THE US FEDERAL GOVERNMENT

A VIABLE CUSTOMER FOR FRENCH COMPANIES

US FEDERAL GOVERNMENT CONTRACTING FOR FOREIGN OR NON-US FIRMS

Presented By: JENNIFER SCHAUS, Washington, DC

http://www.JenniferSchaus.com

JSchaus@JenniferSchaus.com

LINKEDIN: https://www.Linkedin.com/in/jenniferschaus

+ 1 – 2 0 2 – 3 6 5 – 0 5 9 8

REVISED: July 2015

Le gouvernement fédéral des États-Unis est le plus grand acheteur de biens et services

dans le monde, les dépenses de plus de $ 450 milliards par an. Le gouvernement fédéral

achète des produits et services. Les produits vont de dentifrice pour les fournitures de

bureau et de l'artillerie. Ils ont également besoin des services de divers professionnels

allant des architectes, des infirmières, des prêtres, des coiffeurs, des consultants et des

professionnels de la cyber-sécurité des technologies de l'information. Pour "business-to-

business" entreprises standard, la vente au gouvernement fédéral des États-Unis est un

moyen de diversifier le portefeuille de clients et d'atténuer les risques aux intempéries les

fluctuations de l'économie, en particulier compte tenu du climat volatile Union

européenne. En outre, une fois que vous êtes un entrepreneur fédéral américain établi et

avez effectué satisfaisante dans les termes et conditions du contrat, remplir les

gouvernements «l'énoncé des travaux» - augmente vos chances pour les affaires de

répétition régulière, avec des marges accrues (bien mince) dans les contrats pluriannuels .

Bien que vos marges bénéficiaires peuvent ne pas être le plus élevé dans ce secteur

concurrentiel, les budgets peu prévisibles et les habitudes d'achat (une fois que vous êtes

"in") peut être un facteur de motivation pour de nombreuses entreprises à mettre en place

des contrats du gouvernement. Un autre facteur de motivation est de savoir que vous êtes

garanti le paiement du gouvernement. Parfois, cependant il peut y avoir un obstacle sur

les délais de collecte. Cela peut généralement être contourné en veillant à ce que vous

avez livré précisément sur les termes et conditions et que votre facture correspond

exactement au bon de commande émis par le gouvernement. Il y a des nuances

particulières qui doivent être respectées.

La «OMS» du gouvernement des États-Unis

Le gouvernement américain est composé de plusieurs agences et des milliers d'acheteurs

de produits et services allant de large. La plupart des organismes américains fédéraux ont

leur siège dans la région de Washington DC, mais ont également des bureaux à travers le

pays et le monde où les achats sont également effectués. Par exemple, l'armée américaine

a des bases dans de nombreux pays étrangers. Alors que vous pouvez vendre à presque

tout le monde en utilisant la technologie, il est avantageux d'avoir une présence physique

dans la région métropolitaine de Washington DC comme cela est où la majorité des

décideurs sont situés. Ceci peut être accompli en utilisant une équipe de vente à temps

plein, retenu consultant, lobbyiste, une entreprise partenaire ou une combinaison de ceux-

ci. De nombreuses entreprises de bureau à temps partiel ont augmenté au cours des

années en offrant une adresse Washington DC, numéro de téléphone, répondeur et

quelques heures par mois pour utiliser une salle de conférence partagée et une cabine.

Cela aide à atténuer les préoccupations du gouvernement défavorable du risque que vous

êtes crédible et avoir une présence réelle.

Il y a de grands bureaux gouvernementaux partout dans le pays et si vous avez un service

ou un produit pour un marché de niche tels que des bases militaires ou l'un des

laboratoires nationaux ou autre institution spécialisée, alors vous pouvez facilement situer

votre équipe de vente plus proche du final utilisateur.

QUAND LE GOUVERNEMENT ACHÈTE:

Le gouvernement des États-Unis de l'exercice fonctionne sur un Octobre 1 à Septembre

30 cycles, avec les pics se produisent généralement à la fin du quatrième trimestre, en

raison d'un système de «l'utiliser ou la perdre". S'il y a des dollars non alloués que l'année

se termine, il y a une forte probabilité que les acheteurs, y compris les gestionnaires de

programme et agents de contrats achèteront vos articles / services au cours de ces derniers

mois de Juillet, Août et Septembre. Il existe d'autres facteurs que la «fin de dollars de

l'année» qui joue un rôle dans la décision du gouvernement d'attribuer un contrat à votre

organisation. L'établissement de relations, comme dans les transactions régulières

business-to-business et des moyennes à hautes dollars des transactions de consommateur

à entreprise, fait également partie importante et cruciale du processus de vente.

Vendre au gouvernement ne se passe pas du jour au lendemain. Il y a un grand

investissement de temps sur le cycle de vente, et comme mentionné plus tôt, le

gouvernement est un client de risque défavorable. Ce laps de temps peut varier de 12 à 36

mois - parfois plus ou moins, parfois plus. Vous pouvez faire plus de 10 appels

téléphoniques avant que vous atteigniez le contact gouvernemental approprié. (Les

données publiques est disponible pour assurer la commercialisation liste d'appels et les

noms des acheteurs qui achètent vos articles ainsi que des informations titulaire et

prévisions budgétaires.) Une fois que vous atteignez la bonne personne à contacter, vous

pouvez avoir de nombreuses réunions avec votre client potentiel avant de vous rendre à la

décision vrai décideur qui décide si et quand votre produit / service est nécessaire et si

elle sera financée.

De ces réunions, des présentations et des démonstrations, vous pouvez évaluer s'il y a un

besoin pour votre produit / service dans cette agence ou d'un département ou si vous

créez ce besoin. Certains vendeurs et les femmes peuvent être en désaccord et le

sentiment que le représentant des ventes est responsable de la création de la nécessité,

mais parfois lors de l'interfaçage avec le gouvernement, vous pourriez être en mode

réactif et répondre à une demande - formelle ou non. Les deux scénarios fourniront

quelques renseignements sur vos chances d'attribution et les délais estimés.

Si vous répondez à une demande formellement appelé sollicitation, il est important de

savoir (ou demander) où le gouvernement est dans le processus de prise de décision. S'il

y a un appel formel d'information ou un Sources recherchés (SS) ou demande

d'information (RFI) pour les produits / services que vous fournissez, le gouvernement

mène une recherche pour déterminer quels sont les produits / services sont disponibles

qui répondent à leurs besoins spécifiques . Ils peuvent également être intéressés à

déterminer si un type d'entreprise peut remplir les conditions, comme une petite

entreprise, l'un situé dans une zone historiquement Underutilized affaires (HUBZone),

minoritaires appartenant, défavorisés, vétéran appartenant, et / ou les femmes entreprise

détenue. (Plus d'informations sur ce qui est considéré comme une petite entreprise peut

être trouvé sur le site Web US Small Business Administration à http://www.SBA.gov ou

http://www.JenniferSchaus.com Par conséquent, ces sources recherchées ou RFI sont de

grandes opportunités de fournir des informations sur votre domaine d'expertise, mettre en

évidence les performances passées avec d'autres organismes gouvernementaux, fournir

des informations sur les prix ou les estimations, et aider à aider l'organisme émetteur de

déterminer qu'il est nécessaire de contracter avec votre organisation et de démontrer

toutes les composantes de la valeur ajoutée que vous possédez. Monter pendant les

phases de début de la recherche du gouvernement - Sources recherchés ou RFI -

processus est très avantageux.

Si vos produits / services sont inscrites à la Liste des General Services Administration

(GSA), ceci est un avantage clair et devrait être inclus dans votre réponse. La GSA

Schedule est un «permis de chasse» ou «billet pour la danse du gouvernement» et permet

au gouvernement d'accélérer leur achat auprès de vous. Ceci est un entrepreneur courte

liste préalablement approuvé des deux services (taux horaire) et les produits. Les

entreprises étrangères sont en mesure d'être tenir GSA mais ils doivent veiller à ce que

leurs produits sont TAA (Loi sur l'Accord commercial) conforme. Cette liste TAA

change de temps en temps sur la base des États-Unis des relations étrangères. Le

gouvernement fédéral (et un certain état et les gouvernements locaux) peuvent facilement

magasiner comme on le ferait sur Amazon à http://www.gsaAdvantage.gov pour les

entreprises sélectionnés avec des prix pré-négocié. Plus d'informations au sujet de

devenir un titulaire de GSA Schedule peut être trouvé à http://www.GSA.gov ou

http://www.JenniferSchaus.com

Demande formelle du gouvernement peut également venir comme une demande de

propositions (DP), Invitation à soumissionner (ITB) et Demande de devis (RFQ). Ces

sollicitations formelles (ou RFP et RFQ) pour l'achat de 25 000 $ doivent être publiés sur

www.FedBizOpps.gov Ce site vous permet de rechercher des opportunités par de

nombreux critères, y compris l'agence et également produit / service. Bon nombre de ces

possibilités ne sont pas simplement «mis hors de soumissionner» sans avoir un boursier

prévu. Les entreprises qui ont été continuellement mise en réseau, assistant à des foires

commerciales et présentant leurs capacités au gouvernement pour 6-24 + mois, sont les

plus susceptibles les principaux acteurs de la création de la nécessité de leur solution qui

a provoqué la DP. Ces appels d'offres en général a commencé comme un avis Sources

recherché ou RFI. L'énoncé des travaux (SOW) dans les temps de RFP beaucoup sont

écrits avec le langage adapté pour une entreprise spécifique, un groupe d'élite des

entrepreneurs ou des entreprises spécialement désignés, y compris les titulaires GSA, les

petites entreprises, ou catégories de mise en jachère au sein de la petite communauté des

entreprises (ie. Veteran Possédé). Ces sollicitations sont un simple rappel que le

renforcement de la relation est l'élément clé pour gagner l'entreprise.

Parce que le gouvernement ne peut pas accepter des cadeaux ou être prises pour le

déjeuner ou le dîner, les compétences commerciales de base et connaître votre produit /

service à l'intérieur et à l'extérieur sont absolument pertinentes à votre succès dans ce

marché vertical. Connaître les règles du jeu des marchés publics trouvé dans le FAR,

Federal Acquisition Regulation http://www.acquisition.gov est essentiel. Une force de

vente instruits et déterminés avec une solide équipe de gestion est importante. La force de

vente doit être implacable et créative à briser les murs du gouvernement et de trouver des

champions pour leurs solutions. Ils doivent être bien connectés à différents niveaux -

haut, au milieu et en bas - et présentent leur solution comme un moyen de rendre les

choses plus «facile» pour le gouvernement, sans menacer leur sécurité d'emploi.

Il existe une variété de sources pour le représentant des ventes pour obtenir des contacts.

Réseautage »à l'intérieur du périphérique 'est important et il y a une abondance de lieux

pour une à faire, comme certains sont l'industrie sur la base. En outre,

http://www.FedBizOpps.gov publiera des informations sur les Journées de l'industrie. Ce

sont des «maisons ouvertes» pour les petites entreprises hébergées par l'agence

notamment OSDBU, Bureau des petites et Défavorisés Business Unit. Ces OSDBU de

sont les petits défenseurs de l'entreprise. Comme mentionné précédemment, il y a des

entreprises commerciales qui regroupent les données du gouvernement et vendent des

listes - y compris les noms et les informations de contact pour les acheteurs au sein du

gouvernement.

Il y a différents niveaux de représentants des ventes qu'une entreprise peut poursuivre. Le

candidat idéal et peut être un individu précédemment employé par le gouvernement dans

une agence où il y a un grand besoin de vos services. Il y a des limites et des lois

entourant l'embauche des personnes dans cette capacité qui peuvent avoir des contacts

pour aider votre organisation. Parfois, en fonction de la taille de votre organisation, ces

personnes peuvent siéger au conseil d'administration ou être votre principal gourou des

ventes gouvernementales. Ces gens comprennent généralement le gouvernement, (nous

espérons que votre produit ou offre de service) et ils ont été le client et comprendre les

processus par lesquels les achats gouvernementaux.

Encore une fois, en fonction de votre taille de l'entreprise, le budget et les objectifs pour

le marché du gouvernement, vous voudrez peut-être une équipe de vente complète ou

simplement marcher légèrement dans cette arène. Il y a beaucoup de saveurs et de degrés

de représentation commerciale à Washington, DC. Il y a des agents qui vendent pour

vous, être votre présence américaine et demandent une commission de haut pourcentage

sans provision mensuelle. La structure la plus courante dans la vente serait de structurer

un contrat d'inclure une provision mensuelle et commission. D'autres encore ne peuvent

percevoir une retenue et se limiter à certains domaines de leur expertise tels que la

rédaction de propositions pour un nombre déterminé d'heures par mois. La plupart des

individus auront un certain domaine d'expertise ou de connexions au sein des organismes

spécifiques.

Les foires commerciales sont abondantes aussi bien et certains sont spécifiques du

gouvernement (L'Administration des services Expo générale, Conférences Small

Business Administration), d'autres sont spécifiques à l'industrie (ie. FOSE et GovSec et

F-Ped). Ce sont des lieux opportuns pour répondre aux acheteurs du gouvernement et de

passer du temps avec eux, car ils sont interdits d'accepter des cadeaux, le déjeuner, le

dîner sorties / de golf, etc. Ils peuvent être une entreprise coûteuse, mais il y a des façons

créatives pour réduire vos coûts. Certaines des conférences sont à la recherche pour les

experts de l'industrie et de l'objet en tant que conférenciers pour les séances en petits

groupes. En devenant l'un des haut-parleurs, vous gagnez plus d'exposition, un public en

direct, presse libre sur les brochures de conférence et de plus d'attention et de traction à

votre stand. Avec plus de traction, cela devient des ventes de base et est un jeu de

nombres.

Il est une donnée que dans le processus de vente des barrages sont remplies et il est le

travail de l'équipe de vente pour surmonter ces obstacles. Un (B2G) représentant des

ventes d'entreprise à l'efficacité du gouvernement va pénétrer le gouvernement à divers

niveaux - l'utilisateur final, le gestionnaire (s) du programme et les personnes qui ont

l'achat ou l'autorité influente. Parfois, il y a des problèmes plus élevés qui pourraient

aider ou entraver un produit / service de venir sur le marché ou peut-être escorter dehors.

Lobbyistes et d'affaires publiques professionnels au sein de la région de Washington DC

peuvent également jouer un rôle en aidant à générer des fonds pour votre solution. Ces

professionnels travaillent au niveau du gouvernement - principalement sur la colline du

Capitole où ils peuvent aider à influencer les projets de loi et des crédits pour les services

et produits spécifiques. Leurs honoraires peuvent être plus élevés qu'un expérimenté

représentant des ventes du gouvernement, mais également être en mesure de livrer pour

vous à un niveau différent (plus politique). Ces personnes peuvent avoir déjà travaillé

pour ou avec les sénateurs, représentants et / ou d'autres représentants élus. La plupart des

entreprises prospères auront des connexions sur les deux côtés du paysage politique qui

les maintient forte dans les moments où il y a un changement de pouvoir à tous les

niveaux au sein du gouvernement. Bien que ces entreprises peuvent être des sources

puissantes pour tirer parti, ils ne sont pas une solution miracle. Tous ces outils lobbyiste,

équipe de vente, consultants, agents et rédacteurs de propositions, doit être utilisé dans

collectivement pour tirer le meilleur parti de votre 'expédition de chasse.

La règle 80/20 applique dans les contrats gouvernementaux ainsi. Quatre-vingt pour cent

des contrats sont attribués aux 20 premiers entrepreneurs. Ces entrepreneurs principaux

sont les grandes entreprises et sont bien connus, tels que Lockheed Martin, Northrop

Grumman, Raytheon, SAIC, BAE, etc. Ces organisations maintiennent généralement un

petit bureau de liaison des affaires. Il peut être bénéfique de rencontrer ces bureaux,

inscrivez-vous dans leur petite base de données des fournisseurs de l'entreprise et de

fournir un résumé de vos produits / services. Plusieurs fois, lorsque le gouvernement

travaille pour répondre à leur petite entreprise mise en jachère objectifs contractants

(24%), ces organisations seront obligés de rencontrer également des objectifs de petites

entreprises (36%). Résultats par l'agence sur la façon dont ils ont rencontré ces objectifs

peuvent être trouvés sur le SBA Scorecard sur le site SBA ou

http://www.JenniferSchaus.com Cette information devrait également jouer un rôle dans

votre stratégie pour cibler les agences.

Vous pouvez utiliser des ressources pour déterminer s'il y a un marché dans le

gouvernement des États-Unis pour votre produit / service. Les sociétés commerciales

peuvent être loués pour le faire pour vous et les recherches peuvent être menées afin de

déterminer combien de votre produit / service a été acheté au cours des exercices qui

peuvent être segmentés par trimestre et nom de l'entreprise. Il est également utile de

rechercher des concurrents et de comprendre leur position sur le marché afin de

déterminer votre part potentielle. Les budgets gouvernementaux ne sont pas secrets et

cette information est pertinente (et disponible) lors de la focalisation sur le client cible.

Avec cette information, vous pouvez déterminer que certains organismes peuvent être

mieux adaptés et équipés pour acheter vos solutions que d'autres. En réduisant votre

client cible pour les 3 principales agences mieux alignés pour votre produit / service en

fonction de leur budget, de votre budget et vos contacts au sein de l'agence, vous pouvez

positionner stratégiquement vous pour le succès. Création d'un énoncé de capacités et de

soutenir la littérature orientée vers le gouvernement, aidera l'acheteur à comprendre

comment votre solution les aidera.

Chaque administration, républicain ou démocrate a des objectifs et des domaines

d'intervention spécifiques. Certains d'entre eux sont déterminés par les événements

mondiaux (guerres et crise économique, etc.) et d'autres sont tout simplement des

domaines qu'ils jugent importants (c.-à. Les produits verts et de l'environnement). En

étant conscient de ces problèmes, la lecture des revues spécialisées et des publications

gouvernementales spécifiques, vous pouvez acquérir une meilleure compréhension de la

mentalité et les défis de vos clients, étant ainsi mieux en mesure de fournir une solution.

En adhérant à des associations à Washington DC liés à votre secteur, vous bénéficierez

d'un avocat basé localement, construit dans l'équipe des relations gouvernementales

(habituellement une donnée dans les associations) travaillant en votre nom et une

éventuelle collaboration avec d'autres entreprises de votre secteur. De même, se joindre à

une chambre internationale, Chambre de commerce française-américaine vous pouvez

également bénéficier de l'établissement de relations avec les partenaires américains qui

sont basés dans le gouvernement espace contractant fédéral. Il y a aussi des associations

vouées exclusivement à gouvernement fédéral américain contractant de laquelle les

entreprises peuvent récolter des récompenses, des relations et trouver des partenaires de

regroupement pour les marchés publics.

Pour les sociétés étrangères, l'établissement d'une présence américaine ne soit pas

absolument nécessaire, mais peut être bénéfique. La plupart des contrats du

gouvernement des États-Unis ont été attribués à des entreprises américaines qui se

trouvent physiquement dans la région métropolitaine DC. (Une partie de cela est dû à la

Loi Buy America, BAA). compétences de vente de base nous disent que les affaires est

gagné et attribué à la société / personne où il y a une relation. Afin de construire ces

relations, le représentant des ventes et / ou le consultant pour votre entreprise doit être

située à proximité du décideur et où le travail se déroule, parfois deux endroits différents.

La technologie moderne de jour nous a permis de vidéo-conférence, e-mail et de

communiquer de manière où nous ne disposons pas d'être physiquement présent. Lorsque

vous traitez avec un client de risque défavorable, il est recommandé d'être physiquement

là. En outre, les entreprises étrangères peuvent également envisager la création d'une

filiale américaine d'avoir une entité juridique et plus forte présence aux États-Unis.

Les achats publics peuvent - et sont également basés sur une variété de facteurs, y

compris le prix et la qualité. Les contacteurs environnement actuel (2016) du

gouvernement se trouvent dans LPTA, le prix le plus bas techniquement acceptable. Cela

signifie contrats sont attribués en fonction de prix le plus bas, indépendamment des

entreprises de performance ou de l'expérience passée. Cela permet à de nouveaux acteurs

dans le secteur qui ont pas d'expérience dans les marchés publics que ce soit.

Typiquement la qualité est sacrifiée, parfois des contrats sont annulés en raison de

mauvaises performances ou la faillite de l'entreprise en raison de ne pas être en mesure de

maintenir leur modèle d'affaires des «contrats d'achat" au niveau ou en dessous de la

marge.

Les entreprises étrangères doivent obtenir un DUNS (Data Universal Numbering System)

de Dun & Bradstreet Corporation au http://www.DnB.com De là, ils devraient enregistrer

dans le système de gestion des prix à http://www.SAM.gov qui nécessitera l'entrée

d'informations de base de l'entreprise, y compris vos codes SCIAN de l'industrie (système

de classification des industries de l'Amérique du Nord) et dans la plupart des cas, un

numéro d'identification fiscale (NIF). Les entreprises étrangères peuvent travailler avec

un agent agréé aux États-Unis, d'établir une filiale américaine ou explorer d'autres

alternatives pour l'obtention d'un TIN.

Les entreprises étrangères devront porter une attention particulière à la Loi sur l'Accord

commercial et de Buy American Act. Le TAA se concentre davantage sur le pays

d'origine se rapportant à la fabrication et les produits - comment et où le produit final est

composé. La BAA donne principalement la préférence aux entreprises américaines sur

des entités étrangères sur les contrats. Certaines exceptions, y compris certains matériaux

de construction, des prix et des solutions uniques. D'autres exceptions BAA concernent le

gouvernement des États-Unis l'achat de biens non-américains qui ne sont pas

raisonnablement disponibles dans le commerce aux États-Unis. * S'il vous plaît consulter

la section 25 du règlement Federal Acquisition et aussi le site Web des Services généraux

d'administration pour l'information et la langue actuelle concernant la Loi sur l'Accord

commercial et de Buy America pour les entreprises étrangères, que ces réglementations

sont en pleine mutation au moment de cette publication. http://acquisition.gov/far/

En conclusion, le gouvernement des États-Unis est le plus grand acheteur mondial de

biens et de services. Il est un marché complexe et concurrentiel, mais il est impossible de

réussir. Établir votre entreprise en tant que fournisseur du gouvernement et gagner des

affaires est concurrentiel et complexe encore possible et très rentable pour beaucoup.

Connaître les règles et l'identification des experts gouvernementaux avertis pour vous

guider dans le casse-tête du gouvernement - peut être le différentiel étant un autre

fournisseur de gouvernement et d'être le gouvernement fournisseur de solution efficace et

préféré.

The United States Federal Government is the largest purchaser of goods and services

in the WORLD, spending over $450 Billion annually. The Federal Government buys

both products and services. The products range from toothpaste to office supplies

and artillery. They also need the services of various professional ranging from

architects, nurses, priests, hairdressers, consultants and information technology

cyber security professionals. For standard “business-to-business” companies, selling

to the US Federal Government is a way to diversify the customer portfolio and

mitigate risk weathering the fluctuations in the economy, particularly given the

volatile European Union climate. Additionally, once you are an established US

Federal contractor and have performed satisfactory within contract terms and

conditions, fulfilling the governments ‘the statement of work” - increases your

likelihood for steady repeat business, with increased margins (albeit slim) in multi-

year contracts. Although your profit margins may not be the highest in this

competitive sector, the somewhat predictable budgets and buying patterns (once you

are “in”) can be a motivating factor for many businesses to establish government

contracts. Another motivating factor is knowing that you are guaranteed payment

from the government. Sometimes, however there may be a hurdle upon the time

frames in collecting. This can usually be circumvented by ensuring that you

delivered precisely on the terms and conditions and that your invoice exactly

matches the Purchase Order issued by the Government. There are particular

nuances that must be adhered to.

The “WHO” of the US Government

The US government is comprised of multiple agencies and thousands of buyers of

wide ranging products and services. Most US federal government agencies are

headquartered in the Washington DC area, but also have offices across the country

and the world where purchases are also made. For example, the US military has

bases in many foreign countries. While you can sell to virtually anyone by utilizing

technology, it is beneficial to have a physical presence in the Washington DC

metropolitan area as this is where the majority of the decision makers are located.

This can be accomplished by employing a full-time sales team, retained consultant,

lobbyist, a partner company or some combination thereof. Many part-time office

firms have grown over the years by offering a Washington DC address, phone

number, answering service and a few hours per month to use a shared conference

room and cubicle. This helps alleviate concerns from the risk adverse government

that you are credible and have a real presence.

There are large government offices all over the country and if you have a service or

product for a niche market such as a military bases or one of the national

laboratories or other specialized institution, then you can easily situate your sales

team closer to the end-user.

WHEN THE GOVERNMENT BUYS:

The US government fiscal year runs on an October 1 to September 30 cycle, with the

peaks typically occurring at the end of the fourth quarter due to a “use it or lose it”

system. If there are unallocated dollars as the year closes, there is a high

probability that the buyers, including both Program Managers and Contracting

Officers will purchase your items/services during these final months of July, August

and September. There are other factors besides the ‘end of year dollars’ that plays a

role in government’s decision to award a contract to your organization. Relationship

building, as in regular business-to-business transactions and some mid to high dollar

consumer-to-business transactions, is also significant and crucial part of the sales

process.

Selling to the government does not happen overnight. There is a large time

investment on the sales cycle, and as mentioned earlier, the government is a risk-

adverse client. This time span can range from 12 to 36 months – sometimes shorter

or sometimes longer. You may make 10 or more phone calls before you reach the

appropriate government contact. (Public data is available to secure marketing call

list and names of buyers who purchase your items along with incumbent information

and budget forecast.) Once you reach the right contact person, you may have many

meetings with your potential client before you make it to the true decision maker

who decides if and when your product/service is needed and if it will be funded.

From those meetings, presentations and demonstrations you can assess if there is a

need for your product/service in that agency or department or if you are creating

that need. Some salesmen and women may disagree and feel that the sales rep is

responsible for creating the need, but sometimes when interfacing with the

government you may be in a reactive mode and responding to request – formal or

not. Both scenarios will provide some intelligence on your chances for award and

estimated time frames.

If you are responding to a request formally called a Solicitation, it is important to

know (or ask) where the government is in the decision making process. If there is a

formal call for information or a Sources Sought (SS) or Request for Information (RFI)

for products/services that you provide, then the government is conducting a search

to determine what products/services are available that meet their specific need.

They may also be interested in determining if a specific type of business can fulfill

the terms and conditions, such as a small business, one located in a Historically

Underutilized Business area (HUBzone), minority owned, disadvantaged, veteran

owned, and/or women owned business. (More information on what qualifies as a

small business can be found on the US Small Business Administration website at

http://www.SBA.gov or http://www.JenniferSchaus.com Therefore, these Sources

Sought or RFI’s are great opportunities to provide information about your area of

expertise, highlight past performance with other government agencies, provide

pricing information or estimates, and assist in helping the issuing agency determine

there is a need to contract with your organization and demonstrating any value-

added components you possess. Getting in during the beginning phases of the

government search -- Sources Sought or RFI -- process is highly advantageous.

If your products/services are listed on the General Services Administration (GSA)

Schedule, this is a clear advantage and should be included in your response. The

GSA Schedule is a “hunting license” or “ticket to the government dance” and allows

the government to accelerate their purchase from you. This is a pre-vetted

contractor short list of both services (hourly rates) and products. Foreign companies

are able to be hold GSA Schedules however they must ensure their products are TAA

(Trade Agreement Act) compliant. This TAA List changes from time to time based on

US foreign relations. The federal government (and some state and local

governments) can easily shop as one would on Amazon at

http://www.gsaAdvantage.gov for vetted firms with pre-negotiated prices. More

information about becoming a GSA Schedule holder can be found at

http://www.GSA.gov or http://www.JenniferSchaus.com

Formal request from the government may also come as Request for Proposals (RFP),

Invitation to Bid (ITB) and Request for Quote (RFQ). These formal solicitations (or

RFP’s and RFQ’s) for purchases of $25,000 are required to be published on

www.FedBizOpps.gov This website allows you to search for opportunities by many

criteria, including agency and also product/service. Many of these opportunities are

not simply “put out to bid” without having an intended awardee. Companies that

have been continually networking, attending trade shows & presenting their

capabilities to the government for 6-24+ months, are most likely the key players in

creating the need for their solution which brought about the RFP. These RFP’s

typically began as a Sources Sought notice or an RFI. The Statement of Work (SOW)

in the RFP many times are written with language tailored for a specific company, an

elite group of contractors or for specially designated companies including GSA

Schedule holders, small businesses, or set-aside categories within the small

businesses community (ie. Veteran Owned). These solicitations are a simple

reminder that relationship building is the key component to winning the business.

Because government cannot accept gifts or be taken to lunch or dinner, basic sales

skills and knowing your product/service inside and out are absolutely pertinent to

your success in this vertical market. Knowing the rules of the government

contracting game found in the FAR, Federal Acquisition Regulation

http://www.acquisition.gov is essential. An educated and determined sales force

with a strong management team is important. The sales force must be relentless

and creative in breaking through the government walls and finding champions for

their solutions. They must be well connected at various levels – top, middle and

bottom – and present their solution as a way to make things “easier” for the

government, without threatening their job security.

There are a variety of sources for the sales rep to obtain contacts. Networking

‘inside the beltway’ is important and there are an abundance of venues for one to

attend to, as some are industry based. Additionally, http://www.FedBizOpps.gov will

publish information on Industry Days. These are “open houses” for small businesses

hosted by the particular agency OSDBU, Office Of Small & Disadvantaged Business

Unit. These OSDBU’s are the small business advocates. As previously mentioned,

there are commercial companies who aggregate government data and sell lists –

including names and contact information for buyers within government.

There are various levels of sales reps that a company may pursue. The ideal

candidate and may be an individual previously employed by the government in an

agency where there is a great need for your services. There are limits and laws

surrounding hiring individuals in this capacity who may have the contacts to help

your organization. Sometimes, depending upon the size of your organization, these

individuals may sit on the Board of Directors or be your main government sales guru.

These folks typically understand government, (hopefully your product or service

offering) and they have been the customer and understand the processes by which

the government purchases.

Again, depending upon your company size, budget and objectives for the

government market, you may want a full sales team or just want to tread lightly into

this arena. There are many flavors and degrees of sales representation in

Washington, DC. There are agents who will sell for you, be your US presence and

ask for a high percentage commission without a monthly retainer. The most

common structure in sales would structure a contract to include a monthly retainer

and commission. Still others may only charge a retainer and be confined to certain

areas of their expertise such as proposal writing for a designated number of hours

per month. Most of the individuals will have a certain area of expertise or

connections in specific agencies.

Trade shows are abundant as well and some are government specific (The General

Services Administration Expo, Small Business Administration Conferences), others

are industry specific (ie. FOSE and GovSec and F-Ped). These are opportune venues

to meet the government buyers and spend time with them, since they are prohibited

to accept gifts, lunch, dinner/golf outings, etc. They can be an expensive

undertaking but there are creative ways to reduce your cost. Some of the

conferences are looking for industry and subject matter experts as speakers for the

breakout sessions. By becoming one of the speakers, you gain more exposure, a live

audience, free press on the conference brochures and more attention and traction at

your booth. With more traction, this becomes basic sales and is a numbers game.

It is a given that in the sales process roadblocks are met and it is the job of the sales

team to overcome these obstacles. An effective business-to-government (B2G) sales

representative will penetrate the government at a variety of levels – the end-user,

the program manager(s) and the individuals who have purchasing or influential

authority. Sometimes there are higher issues which could help or hamper a

product/service from coming to market or perhaps escorting it out. Lobbyist and

public affairs professionals within the Washington DC area can also play a role in

assisting with generating funding for your solution. These professionals work at the

levels in government – primarily on Capitol Hill where they can help influence bills

and appropriations for specific services and products. Their fees may be higher than

a seasoned government sales rep, but will also be able to deliver for you at a

different (more political) level. These individuals may have previously worked for or

with senators, representatives and/or other elected officials. Most successful firms

will have connections on both sides of the political landscape which keeps them

strong at times when there is a change in power at any level within the government.

Although these firms can be powerful sources to leverage, they are not a silver

bullet. All of these tools lobbyist, sales team, consultants, agents and proposal

writers, must be used in collectively to get the most out of your ‘hunting expedition’.

The 80/20 rule applies in government contracts as well. Eighty percent of the

contracts are awarded to the top 20 contractors. These prime contractors are large

businesses and are well-known, such as Lockheed Martin, Northrop Grumman,

Raytheon, SAIC, BAE, etc. These organizations usually maintain a small business

liaison office. It can be beneficial to meet with these offices, register in their small

business vendor database and provide a synopsis on your products/services. Many

times, when the government is working to meet their small business set-aside

contracting goals (24%) these organizations will be forced to also meet small

business goals (36%). Results by agency on how they met these goals can be found

on the SBA Scorecard on the SBA website or at http://www.JenniferSchaus.com This

information should also play a part in your strategy when targeting agencies.

You can employ resources to determine if there is a market in the US government for

your product/service. Commercial companies can be hired to do this for you and

searches can be conducted to determine how much of your product/service has been

bought over the fiscal years, which can be segmented by quarter and company

name. It is also useful to search for competitors and understand their position in

the marketplace to determine your potential share. Government budgets are not

secret and this information is pertinent (and available) when focusing on your target

client.

With this information, you may determine that certain agencies may be better suited

and equipped to purchase your solutions than others. By narrowing your target

client to the top 3 agencies best aligned for your product/service based on their

budget, your budget and your contacts within the agency, you can strategically

positioning yourself for success. Creating a capabilities statement and supporting

literature geared toward the government, will help the buyer in understanding how

your solution will assist them.

Each administration, Republican or Democrat has specific goals and focus areas.

Some of these are determined by world events (wars and economic crisis, etc.) and

others are simply areas that they deem important (ie. green and environmental

products). By being cognizant of these issues, reading trade journals and

government specific publications, you can gain a clearer understanding of your

clients’ mentality and challenges, thus being better able to provide a solution. By

joining associations in Washington DC related to your industry you will benefit from a

locally based advocate, a built in government relations team (usually a given in

associations) working on your behalf and possible collaboration with other firms in

your industry. Likewise, joining an international chamber, French-American

Chamber Of Commerce you may also benefit from building relationships with US

based partners who are in the federal government contracting space. There are also

associations dedicated solely to US Federal Government contracting from which

companies can reap rewards, relationships and find teaming partners for government

contracting.

For foreign companies, establishing a US presence is not absolutely necessary, but

can be beneficial. Most US Government contracts have been awarded to US

companies who are physically located within the DC metropolitan area. (Part of this

is due to the Buy America Act, BAA). Basic sales skills tell us that business is earned

and awarded to the company/individual where there is a relationship. In order to

build those relationships, the sales rep and/or the consultant for your company

should be located close to the decision maker and where the work is taking place,

sometimes two different places. Modern day technology has allowed us to video-

conference, email and communicate in ways where we do not have to physically be

present. When dealing with a risk-adverse client, it is a best practice to physically be

there. Additionally, foreign companies may also consider establishing a US

subsidiary to have a legal entity and stronger presence in the US.

Government purchases can – and are also be based on a variety of factors including

price and quality. The current environment (2016) government contactors find

themselves in LPTA, Lowest Price Technically Acceptable. This means contracts are

awarded based on lowest price regardless of the firms past performance or

experience. This allows new players into the sector who have no experience in

government contracting whatsoever. Typically quality is sacrificed, sometimes

contracts are cancelled due to poor performance or the firm going out of business

due to not being able to sustain their business model of “buying contracts” at or

below margin.

Foreign firms should secure a DUNS (Data Universal Numbering System) from Dun &

Bradstreet Corporation at http://www.DnB.com From there, they should register in

the System for Award Management at http://www.SAM.gov which will require input

of basic company information, including your industry NAICS Codes (North American

Industry Classification System) and in most cases a Tax ID Number (TIN). Foreign

companies can work with a Registered Agent in the US, establish a US subsidiary or

explore other alternatives for obtaining a TIN.

Foreign businesses will have to pay close attention to the Trade Agreement Act and

Buy American Act. The TAA focuses more on country of origin relating to

manufacturing and products – how and where the end product is composed. The

BAA primarily gives preference to US companies over foreign entities on contracts.

Certain exceptions apply including some construction materials, pricing and unique

solutions. Other BAA exceptions relate to the US government procuring non-US

goods that are not reasonably available commercially in the US. *Please consult

Section 25 of the Federal Acquisition Regulation and also the General Services

Administration website for current information and language regarding The Buy

America Act and Trade Agreement Act for foreign companies, as these regulations

are undergoing changes at the time of this publication. http://acquisition.gov/far/

In conclusion, The US Government is the world’s largest purchaser of goods and

services. It is an elaborate and competitive market, but it is not impossible to be

successful. Establishing your business as a government vendor and winning

business is competitive and complex yet possible and very profitable for many.

Knowing those rules and identifying government savvy experts to guide you through

the government puzzle - can be the differential in being another government vendor

and being the successful and preferred government solution provider.

Jennifer Schaus runs a government consulting firm in Washington, DC. She is the

founder and principal of Jennifer Schaus and Associates. Ms. Schaus has domestic and

international clients who provide both services and products to the US Federal

Government. Her expertise is in representing clients to compete for US Federal

Contracts, securing Set-Aside certifications and supporting the sales process via

proposal writing, marketing and business development. She is a frequent speaker at

government contracting forums and associations including WIP (Women Impacting

Public Policy), NCMA (National Contract Management Association), APMP

(Association Of Proposal Management Professionals, NDIA/WID (National Defense

Industry Association/Women In Defense), WAVE (Women As Veteran Entrepreneurs) and

more. She has been featured or quoted in The Wall Street Journal, The Washington Post,

The Washington Business Journal, Government Product News and more.

Ms. Schaus holds a BA from Towson University, a Leadership Accelerator Certificate

from UC Berkeley and a Certificate in Executive Leadership from Cornell University.

She sits on the Board of Directors for GovLish a data aggregator of government

acronyms. For more information and to contact Jennifer Schaus & Associates, please

visit: www.JenniferSchaus.com or JSchaus@JenniferSchaus.com or call us + 1 - 2 0 2 –

3 6 5 – 0 5 9 8.