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TABLE DES MATIÈRES
Comment déterminer la version de Microsoft word 1
AIDER A LA MISE EN FORME
LES STYLES..........................................................................................................................Création d'un style basé sur une mise en forme existante.................................................Utilisation d'un style.............................................................................................................Modification d'un style.........................................................................................................Suppression d'un style........................................................................................................Création et mise à jour de style dans un modèle................................................................Fusion des styles................................................................................................................
LES MODÈLES......................................................................................................................Utilisation d'un modèle........................................................................................................Modification d'un modèle..................................................................................................Supprimer un modèle........................................................................................................
ÉLABORATION DE DOCUMENTS LONGS 11
LE MODE PLAN...................................................................................................................Création.............................................................................................................................Utilisation d'un plan...........................................................................................................Impression d'un plan.........................................................................................................Modification dans un plan.................................................................................................
NUMÉROTATION DES TITRES..........................................................................................LES TABLES ET ANNOTATIONS.......................................................................................
Index.................................................................................................................................Notes de bas de page.......................................................................................................Table des matières............................................................................................................Table des illustrations.......................................................................................................
NAVIGUER DANS UN DOCUMENT LONG........................................................................Explorateur de document..................................................................................................Renvois.............................................................................................................................Signets..............................................................................................................................Liens hypertexte................................................................................................................
LE MAILING 30
LA SOURCE DE DONNÉES................................................................................................Création.............................................................................................................................Saisie des données..............................................................................................................Modification de la source de données..............................................................................
DOCUMENT PRINCIPAL........................................................................................................Insérer les champs de fusion................................................................................................Les champs conditionnels.................................................................................................Document principal à partir d'une source de données existante..........................................
FUSION DE DONNÉES..........................................................................................................Afficher les enregistrements fusionnés un à un pour contrôle ou impression :.....................Réaliser une fusion complète................................................................................................Sélection et tri des enregistrements..................................................................................
LES ÉTIQUETTES...............................................................................................................Créer son format d'étiquettes............................................................................................
LES ENVELOPPES..............................................................................................................Calculs dans un tableau 46
INSÉRER UNE FORMULE..................................................................................................UTILISER UNE FONCTION.................................................................................................
Saisir une équation...........................................................................................................Les formats.......................................................................................................................
Personnalisation des barres d'OUTILS 50
AJOUTER / SUPPRIMER UNE NOUVELLE ICÔNE...........................................................SUPPRESSION D'UNE ICÔNE PERSONNALISÉE............................................................RETROUVER LES BARRES D'OUTILS "PAR DÉFAUT"....................................................CRÉER SA PROPRE BARRE D'OUTILS............................................................................
Fonctions avancées de composition 53
TEXTE EN COLONNES (STYLE JOURNAL)......................................................................Création d'un texte en colonne.........................................................................................Modification de la largeur des colonnes............................................................................
LA ZONE DE TEXTE............................................................................................................Insertion d'une zone de texte............................................................................................Modification d'une zone de texte.......................................................................................
LES GRAPHISMES..............................................................................................................Bibliothèque d’images.......................................................................................................La barre d'outils "Image".......................................................................................................WordArt.............................................................................................................................
LA BARRE D'OUTILS DESSIN............................................................................................Principes de base..................................................................................................................Trucs et astuces................................................................................................................
Microsoft Word 2010 -
ARTICLE I. COMMENT DÉTERMINER LA VERSION DE MICROSOFT WORD
Cliquez sur l'onglet "Fichier", puis choisir l'option "Aide" Version de Microsoft Office Word
Microsoft Word 2010 -
Section I.01 Les styles
Un style est un ensemble d'instructions de mise en forme (caractères et paragraphes).
(a) Création d'un style basé sur une mise en forme existante
Saisir le texte
Faire toutes les mises en forme souhaitées (caractères et paragraphe)
Sélectionner le texte ainsi mis en forme
Cliquer dans la zone style de la barre d'outils (par défaut = Normal)
Zone style
Saisir le nom voulu pour le style dans la zone Style.
Appuyez sur "Entrée" pour valider
Pour définir un style disponible pour tous les documents, il faut passer par la boîte de dialogue "Style" dans le groupe Style de l'onglet "Accueil"
Sélectionner le texte comportant le style
Microsoft Word 2010 -
Dans le volet office "Styles " Cliquer sur la flèche à droite du Nom du style et sélectionner "Modifier" (positionner la souris sur le nom du style pour faire apparaître la flèche)
Cocher "Nouveaux documents basés sur ce modèle"
Cliquer sur "OK" pour valider
(b) Utilisation d'un style
Sélectionner le texte à mettre en forme
Cliquer sur la flèche relative à la zone style de dans l'onglet "Accueil".
Sélectionner le style (la mise en forme apparaît dans la liste)
Microsoft Word 2010 -
(c) Modification d'un style
Sélectionner du texte comportant le style à modifier
Cliquer la flèche en regard du nom du style dans la liste des styles du volet Office
Sélectionner l'option "Modifier"
Mettez à jour le style
Puis cliquez sur "OK"
Pour que les modifications soient prises en compte dans les futurs documents, il faut cocher la case "Nouveaux documents basés sur ce modèle".
Si cette opération n’est pas faite, la modification du style ne sera opérante que dans le document en cours.
(d) Suppression d'un style
Sélectionner le nom du style à supprimer dans le volet office
Cliquer sur la flèche à droite du nom, choisir "Supprimer"
Confirmer la suppression par "Oui"
Dans le document en cours, les paragraphes comportant le style supprimé n'auront plus de mise en forme.
(e) Création et mise à jour de style dans un modèle
Lorsque le document actif est un modèle, les styles créés seront automatiquement intégrés au modèle.
Microsoft Word 2010 -
(f) Fusion des styles
Permet d'ajouter dans un document actif des styles crées dans un autre document ou modèle.
Dans le volet Office "Styles" Cliquer sur le bouton "Gérer les styles"
Cliquer sur le bouton "Importer/Exporter…"
Dans la liste proposée à gauche, sélectionner le(s) style(s) à copier
Cliquer sur "Copier "
Cliquer sur "Fermer"
Si le document actif ne contient pas le(s) style(s) à copier procédez comme suit :
Microsoft Word 2010 -
Dans la zone de gauche, cliquer sur "Fermer le fichier", puis sur "Ouvrir le fichier" pour ouvrir le fichier contenant les styles à copier
Dans la zone de droite, cliquer sur "Fermer le fichier", puis sur "Ouvrir le fichier" pour ouvrir le fichier cible
Dans la liste proposée à gauche, sélectionner le(s) style(s) à copier
Cliquer sur "Copier "
Cliquer sur "Fermer"
Attention : Si un des styles copiés possède le même nom qu'un style du document de destination, Word demande la confirmation du remplacement et dans ce cas le style copié remplace l'existant.
Microsoft Word 2010 -
Section I.02 Les modèles
Un modèle est une trame servant de support à la création de nouveaux documents ayant la même base (mise en forme, intitulé ... - ex. : une télécopie, un rapport...).
On peut lui associer des styles spécialisés, des insertions automatiques, des macros, personnaliser les menus et les barres d'outils.
(i) A partir d'un autre modèle
Onglet Fichier / Ouvrir
Dans la zone "Types de fichiers", sélectionner "Modèle Word [*.dotx]"
Dans la zone du chemin d'accès, indiquer le chemin du dossier "Templates":
Sélectionner le modèle de référence
Cliquer sur "Ouvrir"
Faire des modifications si nécessaire
Enregistrer le nouveau modèle (Fichier / Enregistrer sous)
Renommez votre fichier dans la zone "Nom de fichier"
Cliquer sur "Enregistrer"
(ii) A partir d'un document existant
Ouvrir le document à transformer
Faire des modifications si nécessaire
Microsoft Word 2010 -
Onglet Fichier / Enregistrer sous
Donner un nom au document
Dans la zone "Types de fichiers", sélectionner "Modèle Word [*.dotx]"
Cliquer sur "Enregistrer"
(b) Utilisation d'un modèle
Onglet Fichier / Nouveau
Cliquer sur "Mes modèles"
S'il y a lieu, choisir l’onglet dans lequel est stocké le modèle recherché.
Sélectionner le modèle
Cliquer sur "OK"
Le document à l'écran n'est pas le modèle en lui-même mais un nouveau document reprenant toutes ses caractéristiques. Les modifications et saisies ne concernent donc pas le modèle.
Microsoft Word 2010 -
(c) Modification d'un modèle
Onglet Fichier / Ouvrir
Dans la zone du chemin d'accès, indiquer le chemin du dossier Modèles.
Dans la zone "Types de fichiers", sélectionner "Modèle Word [*.dotx]".
Sélectionner le modèle à modifier.
Cliquer sur "Ouvrir"
Faire les modifications voulues
Enregistrer les modifications
(d) Supprimer un modèle
Onglet Fichier / Ouvrir
Dans la zone du chemin d'accès, indiquer le chemin du dossier du modèle.
Dans la zone "Types de fichiers", sélectionner "Modèle Word [*.dot]"Clic droit sur le modèle à supprimer
Choisir "Supprimer"
Confirmer le message de suppression
Fermer la boîte de dialogue
L'opération peut se faire aussi via l'explorateur
Microsoft Word 2010 -
ARTICLE II. ÉLABORATION DE DOCUMENTS LONGS
Section II.01 Le mode plan
Le mode Plan est utilisé pour créer, contrôler ou réorganiser un document et ses titres.
Pour faciliter les modifications du document, il est possible de basculer du mode Plan (tâches d'organisation) en mode Normal (travaux détaillés). Pour permuter de l'un à l'autre, il suffit de passer par les icônes à droite de la barre d'état.
Mode plan
L'opération peut également se faire en passant par l'onglet "Affichage" puis sur l'icône "Plan" du groupe "Affichages document".
Le mode Plan permet d'accomplir les actions suivantes :
parcourir rapidement les documents de grande taille en n'affichant que les titres principaux
contrôler l’organisation des différents niveaux de titres du document
déplacer des blocs de manière efficace et précise
Lors du passage en mode Plan, un nouvel onglet s'affiche à l'écran.
Promouvoir au Niveau 1
Hausser d'un niveau
Abaisser d'un niveau
Abaisser en corps de texte
Niveau hiérarchique
Déplacer vers le haut / vers le bas
Développer/ réduire
Microsoft Word 2010 -
(a) Création
Passer en mode Plan
Taper un titre
Word met automatiquement ce titre en forme comme niveau de titre 1. Le style Titre 1 est appliqué
Appuyer sur "Entrée" puis taper le texte du titre suivant ou du paragraphe du corps de texte.
La nouvelle entrée aura le même niveau que l'entrée précédente.
Pour modifier le niveau de titre, effectuer l'une des opérations suivantes :
- Passer au niveau supérieur
- Passer au niveau inférieur
- Niveau corps de texte
Le style appliqué correspond au niveau de titre: Titre 2 pour le niveau 2, Titre 3 pour le niveau 3, etc. Neuf niveaux de titres possibles.
Les mises en forme de ces styles peuvent ensuite être modifiées (voir page 2)
(i) Autre méthode
La méthode la plus simple pour créer un plan au fur et à mesure de la frappe est d’appliquer le style correspondant au niveau, par la boite de styles.
Le mode plan sera surtout utile pour visualiser et contrôler le document au cours de son évolution.
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(b) Utilisation d'un plan
(i) Affichage par niveau de plan
Dans l'onglet "Mode Plan", cliquer sur la flèche en regard du champ "Afficher le niveau", puis choisir dans la liste le niveau correspondant au niveau de titres à visualiser.
Pour avoir le document entier à l'écran, cliquer sur "Tous les niveaux"
(ii) Réduire / Développer les titres et le corps de texte
Double-cliquer dans le symbole du titre voulu pour soit le réduire soit le développer
Si le titre est réduit, Word affiche à l'écran une ligne dentelée grise sous celui-ci
(iii) Affichage du corps de texte
Vous avez la possibilité de n'afficher que la première ligne de chaque paragraphe de corps de texte.Pour cela, cochez l'option de l'onglet "Mode plan".
Pour revenir à l'affichage intégral des paragraphes, décochez cette option.
(c) Impression d'un plan
Lors d'une impression en mode Plan, Word n'imprime que les titres et le corps de texte apparaissant à l'écran. Il est donc possible d'en déterminer la précision en développant ou en réduisant les titres.
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(d) Modification dans un plan
(i) Sélection de texte dans un plan
Procédures identiques à celles en mode normal, sauf :
- sélection d'un titre et du sous-texte l'accompagnant = clic sur le symbole à côté du titre ou double clic à gauche du titre (curseur ö dans la zone de sélection)
- sélection de paragraphes continus = cliquer glisser de la fin du 1er paragraphe jusqu'au début du dernier
Le curseur sur un des symboles ( , ou ) prend la forme
(ii) Modification des niveaux de titres dans un plan
Modifier le niveau de titre en effectuant l'une des opérations suivantes :
- Passer au niveau supérieur
- Passer au niveau inférieur
- Niveau corps de texte
ou
Cliquer sur le symbole ou du titre ou sur le du corps de texte à mettre en titre
Glisser à droite pour hausser le niveau, à gauche pour le baisser (sauf pour corps de texte)
Lors du cliquer-glisser, Word affiche une ligne verticale à chaque niveau de titre
(iii) Déplacer des titres et du corps de texte dans un plan
Cliquer sur le symbole ou du titre ou sur le du corps de texte à déplacer
Glisser horizontalement jusqu'à l'endroit voulu
Lors du cliquer-glisser, Word affiche une ligne verticale pour chaque emplacement possible
Lorsque l'on déplace un titre, tous les sous-titres et corps de texte se trouvant sous ce titre sont déplacés en même temps
Microsoft Word 2010 -
Section II.02 Numérotation des titres
Par précaution, se positionner sur le premier titre de niveau 1 (style Titre 1)
Dans l'onglet "Accueil" cliquez sur la flèche en regard du bouton "Liste à plusieurs niveaux". Choisir l'option "Définir une nouvelle liste à plusieurs niveaux".
Cliquez sur le bouton "Plus>>" en bas à gauche de la fenêtre afin de faire apparaître la partie cachée.
Faire ses choix en choisissant le niveau de numérotation et le style de numérotation .
Sélectionner le style auquel appliquer la numérotation choisie.
Reprendre les mêmes étapes pour les niveaux suivant.
Valider par "OK"
La mise à jour des numéros est automatique.
1
2
3
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(i) Supprimer la numérotation
Pour supprimer la numérotation, effectuez les mêmes opérations que précédemment en supprimant la numérotation de chaque niveau.
En numérotant les titres par la liste à plusieurs niveaux, vous modifiez automatiquement le style appliqué au paragraphe. Vous pouvez donc également supprimer la numérotation en modifiant le style.
1. Cliquez sur la flèche en regard du nom du style du paragraphe.
2. Sélectionnez l'option "modifier..".
3. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton " format", puis choisir l'option "Numérotation…"
4. Parmi les modèles, choisir "Aucune"
5. Valider par "OK"
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Section II.03 Les tables et annotations
(a) Index
Word permet de créer un index en fin de document, incluant les mots importants, les sujets principaux, les termes spéciaux, etc., et renvoyant à un numéro de page ou une autre expression.
(i) Créer une entrée d'index
Sélectionner le texte à marquer dans le document (64 caractères maximum)
Cliquer sur l'Onglet "Références"
Dans le groupe "Index", cliquer sur le bouton
"Insérer l'index"
Dans l'onglet "Index", Cliquer sur "Marquer entrée…"
Microsoft Word 2010 -
L'affichage de la fenêtre "Marquer les entrées d'index" s'obtient en cliquant sur le bouton "Entrée" dans le groupe Index de l'onglet
"Références" ou par la combinaison des touches ALT + MAJ +X.
Faire ses choix.
Cliquer sur "Marquer" ou "Marquer tout"
Dans le document, l'entrée d'index est matérialisée par un champ {XE "texte"} qui ne s'imprime pas.
(ii) Supprimer une entrée d'index
Dans le document, l'entrée d'index est matérialisée par un champ {XE "texte"} qui ne s'imprime pas.
Sélectionner le champ correspondant à l'entrée d'index à supprimer
Appuyer sur la touche "Suppr"
(iii) Compilation d'un index
Placer le curseur au point d'insertion de la table
Cliquer sur l'Onglet "Références"
Dans le groupe Index, cliquer sur le bouton "Insérer l'index"
Sélectionner le type d'index voulu
Cliquer sur "OK"
Microsoft Word 2010 -
(iv) Mettre à jour l'index
Sélectionner la table d'index
Appuyer sur la touche F9 ou cliquez avec le bouton droit sur la table d'index et choisir l'option "Mettre à jour les champs".
(v) Supprimer l'index
Sélectionner la table d'index
Appuyer sur la touche "Suppr".
(b) Notes de bas de page
Les notes de bas de page permettent d'ajouter des explications, des commentaires ou des références, à un document en fin de page.
(i) Insertion d'un appel de note
Placer le curseur au point d'insertion
Onglet Références, cliquer sur la flèche en regard du groupe "Notes de bas de page"
Choisir son type de notation
Cliquer sur "Symbole…" pour personnaliser la numérotation.
Valider par "Insérer"
Microsoft Word 2010 -
Vous pouvez également saisir vos notes de bas de page par l'onglet Références dans le
groupe "Notes de bas de page" cliquer sur le bouton "Insérer une note de bas de page"
(ii) Suppression et déplacement d'un appel de note
Supprimer : Sélectionner la marque d'appel de note à supprimer
Appuyer sur la touche "Suppr"
Word renumérote les notes restantes
Déplacer : Sélectionner la marque d'appel de note à déplacer
Cliquer-glisser la sélection jusqu'au nouvel emplacement voulu
La numérotation est automatiquement remise à jour
Microsoft Word 2010 -
(c) Table des matières
A partir d'un document organisé en plan (utilisation des styles), il est possible de créer une table des matières insérée au début ou à la fin du document.
(i) Insérer une table des matières
Placer le curseur au point d'insertion
Dans l'onglet "Références", cliquer sur le Bouton "Tables des matières"
Choisir l'option "Insérer une table des matières…".
Sélectionner la mise en forme voulue dans la liste des modèles fournis.
Choisir le nombre de niveaux affichés et les caractères de suite désirés
Les numéros de pages de la table des matières contiennent des liens hypertexte qui permettent d'accéder directement au paragraphe voulu.
Microsoft Word 2010 -
Cliquer sur "Options…" afin de sélectionner le(s) style(s) à utiliser dans la table des matières.
Dans la liste des styles affichés, définir le niveau des styles à utiliser dans la table des matières.
Valider par "OK"
(ii) Mettre à jour une table des matières
Si une modification intervient dans le texte, affectant les titres ou les sauts de pages, il convient de mettre à jour la table des matières de la façon suivante :
1. Sélectionner la table des matières, puis appuyer sur la touche F9
Choisir "Mettre à jour toute la table"
2. Clic droit sur la table des matières, puis choisir "Mettre à jour les champs"
Choisir "Mettre à jour toute la table"
(iii) Supprimer une table des matières
Sélectionner toute la table
Appuyer sur la touche "Suppr"
Microsoft Word 2010 -
(d) Table des illustrations
Lors de son insertion, il est possible d'ajouter automatiquement ou manuellement une légende à un tableau, une figure ou toutes autres illustrations.
Une table des illustrations les répertorie en indiquant le numéro de page où elles figurent.
(i) Générer une légende
1) Automatiquement
Curseur au début du document
Dans l'onglet "Références" cliquer sur le bouton "Insérer une légende"
Cliquer sur "Légende automatique"
Dans la liste proposée, sélectionner les éléments pour lesquels Word doit insérer des légendes
Générer les options voulues pour chacun d'entre eux
Valider par "OK"
Si un des éléments est déjà présent avant la demande, il ne sera pas repris dans la liste.
2) Manuellement
Sélectionner l'élément voulu
Microsoft Word 2010 -
Dans l'onglet "Références" cliquer sur le bouton "Insérer une légende"
Sélectionner les options souhaitées
Valider par "OK"
Microsoft Word 2010 -
(ii) Compilation d'une table des illustrations
1) A partir des légendes
Étiqueter automatiquement ou manuellement les éléments voulus
Placer le curseur au point d'insertion
Dans l'onglet "Références", cliquer sur le bouton "Insérer une table des illustrations"
Choisir le type de légende à compiler et les options voulues
Valider par "OK"
2) A partir de styles personnalisés
Les légendes peuvent être générées comme du texte à partir d'un style utilisateur
Étiqueter manuellement les éléments voulus en leur appliquant le style créé
Placer le curseur au point d'insertion
Dans l'onglet "Références", cliquer sur
le bouton "Insérer une table des illustrations"
Cliquer sur "Options"
Activer "Style" et choisir celui voulu
Valider par "OK"
Microsoft Word 2010 -
Section II.04 Naviguer dans un document long
(a) Explorateur de document
Volet vertical situé le long du bord gauche de la fenêtre du document et qui affiche un plan des titres du document.
Word affiche l'explorateur de document selon le mode d'affichage actif.
Dans l'onglet "Affichage", cocher l'option "Volet de navigation"
Composé à partir des titres de chapitres, le plan affiché dans l'Explorateur de document donne un aperçu rapide de la structure du document et permet d'accéder d'un simple clic aux points recherchés. Il permet en outre de visualiser clairement à chaque instant sa position dans le document.
En outre, il permet de choisir le niveau de détail à afficher.
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(b) Renvois
Permettent de faire référence à un élément se trouvant dans une autre partie du document et éventuellement d'y accéder directement.
Pour cela, le document référencé doit comporter une ou plusieurs tables et/ou être construit comme un plan (hiérarchisation utilisant les styles "Titre1" à "Titre9").
(i) Création d'un renvoi
Dans le document, saisir le texte d'introduction du renvoi (ex. : Se reporter page)
Dans l'onglet "Références", cliquer sur le bouton "Renvoi…"
Choisir la catégorie voulue (élément numéroté, titre, signet, note, équation, figure, tableau)
Choisir le type de renvoi à effectuer (titre, numéro de page, numéro de titre, légende, …)
Choisir l'élément de référence dans la liste proposée
Cliquer sur "Insérer" puis "Fermer"
Pour accéder en ligne à l'élément référencé, activer la case à cocher "Insérer un lien hypertexte". En lecture, lors du pointage du signet, le curseur affiche un message vous invitant à appuyer sur la touche CTRL + Clic poursuivre le lien.
Si l'élément à référencer se trouve dans un autre document, les deux documents concernés doivent faire partie d'un document maître.
Microsoft Word 2010 -
Pour mettre à jour un renvoi, se positionner devant celui-ci et appuyer sur la touche F9.
Microsoft Word 2010 -
(c) Signets
Emplacement ou sélection de texte nommé afin de l'utiliser comme une référence. Word marque l'emplacement avec le nom spécifié. Ils peuvent être utilisés pour créer et numéroter des renvois.
(i) Création d'un signet
Se positionner ou sélectionner le texte à marquer
Dans l'onglet "Insertion", cliquer sur le bouton "Signet"
Saisir le nom voulu (40 caractères maxi et sans espace)
Cliquer sur "Ajouter"
Si dans la boîte de dialogue Option avancées, des Options Word; la case à cocher "Afficher les signets" est activée, le document laissera apparaître un symbole "I" à l'emplacement de chaque signet créé.
Pour supprimer un signet, passer par la fenêtre Signet, sélectionner celui voulu et cliquer sur "Supprimer" puis "Fermer"
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(d) Liens hypertexte
En mode lecture, les liens hypertexte permettent de se déplacer très rapidement d'un élément à un autre sur un même document (contenant des signets) ou entre plusieurs documents.
(i) Création d'un lien hypertexte
Sélectionner l'élément devant générer le renvoi
Dans l'onglet "Insertion", cliquer sur le bouton "Lien Hypertexte"
Indiquer le chemin d'accès souhaité à l'aide des boutons adéquat (l'élément souhaité peut être un lien vers un site web, un signet dans le document actif, une image etc…)
Valider par "OK"
L'élément faisant l'objet du lien s'affiche généralement en bleu et souligné.
En lecture, lors du pointage du lien, le curseur affiche un message vous invitant àappuyer sur la touche CTRL + Clic poursuivre le lien
Après utilisation, l'élément lié change de couleur (violet par défaut).
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ARTICLE III. LE MAILING (FUSION - PUBLIPOSTAGE)
Section III.01 La source de données
(a) Création
Document vierge à l'écran
Onglet "Publipostage"
Cliquer sur le bouton "Démarrer la fusion et le publipostage"
Choisir l'option "Assistant fusion et publipostage pas à pas …"
Le volet Office "Publipostage" apparait sur la droite de l'écran.
Il n'y plus qu'à suivre les 6 étapes de la création du publipostage.
Etape 1
Cocher "Lettres"
Cliquer sur "Suivante"
Etape 2
Cocher "Utiliser le document actuel"
Cliquer sur "Suivante"
1
2
Microsoft Word 2010 -
Etape 3
Cocher "Utilisation d'une liste existante"
Puis cliquer sur le bouton "Parcourir" afin de lier la base de données à la lettre type.
Cliquer sur "Suivante"
Une fois la base de données sélectionnée, la fenêtre suivante apparait.
Cliquer sur "OK"
3
Microsoft Word 2010 -
Etape 4
Taper le texte et insérer les graphismes à inclure dans la lettre.
Pour insérer les champs de fusion à l'endroit où doivent être imprimées les informations individuelles concernant chaque destinataire, cliquer sur l'option "Autres éléments…"
Etape 5
Cette étape permet d'afficher les enregistrements fusionnés un à un pour contrôle ou impression dans le document principal et éventuellement d'exclure un ou plusieurs enregistrements du publipostage.
Cliquer sur les boutons de déplacement précédent / suivant pour visualiser les données
4
5
Microsoft Word 2010 -
Etape 6
Cette 6ème et dernière étape permet de lancer la fusion proprement dite et crée un nouveau document "Lettres1" dont les éléments ont été fusionnés.
Cliquer sur "Modifier les lettres individuelles…"
(b) Modification de la source de données
Une fois la base de données liée au document vous pouvez modifier les enregistrements à partir du document principal.
Dans l'onglet "Publipostage", cliquer sur le bouton "Modifier la liste de destinataires"
Sélectionner le nom de la base de données dans le champ "Source de données"
Cliquer sur le bouton "Modifier"
6
Microsoft Word 2010 -
Vous pouvez modifier, ajouter ou supprimer des enregistrements
En modifiant ces éléments, la base de données source est également modifiée.
Cliquer sur "OK"
Pour valider les modifications, cliquer sur "Oui"
Microsoft Word 2010 -
(c) Les champs conditionnels
Pour personnaliser les lettres en fonction de certains éléments figurant dans les enregistrements, les champs conditionnels font apparaître des informations différentes selon le résultat d'une comparaison.
Dans l'onglet "Publipostage", cliquer sur le bouton "Règles".
Sélectionner "Si... alors... sinon"
Choisir le champ sur lequel doit s'établir la comparaison
Choisir le type de comparaison et en saisir la valeur
Taper les textes correspondant aux résultats positif et négatif de la comparaison
Le champ obtenu est détaillé de la façon suivante :
(Touches ALT+F9 pour alterner le détail du champ et son contenu)
1 2
3
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(d) Sélection et tri des enregistrements
Lorsque le mailing s'adresse à une partie seulement des enregistrements de la source de données, il est possible de filtrer ceux-ci sur certains critères.
(i) Onglet "Filtrer les enregistrements"
Dans l'onglet "Références", cliquer sur le bouton "Modifier la liste de destinataires"
Cliquer sur l'option "Filtrer…" de la fenêtre "Destinataires".
Sélectionner un champ, puis une expression de comparaison (égal, différent, plus grand...), puis le texte ou le nombre auquel il doit être comparé.
Cliquer sur "OK"
Microsoft Word 2010 -
Par exemple :
Champ Comparaison Comparé à
PAYS est égal à FRANCE
sélectionnera toutes les adresses situées en France.
Il est possible de combiner plusieurs règles de sélection avec ET et OU
Champ Comparaison Comparé à
PAYS est égal à FRANCE
ET ACTIVITÉ Est différent de MOTO
sélectionnera toutes les adresses situées en France et ne comportant pas l'activité MOTO
Champ Comparaison Comparé à
PAYS est égal à FRANCE
OU PAYS est égal à SUISSE
sélectionnera toutes les adresses situées en France ou en Suisse
(ii) Onglet "Trier les enregistrements"
Dans l'onglet "Références", cliquer sur le bouton "Modifier la liste de destinataires"
Cliquer sur l'option "Trier…" de la fenêtre "Destinataires".
Microsoft Word 2010 -
Sélectionner dans les listes déroulantes le nom du champ sur lequel les enregistrements doivent être classés (3 clés maximum) et l'ordre dans lequel le tri doit être effectué (croissant ou décroissant).
Cliquer sur "OK".
Par exemple :
1ère clé 2ème clé 3ème clé
Département Ville Nom
classera les enregistrements par ordre alphabétique de Département, puis dans chaque département par Ville, et dans chaque ville par Nom.
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Section III.02 Les étiquettesIl est possible d'imprimer des étiquettes à partir des enregistrements d'une source de données :
Afficher un nouveau document
Onglet "Publipostage"
Cliquer sur le bouton "Démarrer la fusion et le publipostage"
Choisir l'option "Assistant fusion et publipostage pas à pas …"
Le volet Office "Publipostage" apparait sur la droite de l'écran.
Il n'y plus qu'à suivre les 6 étapes de la création du publipostage.
Etape 1
Cocher "Etiquettes"
Cliquer sur "Suivante"
Etape 2
Cliquer sur "Options d'étiquettes…" afin de déterminer la référence des étiquettes à imprimer.
La planche d'étiquettes est alors présentée sous forme de tableau dans le document actif.
1
2
Microsoft Word 2010 -
Cliquer sur "OK"
Cliquer sur "Suivante"
Etape 3
Cocher "Utilisation d'une liste existante" Puis cliquer sur le bouton "Parcourir" afin de lier la base de données à la lettre type.
Cliquer sur "Suivante"
Une fois la base de données sélectionnée, la fenêtre suivante apparait.
Cliquer sur "OK"
3
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Etape 4
Pour insérer les champs de fusion dans la première étiquette de la planche, cliquer sur l'option "Autres éléments…"
Cliquer ensuite sur le bouton "Mise à jour de toutes les étiquettes"
Etape 5
Cette étape permet d'afficher les enregistrements fusionnés un à un pour contrôle ou impression dans le document principal.
Cliquer sur les boutons de déplacement précédent / suivant pour visualiser les données
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Etape 6
Cette 6ème et dernière étape permet de lancer la fusion proprement dite et crée un nouveau document "Lettres1" dont les éléments ont été fusionnés.
Cliquer sur "Modifier les lettres individuelles…"
(a) Créer une planche d'étiquettes unique
Dans l'onglet "Publipostage", cliquer sur le bouton "Etiquettes"
Choisir le modèle d'étiquette après avoir cliqué sur le bouton "Options…"
Saisir le texte à imprimer dans le champ "Adresse"
Cliquer ensuite sur le bouton "Nouveau document"
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(b) Créer son format d'étiquettes
Si aucune référence ne correspond à la planche d'étiquettes utilisée, choisir "Nouvelle étiquette…"
Préciser toutes les dimensions mesurées sur la planche utilisée.
Cliquer sur "OK"
La planche d'étiquettes est présentée sous forme de tableau.
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Section III.03 Les enveloppes
Le procédé pour générer des enveloppes est le même que celui utilisé pour les étiquettes.
Choisir "Enveloppes" à l'étape 1, puis suivre les indications de l'assistant comme indiqué à la section des étiquettes.
Cliquer sur "OK"
(a) Créer une enveloppe unique
Dans l'onglet "Publipostage", cliquer sur le bouton "Enveloppes"
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Choisir un modèle d'enveloppe après avoir cliqué sur le bouton "Options…"
Saisir le texte à imprimer dans le champ "Destinataire"
Cliquer ensuite sur le bouton "Ajouter au document"
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ARTICLE IV. CALCULS DANS UN TABLEAU
Grâce à l'insertion de champ, un tableau de Word peut fonctionner facilement comme un tableur simple, à condition que les nombres soient saisis de façon monobloc (Ex. : 1234,567).
Les cellules sont référencées par des lettres et des chiffres : A1, A2, B1, B2…
Les lettres représentent les têtes de colonne et le chiffres les têtes de ligne
A B C
1
2
3
a) Insérer une formule
Placer le curseur dans la cellule devant contenir la formule.
Dans l'onglet "Disposition" cliquer sur le bouton "Formule"
Pour faire apparaître l'onglet "Disposition", il faut cliquer dans une cellule du tableau.
Word propose par défaut la formule SUM (SOMME).
La plage de cellules est définie par l’expression "LEFT" (gauche) si la formule est située à droite d’une colonne contenant des chiffres.
"ABOVE" (au-dessus) "LEFT" (gauche) et "RIGHT" (droite) évaluent la plage de cellule en partant de la cellule la plus proche et en s’arrêtant sur une cellule vide ou contenant du texte.
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Si la colonne ou la ligne n’est pas complètement remplie, il faut remplacer ces expressions par les références de cellules correspondantes :
Par exemple : =SUM (A1:A15)
Dans la zone "Formule", plusieurs possibilités : utiliser une fonction ou saisie directe de la syntaxe
Après modification des valeurs du tableau, il est indispensable de remettre les calculs à jour
Sélectionner tout le tableau et appuyer sur la touche F9
Pour afficher / masquer les champs, appuyer sur Alt + F9
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Section IV.01 Utiliser une fonction
Afficher la liste et choisir dans "Insérer la fonction"
SUM somme
AVERAGE moyenne
NB compte le nombre de cellules remplies de la plage de cellules indiquée
MAX affiche la plus grande valeur
MIN affiche la plus petite valeur
Préciser entre les parenthèses la plage de cellule concernée par le calcul :
ABOVE les cellules au-dessus
LEFT les cellules à gauche
RIGHT les cellules à droite
La plage ou les cellules peuvent être définies à l’aide des références :
séparées par [:] pour une plage continue (A1:A12 = les cellules de A1 à A12)
séparées par [;] pour des cellules non contiguës (B1;B3;B5 = les cellules B1, B3 et B5)
On peut saisir directement la syntaxe de la fonction :
Saisir le signe = suivi du nom de la fonction et d'une parenthèse ouverte
Saisir et séparer les références de cellules par les opérateurs adéquats (sans espaces)
Une fois ses choix indiqués, valider par "OK"
de la formule, jusqu’à une cellule vide ou contenant du texte
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(a) Saisir une équation
Dans la zone "Formule", saisir l'équation voulue
Utiliser des opérateurs (+ plus, - moins, / divisé, * multiplié)
=A2/B15 divise A2 par B15
=B15*C12 multiplie B15 par C12 etc...
Appliquer un format de nombre :
Dans la zone "Format de nombre " sélectionner un format de nombre.
Exemple : pour afficher le résultat en tant que pourcentage, sélectionner 0,00%
Une fois ses choix indiqués, valider par "OK"
(b) Les formats
# ##0 --> 1 200 # ##0,00 F --> 1 200,00 F
# ##0,00 --> 1 200,00 0,00 % --> 5,35 %
si les chiffres calculés comprennent un format de nombre (2 300 € par exemple), le résultat reprend aussi ce format.
Exemple de tableau avec calculs
MOIS VENTES %
JANVIER 1200,23 ** Expression is faulty **
FÉVRIER 5000,50 73,52%
MARS 600,20 8,83%
TOTAL 0
{=SUM(ABOVE) \# ##0,00} {=B2/B5*100 \# 0,00%}
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ARTICLE V. PERSONNALISATION DE LA BARRE D'OUTILS
La barre d'outils est composée de boutons (icônes) permettant d'exécuter plus rapidement, sans passer par les onglets, des commandes ou des macros. Il est possible de la modifier à sa convenance en ajoutant et/ou en supprimant une, voire plusieurs, icônes.
L'utilisation de ces nouveaux boutons se fait comme pour ceux déjà existant.
Section V.01 Ajouter / supprimer une nouvelle icône
Cliquer sur la flèche en regard de la barre d'outils à modifier
Cliquer sur "Autres commandes…"
Si la commande voulue n'a pas de bouton qui lui est propre, Word en crée un de texte.
Choisir la Catégorie contenant la commande à représenter graphiquement.
Parmi ceux proposés dans la liste de gauche, choisir le bouton correspondant à la commande voulue.
Cliquer-sur le bouton "Ajouter >>"
(Refaire les sélections pour chaque bouton à insérer)
Cliquer sur "OK" pour terminer
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Section V.02 Suppression d'une icône personnalisée
Dans la fenêtre de personnalisation de la barre d'outils
Dans la liste de droite, cliquer sur l'icône à supprimer
Cliquer sur le bouton "<< Supprimer"
Cliquer sur "OK" pour valider
Section V.03 Retrouver la barre d'outils "par défaut"
Dans la fenêtre de personnalisation de la barre d'outils
Cliquer sur le bouton "Réinitialiser" en bas à gauche"
Choisir "Réinitialiser uniquement la barre d'outils d'accès rapide"
Confirmer le message
Cliquer sur "OK" pour valider
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Section V.04 Créer son propre onglet / groupe
Clic droit sur un onglet, choisir "Personnaliser le Ruban"
Cliquer sur le bouton "Nouvel onglet"
Dans la liste de droite, sélectionner un élément puis cliquer sur le bouton "Ajouter >>" afin de l'intégrer dans le nouvel onglet.
Pour créer un groupe dans ce nouvel onglet, cliquer sur le bouton "Nouveau groupe"
Sélectionner un élément dans la liste de droite, puis cliquer sur le bouton "Ajouter >>" afin de l'intégrer au nouveau groupe du nouvel onglet.
Section V.05 Supprimer un onglet / groupe
Pour supprimer un onglet ou un groupe que vous avez créé, sélectionnez-le puis cliquer sur le bouton "<< Supprimer"
Vous ne pouvez supprimer que les groupes contenus dans les onglets par défaut.
Word n'autorise pas la suppression ou la modification des onglets par défaut et des éléments contenu dans les groupes de ces onglets.
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ARTICLE VI. FONCTIONS AVANCÉES DE COMPOSITION
Section VI.01 Texte en colonnes (style journal)
(a) Création d'un texte en colonne
Saisie du texte au kilomètre et mise en forme
Sélectionner le texte à présenter en colonnes
Cliquer sur le bouton "Colonnes" dans l'onglet "Mise en page"
Cliquer pour déterminer le nombre de colonnes voulu
Word passe en mode page et insère automatiquement un saut de section continu avant et après la sélection.
Si aucune sélection de texte n'a été effectuée, Word d'applique le mode colonnes à tout le document.
Le texte passe automatiquement du bas d’une colonne au haut de la colonne suivante.
Section à colonne unique
Section à colonnes multiples
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(b) Modification de la largeur des colonnes
Lorsque l'on modifie l'espace entre les colonnes, Word ajuste automatiquement la largeur des colonnes de sorte que le texte tienne entre les marges existantes.
Si nécessaire, passer en mode Page et avoir la règle à l'écran
Cliquer dans une des colonnes à modifier
Sur la règle, les marques de colonnes sont symbolisées par .
Pour modifier la taille des colonnes, faire glisser les marques dans la règle.
Pour plus de précision dans la taille des colonnes, passer par l'onglet "Mise en page" bouton "Colonnes" option "Autres colonnes…".
Ou double clic sur le symbole dans la règle.
Pour effectuer un saut de colonne, utiliser l'onglet "Mise en page" bouton "Sauts de pages" et choisir "Colonne" ou les touches Ctrl + Maj + Entrée.
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Section VI.02 La zone de texte
L’insertion d'une zone de texte permet de positionner n’importe quel élément (texte, graphique, tableau, image) n’importe où sur une page.
On peut faire glisser la zone à l’endroit voulu avec la souris ou taper les cordonnées de son emplacement. Le texte peut être arrangé autour de l’élément encadré.
(a) Insertion d'une zone de texte
Dans l'onglet "Insertion", cliquer sur le bouton "Zone de texte" puis choisir l'option "Dessiner une zone de texte"
Word passe automatiquement en mode Page.
Cliquer-glisser afin de dessiner la zone de texte dans le document.
Dans le cadre ainsi obtenu, travailler comme pour un document normal
L'onglet "Format" s'affiche à l'écran et permet de mettre en forme le cadre et les éléments qu'il contient.
(b) Modification d'une zone de texte
(i) Redimensionner
Cliquer sur le bord du cadre pour obtenir des poignées.
Faire glisser les poignées avec la souris.
Pour plus de précision, cliquer sur l'onglet "Format" et choisir le groupe "Taille" (vous pouvez double-cliquer sur l'un des côtés de la zone de texte afin d'activer l'onglet "Format").
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(ii) Mettre en forme
Cliquer sur le bord du cadre pour obtenir des poignées
Procéder comme dans un document normal
S'il n'y a pas de sélection dans la zone de texte, les choix porteront sur la totalité de la zone.
Pour le contour de la zone, double-cliquer sur un des côtés et cliquer sur le bouton "Contour de forme" dans l'onglet "Format".
(iii) Positionner une zone de texte
Cliquer sur un des cotés
On peut aussi spécifier un emplacement précis dans l'onglet "Position", horizontalement et verticalement, ou demander à centrer ou à aligner par rapport à la page, aux marges, aux colonnes
A l'aide du curseur de déplacement, cliquer-glisser jusqu'à l'endroit voulu
Pour déterminer la façon dont le texte va se positionner autour, dans l'onglet
"Format" cliquer sur la flèche en regard du groupe "Taille" et choisir l'onglet "Habillage du texte"
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Section VI.03 Les images
(a) Bibliothèque d’images
Application interne à Word qui permet d'insérer des images provenant d'une bibliothèque. Word utilise un Filtre Graphique pour interpréter et afficher un fichier créé dans cette application.
Dans l'onglet "Insertion", cliquer sur le bouton
"Images clipart"
Le volet office Images clipart apparaît
Choisir la catégorie
Cliquer sur le bouton "OK"
Cliquer sur une image pour l'insérer dans le
document
Sélectionner l'image dans le document afin de faire apparaître l'onglet "Format" et modifier ainsi l'apparence de l'objet sélectionné.
Il est possible que lors de l'installation d'office, les images clipart n'aient pas été installées.
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(b) WordArt
Word Art est une application supplémentaire livrée avec Word, permettant de créer des effets de texte en lui donnant différentes formes, ajoutant des effets 3D, etc...
1. Sélectionner le texte
2. Dans l'onglet "Insertion", cliquer sur le bouton "WordArt"
3. Cliquer sur le modèle d'effets de texte proposés dans la liste de choix.
Word passe automatiquement en mode Page
Pour redimensionner et/ou déplacer l'image, procéder comme pour une zone de texte.
Pour la modifier, utiliser l'onglet "Format" qui s'affiche automatiquement après avoir sélectionné l'objet.
Exemple de texte
WordArt
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Section VI.04 Les formes
Vous pouvez ajouter une forme à votre document ou en combiner plusieurs pour créer un dessin ou une forme plus complexe.
Dans Word, vous disposez des formes suivantes : lignes, formes géométriques de base, flèches, formes d’équation, formes de diagramme de flux, étoiles, bannières et légendes.
Une fois que vous avez ajouté une ou plusieurs formes, vous pouvez leur ajouter du texte, des puces, des numéros et des styles rapides.
Dans l’onglet "Insertion", groupe "Illustrations", cliquez sur le bouton "Formes".
Cliquer sur la forme souhaitée, puis dessiner-la avec la souris dans le document.
Word passe automatiquement en mode Page.
Pour créer un carré ou un cercle parfait (ou contraindre les dimensions des autres formes), maintenez la touche MAJ enfoncée tout en faisant glisser la souris.
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(a) Trucs et astuces
Dupliquer un objet Le sélectionner et le cliquer-glisser en maintenant la touche "Ctrl" enfoncée
Forme régulière
(ex : carré, rond, ligne droite...)
Après sélection de la forme à dessiner, maintenir la touche "Maj" enfoncée pendant le cliquer-glisser
Le point de départ est le centre Après sélection de la forme à dessiner, maintenir la touche "Ctrl" enfoncée pendant le cliquer-glisser
On peut cumuler l'emploi des touches "Ctrl" et "Maj". On obtient ainsi une forme régulière dont le centre est le point de départ du glisser
Sélectionner plusieurs éléments icône
Cliquer-glisser autour des éléments voulus
Si les objets ainsi sélectionnés doivent rester associés, on peut les grouper afin qu'ils se comportent comme un seul objet.
Utiliser l'icône déterminant les options de dessin.