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The International Association of Lions ClubsDistretto 108 Yb Sicilia

Governatore Prof. Avv. Gianfranco AmentaAnno Sociale 2013 – 2014

“Partecipare per cooperare alla crescita”

La formazione come “antidoto” alla crisi dell’associazionismo.

Un progetto Lions.

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TemaCome organizzare

e gestire riunioni efficaci

Svolgimento:

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Riunioni efficaciLa riunione è uno strumento di

comunicazione, uno scambio di informazioni tra più persone per raggiungere INSIEME un obiettivo comune.

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Riunioni efficaciPer essere efficace una riunione

richiede una attenzione sistemica sia a livello dei contenuti sia a quello

delle relazioni.

In caso contrario ..

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Riunioni efficaci

La riunione è complessivamente MENO EFFICIENTE ma notevolmente PIÙ EFFICACE di altre modalità di comunicazione interpersonale: e-mail, telefono, colloqui, piccoli sottogruppi, …

IMPORTANTE

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Riunioni efficaciPerché le riunioni sono

importanti?Portano i problemi all’attenzione di tutti migliorando la comunicazione;Aumentano il senso di partecipazione e di appartenenza;Permettono la condivisone delle informazioni e la ricerca del consenso sulle decisioni;Favoriscono l’interdipendenza positiva non essendo spesso sufficiente la semplice collaborazione tra appartenenti allo stesso gruppo;Creano – appunto – un gruppo e, quindi, sinergia.

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Riunioni efficaciUna riunione per essere efficace deve centrale due

obiettivi:

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Riunioni efficaciUna riunione per essere efficace deve centrale due

obiettivi:OBIETTIVI ESPLICITI operativi:I risultati che ci si aspetta da una riunione nei suoi risvolti operativi

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Riunioni efficaciUna riunione per essere efficace deve centrale due

obiettivi:OBIETTIVI ESPLICITI psicologici:

Legati alle componenti psicologiche nelle

relazioni tra i partecipanti

ed ai loro rapporti interpersonali.

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Riunioni efficaci

Stabilire l’obiettivo, il “dove si vuole arrivare”, è fondamentale per l’efficacia di una riunione e, per essere tale, deve rispondere ad alcuni requisiti che agiscano come SCORTA sul percorso delle scelte aiutandoci ad evitare di sprecare il tempo della riunione in dibattiti inutili .

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Riunioni efficaci

SCORTA: iniziali degli aggettivi che caratterizzano un vero obiettivo:-Specifico;-Concreto;-Ottenibile;-Riscontrabile;-Tempificato;-Avvincente.

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Riunioni efficaci

Ricordarsi che:

Un obiettivo troppo difficile non genera impegno;

Un obiettivo troppo facile può annoiare.

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Riunioni efficaciPrerequisiti di una riunione

Nell’organizzare una riunione bisogna rispondere a tre domande:

1) Perché?2) Per chi?3) Quanto costa (tempo e

denaro)?

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Riunioni efficaciPrerequisiti di una riunioneCultura del costo riunione

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Riunioni efficaciFasi di una

riunioneUna riunione si compone di diverse fasi:

1) Preparazione2) Apertura3) Svolgimento4) Conclusione5) Dopo

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Riunioni efficaciFasi di una

riunionePreparazione 1

1)Definire l’obiettivo: stabilire qual è il risultato atteso, cosa si vuole conseguire;

2)Predisporre un ordine del giorno ed attenersi strettamente allo stesso;

3)Definire il tempo di inizio e quello della fine, il tempo da dedicare per i vari interventi o a disposizione dei partecipanti;

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Riunioni efficaciFasi di una

riunionePreparazione 2

4)Aspetti logistici quali prenotazione della sala, strumentazione tecnica necessaria, spostamenti, confort (eventuali coffee-break);

5)Aspetti organizzativi quali lettera/mail di convocazione, richiesta di conferma, prenotazioni varie;

6)Preparazione documentazione necessaria da inviare anticipatamente ai partecipanti.

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Riunioni efficaciFasi di una

riunioneApertura (parte iniziale della riunione) 1

·Iniziare definendo chiaramente l'obiettivo dell'incontro e fissando il limite di tempo da rispettare;·Presentare tutti gli argomenti in agenda, in modo che vengano compresi;·Discutere all’inizio i punti che richiedono maggiore impegno, iniziare dai punti che uniscono i partecipanti;·Iniziare la discussione stimolando il coinvolgimento di tutti partecipanti;

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Riunioni efficaciFasi di una

riunioneApertura (parte iniziale della riunione) 2

·Chiedere il contributo degli altri membri, facendo però attenzione che nessuno prenda il sopravvento;·Incoraggiare l'espressione dei diversi punti di vista, evitando i commenti troppo bruschi;·Permettere il disaccordo tra i partecipanti ed il contraddittorio, ma evitando che l'atmosfera diventi troppo calda;

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Riunioni efficaciFasi di una

riunioneSvolgimento (parte centrale della riunione)· Presidiare la metodologia/processo di lavoro

stabiliti;·Regolare la comunicazione: far intervenire, garantire l’ascolto, integrare, limitare, allargare …;·Evitare dispersioni, non soffermarsi su argomenti secondari o al di fuori dell’ordine del giorno;·Gestire rapporti-comportamenti problematici o conflittuali;·Se la discussione si prolunga eccessivamente su di un argomento, ricordare ai partecipanti che sono lì per trarre delle conclusioni e prendere delle decisioni.

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Riunioni efficaciFasi di una

riunioneConclusione (parte finale della riunione)

· Chiudere all’ora stabilita ;·Sintetizzare ciò che è stato definito;·Rilevazione di eventuali punti ancora aperti;·Se è necessario un ulteriore incontro, concordare con i partecipanti sul suo argomento e su che cosa i partecipanti devono fare prima che questo abbia luogo.

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Riunioni efficaciFasi di una

riunioneDopo

·VERBALE(report analitico degli interventi e/o report sintetico delle conclusioni);·TRASFERIMENTO(comunicazione a terzi, responsabilizzazione);·ATTUAZIONE(utilizzo output nel lavoro, momenti di supervisione dell’attuazione altrui);·EVENTUALE FOLLOW-UP.

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Riunioni efficaciFasi di una

riunioneIl verbaleIl verbale deve essere chiaro e sintetico,

scritto correttamente e contenere:· Descrizione della riunione;·Descrizione dei temi discussi e degli interventi;·Descrizione delle decisioni prese;·Impegni assunti dai vari partecipanti con i tempi di esecuzione;·Elenco delle persone cui è inviato il verbale;·Data della eventuale successiva riunione.

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Riunioni efficaciFasi di una

riunione

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Riunioni efficaci

La verità è che la maggior parte delle riunioni

sono inefficaci e – perciò – la gente pensa che siano

inutili!

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Riunioni efficaciPerché molte riunioni sono

inefficaci?· Coinvolgono troppe persone che parlano troppo;·Non producono decisioni;·Dominate da poche persone con una forte personalità;·Si ottengono indicazioni generiche o semplici raccomandazioni;·Investono troppo tempo su banalità che possono essere risolte altrimenti.

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Riunioni efficaciCosa può rovinare una

riunione?·Arrivare e iniziare in ritardo, oppure aspettare la presenza di tutti i partecipanti mancando di rispetto a coloro che sono arrivati puntuali;·Non prevedere e/o non comunicare l’ora di chiusura;·Invitare i partecipanti all’ultimo momento;·Organizzare una riunione con un obiettivo poco chiaro;·Non comunicare in anticipo l’o.d.g.;·Non preparare, per tempo, gli argomenti da discutere ed il materiale a supporto della discussione.

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Riunioni efficaciCosa può rovinare una

riunione?

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Riunioni efficaciIl

Partecipante

Anche per chi partecipa a una

riunione ci sono delle regole

da seguire per rendere efficace

la riunione!

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Riunioni efficaciIl

Partecipante (1)

·Verificare la propria disponibilità e avvisare tempestivamente in caso contrario;·Leggere attentamente l’o.d.g.;·Prepararsi sugli argomenti da trattare;·Eliminare ogni potenziale azione di disturbo (telefonini; ipad; …);·Ascoltare attentamente gli interventi altrui, astenendosi da commenti personali inutili e fuori luogo.

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Riunioni efficaciIl

Partecipante (2)

·Rimani in silenzio se non hai niente di importante da dire;·Se non sei sicuro di quello che dici, evita di fare affermazioni quali "io credo che dovremmo fare questo...". Piuttosto fai una domanda al Presidente o agli altri membri, quale "Credete che sia il caso di fare questo?“· Sii preparato a discutere il tuo argomento fermamente, ma non insistere per una causa persa.

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Riunioni efficaciIl

Partecipante (3)A volte è meglio

tacere e sembrare stupidi che aprir bocca e togliere ogni dubbio.

OSCAR WILDE

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Riunioni efficaciIl

Partecipante (3)Il Partecipante …

deleterio-Signore dell’ovvio;-Ritardatario;-Sussurratore;-Emarginato;-Interprete;-Saccente;-Antagonista;-Sipperò.

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Riunioni efficaciIl

Coordinatore

·Può essere chi copre un ruolo a progetto;·Può essere chi stabilisce la necessità di una

riunione e la convoca;·Può essere qualcuno delegato a ciò da una

autorità;·Può essere chi copre un ruolo istituzionale.

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Riunioni efficaci

Il Coordinatore

Rilevanza della posizione

ALTA

Preparazione sulla

materiaALTA

Rilevanza della posizioneBASSA

Preparazione sulla

materiaBASSA

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Riunioni efficaciIl

Coordinatore

1 - Legittimato

4 - Garante

2 - Plafonato3 -

Operativo

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Riunioni efficaciIl

dibattito• Il Coordinatore deve gestire l’ordine degli interventi,

concedendo la parola secondo le regole concordate;• Il relatore, insieme al Coordinatore, sceglie se accettare

domande anche durante la relazione o solo alla fine;• Ammettere le domande durante la relazione porta a un

clima più partecipativo e permette di chiarire subito dubbi e fraintendimenti;

• Ammettere le domande durante la relazione e’ rischioso in termini di gestione ottimale e di controllo del tempo.

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Riunioni efficaci

Condivisione

Rilevanza dei contenuti

ALTA

Spinta della motivazione

ALTA

Rilevanza di contenutiBASSA

Spinta della motivazione

BASSA

1423

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Riunioni efficaciCondivision

e

1 – Spinta in avanti

4 - Concettualità

2 - Accaloramento 3 -

Stallo

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Riunioni efficaciIl

dissenso

Il dissenso in una riunione può essere di due tipi:

1)Dissenso relativo al contenuto;

2)Conflitto sul piano della relazione.

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Riunioni efficaciIl

dissenso

Dissenso relativo al contenuto:IL CONFLITTO SUL CONTENUTO NON E’ NECESSARIAMENTE NEGATIVO E DI PATOLOGICO PUO’ INVECE ESSERE UNA INTERESSANTE DIALETTICA QUINDI UNA RISORSA.

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Riunioni efficaciIl

dissensoConflitto sul piano della relazione:

E’ QUESTO UN LIVELLO DELICATO DA GESTIRE PERCHE’ UNA RELAZIONE CONFLITTUALE CORRISPONDE A UNA SVALUTAZIONE DELL’ALTRO COME PERSONA O COME RUOLO ORGANIZZATIVO OPPURE E’ DOVUTA A DUELLI DI POTERE PIU’ O MENO ESPLICITI.

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Riunioni efficaciIl

dissensoPer il coordinatore di una riunione è fondamentale saper riconoscere quale delle due tipologie di conflitto si verifica per decidere come gestirlo. Nel primo caso infatti può essere utile lasciarlo esprimere liberamente, guidandolo verso l’obiettivo; nel caso di un conflitto relazionale invece è necessario “contenerlo” perché non infici il raggiungimento stesso del risultato atteso.

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Riunioni efficaciFinale

1

… a volte va tutto bene!

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Riunioni efficaciFinale

2Lo sviluppo di ciascuno di noi come

gestore di riunioni è legato alla crescita personale: più cose impariamo, più

prestiamo attenzione agli altri, meglio possiamo svolgere questa funzione. E questa nostra possibilità di sviluppo è

potenzialmente infinita.

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Riunioni efficaci