TG - revisado 05.11
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1 INTRODUO
Este trabalho acadmico tem como tema principal expor a importncia de
uma boa administrao de materiais em uma organizao, tendo como base a
utilizao de uma ferramenta voltada para a gesto de estoque.
A incessante busca de um processo de melhoria contnua promove
significativamente a competitividade empresarial, aumentando o controle gerencial,
reduzindo despesas originrias de um planejamento ineficiente do controle de
estoque.Uma boa gesto de estoque precisa ser eficaz, pois, contribui para garantir o
bom funcionamento dos demais setores da organizao, tais como de pesquisa,
operaes, finanas, marketing, etc.
Sabe-se que em qualquer segmento comercial, os consumidores sempre
buscam por um diferencial a mais, gostam de encontrar o que procuram e esto
atentos a inovaes e facilidades tanto em produtos como tambm em servios
prestados. Para que exista um controle gerencial eficaz de todas as movimentaes
existentes no empreendimento, no havendo barreiras de comunicao entre as
reas, faz-se necessrio a implantao de um sistema integrado, cuja principal
finalidade controlar a gesto de estoque, podendo prever e evitar futuros
problemas, como por exemplo, o mau armazenamento dos produtos, dificuldades
quanto alocao, categorias diferentes, sem identificao e a falta de controle dos
produtos vendidos por metro, em saco ou valor unitrio.
Com isso, essa ferramenta pode auxiliar o administrador de materiais,
dispondo tambm de outros indicadores, que passam desde a avaliao de
rentabilidade, custos, fluxo de caixa, balano patrimonial, demonstrativo de
resultados, despesas, dentre outros pontos inerentes a gesto empresarial, que
possibilitam as tomadas de decises para atingir os objetivos tticos e estratgicos
da organizao.
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1.1 Problema
Este trabalho acadmico estuda o depsito de materiais de construo,
Comercial Pedreira LTDA. (nome fictcio), instalada na cidade de So Jos dos
Campos - SP e constatou que o gerenciamento de seus estoques apresentava-se
ineficaz.
1.2 Justificativa
Este Trabalho de Graduao (TG) em Administrao de Empresas visa
colocar em prtica o papel do administrador no sentido de desenvolver a capacidade
crtica, reflexiva e analtica da empresa com relao s aes de gerenciamento
elaboradas para facilitar os controles inerentes gesto de estoques por parte da
organizao, buscando identificar, analisar e aplicar na prtica as teorias
acadmicas.
1.3 Objetivo
Este trabalho acadmico objetiva organizar e melhorar os procedimentos
relativos gesto de estoque utilizando um sistema de informao.
Para atingir o objetivo geral proposto, este trabalho de graduao visa
identificar por meio de pesquisas de campo e bibliogrficas um software que
satisfaam as necessidades da empresa.
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1.4 Metodologia
A metodologia utilizada neste trabalho foi pesquisa de reviso e
referncias bibliogrficas para fornecer o subsidio necessrio para a viso terica
sobre administrao de materiais e administrao de estoques.
Alm das revises e referncias bibliogrficas foram tambm realizadas
avaliaes atravs de um plano de pesquisa com o levantamento de dados
primrios da empresa em questo e com o suporte de especialistas em softwares.
1.5 Estrutura do trabalho
O trabalho est disposto da seguinte maneira:
O segundo captulo traz definies sobre administrao de materiais e suas
competncias.
O terceiro captulo aborda a importncia da Gesto de Estoque numa
organizao e suas variaes, tendo como embasamento referncias bibliogrficasdo tema.
O quarto captulo apresenta e descreve as ferramentas da gesto de estoque:
curva ABC, LEC e giro de estoque, mostrando suas definies, objetivos e
benefcios, em paralelo com as fontes de pesquisas.
O quinto captulo aborda os tipos de softwares, bem como suas descries e
funcionalidade..
O sexto captulo apresenta o perfil da organizao Comercial Pedreira,mostra como a m utilizao de um sistema de gesto de estoque acarreta em
problemas significativos para a empresa.
O stimo captulo dentro da teoria acerca da gesto de estoque traz a
recomendao da implantao de um sistema informatizado, efetuando um
levantamento dos softwares no mercado, a escolha do mais apropriado em relao
s necessidades da empresa atravs de avaliaes de especialistas do ramo, a
anlise dessa escolha e a implantao do software escolhido.
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Finalmente o captulo oitavo demonstra uma concluso com base no
levantamento terico e prtico, propondo a aplicao do plano de melhoria e suas
respectivas aes.
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2 ADMINISTRAO DE MATERIAIS
A administrao de materiais constitui-se de um conjunto de atividades com a
finalidade de assegurar o suprimento de materiais necessrios ao funcionamento da
organizao, no tempo correto, na quantidade necessria, na qualidade requerida e
pelo melhor preo.
Antes do tempo correto, ocasiona estoques altos, acima da necessidade da
empresa.
Aps o tempo correto, ocasiona falta de material para o atendimento das
necessidades.Alm da quantidade necessria, representa imobilizaes em estoque ocioso.
Sem atributos de qualidade, acarreta custos maiores e oportunidades de
lucros no realizados.
Aqum da quantidade necessria, pode levar insuficincia de estoque.
A administrao de materiais se tornou um dos alicerces principais na gesto
empresarial. Do que adianta ter um setor de vendas atuante, uma estratgia
adequada de marketing e um bom planejamento de gesto financeira, se aorganizao no possui uma gesto eficiente de seus estoques? Assim, o
Administrador de materiais exerce um importante papel, pois suas decises podem
definir o sucesso ou insucesso da mesma.
2.1 Funes da Administrao de materiais
Para a consecuo dos objetivos, a Administrao de Materiais deve ter como
um dos principais enfoques:
a) A Administrao de Recursos: que em grande parte baseada em tcnicas
que integram os elementos de tecnologia de manufatura e otimizam a
utilizao de pessoas, materiais e instalaes ou equipamentos;
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b) Sistema de Controle de Informaes: pois sua utilizao correta leva a uma
melhoria de produtividade atravs da distribuio de informaes, integrando
gestores, funcionrios, clientes, fornecedores e setores da empresa
envolvidos com seu abastecimento.
c) Processo: que coleta, organiza e dissemina informaes tecnolgicas, com
uma rede estabelecida para comunicar tecnologias recm-identificadas.
Utilizando bem esses recursos, informaes e pessoas o Administrador de
Materiais estar apto a exercer as suas funes de forma eficaz, ou seja,
gerenciando as entradas e sadas dos materiais necessrios empresa.
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3 GESTO DE ESTOQUE
A gesto de estoque um assunto vital e, freqentemente, absorve parte
substancial do oramento operacional de uma organizao. Como os estoques no
agregam valores aos produtos, quanto menor o nvel de estoques com que um
sistema produtivo conseguir trabalhar, mais eficiente ser.
A eficincia na sua administrao poder criar a diferena com os
concorrentes, melhorando a qualidade, reduzindo os tempos, diminuindo os custos
entre outros fatores, oferecendo assim, uma vantagem competitiva para a prpriaempresa. fundamental que as empresas diminuam, ao mnimo, a quantidade de
estoques na cadeia de suprimentos, a fim de obter uma racionalizao nos custos
de armazenagem e respectiva manuteno.
3.1 Estoque
O estoque pode ser definido como a quantificao de itens ou recursos
tangveis, em movimento ou no, que se encontra em poder de organizao, num
determinado tempo.
O dicionrio Aurlio traz a seguinte definio para o termo estoque:
a) Quantidade de mercadorias disponvel para uso ou venda: O estoquede matrias-primas do almoxarifado; As fbricas de automveis esto
com grandes estoques em seus ptios;
b) Quantidade ou importncia acumulada: O investimento faz aumentar o
estoque de capital; O estoque da dvida externa foi reduzido metade;
SLACK et al (1999) define estoque como a acumulao armazenada de
recursos materiais em um sistema de transformao.
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J Ballou (2007) especifica como sendo, regra e meios para se manter a
quantidade de mercadorias disponvel para uso ou venda, sempre que precisar,
assim como medida de fornecimento rpido.
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4 FERRAMENTAS DA GESTO DE ESTOQUE
Inicialmente as corporaes dispem de muitas ferramentas para auxiliar na
sua gesto de estoques. A curva ABC uma mtrica utilizada pelas empresas
varejistas para uma boa gesto em seus estoques.
4.1 Curva ABC
A curva ABC sugere que 10% dos itens estocados correspondem 50% do
valor investido em estoque, outros 20% correspondem a 30% do valor e os 70%
restantes representam 20% conforme quadro n1 abaixo.
Quadro 1: Curva ABC de estoques
Aps analisar a curva ABC de estoques, o administrador de materiais deve
concentrar seus esforos primordialmente nos itens que oferecem maiores
resultados. Desta forma, os itens A merecero um controle mais rgido, os itens B
um controle moderado e os itens C menor controle.
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Para Slack et al (1997) a classificao ABC se baseia na Lei de Pareto,
conhecida como regra 80/20. Essa regra indica que 80% do valor do estoque
correspondem a 20% de todos os itens inclusos no mesmo, enquanto que 20% do
valor do estoque representam os 80% dos itens restantes.
4.2 LEC (Lote Econmico de Compra)
Outra questo importante para a gesto eficiente de estoques a quantidadee a periodicidade das compras, ou seja, quanto deve ser comprado e com que
freqncia.
A abordagem mais comum para decidir quanto de particular item pedir,
quando o estoque precisa de reabastecimento, chamada abordagem do lote
econmico de compra. Essencialmente, essa abordagem tenta encontrar o melhor
equilbrio entre as vantagens e desvantagens de se manter estoque. (SLACK et al,
1997).Para Morgado; Gonalves (2001): Lote Econmico de Compra pode ser
definido como a quantidade de pedido que minimize a funo do custo total.
J Parente (2000) recomenda que para a definio do lote econmico de
compra, sejam observadas as informaes de consumo, prazo de entrega, nveis de
estoque de segurana, com base nas informaes de consumo semanal, tempo de
entrega do fornecedor, estoque mnimo e mximo desejados, sero estabelecidos os
lotes econmicos de compras, de modo a otimizar o frete e diminuir o capitalinvestido em estoque.O lote econmico de compra (LEC) fornecer o tamanho timo
do lote avaliando o tradeoff entres o custo de manter estoques e o custo de
processar o pedido (preparar, transmitir, processar, separar, embarcar, transportar e
entregar.). Para definio do lote econmico de compra, utilizada a frmula a
seguir (Parente, 2000), conforme figura 1:
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Figura 1: Frmula do Lote Econmico de Compra
Fonte: Parente (2000)
4.3 Giro de estoque
O giro do estoque mede quantas vezes o estoque se renovou em um perodo
de avaliao. a razo entre vendas e estoque mdio. Quanto maior o giro, mais
eficiente a gesto de estoques e menos capital a empresa estar investindo na
manuteno de estoques.
A rotatividade ou giro de estoque uma relao existente entre o consumo
anual e o estoque mdio do produto. (DIAS, 1995).
Parente (2000) complementa: O giro de estoque reflete a relao entre o
volume de vendas e estoques, e indica o nmero de vezes que o estoque mdio
vendido durante um perodo de tempo.
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5 TIPOS DE SISTEMAS
O sistema de controle de estoque adequado para uma empresa deve levar
em conta, no mnimo, a discriminao dos diferentes itens estocados, de modo quese possa aplicar um grau de controle adequado importncia de cada item no
conjunto do estoque. Faz-se necessrio investir em um sistema de processamento
de informaes que possa lidar com seus conjuntos particulares de circunstncias
de controle de estoque, pois descobrir frmulas para controlar estoques sem afetar o
crescimento dos custos um dos maiores desafios que os empresrios esto
encontrando nessa poca de escassez de recursos.
5.1 Sistema de Duas Gavetas
O Sistema de Duas Gavetas consiste em duas caixas de diferentes
tamanhos, onde a menor tem uma quantidade de material suficiente para atender ao
consumo durante o tempo de reposio, mais o estoque de segurana, enquanto
que a caixa maior possui um estoque equivalente ao consumo previsto no perodo.
Este sistema bastante prtico e muito utilizado pelo comrcio varejista de
autopeas e por outros de pequeno porte.
5.2 Sistema de Mximos e Mnimos
O Sistema de Mximos e Mnimos ou de Quantidades Fixas apresenta uma
razovel automatizao do processo de reposio. Neste sistema h necessidade
de que seja estabelecido o consumo previsto, a fixao do perodo de consumo para
o item desejado, o clculo do ponto de pedido em funo do tempo de reposio do
item pelo fornecedor, o clculo dos lotes de compra e o clculo dos estoques
mnimos e mximos.
5.3 Sistema de Reviso Contnua
Este sistema parte da premissa de analisar o nvel de estoque continuamente,
ou seja, a cada retirada ou cada dia, por exemplo, sendo de maneira manual,
eletrnica, entre outras. E assim que o estoque chega ao seu nvel de segurana, ou
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na sua quantidade mnima, feita uma recolocao seguindo o lote econmico de
compra pr-determinado anteriormente. Sendo assim, este sistema de reviso tem o
perodo de tempo varivel e o tamanho do lote invarivel. Ou ainda o sistema de
reviso contnua, que tambm pode ser chamado de ponto de recolocao do
pedido, acompanha o estoque remanescente de um item cada vez que uma retirada
feita, a fim de determinar a necessidade de reposio (RITZMAN, 2004, pg. 305).
5.4 Sistema de Reviso Peridica
O Sistema de Reviso Peridica atenta para a reposio do material em
ciclos de tempos iguais ou perodos de reviso, levando-se em considerao umestoque mnimo ou de segurana, o qual deve ser dimensionado de forma que
previna o consumo acima do normal e os atrasos de entrega durante o perodo de
reviso e tempo de reposio. Alguns itens podero apresentar maior consumo do
que outros, portanto torna-se conclusiva a idia de que a reviso dever ser
realizada para cada item em particular. Neste sistema a quantidade pedida ser a
necessidade de demanda do prximo perodo.
5.5 Sistemas MRP I e MRP II
O Sistema de Planilha de Requisio de Materiais (Materials Requeriments
Planning) ou MRP I e MRP II, permite que as empresas calculem quantos materiais
de determinado tipo so necessrios e em que momento. um sistema bastante
complexo que exigem inmeros controles e clculos de volume e tempo necessrios
execuo da produo.
O MRP I era, essencialmente, voltado para o planejamento e controle da
produo e dos estoques em empresas de manufatura, entretanto, os conceitos tm
sido estendidos a outras reas das empresas, ou seja, um plano global para o
planejamento e monitoramento de todos os recursos de uma empresa de
manufatura (manufatura, marketing, finanas e engenharia).
O MRP II, definido a partir do MRP I, um sistema que visa a atender a
complexidade de empresas que possuem um processo produtivo e no quelas que
se constituem para exercer a mercancia.
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5.6 Sistema JIT (just-in-time)
O Sistema JIT (just-in-time) um sistema de produo de bens e servios no
momento em que so necessrios, no antes para que no se transformem em
estoque e nem depois para que seus clientes no tenham que esperar. O JIT (just-
in-time) considerado um sistema de puxar estoques ao longo da produo, ou
seja, qualquer movimento de produo somente liberado na medida da
necessidade sinalizada pelo usurio da pea ou componente em fabricao, pois os
centros de trabalho no esto autorizados a produzir e empurrar os lotes apenas
para manter ocupados operrios e equipamentos.
5.7 Kanban
Kanban uma palavra japonesa que significa literalmente registro ou placa
visvel.
Em Administrao da produo significa um carto de sinalizao que
controla os fluxos de produo ou transportes em uma indstria. O carto pode ser
substitudo por outro sistema de sinalizao, como luzes, caixas vazias e at locaisvazios demarcados.
Coloca-se um Kanban em peas ou partes especficas de uma linha de
produo, para indicar a entrega de uma determinada quantidade. Quando se
esgotarem todas as peas, o mesmo aviso levado ao seu ponto de partida, onde
se converte num novo pedido para mais peas. Quando for recebido o carto ou
quando no h nenhuma pea na caixa ou no local definido, ento se deve
movimentar, produzir ou solicitar a produo da pea.
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http://pt.wikipedia.org/wiki/Administra%C3%A7%C3%A3o_da_produ%C3%A7%C3%A3ohttp://pt.wikipedia.org/wiki/Administra%C3%A7%C3%A3o_da_produ%C3%A7%C3%A3o -
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6 IMPORTNCIA DE INFORMATIZAR SEU COMRCIO
Uma das principais dificuldades do setor varejista o controle do seu
estoque. Mesmo uma pequena loja se for contadas todas as variedades de
produtos, pode trabalhar com um mix de mais de oito mil itens.
Com a informatizao, ser possvel elaborar uma tabela de preos bem
detalhada e organizar melhor a disposio dos produtos na loja e no estoque de tal
forma que o vendedor ter condies de prestar um melhor atendimento no balco.
Ou seja, saber exatamente o que ele tem disponvel no estoque e qual o seu preo.
Alm disso, ser possvel fazer um oramento em questo se segundos.
Outra vantagem que o lojista poder obter, a qualquer momento, a sua real
posio de estoque, fluxo de caixas e posio de compras, entre outros setores.
Com isso, ter informaes corretas e atualizadas em mos para tomadas de
deciso. Sabendo tambm quais so os itens mais vendidos, o setor de compras da
loja passar a ter uma ferramenta eficiente para negociar com os fornecedores,
entre outros benefcios.
Parente (2000) complementa que os objetivos dos programas de resposta
rpida so:
- Acelerar o giro do estoque;
- Reduzir os ndices de falta de produtos;
- Melhorar a variedade e a satisfao do consumidor;
- Aumentar as vendas por meio de melhor ajuste s
necessidades dos consumidores;
- Diminuir a necessidade de demarcaes pelo monitoramente
contnuo do que est sendo vendido e do que est permanecendo nas prateleiras;
- Diminuir custos logsticos e administrativos devido ao
processamento eletrnico de dados.
O uso da tecnologia auxilia o gerenciamento dos negcios empresariais e
diminui a necessidade de retrabalho para a integrao das informaes das
diferentes reas (Filho et al., 2004).A adoo destes programas permite o reabastecimento do estoque do
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varejista em um curto espao de tempo. Diferente dos sistemas de reposio
manuais, que levavam semanas para efetuar o ciclo de reposio do pedido
(perodo entre a data do pedido e a chegada do material na loja), os sistemas de
reposio automtica agilizam o processo e diminui a quantidade de produtos em
falta no ponto de venda.
Conforme Parente (2000), a flexibilidade dos programas de resposta rpida
permitem aos varejistas prever hoje o que vendero amanh e ter as mercadorias
nas lojas, na hora, nas quantidades, cores, tamanhos e estilos corretos (Parente,
2000).
Baily et al. (2000) salientam que de acordo com a adoo de determinados
padres de informao, as empresas podem ser classificadas de acordo com oquadro n 2 a seguir:
Quadro 2: Classificao dos estgios de desenvolvimento e capacidade
Fonte: Baily et al.(2000)
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7 A EMPRESA
Em 1991, dois irmos fundaram o Depsito Silver Materiais para Construo
em Geral Ltda..
Em 1994 a empresa passou por uma crise financeira na qual tiveram que
fazer emprstimo para arcar com as dividas.
Em 1995 um dos irmos no resistiu crise e a sociedade foi desfeita,
levando ao fechamento do Comercial Silver.
Com isso em 1996 o irmo mais velho fundou a Comercial Pedreira Materiais
para Construo Ltda., com apenas quatro funcionrios.
Seus controles eram feitos na ponta do Lpis, conseqentemente tiveram
dificuldades em controle de estoque e cadastro de fornecedores e clientes. Devido a
essa estratgia a empresa no evoluiu muito, mesmo assim conseguiu superar as
dificuldades e crescendo por cinco anos consecutivos a uma taxa de 15% ao ano.
Em 2003, a empresa sentiu novamente a crise financeira devido falta de
controle em seu caixa, onde passaram por algumas restries de crdito. Aps
muitas discusses e tentativas de recuperao, a soluo encontrada peloproprietrio foi uma injeo de capital prprio e o controle manual de todas as
entradas de caixa que se estende at o dia de hoje.
Sua mais recente dificuldade expressiva aconteceu em 2007 onde empresa
teve um enorme prejuzo com seus clientes, devido facilidade que concedia para
vendas a fiado, gerando um aumento considervel da inadimplncia, e que
conseqentemente reduziram os seus lucros, ento chegaram ao um consenso que
teriam que diminuir a Lista de fiados. Isso aconteceu com sucesso e tiveram umgrande progresso nesta rea.
Mas, mesmo com todas essas crises superadas ao longo dos anos, sua taxa
de crescimento est em alta, acreditamos que a empresa ainda possa expandir, mas
para que isso acontea h necessidade de focar em algumas deficincias na gesto
de estoque.
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7.1 Dados da Empresa
Atualmente possui um prdio situado na regio norte de So Jos dos
Campos SP;
Em uma rea de aproximadamente 1520m
Com mais de oito mil itens disponveis em estoque;
Mais de 500 clientes;
Cerca de 100 Fornecedores;
Com um faturamento mdio de R$ 80.000,00 por ms;
Contando ainda com uma fatia de mercado de 35% na regio onde atua;
Possui um quadro de seis funcionrios.
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8 ANLISE DA SITUAO
Em visita realizada a empresa, foi diagnosticado que os vendedores e at o
proprietrio no sabem o quanto de material existe em seu estoque, constatamos
que antes de concretizar a venda de alguns produtos o vendedor precisa ir at ao
estoque para confirmar se h produtos disponveis. Foi visto tambm que j houve
alguns problemas em relao venda de produtos que no havia no estoque,
chegando a ponto de buscar no concorrente.Foi verificado tambm que ele possui um problema em relao sobra de
alguns produtos, sendo esse um ponto a melhorar e visando trabalhar com um
estoque mais enxuto.
8.1 Gesto de Estoque Atual
O Administrador de materiais pode contar atualmente com uma diversificao
de tipos de estoques que possam atender melhor a necessidade de seu negcio. A
ferramenta mais utilizada na gesto de estoque da Comercial Pereira LTDA
definida como estoque isolador.
Slack et al (1999) descreve que o propsito deste estoque compensar as
incertezas inerentes a fornecimento e demanda.Este nvel de estoque existe para cobrir a possibilidade da demanda vir a ser
maior do que a esperada durante o tempo gasto na entrega dos bens.
8.1.1 Procedimentos da Gesto de Estoque Atual
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A administrao dos materiais contidos no estoque atual da empresa feita
manualmente, quando verificam a necessidade de conferir seu estoque renem
todos os funcionrios e fazem o inventrio, mas descobrimos que isso aconteceu
apenas cinco vezes no decorrer de sua histria.
A Gesto de Estoque funciona da seguinte maneira:
Fluxograma 1: Fluxo do processo de gesto de estoque da Comercial Pedreira
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Quando o vendedor verifica que alguns itens do seu estoque esto em falta,
os mesmos so anotados em um caderno.
Esporadicamente os fornecedores visitam o depsito com a finalidade deoferecer seus produtos, o responsvel pelas compras confere no caderno os
FIM
O responsvel de compras confereo caderno e entra em contato com
o Fornecedor
SIM
NOFaltaProduto?
O responsvel de compras entraem contato com outro Fornecedor
NO
NO
Fornecedor entrega o pedido conformedata combinada
Responsvel de compras confere ospedidos
Pedido
estdeacordo?
Produto estocado
SIM
Fornecedor
Atende opedido?
Efetua o pedido
SIM
Vendedor vai at o estoque verificar seh os itens pedidos pelo cliente
Cliente faz o pedido
Incio
Venda efetuada
NO
Fornecedor
Atende opedido?
SIM
O responsvel de compras entraem contato com o Fornecedor
Vendedor anota produto faltanteem um caderno
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itens que esto faltando e faz o seu pedido de compra, que entregue no
prazo determinado com o fornecedor.
Outra forma de fazer o pedido quando o vendedor percebe que estfaltando algum produto crtico, imediatamente o responsvel de compras
acionado e o mesmo entra em contato com o fornecedor e faz o pedido.
Quando os itens que foram comprados so entregues pelo fornecedor, o
responsvel pelas compras confere todos os itens.
Depois de realizada a conferncia dos itens, os mesmos so estocados.
Conseqentemente esses itens que estavam escritos no caderno como itensfaltantes, so retirados.
Depois de efetuada a venda, o cliente que paga no ato da compra, recebe um
comprovante e opta por retirar o material no balco ou receber o material no
local indicado.
Quando o cliente prope para no pagar no ato da compra, devido a sua
flexibilidade de negociao o Depsito Comercial Pedreira avalia as restriesdo cliente em relao s vendas a fiado, se o mesmo for aprovado receber
o comprovante de venda quando saldar sua dvida.
8.2Identificao do problema
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Em visita ao comercial Pedreira foi feito um acompanhamento dos dados
levantados pelo responsvel de compras da empresa verificou-se que o software
usado para a gesto de estoque no atende todas as necessidades da empresa,
pois seus recursos so limitados, isto impossibilita os ganhos, ocorrendo algumas
reclamaes dos clientes e stress por parte dos funcionrios da empresa.
Constatamos que a empresa utiliza o software para a emisso de pedidos,
banco de dados de fornecedores e clientes, e tambm de lista de preo dos
produtos cadastrados. O software no consegue atender o principal problema da
empresa que a gesto de estoque, devido a sua obsolescncia.
Isso aconteceu por que o proprietrio no foi claro devido sua necessidade ao
programador, que vendeu um software com poucos recursos e conseqentementeno visou a Gesto de estoque como seu alvo e sim criou apenas um software de
consulta.
Um exemplo disso que o vendedor, toda vez que faz uma venda precisa ir
at estoque para conferir, s vezes no tem produto no estoque o que acaba
gerando uma perda de lucro.
8.3 Diagnstico
Por fim, constatou-se em relao forma que a Gesto de Estoque tratada
e o software utilizado pelo Comercial Pedreira no consegue ter um controle de seu
estoque, fazendo com que suas vendas e suas compras se tornem confusas e de
difcil acompanhamento, no s para o responsvel de compras, mas para todos os
vendedores.
Essa incoerncia em seu controle, juntamente com um software com recursos
limitados, acarreta em um prejuzo no seu lucro e gera falta de controle de seu
estoque, no sabendo quando, quanto, como ou o que comprar.
9 RECOMENDAO
De acordo com as teorias abordadas neste trabalho acadmico, recomenda-
se a modificao da gesto de estoque atual que no clara e objetiva e incapaz
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de satisfazer as necessidades que a empresa possui. Assim, para possibilitar a
melhoria da tomada de decises da empresa, sugere-se a implantao do sistema
informatizado, para que o responsvel torne a sua gesto de estoque mais gil,
rpida e segura.
Dos sistemas de controle de estoques constantes na bibliografia, verifica-se
que o Sistema de Reviso Continua o principal controle de planejamento de
estoque que melhor se adqua a estrutura da empresa.
Os sistemas abordados de controle de planejamento de estoque, como Duas
Gavetas, Mximos e Mnimos, Reviso Peridica, MRP I e II, Just In Time e Kanban
so direcionados ao controle de estoques da atividade industrial. Entretanto, as
caractersticas, funcionalidades e aplicabilidades do Sistema de Reviso Contnua
foram utilizadas na elaborao de uma proposta de escolha dos sistemas de
controle de estoque que sero pesquisados no mercado para escolha do software
mais indicado.
9.1 DEFINIO DOS REQUISITOS DOS SOFTWARES
O principal requisito para a escolha do software, que apresente um controle
de planejamento de estoque direcionado a um Sistema de Reviso Contnua.
De acordo com as principais ferramentas dos sistemas de reviso contnua,
as mais relevantes nas configuraes dos softwares pr-selecionados so:
Classificao ABC de todos os itens do estoque.
Clculo do Lec
Clculo Lead time
Previso de demanda
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Clculo Estoque de segurana
Clculo do giro de estoque
Controle de movimentao de estoque
Controle de Giro de Estoque
9.2 Levantamento dos softwares no mercado
Buscamos cinco softwares no mercado na qual atendesse a o principal
requisito, que ser um Sistema de Reviso Contnua, alguns especficos para
depsitos de material de construo, outros para gesto de comrcios em geral,
abaixo descreveremos cada um deles:
9.2.1 Criasoft
Desenvolvido especialmente para o ramo de depsitos de material de
construo, comercializado h trs anos e com grande quantidade de clientes em
diferentes cidades do Brasil, A empresa desenvolvedora do software tem vrios tipos
de softwares de gesto disponveis no mercado, s no site baixaki.com.br forammais de 7.300 downloads, com comentrios positivos dos usurios.
O sistema bem robusto, estvel, rpido e eficiente no controle de estoque,
cadastro de produtos slidos, lquidos, variados, vendas, fluxo de caixa, funciona em
rede, possui relatrios diversos, possibilita o proprietrio agilidades e segurana, na
compra de mercadorias e reposio de estoque. A venda otimizada em uma tela
simples e fcil de usar, proporcionando ao caixa uma total facilidade na cobrana e
devoluo de troco.
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9.2.2 Autocom Plus
Concebido em 1992 para gesto de operadores de Automao Comercial
ECF, o sistema AutocomPlus um sistema integrado de administrao que
disponibiliza tambm ferramentas necessrias para a gesto dos negcios,
interligando e relacionando todas as reas da empresa e seus operadores.
Recomendado para empresas em expanso que queira integrar as
informaes entre diferentes unidades.
Os dados gerados em qualquer unidade local ou remota, matriz, filiais ou
franqueados, podero ser replicados, tambm permite a seleo dos dados a serem
replicados.
Estes meios geram as informaes e relatrios que iro criar condies para
a tomada de deciso gerencial.
9.2.3 TOTALL BI
Criado pela Totall Sistemas Ltda., que atua h quinze anos, uma das lderes
do mercado de automao comercial, com mais de 11.900 licenas instaladas em
aproximadamente 3.900 clientes, em plataformas DOS e Windows. O TOTALL BI
um Sistema que utiliza os mais recentes recursos tcnicos da indstria de software.
uma ferramenta que possibilita que o usurio final (leigo em bancos de dados e
programao) possa ter acesso aos dados da sua empresa, criar suas prprias
consultas, relatrios e grficos. Ele se encontra numa categoria de software que
abrange recursos de Business Inteligence (BI), capazes de extrair informaes
inteligentes.
O Totall BI uma ferramenta que substitui com vantagens os geradores de
relatrio, pois sem nenhuma necessidade de programao os usurios criam
relatrios e/ou consultas completas e complexas (definindo filtros, ordem,
totalizadores, quebras, fonte, funo ABC e vrios outros recursos) que depois
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podem gerar automaticamente planilhas de analises multidimensionais (cubo de
deciso), grficos e exportar para outros formatos.
9.2.4 AutoBizz
O AutoBizz um software voltado para empresas do ramo de comrcio
varejista e/ou atacadista em geral, tem sua disposio todos os principais
controles necessrios para a administrao de uma empresa, aliando eficincia e
custos reduzidos.
Mais de 600 empresas em vrias cidades de todo o Brasil j esto utilizando.
Pode ser usado em qualquer computador PC, no requerendo computadores de
ltima gerao, pode ser usado em redes de computadores.
9.2.5 SIC
Atualmente o software SIC (Sistema Integrado Comercial), utilizado por
mais de 20.000 empresas em todo o territrio nacional, pois foi criado em 1996 a at
hoje vem sendo aperfeioado. Desenvolvido para realmente facilitar a administrao
das pequenas empresas, abrangendo os diversos tipos de controle. Apesar de o
sistema ser integrado, seus mdulos pode ser utilizados de forma independente, um
exemplo disso o contas a receber, que permite ser utilizado sem a necessidade
do cadastramento dos clientes.
9.3 Avaliao dos Softwares
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A avaliao foi feita com base nas caractersticas dos softwares selecionados,
nas principais ferramentas que um sistema informatizado deve ter e o que um bom
controle de estoque necessita.
Os dados foram coletados com donos de depsitos de material para
construo de So Jos dos Campos e representantes dos softwares escolhidos,
conferimos os dados que os representantes nos ofereceram, para garantir a sua
veracidade em comparao com as pesquisas realizadas sobre os softwares.
Outra forma de avaliao foi anlise da reputao, servios e facilidades
oferecidas pela empresas desenvolvedoras dos softwares.
9.3.1 Anlise Preliminar
Pedimos para quatro depsitos de materiais de construo para avaliar vinte
e uma caractersticas que consideramos importantes na escolha de um software,
dentre essas caractersticas os representantes de cada deposito deveriam escolherlivremente as que julgassem mais relevante na escolha de um software.
As caractersticas escolhidas pelos representantes foram marcadas com o
nmero 1 (um) e as que no foram escolhidas, marcadas com o nmero 0 (zero),
como mostrado na tabela n 1 abaixo:
Tabela 1 - Anlise preliminar das principais caractersticas de um
software.
Caractersticas do Depsito 1 Depsito 2 Depsito 3 Depsito 4
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programa
Preo
0 1 0 0
Forma de
Pagamento
0 1 1 1
Performance do
Programa
0 0 1 1
Suporte Tcnico
1 1 1 1
Controle de
Estoque Fsico e
Financeiro
1 1 1 1
Entradas de Dados
On-Line
0 0 0 0
Eficincia o
Usurio Final
1 1 1 1
Consultas em Geral
1 1 1 1
Interface Cartes
de crdito, dbito,
credirio, cheque.
1 1 1 1
Nota Fiscal
Paulista
1 1 0 1
Facilidades de
Implantao
0 0 0 0
Facilidade
Operacional
1 1 1 1
Mltiplos Locais
0 0 0 1
Facilidades de
Mudana
0 0 0 0
Inventrio
1 1 1 1
Segurana dos
Dados
1 1 1 1
Backup
0 1 0 1
ImpressesDiversas
1 1 1 1
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Comunicao com
Clientes on-line
0 0 1 1
Emisso de
Oramento
1 1 1 1
Design
0 1 1 0
9.3.2 Anlise das Caractersticas dos Softwares
As dez caractersticas mais votadas na tabela n 1 foram novamente
avaliadas. Houve um contato com as empresas desenvolvedoras dos softwares
escolhidos e solicitado para elas preencher a tabela n 2 abaixo, aps receber as
respostas, os itens descritos pelas empresas durante as pesquisas realizadas sobre
os programas foram conferidos.
A pontuao foi feita da seguinte forma: 1- no atende, 2- atende
parcialmente e 3- atende.
Tabela 2 - Anlise das principais caractersticas que um software deve
ter.
Caractersticas doprograma Criasoft Totall AutoBizz SIC
Autocom
plus
Suporte Tcnico 2 3 3 2 3
Controle deEstoque Fsico e
Financeiro 3 3 3 3 3
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Eficincia oUsurio Final 3 3 3 3 3
Consultas em
Geral 3 3 3 3 3
Interface Cartesde crdito, dbito,credirio, cheque,
etc.3 3 2 3 3
FacilidadeOperacional 3 2 2 3 2
Inventrio 3 3 3 2 3
Segurana dosDados 2 3 2 2 3
ImpressesDiversas 3 3 3 3 3
Emisso deOramento 3 3 3 3 3
Total 28 29 27 27 29
9.3.3 Anlise das Ferramentas
Tendo como base nas ferramentas determinadas no item 9.1, a tabela n3
discriminada abaixo, demonstra que os softwares foram avaliados de acordo com
oito caractersticas importantes na gesto de estoque.
A pontuao foi feita da seguinte forma: 1- no atende, 2- atende
parcialmente, 3- atende. Como mostrado na tabela n 3 a seguir:
Tabela 3 - Anlise das principais Ferramentas de controle de estoque
que um software deve ter
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Caractersticas doprograma Criasoft Totall AutoBizz SIC
Autocomplus
Curva ABC
3 3 3 3 3
Controle de Girode Estoque 3 3 3 3 3
Controle demovimentao de
estoque3 3 3 3 3
Clculo do giro deestoque 2 3 1 2 3
Clculo do LEC 1 1 1 1 1
Clculo Estoquede segurana 3 3 1 1 3
Previso dedemanda 1 1 1 1 1
Clculo Lead time1 1 1 1 1
Total17 18 14 15 18
9.4 Anlise dos softwares
Os dados foram organizados em tabelas para melhor visualizao e anlise,
conseguindo os seguintes resultados:
Os softwares Autocomplus e Totall apresentaram os melhores resultados,
porm sua aplicabilidade dedicada a empresas com mais de uma unidade,
aumentando o nvel de complexidade quanto a implantao e operao dos
softwares, devido a Comercial Pedreira ser uma pequena empresa no necessitar
de todos os recursos ento disponveis.
O software Criasoft obteve uma regularidade nos resultados, mesmo ficando
na terceira colocao atende com xito as necessidades, levando em conta o porte
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da empresa, e ainda possui facilidade operacional com grficos e relatrios.
J o software SIC (Sistema Integrado de Controle) possui uma gama de
recursos, no se limitando apenas ao controle e gesto de estoques, abrangendo
outras funes, como fluxo de caixa, recursos humanos, etc. Isso acarreta um
desvio do foco do objetivo da empresa.
Por fim o software Autobizz pode ser adaptado para vrios tipos de comrcio,
onde ele atende as necessidades, mas por possuir a plataforma DOS uma
tecnologia ultrapassada, tornou-se obsoleto em comparao aos demais softwares.
9.5 Implantao do Software
A implantao do sistema deve abranger todas as reas da empresa, as trs
principais so: Balco, caixa e retaguarda, Cada rea responsvel por atividades
especificas e necessita de equipamentos que podemos observar no quadro n3abaixo:
Quadro 3: Atividades e equipamentos das principais reas
rea Atividades Equipamentos
Balco
- Registro dos pedidos(pr-venda)
- Microterminais ouPCs
- Consulta da posiode estoque
- Impressoras no-fiscais
- CotaesCaixa
- Fechamento davenda
- PDV ou caixasregistradoras
- Preenchimento eliberao de cheques
- Impressora decheques
- Recebimento porcarto - PIN PAD
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- Crdito/dbito PINPAD - Impressora Fiscal
- Emisso do Cupom
Fiscal
- Leitor de cdigo de
barras- Leitura de cdigo de
barras
Retaguarda
- Gerenciamento denveis de estoque - PCs
- Administrao dasvendas por credirio - Impressoras
e cheques pr-datados
- Impressora de cdigode barras
- Reajuste automticode preos
- Controle decomisses dos
balconistas- Emisso de
relatrios: de vendasdo dia
e por perodo;produtos mais e
menos
vendidos; curva abc,etc.
importante antes de iniciar o processo de informatizao codificar todos os
itens oferecidos aos consumidores, o que facilitar os controles e a operao no
caixa. Para os produtos vendidos a granel, como por exemplo, areia, pedra e bloco,
recomendam-se a criao de um cdigo de barras para cada um deles, deixando
esses cdigos disponveis numa cartela prxima ao terminal de consulta do
vendedor. Assim, ele poder verificar o preo (por milheiro, cubagem ou sacaria) e a
quantidade disponvel no estoque e calcular facilmente o valor total da compra,
importante verificar quantos e quais dos seus fornecedores j codificam os produtos
com o uso de cdigo de barra
9.5.1 Ps Implantao
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Depois de feito a compra dos equipamentos, instalado o sistema escolhido
nos computadores e cada setor seguiro as respectivas atividades como descrito aseguir:
9.5.1.1 Comunicao
A transmisso e a recepo de dados entre os diversos setores da empresasero feitas via rede de comunicao informatizada. Ou seja, todos os
computadores esto interligados em rede via cabo ou sistema de radiofreqncia,
garantindo rapidez, eficincia e segurana para o processo.
9.5.1.2 Depsito
As operaes de recebimento, armazenagem e distribuio so realizadas
por meio de scanners, que registram a entrada e a sada de mercadorias na hora em
que so movimentadas. Outra forma de se obter esse controle consiste em digitar os
dados da nota fiscal. necessrio que o sistema de retaguarda esteja preparado
para controlar a entrada de produtos que sero vendidos a granel, como por
exemplo, blocos, tijolos e areia. O controle pode ser executado por meio da entradada quantidade em metros cbicos ou do nmero de sacos de cada um desses itens.
essencial registrar a entrada e a sada de mercadorias (do recebimento e do
estoque para a loja) no momento em que elas so movimentadas. Desse modo, os
dados enviados administrao, a mantm informada em tempo real a respeito da
posio de estoque, podendo-se assim planejar melhor as aes de compra.
9.5.1.3 rea de Vendas
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fundamental dispor de computadores e de impressoras na rea de vendas,
os quais sero utilizados pelos vendedores na consulta de posio de estoque, napr-venda e para cotao de produtos aos clientes. Caso o consumidor decida levar
a mercadoria, o atendente registra os itens com o leitor de cdigo de barras ou com
a digitao do nome do produto, realizando o pr-fechamento da venda e imprime
um cupom com o valor a ser pago pelo cliente. Em seguida, basta o consumidor se
dirigir a um dos caixas da loja e efetuar o pagamento.
9.5.1.4 Caixa
O cliente apresenta ao caixa o cupom que lhe foi entregue pelo vendedor no
balco. O operador de caixa registra a venda em seu micro ou mquina registradora
e recebe o pagamento, depois que o operador efetuar o registro de sada da
mercadoria, feita automaticamente, a atualizao das bases de dados. Paraoferecer maior comodidade aos seus clientes e mais opes de pagamento, os
caixas podem trabalhar igualmente com impressoras de cheques e TEF
(Transferncia Eletrnica de Fundos). Tambm nesse momento que feita a
consulta aos sistemas de proteo ao crdito e a emisso do cupom fiscal.
9.5.1.5 Administrao
Todos os dados gerados pelo estoque, pela rea de vendas e pelo caixa so
processados, obtendo-se assim informaes precisas a respeito do nvel de
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estoque, de itens mais vendidos e menos vendidos e do fluxo de caixa. Alm disso,
tambm possvel saber quantos pedidos de cotaes foram elaborados na rea de
vendas e quantos realmente foram fechados. Com base nesses dados, o empresrio
poder analisar o desempenho do seu estabelecimento e dos seus funcionrios, e
estudar medidas para reduzir custos e estoques, alm de contar com informaes
que vo lhe permitir conhecer os hbitos de consumo dos seus clientes.
10 CONCLUSO
Atravs deste trabalho acadmico demonstrou-se a importncia da aplicao
de um sistema informatizado de controle de estoque, atravs de um estudo de caso
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na empresa Comercial Pedreira Materiais para Construo Ltda.
Aps a anlise e a interpretao de vrias literaturas existentes sobre o tema,
conclui-se que em decorrncia da falta de um software completo, no possvel
atingir um controle eficiente de gesto de estoque, no atendendo as necessidades
da organizao.
Verificou-se tambm que um benefcio gerado pela implantao do sistema
informatizado uma maior facilidade na tomada de decises, visando alavancar seu
desempenho, reduzindo ndices de perda de material, erros de entrega, melhorando
significativamente a agilidade do atendimento ao cliente e garantindo o aumento de
sua lucratividade.
Justifica-se a implantao da proposta de um sistema informatizado decontrole de estoque em virtude de este apresentar uma reduo de custo mdio
mensal relativo ao processo de gerenciamento de estoque, bem como possibilitar
aos gerenciadores a obteno rpida e precisa de diversos relatrios contendo
informaes confiveis e imprescindveis tomada de deciso, alm de reduzir
consideravelmente as incertezas que envolvem o processo de investimento na
reposio do estoque, verificando se os itens esto coerentes com o cotidiano da
empresa, e indicar possveis erros ou excessos a serem corrigidos.Tendo em vista que foram estudados os cinco softwares, visando seus pontos
fortes e fracos, vantagens e desvantagens de maneira que mais se aproximem
satisfatoriamente da realidade da empresa, conclui-se que o software Criasoft o
mais adequado neste caso, pois o que melhor atende os objetivos da empresa que
organizar e melhorar os processos de gerenciamento do estoque.
Finalmente, ressalta-se a dificuldade encontrada quanto disponibilidade de
bibliografia relativa a sistema de controle de estoques, pois com facilidade eabundncia encontrada literatura que aborda esses contedos com viso
essencialmente de emprego industrial, doravante, este trabalho acadmico surge
como estmulo pesquisa e a adaptao de modelos de sistema de controle de
estoque para emprego na atividade comercial.
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FERREIRA, Aurlio Buarque de Holanda. Novo Dicionrio Aurlio da LnguaPortuguesa. 3.ed. Curitiba: Positivo, 2004.
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