TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN GỬI ĐƠN XIN GIA HẠN HỌC TẬP Ga han hoc tap.pdfBước 5:...

TRUNG TÂM ỨNG DỤNG CNTT [TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN TRUY CẬP VÀ KHAI THÁC HỆ THỐNG VPDT]

Trang 1

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN GỬI ĐƠN XIN GIA HẠN HỌC TẬP

(Dành cho Tài khoản Cán bộ - Giảng viên – Khoa – Bộ môn – Phòng ban trường ĐH GTVT)

1. Địa chỉ truy cập chương trình

http://vanphongdientu.utc.edu.vn

Trong trường hợp đã gõ đúng địa chỉ như trên mà vẫn không vào được thì có thể liên hệ với TT ƯDCNTT để được hỗ trợ theo địa chỉ:

- Văn phòng giao dịch: Phòng 510 – Nhà A1 – Trường Đại học GTVT

- Điện thoại: 024 37665609

- Email: [email protected]

2. Đăng nhập chương trình (Chú ý: Tài khoản đã được bàn giao cho Tất cả các Cán bộ - Giảng viên - Khoa – Bộ môn)


Trang 2

3. Giao diện chính của hệ thống sau khi đăng nhập

- Sử dụng và khai thác các nội dung khác được cập nhật trong thời gian tới.

-


Trang 3

4. Gửi đơn xin gia hạn học tập

4.1 Quy trình gửi đơn gia hạn học tập

Bước 1: Các cá nhân cán bộ - giảng viên thực hiện gửi đơn xin gia hạn học tập bằng tài khoản cá nhân trên hệ thống văn phòng điện tử

Bước 2: Sau khi đơn xin gia hạn đã được gửi đi Phòng Đối ngoại sẽ xác nhận đơn xin gia hạn

Bước 3: Bộ môn duyệt đơn xin gia hạn

Bước 4: Khoa duyệt đơn xin gia hạn

Bước 5: Trường duyệt đơn xin gia hạn (Phòng TCCB) Sau khi Trường duyệt đơn hệ thống tự động gia hạn học tập cho cán bộ - giảng viên.

Lưu ý: Đối với các cá nhân là cán bộ đi học sau khi gửi đơn xin gia hạn Phòng Đối ngoại xác nhận xong thì sẽ do đơn vị chủ quản của cán bộ

duyệt đơn sau đó Trường sẽ duyệt đơn

4.2 Gửi đơn xin gia hạn học tập (Dành cho tài khoản cá nhân)

* Bước 1: Người sử dụng chọn Trang chủ Nhấn vào menu ở menu ngang trên cùng của màn hình sau khi đăng nhập.


Trang 4

* Bước 2: Gửi đơn xin gia hạn học tập

- Người sử dụng nhấn ở góc trái màn hình danh sách đơn xin gia hạn, hiển thị giao diện tạo mới tờ trình

- Nhập các thông tin Người làm đơn

- Chọn Quyết định đi học (quyết định đi học của cá nhân cán bộ - giảng viên đã được phòng TCCB cập nhật và quản lý trên hệ thống văn

phòng điện tử)

- Nhập QĐ của Bộ giáo dục (nếu học bổng thuộc diện NSNN)

- Nhập Lý do xin gia hạn học tập


Trang 5

- Chọn Nguồn kinh phí cho việc học tập

- Nhấn để tài file báo cáo tổng hợp kết quả học tập, văn bản của cơ sở giáo dục, bản sao các quyết định cử đi học … từ

máy tính cá nhân lên hệ thống.


Trang 6

Bước 3: Danh sách đơn xin gia hạn học tập

Sau khi đơn xin gia hạn được tạo mới sẽ hiển thị ở danh sách đơn xin gia hạn hoặc người sử dụng bấm vào menu trái Gia hạn học tập Hiển thị

danh sách các đơn xin gia hạn học tập như sau:

Người sử dụng có thể xem danh sách đơn xin gia hạn theo từng tiêu chí ở menu trái của màn hình giao diện như Danh sách đơn xin gia hạn (tất

cả đơn xin gia hạn ở tất cả các trạng thái duyệt, chưa duyệt, không duyệt, đã duyệt ….), Danh sách đơn trong ngày, Danh sách đơn chưa duyệt,

Danh sách đơn đang duyệt, Danh sách đơn đã duyệt, Danh sách đơn không duyệt.


Trang 7

+ Nhấn vào biểu tượng hành động cuối mỗi đơn xin gia hạn để Sửa, Xóa (đối với những đơn chưa được xác nhận và đang chờ duyệt

hoặc không duyệt chỉ có người gửi đơn hoặc người làm đơn được phép sửa xóa.), Xem chi tiết thông tin gia hạn bao gồm Thông tin đi học nước

ngoài, Thông tin xin gia hạn, Thông tin quá trình duyệt đơn qua các đơn vị phòng ban và lịch sử duyệt đơn hoặc Xuất đơn xin gia hạn

Màn hình xem chi tiết đơn xin gia hạn: Người sử dụng có thể xem được chi tiết thông tin gia hạn bao gồm Thông tin đi học nước ngoài, Thông

tin xin gia hạn, Thông tin quá trình duyệt đơn qua các đơn vị phòng ban và lịch sử duyệt đơn


Trang 8


Trang 9

4.3 Phê duyệt đơn xin gia hạn học tập (Dành cho tài khoản Phòng Đối ngoại, Bộ môn, Khoa, Trường)

Người sử dụng nhấn vào Danh sách đơn xin gia hạn

* Trạng thái của đơn xin gia hạn học tập

+ Chờ duyệt: cá nhân cán bộ giảng viên đã gửi đơn xin gia hạn học tập tới các đơn vị chức năng có thẩm quyền xin xác nhân phê duyệt

+ Đã xác nhận: Phong đôi ngoai vao tai file vê va kiêm tra ban dich đê xac nhân va duyêt vê nôi dung ban dich

+ Đã duyệt cấp Bộ môn/Khoa/Trường: đã duyệt đến cấp đơn vị nào hệ thống sẽ hiển thị trạng thái đã duyệt cấp đơn vị tương ứng.

+ Không duyệt: chỉ cần 01 phòng ban/đơn vị không duyệt thì hệ thống sẽ chuyển sang trạng thái không duyệt.

+ Đã Duyệt: tất cả các đơn vị/ phòng ban đã thực hiện phê duyệt đơn xin gia hạn


Trang 10

+ Nếu Chờ duyệt hệ thống sẽ báo step có màu trắng

+ Nếu Đã xác nhân hoặc Duyệt hệ thống sẽ báo step có màu xanh


Trang 11

+ Nếu không duyệt step sẽ có màu đỏ.

+ Đến đơn vị nào duyệt đơn vị đó step sẽ có màu xanh đậm

* Duyệt đơn xin gia hạn

Người sử dụng nhấn vào biểu tượng trên danh sách đơn xin gia hạn nhấn để duyệt nhanh đơn xin gia hạn


Trang 12

Hoặc nhấn vào nút để Xem chi tiết đơn xin gia hạn để duyệt hoặc không duyệt đơn. Khi xem chi tiết đơn xin gia hạn hệ thống sẽ đưa ra thông

tin đơn xin gia hạn đã đến đơn vị nào xử lý. Đơn vị nào chưa đến lượt duyệt đơn xin gia hạn thì sẽ không nhìn thấy nút Duyệt đơn (tức là đơn vị trước

duyệt xong thì đơn vị sau mới nhìn nút Duyệt đơn để thực hiện duyệt)

- Đơn vị sau đã thực hiện duyệt đơn xin gia hạn thì đơn vị trước không thể duyệt hoặc không duyệt lại đơn xin gia hạn nữa


Trang 13

Sauk hi nhấn nút hệ thống hiển thị hộp thoại Người sử dụng nhập nội dung Ghi chú (nếu có) nhấn nút để duyệt đơn

xin gia hạn, nhấn nút để không duyệt đơn xin gia hạn, nhấn Hủy bỏ nếu chưa muốn duyệt đơn


Trang 14

Lưu ý: - Đơn xin gia hạn sau khi Không duyệt người duyệt vẫn có thể thay đổi Trạng thái từ Không duyệt thành Duyệt nhưng khi đã Duyệt rồi thì

không thể thay đổi được trạng thái nữa

- Đối với tài khoản duyệt của Trường khi duyệt đơn cũng tương tự như duyệt của các đơn vị khác chỉ thêm nhập Số quyết định, chọn Loại gia

hạn nếu Duyệt đơn


Trang 15

4.4 Thông báo hết hạn học tập

Đối với những cán bộ - giảng viên đi học theo quyết định, khi hết hạn học tập hệ thống sẽ đưa ra thông báo hết hạn học tập cho cán bộ giảng viên tiện

theo dõi để làm thủ tục xin gia hạn học tập,

Thông báo hết hạn học tập sẽ hiển thị ở biểu tượng góc phải trên cùng màn hình giao diện

- Nhấn vào biểu tượng sẽ hiển thị chi tiết thông báo như sau:

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN GỬI ĐƠN XIN GIA HẠN HỌC TẬP Ga han hoc tap.pdfBước 5:...

Documents

Transcript of TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN GỬI ĐƠN XIN GIA HẠN HỌC TẬP Ga han hoc tap.pdfBước 5:...