagt. Boden er fastlagt til kr. 10.000,00 ekskl. moms pr. på-tale (bodsklasse 1).

Hvis pålagte bøder i en entreprise inden for et kalenderår nærmer sig 5% af den årlige entreprisesum (fx når akku-muleret bod beløb> 4½%) skal VD JUR inddrages mhp. eventuel varsling til entreprenøren om risiko for mislighol-delse af kontrakten. Når der er konstateret en fejl ifm. entreprisens udførelse vurderer og beslutter VD EL og VD ES om fejlen er en mangel, der er bagatelagtig (jf. Afklaringsnotat vedr. bagatelfejl, bilag K-x til Vejledningen), eller om fejlen (selvom den skønnes at være en mangel) ikke kan dokumenteres tilstrækkeligt, så entreprenøren derfor kan afvise afhjælp-ningspligt.) Dokumentation ved mangler, som i givet fald er bodspålagte, skal indeholde relevante og præcise henvisninger til de kvalitetskrav i kontraktdokumenterne, som ikke overholdes. Dokumentationen skal udarbejdes mhp. at være entydig, forståelig og let tilgængelig. Dokumentationen ifm. mangler skal desuden være af en kvalitet så den ”hol-der i retten”, således at VD EL kan anvende materialet i en eventuel bodssituation. VD EL eller VD ES (efter aftale med VD EL) varsler bod til entreprenøren, når der foreligger en bodsbelagt mangel-situation. Varslingen kan i givet fald anføre responstid, og entreprenøren oplyses om frister for udbedring. Entre-prenøren anmodes om inden for få dage at acceptere boden eller fremkomme med bemærkninger/indsigelser. Efter vurdering af entreprenørens bemærkninger besluttes om bod pålægges og dette meddeles til Bene-dicte/Skanderborg, som opkræver boden. Pålagt bod påføres VD bodslog.

6.4 KORRIGERENDE HANDLINGER

Når en fejl konstateres, skal der sættes ind med korrigerende handlinger, som kan være:

fejlretning iht. fejlklasse iht. SAB-ME-Teknik, afsnit 3.8, Afhjælpende vedligehold.

afhjælpning af mangler.

at konstatere årsag til, at fejlen opstod, så lignende fejl ikke gentages. Dette kan indebære relevant forebyg-gende vedligehold. Indgår i fejlrapporten, jf. afsnit 6.5 neden for.

evt. forbedring af processer og arbejdsgange, der sikrer, at samme fejl ikke gentages. Indgår i fejlrapporten.

6.5 DOKUMENTATION AF FEJL

Iht. SAB-ME-Teknik, afsnit 3.13.2.3 gælder følgende ifm. dokumentation af fejl:

Fejlforhold. Entreprenøren skal dokumentere relevante oplysninger om fejlforholdet i de fagspecifikke systemer, der hører til entreprisen. Som udgangspunkt skal der udfærdiges en regulær fejlrapport. Dataobservationer og måledata skal dokumenteres. Hvis der findes etablerede strukturer for dette dokumenteres i dem, ellers opfindes en til forholdet egnet metode. Erfaringsopsamling. Entreprenøren skal sørge for at få dokumenteret erfaringer og ny viden indhentet under og/eller i forbindelse med arbejdet. Det gøres bedst ved indarbejdelse i eller ajourføring af ar-bejdsbeskrivelser e.l.

6.6 MANGLER VED FÆLLESKONTROLLER

På en fælleskontrol, hvor entreprenøren pr. definition er med, skal der så vidt muligt opnås enighed om der forelig-ger en mangel og i givet fald om afhjælpning, inden kontrolstedet forlades. For ME entrepriser er der ikke fastsat særskilt bod ifm. mangler (udførelse eller dokumentation), som konstateres ved fælleskontroller, og der gælder således bodsklase 3b), hvor der er responstid på 2 døgn.

7 BILAG

Page 14: TLDRIFT-RÅDGIVERUDBUD2015 YDELSESBESKRIVELSE (YB) …leverandorportal.vejdirektoratet.dk/Lists/TenderDocuments... · 2015-08-31 · dato august 2015 dokument sagsbehandler rené

SIDE

14 af 42

Til dette resumé af vejledningen er der knyttet følgende bilag:

IDx90, bilag K-3, paradigme for KS bilag til kvartalsvis rapportering

IDx90, bilag K-4. Paradigme til VD KKT plan

IDx90, bilag K-6. Procedure for audit

IDx90, bilag K-9. Skema for logning af fejlhåndtering

Page 15: TLDRIFT-RÅDGIVERUDBUD2015 YDELSESBESKRIVELSE (YB) …leverandorportal.vejdirektoratet.dk/Lists/TenderDocuments... · 2015-08-31 · dato august 2015 dokument sagsbehandler rené

SIDE

15 af 42

Bilag K-3

Paradigme for KS bilag til kvartalsvis statusrapportering

Entreprenørens kvalitetsarbejde - KPI’er for alle entrepriser (fraset

Klapbroer)

Delemner Opgørelse/beskrivelse: Resultat i perioden/KPI Sæt X

Noter

Entreprenørens Kvalitetsplan

Vurdering af kvalitetsplanens stade ift. krav

I orden 4 Det kan i givet fald anfø-res, hvad der mangler

Nogenlunde 3

Utilstrækkelig 2

Foreligger ikke 1

Vurdering af om planen bliver ajourført I orden 4

Nogenlunde 3

Utilstrækkelig 2

Foreligger ikke 1

Har entreprenøren udarbejdet procedu-rer, kontrolplaner og tjeklister til de kon-krete arbejder i entreprisen

I orden/fuldt omfang 4

Nogenlunde omfang 3

Begrænset omfang 2

Foreligger ikke 1

Entreprenørens månedsrapport

Vurdering af om månedsrapporten opfyl-der krav (se vejledningen afsnit 7.5)

I orden 4 Det kan i givet fald anfø-res, hvad der mangler

Nogenlunde 3

Utilstrækkelig 2

Foreligger ikke 1

Konstatering af om månedsrapporterne fremsendes rettidigt

I orden 4

Nogenlunde

Utilstrækkelig

Foreligger ikke/ikke i or-den

1

Bod Opgørelse af akkumuleret bodsbeløb i % af årskontraktsum – år til dato

Ingen bod 4 Mål er ”4”. Ved % ≥ 4½ kontaktes JUR.

Bod < 2% 3

Bod 2-4½% 2

Bod > 4½% 1

Opgørelse ifm. bod (indgår ikke i KPI neden for)

Bod

Antal bod indmeldt i bodslog, akkumule-ret år til dato

Konstateret antal:

Beskrivelse af hyppige årsager til bod. Evt. i bilag

Page 16: TLDRIFT-RÅDGIVERUDBUD2015 YDELSESBESKRIVELSE (YB) …leverandorportal.vejdirektoratet.dk/Lists/TenderDocuments... · 2015-08-31 · dato august 2015 dokument sagsbehandler rené

SIDE

16 af 42

1

2

3

4Kvalitetsplan stade

Kvalitetsplanajourføring

Procedurer,kontrolplaner, mv.

Bod

KPI - Kvalitet

ME-BY-ND ME-BY-OD-SJ ME-BY-OD-H ME-TL-SD

ME-TL-OD ME-YS-SD ME-YS-OD ME-NT-DK

ME-VB-SD ME-VB-ND ME-VB-OD ME-FV-SD

ME-FV-ND ME-FV-OD ME-PU-OD-H

Page 17: TLDRIFT-RÅDGIVERUDBUD2015 YDELSESBESKRIVELSE (YB) …leverandorportal.vejdirektoratet.dk/Lists/TenderDocuments... · 2015-08-31 · dato august 2015 dokument sagsbehandler rené

SIDE

17 af 42

VDs kvalitetsarbejde - KPI’er for alle entrepriser (fraset Klapbroer)

Delemner Opgørelse/beskrivelse: Resultat i perioden/KPI Sæt X

Noter

Fejl ved uvars-lede kontroller

Der opgøres i %: (antal kontroller i alt - antal med fejl)/antal kontroller i alt

Ingen fejl 4

0 til 5% fejl 3

5 til 20% fejl 2

Over 20% fejl 1

Uvarslede kon-troller

Opgørelse i % af antal uvarslede kontrol-ler ift. planlagt antal i VD KKTplan

Gennemført = planlagt 4

75 til 100% gennemført 3

50 til 75% gennemført 2

Under 50% gennemført 1

Fælleskontrol-ler

Opgørelse i % af antal fælleskontroller ift. planlagt antal i VD KKTplan.

Gennemført = planlagt 4

75 til 100% gennemført 3

50 til 75% gennemført 2

Under 50% gennemført 1

Audits

Opgørelse i % af antal audits ift. planlagt antal i VD KKTplan.

Gennemført = planlagt 4

75 til 100% gennemført 3

50 til 75% gennemført 2

Under 50% gennemført 1

1

2

3

4

Fejl uvarsledekontroller

Fælleskontroller

Audits

Uvarsledelse kontrollerantal

KPI - Kvalitet

ME-BY-ND ME-BY-OD-SJ ME-BY-OD-H ME-TL-SD ME-TL-OD

ME-YS-SD ME-YS-OD ME-NT-DK ME-VB-SD ME-VB-ND

ME-VB-OD ME-FV-SD ME-FV-ND ME-FV-OD ME-PU-OD-H

Page 18: TLDRIFT-RÅDGIVERUDBUD2015 YDELSESBESKRIVELSE (YB) …leverandorportal.vejdirektoratet.dk/Lists/TenderDocuments... · 2015-08-31 · dato august 2015 dokument sagsbehandler rené

SIDE

18 af 42

Oppetid I en senere fase (evt. ifm. kommende udbud) kan det være relevant (især for signalanlæg og trafikledelsessy-stemer) at sikre data og udarbejde KPI på oppetiden, som er den altoverskyggende ”kvalitet” ved anlæggene.

Delemner Data fra: ”KPI” mål er fx ≥ 99%

Noter

Oppetid – hvis det findes målbart / der kan udtrækkes data

Samlet tid hvor anlæggene (et for et, summeret) ikke funge-rer/samlet tid i kvartalet

≤ 95% Hvis der fx er 20 signalanlæg, som har været i sort (eller vist forkert) i til-sammen 72 timer er oppetiden ca. (2160-72)/2160 = 96,7%

99 - 95%

≥ 99%

Page 19: TLDRIFT-RÅDGIVERUDBUD2015 YDELSESBESKRIVELSE (YB) …leverandorportal.vejdirektoratet.dk/Lists/TenderDocuments... · 2015-08-31 · dato august 2015 dokument sagsbehandler rené

SIDE

19 af 42

Bilag K-4

Paradigma til VD KKT plan

VD KKT planen er bygget op som SAB-ME-Teknik, bilag B, Kvalitetsnorm. Kvalitetsnormen er vist til venstre, og indeholder kontrolgrundlaget med krav til de enkelte driftsaktiviteter. VD EL og VD ES for fagområdet udarbejder en konkret VD KKTplan ved at udfylde kolonnerne KONTROLPLAN og TJEKLISTE. Eksempler på ”bedste praksis” på VD KKT planer fremgår DEL 4 i ME KS Vejledningen.

1 – Kvalitetsnormer for grundlaget for udførelsen

KVALITETSNORM (= kontrolgrundlag) KONTROLPLAN TJEK-LISTE Drifts-

aktivitet Objekt Mangel Konse-

kvens ved ikke opfyl-delse

Reference til krav - afsnit i Be-mærk-ninger

SB SAB-ME-

Teknik

SAB-SOS

Kontrol-indsats

Kon-trolfre-kvens

Tid til kon-trol

Do-ku-menta-tion

Tilveje-bringelse af udfø-relses-grundla-get

Arbejds-plan

Foreligger ikke. Utilstræk-kelig.

Ajourføres ikke.

Bods-klasse 2B

2.10 og 3.13.1

6.1

Bered-skabsplan

3.13.1 10.4

PSS Foreligger ikke. Utilstræk-kelig.

Ajourføres ikke.

Bods-klasse 4

1.2 og 3.13.1

10.3

Kvalitets- og miljø-plan

3.13.1 7 og 9

2 – Kvalitetsnormer for udførelsen og dokumentation af udførelsen

KVALITETSNORM (= kontrolgrundlag) KONTROLPLAN TJEK-LISTE Driftsak-

tivitet Objekt Mangel Konse-

kvens ved ikke opfyl-delse

Reference til krav - afsnit i Be-mærk-ninger

SB SAB-ME-

Teknik

SAB-SOS

Kon-trolindsats

Kon-trolfre-kvens

Tid til kon-trol

Do-ku-menta-tion

Udfø-relse

Beskrev-ne kvali-tetskrav

Overholdes ikke

Bods-klasse 4

Generelt

Arbejds-proce-durer og check-li-ster

Overholdes ikke

Bods-klasse 4

Bilag C

Arbejds-plan

Efterleves ikke

Bods-klasse 4

2.10 6.2

Kvalitets- og miljø-plan

7.3 og 9

PSS 10.3

Bered-skabs-plan

Efterleves ikke

Bods-klasse 2B

10.4

Kvalifika-tions og kompe-

Overholdes ikke. An-vendelse af

Bods-klasse 2B

3.2.1 2.4 og 5 og 10.5

Page 20: TLDRIFT-RÅDGIVERUDBUD2015 YDELSESBESKRIVELSE (YB) …leverandorportal.vejdirektoratet.dk/Lists/TenderDocuments... · 2015-08-31 · dato august 2015 dokument sagsbehandler rené

SIDE

20 af 42

tence-krav til medar-bejdere

ikke god-kendte medarbej-dere.

og Bi-lag 6

Krav til ledelse og ledel-sesaktivi-teter

Opfyldes ikke. Efterleves ikke.

Bods-klasse 2B

3.3 7.1

Sikker-hedsfor-skrifter

Efterleves ikke

Bods-klasse 2B

Rådig-hedstilla-delser og afmærk-ning/ af-spærring

Efterleves ikke.

Der arbej-des i spær-retider

Bods-klasse 1

3.7.1 og 3.8.1

8 og 11

Spærreti-der

11.6

ROV-indmel-ding på sms til T.I.C. ved kon-kret ar-bejdes start og slut

Manglende eller fejlag-tig indmel-ding

Bods-klasse 4

3.13.2 2.9 og 3.5.4

ROV-indmel-ding på sms til T.I.C. ved kon-kret ar-bejdes start og slut

Manglende eller fejlag-tig indmel-ding

Bods-klasse 4

3.13.2 2.9 og 3.5.4

Materiel Utilstræk-keligt eller uegnet for opgaven.

Overholder ikke krav til sikkerhed

Bods-klasse 4

3.2.2 og bilag I

Vagtord-ning

Åbenlys fejlklassifi-kation

Bods-klasse 4

3.4 og 3.5 og 3.8.3

Vagtbe-redskab samt af-hjæl-pende- og fore-byg-gende vedlige-hold

Åbenlyst mangel-fuldt ar-bejde

Bods-klasse 4

Tilveje-bringelse af doku-menta-tion af udførel-sen.

KS doku-menta-tion

Foreligger ikke.

Utilstræk-kelig.

Bods-klasse 4

3.13.2 7.3

Vagtord-ning

Lognings-krav ikke overholdt

Bods-klasse 4

3.13.2

Page 21: TLDRIFT-RÅDGIVERUDBUD2015 YDELSESBESKRIVELSE (YB) …leverandorportal.vejdirektoratet.dk/Lists/TenderDocuments... · 2015-08-31 · dato august 2015 dokument sagsbehandler rené

SIDE

21 af 42

Pr. job

Drifts-overvåg-ning

Lognings-krav ikke overholdt. Jobafrap-porteringer utilstræk-kelige

Bods-klasse 4

3.13.2

Forebyg-gende vedlige-hold

Jobafrap-porteringer utilstræk-kelige

Bods-klasse 4

3.13.2

Afhjæl-pende vedlige-hold

Jobafrap-porteringer utilstræk-kelige

Bods-klasse 4

3.13.2 3.5.2 og Bi-lag 2

Udstyrs-registre-ring

Registre-ringskrav ikke over-holdt.

Bods-klasse 4

3.13.2

GPS Lever ikke op til tekni-ske krav. Ikke funkti-onsdygtigt. Anvendes ikke som specifice-ret.

Bods-klasse 4

3.13.2 3.5.3 og Bi-lag 3

Faktura-grundlag

Ufuldstæn-dige eller fejlagtige

Bods-klasse 4

3.13.2 3.5.2

Page 22: TLDRIFT-RÅDGIVERUDBUD2015 YDELSESBESKRIVELSE (YB) …leverandorportal.vejdirektoratet.dk/Lists/TenderDocuments... · 2015-08-31 · dato august 2015 dokument sagsbehandler rené

SIDE

22 af 42

3 – Kvalitetstider for responstider

KVALITETSNORM KONTROLPLAN

Drifts-akti-vitet

Objekt Aktivitet Mangel Responsti-der /tidsfri-ster

Konse-kvens ved ikke opfyl-delse

Kon-trol-ind-sats

Kon-trol-fre-kvens

Tid til kontrol

Vagtord-ning

Fejlhåndte-ring

Første-gangs-be-svarelse af indmelding

Responstid på besva-relse (vente-tid) ikke overholdt.

Max. 1 minut

Tilbage-kald ved manglende første-gang-be-svarelse

Responstid på call-back ikke over-holdt.

Max 3 minutter

Afhjælp-ning af fejl

Fejlklasse 0 fejl

Klassifika-tion af ind-meldt fejl

Responstid på fejlklassi-fikation ikke overholdt

Max 6 minutter

Bods-klasse 4

Fejlklasse 1 fejl

Fejlaf-hjælpning

Indsats ikke påbegyndt

Max 45 minutter efter fejl-klassifi-cering

Bods-klasse 3a

Fejlklasse 2 fejl

Max 2 ti-mer efter fejlklassi-ficering

Fejlklasse 3 fejl

Fejlaf-hjælpning

Indsats ikke påbegyndt

Indenfor 1 time ef-ter ar-bejdstids start førstkom-mende hverdag

Bods-klasse 4

Fejlklasse 4 fejl

Til tids-punktet jf. jobbets beram-ning (JobMa-nager)

Fejlklasse 5 fejl

Til tids-punktet jf. jobbets

Page 23: TLDRIFT-RÅDGIVERUDBUD2015 YDELSESBESKRIVELSE (YB) …leverandorportal.vejdirektoratet.dk/Lists/TenderDocuments... · 2015-08-31 · dato august 2015 dokument sagsbehandler rené

SIDE

23 af 42

beram-ning (JobMa-nager)

Fejlklasse 6 fejl

Fejlaf-hjælpning

Indsats ikke påbegyndt

Til tids-punktet jf. jobbets beram-ning (JobMa-nager)

Admini-strativt

JobMana-ger frister

Oprettelse af job og evt. tilhø-rende ind-rapporte-ring

Ikke betids udført

Senest 1 arbejds-dag efter entrepre-nøren er bekendt med eller burde være be-kendt med for-holdet

Bods-klasse 4

Jobigang-sættelse

Ikke betids sket

Samme dag

Beskri-velse af udført ar-bejde

Ikke betids udført

Senest 5 arbejds-dage ef-ter afslut-tet ar-bejde

Mængde-opgørelse

Ikke betids udført

Senest 10 ar-bejds-dage ef-ter afslut-tet ar-bejde

Page 24: TLDRIFT-RÅDGIVERUDBUD2015 YDELSESBESKRIVELSE (YB) …leverandorportal.vejdirektoratet.dk/Lists/TenderDocuments... · 2015-08-31 · dato august 2015 dokument sagsbehandler rené

SIDE

24 af 42

Bilag K-6

Procedure til gennemførelse af audit i ME entrepriser

Audit indeholder to dele.

Audit af entreprenørens kvalitetssikringssystem, herunder at godkendt kvalitetsplan med kontrolplaner fore-ligger og anvendes

Audit af at krævet dokumentation på udvalgte jobs foreligger hos entreprenøren

Derudover kan auditten indeholde tjek af kvalitet af og opfyldelse af krav til:

Arbejdsplan iht. SAB-GEN-SOS afsnit 6.

Miljøledelse iht. SAB-GEN-SOS afsnit 9.

Plan for Sikkerhed og Sundhed (PSS) iht. SAB-GEN-SOS afsnit 10

Beredskabsplan iht. SAB-GEN-SOS afsnit 10

Audits planlægges og gennemføres af VD EL og VD ES. Entreprenøren deltager med tilsvarende relevante kvali-tetsansvarlige, og den/de medarbejdere, som dagligt håndterer jobregistrering, mv. Audit på kvalitetssikringssystem Audit er her en kontrol af, at entreprenørens kvalitets- og kontrolplaner er udarbejdede iht. krav i kontraktgrundla-get og effektivt implementeret og vedligeholdt, samt at der arbejdes i henhold til disse. Afholdelse af audit skal så-ledes sikre både dette, og at den aftalte dokumentation foreligger. Iht. ISO 9001 skal entreprenøren gennemføre og dokumentere interne audits2. På auditten kan der lægges op til, at entreprenøren på auditten skal redegøre for planlægning og gennemførelse af interne kvalitetsaudit og frem-lægge sin auditplan. Audit vil desuden give anledning til en dialog imellem VD og entreprenøren om værdiskabende kvalitetsstyring. Auditten indeholder endvidere gennemgang af anvendelse af udarbejdede instrukser, arbejdsprocedurer (jf. SAB-ME-Teknik, 3.13.2,5), sikkerhedsforskrifter, mv. iht. entreprenørens kvalitetsplan og SAB-ME-Teknik, bilag C, Ar-bejdsprocesser. Endvidere tjekkes fx følgende:

Bemandingsplan, jf. SAB-ME-Teknik, 3.2.1 og 3.13.1

Modtagekontrol for leverede materialer samt evt. kvitteringer

Månedsrapporter vedr. den gennemførte kvalitetssikring

Dokumentation af lagerliste - Fremlæggelse af ajourført lagerliste (SAB-ME-Teknik, 3.13.2.9) og lagerstyring med besigtigelse af lager. Dokumentation af forsikring for materialer (SAB-ME-Teknik, 3.10.1.1).

Udstyrsregistrering, jf. SAB-ME-Teknik, 3.13.2.4 En audit kan rent praktisk ikke omfatte alle emner. Driftsherren udarbejder derfor inden auditten en oversigt over de dokumenter, som ønskes fremlagt og behandlet. Eventuelle certificeringer tjekkes, herunder hvornår seneste eksterne certificeringskontrol her fundet sted og er re-sulteret i.

2 I Vejregel SAB styring og samarbejde (paradigma) anføres om entreprenørens interne audits i afsnit 6.2.11:Entre-prenøren skal redegøre for planlægning og gennemførelse af interne kvalitets- og miljøaudit (miljørevisioner). Entre-prenøren skal på forlangende fremlægge sin auditplan for bygherren. Krav om, at entreprenøren skal dokumenterer interne audits, foreslås taget op i en senere fase.

Page 25: TLDRIFT-RÅDGIVERUDBUD2015 YDELSESBESKRIVELSE (YB) …leverandorportal.vejdirektoratet.dk/Lists/TenderDocuments... · 2015-08-31 · dato august 2015 dokument sagsbehandler rené

SIDE

25 af 42

Audit på entreprenørens dokumentation af jobs på afhjælpende vedligehold Ved planlægningen af audit udvælger VD ES en række jobs, hvorpå der skal udføres audit. Udvælgelsen bør være repræsentativ for entreprisens jobtyper, dog kan jobtyper hvor der løbende er konstateret mangler i dokumentatio-nen og/eller udførelse prioriteres. Der kan fx også medtages jobs med eller uden anvendelse af underentreprenø-rer. Krav til entreprenørens dokumentation af jobs fremgår af SAB-ME-Teknik, afsnit 3.13.2.1. Ved audittens påbegyndelse udleverer driftsherren en liste over (normalt) 3-8 udvalgte jobs på afhjælpende vedli-gehold. Entreprenøren fremfinder herefter på stedet til gennemsyn for hvert job minimum følgende:

Tidspunkt for indmelding

Indmeldelsesforholdet ved en objektiv og præcis og tilstrækkelig beskrivelse

Indmelder i form af personreference (til sporbar person) eller reference til automatisk indmelding.

Fejlklassifikation af indmeldingen

Vagtordningens aktion i form af tilstrækkelig og præcis beskrivelse

Tidspunkt for videreformidling af fejl til beredskabet

Opfølgningstiltag indtil sagens lukning

Job registrering i entreprenørens ”jobmanagementsystem”

SKS rapport ved kabelfejl

Egenkontrol og fejldokumentation (fejlrapport)

Fotodokumentation ifm. skader, før og efter billeder

Mængdekontrol ifm. fakturering til VD

Kontrol af fakturaer fra underentreprenører

GPS-log

Listen skal tilpasses situationen og fremsendes til entreprenøren inden auditten (listen, men ikke jobnumre).

Dokumentation af audit Resultatet af audit dokumenteres i et referat og arkiveres i 360 under den pågældende entreprises relevante kvali-tetssikringssag. Gennemførelsen af eventuelle opfølgningsaktiviteter, herunder korrigerende handlinger aftales med entreprenøren og indeholdes i referatet. Ved audittens afslutning skal VD EL forholde sig til, om der er en (eller flere) mangelsituation(-er)/utilstrækkelighe-der, som kan medføre bod.

Page 26: TLDRIFT-RÅDGIVERUDBUD2015 YDELSESBESKRIVELSE (YB) …leverandorportal.vejdirektoratet.dk/Lists/TenderDocuments... · 2015-08-31 · dato august 2015 dokument sagsbehandler rené

SIDE

26 af 42

Bilag K-9

ME-driftsentrepriser – skema for logning af fejlhåndtering

Der er konstateret usikkerhed om entreprenørens håndtering af fejlindmeldinger fra T.I.C.

Usikkerheden opstår, når entreprenøren opfatter det således, at han beordres til at køre på en fejl, uanset om entre-

prenøren selv måtte mene, at fejlen er i en lavere fejlklasse, hvor responstiden er længere (typisk hvor entreprenøren

mener, at fejlen er fejlklasse 3 i steder for fejlklasse 1 eller 2). I denne forbindelse har en entreprenør varslet, at en

beordring til at køre på en fejl af fx fejlklasse 1 (uden for normal arbejdstid) indebærer ekstraomkostninger.

VD har derfor udarbejdet vedlagte skema for logning af fejlhåndtering, således at fejludkald, hvor entreprenøren måtte

mene at have et krav om ekstrabetaling dokumenteres.

Den samlede proces ifm. den løbende dokumentation af jobs, hvor entreprenøren mener at have krav på ekstrabeta-

ling, er vist i tekstboks på næste side til venstre, og de forhold der skal dokumenteres, er sammenfattet i øverste tekst-

boks på næste side til højre.

Denne løbende dokumentation sker ud fra den log, som entreprenøren udfører iht. SAB-ME-Teknik, afsnit 3.13.2.1

(bestemmelsen i SAB-ME-Teknik er vist i nederste tekstboks på næste side til højre).

På side 3 vises skemaet ”månedsoversigt”, som er forslag til, hvordan denne dokumentation kan se ud.

Page 27: TLDRIFT-RÅDGIVERUDBUD2015 YDELSESBESKRIVELSE (YB) …leverandorportal.vejdirektoratet.dk/Lists/TenderDocuments... · 2015-08-31 · dato august 2015 dokument sagsbehandler rené

SIDE

27 af 42

3.13.2.1 Dokumentation relateret til vagt-

ordning (helt afsnit fra SAP-ME-Teknik)

Vagtordningen skal logge alle omstændighe-

der, aktiviteter og aktioner relateret til ind

meldinger. Enhver sag skal omfatte logning

skal følgende forhold alle med ”timestamp”:

Tidspunkt for indmelding

Indmeldelsesforholdet ved en objektiv og præcis og tilstrækkelig beskrivelse

Indmelder i form af personreference (til sporbar person) eller reference til automatisk indmelding.

Fejlklassifikation af indmeldingen

Vagtordningens aktion i form af til-strækkelig og præcis beskrivelse

Tidspunkt for videreformidling af fejl til beredskabet

Opfølgningstiltag indtil sagens lukning

Driftsherren skal tilstille adgang til dokumen-

tationen senest 1 arbejdsdag fra realtids log-

ningstidspunktet (adgang kan tilstilles fx ved

at give driftsherren online adgang til log, ind-

datere log i JobManager eller udveksle fx pr.

e-mail til driftsherren lognings step).

Forudsætninger for ekstrabetaling til en-

treprenør dokumenteres i skemaet: 1. Job er uden for normal arbejdstid 2. T.I.C. har indmeldt en fejl som prioriteret

(fejlklasse 1 eller 2) 3. Entreprenør har responderet til T.I.C. in-

denfor 6 minutter. 4. Entreprenør har i sin respons meddelt

begrundelse for sin omklassificering (til fejlklasse 3 eller lavere).

5. T.I.C. har trods dette beordret udkaldet gennemført.

6. Entreprenør har dokumenteret at have lidt et tab. Denne dokumentation vedlæg-ges i særskilt bilag.

Processen ifm. fejldokumentationen.

1. Entreprenøren skal ifm. vagtordningens fejlklassifi-cering forholde sig kritisk til indmeldingen fra T.I.C.

2. Hvis entreprenøren er uenig i T.I.C.s fejlmelding og prioritering, skal entreprenøren – inden for de gæl-dende krav til responstid - foretage en ”omklassifi-cering”.

3. Denne skal sammen med begrundelse tilbagemel-des til T.I.C. og hvis T.I.C. er uenig i entreprenørens omklassificering, har T.I.C. mulighed for at ”beordre” entreprenøren til at køre på fejlen.

4. Entreprenørens vagtordning skal dokumentere sagsforløbet i sin log herunder med henvisning til relevant udvekslet korrespondance ift. T.I.C. (fx mails, sms o.l.).

5. Entreprenøren skal løbende i en særskilt og ajour-ført oversigt dokumentere situationer, dels hvor en-treprenøren har omklassificeret, dels hvor T.I.C. som respons på omklassificeringen alligevel har be-ordret entreprenøren til at køre på fejlen som en fejl-klasse 1 fejl (uden for normal arbejdstid).

6. Entreprenøren skal løbende i en særskilt (fra vagt-ordningens log) og ajourført oversigt dokumentere situationer, dels hvor entreprenøren har omklassifi-ceret, dels hvor T.I.C. som respons på omklassifice-ringen alligevel har beordret entreprenøren til at køre på fejlen som en fejlklasse 1 fejl (uden for nor-mal arbejdstid).

7. Entreprenøren skal udveksle denne oversigt lø-bende som udgangspunktet på næstkommende hverdage. Den opsamlende evaluering aftales, at skulle ske månedligt og indgå som fast punkt på driftsmøderne mhp. VDs godkendelse af dokumen-tationen og entreprenørens opgørelse af lidt tab.

Page 28: TLDRIFT-RÅDGIVERUDBUD2015 YDELSESBESKRIVELSE (YB) …leverandorportal.vejdirektoratet.dk/Lists/TenderDocuments... · 2015-08-31 · dato august 2015 dokument sagsbehandler rené

SIDE

28 af 42

Månedsoversigt for måned: (mm/åå)

Jobmana-ger

Rap-por-ter-man

T.I.C. ind-melding til Entrp.

Entrp. fejlklassificering og tilbage-melding til T.I.C.

T.I.C. af-sluttende respons

Entrp. Doku-mentation fo-religger

Eventu-elle no-ter

Job

ID

Job-

type

Sagsnr

.

Fejl-

type

Tids-stem-

pel

Fast-hol-

der

Op-klassi-

ficerer

Ned-klassifi-

cerer

Begrun-

delse

Tids-stem-pel

for til-bage-meldt

T.I.C.

Sam-

tykker

Beor-drer ud-

kald

For

kor-rekt og

betids fejl-håndt

.

For lidt

tab

Note-nr. Uddybende bemærkninger og evt. henvisninger til særskilte bilag

Page 29: TLDRIFT-RÅDGIVERUDBUD2015 YDELSESBESKRIVELSE (YB) …leverandorportal.vejdirektoratet.dk/Lists/TenderDocuments... · 2015-08-31 · dato august 2015 dokument sagsbehandler rené

SIDE

29 af 42

IDx22

PARADIGME TIL REFERAT FRA DRIFTSMØDER

REFERAT, DRIFTSMØDE NR: X

ENTREPRISE Fx ME-TL-OD og ME-TL-OD2 TIDSPUNKT STED DELTAGERE FRAVÆRENDE NÆSTE DRIFTSMØDE FORDELING Fordelingsliste

Hovedpunkt Referat/Beslutning

x.1 Sidste re-

ferat

x.2 Samar-

bejdsskemaet

Der er følgende markeringer på 1 eller 2, og hvortil der er anførte bemærkninger:

Eventuelle opfølgende aftaler: (Hvis der ikke er nogen skrives ”Ingen”)

Hindringer/forudsætninger for aftaleopfyldelse: (Hvis der ikke er nogen skrives ”Ingen”)

x.3 Oversigt

over effektivi-

tet i samar-

bejdet

Skemaet er baseret på aktionslisten (Oversigten ikke indeholder de enkelte aftaler, men er opdelt på opgavetyper iht. referat-opdelingen. Hvis der under pkt.erne 2-7 og 11-15 forekommer aftaler om aktiviteter med deadlines, skal disse påføres aktionslisten og der henvises til lb.nr.)

Opgavetype

Antal opga-

ver i alt

med dead-

line på mø-

dedato eller

tidligere

Heraf antal

udført in-

den/til dead-

line iht. aftale

på seneste

eller tidligere

driftsmøder

Aftaleeffektivi-

tet: (PPU, jf.

aktionsliste)

(antal udført/

antal i alt)

x100 (i %)

Vurdering iht.

skala:

> 90% = +1

80-90%= 0

< 80% = -1

< 70% = -2

< 60% = -3

Opgaver iht. refe-

rat til aktionsliste,

bortser fra neden-

stående

Planlagte opgaver

(x.8)

Ad hoc opgaver

(x.9)

Andre emner og

forhold (x.10)

Totalt

x.4 Opfølg-

ning på styre-

gruppeopga-

x.4.1 Mål og succeskriterier iht. fastlæggelse på styregruppemøde, jf. bilag 1.

x.4.2. Mål 2 Forbedringer af trafikantsikkerhed og fremkommelighed

Kort status på målene:

Page 30: TLDRIFT-RÅDGIVERUDBUD2015 YDELSESBESKRIVELSE (YB) …leverandorportal.vejdirektoratet.dk/Lists/TenderDocuments... · 2015-08-31 · dato august 2015 dokument sagsbehandler rené

SIDE

30 af 42

ver mhp. næ-

ste styregrup-

pemøde

Aftaler:

Hindringer/forudsætninger for aftaleopfyldelse: (Hvis der ikke er nogen skrives ”Ingen”)

x.4.3. Mål 6 Opretholde det gode, tillidsbaserede samarbejde Eventuelle bemærkninger ud over pkt. x.2: (Hvis der ikke er nogen skrives ”Ingen”)

x.4.4 Mål 8. Økonomisk afløb over året

Overodnet status iht. pkt. x.10:

x.4.5 Mål 9. Bringe plangrundlaget på plads

Overordnet status iht. pkt. x.5:

x.4.6 Mål 12 Kvalitet

Overordnet status iht. pkt. x.11:

x.5 Kontrakt-

lige forhold

x.5.1 Organisation

x.5.2 Bemanding/kompetencer Ændringer i perioden: (Hvis der ikke er nogen skrives ”Ingen”)

x.5.3 Uenigheder (Hvis der ikke er nogen skrives ”Ingen”)

x.5.4 Bod-bonus Der er varslet bod på følgende bodssituationer i perioden: (Hvis der ikke er nogen skri-ves ”Ingen”)

Der er pålagt følgende bodsbeløb i perioden: (Hvis der ikke er nogen skrives ”Ingen”)

x.5.4 Andre emner

x.6 Plan-

grundlaget

iht. entrepri-

sekontrakt

x.6.1 Kvalitetsplan

Status:

Opfølgende aftaler: (Hvis der ikke er nogen skrives ”Ingen”)

I givet fald - hindringer/forudsætninger for aftaleopfyldelse: (Hvis der ikke er nogen skri-ves ”Ingen”)

x.6.2 Miljøledelsesplan

Status:

Opfølgende aftaler:

I givet fald - hindringer/forudsætninger for aftaleopfyldelse: (Hvis der ikke er nogen skri-ves ”Ingen”)

X.6.3 PSS og beredskabsplan (jf. VD paradigme)

Status:

Opfølgende aftaler:

Page 31: TLDRIFT-RÅDGIVERUDBUD2015 YDELSESBESKRIVELSE (YB) …leverandorportal.vejdirektoratet.dk/Lists/TenderDocuments... · 2015-08-31 · dato august 2015 dokument sagsbehandler rené

SIDE

31 af 42

I givet fald - hindringer/forudsætninger for aftaleopfyldelse: (Hvis der ikke er nogen skri-ves ”Ingen”)

x.6.4 Arbejdsplan

Status:

Opfølgende aftaler: (Hvis der ikke er nogen skrives ”Ingen”)

I givet fald - hindringer/forudsætninger for aftaleopfyldelse: (Hvis der ikke er nogen skri-ves ”Ingen”)

x.6.5 Andet

x.7 Driftssta-

tus

x.7.1 Generelt

x.7.2 Kvartalsrapport

Status:

Opfølgende aftaler: (Hvis der ikke er nogen skrives ”Ingen”)

I givet fald - hindringer/forudsætninger for aftaleopfyldelse: (Hvis der ikke er nogen skri-ves ”Ingen”)

x.7.2 Afhjælpende vedligehold

Oversigt over fejlmeldinger iht. entreprenørens fejlklassifikation i fejlklasser i seneste

måned:

Fejlklase Antal Bemærkninger

1

2

3

4

5

6

Eventuelle udkald, hvor T.I.C. har tilsidesat entreprenørens fejlklassifikation: (Hvis der ikke er nogen skrives ”Ingen”)

x.8 Planlæg-

ning af og op-

følgning på

opgaver ifm.

forebyggende

vedligehold

Jf. aktionsliste. Særlige bemærkninger: (Hvis der ikke er nogen skrives ”Ingen”)

x.9 Ad hoc

opgaver

Jf. aktionsliste. Særlige bemærkninger (Hvis der ikke er nogen skrives ”Ingen”)

x.10 Andre

emner og for-

hold

Jf. aktionsliste. Særlige bemærkninger (Hvis der ikke er nogen skrives ”Ingen”)

x.11 Øko-

nomi/

x.11.1 Generel forventet status for året

Page 32: TLDRIFT-RÅDGIVERUDBUD2015 YDELSESBESKRIVELSE (YB) …leverandorportal.vejdirektoratet.dk/Lists/TenderDocuments... · 2015-08-31 · dato august 2015 dokument sagsbehandler rené

SIDE

32 af 42

budget-

opfølgning

x.11.2 Afløb (mål og succeskriterium nr. 8, jf. bilag 1)

x.11.3 Eventuelle, uafklarede spørgsmål (Hvis der ikke er nogen skrives ”Ingen”)

x.12 Kvalitet x.12.1 Generelt

x.12.2 Entreprenørens KS status (SAB-GEN-SOS, afsnit 7.3) – udfyldes af entreprenø-

ren inden mødet: Driftsaktivitet

Entreprenø-rens KS akti-vitet

Kontrollerede jobs/ jobtyper og antal kontroller/ aktiviteter i perioden

KS dokumentations grundlag for job (refe-rence til de arbejdspro-cedurer, kontrolplaner og kontrolskemaer, som er anvendt ifm. de an-førte jobs)

Konstaterede afvigelser og håndtering af disse (evt. henvisning til Fejl-rapporter, jf. bilag B2, af-snit 6.5)

Udførelse i marken pr. job

Udførelse af afhjælpende og forebyg-gende vedli-gehold

Egenkontrol af udførte ar-bejder i mar-ken.

Udførelse af almindeligt ef-tersyn

Tjek af doku-mentation

Udførelse af hovedeftersyn

Aktiviteter, som kan omfatte flere jobs

Modtagelse af materialer

Modtage kon-trol

Tests Tjek af test-rapport

Administrative pr. job

Udarbejde/ re-gistrere data

Egenkontrol af dokumen tation

Udarbejde fakturerings-grundlag

Faktura/ Mængde kon-trol

Administrative – generelle driftsaktiviteter

Interne audits (hos entrere-nøren)

Udarbejde rapport fra in-terne audits i perioden

x.12.3 Audits

Seneste audit (dato):

Næste audit (dato):

x.13 Sikker-

hed og sund-

hed

x.12.1 Anmeldte ulykker og nærved ulykker i perioden (Hvis der ikke er nogen skrives Ingen”)

x.14 Proces-

optimeringer

x.15 Eventu-

elt

Page 33: TLDRIFT-RÅDGIVERUDBUD2015 YDELSESBESKRIVELSE (YB) …leverandorportal.vejdirektoratet.dk/Lists/TenderDocuments... · 2015-08-31 · dato august 2015 dokument sagsbehandler rené

SIDE

33 af 42

x.16 Næste

møder

Fordelingsliste

Funktion Navn Organisa-

tion/firma E mail Telefon

Page 34: TLDRIFT-RÅDGIVERUDBUD2015 YDELSESBESKRIVELSE (YB) …leverandorportal.vejdirektoratet.dk/Lists/TenderDocuments... · 2015-08-31 · dato august 2015 dokument sagsbehandler rené

SIDE

34 af 42

Bilag 1

Mål og succeskriterier

(eksempel fra entrepriser ME-TL-OD og ME-TL-OD2)

Mål Succeskriterium Målemetode/ grundlag

2. Forbedringer af trafikant-sik-kerhed og frem-kommelighed

Forbedre funktionalitet i anlæggene med fokus på trafik-detektorer (spoler og radar detektorer)

Målemetode ud fra antal døgn/dage, hvor anlæg er registreret fejlmeldte (på fx kvartalsbasis).

6. Opretholde det gode, tillids-baserede sam-arbejde

Vurderinger på samarbejdsskema ≥4. PPU på driftsmøder≥80%. Nedbringe tid til behandling af uafklarede spørgsmål ved at aftale tidsfrister, som holdes.

Samarbejdsskemaet, jf. pkt. x.2.2 PPU opgørelser på driftsmøder.

8. Økonomisk afløb over året

Undgå at arbejder hober sig op i november/december og herunder undgå at nogle planlagte/ønskede arbejder ikke nås i året.

Graf der viser optimalt afløb pr. måned og faktisk afløb

Sikrere estimater (overslag) på jobs i JM Opfølgning på driftsmøder

9. Bringe plan-grundlaget på plads

PSS/Beredskabsplan, Kvalitetsplan, og Miljøplaner skal i – en fælles dialog – bearbejdes til et tilfredsstillende ni-veau i første halvår 2015.

Tidsmæssig prioritering er: 1. PSS/beredskabsplan 2. Kvalitetsplan 3. Miljøplan

12. Kvalitet Entreprisen skal udføres under overholdelse af kvalitets-kravene og den fornødne dokumentation skal foreligge. Der skal særligt fokuseres på, at entreprenørens egen-kontrol øges.

Entreprenørens KS månedsdokumenta-tion.

Der skal gennemføres mindst en audit pr. år (pr, entre-prise). Auditten skal vise, at entreprenørens KS systemer er etablerede og fungerer

VD procedure for audit lægges til grund. Auditrapport.

Høj opfyldelse af kvalitetsnormen (SAB-ME-Teknik, Bilag B)

KPI opgørelser

Page 35: TLDRIFT-RÅDGIVERUDBUD2015 YDELSESBESKRIVELSE (YB) …leverandorportal.vejdirektoratet.dk/Lists/TenderDocuments... · 2015-08-31 · dato august 2015 dokument sagsbehandler rené

SIDE

35 af 42

Bilag 2

Samarbejdsskema til driftsmøder

Emne 1.

Meget dårligt

2.

Dårligt

3. Mid-

del

4.

Godt

5.

Meget godt

6

Bemærk-ninger

7.

Aktion -forslag til for-

bedringer

1 Samarbejdsklimaet

2 Tilliden til hinanden

3 Åbenhed, bla. om økonomi

4 Adm. ressourceforbrug –

bruges tiden prioriteret

5 Kommunikation, klart og i tide

6 Overholdelse af tidsmæs-sige aftaler

7 Fremsendelse/foreligger

materiale som aftalt

8 Udføres arbejdet rigtigt før-

ste gang (er spildtid und-gået)

9 Er afvigelser og fejl und-

gået

10 Er de nødvendige kompe-tencer tilstede

11 Håndtering af uenigheder hurtigt og hensigtsmæssigt

12 Deltagelse af de relevante personer i møderne

13 Åbenhed generelt

14 Opbakning i egen organi-sation

Page 36: TLDRIFT-RÅDGIVERUDBUD2015 YDELSESBESKRIVELSE (YB) …leverandorportal.vejdirektoratet.dk/Lists/TenderDocuments... · 2015-08-31 · dato august 2015 dokument sagsbehandler rené

SIDE

36 af 42

Bilag 3

Aktionsliste til drifts – og koordineringsmøder

Entrepriser:

Rammeaftale(-r):

Lb Nr

Aktion (hvem)

TL-system

Emne Opgave Aktion/ ret-telse/ sta-tus

Dato ind-ført

Dato op-da-teret

Aftalt dead-line

Dead-line over-holdt

Til driftsmødet opgøres PPU scoren, som er ”antal opgaver med opfyldt deadline i perio-

den/antal opgaver med deadline inden driftsmødet” (x 100 %)

Page 37: TLDRIFT-RÅDGIVERUDBUD2015 YDELSESBESKRIVELSE (YB) …leverandorportal.vejdirektoratet.dk/Lists/TenderDocuments... · 2015-08-31 · dato august 2015 dokument sagsbehandler rené

SIDE

37 af 42

IDX23

PARADIGME TIL REFERAT FRA

KOORDINERINGSMØDER

REFERAT EMNE Koordineringsmøde – Rammeaftale Rx TIDSPUNKT STED DELTAGERE FRAVÆRENDE

Punkt Referat

1. Sidste referat 2. Overordnet status

på aftaler om op-gave

2.1 Rekvisitioner 2.2 Indkøbsordrer (IO)/ATR 2.3 Mindre opgaver 2.4 Kommende opgaver

3. Handlings-

planmøder

4. Rammeaftale- statusmøder

5. Igangværende kon-

krete opgaver – jf. aktionsliste, bilag 1

Opnået PPU: ; forrige PPU: (fra sidste referat)

6. Porteføljestatus (R1 og R7)

7. Samarbejde med

entreprenører

8. Koordinering/græn-seflader

9. Rådgiversamar-

bejdsevaluering

10. Eventuelt 11. Næste møde

Page 38: TLDRIFT-RÅDGIVERUDBUD2015 YDELSESBESKRIVELSE (YB) …leverandorportal.vejdirektoratet.dk/Lists/TenderDocuments... · 2015-08-31 · dato august 2015 dokument sagsbehandler rené

SIDE

38 af 42

Bilag 1

Aktionsliste til drifts – og koordineringsmøder

Entrepriser:

Rammeaftale(-r):

Lb Nr

Aktion (hvem)

TL-system

Emne Op-gave

Aktion/ rettelse/ status

Dato indført

Dato opda-teret

Aftalt dead-line

Dead-line over-holdt

Til mødet opgøres PPU scoren, som er ”antal opgaver med opfyldt deadline i perioden/antal opgaver med dead-

line inden driftsmødet” (x 100 %).

Page 39: TLDRIFT-RÅDGIVERUDBUD2015 YDELSESBESKRIVELSE (YB) …leverandorportal.vejdirektoratet.dk/Lists/TenderDocuments... · 2015-08-31 · dato august 2015 dokument sagsbehandler rené

SIDE

39 af 42

IDX99

RÅDGIVERSAMARBEJDSEVALUERING

I .................................................................................................... 40

Formål .......................................................................................... 40

Metode ......................................................................................... 40

Målsætning .................................................................................. 40

Skema .......................................................................................... 41

Resultatafbildning........................................................................ 42

Page 40: TLDRIFT-RÅDGIVERUDBUD2015 YDELSESBESKRIVELSE (YB) …leverandorportal.vejdirektoratet.dk/Lists/TenderDocuments... · 2015-08-31 · dato august 2015 dokument sagsbehandler rené

SIDE

40 af 42

INDLEDNING

Nærværende bilag knytter sig især til YB-TLD afsnit 4.2. Udformningen tager sigte på anvendelse til kundetil-

fredshedsevaluering i form af VD’s evaluering af Rådgivers performance.

FORMÅL

Formål med at gennemføre evalueringer af rådgiverens performance ved brug af KPI’er, er følgende:

Der holdes løbende fokus på rådgivningens kvalitet i bred forstand

Der holdes løbende fokus på, at rådgivningen mest muligt tilgodeser VDs strategiske grundlag samt mission

og strategiske temaer for trafikledelsessystemer

Det tydeliggøres på hvilke områder, rådgivningen forløber tilfredsstillende og hvor dette ikke er tilfældet

METODE

Der gennemføres evalueringer af rådgiverens performance på hver enkelt rammeaftale. Metoden skal tilstræbes at være mest muligt ens, om end der kan være specifikke grunde til at tilpasse evalueringsgrundlaget til den konkrete rammeaftale. Betydninger af de forskellige evalueringsfacetter kan variere afhængig af rammeaftalens karakter opstillet i de flere typer: A=Porteføljemanagement / B=Fagspecialist/ C=anden opdeling. I praksis fastlægges metoden ved skema vist nedenfor, der så anvendes til målingerne. Med jævn frekvens og på hensigtsmæssig vis tilpasset fx en fast mødefrekvens, jf. afsnit4.4 (fx hver måned, kvartal eller halvår) udarbejder VD en evaluering af tilfredsheden med rådgiverens performance på den enkelte rammeaftale. Vurderingen anvendes løbende som et dialoggrundlag og tages op på koordineringsmøder mellem VD og rådgivere.

MÅLSÆTNING

Som minimumsmål ønskes, at sammenvejet KPI er ≥ 75%. Endvidere er det et mål, at sammenvejet KPI kvartal for kvartal generelt øges gennem aftaleperioden. Der er ikke knyttet økonomiske incitamenter til målingerne, men målingerne har to typer konsekvenser:

1. Ved målopfyldelse over 75% på alle rammeaftaler står VD for en (årlig) aktivitet, som giver rådgivernes og VDs medarbejdere gode oplevelser og samtidigt bidrager til det gode samarbejde fremover.

2. Ved målopfyldelse under 50% på alle rammeaftaler gennemføres relevante workshops mhp. at identificere

årsager til de utilfredsstillende målinger og drøfte og beslutte tiltag til komme på sporet igen.

Incitamenter besluttes på koordineringsmøder (eller rådgiverfællesmøder), jf. YB-TLD, afsnit 4.4.

Page 41: TLDRIFT-RÅDGIVERUDBUD2015 YDELSESBESKRIVELSE (YB) …leverandorportal.vejdirektoratet.dk/Lists/TenderDocuments... · 2015-08-31 · dato august 2015 dokument sagsbehandler rené

SIDE

41 af 42

SKEMA

Evalueringen sker ud fra indikatorerne vist i skemaet. Tal i kursiv er et eksempel på type A (R1).

RAMMEAFTALE: Rx

KPI indikatorer for kundetilfredshed Vur-der-ing

Betydning (vægt) Score (ek-sem-pler)

A B C

Vurderingsskala: Meget godt = 100% / Godt = 75% / Middel godt = 50 % / Under middel = 25 % / Ringe = 0%. Betydning (vægt): Er fastlagt af VD. Kategori: A=Porteføljemanagement, B=Fagspecialist

1. Rådgiverens evne til at gennemføre et dialogbaseret samarbejde med entreprenørerne, herunder: - om rådgiveren i perioden har foreslået konkrete for-

bedringer og optimeringer i samarbejdet, fx ifm. æn-dringer i hvem der gør hvad, øget brug af IT i kom-munikationen, mv.

- om rådgiveren har håndteret evt. uenigheder med entreprenører på en effektiv måde, så tvister/konflik-ter er forebygget eller afværget

50 15 0 15 7,5

2. Rådgiverens evne til at styre entreprisen – økonomi, kvalitet og tid, herunder: - om rådgiveren altid er på forkant med opfølgning på

budget/disponerede midler - om rådgiveren forholder sig kritisk/fagligt til entrepre-

nørens overslagspriser på ikke-akutte jobs - om rådgiveren overvåger udgifter til afhjælpende

vedligehold og påpeger overfor entreprenøren, når ting kan gøres mere effektivt

- om rådgiveren følger op på, at entreprenøren leve-rer den krævede dokumentation for kvalitet

- om rådgiveren forholder sig kritisk/fagligt til entrepre-nørens forslag til tid/periode for ikke-akutte jobs

- om rådgiveren udsender referater fra driftsmøder senest 3 arbejdsdage efter mødets afholdelse

- om rådgiveren har forberedt emnerne grundigt til dagsordenen på driftsmøder, så afholdelsen effekti-viseres

75 15 0 15 11,25

3. Rådgiverens evne til at reagere effektivt på uforudsete situationer, herunder: - om rådgiveren tør tage beslutninger i akutte situatio-

ner, hvor VDs entrepriseleder ikke er tilgængelig

50 10 20 10 5,0

4. Rådgiverens evne til at agere selvstændigt inden for de aftalte rammer, herunder: - om rådgiveren laver aftaler med entreprenørerne in-

den for de aftalte økonomiske rammer uden unødigt at indhente VDs forhåndsgodkendelse

75 10 20 10 7,5

5. Rådgiverens evne til at optimere sit eget timeforbrug, herunder: - om rådgiveren fx har fokus på at minimere antal af

og møders længde

75 10 15 10 7,5

6. Rådgiverens evne til at sikre tilstedeværelse af de rette kompetencer og ressourcer i hans rådgivning, herunder - om rådgiveren fastholder de medarbejdere, om ind-

går i rammeaftalen - om rådgiveren ved tvungne udskiftninger foreslår er-

statning som mindst har de kompetencer, som den medarbejder der fragår

50 15 15 15 7,5

Page 42: TLDRIFT-RÅDGIVERUDBUD2015 YDELSESBESKRIVELSE (YB) …leverandorportal.vejdirektoratet.dk/Lists/TenderDocuments... · 2015-08-31 · dato august 2015 dokument sagsbehandler rené

SIDE

42 af 42

- om rådgiveren foreslår relevante supplering på ad hoc aftalte aktiviteter, hvis rådgiverens allokerede medarbejdere ikke besidder de tilstrækkelige kom-petencer

7. Rådgiverens evne til at levere den aftalte kvalitet og tid i sin egen rådgivning, herunder: - om rådgiveren følger op på og overholder aftaler

med VD om ad hoc aktiviteter - om rådgiverens ydelser på ad hoc opgaver er kvali-

tetssikrede

100 10 15 10 10,0

8. Rådgiverens evne til at samarbejde og føre en konstruk-tiv dialog med VD og andre aktører, herunder: - om rådgiveren er opmærksom på at informere til og

kommunikere med andre aktører, således at misfor-ståelser, mv, ikke opstår pga. manglende/mangel-fuld kommunikation

75 15 15 15 11,25

Gennemsnit for alle indikatorer – sammenvejet KPI ∑ = 100 %

∑ = 100 %

∑ = 100 %

67,50

RESULTATAFBILDNING

Resultatet for et kvartal for hver rammeaftale (her type A/R1) kan vises i radardiagram. På denne måde følges

performance på de 8 indikatorer, og tiltag kan drøftes, når en eller flere indikatorer ligger under minimusmål.

0

20

40

60

80

100

Samarbejde m.entr.

Styring-tid-øko-kval.

Uforudstesituationer

Agereselvstændigt

Optimere egettidsforbrug

Rettekompetencer

Levere til og ikvalitet

Konstruktiv dialogm. VD

Målsætningsminimum mål

Opnået denneperiode

Opnået forrigeperiode

Akkumuleret alleperioder