T h S . VƯƠNG T H Ị K I M T H A N H

K Ỹ T H U Ậ T S O Ạ N T H Ả O

VÀ TRÌNH BÀY VÃN BẢN

(THEO HƯỚNG DẪN CỦA THÔNG Tư LIÊN TỊCH số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP

NGÀY 06/5/2005 CỦA BỘ NỘI vụ & VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ)

Tái bản lần thứ hai, có sửa chữa và bổ sung

N H À X U Ấ T B Ả N T H Ô N G KÊ

L Ờ I NÓI Đ Ầ U

Công tác soạn thảo văn bản giữ vai trò quan trọng trong việc quản lý,

đ iều hành và giao dịch của các cơ quan, doanh nghiệp h iện nay. V ă n bản

được xem là công cụ đắc lực đ ể hoạch định, tổ chức, thực h iện m ọ i hoạt

động của cơ quan, doanh nghiệp. Vì vậy, môn Soạn thảo văn bản từ lâu đã

được đưa vào chương trình giảng dạy cho học sinh, sinh viên ở các trường

trung cấp, cao đẳng và đ ạ i học, nhằm mục đích góp phần hoàn th iện kỹ

năng và k i ế n thức đ ể học sinh, sinh viên có thể đ ả m nhận công tác khi ra

trường.

Đ ể soạn thảo văn bản có chất lượng, ngườ i soạn thảo cần có k i ế n thức

nhất định về pháp luật , về ngôn ngữ, về kinh t ế - xã hộ i . V i ệ c soạn thảo và

dinh bày văn bản không thể tùy t i ện mà phải dựa vào những cơ sở pháp lý.

Đặc biệt , khi các cơ sở pháp lý có sự thay đ ổ i thì những ngườ i l àm công tác

l iên quan đến soạn thảo văn bản cần cập nhật thông tin nhằm đ ả m bảo tính

quy phạm của công tác này. Do đó, việc h iểu và nắm vững cách thức soạn

thảo và trình bày văn bản là đ iều cần thiết đ ố i vớ i những ngườ i đang công

tác và sẽ công tác trong các cơ quan, doanh nghiệp.

Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo và trình bày văn bản được b iên soạn nhằm

góp phần đáp ứng nhu cầu trên. Mục tiêu của tài l i ệ u này là giúp các bạn

học sinh, sinh v iên và những ngườ i làm công tác văn phòng có thể trang bị

những k i ế n thức căn bản về soạn thảo và trình bày văn bản. Cuốn sách

gồm hai phần, n ộ i dung cụ thể được tóm lược như sau:

Phần ì: Khái quát về kỹ thuật soạn thảo và trình bày văn bản. Phần này

có bốn chương, đề cập đến những vấn đề mang tính khái quát như các khái

n i ệ m về văn bản và phân loạ i văn bản, bản sao văn bản; thể thức và kỹ

thuật trình bày văn bản; phong cách ngôn ngữ hành chính - công vụ và kỹ

thuật sử dụng t iếng V i ệ t trong văn bản hành chính - công vụ; quy trình soạn

thảo và ban hành văn bản.

3

Phần n : Kỹ thuật soạn thảo và trình bày một số loại văn bản hành chính

thông dụng. Phần này có bảy chương, hướng dẫn cụ thể kỹ thuật soạn thảo

và trình bày các l o ạ i văn bản : quyết định, thông báo , tờ trình, b á o cáo , b i ên

bản, công văn, hợp đồng.

Phần phụ lục ở cuối sách là các văn bản của Chính phủ quy định những

vấn đề l iên quan đ ế n công tác soạn thảo văn bản ở cơ quan, tổ chức đ ể bạn

đọc cố thể tham khảo thêm.

Ở m ỗ i chương, b ê n cạnh v iệc dinh bày tóm tắt những k i ế n thức và kỹ

năng cần thiết , chúng tôi cũng đưa nhiều mẫu sử dụng trong những tình

huống cụ thể đ ể minh họa. Những k i ế n thức và mẫu được trình b à y trong

tài l i ệ u này cho đ ế n nay đ ề u dựa vào những quy định m ớ i nhất, cụ t h ể là

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ và T h ô n g tư

l iên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của B ộ N ộ i vụ và

V ă n phòng Chính phủ.

Chúng tôi hy vọng giáo trình sẽ giúp ích cho các bạn học sinh, sinh v iên

và những ngườ i l à m công tác văn phòng toong v iệc nâng cao chất lượng

soạn thảo văn bản. Có thể cuốn sách còn có những k h i ế m khuyết nhấ t định.

Chúng tôi rấ t mong và xin c á m ơn các đồng nghiệp, bạn đọc có những đóng

góp đ ể cuốn sách ngày càng hoàn thiện hơn trong những l ầ n tái bản v ề sau.

Người biên soạn

ThS. Vương Thị Kim Thanh

4

P H Ầ N I : K H Á I Q U Á T

V Ề K Ỹ T H U Ậ T S O Ạ N T H Ả O V À

T R Ì N H B À Y V Ầ N B Ả N

5

C h ư ơ n g 1 : KHÁI Q U Á T V Ề V Ẫ N B Ả N

1.1. K h á i n i ệ m v ă n b ả n , v ă n bẳn quản lý N h à nước, v ă n b ẳ n h à n h c h í n h .

a) K h á i n i ệ m v ă n b ản .

Theo nghĩa rộng, văn bản được h iểu là vậ t mang tin được ghi bằng ký

h i ệu hay bằng ngôn ngữ, nghĩa là bất cứ phương t i ện nào dùng đ ể ghi nhận

và t ruyền đạ t thông tin từ chủ thể này đ ế n chủ thể khác . Theo cách h i ể u

này , bia đá , hoành phi, câu đ ố i ở đền , chùa; chúc thư, văn k h ế , thư tịch cổ;

tác phẩm văn học hoặc khoa học kỹ thuật, công văn, g iấy tờ, khẩu h i ệu ,

băng ghi âm, bản vẽ... ở cơ quan đ ề u được gọ i là văn bản. Khá i n i ệ m này

được sử dụng mộ t cách phổ b iến ương g iớ i nghiên cứu v ề v ă n bản học,

ngôn ngữ học, văn học, sử học ỏ nước ta từ trước tớ i nay.

Theo nghĩa hẹp, văn bản được h iểu là các tài l i ệ u , g iấy tờ , h ồ sơ được

hình thành trong quá bình hoạt động của các cơ quan nhà nước, c á c tổ chức

xã hộ i , các tổ chức kinh tế . Theo nghĩa này, các l o ạ i giấy tờ dùng đ ể quản

lý và đ iều hành các hoạt động của cơ quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư,

nghị quyết, quyết định, đề án công tác, b á o cáo... đ ề u được g ọ i là v ă n bản.

N g à y nay, khá i n i ệm này được dùng mộ t cách rộng rã i trong hoạt động của

các cơ quan, tổ chức. Khái n iệm văn bản dùng trong tài l i ệ u này cũng được

h iểu theo nghĩa hẹp nói trên.

b) K h á i n i ệ m v ă n b ả n quản lý Nhà nước.

V ă n bản quản lý Nhà nước là những quyết định quản lý thành v ă n do

các cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc cá nhân được nhà nước uy quyền

theo chức năng ban hành theo thể thức và thủ tục do luậ t định, mang tính

quyền lực nhà nước, l àm phát sinh các hệ quả pháp lý cụ thể . Trong thực

t ế văn bản quản lý Nhà nước được sử dụng như mộ t công cụ của nhà nước

pháp quyền khi thể c h ế hoá các quy phạm pháp luậ t thành văn bản nhằm

quản lý xã h ộ i .

c) K h á i n i ệ m v ă n b ả n h à n h chính.

Khá i n i ệm hành chính theo nghĩa gốc, là sự quản lý của Nhà nước,

không phải là sự quản lý thông thường của bấ t kỳ mộ t chủ thể n à o đ ố i v ớ i

6

bấ t kỳ mộ t đ ố i tượng và mộ t khách thể nào . Tuy nhiên, theo cách h i ểu

h i ệ n nay, khá i n i ệ m n à y dùng để chỉ sự tổ chức, đ iều hành, k i ể m ư a , n ắ m

tình hình trong hoạt động của mộ t cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nói

chung. Khái n i ệ m văn bản hành chính được sử dụng v ớ i nghĩa là văn bản

dùng l à m công cụ quản lý và đ iều hành của các nhà quản trị nhằm thực

h iện nh i ệm vụ giao t i ếp , truyền đạt mệnh lệnh, trao đ ổ i thông t in dướ i

dạng ngôn ngữ v i ế t , theo phong cách hành chính - công vụ.

1.2. P h â n l o ạ i v ă n b ả n và b ả n sao v ă n b ản .

a) P h â n l o ạ i v ă n b ả n .

V i ệ c phân l o ạ i văn bản có vai trò rấ t quan trọng, giúp cho ngườ i soạn

thảo văn bản lựa chọn l o ạ i văn bản phù hợp vớ i mục đích sử dụng của mình

vì m ỗ i l oạ i văn bản khác nhau thường cố nộ i dung, bình thức và chức n ăng

khác nhau.

V ă n bản được phân l o ạ i theo nhiều cách dựa vào nhiều tiêu chí như tính

chất của văn bản, chủ thể ban hành văn bản, chức năng của văn bản, thuộc

tính pháp lý của văn bản, hình thức của văn bản. Theo Nghị định số

110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 n ă m 2004 của Chính phủ, h ệ thống v ă n

bẳn được chia thành các loạ i : h ệ thống văn bẳn quy phạm pháp luậ t và h ệ

thống văn bản hành chính.

- H ệ thống v ă n b ẳ n quy p h ạ m p h á p l u ậ t :

Văn bản quy phạm pháp luậ t là l oạ i văn bản thể h iện những quyết định

quản lý nhà nước do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo

mộ t hình thức và dinh tự do pháp luậ t quy định, thể h iện ý chí nhà nước,

mang tính bắt buộc chung, buộc các đ ế i tượng cố l iên quan phải thỉ hành

và được nhà nước đ ả m bảo thực h iện bằng các b i ện pháp cưỡng chế. V ă n

bản quy phạm pháp luậ t được quy định theo Luậ t Ban hành văn bản quy

phạm pháp luậ t ngày 12 tháng l i n ă m 1996 và Luậ t sửa đ ổ i , bổ sung mộ t

số đ iều của Luậ t Ban hành văn bản quy phạm pháp luậ t ngày 16 tháng 12

n ă m 2002. V ă n bản quy phạm pháp luậ t được quy định cụ thể như sau :

7

- L à v ă n bản do cơ quan nhà nước hoặc qá n h â n được nhà nước uỷ

quyền theo chức năng ban hành theo đúng hình thức, thủ tục, trình tự được

quy định;

- Là v ă n bản quy định những quy tắc xử sự chung, được á p dụng nh i ều

l ầ n , đ ố i v ớ i m ọ i đ ố i tượng, có h iệu lực trong phạm v i toàn quốc hoặc từng

địa phương. Quy tắc xử sự chung là những chuẩn mực m à m ọ i cơ quan, tổ

chức, cá n h â n kh ỉ tham gia quan hệ xã h ộ i được quy tắc đó đ i ề u chỉnh;

- Là v ă n bận được Nhà nước đ ả m bảo thỉ h à n h bằng c á c b i ệ n p h á p

tuyên t ruyền, g iáo dục, thuyết phục; các b i ệ n pháp v ề tổ chức, h à n h chính,

kinh t ế ; trong bương hợp cần thiết thì nhà nước á p dụng b i ệ n p h á p cưỡng

c h ế bắ t buộc th ỉ hành và quy định c h ế tà i đ ố i vớ i ngườ i có h à n h v i v ỉ phạm.

Theo Thông tư l iên tích số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5

n ă m 2005 của B ộ N ộ i vụ và V ă n phòng Chính phủ (hướng dẫn thi h à n h

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ), v ă n b ả n quy

phạm p h á p luậ t g ồ m các l o ạ i sau đây :

1. L u ậ t (Lí ) : Là v ă n bản được ban hành đ ể cụ thể hoá H i ế n p h á p nhằm

mục đích đ i ề u chỉnh các quan h ệ xã h ộ i ương các l ĩnh vực đ ế i n ộ i , đ ế i

ngoại , nh iệm vụ kinh t ế xã h ộ i , an ninh quếc phòng của đấ t nước; quy định

những nguyên tắc chủ y ế u v ề tổ chức và hoạt động của bộ m á y N h à nước,

v ề quan h ệ xã h ộ i và hoạt động của công dân. Luậ t cố tính c ố định, không

t h ể sửa đ ổ i , bổ sung m à chỉ có thể thay t h ế bằng văn bản luậ t m ớ i . L u ậ t

được Quốc h ộ i thông qua và Chủ tịch nước ký lệnh công bố.

2. P h á p l ệ n h (PL): Là văn bản cố giá trị p h á p lý như luậ t , cụ t h ể hoá

những nguyên tắc được quy định trong H i ế n pháp , quy định những v ấ n đ ề

được Quốc h ộ i giao, sau mộ t thờ i gian thực h i ệ n trình Quốc h ộ i xem x é t

quyết định ban hành thành luậ t . Pháp lệnh cố thể sửa đ ổ i , bổ sung trong

quá trình thực h iện , do U ỷ ban Thường vụ Quốc h ộ i thông qua và Chủ tịch

nước ký l ệnh công bế .

3. L ệ n h (Ly. Là v ă n bản dùng đ ể công b ế H i ế n pháp , luậ t , p h á p lệnh;

đ ể tổng động v iên hoặc động viên cục bộ ; đ ể công b ế tình trạng khẩn cấp

trong cả nước hoặc từng địa phương; đ ể công b ế l ệnh đặc xá hoặc â n x á ; đ ể

8

phong cấp h à m ngoại giao hoặc quân sự cao cấp. L ệ n h do Chủ tịch nước

ban hành.

4. Nghị quyế t (NQ): Là văn bản dùng đ ể quyết định chủ trương, chính

sách của Chính phủ, thông qua các dự án, k ế hoạch và ngân sách nhà nước,

p h ê duyệt các đ iều ước quốc t ế thuộc thẩm quyền của Chính phủ; cụ thể

hoá các chương trình hoạt động của Quốc hộ i , H ộ i đồng nhân dân và U ỷ

ban nhân dân; thông qua ý k i ế n k ế t luận t ạ i các kỳ họp của các cơ quan

quản lý Nhà nước. Nghị quyết là cơ sỏ đ ể tổ chức hoạt động và ban hành

các văn bản v ề quản lý Nhà nước như h i ến pháp , luậ t , pháp lệnh. Nghị

quyết do Quốc hộ i , Chính phủ, H ộ i đồng nhân dân các cấp ban hành.

S .Nghịquyết l iênt ịch(NQLT) : Là nghị quyết do các cơ quan Nhà

nước cố thẩm quyền phế ỉ hợp ban hành, thống nhất ý k i ế n trong quá trình

tham gia quản lý Nhà nước. Thẩm quyền ban hành của các văn bản l iên

tịch gồm có thủ trưởng các bộ , cơ quan ngang bộ , các tổ chức chính t r ị - x ã

h ộ i cấp trung ương có thẩm quyền tham gia quản lý Nhà nước theo luậ t

định.

6. Nghị đ ịnh (NĐ) : Là văn bản quy định chi t i ế t thi hành luậ t , nghị quyết

của Quốc h ộ i ; p h á p lệnh, nghị quyết của U ỷ ban Thường vụ Quốc h ộ i ;

lệnh, quyết định của Chủ tịch nước; quy định nhiệm vụ, quyền hạn , tổ chức

bộ máy của các cơ quan Nhà nước ở cấp trung ương; quy định những vấn đề

cấp th iế t nhưng chưa được xây dựng thành luậ t hoặc pháp lệnh. Nghị định

do Chính phủ ban hành.

7. Q u y ế t đ ịnh (QĐ) : Là văn bản dùng đ ể quy định hay định ra c h ế độ

chính sách trong phạm v i của cơ quan có thẩm quyền (Chính phủ, B ộ ,

U B N D tỉnh, thành phố, quận, huyện); đ iều chỉnh những công v iệc v ề tổ

chức nhân sự thuộc thẩm quyền của Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ,

B ộ trưởng hoặc thủ trưởng cơ quan ngang bộ , U B N D các cấp. Quyết định

do Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ, Ẹ ộ trưởng hoặc Thủ trưởng cơ

quan ngang bộ , U B N D các cấp ban hành.

8. Ch ỉ t h ị (CT) : Là văn bản dùng để truyền đạt chủ trương, quy định các

b i ệ n pháp chỉ đạo, đôn đốc, phối hợp và k i ể m tra hoạt động của các bộ

9

phận do cơ quan có thẩm quyền phụ trách. Chỉ thị do Thủ tướng, B ộ trưởng,

U B N D các cấp ban hành.

9. T h ô n g t ư (TT) : Là văn bản dùng đ ể hướng dẫn thực h iện , g i ả i thích

và đ ề ra b i ệ n pháp thi hành các quy định của những văn bản quy phạm

p h á p luậ t có giá trị pháp lý cao hơn như luậ t , pháp lệnh, nghị quyết , nghị

định, quyết định và chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ. Thông tư do B ộ trưởng

hoặc Thủ trưởng các cơ quan ngang bộ ban hành.

10. T h ô n g t ư l i ên tịch ( T T L T ) : Là thông tư do các cơ quan Nhà nước có

thẩm quyền (Bộ , cơ quan ngang bộ , các tổ chức chính trị xã h ộ i cấp trung

ương được tham gia quản lý Nhà nước theo luậ t định) cùng phối hợp ban

h à n h đ ể hướng dẫn thi hành các văn bản quỵ phạm p h á p luậ t của cơ quan

Nhà nước cấp trên có liên quan đến chức năng , nh iệm vụ , quyền hạn của

các cơ quan đố .

- H ệ thống v ă n b ả n h à n h chính:

C á c văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông

tin quy phạm nhằm thực thi các văn bản quy phạm p h á p luậ t , hoặc dùng đ ể

thực h i ệ n các tác nghiệp hành chính trong hoạt động của các cơ quan quản

lý hành chính nhà nước, các tổ chức khác. Đây là hình thức v ă n bản được sử

dụng phổ b i ến trong các cơ quan, tổ chức.

Trong hệ thống văn bản hành chính, ngoại trừ thông cáo quy định rõ

chủ thể ban hành, các văn bản hành chính khác không xác định thẩm quyền

ban hành theo tên l oạ i của văn bản. Các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân

tùy theo thẩm quyền g i ả i quyết công v iệc có thể ban hành l o ạ i v ă n bản phù

hợp.

H ệ thống văn bản hành chính bao gồm các loạ i : văn bản hành chính cá

biệt , văn bản hành chính thông thường có tên loạ i , văn bản hành chính

thông thường không có tên loạ i .

V ă n b ẳ n h à n h chính cá b i ệ t :

1. Q u y ế t đ ịnh (cá b iệ t ) (QĐ) : Là l o ạ i văn bản dùng đ ể quy định các

vấn đề về chế độ , chính sách, tổ chức bộ máy , nhân sự và g i ả i quyết những

vấn đề khác dướ i hình thức áp dụng các văn bản quy phạm p h á p luậ t . V i ệ c

10