Naar een succesvol evenement

Tips voor een professionele en duurzame organisatie

Streven naar succesDeze folder is een handig en bondig naslagwerk voor alle organistoren van evene menten in

Rivierenland. Hij biedt tips op hoofdlijnen om een evenement op te zetten, uit te bouwen en

duurzaam in de lucht te houden. Kortom: het tot een succes te maken, nu en in de toekomst.

Weten wat je doetOm de organisatie van een evenement professioneel aan te kunnen pakken, moet je als

organisator vele aspecten kennen en onder controle houden. In deze folder stippen we een

breed scala van aandachtspunten kort aan, gerangschikt in zes uitgewerkte tips. Wie meer wil

weten, vindt achterin een lijst van de belangrijkste informatiebronnen.

Focussen en samenwerkenIeder evenement is uniek, met unieke uitdagingen voor de organisatoren. Daarom is het

belangrijk de algemene tips in deze folder te vertalen naar je eigen evenement en organisatie.

Het Regionaal Bureau voor Toerisme (RBT) Rivierenland en collega-organisatoren kunnen je

daarbij helpen. Door kennis, ervaring en relaties te delen, staan we samen sterker.

Naar een succesvol evenement Tips voor een professionele en duurzame organisatie

TIP1

Een uniek concept

Geef je evenement een eigen gezicht

Om genoeg betekenis te hebben voor jezelf, je partners en je doelgroep (publiek, bezoekers, deelnemers) moet je evenement in ieder geval aan twee voorwaarden voldoen:1. Het moet een goede basis hebben: een vastomlijnd idee,

doelstelling en doelgroep. Wat wil je gaan doen, waarom en voor wie?

2. Het moet uniek zijn, onderscheidend ten opzichte van andere evenementen.

Breng de invulling van deze voorwaarden goed onder woorden als kern van het concept (het plan) voor je evenement. Met deze kern krijgt je evenement een eigen gezicht, dat als uitgangspunt dient om het concept verder uit te werken. Denk voor een uniek concept ook aan de volgende punten:

• Verwerk kernwaarden, boodschappen en momenten van trots.

Je wilt zaken overbrengen die belangrijk zijn voor jou als organisator en er zijn vast boodschappen van sponsoren. Je kunt ook zorgen voor momenten dat het publiek er trots op is deel van iets uit te maken. Verwerk deze aspecten op een mooie manier in je concept en programma, zodat ze iets toevoegen en niet storen.

• Creëer een totaalbelevenis. Beoordeel nieuwe ideeën altijd op basis van de kern van je

concept, het eigen gezicht. De rest van het evenement moet daaromheen gebouwd worden, maar komt daar vaak ook logisch uit voort. Let niet alleen op programma-onderdelen, maar ook op aspecten als omgeving, ontvangst, sfeer en catering. Kortom: het hele plaatje!

• Zorg voor een veelzijdig en toch overzichtelijk programma.

Bied verschillende belevenissen aan in een compact programma en presenteer dit in een helder ‘spoorboekje’. Denk aan side-events voor specifieke doelgroepen, eventueel door partners georganiseerd. Publiek komt bijvoorbeeld graag naar demonstraties of lezingen van bekende personen, zeker als een ‘meet & greet’ mogelijk is.

• Werk een langetermijn-strategie uit. Beschrijf in je concept hoe je de ontwikkeling van het

evenement voor je ziet in de komende vijf jaar. Bedenk hoe je het concept kan variëren (‘verandering van spijs doet eten’) en of het evenement moet groeien. Bespreek dit met je belangrijkste partners en vergeet de sponsoren niet. Neem in je strategie ook de bovenstaande punten mee.

Bij een geregeld terugkerend evenement zul je het

concept steeds moeten vernieuwen en aanpassen,

naargelang de ervaringen en wijzigingen in de omstan-

digheden. Stilstand is immers achteruitgang!

TIP2

De juiste partners Werk samen om meer succes te

behalen

Het succes van je evenement is in belangrijke mate afhankelijk van de partners die je kiest. Maak daarbij je energieveld zo groot mogelijk en zorg dat medewerkers, vrijwilligers, pers en andere stakeholders actief mee (kunnen) doen. Begin aan de hand van de volgende stappen:

• Kies partners die je kunnen helpen het evenement te realiseren.

Maak een overzicht van alle partijen die een belang hebben bij je evenement of een bijdrage kunnen leveren (de stake-holders). Bepaal vervolgens wie je voor de adviesraad of eventueel het bestuur wilt vragen, met wie je vaak en met wie je minder vaak contact moet hebben. Denk aan over-heden, ondernemers, subsidiegevers, pers, sponsoren, vrijwilligers, accommodaties, collega-organisatoren, branch-everenigingen, onderwijsinstanties en zelfs je doelgroep.

• Maak een goed verhaal over wat je wilt bereiken en wat je vraag is.

Je zult mensen moeten overtuigen om mee te werken aan je initiatief. Schrijf het verhaal dat je wilt vertellen daarom van tevoren uit. Kruip daarbij ook in de huid van degene die straks tegenover je zit. Bedenk wat je evenement voor die persoon of organisatie kan betekenen en wat je gezamen-lijke doel kan zijn. Dit verschilt behoorlijk, bijvoorbeeld voor de overheid, sponsoren of vrijwilligers. Denk bij wat je vraagt niet altijd direct aan geld; wie weet heeft deze potentiële partner heel andere waardevolle bijdragen te bieden.

• Kijk of je ambassadeurs voor je evenement kunt vinden.

Een ambassadeur is iemand die namens jou steun kan zoeken voor je evenement bij derden. De juiste persoon met het juiste netwerk kan deuren voor je open laten gaan bij overheden, organisaties, sponsoren of andere potentiële partners.

Zorg dat je ambassadeur affiniteit heeft met je evene-

ment en het verhaal goed kan brengen. Een bekende

ambassadeur kan als boegbeeld dienen en zo pers en

publiek extra interesseren.

TIP3

De perfecte locatie Kies een plaats die iets toevoegt

Vaak wordt een bepaalde plaats voor een evenement gekozen omdat die beschikbaar is. Beter is het als de locatie ook praktische voordelen heeft, zoals voldoende ruimte. Maar de beste locatie voegt iets toe aan de beleving van je evenement, doordat die plaats past bij de sfeer en kwaliteit die je wilt uitstralen. Let bij de keuze op nog drie zaken:

• Zoek aansluitend aanbod in de omgeving. Denk aan wat je gasten wellicht extra zouden willen doen

rondom jouw evenement, bijvoorbeeld uit eten, uitgaan en overnachten. Zoek daarvoor in de omgeving van je locatie geschikte partners en promoot samen de mogelijkheden (eventueel met combi-arrangementen).

• Wees ‘gastvrij bereikbaar’. De locatie moet goed bereikbaar zijn per openbaar vervoer

en auto, inclusief voldoende parkeerplaatsen. Communiceer hierover goed en breed, onder andere via je website.

• Zorg voor een ‘kloppend hart’. Met een centraal punt op je locatie biedt je niet alleen een

plek waar mensen zich kunnen melden, maar kun je ook een speciale sfeer en een zwaartepunt creëren. Dit is nog belangrijker als je evenement verspreid plaatsvindt over verschillende dagen en/of locaties.

Laat ook eens iemand proefdraaien, vanaf het zoeken

naar informatie tot en met de terugreis. Doe dit ook op

de dag zelf door de inzet van ´mystery guests´ die niet

bekend zijn bij je medewerkers.

TIP4

Een professionele organisatie

Pak het doelgericht en planmatig aan

Natuurlijk heb je de energie en de wil om het evenement te laten slagen. Maar de kans op succes wordt toch groter met een goede organisatie. Houd tijdens het hele proces, van concept tot evenement tot evaluatie, de volgende punten in de gaten:

• Betrek je partners bij de organisatie. Landelijke, provinciale en regionale organisaties voor sport,

cultuur enzovoort, maar ook overheden kunnen je bij de voorbereiding of promotie van je evenement ondersteunen. Aan bezoekers kan je op het evenement zelf een (kleine) rol toebedelen in de organisatie om hun betrokkenheid te vergroten. Ook accommodaties en collega-organisatoren hebben vaak ruime ervaring.

• Leg kennis vast en zorg voor een goede planning.

Maak overdraagbare planningen, draaiboeken en program-ma´s, die gebaseerd zijn op je doelen en de bezoekersaan-tallen die je verwacht. Gun jezelf de tijd voor de organisatie, zo’n zes tot acht maanden, maar begin voor een groot

evenement al eerder met de financiering: het benaderen van fondsen, sponsoren en subsidiegevers met een goed plan.

• Geef leiding aan een professionele organisatie. Maak duidelijke werkafspraken met mede-initiatiefnemers,

vrijwilligers en stagiaires, en controleer of de organisatie volgens de afspraken verloopt. Informeer voor stagiaires en medewerkers ook bij ROC Rivor (Opleiding Evenementenor-ganisatie, Rocrivor.nl) en kijk eens op Leerwerkloketrivierenland.nl

• Zorg voor een veilig evenement. Je bezoekers vertrouwen op je, dus onderschat je verant-

woordelijkheid niet. Zoek steun bij politie, brandweer en andere instanties en maak samen met hen een risicoanalyse en een veiligheidsplan.

• Evalueer je evenement na afloop. Bespreek binnen je eigen organisatie en met je partners wat

goed en wat fout ging. Verzamel bezoekersinformatie en kijk naar de economische impact of maatschappelijke effecten van je evenement.

Maak een denkbeeldige gastenfilm: wat ziet de bezoeker

vanaf de eerste uitnodiging tot het bedankje drie

maanden erna? Speel deze film telkens opnieuw af met

de vraag of je je doelen zal bereiken.

TIP5

Effectieve marketing en communicatie

Zorg voor ‘tweerichtingsverkeer’: zenden én ontvangen

Een succesvolle marketing- en communicatiestrategie is vrijwel altijd gebaseerd op uitgebreide kennis van twee zaken:1. Wat is er bijzonder aan je evenement en waarom moet het

publiek komen? 2. Wie zijn de bezoekers die geïnteresseerd zijn in (welk deel

van) je evenement?

Beschrijf in je strategie ook de specifieke verwachtingspatronen van je doelgroepen. Als je weet wie je bezoekers zijn, kun je een beter evenement voor ze organiseren en ze effectiever bereiken. Denk daarbij aan de volgende punten:

• Een goede relatie met je doelgroep. Luister en kijk goed naar je bezoekers en communiceer waar

het kan met ze. Verzamel e-mailadressen, houd interesse-metingen en maak een ‘aftersalesplan’.

• Slim inzetten van vrije publiciteit. Media zijn altijd op zoek naar nieuws. Daar kan je al in

aanloop naar je evenement op inspelen door het bekend maken van de naam, de datum en spectaculaire program-ma-onderdelen.

• Benutten van sociale media. Meld nieuwtjes als eerste op Facebook, Twitter, LinkedIn

etc. en gebruik ook de kanalen van je partners. Je kunt je bezoekers het hele jaar informeren én binden via de sociale media.

• Een sterke plek op de kalender. Jouw moment op de jaarkalender moet direct herkenbaar

zijn: dan is altijd dat evenement. Daarmee omzeil je concurrerende evenementen, of je maakt juist slimme combinaties met anderen.

Cre¸er bij spectaculaire gebeurtenissen fotomomenten

voor pers en bezoekers. Maak het mogelijk dat ze foto’s

delen of bij jou uploaden. Dit zorgt onder andere voor

binding, promotie en beeldmateriaal voor je eigen

website.

TIP6

Duurzame verdienmodellen

Geef je evenement een toekomst

Een duurzaam verdienmodel begint niet bij geld, maar bij een duidelijke visie. Om je evenement toekomst te bieden, stel je eerst een strategie vast voor de komende vijf of tien jaar. Daarin neem je op hoe je evenement er door de jaren heen uitziet, bijvoorbeeld hoe je concept verandert, of je wilt groeien, op welke locatie(s) het plaatsvindt en hoe je organi-satie zich ontwikkelt. Kijk dan (nog eens) naar de financiën:

• De kosten. Start met een inschatting van de kosten, het liefst per jaar

over de totale periode waarvoor je de strategie hebt vastgesteld. Neem hierin ook organisatie-uren en vrijwil-ligersuren mee, naast de kosten die je maakt voor materi-alen of het inhuren van externe partijen. Kijk kritisch naar iedere kostenpost: is het echt nodig voor het authentieke karakter, het unieke van je concept?

• De inkomsten. Veel evenementen starten met gratis entree; de financiering

komt meestal uit subsidie, fondsen en sponsoring. Sommige houden dit ook vol, vaak met omzet uit horeca en merchan-dise. Maar subsidies lopen terug en sponsoren geven niet zomaar meer geld. Je moet dus creatief omgaan met mogelijke inkomsten. Kies je voor betaalde toegang, wees dan niet bang de entree te verhogen, voeg exclusieve VIP-onderdelen toe en beperk het aantal vrijkaarten.

PartnershipsHieronder lopen we de meest kansrijke bronnen in moderne verdienmodellen kort na. Zoek hierbij niet alleen naar inkom-sten, maar kijk ook of een partner je kan helpen de kosten te verlagen.

• Subsidiegevers en fondsen. Bepleit bij lokale overheden de waarde die je evenement

voor de gemeenschap heeft. Bekijk bij subsidieregelingen en fondsen goed of je evenement voldoet aan de doelen en voorwaarden, voor je een aanvraag indient.

• Sponsoren. Natuurlijk maak je mooie sponsorpakketten, maar denk niet

altijd aan geld. Wellicht wil een sponsor je geen geld voor de huur van een generator geven, maar de generator zelf! Denk ook aan vervoerders die VIP’s, personeel of bezoekers gratis verplaatsen. Of zoek een accommodatie die een lagere huurprijs rekent of publiciteitskanalen en eigen mensen of middelen in wil zetten.

• Media. Je kunt veel extra media-aandacht krijgen door een sterke

combinatie van partners bij radio, tv, regionale bladen en zelfs huis-aan-huisbladen. Bespreek ook de sociale media met hen.

• Ondernemers. Maak samen ruim van tevoren arrangementen en zorg dat

deze vindbaar zijn binnen de regionale en landelijke promotie van je evenement. Betrek de horeca bij het inrichten van een centraal punt op je locatie: zij hebben verstand van sfeer.

• Maatschappelijke organisaties. Partners als natuurorganisaties, sportclubs en zelfs de

brandweer kunnen je om niet mensen en middelen ter beschikking stellen voor programma-onderdelen.

• Crowdfunding en vrienden van... Heel eigentijds is het verzamelen van (kleine) bijdragen van

privépersonen, vaak voor een opstart. Door dit jaarlijks te doen, kun je een ‘vrienden van...’ creëren.

Denk bij alle potenti¸le partnerships aan de waarde die

je voor elkaar kunt hebben: ga uit van een win-win-

situatie. Beschouw de bovenstaande partijen liefst als

partners op basis van samenwerking in plaats van

eenrichtingsverkeer. Betrek alle partners ook vroegtijdig

bij je verdienmodel, niet pas als je ze (echt) nodig hebt!

Voor wie meer wil weten

Provincie Gelderland. ´Maak van je evenement een A-merk! Handreiking voor het vergroten van de economische spin-off van evenementen´ (2013).

Bob Hutten. ‘Hoeveel verdient u met uw evenement? Doelgerichte evene-menten dankzij een beproefde methode´ (2010).

De Vereniging Van EvenementenMakers.De VVEM is de branche-organisatie voor professionals in de publieksevenementenbranche. Vvem.nl

Centrum voor Live Communication. CLC-VECTA is de branchevereniging voor beurzen, congressen & vergaderen, evenementen, entertainment en incentives.Clcvecta.nl

Infopunt Veiligheid. Infopunt Veiligheid legt contact tussen de beroepsbeoefenaars fysieke veiligheid aan de ene kant en de vakspecialisten aan de andere kant. Infopuntveiligheid.nl/Publicatie/Dossier/69/evenementenveiligheid

EvenementAssistent. Dit is een online systeem voor het aanvragen van vergunningen voor evenementen. Evenementassistent.nl

Stichting Keurmerk Milieu, Veiligheid en Kwaliteit. De KMVK, een samenwerking tussen RECRON, HISWA, ANWB en KHN, stimuleert ondernemers in toerisme en recreatie duurzaam te ondernemen en te werken aan de kwaliteit en veiligheid. Greenkey.nl/publieksevenement

Werkgroep Evaluatie Sportevenementen. WESP is een samenwerking tussen kennisinstellingen op het gebied van evenementenevaluatie. Evenementenevaluatie.nl

Hogeschool van Arnhem en Nijmegen. De HAN biedt naast een kenniscentrum en stagiaires ook praktische studiedagen en cursussen voor professionals en managers. Han.nl

Voor meer informatie zijn onder andere de bronnen interessant die voor

deze folder gebruikt zijn. Hieronder volgen de belangrijkste hiervan, samen

met andere mogelijkheden om kennis op te doen.

RBT Rivierenland biedt ondersteuning RBT Rivierenland ondersteunt evenementen-

organisaties bij het ontwikkelen van een

professionele aanpak. Denk hierbij aan het

delen van kennis, verstrekken van advies op

maat en het concreet begeleiden van stappen

die genomen moeten worden.

RBT Rivierenland biedt advies en ondersteuning op het gebied van onder andere:• communicatieplannen;• pr-activiteiten, zoals doelgroepbepaling, publiciteit, interne

communicatie en persbenadering;• professionaliseren van een huisstijl en van een website;• het ontwikkelen van producten;• het maken van een verdiepingsslag op het gebied van

storytelling en sociale media;• versterking door betrokkenheid van omliggend aanbod

(arrangementen).

Neem vrijblijvend contact op of maak een afspraak om de mogelijkheden door te spreken.

Edisonring 6 6669 NB Dodewaard

info@rivierenland.biz 088 6363 888

RIVIERENLAND.BIZ