Tilanne kuin Rovaniemen markkinoilla? Asiakastiedon arkiston käyttöönottojen vaiheistus

24.9.2015 1

Tilanne kuin Rovaniemen markkinoilla?

Asiakastiedon arkiston käyttöönottojen vaiheistus

Maarit Laaksonen, kehittämispäällikkö

SONTIKKA III /Maarit Laaksonen, OPER

Yleistilanne: Suunta selvä, eväät puoliksi syöty

24.9.2015 SONTIKKA III /Maarit Laaksonen, OPER 2

Kustannus-hyötyanalyysi

Tietohallintolain mukainen arviointi

Sosiaalihuollon valtakunnallinen kokonaisarkkitehtuuri

Kansa-hankesuunnitelma

Resurssit

• Hankesuunnitelma oli lausunnoilla keväällä 2015

• Hanke käynnistetään virallisesti VM:n lausunnon jälkeen

24.9.2015

SONTIKKA III /Maarit Laaksonen, OPER 3

Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmä-palvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke 2015-2020 (Kansa-hanke)

Tietosisältö-määritykset

Tietojärjestelmä-määritykset

Valtakunnallisten palveluiden

toteutus

Käyttöönottojen valmistelu

Yhteistestaus

Pilotointi

Käyttöönotot

Valtakunnallisten palveluiden käyttöönoton vaiheet


I vaihe:

PDF- tallennus ja tiedon saatavuus rekisterinpitäjän omaan käyttöön

II vaihe:

Tiedon saatavuus rekisterien välillä ja Omakannan käyttöönotto

III vaihe:

Asiakirjojen rakenteinen tallentaminen ja Omakannan toiminnallisuuksien laajennus

IV vaihe:

Toimijoiden välinen yhteistyö ja raportointi

Tuotantokäyttö

1.2.2018

• Perustoiminnallisuus:

– Asiakasasiakirjojen metatietojen toteuttaminen.

– Ammattihenkilön kirjautuminen.

– Asiakasasiakirjojen tallennus asiakas- tai ilmoitusrekisteriin.

– Asiakasasiakirjojen tallennus palvelutehtävittäin.

– Asiakasasiakirjojen haku omasta rekisteristä.

– Käyttöoikeuksien toteuttaminen palvelutehtävittäin.

– Asia-asiakirjan muodostaminen.

– Asiakkuus-asiakirjan muodostaminen.

– Asioiden avaaminen ja päättäminen.

– Asiakkuuden hallinnan toteuttaminen.

– Metatietoihin perustuvien koosteiden toteuttaminen.

– Käyttölokien hallinta.

– Asiakirjojen hävittäminen.


I-vaihe, PDF- tallennus ja tiedon saatavuus rekisterinpitäjän omaan käyttöön

• Toteutettavat tietojärjestelmät

– Asiakastietoja käsittelevä järjestelmä.

– Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto.

– Sosiaalihuollon tiedonhallintapalvelu.

– Arkistonhoitajan käyttöliittymä.

– Kanta viestinvälitys.

• Huomioitavaa

– Vaiheessa ei sallita luovutuksia rekisterien välillä tai näyttöä Omakannassa.

– Vaiheessa ei edellytä kieltojen hallinnan toteuttamista.

– Vaiheessa ei edellytä yhteistestausta toisen liittyvän järjestelmän kanssa.

– Vaiheen toteutus ei edellytä lainsäädännön muutoksia.

– Vaiheessa liittyminen ei ole pakollista.


I-vaihe, PDF- tallennus ja tiedon saatavuus rekisterinpitäjän omaan käyttöön

• Organisaatiot voivat tallentaa asiakasasiakirjansa sähköisesti arkistokelpoisessa muodossa.

– Vanhojen tietojen arkistointi helpottaa järjestelmien vaihtoa ja organisaatiouudistuksia.

• Ammattilainen hyötyy heti!

– Ammattilainen saa organisaation laatimat asiakirjat käyttöönsä riippumatta siitä, millä järjestelmällä ne on laadittu.

– Tämä hyödyttää erityisesti uuden sosiaalihuoltolain edellyttämän kokonaisvaltaisen palvelutarpeen arvioinnissa ja palvelujen suunnittelussa.

– Asiakkaan koostenäkymä tuo keskeiset asiakkuustiedot ammattilaisen työn tueksi.

• Yhden rekisterin malli tehostaa tiedon saantia.


Miksi liittyä I-vaiheessa? Kuka hyötyy ja miten?

Laadullisia ja toiminnallisia hyötyjä I-vaiheessa

• Asiakirjat ovat semanttisesti ja teknisesti yhdenmukaisia.

– Asiakasasiakirjalain mukainen yhdenmukaisuus toteutettava sähköisiin asiakirjoihin 1.1.2017 mennessä.

• Asiakastietojen käyttöä seurataan, ohjataan ja valvotaan, jolloin asiakkaan tietosuoja paranee.

– Lokivaatimukset asiakasasiakirjalain mukaisesti sekä ATJ-määritysten mukaisesti (edellytys liittymiselle).

• Sosiaalihuollon tiedonhallinnan valtakunnallinen ohjaus tehostuu.

– OPERin rooli konkretisoituu myös sosiaalihuollon toimijoille.

• Sosiaali- ja terveydenhuollon yhteistoiminta tietojen käsittelyssä mahdollistuu.

– Asiakasasiakirjalain 9 § mukainen tiedon saatavuus voidaan toteuttaa valtakunnallisten palvelujen kautta (ehtona asiakastietolain valmistuminen)


Taloudellisia hyötyjä I-vaiheessa

• Kansa-hankkeen taloudellisista hyödyistä vaiheessa toteutuvat (osittain, maksimaalinen hyöty myöhemmin)

– Tiedon hakemisen ja jakamisen tehostuminen.

– Kirjepostin ja postitustyön väheneminen.

– Arkistoinnin tehostuminen.


2015 2016 2017 2018 2019 2020

TH

L &

KE

LA

S

os.

org

anis

aati

o

PDF-arkistoinnin

määrittelyt

Kanta-laajennus: PDF-arkistoinnin

toteutus ja testaus (sos)

PDF-arkistoinnin

toteutus/testaus ATJ:ssa

PDF-arkistoinnin käyttönotot

I vaiheen aikataulu: PDF- tallennus ja tiedon saatavuus rekisterinpitäjän omaan käyttöön

Järjestelmämuutokset, minimitason kirjaukset

määrämuodossa (asiakasasiakirjalaki)

1.2.2018


Miten voi osallistua I-vaiheen toteutuksen suunnitteluun ja pilotointiin?

• Valtionavustushankkeena

– Ohjeet valtionavustuksen hakemiseen verkkosivuilla

• Kehittämiskumppanina

– Lisää tietoa verkkosivuilla THL:n verkkouutisessa

• Lausumalla voi vaikuttaa!

– Sosiaalihuollon palvelutehtävät ja sitä koskeva määräys (vko:t 44-47)

– Sosiaalihuollon päivitetty sanasto (palvelutehtävät ja sosiaalipalvelut) (vko:t 44-47)

– I-vaiheen määrittelyt ATJ-toteutuksia varten (vko:t 50/2015-2/2016)


https://www.thl.fi/fi/web/tiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalalla/tietojarjestelmapalvelut/valtionavustusten-hakeminen

https://www.thl.fi/fi/-/kehittajakumppanihaku-sosiaali-ja-terveydenhuollon-tiedonhallintaan?redirect=https://www.thl.fi/fi/etusivu?p_p_id%3D101_INSTANCE_tcsSJTqcGl0N%26p_p_lifecycle%3D0%26p_p_state%3Dnormal%26p_p_mode%3Dview%26p_p_col_id%3Dcolumn-2-1-3%26p_p_col_pos%3D1%26p_p_col_count%3D2

VAIHEET II-IV Tarkempi suunnittelu käynnistyy vuoden 2016 aikana

24.9.2015 12 SONTIKKA III /Maarit Laaksonen, OPER

• II-vaiheen perustoiminnallisuus

– Ammattihenkilön varmenteen käyttö.

– Asiakirjojen haku ja luovutus toisen palvelunantajan rekisteristä.

– Luovutusten lokittaminen.

– Kieltojen toteuttaminen.

– Asiakirjojen näkyvyyden rajoittaminen tai rajaaminen tarvittaessa.

– Omien tietojen katselu Omakannassa.

– Informoinnin saaminen Omakannassa.


II-vaihe, Tietojen saatavuus rekisterinpitäjien välillä ja Omakannan käyttöönotto


• Omakanta sosiaalihuoltoon

• Sosiaalihuollon ammattihenkilöiden rekisteri

• VRK:n varmennepalvelu

• Huomioitavaa

• Vaiheen toteuttaminen edellyttää muutoksia lakiin sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä.

• Toiminnallisuuksien käyttöönotto edellyttää yhteistestausta liittyvien järjestelmien kesken.


II-vaihe, Tietojen saatavuus rekisterinpitäjien välillä ja Omakannan käyttöönotto

• Kansalainen näkee Omakannassa hänestä laaditut asiakirjat ja niiden luovutukset.

– Asiakkaalla on mahdollisuus rajata ja seurata asiakastietojen luovuttamista

– Luottamus palvelunantajaan kasvaa.

– Asiakkaan sähköiset asiointimahdollisuudet paranevat.

• Ammattilaisen työprosessi tehostuu.

– Myös toisten rekisterinpitäjien laatimat asiakasasiakirjat on saatavilla oman palveluprosessin suunnittelussa, toteutuksessa ja seurannassa.

– Koostenäkymä laajenee myös muiden rekisterien asiakkuustiedoilla.

– Asiankäsittely- ja palveluprosessit ovat yhdenmukaisia.

– Asiakkaalle näkyvä prosessi tehostuu ja on laadukkaampi.

• Järjestelmäintegraatioiden tarve vähenee (asiakastietojen käsittelyn

saatavuuden näkökulmasta).


II-vaiheen hyödyt

• III-vaiheen perustoiminnallisuus

– Määrämuodossa tuotettujen asiakirjojen tallennus rakenteisessa muodossa.

– Asiakastiedon poimiminen asiakasasiakirjasta ja hyödyntäminen toisessa asiakirjassa.

– Toisen järjestelmän tuottaman asiakirjan tietosisällön hyödyntäminen omassa järjestelmässä.

– Omakannan toiminnallisuuksissa otetaan käyttöön asiakirjan jättäminen ja asian vireillepano, sähköinen tiedoksisaanti, asiakastiedon antaminen ja herätteiden näyttäminen.


III-vaihe, Asiakirjojen rakenteinen tallentaminen ja Omakannan toiminnallisuuksien laajennus

• Huomioitavaa

– Vaiheen toteuttaminen edellyttää muutoksia lakiin sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä.

– Asiakasasiakirjojen määrämuodosta annetaan erillinen THL:n määräys.

– Määrämuotoon tallennettavat rakenteiset asiakirjat otetaan käyttöön vaiheittain asiakirjatyypin ja palvelutehtävän perusteella.


III-vaihe, Asiakirjojen rakenteinen tallentaminen ja Omakannan toiminnallisuuksien laajennus

• Kansalainen voi asioida asioissaan tai jonkun toisen valtuuttamana Omakannassa vuorovaikutteisemmin kuin aiemmin.

• Päällekkäinen kirjaaminen vähenee, kun jo kerran tallennettua tietoa voidaan hyödyntää uudelleen.

• Sosiaalihuollon tietoperusta vahvistuu ja tutkimus-mahdollisuudet kasvavat.


III-vaiheen hyödyt

• IV-vaiheen perustoiminnallisuus

– Ostopalveluiden hallinta

– Asiakastiedon tallentaminen toisen rekisteriin

– Lausuntopyyntö-Vastaus –toiminnallisuuden mahdollisuus valtakunnallisten palveluiden kautta

– Valtakunnallinen raportointi tai tilastointi tallennetuista asiakastiedoista

– Tiedonhallintapalvelun sisällön laajentaminen asiakirjan tietosisällöstä poimittavilla tiedoilla.

– Asiakirjahallinnollisten toimenpiteiden toteuttaminen


IV-vaihe, Toimijoiden välinen yhteistyö ja raportointi


• Raportointi- ja tutkimusjärjestelmä

• Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisen selainpohjainen käyttöliittymä

• Huomioitavaa

• Edellyttää muutoksia asiakastietolakiin

• Raportointi- ja tilastointi-järjestelmän käyttö ja toteutus selvitetään erikseen.


IV-vaihe, Toimijoiden välinen yhteistyö ja raportointi

• Palveluntuottajat voivat kirjata suoraan rekisterinpitäjän rekisteriin

• Pienet yritykset ja muut toimijat voivat tuottaa lakisääteiset minimitiedot sähköisesti.

• Asiakastiedosta voidaan poimia tilastoja ja raportteja ilman, että palvelunantajat tuottavat tiedot erikseen.


IV-vaiheen hyödyt

Mitä seuraavaksi?

Pohjois-Suomi

Tellervo Alanärä

Keski- ja Itä-Suomi

Riitta Häkkinen

Väli-Suomi

Taina Jokinen

Lounais-Suomi

Vaasan seutu

Outi Lehtokari

Etelä-Suomi

Sinikka Rantala

SONTIKKA III /Maarit Laaksonen, OPER 22

Yksityinen sosiaali- ja terveydenhuolto

Päivi Achte

OPER tukee ja ohjaa

liittymisvalmisteluissa.

Organisaatioiden koulutukset

ja liittymisen tuki suunnitel-

laan 2016.

Seuraa kehitystä liittymällä

Ajankohtaista –jakeluun

www.thl.fi/sostiedonhallinta.

Kansa-koulu antaa kirjaamis-

valmennusta ja tukee

luokitusten käyttöönotoissa.

24.9.2015

24.9.2015

SONTIKKA III /Maarit Laaksonen, OPER

23

Ruma-relluma-rilluma-relluma-rei

Ruma-relluma-rilluma-rei

Sosiaalihuolto stressaannu ei

ja arkiston käyttöönottoon vie!

Tilanne kuin Rovaniemen markkinoilla? Asiakastiedon arkiston käyttöönottojen vaiheistus

Health & Medicine

Transcript of Tilanne kuin Rovaniemen markkinoilla? Asiakastiedon arkiston käyttöönottojen vaiheistus