Lời mở đầu

Hiện nay trên thế giới nhu cầu vận tải đường biển đang ngày càng tăng cao

xuất phát từ sự phát triển vượt bậc của các trung tâm kinh tế lớn như Mĩ, Tây Âu,

Nhật Bản, Trung Quốc…Vận tải đường biển có vai trò hết sức quan trọng trong

buôn bán quốc tế. Với Việt Nam, vân tải đường biển càng có ý nghĩa hơn khi khối

lượng hàng hoá xuất nhập khẩu chủ yếu thông qua các cảng biển lớn đang tăng lên

rất nhanh..

Ở Việt Nam, thị trường dịch vụ vận tải đường biển đang hết sức sôi động với

sự tham gia của rất nhiều những hãng tàu lớn trên thế giới như SSA (Mỹ); Maersk

(Đan Mạch); MOL, NYK, K’Lines (Nhật); PSA (Singapore); Hutchinson

(Hongkong); …Trong số những tên tuổi khổng lồ trong ngành vận tải biển thế giới,

Mitsui O.S.K Lines (MOL) được xếp vào hạng tốp đầu các hãng tàu cung cấp dịch

vụ vận tải biển. Tập đoàn này đã xây dựng hệ thống Logistics toàn cầu, thiết lập

những trụ sở chính tại nhiều khu vực trên toàn thế giới nhằm củng cố tổ chức và cơ

cấu một cách có hiệu quả, thành lập đội ngũ quản lý tới từng chi nhánh và cung cấp

dịch vụ với chất lượng đỉnh cao . . . Tại Việt Nam, hãng MOL đã mở hệ thống các

văn phòng đại diện của mình và hoạt động hiệu quả.

Trong thương mại thương mại và hàng hải quốc tế, vận đơn đường biển là

một chứng từ có vai trò rất to lớn và được sử dụng rất phổ biển, phong phú đa dạng.

Với mong muốn có những hiểu biết cụ thể về vận đơn và qui trình lập vận đơn giữa

nhà xuất khẩu với hãng tàu MOL, tôi chọn đề tài nghiên cứu cho quá trình thực tập

của mình là: “Tìm hiểu qui trình lập vận đơn xuất khẩu hàng hoá với hãng tàu

MOL Hà Nội, Việt Nam”. Đề tài được chia thành ba chương:

Chương I: Giới thiệu chung về vận đơn và qui trình lập vận đơn.

Chương II: Giới thiệu về công tác lập vận đơn giữa khách hàng với MOL.

Chương III: Tìm hiểu qui trình lập vận đơn với MOL và đề xuất giải pháp.

Xin chân thành gửi lời cảm ơn tới TS.Trần Sỹ Lâm, khoa Kinh tế và Kinh

doanh Quốc tế trường Đại học Ngoại thương, lời cảm ơn đến Chú Đặng Minh Hiển,

Trưởng đại diện cuả MOL tại Hà Nội, đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn và giúp tôi

hoàn thành báo cáo thực tập này. Báo cáo được viết không tránh khỏi những khiếm

khuyết, rất mong được sự góp ý từ phía thày cô.

Sinh viên

Trần Thị Khánh Linh

Chương I: Giới thiệu chung về vận đơn và qui trình lập

vận đơn

1. Khái niệm, chức năng, vai trò của vận đơn

1.1. Khái niệm

Vận đơn đường biển (B/L) là chứng từ chuyên chở hàng hoá đường biển do

người chuyên chở hoặc đại diện của người chuyên chở cấp phát cho người gửi hàng

sau khi hàng hoá đã được xếp lên tàu, hoặc sau khi nhận hàng để xếp.

Người cấp vận đơn là người chuyên chở, chủ tàu hoặc người được họ ủy

quyền. Thông thường trên thực tế người nào có phương tiện chuyên chở hàng hoá,

hoặc kinh doanh chuyên chở hàng hoá, hoặc người được uỷ quyền sẽ là người được

cấp vận đơn. Khi cấp vận đơn, người chuyên chở, chủ tàu hoặc đại diện của họ phải

ký vào vận đơn và ghi rõ tư cách pháp lý. Trong thực tế vận đơn thường do người

chuyên chở, chủ tàu hay thuyền trưởng hoặc đại lý của người chuyên chở, chủ tàu

hay thuyền trưởng ký.

Vận đơn đường biển được phát hành theo các bản gốc (Original) và bản sao

(Copy). Các bản gốc được phát hành theo bộ, một bộ có thể gồm một bản gốc duy

nhất hoặc 2 hay 3 bản gốc giống nhau. Khi thanh toán tiền hàng theo phương thức

tín dụng chứng từ, người bán phải xuất trình trọn bộ (full set) vận đơn gốc mới được

thanh toán tiền hàng. Bộ vận đơn gốc được chuyển qua hệ thống ngân hàng đến cho

người nhận để đi nhận hàng.

Muốn nhận được hàng người nhận phải xuất trình một bản vận đơn gốc cho

người chuyên chở. Khi một bản vận đơn gốc đã xuất trình để nhận hàng thì các bản

khác tự động mất giá trị. Các bản sao được cấp theo yêu cầu và trên đó thường ghi

chữ “Copy-Non Negotiable”.

1.2. Chức năng

Vận đơn đường biển có 3 chức năng quan trọng sau đây:

Là biên lai nhận hàng để chở của người chuyên chở.

Vận đơn đường biển là bằng chứng hiển nhiên của việc người chuyên chở đã

nhận hàng để chở. Vận đơn chứng minh cho số lượng, khối lượng, tình trạng bên

ngoài của hàng hoá được giao. Tại cảng đến, người chuyên chở cũng phải giao

cho người nhận theo đúng khối lượng và tình trạng như lúc nhận ở cảng đi khi

người nhận xuất trình vận đơn phù hợp.

Là chứng từ sở hữu những hàng hóa mô tả trên vận đơn

Người cầm vận đơn trong tay sẽ có quyền đòi sở hữu hàng hoá ghi trên đó.

Do tính chất sở hữu nên vận đơn là một chứng từ lưu thông được (Negotiable

Document). Thông qua việc mua bán, chuyển nhượng vận đơn người ta có thể

mua, bán chuyển nhượng hàng hoá ghi trên vận đơn.

Là bằng chứng của hợp đồng vận tải đã được ký kết giữa các bên.

Bản thân vận đơn không phải là một hợp đồng vận tải do nó chỉ có chữ ký

của một bên, nhưng vận đơn có giá trị như một hợp đồng vận tải đường biển. Nó

không những điều chỉnh mối quan hệ giữa người chuyên chở với người gửi

hàng, mà còn điều chỉnh mối quan hệ giữa người chuyên chở với người nhận

hàng hoặc người cầm vận đơn. Đồng thời nó liên quan đến toàn bộ hành trình

của hàng từ khi hàng rời cảng từ nước người bán đến khi hàng cập cảng tại nước

người mua, liên quan tới việc thanh toán tiền hàng giữa người bán với ngân hàng

đại diện của người mua bên nước người bán, và giao dịch thanh toán giữa người

mua với ngân hàng tín dụng phát hành L/C tại nước người mua.

Những chứng từ vận tải không phải là vận đơn đường biển không khống chế

được việc giao hàng tại nơi đến hoặc làm cho người mua có thể bán hàng trong

quá trình vận chuyển bằng cách chuyển giao chứng từ cho người mua của họ. Vì

vậy, trong vận tải đường biển, người chuyên chở đòi hỏi người nhận hàng phải

có vận đơn đường biển mới được nhận hàng. Vận đơn đường biển có bản chất

pháp lý đặc biệt, và hiện nay chưa được thay thế bởi bất cứ phương tiện điện tử

nào.

1.3. Vai trò

1.3.1. Đối với người xuất khẩu

Vận đơn đường biển là bằng chứng chứng minh người bán đã hoàn thành

trách nhiệm giao hàng cho người mua (thông qua người chuyên chở) theo đúng

qui đinh của hợp đồng mua bán. Bởi chỉ khi người bán giao hàng và đảm bảo

tình trạng hoàn toàn tốt của hàng hoá khi xếp lên tàu thì người chuyên chở mới

đồng ý cấp vận đơn sạch cho người bán. Và khi đó người bán đã chuyển giao

toàn bộ trách nhiệm về hàng sang cho người chuyên chở

Vận đơn đường biển là chứng từ không thể thiếu trong bộ chứng từ để thanh

toán tiền hàng. Sau khi giao hàng xong, người xuất khẩu dùng vận đơn cùng các

chứng từ khác của hàng hoá lập thành một bộ chứng từ thanh toán theo yêu cầu

của hợp đồng mua bán hay của L/C.Với một bộ vận đơn sạch và hợp lệ người

xuất khẩu có quyền đề nghị ngân hàng đại diện thanh toán và có như vậy hàng

hoá mới chuyển thành tiền tệ được.

1.3.2. Đối với người chuyên chở:

Vận đơn đường biển do người chuyên chở phát hành ở cảng đi cho người gửi

hàng, có chức năng là biên lai nhận hàng để chở, nên ở cảng đến sau khi giao

hàng xong cho người nhận và thu hồi vận đơn gốc đã cấp thì đây là bằng chứng

chứng minh người chuyên chở đã hoàn thành trách nhiệm vận chuyển hàng hoá

như đã cam kết.

1.3.3. Đối với người nhập khẩu

Với việc xuất trình vận đơn gốc, người nhập khẩu hoặc đại diện có quyền đòi

người chuyên chở giao hàng cho mình tại cảng đến. Người chuyên chở chỉ giao

hàng cho ai xuất trình đầu tiên vận đơn họ đã cấp tại cảng đi. Đây là bằng chứng

chứng minh cho việc người mua đã hoàn thành nghĩa vụ thanh toán tiền hàng

với ngân hàng theo qui định của hợp đồng mua bán.

Vận đơn là căn cứ để người mua xác định số lượng và tình trạng hàng hoá

mà người bán gửi cho mình tại cảng đi và qua đó theo dõi thống kê việc thực

hiện hợp đồng mua bán

2. Phân loại vận đơn

2.1. Căn cứ vào tình trạng xếp dỡ

a. Vận đơn đã xếp hàng (Shipped on Board B/L)

Là vận đơn do người chuyên chở hoặc đại diện của họ cấp khi hàng đã xếp

lên tàu. Việc đã xếp hàng lên tàu được thể hiện trên vận đơn như sau:

Nếu trên vận đơn có chữ in sẵn “nhận để xếp” (received for shipment) hoặc

(taken in charge) thì khi thuyền trưởng ký vận đơn, phải ký thêm chữ “đã xếp hàng

lên tàu” ngày, tháng, năm, để chứng minh cho việc đã xếp hàng (laden on board....)

hoặc (shipped on board...)

Nếu trên vận đơn đã ghi sẵn chữ “shipped on board” thì không cần ghi gì

thêm để chứng minh cho việc đã xếp, mà ngày ký vận đơn chính là ngày xếp hàng

lên tàu, cũng là ngày giao hàng.

b. Vận đơn nhận để xếp (Received for shipment B/L):

Là vận đơn do người chuyên chở cấp khi người chuyên chở nhận hàng (ở

kho hoặc bãi) để xếp lên tàu ghi trên B/L, tức là hàng hóa thực tế chưa được xếp lên

tàu. Loại vận đơn này có thể bị ngân hàng từ chối thanh toán, trừ khi L/C qui định

cho phép.

2.2. Căn cứ vào khả năng lưu thông của vận đơn

a. Vận đơn theo lệnh (Order B/L)

Là vận đơn trên đó không ghi rõ tên, điạ chỉ của người nhận hàng mà ghi chữ

“theo lệnh” (to order) hoặc có ghi tên người nhận đồng thời ghi thêm chữ “hoặc

theo lệnh” (or order)

Vận đơn theo lệnh có đặc điểm là có thể chuyển nhượng được cho người

khác bằng cách ký hậu (endorsement). Nếu là vận đơn theo lệnh của người gửi hàng

thì người gửi hàng phải ký hậu thì người nhận mơi nhận được hàng. Có thể ký hậu

để trống (in blank) hay ký hậu cho một người cụ thể hoặc theo lệnh của một người

nào đó. Nếu vận đơn không ký hậu thì chỉ người gửi hàng mới được nhận hàng.

b. Vận đơn đích danh (Straight B/L)

Là vận đơn mà trên đó có ghi rõ tên, địa chỉ của người nhận hàng mà không

có hoặc đã bị xóa chữ “or order”. Chỉ có người nhận ghi trên vận đơn mới nhận

được hàng. Loại vận đơn này không thể chuyển nhượng được bằng cách ký hậu.

c. Vận đơn cho người cầm (B/L to Bearer)

Là vận đơn trên đó:

Có ghi rõ chữ “cho người cầm” (to bearer)

Phát hành theo lệnh nhưng không ghi tên người nhận hay người hưởng lợi

nào

Phát hành theo lệnh cho một người hưởng lợi và người đó đã ký hậu để trống

mà không chỉ định một người hưởng lợi khác.

2.3. Căn cứ vào nhận xét ghi chú trên vận đơn

a. Vận đơn sạch (Clean B/L)

Là vận đơn mà trên đó không có những điều khoản nói một cách rõ ràng rằng

hàng hóa hoặc bao bì có khuyết điểm. Hay trên vận đơn không có những ghi

chú,những nhận xét xấu hoặc những bảo lưu về tình trạng bên ngoài của hàng hóa.

b. Vận đơn không hoàn hảo (Unclean B/L)

Là vận đơn trên đó có những ghi chú, nhận xét xấu hoặc những bảo lưu về

hàng hóa và bao bì. Vận đơn không hoàn hảo không được ngân hàng chấp nhận để

thanh toán tiền hàng.

2.4. Căn cứ vào hành trình

a. Vận đơn đi thẳng (Direct B/L)

Là vận đơn được sử dụng trong trường hợp hàng hóa được vận chuyển từ

cảng đi đến cảng đến bằng một con tàu, tức là không phải chuyển tải dọc đường.

b. Vận đơn đi suốt (Through B/L)

Là vận đơn được sử dụng trong trường hợp hàng hóa được chuyên chở từ

cảng xếp hàng đến cảng dỡ hàng cuối cùng bằng hai hay nhiều con tàu của hai hoặc

nhiều người chuyên chở, tức là hàng hóa phải chuyển tải dọc đường sang một tàu

biển khác

c. Vận đơn vận tải đa phương thức (Multimodal Transport B/L)

Là vận đơn được sử dụng trong trường hợp hàng hóa được vận chuyển từ nơi

đi đến nơi đến bằng hai hay nhiều phương thức vận tải khác nhau.

2.5. Một số loại vận đơn chứng từ khác

a. Vận đơn do người giao nhận cấp

Vận đơn mà người giao nhận cấp là các vận đơn do FIATA (Liên đoàn quốc

tế các Hiệp hội giao nhận) phát hành và bao gồm các loại sau đây:

Vận đơn vận tải đa phương thức của FIATA (FBL): Vận đơn này do người

giao nhận cấp khi chuyên chở hàng hoá bằng vận tải đa phương thức hoặc

vận tải đường biển. Khi cấp vận đơn, người giao nhận đóng vai trò là người

chuyên chở hoặc người kinh doanh vận tải đa phương thức (MTO).

Forwarder’s Certificate of Transport (FCT): Giấy chứng nhận vận tải do

người giao nhận cấp cho người gửi hàng, xác nhận nghĩa vụ của người giao

nhận phải giao hàng tại cảng đến thông qua một đại lý do người giao nhận

chỉ định.

House B/L: Vận đơn gom hàng này do người giao nhận cấp cho người gửi

hàng lẻ khi người giao nhận cung cấp dịch vụ gom hàng trong vận tải đường

biển cũng như vận tải hàng không.

b. Vận đơn theo hợp đồng thuê tàu (Charter Party B/L)

Đây là vận đơn được phát hành trong trường hợp hàng hoá được chuyên chở

theo một hợp đồng thuê tàu chuyến và trên đó có ghi câu: “sử dụng với hợp đồng

thuê tàu” (to be used with charter parties).

c. Vận đơn đã xuất trình tại cảng gửi (B/L Surrendered)

Thông thường muốn nhận hàng tại cảng đến, người nhận phải xuất trình vận

đơn gốc. Trong thực tế có nhiều trường hợp hàng đã đến nhưng vận đơn lại chưa

đến. Để khắc phục tình trạng này và giảm chi phí gửi vận đơn gốc, người ta dùng

một loại vận đơn gọi là vận đơn đã xuất trình tại cảng gửi. Với loại này, người gửi

hàng chỉ cần fax bản vận đơn đến người nhận là người nhận có thể nhận được hàng

mà không cần xuất trình vận đơn gốc.

d. Giấy gửi hàng đường biển (Sea Waybill)

Vận đơn đường biển cùng một loạt giấy tờ, chứng từ khác trong thương mại

quốc tế có thể trở thành những trở ngại và tốn kém. Vì vậy, để làm bước đệm cho

một nền thương mại quốc tế không cần chứng từ trong tương lai, người ta đã đề

nghị sử dụng một chứng từ không lưu thông (Non-Negotiable) để thay thế vận đơn,

gọi là “Giấy gửi hàng đường biển”.

e. Vận đơn bên thứ ba (Third Party B/L)

Đây là vận đơn ghi rõ người hưởng lợi L/C không phải là người gửi hàng mà

là một người khác. Vận đơn này sử dụng khi một nhà máy, xí nghiệp xuất khẩu uỷ

thác qua một đơn vị xuất, nhập khẩu.

f. Biên lai thuyền phó (Mate’s Receipt)

Là biên lai ghi chép việc xếp hàng lên tàu do thuyền trưởng hoặc thuyền phó

lập. Biên lai này ghi rõ số lượng, khối lượng, tình trạng hàng hoá xếp lên tàu và là

cơ sở để cấp B/L.

g. Vận đơn có thể thay đổi (Switch B/L)

Vận đơn này cho phép cấp một vận đơn khác hoặc thay đổi một số chi tiết

trên B/L, như: cảng xếp, cảng dỡ, số lượng, người gửi, ngày ký …

3. Nội dung trên vận đơn

3.1. Mặt thứ nhất

Phía trên cùng bên trái: Tên địa chỉ người phát hành vận đơn

Phía trên cùng bên phải: Loại vận đơn: Vận đơn chuyển nhượng được

(Negotiable) tức là loại vận đơn có thể thanh toán được bằng phương thức

thư tín dụng, Vận đơn không chuyển nhượng được (Non-negotiable) có

nghĩa là ngân hàng không chấp nhận thanh toán khi người bán xuất trình vận

đơn kiểu này.

Booking No :Số Booking

B/L No: Số vận đơn

Tên vận đơn: Phổ biến trong thực tế là Combine Transport B/L.

Shipper: Tên, địa chỉ người gửi hàng

Consignee: Người nhận hàng, có thể có 3 trường hợp: Với vận đơn đích danh

(Straight B/L) thì ghi rõ tên địa chỉ người nhận hàng. Với Order B/L có thể

ghi “To order of...” hoặc chỉ ghi “To order”- sẽ mặc định là theo lệnh của

Shipper. Khi đó Shipper sẽ kí hậu (endorse) vận đơn, có thể kí hậu để trống

(in blank) hoặc kí hậu đích danh. Với B/L to Bearer thì không cần ghi địa

chỉ. Trong thực tế trên vận đơn thường ghi “To order of the Bank” do Ngân

hàng thường là bên giữ vận đơn.

Notify party: Địa chỉ cần thông báo đến, có 2 trường hợp cụ thể:

1. Nếu phần Consignee có ghi rõ địa chỉ: Ghi trùng địa chỉ của

Consignee ở phần trên, hoặc phần này để trống và được mặc định là

địa chỉ của Consignee.

2. Nếu phần Consignee chỉ ghi “To order of the shipper” hoặc “To

order” thì ở phần này có 2 trường hợp:

Ghi rõ tên và địa chỉ thông báo của người nhận hàng

Để trống, tuy nhiên phải đối chiếu với địa chỉ của người nhận

hàng được ghi trong manifest.

Pre-carriage by: Ghi tên người chuyên chở trước đó.Thực tế thường bỏ trống

Place of receipt: Tên nơi nhận hàng.

Ocean vessel/Voy. No.: Tên tàu biển và số chuyến của tàu. Vận đơn dùng

trong vận chuyển đường biển của tàu chợ (Liner) gồm các tàu Feeder đi theo

các tuyến nhất định được lịch trình sẵn từ trước.

Port of loading: Tên cảng xếp hàng.

Port of discharge: Tên cảng dỡ hàng.

Place of delivery: Tên nơi giao hàng.

Thông tin về hàng hóa (Particulars furnished by shipper): Bảng liệt kê chi tiết

bao gồm: Số container và số chì (Container No, Seal No), Số lượng container

hoặc kiện hàng (No of Containers or Packages), loại container hoặc miêu tả

chi tiết về hàng hóa (Type or kind of Container or Packages- Description of

goods), tổng khối lượng (Gross Weight), đơn vị tính (Measurement).

Tổng số container hoặc các kiện hàng khác người chuyên chở đã nhận (Total

number of container or other packages or units received by the Carrier). Phần

này cần lưu ý với người chuyên chở và với chủ hàng để tránh xảy ra tranh

chấp sau này. Nếu trong vận đơn không kê khai rõ số lượng, đơn vị tính cụ

thể theo từng kiện hàng thì khi có mất mát hư hỏng xảy ra, đơn vị tính bồi

thường thiệt hại là cả container, cho dù không phải cả container bị thiệt hại.

Lúc đó rủi ro về phía người chuyên chở rất lớn do giới hạn bồi thường được

tính theo đơn vị là container lớn hơn nhiều so với giới hạn bồi thường tính

theo đơn vị mỗi kiện hàng trong container.

Danh mục cước (Tariff item) gồm: Cước vận chuyển (Freight) và các phụ

phí khác. Cước này chia thành hai loại: Trả trước (Prepaid), Trả sau (Collect)

Số bản gốc (No. of originals): Trong thực tế một bộ vận đơn gốc thường

được phát hành 3 bản gốc.

Nơi và ngày phát hành vận đơn (Place and date of B/L issue): Thông thường

nơi phát hành vận đơn là nơi hàng đi. Đây là một trong những kênh thông tin

để hải quan xác định xuất xứ của hàng. Ngày phát hành vận đơn thường

chính là ngày xếp hàng lên tàu (Shipped on board). Trong thực tế ngày phát

hành vận đơn có thể là ngày trước ngày xếp hàng lên tàu nếu vận đơn là loại

vận đơn nhận hàng để xếp (Received for shipment B/L), cũng có thể là ngày

sau ngày xếp hàng lên tàu nếu cước phí vận chuyển chưa có phần trăm nào

trả trước (Prepaid) hoặc cần bổ sung tiếp hàng hoặc sửa chữa rắc rối xảy ra

trong quá trình giao hàng.

Người ký vận đơn: Có thể là Người chuyên chở (By....as Carrier); hoặc Đại

lý hãng tàu (By...as Agent for....as Carrier); hoặc Thuyền trưởng (By....as

Master of....); hoặc Người thay mặt thuyền trưởng (By...on behalf of....as

Master of...)

Ngày ký vận đơn chính là ngày giao hàng. Với vận đơn nhận để xếp

(Received for shipment B/L) ngày kí vận đơn có thể là một trong số những

ngày kể từ khi người chuyên chở nhận hàng đến khi xếp hàng lên tàu. Với

vận đơn đã xếp hàng (Shipped on board B/L) thì ngày kí vận đơn có thể là là

một trong số ngày tính từ khi tàu cập cảng đến khi tàu rời cảng. Trong thực

tế có thể có trường hợp ký tiến hoặc ký lùi vận đơn, nhưng phải phù hợp với

hiệu lực của L/C. Tuy nhiên trường hợp này là hành vi gian lận hoặc nhằm

hưởng một số ưu đãi nào đó về chế độ chính sách nên không được khuyến

khích và nếu có bất cứ hậu quả nào xảy ra thì hãng chuyên chở phải hoàn

toàn chịu trách nhiệm.

3.2. Mặt thứ hai

Đây là những điều khoản điều chỉnh mối quan hệ của các bên tham gia: qui

định trách nhiệm của các bên, quyền của người chuyên chở như những miễn trách,

quyền được giữ hàng, quyền được đấu giá hàng trong trường hợp đặc biệt...; qui

định luật điều chỉnh vận đơn và toà án phán quyết khi có tranh chấp xảy ra.

Mặt này do hàng tàu đưa ra in sẵn, không được sửa đổi bổ sung; gồm có:

Các khái niệm: Carrier, Merchant, Goods….

Cước chuyên chở.

Giới hạn luật pháp.

Việc thuê chuyên chở và bảo đảm.

Trách nhiệm của người chuyên chở.

Miễn trách cho người chuyên chở.

Kiểm tra hàng hoá.

Trách nhiệm của người gửi hàng.

Các điều khoản về xếp, dỡ, giao hàng.

Những mô tả về hàng hoá.

Những vấn đề ảnh hưởng tới việc chuyên chở hàng hoá.

Điều khoản với những hàng hoá đặc biệt, hàng nguy hiểm.

Việc thông báo và việc giao hàng.

Kết luận

Vận đơn đường biển là một chứng từ được sử dụng phổ biến rộng rãi

có vai trò đặc biệt quan trọng, và không thể thiếu được trong thương mại và

hàng hải quốc tế. Vận đơn điều chỉnh mối quan hệ ba bên: người xuất khẩu -

người chuyên chở - người nhập khẩu, là bằng chứng quan trọng nhất chứng tỏ

các bên đã hoàn thành nghĩa vụ đã cam kết của mình. Vận đơn còn là chứng từ

cơ bản giải quyết các tranh chấp phát sinh giữa các bên liên quan và là chứng từ

bắt buộc trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương có liên quan

tới hợp đồng dịch vụ vận chuyển hàng hải. Để thấy rõ hơn ý nghĩa của vận đơn

trong thực tế chúng ta cùng tìm hiểu công tác lập vận đơn của nhà xuất nhập

khẩu với hãng vận tải Mitsui O.S.K Lines tại Hà Nội, Việt Nam.

Chương 2: Giới thiệu về MOL Hà Nội và công tác lập vận đơn

của MOL

1. Giới thiệu về MOL Hà Nội

1.1. Giới thiệu

Mitsui O.S.K Lines là hãng vận tải biển hàng đầu tại Nhật Bản bắt đầu phát

triển mạnh mẽ tại Việt Nam với đại lý duy nhất là Vietfracht (Transport and

Chartering Corporation), hoạt động hiệu quả như một đại diện toàn quyền và độc

lập của MOL, nhận trách nhiệm cung cấp những dịch vụ tàu chợ của hãng.

MOL có một hệ thống đại lý và chi nhánh cung cấp dịch vụ tàu chợ hoạt

động trên toàn thế giới. MOL Logistics mở văn phòng đại diện tài Hànội và tháng

7/2003 phụ trách mảng nghiên cứu thị trường và thu thập thông tin. Rất nhiều công

ty đang thiết lập hoạt động tại Việt Nam nhằm tránh tập trung quá nhiều vào các

trung tâm sản xuất tại Trung Quốc. MOL Logistics thành lập một trung tâm thương

mại độc lập hoàn toàn tại Viêt Nam, nơi được xem như một trong những trung tâm

sản xuất hàng đầu trong khu vực ASEAN. Công ty cũng mở một chi nhánh tại Hải

Phòng-cảng cửa ngõ vận tải phía Bắc, là nơi cung cấp thông tin và tiếp nhận các

hợp đồng dịch vụ với văn phòng đại diện tại Hà Nội. Bước chuyển giao này mở

rộng mạng lưới của MOL Logistics tại Việt Nam cho phép công ty có thể cung cấp

nhiều dịch vụ giá trị cộng thêm nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng

trong môi trường nhu cầu và dịch vụ vận tải đang phát triển rất mạnh.

1.2. Cơ cấu tổ chức

1.2.1. Sales and Marketing

Bộ phận này có trách nhiệm nắm vững (Information Flows) thông tin của các

luồng tàu chợ (Feeder Vessels) phân như thế nào, rồi sắp xếp phân bổ theo thị

trường, theo nhóm khách hàng tiện cho quá trình liên hệ, gặp gỡ, đàm phán với

khách hàng.

Hệ thống quản trị thương mại (Trade Management) được thành lập: gồm có

Space Management - quản lý chỗ, và Pricing management - quản lý giá - bao gồm

giá cố định và giá lưu động nhằm tạo một mức giá hợp lý tạo lợi nhuận cao nhất cho

khi đàm phán với khách hàng.

1.2.2. Customer Services

Bộ phận này có nhiệm vụ (Input Booking) - nhận những đơn đặt hàng, nhập

thông tin khách hàng vào hệ thống quản trị dữ liệu, sắp xếp chỗ hợp lý theo hành

trình của hàng sao cho đúng tàu, đúng tuyến, đúng cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng...

Phối hợp với bộ phận này là các văn phòng có chức năng tương đương tại các cảng

thông qua hệ thống mạng nội bộ hộ trợ nhằm tránh sai sót trong quá trình nhập dữ

liệu. Sau đó bộ phận này sẽ đệ trình bản kê khai hàng hóa cho Hải quan (Submit

Manifest).

1.2.3. Export Documentation

Bộ phận này nhận thông tin từ bộ phận Customer Services để phát hành B/L

sau khi nhận được Booking Confirmation. Sau đó kiểm tra hoạt động của B/L, kiểm

tra thông tin khách hàng theo từng mã code riêng, kiểm tra những thông tin trong

hợp đồng dịch vụ (Service Contract), và lập B/L dựa trên Shipping Instruction do

khách hàng gửi tới.

1.2.4. Accounting and Admin

Bộ phận này làm nhiệm vụ thu cước phí vận chuyển và thông báo cho các

bên liên quan có trách nhiệm trong hợp đồng dịch vụ.

Trong trường hợp phí trả trước (Prepaid), nếu khách hàng đến nộp phí trong

thời hạn qui định, trước ngày giao hàng in trên vận đơn, nhân viên sẽ nhận phí trực

tiếp từ khách hàng. Nếu khách hàng không đến nộp phí trong thời hạn qui định bộ

phận này sẽ liên hệ trực tiếp với khách hàng để yêu cầu thanh toán phí. Sau khi

được thanh toán phí như đã thoả thuận, hoá đơn xác nhận đã hoàn thành việc thu phí

sẽ được gửi tới các bên liên quan trong hợp đồng dịch vụ.

Trường hợp cước phí trả sau (Collect) thì việc thu phí do bên cảng nhận hàng

chịu trách nhiệm thu. Phí thu xong, việc xác nhận sẽ được hoàn tất và hãng giao

hàng cho người nhận tại cảng đến.

1.3. Chức năng nhiệm vụ của MOL Hà Nội

Phòng đại diện MOL tại Hà Nội là một đại lý độc quyền cho hãng tàu Mitsui

O.S.K Lines ở phía Bắc, thay mặt cho hãng tàu giải quyết tất cả các công việc của

hãng tàu tại Vịêt Nam, tuân thủ mọi chính sách yêu cầu của hãng tàu đưa ra để cung

cấp dịch vụ vận chuyển đường biển có chất lượng tốt nhất.

Phòng đại diện làm những công việc cụ thể sau:

Lệnh cho bộ phận quản lý cảng Hải Phòng (HPHOP) thu xếp cầu bến, tạo

điều kiện thuận lợi cho chủ hàng và chủ tàu bốc và dỡ hàng để tàu được giải

phóng nhanh nhất.

Khai thác hệ thống khách hàng trên các tuyến MOL quảng cáo, giao dịch với

các chủ hàng để ký kết được nhiều hợp đồng vận chuyển nhất.

Kiểm tra đặt chỗ cont, lệnh cho cảng cấp cont và seal cho khách hàng làm

hàng xuất, theo dõi, thu hồi cont hàng nhập theo qui định chung của hãng.

Phát hành vận đơn xuất khẩu, trực tiếp làm việc, hướng dẫn giúp các nhà

xuất nhập khẩu hoàn tất thủ tục, chứng từ.

Liên kết, liên lạc thường xuyên với trụ sở chính tại Tokyo và các chi nhánh

toàn Việt Nam và trên thế giới để nắm bắt đầy đủ thông tin cho việc khai

thác, gặp gỡ tư vấn khách hàng.

1.4. Thị trường và chất lượng phục vụ

Hiện nay trên thị trường dịch vụ vận tải hàng hải, MOL là một trong những

công ty cung cấp dịch vụ tốt nhất và thuộc vào hàng first-class pricing, tức là dịch

vụ của MOL được định giá vào hàng cao nhất trên thị trường. Năng lực chuyên chở

trung bình một tuần nhận chuyên chở khoảng 500TEU hàng, chủ yếu là hàng xuất,

trong đó hợp đồng mua bán được hình thành có 80% giá FOB và 20% giá CIF.

Thị trường được phân theo 3 luồng chính:

TP (Canada, America, Mexico) và Latin America: 1 tuần trung bình nhận

khoảng 200 TEU.

EU và North & South Africa, West & Middle Asia: 1 tuần trung bình nhận

xấp xỉ 200 TEU.

IA (nội Châu Á) và Oceanie (Châu Đại Dương): 1 tuần trung bình nhận

khoảng 100 TEU.

MOL cung cấp dịch vụ Liner, tức là tàu chợ chạy theo tuyến và lịch trình cố

định, chở hàng trực tiếp cho các hãng sản xuất lớn không thông qua trung gian.

Dịch vụ tàu đến trực tiếp tức là tàu có trọng tải lớn của hãng đến trực tiếp các cảng

trên tuyến chứ không sử dụng tàu trung gian khác giao hàng hay gom hàng. Tàu

của MOL chở lượng hàng hoá được đặt trước, tức là chủ động về lượng hàng, chứ

không gom hàng đi không rõ nguồn gốc. Điều này tạo niềm tin đối với các đối tác

lớn vì hàng của họ được đảm bảo an toàn. Dịch vụ của MOL gần như hoàn hảo và

đáng tin cậy. Sự hoàn hảo thể hiện ở chỗ: luôn đảm bảo thực hiện đúng cam kết

với khách hàng, luôn có cont sạch đầy đủ tiêu chuẩn khi đã chấp nhận cấp dịch vụ,

dịch vụ hậu mãi hấp dẫn … Đây là lí do khiến MOL có thể nắm được ưu thế trong

cạnh tranh với các hãng tàu lớn khác hoạt động tại Việt Nam.

2. Tổng quát về công tác lập B/L của MOL tại Việt Nam

2.1. Loại vận đơn

Vận đơn của MOL cung cấp là vận đơn vận tải liên hợp (Combined

Transport B/L). Đây là loại vận đơn được cấp trong trường hợp hàng được

vận chuyển ít nhất bằng hai phương thức vận tải khác nhau trở lên, trong đó

chặng vận tải đường biển là chính. Trong quá trình vận chuyển, MOL đóng

vai trò là CTO (Combined Transport Operator) - là người đứng ra tổ chức

toàn bộ quá trình vận tải liên hợp và cấp vận đơn.

Hãng MOL còn sử dụng một chứng từ không lưu thông (Non-Negotiable) để

thay thế vận đơn, đó là Sea Waybill. Giấy gửi hàng đường biển này có ưu

điểm là người nhận có thể nhận hàng khi xuất trình giấy tờ, chứng từ để nhận

dạng chứ không cần xuất trình bản thân Sea Waybill, khắc phục được tình

trạng hàng đến mà chứng từ chưa đến. Nhưng nhược điểm của nó là không

thể dùng để khống chế hàng hoá, vì vậy Sea Waybill được dùng để gửi các

đồ gia dụng, hàng mẫu, hàng triển lãm, hàng phi mậu dịch … và trong buôm

bán theo phương thức ghi sổ (Open Account Trading) với các bạn hàng tin

cậy.

2.2. Tình hình cấp vận đơn của MOL

MOL có một mạng lưới khách hàng rất rộng với những đối tác lớn như:

Canon, Toyota, Honda, Sumidenso, Maitsu … Thị trường chính tập trung vào các

đối tác Nhật Bản. Mỗi tháng MOL Hà Nội đảm nhận chuyên chở khoảng 500 TEU

hàng và phát hành khoảng 500 đến 600 bộ vận đơn. Hiện nay văn phòng MOL Hà

Nội tự xử lý chứng từ độc lập, liên kết trực tiếp với cảng Hải Phòng đặt lệnh và

nhận thông tin xử lý chứng từ.

Trong thời gian tới trụ sở chính tại Hồ Chí Minh và các văn phòng chi nhánh

đại diện của MOL tại Việt Nam sẽ liên kết với nhau trong một hệ thống thống nhất.

Hệ thống này sẽ phân định trách nhiệm cụ thể của trung tâm xử lý chứng từ và các

văn phòng đại diện. Sơ đồ quá trình xử lý chứng từ xuấtkhẩu được thể hiện dưới

đây:

C/A Handling

Call CustomerBefore CSI/ACI

Input BillInput Bill

CSI/ACI initiative CSI/ACI initiative

Code/Add RateCode/Add Rate

Local InvoiceGeneration

Local InvoiceGeneration

Draft to ROC or Customer

Draft to ROC or Customer

Doc LockDoc Lock

Draft/Invoice BillRelease

Pre-ManifestSubmit to

AmendmentHandling

Bills of LadingPrint/Release

Paste BKG by Phone

Booking UsersLack of Infomation

Lack of Infomation

Pre-MatchPre-Match

IndexIndex

BillConfirmation to

Confirm which sideto handle?

BL printed at?

Local’s Responsibility CDC’s ResponsibilityCDC’s Responsibility

BKG ReleaseShipping Instruction

to Carrier

Shipping Instruction to Carrier

BKG Order Submit to Carrier

Export Documentation Process Flow of Vietnam Local

Quá trình làm chứng từ trong toàn bộ hệ thống của MOL tại Viêtnam được mô tả

như sau:

Mô hình trên phân định rõ trách nhiệm từ hai phía: một là trách nhiệm của

các văn phòng chi nhánh tại Việt Nam (Local’s Responsibility), một bên là trách

nhiệm của trung tâm xử lý chứng từ của MOL (Central Document Center – CDC’s

Responsibility)

Local’s Responsibility (Trách nhiệm của văn phòng bộ phận)

Booking Order Submit to Carrier: Đệ trình yêu cầu đặt dịch vụ cho người

chuyên chở tại các văn phòng chi nhánh.

Paste BKG by Phone: Liên lạc trực tiếp bằng điện thoại từ các chi nhánh đến

trung tâm quản trị dữ liệu để thông báo đề nghị đặt chỗ.

BKG Release: Sau khi thông báo qua điện thoại văn phòng chi nhánh phát

hành bản Booking hoàn chỉnh và gửi fax về trung tâm xử lý chứng từ.

CDC’s Responsibility (Trách nhiệm của trung tâm xử lý chứng từ)

Shipping Instruction to Carrier: Trung tâm dữ liệu nhận Shipping

Instruction (S/I) từ phía khách hàng chuyển đến MOL

Index: Trung tâm đối chiếu danh mục về lịch trình của tàu, cũng như danh

mục về giá cước dịch vụ của hãng với từng tuyến nhất định để sắp xếp phù

hợp với S/I.

Pre-Match: Sau khi đối chiếu với Index, trung tâm dựa vào S/I của khách

đưa ra những sắp xếp ban đầu hợp lý cho mỗi hợp đồng chuyên chở của

hãng. Ở khâu này trung tâm sẽ bổ sung sự thiếu hụt thông tin (Lack of

Information) từ phía các văn phòng chi nhánh (Booking Users).

Input Bill: Thông qua những sắp xếp ban đầu, trung tâm bắt đầu quá trình

nhập thông tin vào Bill. Song song với việc này từ phía trung tâm, chi nhánh

liên hệ trực tiếp với khách hàng trước khi hàng rời khỏi CY (Call Customer

before CSI/ACI) nhằm xác nhận những thông tin liên quan cần thiết.

Code/Add Rate: Mã số và địa chỉ được nhập vào hệ thống sau khi nhận được

thông tin từ bộ phận Input Bill và có những thông báo hàng đã rời khỏi CY

(CSI/ACI initiative)

Local Invoice Generation: Hệ thống các hoá đơn về hàng thu thập từ các chi

nhánh được phát hành

Draft to ROC or Customer: Dựa vào các hoá đơn hướng dẫn này, những bản

Draft được gửi tới khách hàng, gồm Phát hành bản nháp của Bill

(Draft/Invoice Bill Release); Đệ trình sơ thảo bản kê khai hàng hoá cho hải

quan (Pre-Manifest Submit); Sửa đổi bổ sung kèm theo (Amendment

Handling). Các bước này thuộc trách nhiệm xử lý của văn phòng chi nhánh

tới từng đối tượng khách hàng cụ thể của mình.

Doc Lock: Sau khi gửi bản Draft cho khách hàng kiểm tra bộ phận làm

chứng từ sẽ tiến hành Lock để chuyển quyền sở hữu sang trung tâm cảng

chuyển tải (transhipment port)

Bills of Lading Print/Release: Cuối cùng B/L được phát hành dưới trách

nhiệm của các văn phòng chi nhánh. Việc phát hành này cần có: Sự xác nhận

rõ bên nào cầm vận đơn (C/A Handling – Confirm which side to handle) và

Bill được xác nhận đến đâu (Bill Confirmation to – BL printed at?)

Nhận xét

Qui trình trên chúng ta có một cái nhìn toàn diện về công tác lập vận đơn

trong toàn bộ hệ thống của MOL Logistics tại Việt Nam. Đây là một quá

trình được phối hợp thống nhất từ trụ sở trung tâm đến tất cả các văn phòng

chi nhánh tạo nên mạng lưới rộng khắp, lan toả, nhưng được liên kết bởi các

mắt xích chặt chẽ trong công tác xử lý thông tin, phối hợp các bên liên quan

để phát hành vận đơn. Sự phối hợp nhịp nhàng và đồng bộ khiến cả hệ thống

vận hành liên tục hiệu quả, không có khâu nào bị gián đoạn trong quá trình

xử lý chứng từ.

Có thể nói công tác lập vận đơn của hãng MOL được lập trình hoàn hảo tới

từng bộ phận. Tất cả các khâu lưu chuyển thông tin đều có liên hệ chặt chẽ

với khách hàng, lấy thông tin từ khách hàng và thông báo phản hồi hợp lý

nhằm xây dựng một qui trình xử lý chứng từ tiêu chuẩn quốc tế cho cả hệ

thống khách hàng.

Chương III: Tìm hiểu qui trình khách hàng lập vận đơn

xuất khẩu với MOL Hà Nội

1. Qui trình lập vận đơn giữa nhà xuất xuất khẩu với MOL Hà Nội

1.1. Phân tích qui trình chung

Sơ đồ khái quát qui trình chung

Qui trình lập B/L bao gồm các bước sau:

Bước 1: Contact - Liên kết khách hàng

Bộ phận Sales and Marketing (S + M) tìm kiếm và phân tích thị trường

Bộ phận này làm nhiệm vụ:

+Giới thiệu dịch vụ

+Chào giá

+Đàm phán

+Ký kết hợp đồng

S + M

Customers

Customer Services HPHOPHPHOP3. Booking CF

2. Booking3. Booking CF

D/O

CY VSS

Export Doc4. B/L Issued

Laden Container

1. Contact

MT container

S/I

Accounting

5. Payment

Bước 2: Booking - Đặt hàng

Khách hàng ký hợp đồng dịch vụ với MOL gửi Booking - phiếu đặt hàng -

tới bộ phận Customer Services. Bộ phận này sẽ nhập dữ liệu, liên kết với hệ thống

mạng nội bộ để đặt chỗ, xác nhận đúng cảng xếp hàng và cảng dỡ hàng, sắp xếp

việc giao nhận container và lịch trình.

Bước 3: Booking Confirmation (Booking CF) - Xác nhận đặt hàng

Bộ phận Customer Service gửi xác nhận đặt hàng cho khách hàng.

Đồng thời bộ phận này gửi giấy xác nhận đặt hàng cho cảng Hải Phòng

(HPHOP – Hải Phòng Operation). Sau khi xác nhận, cảng Hải Phòng sẽ gửi D/O

(Delivery Original) để cấp vỏ container rỗng (MT container) cho khách hàng. Khi

đã có vỏ Container rỗng người gửi hàng xếp hàng lên container từ CFS (Container

Freight Station) - Bãi gom hàng lẻ. Công đoạn tiếp theo của quá trình này là đưa

Laden Container - Container đã xếp hàng - từ CFS đến CY (Container Yard) - Bãi

Container.

Khách hàng (người gửi hàng - shipper) sau khi nhận và kiểm tra Booking

Confirmation sẽ gửi cho bộ phận Export Documentation Bản hướng dẫn lập vận

đơn - S/I (Shipping Instruction) - trong đó kê khai chi tiết những nội dung có liên

quan hàng hoá thuận lợi cho việc phát hành vận đơn.

Bước 4: B/L Entry and Issued - Phát hành vận đơn

Người gửi hàng có vỏ Container rỗng, xếp xong hàng tại CFS, sau đó chuyển

Laden Container - Container đã xếp hàng về CY (Container Yard) rồi đưa ra cảng

xếp lên tàu (Vessel)

Bộ phận Export Documentation dựa vào S/I để phát hành vận đơn rồi gửi

cho Carrier trên tàu. Khi hàng xếp lên tàu, hoàn tất mọi thủ tục thông quan, kiểm tra

kê khai hàng hoá, thuyền trưởng hoặc người đại diện của hãng MOL sẽ tiến hành ký

vận đơn và giao cho người gửi hàng.

Bước 5: Payment

Cuối cùng khách hàng thanh toán cước phí cho bộ phận Accounting trong

trường hợp cước phí trả trước (Prepaid). Bộ phận này có trách nhiệm thu cước và

gửi hoá đơn cho các bên liên quan xác nhận việc hoàn thành nghĩa vụ thanh toán

cước của người thuê trong hợp đồng dịch vụ vận chuyển.

Nhận xét

Trên đây là tóm tắt qui trình lập vận đơn giữa khách hàng với hãng tàu MOL

tại Hà Nội Việt Nam. Trên lý thuyêt, cả qui trình này là khâu đầu tiên trong quá

trình thực hiện hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế, được tính từ khi nhà xuất khẩu

làm việc với hãng tàu và tiến tới kí kết hợp đồng dịch vụ. Thoạt nhìn tưởng rất đơn

giản nhưng trong thực tế, qui trình này đòi hỏi sự liên kết chặt chẽ hợp lý của cả

một hệ thống nội bộ rộng lớn của MOL. Có nhiều vấn đề phức tạp liên quan phát

sinh trong thực tế mà trên lý thuyết chưa hề đề cập tới. Phân tích cụ thể qui trình lập

B/L của công ty Pacific Co., Ltd với hãng MOL chúng ta sẽ phần nào thấy được

chiều sâu của qui trình này.

1.2. Phân tích qui trình lập B/L giữa Pacific Co., Ltd và MOL

Bước 1: Liên hệ khách hàng

Công ty Pacific là một công ty 100% vốn Nhật Bản, có nhà máy sản xuất tại

Hoà Bình, sản phẩm là dưa chuột muối và gừng muối được xuất sang Nhật.

Trước đó Pacific sử dụng dịch vụ của Maserk Sealand - một hãng tàu rất lớn

của Đan Mạch cung cấp dịch vụ vận tải đường biển tại Việt Nam.

Bộ phận Sales & Marketing của MOL tiếp thị và chào giá đến Pacific Co.,

Ltd. Trước khi gặp gỡ và đàm phán, Pacific Co. có những hình dung nhất

định:

o Thứ nhất về dịch vụ: Dịch vụ do MOL cung cấp rất tốt (Lịch tàu

chuẩn, các luồng thông tin liên kết (Communication Flows) đến công

ty xuất và công ty nhập luôn cập nhất kịp thời, chính xác…).

o Thứ hai về giá cước: Công ty Pacific không chấp nhận giá cước quá

cao do mặt hàng có tính chất là hàng nông sản, giá trị thấp và dễ xảy

ra rủi ro phụ.

Sau quá trình đàm phán, công ty Pacific kí với MOL hợp đồng tín dụng

thanh toán 1 tháng 1 lần, các lô hàng được vận chuyển liên tục và thu cước

trả trước tại Việt Nam

Bước 2: Booking – Công ty Pacific gửi Booking cho MOL

Trong Booking công ty gửi cho MOL có những thông tin về hàng bao gồm

tên, số lượng, trọng lượng, yêu cầu về container…; thông tin về tàu: Công ty

chỉ định tàu Feeder cập cảng Hải Phòng, tàu mẹ cập cảng Hongkong (nguồn

thông tin này được bộ phận Sales & Marketing thông báo và trao đổi trực

tiếp từ trước); thông tin về ngày dự kiến hàng đến cảng đích (Kobe – Japan).

Sau khi nhận được Booking từ Pacific Co., Ltd bộ phận Customer Services

Input Booking, nhập tất cả các thông tin từ Booking của công ty vào hệ

thống mạng nội bộ để sắp xếp lịch trình phù hợp.

Bước 3: Booking CF Release - Gửi xác nhận đặt hàng cho Pacific và

HPHOP

Bộ phận Customer Service gửi Booking CF cho Pacific Co. và HPHOP bằng

email. Đại diện của Pacific trực tiếp xuống cảng Hải Phòng kiểm tra và đối

chiếu những thông tin trong Booking CF với cảng, sau đó cảng sắp xếp và

gửi D/O cho công ty để giao container rỗng.

Container rỗng được đưa về nhà máy để đóng hàng - hình thức này gọi là

Factory Loading. Tại đây bộ phận đóng hàng của Pacific đóng hàng và làm

một loạt các thủ tục hải quan gồm có: mở tờ khai hàng hoá; kiểm hoá hải

quan; kẹp chì của MOL và chì của hải quan vào container đã xếp. Với

phương pháp này, Pacific chịu trách nhiệm về toàn bộ tình trạng của hàng

hoá khi xếp vào container với khách hàng của mình là công ty Kanekyu

International Ltd.

Đại diện của Pacific đưa container đã xếp (laden container) đến cảng trước

khoảng thời gian phải rời nhà máy đã được ấn định trong Booking CF và

mang phong bì có tờ khai hải quan đến HPHOP để thu xếp việc xếp hàng lên

tàu.

Khi có tờ khai hải quan cán bộ quản lý cầu tàu cho phép xếp hàng lên tàu.

Trong thời gian tàu Feeder cập cảng xếp hàng cho đến khi tàu rời cảng,

Pacific gửi Shipping Instruction cho bộ phận Export Documentation để phát

hành vận đơn.

Bước 4: Issue B/L – Phát hành vận đơn

Dựa vào những yêu cầu và hướng dẫn trong S/I, bộ phận Export

Documentation phát hành Draft Bill rồi gửi cho Pacific. Sau khi Pacific kiểm

tra và xác nhận (Check & Confirm) Ex Doc tại văn phòng Hà nội phát hành

vận đơn.

Từ phía HPHOP gửi thông báo Loading Advance tới toàn hệ thống thông

báo việc hàng đã xếp và tàu sẵn sàng khởi hành thì Ex Doc làm nhiệm vụ

Doc Lock để chuyển nhiệm vụ tiếp theo cho cảng chuyển tải tại Hongkong

(Transhipment Port)

Bước 5: Payment – Pacific thanh toán cước trả trước và nhận vận đơn

Vận đơn được phát hành tại văn phòng MOL tại Hanoi, đại diện của Pacific

sẽ trực tiếp đến đây để thanh toán cước trả trước, rồi kiểm tra và nhận vận

đơn. Đến đây kết thúc toàn bộ qui trình lập vận đơn giữa Pacific và MOL.

2. Phân tích các chứng từ liên quan đến qui trình lập B/L

Trong quá trình này lập vận đơn Combines Transport Bill of Lading có các

chứng từ liên quan như sau:

Booking Confirmation

Container Unit Packing List – Invoice (Shipping Instruction).

Combines Transport Bill of Lading

Hoá đơn (GTGT) VAT Invoice

2.1. Booking Confirmation (PHỤ LỤC 1)

Đây là bản xác nhận đặt hàng do bộ phận Customer Services lập nên và gửi

cho Pacific Co., Ltd và gửi cho cảng Hải Phòng (HPHOP).

Thông tin chi tiết gồm có:

Shipper - SHP: PACIFIC CO., LTD;

Địa chỉ cụ thể công ty - ADD

Số Booking - BKG NO: (545857126A);

Tên con tàu - VESSEL: (KOTA MUTIARA / 412N (VH2));

Tên cảng xếp hàng - L.PORT: HAI PHONG - CHUAVE PORT

Tên người dỡ hàng - P.DISCHA: HONKONG INTERNATIONAL

TERMINALS LTD.

Tàu chuyển tiếp - CONNECT: MOL ETERNITY / 059N (HS2)

Cảng dỡ hàng cuối cùng - F.DISCH.: KOBE – P.I.NO.14&15(KICT)

Nơi nhận hàng xếp - PL.RCPT: HAI PHONG - CHUAVE PORT

Dịch vụ - SVC: CY/CY

Nơi giao hàng - P.DLVRY: KOBE

Nơi đến cuối cùng - F.DEST.: KOBE

Loại hàng hoá - COMMODITY: CUCUMBER AND GINGER

Tổng khối lượng - TTL PKG

Container: 20Dry 8’6’’ x 2

Ghi chú cụ thể nào liên quan đến hàng hay cước phí.

Ngày giờ dự kiến của tàu:

ETA (Estimated Time Arrival)- Dự kiến ngày, giờ tàu đến

cảng, ETD (Estimated Time Departure) - Dự kiến ngày, giờ tàu

khởi hành rời cảng. Những thông tin về ngày, giờ dự kiến cho

tàu Feeder và tàu mẹ được hệ thống mạng lịch trình theo từng

luồng hành trình định sẵn theo các tuyến cố định.

Dự kiến cho Feeder Vessel đến cảng chuyển tải (ETA: 04-07-

2007 00:00, ETD: 05-07-2007 00:00)

Dự kiến cho tàu mẹ (Mother Vessel) đến cảng chuyển tải

(ETA: 07-07-2007 00:00, ETD: 12-07-2007 10:40).

Ngày, giờ cuối cùng là dự kiến tàu mẹ đến cảng đích (ETA:

16-07-2007 18:00).

Đây là những thông tin rất quan trọng thông báo cho khách

hàng để thuận lợi nhất cho việc xếp hàng lên tàu, tránh xảy ra

chậm chễ khi tàu đến cảng. Do gửi hàng trên các tuyến Lines -

là các chuyến tàu đã có lịch trình định sẵn từ trước nên các chủ

hàng luôn bị động và phải nắm chắc lịch tàu đến, tàu rời cảng

để sẵn sàng xếp hàng.

Ngày giờ chậm nhất Container phải rời khỏi CY (CY CUT: 05-07-2007

12:00) và rời khỏi cảng (DOC CUT: 06-07-2007 09:00). Những ấn định cụ

thể về thời gian này có liên quan tới 2 loại phí phạt trong phần chú ý bên

dưới tờ Booking CF: Detention tariff - Tính theo ngày – là phí giữa khoảng

thời gian lấy Container đi và trả Container về bãi; Demurrage tariff - Tính

theo ngày - là phí trong khoảng thời gian Container lưu kho tại cảng. Với

loại Cont Dry 20’ thì cả 2 loại phí này đều Free trong vòng dưới 3 ngày.

Special requests to customer - Những yêu cầu đặc biệt với khách hàng.

2.2. Container Unit Packing List – Invoice (PHỤ LỤC 2)

Đây là Shipping Instruction - bản hướng dẫn lập vận đơn, do Pacific gửi

cho bộ phận Export Documentation.

Trong đó có thông tin chi tiết:

Customer là Pacific Co., Ltd

Consignee to Messers: Kanekyu International Ltd, 12-15, 2 Chome,

Sedoguchi, Hirano-ku, Osaka, Japan.

Tên tàu: KOTA MITIARA / 421N

Điều kiện giao hàng: C&FJapan Ports

Phương thức thanh toán: T.T. REMITTANCE

Cảng xếp: HAI PHONG PORT

Điểm giao hàng: KOBE PORT, JAPAN

Ngày khởi hành khoảng: 05TH JUL, 2007

Mặt hàng - GOODS: SALTED CUCUMBER & SALTED GINGER

Thông tin chi tiết về hàng gồm có: Marks, NWT/set, GWT/set,

NWT, GWT.

Có 2 Container ghi đầy đủ số Cont, từng mặt hàng trong mỗi

Cont đều được liệt kê rất cụ thể theo các tiêu chí trên. Điều này

rẩt cần thiết được đưa vào vận đơn nhằm tránh tranh chấp về

sau.

2.3. Combined Transport Bill of Lading (PHỤ LỤC 3)

Bộ phận Export Documentation sau khi nhận được S/I sẽ tiến hành B/L

Entry và phát hành vận đơn. Thông tin chi tiết về nội dung của vận đơn đã

được phân tích trong chương I. Đây là mẫu vận đơn vận tải liên hợp của

MOL, vận đơn này là bản COPY, nội dung hoàn toàn giống trong 3 bản gốc

phát hành.

Vận đơn mang số MOLU545857126 in các thông tin của Shipper,

Consignee, Notify Party, Place of receipt. Ocean vessel / Voy. No; Port of

loading, Port of discharge, Place of delivery, Particulars furnished by

shipper chính xác giống như các thông tin đã được xác nhận từ Booking CF

và Shipping Instruction

Trên vận đơn đã liệt kê cước phí: Các phí Prepaid là OFR (OCEAN

FREIGHT RATE) 1000 USD, THC (TERMINAL HANDLING CHARGE):

120 USD; DOCUMENT 200000 VND.Các phí này thanh toán tại Hanoi

Vietnam. Riêng phí EHC (EQUIPMENT HANDLING CHARGE) được

Collect tại cảng đến, thu tại Tokyo Japan.

Nơi phát hành vận đơn: Văn phòng MOL tại Hanoi và ngày phát hành là

ngày giao hàng lên tàu KOTA MUTIARA NO 412N tại Hải Phòng, tức ngày

06/07/2007 (Đây là ngày dự kiến tàu khởi hành in trong S/I). Người ký vận

đơn gốc là Đại lý Hãng MOL tại Hà Nội, Việt Nam.

Mặt sau của vận đơn có in sẵn các tiêu chí như đã liệt kê đã trong chương I

Sau khi B/L được phát hành Shipper hoặc đại diện của Shipper sẽ đến văn

phòng của MOL kiểm tra chi tiết, nếu tất cả các điều kiện đã phù hợp sẽ tiến

hành thanh toán cước và nhận vận đơn khi có những thông báo từ cảng

container đã xếp lên tàu.

2.4. Hoá đơn (GTGT) VAT INVOICE (PHỤ LỤC 4)

Cước vận chuyển trong vận đơn số 545857126 là cước Prepaid nên bộ phận

Accounting & Admin sẽ lập hoá đơn thu cước, có thể thanh toán trực tiếp khi

Pacific Ltd hoặc người đại diện đến nhận B/L hoặc hoá đơn được gửi tới

Pacific thanh toán trong thời gian hợp lệ (do trong S/I - Invoice có thông báo

phương pháp thanh toán bằng tiền gửi - Remittance)

VAT INVOICE được lập thành 2 hoá đơn có: Tên khách hàng: CTY TNHH

PACIFIC, Hình thức thanh toán: CK/TM (Chuyển khoản hoặc Tiền mặt),

MS Thuế: 5400105260

Một hoá đơn thu Cước vận chuyển đường biển ngày 06/07/2007 (OFR) 1000

USD và phí chứng từ 12,39 USD

Một hoá đơn thu phí THC: 120 USD

Khi thanh toán xong cước, Pacific Co., Ltd nhận B/L từ phía MOL Hanoi.

Nhận xét

Trên đây là toàn bộ qui trình cụ thể khi công ty Pacific khi làm một lô hàng

xuất với MOL. Qui trình này, tính từ khi bắt đầu cho đến khi vận đơn được phát

hành và thanh toán cước phí, áp dụng giống như qui trình chung đã được khái quát

trong phần 1 chương III. Với cách lập vận đơn như vậy, hiện nay Pacific và MOL

đã trở thành đối tác thường xuyên và lâu dài. Đây là một ví dụ điển hình minh hoạ

cho qui trình lập B/L của khách hàng với MOL.

3. Một số khó khăn trong quá trình lập B/L

3.1. Quá trình liên hệ giữa MOL và khách hàng

Từ phía hãng, bộ phận Sales & Marketing tìm kiếm gặp gỡ khách hàng, giới

thiệu dịch vụ MOL và chào giá. Có nhiều điểm có thể gây khó khăn trong

quá trình chào giá và đàm phán. MOL và khách hàng đều thu thập những

thông tin cơ bản về tình hình dịch vụ, giá cả trên thị trường.

Giai đoạn chuẩn bị trong quá trình đàm phán thường có 3 điểm: điểm dừng

(giá thấp nhất để bán hay giá cao nhất để mua dịch vụ vận chuyển từ hãng);

điểm đề xuất (điểm đưa ra để bắt đầu thương lượng); và điểm mong muốn

(điểm hãng và khách hàng muốn đạt được).

Có thể có 3 trường hợp xảy ra:

Trường hợp thứ nhất là khách hàng chấp nhận ngay, khi giá cho thuê

của MOL thấp hơn hoặc bằng giá dự định thuê của khách (ví dụ: giá

tối thiểu dự định thuê tàu của khách hàng là 4000USD, nên khi MOL

chào giá 3900USD, họ chấp nhận ngay).

Trường hợp thứ hai giá tối đa có thể thuê dịch vụ của khách thấp hơn

giá tối thiểu có thể cho thuê của MOL (VD: người thuê chỉ chấp nhận

giá 3500USD trong khi giá tối thiểu của hãng là 3600USD), trường

hợp này sẽ không có đàm phán.

Trường hợp thứ ba phổ biến nhất trong thực tế, đó là cả hãng và khách

hàng đều xem xét và tìm đến một sự giao thoa về giá, trong khoảng

giá có thể thuê của khách và giá có thể cho thuê của hãng.

Hai bên sẽ thương lượng ở khoảng cách giữa hai điểm dừng của mỗi bên.

Ngoài giá cả các bên có thể nhượng bộ trên cơ sở cân nhắc các điều kiện

khác như số lượng, điều kiện giao container, uy tín kinh doanh, sức mạnh

thương hiệu, mong muốn xâm nhập thị trường, mức độ cạnh tranh, khả năng

hợp tác lâu dài…

3.2. Quá trình Booking, Input booking, Booking Confirmation

Từ phía khách hàng, họ có thể mắc những sai sót về thông tin cá nhân, địa

chỉ liên hệ, yêu cầu đặt dịch vụ tại MOL do chưa tìm hiểu kỹ thông tin hoặc

chưa nắm rõ được tình hình dịch vụ, các tuyến vận chuyển MOL tham gia

cung cấp dịch vụ…Có trường hợp khách hàng sau khi đã gửi Cargo Manifest

(Bản kê khai chi tiết về hàng hoá cho Hải quan),sau đó muốn sửa đổi lại

Manifest, thì phí cho mỗi lần sửa thông tin sai qui định là 40USD.

Từ phía MOL, sau khi nhận được Booking của khách, sẽ tiến hành Input

Booking. Bước này rất dễ xảy ra những sai sót trong việc nhập số liệu về

thông tin của khách hàng, thông tin hàng hoá, yêu cầu của khách về loại

Container, số chuyến của tàu, ngày dự kiến hàng đến cảng đích…Trong hệ

thống của MOL có sự hỗ trợ của mạng nội bộ nhằm tránh sai sót có thể xảy

ra, nhưng quá trình này luôn đòi hỏi sự tập trung cao của nhân viên, nếu

không thiệt hại với hãng tàu là chắc chắn

Trong Booking Confirmation việc sắp xếp nhầm lẫn số container, vị trí cảng

xếp hàng, số container, đặc biệt là việc thông báo lệch tuyến ngày giờ dự

kiến của Feeder, Mother VSS có thể gây thiệt hại rất lớn cho hãng cũng như

cho khách hàng bởi nó còn liên quan đến việc điều Container đến cảng, số

tiền phạt container ở tại cảng quá thời gian qui định…

3.3. Khâu nhận container rỗng, xếp hàng vào container và điều đến cảng

Cảng Hải Phòng nhận được Booking CF, sẽ gửi cho Shipper D/O (Delivery

Original) để cấp vỏ container rỗng và Shipper sẽ đến cảng nhận. Nếu có trục

trặc từ khâu gửi Booking CF, cảng điều MT Container không hợp lý, Shipper

yêu cầu đổi vỏ, lúc này sẽ gây thiệt hãi cho hãng, gây chậm chễ trong quá

trình xếp hàng vào container của khách, và có thể ảnh hưởng đến toàn bộ

hành trình của hàng.

Khi nhận được vở Container từ cảng, có 3 cách Shipper đóng hàng vào

container: một là Factory Loading – đóng hàng tại nhà máy; hai là CFS

Loading – đóng hàng tại bãi gom hàng lẻ; ba là CY Loading – đóng hàng tại

bãi container. Dù xếp hàng ở đâu, Shipper cũng phải làm đầy đủ những thủ

tục như làm tờ khai giám định hải quan, kẹp chì,… rồi đưa Laden Container

(container đã xếp hàng) đến cảng. Thời hạn chậm nhất để Container rời khỏi

nơi đóng hàng được ấn định trong Booking CF.

Trong thực tế, nếu khách hàng không đọc kỹ bản Booking Confirmation,

chậm chễ trong việc xếp hàng và đưa container đến cảng không đúng hạn

giao hàng thì tàu sẽ rời cảng theo đúng lịch trình mà không đợi hàng đến.

Hậu quả là thiệt hại toàn bộ về phía khách hàng, đặc biệt nghiêm trọng đối

với những lô hàng lớn, gồm nhiều container.

3.4. Phát hành vận đơn và thu cước

Vận đơn được phát hành theo những thông tin yêu cầu trên S/I do khách

hàng gửi đến. Trước khi nhận bill khách hàng sẽ thanh toán nếu cước

prepaid. Trường hợp phát hành không chính xác những thông tin đã xác nhận

hoặc người gửi hàng sẽ không chấp nhận vận đơn, và tất nhiên không chấp

nhận thanh toán cước.

Với một vận đơn không phù hợp với L/C, ngân hàng sẽ không chấp nhận

thanh toán tiền hàng, người xuất khẩu sẽ chịu thiệt hại. Hoặc với một B/L

phát hành không phù hợp những thông tin về hàng hoá, tình trạng của

container khi xếp lên tàu, người mua cũng không được nhận hàng từ phía

hãng tàu tại cảng đến.

Với hãng tàu, không thu được cước coi như hợp đồng dịch vụ thất bại, bên

cạnh đó còn mất rất nhiều thời gian, phụ phí liên quan: phí chứng từ đã phát

hành sai, phí giao dịch liên hệ, sửa đổi và xác nhận thông tin liên kết từ cảng

tới nơi phát hành vận đơn. Việc phát hành lại vận đơn có thể gây chậm chễ

hoặc làm thất bại hành trình của hàng và gây thiệt hại cho các bên liên quan.

4. Ý kiến đề xuất để khách hàng lập được vận đơn hoàn hảo tại MOL.

MOL là một hãng tàu lớn trên thế giới, có hệ thống dịch vụ rất mạnh, hiện

đại với lịch sử phát triển lâu đời và mạng lưới rộng khắp. Tại Viêtnam, MOL xác

lập hệ thống phục vụ thống nhất trong cả tập đoàn, nên những trục trặc xảy ra trên

thực tế không nhiều. Để khách hàng có thể làm việc hiệu quả với MOL trong quá

trình lập B/L xin đưa ra một vài ý kiến như sau:

4.1. Quá trình tìm kiếm thông tin và đàm phán

Để đàm phán thành công tiến tới ký được hợp đồng dịch vụ với MOL, khách

hàng phải phân tích và nhận diện: mục tiêu cần đạt tới khi trong hợp đồng

vận chuyển, dự kiến những tình huống, rủi ro bất lợi có thể xảy ra, phương

án thay thế, thông tin từ phía hãng, thông tin từ phía thị trường, các yếu tố

ảnh hưởng,….

Nếu khách hàng được chọn làm đối tác tin cậy, với khả năng hợp tác lâu dài,

có thể đưa ra những đề nghị hợp lý để phía hãng xem xét chấp nhận và cung

cấp dịch vụ với mức định giá có lợi và nhiều ưu đãi nhất.

Với mỗi khách hàng khi làm việc với MOL, trong quá trình đàm phán, nên

đưa ra những nhượng bộ cần thiết, hợp lý, trên tinh thần hợp tác chân thành,

thiện chí để càng ngày tạo được một vị thế vững trong hệ thống khách hàng

của MOL.

4.2. Quá trình gửi và nhận thông tin:

Khách hàng hoàn phải toàn chịu trách nhiệm về những thông tin trong:

Manifest đã gửi cho Hải quan cần được kiểm tra kỹ lưỡng, tránh xảy ra sai

sót, vì mỗi lần chỉnh sửa đều mất phí dịch vụ và gây lãng phí thời gian trong

hành trình của hàng.

Booking gửi đến Customer Services phải đầy đủ những thông tin chi tiết về

địa chỉ liên hệ, những yêu cầu về dịch vụ vận chuyển với MOL, yêu cầu về

container phù hợp với hàng hoá…

Và Shipping Instruction nên rõ ràng, hướng dẫn hợp lệ tránh gây nhầm lẫn

cho bộ phận Documentation khi phát hành.

4.3. Quá trình xếp hàng đưa đến cảng và nhận B/L đã phát hành

Khách hàng phải đặc biệt chú ý đến những thông tin về thời gian bắt buộc

phải rời nơi xếp hàng để đến cảng (CY CUT, DOC CUT), thời gian dự kiến

cập cảng và rời cảng (ETA, ETD) trong lịch trình của các tàu. Việc này liên

quan đến các khâu: nhận vỏ cont rỗng từ cảng và đóng hàng; làm việc với hải

quan để lấy giấy thông quan xuất khẩu và kẹp chì; đưa container đến cảng.

Những công đoạn này phải được tiến hành liên tục, ăn khớp nhịp nhàng, và

tuyệt đối không được xảy ra chậm chễ.

Với vận đơn đã phát hành, khách hàng có những kiểm tra, đối chiếu cần thiết

và toàn bộ với kê khai hàng hoá từ cảng, liên hệ thông tin từ phía ngân hàng

phát hành L/C để có thể thanh toán tiền hàng sau này. Tất cả những khâu

kiểm tra này đều cần tốc độ, sự tập trung cao chính xác, nên được đảm nhận

bởi những người có trách nhiệm, kinh nghiệm, có khả năng bao quát lường

trước những tình huống xấu có thể xảy ra và khắc phục kịp thời.

Kết luận chung

Qua ba chương của đề tài thực tập giữa khoá tôi đã tìm hiểu chung được về

vận đơn đường biển, công tác lập vận đơn của hãng MOL tại văn phòng Hà Nội, và

qui trình lập một vận đơn xuất khẩu của khách hàng với MOL. Việc nghiên cứu này

đã cho tôi những kinh nghiệm ban đầu khi làm quen với công tác lập vận đơn để

thực hiện một lô hàng xuất của nhà xuất khẩu với hãng MOL.

Có thể nói hãng MOL đã xây dựng một qui trình hoàn thiện trong công tác

lập vận đơn với khách hàng, và trên thực tế việc tuân thủ tuyệt đối theo các nguyên

tắc của qui trình này, đã có rất ít rủi ro, tranh chấp xảy ra trong quá trình thực hiện

hợp đồng dịch vụ của MOL với khách hàng. Việc xây dựng và áp dụng một qui

trình hoàn thiện giúp MOL cung cấp một hệ thống dịch vụ vận tải biển với qui mô

và chất lượng đỉnh cao.

Tuy nhiên, bất cứ qui trình nào cũng không thể tránh khỏi những khó khăn

có thể phát sinh, và trong mọi khâu của nó đều có những lưu ý nhất định. Với nhận

thức thu được trong quá trình nghiên cứu, từ những phân tích đã trình bày, tôi mạnh

dạn đưa ra một vài ý kiến riêng, nhấn mạnh những lưu ý cần thiết để các khách

hàng là nhà xuất nhập khẩu sẽ lập được những vận đơn hoàn hảo tại MOL, nhằm

hạn chế tối đa thiệt hại xảy ra. Những ý kiến đưa ra còn thiếu kinh nghiệm xin nhận

được sự góp ý từ phía thày cô.

Tài liệu tham khảo

1. GS. TS HOÀNG VĂN CHÂU: Vận tải – Giao nhận hàng hoá xuất nhập

khẩu, Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật, 2003;

2. GS. TS HOÀNG VĂN CHÂU – Th.S TÔ BÌNH MINH: Incoterm 2000 -

Giải thích và hướng dẫn sử dụng, Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật,

2002;

3. TS. NGUYỄN NHƯ TIẾN - Hướng dẫn sử dụng vận đơn đường biển

trong thương mại và hàng hải quốc tế, Nhà xuất bản Giao thông vận tải,

2001;

4. PGS. VŨ HỬU TỬU - Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương, Nhà xuất bản

giáo dục, 2006;

5. Mitsui O.S.K Lines (MOL) – Rules on the Handling of Bills of Lading,

Effective as from October 1, 1966 (Amended on Mar. 1, 1988);

6. Mitsui O.S.K Lines (MOL) – Combined Transport Bill of Lading, May,

20, 1996;

7. Một số website

www.molpower.com

en.wikipedia.org

http://www.vass.gov.vn

contacts.gsa.gov/webforms.nsf

www.unzco.com/basicguide

MỤC LỤC

Lời mở đầu......................................................................................................1

Chương I. Giới thiệu chung về vận đơn và qui trình lập vân đơn............3

1. Khái niệm, chức năng, vai trò của vận đơn..................................................3

1.1. Khái niệm..................................................................................................3

1.2. Chức năng.................................................................................................3

1.3. Vai trò ......................................................................................................4

1.3.1. Đối với người xuất khẩu........................................................................4

1.3.2. Đối với người chuyên chở......................................................................5

1.3.3. Đối với người nhập khẩu.......................................................................5

2. Phân loại vận đơn.........................................................................................5

2.1. Căn cứ vào tình trạng xếp dỡ....................................................................5

2.2. Căn cứ vào khả năng lưu thông của vận đơn............................................6

2.3. Căn cứ vào nhận xét ghi chú trên vận đơn................................................7

2.4. Căn cứ vào hành trình...............................................................................7

2.5. Một số loại vận đơn chứng từ khác...........................................................7

3. Nội dung trên vận đơn .................................................................................9

3.1. Mặt thứ nhất..............................................................................................9

3.2. Mặt thứ hai..............................................................................................11

Kết luận..........................................................................................................12

Chương 2: Giới thiệu về MOL Hà Nội và công tác lập vận đơn

của MOL.......................................................................................................13

1. Giới thiệu về MOL Hà Nội........................................................................13

1.1. Giới thiệu................................................................................................13

1.2. Cơ cấu tổ chức........................................................................................13

1.2.1. Sales and Marketing.............................................................................13

1.2.2. Customer Services................................................................................14

1.2.3. Export Documentation.........................................................................14

1.2.4. Accounting and Admin........................................................................14

1.3. Chức năng nhiệm vụ của MOL Hà Nội..................................................14

1.4. Thi trường và chất lượng phục vụ...........................................................15

2. Tổng quát về công tác lập B/L của MOL tại Việt Nam.............................16

2.1. Loại vận đơn...........................................................................................16

2.2. Tình hình cấp vận đơn.............................................................................16

Nhận xét.........................................................................................................20

Chương III. Tìm hiểu qui trình khách hàng lập vận đơn xuất khẩu với

MOL Hà Nội.................................................................................................21

1. Qui trình lập vận đơn giữa nhà xuất khẩu với MOL Hà Nội.....................21

1.1. Phân tích qui trình chung........................................................................21

1.2. Phân tích qui trình lập B/L giữa Pacific Co., Ltd và MOL.....................23

2. Phân tích các chứng từ liên quan đến qui trình lập B/L.............................25

2.1. Booking Confirmantion .........................................................................25

2.2. Container Unit Packing List – Invoice....................................................27

2.3. Combined Transport Bill of Lading .......................................................28

2.4. Hoá đơn (GTGT) VAT INVOICE .........................................................28

Nhận xét.........................................................................................................29

3. Một số khó khăn trong quá trình lập B/L...................................................29

3.1. Quá trình liên hệ giữa MOL và khách hàng............................................29

3.2. Quá trình Booking, Input booking, Booking Confirmation....................30

3.3. Khâu nhận container rỗng, xếp hàng vào container và điều đến cảng....31

3.4. Phát hành vận đơn và thu cước...............................................................31

4. Ý kiến đề xuất để khách hàng lập được vận đơn hoàn hảo tại MOL.........32

4.1. Quá trình tìm kiếm thông tin và đàm phán.............................................32

4.2. Quá trình gửi và nhận thông tin..............................................................32

4.3. Quá trình sắp xếp hàng đưa đến cảng và nhận B/L đã phát hành...........33

Kết luận chung.............................................................................................34

Tài liệu tham khảo.......................................................................................35