TIN HOÏC CÔ SÔÛ - Khoa Toán - Tin · LỜI MỞ ĐẦU Tin học cơ sở là một nội dung...

TRÖÔØNG ÑAÏI HOÏC ÑAØ LAÏT KHOA TOAÙN - TIN HOÏC

TAÏ THÒ THU PHÖÔÏNG

TIN HOÏC CÔ SÔÛ (Baøi Giaûng Toùm Taét)

-- Löu haønh noäi boä -- Ñaø Laït 2008

LỜI MỞ ĐẦU

Tin học cơ sở là một nội dung bắt buộc trong chương trình giáo dục đại cương ở bậc Đại học. Để đáp ứng nhu cầu học tập của sinh viên, chúng tôi biên soạn giáo trình “Tin học cơ sở” tóm tắt cho tất cả sinh viên các ngành khối Khoa học Xã hội và Nhân văn bậc đại học với mục đích giúp cho sinh viên có được một tài liệu học tập cần thiết cho môn học. Nội dung giáo trình gồm 5 phần được phân bố như sau:

Phần 1: Giới thiệu máy tính và ứng dụng

Phần 2: Hệ điều hành Windows

Phần 3: Xử lý văn bản với Microsoft Word

Phần 4: Xử lý bảng tính với Microsoft Excel

Phần 5: Xử lý báo cáo với Microsoft PowerPoint

Dù có nhiều cố gắng nhưng chắn chắn rằng trong giáo trình sẽ còn nhiều khiếm khuyết, tác giả mong muốn nhận được và rất biết ơn các ý kiến đóng góp quí báu của đồng nghiệp cũng như bạn đọc để giáo trình được hoàn thiện hơn nữa về mặt nội dung cũng như hình thức trong lần tái bản sau.

Đà lạt, 5/2008 Tác giả

MỤC LỤC

PHẦN 1 - GIỚI THIỆU MÁY TÍNH VÀ ỨNG DỤNG ................................ Trang 1 1. Các khái niệm ................................................................................................ 1 2. Các thành phần của máy tính ........................................................................ 4 3. Mạng máy tính và các dịch vụ ..................................................................... 11 4. Mạng Internet và tìm kiếm thông tin .......................................................... 16

PHẦN 2 - HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS ................................................................. 28 1. Giới thiệu Hệ điều hành Windows .............................................................. 28 2. Tập tin và thư mục ...................................................................................... 33 3. Sử dụng Hệ điều hành Windows ................................................................. 36 4. Công cụ Windows Explorer ......................................................................... 44 5. Các công cụ khác trong Windows ............................................................... 51

PHẦN 3 - XỬ LÝ VĂN BẢN VỚI MS WORD ....................................................... 52 Chương 1 - Giới thiệu tổng quát ............................................................................... 52

1. Phần mềm Word .......................................................................................... 52 2. Khởi động và thoát khỏi Word .................................................................... 52 3. Cửa sổ ứng dụng Word ................................................................................ 52 4. Một phiên làm việc thông thường với Word ............................................... 53 5. Quản lý văn bản .......................................................................................... 54

Chương 2 - Nhập và chỉnh sửa văn bản ................................................................... 58

1. Nhập văn bản mới ........................................................................................ 58 2. Tìm kiếm và thay thế văn bản ...................................................................... 69 3. Văn bản tự động (AutoText) ........................................................................ 70 4. Sửa lỗi tự động (AutoCorrect) ..................................................................... 72

Chương 3 - Định dạng và in văn bản ........................................................................ 75

1. Định dạng ký tự ........................................................................................... 75 2. Định dạng đoạn ............................................................................................ 80 3. Định dạng danh sách các mục ...................................................................... 87 4. Sử dụng Tab ................................................................................................. 92 5. Tạo đối tượng chứa văn bản ........................................................................ 98 6. Trình bày trang in ...................................................................................... 101

Chương 4 – Định cột, lập bảng biểu, đồ họa, biểu đồ và trộn thư ....................... 109 1. Định cột trong văn bản ............................................................................... 109 2. Bảng biểu ................................................................................................... 112 3. Đồ họa ........................................................................................................ 123 4. Biểu đồ ....................................................................................................... 132 5. Trộn thư ..................................................................................................... 134

PHẦN 4 – XỬ LÝ BẢNG TÍNH VỚI MS EXCEL ............................................... 138

Chương 1 - Giới thiệu tổng quát ............................................................................. 138 1. Phần mềm Excel ........................................................................................ 138 2. Khởi động và thoát khỏi Excel .................................................................. 138 3. Cửa sổ ứng dụng Excel .............................................................................. 138 4. Cấu trúc của một Workbook ..................................................................... 140 5. Một phiên làm việc thông thường với Excel ............................................. 141 6. Quản lý bảng tính ....................................................................................... 141

Chương 2 – Các thao tác cơ bản ............................................................................. 142 1. Xử lý trên vùng .......................................................................................... 142 2. Xử lý trên dòng, cột ................................................................................... 143 3. Định dạng bảng tính ................................................................................... 144

Chương 3 – Kiểu dữ liệu và các hàm cơ bản ......................................................... 145 1. Các kiểu dữ liệu và cách nhập ................................................................... 145 2. Các hàm cơ bản .......................................................................................... 147

Chương 4 – Thao tác trên cơ sở dữ liệu ................................................................. 156 1. Một số khái niệm ....................................................................................... 156 2. Trích lọc dữ liệu ......................................................................................... 156 3. Các hàm cơ sở dữ liệu ................................................................................ 158 4. Sắp xếp dữ liệu ........................................................................................... 159 5. Tổng hợp dữ liệu theo từng nhóm(Subtotals...) ......................................... 160

Chương 5 – Tạo biểu đồ trong Excel ...................................................................... 162 1. Các loại biểu đồ ......................................................................................... 162 2. Các thành phần của biểu đồ ....................................................................... 162 3. Các bước tạo biểu đồ ................................................................................. 163

PHẦN 5 – XỬ LÝ BÁO CÁO VỚI MICROSOFT POWERPOINT .................. 168

1. Giới thiệu tổng quát ................................................................................... 168 2. Tạo báo cáo ................................................................................................ 169 3. Slide Master ............................................................................................... 170 4. Các thao tác trên Slide ............................................................................... 171 5. Định dạng Slide.......................................................................................... 172 6. Tạo hiệu ứng hoạt hình .............................................................................. 172 7. Tạo liên kết Slide ....................................................................................... 175 8. In ấn Slide .................................................................................................. 175 9. Trình diễn Slide.......................................................................................... 175 10. Các điểm lưu ý khi tạo báo cáo .................................................................. 175

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Giáo trình tóm tắt Tin học cơ sở

Trang 1

PHẦN 1

GIỚI THIỆU MÁY TÍNH VÀ ỨNG DỤNG 1. CÁC KHÁI NIỆM 1.1 Dữ liệu và thông tin Dữ liệu Dữ liệu có thể xem là những ký hiệu hoặc tín hiệu mang tính rời rạc và không có cấu trúc, ý nghĩa rõ ràng. Khi dữ liệu được tổ chức lại có cấu trúc hơn, được xử lý và mang đến cho con người những ý nghĩa, hiểu biết nào đó thì khi đó nó trở thành thông tin. Nói khác đi, từ dữ liệu và xử lý dữ liệu con người có được thông tin. Thông tin Thông tin là những gì con người thu nhận được từ dữ liệu và xử lý dữ liệu nhằm tạo ra sự hiểu biết, tạo ra các tri thức và những nhận thức tốt hơn về tự nhiên và xã hội. Nói cách khác, thông tin là dữ liệu đã qua xử lý, đối chiếu và trở nên có ý nghĩa đối với người dùng. Quá trình xử lý thông tin tổng quát

Hình 1.1: Mô hình quá trình xử lý thông tin. Một cách tổng quát, việc xử lý thông tin bao gồm năm quá trình sau:

• Quá trình thu nhận thông tin: Nạp, ghi nhớ thông tin vào vùng nhớ trong não hoặc các vật lưu trữ trung gian (giấy, đĩa từ, …).

• Quá trình tìm kiếm thông tin: Nhớ lại thông tin trong vùng nhớ não, hoặc

thu thập, truy tìm thông tin trong các vật lưu trữ thông tin. • Quá trình biến đổi thông tin: Các hoạt động xử lý, biến đổi thông tin dẫn

đến việc thay đổi thông tin, tạo ra thông tin mới. • Quá trình truyền thông tin: Truyền hoặc dẫn thông tin từ nơi này sang nơi

khác, từ đối tượng này sang đối tượng khác.

Lưu trữ dữ liệu

Nhập dữ liệu

Xử lý dữ liệu

Xuất dữ liệu

Phần 1 – Giới thiệu máy tính và ứng dụng

Trang 2

• Quá trình lý giải, suy luận thông tin: Các hoạt động mang tính trí tuệ và sáng tạo như phân tích, so sánh, lý giải, suy luận, đối chiếu, đánh giá vai trò, ý nghĩa của thông tin.

So sánh máy tính và con người trong việc xử lý thông tin.

Máy tính Con người - Xử lý khối lượng lớn - Tính toán nhanh - Tính toán chính xác - Xử lý theo chương trình - Ít linh động - Ít sáng tạo - Ít thông minh

- Xử lý khối lượng nhỏ - Tính toán chậm - Tính toán ít chính xác - Xử lý bởi bộ não - Khá linh động - Rất sáng tạo - Rất thông minh

1.2 Máy tính và tin học Định nghĩa máy tính Máy tính là thiết bị cho phép lưu trữ, xử lý dữ liệu một cách tự động theo chương trình đã được định trước và con người không cần phải can thiệp vào trong khi xử lý. Thông qua các thiết bị nhập, máy tính sẽ thu nhận được những dữ liệu cần xử lý, sau đó máy tính sẽ xử lý những dữ liệu này và lưu trữ nếu cần, và cuối cùng máy tính có thể đưa ra những kết quả cho người sử dụng thông qua các thiết bị xuất. Đặc điểm xử lý của máy tính Máy tính có khả năng xử lý dữ liệu nhanh, chính xác với khối lượng lớn. Các dữ liệu mà máy tính có thể xử lý được rất đa dạng. Chúng có thể là số, chữ, âm thanh, hình ảnh tĩnh, hình ảnh động. Đặc điểm lưu trữ của máy tính Máy tính có khả năng lưu trữ một lượng rất lớn các loại dữ liệu khác nhau. Các thiết bị mà máy tính dùng để lưu trữ dữ liệu có kích thước nhỏ, gọn và tiện dụng nhưng khối lượng lưu trữ được lại rất lớn. Đơn vị lưu trữ dữ liệu dùng trong máy tính:

• 1 Byte (có thể lưu trữ 1 ký tự). • 1 KiloByte (1 KB) = 1024 Byte. • 1 MegaByte (1 MB) = 1024 KB. • 1 GigaByte (1 GB) = 1024 MB. • 1 TetraByte (1 TB) = 1024 GB.


Trang 3

Mô hình làm việc của máy tính Người sử dụng điều khiển máy tính thông qua các chương trình được xây dựng sẳn. Các hãng sản xuất máy tính và các nhà sản xuất phần mềm tạo ra các chương trình này. Có nhiều chương trình khác nhau được tạo ra nhằm phục vụ cho các nhu cầu, lĩnh vực khác nhau. Chẳng hạn như:

• Chương trình nghe nhạc, xem phim phục vụ nhu cầu giải trí. • Chương trình vẽ hình, tạo ảnh phục vụ công việc xuất bản. • Chương trình tính toán dùng trong học tập và nghiên cứu.

So sánh mô hình làm việc của máy tính với các mô hình làm việc của các loại máy khác. Mô hình làm việc của máy tính Mô hình làm việc của các loại máy khác

Hình 1.2: So sánh hai mô hình làm việc.

Phân loại máy tính Có rất nhiều loại máy tính khác nhau, và cũng có nhiều cách phân loại máy tính khác nhau. Việc phân loại có thể dựa vào năng lực lưu trữ và xử lý dữ liệu của máy tính, hoặc dựa vào chức năng của máy tính. Sau đây là một số phân loại:

• Máy tính loại lớn (mainframe), siêu máy tính (super computer), máy tính loại trung (minicomputer), máy tính cá nhân (personal computer).

• Máy tính đa năng (multi-purpose computer), máy tính chuyên dụng (special-

purpose computer), máy tính hỗ trợ. • Máy tính để bàn, máy vi tính (desktop computer), máy tính xách tay

(portable computer, notebook, laptop), máy tính trạm (workstation).

Người sử dụng

Các chương trình ứng dụng

Các linh kiện và thiết bị

Người sử dụng

Các nút bấm, điều khiển, cần gạt

Các linh kiện và thiết bị


Trang 4

Máy tính để bàn (Máy vi tính) Máy tính xách tay (Laptop)

Hình 1.3: Máy vi tính để bàn và máy vi tính xách tay.

Định nghĩa Tin học Tin học (Công nghệ thông tin) là ngành khoa học nghiên cứu các phương pháp, công nghệ, kỹ thuật lưu trữ, truyền và xử lý thông tin một cách tự động dựa trên công cụ chủ yếu là máy tính và các thiết bị truyền tin. Việc nghiên cứu chính của Tin học nhằm vào hai kỹ thuật chính được phát triển song song. Đó là kỹ thuật phần cứng và kỹ thuật phần mềm:

• Kỹ thuật phần cứng: Nghiên cứu chế tạo các linh kiện, thiết bị điện tử, công nghệ vật liệu mới, ... nhằm làm cho máy tính và mạng máy tính ngày càng tăng khả năng xử lý, truyền tải và chia sẻ dữ liệu.

• Kỹ thuật phần mềm: Nghiên cứu các phương pháp, quy trình, công cụ giúp

cho việc phát triển các hệ thống chương trình điều hành sự hoạt động của máy tính và mạng máy tính, các ngôn ngữ lập trình và các chương trình ứng dụng phục vụ nhu cầu người sử dụng ở các lĩnh vực khác nhau.

2. CÁC THÀNH PHẦN CỦA MÁY TÍNH Các thành phần của máy tính Để có thể hoạt động được máy tính cần đến sự kết hợp của hai thành phần là phần cứng (hardware) và phần mềm (software).

• Phần cứng: Bao gồm những thiết bị điện tử và cơ khí mà chúng ta có thể nhìn thấy sự tồn tại của chúng và sờ được.

• Phần mềm: Bao gồm các chương trình chạy được trên máy tính. Những

chương trình này được xây dựng nhằm giúp người sử dụng điều khiển, quản lý được máy tính, và sử dụng máy tính nhằm đáp ứng yêu cầu công việc của người sử dụng.


Trang 5

Các thành phần phần cứng của máy tính Mỗi loại máy tính có thể có hình dạng hoặc cấu trúc khác nhau tùy theo mục đích sử dụng nhưng một cách tổng quát phần cứng của máy tính bao gồm 5 thành phần chính là (Xem hình 1.4):

• Bộ xử lý (hay còn gọi là CPU – Central Processing Unit). • Bộ nhớ (Memory). • Thiết bị lưu trữ (Storage devices). • Thiết bị nhập (Input devices). • Thiết bị xuất (Output devices).

Các thiết bị nhập và xuất còn được gọi chung là thiết bị ngoại vi.

Hình 1.4: Năm thành phần chính của phần cứng máy tính.

Bộ xử lý (CPU)

Thiết bị nhập Thiết bị xuất

Bộ nhớ

Thiết bị lưu trữ


Trang 6

Bộ xử lý (CPU) Bộ xử lý (còn gọi là CPU – Central Processing Unit) chỉ huy các hoạt động của máy tính theo các lệnh trong chương trình và thực hiện các phép tính. Một số bộ xử lý thông dụng hiện nay là Intel Celeron - 1.3 GHz, Intel Pentium 4 - 1.8 GHz, Intel Pentium 4 - 2.4 GHz. CPU có 3 bộ phận chính: khối điều khiển, khối tính toán số học và logic, và một số thanh ghi.

• Khối điều khiển (Control Unit) được xem như là trung tâm điều hành mọi hoạt động của máy tính. Nó có nhiệm vụ giải mã các lệnh trong chương trình, tạo ra các tín hiệu điều khiển công việc của các bộ phận khác của máy tính theo yêu cầu.

• Khối tính toán số học và logic (Arithmetic-Logic Unit) bao gồm các thiết bị

có khả năng thực hiện các phép tính số học (cộng, trừ, nhân, chia, ...), các phép tính logic (and, or, not, ...) và các phép tính quan hệ (so sánh lớn hơn, nhỏ hơn, bằng, ...).

• Các thanh ghi (Registers) là các mạch nhớ được gắn vào CPU làm nhiệm vụ

bộ nhớ trung gian. Các thanh ghi được thiết kế nhằm giúp làm tăng tốc độ trao đổi dữ liệu bên trong máy tính.

CPU Pentium hãng Intel Bộ nhớ RAM

Hình 1.5: Bộ xử lý (CPU) và bộ nhớ RAM. Bộ nhớ (Memory) Trong quá trình máy tính làm việc, máy tính cần lưu lại dữ liệu và chương trình. Bộ nhớ là các thiết bị cho phép lưu trữ dữ liệu và chương trình trong khi máy tính hoạt động. Bộ nhớ bao gồm bộ nhớ ROM và bộ nhớ RAM:

• ROM (Read Only Memory) là bộ nhớ chỉ đọc chứ không ghi được. Các chương trình được nạp sẳn vào ROM thường là các chương trình hệ thống khởi động và điều khiển máy tính làm việc. Khi máy tính khởi động hoặc đang hoạt động thì những chương trình này được đọc và thi hành. Khi mất điện nội dung lưu trong bộ nhớ ROM vẫn còn chứ không bị mất đi.


Trang 7

• RAM (Random Access Memory) là bộ nhớ truy xuất ngẫu nhiên có thể đọc

và ghi. Bộ nhớ này được dùng để lưu trữ dữ liệu và chương trình trong quá trình thực hiện. Các chương trình lưu trong RAM thường là các chương trình ứng dụng được nạp vào để thực hiện một ứng dụng nào đó. Nội dung lưu trong bộ nhớ RAM sẽ bị mất đi khi mất điện hoặc tắt máy.

Nhắc lại, để đo dung lượng lưu trữ của bộ nhớ máy tính (RAM, ROM) người ta dùng các đơn vị là Byte, KiloByte (KB), MegaByte (MB), GigaByte (GB) và TetraByte (TB). Dung lượng bộ nhớ RAM cho các máy vi tính hiện nay thông thường vào khoảng 128 MB, 256 MB hoặc 512 MB. Đối với những máy tính mạnh, dung lượng RAM có thể nhiều hơn. Thiết bị lưu trữ (Storage devices) Để lưu trữ dữ liệu và có thể chuyển dữ liệu từ máy tính này qua máy tính khác, người ta dùng các thiết bị lưu trữ như băng từ, đĩa từ, đĩa quang CD-ROM, ... Các thiết bị lưu trữ này có dung lượng chứa rất lớn, và dữ liệu không bị mất đi khi không có nguồn điện (Xem hình 1.6). Những loại thiết bị lưu trữ được dùng phổ biến hiện nay bao gồm:

• Đĩa cứng (Hard Disk). Dùng phổ biến là những đĩa cứng có dung lượng 20 GB, 30 GB, 40 GB, hoặc 60 GB.

• Đĩa mềm (Floppy Disk). Loại đĩa này có đường kính 3,5 inch với dung

lượng thông dụng là 1,44 MB. • Đĩa quang (Compact Disk). Loại đĩa này có đường kính 4.72 inch, hiện là

thiết bị phổ biến dùng để lưu trữ các phần mềm, hình ảnh và âm thanh. Có hai loại phổ biến là đĩa CD với dung lượng khoảng 700 MB và DVD với dung lượng khoảng 4.7 GB.

• Các loại thiết bị lưu trữ khác như thẻ nhớ (Memory Stick, Compact Flash

Card), USB Flash Drive thường có dung lượng khoảng 32 MB, 64 MB, 128 MB hoặc 256 MB.


Trang 8

Đĩa cứng Đĩa mềm

Đĩa quang (CD)

Thẻ nhớ (Compact Flash Card) USB Flash Drive Đĩa cứng rời

Hình 1.6: Các thiết bị lưu trữ dữ liệu.

Thiết bị nhập (Input devices) Thiết bị nhập được dùng để đưa dữ liệu vào máy tính. Các loại dữ liệu khác nhau có thể được đưa vào máy tính nhờ nhiều loại thiết bị nhập khác nhau. Các loại thiết bị nhập thông dụng hiện nay bao gồm (Xem hình 1.7):

• Chuột (Mouse). Chuột là thiết bị trỏ, có kích thước vừa nắm tay. Khi di chuyển chuột trên một tấm phẳng theo hướng nào thì dấu nháy hoặc mũi tên trên màn hình sẽ di chuyển theo hướng đó để có thể trỏ đến một biểu tượng mong muốn trên màn hình. Một số máy tính có con chuột được gắn ngay trên bàn phím.

• Bàn phím (Keyboard). Đây là thiết bị nhập cho phép nhập dữ liệu văn bản

dạng chữ và số. Bàn phím máy vi tính phổ biến hiện nay là một bảng chứa 104 phím có các tác dụng khác nhau.


Trang 9

• Máy quét hình (Scanner). Thiết bị này dùng để nhập văn bản hay hình vẽ

bằng cách quét hình chụp vào máy tính. Toàn bộ nội dung văn bản hay hình vẽ sẽ được lưu trong máy tính dưới dạng dữ liệu hình ảnh.

Chuột (2 nút nhấn) Chuột (3 nút nhấn) Bàn phím

Máy quét cầm tay Máy quét để bàn

Hình 1.7: Thiết bị chuột, bàn phím và máy quét hình (scanner).

Các phím trên bàn phím có thể chia làm 3 nhóm chính:

• Nhóm phím đánh máy gồm các phím ký tự chữ, phím ký tự số và phím các ký tự đặc biệt (~, !, @, #, $, %, ^, &, ?, ...).

• Nhóm phím số (Numeric Keypad) nằm bên phải bàn phím, phím Num Lock

cho phép đánh vào số, phím Caps Lock cho phép đánh vào chữ in.

• Nhóm phím chức năng (Function Key) gồm các phím từ F1 đến F12 và các phím khác như phím di chuyển con trỏ ← ↑ → ↓, phím PgUp (đẩy trang màn hình lên), phím PgDn (kéo trang màn hình xuống), phím Insert (chèn),


Trang 10

phím Delete (xóa tại điểm nháy), phím Backspace (xóa bên trái điểm nháy), phím Home (về đầu dòng), phím End (về cuối dòng).

Thiết bị xuất (Output devices) Thiết bị xuất được dùng đưa dữ liệu từ bên trong máy tính ra bên ngoài để người sử dụng có thể cảm nhận được (nhìn được, đọc được, nghe được). Các loại thiết bị xuất thông dụng hiện nay bao gồm (Xem hình 1.8):

• Màn hình (Monitor). Là thiết bị xuất hiển thị dữ liệu trên màn hình cho người sử dụng xem. Màn hình phổ biến hiện nay trên thị trường là màn hình màu SVGA kích thước 15”, 17” hoặc 19”.

• Máy in (Printer). Là thiết bị xuất in dữ liệu ra giấy. Máy in phổ biến hiện

nay là loại máy in kim, máy in phun mực, máy in laser trắng đen hoặc màu.

Màn hình Màn hình Màn hình LCD

Máy in kim Máy in phun mực Máy in laser

Hình 1.8: Thiết bị màn hình và máy in. Phần mềm máy tính và phân loại phần mềm Phần mềm máy tính nói chung rất phong phú và đa dạng. Tổng quát, phần mềm có thể phân thành hai loại là phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng:

• Phần mềm hệ thống (System Software): Là những chương trình có khả năng tổ chức và điều hành sự hoạt động phối hợp của các thành phần khác nhau trong máy tính. Các chương trình này được xây dựng bởi các chuyên viên hệ thống. Phần mềm hệ thống thông dụng là các hệ điều hành, chương trình dịch, ... Các hệ điều hành được dùng phổ biến là MS-DOS, Windows, Linux.


Trang 11

• Phần mềm ứng dụng (Application Software): Là những chương trình có khả

năng giải quyết một nhu cầu nào đó của người sử dụng. Các chương trình này được xây dựng bởi các nhà lập trình ứng dụng. Phần mềm ứng dụng nói chung rất phong phú và đa dạng nhằm phục nhiều loại nhu cầu khác nhau của người sử dụng từ các nhu cầu về học tập, nghiên cứu, xử lý công việc cho đến nhu cầu liên lạc và giải trí.

Các phần mềm ứng dụng có thể được phân loại vào các lĩnh vực ứng dụng như sau:

• Xử lý văn bản (MS Word, Word Perfect). • Xử lý bảng tính (MS Excel, Lotus). • Quản trị cơ sở dữ liệu (MS Access, FoxPro, SQL Server, Oracle). • Thuyết trình, trình diễn (MS PowerPoint). • Thư điện tử (MS OutLook Express). • Thống kê xử lý số liệu (SPSS, Minitab). • Xử lý toán học (Maple, Mathematica). • Xem thông tin trên mạng Internet (Internet Explorer, Netscape Navigator). • Xử lý bản đồ (MapInfo, ArcView). • Thiết kế đồ họa, xuất bản (CorelDraw, PhotoShop, …).

Phần mềm Hệ điều hành Hệ điều hành là một phần mềm hệ thống vô cùng quan trọng, được xây dựng nhằm giúp người sử dụng có thể dễ dàng điều khiển và quản lý máy tính. Hệ điều hành có các chức năng chính sau:

• Quản lý tài nguyên của hệ thống. • Quản lý hệ thống tập tin. • Tạo môi trường giao tiếp giữa người và máy, giữa máy và máy. • Quản lý sự thực hiện các chương trình ứng dụng.

Quá trình phát triển hệ điều hành.

• Hệ điều hành đơn nhiệm (MS DOS). • Hệ điều hành đa nhiệm (Windows, Unix, Linux). • Hệ điều hành mạng (Windows 2000 Server).

Một số hệ điều hành được dùng phổ biến ở Việt Nam hiện nay:

• Hệ điều hành MS DOS. • Hệ điều hành Windows (phổ biến nhất). • Hệ điều hành Linux (phổ biến trong tương lai).

3. MẠNG MÁY TÍNH VÀ CÁC DỊCH VỤ Sự hình thành mạng máy tính Những người làm việc trên các máy tính riêng lẻ tại những vị trí phân tán trong quá trình làm việc thường có nhu cầu chia sẻ dữ liệu và các tài nguyên máy tính (bộ nhớ, máy in, khả năng xử lý tính toán, …) với nhau.


Trang 12

Để giải quyết nhu cầu này, các máy tính được ghép nối lại với nhau một cách hệ thống. Sự ghép nối này hình thành nên mạng máy tính. Việc ghép nối có thể là “có dây” (qua cáp) hoặc “không dây” (qua vệ tinh). Phân loại mạng máy tính Có nhiều cách phân loại mạng máy tính. Hai cách phân loại thông dụng là phân loại theo khoảng cách và phân loại theo cách ghép nối. Phân loại theo khoảng cách.

• Mạng máy tính cục bộ, còn gọi là mạng LAN (Local Area Network). • Mạng máy tính đô thị, còn gọi là mạng MAN (Metropolitan Area Network). • Mạng máy tính diện rộng, còn gọi là mạng WAN (Wide Area Network). • Mạng máy tính toàn cầu, còn gọi là mạng Internet.

Phân loại theo cách ghép nối (Xem hình 1.9). • Mạng tuyến tính. • Mạng vòng. • Mạng hình sao. • Mạng hình cây. • Mạng mắt lưới. • Mạng vệ tinh.

Hình 1.9: Một số cách ghép nối mạng.

Mạng tuyến tính

Mạng vòng

Đường dây cáp


Trang 13

Máy chủ (server) và máy khách (client) Trong một mạng máy tính người ta thường dùng một số ít các máy tính có năng xử lý mạnh làm các máy tính trung tâm, gọi là các máy chủ (máy server). Còn đa số các máy tính thông thường còn lại gọi là máy khách (máy client), và chúng được kết nối với máy chủ (Xem hình 1.10). Người sử dụng làm việc ở các máy khách có thể yêu cầu máy chủ cung cấp các dịch vụ cần thiết. Dịch vụ ở đây có thể hiểu là các tài nguyên mà máy chủ có được và có thể chia sẻ cho máy khách.

Hình 1.10: Máy chủ và các máy khách trong mạng máy tính.

HUB

HUB

Mạng hình sao

Thiết bị nối mạng

Mạng hình cây

Máy khách

Máy chủ

Máy in mạng


Trang 14

Hệ điều hành mạng Để mạng máy tính hoạt động được cần có hệ điều hành mạng, phần mềm ứng dụng trên mạng và người quản trị mạng. Hệ điều hành mạng là phần mềm hệ thống giúp người sử dụng quản lý và điều hành mạng máy tính thuận lợi và hiệu quả. Một số hệ điều hành mạng thông dụng là Novell Netware, Windows NT Server, Windows 2000 Server, Linux (Xem hình 1.11). Các dịch vụ trên mạng Dịch vụ trên mạng là những tài nguyên mà máy chủ có được và có thể chia sẻ, phục vụ theo các yêu do các máy khách trong mạng gởi đến (Xem hình 1.12). Có nhiều dịch vụ trên mạng. Một số dịch vụ thông dụng trên mạng bao gồm:

• Dịch vụ tập tin. • Dịch vụ in ấn. • Dịch vụ thông báo. • Dịch vụ thư mục. • Dịch vụ ứng dụng. • Dịch vụ cơ sở dữ liệu.

Hình 1.11: Hệ điều hành máy chủ và các hệ điều hành máy khách.

Hình 1.12: Yêu cầu dịch vụ và đáp ứng dịch vụ.

Đáp ứng DV

HĐH Windows 2000 Server

HĐH Windows XP

HĐH Windows 98

HĐH Windows 2000

Máy chủ

Máy khách

Yêu cầu DV


Trang 15

Các dữ liệu lưu trữ trong máy tính dưới dạng các tập tin. Ví dụ một hình ảnh lưu trữ thành một tập tin, một tài liệu lưu trữ thành một tập tin, một bài hát lưu trữ thành một tập tin. Và hệ điều hành giúp người sử dụng quản lý dữ liệu thông qua việc quản lý các tập tin. Trong một mạng máy tính, người sử dụng có thể có các nhu cầu truyền tập tin, lưu trữ tập tin, sao lưu tập tin, … giữa các máy tính trong mạng với nhau. Dịch vụ tập tin giúp thực hiện những việc này (Xem hình 1.13).

Hình 1.13: Dịch vụ tập tin. Khi một mạng máy tính có máy in mạng thì các máy tính trong mạng có thể cùng nhau chia sẻ máy in này. Các máy tính có nhu cầu in sẽ gởi dữ liệu cần in đến dịch vụ in ấn do máy chủ quản lý. Dịch vụ in ấn này sẽ điều khiển máy in mạng lần lượt in dữ liệu theo các yêu cầu in ấn đã gởi đến (Xem hình 1.14).

Hình 1.14: Dịch vụ in ấn. Khi người sử dụng làm việc trong một mạng máy tính có nhu cầu gởi e-mail (thư điện tử) từ máy tính của mình đến một máy tính khác trong mạng, người sử dụng có thể yêu cầu dịch vụ e-mail (là một loại dịch vụ thông báo) do máy chủ quản lý để thực hiện yêu cầu này (Xem hình 1.15).

FileServer

FileClient

Request

Reply


Trang 16

Hình 1.15: Dịch vụ e-mail. 4. MẠNG INTERNET VÀ TÌM KIẾM THÔNG TIN Internet là gì? Internet là hệ thống mạng rộng lớn bao gồm các mạng máy tính được liên kết với nhau trên phạm vi toàn thế giới thông qua hệ thống kênh truyền thông. Mạng Internet nối kết hàng nghìn mạng máy tính trên thế giới, bao gồm các mạng của các trường đại học, các mạng của các viện nghiên cứu, các mạng của chính phủ, các tổ chức, các doanh nghiệp thương mại và của các cá nhân khác nhau. Có thể nói “Internet là mạng của các mạng”. Lịch sử hình thành Internet Giữa thập niên 60, Bộ Quốc phòng Mỹ giao một nhóm nghiên cứu hình thành mạng máy tính gọi là mạng ARPANet nhằm phục vụ việc liên lạc, trao đổi dữ liệu, thông tin trong quân sự. Năm 1973, mạng ARPANet mở rộng kết nối quốc tế lan rộng đến các mạng máy tính của các trường đại học lớn trên nước Mỹ. Năm 1983, mạng ARPANet mở rộng lần nữa nối kết hầu hết các trung tâm máy tính trên toàn nước Mỹ. Năm 1983 đến nay, mạng ARPANet phát triển rộng khắp trên toàn thế giới và được gọi là mạng Internet. Mạng toàn cầu Internet Từ năm 1983 đến 1991, Internet trở thành mạng máy tính lớn nhất trên thế giới. Năm 1991, một dịch vụ mới trên Internet ra đời gọi là dịch vụ World Wide Web (WWW) làm cho Internet dễ sử dụng hơn. Càng ngày mạng Internet càng phát triển:

• Nhiều máy tính kết nối vào Internet (phát triển số lượng). • Khắp nơi trên thế giới kết nối vào Internet (phát triển phạm vi). • Nhiều dịch vụ trên Internet (phát triển ứng dụng). • Nhiều thông tin trên Internet (phát triển thông tin).

E-Mail

E-Mail

Mạng Internet


Trang 17

Các nhà cung cấp liên quan đến Internet Có ba nhà cung cấp quan trọng liên quan đến việc cung cấp khả năng kết nối Internet cũng như khả năng cung cấp các dịch vụ trên Internet.

• Nhà cung cấp khả năng truy cập Internet (IAP – Internet Access Provider). • Nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP – Internet Service Provider). • Nhà cung cấp thông tin Internet (ICP – Internet Content Provider).

Nhà cung cấp khả năng truy cập Internet, gọi tắt là IAP, cung cấp cổng truy nhập vào Internet cho các mạng. Ví dụ Công ty Điện toán và Truyền số liệu VDC được xem là một IAP. Nhà cung cấp dịch vụ Internet cung cấp quyền truy cập Internet qua mạng điện thoại và các dịch vụ như dịch vụ WWW, E-Mail, Chat, … Ví dụ Công ty FPT, Công ty Saigon Postel, Công ty VDC, … được xem là các ISP. Chú ý Công ty VDC vừa là một IAP, đồng thời là ISP. Các thông tin về văn hóa, giáo dục, xã hội, kinh tế, kỹ thuật, giải trí, … có trên Internet được cung cấp bởi các nhà cung cấp thông tin trên Internet. Ví dụ Công ty FPT vừa là một ISP đồng thời cũng là một ICP. Kết nối Internet và các dịch vụ trên Internet Hai cách kết nối Internet thông dụng ở Việt Nam là (Xem hình 1.16):

• Kết nối trực tiếp qua đường thuê bao dành riêng. • Kết nối gián tiếp qua mạng điện thoại công cộng với sự hỗ trợ của modem.

Trên mạng Internet hiện nay có rất nhiều dịch vụ. Một số dịch vụ thông dụng trên Internet bao gồm:

• Dịch vụ thông tin (Web). • Dịch vụ thư điện tử (E-mail). • Dịch vụ hội thoại trực tuyến (Chat). • Dịch vụ truyền tập tin (FTP). • Dịch vụ truy cập máy chủ (Telnet). • Dịch vụ diễn đàn thông tin (News Group).


Trang 18

Hình 1.16: Kết nối Internet qua mạng điện thoại công cộng. Tìm kiếm thông tin trên Internet Nhờ dịch vụ Web, người sử dụng có thể xem và tìm kiếm thông tin trên Internet. Một số khái niệm:

• Thông tin trên Internet được tổ chức trình bày dưới hình thức các trang thông tin gọi là trang Web.

• Tập hợp các trang Web có nội dung liên quan với nhau và thuộc một tổ chức

nào đó được kết nối lại với nhau gọi là Website.

• Trang Web đầu tiên của một Website để từ đó kết nối với các trang Web khác được gọi là trang chủ hay trang nhà (Home page).

• Dịch vụ đáp ứng các yêu cầu về thông tin chứa trong các Website gọi là

dịch vụ Web (hay còn gọi là Web Server). Dịch vụ này được cài đặt trên các máy chủ trong mạng Internet.

• Mỗi Website trên Internet đều phải có một địa chỉ để người sử dụng có thể

truy cập đến (hay tham khảo đến). Địa chỉ này gọi là địa chỉ Web URL. Các Website khác nhau phải có các địa chỉ Web URL khác nhau.

Modem

Máy chủ nhà cung cấp ISP

Mạng điện thoại công cộng

Mạng Internet


Trang 19

• Ví dụ một địa chỉ Web URL là http://www.vnexpress.net, trong đó http:// là ký hiệu giao thức còn www.vnexpress.net là địa chỉ Website. Giao thức là cách thức đóng gói, mã hóa dữ liệu để truyền trên đường mạng, và các qui tắc để thiết lập và duy trì qua trình trao đổi dữ liệu trên mạng.

• Phân tích địa chỉ Web URL:

http://www.hcmuns.edu.vn

• Ba ký tự thể hiện tính chất của tổ chức chủ của Website: com: Các tổ chức, công ty thương mại. org: Các tổ chức phi lợi nhuận. net: Các trung tâm hỗ trợ về mạng. edu: Các tổ chức giáo dục (trường đại học, trung tâm giáo dục, …). gov: Các tổ chức thuộc chính phủ. mil: Các tổ chức thuộc quân sự. int: Các tổ chức được thành lập bởi các hiệp ước quốc tế.

• Hai ký tự thể hiện mã quốc gia:

us: Mỹ (nếu không có 2 ký tự thể hiện quốc gia, mặc nhiên hiểu là Mỹ). ca: Canada. vn: Việt Nam. th: Thái Lan. jp: Nhật.

Một số địa chỉ Web:

• www.microsoft.com (Website của hãng Microsoft, Mỹ). • www.tintucvietnam.net (Website Tin tức Việt Nam). • www.vnexpress.net ((Website Tin nhanh Việt Nam). • www.tuoitre.com (Website Báo Tuổi Trẻ, TP. Hồ Chí Minh). • www.sap-vn.org (Website Chương trình hỗ trợ xã hội cho Việt Nam). • www.undp.org.vn (Website Chương trình phát triển của LHQ tại Việt Nam). • www.search.asiaco.com/Vietnam/ (Website tìm địa chỉ Internet Việt Nam).

Để xem thông tin chứa trong một Website nào đó trên Internet, máy tính của người sử dụng ngoài khả năng kết nối Internet còn cần phải có trình duyệt Web. Trình duyệt Web Trình duyệt Web là một phần mềm ứng dụng cho phép xem thông tin trên Internet khi máy tính đã được kết nối mạng (mà ta thường hay gọi là vào mạng). Các trình duyệt Web thường dùng:

• Internet Explorer.

Giao thức http dùng để tham khảo thông

tin trong website Địa chỉ Website Tính chất của tổ chức chủ của Website

Mã quốc gia


Trang 20

• Mozilla Firefox • Netscape Navigator.

Chạy trình duyệt Web (Xem hình 1.17 và 1.18).

• Chọn Start | Program | Internet Explorer. • Hoặc nhấp đôi chuột biểu tượng Internet Explorer trên màn hình nền. • Tại ô Address, vào địa chỉ Website của nơi cần tham khảo, ấn Enter.

Hình 1.17: Biểu tượng Internet Explorer và Mozilla Firefox trên màn hình nền. Thoát trình duyệt Web (Xem hình 1.19).

• Từ thanh thực đơn, chọn File | Close. • Hoặc nhấp chuột tại nút đóng trên thanh tiêu đề.

Sử dụng các động cơ tìm kiếm Thông thường khi tìm kiếm thông tin trên Internet người sử dụng rất khó nhớ các địa chỉ của Website có chứa thông tin cần tìm, hoặc không biết có những Website nào trong nước hoặc trên thế giới có chứa những thông tin cần tìm. Nhằm giúp người sử dụng tìm những Website cần thiết, một số các công ty phần mềm trên thế giới cung cấp những dịch vụ hỗ trợ tìm kiếm. Các dịch vụ này thường được gọi là các động cơ tìm kiếm, và chúng được thể hiện cũng ở dạng các Website. Một số Website động cơ tìm kiếm nổi tiếng:

• www.google.com www.excite.com www.infoseek.com


Trang 21

• www.yahoo.com www.search.com www.altavista.com

Hình 1.18: Xem thông tin tại trang Web http://www.vietnamnet.vn.

Hình 1.19: Thoát khỏi trình duyệt Web.


Trang 22

Kỹ năng tìm kiếm thông tin với Google Hiện nay Google là động cơ tìm kiếm nổi tiếng nhất được nhiều người sử dụng để tìm kiếm thông tin trên Internet. Các bước tìm kiếm thông tin (Xem hình 1.20).

• Xác định chủ đề tìm kiếm, từ khóa của chủ đề. • Dùng trình duyệt Web mở trang Web Google (www.google.com.vn). • Đánh vào từ khóa ở ô trống. • Nhấn nút “Tìm kiếm với Google”.

Từ khóa là từ quan trọng nhất, thể hiện rõ nhất, gần nhất, cụ thể nhất về chủ đề mà ta muốn tìm kiếm thông tin trên Internet. Từ khóa càng cụ thể, không mơ hồ chung chung thì phạm vi tìm kiếm sẽ được thu hẹp và việc tìm kiếm trở nên hiệu quả hơn. Ví dụ so sánh việc tìm kiếm thông tin với các từ khóa sau, xem từ khóa nào là tốt (Xem hình 1.21, 1.22, 1.23):

• Tin học. • Tin học cơ sở. • Bài giảng tin học cơ sở.


Trang 23

Hình 1.20: Dùng động cơ tìm kiếm Google để tìm thông tin trên Internet.

Hình 1.21: Tìm kiếm với từ khóa tin học.

Ô trống


Trang 24

Hình 1.22: Tìm kiếm với từ khóa tin học cơ sở.

Hình 1.23: Tìm kiếm với từ khóa Bài giảng tin học cơ sở.


Trang 25

Tìm kiếm thông qua từ khóa. • Từ khóa càng cụ thể, phạm vi tìm kiếm càng xác định. • Có thể dùng các phép toán tìm kiếm and, +, or, not, “…”.

Ví dụ tìm với từ khóa culture and society nghĩa là muốn tìm những trang Web chứa cả hai từ culture và society (nhưng hai từ này không nhất thiết phải đi liền nhau). Ví dụ tìm với từ khóa culture or society nghĩa là muốn tìm những trang Web chứa từ culture hoặc có chứa từ society, hoặc có chứa cả hai từ culture và society (nhưng hai từ này không nhất thiết phải đi liền nhau). Ví dụ tìm với từ khóa culture not society nghĩa là muốn tìm những trang Web chứa từ culture nhưng không có chứa từ society. Ví dụ tìm với từ khóa “culture society” nghĩa là muốn tìm những trang Web chứa cả hai từ culture và society, đồng thời hai từ này phải đi liền nhau. Chú ý từ khóa culture and society tương đương với các từ khóa culture + society và cultute society. Tức là phép toán + tương đương với phép toán and khi tìm kiếm với Google. Sử dụng trình duyệt Internet Explorer (IE) Khởi động IE.

• Start | Program | Internet Explorer. • Hoặc nhấp đôi chuột biểu tượng Internet Explorer trên màn hình nền.

Thoát IE.

• Từ thanh thực đơn chọn File | Close. • Hoặc nhấp nút đóng trên thanh tiêu đề.

Giao diện của IE (Xem hình 1.24).

• Thanh tiêu đề. • Thanh thực đơn. • Thanh công cụ. • Thanh địa chỉ. • Cửa sổ hiển thị. • Thanh trạng thái.

Thanh công cụ (Xem hình 1.25).

• Chứa các biểu tượng tượng trưng cho các tác vụ. • Cho phép thực hiện nhanh một số chức năng thường dùng khi duyệt Web.

Một số chức năng thường dùng khi duyệt Web

• Trở về trang Web trước đó (Back): .

• Đi đến trang Web kế tiếp (Forward): .


Trang 26

• Dừng việc tải trang Web (Stop)

• Đi đến trang chủ của Website (Home) .

Hình 1.24: Giao diện trình duyệt Internet Explorer.

Hình 1.25: Thanh công cụ.

Thanh thực đơn.

• Bao gồm các thực đơn kéo xuống. • Các thực đơn File, Edit, View, Favorites, Tools và Help.

Truy cập Website.

• Giả sử máy tính đã được kết nối Internet. Có ba cách truy cập Website.

• Truy cập Website mới. - Xác định địa chỉ trang Web cần tham khảo. - Vào địa chỉ trang Web ở ô Address.

• Truy cập Website từ Address Book. - Nhấp chuột vào mũi tên bên phải ô Address.


Trang 27

- Chọn địa chỉ trang Web trong danh sách.

• Truy cập Website từ Favorite. - Chọn Favorite từ thanh thực đơn. - Chọn địa chỉ trang Web ưa thích đã ghi lại trước đó.

Thư điện tử (E-Mail) Web Mail là một dịch vụ trên mạng Internet nhằm cho phép người sử dụng trao đổi e-mail qua mạng Internet. Web Mail hiện nay phát triển rất nhanh, và có nhiều công ty cung cấp dịch vụ Web Mail miễn phí. Thông qua Web Mail mọi người trên thế giới có thể liên lạc trao đổi với nhau một cách dễ dàng, nhanh chóng và thuận tiện.

Một số Web Mail miễn phí thông dụng.

• mail.yahoo.com • www.gmail.com • www.hotmail.com • www.vol.vnn.vn • www.mailcity.com • www.e-mail.com • www.rocket.com

Phần 2 – Hệ điều hành Windows

Trang 28

PHẦN 2

HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS 1. HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS Giới thiệu Hệ điều hành Sự hoạt động của máy tính dựa vào sự phối hợp của hai thành phần là phần cứng và phần mềm. Phần mềm bao gồm phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng. Hệ điều hành (HĐH) là một phần mềm hệ thống được thiết kế nhằm giúp người sử dụng điều khiển và quản lý máy tính một cách dễ dàng, thuận tiện và hiệu quả. Các chức năng chính của HĐH bao gồm:

• Quản lý tài nguyên hệ thống. • Quản lý việc nhập và xuất dữ liệu. • Quản lý hệ thống tập tin. • Quản lý, điều khiển việc thực hiện chương trình. • Tạo môi trường giao tiếp thuận tiện và thân thiện giữa người và máy.

Các HĐH thông dụng hiện nay là MS-DOS, Windows, Macintosh và Linux. Giáo trình này trình bày HĐH Windows. Mỗi HĐH có nhiều phiên bản (version) khác nhau. Ngoài ra người ta còn phân biệt HĐH dùng cho máy đơn, và HĐH dùng cho mạng máy tính. HĐH được phát triển liên tục và ngày càng thân thiện hơn với người sử dụng, đồng thời cũng phức tạp hơn. Một số phiên bản HĐH Windows thông dụng cho máy đơn:

• Windows 98, Windows 98 SE. • Windows Me, Windows XP, Windows Vista • Windows 2000, Windows 2000 Professional.

Một số phiên bản HĐH Windows thông dụng cho mạng:

• Windows NT Server. • Windows 2000 Server • Windows 2003 Server

Giao diện cửa sổ Giao diện là gì? Giao diện là cách thức mà thông qua đó người sử dụng có thể tương tác (giao tiếp) với máy tính. HĐH Windows sử dụng giao diện kiểu cửa sổ kết hợp với thực đơn và dùng các biểu tượng hình ảnh, được gọi chung là giao diện cửa sổ hay giao diện Windows. Người sử dụng điều khiển và quản lý máy tính thông qua việc tương tác với các thành phần hiển

Bài giảng Tin học cơ sở

Trang 29

thị trong các giao diện cửa sổ này. Cách thức giao tiếp này làm cho người sử dụng cảm thấy việc điều khiển máy tính trở nên dễ dàng và thân thiện (Xem hình 2.1 và 2.2).

Hình 2.1: Thực đơn và biểu tượng.

Hình 2.2: Cửa sổ.

Cửa sổ

Biểu tượng

Thực đơn


Trang 30

Các thành phần của giao diện Windows (Xem hình 2.3, 2.4, 2.5 và 2.6). • Cửa sổ, con trỏ, biểu tượng. • Thực đơn, hộp thoại, nút điều khiển. • Màn hình nền. • Thanh tiêu đề. • Thanh công cụ. • Thanh thực đơn. • Thanh cuộn. • Thanh tác vụ.

Hình 2.3: Màn hình nền, biểu tượng và thanh tác vụ.

Màn hình nền (Desktop)

Thanh tác vụ (Taskbar)

Biểu tượng

Nút Start


Trang 31

Hình 2.4: Cửa sổ, thanh tiêu đề, thanh thực đơn và thanh công cụ.

Hình 2.5: Thực đơn.

Cửa sổ Thanh tiêu đề

Thanh thực đơnThanh công cụ

Thực đơn thả xuống


Trang 32

Hình 2.6: Các nút điều khiển cửa sổ, các thanh cuộn.

Hộp thoại Trong khi làm việc, có những tình huống HĐH cần người sử dụng cung cấp thông tin hoặc quyết định cho công việc tiếp theo. Khi đó HĐH dùng hộp thoại để giao tiếp với người sử dụng. Các thành phần của hộp thoại (Xem hình 2.7):

• Tiêu đề. • Các nút xác nhận, các nút điều khiển, các thẻ. • Các mục nhập (hộp văn bản, hộp chọn lựa, …).

Các nút điều khiển cửa sổ

Thanh cuộn đứng/dọc

Thanh cuộn ngang


Trang 33

Hình 2.7: Các thành phần của hộp thoại

Các thao tác chuột Khi giao tiếp với HĐH thông qua giao diện Windows, người sử dụng thường dùng thiết bị chuột để làm công cụ trỏ đến các biểu tượng hiển thị trong giao diện. Các thao tác với thiết bị chuột (gọi tắt là chuột):

Kéo và trỏ Di chuyển chuột và trỏ chuột đến biểu tượngKéo và thả Nhấp chuột tại biểu tượng, kéo và thả chuột Nhấp chuột (nhấp chuột trái) Nhấp phím trái của chuộtNhấp chuột phải Nhấp phím phải của chuộtNhấp đôi chuột Nhấp đôi phím trái của chuột

2. TẬP TIN VÀ THƯ MỤC Tập tin, thư mục, cây thư mục, đường dẫn Máy tính có thể lưu trữ một khối lượng lớn các dữ liệu vào các thiết bị lưu trữ như đĩa mềm, đĩa cứng, USB, … Dữ liệu được lưu trữ vào các thiết bị lưu trữ dưới dạng các tập tin (files). Ví dụ một hình ảnh, một bản đồ, một bài hát, một bài viết hoặc một tập các số liệu cần tính toán, … có thể được lưu vào đĩa thành một tập tin. HĐH Windows giúp người sử dụng quản lý các tập tin này một cách dễ dàng.


Trang 34

Trong khi làm việc, người sử dụng sẽ tạo ra rất nhiều tập tin. Để quản lý các tập tin, HĐH Windows yêu cầu mỗi tập tin khi lưu trữ đều phải có tên. Các tập tin khác nhau phải có tên khác nhau. Tên tập tin gồm hai phần là phần tên và phần mở rộng cho biết loại tập tin.

• Ví dụ tên tập tin: bailam.doc, baocao.xls, trinhbay.ppt, hinhanh.jpg. • Phần tên do người sử dụng đặt. • Phần mở rộng thường do phần mềm ứng dụng qui định, người sử dụng

không cần phải đặt. Ví dụ ta dùng phần mềm MS Word để viết một bài làm, khi ta lưu bài làm này thành một tập tin trên đĩa chẳng hạn thì tập tin này sẽ tự động có phần mở rộng là doc. giúp cho việc tìm kiếm các tập tin dễ dàng và nhanh chóng, HĐH Windows cho phép người sử dụng tạo ra các thư mục (folder) và lưu các tập tin có nội dung liên quan với nhau vào từng thư mục.

Trong một thư mục có chứa các tập tin, nhưng cũng có thể chứa các thư mục khác. Các thư mục liên kết với nhau làm thành cây thư mục. Windows qui ước mỗi đĩa có một thư mục bắt đầu, gọi là thư mục gốc, ký hiệu là tên_đĩa:\ (ví dụ: C:\ chỉ thư mục gốc đĩa C hoặc D:\ chỉ thư mục gốc đĩa D, …). C:\ KeHoach HocKy1 Hocky2 BaoCao CongTacGV SinhVien GiaoVien CongTacSV Vị trí của tập tin được xác định bởi đường dẫn. Đường dẫn bắt đầu từ thư mục gốc của đĩa cho đến thư mục con chứa tập tin. Thông qua đường dẫn, người sử dụng xác định được:

• Tập tin được lưu ở đĩa nào. • Tập tin được lưu ở thư mục nào trong đĩa đó. • Thư mục mà tập tin lưu vào đó là thư mục con hay thư mục gốc. • Nếu thư mục chứa tập tin là thư mục con thì là con của thư mục nào. • Ví dụ: D:\GiaoTrinh\TinHocCoSo\BaiGiang\P2-HeDieuHanh.doc

Đường dẫn

BaoCaoHK1.doc BaoCaoHK2.doc TongKet.ppt HinhAnhHoiThao.jpg

Thư mục gốc Thư mục con

các tập tin


Trang 35

Hình 2.8: Cây thư mục (khuôn màn hình trái).

Hình 2.9: Biểu tượng tập tin, biểu tượng thư mục.

Biểu tượng thư mục

Biểu tượng tập tin


Trang 36

Dùng chuột thao tác kéo và thả với tập tin và thư mục Khi dùng chuột thực hiện thao tác kéo và thả các biểu tượng tập tin và thư mục sẽ tạo ra các kết quả di chuyển hoặc sao chép. Chẳng hạn,

• Trỏ biểu tượng tập tin và kéo đến đặt trên biểu tượng thư mục rồi thả có nghĩa là di chuyển tập tin vào chứa trong thư mục.

• Trỏ biểu tượng tập tin, ấn phím Ctrl và kéo đến đặt trên biểu tượng thư mục

rồi thả có nghĩa là thực hiện sao chép tập tin và bản sao tập tin được chứa vào trong thư mục.

• Trỏ biểu tượng thư mục và kéo đến đặt trên biểu tượng thư mục khác rồi thả

có nghĩa là di chuyển thư mục (và các tập tin trong đó) vào chứa trong thư mục khác.

• Trỏ biểu tượng thư mục, ấn phím Ctrl và kéo đến đặt trên biểu thượng thư

mục khác rồi thả có nghĩa là sao chép thư mục (và các tập tin trong đó) và bản sao thư mục (và các tập tin trong đó) được chứa vào trong thư mục khác.

3. SỬ DỤNG HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS Khởi động hệ điều hành Khi bật máy tính, HĐH đã được cài trên đĩa cứng trước đó sẽ được tự động nạp và thực hiện. Quá trình này gọi là khởi động hệ điều hành, thời gian mất vài phút. Khi hoàn tất việc khởi động, trước mặt người sử dụng sẽ là màn hình nền của HĐH cùng các biểu tượng ứng dụng được sắp đặt trên đó. Các biểu tượng ứng dụng còn có thể xuất hiện trên thanh tác vụ nằm ở đáy màn hình. Nút Start nằm ở góc trái phía dưới màn hình nền (Xem hình 2.10). Đăng nhập hệ thống Nếu làm việc trong mạng, sau khi HĐH được khởi động, có thể hệ thống sẽ yêu cầu người sử dụng đăng nhập hệ thống (thường gọi là log in hệ thống). Để đăng nhập hệ thống, người sử dụng cần nhập vào tên người sử dụng (user name) và mật mã (password). Những thông tin này sẽ được cung cấp và tạo ra khi người sử dụng đăng ký sử dụng với người quản trị hệ thống mạng (Xem hình 2.11).


Trang 37

Hình 2.10: Màn hình nền, biểu tượng ứng dụng, thanh tác vụ và nút Start.

Hình 2.11: Đăng nhập hệ thống. Thoát khỏi hệ thống Sau khi làm việc với máy tính, người sử dụng phải thoát khỏi hệ thống trước khi tắt máy (Xem hình 2.12).

• Chọn Start | Turn off Computer… • Hộp thoại Turn off Computer xuất hiện.

Màn hình nền (Desktop)

Thanh tác vụ (Taskbar)

Biểu tượng chương trình

Nút Start

Các ứng dụng đang thực thi


Trang 38

• Chọn Turn off. • Sau khi thoát khỏi hệ thống, việc tắt máy tính sẽ được tự động thực hiện.

Hình 2.12: Thoát khỏi hệ thống.

Thực đơn đối tượng Khi trỏ chuột đến một đối tượng (biểu tượng) nào đó, nhấp chuột phải thì thực đơn đối tượng sẽ hiện ra (Xem hình 2.13). Thực đơn đối tượng cho phép người sử dụng thực hiện các thao tác liên quan đến đối tượng như:

• Xem thông tin về đối tượng (Properties). • Đổi tên đối tượng (Rename). • Xóa đối tượng (Delete). • Mở đối tượng (Open).

Hình 2.13: Thực đơn đối tượng (đối tượng là một biểu tượng ứng dụng).

Thực đơn đối tượng


Trang 39

Đối tượng My Computer My Computer là một đối tượng qua đó cho phép người sử dụng quản lý các thiết bị lưu trữ (đĩa mềm, đĩa cứng, USB, …) và các thiết bị ngoại vi (thiết bị nhập, xuất). Để làm việc với đối tượng My Computer, người sử dụng nhấp đôi chuột biểu tượng My Computer trên màn hình nền. Cửa sổ My Computer hiện ra (Xem hình 2.14 và 2.15).

Hình 2.14: Biểu tượng My Computer trên màn hình nền.

Xem thông tin về các đối tượng trong My Computer (Xem hình 2.16).

• Trỏ chuột đến đối tượng (ví dụ như đĩa mềm, đĩa cứng). • Nhấp chuột phải để xuất hiện thực đơn đối tượng. • Chọn Properties. • Chọn thẻ General. • Xem thông tin về đối tượng. • Nhấp nút đóng cửa sổ.

Hình 2.15: Cửa sổ My Computer và các đối tượng mà nó quản lý.

Các đối tượng do My Computer quản lý


Trang 40

Hình 2.16: Thông tin về đối tượng đĩa C trong My Computer.

Thực đơn Start Nút Start nằm ở góc trái trên thanh tác vụ của màn hình nền cho phép kích hoạt thực đơn Start. Thực đơn Start cho phép người sử dụng chạy các chương trình ứng dụng (phần mềm ứng dụng). Nhấp chuột vào nút Start, thực đơn Start xuất hiện. Chạy phần mềm Word để đánh một văn bản và thoát.

• Chọn Start | Programs | Microsoft Office | Microsoft Word. • Từ thanh thực đơn, chọn File | Exit để thoát.

Chạy phần mềm Excel để tính toán trong một bảng tính và thoát.

• Chọn Start | Programs | Microsoft Excel | Microsoft Excel. • Từ thanh thực đơn, chọn File | Exit để thoát.

Công cụ cấu hình Control Panel Control Panel là một công cụ cho phép người sử dụng thiết lập các đặc tính cho môi trường làm việc của HĐH (gọi là thiết lập cấu hình). Chẳng hạn thông qua Control Panel, người sử dụng có thể thiết lập ngày, giờ cho hệ thống, thiết lập cách thức màn hình nền xuất hiện, cài đặt các font chữ để sử dụng, thiết lập hình thức dữ liệu ngày, giờ, …


Trang 41

Mở cửa sổ Control Panel (Xem hình 2.17):

• Chọn Start | Settings | Control Panel. • Hoặc mở cửa sổ My Computer, chọn đối tượng Control Panel.

Hình 2.17: Cửa sổ Control Panel và các đối tượng mà nó quản lý.

Một số đối tượng thường dùng trong Control Panel đối với những người mới bắt đầu sử dụng máy tính là đối tượng System, Date/Time, Regional Options và Display. Đối tượng System (Xem hình 2.18).

• Mở cửa sổ Control Panel. • Nhấp đôi chuột biểu tượng System. • Hộp thoại System Properties xuất hiện cho thấy các thông tin về hệ thống.

Đối tượng Date/Time (Xem hình 2.19).

• Mở cửa sổ Control Panel. • Nhấp đôi chuột biểu tượng Date/Time. • Hộp thoại Date/Time Properties xuất hiện cho phép người sử dụng xem và

xác lập ngày, giờ cho hệ thống. Đối tượng Regional and Language Options (Xem hình 2.20).

• Mở cửa sổ Control Panel. • Nhấp đôi chuột biểu tượng Regional Options.


Trang 42

• Hộp thoại Regional Options xuất hiện cho phép người sử dụng xem và xác lập cách thức hiển thị số, tiền tệ, ngày giờ, … phù hợp với quy ước của từng quốc gia (Ví dụ Mỹ dùng dấu chấm làm dấu cách thập phân và dấu phẩy làm dấu cách phần ngàn, trong khi đó Việt Nam lại dùng dấu phẩy làm dấu cách thập phân và dấu chấm làm dấu cách phần ngàn).

Hình 2.18: Hộp thoại System Properties.

Hình 2.19: Hộp thoại Date/Time Properties.


Trang 43

Hình 2.20: Hộp thoại Regional and Language Options Customize.

Hình 2.21: Hộp thoại Display Properties.


Trang 44

Đối tượng Display (Xem hình 2.21). • Mở cửa sổ Control Panel. • Nhấp đôi chuột biểu tượng Display. • Hộp thoại Display Properties xuất hiện cho phép người sử dụng thiết lập

cách thức xuất hiện của màn hình nền. 4. CÔNG CỤ WINDOWS EXPLORER Công cụ Windows Explorer Windows Explorer là một công cụ mà HĐH Windows tạo ra nhằm giúp người sử dụng có thể quản lý các tập tin trong các thiết bị lưu trữ như đĩa mềm, đĩa cứng, USB, … một cách thuận tiện và hiệu quả. Thông qua Windows Explorer, người sử dụng có thể thực hiện dễ dàng các thao tác về tập tin, thư mục và đĩa. Các thao tác thường dùng với tập tin bao gồm:

• Mở tập tin. • Đổi tên tập tin. • Sao chép, di chuyển, xóa bỏ tập tin.

Các thao tác thường dùng với thư mục bao gồm:

• Mở thư mục. • Đổi tên thư mục. • Sao chép, di chuyển, xóa bỏ thư mục.

Khởi động Windows Explorer.

• Nhấp chuột phải nút Start, chọn Explore. • Hoặc Start | Programs | Accessories | Explorer.

Thoát khỏi Windows Explorer.

• Từ thanh thực đơn, chọn File | Close. • Hoặc nhấp nút đóng trên thanh tiêu đề.

Giao diện Windows Explorer Các thành phần giao diện Windows Explorer (Xem hình 2.22).

• Thanh tiêu đề. • Thanh thực đơn. • Thanh công cụ. • Khuôn màn hình trái. • Khuôn màn hình phải. • Hộp địa chỉ. • Thanh trạng thái.


Trang 45

Hình 2.22: Giao diện Windows Explorer. Xem và hiển thị thông tin Xem thông tin về đĩa, thư mục, tập tin.

• Trỏ chuột đến đối tượng đĩa, thư mục, tập tin. • Nhấp chuột phải để xuất hiện thực đơn đối tượng tương ứng. • Chọn Properties. Xem thông tin trong hộp thoại. • Nhấp nút OK, hoặc nút đóng để thoát.

Để ý đối tượng đĩa chỉ hiển thị trong khuôn màn hình trái, còn đối tượng thư mục hiển thị trong cả hai khuôn màn hình, và đối tượng tập tin thì chỉ hiển thị trong khuôn màn hình. Quan sát hai khuôn màn hình.

• Khuôn màn hình phải hiển thị nội dung của mục được chọn ở khuôn màn hình trái. Do vậy khi chọn mục khác ở khuôn màn hình trái thì nội dung của khuôn màn hình phải sẽ thay đổi theo.

• Trong khuôn màn hình trái, dấu + là hiển thị rút gọn của mục (không thấy

các thư mục con nếu có) và dấu – là hiển thị chi tiết của mục (hiển thị các thư mục con nếu có). Nhấp dấu + sẽ biến thành dấu – và ngược lại.

Nội dung đĩa D được hiển thị ở đây

Thư mục hiện hành D:\

Dấu + và -


Trang 46

Thay đổi cách hiển thị thông tin thư mục, tập tin. • Từ thanh thực đơn, chọn View | List. • Thư mục và tập tin được hiển thị dạng danh sách. • Các chọn lựa khác:

o Large Icons (biểu tượng dạng hình lớn). o Small Icons (biểu tượng dạng hình nhỏ). o Details (hiển thị chi tiết).

Các thao tác đĩa Mở đĩa.

• Trỏ chuột đến đối tượng đĩa (trong khuôn màn hình trái). • Nhấp chuột phải để mở thực đơn đối tượng. • Từ thực đơn đối tượng, chọn Open. Cửa sổ nội dung đĩa mở ra. • Nhấp nút đóng hoặc chọn File | Close từ thanh thực đơn để thoát.

Đổi tên đĩa.

• Trỏ chuột đến đối tượng đĩa (trong khuôn màn hình trái). • Nhấp chuột phải để mở thực đơn đối tượng. • Từ thực đơn đối tượng, chọn Rename. Dấu nháy định vị ở vùng tên đĩa. • Nhập vào tên mới, ấn Enter. Tên đĩa nên đặt vắn tắt, dễ nhớ và có nghĩa.

Định dạng đĩa (Xem hình 2.23).

• Trỏ chuột đến đối tượng đĩa (trong khuôn màn hình trái). • Nhấp chuột phải để mở thực đơn đối tượng. • Từ thực đơn đối tượng, chọn Format. Hộp thoại định dạng xuất hiện. • Nếu muốn định dạng nhanh, chọn Quick Format. • Nhấp nút Start để bắt đầu quá trình định dạng.

Hình 2.23: Hộp thoại định dạng đĩa.


Trang 47

Lưu ý:

• Khi định dạng sẽ mất hết các dữ liệu hiện đang được lưu trữ trong đĩa. Do vậy phải cẩn thận khi định dạng, đặc biệt là định dạng đĩa cứng. Đối với những dữ liệu quan trọng, cần sao lưu trước khi định dạng.

• Có hai cách định dạng là định dạng thông thường hoặc định dạng nhanh (Quick

Format). Tìm kiếm tập tin/thư mục trong đĩa (Xem hình 2.24).

• Trỏ chuột đến đối tượng đĩa (trong khuôn màn hình trái). • Nhấp chuột phải để mở thực đơn đối tượng. • Từ thực đơn đối tượng, chọn Search. Cửa sổ tìm kiếm mở ra. • Điền tên tập tin hay tên thư mục cần tìm kiếm trong đĩa. Nhấp nút Search

để bắt đầu quá trình tìm kiếm.

Hình 2.24: Cửa sổ tìm kiếm.

Các thao tác tập tin Mở một tập tin

• Trỏ chuột đến đối tượng tập tin (trong khuôn màn hình phải). • Nhấp chuột phải để mở thực đơn đối tượng. • Từ thực đơn đối tượng, chọn Open. Nội dung tập tin được mở ra dưới sự

điều khiển của phần mềm ứng dụng tương ứng.


Trang 48

(Ví dụ khi người sử dụng chọn Open để mở tập tin văn bản có phần mở rộng là doc thì HĐH sẽ chạy phần mềm ứng dụng xử lý văn bản Microsoft Word trước, sau đó phần mềm này sẽ mở tập tin văn bản.) Sao chép tập tin

• Mở thư mục chứa tập tin cần sao chép. • Chọn một hoặc nhiều tập tin cần sao chép. • Từ thanh thực đơn, chọn Edit | Copy để tạo bản sao tập tin. • Mở thư mục nơi sẽ chứa bản sao. • Từ thanh thực đơn, chọn Edit | Paste để sao chép.

(Để chọn nhiều tập tin, ấn phím Shift hay Ctrl trong khi chọn. Shift sẽ chọn những tập tin nằm kề nhau trong thư mục, ngược lại Ctrl sẽ cho phép chọn những tập tin nằm cách nhau.) Di chuyển tập tin.

• Mở thư mục chứa tập tin cần di chuyển. • Chọn một hoặc nhiều tập tin cần di chuyển. • Từ thanh thực đơn, chọn Edit | Cut để “cắt” tập tin. • Mở thư mục nơi sẽ chứa tập tin di chuyển đến. • Từ thanh thực đơn, chọn Edit | Paste để “dán” tập tin đã cắt.

(Để chọn nhiều tập tin, ấn phím Shift hay Ctrl trong khi chọn. Shift sẽ chọn những tập tin nằm kề nhau trong thư mục, ngược lại Ctrl sẽ cho phép chọn những tập tin nằm cách nhau. Động tác cắt và dán tập tin kết hợp lại thành di chuyển tập tin). Đổi tên tập tin

• Trỏ chuột đến đối tượng tập tin (trong khuôn màn hình phải). • Nhấp chuột phải để mở thực đơn đối tượng. • Từ thực đơn đối tượng, chọn Rename. Dấu nháy sẽ được định vị tại tên tập

tin. • Đánh vào tên mới, ấn phím Enter.

(Có thể thực hiện đổi tên tập tin nhanh bằng cách trỏ chuột đến đối tượng tập tin, chọn tập tin và nhấp chuột. Đánh vào tên mới và ấn phím Enter.) Xóa tập tin

• Trỏ chuột đến đối tượng tập tin (trong khuôn màn hình phải). • Nhấp chuột phải để mở thực đơn đối tượng. • Từ thực đơn đối tượng, chọn Delete. • Hộp thoại yêu cầu xác nhận việc xóa xuất hiện. • Nếu đồng ý xóa tập tin, nhấn nút Yes. Tập tin sẽ bị xóa (được dời vào thùng

rác “Recycle Bin”).


Trang 49

Recycle Bin

− Recycle Bin là một đối tượng đặc biệt. Nó là thư mục do HĐH quản lý, thư mục này chứa những tập tin hoặc thư mục được xóa bỏ.

− Nhấp chuột biểu tượng Recycle Bin trong màn hình nền Windows Explorer để

xem nội dung của nó (chứa các tập tin, thư mục đã được xóa bỏ). − Muốn phục hồi lại những gì đã xóa, chọn thư mục hoặc tập tin muốn phục hồi,

nhấp nút Restore. Muốn xóa thật sự nội dung của Recycle Bin, nhấp nút Empty Recycle Bin. Sau khi xóa thật sự thì không phục hồi được nữa.

Các thao tác thư mục Tạo thư mục mới (Xem hình 2.25).

• Mở thư mục là nơi mà ta muốn tạo thư mục mới trong đó. • Đưa con trỏ chuột đến vùng trống trong khuôn màn hình phải. • Nhấp chuột phải để xuất hiện thực đơn đối tượng. • Từ thực đơn đối tượng, chọn New | Folder. • Biểu tượng thư mục xuất hiện, đánh vào tên thư mục, ấn phím Enter. • Thư mục mới được tạo ra sẽ là thư mục rỗng (chưa có gì trong đó cả).

Sao chép thư mục

• Mở đĩa hoặc thư mục chứa thư mục cần sao chép. • Chọn một hoặc nhiều thư mục cần sao chép. • Từ thanh thực đơn, chọn Edit | Copy để tạo bản sao thư mục. • Mở đĩa hoặc thư mục nơi sẽ chứa bản sao. • Từ thanh thực đơn, chọn Edit | Paste để thực hiện sao chép.

(Để chọn nhiều thư mục, ấn phím Shift hay Ctrl trong khi chọn. Shift sẽ chọn những thư mục nằm kề nhau, ngược lại Ctrl sẽ cho phép chọn những thư mục nằm cách nhau.)


Trang 50

Hình 2.25: Tạo thư mục mới.

Di chuyển thư. • Mở đĩa hoặc thư mục chứa thư mục cần di chuyển. • Chọn một hoặc nhiều thư mục cần di chuyển. • Từ thanh thực đơn, chọn Edit | Cut để “cắt” thư mục. • Mở đĩa hoặc thư mục nơi sẽ chứa thư mục di chuyển đến. • Từ thanh thực đơn, chọn Edit | Paste để “dán” thư mục đã cắt.

(Để chọn nhiều thư mục, ấn phím Shift hay Ctrl trong khi chọn. Shift sẽ chọn những thư mục nằm kề nhau, ngược lại Ctrl sẽ cho phép chọn những thư mục nằm cách nhau. Động tác cắt và dán thư mục kết hợp lại thành di chuyển thư mục). Đổi tên thư mục.

• Trỏ chuột đến đối tượng thư mục. • Nhấp chuột phải để xuất hiện thực đơn đối tượng. • Từ thực đơn đối tượng, chọn Rename. Dấu nháy sẽ được định vị tại tên thư

mục. • Đánh vào tên mới, ấn phím Enter.

(Có thể thực hiện đổi tên thư mục nhanh bằng cách trỏ chuột đến đối tượng thư mục, chọn thư mục và nhấp chuột. Đánh vào tên mới và ấn phím Enter.) Xóa thư mục.

• Trỏ chuột đến đối tượng thư mục. • Nhấp chuột phải để xuất hiện thực đơn đối tượng.


Trang 51

• Từ thực đơn đối tượng, chọn Delete. • Xuất hiện hộp thoại yêu cầu xác nhận việc xóa. • Nếu đồng ý xóa thư mục, nhấn nút Yes. Thư mục sẽ bị xóa (được dời vào

thùng rác “Recycle Bin”).

5. CÁC CÔNG CỤ KHÁC TRONG WINDOWS Các công cụ khác Ngoài Windows Explorer, HĐH Windows còn trang bị nhiều công cụ khác cho người sử dụng. Người sử dụng cần có thời gian làm việc nhiều với máy tính sẽ dần dần tích lũy những kinh nghiệm sử dụng các công cụ trong HĐH Windows. Một số công cụ thường dùng bao gồm máy tính (Calculator), công cụ xem hình ảnh (Imaging), công cụ vẽ hình (Paint), công cụ xử lý văn bản đơn giản (WordPad) và các công cụ hệ thống (System Tools). Accessories Accessories là nơi chứa các công cụ mà HĐH Windows trang bị cho người sử dụng (Xem hình 2.26).

• Nhấp nút Start, chọn Program | Accessories. • Thực đơn các công cụ mở ra. Chọn công cụ cần đến.

Hình 2.26: Thực đơn Accessories

Phần 3 – Microsoft Word

Trang 52

PHẦN 3

XỬ LÝ VĂN BẢN VỚI MS WORD CHƯƠNG 1

GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT 1. PHẦN MỀM WORD Phần mềm xử lý văn bản là phần mềm cho phép người sử dụng tạo lập, chỉnh sửa và định dạng các văn bản tài liệu một cách dễ dàng và thuận tiện. Phần này trình bày cách dùng phần mềm MS Word (phiên bản Word 2003) là phần mềm xử lý văn bản của hãng Microsoft. 2. KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI WORD Để khởi động Word, dùng một trong hai cách:

• Từ màn hình nền, chọn Start | Programs | Microsoft Word. • Hoặc nhấp đôi chuột biểu tượng Word trên màn hình nền.

Để thoát khỏi Word trở về hệ điều hành, dùng một trong hai cách:

• Từ thanh thực đơn, chọn File | Exit. • Hoặc chọn nút đóng trên thanh tiêu đề.

Trước khi thoát khỏi Word, nếu văn bản chưa được lưu lại thì sẽ xuất hiện hộp thoại hỏi người sử dụng có cần lưu lại văn bản trước khi thoát hay không (Xem hình 3.1).

Chọn Yes nếu muốn lưu lại văn bản trước khi thoát. Chọn No nếu muốn thoát khỏi Word mà không lưu lại văn bản. Chọn Cancel nếu muốn bỏ qua việc thoát và trở lại công việc.

Hình 3.1: Hộp thoại yêu cầu xác nhận.

3. CỬA SỔ ỨNG DỤNG WORD Sau khi khởi động Word, cửa sổ ứng dụng Word sẽ được hiển thị trên màn hình. Các thành phần của cửa sổ này bao gồm:

• Thanh tiêu đề (Title bar).


Trang 53

• Thực đơn lệnh (Menu bar). • Thanh công cụ (Toolbars).

Thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar) Thanh công cụ định dạng (Formatting Toolbar)

• Thước (Rulers). • Cửa sổ Word (Word area). • Thanh trạng thái (Status bar).

Để hiển thị hoặc che dấu thanh công cụ, thực hiện:

• Từ thanh thực đơn, chọn View | Toolbars. • Sau đó chọn hoặc bỏ Standard, Formatting.

Để hiển thị hoặc che dấu thước, thực hiện:

• Từ thanh thực đơn, chọn View. • Sau đó chọn hoặc bỏ Ruler.

Cửa sổ ứng dụng Word (Xem hình 3.2).

Hình 3.2: Cửa sổ ứng dụng Word.

4. MỘT PHIÊN LÀM VIỆC THÔNG THƯỜNG VỚI WORD Một phiên làm việc thông thường với Word thường bao gồm các bước sau:

Thanh menu

Thanh công cụ chuẩn

(Standard) Thanh định dạng (Formatting)

Thanh công cụ vẽ (Drawing)

Thanh trạng thái


Trang 54

• Khởi động Word từ hệ điều hành. • Tạo văn bản mới hoặc mở văn bản cũ đã lưu trước đó. • Nhập văn bản từ bàn phím. • Chỉnh sửa và định dạng văn bản. • Trang trí văn bản • Lưu văn bản vào đĩa. • Thoát khỏi Word và trở về hệ điều hành.

5. QUẢN LÝ VĂN BẢN Tạo một văn bản mới Có hai cách để tạo một văn bản mới.

• Từ thanh công cụ chuẩn, chọn nút New . • Hoặc từ thanh thực đơn, chọn File | New | Blank Document | OK (Xem hình

3.3).

Hình 3.3: Hộp thoại chọn Blank Document.

Lưu văn bản mới Có hai cách để lưu văn bản mới.

• Từ thanh công cụ chuẩn, chọn nút Save . • Hoặc từ thanh thực đơn, chọn File | Save. Văn bản được lưu dưới dạng tập tin có phần mở rộng là .doc. Khi lưu văn bản, hộp thoại Save As sẽ xuất hiện và ta cần cung cấp nơi lưu trữ tập tin (tức là thư mục sẽ chứa tập tin) cũng như tên tập tin cho hộp thoại (Xem hình 3.4).

Chọn thư mục sẽ chứa tập tin trong ô Save in.


Trang 55

Điền tên tập tin văn bản trong ô File name. Nhấp nút Save để lưu tập tin. Nhấp nút Cancel để bỏ qua việc lưu và trở lại công việc.

Hình 3.4: Hộp thoại Save As.

Lưu văn bản dưới tên khác Để lưu văn bản dưới tên khác, thực hiện:

• Từ thanh thực đơn, chọn File | Save As. • Hộp thoại Save As xuất hiện giống như khi lưu văn bản mới chưa có tên. Sau khi lưu văn bản dưới tên khác xong ta có hai tập tin văn bản nội dung giống nhau nhưng tên tập tin thì khác nhau, và văn bản đang hiện diện trong cửa sổ Word để ta tiếp tục làm việc sẽ là văn bản với tên tập tin mới.

Đóng văn bản Có hai cách để đóng văn bản.

• Từ thanh thực đơn, chọn File | Close. • Hoặc nhấp nút đóng trên thanh tiêu đề. Trước khi đóng văn bản, nếu văn bản chưa được lưu lại thì sẽ xuất hiện hộp thoại hỏi người sử dụng có cần lưu lại văn bản trước khi thoát hay không (Xem hình 3.5).

Chọn Yes nếu muốn lưu lại văn bản trước khi đóng. Chọn No nếu muốn đóng mà không cần lưu lại văn bản.


Trang 56

Chọn Cancel nếu muốn bỏ qua việc đóng văn bản và trở lại công việc.


Mở một văn bản đã tồn tại Có hai cách để mở một văn bản đã được lưu trước đó.

• Từ thanh công cụ chuẩn, chọn nút Open . • Hoặc từ thanh thực đơn, chọn File | Open. Hộp thoại Open xuất hiện (Xem hình 3.6).

Tìm thư mục chứa tập tin văn bản bằng cách dùng ô Look in. Sau đó chọn tập tin văn bản muốn mở và nhấp nút Open. Nếu muốn bỏ qua việc mở tập tin, trở lại công việc thì nhấp nút Cancel.

Hình 3.6: Hộp thoại Open.

Làm việc với nhiều văn bản


Trang 57

Người sử dụng có thể làm việc với nhiều văn bản trong một phiên làm việc. Khi đó nhiều văn bản sẽ được mở cùng một lúc và người sử dụng có thể chọn văn bản nào để làm việc trong số các văn bản được mở, hoặc làm việc qua lại giữa các văn bản. Để mở nhiều văn bản làm việc, thực hiện:

• Từ thanh công cụ chuẩn, chọn nút Open . • Mở một tập tin văn bản để làm việc. • Từ thanh công cụ chuẩn, chọn nút Open lần nữa. • Mở một tập tin văn bản khác để làm việc.

Bây giờ người sử dụng đang làm việc với hai văn bản. Để chọn văn bản nào cần làm việc, từ thanh thực đơn chọn Window | Tên tập tin văn bản (trong danh sách các văn bản đang được mở) (Xem hình 3.7).

Hình 3.7: Chọn văn bản làm việc.

Hiện đang mở ba văn bản


Trang 58

CHƯƠNG 2

NHẬP VÀ CHỈNH SỬA VĂN BẢN

1. NHẬP VĂN BẢN MỚI Ký tự, từ và đoạn trong văn bản Phân biệt ký tự, từ, đoạn.

• Khi ta gõ một phím trên bàn phím, trên màn hình hiện ra một ký hiệu và có thể in ký hiệu này ra giấy được thì đó là một ký tự. Ta có ký tự chữ (a, b, c, …), ký tự số (0,1, 2, …), các ký tự khác (:, ?, /, !, …).

• Từ là một nhóm các ký tự được phân cách bằng khoảng trắng (ví dụ như “an

sinh” là hai từ, từ “an” có 2 ký tự, còn từ “sinh” có 4 ký tự).

• Các từ kết hợp với nhau làm thành câu và câu thường được kết thúc bằng dấu chấm. Các câu kết hợp với nhau làm thành đoạn và đoạn được kết thúc bằng phím Enter.

Tính chất cuộn dòng

Khi nhập văn bản thì các dòng ký tự sẽ xuất hiện từ trái qua phải trên màn hình. Khi dòng ký tự nhập kéo dài và gặp lề bên phải của trang văn bản thì nó sẽ tự động xuống dòng mà ta không phải ấn phím Enter. Tính chất này gọi là cuộn dòng khi nhập văn bản.

Tính chất xuống dòng

Khi nhập văn bản để xuống dòng có thể dùng: • Phím Enter: Xuống dòng và bắt đầu một đoạn mới. • Phím Shift-Enter: Xuống dòng nhưng không tạo một đoạn mới. • Phím Ctrl-Enter: Xuống dòng và ngắt sang trang mới.

Tạo văn bản mới Có hai cách tạo văn bản mới.

• Từ thanh công cụ chuẩn, chọn nút New . • Hoặc từ thanh thực đơn, chọn File | New | Blank Document | OK.

Khi tạo văn bản mới, cửa sổ Word là một vùng trống chưa có gì, dấu nháy (cursor) hay còn gọi là dấu chèn nằm trong vùng cửa sổ ngay dòng đầu tiên, và người sử dụng sẳn sàng nhập văn bản (Xem hình 3.8). Có hai chế độ nhập văn bản là chế độ chèn và chế độ ghi đè (overwrite). Việc ấn phím Insert sẽ chuyển qua lại giữa hai chế độ này.


Trang 59

• Chế độ chèn: Khi di chuyển dấu nháy vào giữa câu và gõ văn bản thì văn bản mới sẽ được chèn vào giữa câu và đẩy văn bản cũ qua phải. Ở chế độ này dấu hiệu OVR trên thanh trạng thái bị mờ đi.

• Chế độ ghi đè: Khi di chuyển dấu nháy vào giữa câu và gõ văn bản thì văn bản mới sẽ được ghi đè lên văn bản cũ và văn bản cũ bị mất đi. Ở chế độ này dấu hiệu OVR trên thanh trạng thái sẽ hiện rõ.

Nhập văn bản tiếng Việt Gõ văn bản chữ hoa, chữ thường.

• Ấn phím Caps Lock sẽ chuyển đổi qua lại giữa chế độ gõ chữ hoa và chế độ gõ chữ thường. Đèn Caps Lock bật sáng là đang ở chế độ gõ chữ hoa, ngược lại là ở chế độ gõ chữ thường.

• Ở chế độ gõ chữ hoa, ấn một phím ký tự chữ sẽ nhập vào văn bản chữ in

hoa, còn ấn phím Shift đồng thời với phím ký tự chữ sẽ nhập vào văn bản chữ thường.

• Ở chế độ gõ chữ thường, ấn một phím ký tự chữ sẽ nhập vào văn bản chữ

thường, còn ấn phím Shift đồng thời với phím ký tự chữ sẽ nhập vào văn bản chữ in hoa.

Hình 3.8: Cửa sổ ứng dụng Word và vùng cửa sổ Word.

Vùng cửa sổ Word

Dấu chèn


Trang 60

Nhập văn bản tiếng Việt.

• Để có thể nhập văn bản tiếng Việt, máy tính cần phải cài đặt phần mềm ứng dụng hỗ trợ tạo dấu tiếng Việt. Trên thị trường có nhiều loại phần mềm như vậy, thông dụng nhất là phần mềm tiếng Việt VietKey và UniKey.

• Để nhập văn bản tiếng Việt, cần phân biệt kiểu gõ tiếng Việt và bảng mã tiếng Việt. Kiểu gõ tiếng Việt là cách gõ phím trên bàn phím để tạo ra dấu tiếng Việt theo quy ước của phần mềm tiếng Việt. Bảng mã tiếng Việt là cách thức mã hóa mà phần mềm dùng để lưu trữ tiếng Việt vào tập tin văn bản.

• Có hai bộ mã tiếng Việt thông dụng là bộ mã VNI và bộ mã Unicode. Hiện nay

nhiều người thích dùng bộ mã Unicode. Với kiểu gõ tiếng Việt thì có nhiều kiểu nhưng thông dụng nhất là kiểu gõ VNI và kiểu gõ Telex.

• Trước khi nhập văn bản tiếng Việt, cần chạy phần mềm Vietkey. Sau đó xác định dùng bộ mã tiếng Việt nào (VNI hay Unicode), và dùng kiểu gõ tiếng Việt nào (VNI hay Telex). Khi chạy phần mềm Vietkey, biểu tượng Vietkey sẽ xuất hiện ở thanh tác vụ (Xem hình 3.9).

Lưu ý: Để chuyển đổi giao diện từ Tiếng Anh sang Tiếng Việt, với phần mềm Việt Key: Chọn thẻ Options → mục System →Đánh dấu chọn ở mục “Hiển thị Tiếng Việt”.

• Để chọn bộ mã tiếng Việt, trỏ chuột đến biểu tượng Vietkey và nhấp chuột phải để xuất hiện thực đơn đối tượng, sau đó chọn mục “Hiện cửa sổ Vietkey”. Khi cửa sổ Vietkey được hiển thị, chọn thẻ “Bảng mã”, chọn bộ mã “VNI Win” hoặc “Unicode dựng sẵn”, cuối cùng nhấp nút TaskBar (Xem hình 3.10 và 3.11).

• Để chọn kiểu gõ tiếng Việt, trỏ chuột đến biểu tượng Vietkey và nhấp chuột phải để xuất hiện thực đơn đối tượng, sau đó chọn mục “Hiện cửa sổ Vietkey”. Khi cửa sổ Vietkey được hiển thị, chọn thẻ “Kiểu gõ”, chọn “Telex” hoặc “VNI”, cuối cùng nhấp nút TaskBar (Xem hình 3.12).

• Sau khi chọn bộ mã và kiểu gõ tiếng Việt, cần chọn phông chữ Việt và cỡ chữ. Nếu chọn bộ mã VNI Win thì có thể dùng các phông chữ bắt đầu bằng từ VNI, chẳng hạn như phông VNI-Times, VNI-Aptima, VNI-Couri … Nếu chọn bộ mã Unicode thì có thể dùng các phông chữ như Times New Roman, Arial, Tahoma, Courier, … (Xem hình 3.13).

Hình 3.9: Biểu tượng báo hiệu VietKey và UniKey đã chạy.

VietKey UniKey


Trang 61

Gõ tiếng Việt theo kiểu gõ VNI.

Dấu sắc (á, ú, ý) Gõ phím số 1 Gõ a1 thành á Dấu huyền (à, ù, ỳ) Gõ phím số 2 Gõ a2 thành à Dấu hỏi (ả, ủ, ỷ) Gõ phím số 3 Gõ a3 thành ả Dấu ngã (ã, ũ, ỹ) Gõ phím số 4 Gõ a4 thành ã Dấu nặng (ạ, ụ, ỵ) Gõ phím số 5 Gõ a5 thành ạ Dấu mũ (â, ê ô) Gõ phím số 6 Gõ a6 thành â Dấu móc (ơ, ư) Gõ phím số 7 Gõ o7 thành ơ Dấu ă Gõ phím số 8 Gõ a8 thành ă Dấu gạch của chữ đ Gõ phím số 9 Gõ d9 thành đ

Hình 3.10: Kích hoạt thực đơn đối tượng Vietkey.

Hình 3.11: Chọn bộ mã tiếng Việt (VNI hay Unicode).


Trang 62

Hình 3.12: Chọn kiểu gõ tiếng Việt.

Hình 3.13: Chọn phông chữ (Ví dụ chọn phông Tahoma, ứng với bộ mã Unicode).


Trang 63

Gõ tiếng Việt theo kiểu gõ Telex.

f = dấu huyền x = dấu ngã ee = ê aw = ă ddd = dd s = dấu sắc j = dấu nặng oo = ô uw = ư ooo = oo r = dấu hỏi aa = â dd = đ ow = ơ eee = ee

Ví dụ để nhập từ “nước” ta gõ nuwowcs, nhập từ “việt” ta gõ vieetj. Nhập văn bản tiếng Anh Có nhiều cách để nhập văn bản tiếng Anh.

• Không chạy chương trình Vietkey trước khi nhập văn bản. • Hoặc thoát Vietkey trước khi nhập văn bản. • Hoặc chuyển chế độ bàn phím Anh-Việt trước khi nhập văn bản.

Thoát Vietkey để nhập văn bản tiếng Anh.

• Trỏ chuột đến biểu tượng Vietkey ở thanh tác vụ. • Nhấp chuột phải để xuất hiện thực đơn đối tượng. • Chọn mục “Kết thúc” để thoát Vietkey (Xem hình 3.14).

Hình 3.14: Thoát Vietkey.

Chuyển chế độ bàn phím Anh-Việt trong Vietkey.

• Trỏ chuột đến biểu tượng Vietkey ở thanh tác vụ, nhấp phím trái chuột trên biểu tượng Vietkey. Nếu Vietkey đang ở chế độ bàn phím tiếng Việt (ký hiệu V) thì nó sẽ chuyển sang chế độ bàn phím tiếng Anh (ký hiệu E), và ngược lại.

• Ở chế độ bàn phím tiếng Anh, bảng mã tiếng Việt và kiểu gõ tiếng Việt sẽ

không còn tác dụng nữa, khi đó có thể nhập vào văn bản tiếng Anh. Xem thông tin giúp đỡ trong Vietkey.


Trang 64

• Trỏ chuột đến biểu tượng Vietkey ở thanh tác vụ. • Nhấp chuột phải để xuất hiện thực đơn đối tượng. • Chọn mục “Trợ giúp”, cửa sổ thông tin trợ giúp xuất hiện và từ đây người

dùng có thể chọn mục cần tham khảo (Xem hình 3.15).

Hình 3.15: Cửa sổ thông tin trợ giúp của Vietkey.

Di chuyển dấu chèn trong văn bản Trong quá trình xử lý văn bản, người sử dụng thường xuyên di chuyển dấu chèn trong văn bản để có thể chỉnh sửa, xóa hoặc thêm văn bản.

Một số cách di chuyển dấu chèn trong văn bản.

Phím Home Đưa dấu chèn về đầu dòngPhím End Đưa dấu chèn về cuối dòngPhím Ctrl-Home Đưa dấu chèn về đầu tập tin văn bảnPhím Ctrl-End Đưa dấu chèn về cuối tập tin văn bản Phím → Đưa dấu chèn qua phải một ký tự Phím ← Đưa dấu chèn qua trái một ký tự Phím ↑ Đưa dấu chèn lên phía trên một dòng Phím ↓ Đưa dấu chèn xuống phía dưới một dòng Phím Ctrl-→ Đưa dấu chèn qua phải một từ Phím Ctrl-← Đưa dấu chèn qua trái một từ Phím Page Up Đưa dấu chèn lên phía trên một số dòng Phím Page Down Đưa dấu chèn xuống phía dưới một số dòng


Trang 65

Ngoài ra, người sử dụng còn có thể sử dụng thanh cuộn đứng và thanh cuộn ngang để cuốn văn bản và nhờ đó có thể thấy được bất kỳ chỗ nào trong văn bản. Sau đó đưa dấu chèn đến vị trí mong muốn và nhấp phím trái chuột để định vị dấu chèn. Đánh dấu chọn văn bản Trong quá trình xử lý văn bản, người sử dụng thường xuyên phải trang trí hoặc định dạng văn bản sao cho văn bản trình bày được đẹp mắt, dễ nhìn, dễ đọc và ấn tượng. Một số thao tác định dạng thông thường như làm cho chữ đậm lên, nghiêng đi hoặc gạch dưới, … Muốn định dạng văn bản trước tiên cần phải đánh dấu chọn văn bản (thường gọi tắt là chọn văn bản), sau đó thực hiện thao tác định dạng trên văn bản đã chọn này.

Thao tác chọn văn bản bao gồm chọn một ký tự, chọn một từ, chọn một dòng, chọn nhiều dòng, chọn một đoạn, chọn một phần tùy ý, và chọn toàn bộ văn bản. Khi văn bản được chọn, nó sẽ thể hiện thành chữ trắng trên nền đen. Để hủy việc chọn văn bản, chỉ cần nhấp chuột tại một vị trí bất kỳ để định vị dấu chèn trở lại. Thao tác đánh dấu chọn văn bản.

Chọn một ký tự Đưa dấu chèn đến bên trái ký tự, nhấp và kéo chuột đi qua ký tự rồi thả chuột.

Chọn một từ Đưa dấu chèn vào giữa từ muốn chọn, sau đó nhấp đôi chuột.

Chọn một dòng Đưa dấu chèn đến vùng biên trái và ngang tầm với dòng muốn chọn (khi đó hình dáng dấu chèn biến thành mũi tên), nhấp chuột.

Chọn nhiều dòng Đưa dấu chèn đến vùng biên trái và ngang tầm với dòng muốn chọn (hình dáng biến thành mũi tên), nhấp và kéo chuột xuống dưới.

Chọn một đoạn Đưa dấu chèn vào giữa đoạn văn bản, nhấp ba chuột (tức là nhấp phím trái chuột ba lần).

Chọn một phần tùy ý Đưa dấu chèn đến điểm bắt đầu của phần văn bản muốn chọn, nhấp và kéo chuột đi đến điểm cuối.

Chọn một phần tùy ý Đưa dấu chèn đến điểm bắt đầu của phần văn bản muốn chọn, nhấp chuột, ấn giữ phím Shift khi trỏ chuột đến điểm cuối, nhấp chuột.

Chọn toàn bộ văn bản Từ thanh thực đơn, chọn Edit | Select All. Hoặc nhấn phím Ctrl-A.

Xóa và sửa văn bản Xóa văn bản.


Trang 66

• Đưa dấu chèn đến nơi muốn xóa, ấn phím Backspace sẽ xóa ký tự bên trái dấu chèn, còn ấn phím Delete sẽ xóa ký tự bên phải dấu chèn. Hoặc chọn phần văn bản muốn xóa, ấn phím Delete.

• Nếu lỡ xóa sai, muốn khôi phục lại nhấp nút Undo trên thanh công cụ, hoặc chọn Edit | Undo Clear từ thanh thực đơn.

Nút Undo trên thanh công cụ là một chức năng rất thuận tiện trong khi xử lý văn bản. Khi thực hiện một thao tác nào đó, vừa thực hiện xong lại thấy rằng đó không phải là điều mà mình mong muốn. Khi đó chỉ cần nhấp nút Undo sẽ khôi phục lại tình trạng trước khi thực hiện thao tác, xem như ta chưa thực hiện gì cả.

Hình 3.16: Chọn một dòng.

Sửa văn bản.

• Đưa dấu chèn đến nơi cần sửa văn bản, đánh dấu chọn phần văn bản cần sửa, sau đó đánh vào văn bản mới. Phần văn bản mới sẽ thay thế phần văn bản bị đánh dấu chọn trước đó.

• Trường hợp cần chèn văn bản mới, chỉ cần đưa dấu chèn đến nơi cần chèn

và gõ vào văn bản mới. Phần văn bản mới sẽ được chèn vào văn bản trước đó. Chú ý việc chèn chỉ thực hiện được khi đang ở trong chế độ chèn.

Di chuyển và sao chép văn bản

Vùng biên trái


Trang 67

Thao tác di chuyển văn bản cho phép dời chỗ một phần văn bản từ chỗ này sang chỗ khác trong một văn bản. Di chuyển văn bản (di chuyển còn được gọi là “cắt và dán”).

• Chọn phần văn bản muốn dời chỗ. • Nhấp nút Cut trong thanh công cụ để cắt phần văn bản đã chọn. Hoặc

từ thanh thực đơn chọn Edit | Cut. • Đưa dấu chèn đến nơi sẽ đặt phần văn bản mới bị cắt. • Nhấp nút Paste trong thanh công cụ để dán phần văn bản. Hoặc từ

thanh thực đơn chọn Edit | Paste. Thực ra còn có thể di chuyển văn bản giữa nhiều tập tin văn bản với nhau. Tức là lấy một phần văn bản trong tập tin văn bản này và dời chỗ đặt nó sang một tập tin văn bản khác. Thực hiện như sau:

• Mở tập tin văn bản (nguồn) đang chứa phần văn bản cần dời chỗ. • Chọn phần văn bản muốn dời chỗ. • Nhấp nút Cut trong thanh công cụ để cắt phần văn bản đã chọn. Hoặc

từ thanh thực đơn chọn Edit | Cut. • Mở tập tin văn bản (đích) sẽ chứa phần văn bản đã bị cắt. • Đưa dấu chèn đến nơi sẽ đặt phần văn bản mới bị cắt. • Nhấp nút Paste trong thanh công cụ để dán phần văn bản. Hoặc từ

thanh thực đơn chọn Edit | Paste. Thao tác sao chép văn bản cho phép sao chép một phần văn bản từ chỗ này sang chỗ khác trong một văn bản. Sao chép văn bản (sao chép còn được gọi là “chụp và dán”).

• Chọn phần văn bản muốn sao chép.

• Nhấp nút Copy trong thanh công cụ để chụp phần văn bản đã chọn. Hoặc từ thanh thực đơn chọn Edit | Copy.

• Đưa dấu chèn đến nơi sẽ đặt phần văn bản mới được chụp. • Nhấp nút Paste trong thanh công cụ để dán phần văn bản. Hoặc từ

thanh thực đơn chọn Edit | Paste. Tương tự như di chuyển văn bản, việc sao chép văn bản có thể thực hiện giữa nhiều tập tin văn bản với nhau. Tức là chọn một phần văn bản trong tập tin văn bản này chụp lại và chép nó sang một tập tin văn bản khác. Lưu văn bản Lần đầu khi tạo mới, tập tin văn bản sẽ tự động mang tên document (quan sát thanh tiêu đề sẽ thấy tên tập tin văn bản). Tên này là tên chung không có ý nghĩa gì đặc biệt,


Trang 68

cần phải lưu văn bản để có thể đặt một tên có ý nghĩa hơn, phản ánh được nội dung của văn bản. Có hai cách để lưu văn bản mới.

• Từ thanh công cụ chuẩn, chọn nút Save . • Hoặc từ thanh thực đơn, chọn File | Save.

Hộp thoại Save As xuất hiện, cần cung cấp nơi lưu tập tin (đĩa, thư mục) và tên tập tin mới thông qua các mục trong hộp thoại (Xem hình 3.17), nhấp nút Save.

Ngoài ra khi làm việc với một tập tin văn bản đã tồn tại, ta cũng có thể tạo ra một tập tin văn bản giống như vậy nhưng với tên khác. Khi đó ta có thể chỉnh sửa tập tin văn bản mới này còn bản gốc văn bản vẫn được giữ trong tập tin văn bản cũ. Tạo tập tin văn bản dưới tên khác.

• Giả sử đang làm việc với một tập tin văn bản. • Từ thanh thực đơn, chọn File | Save As.

Hộp thoại Save As xuất hiện, cần cung cấp nơi lưu tập tin (đĩa, thư mục) và tên tập tin mới thông qua các mục trong hộp thoại (Xem hình 3.17), nhấp nút Save. Khi đó tập tin văn bản cũ được tự động đóng lại và ta làm việc với tập tin văn bản mới.

Hình 3.17: Hộp thoại Save As.

Tên tập tin mới

Thư mục chứa tập tin


Trang 69

2. TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ VĂN BẢN Tìm kiếm văn bản Thao tác tìm kiếm văn bản cho phép người sử dụng tìm tự động một từ hoặc một cụm từ xem chúng nằm ở đâu trong văn bản đang làm việc. Tìm kiếm văn bản.

• Từ thanh thực đơn, chọn Edit | Find. • Hộp thoại Find and Replace xuất hiện (Xem hình 3.18). • Điền vào từ hoặc cụm từ cần tìm kiếm ở ô Find what. • Nhấp nút Find Next để bắt đầu tìm kiếm.

Việc tìm kiếm được thực hiện trong phạm vi từ vị trí hiện thời của dấu chèn trở xuống. Nếu muốn tìm kiếm chi tiết hơn, nhấp nút More trong hộp thoại trước khi nhấp nút Find Next. Khi đó ta có các chọn lựa sau:

Search: Chọn phạm vi tìm kiếm (All, Down, Up). Match case: Tìm có phân biệt chữ hoa, chữ thường. Find whole words only: Tìm có phân biệt nguyên từ. Use wildcards: Tìm có dùng các ký tự thay thế (?, *).

Hình 3.18: Hộp thoại Find and Replace với thẻ Find được chọn sẳn.

Thay thế văn bản Ngoài việc tìm kiếm, khi cần có thể thay thế tự động một từ hoặc cụm từ trong văn bản bởi một từ hoặc cụm từ mới. Thay thế văn bản.

• Từ thanh thực đơn, chọn Edit | Replace. • Hộp thoại Find and Replace xuất hiện (Xem hình 3.19). • Điền vào từ hoặc cụm từ cần thay thế ở ô Find what. • Điền vào từ hoặc cụm từ sẽ thay thế ở ô Replace with. • Nhấp nút Find next, Replace hoặc Replace All để bắt đầu tìm và thay thế.


Trang 70

Với Find Next sẽ tìm và chờ người sử dụng quyết định có thay thế hay không khi tìm thấy. Với Replace sẽ tìm và thay thế nếu có, thay thế xong tìm tiếp và chờ người sử dụng quyết định có thay thế hay không khi tìm thấy. Với Replace All thì tìm và thay thế tất cả những trường hợp tìm thấy. Thông thường việc tìm và thay thế được thực hiện trong phạm vi từ vị trí hiện thời của dấu chèn trở xuống. Nếu muốn tìm và thay thế chi tiết hơn, có thể dùng các chọn lựa như trong phần tìm kiếm văn bản.

Tìm trang Tìm trang cho phép người sử dụng di chuyển dấu chèn đến thẳng ngay đầu trang của một trang nào đó. Thực hiện như sau:

• Từ thanh thực đơn, chọn Edit | Goto. • Hộp thoại Find and Replace xuất hiện (Xem hình 3.20). • Điền số trang cần đến ở ô Enter page number, nhấp nút Go To.

Hình 3.19: Hộp thoại Find and Replace với thẻ Replace được chọn sẳn.

Hình 3.20: Hộp thoại Find and Replace với thẻ Go To được chọn sẳn.

3. VĂN BẢN TỰ ĐỘNG (AutoText) Văn bản tự động là gì? Trong khi soạn thảo văn bản có những phần có khả năng lặp đi lặp lại nhiều lần trong văn bản, hoặc có khả năng sử dụng trong nhiều văn bản khác nhau, để tiết kiệm thời gian gõ phần văn bản này ta có thể gõ chỉ một lần sau đó gán


Trang 71

cho nó một từ đại diện và dùng từ này để làm phần văn bản tự động xuất hiện mà không cần phải gõ đầy đủ. Chức năng này được gọi là văn bản tự động. Ví dụ tiêu đề “Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam” là phần văn bản ta thường sử dụng rất nhiều khi soạn thảo văn bản, ta có thể làm cho nó trở thành một mục văn bản tự động và dùng nó về sau. Tạo mục văn bản tự động.

• Gõ vào tiêu đề “Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam”. • Đánh dấu chọn tiêu đề. • Từ thanh thực đơn, chọn Insert | AutoText | New. • Hộp thoại Create AutoText xuất hiện (Xem hình 3.21). • Gán một tên cho tiêu đề ở ô Please name your AutoText entry, ví dụ như td

chẳng hạn, nhấp nút OK.

Hình 3.21: Hộp thoại Create AutoText Sử dụng mục văn bản tự động.

• Đưa dấu chèn đến nơi muốn xuất hiện tiêu đề. • Gõ td, ấn phím F3. Chữ td sẽ được thay thế bằng chính tiêu đề.

Xem mục văn bản tự động.

• Từ thanh thực đơn, chọn Insert | AutoText | AutoText. • Hộp thoại AutoCorrect xuất hiện (Xem hình 3.22). • Đánh vào tên mục văn bản tự động ở ô Enter AutoText entries here. • Phần văn bản tự động tương ứng sẽ xuất hiện trong ô Preview.

Thao tác xem mục văn bản tự động rất cần vì nhiều khi ta không nhớ hết những mục văn bản tự động đã được tạo ra trong quá trình làm việc.

.


Trang 72

Hình 3.22: Hộp thoại AutoCorrect với thẻ AutoText được chọn sẳn Xóa mục văn bản tự động.

• Từ thanh thực đơn, chọn Insert | AutoText | AutoText. • Hộp thoại AutoCorrect xuất hiện. • Đánh vào tên mục văn bản tự động ở ô Enter AutoText entries here. • Nhấp nút Delete.

4. SỬA LỖI TỰ ĐỘNG (AutoCorrect) Chức năng sửa lỗi tự động cho phép thực hiện một số việc chẳng hạn như sau dấu chấm và khoảng trắng ta gõ một từ toàn chữ thường nó sẽ tự động sửa ký tự đầu của từ đó thành chữ hoa, hay ta gõ i rồi khoảng trắng nó sẽ tự động sửa thành I (tiếng Anh), hay ta gõ từ acn nó sẽ tự động sửa thành từ can (tiếng Anh). Để tìm hiểu khả năng sửa lỗi tự động, từ thanh thực đơn chọn Tools | AutoCorrect. Hộp thoại AutoCorrect:English (U.S.) xuất hiện (Xem hình 3.23).


Trang 73

Hình 3.23: Hộp thoại AutoCorrect:English (U.S.) với thẻ AutoCorrect được chọn sẳn.

Quan sát hộp thoại trên ta thấy có một bảng gồm hai cột và nhiều dòng. Chức năng sửa lỗi tự động hoạt động dựa trên nội dung của bảng này. Ví dụ trong bảng bày ta thấy có dòng “acn | can”, nhờ dòng này mà khi ta gõ acn thì phần sửa lỗi tự động sẽ sửa lại thanh can. Ta có thể thêm dòng vào bảng này hoặc xóa dòng ra khỏi bảng này để điều khiển việc sửa lỗi tự động. Xóa mục sửa lỗi tự động.

• Từ thanh thực đơn chọn Tools | AutoCorrect. • Hộp thoại AutoCorrect:English (U.S.) xuất hiện. • Chọn dòng muốn xóa trong bảng. Nhấp nút Delete. • Nhấp nút OK để kết thúc.

Giả sử ta chọn dòng “acn | can” để xóa. Sau khi xóa xong thì từ giờ trở đi nếu ta gõ acn thì nó vẫn là acn chứ không tự động sửa thành can nữa.

Thêm mục sửa lỗi tự động.

• Từ thanh thực đơn chọn Tools | AutoCorrect. • Hộp thoại AutoCorrect:English (U.S.) xuất hiện. • Điền một từ trong ô Replace, và một từ trong ô With. Nhấp nút Add. • Nhấp nút OK để kết thúc.

Giả sử ta điền từ anc trong ô Replace, và từ can trong ô With thì sau đó nếu ta gõ anc thì nó sẽ tự động được sửa thành can.

Giải thích một số tùy chọn trong hộp thoại AutoCorrect:English (U.S.).


Trang 74

• Correct TWo INitials CApitals: Nếu được chọn nó sẽ có tác dụng là khi ta

gõ một từ với hai ký tự đầu tiên là chữ hoa thì nó sẽ được tự động sửa ký tự chữ hoa thứ hai thành chữ thường (Ví dụ gõ HOa sẽ sửa thành Hoa).

• Capitalize first letter of sentences: Nếu được chọn nó sẽ tự động nhận biết

dấu chấm là dấu kết thúc câu và sau khoảng trắng kế tiếp nếu có một từ thì ký tự đầu tiên của từ đó sẽ được tự động chuyển thành chữ hoa.

• Capitalize names of days: Nếu được chọn nó sẽ có tác dụng là khi ta gõ một

từ là tên ngày trong tuần (tiếng Anh) thì ký tự đầu tiên của tên ngày sẽ được tự động chuyển thành chữ hoa (Ví dụ gõ monday sẽ sửa thành Monday).

• Replace text as you type: Nếu được chọn thì chức năng sửa lỗi tự động mới

có tác dụng. Hay nói cách khác khi tùy chọn này được bật lên thì bảng “Replace – With” trong hộp thoại mới có tác dụng.

Một số chú ý khi nhập văn bản tiếng Việt là khi gõ văn bản tiếng Việt đôi khi người sử dụng gặp một số hiện tượng sau làm cho việc soạn thảo văn bản rất khó chịu. Chẳng hạn như gõ chữ i thì tự động biến thành chữ I, hoặc gõ từ có dấu đôi khi bị chèn một khoảng trắng ở giữa, hoặc dấu sắc và dấu mũ đôi khi không ở đúng vị trí, hoặc nhiều từ bị gạch dưới.

Để tránh những hiện tượng này thực hiện như sau:

• Từ thanh thực đơn, chọn Tools | Options | thẻ Edit. • Không đánh dấu chọn mục Use smart cut & paste. • Nhấp nút OK để kết thúc.

Hiện tượng khoảng trắng thỉnh thoảng chèn giữa các từ có dấu tiếng Việt sẽ biến mất.

• Từ thanh thực đơn, chọn Tools | Options | thẻ Spelling & Grammar. • Không đánh dấu chọn mục Check spelling as you type. • Không đánh dấu chọn mục Check grammar as you type. • Không đánh dấu chọn mục Check grammar with spelling. • Nhấp nút OK để kết thúc.

Hiện tượng một số từ bị gạch dưới sẽ biến mất.

• Từ thanh thực đơn, chọn Tools | AutoCorrect. • Không đánh dấu chọn mục Correct TWo INitial CApitals. • Chọn mục i biến thành I trong bảng. Nhấp nút Delete. • Nhấp nút OK để kết thúc.

Hiện tượng dấu sắc hoặc dấu mũ thỉnh thoảng không nằm đúng vị trí sẽ biến mất. Đồng thời gõ chữ i sẽ không tự động biến thành chữ I nữa.


Trang 75

CHƯƠNG 3

ĐỊNH DẠNG VÀ IN VĂN BẢN 1. ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ Trình bày ký tự đặc biệt (Insert Symbol) Trong quá trình soạn thảo văn bản đôi khi ta cần trình bày những ký hiệu như α ≥

… Những ký hiệu này gọi chung là những ký tự đặc biệt. Những ký tự đặc biệt này do các phông chữ đặc biệt tạo nên. Chèn ký tự đặc biệt.

• Di chuyển dấu chèn đến vị trí cần chèn ký tự đặc biệt. • Từ thanh thực đơn, chọn Insert | Symbol. • Hộp thoại Symbol xuất hiện (Xem hình 3.24). • Chọn phông chứa ký tự đặc biệt (Symbol, Webdings, Wingdings, …). • Nhấp ký tự đặc biệt trong bảng để chọn. Nhấp nút Insert. • Nhấp nút Close để thoát.

Hình 3.24: Hộp thoại Symbol với thẻ Symbols được chọn sẳn.

Trình bày phông chữ, cỡ chữ Nguyên tắc chung của việc định dạng là chọn phần văn bản muốn định dạng (chọn một ký tự, một từ, một hay nhiều dòng, một đoạn, toàn văn bản hoặc phần văn bản tùy ý),


Trang 76

sau đó thực hiện các thao tác định dạng. Những thao tác định dạng này sẽ tạo các tác động định dạng lên phần văn bản đã chọn trước đó. Định dạng phông chữ, cỡ chữ.

• Chọn văn bản cần định dạng. • Từ thanh công cụ, chọn phông chữ (Ví dụ như Tahoma, VNI-Times, …). • Từ thanh công cụ, chọn cỡ chữ (Ví dụ như 10, 11, 12, 14, 16, …).

Hình 3.25: Chọn phông chữ

Hình 3.26: Chọn cỡ chữ.


Trang 77

Trình bày chữ đậm, chữ nghiêng, chữ gạch dưới Ta có thể trình bày văn bản ở dạng đậm, nghiêng, gạch dưới hoặc kết hợp lại như vừa đậm vừa gạch dưới (ví dụ kết hợp), vừa nghiêng vừa gạch dưới (ví dụ kết hợp). Định dạng đậm, nghiêng, gạch dưới hoặc kết hợp.

• Chọn văn bản cần định dạng. • Từ thanh công cụ nhấp nút để làm đậm, nhấp nút để làm nghiêng,

nhấp nút để gạch dưới. Các định dạng khác lên ký tự Ngoài các định dạng trên ta còn có thể tạo các định dạng kiểu khác lên các ký tự. Chẳng hạn như:

• H2O, ax2. • aaa bbb cccccc eeeeeeeee

Định dạng kiểu khác lên ký tự.

• Chọn văn bản cần định dạng. • Từ thanh thực đơn, chọn Format | Font... • Hộp thoại Font xuất hiện (Xem hình 3.26). • Chọn màu chữ ở ô Font color. • Chọn kiểu gạch dưới ở ô Underline style. • Đánh dấu các kiểu định dạng trong vùng Effects. • Nhấp nút OK để kết thúc.

Hình 3.27: Hộp thoại Font với thẻ Font được chọn sẳn


Trang 78

Giải thích các kiểu định dạng trong vùng Effects.

Strikethrough Gạch ngang giữa văn bản bằng nét đơn (aaa) Double strikethrough Gạch ngang giữa văn bản bằng nét đôi (aaa) Superscript Nâng văn bản lên trên và thu nhỏ (aaabbb) Subscript Hạ văn bản xuống dưới và thu nhỏ (aaabbb) Shadow Tạo bóng cho văn bản (aaaaaa)Outline Tạo viền cho văn bản ( )Emboss Tạo văn bản nổi, văn bản màu trắng, bóng màu đen (aaaaaaaaa)Engrave Tạo văn bản nổi, văn bản màu trắng, bóng màu đen ( aaaaaaaaa)Small caps Chuyển văn bản thành chữ in hoa cỡ nhỏ (AAA) All caps Chuyển văn bản thành chữ in hoa cỡ bình thường (AAA)

Xác định khoảng cách giữa các ký tự Khoảng cách giữa các ký tự có thể xác định bằng mức tỷ lệ phần trăm hoặc bằng đơn vị điểm (point - viết tắt là pt). Định khoảng cách giữa các ký tự.

• Chọn văn bản cần định khoảng cách ký tự. • Từ thanh thực đơn, chọn Format | Font... • Hộp thoại Font xuất hiện. Chọn thẻ Character Spacing (Xem hình 3.28). • Định khoảng cách ký tự bằng Scale, Spacing và By. • Nhấp nút OK để kết thúc.

Giải thích các tùy chọn.

• Scale: Co giãn chữ theo chiều ngang. Tỷ lệ 100% co chữ bình thường (aaa). Tỷ lệ lớn hơn 100% co chữ mập ra (aaa). Tỷ lệ nhỏ hơn 100% co chữ ốm lại (aaa).

• Spacing: Khoảng cách giữa các ký tự. Normal là khoảng cách thường (aaa),

Expanded là khoảng cách thưa (aaa) và Condensed là khoảng cách nén (aaa). Khi dùng Expanded hoặc Condensed, có thể chỉ ra số điểm để điều chỉnh khoảng cách ký tự thông qua By.

Xác định vị trí của các ký tự Trên cùng một dòng ta có thể xác định vị trí của các ký tự là khác nhau (giống như trong H2O và x2 vậy). Định vị trí các ký tự.

• Chọn văn bản cần định vị trí ký tự. • Từ thanh thực đơn, chọn Format | Font. • Hộp thoại Font xuất hiện. Chọn thẻ Character Spacing (Xem hình 3.28). • Định vị trí ký tự bằng Position và By. • Nhấp nút OK để kết thúc.


Trang 79

Giải thích các tùy chọn.

• Position: Chỉnh vị trí của ký tự. Nornal là vị trí bình thường (aaabbb), Raised là đưa ký tự lên trên (aaabbb) và Lowered là đưa ký tự xuống dưới (aaabbb).

• Khi dùng Raised hoặc Lowered, có thể chỉ ra số điểm để điều chỉnh vị trí

lên hoặc xuống của ký tự thông qua By.

Hình 3.28: Hộp thoại Font với thẻ Character Spacing được chọn.

Tạo phông chữ mặc nhiên Nếu như ta thường xuyên dùng một phông chữ nào đó để soạn thảo văn bản (ví dụ như phông chữ Times New Roman chẳng hạn), ta có thể ấn định phông chữ này thành phông chữ mặc nhiên, có nghĩa là mỗi khi bắt đầu tạo một văn bản mới thì phông chữ này sẳn sàng để sử dụng mà không cần phải thực hiện thao tác chọn phông chữ nữa. Ấn định phông chữ mặc nhiên.

• Từ thực đơn lệnh, chọn Format | Font. • Hộp thoại Font xuất hiện. Chọn thẻ Font. • Chọn phông chữ (Font), kiểu phông (Font style), cỡ chữ (Size). • Nhấp nút Default … Hộp thoại xuất hiện yêu cầu xác nhận. • Nhấp nút Yes để kết thúc.

Sao chép định dạng ký tự


Trang 80

Giả sử ta có hai phần văn bản trong đó có một phần văn bản đã được định dạng ký tự và một phần văn bản chưa được định dạng. Ta muốn định dạng phần văn bản còn lại giống như phần văn bản đã được định dạng, ta có thể thực hiện sao chép định dạng ký tự. Cần phân biệt sao chép định dạng với sao chép văn bản. Sao chép định dạng ký tự.

• Chọn phần văn bản đã định dạng.

• Từ thanh công cụ, nhấp nút Format Painter . • Khi đó dấu chèn biến thành chổi cọ. • Đưa chổi cọ đến phần văn bản muốn định dạng, chọn phần văn bản này.

Xóa định dạng ký tự Đôi khi ta cần xóa kiểu định dạng ký tự cho phần văn bản nào đó để đưa nó trở về dạng trình bày ban đầu như chưa hề định dạng. Xóa định dạng ký tự.

• Chọn phần văn bản đã định dạng. • Ấn tổ hợp phím Ctrl-Spacebar.

2. ĐỊNH DẠNG ĐOẠN Hiển thị và tắt dấu ngắt đoạn Khi gõ một đoạn văn bản, ta phải kết thúc đoạn văn bản bằng cách ấn phím Enter. Như vậy phím Enter kết thúc đoạn văn bản và ngăn cách các đoạn văn bản với nhau, nên còn được gọi là dấu ngắt đoạn. Khi ta ấn phím Enter để ngắt đoạn thì dấu chèn nhảy xuống dòng kế tiếp và ta không thấy được ký tự Enter. Để thấy được ký tự Enter, từ thanh công cụ nhấp nút Show/Hide ¶ . Văn bản hiện ra dưới dạng như sau (Xem hình 3.29):

Hình 3.29: Văn bản hiển thị ký tự khoảng trắng (.), ký tự dấu ngắt đoạn (¶).

Để tắt đi việc hiển thị ký tự Enter (dấu ngắt đoạn), từ thanh công cụ ta nhấp nút Show/Hide ¶ lần nữa. Nếu không tìm thấy nút này trên thanh công cụ, hãy nhấp nút More Buttons để xuất hiện nút cần thiết (Xem hình 3.30).


Trang 81

Hình 3.30: Nút More Buttons

Canh dòng trong đoạn Ta có thể canh các dòng trong một đoạn văn bản thẳng hằng theo nhiều kiểu khác nhau, canh thẳng hàng bên trái, canh thẳng hàng bên phải, canh thẳng hàng cả hai bên hoặc canh nằm ở giữa dòng. Xem các minh họa sau. Canh thẳng hàng bên trái.

Việt Nam phải đối mặt với một loạt các vấn đề có liên quan đến hiện đại hóa, và các vấn đề này đang ngày càng lan rộng nhanh hơn so với dự kiến. Chẳng hạn như tình trạng đói nghèo ở nông thôn và khu đô thị, sự di dân từ nông thôn ra thành thị.

Canh thẳng hàng bên phải.

Việt Nam phải đối mặt với một loạt các vấn đề có liên quan đến hiện đại hóa, và các vấn đề này đang ngày càng lan rộng

nhanh hơn so với dự kiến. Chẳng hạn như tình trạng đói nghèo ở nông thôn và khu đô thị, sự di dân từ nông thôn ra

thành thị. Canh thẳng hàng hai bên.


Canh nằm ở giữa dòng.

Việt Nam phải đối mặt với một loạt các vấn đề có liên quan đến hiện đại hóa, và các vấn đề này đang ngày càng lan rộng

nhanh hơn so với dự kiến. Chẳng hạn như tình trạng đói nghèo ở nông thôn và khu đô thị, sự di dân từ nông thôn ra

thành thị. Canh dòng trong đoạn.

• Chọn đoạn văn bản muốn canh dòng.


Trang 82

• Từ thanh công cụ, nhấp nút để canh thẳng hàng bên trái, nhấp nút

để canh thẳng hàng bên trái, để canh thẳng hàng hai bên, và nhấp nút

để canh nằm ở giữa dòng. Canh lề trái cho đoạn Khi gõ vào một đoạn văn bản, nhìn thước ta biết được lề trái và lề phải của đoạn nhờ các nút hình tam giác (Xem hình 3.31).

Hình 3.31: Lề trái và lề phải của đoạn.

Ta có thể dời lề trái của đoạn bằng các nút trên thanh công cụ.

• Chọn đoạn văn bản muốn dời lề.

• Từ thanh công cụ, nhấp nút Increase Indent sẽ dời lề trái của đoạn qua bên phải một Tab (1,27cm). Tức là toàn bộ đoạn văn bản sẽ di chuyển qua phải một Tab.

• Từ thanh công cụ, nhấp nút Decrease Indent sẽ dời lề trái của đoạn qua bên trái một Tab (1,27cm). Tức là toàn bộ đoạn văn bản sẽ di chuyển qua trái một Tab.

• Khi dời lề ta thấy các nút hình tam giác trên thước di chuyển theo để phản

ánh vị trí mới của lề trái đoạn văn bản. Canh lề trái và lề phải cho đoạn bằng cách dùng thước Khi quan sát cửa sổ Word thước có thể xuất hiện hoặc không xuất hiện. Nếu thước không xuất hiện, từ thanh thực đơn chọn View | Ruler, thước sẽ xuất hiện. Tương tự, nếu không thấy thanh công cụ xuất hiện, từ thanh thực đơn chọn như sau để làm xuất hiện thanh công cụ:

• Chọn View | Toolbars | Đánh dấu Standard. • Chọn View | Toolbars | Đánh dấu Formatting.


Trang 83

Ta có thể dùng thước để canh lề trái và lề phải của một đoạn văn bản. Các mấu hình tam giác trên thước biểu thị cho lề trái và lề phải của đoạn văn bản. Để canh lề đoạn văn bản ta thực hiện:

• Chọn đoạn văn bản muốn canh lề. • Di chuyển các mấu tam giác lề trái và lề phải (Xem hình 3.32).

Hình 3.32: Dùng thước canh lề trái và lề phải đoạn văn bản.

Trên thước, lề phải là một mấu tam giác dưới, khi kéo nút này lề phải của đoạn văn bản được chọn di chuyển theo. Còn lề trái trên thước bao gồm một mấu tam giác trên, một mấu tam giác dưới và một mấu chữ nhật nằm phía dưới mấu tam giác dưới.

• Nếu kéo mấu tam giác trên, chỉ lề trái của dòng dầu đoạn di chuyển. • Nếu kéo mấu tam giác dưới, lề trái các dòng dưới của đoạn di chuyển. • Nếu kéo mấu chữ nhật, lề trái của nguyên đoạn di chuyển.

Dùng thực đơn định dạng cho đoạn văn bản Ta có thể dùng thực đơn để định dạng cho đoạn.

• Chọn đoạn văn bản cần định dạng. • Từ thanh thực đơn, chọn Format | Paragraph. • Hộp thoại Paragraph xuất hiện (Xem hình 3.33). • Dùng các tùy chọn trong hộp thoại để định dạng đoạn. • Nhấp nút OK để kết thúc.


Trang 84

Hình 3.33: Hộp thoại Paragraph với thẻ Indents and Spacing được chọn sẳn.

Muốn canh dòng trong đoạn văn bản, từ hộp thoại dùng Alignment với các tùy chọn: • Left: Canh thẳng hàng bên trái các dòng trong đoạn. • Right: Canh thẳng hàng bên phải các dòng trong đoạn. • Justified: Canh thẳng hàng hai bên các dòng trong đoạn. • Centered: Canh nằm ở giữa dòng.

Muốn ấn định khoảng cách giữa các dòng trong đoạn văn bản, từ hộp thoại dùng Line spacing với các tùy chọn:

• Single: Khoảng cách giữa các dòng bình thường. • 1.5 lines: Khoảng cách giữa các dòng giãn ra 1.5 dòng. • Double: Khoảng cách giữa các dòng giãn ra 2 dòng.

Muốn ấn định khoảng cách giữa các đoạn văn bản với nhau, từ hộp thoại dùng Spacing với các tùy chọn:

• Before: Khoảng cách so với đoạn văn bản nằm trên (tính theo điểm – pt). • After: Khoảng cách so với đoạn văn bản nằm dưới (tính theo điểm – pt).

Muốn ấn định các lề trái và lề phải của đoạn văn bản, từ hộp thoại dùng Identation với các tùy chọn:

• Left: Ấn định khoảng cách của lề trái (đơn vị dùng là cm hoặc inch). • Right: Ấn định khoảng cách của lề phải (đơn vị dùng là cm hoặc inch). • Special - none: Dòng đầu tiên như các dòng khác trong đoạn. • Special - First line - By: Ấn định khoảng cách thụt vào của dòng đầu tiên. • Special - Hanging - By: Ấn định khoảng cách đưa ra của dòng đầu tiên.

Chú ý về đơn vị đo lường được Word sử dụng trong các thao tác định dạng. Word cho phép dùng đơn vị cm hoặc inch. Đối với người Việt ta dùng đơn vị cm sẽ cảm thấy thuận tiện cho việc ấn định khoảng cách hơn.


Trang 85

Để dùng đơn vị cm, thực hiện như sau:

• Từ thanh thực đơn, chọn Tools | Options. • Hộp thoại Options xuất hiện. Chọn thẻ General (Xem hình 3.34). • Từ ô Measurements, chọn đơn vị Centimeters. • Nhấp nút OK để kết thúc.

Hình 3.34: Hộp thoại Options với thẻ General được chọn.

Định dạng ký tự bắt đầu đoạn Ta có thể trang trí đoạn văn bản bằng cách làm cho ký tự bắt đầu của đoạn xuất hiện ấn tượng hơn. Việc này gọi là định dạng ký tự bắt đầu đoạn. Xem ví dụ sau.

iệt Nam phải đối mặt với một loạt các vấn đề có liên quan đến hiện đại hóa, và các vấn đề này đang ngày

càng lan rộng nhanh hơn so với dự kiến. Chẳng hạn như tình trạng đói nghèo ở nông thôn và khu đô thị, sự di dân từ nông thôn ra thành thị.

Định dạng ký tự bắt đầu đoạn. • Chọn đoạn văn bản cần định dạng. • Từ thanh thực đơn, chọn Format | Drop Cap. • Hộp thoại Drop Cap xuất hiện (Xem hình 3.35). Chọn Dropped. • Ấn định 2 trong ô Lines to drop và 0,1 cm trong ô Distance from text. • Nhấp nút OK để kết thúc.

Khi đó ký tự đầu của đoạn văn bản sẽ tăng kích thước chiếm 2 dòng văn bản, và khoảng cách giữa nó với các dòng văn bản chung quanh là 0,1 cm. Ngoài ra ta cũng có

V


Trang 86

thể chọn In Margin, ký tự đầu của đoạn văn bản sẽ xuất hiện như hình vẽ minh họa trong hộp thoại.

Hình 3.35: Hộp thoại Dropcap

Trang trí đoạn Ngoài việc định dạng ký tự đầu của đoạn, ta còn có thể trang trí đoạn như tạo đường viền bọc đoạn văn bản hoặc tạo màu nền cho đoạn văn bản. Xem ví dụ sau:


Tạo đường viền cho đoạn.

• Chọn đoạn văn bản cần tạo đường viền. • Từ thanh thực đơn, chọn Format | Borders and Shading. • Hộp thoại Borders and Shading xuất hiện (Xem hình 3.36). • Bảo đảm thẻ Borders được chọn. • Nhấp nút ứng với Box trong phần Setting. • Chọn kiểu nét của đường viền trong phần Style. • Nhấp nút OK để kết thúc.


Trang 87

Hình 3.36: Hộp thoại Borders and Shading với thẻ Borders được chọn sẳn. Trong phần Setting, ngoài nút ứng với Box còn có các nút ứng với Shadow (tạo đường viền có đánh bóng) và 3-D (tạo đường viền kiểu nổi 3 chiều). Ta có chọn tùy ý kiểu đường viền cho đoạn văn bản là Box, Shadow hoặc 3-D. Còn kiểu nét của đường viền là nét liên tục, nét gián đoạn, nét đơn hay nét đôi, … thì được chọn trong ô Style. Và độ dày của đường viền có thể được ấn định trong ô Width. Cuối cùng, màu sắc của đường viền có thể ấn định nhờ ô Color. Trong phần Preview ta có thể thấy trước hình dáng của đoạn khi được định dạng. Tạo màu nền cho đoạn văn bản.

• Chọn đoạn văn bản cần tạo màu nền. • Từ thanh thực đơn, chọn Format | Borders and Shading. • Hộp thoại Borders and Shading xuất hiện (Xem hình 3.37). • Chọn thẻ Shading. Chọn màu trong vùng Fill. • Nếu không có màu ưng ý trong vùng Fill, nhấp nút More Colors. • Nhấp nút OK để kết thúc.

3. ĐỊNH DẠNG DANH SÁCH CÁC MỤC Thế nào là một danh sách các mục? Sau đây là một danh sách các mục (hay còn gọi tắt là danh sách).

Mục 1 Mục 2 Mục 3

Mỗi mục thực chất là một đoạn văn bản. Và như vậy các đoạn phải được kết thúc bằng phím Enter. Đoạn này có thể gồm một dòng hoặc nhiều dòng.


Trang 88

Hình 3.37: Hộp thoại Borders and Shading với thẻ Shading được chọn. Định dạng danh sách Có thể định dạng các mục trong danh sách bằng các nút ở thanh công cụ như sau:

• Chọn danh sách (gồm các đoạn) cần định dạng. • Từ thanh công cụ, nhấp nút Bullets hoặc nút Numbering .

Với nút Bullets thì ngay đầu mỗi mục trong danh sách sẽ được chèn một ký tự đặc biệt. Còn với nút Numbering thì ngay đầu mỗi mục trong danh sách sẽ được đánh số thứ tự.

Dùng thực đơn để định dạng danh sách Nếu dùng thực đơn để định dạng các mục trong danh sách thì có thể có nhiều lựa chọn định dạng hơn.

• Chọn danh sách (gồm các đoạn) cần định dạng. • Từ thanh thực đơn, chọn Format | Bullets and Numbering. • Hộp thoại Bullets and Numbering xuất hiện (Xem hình 3.38). • Nếu muốn đánh dấu các mục, chọn thẻ Bulleted. • Nếu muốn đánh số các mục, chọn thẻ Numbered. • Chọn kiểu đánh dấu mục hay đánh số mục mong muốn. • Nhấp nút OK để kết thúc.

Khi đánh dấu các mục với thẻ Bulleted, ta có thể định dạng chi tiết hơn bằng cách nhấp nút Customize sau khi chọn kiểu đánh dấu mục (Xem hình 3.39). Trong hộp thoại Customize Bulleted List, ta có thể dùng các tùy chọn sau đây:

• Nhấp nút Bullet để chọn ký tự dùng để đánh dấu. • Ấn định lề trái của ký tự đánh dấu mục nhờ ô Indent at của Bullet position. • Ấn định lề trái các mục trong danh sách nhờ ô Indent at của Text position. • Nhấp nút OK để kết thúc.


Trang 89

Hình 3.38: Hộp thoại Bullets and Numbering với thẻ Bulleted được chọn sẳn.

Hình 3.39: Hộp thoại Customize Bulleted List.

Tương tự, khi đánh số thứ tự các mục với thẻ Numbered, ta có thể định dạng chi tiết hơn bằng cách nhấp nút Customize sau khi chọn kiểu đánh số mục (Xem hình 3.40). Trong hộp thoại Customize Numbered List, ta có thể dùng các tùy chọn sau đây:


Trang 90

• Dùng Number format để chọn cách thể hiện số thứ tự. Chẳng hạn như 1. hay 1- hay 1). Chú ý không được xóa số thứ tự khi tạo dạng, chỉ được xóa dấu . hay dấu – hay dấu ) mà thôi.

• Dùng Number style để chọn kiểu đánh số thứ tự. Chẳng hạn như 1, 2, 3, …

hay I, II, III, … hay a, b, c, … hay A, B, C, …

• Dùng Start at để ấn định các mục trong danh sách được đánh thứ tự bắt đầu từ số mấy (nếu đánh thứ tự theo kiểu số 1, 2, 3, …), hoặc bắt đầu từ chữ nào (nếu đánh thứ tự theo kiểu chữ a, b, c, …).

• Còn vị trí lề trái của số thứ tự cũng như các mục trong danh sách có thể

được ấn định nhờ ô Aligned at của vùng Number position, và ô Indent at của vùng Text position.

• Nhấp nút OK để kết thúc.

Hình 3.40: Hộp thoại Customize Numbered List.

Tự động định dạng danh sách Khi ta gõ dấu gạch (-) hay dấu sao (*) kèm theo một khoảng trắng, rồi gõ nội dung của một đoạn, sau đó ấn Enter để kết thúc đoạn, xuống dòng và tạo đoạn mới thì các đoạn sẽ được tự động trình bày theo kiểu danh sách các mục. Xem ví dụ sau.

- Đoạn 1. - Đoạn 2.


Trang 91

Tương tự, khi ta gõ số hay chữ kèm theo dấu gạch ngang hay dấu đóng ngoặc đơn, ví dụ như 1- 1) a- a) I- I) …, kèm theo một khoảng trắng, rồi gõ nội dung của một đoạn, sau đó ấn Enter để kết thúc đoạn, xuống dòng và tạo đoạn mới thì các đoạn sẽ được tự động trình bày theo kiểu danh sách đánh số thứ tự. Xem ví dụ sau.

a) Đoạn 1. b) Đoạn 2.

Chức năng tự động định dạng danh sách như thế này đôi khi thuận tiện nhưng đôi khi cũng bất tiện. Nếu thấy bất tiện, ta có thể bỏ chức năng tự động này như sau:

• Từ thanh thực đơn, chọn Tools | AutoCorrect. • Hộp thoại AutoCorrect xuất hiện (Xem hình 3.41). • Chọn thẻ AutoFormat As You Type. • Không đánh dấu hai mục Automatic bulleted lists và Automatic numbered

lists. Nhấp nút OK để kết thúc.

Hình 3.41: Hộp thoại AutoCorrect với thẻ AutoFormat As You Type được chọn.

Thay đổi định dạng danh sách Một danh sách các mục sau khi đã được định dạng, ta vẫn có thể thay đổi định dạng cho nó. Để thay đổi ta thực hiện:


Trang 92

• Chọn danh sách các mục muốn thay đổi định dạng. • Từ thanh thực đơn, chọn Format | Bullets and Numbering. • Hộp thoại Bullets and Numbering xuất hiện. • Chọn thẻ Bulleted hoặc Numbered. • Chọn kiểu đánh dấu mục hoặc đánh số thứ tự mục mong muốn. • Nhấp nút Customize nếu muốn định dạng chi tiết hơn. • Nhấp nút OK để kết thúc.

4. SỬ DỤNG TAB Phím Tab Phím Tab nằm phía trên phím Capls Lock trên bàn phím. Để thấy được chức năng phím Tab ta coi ví dụ sau. Chẳng hạn, ta muốn trình bày văn bản dạng: Mục 1 Mục a Mục i Mục 2 Mục b Mục ii Để canh thẳng hàng các cột văn bản với nhau ta không nên dùng phím khoảng trắng (phím spacebar) mà nên dùng phím Tab. Mỗi khi ấn phím Tab, dấu chèn sẽ di chuyển đến Tab kế tiếp. Để dễ hình dung ta tưởng tượng chiều dài của thước được chia thành các khoảng bằng nhau, mỗi khoảng có độ dài là một Tab (mặc định một Tab = 1.27 cm) được đánh dấu bằng một vạch đứng. Mỗi khi ấn phím Tab thì dấu chèn sẽ di chuyển đến vạch Tab nằm kế trước nó. | | | | | | | | | | | | | x |

(Ví dụ vị trí dấu chèn là x, ấn phím Tab, dấu chèn sẽ nhảy đến vị trí Tab là |) Như vậy để đánh đoạn văn bản trên ta nên gõ là Mục 1 - ấn 2 phím Tab - Mục a - ấn 2 phím Tab - Mục i - ấn Enter. Gõ tương tự cho hai dòng còn lại. Để thấy được tác dụng Tab, từ thanh công cụ nhấp nút Show/Hide ¶ . Khi đó trong văn bản sẽ hiện ký tự thể hiện ký tự Tab. Cứ mỗi lần gõ phím Tab thì thấy một mũi tên. Muốn tắt sự thể hiện này, nhấn nút Show/Hide lần nữa. Thông thường Word ấn định khoảng cách giữa hai dấu Tab là 1,27 cm (mà ta thường nói một Tab là 1,27 cm). Ta cũng có thể ấn định lại khoảng cách này theo ý mình. Thực hiện như sau:

• Từ thanh thực đơn, chọn Format | Tabs. • Hộp thoại Tabs xuất hiện (Xem hình 3.42). • Ấn định khoảng cách giữa các Tab trong ô Default tab stops. • Nhấp nút OK để kết thúc.


Trang 93

Hình 3.42: Hộp thoại Tabs.

Ấn định Tab trên thước Phía trái tận cùng của thước có một hình vuông gọi là nút Tab. Nhờ nút này ta có thể ấn định các loại Tab khác nhau trên thước đo. Có bốn loại Tab là Tab trái, Tab giữa, Tab phải và Tab thập phân. Mỗi lần nhấp vào nút Tab là thay đổi loại Tab (Xem hình 3.43).

Hình 3.43: Các loại Tab gồm Tab trái, Tab giữa, Tab phải và Tab thập phân.

Để hiểu được tại sao cần phải ấn định Tab trên thước, giả sử ta cần gõ văn bản như sau, mục a và mục b có lề trái tại vị trí 4 trên thước, còn mục 1 và mục 2 có lề trái tại 9,5 trên thước (Xem hình 3.44).

Hình 3.44: Gõ văn bản theo cột.

Để làm việc này, ta thực hiện như sau:

• Giả sử dấu chèn ở vị trí bắt đầu một đoạn mới.


Trang 94

• Nhấp nút Tab trên thước, bảo đảm nó là Tab trái. • Đưa dấu chèn đến vị trí 4 trên thước, nhấp chuột để đặt Tab trái tại 4. • Đưa dấu chèn đến vị trí 9,5 trên thước, nhấp chuột để đặt Tab trái tại 9,5. • Ấn phím Tab, dấu chèn sẽ di chuyển đến Tab trái (4). • Gõ văn bản (ví dụ Mục a). • Ấn phím Tab, dấu chèn sẽ di chuyển đến Tab trái (9,5). • Gõ văn bản (ví dụ Mục 1). • Ấn Enter để xuống dòng (chú ý các Tab ấn định vẫn còn tác dụng).

Sự khác biệt giữa các loại Tab như sau.

• Nếu ta ấn định Tab trái trên thước, khi gõ phím Tab dấu chèn sẽ di chuyển đến vị trí Tab này, và sau đó gõ văn bản thì lề trái văn bản thẳng hàng với vị trí dấu Tab và văn bản cứ thế xuất hiện dần qua bên phải.

• Nếu ta ấn định Tab phải trên thước, khi gõ phím Tab dấu chèn sẽ di chuyển

đến vị trí Tab này, và sau đó gõ văn bản thì lề phải văn bản thẳng hàng với vị trí dấu Tab và văn bản cứ thế xuất hiện dần qua bên trái.

• Nếu ta ấn định Tab giữa trên thước, khi gõ phím Tab dấu chèn sẽ di chuyển

đến vị trí Tab này, và sau đó gõ văn bản thì lề phải và lề trái văn bản giãn ra hai bên sao cho văn bản luôn nằm giữa vị trí Tab trên thước.

• Còn Tab thập phân dùng cho việc gõ vào dữ liệu số. Khi ta ấn định Tab thập

phân trên thước, khi gõ phím Tab dấu chèn sẽ di chuyển đến vị trí Tab này, và sau đó gõ số có dấu phẩy thập phân thì dấu phẩy luôn nằm đúng thẳng hàng với vị trí Tab trên thước.

Hình 3.45: So sánh Tab trái, Tab phải và Tab giữa.


Trang 95

Hình 3.46: Ấn định Tab thập phân.

Thay đổi, gỡ bỏ các ấn định Tab trên thước Sau khi đã ấn định một loại Tab nào đó trên thước, ta vẫn có thể thay đổi loại Tab hoặc gỡ bỏ Tab.

• Để gỡ bỏ một ấn định Tab trên thước, trỏ chuột đến dấu Tab trên thước, nhấp chuột và kéo vào vùng cửa sổ văn bản rồi thả ra. Khi đó tác dụng của loại Tab trước đó đối với văn bản tại vị trí Tab sẽ không còn tác dụng.

• Để thay đổi loại của một Tab đã được ấn định trên thước, trỏ chuột đến dấu

Tab trên thước và nhấp đôi chuột. Cửa sổ Tab xuất hiện (Xem hình 3.47), chọn loại Tab muốn thay đổi trong vùng Alignment, và nhấp nút OK để kết thúc. Khi đó tác dụng của loại Tab mới sẽ tác động lên văn bản tại vị trí Tab.

Hình 3.47: Thay đổi loại Tab.


Trang 96

Ấn định Tab trên thước bằng thực đơn Ngoài việc ấn định Tab trên thước bằng việc nhấp chuột, ta có thể ấn định Tab trên thước ở các vị trí chính xác hơn bằng cách dùng thực đơn như sau:

• Giả sử dấu chèn ở vị trí bắt đầu một đoạn mới. • Từ thanh thực đơn, chọn Format | Tabs. • Hộp thoại Tabs xuất hiện (Xem hình 3.48). • Ở ô Tab stop position vào số xác định vị trí Tab trên thước. • Chọn loại Tab ở vùng Alignment. • Nhấp nút Set để ấn định Tab trên thước. • Nhấp nút OK để kết thúc.

Hình 3.48: Ấn định Tab bằng thực đơn. Xóa ấn định Tab trên thước bằng thực đơn Có thể xóa một ấn định Tab trên thước bằng thực đơn như sau:

• Từ thanh thực đơn, chọn Format | Tabs. • Hộp thoại Tabs xuất hiện (Xem hình 3.49). • Ở khung Tab stop position, chọn số xác định vị trí Tab muốn xóa. • Nhấp nút Clear để xóa Tab trên thước. • Nhấp nút OK để kết thúc.


Trang 97

Hình 3.49: Xóa ấn định Tab bằng thực đơn.

Chọn cách thể hiện Tab Để có thể hiểu được phần này, giả sử ta cần đánh đoạn văn bản sau:

Họ và tên: ............................................................................... Địa chỉ: ...................................................................................

Ta muốn sau khi đánh Họ và tên: và ấn phím Tab sẽ tạo ra dòng gồm các dấu chấm. Tương tự ở dòng kế, sau khi đánh Địa chỉ: và ấn phím Tab cũng sẽ tạo ra dòng gồm các dấu chấm, và hai dòng dấu chấm này được canh thẳng hàng ở cuối. Để thực hiện việc này ta làm như sau:

• Giả sử dấu chèn ở vị trí bắt đầu một đoạn mới. • Từ thanh thực đơn, chọn Format | Tabs. • Hộp thoại Tabs xuất hiện (Xem hình 3.48). • Ở ô Tab stop position, vào số xác định vị trí cuối dòng dấu chấm. • Trong vùng Alignment, chọn Left. • Trong vùng Leader, chọn mục 2 (dấu chấm). • Nhấp nút Set để ấn định Tab trên thước. • Nhấp nút OK để kết thúc.

Các tùy chọn ở vùng Leader cho phép chọn cách thể hiện Tab. Trong vùng này, chọn mục 1 None có nghĩa là khi ấn Tab, dấu chèn di chuyển đến vị trí ấn định Tab và sẽ tạo ra khoảng trắng khi di chuyển. Còn chọn mục 2, 3 và 4 có nghĩa là khi ấn Tab, dấu chèn di chuyển đến vị trí ấn định Tab và sẽ tạo ra các dấu chấm hoặc dấu gạch khi di chuyển.


Trang 98

5. TẠO ĐỐI TƯỢNG CHỨA VĂN BẢN Thanh công cụ Drawing Để tạo đối tượng chứa văn bản ta cần dùng đến thanh công cụ Drawing (Xem hình 3.50).

Hình 3.50: Thanh công cụ Drawing. Nếu chưa thấy thanh công cụ Drawing xuất hiện, cần làm nó xuất hiện. Từ thanh thực đơn, chọn View | Toolbars | Drawing. Đối tượng chứa văn bản là gì? Coi hình sau: Đặc điểm hình:

• Hình elip được xem là một đối tượng. • Trong đối tượng này ta có thể đánh văn bản chứa bên trong. • Thay vì hình elip, ta có thể có hình vuông, hình chữ nhật, hình tròn, … • Gọi chung là các đối tượng có thể chứa văn bản bên trong.

Khung chứa văn bản Tạo khung chứa văn bản.

• Từ thanh công cụ Drawing, nhấp chọn nút Text Box . • Hình dạng dấu chèn biến thành hình chữ thập (dấu cộng lớn). • Đưa dấu chèn chữ thập đến vị trí muốn vẽ khung. • Nhấp giữ và kéo chuột để làm xuất hiện khung. • Dấu chèn xuất hiện bên trong khung. • Gõ nội dung văn bản bên trong khung. Nếu gõ quá nhiều, nội dung văn bản

sẽ bị khung che khuất không thấy được, sau này có thể chỉnh kích thước khung lớn hơn để thấy toàn bộ nội dung văn bản. Gõ xong, nhấp chuột ngoài khung để kết thúc.

Ví dụ khung chứa văn bản. Khung chứa văn bản cũng là một đối tượng chứa văn bản. Chỉnh kích thước khung chứa văn bản.

Hình elip chứa văn bản

Nội dung văn bản được chứa trong khung


Trang 99

• Đưa dấu chèn đến đường viền khung. • Dấu chèn biến thành chữ thập có mũi tên, nhấp chuột chọn khung. • Xuất hiện tám chấu trên đường viền khung. • Đưa dấu chèn đến các chấu này, nhấp giữ và kéo chuột để chỉnh kích thước

khung (Xem hình 3.51).

Hình 3.51: Chỉnh kích thước khung chứa văn bản.

Sửa nội dung văn bản trong khung.

• Đưa dấu chèn vào bên trong khung, nhấp chuột. • Dấu chèn xuất hiện bên trong khung. • Sửa văn bản trong khung, sửa xong nhấp chuột bên ngoài khung.

Trang trí khung.

• Đưa dấu chèn đến đường viền khung. • Dấu chèn biến thành chữ thập có mũi tên, nhấp chuột chọn khung. • Từ thanh công cụ Drawing, nhấp nút Line Style hoặc Dash Style để chọn

kiểu viền khung, nhấp nút Shadow hoặc 3-D để đánh bóng khung hoặc hiện khung dạng nổi 3 chiều.

Nút Line Style - Nút Dash Style - Nút Shadow - Nút 3-D

Ví dụ khung chứa văn bản có đánh bóng. Di chuyển khung chứa văn bản.

• Đưa dấu chèn đến đường viền khung. • Dấu chèn biến thành chữ thập có mũi tên, nhấp chuột chọn khung. • Khi nhấp chuột chọn khung, giữ và kéo chuột để đưa khung đến vị trí mới.

Đối tượng chứa văn bản Ta có thể tạo các đối tượng chứa văn bản như hình elip, hình tròn, hình vuông có chứa văn bản như khung chứa văn bản. Nguyên tắc tạo, chỉnh sửa, trang trí các đối tượng chứa văn bản đều giống nhau. Ta minh họa ở đây chỉ một đối tượng là hình elip chứa văn bản. Tạo elip chứa văn bản.

Nội dung văn bản được chứa trong khung


Trang 100

• Từ thanh công cụ Drawing, nhấp chọn nút Oval . • Hình dạng dấu chèn biến thành hình chữ thập (dấu cộng lớn). • Đưa dấu chèn chữ thập đến vị trí muốn vẽ hình elip. • Nhấp giữ và kéo chuột để làm xuất hiện hình elip. • Đưa dấu chèn vào bên trong hình elip, nhấp chuột phải để hiện thực đơn đối

tượng. Từ thực đơn đối tượng, chọn Add Text. • Dấu chèn xuất hiện bên trong hình elip. Gõ nội dung văn bản bên trong hình

elip. Gõ xong, nhấp chuột ngoài hình elip để kết thúc. Có khi hình elip nhỏ nhưng văn bản chứa bên trong elip lại nhiều nên khung elip có thể che khuất một phần văn bản. Để thấy được toàn bộ văn bản bên trong elip, cần chỉnh lại kích thước khung elip. Chỉnh kích thước elip chứa văn bản.

• Đưa dấu chèn đến đường viền elip. • Dấu chèn biến thành chữ thập có mũi tên, nhấp chuột chọn elip. • Xuất hiện tám chấu trên đường viền elip. • Đưa dấu chèn đến các chấu này, nhấp giữ và kéo chuột để chỉnh kích thước

elip (Xem hình 3.52).

Hình 3.52: Chỉnh kích thước elip chứa văn bản.

Sửa nội dung văn bản trong elip.

• Đưa dấu chèn vào bên trong elip, nhấp chuột. • Dấu chèn xuất hiện bên trong elip. • Sửa văn bản trong elip, sửa xong nhấp chuột bên ngoài elip.

Trang trí elip.

• Đưa dấu chèn đến đường viền elip. • Dấu chèn biến thành chữ thập có mũi tên, nhấp chuột chọn elip. • Từ thanh công cụ Drawing, nhấp nút Line Style hoặc Dash Style để chọn

kiểu viền elip, nhấp nút Shadow hoặc 3-D để đánh bóng elip hoặc hiện elip dạng nổi 3 chiều.

Nút Line Style - Nút Dash Style - Nút Shadow - Nút 3-D

Di chuyển elip chứa văn bản.

• Đưa dấu chèn đến đường viền elip. • Dấu chèn biến thành chữ thập có mũi tên, nhấp chuột chọn elip. • Khi nhấp chuột chọn elip, giữ và kéo chuột để đưa elip đến vị trí mới.


Trang 101

Nội dung văn bản trong elip

Ví dụ elip chứa văn bản có trang trí đường viền. Tô màu elip.

• Đưa dấu chèn đến đường viền elip. • Dấu chèn biến thành chữ thập có mũi tên, nhấp chuột chọn elip. • Từ thanh công cụ Drawing, nhấp nút Fill Color để chọn màu tô nền bên

trong elip, nhấp nút Line Color để chọn màu tô đường viền elip, nhấp nút Font Color để chọn màu tô chữ phần văn bản bên trong elip.

Nút Fill Color - Nút Line Color - Nút Font Color Các loại đối tượng chứa văn bản Trên thanh công cụ Drawing, ta thấy có ba nút là Rectangle, Oval và Text Box. Nút Rectangle cho phép tạo hình vuông hay hình chữ nhật chứa văn bản. Nút Oval cho phép tạo hình tròn hay hình elip chứa văn bản. Nút Text Box cho phép tạo khung chứa văn bản.

Nút rectangle - Nút Oval - Nút Text Box Ngoài ra ta có thể tạo nhiều loại đối tượng khác có thể chứa văn bản bên trong.

• Từ thanh công cụ Drawing, chọn AutoShapes. • Có thể chọn Basic Shapes, hoặc Stars and Banners, hoặc Callouts. • Với Basic Shapes, có thể tạo các đối tượng như hình thoi, hình bình hành,

hình tam giác, hình khối có chứa văn bản. • Với Stars and Banners, có thể tạo các đối tượng như hình ngôi sao, hình

băng rôn có chứa văn bản. • Với Callouts có thể tạo các đối tượng như hình chữ nhật ghi chú, hình elip

ghi chú có chứa văn bản. Ví dụ hình chữ nhật ghi chú có chứa văn bản. 6. TRÌNH BÀY TRANG IN Chọn khổ giấy, hướng giấy

Nội dung văn bản nằm ở đây


Trang 102

Trước khi tạo hoặc in một văn bản, ta cần xác định khổ giấy sử dụng. Hai khổ giấy thường dùng là:

• Khổ giấy Letter: Rộng 21,59 cm và dài 27,94 cm. • Khổ giấy A4: Rộng 21 cm và dài 29,7 cm.

Chọn khổ giấy.

• Từ thanh thực đơn, chọn File | Page Setup. • Hộp thoại Page Setup xuất hiện (Xem hình 3.53). • Chọn thẻ Paper Size. • Chọn khổ giấy trong ô Paper size. • Nhấp nút OK để kết thúc.

Hình 3.53: Hộp thoại Page Setup với thẻ Paper Size được chọn.

Sau khi chọn khổ giấy, ta chọn hướng giấy thẳng đứng hoặc nằm ngang. Thông thường hướng giấy thẳng đứng là mặc nhiên. Tuy nhiên khi cần in theo kiểu giấy nằm ngang ta cần chọn hướng giấy nằm ngang. Trong hộp thoại Page Setup với thẻ Paper Size được chọn, ta chọn hướng giấy trong vùng Orientation.

• Chọn Portrait cho hướng giấy thẳng đứng. • Chọn Landscape cho hướng giấy nằm ngang.


Trang 103

Định lề cho trang in Tùy theo loại tài liệu văn bản, ta cần ấn định khoảng cách lề cho trang in sao cho trang in được trình bày cân đối và đẹp mắt. Các khoảng cách lề cần ấn định bao gồm lề trên, lề dưới, lề trái, lề phải, lề trên tiêu đề đầu trang và lề dưới tiêu đề cuối trang.

Định khoảng cách lề trang in.

• Từ thanh thực đơn, chọn File | Page Setup. • Hộp thoại Page Setup xuất hiện (Xem hình 3.54). • Chọn thẻ Margins. • Dùng Top để ấn định khoảng cách lề trên. • Dùng Bottom để ấn định khoảng cách lề dưới. • Dùng Left để ấn định khoảng cách lề trái. • Dùng Right để ấn định khoảng cách lề phải. • Dùng Header để ấn định khoảng cách lề trên tiêu đề đầu trang. • Dùng Footer để ấn định khoảng cách lề dưới tiêu đề cuối trang. • Dùng Gutter để ấn định khoảng cách dùng để đóng gáy tập tài liệu. • Nhấp nút OK để kết thúc.

Lề trái Lề

phải

Lề trên Lề trên tiêu đề đầu trang


Trang 104

Hình 3.54: Hộp thoại Page Setup với thẻ Margins được chọn.

Xem trước khi in Sau khi ấn định lề cho trang in ta có thể xem qua trên máy tính phác họa trang in trước khi cho in thực sự văn bản ra máy in. Thao tác này gọi là xem trước khi in. Việc xem trước khi in rất có ích lợi, nó giúp ta hình dung được “diện mạo” trang in ra sao trước khi quyết định cho in ra giấy. Nếu khi xem cảm thấy trang in chưa phù hợp lắm, ta có thể điều chỉnh việc canh lề lại. Xem trước khi in.

• Từ thanh công cụ, nhấp nút Print Preview • Hoặc từ thanh thực đơn, chọn File | Print Preview. • Màn hình Word sẽ chuyển qua chế độ Preview để xem phác họa trang in. • Xem xong, nhấp nút Close trên thanh thực đơn để về lại chế độ soạn thảo.

Tạo tiêu đề trang và đánh số trang Tiêu đề trang là tiêu đề được in ở đầu hoặc ở cuối mỗi trang. Như vậy có hai loại tiêu đề trang là tiêu đề đầu trang (header) và tiêu đề cuối trang (footer). Tạo tiêu đề trang.

• Từ thanh thực đơn, chọn View | Header and Footer. • Thanh công cụ Header and Footer xuất hiện (Xem hình 3.55).


Trang 105

• Dấu chèn được định vị trong ô Header. • Gõ vào tiêu đề đầu trang. • Khi tạo xong tiêu đề, nhấp nút Close để thoát.

Nếu muốn đánh số trang ở tiêu đề, từ thanh công cụ Header and Footer nhấp nút Insert Page Number để đưa vào số trang. Số trang sẽ được tự động đánh số khi qua mỗi trang. Nếu muốn tạo tiêu đề cuối trang, từ thanh công cụ Header and Footer nhấp nút Switch Between Header and Footer. Khi đó dấu chèn đang ở ô Header (tiêu đề đầu trang) sẽ được chuyển đến xuất hiện trong ô Footer (tiêu đề cuối trang).

Hình 3.55: Thanh công cụ Header and Footer.

Hiệu chỉnh tiêu đề trang (header, footer) Sau khi tạo tiêu đề trang, ta có thể thay đổi nội dung tiêu đề trang hoặc định dạng tiêu đề trang, gọi chung là hiệu chỉnh tiêu đề trang. Hiệu chỉnh tiêu đề trang.

• Từ thanh thực đơn, chọn View | Header and Footer. • Thanh công cụ Header and Footer xuất hiện (Xem hình 3.55). • Dấu chèn được định vị trong ô Header. • Hiệu chỉnh tiêu đề đầu trang.


Trang 106

• Muốn chuyển đến tiêu đề cuối trang, nhấp nút Switch Between … • Khi hiệu chỉnh xong tiêu đề, nhấp nút Close để thoát.

Một hiệu chỉnh thường gặp đối với tiêu đề trang là muốn đánh số trang bắt đầu từ một số nào đó chứ không phải bắt đầu từ 1, và tiêu đề trang xuất hiện từ trang thứ hai trở đi mà thôi. Chỉnh số trang bắt đầu.

• Nhấp nút Format Page Number trong thanh công cụ Header and Footer. • Hộp thoại Page Number Format xuất hiện (Xem hình 3.56). • Điền số trang bắt đầu vào ô Start at ở vùng Page numbering. • Nhấp nút OK để kết thúc.

Hình 3.56: Hộp thoại Format Page Number. Ấn định tiêu đề trang không xuất hiện ở trang đầu tiên.

• Từ thanh thực đơn, chọn File | Page Setup. • Hộp thoại Page Setup xuất hiện. • Chọn thẻ Layout (Xem hình 3.57). • Trong vùng Headers and footers, chọn Different first page. • Nhấp nút OK để kết thúc.


Trang 107

Hình 3.57: Hộp thoại Page Setup với thẻ Layout được chọn.

In văn bản Sau khi hoàn tất việc soạn thảo văn bản và định dạng trang in, ta có thể tiến hành in văn bản ra giấy. In văn bản ở máy in.

• Từ thanh thực đơn, chọn File | Print. • Hộp thoại Print xuất hiện (Xem hình 3.58). • Nếu muốn in nhiều bản, chỉ ra trong ô Number of copies. • Nếu muốn in tất cả các trang, chọn All trong vùng Page range. • Nếu muốn in trang hiện thời, chọn Current page trong vùng Page range. • Nếu muốn in một số trang, ấn định ở Pages trong vùng Page range. • Nhấp nút OK để kết thúc.

Trang hiện thời là trang chứa dấu chèn. Còn nếu muốn in chẳng hạn từ trang 1 đến trang 20, mô tả 1-20 trong ô Pages vùng Page range. Trường hợp muốn in trang 3 rồi nhảy đến trang 5, rồi liên tục từ trang 15 đến 20 thì trong ô Pages ta mô tả 3,5,15-20. Trường hợp máy tính có thể điều khiển nhiều máy in khác nhau (ví dụ như máy tính trong mạng) thì trước khi in cần phải chọn máy in cụ thể trong danh sách các máy in ở ô Name của vùng Printer.


Trang 108

Ngoài ra cũng có thể in văn bản ra máy in mà không qua thực đơn bằng cách nhấp nút Print từ thanh công cụ. Khi đó sẽ in tất cả các trang của văn bản trong cửa sổ Word hiện hành.

Hình 3.58: Hộp thoại Print.


Trang 109

CHƯƠNG 4

ĐỊNH CỘT, ĐỒ HỌA, LẬP BẢNG BIỂU BIỂU ĐỒ VÀ TRỘN THƯ

1. ĐỊNH CỘT TRONG VĂN BẢN Thông thường khi mới tạo văn bản thì trang văn bản được xem là dạng gồm chỉ một cột chữ. Word cho phép ta định dạng văn bản có hình thức nhiều cột chữ giống như các trang văn bản thường thấy trong các báo và tạp chí. Ví dụ văn bản dạng hai cột chữ:

Nhu cầu nâng cao năng lực phụ thuộc vào trình độ năng lực hiện có và trình độ năng lực cần có trong tương lai.

Xét về mặt tâm lý thì nhu

cầu là trạng thái tâm lý phản ánh sự thiếu thốn, sự cần thiết về một cái gì đó đối với sự tồn tại và phát triển của cá nhân.

Xét về mặt hành động thì

nhu cầu là cái kích thích và định hướng hành vi, hoạt động của con người.

Xét về mặt khác, thì nhu

cầu là khoảng cách, là sự chênh

lệch giữa cái hiện có với cái cần có, giữa cái đang có và cái sẽ có trong tương lai.

Trên cơ sở các khái niệm

như vậy, nhu cầu nâng cao năng lực được xác định một cách khái quát như sau:

Nhu cầu nâng cao năng lực

là sự cần thiết được ý thức về việc phải rút ngắn khoảng cách giữa khả năng hiện có với khả năng sẽ có để thực hiện có hiệu quả những vai trò, chức năng và nhiệm vụ nhất định.

Tạo cột chữ đơn giản Có hai cách để tạo cột chữ đơn giản:

• Định dạng cột trước, sau đó nhập văn bản, văn bản sẽ được hiển thị theo hình thức cột đã định dạng.

• Nhập văn bản trước, chọn văn bản này và sau đó định dạng cột cho phần văn bản đã chọn.

Chọn văn bản và định dạng thành hai cột. • Chọn phần văn bản muốn định dạng cột. • Từ thanh thực đơn, chọn Format | Columns. • Hộp thoại Columns xuất hiện (Xem hình 3.59).


Trang 110

• Trong vùng Presets, chọn Two (chia hai cột có độ rộng bằng nhau). • Chọn Line between để có đường thẳng phân chia hai cột. • Nhấp nút OK để kết thúc.

Hình 3.59: Hộp thoại Columns.

Các tùy chọn trong hộp thoại Columns.

• Trong vùng Presets, muốn định dạng văn bản thành hai hoặc ba cột có độ rộng bằng nhau thì chọn One hoặc Two, muốn định dạng văn bản thành hai có độ rộng khác nhau thì chọn Left hoặc Right.

• Khi định dạng văn bản thành nhiều cột, muốn có một đường thẳng xuất

hiện phân chia các cột thì chọn Line between. • Trong trường hợp muốn định dạng văn bản thành nhiều cột, hơn ba cột

với các cột có độ rộng bằng nhau hay hơn hai cột với các cột có độ rộng khác nhau, định số cột muốn chia ở ô Number of columns.

Trong vùng Width and spacing, chọn hoặc không chọn Equal column width cho phép chỉnh cột có độ rộng bằng nhau hoặc khác nhau. Điều chỉnh số trong ô Width cho phép điều chỉnh độ rộng cột còn điều chỉnh số trong ô Spacing cho phép điều chỉnh khoảng cách giữa các cột. Chèn điểm ngắt cột Việc chèn điểm ngắt cột cho phép ta đưa phần văn bản ở vị trí nào đó di chuyển sang cột kế tiếp. Chẳng hạn trong ví dụ văn bản dạng hai cột chữ trên ta muốn đưa đoạn.


Trang 111

“Xét về mặt khác, …” qua cột kế tiếp thì ta cần phải chèn điểm ngắt cột vào trước từ “Xét …”. Chèn điểm ngắt cột.

• Đặt dấu chèn vào trước phần văn bản muốn chèn điểm ngắt cột. • Từ thanh thực đơn, chọn Insert | Break. • Hộp thoại Break xuất hiện (Xem hình 3.60). • Trong vùng Break types, chọn Column break.

Nhấp nút OK để kết thúc.

Hình 3.60: Hộp thoại Break.

Ví dụ văn bản dạng hai cột chữ sau khi chèn điểm ngắt cột:

Nhu cầu nâng cao năng lực phụ thuộc vào trình độ năng lực hiện có và trình độ năng lực cần có trong tương lai.

Xét về mặt tâm lý thì nhu cầu

là trạng thái tâm lý phản ánh sự thiếu thốn, sự cần thiết về một cái gì đó đối với sự tồn tại và phát triển của cá nhân.

Xét về mặt hành động thì nhu

cầu là cái kích thích và định hướng hành vi, hoạt động của con người.

Xét về mặt khác, thì nhu cầu là khoảng cách, là sự chênh lệch giữa cái hiện có với cái cần có, giữa cái đang có và cái sẽ có trong tương lai.

Trên cơ sở các khái niệm như

vậy, nhu cầu nâng cao năng lực được xác định một cách khái quát như sau:

Nhu cầu nâng cao năng lực là

sự cần thiết được ý thức về việc phải rút ngắn khoảng cách giữa khả năng hiện có với khả năng sẽ có để thực hiện có hiệu quả những vai trò, chức năng và nhiệm vụ nhất định.

Chú ý sau khi chia cột có khi ta không thấy hình dạng cột như mong muốn, trường hợp này có thể văn bản đang được xem ở chế độ Normal. Việc quy định chế độ xem nằm ở mục View trong thanh thực đơn. Để xem được hình dạng cột có khi


Trang 112

cần chuyển chế độ xem văn bản qua Print Layout bằng cách từ thanh thực đơn chọn View | Print Layout. 2. BẢNG BIỂU Bảng biểu (gọi vắn tắt là bảng) bao gồm nhiều dòng, nhiều cột và nhiều ô. Mỗi ô có thể xem như là giao điểm của dòng và cột trong bảng. Tạo bảng Trước khi tạo bảng cần suy nghĩ xem bảng cần bao nhiêu dòng và bao nhiêu cột. Tạo bảng dùng thực đơn.

• Đặt dấu chèn đến vị trí cần đặt bảng. • Từ thanh thực đơn, chọn Table | Insert | Table. • Hộp thoại Insert Table xuất hiện (Xem hình 3.61). • Trong vùng Table size, nhập số cột ở ô Number of Columns. • Trong vùng Table size, nhập số dòng ở ô Number of Rows. • Nhấp nút OK để kết thúc.

Hình 3.61: Hộp thoại Insert Table.

Các tùy chọn trong hộp thoại Insert Table.

• Tùy chọn Fixed column width cho phép xác định độ rộng của các cột trong bảng. Các cột trong bảng sẽ có độ rộng bằng nhau. Nếu giá trị của


Trang 113

tùy chọn này là Auto thì độ rộng cột sẽ bằng nguyên chiều rộng trang in giữa hai biên lề chia cho số cột.

• Tùy chọn AutoFit to contents cho phép điều chỉnh tự động độ rộng các

cột tùy theo nội dung chứa trong ô. Khi chọn tùy chọn này, bảng xuất hiện với ô có chiều rộng rất nhỏ, nhưng khi bắt đầu nhập vào nội dung ô thì ô bắt đầu giãn rộng ra cho đủ chỗ chứa nội dung.

Một cách khác để tạo bảng nhanh.

• Đặt dấu chèn đến vị trí cần đặt bảng. • Từ thanh công cụ, nhấp nút Insert Table . • Bảng mẫu xuất hiện cạnh nút (Xem hình 3.62). • Đặt con trỏ chuột vào ô đầu tiên của bảng mẫu. • Giữ chuột kéo ngang để chọn số cột của bảng. • Giữ chuột kéo xuống để chọn số dòng của bảng. • Thả chuột, bảng xuất hiện ở vị trí dấu chèn.

Nhập nội dung cho bảng Sau khi tạo bảng ta có thể nhập nội dung cho các ô trong bảng.

• Nhấp chuột vào ô muốn nhập nội dung, dấu chèn xuất hiện trong ô, gõ nôi dung vào ô. Ô có thể chứa chữ, số hoặc hình vẽ. Trong một ô có thể có nhiều đoạn, ấn Enter sẽ xuống dòng và tạo đoạn mới trong ô.

• Nhấn phím Tab sẽ di chuyển dấu chèn đến ô kế sau đó theo hàng ngang,

và phím Shift + Tab sẽ đưa dấu chèn đến ô kế trước đó theo hàng ngang. Nhấp phím mũi tên để di chuyển lên, xuống, phải, trái trong bảng.

• Nếu chiều rộng của ô không xác định bởi tùy chọn AutoFit to contents

thì khi nhập vào ô nội dung dài hơn chiều rộng ô, chữ sẽ tự động xuống dòng khi đụng cạnh bên phải của ô.

• Khi dấu chèn nằm trong ô cuối cùng của bảng, nhấn phím Tab sẽ tạo

thêm một dòng mới vào cuối bảng, và dấu chèn sẽ được định vị trong ô đầu tiên của dòng cuối này để ta có thể nhập nội dung vào.


Trang 114

Hình 3.62: Định kích thước bảng sẽ tạo từ bảng mẫu.

Chọn ô, chọn dòng, chọn cột, chọn bảng Chọn ô.

• Đặt dấu chèn vào trong ô muốn chọn. • Từ thanh thực đơn, chọn Table | Select | Cell. • Hoặc đưa dấu chèn đến cạnh trái của ô (hình dạng dấu chèn biến thành

mũi tên đậm), nhấp chuột. Giữ và kéo chuột nếu muốn chọn nhiều ô. Chọn dòng.

• Đặt dấu chèn vào trong ô của dòng muốn chọn. • Từ thanh thực đơn, chọn Table | Select | Row. • Hoặc đưa dấu chèn đến cạnh trái của dòng (hình dạng dấu chèn thành

mũi tên rỗng), nhấp chuột. Giữ và kéo chuột nếu muốn chọn nhiều dòng.

Chọn cột.

• Đặt dấu chèn vào trong ô của cột muốn chọn. • Từ thanh thực đơn, chọn Table | Select | Column. • Hoặc đưa dấu chèn đến cạnh trên của dòng (hình dạng dấu chèn thành

mũi tên đậm), nhấp chuột. Giữ và kéo chuột nếu muốn chọn nhiều cột. Chọn toàn bảng.

• Đặt dấu chèn vào trong ô của bảng. • Từ thanh thực đơn, chọn Table | Select | Table.

Chèn dòng, chèn cột, xóa dòng, xóa cột, chèn ô, xóa ô, xóa bảng Chèn dòng.

• Đặt dấu chèn vào trong ô của dòng làm mốc. • Từ thanh thực đơn, chọn Table | Insert | Rows Above hoặc Rows Below.


Trang 115

• Rows Above sẽ chèn một dòng trên dòng làm mốc. • Rows Below sẽ chèn một dòng dưới dòng làm mốc.

Chèn cột.

• Đặt dấu chèn vào trong ô của cột làm mốc. • Từ thanh thực đơn, chọn Table | Insert | Colums to the Left hoặc Right. • Colums to the Left sẽ chèn một cột bên trái cột làm mốc. • Colums to the Right sẽ chèn một cột bên phải cột làm mốc.

Xóa dòng.

• Đặt dấu chèn vào trong ô của dòng muốn xóa. • Từ thanh thực đơn, chọn Table | Delete | Rows.

Xóa cột.

• Đặt dấu chèn vào trong ô của cột muốn xóa. • Từ thanh thực đơn, chọn Table | Delete | Columns.

Chèn ô.

• Đặt dấu chèn vào trong ô làm mốc. • Từ thanh thực đơn, chọn Table | Insert | Cells. • Hộp thoại Insert Cells xuất hiện (Xem hình 3.63). • Chọn Shift Cells Right để chèn ô mới và các ô cũ sau ô mới trên cùng

một dòng sẽ bị đẩy sang bên phải. • Chọn Shift Cells Down để chèn ô mới và các ô cũ dưới ô mới trên cùng

một cột sẽ bị đẩy xuống phía dưới. • Chọn Insert entire row để chèn nguyên một dòng mới nằm trên dòng

chứa ô làm mốc. • Chọn Insert entire column để chèn nguyên một cột mới nằm bên trái cột

chứa ô làm mốc.

Hình 3.63: Hộp thoại Insert Cells.


Trang 116

Xóa ô. • Đặt dấu chèn vào trong ô muốn xóa làm mốc. • Từ thanh thực đơn, chọn Table | Delete | Cells. • Hộp thoại Delete Cells xuất hiện (Xem hình 3.64). • Chọn Delete entire row để xóa nguyên một dòng chứa ô làm mốc. • Chọn Delete entire column để xóa nguyên một cột chứa ô làm mốc. • Chọn Shift Cells Left để xóa ô và các ô cũ sau ô xóa trên cùng một dòng

sẽ được đẩy sang bên trái. • Chọn Shift Cells Up để xóa ô và các ô cũ dưới ô xóa trên cùng một cột

sẽ được đẩy lên phía trên. Chú ý hạn chế dùng chèn ô hoặc xóa ô với các tùy chọn Shift Cells vì nó sẽ làm cho các ô trong bảng không còn ngay hàng thẳng lối, và rất khó coi. Khi đó có khi cần phải chỉnh lại chiều rộng của các cột.

Hình 3.64: Hộp thoại Delete Cells.

Xóa bảng.

• Chọn bảng muốn xóa. • Từ thanh thực đơn, chọn Table | Delete | Table.

Điều chỉnh chiều cao dòng và chiều rộng cột Điều chỉnh chiều cao dòng.

• Chọn dòng muốn thay đổi chiều cao. • Từ thanh thực đơn, chọn Table | Table Properties. • Hộp thoại Table Properties xuất hiện (Xem hình 3.65). • Bảo đảm thẻ Row được chọn. • Trong vùng Size, chọn ô Specify height. • Nhập chiều cao dòng vào ô Specify height. • Nhấp nút Previous Row nếu muốn chuyển lên dòng trên kế. • Nhấp nút Next Row nếu muốn chuyển xuống dòng dưới kế. • Nhấp nút OK để kết thúc.

Một cách khác để điều chỉnh chiều cao dòng nhanh hơn là đưa dấu chèn đến đường viền ngang của dòng trong bảng, khi đó hình dạng dấu chèn biến thành


Trang 117

hình mũi tên hai đầu, giữ và kéo chuột theo chiều đứng để điều chỉnh chiều cao dòng.

Hình 3.65: Hộp thoại Table Properties với thẻ Row được chọn.

Điều chỉnh chiều rộng cột. • Chọn cột muốn thay đổi chiều rộng. • Từ thanh thực đơn, chọn Table | Table Properties. • Hộp thoại Table Properties xuất hiện (Xem hình 3.66). • Bảo đảm thẻ Column được chọn. • Trong vùng Size, chọn đơn vị Centimeter trong ô Measure in. • Trong vùng Size, chọn ô Preferred width. • Nhập chiều rộng cột vào ô Preferred width. • Nhấp nút Previous Column nếu muốn chuyển về cột trước kế. • Nhấp nút Next Column nếu muốn chuyển đến cột sau kế. • Nhấp nút OK để kết thúc.


Trang 118

Hình 3.66: Hộp thoại Table Properties với thẻ Column được chọn.

Một cách khác để điều chỉnh chiều rộng cột nhanh hơn là đưa dấu chèn đến đường viền đứng của cột trong bảng, khi đó hình dạng dấu chèn biến thành hình mũi tên hai đầu, giữ và kéo chuột theo chiều ngang để điều chỉnh chiều rộng cột. Trộn ô, tách ô Trộn ô là làm cho các ô nằm liên tiếp nhau hợp lại thành một ô. Việc trộn ô thường áp dụng cho tiêu đề bảng. Ví dụ về trộn ô.

BẢNG ĐIỂM HỌC KỲ Ô thứ nhất Ô thứ hai Ô thứ ba

Trộn ô. • Chọn các ô liên tiếp muốn trộn thành một ô. • Từ thanh thực đơn, chọn Table | Merge Cells.

Tách ô.

• Là thao tác ngược với trộn ô. • Chọn ô (hoặc các ô liên tiếp) muốn tách thành nhiều ô. • Từ thanh thực đơn, chọn Table | Split Cells.


Trang 119

• Hộp thoại Split Cells xuất hiện (Xem hình 3.67). • Nhập số cột cần tách ra ở ô Number of columns. • Nhập số dòng cần tách ra ở ô Number of rows. • Nếu chọn Merge cells before split thì sẽ trộn ô trước khi tách ô. • Ngược lại, nếu không chọn Merge cells before split thì chỉ tách ô. • Nhấp nút OK để kết thúc.

Hình 3.67: Hộp thoại Split Cells.

Để hiểu rõ hơn tùy chọn Merge cells before split ta coi ví dụ sau. Giả sử ta chọn 2 ô liên tiếp nhau và muốn tách chúng thành 3 ô.

• Sau khi chọn 2 ô để tách, từ thực đơn chọn Table | Split Cells. • Nhập 3 cho vùng Number of columns, nhập 1 cho vùng Number of

rows. • Nếu chọn Merge cells before split, thì hai ô sẽ được trộn lại thành một

ô, sau đó ô này sẽ được tách thành ba ô có chiều rộng bằng nhau. • Nếu không chọn Merge cells before split, thì hai ô mỗi ô sẽ được tách

thành ba ô có chiều rộng bằng nhau. Kết quả ta có tất cả là 6 ô. Trình bày bảng, trang trí bảng Để trình bày bảng đẹp mắt, nội dung trong các ô của bảng có thể được định dạng phông chữ, cỡ chữ, hình thức đậm, nghiêng, gạch dưới hoặc đánh dấu bằng các nút (bullets), hoặc đánh số, … Ngoài ra còn có thể canh dòng nội dung trong các ô của bảng theo chiều ngang và theo chiều đứng. Canh dòng nội dung trong ô.

• Chọn các ô muốn canh dòng nội dung. • Nhấp chuột phải để hiện ra thực đơn đối tượng. • Từ thực đơn đối tượng, chọn Cell Alignment. • Chọn kiểu canh dòng (Xem hình 3.68).

.


Trang 120

Hình 3.68: Chọn kiểu canh dòng

Ta có thể chọn hướng chữ nội dung trong ô, chẳng hạn như trong ví dụ sau:

Nội

du

ng N

ội dung Nội dung

Nội dung Nội dung Nội dung Nội dung Nội dung Nội dung

Chọn hướng chữ nội dung trong ô.

• Chọn các ô muốn định hướng chữ nội dung. • Nhấp chuột phải để hiện ra thực đơn đối tượng. • Từ thực đơn đối tượng, chọn Text Direction. • Hộp thoại Text Direction - Table Cell xuất hiện (Xem hình 3.69). • Trong vùng Orientation, chọn kiểu hướng chữ. • Nhấp nút OK để kết thúc.


Trang 121

Hình 3.69: Hộp thoại Text Direction - Table Cell.

Kẻ đường viền bao quanh ô, cột, dòng, bảng. • Chọn vùng muốn kẻ đường viền (ô, cột, dòng hoặc bảng). • Nhấp chuột phải để hiện ra thực đơn đối tượng. • Từ thực đơn đối tượng, chọn Borders and Shading. • Hộp thoại Borders and Shading xuất hiện (Xem hình 3.70). • Bảo đảm thẻ Borders được chọn. • Chọn kiểu viền trong vùng Setting. • Chọn kiểu của đường viền (liên tục, gián đoạn) trong vùng Style. • Chọn màu đường viền trong vùng Color. • Chọn độ rộng đường viền trong vùng Width. • Nhấp nút OK để kết thúc.


Trang 122

Hình 3.70: Hộp thoại Borders and Shading với thẻ Borders được chọn.

Tạo màu nền, hoa văn nền cho ô, cột, dòng, bảng.

• Chọn vùng muốn trang trí nền (ô, cột, dòng hoặc bảng). • Nhấp chuột phải để hiện ra thực đơn đối tượng. • Từ thực đơn đối tượng, chọn Borders and Shading. • Hộp thoại Borders and Shading xuất hiện (Xem hình 3.71). • Bảo đảm thẻ Shading được chọn. • Chọn kiểu hoa văn nền trong ô Style của vùng Pattern. • Chọn màu nền trong vùng Fill. • Nếu muốn chọn màu khác hơn, nhấp nút More Colors. • Nhấp nút OK để kết thúc.


Trang 123

Hình 3.71: Hộp thoại Borders and Shading với thẻ Shading được chọn. 3. ĐỒ HỌA Word cho phép chèn hình vào trong văn bản. Word có sẳn một thư viện hình để ta có thể chọn lựa gọi là Clip Art. Word cũng cho phép tạo các dòng chữ nghệ thuật trong văn bản, và cho phép phối hợp sắp xếp hình và chữ trong văn bản. Chèn hình Chèn hình từ thư viện hình Clip Art.

• Đặt dấu chèn vào nơi muốn chèn hình.

• Từ thanh thực đơn, chọn Insert | Picture | Clip Art hoặc click nút trên thanh Drawing.

• Hộp thoại Insert ClipArt xuất hiện (Hình 3.72). • Trong hộp thoại có nhiều album hình được phân loại theo các chủ đề. • Chọn chủ đề, các hình trong chủ đề xuất hiện và ta có thể chọn lựa. • Chọn hình, nhấp nút Insert clip, hình sẽ được chèn vào văn bản.


Trang 124

Hình 3.72: Hộp thoại Insert ClipArt.

Chèn hình từ các tập tin (files).

• Trước hết cần phải biết tập tin hình muốn chèn nằm ở thư mục nào. • Đặt dấu chèn vào nơi muốn chèn hình.

• Từ thanh thực đơn, chọn Insert | Picture | From File hoặc click nút trên thanh Drawing.

• Hộp thoại Insert Picture xuất hiện (Hình 3.73). • Đi đến thư mục chứa tập tin hình thông qua ô Look in. • Chọn tập tin hình, nhấp nút Insert để chèn hình.


Trang 125

Hình 3.73: Hộp thoại Insert Picture.

Sau khi chèn hình, thông thường hình ảnh thường có kích thước lớn nằm độc lập với văn bản, ta phải tiến hành hiệu chỉnh kích thước hoặc tính chất của hình sao cho nó xuất hiện trong văn bản theo đúng ý muốn của mình. Hiệu chỉnh hình.

• Nhấp chuột chọn hình. • Hình được đóng khung với tám mốc chung quanh. • Dùng chuột điều khiển các mốc này để điều chỉnh kích thước hình. • Đưa chuột vào trong hình, nhấp chuột phải để hiện thực đơn đối tượng. • Từ thực đơn đối tượng, chọn Show Picture Toolbar. • Thanh công cụ chỉnh hình xuất hiện. Dùng các nút thanh công cụ để

hiệu chỉnh hình theo ý muốn (Xem hình 3.74).

Hình 3.74: Thanh công cụ hiệu chỉnh hình và nút Text Wrapping. Vẽ hình minh họa trong văn bản Word cung cấp nhiều hình mẫu để từ đó ta có thể tạo các đối tượng hình trong văn bản một cách nhanh chóng và thuận tiện. Các hình mẫu này được đặt trong thanh công cụ Drawing. Nếu trên màn hình Word chưa hiển thị thanh công cụ Drawing


Trang 126

cần phải hiển thị thanh công cụ này. Để hiển thị thanh công cụ Drawing, từ thanh thực đơn chọn View | Toolbars | Drawing (Xem hình 3.75).

Hình 3.75: Thanh công cụ Drawing.

Vẽ hình mũi tên.

• Từ thanh công cụ, nhấp nút Arrow. • Hình dạng dấu chèn biến thành hình chữ thập. • Kéo chữ thập đến vị trí muốn vẽ mũi tên. • Nhấp và kéo chuột sẽ hình thành mũi tên. • Nếu muốn thay đổi đường nét mũi tên liên tục, nhấp nút Line Style. • Nếu muốn thay đổi đường nét mũi tên gián đoạn, nhấp nút Dash Style. • Nếu muốn thay đổi kiểu mũi tên, nhấp nút Arrow Style. • Nếu muốn tô màu mũi tên, nhấp nút Line Color. • Nhấp chuột ngoài vùng mũi tên để kết thúc.

Tương tự ta có thể vẽ hình đoạn thẳng (nút Line), vẽ hình vuông hoặc hình chữ nhật (nút Rectangle), vẽ hình tròn hoặc hình elip (nút Oval), vẽ hộp chứa văn bản (nút Text Box). Chú ý khi dùng nút Rectangle để vẽ hình vuông ta cần nhấn phím Shift trong khi kéo chuột để tạo hình. Tương tự, khi dùng nút Oval để vẽ hình tròn, ta cũng cần nhấn phím Shift trong khi kéo chuột để tạo hình. Để vẽ những đường hoặc hình cầu kỳ hơn ta có thể nhấp nút AutoShapes (Xem hình 3.76), thực đơn các hình mẫu sẽ xuất hiện. Các hình mẫu được phân loại thành các nhóm:

• Lines: Đoạn thẳng, đường cong. • Basic Shapes: Các hình hình học cơ bản (lục giác, tam giác, …). • Block Arrows: Các hình khối mũi tên. • Flowchart: Các hình vẽ lưu đồ. • Stars and Banners: Các hình ngôi sao và băng rôn. • Callouts: Các khung chú thích, tường thuật.

Sau khi vẽ một hình, ta có thể nhấp chuột chọn hình, khi đó hình sẽ được bao quanh bởi đường viền có gắn các mấu, dùng chuột điều khiển các mấu này để điều chỉnh kích thước hình theo ý muốn. Hoặc nhấp chuột và kéo hình sẽ di chuyển


Trang 127

hình đến vị trí mong muốn. Hoặc cũng có thể nhấp chọn hình và nhấp chuột phải để hiện thực đơn đối tượng, từ các mục của thực đơn này ta có thể thực hiện các thao tác với hình vẽ theo ý muốn.

Hình 3.76: Chọn hình mẫu trong nhóm Basic Shapes để vẽ.

Trình bày phối hợp hình và văn bản Chèn chữ trong hình.

• Sau khi tạo hình ta có thể đưa chữ vào trong hình (xem hình 3.77). • Nhấp chuột vào hình để chọn hình đã tạo. • Nhấp chuột phải để làm xuất hiện thực đơn đối tượng. • Từ thực đơn đối tượng, chọn Add Text. • Dấu chèn xuất hiện trong hình. • Từ đây có thể nhập văn bản đưa chữ vào hình. • Nhấp chuột ngoài hình để kết thúc.

Hình 3.77: Đưa chữ vào hình


Trang 128

Chèn hình ảnh vào đoạn văn bản.

• Xem hình 3.78 để có hình dung về việc chèn hình vẽ vào đoạn văn bản. • Giả sử ta đã có đoạn văn bản. • Đặt dấu chèn vào trong đoạn văn bản, nơi ta muốn chèn hình ảnh. • Chèn hình ảnh (Insert | Picture | Clip Art hoặc From File). • Điều chỉnh kích thước hình ảnh nếu cần. • Nhấp chuột chọn hình ảnh. • Nhấp chuột phải để xuất hiện thực đơn đối tượng. • Từ thực đơn đối tượng, chọn Format Picture. • Hộp thoại Format Picture xuất hiện (Xem hình 3.79). • Chọn mục Layout để định dạng vị trí ảnh so văn bản thông qua các biểu

tượng: − In Line with text: ảnh nằm cùng dòng với văn bản (không cho phép

di chuyển hình). − Square: văn bản chạy xung quanh hình ảnh theo hình vuông. − Tight: văn bản chạy xung quanh hình ảnh nhưng văn bản được điền

sát với các cạnh của ảnh. − Behind Text: hình ảnh nằm dưới văn bản, khi đó hình đóng vai trò

làm nền cho văn bản. − In front of text: ảnh được hiển thị phía trước văn bản và do đó sẽ

che khuất văn bản sau nó. • Trong vùng Horizontal Alignment, chọn cách canh hình thẳng hàng. • Nhấp nút OK để kết thúc.

Sau khi vẽ một hình, ta có thể nhấp chuột chọn hình, khi đó hình sẽ được bao quanh bởi đường viền có gắn các mấu, dùng chuột điều khiển các mấu này để điều chỉnh kích thước hình theo ý muốn. Hoặc nhấp chuột và kéo hình sẽ di chuyển hình đến vị trí mong muốn. Hoặc cũng có thể nhấp chọn hình và nhấp chuột phải để hiện thực đơn đối tượng, từ các mục của thực đơn này ta có thể thực hiện các thao tác với hình vẽ theo ý muốn.

Hình 3.78: Chèn hình ảnh vào đoạn văn bản.


Trang 129

. Hình 3.79: Hộp thoại Format Picture với thẻ Layout được chọn

Tạo chữ nghệ thuật (WordArt) Sau đây là một ví dụ về chữ nghệ thuật được tạo bởi Word. Tạo chữ nghệ thuật.

• Đặt dấu chèn vào nơi muốn xuất hiện chữ nghệ thuật. • Từ thanh thực đơn, chọn Insert | Picture | WordArt hoặc click vào nút

trên thanh Drawing. • Hộp thoại WordArt Gallery xuất hiện (Xem hình 3.80). • Từ hộp thoại chọn kiểu WordArt mong muốn. • Nhấp nút OK để kết thúc. • Hộp thoại Edit WordArt Text xuất hiện (Xem hình 3.81). • Chọn phông chữ, cỡ chữ. • Nhập nội dung dòng chữ nghệ thuật vào vùng Text. • Nhấp nút OK để kết thúc.

Vùng chọn tương quan giữa ảnh và

văn bản


Trang 130

Hình 3.80: Hộp thoại WordArt Gallery.

Hình 3.81: Hộp thoại Edit WordArt Text.

Tương tự như hình ảnh, Sau khi chèn WordArt, thông thường kích thước của nó cũng lớn và nằm độc lập với văn bản, ta phải tiến hành hiệu chỉnh kích thước hoặc tính chất (Text Wrapping/Layout) của WordArt sao cho nó xuất hiện trong văn bản theo đúng ý muốn của mình. Hiệu chỉnh WordArt.


Trang 131

• Nhấp chuột chọn dòng chữ nghệ thuật. • Dòng chữ nghệ thuật sẽ được đóng khung với các mốc chung quanh. • Dùng chuột điều khiển các mốc để điều chỉnh kích thước dòng chữ. • Đặt dấu chèn vào dòng chữ nghệ thuật và kéo chuột để di chuyển. • Khi nhấp chuột chọn dòng chữ nghệ thuật, thanh thực đơn WordArt sẽ

xuất hiện. Các nút trên thanh thực đơn này cho phép ta thao tác với dòng chữ nghệ thuật để định dạng nó theo ý muốn của mình tương tự như với hình ảnh.

Hình 3.82: Thanh thực đơn WordArt.

Sắp thứ tự các đối tượng đồ họa Các đối tượng đồ họa (AutoShapes/ WordArt/Picture) có thể được xếp chồng lên nhau, nếu cần phải sắp xếp lại thứ tự giữa các hình vẽ này, ta có thể tiến hành như sau:

• Nhấp chuột phải tại đối tượng cần đặt lại thứ tự • Trên thực đơn tắt, Chọn lệnh Order (xem hình 3.83) • Chọn vị trí phù hợp cho đối tượng:

Hình 3.83: Menu Order

Nhóm các đối tượng đồ họa Để đảm bảo vị trí tương đối giữa các đối tượng và di chuyển các đối tượng một cách thuận lợi, có thể thực hiện gom nhóm các đối tượng đồ họa như sau:

• Giữ phím Shift + click chuột chọn các đối tượng cần gom nhóm. • Nhấp chuột phải → chọn lệnh Grouping → Chọn lệnh Group.

Vị trí trước nhất Vị trí sau nhất Vị trí kế trước Vị trí kề sau Đứng trước văn bản Đứng sau văn bản


Trang 132

Muốn bỏ gom nhóm

• Chọn nhóm các đối tượng cần bỏ gom nhóm. • Nhấp chuột phải → chọn lệnh Grouping → Chọn lệnh UnGroup.

4. BIỂU ĐỒ Word cho phép ta tạo các biểu đồ nhằm biểu diễn các số liệu thống kê một cách trực quan. Có nhiều loại biểu đồ có thể tạo trong Word, thông dụng là các biểu đồ hình thanh (biểu đồ cột), biểu đồ đường và biểu đồ hình bánh. Biểu đồ và các thành phần của biểu đồ

0

20

40

60

80

100

Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4

Sieu thi 1Sieu thi 2Sieu thi 3

Hình 3.84: Biểu đồ và các thành phần

Tạo và hiệu chỉnh biểu đồ Biểu đồ nhằm biểu diễn các số liệu thống kê. Do vậy trước khi vẽ biểu đồ phải có các số liệu thống kê, những số liệu này được lưu ở dạng bảng. Tạo biểu đồ.

• Đặt dấu chèn vào nơi muốn xuất hiện biểu đồ. • Từ thanh thực đơn, chọn Insert | Object. • Hộp thoại Object xuất hiện (Xem hình 3.85). • Chọn Microsoft Graph Chart trong vùng Object type. • Nhấp nút OK. • Một bảng tính mẫu nhỏ xuất hiện và biểu đồ tương ứng. • Dấu chèn xuất hiện trong ô của bảng tính (Xem hình 3.85). • Đây chỉ là bảng tính mẫu, dựa trên bảng này ta vào số liệu thực của

mình.

Ghi chú

Trục giá trị

Trục phân nhóm

Đường lưới


Trang 133

• Khi vào số liệu thì biểu đồ sẽ thay đổi tương ứng nhằm phản ảnh số liệu.

• Nhập dữ liệu xong, nhấp nút X ở thanh tiêu đề để đóng bảng tính. • Khi đó ta có biểu đồ mô tả số liệu bảng tính.

Hình 3.85: Hộp thoại Object.

Hiệu chỉnh biểu đồ.

• Nhấp chuột chọn biểu đồ. • Biểu đồ xuất hiện trong khung có các mấu bao quanh. • Dùng chuột điều khiển các mấu để điều chỉnh kích thước biểu đồ. • Nhấp vào các thành phần trong biểu đồ và nhấp chuột phải để hiện thực

đơn đối tượng. Tùy theo thành phần nhấp trong biểu đồ mà thực đơn đối tượng có thể khác nhau. Các thực đơn đối tượng cho phép chỉnh lại số liệu của biểu đồ, chọn loại biểu đồ biểu diễn (hình thanh, đường thẳng, hình bánh, …) và định dạng biểu đồ (đường nét, mầu sắc, phông chữ, …).


Trang 134

Hình 3.86: Bảng tính mẫu và biểu đồ. 5. TRỘN THƯ Word cho phép ta tạo ra các thư mời hoặc thiệp mời gởi đi cho nhiều người. Giả sử ta cần gởi một thiệp mời sinh nhật đến cho 50 người bạn mà ta dự kiến mời. Thay vì ta phải đánh 50 thư mời có hình thức và nội dung giống nhau nhưng chỉ có khác phần tên và địa chỉ cơ quan thì với chức năng trộn thư ta chỉ cần:

• Đánh một thư mời mẫu. • Tạo danh sách các khách mời. • Thực hiện trộn thư. Word sẽ tự động tạo ra 50 thư mời dành cho 50

khách khác nhau. Giả sử thư mời có mẫu như sau: Giả sử khách mời bao gồm:

THƯ MỜI DỰ SINH NHẬT Thân mời: ………………………………………………………………………. Cơ quan: ………………………………………………………………………… đến dự tiệc Sinh nhật tại Nhà hàng Hồng Vân, lúc 16g30 ngày 24 tháng 12 năm 2005.


Trang 135

Nguyễn Văn A Đại học Đà Lạt Huỳnh Văn B Phòng Công nghiệp Trần Thị C Sở Khoa học Công nghệ Các bước trộn thư.

• Tạo mẫu thư mời (không gõ họ tên và địa chỉ của những người được mời), lưu vào tập tin GiayMoi.Doc.

• Tạo danh sách khách mời (dùng bảng), lưu vào tập tin KhachMoi.Doc. • Thực hiện trộn thư.

Bước 1: Bảo đảm tập tin GiayMoi.Doc đã được mở và hiện là tập tin đang hoạt

động (đang xuất hiện trong cửa sổ Word). Bước 2: Từ thanh thực đơn, chọn Tools | Letters and Mailings | Mail Merge. Hộp

thoại Mail Merge xuất hiện.

Hình 3.87: Hộp thoại Mail Merge

Bước 3: Chọn dạng Lettes → click Next (2 lần) đến step 3 of 6, có màn hình như

sau:


Trang 136

Hình 3.88: Hộp thoại Mail Merge – Step 3 0f 6

Bước 4: Click nút Browse... → duyệt chọn file KhachMoi.Doc đã tạo → đánh dấu chọn các khách mời cần in thư mời → OK

Hình 3.89: Hộp thoại Mail Merge –Mở tập tin KhachMoi.Doc (Data Source)


Trang 137

Bước 5: Chèn các Field vào thư mời • Đặt dấu chèn vào nơi muốn chèn họ tên, từ thanh công cụ Mail Merge

nhấp nút Insert Merge Field, chọn HoTen (chính là tên cột thứ nhất trong bảng danh sách khách mời) (Xem hình 3.90).

• Đặt dấu chèn vào nơi muốn chèn cơ quan, từ thanh công cụ Mail Merge

nhấp nút Insert Merge Field, chọn DIACHI (chính là tên cột thứ hai trong bảng danh sách khách mời).

• Từ thanh công cụ Mail Merge, có thể nhấp nút View Merge Data để xem trước kết quả trộn thư.

• Tiến hành hiệu chỉnh và in các thư mời.

Hình 3.90: Thanh công cụ Mail Merge và nút Insert Merge Field đã được chọn.

Hình 3.91: Thư mời sau khi chèn các trường chứa thông tin họ tên và cơ quan.

Phần 4 –Microsoft Excel

Trang138

PHẦN 4 XỬ LÝ BẢNG TÍNH VỚI MS EXCEL

CHƯƠNG 1

GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT 1. PHẦN MỀM EXCEL Phần mềm xử lý bảng tính là phần mềm cho phép người sử dụng thực hiện một cách dễ dàng và thuận tiện việc tạo lập, tổ chức, sắp xếp, tính toán và định dạng các dữ liệu ở dạng số hoặc dạng chữ mà chúng được trình bày dưới dạng bảng gồm nhiều dòng và nhiều cột. Phần này trình bày cách dùng phần mềm MS Excel là phần mềm xử lý bảng tính của hãng Microsoft. Các thao tác tương tự với MS Word sẽ không được trình bày lại. 2. KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI EXCEL Để khởi động Excel, dùng một trong hai cách:

• Từ màn hình nền, chọn Start | Programs | Microsoft Excel. • Hoặc nhấp đôi chuột ở biểu tượng Excel trên màn hình nền.

Để thoát khỏi Excel trở về hệ điều hành, dùng một trong hai cách:

• Từ thanh thực đơn, chọn File | Exit. • Hoặc chọn nút đóng trên thanh tiêu đề.

Trước khi thoát khỏi Excel, nếu bảng tính chưa được lưu lại thì sẽ xuất hiện hộp thoại hỏi người sử dụng có cần lưu lại bảng tính trước khi thoát hay không (Xem hình 4.1).

Chọn Yes nếu muốn lưu lại bảng tính trước khi thoát. Chọn No nếu muốn thoát khỏi Excel mà không lưu lại bảng tính. Chọn Cancel nếu muốn bỏ qua việc thoát và trở lại công việc.


3. CỬA SỔ ỨNG DỤNG EXCEL Sau khi khởi động Excel, cửa sổ ứng dụng Excel sẽ được hiển thị trên màn hình. Các thành phần của cửa sổ này bao gồm:


Trang 139

• Thanh tiêu đề (title bar). • Thanh Thực đơn lệnh (menu bar). • Thanh công cụ (toolbars).

Thanh công cụ chuẩn (standard toolbar). Thanh công cụ định dạng (formatting toolbar). Thanh công thức (formula bar).

• Hộp công thức (formula box). • Hộp địa chỉ ô (cell number box). • Ô (cell), dòng (row), cột (column). • Các thẻ bảng tính (worksheet tabs). • Các nút trượt (scroll buttons). • Thanh trạng thái (status bar). • Các thanh trượt (scroll bars).

Để hiển thị hoặc che dấu các thanh công cụ chuẩn và định dạng, thực hiện:

• Từ thanh thực đơn, chọn View | Toolbars. • Sau đó chọn hoặc bỏ Standard, Formatting.

Để hiển thị hoặc che dấu thước, thực hiện:

• Từ thanh thực đơn, chọn View. • Sau đó chọn hoặc bỏ Ruler.

Cửa sổ ứng dụng Excel (Xem hình 4.2).

Hình 4.2: Cửa sổ ứng dụng Excel.

Thanh công thức

Chỉ số dòng

Tên cột

Tên Sheet

Vùng nhập liệu

Ô hiện hành

Địa chỉ ô


Trang140

4. CẤU TRÚC CỦA MỘT WORKBOOK Một tập tin của Excel được gọi là một Workbook và có phần mở rộng mặc định là .XLS. Một Workbook được xem như là một tài liệu gồm nhiều tờ. Mỗi tờ gọi là một Sheet, có tối đa 255 Sheet, mặc định chỉ có 3 Sheet (có thể tăng số sheet mặc định bằng cách: vào menu Tools/Options…/Thẻ General/quy định số lượng sheet ở mục Sheets in new workbook. Các Sheet được đặt theo tên mặc nhiên là: Sheet1, Sheet2, ...

Cấu trúc của một Sheet Mỗi một sheet được xem như là một bảng tính gồm nhiều dòng, nhiều cột.

− Dòng (row): có tối đa là 65.536 dòng, được đánh số từ 1 đến 65.536

− Cột (column): có tối đa là 256 cột, được đánh số từ A, B,...Z,AA,AB...AZ, ...IV

− Ô (cell): là giao của cột và dòng, dữ liệu được chứa trong các ô, giữa các ô có lưới phân cách.

− Mỗi ô có một địa chỉ được xác định bằng tên của cột và số thứ tự dòng, ví dụ C9 nghĩa là ô ở cột C và dòng thứ 9.

− Con trỏ ô: là một khung nét đôi, ô chứa con trỏ ô được gọi là ô hiện hành. Cách di chuyển con trỏ ô trong bảng tính:

+ Sử dụng chuột: Click vào ô cần chọn. + Sử dụng bàn phím:

↑, ↓: Lên, xuống 1 dòng. →, ←: Qua trái, phải 1 ô. PageUp: Lên 1 trang màn hình. PageDown: Xuống 1 trang màn hình Ctrl + PageUp: Sang trái 1 trang màn hình Ctrl + PageDown: Sang phải 1 trang màn hình. Ctrl + Home: Về ô A1.

− Vùng (Range/ Block/ Array/ Reference): gồm nhiều ô liên tiếp nhau theo dạng hình chữ nhật, mỗi vùng có một địa chỉ được gọi là địa chỉ vùng. Địa chỉ vùng được xác định bởi địa chỉ của ô góc trên bên trái và ô góc dưới bên phải, giữa địa chỉ của 2 ô này là dấu hai chấm (:). Ví dụ C5:F10 là một vùng chữ nhật định vị bằng ô đầu tiên là C5 và ô cuối là F10

− Gridline: Trong bảng tính có các đường lưới (Gridline) dùng để phân cách giữa các ô. Mặc nhiên thì các đường lưới này sẽ không được in ra. Muốn bật/ tắt Gridline, vào lệnh Tools/ Options/ View, sau đó Click vào mục Gridline để bật/ tắt đường lưới.


Trang 141

Một số thao tác trên Sheet

− Chọn Sheet làm việc: Click vào tên Sheet.

− Đổi tên Sheet: Nhấp đôi ngay tên Sheet cần đổi tên, sau đó nhập vào tên mới.

− Chèn thêm một Sheet: chọn lệnh Insert/WorkSheet.

− Xóa một Sheet: chọn Sheet cần xóa, chọn lệnh Edit/ Delete Sheet. Ghi chú: có thể thực hiện các thao tác trên bằng cách nhấp chuột phải lên tên Sheet rồi

chọn lệnh cần thực hiện. 5. MỘT PHIÊN LÀM VIỆC THÔNG THƯỜNG VỚI EXCEL Một phiên làm việc thông thường với Excel thường bao gồm các bước sau:

• Khởi động Excel từ hệ điều hành. • Tạo bảng tính mới hoặc mở bảng tính đã lưu trước đó. • Nhập dữ liệu từ bàn phím. • Thiết lập công thức tính toán và kiểm tra kết quả. • Chỉnh sửa và định dạng bảng tính. • Lưu bảng tính vào đĩa. • Thoát khỏi Excel và trở về hệ điều hành.

6. QUẢN LÝ BẢNG TÍNH Các thao tác sau thực hiện hoàn toàn tương tự như MS Word:

− Tạo một bảng tính mới. − Lưu bảng tính mới. − Lưu bảng tính với tên khác. − Đóng bảng tính. − Mở một bảng tính đã tồn tại. − Làm việc với nhiều bảng tính.


Trang142

CHƯƠNG 2

CÁC THAO TÁC CƠ BẢN 1. XỬ LÝ TRÊN VÙNG

Các loại vùng và cách chọn

Hình 4.3: Các loại vùng

Các loại vùng 1. Chọn toàn bộ bảng tính. 2. Chọn cột. 3. Chọn dòng. 4. Chọn dãy ô liên tục 5. Chọn dãy ô không liên tục. 6. Chọn 1 ô. Cách chọn

Loại vùng Cách chọn

Vùng chỉ một ô Click vào ô cần chọn.

Vùng nhiều ô liên tục

– Dùng chuột: Drag từ ô đầu đến ô cuối của vùng.

– Dùng phím: Đưa con trỏ về ô đầu tiên, nhấn giữ phím Shift kết hợp với các phím mũi tên.

– Dùng chuột và phím: Đưa con trỏ ô về ô đầu tiên, nhấn giữ Shift, Click vào ô cuối của vùng.

Nhiều ô cách khoảng Giữ phím Ctrl, Click chọn từng ô.

1

3 2

4 56


Trang 143

Nhiều vùng cách khoảng

Giữ phím Ctrl, Drag chọn lần lượt từng vùng.

Nguyên cột Click vào tên cột cần chọn, Drag tiếp đến cột cuối (nếu chọn nhiều cột).

Nguyên dòng Click vào chỉ số dòng, Drag tiếp đến dòng cuối (nếu chọn nhiều dòng).

Toàn bộ Sheet Click vào nút đầu tiên giao giữa thanh chứa tên cột và thanh chứa số của hàng; hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + A.

Một phần của ô Click đôi vào ô cần chọn (hoặc Đặt trỏ vào ô, gõ phím F2), sau đó chọn giống như chọn văn bản thông thường.

Đặt tên cho vùng Để thuận tiện cho các thao tác trên dữ liệu, ta có thể đặt tên cho một vùng dữ liệu

được chọn như sau:

− Chọn vùng dữ liệu cần đặt tên.

− Chọn lệnh Insert/ Name/ Define.

− Nhập tên vùng vào mục Names in workbook.

− Click OK hoặc Add. Xoá bỏ dữ liệu (Edit/ Clear)

− Chọn vùng dữ liệu cần xoá. − Chọn lệnh Edit/ Clear. − Chọn cách xoá dữ liệu.

Sao chép và di chuyển − Sau khi chọn ô, vùng muốn copy, di chuyển − Click chuột vào nút COPY (CUT) − Chọn vùng đích rồi click vào nút PASTE − Có thể thực hiện lệnh PASTE SPECIAL trong menu EDIT khi copy công thức,

giá trị, … Tự động điền dữ liệu bằng tính năng AutoFill và menu Insert/Fill Dùng để đánh số thứ tự, nhập dữ liệu,...

− Chọn vùng muốn Fill − Dùng lệnh Edit \ Fill

Có thể chỉ sử dụng Mouse để Fill mà không cần vào Menu Edit/Fill

2. XỬ LÝ TRÊN DÒNG CỘT

Thay đổi độ rộng cột, chiều cao dòng − Đưa chuột đến cạnh phải của cột (cạnh dưới của dòng) và Drag (rê) để chỉnh độ

rộng (chiều cao).


Trang144

Chèn thêm một cột (dòng) − Click vào cột (dòng) đứng trước vị trí cần chèn. − Insert \ Column (Insert\Row)

Chèn một ô − Click vào vị trí muốn chèn − Insert \ Cells…

Trộn nhiều ô thành một ô − Chọn các ô cần trộn − Nhấn vào biểu tượng Merge trên thanh Standard − Hoặc vào Format\Cell\Alignment và chọn Merge

Xóa dòng, cột hoặc ô − Chọn dòng/cột.ô cần xóa − Vào menu Edit\Delete hoặc nhấp phải -> chọn Delete

3. ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH

Định dạng font chữ − Chọn vùng cần định dạng − Format\ Cell\ Font

Căn chỉnh vị trí dữ liệu trong ô

− Chọn vùng chứa dữ liệu cần căn chỉnh vị trí. − Format \ Cells \ Aligment. − Chọn căn chỉnh theo chiều ngang trong ô tại nút lệnh Horizontal: Left, Right,

Center. − Chọn căn chỉnh theo chiều dọc trong ô tại nút Vertical: Top, Bottom, Center. − Mặc định dữ liệu số được canh phải, dữ liệu text được canh trái.

Kẻ khung

− Chọn vùng muốn kẻ khung. − Format \ Cells \ Border. − Chọn dạng đường kẻ trong Style − Chọn màu đường kẻ − Click OK.

Định dạng nền dữ liệu

− Chọn vùng cần địng dạng màu nền − Format \ Cells \ Patterns. − Chọn màu nền − Click OK.


Trang 145

CHƯƠNG 3

KIỂU DỮ LIỆU VÀ CÁC HÀM CƠ BẢN

1. CÁC KIỂU DỮ LIỆU VÀ CÁCH NHẬP

a) Kiểu số (Number) Phải bắt đầu bằng 1 số hoặc các dấu +,-,$ Dữ liệu số có thể là 1 trong các dạng sau: General, Number, Currency, Date,

Time, Percentage, Fraction, Scientific Được Excel tự động canh phải ô. Nếu độ rộng của ô không đủ chứa số sẽ được hiển thị ở dạng ########## hoặc

dạng khoa học.

Định dạng hiển thị dữ liệu kiểu số

Hình 4.4: Hộp thoại định dạng cell

Lưu ý:

− Để đặt quy định về cách nhập và hiển thị số trong Windows: chọn lệnh Start\Settings\Control Panel\ Regional and Language Options\ Customize\Chọn Tab Number.

− Để kiểm tra và thay đổi qui định khi nhập dữ liệu kiểu Date cho Windows: chọn lệnh Start\Settings\Control Panel\ Regional and Language Options\ Customize\Chọn Tab Date.

b) Kiểu chuỗi (Text)

Phải bắt đầu bằng 1 ký tự.


Trang146

Nếu chuỗi là 1 dãy số thì ký tự đầu tiên phải là dấu nháy đơn (‘). Được Excel tự động canh trái. Nếu độ rộng của ô không đủ chứa chuỗi sẽ được hiển thị sang ô bên cạnh

(nếu ô bên cạnh không có dữ liệu). c) Kiểu công thức (Formula)

Bắt đầu bởi dấu = Giá trị hiển thị trong ô không phải là công thức mà là kết quả của công thức đó (có thể là một trị số, một ngày tháng, một giờ, một chuỗi hay một thông báo lỗi).

Công thức gồm các phép toán và các toán hạng Toán hạng có thể là dữ liệu số, chữ, công thức, hàm, địa chỉ. Các phép toán trong công thức: − Phép toán số học (Trả về số): +, - , *, /, ^, % − Phép toán so sánh (Trả về giá trị TRUE (đúng) hoặc FALSE (sai)) : >, <,

=, >=, <=, <> − Phép toán nối 2 chuỗi (Trả về 1 chuỗi): &

d) Cách nhập liệu vào một ô − Khi mới cài đặt thì Excel sử dụng các thông số mặc nhiên (theo ngầm định).

Để thay đổi các thông số này theo ý muốn, bạn chọn lệnh Tools/ Options. − Đưa con trỏ ô đến ô cần nhập.

− Nhập dữ liệu vào.

− Kết thúc quá trình nhập bằng phím ENTER (hoặc , , , ), hủy bỏ dữ liệu đang nhập bằng phím Esc.

Ghi chú: Muốn hiệu chỉnh dữ liệu đã nhập ta chuyển con trỏ ô đến ô cần hiệu chỉnh rồi nhấn phím F2 hoặc nhấp đôi vào ô cần hiệu chỉnh rồi tiến hành hiệu chỉnh dữ liệu.

e) Các loại địa chỉ và các thông báo lỗi thường gặp

Các loại địa chỉ

Địa chỉ tương đối − Có dạng <tên cột><chỉ số dòng>, ví dụ: A1, B5, H6 − Trong quá trình sao chép công thức thì các địa chỉ tương đối này sẽ tự động

thay đổi tương ứng với vị trí đích. Sao chép theo chiều ngang: thay đổi chỉ số cột. Sao chép theo chiều dọc: thay đổi chỉ số dòng.

Địa chỉ tuyệt đối − Có dạng $<tên cột>$<chỉ số dòng>, ví dụ: $A$1, $B$5, $H$6 − Địa chỉ tuyệt đối không thay đổi khi sao chép công thức.

Địa chỉ tuyệt đối hỗn hợp − Tuyệt đối cột: $<tên cột><chỉ số dòng>, ví dụ: $A1. − Tuyệt đối dòng: <tên cột>$<chỉ số dòng>, ví dụ: A$1.

Lưu ý: Dùng phím F4 để chuyển đổi giữa các kiểu địa chỉ trên.


Trang 147

Các thông báo lỗi thường gặp

Lỗi Nguyên nhân Cách sửa lỗi

#DIV/0! Trong công thức có phép tính chia cho 0. Kiểm tra lại biểu thức

#N/A Không tìm thấy giá trị trong bảng được tham chiếu (thường gặp khi dùng hàm các hàm LOOKUP)

Kiểm tra lại: kiểu dữ liệu (số, chuỗi) của giá trị tìm kiếm, địa chỉ bảng được tham chiếu.

#NAME? Trong công thức có một tên mà Excel không hiểu được.

Kiểm tra tên hàm, tên hằng, Hằng chuỗi phải có được bao bởi dấu ngoặc kép “…”.

#NULL! Xảy ra khi xác định giao giữa 2 vùng nhưng trong thực tế 2 vùng đó không giao nhau.

#NUM! Xảy ra khi dữ liệu số có sai sót.

#REF! Xảy ra khi trong công thức tham chiếu đến cột hoặc dòng không hợp lệ.

Kiểm tra lại vị trí cột hoặc dòng tham chiếu.

#VALUE! Trong công thức có các toán hạng và toán tử sai kiểu.

2. CÁC HÀM CƠ BẢN

a) Khái niệm và cú pháp chung − Mỗi hàm có công dụng để giải quyết một công việc nhất định. − Mỗi hàm trả về một giá trị duy nhất. − Cú pháp chung:

= Tên hàm ([Danh sách đối số]) Trong đó:

Tên hàm: là một từ tiếng Anh, mô tả chức năng của hàm đó. Danh sách đối số: là dữ liệu đầu vào mà hàm dùng để tính toán. Sau khi

tính toán xong hàm sẽ trả về một giá trị tùy theo chức năng của hàm. Nếu hàm có nhiều đối số thì giữa các đối số phải được phân cách bằng ký hiệu phân cách được quy định trong Windows (thường sử dụng dấu phẩy).

Đối số của hàm có thể là: • Các giá trị số: =SUM(10, 12, 6, 8, -7) • Địa chỉ ô, địa chỉ vùng: =MAX(A2, A4, C3, D2:D5, 6) • Một chuỗi ký tự: =RIGHT(“Trung tâm tin học”, 8) • Một biểu thức logic: =IF(A4 >= 5, “Đậu”, “Rớt”) • Một hàm khác: =IF(C2>=0,SQRT(C2),“Số âm không có căn bậc hai!”) • Tên của một vùng: =A4 * DON_GIA


Trang148

− Cách sử dụng hàm: Nếu công thức bắt đầu là một hàm, thì phải có dấu = (hoặc dấu @, hoặc dấu

+) ở phía trước. Nếu hàm là đối số của một hàm khác thì không cần nhập các dấu trên.

Cách 1: nhập trực tiếp từ bàn phím o Đặt trỏ chuột tại ô muốn nhập hàm. o Nhập dấu = (hoặc dấu @, hoặc dấu +). o Nhập tên hàm cùng các đối số theo đúng cú pháp.

ο Gõ Enter để kết thúc Cách 2: thông qua hộp thoại Paste Function

o Đặt trỏ tại ô muốn nhập hàm.

o Click chọn nút Paste Function trên thanh Standard hoặc chọn menu Insert/ Function hoặc gõ tổ hợp phím Shift + F3. Hộp thoại Paste Function xuất hiện như hình 4.5.

o Chọn nhóm hàm trong danh sách Or select a category. o Chọn hàm cần sử dụng trong danh sách Select a function. o Click OK để chọn hàm.

Hình 4.5: Hộp thoại Function

o Tuỳ theo hàm được chọn, Excel sẽ mở hộp thoại kế tiếp cho phép nhập các đối số. Tiến hành nhập các đối số.

o Click OK để kết thúc.


Trang 149

b) Các hàm thông dụng

Các hàm toán học Cú pháp Ý nghĩa và ví dụ

ABS(number) Trả về giá trị tuyệt đối của một số thực. =ABS(12 - 20) → 8

INT(number)

Trả về số nguyên lớn nhất không vượt quá number. =INT(5.6) →5 =INT(-5.6) →-6

MOD(number, divisor)

Trả về số dư của phép chia nguyên number cho divisor (number, divisor là các số nguyên). =MOD(5, 3) → 2

ODD(number) Làm tròn trên tới một số nguyên lẻ gần nhất. =ODD(3.6) → 5 =ODD(-2.2) →-3

PRODUCT(number1, number2, ...) Tính tích của các giá trị trong danh sách tham số. =PRODUCT(2, -6, 3, 4) → -144

RAND( ) Trả về một số ngẫu nhiên trong khoảng từ 0 đến 1. =RAND( )

ROUND(number, num_digits)

Làm tròn số number với độ chính xác đến num_digits chữ số thập phân (với qui ước 0 là làm tròn tới hàng đơn vị, 1 là lấy 1 chữ số thập phân, -1 là làm tròn tới hàng chục, ...). =ROUND(5.13687, 2) → 5.14 =ROUND(145.13687, -2) → 100

SQRT(number) Tính căn bậc 2 của một số dương number. =SQRT(36) → 6

SUM(number1, number2, ...) Tính tổng của các giá trị trong danh sách tham số. =SUM(2, -6, 8, 4) → 8

SUMIF(range, criteria [, sum_range])

Tính tổng các ô thỏa mãn điều kiện.Trong đó: – range: vùng mà điều kiện sẽ được so

sánh. – criteria: chuỗi mô tả điều kiện. Ví dụ:

"10", ">15", "<20", … – sum_range: vùng được tính tổng. Các ô

trong vùng này sẽ được tính tổng nếu các ô tương ứng trong vùng range thỏa điều kiện. Nếu không có sum_range thì vùng range sẽ được tính.

=SUMIF(C4:C12, “>=6”, F4:F12) =SUMIF(C4:C12, “>=6”) =SUMIF(B4:B12, “NV”, G4:G12)


Trang150

Các hàm thống kê Cú pháp Ý nghĩa và ví dụ

MAX(number1, number2, ...) Trả về giá trị lớn nhất của các giá trị số trong danh sách tham số. =MAX(1, 2, 3, 5) → 5

MIN(number1, number2, ...) Trả về giá trị nhỏ nhất của các giá trị số trong danh sách tham số. =MIN(1, 2, 3, 5) →1

AVERAGE(number1, number2, ...) Trả về giá trị trung bình cộng của các số trong danh sách tham số. =AVERAGE(1, 2, 3, 5) → 2.75

COUNT(value1, value2, ...) Đếm số các giá trị số trong danh sách tham số. =COUNT(2, “hai”, 4, -6) →3

COUNTA(value1, value2, ...) Đếm số các ô không rỗng trong danh sách tham số. =COUNTA(2, “hai”, 4, -6) → 4

COUNTBLANK(range) Đếm số các ô rỗng trong vùng range. =COUNTBLANK(B4:B12)

COUNTIF(range, criteria)

Đếm các ô thỏa mãn điều kiện criteria trong vùng range. - range: là vùng mà điều kiện sẽ được so sánh. - criteria: là chuỗi mô tả điều kiện. Ví dụ: "10", ">15", "<20". =COUNTIF(B4:B12, “>=6”)

RANK(number, ref [, order])

Trả về thứ hạng của number trong ref, với order là cách xếp hạng. Nếu order = 0 hoặc được bỏ qua thì ref được hiểu là có thứ tự giảm. Nếu order <> 0 thì ref được hiểu là có thứ tự tăng. =RANK(F4, $F$4:$F$12, 0) =RANK(G4, $G$4:$G$12, 1)


Trang 151

Các hàm Logic

Cú pháp Ý nghĩa và ví dụ

AND(logical1, logical2, …) Trả về giá trị TRUE nếu tất cả các điều kiện đều là TRUE. =AND(3>2, 5<8, 9>-12) → TRUE

OR(logical1, logical2, …)

Trả về giá trị TRUE nếu có ít nhất một điều kiện là TRUE. =OR(2>3, 12<8, 9>3) → TRUE =OR(2>3, 12<8, -9>3) → FALSE

NOT(logical) Lấy phủ định của giá trị logic. =NOT(2>3) → TRUE

IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)

Trả về giá trị thứ nhất value_if_true nếu điều kiện logical_test là TRUE, ngược lại sẽ trả về giá trị thứ hai value_if_false. =IF(A1 >=5, “Đậu”,”Rớt”) Nếu giá trị tại A1 >= 5 thì kết quả của hàm là Đậu. Ngược lại nếu giá trị ở ô A1 < 5 thì kết quả là Rớt.

Các hàm xử lý chuỗi


LOWER(text) Chuyển chuỗi text thành chữ thường. =LOWER(“Trung TÂM tin Học”) → trung tâm tin học

UPPER(text) Chuyển chuỗi text thành chữ in hoa. =UPPER(“trung tâm tin học”) → TRUNG TÂM TIN HỌC

PROPER(text)

Đổi các ký tự đầu của mỗi từ trong chuỗi text thành chữ in hoa, còn lại đều là chữ thường. =PROPER(“trung tâm tin học”) → Trung Tâm Tin Học

TRIM(text) Cắt bỏ các ký tự trống vô ích trong chuỗi text. =TRIM(“ Tin Học ”) → Tin Học

LEN(text) Trả về độ dài của chuỗi text (số ký tự trong chuỗi text). =LEN(“trung tam tin hoc”) → 17

LEFT(text, num_chars) Trả về num_char ký tự bên trái chuỗi text. =LEFT(“trung tâm tin học”, 5) → trung


Trang152

RIGHT(text, num_chars) Trả về num_char ký tự bên phải chuỗi text. =RIGHT(“THK32”, 3) → K32

MID(text, start_num, num_chars)

Trả về chuỗi ký tự có độ dài num_chars bắt đầu từ vị trí start_num của chuỗi text. =MID(“THK32”, 3, 1) → K

VALUE(text) Chuyển chuỗi có dạng số thành trị số. = VALUE("123") + 2 → 125

FIND(find_text, within_text [, start_num])

Trả về vị trí xuất hiện (nếu có) của find_text trong within_text (bắt đầu tìm từ vị trí start_num). Chú ý: – Nếu không có start_num thì vị trí bắt đầu tìm từ

đầu chuỗi. – Hàm FIND phân biệt chữ in hoa và chữ thường. – Nếu không tìm thấy find_text thì sẽ trả về lỗi

#VALUE! =FIND(“Excel”, “Microsoft Excel”) → 11 =FIND(“Excel”, “Microsoft Excel”, 6) →11 =FIND(“excel”, “Microsoft Excel”, 6) → #VALUE!

SEARCH(find_text, within_text [, start_num])

Tương tự như hàm FIND nhưng không phân biệt chữ in hoa hay thường. =SEARCH(“Excel”, “Microsoft Excel”) → 11 =SEARCH(“excel”, “Microsoft Excel”) → 11

REPLACE(old_text, num_start, num_chars, new_text)

Thay thế num_chars ký tự trong old_text bằng new_text bắt đầu từ vị trí num_start. =REPLACE(“Ngon ngu lap trinh”, 10, 3, “chuong”) → Ngon ngu chuong trinh

Lưu ý: một số hàm xử lý chuỗi cho kết quả khác nhau với cùng một chuỗi được soạn thảo bởi mã Unicode và mã VNI Windows.

Các hàm ngày và giờ


TODAY( ) Trả về ngày hiện hành của hệ thống. =TODAY( ) Tuỳ vào ngày hiện hành của hệ thống.

NOW( ) Trả về ngày và giờ hiện hành của hệ thống. =NOW( ) Tuỳ vào ngày và giờ hiện hành của hệ thống.

DAY(date) Trả về giá trị ngày trong tháng của biểu thức ngày date. Giả sử ô A1 có dữ liệu là 28/092007 =DAY(A1) → 28

MONTH(date) Trả về giá trị tháng trong năm của biểu thức ngày


Trang 153

date. =MONTH(A1) → 9

YEAR(date) Trả về giá trị năm của biểu thức ngày date. =YEAR(A1) → 2007

WEEKDAY(date)

Trả về số thứ tự ngày trong tuần của biểu thức date. Giá trị 1: Sunday, 2:Monday, ..., 7: Saturday. =WEEKDAY(A1) → 6

DATEVALUE(date_text)

Đổi chuỗi ngày date_text (theo qui ước nhập ngày) thành trị số ngày. Ghi chú: ta có thể định dạng kết quả trên thành dạng Date bằng cách sử dụng menu Format/Cells. = DATEVALUE("22/8/55") → 22/8/55

DATE(year, month, day)

Trả về giá trị dạng Date theo quy định của hệ thống. =DATE(2004,09,28) →28/09/2004 =DATE(04,9,28) → 28/09/2004

TIME(hour, minute, second) Trả về giá trị dạng Time. =TIME(8,25,28) → 8:25:28 AM =TIME(17,2,46) → 5:2:46 PM

Các hàm tìm kiếm

Hàm tìm kiếm theo cột

VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup)

ο Tìm giá trị lookup_value trong cột đầu tiên của bảng table_array theo chuẩn dò tìm range_lookup, trả về trị tương ứng trong cột thứ col_index_num (nếu tìm thấy).

o range_lookup = 1 (mặc nhiên): Tìm tương đối, danh sách các giá trị dò tìm của bảng table_array phải sắp xếp theo thứ tự tăng dần của cột dùng dò tìm. Nếu tìm không thấy sẽ trả về giá trị lớn nhất nhưng nhỏ hơn lookup_value.

o range_lookup = 0: Tìm chính xác, danh sách các giá trị dò tìm của bảng table_array không cần sắp xếp thứ tự. Nếu tìm không thấy sẽ trả về lỗi #N/A.

Hàm tìm kiếm theo dòng HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, range_lookup)

ο Tương tự như hàm VLOOKUP nhưng tìm giá trị lookup_value trong dòng trên cùng của bảng table_array theo chuẩn dò tìm range_lookup, trả về trị tương ứng trong dòng thứ row_index_num (nếu tìm thấy)


Trang154

Hình 4.6: sử dụng hàm Vlookup tra giá cho thuê theo loại xe

Hàm Match & Index MATCH(lookup_value, lookup_array, match_type):

ο Trả về vị trí (nếu tìm được) của lookup_value trong mảng lookup_array theo cách tìm match_type

ο match_type = 1: Tìm tương đối, danh sách các giá trị dò tìm của bảng table_array phải sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Nếu tìm không thấy sẽ trả về vị trí của giá trị lớn nhất nhưng nhỏ hơn lookup_value

ο match_type = 0: Tìm chính xác, danh sách các giá trị dò tìm của bảng table_array không cần sắp xếp thứ tự. Nếu tìm không thấy sẽ trả về lỗi #N/A

ο match_type = -1: Tìm tương đối, danh sách phải sắp xếp các giá trị dò tìm của bảng table_array theo thứ tự giảm dần. Nếu tìm không thấy sẽ trả về vị trí của giá trị nhỏ nhất nhưng lớn hơn lookup_value.

INDEX(array, row_num, column_num)

ο Trả về giá trị của ô ở hàng thứ row_num, cột thứ column_num trong mảng array.

ο Thường dùng cùng với hàm Match


Trang 155

Ví dụ: xem bảng dữ liệu:

Một số ví dụ trên bảng dữ liệu trên:

= MATCH(16, D1:F1, 0) → 2 = MATCH(20, D2:F2, 0) → 2

= MATCH(18, D1:F1, 0) → #N/A = MATCH(22, D2:F2, 1) → 2

= MATCH(15, D1:F1, 1) →1 = MATCH(24, D3:F3, -1) → 3

= INDEX(D1:F3, 2, 3) → 20

= INDEX(D1:F3, 4, 3) → #REF!

= INDEX(D1:F3, MATCH(26, D1:D3, 1), MATCH(16, D1:F1, 0)) → 22


Trang156

CHƯƠNG 4

THAO TÁC TRÊN CƠ SỞ DỮ LIỆU

1. MỘT SỐ KHÁI NIỆM a) Vùng dữ liệu: Là vùng chứa dữ liệu cần sắp xếp hoặc đánh giá.

- Dòng đầu tiên của vùng chứa tiêu đề các cột gọi là dòng tiêu đề (Header Row). Các dòng tiếp theo chứa dữ liệu. Mỗi dòng là một mẫu tin.

- Dòng tiêu đề không chứa ô trộn. b) Vùng tiêu chuẩn: là vùng chứa điều kiện để (tìm, lọc, thống kê). Vùng này có

tối thiểu 2 dòng. Có 2 cách tạo vùng tiêu chuẩn: Cách 1: Sử dụng tên trường để tạo vùng tiêu chuẩn

o Chọn các ô trống trong bảng tính để làm vùng tiêu chuẩn o Sao chép tên trường dùng làm điều kiện đến dòng đầu của vùng tiêu

chuẩn. o Nhập trực tiếp các điều kiện vào ô dưới tên trường tương ứng. Các điều

kiện ghi trên cùng một dòng là các điều kiện thỏa mãn đồng thời (điều kiện AND), còn những điều kiện ghi trên các dòng khác nhau là những điều kiện thỏa mãn không đồng thời (điều kiện OR).

Cách 2: Sử dụng công thức để tạo vùng tiêu chuẩn

ο Chọn hai ô trống trong bảng tính để làm vùng tiêu chuẩn.

ο Nhập tiêu đề của vùng tiêu chuẩn ở ô trên của vùng tiêu chuẩn (tên tiêu đề phải khác với tất cả các tên cột của vùng dữ liệu).

ο Nhập công thức vào ô bên dưới mô tả điều kiện, dùng mẫu tin đầu tiên (dòng ngay sau dòng tiêu đề) trong cơ sở dữ liệu để đặt điều kiện so sánh, nếu có nhiều điều kiện thì dùng hàm AND, hàm OR dùng để liên kết các điều kiện.

c) Vùng rút trích: là vùng chứa kết quả rút trích. 2. TRÍCH LỌC DỮ LIỆU Trích lọc dữ liệu là tính năng lọc ra các mẫu tin thỏa mãn những tiêu chuẩn nào đó từ cơ sở dữ liệu ban đầu. Có hai phương pháp lọc dữ liệu: lọc tự động (AutoFilter) và lọc nâng cao (Advanced Filter). a) Lọc tự động

− Chọn vùng CSDL (có chứa cả dòng tiêu đề).

− Vào menu Data/Filter/AutoFilter, Excel sẽ tự động thêm các nút thả cạnh tên trường cho phép bạn chọn tiêu chuẩn lọc tương ứng với các trường đó.

− Chọn điều kiện trong hộp liệt kê thả xuống của từng trường tương ứng, trong đó:


Trang 157

(All): cho hiển thị tất cả các mẫu tin. (Top 10): cho phép chọn lọc lấy một số mẩu tin có giá trị cao nhất (Top) hay thấp nhất (Bottom). (Custom): cho phép đặt các điều kiện so sánh khác ( >, >=, ...) Các trị: chỉ hiển thị những mẫu tin đúng bằng trị đó.

Lưu ý o Mặc nhiên Excel sẽ hiểu tên trường bằng với giá trị được chọn trong hộp

liệt kê thả xuống. Các điều kiện trong các trường khác nhau có tính chất đồng thời với nhau (AND).

o Nếu chọn mục Custom thì sẽ xuất hiện hộp thoại cho phép đặt điều kiện theo tiêu chuẩn khác.

ο Muốn hiển thị lại tất cả bạn chọn lệnh Data/ Filter/ Show All.

ο Muốn bỏ chế độ lọc dữ liệu tự động (bỏ các nút thả) trở về trạng thái bình thường, bạn chọn lại lệnh Data/ Filter/ AutoFilter.

b) Lọc nâng cao

− Tạo vùng tiêu chuẩn lọc (sử dụng một trong hai cách ở mục 1b)).

− Vào menu Data/ Filter/ Advanced Filter, xuất hiện hộp thoại:

Hình 4.7: Hộp thoại Advanced Filter

Action: o Filter the list, in-place: kết quả hiển thị trực tiếp trên vùng CSDL. o Copy to another location: kết quả được đặt tại một vị trí khác.

List range: chọn địa chỉ vùng CSDL. Criteria range: chọn địa chỉ vùng tiêu chuẩn. Copy to: chọn địa chỉ của ô đầu tiên trong vùng lưu kết quả (phải chọn mục

Copy to another location). Unique records only: nếu có nhiều mẫu tin giống nhau thì chỉ lấy duy nhất

một mẫu tin đại diện, ngược lại thì lấy hết các mẫu tin thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn (dù giống nhau).


Trang158

3. CÁC HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU − Các hàm cơ sở dữ liệu mang tính chất thống kê những mẫu tin trong CSDL có

trường thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn đã được thiết lập trước.

− Cú pháp chung: = Tên hàm(database, field, criteria)

Trong đó: ο database: địa chỉ vùng CSDL (nên chọn là địa chỉ tuyệt đối cho dễ sao

chép).

ο field: cột cần tính toán, field có thể là tên trường, địa chỉ của ô tên trường hoặc số thứ tự của trường đó (cột thứ nhất của vùng CSDL đã chọn tính là 1 và tăng dần sang trái).

ο criteria: địa chỉ vùng tiêu chuẩn.

Danh mục các hàm cơ sở dữ liệu thường dùng

Cách sử dụng các hàm cơ sở dữ liệu được minh họa trên bảng tính sau:

Tên hàm Ý nghĩa và ví dụ

DSUM(database, field, criteria)

Tính tổng các giá trị trong cột field của các mẫu tin thỏa điều kiện trong vùng tiêu chuẩn. Ví dụ: Tính tổng lương của các nhân viên có mã ngạch là 01.009 =DSUM($A$3:$H$10, 7, C13:C14) =DSUM($A$3:$H$10, “LUONG”, C13:C14) =DSUM($A$3:$H$10, $G$3, C13:C14)


Trang 159

DAVERAGE(database, field, criteria)

Tính trung bình cộng các giá trị trong cột field của các mẫu tin thỏa điều kiện trong vùng tiêu chuẩn. Ví dụ: Tính lương trung bình của các nhân viên có mã ngạch là 01.009: =DAVERAGE($A$3:$H$10, 7, C13:C14) Tính lương trung bình của các nhân viên có mã ngạch là 01.009 bậc 4: =DAVERAGE($A$3:$H$10, $G$3, G13:H14)

DMAX(database, field, criteria)

Tìm trị lớn nhất trong cột field của các mẫu tin thỏa điều kiện trong vùng tiêu chuẩn. Ví dụ: Tìm bậc lương lớn nhất của các nhân viên có mã ngạch là 01.009: =DMAX($A$3:$H$10, “BAC”, C13:C14) Ví dụ: Tìm hệ số lương lớn nhất của các nhân viên có mã ngạch là 01.009 bậc 4: =DMAX($A$3:$H$10, 5, G13:H14)

DMIN(database, field, criteria)

Tìm trị nhỏ nhất trong cột field của các mẫu tin thỏa điều kiện trong vùng tiêu chuẩn. Ví dụ: Tìm bậc lương nhỏ nhất của các nhân viên có mã ngạch là 01.009: =DMIN($A$3:$H$10, $D$3, C13:C14) Ví dụ: Tìm hệ số lương nhỏ nhất của các nhân viên có mã ngạch là 01.009: =DMIN($A$3:$H$10, 5, C13:C14)

DCOUNT(database, field, criteria)

Đếm các ô kiểu số trong cột field của các mẫu tin thỏa điều kiện trong vùng tiêu chuẩn. Ví dụ: cho biết số nhân viên có mã ngạch là 01.009: =DCOUNT($A$3:$H$10, 4, C13:C14) Ví dụ: cho biết số nhân viên có mã ngạch là 01.009, bậc 4: =DCOUNT($A$3:$H$10, 4, G13:H14)

DCOUNTA(database, field, criteria)

Đếm các ô khác rỗng trong cột field của các mẫu tin thỏa điều kiện trong vùng tiêu chuẩn. =DCOUNTA($A$3:$H$10, 2, C13:C14) =DCOUNTA($A$3:$H$10, 2, G13:H14)

4. SẮP XẾP DỮ LIỆU

− Chọn vùng dữ liệu cần sắp xếp.

− Vào menu Data/ Sort, xuất hiện hộp thoại sau:


Trang160

Hình 4.8: Hộp thoại Sort

Trong hình trên:

− 5: Vùng dữ liệu cần sắp có hay không có chứa dòng tiêu đề.

− 1, 2, 3: Chọn các field cần sắp xếp, thứ tự ưu tiên từ 1→ 2 →3

− 4 : Chọn sắp tăng (Ascending) hay sắp giảm (Descending)

− Click chọn OK để sắp xếp dữ liệu trong bảng. Ghi chú: Nếu muốn sắp theo dòng thì chọn nút lệnh Options của hộp thoại Sort, sau

đó chọn mục Sort left to right. 5. TỔNG HỢP DỮ LIỆU THEO TỪNG NHÓM (SubTotals)

− Dùng lệnh Data/ Sort để sắp xếp các mẫu tin theo field (cột) dùng để gom nhóm.

− Chọn vùng CSDL cần tổng hợp với tiêu đề là một hàng.

− Vào menu Data/ Subtotals, xuất hiện hộp thoại hình 4.9:

1

2

3

5

3


Trang 161

Hình 4.9: Hộp thoại Subtotal

ο At each change in: chọn tên trường cần tổng hợp nhóm.

ο Use function: chọn hàm sử dụng tính toán hay thống kê.

ο Add subtotal to: Chọn tên trường chứa dữ liệu cần thực hiện tính toán hay thống kê.

ο Replace current subtotals: Thay thế các dòng tổng hợp cũ để ghi dòng tổng hợp mới.

ο Page break between groups: Tạo ngắt trang giữa các nhóm.

ο Summary below data: Thêm dòng tổng hợp sau mỗi nhóm. Ghi chú: để loại bỏ tổng hợp nhóm, chọn Data/ Subtotals, sau đó chọn nút lệnh Remove All.


Trang162

CHƯƠNG 5

TẠO BIỂU ĐỒ TRONG EXCEL

1. CÁC LOẠI BIỂU ĐỒ

2. CÁC THÀNH PHẦN CỦA MỘT BIỂU ĐỒ


Trang 163

Hình 4.10: Biểu đồ

Ý nghĩa: 1. Chart Area: Vùng nền biểu đồ. 2. Chart Title: Tiêu đề của biểu đồ. 3. Trục X. 4. Category (X) axis labels: Vùng giá trị trên trục X. 5. Category (X) axis : Tiêu đề trục X. 6. Trục Y. 7. Vùng giá trị trên trục X. 8. Value (Y) axis: Tiêu đề trục Y. 9. Gốc toạ độ O. 10. Gridlines: vùng lưới. 11. Dãy số liệu được minh họa trong biểu đồ. 12. Legend: Chú giải, dùng để mô tả dãy số liệu trong biểu đồ.

3. CÁC BƯỚC TẠO BIỂU ĐỒ

a) Chuẩn bị dữ liệu cho biểu đồ: Một biểu đồ trong Excel được tạo ra từ dữ liệu trong bảng tính hiện hành. Vì vậy trước khi xây dựng biểu đồ bạn cần tạo bảng


Trang164

tính có chứa các dữ liệu cần thiết bằng cách nhập dữ liệu trực tiếp hoặc sử dụng các hàm Excel để tính.

b) Các thao tác tạo biểu đồ

− Vào menu Insert/Chart hoặc Click vào nút Chart Wizard trên thanh Standard.

− Thao tác qua 4 bước của Chart Wizard như sau: Bước 1 (Step 1 of 4 - Chart Type): chọn loại biểu đồ.

Hình 4.11: Chart Wizard – Step 1

Bước 2 (Step 2 of 4-Chart Source Data): Chọn vùng dữ liệu.

• Lớp Data Range

ο Data Range: vùng dữ liệu dựng biểu đồ.

ο Series in: dữ liệu của từng đối tượng nằm theo dòng (Row) hay cột (Column)


Trang 165

Hình 4.12: Chart Wizard – Step 2 - Data Range

• Lớp Series: vùng dữ liệu từng thành phần trong biểu đồ

Hình 4.13: Chart Wizard – Step 2 - Series


Trang166

ο Series: mỗi tên trong danh sách xác định một dãy số liệu trong biểu đồ.

Dữ liệu tương ứng được định nghĩa trong hộp Name và Values

ο Name: tên cho dãy số liệu của đối tượng được chọn trong danh sách Series, là địa chỉ ô tiêu đề của dãy số liệu, nếu không có thì hộp Name sẽ trống, khi đó bạn phải tự nhập tên vào. Chú ý: những tên (name) này sẽ là nhãn cho chú giải (Legend) để xác định mỗi dãy số liệu trong biểu đồ.

o Values: địa chỉ của dãy số liệu của đối tượng được chọn trong danh sách Series.

o Nút Add: Thêm dãy số liệu mới. o Nút Remove: Xóa dãy số liệu không dùng trong biểu đồ. o Category(X) axis labels: Vùng dữ liệu làm tiêu đề trục X.

Bước 3 (Step 3 of 4-Chart Options): xác định các tùy chọn cho biểu đồ.

Hình 4.14: Chart Wizard – Step 3

• Titles: Đặt các tiêu đề cho biểu đồ.

ο Chart title: tiêu đề biểu đồ.

ο Category(X) axis: tiêu đề trục X.

ο Value (Y) axis: tiêu đề trục Y. • Axes: Tùy chọn cho các trục toạ độ (X, Y, ...). • Gridlines: Tùy chọn cho các đường lưới • Legend: Tùy chọn chú giải. • Data Labels: Các nhãn dữ liệu cho các thành phần của biểu đồ. • Data Table: Tùy chọn gắn thêm bảng dữ liệu đi kèm trong biểu đồ.


Trang 167

Bước 4 (Step 4 of 4-Chart Location): xác định nơi đặt biểu đồ.

Hình 4.15: Chart Wizard – Step 2 - Series

• As new sheet: Tạo một sheet mới chỉ chứa biểu đồ.

• As object in: Chọn sheet để đặt biểu đồ. − Click nút Finish để hoàn tất.

c) Định dạng biểu đồ

− Click chọn thành phần cần định dạng.

− Vào menu Format/ Selected … (hoặc Ctrl + 1, hoặc Click phải lên thành phần cần định dạng, sau đó chọn Format …), hộp thoại Format … xuất hiện.

− Thực hiện định dạng cho thành phần đó theo ý muốn.

Phần 5 – Microsoft PowerPoint

Trang 168

PHẦN 5

XỬ LÝ BÁO CÁO VỚI MICROSOFT POWPOINT 1. GIỚI THIỆU

a) Khởi động Microsoft PowerPoint Cách 1: Chọn lệnh Start/ Programs/ Microsoft PowerPoint Cách 2: Nhấp đôi vào biểu tượng PowerPoint trong màn hình nền (Desktop). Cách 3: Nhấp đôi lên tập tin PowerPoint có sẵn trong máy.

b) Thoát khỏi Microsoft Power Point

Cách 1: Click vào nút Close Cách 2: Chọn lệnh File/ Exit. Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4.

c) Màn hình của PowerPoint

Hình 5.1: Màn hình PowerPoint

d) Khái niệm báo cáo: Một tập tin trong Power Point là 1 báo cáo hay 1 trình diễn

Vùng hiển thị các slide của Slide đang

soạn thảo

Vùng chọn hình thức trình bày của slide


Trang 169

(Presentation). Tên tập tin do người dùng đặt, chiều dài tối đa 255 kí tự và có phần mở rộng của tập tin là *.PPT. Một báo cáo bao gồm nhiều Slide e) Khái niệm Slide: Slide là một trang báo cáo hay một màn hình báo cáo. Trong một

slide có thể chứa tiêu đề, văn bản, đồ thị, hình vẽ, hình ảnh, âm thanh, ...

f) Các chế độ hiển thị của PowerPoint • Chế độ bình thường (Normal View): Khi hiển thị ở chế độ này, màn hình được chia

thành 3 phần: cửa sổ bên trái hiển thị tổng quan nội dung của bản trình bày, cửa sổ bên phải hiển thị nội dung của Slide hiện hành, và cửa sổ ghi chú ở phía bên dưới. Chế độ này thường được sử dụng khi tạo, chỉnh sửa nội dung Slide.

• Chế độ xem thứ tự Slide (Slide Sorter): Hiển thị nhiều Slide cùng lúc trên màn hình. Chế độ này thường được dùng để thay đổi và sắp xếp thứ tự các Slide.

• Chế độ trình diễn (Slide Show): Hiển thị từng Slide ở chế độ toàn màn hình. Chế độ này được dùng khi thực hiện buổi thuyết trình. Để thoát khỏi chế độ này và trở về chế độ trước đó, nhấn phím ESC.

g) Một phiên làm việc với PowerPoint • Khởi động PowerPoint. • Nhập dữ liệu vào các slide. • Chỉnh sửa, trang trí các báo cáo. • Trình diễn và báo cáo thử. • Lưu báo cáo. • Thoát khỏi PowerPoint.

2. TẠO BÁO CÁO a) Soạn thảo nội dung báo cáo: Có hai cách soạn thảo nội dung (văn bản) báo cáo:

Cách 1: Soạn thảo bằng MS Word − Chọn hình thức trình bày văn bản theo dạng Outline (vào menu View

Outline) − Soạn thảo nội dung. − Vào menu FILE SEND TO Microsoft Office Power Point

Cách 2: Soạn thảo trực tiếp bằng Microsoft PowerPoint − Không giống như MS Word, PowerPoint không tự động thêm Slide mới khi

soạn thảo hết phạm vi của một slide. − Cần chọn kiểu trình bày (Slide layout) của một Slide khi thêm Slide mới. − Soạn nội dung của Slide.

b) Thêm các đối tượng khác vào slide: Có thể chèn vào Slide các đối tượng tương tự như trong MS Word: Bảng biểu (Table),

sơ đồ (Diagram), Hình ảnh (Picture), chữ nghệ thuật (Word art), hình vẽ, biểu đồ (Chart), phim và âm thanh (Movies and Sounds) và các đối tượng khác (Object).

Cách thực hiện: Menu Insert / Chọn mục cần chèn (Table, Diagram, …) / Chọn đối tượng cần chèn và thiết lập các thông tin phù hợp cho đối tượng.


Trang 170

3. SLIDE MASTER Slide Master là nơi qui định tất cả các định dạng, kiểu dáng của các Slide trong bản

trình bày. Khi thay đổi các thuộc tính của Slide Master thì những thay đổi đó sẽ có hiệu lực với tất cả các Slide trong bản trình diễn. Khi sử dụng Slide Master, ta có thể tạo ra một bài báo cáo với kiểu dáng có tính nhất quán cao.

Định dạng các thuộc tính của Slide Master giống như định dạng một Slide thông thường. Các thao tác thường thực hiện là:

o Định dạng Style cho các đối tượng văn bản (tiêu đề, nội dung) trong Slide: Font, cỡ chữ, kiểu chữ, màu chữ, canh lề, khoảng cách giữa các dòng, các đoạn, …

o Thay đổi kích thước và vị trí của các đối tượng khác (thêm ngày giờ, tiêu đề đầu và cuối trang, đánh số trang, …).

o Thay đổi màu nền, màu cho các đối tượng trong Slide. Cách thực hiện:

− Vào menu View/ Master/ Slide Master, xuất hiện cửa sổ như sau:

Hình 5.2: Slide Master

− Chọn đối tượng cần định dạng và thiết lập các định dạng cần thiết. − Click Close Master View trên thanh công cụ Master để trở về chế độ bình thường.


Trang 171

4. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE

a) Thêm Slide mới vào báo cáo.

− Vào menu Insert/ New Slide hoặc Click vào nút trên thanh công cụ Standard hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + M.

− Chọn cách trình bày Slide mới từ cửa sổ Slide Layout bên phải màn hình. Chú ý: Có thể tạo Slide mới giống như Slide hiện hành bằng cách vào menu Insert/

Duplicate Slide.

b) Xoá bỏ Slide

− Vào menu Edit/ Delete Slide.

− Chọn Slide cần xoá trong khung Outline hoặc trong chế độ Slide Sorter, rồi nhấn phím Delete.

c) Sao chép Slide

− Chọn Slide cần sao chép trong khung Outline hoặc trong chế độ Slide Sorter.

− Vào menu Edit/ Copy hoặc Click vào nút Copy trên thanh Standard hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + C.

− Click chọn vị trí dán Slide.

− Vào menu Edit/ Paste hoặc Click vào nút Paste trên thanh Standard hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V.

d) Sắp xếp lại các Slide Chức năng này cho phép sắp xếp lại các Slide trong bản trình diễn cho đúng với

trình tự nội dung.

− Chọn Slide cần thay đổi vị trí trong khung Outline hoặc trong chế độ Slide Sorter.

− Vào menu Edit/ Cut hoặc Click vào nút Cut trên thanh Standard hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + X.

− Click chọn vị trí mới cho Slide.

− Vào menu Edit/ Paste hoặc Click vào nút Paste trên thanh Standard hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V.

Chú ý: Có thể thực hiện nhanh bằng thao tác Drag chuột như sau: chọn Slide cần thay đổi vị trí trong khung Outline hoặc trong chế độ Slide Sorter, dùng chuột Drag tới vị trí mới.

e) Ẩn các Slide Chức năng này cho phép ẩn Slide trong chế độ trình diễn (Slide Show) nhưng không


Trang 172

xóa hẳn Slide đó khỏi bản trình diễn hiện hành. Cách thực hiện:

− Chọn Slide muốn ẩn.

− Chọn Slide Show/ Hide Slide. Chú ý: muốn hiện lại các Slide này, chọn Slide Show/ Hide Slide một lần nữa.

5. ĐỊNH DẠNG SLIDE a) Đổi Font mặc định cho các Slide

− Vào menu Format Replace Font, xuất hiện hộp hội thoại:

ο Replace: Font đạng sử dụng

ο With: Chọn Font mới.

− Click Replace để thay thế.

− Click Close để đóng hộp thoại.

b) Định dạng hoa thị, mục số, kiểu trình bày của Font chữ, căn lề: tương tự MS Word

c) Định dạng Slide theo mẫu thiết kế sẵn có: PowerPoint cung cấp nhiều mẫu chuẩn, những mẫu này đã được định dạng sẵn một số thuộc tính như màu nền, font chữ,…

− Vào menu Format Slide Design… − Chọn mẫu thiết kế phù hợp − Click Apply to Selected Slides để áp dụng cho các slide đang được chọn (đang

được đánh dấu) − Click Apply to All Slides để áp dụng cho toàn bộ bài báo cáo.

6. TẠO HIỆU ỨNG HOẠT HÌNH a) Tạo hiệu ứng chuyển tiếp giữa các Slide

Chức năng này cho phép tạo hiệu ứng chuyển tiếp giữa các Slide trong chế độ Slide Show. Cách thực hiện: − Vào menu Slide Show Slide Transition, xuất hiện hộp hội thoại:


Trang 173

Hình 5.3: Hộp thoại Slide Transition

Thiết lập các thông số cần thiết sau: Speed: tốc độ thi hành của hiệu ứng đó là chậm (Slow), trung bình (Medium), hay

nhanh (Fast). Sound: cho phép tạo ra âm thanh khi thi hành hiệu ứng. Advance: cho phép chọn các tùy chọn nâng cao.

o On mouse click: hiệu ứng sẽ xảy ra khi Click chuột. o Automatically after: sau bao nhiêu giây thì hiệu ứng tự động diễn ra.

Click Apply to All để ấn định thay đổi cho tất cả các Slide trong báo cáo. b) Tạo hiệu ứng hoạt hình cho các đối tượng trong một Slide

Chức năng này cho phép tạo hiệu ứng cho các đối tượng trong một Slide. Có rất nhiều hiệu ứng có thể chọn để gán cho các đối tượng trong Slide.


Trang 174

Cách thực hiện:

− Chọn đối tượng muốn tạo hiệu ứng, có thể là Text Box hoặc đối tượng đồ họa, bảng biểu, ...

− Vào menu Slide Show/ Custom Animation, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 5.4: Hộp thoại Custom Animation

− Add Effects: chọn hiệu ứng cho đối tượng

− Start: thiết lập khi nào thì các đối tượng bắt đầu xuất hiện o On mouse click: đối tượng xuất hiện mỗi khi Click chuột.

o Automatically: sau bao nhiêu giây thì đối tượng tự động xuất hiện.

− Re-Order: cho phép thay đổi thứ tự xuất hiện của các đối tượng trong Slide bằng cách: chọn đối tượng muốn thay đổi thứ tự, nhấn vào mũi tên hoặc để di chuyển vị trí của đối tượng đó.


Trang 175

7. TẠO LIÊN KẾT SLIDE a) Liên kết từ một slide đến tập tin khác

− Chọn đối tượng trong Slide cần liên kết. − Vào menu INSERT HYPERLINK − Trong hộp thoại Insert Hyperlink, ở Link to: chọn Existing File or Web Page − Chọn Current Folder của Look in và tìm đến tập tin cần liên kết. − Click OK.

b) Liên kết từ một slide đến Slide khác trong cùng một báo cáo

− Chọn đối tượng trong Slide cần liên kết. − Vào menu INSERT HYPERLINK − Trong hộp thoại Insert Hyperlink, chọn botton Bookmark… − Hộp thoại hiện ra, ở Slide Titles ta chọn Slide cần liên kết tới. − Click OK.

8. IN ẤN SLIDE

− VÀO FILE PRINT… − Trong hộp PRINT WHAT chọn HANDOUTS − Ở mục SLIDES PER PAGE: quy định số slide in trên 1 trang (thường chọn 2, 3,

hoặc 6). − Trong mục Color/Grayscale -> chọn Pure Black and White

9. TRÌNH DIỄN SLIDE

− Để bắt đầu trình diễn slide, có thể sử dụng một trong các cách sau: ο Menu View slide Show ο Menu Slide Show View show ο Nhấn phím F5

ο Click vào biểu tượng ở thanh công cụ − Trong khi trình diễn có thể sử dụng bút vẽ (Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P) − Xóa bút vẽ bằng phím E − Có thể dùng các phím Page Up, Page Down, hoặc các phím mũi tên để

di chuyển giữa các slide.

10. CÁC ĐIỂM LƯU Ý KHI TẠO BÁO CÁO

− Sử dụng màu chữ và màu nền tương phản để chữ dễ đọc.

− Dùng những mệnh đề hoặc những câu ngắn gọn theo từng ý (chú ý sử dụng cấu trúc ngữ pháp song song).

− Tránh đưa quá nhiều văn bản và hình ảnh trong một Slide. Thính giả cần phải tập trung nghe vấn đề đang trình bày hơn là tập trung vào các Slide.

− Sử dụng cỡ chữ đủ lớn để những người ngồi xa có thể đọc được. Nên sử dụng cỡ chữ 28-point hoặc lớn hơn.


Trang 176

− Không nên sử dụng quá nhiều chữ hoa vì nó khó đọc hơn chữ thường. Chỉ sử dụng chữ hoa trong trường hợp muốn nhấn mạnh nội dung nào đó.

− Sử dụng định dạng văn bản đơn giản, tránh sử dụng quá nhiều định dạng như đậm, nghiêng, gạch dưới, cỡ chữ lớn, … để nhấn mạnh trong một câu. Không nên sử dụng quá nhiều Font chữ khác nhau trong một Slide.

− Sử dụng hiệu ứng cho đối tượng cũng như hiệu ứng chuyển slide đơn giản. Quá nhiều hiệu ứng sẽ làm cho người dùng mất tập trung vào vấn đề đang trình bày.

− Cần đánh số slide để có thể định vị slide một cách nhanh chóng trong quá trình báo cáo.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

[1] Nguyễn Thanh Hải (2007), Giáo Trình Tin Học Cơ Sở, Nxb Văn hóa Thông tin [2] Nguyễn Tiến & Nguyễn Văn Hoài (2003). Giáo trình Microsoft Word 2002 Dành

cho sinh viên và người đang làm việc. Nhà xuất bản Thống Kê. [3] Lữ Đức Hào - Nguyễn Nam Thuận (2007), Nhập Môn Tin Học Căn Bản Cho Người

Mới Bắt Đầu, Nxb Giao thông vận tải. [4] Lê Thanh Dũng (2004). Tin học văn phòng – Microsoft Excel 2000. Tái bản lần thứ

nhất. Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Tp. Hồ Chí Minh. [5] Nguyễn Tiến & Nguyễn Văn Hoài (2003). Giáo trình Microsoft Excel 2002 Dành

cho sinh viên và người đang làm việc. Nhà xuất bản Thống Kê. [6] Ông Văn Thông (2003). Minh họa Thuyết Trình với Microsoft PowerPoint

(Microsoft Office XP). Nhà xuất bản Thống Kê.

[7] Hoàng Sơn, Quang Huy (2001), Hướng dẫn tự học Internet và Internet Explorer 6.0. Nhà xuất bản Thống Kê

TIN HOÏC CÔ SÔÛ - Khoa Toán - Tin · LỜI MỞ ĐẦU Tin học cơ sở là một nội dung...

Documents

Transcript of TIN HOÏC CÔ SÔÛ - Khoa Toán - Tin · LỜI MỞ ĐẦU Tin học cơ sở là một nội dung...