THE US FEDERAL GOVERNMENT

A VIABLE CUSTOMER FOR DUTCH COMPANIES

US FEDERAL GOVERNMENT CONTRACTING FOR FOREIGN OR NON-US FIRMS

Presented By: JENNIFER SCHAUS, Washington, DC

http://www.JenniferSchaus.com

JSchaus@JenniferSchaus.com

LINKEDIN: https://www.Linkedin.com/in/jenniferschaus

+ 1 – 2 0 2 – 3 6 5 – 0 5 9 8

REVISED: July 2015

De Verenigde Staten federale regering is de grootste afnemer van goederen en

diensten in de wereld, meer dan $ 450 miljard per jaar. De federale overheid koopt

zowel de producten en diensten. De producten variëren van tandpasta tot

kantoorartikelen en artillerie. Ze moeten ook de diensten van verschillende

beroepsgroepen, variërend van architecten, verpleegkundigen, priesters, kappers,

consultants en informatietechnologie cyber security professionals. Voor standaard

"business-to-business" bedrijven, te verkopen aan de Amerikaanse federale overheid

is een manier om de klantenportefeuille te diversifiëren en de risico's te beperken

verwering van de schommelingen in de economie, met name gezien het volatiele

klimaat Europese Unie. Bovendien, als je eenmaal een gevestigde Amerikaanse

Federal aannemer en bevredigend uitgevoerd binnen contract voorwaarden voldoen

aan de regeringen van de verklaring van het werk "- verhoogt uw kans voor een

constante terugkerende klanten, met een verhoogde marges (zij slank) in meerjarige

contracten . Hoewel uw winstmarges niet de hoogste in deze competitieve sector, de

ietwat voorspelbare budgetten en koopgedrag kan zijn (als je eenmaal "in") kan een

motiverende factor zijn voor veel bedrijven aan de overheid contracten vast te

stellen. Een andere motiverende factor is te weten dat u gegarandeerd de betaling

van de overheid. Soms, maar er kan een hindernis op de tijdframes in te

verzamelen. Dit kan doorgaans worden omzeild door ervoor te zorgen dat u precies

op de voorwaarden en dat uw factuur komt exact overeen met de bestelling

afgegeven door de regering geleverd. Er zijn bepaalde nuances die moeten worden

nageleefd.

De "wie" van de Amerikaanse overheid

De Amerikaanse regering bestaat uit meerdere agentschappen en duizenden kopers

van brede producten en diensten. De meeste Amerikaanse federale overheid zijn

gevestigd in de omgeving van Washington DC, maar hebben ook kantoren in het

hele land en de wereld waar aankopen ook worden gedaan. Bijvoorbeeld, het

Amerikaanse leger heeft bases in veel buitenlandse landen. Terwijl je naar vrijwel

iedereen kan verkopen door gebruik te maken van de technologie, is het nuttig om

een fysieke aanwezigheid in de Washington DC grootstedelijk gebied hebben want dit

is waar de meerderheid van de beslissers zich bevinden. Dit kan worden

bewerkstelligd door toepassing van een full-time verkopers, behouden adviseur,

lobbyist, een partnerbedrijf of een combinatie daarvan. Veel part-time office

bedrijven hebben door de jaren heen gegroeid door het aanbieden van een

Washington DC adres, telefoonnummer, het beantwoorden van service en een paar

uur per maand naar een gedeelde conferentieruimte en een kast te gebruiken. Dit

helpt verlichten bezorgdheid uit het risicomijdend regering dat je geloofwaardig bent

en hebben een werkelijke aanwezigheid.

Er zijn grote overheidsinstellingen over het hele land en als je een dienst of product

voor een nichemarkt, zoals een militaire bases of een van de nationale laboratoria of

andere gespecialiseerde instelling, dan kunt u gemakkelijk situeren uw sales team

dichter bij de eind- gebruiker.

Wanneer de overheid KOOPT:

De Amerikaanse regering het fiscale jaar loopt op 1 oktober - 30 september cyclus,

met de pieken meestal optreedt bij het einde van het vierde kwartaal als gevolg van

een 'use it or lose it "systeem. Als er niet-toegewezen dollars als het jaar afsluit, is

er een grote kans dat de kopers, met inbegrip van zowel Program Managers en

Contracting Officers uw items / diensten gedurende deze laatste maanden juli,

augustus en september zal kopen. Er zijn andere factoren naast het 'einde van het

jaar dollars' die een rol speelt in de beslissing van de regering om een opdracht voor

uw organisatie. Het opbouwen van relaties, zoals in de reguliere business-to-

business transacties en een aantal midden tot hoge dollar consument-to-business

transacties, is ook belangrijk en cruciaal onderdeel van het verkoopproces.

Verkopen aan de overheid niet over een nacht ijs. Er is een grote tijdsinvestering van

de sales cycle, en zoals eerder gezegd, de overheid is een risicomijdende client. Deze

tijdspanne kan tussen 12 en 36 maanden - soms kortere of soms langer. U kunt 10

of meer bellen voordat u de juiste contactpersoon overheid te bereiken. (Openbare

gegevens beschikbaar zijn voor marketing bellijst en de namen van de kopers die uw

items te kopen, samen met de gevestigde informatie en begrotingsvooruitzichten.

Bewaking) Zodra u de juiste contactpersoon te bereiken, kunt u veel vergaderingen

hebt met je potentiële klant voordat je het naar de echte beslisser die beslist of en

wanneer uw product / dienst nodig is en wanneer het zal worden gefinancierd.

Van deze vergaderingen, presentaties en demonstraties je kan nagaan of er behoefte

is aan uw product / dienst in dat bureau of afdeling of als u het creëren van die

behoefte. Sommige verkopers en vrouwen kunnen niet mee eens en menen dat de

vertegenwoordiger is verantwoordelijk voor het creëren van de noodzaak, maar

soms bij de interfacing met de overheid je kan in een reactieve modus en reageren

op vragen - formele of niet. Beide scenario's zal enige intelligentie van uw kansen

voor de gunning en de geschatte termijnen te verstrekken.

Als u reageert op een verzoek formeel heet een verzoek, is het belangrijk om te

weten (of vraag) waar de overheid is in het besluitvormingsproces. Als er een

formeel verzoek om informatie of een Bronnen Veelgevraagde (SS) of Request for

Information (RFI) voor producten / diensten die u aanbiedt, dan zal de overheid is

bezig met een onderzoek om te bepalen welke producten / diensten beschikbaar zijn

die voldoen aan hun specifieke behoefte . Zij kunnen ook geïnteresseerd in het

bepalen of een bepaald type van het bedrijfsleven de voorwaarden, kunnen

vervullen, zoals een klein bedrijf, een gevestigd in een historisch Underutilized

Business area (HUBZone), eigendom zijn van minderheden, kansarmen, veteraan in

eigendom en / of vrouwen bezeten zaken. (Meer informatie over wat in aanmerking

komt als een klein bedrijf kan worden gevonden op de website van de Amerikaanse

Small Business Administration aan http://www.SBA.gov of

http://www.JenniferSchaus.com Daarom zijn deze bronnen Veelgevraagde of RFI zijn

grote kansen om informatie over uw gebied van expertise, markeert het verleden

behaalde resultaten met andere overheidsinstanties, te verstrekken informatie over

prijzen of ramingen, en helpen bij het helpen van de instantie van afgifte te bepalen

is er behoefte aan een contract met uw organisatie en demonstreren van alle

onderdelen toegevoegde waarde die je bezit. het krijgen in tijdens het begin fasen

van het onderzoek overheid - Bronnen Veelgevraagde of RFI - proces is zeer

voordelig.

Als uw producten / diensten worden vermeld op de General Services Administration

(GSA) Schedule, is dit een duidelijk voordeel en moeten worden opgenomen in uw

reactie. De GSA Schedule is een "jachtvergunning" of "ticket aan de overheid dance"

en laat de overheid om hun aankoop te versnellen van je. Dit is een pre-doorgelicht

aannemer korte lijst van beide diensten (uurtarieven) en producten. Buitenlandse

bedrijven zijn in staat om te houden GSA schema's maar ze moeten ervoor zorgen

dat hun producten zijn TAA (Trade Agreement Act) compliant. Dit TAA List verandert

van tijd tot tijd op basis van de Amerikaanse buitenlandse betrekkingen. De federale

overheid (en een aantal provinciale en lokale overheden) kan gemakkelijk winkel als

men zou op Amazon op http://www.gsaAdvantage.gov voor doorgelicht bedrijven

met pre-onderhandeld over prijzen. Meer informatie over hoe u een GSA Schedule

houder kan worden gevonden op http://www.GSA.gov of

http://www.JenniferSchaus.com

Formeel verzoek van de overheid kan ook komen als Request for Proposals (RFP),

Invitation to Bid (ITB) en Request for Quote (RFQ). Deze formele verzoeken (of RFP's

en RFQ's) voor de aankoop van $ 25.000 zijn vereist op www.FedBizOpps.gov

worden gepubliceerd Op deze website kunt u zoeken naar mogelijkheden door vele

criteria, waaronder agency en ook product / service. Veel van deze mogelijkheden

zijn niet gewoon "stak om te bieden", zonder dat een beoogde opdrachtnemer.

Bedrijven die voortdurend zijn netwerk, het bijwonen van beurzen en de presentatie

van hun mogelijkheden om de regering voor 6-24 + maanden, zijn het meest

waarschijnlijk de belangrijkste spelers in het creëren van de noodzaak van hun

oplossing die bracht de RFP. Deze RFP's meestal begon als een Bronnen

Veelgevraagde aankondiging of een RFI. De Statement of Work (SOW) in de RFP vele

malen zijn geschreven met de taal op maat gemaakt voor een specifiek bedrijf, een

elite groep van aannemers of voor speciaal aangewezen bedrijven, waaronder GSA

Schedule houders, kleine bedrijven, of braaklegging categorieën binnen de kleine

ondernemingen gemeenschap (dwz. Veteran Owned). Deze verzoeken zijn een

makkelijke herinnering dat het opbouwen van relaties is de belangrijkste component

aan het winnen van de business.

Omdat de overheid geen geschenken kan accepteren of worden genomen om een

lunch of diner, basic verkoop vaardigheden en het kennen van uw product / dienst

binnen en buiten zijn absoluut relevant zijn voor uw succes in deze verticale markt.

Het kennen van de regels van de overheid aanbestedende spel gevonden in de FAR,

Federal Acquisition Regulation http://www.acquisition.gov is essentieel. Een goed

opgeleide en vastberaden sales force met een sterk management team is belangrijk.

De sales force moet meedogenloos en creatief te zijn in het doorbreken van de

overheid muren en het vinden van kampioenen voor hun oplossingen. Ze moeten

goed worden aangesloten op verschillende niveaus - boven, midden en bodem - en

presenteren hun oplossing als een manier om dingen te maken "makkelijker" voor de

overheid, zonder daarbij hun werkzekerheid.

Er zijn diverse bronnen voor de vertegenwoordiger om contacten te verkrijgen.

Netwerken 'binnen de ringweg' is belangrijk en er is een overvloed van locaties voor

één om bij te wonen, zoals sommigen industrie op basis. Daarnaast zal

http://www.FedBizOpps.gov informatie industrie Days publiceren. Dit zijn "open

dagen" voor kleine bedrijven georganiseerd door de bijzondere agentschap OSDBU,

Office Van Kleine en Benadeelde Business Unit. Deze OSDBU zijn de kleine bedrijven

voorstanders. Zoals eerder vermeld, zijn er commerciële bedrijven die de overheid

gegevens verzamelen en verkopen van lijsten - waaronder namen en

contactgegevens voor kopers binnen de overheid.

Er zijn verschillende niveaus van verkopers die een bedrijf kan nastreven. De ideale

kandidaat en kunnen een individu eerder in dienst van de overheid in een

agentschap te zijn waar er een grote behoefte aan uw diensten. Er zijn grenzen en

wetten rond het inhuren van mensen in deze hoedanigheid, die de contacten met uw

organisatie helpen kan hebben. Soms, afhankelijk van de grootte van uw organisatie,

kunnen deze mensen zitten op de raad van bestuur of zijn uw belangrijkste regering

sales goeroe. Deze mensen begrijpen doorgaans overheid, (hopelijk uw product of

dienst aanbieden) en zij hebben de klant geweest en de processen waarmee de

overheid aankopen te begrijpen.

Nogmaals, afhankelijk van uw bedrijfsgrootte, budget en doelstellingen voor de

overheidsmarkt, kunt u een volledige sales team of gewoon wilt loopvlak licht in deze

arena. Er zijn vele smaken en graden van de verkoop vertegenwoordiging in

Washington, DC. Er zijn agenten die zal verkopen voor u, wees dan uw Amerikaanse

aanwezigheid en vraag om een hoog percentage provisie zonder een maandelijks

voorschot. De meest voorkomende structuur in de verkoop zou een contract te

structureren met een maandelijks voorschot en de Commissie op te nemen. Weer

anderen kan slechts een voorschot op te laden en worden beperkt tot bepaalde

gebieden van hun expertise, zoals het schrijven van voorstellen voor een

aangewezen aantal uren per maand. Het merendeel van de mensen zullen een

bepaald gebied van expertise of verbindingen in specifieke agentschappen.

Beurzen zijn er in overvloed zo goed en sommige zijn specifiek de overheid (The

General Services Administration Expo, Small Business Administration Conferenties),

anderen zijn de industrie specifiek (dwz. FOSE en GovSec en F-Ped). Deze zijn

opportuun locaties aan de overheid kopers te ontmoeten en tijd doorbrengen met

hen, omdat ze verboden om giften, lunch, diner / golf uitstapjes, etc. accepteren Ze

kunnen een dure onderneming, maar er zijn creatieve manieren om uw kosten te

verlagen. Sommige van de conferenties zijn op zoek naar de industrie en vakexperts

als sprekers voor de breakout sessies. Door steeds een van de sprekers, krijg je

meer exposure, een live publiek, vrije pers over de conferentie brochures en meer

aandacht en grip op uw stand. Met meer tractie, wordt dit fundamentele verkoop en

is een spel van nummers.

Het is een gegeven dat in het verkoopproces wegversperringen wordt voldaan en het

is de taak van het sales team om deze hindernissen te overwinnen. Een effectieve

business-to-government (B2G) vertegenwoordiger zal de overheid binnen te dringen

op verschillende niveaus - de eindgebruiker, het programma manager (s) en de

personen die aankoop of invloedrijke autoriteit. Soms zijn er grotere problemen die

zouden kunnen helpen of hinderen van een product / dienst op de markt komen of

misschien begeleiden het uit. Lobbyist en public affairs professionals binnen de

Washington DC gebied kan ook een rol spelen in het helpen bij het genereren van

financiering voor uw oplossing. Deze professionals werken op de niveaus in de

regering - in de eerste plaats op Capitol Hill, waar ze kunnen helpen invloed

rekeningen en de kredieten voor specifieke diensten en producten. Hun kosten

kunnen hoger zijn dan een doorgewinterde overheid sales rep, maar zal ook in staat

zijn te leveren voor u op een ander (meer politiek) niveau. Deze personen kunnen

eerder hebben gewerkt voor of met senatoren, vertegenwoordigers en / of andere

gekozen functionarissen. De meeste succesvolle bedrijven zullen verbindingen aan

beide zijden van het politieke landschap, die ze sterk op momenten houdt wanneer

er een verandering aan de macht op elk niveau binnen de overheid. Hoewel deze

bedrijven kan een krachtig bronnen om gebruik te maken, zijn ze niet een zilveren

kogel. Al deze instrumenten lobbyist, sales team, consultants, agenten en het

voorstel van schrijvers, moet gezamenlijk worden gebruikt om het meeste uit uw

'jachtpartij' te krijgen.

De 80/20 regel geldt in overheidscontracten ook. Tachtig procent van de contracten

worden toegekend aan de top 20 aannemers. Deze hoofdaannemers zijn grote

bedrijven en zijn goed bekend zijn, zoals Lockheed Martin, Northrop Grumman,

Raytheon, SAIC, BAE, enz. Deze organisaties meestal onderhouden van een klein

bedrijf verbindingsbureau. Het kan gunstig zijn om te voldoen aan deze kantoren,

registreren in hun kleine bedrijven vendor database en bieden een overzicht van uw

producten / diensten. Vele malen, wanneer de overheid is bezig om hun kleine

zakelijke braaklegging aanbestedende doelen te bereiken (24%) deze organisaties

zullen worden gedwongen om ook aan kleine zakelijke doelstellingen (36%).

Resultaten Door de makelaar over hoe ze elkaar ontmoetten deze doelen is te vinden

op de SBA Scorecard op de SBA website of op http://www.JenniferSchaus.com Deze

informatie moet ook een rol spelen in uw strategie bij het richten agentschappen.

U kunt middelen aanwenden om te bepalen of er een markt in de Amerikaanse

regering voor uw product / dienst. Commerciële bedrijven kunnen worden gehuurd

om dit te doen voor u en zoekopdrachten kunnen worden uitgevoerd om te bepalen

hoeveel van uw product / dienst is gekocht dan het fiscale jaar, die kan worden

gesegmenteerd per kwartaal en bedrijfsnaam. Het is ook nuttig om te zoeken naar

concurrenten en begrijpen hun positie op de markt om uw potentiële aandeel te

bepalen. overheidsbegrotingen zijn niet geheim en deze informatie relevant is (en

beschikbaar) bij het scherpstellen op uw doelgroep klant.

Met deze informatie, kunt u bepalen dat bepaalde instanties beter geschikt en

uitgerust om uw oplossingen zijn dan anderen te kopen kan zijn. Door het verkleinen

van uw doelgroep client naar de top 3 agentschappen beste afgestemd voor uw

product / dienst op basis van hun budget, uw budget en uw contacten binnen het

agentschap, kunt u strategisch uzelf positioneren voor succes. Het creëren van een

verklaring mogelijkheden en ondersteunende literatuur gericht op de overheid, zal de

koper helpen bij het begrijpen hoe uw oplossing hen zal helpen.

Elke toediening, Republikein of Democraat heeft specifieke doelen en

aandachtsgebieden. Sommige van deze worden bepaald door de gebeurtenissen in

de wereld (oorlogen en economische crisis, etc.) en anderen zijn gewoon gebieden

die zij belangrijk achten (bijv. Groen en milieu-producten). Door de hoogte van deze

problemen, het lezen van vakbladen en de overheid bepaalde publicaties, kunt u een

beter begrip van de mentaliteit en de uitdagingen van uw klanten te krijgen,

waardoor ze zo beter in staat om een oplossing te bieden. Door lid te verenigingen in

Washington DC met betrekking tot uw branche profiteert u van een lokaal gevestigde

advocate, een ingebouwde relaties tussen de overheid team (meestal een bepaald in

verenigingen) werken aan uw naam en mogelijke samenwerking met andere

bedrijven in uw branche. Ook de toetreding tot een internationale kamer,

Nederlands-Amerikaanse Kamer van Koophandel kunt u ook profiteren van het

opbouwen van relaties met de Verenigde Staten gevestigde partners die in de

federale regering aanbestedende ruimte. Er zijn ook verenigingen die uitsluitend

gewijd aan de Amerikaanse federale overheid aanbestedende waaruit bedrijven

kunnen profiteren van beloningen, relaties en vind teaming partners voor

overheidscontracten.

Voor buitenlandse bedrijven, de oprichting van een aanwezigheid in de VS is niet

absoluut noodzakelijk, maar kan nuttig zijn. De meeste Amerikaanse overheid

contracten zijn gegund aan Amerikaanse bedrijven die zich fysiek binnen het DC

grootstedelijk gebied. (Een deel van dit is te wijten aan de Buy American Act, BAA).

Basis verkoop vaardigheden vertellen ons dat het bedrijfsleven wordt verdiend en

toegekend aan het bedrijf / individu waar sprake is van een relatie. Om die relaties,

de vertegenwoordiger en / of de adviseur voor uw bedrijf op te bouwen moet zich

dicht bij de beslisser en waar het werk plaatsvindt, soms twee verschillende

plaatsen. Moderne technologie heeft ons in staat gesteld om video-conferentie, e-

mail en communiceren op een manier waar we hoeven niet fysiek aanwezig te zijn.

Bij de behandeling van een risico-negatieve client, het is een best practice om daar

fysiek. Bovendien, buitenlandse bedrijven kunnen ook overwegen een Amerikaanse

dochteronderneming aan een rechtspersoon en sterkere aanwezigheid in de VS

hebben.

Overheidsaankopen kunnen - en zijn ook gebaseerd op diverse factoren, waaronder

prijs en kwaliteit. De huidige omgeving (2016) overheid schakelaars bevinden zich in

LPta, laagste prijs technisch aanvaardbaar. Dit betekent dat contracten worden

toegekend op basis van de laagste prijs, ongeacht de firma het verleden behaalde

resultaten of ervaring. Dit maakt het mogelijk nieuwe spelers in de sector die geen

ervaring hebben in de regering aanbestedende dan ook. Typisch kwaliteit wordt

opgeofferd, soms contracten worden geannuleerd als gevolg van slechte prestaties of

het bedrijf gaan van het bedrijfsleven als gevolg van het niet kunnen om hun

business model van "kopen van contracten 'in stand te houden op of onder marge.

Buitenlandse bedrijven moeten een DUNS (Data Universal Numbering System) van

Dun & Bradstreet Corporation veilig bij http://www.DnB.com Van daaruit moeten ze

in het systeem voor de Award Beheer registreren op http://www.SAM.gov die vergt

inzet van basisinformatie onderneming, met inbegrip van uw branche NAICS codes

(Noord-Amerikaanse industry Classification System) en in de meeste gevallen een

Tax ID Number (TIN). Buitenlandse bedrijven kunnen werken met een

geregistreerde agent in de VS heeft, een Amerikaanse dochteronderneming of

verken andere alternatieven voor het verkrijgen van een TIN.

The United States Federal Government is the largest purchaser of goods and services

in the WORLD, spending over $450 Billion annually. The Federal Government buys

both products and services. The products range from toothpaste to office supplies

and artillery. They also need the services of various professional ranging from

architects, nurses, priests, hairdressers, consultants and information technology

cyber security professionals. For standard “business-to-business” companies, selling

to the US Federal Government is a way to diversify the customer portfolio and

mitigate risk weathering the fluctuations in the economy, particularly given the

volatile European Union climate. Additionally, once you are an established US

Federal contractor and have performed satisfactory within contract terms and

conditions, fulfilling the governments ‘the statement of work” - increases your

likelihood for steady repeat business, with increased margins (albeit slim) in multi-

year contracts. Although your profit margins may not be the highest in this

competitive sector, the somewhat predictable budgets and buying patterns (once you

are “in”) can be a motivating factor for many businesses to establish government

contracts. Another motivating factor is knowing that you are guaranteed payment

from the government. Sometimes, however there may be a hurdle upon the time

frames in collecting. This can usually be circumvented by ensuring that you

delivered precisely on the terms and conditions and that your invoice exactly

matches the Purchase Order issued by the Government. There are particular

nuances that must be adhered to.

The “WHO” of the US Government

The US government is comprised of multiple agencies and thousands of buyers of

wide ranging products and services. Most US federal government agencies are

headquartered in the Washington DC area, but also have offices across the country

and the world where purchases are also made. For example, the US military has

bases in many foreign countries. While you can sell to virtually anyone by utilizing

technology, it is beneficial to have a physical presence in the Washington DC

metropolitan area as this is where the majority of the decision makers are located.

This can be accomplished by employing a full-time sales team, retained consultant,

lobbyist, a partner company or some combination thereof. Many part-time office

firms have grown over the years by offering a Washington DC address, phone

number, answering service and a few hours per month to use a shared conference

room and cubicle. This helps alleviate concerns from the risk adverse government

that you are credible and have a real presence.

There are large government offices all over the country and if you have a service or

product for a niche market such as a military bases or one of the national

laboratories or other specialized institution, then you can easily situate your sales

team closer to the end-user.

WHEN THE GOVERNMENT BUYS:

The US government fiscal year runs on an October 1 to September 30 cycle, with the

peaks typically occurring at the end of the fourth quarter due to a “use it or lose it”

system. If there are unallocated dollars as the year closes, there is a high

probability that the buyers, including both Program Managers and Contracting

Officers will purchase your items/services during these final months of July, August

and September. There are other factors besides the ‘end of year dollars’ that plays a

role in government’s decision to award a contract to your organization. Relationship

building, as in regular business-to-business transactions and some mid to high dollar

consumer-to-business transactions, is also significant and crucial part of the sales

process.

Selling to the government does not happen overnight. There is a large time

investment on the sales cycle, and as mentioned earlier, the government is a risk-

adverse client. This time span can range from 12 to 36 months – sometimes shorter

or sometimes longer. You may make 10 or more phone calls before you reach the

appropriate government contact. (Public data is available to secure marketing call

list and names of buyers who purchase your items along with incumbent information

and budget forecast.) Once you reach the right contact person, you may have many

meetings with your potential client before you make it to the true decision maker

who decides if and when your product/service is needed and if it will be funded.

From those meetings, presentations and demonstrations you can assess if there is a

need for your product/service in that agency or department or if you are creating

that need. Some salesmen and women may disagree and feel that the sales rep is

responsible for creating the need, but sometimes when interfacing with the

government you may be in a reactive mode and responding to request – formal or

not. Both scenarios will provide some intelligence on your chances for award and

estimated time frames.

If you are responding to a request formally called a Solicitation, it is important to

know (or ask) where the government is in the decision making process. If there is a

formal call for information or a Sources Sought (SS) or Request for Information (RFI)

for products/services that you provide, then the government is conducting a search

to determine what products/services are available that meet their specific need.

They may also be interested in determining if a specific type of business can fulfill

the terms and conditions, such as a small business, one located in a Historically

Underutilized Business area (HUBzone), minority owned, disadvantaged, veteran

owned, and/or women owned business. (More information on what qualifies as a

small business can be found on the US Small Business Administration website at

http://www.SBA.gov or http://www.JenniferSchaus.com Therefore, these Sources

Sought or RFI’s are great opportunities to provide information about your area of

expertise, highlight past performance with other government agencies, provide

pricing information or estimates, and assist in helping the issuing agency determine

there is a need to contract with your organization and demonstrating any value-

added components you possess. Getting in during the beginning phases of the

government search -- Sources Sought or RFI -- process is highly advantageous.

If your products/services are listed on the General Services Administration (GSA)

Schedule, this is a clear advantage and should be included in your response. The

GSA Schedule is a “hunting license” or “ticket to the government dance” and allows

the government to accelerate their purchase from you. This is a pre-vetted

contractor short list of both services (hourly rates) and products. Foreign companies

are able to be hold GSA Schedules however they must ensure their products are TAA

(Trade Agreement Act) compliant. This TAA List changes from time to time based on

US foreign relations. The federal government (and some state and local

governments) can easily shop as one would on Amazon at

http://www.gsaAdvantage.gov for vetted firms with pre-negotiated prices. More

information about becoming a GSA Schedule holder can be found at

http://www.GSA.gov or http://www.JenniferSchaus.com

Formal request from the government may also come as Request for Proposals (RFP),

Invitation to Bid (ITB) and Request for Quote (RFQ). These formal solicitations (or

RFP’s and RFQ’s) for purchases of $25,000 are required to be published on

www.FedBizOpps.gov This website allows you to search for opportunities by many

criteria, including agency and also product/service. Many of these opportunities are

not simply “put out to bid” without having an intended awardee. Companies that

have been continually networking, attending trade shows & presenting their

capabilities to the government for 6-24+ months, are most likely the key players in

creating the need for their solution which brought about the RFP. These RFP’s

typically began as a Sources Sought notice or an RFI. The Statement of Work (SOW)

in the RFP many times are written with language tailored for a specific company, an

elite group of contractors or for specially designated companies including GSA

Schedule holders, small businesses, or set-aside categories within the small

businesses community (ie. Veteran Owned). These solicitations are a simple

reminder that relationship building is the key component to winning the business.

Because government cannot accept gifts or be taken to lunch or dinner, basic sales

skills and knowing your product/service inside and out are absolutely pertinent to

your success in this vertical market. Knowing the rules of the government

contracting game found in the FAR, Federal Acquisition Regulation

http://www.acquisition.gov is essential. An educated and determined sales force

with a strong management team is important. The sales force must be relentless

and creative in breaking through the government walls and finding champions for

their solutions. They must be well connected at various levels – top, middle and

bottom – and present their solution as a way to make things “easier” for the

government, without threatening their job security.

There are a variety of sources for the sales rep to obtain contacts. Networking

‘inside the beltway’ is important and there are an abundance of venues for one to

attend to, as some are industry based. Additionally, http://www.FedBizOpps.gov will

publish information on Industry Days. These are “open houses” for small businesses

hosted by the particular agency OSDBU, Office Of Small & Disadvantaged Business

Unit. These OSDBU’s are the small business advocates. As previously mentioned,

there are commercial companies who aggregate government data and sell lists –

including names and contact information for buyers within government.

There are various levels of sales reps that a company may pursue. The ideal

candidate and may be an individual previously employed by the government in an

agency where there is a great need for your services. There are limits and laws

surrounding hiring individuals in this capacity who may have the contacts to help

your organization. Sometimes, depending upon the size of your organization, these

individuals may sit on the Board of Directors or be your main government sales guru.

These folks typically understand government, (hopefully your product or service

offering) and they have been the customer and understand the processes by which

the government purchases.

Again, depending upon your company size, budget and objectives for the

government market, you may want a full sales team or just want to tread lightly into

this arena. There are many flavors and degrees of sales representation in

Washington, DC. There are agents who will sell for you, be your US presence and

ask for a high percentage commission without a monthly retainer. The most

common structure in sales would structure a contract to include a monthly retainer

and commission. Still others may only charge a retainer and be confined to certain

areas of their expertise such as proposal writing for a designated number of hours

per month. Most of the individuals will have a certain area of expertise or

connections in specific agencies.

Trade shows are abundant as well and some are government specific (The General

Services Administration Expo, Small Business Administration Conferences), others

are industry specific (ie. FOSE and GovSec and F-Ped). These are opportune venues

to meet the government buyers and spend time with them, since they are prohibited

to accept gifts, lunch, dinner/golf outings, etc. They can be an expensive

undertaking but there are creative ways to reduce your cost. Some of the

conferences are looking for industry and subject matter experts as speakers for the

breakout sessions. By becoming one of the speakers, you gain more exposure, a live

audience, free press on the conference brochures and more attention and traction at

your booth. With more traction, this becomes basic sales and is a numbers game.

It is a given that in the sales process roadblocks are met and it is the job of the sales

team to overcome these obstacles. An effective business-to-government (B2G) sales

representative will penetrate the government at a variety of levels – the end-user,

the program manager(s) and the individuals who have purchasing or influential

authority. Sometimes there are higher issues which could help or hamper a

product/service from coming to market or perhaps escorting it out. Lobbyist and

public affairs professionals within the Washington DC area can also play a role in

assisting with generating funding for your solution. These professionals work at the

levels in government – primarily on Capitol Hill where they can help influence bills

and appropriations for specific services and products. Their fees may be higher than

a seasoned government sales rep, but will also be able to deliver for you at a

different (more political) level. These individuals may have previously worked for or

with senators, representatives and/or other elected officials. Most successful firms

will have connections on both sides of the political landscape which keeps them

strong at times when there is a change in power at any level within the government.

Although these firms can be powerful sources to leverage, they are not a silver

bullet. All of these tools lobbyist, sales team, consultants, agents and proposal

writers, must be used in collectively to get the most out of your ‘hunting expedition’.

The 80/20 rule applies in government contracts as well. Eighty percent of the

contracts are awarded to the top 20 contractors. These prime contractors are large

businesses and are well-known, such as Lockheed Martin, Northrop Grumman,

Raytheon, SAIC, BAE, etc. These organizations usually maintain a small business

liaison office. It can be beneficial to meet with these offices, register in their small

business vendor database and provide a synopsis on your products/services. Many

times, when the government is working to meet their small business set-aside

contracting goals (24%) these organizations will be forced to also meet small

business goals (36%). Results by agency on how they met these goals can be found

on the SBA Scorecard on the SBA website or at http://www.JenniferSchaus.com This

information should also play a part in your strategy when targeting agencies.

You can employ resources to determine if there is a market in the US government for

your product/service. Commercial companies can be hired to do this for you and

searches can be conducted to determine how much of your product/service has been

bought over the fiscal years, which can be segmented by quarter and company

name. It is also useful to search for competitors and understand their position in

the marketplace to determine your potential share. Government budgets are not

secret and this information is pertinent (and available) when focusing on your target

client.

With this information, you may determine that certain agencies may be better suited

and equipped to purchase your solutions than others. By narrowing your target

client to the top 3 agencies best aligned for your product/service based on their

budget, your budget and your contacts within the agency, you can strategically

positioning yourself for success. Creating a capabilities statement and supporting

literature geared toward the government, will help the buyer in understanding how

your solution will assist them.

Each administration, Republican or Democrat has specific goals and focus areas.

Some of these are determined by world events (wars and economic crisis, etc.) and

others are simply areas that they deem important (ie. green and environmental

products). By being cognizant of these issues, reading trade journals and

government specific publications, you can gain a clearer understanding of your

clients’ mentality and challenges, thus being better able to provide a solution. By

joining associations in Washington DC related to your industry you will benefit from a

locally based advocate, a built in government relations team (usually a given in

associations) working on your behalf and possible collaboration with other firms in

your industry. Likewise, joining an international chamber, Dutch-American Chamber

Of Commerce you may also benefit from building relationships with US based

partners who are in the federal government contracting space. There are also

associations dedicated solely to US Federal Government contracting from which

companies can reap rewards, relationships and find teaming partners for government

contracting.

For foreign companies, establishing a US presence is not absolutely necessary, but

can be beneficial. Most US Government contracts have been awarded to US

companies who are physically located within the DC metropolitan area. (Part of this

is due to the Buy America Act, BAA). Basic sales skills tell us that business is earned

and awarded to the company/individual where there is a relationship. In order to

build those relationships, the sales rep and/or the consultant for your company

should be located close to the decision maker and where the work is taking place,

sometimes two different places. Modern day technology has allowed us to video-

conference, email and communicate in ways where we do not have to physically be

present. When dealing with a risk-adverse client, it is a best practice to physically be

there. Additionally, foreign companies may also consider establishing a US

subsidiary to have a legal entity and stronger presence in the US.

Government purchases can – and are also be based on a variety of factors including

price and quality. The current environment (2016) government contactors find

themselves in LPTA, Lowest Price Technically Acceptable. This means contracts are

awarded based on lowest price regardless of the firms past performance or

experience. This allows new players into the sector who have no experience in

government contracting whatsoever. Typically quality is sacrificed, sometimes

contracts are cancelled due to poor performance or the firm going out of business

due to not being able to sustain their business model of “buying contracts” at or

below margin.

Foreign firms should secure a DUNS (Data Universal Numbering System) from Dun &

Bradstreet Corporation at http://www.DnB.com From there, they should register in

the System for Award Management at http://www.SAM.gov which will require input

of basic company information, including your industry NAICS Codes (North American

Industry Classification System) and in most cases a Tax ID Number (TIN). Foreign

companies can work with a Registered Agent in the US, establish a US subsidiary or

explore other alternatives for obtaining a TIN.

Foreign businesses will have to pay close attention to the Trade Agreement Act and

Buy American Act. The TAA focuses more on country of origin relating to

manufacturing and products – how and where the end product is composed. The

BAA primarily gives preference to US companies over foreign entities on contracts.

Certain exceptions apply including some construction materials, pricing and unique

solutions. Other BAA exceptions relate to the US government procuring non-US

goods that are not reasonably available commercially in the US. *Please consult

Section 25 of the Federal Acquisition Regulation and also the General Services

Administration website for current information and language regarding The Buy

America Act and Trade Agreement Act for foreign companies, as these regulations

are undergoing changes at the time of this publication. http://acquisition.gov/far/

In conclusion, The US Government is the world’s largest purchaser of goods and

services. It is an elaborate and competitive market, but it is not impossible to be

successful. Establishing your business as a government vendor and winning

business is competitive and complex yet possible and very profitable for many.

Knowing those rules and identifying government savvy experts to guide you through

the government puzzle - can be the differential in being another government vendor

and being the successful and preferred government solution provider.

Jennifer Schaus runs a government consulting firm in Washington, DC. She is the

founder and principal of Jennifer Schaus and Associates. Ms. Schaus has domestic and

international clients who provide both services and products to the US Federal

Government. Her expertise is in representing clients to compete for US Federal

Contracts, securing Set-Aside certifications and supporting the sales process via

proposal writing, marketing and business development. She is a frequent speaker at

government contracting forums and associations including WIP (Women Impacting

Public Policy), NCMA (National Contract Management Association), APMP

(Association Of Proposal Management Professionals, NDIA/WID (National Defense

Industry Association/Women In Defense), WAVE (Women As Veteran Entrepreneurs) and

more. She has been featured or quoted in The Wall Street Journal, The Washington Post,

The Washington Business Journal, Government Product News and more.

Ms. Schaus holds a BA from Towson University, a Leadership Accelerator Certificate

from UC Berkeley and a Certificate in Executive Leadership from Cornell University.

She sits on the Board of Directors for GovLish a data aggregator of government

acronyms. For more information and to contact Jennifer Schaus & Associates, please

visit: www.JenniferSchaus.com or JSchaus@JenniferSchaus.com or call us + 1 - 2 0 2 –

3 6 5 – 0 5 9 8.