TINJAUAN MANAJEMEN LABORATORIUM STATISTIK...
Transcript of TINJAUAN MANAJEMEN LABORATORIUM STATISTIK...
-
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya i
TINJAUAN MANAJEMEN LABORATORIUM STATISTIK DAN REKAYASA
KUALITAS JURUSAN TEKNIK INDUSTRI
FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Periode : Tahun 2017
Disusun oleh : Kepala Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas
Debrina Puspita Andriani, ST., M.Eng.
Dikendalikan oleh : Manager Representative
Arif Rahman, ST.,MT.
Diketahui oleh : Ketua Jurusan
Ishardita Pambudi Tama, ST., MT., Ph.D
-
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya ii
Visi
Menjadi laboratorium pengembangan Statistik dan Rekayasa Kualitas utama secara
teori dan terapan pada tingkat nasional dan internasional sesuai dengan kurikulum
pendidikan Teknik Industri yang sejalan dengan Tri Darma Perguruan Tinggi pada
tahun 2020.
Misi
1. Menyelenggarakan program praktikum Statistik Industri yang sesuai dengan
industri dan kebutuhan masyarakat untuk mendukung peran mahasiswa dengan
potensi pendidikan moral dan jiwa entrepreneur.
2. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat dalam pengembangan
penerapan ilmu Statistik Industri dan Rekayasa Kualitas dan membantu
menyelesaikan permasalahan di bidang industri.
3. Memberikan pelayanan kepada stakeholder melalui pendidikan, penelitian dan
pengabdian masyarakat.
4. Membangun kerjasama dengan lembaga nasional dan internasional dalam
rangka untuk memperbaiki proses praktikum dan kerjasama dalam penelitian.
-
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya iii
LEMBAR PENGESAHAN
1. Jenis Berkas : Laporan Tinjauan Manajemen
2. Nama Unit : Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas
3. Nama Institusi : Universitas Brawijaya
4. Penanggungjawab : Ishardita Pambudi Tama ST., MT., Ph.D.
5. Koordinator Penyusun : Debrina Puspita Andriani, ST., M.Eng.
6. Anggota Penyusun : 1) Fachrezy Pangestu Widi 2) Maulivia Rizma 3) Shintya Dwi Nuaini 4) Billy Anugrah
5) Medi Susanto 6) Khalishah Mutiara P. 7) Roby Kurniawan
8) Annisa Dian Islami 9) Unggul Setiaji 10) Annissa Dian Islami 11) Muhamad Mudhafir Walad 12) Tara Aldania Nahara 13) Andreas Geonaldi Bimantoko 14) Muzzaki Sani 15) Febrina Puji Purwandani
16) Firda Rahmatika 17) Annisa Sophie Amalia 18) Harry Fadli
7. Periode : Januari s.d Desember Th. 2017
Malang, Oktober 2017
Pimpinan Unit Kerja,
Ttd
Debrina Puspita Andriani, ST., M.Eng.
NIP. 2013118912112001
-
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya iv
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN .......................................................................................... iii
I. PENDAHULUAN ............................................................................................... 1
II. LINGKUP BAHASAN ......................................................................................... 2
III. PELAKSANAAN ................................................................................................ 2
IV. HASIL ............................................................................................................. 3
1. Hasil Audit Internal .................................................................................... 3
2. Hasil Audit Eksternal .................................................................................. 8
3. Umpan Balik Pelanggan ........................................................................... 10
4. Kinerja dan Evaluasi Proses ...................................................................... 20
5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan .............................................. 26
6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya ........................................ 34
7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM ....................................................... 39
8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM ................................................. 40
V. PENUTUP ...................................................................................................... 41
-
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 1
I. PENDAHULUAN
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas (SRK) merupakan salah satu
laboratorium yang berada di Jurusan Teknik Industri Universitas Brawijaya.
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas membantu dalam praktikum Statistik
Industri yang dapat diambil pada di semester ganjil atau genap dengan mata kuliah
prasayarat Statistik Industri 1 dan mata kuliah kosyarat Statistik Industri II. Sebelum
adanya kurikulum 2016, praktikum statistik industri merupakan praktikum yang memiliki
bobot 1 SKS namun dengan adanya kurikulum 2016 yang baru, praktikum statistik
industri digabungkan dengan mata kuliah Statistik Industri II dengan bobot 3 SKS untuk
gabungan mata kuliah dan praktikum. Selain itu dikarenakan padanya kurikulum 2016,
mulai periode ganjil tahun ajaran 2016/2017, Laboratorium Statistik dan Rekayaa
Kualitas bekerja sama dengan Laboratorium Perancangan Kerja dan Ergonomi dalam
mengampu Praktikum Terintegrasi II.
Selain menjalankan program kerja praktikum, Laboratorium Statistik dan Rekayasa
Kualitas juga menjalankan beberapa program kerja lainnya, seperti training internal bagi
para asisten, training eksternal bagi mahasiswa dan masyarakat umum, pengabdian
masyarakat dan kunjungan ke perusahaan maupun ke laboratorium lainnya.
Sebagai sebuah organisasi akademik, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas
memiliki visi, misi, tujuan, motto, dan maklumat untuk memberikan pelayanan yang
terbaik bagi mahasiswa yang mengikuti praktikum di Laboratorium SRK (praktikan).
Selain visi misi dan tujuan yang telah disebutkan sebelumnya, berikut merupakan motto
dan maklumat Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas:
1. Motto
Saying with Facts, Proving with Statistics
2. Maklumat
a. Memberikan kualitas program pembinaan yang terbaik dan terkini sejalan dengan
kemajuan kurikulum Teknik Industri dan dunia industri
b. Menyediakan layanan praktikum yang terbaik bagi mahasiswa untuk
meningkatkan kualitas ilmu statistik dan rekayasa kualitas
c. Membangun disiplin yang tinggi sebagai upaya mendukung pembangunan
karakter peserta didik yang profesional dan berkepribadian.
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas terus berupaya untuk melakukan
evaluasi dan perbaikan secara terus menerus (continuous improvement) untuk menjadi
-
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 2
laboratorium yang lebih baik. Evaluasi dilakukan baik secara internal maupun eksternal
secara berkala, diantaranya yaitu evaluasi hasil AIM siklus sebelumnya, evaluasi pasca
kegiatan praktikum maupun evaluasi kegiatan lainnya. Sebagian hasil evaluasi di
publikasikan pada website laboratorium sebagai informasi stakeholder.
II. LINGKUP BAHASAN
Mengacu sistem manajemen mutu (SMM) SNI ISO 9001:2008, maka Laboratorium
Statistik dan Rekayasa Kualitas melaksanakan tinjauan manajemen dengan ruang
lingkup seperti yang dipersyaratkan, yaitu:
1. Hasil audit, audit yang pernah dilakukan di Laboratorium Statistik dan Rekayasa
Kualitas yaitu audit internal yang dilakukan sekali setiap satu tahun. Audit internal
sendiri dilakukan oleh Pusat Jaminan Mutu (PJM) Universitas Brawijaya.
2. Umpan balik pelanggan, yang didapatkan dari kuesioner kepuasan pelanggan yang
didapatkan dari praktikan praktikum Statistik Industri. Setiap akhir periode
praktikum, praktikan diwajibkan untuk mengisi kuesioner kepuasan pelanggan yang
disediakan oleh laboratorium. Selain itu disediakan pula kotak saran di laboratorium
bagi siapa saja yang ingin memberikan kritik dan saran bagi laboratorium.
3. Kinerja proses bisnis, meliputi capaian sasaran mutu dan capaian program kerja.
4. Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi (hambatan program masing-masing
bidang dan tindak-lanjut untuk mencegah hambatan tersebut agar tidak terjadi
lagi).
5. Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya (catatan yang perlu mendapat
perhatian pada tinjauan manajemen sebelumnya).
6. Perubahan yang mempengaruhi SMM (baik internal maupun dari eksternal).
7. Saran dan masukan untuk perbaikan SMM unit kerja.
III. PELAKSANAAN
Tinjauan manajemen ini dibuat oleh asisten dari divisi Quality Assurance dengan
persetujuan koordinator asisten dan kepala laboratorium beserta masukan dari semua
anggota asisten Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas. Metode yang dilakukan
adalah dengan melakukan rapat evaluasi di setiap akhir periode program kerja yang
telah selesai. Jadi rapat evaluasi dilakukan secara periodik oleh laboratorium dan hasil
-
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 3
dari rapat evaluasi program kerja tersebut dirangkum oleh asisten dari divisi Quality
Assurance dengan bantuan divisi Administrasi dan dibuat dalam tinjauan manajemen
(Gambar 3.1).
IV. HASIL
Hasil evaluasi manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Tahun
2017 berikut ini disajikan sesuai urutan lingkup bahasan tinjauan manajemen (lihat Bab
II).
1. Hasil Audit Internal
Audit internal di Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas dilakukan setiap
sekali dalam setahun. Audit internal yang dilakukan oleh Pusat Jaminan Mutu dari
Universitas Brawijaya. Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas menjalani audit
internal terakhir kalinya pada tanggal 2 Desember 2016. Lingkup yang diaudit yaitu
mengenai dokumen-dokumen yang dimiliki laboratorium serta evaluasi proses kinerja
laboratorium dalam memberikan pelayanan.
Dalam audit internal yang sudah dijalani oleh Laboratorium Statistik dan
Rekayasa Kualitas selama beberapa tahun terakhir ini, sudah ditemukan beberapa
Gambar 3.1 Tinjauan Manajemen Lab. Statistik dan Rekayasa Kualitas
(tanggal 30 Juli 2017)
-
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 4
temuan oleh para auditor. Berikut merupakan temuan-temuan audit internal
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas yang pernah ditemukan setiap tahunnya.
Tabel 4.1 Hasil Uraian Temuan Audit Internal
No. Siklus
Kategori /
Status /
Auditor / Tgl
Audit
Bidang Audit Uraian Temuan
1
UKPA
LAB
Sikuls 5
Observasi/
New / DFK,
AGD / 02 Des
2016
(IS-L-562)
Tinjauan
Manajemen [562]
(EYM)
2 UKPA
LAB
Siklus 4
KTS / New /
SDT, SFD / 09
Nov 2015
(IS-L-41f) B.
Persyaratan SMM ISO
9001:2008 [41f]
Manual Prosedur (MP) telah
tersedia dan dapat diakses dan
dikontrol bersama oleh seluruh
anggota organisasi. File MP
dapat diakses melalui website
lab-srk.ub.ac.id. Meskipun
demikian, belum terlihat proses
bisnis di Lab SRK, sehingga
tidak bisa diketahui dengan
pasti apakah MP dan IKm
sudah memenuhi kebutuhan
3 UKPA
LAB
Siklus 3
KTS / Old / PPU,
WFA / 12 Nov
2014
(IS-L-63) B.
Persyaratan SMM ISO
9001:2008 [63]
Agar praktikum dapat berjalan
optimal, diperlukan peralatan
yang cukup, dengan
penambahan perangkat
komputer yang disesuaikan
dengan rasio jumlah
mahasiswa. Daftar dan
kecukupan aset beserta metode
pemeliharaan dapat diakses
melalui website lab-srk.ub.ac.id
4 UKPA
LAB
Siklus 3
KTS / Old / PPU,
WFA / 12 Nov
2014
(WS-L-52) 5. Kontak
[52]
Belum ada informasi tentang
komplain
5 UKPA
LAB
Siklus 3
KTS / Old / PPU,
WFA / 12 Nov
2014
(WS-L-32) 3. Sistem
Dokumen [32]
Belum ada informasi tentang
Tinjauan manajemen
6 UKPA
LAB
Siklus 3
KTS / Old / PPU,
WFA / 12 Nov
2014
(IS-L-41g) B.
Persyaratan SMM ISO
9001:2008 [41g]
Belum ada tenaga laboran yang
khusus menangani administrasi
dan maintenance laboratoorium.
Saat ini kebutuhan Jumlah
Sumberdaya (Sarpras dan SDM)
-
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 5
Dari temuan-temuan tersebut, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas
telah berusaha melakukan perbaikan untuk mencapai organisasi yang lebih baik dalam
internal maupun eksternal. Berikut merupakan solusi tindakan perbaikan dari
laboratorium, verifikasi dari auditor serta status akhir dari temuan-temuan audit internal
tersebut.
Tabel 4.2 Tindakan Perbaikan, Verifikasi, dan Status Akhir Audit Internal
No. Uraian Temuan Tindakan
Perbaikan Verifikasi
Status
Akhir
1 (EYM) Dilakukan perbaikan
mengenai tinjauan
manajemen yang
Tinjauan manajemen
sudah sesuai dengan
laporan tinjauan
Open
telah disesuaikan dengan
kebutuhan program kerja dan
jumlah pelanggan mahasiswa
yang akan melaksanakan
program praktikum dengan
rasio 1 : 20 yang dilakukan oleh
asisten (mahasiswa yang telah
lulus pada mk statistik. Jumlah
Sumberdaya dapat diakses
melalui website lab-srk.ub.ac.id
7 UKPA
LAB
Siklus 3
KTS / Old / PPU,
WFA / 12 Nov
2014
(IS-L-754) B.
Persyaratan SMM ISO
9001:2008 [754]
Belum diibuat aturan
pengelolaan dan MP untuk
pelanggan eksternal. Selama ini
sudah melaksanakan pelayanan
pada mahasiswa diluar jurusan
Teknik industri.
8 UKPA
LAB
Siklus 3
KTS / Old / PPU,
WFA / 12 Nov
2014
(IS-L-622) B.
Persyaratan SMM ISO
9001:2008 [622]
Penyediaan SDM telah sesuai
dengan kompetensi utamanya
untuk dosen. Tetapi belum
dilengkapi dengan tenaga
laboran. Daftar kompetensi
SDM, job analysis, serta
pengembangan kemampuan
SDM terlampir dan dapat
diakses melalui website lab-
srk.ub.ac.id
8 UKPA
LAB
Siklus 3
KTS / Old / PPU,
WFA / 12 Nov
2014
(WS-L-13) 1.
Keberadaan Website
Unit Kerja [13]
Website masih dalam proses
editing menuju website bilingual
-
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 6
No. Uraian Temuan Tindakan
Perbaikan Verifikasi
Status
Akhir
disesuaikan dengan
template laporan
tinjauan manajemen
sesuai ISO 9001:2008
manajemen
berdasarkan ISO
9001: 2008
2 Manual Procedure (MP)
telah tersedia dan dapat
diakses dan dikontrol
bersama oleh seluruh
anggota organisasi. File
MP dapat diakses melalui
website lab-srk.ub.ac.id.
Meskipun demikian,
belum terlihat proses
bisnis di Lab SRK,
sehingga tidak bisa
diketahui dengan pasti
apakah MP dan IKm
sudah memenuhi
kebutuhan
Sudah terdapat
proses bisnis
laboratorium yang
dapat diakses di lab-
srk.ub.ac.id
- Open
3 Agar praktikum dapat
berjalan optimal,
diperlukan peralatan
yang cukup, dengan
penambahan perangkat
komputer yang
disesuaikan dengan rasio
jumlah mahasiswa.
Daftar dan kecukupan
aset beserta metode
pemeliharaan dapat
diakses melalui website
lab-srk.ub.ac.id
Kepala Laboratorium
mengajukan secara
bertahap sarana
komputer disesuaikan
dengan jumlah
peserta praktikum
tiap semester.
Sudah diajukan
permohoan
penambahan
komputer sebanyak 4
set komputer, dan
sudah direalisasi.
(SDT / 09 Nov 2015)
Closed
4 Belum ada informasi
tentang komplain
Setiap input complain
di tabulasi dan
ditampilkan pada
menu informasi
tentang komplain.
Sudah ada menu
komplain (SDT / 09
Nov 2015)
Closed
5 Belum ada informasi
tentang Tinjauan
manajemen
Seluruh dokumentasi
kegiatan tinjauan
serta evaluasi
manajamen
laboratorium telah
direkap dan di upload
"Tinjauan
manajemen" sudah
dibuat, dokumentasi
lengkap, tetapi
formatnya harus
mengikuti standar
penyusunan Tinjauan
Closed
-
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 7
No. Uraian Temuan Tindakan
Perbaikan Verifikasi
Status
Akhir
pada website
laboratorium.
manajemen yang
ada. (SDT / 09 Nov
2015)
6 Belum ada tenaga
laboran yang khusus
menangani administrasi
dan maintenance
laboratoorium. Saat ini
kebutuhan Jumlah
Sumberdaya ( Sarpras
dan SDM ) telah
disesuaikan dengan
kebutuhan program kerja
dan jumlah pelanggan
mahasiswa yang akan
melaksanakan program
praktikum dengan rasio 1
: 20 yang dilakukan oleh
asisten (mahasiswa yang
telah lulus pada mk
statistik. Jumlah
Sumberdaya dapat
diakses melalui website
lab-srk.ub.ac.id
Kepala Laboratorium
mengajukan surat
permohonan untuk
recruitment tenaga
laboran sesuai
kompetensi dan
sarana prasarana
laboratorium.
Tindakan perbaikan
sudah
dilakukan. Sudah
mengajukan
permohonan surat ke
Ketua Jurusan Teknik
Industri untuk
mendapatkan
tambahan tenaga
laboran. Dari Jurusan
juga sudah
mengajukan surat ke
Fakultas. Tetapi,
sampai saat ini masih
belum ada realisasi.
(SDT / 09 Nov 2015)
Open
7 Belum diibuat aturan
pengelolaan dan MP
untuk pelanggan
eksternal. Selama ini
sudah melaksanakan
pelayanan pada
mahasiswa diluar jurusan
Teknik industri.
Mengajukan Surat
Keputusan dari
Jurusan terkait tarif
pelayanan serta MP
untuk pelanggan
eksternal.
Sudah dibuat surat
permohoanan ke
Ketua Jurusan Teknik
Industri, terkait
dengan tekuan
tersebut. (SDT / 09
Nov 2015)
Closed
8 Penyediaan SDM telah
sesuai dengan
kompetensi utamanya
untuk dosen. Tetapi
belum dilengkapi dengan
tenaga laboran. Daftar
kompetensi SDM, job
analysis, serta
pengembangan
kemampuan SDM
terlampir dan dapat
Kepala Laboratorium
mengajukan surat
permohonan kepada
Ketua Jurusan untuk
penambahan tenaga
laboran sesuai
kompetensi dan
sarana prasarana
laboratorium.
Tindakan perbaikan
sudah dilakukan.
Tetapi, masih perlu
penyusunan gap
analysis untuk
tenaga laboran (SDT
/ 09 Nov 2015)
Closed
-
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 8
No. Uraian Temuan Tindakan
Perbaikan Verifikasi
Status
Akhir
diakses melalui website
lab-srk.ub.ac.id
9 Website masih dalam
proses editing menuju
website bilingual
Memperbaiki tampilan
bilingual website
serta menu pada
setiap tampilan.
Website sudah
bilingual. (SDT / 09
Nov 2015)
Closed
2. Hasil Audit Eksternal
Audit eksternal merupakan audit yang dijalani Laboratorium Statistik dan Rekayasa
Kualitas oleh pihak dari luar universitas. Sampai saat ini, Laboratorium Statistik dan
Rekayasa Kualitas hanya melakukan audit eksternal ketika penilain akreditasi jurusan.
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas yang merupakan salah satu unit kerja
Jurusan Teknik Industri maka harus mempersiapkan segala kebutuhan yang terkait
dengan kebutuhan akreditasi. Kegiatan akreditasi tersebut diselenggarakan oleh BAN-
PT dibantu oleh asesor yang bertugas yaitu Prof. Dr. Ir. Humala Lopewijk Napitupulu,
DEA dan Ir. Subagyo, Ph.D. Visitasi akreditasi oleh BAN-PT dilaksanakan pada 18-19
Agustus 2016. Dan berdasarkan Surat Keputusan dari BAN-PT dengan nomor
2256/SK/BAN-PT/Akred/S/X/2016 Jurusan Teknik Industri mendapatkan peringkat A.
Gambar 4.1 Kunjungan Auditor Internal dalam AIM UKPA Siklus 15
Tahun 2016 (tanggal 6 Desember 2016)
-
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 9
Dari penilaian akreditasi tersebut, ditemukan beberapa temuan yang masih belum
sesuai, diantaranya adalah:
Tabel 4.3 Hasil Temuan dan Perbaikan Audit Eksternal
No. Temuan Perbaikan Status
1 Waktu praktikum yang
belum sesuai dengan
standar 1 SKS
Waktu praktikum dibuat lebih lama
dari sebelumnya dan disesuaikan
dengan waktu standar 1 SKS selama
800 menit untuk keseluruhan
praktikum diluar asistensi atau
konsultasi. Waktu dalam satu kali
praktikum berkisar antara 75 menit-
100 menit tergantung dengan bobot
materi yang disampaikan. Sehingga
total keseluruhan waktu praktikum
sudah sesuai dengan bobot 1 sks
praktikum
Closed
2 Format penulisan
modul praktikum
belum sesuai dengan
format penulisan
skripsi (format sumber
pustaka)
Penulisan sumber pada Modul
praktikum statistik industri sudah
disesuaikan dengan aturan penulisan
skripsi
Closed
-
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 10
3. Umpan Balik Pelanggan
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas sangat terbuka terhadap segala
bentuk kritik dan saran dari segala pihak terutama bagi pelanggan atau praktikan. Secara
umum, laboratorium statistik dan rekayasa kualitas memiliki beberapa metode untuk
mendapatkan umpan balik atau kritik dan saran dari pelanggan, yaitu dengan kuesioner
kepuasan pelanggan yang disediakan pada website dan penyediaan kotak saran yang
diletakkan di depan ruangan laboratorium bagi pihak siapa saja yang ingin memberikan
kritik dan sarannya bagi laboratorium. Selain itu, untuk mendapatkan umpan balik
pelanggan dari setiap program kerja, seperti training eksternal dan statistic day
(program kerja) Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas memberikan kuesioner
kepuasan pelanggan di setiap akhir acara kepada para peserta sebagai umpan balik
evaluasi kegiatan laboratorium. Hal tersebut dikarenakan prinsip utama adalah fokus
pada pelanggan (customer satisfaction) sehingga umpan balik pelanggan sangat
diperlukan untuk perbaikan kedepannya.
Untuk kegiatan praktikum, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas selalu
mewajibkan praktikannya untuk mengisi kuesioner kepuasan pelanggan (student
satisfaction index) yang telah disediakan di website Laboratorium Statistik dan Rekayaa
Kualitas. Selain itu, untuk mendapatkan kritik dan saran secara langsung dari para
Gambar 4.2 Kunjungan Auditor /Asesor BAN-PT (tanggal 18-19
Agustus 2016)
-
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 11
praktikan, laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas mengadakan Open Talk bagi
para praktikan di tengah periode praktikum. Setiap perwakilan kelompok diwajibkan
untuk menghadiri kegiatan Open Talk tersebut. Kegiatan Open Talk merupakan upaya
laboratorium untuk mengetahui kendala dan permasalahan yang dialami oleh setiap
kelompoknya ketika mengikuti praktikum dan maupun pengerjaan laporan. Selain itu,
kegiatan Open Talk juga memudahkan pihak laboratorium untuk mendapatkan kritik dan
saran terhadap kinerja asisten dalam membimbing.
Selain melalui kegiatan Open Talk, untuk mendapatkan umpan balik dari
praktikan, asisten selalu meminta praktikan untuk menuliskan kritik saran secara tertulis
di setiap akhir periode ketika melakukan konsultasi. Kritik saran tersebut ditujukan pada
individu asisten masing-masing sehingga setiap asisten dapat mengetahui
kekurangannya masing-masing dan mengevaluasi kritik dan saran tersebut dari
praktikan masing-masing.
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, salah satu upaya untuk mendapatkan
umpan balik pelanggan yaitu dengan penyediaan kuesioner yang disediakan di website
laboratorium. Berikut merupakan pernyataan-pernyataan pada kuesioner tersebut yang
dapat dilihat pada Tabel 4.4.
Tabel 4.4 Pernyataan pada Kuesioner Kepuasan Pelanggan
No. Pernyataan
1 Kemudahan akses informasi (pengumuman, jadwal praktikum, dll)
2 Penerapan dan penyampaian prosedur pelayanan di Laboratorium
3 Follow-up terhadap saran atau kritik
4 Keadilan mendapat pelayanan
5 Kesesuaian persyaratan pelayanan
6 Kejelasan identitas SDM Laboratorium (nama, tugas, dsb)
7 Kemudahan menghubungi SDM Laboratorium
8 Penguasaan materi/kemampuan SDM Laboratorium
9 Kesediaan memberikan feedback
10 Kemampuan menumbuhkan motivasi
11 Keramahan dan Kesopanan SDM Laboratorium
12 Pemenuhan etika oleh SDM Laboratorium
13 Ketersediaan modul/handout praktikum
14 Kelengkapan materi praktikum untuk mendukung materi kuliah
15 Kesesuaian materi praktikum dan asistensi dengan materi ujian
16 Ketersediaan waktu
17 Kepastian jadwal
-
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 12
No. Pernyataan
18 Pelayanan SDM Laboratorium terhadap keberlangsungan proses praktikum
19 Kesempatan diskusi/bertanya dalam proses praktikum dan konsultasi
20 SDM Laboratorium memotivasi mahasiswa untuk berpartisipasi aktif dalam
kegiatan praktikum dan asistensi
21 Kemampuan SDM Laboratorium memberi contoh yang relevan
22 Kelengkapan materi praktikum yang diberikan
23 Kenyamanan ruang laboratorium
24 Ketersediaan media praktikum (alat, bahan, lain-lain)
25 Keamanan laboratorium
Dari poin-poin pernyataan tersebut, praktikan wajib memberikan penilaian di
setiap akhir periode praktikum. Pada tinjauan manajemen ini, dibahas hasil penilaian
kepuasan pelanggan pada periode genap tahun ajaran 2016/2017. Berikut merupakan
hasil penilaiin kepuasan pelanggan praktikum Statistik Industri dan Praktikum
Terintegrasi II periode genap Tahun Ajaran 2016/2017 yang dirangkum dengan diagram
batang pada Gambar 4.3 dan Gambar 4.4.
Gambar 4.3 Evaluasi Kepuasan Pelanggan Praktikum Statistik Industri Periode
Genap Tahun Ajaran 2016/2017
3,1
3,2
3,3
3,4
3,5
3,6
3,7
3,8
3,9
4
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
RATA-RATA NILAI KEPUASAN
Student Satisfaction Index
-
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 13
a. Praktikum Statistik Industri Periode Genap Tahun Ajaran 2016/2017
Dari hasil kuesioner kepuasan pelanggan Praktikum Statistik Industri Perode
Genap tahun ajaran 2016/2017, terdapat 4 pernyataan yang memiliki rata-rata penilaian
yang rendah dari praktikan yaitu kemudahan akses informasi, follow-up terhadap saran
atau kritik, kemampuan membutuhkan motivasi dan ketersediaan waktu asisten. Berikut
merupakan perbaikan dari keempat pernyataan tersebut:
Tabel 4.5 Perbaikan dari Kuisioner IKM Praktikum Periode Genap 2016/2017
No. Pernyataan Pelanggan
Perbaikan
1
Kemudahan akses informasi (pengumuman, jadwal praktikum, dll)
Dilakukannya pengaturan input informasi pada mading dan web sacara rutin dan selalu mengingatkan praktikan untuk cek setiap harinya
3 Follow-up terhadap saran atau kritik
Dilakukannya rapat evaluasi di setiap akhir praktikum yang membahas proses kegiatan praktikum yang sudah dilakukan dan hasil kuesioner kepuasan praktikan
Gambar 4.4 Evaluasi Kepuasan Pelanggan Praktikum Terintegrasi II Periode Genap
Tahun Ajaran 2016/2017
3,3
3,4
3,5
3,6
3,7
3,8
3,9
4
4,1
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
Student Satisfaction Index
-
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 14
No. Pernyataan Pelanggan
Perbaikan
10 Kemampuan menumbuhkan motivasi
Dilakukan intropeksi diri asisten melalui saran-saran yang dikeluhkan oleh praktikan, asisten juga perlu meningkatkan kemampuan dan selalu menghargai mahasiswa baik dalam berlangsungnya dalam maupun di luar praktikum
16 Ketersediaan waktu asisten
Dilakukannya pembagian waktu asisten secara optimal dan menentukan skala prioritas dari setiap pekerjaan yang dimiliki
Berikut merupakan pelaksanaan Praktikum Statistik Industri yang ditunjukkan
oleh gambar 4.5.
b. Praktikum Terintegrasi II Periode Genap Tahun Ajaran 2016/2017
Dari hasil student satsifaction index tersebut, dapat dilihat semua komponen
pernyataan sudah berada dalam kondisi yang cukup baik amun masih terdapat 4
pernyataan yang memiliki rata-rata penilaian yang rendah dari para praktikan, yaitu
follow-up terhadap saran atau kritik, kesesuaian materi praktikum dengan materi ujian,
kemampuan membutuhkan motivasi dan kemampuan asisten memberi contoh yang
relevan. Berikut merupakan perbaikan dari keempat pernyataan tersebut yang dapat
dilihat pada Tabel 4.6.
Gambar 4.5 Praktikum Statistik Industri Periode Genap Tahun Ajaran
2016/2017
-
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 15
Tabel 4.6 Perbaikan dari Kuisioner IKM Praktikum Periode Genap 2015/2016
No. Pernyataan Kuesioner
Perbaikan
3 Follow-up terhadap saran atau kritik
Dilakukannya rapat evaluasi di setiap akhir praktikum yang membahas proses kegiatan praktikum yang sudah dilakukan dan hasil kuesioner kepuasan praktikan
15 Kesesuaian materi praktikum dengan materi ujian
Dilakukan rapat dengan dosen yang membahas secara detail materi yang seharusnya disampaikan dalam praktikum, dan menyelaraskan sumber materi yang digunakan saat praktikum maupun mata kuliah
10 Kemampuan menumbuhkan motivasi
Dilakukan intropeksi diri asisten melalui saran-saran yang dikeluhkan oleh praktikan, asisten juga perlu meningkatkan kemampuan dan selalu menghargai mahasiswa baik dalam berlangsungnya dalam maupun di luar praktikum
21 Kemampuan asisten memberi contoh yang relevan
Dilakukannya brainstorming atau diskusi lebih mendetail mengenai pengaplikasian praktikum untuk dunia industri.
Berikut merupakan pelaksanaan Praktikum Terintegrasi II yang ditunjukkan oleh
gambar 4.6.
Gambar 4.6 Praktikum Terintegrasi II Periode Genap Tahun Ajaran
2016/2017
-
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 16
c. Statisic Day
Pengisian kuesioner tidak hanya disampaikan melalui praktikum saja, namun juga
dilakukan untuk kegiatan program kerja yang dilakukan Laboratorium Statistik dan
Rekayasa Kualitas yang nantinya dijadikan evaluasi untuk perbaikan kedepannya.
Adapun, kuesioner yang diberikan yaitu saat Statistic Day. Berikut merupakan hasil
kuesioner yang dapat dilihat pada gambar 4.7.
Tabel 4.7 Pernyataan pada Kuesioner Kepuasan Pelanggan Statistic Day
No. Pernyataan
1 Kegiatan Statistic Day menyenangkan
2 Fasilitas Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas memadai
3 Kenyamanan Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas
4 Peralatan yang tersedia dapat digunakan dengan mudah
5 Keramahan dan Kesopanan SDM Laboratorium
6 Pemenuhan etika oleh SDM Laboratorium
7 Permainan saat Statistic Day menyenangkan
8 SDM Laboratorium memotivasi mahasiswa untuk berpartisipasi aktif dalam
kegiatan Statistic Day
9 Adanya ilmu baru yang diperoleh saat Statistic Day
10 Perlunya mengadakan acara yang menyenangkan
Dari hasil kuesioner tersebut dapat terlihat bahwa pernyataan dengan nilai
terendah yaitu pada kenyamanan laboratorium. Hal tersebut dikarenakan ketika
mengadakan Statistic Day antusias pengunjung sangat tinggi sehingga banyak yang
datang ke acara tersebut. Namun, karena ruang laboratorium yang tidak luas
Gambar 4.7 Evaluasi Kepuasan Pelanggan Statistic Day Tahun 2017
0
1
2
3
4
5
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
STATDAY
STATDAY
-
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 17
mengakibatkan kurangnya kenyamanan laboratorium. Karena beberapa pengunjung
merasa kepanasan sehingga kurang nyaman.
Berikut merupakan pelaksanaan kegiatan Statistic Day tahun 2017 yang
ditunjukkan pada gambar 4.8
d. SPECTRA (Training Eksternal)
Pengisian kuesioner untuk kegiatan training eksternal juga diperlukan agar dapat
dilakukan evaluasi terhadap kepuasan pelanggan pada kegiatan tersebut. Berikut
merupakan grafik kepuasan pelanggan pada SPECTRA Vol. 6 yang tertera pada gambar
4.6.
Gambar 4.8 Statistic Day Tahun 2017
-
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 18
Tabel 4.8 Pernyataan pada Kuesioner Kepuasan Pelanggan Training Eksternal
No. Pernyataan
1 Kesesuaian materi yang disampaikan dengan mata kuliah
2 Kenyamanan pelaksanaan training
3 Pemahaman saat penyampaian materi
4 Ketepatan waktu pelaksanaan
5 Kemudahan dalam mempelajari software SPSS
6 Kelengkapan materi yang disampaikan
7 Keramahan dan Kesopanan SDM Laboratorium
8 Kemampuan pemateri menguasai materi
9 Interaksi antara pemateri dengan peserta
10 Materi yang diberikan bermanfaat
Berdasarkan pada hasil kuesioner tersebut, nilai terendah pada pernyataan kelima
yaitu kemudahan dalam mempelajari software SPSS. Hal tersebut dikarenakan, peserta
baru pertama kali mempelajari software sehingga kesulitan untuk mempelajarinya.
Diharapkan dengan pelaksanaan training eksternal ini dapat membantu mahasiswa
dalam penggunaan software SPPS. Berikut merupakan dokumentasi saat pelaksanaan
SPECTRA Vol.6 yang ditunjukkan oleh gambar 4.10.
Gambar 4.9 Evaluasi Kepuasan Pelanggan SPECTRA Vol.6
0
1
2
3
4
5
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
SPECTRA
SPECTRA
-
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 19
Selain itu, laboratorium juga mendapatkan keluhan atau kritik dan saran dari
pelanggan dan praktikan secara lisan maupun tertulis, seperti dalam kegiatan Open Talk
praktikum, maupun masukan dari kegiatan program kerja lainnya yang diadakan oleh
Laboratorium Statistik & Rekayasa Kualitas. Hal tersebut ditampilkan pada Tabel 4.7
Tabel 4.9 Daftar Keluhan yang Pernah Disampaikan ke Laboratorium
No.
Jenis/Aspek/ Bidang/
Layanan yang dikeluhkan
Uraian Keluhan Tindaklanjut (atau
rencana)
Status
Akhir
1. Training Eksternal (Spectra)
Kurangnya waktu yang diberikan dalam pelatihan sehingga materi disampaikan secara terburu-buru dan peserta tidak bisa memahami dengan baik
Pada Spectra volume V waktu yang diberikan selama 2 jam sehingga Untuk memberikan pelayanan yang lebih baik, Spectra selanjutntya sebaiknya diberikan waktu yang lebih lama (3 jam) agar terdapat peningkatan pelayanan
Closed
2. Statistic Day Fun Games yang diadakan, permainannya kurang banyak sehingga banyak yang mengantri menunggu untuk bermain games
Untuk jenis games pada Statistic Day tahun depan mungkin bisa mengoptimalkan seluruh peralatan yang dimiliki laboratorium sehingga dapat meningkatkan jumlah permainan dan tidak banyak mahasiswa yang menunggu temannya selesai bermain
Closed
Gambar 4.10 SPECTRA VOL. 6
-
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 20
No.
Jenis/Aspek/
Bidang/ Layanan yang
dikeluhkan
Uraian Keluhan Tindaklanjut (atau
rencana) Status Akhir
3. Ruang Laboratorium
Ukuran laboratorium yang sempit
Memperbaiki layout laboratorium dan memperluas ruang laboratorium agar memudahakan pergerakan
Closed
4. Modul Praktikum Kalimat kurang jelas dan sebaiknya asisten memberikan notes poin-poin yang penting
Modul praktikum statistik industri pembahasannya lebih simpel dan langsung pada intinya sehingga lebih mudah dimengerti oleh praktikan
Closed
5. Peralatan Praktikum
Sarana praktikum masih sedikit dan kurang bervariasi
Dilakukan pengajuan pengadaan alat praktikum sehingga praktikum yang dilakukan dapat bervariasi
Closed
6. Fasilitas Laboratorium
Jumlah komputer kurang memadai dan tidak sesuai dengan jumlah praktikan
Dilakukan pengajuan komputer agar jumlah komputer dan jumlah praktikan seimbang
Closed
7. Laporan Praktikum
Format laporan praktikum dirasa terlalu banyak
Laboratorium menyediakan format laporan yang diupload di web dimana praktikan hanya perlu membuat Bab IV-V sesuai dengan studi kasus modul yang bersangkutan sehingga dapat memudahkan penulisan laporan
Closed
Dst. Penilaian Praktikum
Kebijakan asisten yang berbeda sehingga berbeda asisten berbeda parameter nilai
Laboratorium selalu berusahan untuk adil terhadap seluruh praktikum dengan mengadakann rapat persiapan praktikum untuk menyatukan atau menyamakan pemikiran seluruh asisten dalam melakukan penilaian. Oleh karena itu, koordinator praktikan maupun setiap penanggung jawab modul wajib memberikan kriteria penilaian soal-soal yang diberikan kepada praktikan
Closed
4. Kinerja dan Evaluasi Proses
Dalam melayani masyarakat khususnya mahasiswa Teknik Industri Universitas
Brawijaya, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas selalu berusaha untuk
-
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 21
meningkatkan pelayanannya merencanakan segala program kerja yang akan dijalankan
oleh laboratorium. Dengan adanya Manual Prosedur Perencanaan Strategis
Laboratorium, maka pihak laboratorium wajib melakukan rapat persiapan program kerja
di setiap awal periode tahun maupun semester. Rapat tersebut dilaksanakan untuk untuk
membahas program kerja apa saaja yang akan diadakan dan sasaran mutunya sehingga
perkerjaan asisten dan kepala laboratorium lebih terarah. Tabel 4.8 merupakan
rangkuman penilaian program kerja yang telah dicapai oleh laboratorium berdasarkan
penilaian pihak laboratorium dalam rapat evaluasi dan monitoring program kerja pada
tahun 2017.
Tabel 4.10 Skor Capaian Program Kerja Laboratorium Statistik & Rekayasa Kualitas
No. Program Kerja Skor Capaian
A. Kompetisi
1. INCHALL 75%
2. IDEA 75%
3. IECA 75%
4. KRKTN 75%
5. APDEC (Design Challenge) 100%
B. Training dan Pengabdian Masyarakat
1. Training Internal 100 %
2. Training Eksternal 100 %
3. Kuliah Tamu 40 %
4. Pengabdian Masyarakat 100 %
C. Perayaan Hari Statistik Nasional
1. Statistic Day 100 %
D. Seleksi Asisten Baru
1. Open Recruitment Asisten Laboratorium 100 %
E. Kerja Sama dengan Perusahaan
1. Penelitian di PT. Teluk Lamong 100%
F. Buku Profil Laboratorium
1. Pengadaan buku profil dan pamflet laboratorium 100%
G. Pembaruhan Mading
1. Penggantian Poster secara Periodik 100%
H. Kunjungan/Visitasi Eksternal
1. Kunjungan ke PT. Teluk Lamong dam ITDC 100%
I. Kunjungan ke Laboratorium Statistik Lainnya 100%
1. Kunjungan ke Laboratorium Statistik FMIPA 100%
-
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 22
Dari berbagai program kerja Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas
tersebut, terdapat beberapa program kerja yang masih belum mencapai 100 %.
Diantaranya adalah;
1. Untuk kompetisi Inchall dan IECA, Laboratorium Statistik dan Rekayasa
Kualitas mengirimkan 1 kelompok sedangkan pada kompetisi IDEA dan KRKTN
mengirimkan 2 kelompok. Ketiga kelompok tersebut hanya dapat lolos pada
babak semifinal pada ketiga kompetisi tersebut sedangkan target laboratorium
yaitu masuk babak final. Hal tersebut dapat disebabkan karena kurangnya
persiapan asisten dalam mempelajari materi yang dilombakan. Untuk ketiga
kompetisi yaitu Inchall, IECA dan IDEA juga dapat disebabkan karena ini
merupakan tahun pertama Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas
mengirimkan perwakilannya untuk mengikuti kompetisi tersebut sehingga
asisten belum bisa memahami bagaimana ketiga kompetisi tersebut.
2. Untuk kegiatan kuliah tamu, hanya mendapat skor 40% dikarenakan kegiatan
tersebut masih belum dipersiapkan seutuhnya. Karena masih menunggu
persertujuan pihak eksternal.
Berikut merupakan dokumentasi-dokumentasi Program Kerja Laboratorium
Statistik dan Rekayasa Kualitas.
Gambar 4.11 INCHALL
Gambar 4.12 IECA
-
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 23
Selain itu, laboratorium juga mempunyai sasaran mutu yang menganut pada
Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi yang memiliki persyaratan standar mutu
perguruan tinggi, diantaranya yaitu:
Standar 1. Visi, misi, tujuan dan sasaran, serta strategi pencapaian,
Standar 2. Tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan, dan penjaminan mutu
Gambar 4.13 APDeC
Gambar 4.14 Training Internal
Gambar 4.15 Pengabdian Masyarakat
Gambar 4.16 Open Recruitment
Gambar 4.17 Kunjungan Perusahaan
Gambar 4.18 Kunjungan
Laboratorium
-
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 24
Standar 3. Mahasiswa dan lulusan
Standar 4. Sumber daya manusia
Standar 5. Kurikulum, pembelajaran, dan suasana akademik
Standar 6. Pembiayaan, sarana dan prasarana, serta sistem informasi
Standar 7. Penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama
Dari standar-standar mutu berdasarkan BAN PT diatas, Laboratoium Statistik &
Rekayasa Kualitas memiliki beberapa sasaran mutu yang dapat dilihat pada Tabel 4.9.
Tabel 4.11 Sasaran Mutu Program Kerja
No.
Sasaran Mutu atau Indikator Program
Kerja
Baseline
(Th.2016)
Target
Th.2017
Capaian
Th.2017
%
Capaian
1. Training Internal 4 Materi
(sebagian
asisten)
4 Materi
(seluruh
asisten)
5 Materi
(seluruh
asisten)
100%
2. Training Eksternal 64 peserta 70 peserta 75 peserta 100%
3. Pengabdian Masyarakat 0 1 kali 1 kali 100%
4.
Jumlah nilai praktikan yang sama dengan lebih dari B
90,6% 91% 88,46% 97,2%
5.
Minimal penilaian kuesioner kepuasan pelanggan 3
3,7 3,8 PSI 3,81
PT2 3,82 100%
6. Jumlah Asisten tiap Angkatan
9 Asisten 9 Asisten 9 Asisten 100%
7. Jumlah asisten memiliki minimal IPK sebesar 3
9 asisten 9 asisten 9 asisten 100%
8. Pemeliharaan Printer 2 2 2 100%
9. Pemeliharaan Oven 2 2 2 100%
10. Pemeliharaan Komputer
2 2 2 100%
11. Pemeliharaan AC 2 2 2 100%
12. Public Lecture
Mengundang Direktur PT.
Terminal Teluk
Lamong
Mengundang 1
Tokoh Nasional
lainnya
(masih tahap persiapan)
40%
-
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 25
No.
Sasaran Mutu atau
Indikator Program
Kerja
Baseline
(Th.2016)
Target
Th.2017
Capaian
Th.2017
%
Capaian
13. Pembaruan Mading Akademik Laboratorium
22 24 24 100%
14. Kerja sama dengan Perusahaan
MoU dengan
PT. Teluk
Lamong
Melakukan kerja sama
penelitian di suatu
perusahaan
MoU dengan
PT. ECCO
Indonesia 40%
15. Jumlah penelitian asisten
3 penelitian
dipa
4 penelitian
dipa
4 penelitian
dipa 100%
16. Jumlah penelitian yang diseminarkan dalam konferensi
2 penelitian 2 penelitian 2 penelitian 100%
Terdapat beberapa sasaran mutu yang tidak sesuai dengan target yang telah
direncanakan, di antaranya adalah:
1. Jumlah Nilai Praktikan > B
Mengenai jumlah praktikan yang mendapatkan nilai > B mendapatkan skor
capaian sebesar 97,2% hal tersebut dikarenakan capaian yang diperoleh
menurun dari sebelumnya dimana hal tersebut berarti nilai yang mendapatkan >
B lebih sedikit dibandingkan periode sebelumnya.
2. Public Lecture
Kuliah tamu pada tahun 2017 masih dalam tahap persiapan sehingga capaiannya
masih 40%. Tahap persiapan tersebut masih dalam tahap persetujuan dengan
pihak eksternal (narasumber) untuk menentukan tanggal diadakannya kuliah
tamu.
3. Kerja sama dengan Perusahaan
Kerja sama yang dilakukan juga masih dalam tahap persiapan yakni rencananya
akan dilaksanakan pada Bulan Oktober akhir atau November awal dengan PT.
ECCO Indonesia.
-
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 26
5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan
Selain dengan perencanaan strategis laboratorium, untuk meningkatkan
pelayanan, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas juga selalu mngevaluasi segala
kegiatan atau program kerja yang telah diadakan. Dengan adanya Manual Prosedur
Evaluasi dan Monitoring Program Kerja, asisten dan Kepala Laboratorium diwajibkan
untuk mengadakan rapat evaluasi setiap berakhirnya program kerja tersebut atau pada
waktu pertengahan program kerja berlangsung dapat dilakukan rapat Monitoring jika
diperlukan. Pada rapat tersebut membahas hambatan/kendala atau pekerjaan yang
tidak sesuai, akar penyebabnya, dan bagaimana solusi tindakan perbaikan agar hal
tersebut tidak terulang kembali. Berikut merupakan tindakan koreksi dan tindakan
pencegahan pekerjaan yang tidak sesuai yang dapat dilihat pada Tabel 4.10.
Tabel 4.12 Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan
No. Masukan Tindakan Perbaikan Status (Open/ Closed)
Tindakan Pencegahan
A. Keluhan
1. Ukuran laboratorium
yang sempit
Memperbaiki layout laboratorium, agar pergerakan luas saat praktikum berlangsung dan memperluas ruang laboratorium
Closed Tidak menempatkan kursi praktikum di dekat meja server sehingga terdapat jalan untuk dilewati dan jarak kursi dengan meja saat duduk tidak terlalu dekat. Selain itu juga melakukan perbaikan layout dan perluasan ruangan
2. Sarana dan Prasarana
praktikum ditambah
agar praktikum lebih
sesuai dengan dunia
industri
Pada tahun ajaran sebelumnya, praktikum ANOVA menggunakan statapult dan doe golfer, namun sekarang praktikum ANOVA dengan membuat kue sehingga praktikan dapat lebih semangat
dalam mengikuti praktikum
Closed Setiap periodenya, praktikum dibuat berbeda agar lebih bervariasi dan menghindari adanya praktikan yang menyontek laporan praktikum periode sebelumnya. Selain itu juga pada setiap praktikum diberikan perumpamaan yang mengaitkan dengan kegiatan industri
3. Asisten slow response
dalam membalas sms
dari praktikan
Himbauan kepada asisten untuk selalu melihat handphone dan tanggap membalas sms dari praktikan dan apabila tidak mempunyai pulsa dapat menghubungi praktikan dengan call center laboratorium..
Closed Terdapat call center sebagai tanggung jawab divisi Public Relation sehingga praktikan yang tidak dapat menghubungi asisten masing-masing dapat langsung menghubungi call center laboratorium.
-
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 27
No. Masukan Tindakan Perbaikan Status (Open/ Closed)
Tindakan Pencegahan
4. Setiap asisten memiliki
ketelitian yang berbeda
dalam mengoreksi
laporan praktikum
Laboratorium selalu berusaha untuk mengurangi subjektivitas setiap asisten dengan memberikan contoh laporan dan aturan format kepada seluruh asisten. Contoh laporan tersebut merupaka pedoman asisten dalam mengoreksi laporan
praktikannya
Closed Koordinator praktikum mengontrol para asisten agar paham mengenai format praktikum. Menempelkan draft format laporan di buku agenda maisng-masing dan setiap pj modul mengirimkan laporan ke email masing-masing asisten.
B. Evaluasi Kepuasan
1. Diberikan kesempatan kepada praktikan untuk bertanya
Di setiap penjelasan yang disampaikan oleh asisten, asisten selalu menanyakan kepada praktikan apakah ada yang ingin ditanyakan oleh praktikan
Closed Meningkatkan kemampuan dan pengetahuan asisten dengan diadakannya brainstorming supaya asisten dapat menjawab pertanyaan praktikan.
2. Laboratorium telah
memberikan keamanan
yang cukup baik
Ruangan laboratorium telah didesain agar tidak membahayakan praktikan khususnya pada praktikum membuat kue pada materi ANOVA.
Closed Kabel-kabel komputer diletakkan dibawah karpet laboratorium sehingga tidak menggangu dan membahayakan praktikan
3. Asisten laboratorium telah beretika dengan baik
Asisten selalu menanggapi kritik dan saran dari praktikan dan ramah terhadap semua praktikan dengan adil
Closed Sebelum membimbing praktikan, diadakan kegiatan how to assist (pelatihan asistensi) kepada asisten baru dari asisten lama.
4. Asisten menjelaskan
sudah cukup jelas
Asisten laboratorium harus kapabel dalam menjelaskan materi. Dengan adanya kegiatan training dan
brainstorming dapat meningkatkan kemampuan asisten.
Closed Sebelum membimbing praktikan, diadakan kegiatan how to assist (pelatihan asistensi) kepada asisten baru dari asisten
lama.
C. Temuan Audit (termasuk yang eksternal)
1. Belum terlihat proses bisnis di Laboratorium SRK
Sebenarnya sudah terdapat proses bisnis di laboratorium SRK namun belum didokumentasikan. Saat ini sudah terdapat
Open Dalam menjalankan program kerja, asisten dan kepala laboratorium selalu mengacu pada proses bisnis yang telah dibuat.
-
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 28
No. Masukan Tindakan Perbaikan Status (Open/ Closed)
Tindakan Pencegahan
dokumentasi proses bisnis yang dapat dilihat di website lab.srk.ub.ac.id
2. Belum adanya laboran
di Laboratorium SRK
Kepala Laboratorium sudah mengajukan surat permohonan untuk recruitment tenaga laboran sesuai kompetensi dan sarana prasarana laboratorium.
Open Asisten laboratorium yang saat ini berjumlah 18 dengan pembagian jobdesc sesuai divisi masing-masing dirasa sudah mampu dalam menjalankan jobdesc dan program kerja
3. Waktu praktikum yang belum sesuai dengan standar 1 SKS
Waktu praktikum dibuat lebih lama dari sebelumnya dan disesuaikan dengan waktu standar 1 SKS selama 800 menit untuk keseluruhan praktikum diluar asistensi atau konsultasi
Closed Waktu dalam satu kali praktikum berkisar antara 75 menit- 100 menit tergantung dengan bobot materi yang disampaikan. Sehingga total keseluruhan waktu praktikum sudah sesuai dengan bobot 1 sks praktikum
4. Format penulisan modul praktikum belum sesuai dengan format penulisan skripsi (format sumber pustaka)
Penulisan sumber pada Modul praktikum statistik industri sudah disesuaikan dengan aturan penulisan skripsi
Closed Setiap periodenya dilakukan pembaruan modul untuk memperbaiki modul sebelumnya.
D. Evaluasi Program Kerja Laboratorium
1. Program Kerja Spectra
a. Waktu penyampaian materi teori dan software kurang lama
Waktu 1 shift SPECTRA diperpanjang sehingga peserta yang belum memahami materi dapat lebih leluasa bertanya
Open Mengalokasikan waktu untuk tanya-jawab peserta dan tegas terhadap waktu rundown acara SPECTRA
b. Penyampaian materi software oleh asisten terlalu cepat
Waktu shift SPECTRA diperpanjang sehingga seluruh peserta dapat
mengikuti langkah-langkah penggunaan SPSS
Closed Program kerja selanjutnya, dilakukan simulasi terlebih dahulu untuk mengukur
waktu yang dibutuhkan kegiatan secara keseluruhannya beserta allowance dari peserta yang masih awam mengetahui SPSS
c. pada saat materi software
Asisten lebih aktif dan tanggap dalam membantu para peserta agar tidak ada yang tertinggal
Closed Briefing dilakukan dengan seluruh asisten untuk lebih aktif dalam membantu peserta
-
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 29
No. Masukan Tindakan Perbaikan Status (Open/ Closed)
Tindakan Pencegahan
d. Pembagian sertifikat terlambat
Pembuatan sertifikat tidak mendadak dan sering dilakukan konsultasi dengan kepala laboratorium mengenai nama dan istilah yang ada di dalam sertifikat
Closed Meneliti dalam setiap pembuatan sertfikat oleh seluruh asisten
2. Statistic Day 2017
a. Konsep acara belum fix saat hari H
Persiapan konsep acara tidak hanya dimatangkan saat H-1, sebaiknya H-3 minggu sudah menetapkan konsep acara
Closed Dilakukannya rapat secara periodik untuk membahas konsep secara optimal sehingga setiap rapat memiliki output konsep yang jelas
b. Tidak adanya penjadwalan yang jelas untuk menjaga pada saat open lab sehingga adanya ketidak rataan waktu jaga
Terdapat pembagian shift yang jelas untuk menjaga pada saat statistic day serta memperjelas jadwal jaga di tiap rute permainan
Closed Sudah dibuatnya rekap jadwal kuliah seluruh asisten sehingga setiap penanggung jawab kegiatan atau asisten dari divisi HRD diharapkan untuk selalu membuat jadwal jaga di setiap kegiatan
c. Terlambatnya acara Statistic Day dibuka
Dibuatnya action plan sehingga jelas
persiapan apa saja yang akan dilakukan dan saat hari H tidak lagi menyelesaikan tugas persiapan (peralatan games)
Closed Sudah ada manual prosedur, hanya saja
asisten belum memahami secara jelas. Oleh karena itu di setiap program kerja, diadakan rapat persiapan dan diharapkan semua asisten paham dan sadar untuk menjalankan kewajibannya. Peran koordinator asisten, kepala laboratorium, dan penanggung jawab kegiatan diharapkan untuk selalu mengingatkan asisten yang lain.
d. Sedikitnya peserta yang melakukan
photocontest di photobooth Statistic Day
Ssosialisasi melalui social media kepada seluruh mahasiswa TI UB mengenai lomba yang diadakan dalam acara statistic day
Closed Di seluruh media sosial laboratorium, seperti
instagram dan website maupun mading laboratorium, diumumkan akan diadakannya kegiatan atau program kerja dari jauh-jauh hari sehingga promosi bisa dilakukan lebih lama
3. Training Internal
a. Ruangan training kurang luas untuk
Training internal dilakukan pada hari weekend sehingga
Closed Membuat layout peletakan meja dalam ruangan agar pergerakan manusia
-
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 30
No. Masukan Tindakan Perbaikan Status (Open/ Closed)
Tindakan Pencegahan
seluruh asisten (18 orang)
peminjaman ruang kelas tidak diperbolehkan sehingga meminjam ruangan yang lebih sempit
didalamnya tidak terlalu sempit asisten baru (angkatan 2014)
b. Pada saat melakukan kegiatan training internal awalya dimulai terlambat karena beberapa asisten
datang terlambat
Dilakukan briefing mengenai rundown jalannya training internal
Closed Pengumuman mengenai waktu acara training internal diberi tahu setengah jam lebih awal dari yang seharusnya agar
asisten dapat datang tepat waktu
5. Quest
a. Terjadinya ketidak tepatan waktu seminar Quest.
Pembuatan run down yang lebih matang lagi dengan memperhatikan allowance sebagai bentuk antisipasi terhadap hal yang tidak diinginkan
Closed Diadakannya simulasi program kerja sekaligus mengukur waktu yang dibutuhkan untuk kegiatan sehingga waktu yang dialokasikan dapat sesuai dengan waktu yang diperlukan pada kondisi nyatanya.
E. Evaluasi Program Kerja Divisi
1. Divisi Administrasi
a. Surat-surat kadang belum dilakukan penggandakan sebelum pengajuan surat tersebut
Seharusnya sebelum pengajuan surat, surat tersebut harus digandakan terlebih dahulu lalu disimpan sebagai berkas administrasi
Closed Dilakukan sosialisasi kepada seluruh asisten untuk meng-scan terlebih dahulu setiap surat yang telah dibuat sebelum diserahkan kepada pihak yang ditujukan.
b. Surat yang masuk belum tertata dan terdata jelas dikarenakan penerima surat tersebut tidak menentu
Seharusnya terdapat tempat khusus untuk surat masuk dan standar penerimaan surat masuk yang jelas
Closed Dilakukan sosialisasi kepada seluruh asisten mengenai tempat-tempat untuk menaruh berbagai macam surat berdasarkan jenisnya sehingga bagi siapa saja asisten yang menerima
surat masuk dapat menaruhnya di tempat yang semestinya
c. Sulitnya untuk mendata barang-barang inventaris laboratorium dikarenakan penempatannya yang acak
Sebaiknya untuk setiap tempat penyimpan barang ataupun rak lemari disertakan daftar barang yang seharusnya ada pada tempatnya agar mudah untuk dikontrol secara berkala
Closed Dilakukan update daftar inventaris di setiap periodenya sehingga dapat diketahui semua inventaris yang masih bisa digunakan. Divisi administrasi bertanggung jawab untuk merapikan segala inventaris yang digunakan. Selain itu
-
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 31
No. Masukan Tindakan Perbaikan Status (Open/ Closed)
Tindakan Pencegahan
diadakannya kegiatan bersih-bersih lab untuk menata inventaris laboratorium agar lebih rapi
2. Divisi Maintenance
a. Terdapat komputer yang mengalami permasalahan mendekati periode praktikum
Dilakukan pelatihan mengenai sarana dan prasarana yang ada dalam laboratorium Statistik dan Rakayasa Kualitas
Closed Dilakukan pengecekan komputer setiap akan melakukan praktikum
b. Laboratorium hanya mampu menampung 10 komputer untuk pelaksanaan praktikum
Meningkatkan sarana dan prasarana laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas agar jumlah praktikan yang melaksanakan kegiatan praktikum meningkat
Closed Untuk saat ini, komputer yang berjumlah 10 sudah cukup untuk melayani praktikan di setiap shiftnya. Oleh karena itu, diperlukan maintenance komputer secara periodik agar semua komputer dapat digunakan ketika praktikum
3. Divisi Quality Assurance
a. Kesulitan untuk mencari modul praktikum tahun-tahun sebelumnya yang diperlukan untuk kepentingan audit.
Modul setiap tahun disimpan dengan baik di dalam satu folder
CLosed Koordinator praktikum menyimpan softfile modul praktikum di folder komputer server sehingga asisten-asisten selanjutnya dapat menemukan dengan mudah.
b. Pengumuman adanya audit yang mendadak sehingga dokumen-dokumen belum disiapkan dengan lengkap
Asisten sebaiknya mereka segala dokumen laboratorium secara periodik sehingga tidak menumpuk di akhir
Closed Setiap setelah dilakukannya rapat evaluasi program kerja, asisten penanggung jawab kegiatan segera mengerjakan LPJ. Seluruh asisten juga membantu dalam penyimpanan segala dokumen laboratorium.
4. Divisi Research & Development
a. Untuk kegiatan
brainstorming kendala dan hambatannya adalah kurangnya kesiapan dari para PJ modul maupun masih molornya pelaksanaan brainstorming dikarenakan kurangnya kedisplinan dari para peserta brainstorming
Merencanakan adanya
kegiatan brainstorming dari h-seminggu kegiatan sehingga PJ siap untuk menyampaikan materi modul
Closed Koordinator praktikum
bertugas untuk mengingatkan semua PJ Modul untuk mengadakan brainstorming sesuai dengan timeline praktikum. Selain itu, asisten PJ Modul juga mengkonsultasikan materi kepada dosen yang bersangkutan sehingga lebih paham akan materi tersebut.
-
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 32
No. Masukan Tindakan Perbaikan Status (Open/ Closed)
Tindakan Pencegahan
b. Untuk mading ilmiah kendalanya adalah dalam pembuatan desaign poster sesuai dengan tema yang telah ditentukan. Selain itu kurangnya kendala lain adalah keterbatasan dalam melakukan desain dengan menggunakan corel maupun photoshop
Butuh bantuan orang lain dalam membuat desaign poster mading ilmiah agar mading ilmiah dapat terlaksana sesuai target yakni terbit setiap 2 minggu sekali.
Closed Asisten dari divisi R&D saat ini berjumlah 3 orang sedangkan sebelumnya hanya 1 orang sehingga mempermudah dalam pembagian jobdesc pembuatan poster. Hal tersebut dapay mencegah asisten R&D kewalahan dalam membuat poster untuk mading.
c. Update berita pada web hambatannya adalah kurangnya komunikasi dengan PJ acara sehingga terkadang dalam pembuatan berita seperti masih kurang koordinasi
Untuk update berita sebaiknya koordinasi lebih ditingkatkan, dalam artinya dibuat pembagian tugas yang jelas antara PJ Acara dan juga divisi R & D
Closed Kepala Laboratorium mengontrol segala update yang ada di website dan mengingatkan asisten untuk mebuat berita kegiatam pada website setelah selesai berlangsungnya kegiatan tersebut. Selain itu sudah ada pembagian jobdesc yang jelas, yang bertugas untuk membuat berita yaitu penanggung jawab kegiatan hingga membuat berita versi bahasa Inggris kemudian PJ kegiatan mengirimkan pada R&D untuk dikoreksi apakah berita sudah baik atau masih perlu diperbaiki. Kemudian asisten R&D meminta asisten Web Maintenance untuk meng-upload berita tersebut ke website.
5. Divisi Web Design
a. Pihak laboratorium terkadang masih kesulitan dalam melakukan penyesuaian dan update website laboratorium. Contohnya adalah disaat akan registrasi praktikum, disaat membuat form registrasi, terkadang dari Divisi Web Maintenance & Graphic masih mengalami kesulitan dalam mengatur bahasa pemrogramannya
Perlu melakukan training tentang web terhadap seluruh asisten, sehingga disaat dari pihak Web Maintenance & Graphic Degisn sedang tidak ada, dari asisten yang lain tetap mampu melakukan update berita.
Closed Beberapa asisten juga sudah diajarkan untuk mengupload berita ke website laboratorium.
b. Pihak laboratorium terkadang masih
Asisten Web maintenance
Closed Asisten Web maintenace selalu meningkatkan
-
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 33
No. Masukan Tindakan Perbaikan Status (Open/ Closed)
Tindakan Pencegahan
terkendala dengan bahasa pemrograman yang digunakan disaat menngupdate website dari laboratorium.
sebelumnya memberikan pengajaran kepada asisten Web Maitenance yang baru
kemampuannya dalam bahasa pemrograman dengan melakukan berbagai percobaan untuk belajar.
c. Masih kurangnya minat dari praktikan dalam melakukan update website mengenai berita praktikum
Asisten mengingatkan praktikan untuk selalu melakukan update website untuk mengetahui pengumuman terbaru
Closed Pengumuman juga dipasang di mading untuk mengindari praktikan yang tidak membuka pengumuman di website.
6. Divisi HRD & PR
a. Untuk media crisis center dan kotak saran masih belum dimanfaaatkan oleh praktikan dengan maksimal
Dibuatnya sarana yang lebih mudah untuk praktikan dapat menyampaikan keluh kesahnya kepada laboratorium
Closed Di akhir asistensi tiap modulnya, praktikan wajib menuliskan kritik dan saran bagi asisten maupun laboratorium. Selain itu, di akhir periode praktikum praktikan wajib mengisi kuesioner kepuasan pelanggan. Hal tersebut dapat mencegah praktikan malas untuk menuliskan kritik dan sarannya pada kotak saran
b. Handphone call center daya tahan baterai kurang, cepat off
Handphone call center menggunakan handphone dengan daya tahan baterai lebih
Closed Saat ini, call center menggunakan handphone asisten divisi PR yang mampu menampung 2 sim card sehingga asisten PR lebih tanggap terhadap SMS dari praktikan.
7. Divisi Finance
a. Pembelian barang-barang baru kadang belum diinputkan ke lembar kendali inventaris
Perbaikan dari segi kontrol agar selalu menginputkan daftar barang baru ke form Inventaris
Closed Divisi administrasi secara periodik melakukan update daftar inventaris laboratorium sehingga form inventaris dapat sesuai dengan jumlah inventaris yang terbaru.
b. Perbaikan dari pihak keuangan Fakultas Teknik dari segi penulisan dan redaksional surat pertanggungjawaban belanja
Meningkatkan ketelitian dan membuat format standard khusus yang akan mempermudah penulisan dan redaksional
Closed Asisten dari Divisi Finance selalu melakukan konsultasi kepada kepala laboratorium, oihak jurusan, maupun Fakultas Teknik dalam pembuatan surat pertanggungjawaban belanja agar lebih teliti.
c. Dana program kerja sering kali turun mendekati dengan hari pelaksanaan acara dari
Pengajuan dana program kerja lebih awal lagi dan peninjauan dilakukan lebih sering lagi
Closed Setiap program kerja, asisten penanggung jawabnya diwajibkan untuk mebuat rancangan kebutuhan biaya dan
-
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 34
No. Masukan Tindakan Perbaikan Status (Open/ Closed)
Tindakan Pencegahan
pengajuan maksimal satu bulan sebelum pelaksanaan
ke pihak keuangan. pemasukan yang akan didapatkan (jika ada) sehingga membantu asisten divisi Finance dalam mengajukan dana.
E. Evaluasi Capaian dan Sasaran Mutu
1. Kompetisi IDEA, Inchall, IECA
Kurangnya persiapan sebelum mengikuti kompetisi IDEA, Inchall, dan IECA
Closed Melakukan konsultasi dengan dosen pembimbing lomba mengenai materi-materi yang belum dimengerti dan melakukan brainstorming sebelum lomba agar menambah illmu yang diperoleh
2. Public Lecture Kesulitan menentukan jadwal yang tepat untuk mengadakan kuliah tamu
Open Diperlukan rapat program kerja kuliah tamu sehingga program kerja kuliah tamu dapat dilaksanakan
3. Kerja sama dengan Perusahaan (MoU)
Kesulitan menentukan jadwal yang tepat untuk mengadakan MoU terkait pihak perusahaan dan jurusan
Open Asisten divisi PR tetap intens dalam menghubungi perusahaan untuk menentukan tanggal yang tepat dalam melakukan MoU sehingga nantinya dapat terlaksana dengan
baik
6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya
Pada tahun 2016 telah dibuat tinjauan manajemen untuk mengevaluasi kinerja
dari Laboratorium Statistik & Rekayasa Kualitas. Tinjauan manajemen tahun 2016
tersebut juga merupakan saran perbaikan untuk program kerja pada tahun 2016. Berikut
merupakan tindak lanjut tinjauan manajemen tahun 2017 yang telah dilakukan
laboratorium yang dapat dilihat pada Tabel 4.11.
Tabel 4.13 Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya
No
Rekomendasi Tinjauan
Manajemen Sebelumnya
Aspek
Tindak Lanjut yang
SUDAH dilakukan
Kendala yang
dihadapi
Rencana
selanjutnya
1. Penyusunan
SOP untuk praktikum
mengacu
Praktikum SOP sudah
disesuaikan dengan
timeline praktikum.
Kewajiban
untuk menyelesaikan
praktikum sesuai dengan
Asisten
diharapkan tidak
melakukan KRS secara
-
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 35
No
Rekomendasi
Tinjauan Manajemen
Sebelumnya
Aspek
Tindak
Lanjut yang SUDAH
dilakukan
Kendala yang dihadapi
Rencana selanjutnya
pada timeline
yang telah
dibuat serta peran asisten
& kepala laboratorium
ditingkatkan.
Karena SOP
mencakup
waktu yang dibutuhkan
untuk menyelesaikan
praktikum
sehingga perancangan
SOP dan waktu
praktikum
saling berpengaruh
terhadap timeline
praktikum
timeline yang
ditentukan
sehingga asisten kesulitan untuk
menyesuaikan jadwal menjaga
praktikum
dengan jadwal kuliah masing-
masing asisten
bersamaan
atau dalam
artisan memilih kelas yang
saling berbeda sehingga
sumber daya
dapat dibagi dengan
merata. Kemudian
untuk
praktikum susulan dapat
dilakukan pada hari Sabtu.
2. Penyusunan timeline
praktikum
disesuaikan dengan jadwal
yang telah dikumpulkan
oleh calon praktikan
saat regristasi
praktikum dan ditunjukkan
pada introduction
Praktikum Jadwal praktikum
sudah
disesuaikan dengan jadwal
individu anggota
masing-masing bukan seperti
tahun
sebelumnya yang dibuat
berdasarkan kelompok
sehingga
terdapat anggota
kelompok yang harus
melakukan
tukar jadwal dengan
praktikan lainnya
Masih terdapat praktikan yang
mengonfirmasi
bahwa tidak dapat mengikuti
praktikum dikarenakan
terdapat jadwal kuliah pengganti
atau praktikum
lainnya
Jadwal dibuat dengan
memperhatikan
jadwal praktikum
laboratorium lainnya
sehingga tidak jadwal tidak
menumpuk.
Untuk permasalahan
jadwal kuliah tambahan,
laboratorium
hanya dapat memberikan
saran untuk menukar
jadwal dengan
praktikan tertentu yang
bisa menggantikan
jadwal sebelumnya.
3. Penyusunan
cek list
\terhadap segala hal
yang
Spectra Sudah
dilakukan
pembagian jobdesc untuk
menyiapkan kebutuhan
tertentu yang
Terdapat hal-hal
yang tidak
terduga seperti pintu ruangan
yang masih terkunci, tidak
seperti yang
Memastikan
bahwa
permasalahan ruangan sudah
teratasi dengan meminta kunci
secara
-
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 36
No
Rekomendasi
Tinjauan Manajemen
Sebelumnya
Aspek
Tindak
Lanjut yang SUDAH
dilakukan
Kendala yang dihadapi
Rencana selanjutnya
diperlukan dalam kegiatan
training
dilakukan pada rapat
persiapan
sudah dijanjikan oleh pihak
jurusan
sebelumnya.
langsung bukan meminta
untuk
dibukakan ruangan
karena terkadang
pihak luar
laboratorium tidak
profesional dalam
melaksanakan tugasnya.
4. Peningkatan
kinerja dan
ketelitian asisten
dalam membuat
modul yang benar
Spectra Sudah
dilakukan
pembaruhan terhadap
angka data yang salah
pada waktu Spectra
periode
sebelumnya. Namun tetap
menggunakan judul data
yang sama.
Modul dirasa
sudah terlalu
lama karena masih
menggunakan judul data yang
sama
Memperbaruhi
data pada
modul software Spectra dan
sebaiknya modul
diberikan h-1 kegiatan agar
praktikan dapat
mempelajari terlebih dahulu
5. Pembuatan SOP training
Spectra Sudah dibuat SOP training
yang
dijelaskan pada rapat
persiapan dan dikirim ke
email masing-
masing asisten untuk
dipelajari
Terapat asisten yang belum
membaca SOP
ketika hari h
Peningkatan kedisiplinan
asisten untuk
mempelajari materi training.
6. Pengumuman mengenai
kepastian surat dispensasi
diberikan pada
saat peserta public
lecturer and sharing session
melakukan
regristasi
Kuliah Tamu
Laboratorium sudah
berusaha untuk meminta
izin Ketua
Jurusan untuk mengeluarkan
surat dispensasi bagi
peserta yang
mengikuti
Banyak peserta yang memiliki
jadwal kuliah pada waktu
acara
berlangsung sehingga
peserta yang datang tidak
sebanyak yang
mendaftar
Mengusahakan adanya surat
dispensasi bagi peserta
-
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 37
No
Rekomendasi
Tinjauan Manajemen
Sebelumnya
Aspek
Tindak
Lanjut yang SUDAH
dilakukan
Kendala yang dihadapi
Rencana selanjutnya
kuliah tamu namun tidak
diizinkan.
Sehingga laboratorium
mengingatkan pada
mahasiswa
yang ingin mendaftar
mengenai jadwal kuliah
masing-masing.
7. Penyusunan
SOP kegiatan
open recruitment,
timeline dan alternative
konsep open recruitment
disesuaikan
dengan jadwal kuliah peserta
Open
Recruitment
Open
recruitment
asisten baru 2016 sudah
dibuat SOP beserta
alternatif konsep, open
recruitment.
Asisten membuat
jadwal wawancara
peserta
berdasarkan jadwal kosong
yang dimiliki individu
masing-masing
Pembuatan
alternatif yang
mempunyai banyak pro dan
kontra dari para asisten alumni
dengan Kepala Laboratorium
Mengadakan
rapat asisten
aktif, asisten alumni, beserta
Kepala Laboratorium
sehingga dapat memilki
pemahaman
yang sama mengenai
konsep seleksi
8. Peningkatan koordinasi
antar asisten
terhadap Kepala
laboratorium dan asisten
alumni.
Open Recruitment
Sudah diadakan rapat
antara asisten
aktif dengan asisten alumni,
rapat antara asisten aktif
dengan Kepala
Laboratorium untuk
menyampaikan pendapat
asisten alumni
Pembuatan alternatif yang
mempunyai
banyak pro dan kontra dari para
asisten alumni dengan Kepala
Laboratorium
Mengadakan rapat asisten
aktif, asisten
alumni, beserta Kepala
Laboratorium sehingga dapat
memilki
pemahaman yang sama
mengenai konsep seleksi
9. Penyusunan rundown yang
disesuaikan
Training Internal
Rundown telah diatur oleh
pihak pemberi
materi
Asisten harus menunggu lama
untuk
dimulainyanya
Sebaiknya training
dilaksanakan di
Gedung TI
-
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 38
No
Rekomendasi
Tinjauan Manajemen
Sebelumnya
Aspek
Tindak
Lanjut yang SUDAH
dilakukan
Kendala yang dihadapi
Rencana selanjutnya
dengan konsep training yang
disediakan
oleh pihak pemberi
training.
(lembaga statistik)
karena training
dilaksanakan di tempat
pemateri
kegiatan training karena
pemateri
terlambat
sehingga asisten juga
dapat
mengontrol jalannya
kegiatan
10. Peran asisten ditingkatkan
terutama terkait
kerjasama
dengan pihak jurusan dan
pihak pemberi training.
Training Internal
Asisten sudah menghubungi
lembaga organisasi
yang
sebelumnya digunakan,
namun terdapat
perubahan
biaya yang signifikan
sehingga asisten
menghubungi lembaga
organisasi
yang lainnya lang lebih
terjangkau.
Kurangnya kemampuan
asisten untuk menawar biaya
training
sehingga hanya sebagian asisten
yang dapat mengikuti
training
Dilakukan kerja sama dengan
lembaga organisasi yang
lainnya supaya
biaya yang dikeluarkan
lebih kecil
11. Pembuatan chek list
keperluan training
internal.
Training Internal
Sudah dilakukan list
keperluan training
Buku materi baru diberikan
pada waktu training
sehingga asisten
belum sempat mempelajari
terlebih dahulu
Asisten meminta
materi minimal h-2 kegiatan
training
12. Penyusunan SOP lomba dan
alternative
lomba statistic day untuk
mengantisipasi hal-hal yang
mungkin berubah
atau berjalan
tidak sesuai rencana.
Statistic Day
Terdapat beberapa
lomba yang
diadakan di kegiatan
Statistic Day
SOP tidak didistribusikan
ke seluruh
asisten sehingga asisten tidak
bisa mempelajarinya.
Selain itu juga tidak terdapat
jadwal jaga
asisten
SOP dikrim ke email masing-
masing asisten
beserta jadwal jaga
laboratorium sehingga
semua asisten dapat
memahami
konsep acara dan jadwal
jaga masing-masing
-
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 39
No
Rekomendasi
Tinjauan Manajemen
Sebelumnya
Aspek
Tindak
Lanjut yang SUDAH
dilakukan
Kendala yang dihadapi
Rencana selanjutnya
13. Peningkatan kerjasama
asisten dalam
menumbuhkan kreatifitas
untuk melakukan
inovasi
terhadap lomba yang
didakan.
Statistic Day
Dilakukan pembagian
jobdesc untuk
membuat keperluan
yang dibutuhkan
untuk
menghias laboratorium
dalam acara open
laboratorium di kegiatan
Statistic Day
Terdapat beberapa
jobdesc yang
tidak terealisasikan
karena waktu persiapan yang
kurang
Waktu persiapan
minimal h-3
minggu sebelum acara
berlangsung
7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM
Dengan adanya perubahan baik dari lingkungan eksternal maupun internal,
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas senantiasa meningkatkan pelayanan
dengan memperbaiki sistem yang dirasa kurang baik dengan sistem yang lebih baik
sesuai dengan kondisi yang terbaru. Pada tahun 2017 ini, terdapat beberapa perubahan
baik dari lingkungan internal laboratorium maupun lingkungan eksternal laboratorium.
Kegiatan program kerja laboratorium yang sebelumnya tidak ada di periode
sebelumnya adalah kegiatan bedah jurnal mengenai materi desain eksperimen dapat
meningkatkan pengetahuan asisten mengenai desain eksperimen terutama bagi asisten
angkatan 2014 yang belum mengambil mata kuliah desain eksperimen. Adanya kegiatan
bedah jurna laboratorium juga dapat sekaligus menyiapkan asisten untuk mengikuti
kompetisi lomba statistik yang berikutnya. Kegiatan bedah jurnal ini juga dilakukan untuk
menyusun buku referensi mengenai desain eksperiman yang disusun oleh Laboratorium
Statistik dan Rekayasa Kualitas.
Untuk perubahan dari lingkungan eksternal yang mempengaruhi sistem
manajemen mutu laboratorium adalah perubahan kurikulum Teknik Industri Universitas
Brawijaya menjadi kurikulum 2016 yang baru sesuai dengan KKNI, sehingga sistem dan
konsep praktikum juga berubah. Sebelumnya Laboratorium Statistik & Rekayasa Kualitas
hanya mengampu praktikum Statistik Industri saja. Namun dengan adanya kurikulum
2016, Laboratorium Statistik & Rekayasa Kualitas juga mengampu Pratikum Terintegrasi
II yang dulunya dinamakan dengan Tugas Besar Perancangan Produk.
-
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 40
Dengan diadakannya praktikum yang baru, asisten harus mempelajari dan
menyiapkan materi lain untuk membimbing di Praktikum Terintegrasi II. Selain itu,
dengan adanya kurikulum 2016, praktikum statistik industri digabung dengan mata
kuliah Statistik Industri II dengan bobot keduanya sebesar 3 sks, dimana untuk
praktikum bobotnya adalah 1 SKS.
Selain perubahan praktikum, juga terdapat perubahan terhadap sistem asistensi.
Asistensi pada periode Ganjil 2016/2107 ditiadakan sehingga praktikum terdiri atas
praktikum pengenalan dan praktikum pengerjaan LKM sehingga tidak perlu dilakukan
asistensi laporan. Akan tetapi, praktikan tetap dapat melakukan konsultasi kepada
asisten masing-masing terkait praktikum yang bersangkutan. Pada kegiatan praktikum,
terdapat perubahan pada sistem asistensi. Karena asistensi yang dilakukan digantikan
dengan konsultasi wajib. Dimana kegiatan konsultasi wajib dilakukan sekali untuk setiap
modulnya. Namun, jika praktikan ingin melakukan konsultasi tambahan diperbolehkan
dan tidak wajib untuk satu timnya. Sehingga praktikan juga tetap dapat melakukan
konsultasi jika masih terdapat hal-hal yang belum dimengerti saat praktikum.
8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM
Untuk menjadi laboratorium yang lebih baik dalam memberikan pelayanan kepada
pelanggan, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas terus berupaya meningkatkan
kinerja yang berpengaruh pada sistem manajemen mutu laboratorium. Saran dan
masukan yang diperoleh dari stakeholders internal didapatkan melalui rapat evaluasi
yang dilakukan secara berkala maupun diskusi antar asisten dan kepala laboratorium.
Saran dan masukan ini diharapkan dapat meningkatkan kinerja sistem manajemen
organisasi. Sedangkan Saran dan masukan yang diperoleh dari stakeholders eksternal
didapatkan melalui adanya e-complaint pada website laboratorium, kotak saran yang
diletakkan di depan laboratorium, maupun berhubungan langsung (diskusi, email, call
center, dsb) dengan pihak internal laboratorium, sehingga pihak eksternal dapat
memberikan kritik dan saran yang membangun untuk meningkatkan kinerja sistem
manajemen organisasi.
Secara keseluruhan, laboratorium sebenarnya sudah memiliki prosedur-prosedur
program kerja yang terstruktur namun selalu terkendala dengan hambat-hambatan yang
berada di luar kendali laboratorium dan asisten yang kurang memahami prosedurnya.
Oleh karena itu, diperlukan perbaikan pada sisi individual asisten untuk memahami
segala prosedur yang ada dan lebih bertanggung jawab atas tugas atau jobdesc masing-
-
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2017
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 41
masing. Kemudian untuk permasalahan hambatan yang berada di luar kendali
laboratorium, sebaiknya laboratorium harus membuat berbagai pilihan konsep
perencanaan program kerja sehingga dapat menanggulangi berbagai kemungkinan yang
dapat terjadi. Selain itu, diperlukan perbaikan pada koordinasi antar asisten dan antar
asisten dengan