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EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DEL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN DEL CENTRO ESTADAL DE COORDINACIÓN FALCÓN DEL MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA INFRAESTRUCTURA Hiralid Zobeida Jiménez Punto Fijo 2007 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD CENTRO OCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” CONVENIO UCLA – LUZ POSTGRADO: ESPECIALIZACIÓN EN CONTADURIA MENCION: AUDITORIA
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EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DEL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN DEL CENTRO ESTADAL DE COORDINACIÓN FALCÓN DEL MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA
INFRAESTRUCTURA
Hiralid Zobeida Jiménez
Punto Fijo 2007
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD CENTRO OCCIDENTAL
“LISANDRO ALVARADO” CONVENIO UCLA – LUZ
POSTGRADO: ESPECIALIZACIÓN EN CONTADURIA
MENCION: AUDITORIA
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EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DEL
DEPARTAMENTO DE ALMACÉN DEL CENTRO ESTADAL DE COORDINACIÓN FALCÓN DEL MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA
INFRAESTRUCTURA
Trabajo presentado para optar al grado de
Especialista en Auditoria
Por: Hiralid Zobeida Jiménez
Punto Fijo, 2007
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD CENTRO OCCIDENTAL
“LISANDRO ALVARADO” CONVENIO UCLA – LUZ
POSTGRADO: ESPECIALIZACIÓN EN CONTADURÍA
MENCION: AUDITORÍA
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DEDICATORIA
Una Especial Dedicatoria a: A Dios Todopoderoso, que por su luz como nuestro padre máximo nos guía A mis padres, a quien debo mi existencia y por sus consejos de continuar adelante en la vida y a quienes han sido mi soporte, mi ejemplo y me han guiado con amor cada uno de mis pasos. Son mis más grandes ilusiones. A mi esposo, por compartir cada momento a mi lado y darme la fuerza necesaria para seguir adelante y apoyarme en el logro de mi meta. A mis hijos, por su constante espera de mi amor y saber compartir cada momento de mi vida como madre abnegada y dedicarme su paciencia cuando lo necesité A mi tutora Raquel, por impartirme sus conocimientos, por su asistencia y asesoramiento para el logro de esta tesis y su apoyo en cada fase de este trabajo. A mis compañeras Ivonne por su cariño y apoyo incondicional en cada momento de nuestra meta por lograr esta especialización, y por su constancia y dedicación, y Trina por darme las fuerzas de salir adelante en la realización de esta investigación, mil gracias a mis dos compañeras. A Todos los que de una manera u otra aportaron para que lograra este triunfo.
A TODOS MIL GRACIAS HIRALID ZOBEIDA JIMENEZ
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AGRADECIMIENTO
A mi tutora Raquel Barrios, por guiarme y apoyarme en este trabajo, tu profesionalismo y calidad humana ponen en alto la labor del docente universitario. Gracias por tu ayuda. A mis grandes amigas quienes me confirmaron con su cariño que el mayor tesoro del ser humano es contar con el cariño y apoyo incondicional y la lealtad de los amigos verdaderos, a ti IVONNE Y TRINA. A mi amiga Lesbia, que con su granito de arena de apoyo a la elaboración de esta investigación supo darme sus conocimientos. Al personal del Departamento de Almacén de MINFRA FALCÓN, por su colaboración para hacer posible la culminación de este trabajo. Al personal de la División de Administración y Servicios, y en especial a NORIS MIQUILENA quien con su paciencia supo darme su apoyo incondicional colaborando en todo momento para la elaboración de este trabajo. A Todos los que de una manera u otra aportaron para que lograra este triunfo.
A TODOS GRACIAS HIRALID ZOBEIDA JIMENEZ
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INDICE
Página
INTRODUCCIÓN................................................................................................................................16 CAPÍTULO I EL PROBLEMA.........................................................................................................20 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA...........................................................................................20 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN ..........................................................................................23 OBJETIVO GENERAL ......................................................................................................................23 OBJETIVOS ESPECÍFICOS. ............................................................................................................23 JUSTIFICACIÓN ................................................................................................................................23 ALCANCES Y DELIMITACIONES .................................................................................................25 ANTECEDENTES DE OTRAS INVESTIGACIONES ...................................................................28 RESEÑA HISTÓRICA........................................................................................................................34 CAPÍTULO III .....................................................................................................................................82 MARCO METODOLÓGICO.............................................................................................................82 CAPÍTULO IV .....................................................................................................................................88 ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS .................................................................................................88 CAPITULO V.....................................................................................................................................112 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ...............................................................................112 CONCLUSIONES..............................................................................................................................112 RECOMENDACIONES....................................................................................................................115 BIBLIOGRAFÍA................................................................................................................................117 ANEXOS.............................................................................................................................................124 ANEXO A: CURRICULUM VITAE ...............................................................................................126 ANEXO B: CUESTIONARIO ..........................................................................................................127 ANEXO C: ESTRUCTURA ORGANIZATIVA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA INFRAESTRUCTURA ...............................................................................................................134 ANEXO D: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LAS DIRECCIONES ESTADALES DEL MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA INFRAESTRUCTURA ....................135 ANEXO E: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL DESPACHO DEL DIRECTOR .......136 ANEXO F: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS........................................................................................................................................137 ANEXO G: DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL DEL MINFRA...........................................138 ANEXO H: MAPA DE VENEZUELA - DIRECCIONES ESTADALES DEL MINFRA ..........139 ANEXO I: EXPLICACIÓN ESCRITA DE LOS PROCESOS DEL PRODUCTO GENERADO EN EL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN: PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE UN BIEN ADQUIRIDO.....................................................................................................................140
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ANEXO J: EXPLICACIÓN ESCRITA DE LOS PROCESOS DEL PRODUCTO GENERADO EN EL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN: PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE INVENTARIOS PERIÓDICOS............................................................142 ANEXO K: EXPLICACIÓN ESCRITA DE LOS PROCESOS DEL PRODUCTO GENERADO EN EL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN: PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Y ENTREGA DE MATERIAL DE CONSUMO Y SUMINISTRO..................................................144 ANEXO L: EXPLICACIÓN ESCRITA DE LOS PROCESOS DEL PRODUCTO GENERADO EN EL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN: PROCEDIMIENTO DE RENDICIÓN MENSUAL DE CUENTA ANTE LA DIRECCIÓN DE BIENES Y MATERIAS – PARTE A ......................146 ANEXO M: EXPLICACIÓN ESCRITA DE LOS PROCESOS DEL PRODUCTO GENERADO EN EL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN: PROCEDIMIENTO DE RENDICIÓN MENSUAL DE CUENTA ANTE LA DIRECCIÓN DE BIENES Y MATERIAS. PARTE B ........................149 ANEXO N: COMPROBANTE DE REASIGNACIÓN DE BIENES ............................................151 ANEXO O: MODELO 7. DE LA PUBLICACIÓN Nº 15. ............................................................152 ANEXO P: RESUMEN DE CUENTA ............................................................................................153 ANEXO Q: COMPROBANTE DE ENTREGA.............................................................................154 ANEXO R: FOTOS ACTUALES DEL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN DEL MINFRA FALCÓN.............................................................................................................................................155
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ÍNDICE DE CUADROS
Página CUADRO 1: OPERACIONALIZACIÓN DE LAS VARIABLES: .................................................73 CUADRO 2: RESULTADOS PREGUNTA N° 1 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO .............................................................................................................................................88 CUADRO 3: RESULTADOS PREGUNTA N° 2 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO .............................................................................................................................................89 CUADRO 4: RESULTADOS PREGUNTA N° 3 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO .............................................................................................................................................89 CUADRO 5: RESULTADOS PREGUNTA N° 4 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO .............................................................................................................................................90 CUADRO 6: RESULTADOS PREGUNTA N° 5 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO .............................................................................................................................................90 CUADRO 7: RESULTADOS PREGUNTA N° 6 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO .............................................................................................................................................91 CUADRO 8: RESULTADOS PREGUNTA N° 7 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO .............................................................................................................................................91 CUADRO 9: RESULTADOS PREGUNTA N° 8 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO .............................................................................................................................................92 CUADRO 10: RESULTADOS PREGUNTA N° 9 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO .............................................................................................................................................92 CUADRO 11: RESULTADOS PREGUNTA N° 10 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO .............................................................................................................................................93 CUADRO 12: RESULTADOS PREGUNTA N° 11 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO .............................................................................................................................................93 CUADRO 13: RESULTADOS PREGUNTA N° 12 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO .............................................................................................................................................94 CUADRO 14: RESULTADOS PREGUNTA N° 13 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO .............................................................................................................................................94 CUADRO 15: RESULTADOS PREGUNTA N° 14 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO .............................................................................................................................................95 CUADRO 16: RESULTADOS PREGUNTA N° 15 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO .............................................................................................................................................96 CUADRO 17: RESULTADOS PREGUNTA N° 16 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO .............................................................................................................................................96 CUADRO 18: RESULTADOS PREGUNTA N° 17 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO .............................................................................................................................................97 CUADRO 19: RESULTADOS PREGUNTA N°18 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO .............................................................................................................................................97 CUADRO 20: RESULTADOS PREGUNTA N° 19 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO .............................................................................................................................................98 CUADRO 21: RESULTADOS PREGUNTA N° 20 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO .............................................................................................................................................98 CUADRO 22: RESULTADOS PREGUNTA N° 21 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO .............................................................................................................................................99 CUADRO 23: RESULTADOS PREGUNTA N° 22 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO .............................................................................................................................................99 CUADRO 24: RESULTADOS PREGUNTA N° 23 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO ...........................................................................................................................................100 CUADRO 25: RESULTADOS PREGUNTA N°24 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO ...........................................................................................................................................101
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CUADRO 26: RESULTADOS PREGUNTA N°25 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO ...........................................................................................................................................101 CUADRO 27: RESULTADOS PREGUNTA N° 26 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO ...........................................................................................................................................102 CUADRO 28: RESULTADOS PREGUNTA N°27 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO ...........................................................................................................................................103 CUADRO 29: RESULTADOS PREGUNTA N° 28 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO ...........................................................................................................................................103 .CUADRO 30: RESULTADOS PREGUNTA N° 29 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO ...........................................................................................................................................104 CUADRO 31: RESULTADOS PREGUNTA N° 30 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO ...........................................................................................................................................105 CUADRO 32: RESULTADOS PREGUNTA N°31 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO ...........................................................................................................................................106 CUADRO 33: RESULTADOS PREGUNTA N° 32 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO ...........................................................................................................................................106 CUADRO 34: RESULTADOS PREGUNTA N° 33 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO ...........................................................................................................................................107 CUADRO 35: RESULTADOS PREGUNTA N° 34 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO ...........................................................................................................................................108 CUADRO 36: RESULTADOS PREGUNTA N° 35 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO ...........................................................................................................................................108 CUADRO 37: RESULTADOS PREGUNTA N° 36 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO ...........................................................................................................................................109 CUADRO 38: RESULTADOS PREGUNTA N° 37 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO ...........................................................................................................................................109 CUADRO 39: RESULTADOS PREGUNTA N° 38 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO ...........................................................................................................................................110 CUADRO 40: RESULTADOS PREGUNTA N° 39 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO ...........................................................................................................................................111 CUADRO 41: RESULTADOS PREGUNTA N° 40 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO ...........................................................................................................................................111
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ÍNDICE DE ILUSTRACIONES
Página
FIGURA 1 : ESTANTES CON TARJETAS KARDEX......................................................................155 FIGURA 2: ESTANTES CON TARJETAS KARDEX DE MATERIALES Y SUMINISTROS.......155 FIGURA 3: MATERIALES DE OFICINA .........................................................................................156 FIGURA 4: INVENTARIO DE MERCANCÍA ..................................................................................156 FIGURA 5: JEFE DE ALMACÉN PREPARANDO RESUMEN DE LA CUENTA .........................157 FIGURA 6: REALIZANDO ANOTACIONES DE LA REQUISICIONES DE LOS MATERIALES..............................................................................................................................................................157 FIGURA 7: ORDENANDO LOS MATERIALES..............................................................................158 FIGURA 8: ABASTECIMIENTO.......................................................................................................158
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Evaluación del Control Interno del Departamento de Almacén del Centro Estadal de Coordinación Falcón del Ministerio del Poder Popular para la Infraestructura.
Autora: Hiralid Jiménez
Tutora: Mgsc. Raquel M Barrios
RESUMEN
Esta investigación tuvo como objetivo la Evaluación del Control Interno del Departamento de Almacén del Centro Estatal de Coordinación Falcón del Ministerio del Poder Popular para la Infraestructura (MINFRA Falcón), ubicado en la Ciudad de Coro del Estado Falcón. Este estudio está enmarcado dentro del diseño descriptivo documental y carácter evaluador. Es bibliográfico, ya que la situación planteada surge de un problema existente; es de naturaleza descriptiva, tipo estudio de campo, basado en revisión documental, análisis e interpretación de información escrita. La información se obtuvo de ocho (08) trabajadores del Almacén. Las técnicas aplicadas fueron la observación directa, la revisión bibliográfica, y el cuestionario. El cuestionario estaba conformado por 43 preguntas, aplicado al personal del departamento, con el fin de determinar las funciones de depósito, abastecimiento y suministro en las dependencias de la institución. En conclusión, los resultados evidencian debilidades en el control interno por cuanto no existe un sistema de control interno que brinde seguridad a los activos, así como la inexistencia de controles de seguridad para protección física de los materiales y bienes del MINFRA. Adicionalmente, la inexistencia de indicadores que permitan medir los resultados de la gestión, origina el incumplimiento de las normas que rigen esta materia; ya que no se comparan los rangos de desempeño actual con los resultados planeados esperados, originando a su vez que se adquiera mercancía que pueda ser almacenada en un espacio físico inadecuado, por tanto se puede incurrir en daños a los materiales y bienes. La aplicación de los correctivos implica que la mejora en el Almacén pueda dar índices de respuestas efectivas en beneficio de la gestión pública. Palabras claves: control, interno, sistema, gestión
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“LISANDRO ALVARADO” CONVENIO UCLA – LUZ
POSTGRADO: ESPECIALIZACIÓN EN CONTADURIA
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Evaluation of the Internal Control of the Department of Warehouse of the State Center of Coordination Falcón of the Ministry of the Popular Power for the Infrastructure
Author: Lcda. Hiralid Jiménez Tutor: Mgsc. Raquel M Barrios
ABSTRACT
This investigation had for objective the Evaluation of the Internal Control of the Department of Warehouse of the State Center of Coordination Falcón of the Ministry of the Popular Power for the Infrastructure (MINFRA Falcón), located in the City of Coro of the State Falcon.This study is framed inside the documental descriptive design and character appraiser. It is bibliographical, since the outlined situation arises of an existent problem; it is of descriptive nature, type field study, based on documental revision, analysis and interpretation of written information. The information was obtained of eight (08) workers of the Warehouse. The applied techniques were the direct observation, the bibliographical revision, and the survey. The survey was conformed by 43 questions, applied the personnel of the department, with the purpose of determining the deposit functions, supply and provision in the dependences of the institution. In conclusion, the results evidence weaknesses in the internal control since a system of internal control that offers security to the assets, doesn't exist as well as the nonexistence of controls of security for physical protection of the materials and goods of the MINFRA. Additionally, the nonexistence of indicators that they allow to measure the results of the administration, originates the nonfulfillment of the norms that they govern this matter; since the ranges of current acting are not compared with the prospective planned results, originating in consequences that merchandise is acquired that it can be stored in an inadequate physical space, therefore you can incur in damages to the materials and goods. The application of the correctives implies that the improvement in the Warehouse can give index of effective answers in benefit of the public administration. Key words: internal, control, system, administration.
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POSTGRADO: ESPECIALIZACIÓN EN CONTADURIA MENCION: AUDITORIA
INTRODUCCIÓN
Hoy en día las empresas se encuentran en un constante proceso de transformación
y movilización continúa para fortalecer su negocio y hacerlo más competitivo,
revisando y mejorando sus operaciones con la finalidad de adaptarse a las exigencias
del mercado como lo son: la oferta, la demanda, la calidad de los productos a bajos
costos, calidad del servicio entre otros.
Este proceso de transformación continua ha originado la evaluación de los
procedimientos operacionales y financieros, a fin de adecuarlos a los cambios y
desarrollo de una manera cónsona, los sistemas de control interno de acuerdo a las
características propias de cada empresa, instalar sistemas informáticos que le
permitan procesar y obtener información necesaria en el tiempo justo para la toma de
decisiones, realizar evaluaciones a las operaciones que realizan las instituciones, ya
que estas determinan el grado de cumplimiento de los objetivos, con los recursos
adecuados para el logro de una efectiva gestión.
Por lo tanto, la interacción de los subsistemas y sistemas que componen la
organización afectara en gran medida el cumplimiento de la visión, metas y los
objetivos establecidos en la organización redundan en el cumplimiento de los
objetivos individuales de cada uno de los trabajadores de la empresa.
Sin embargo, pese a todos los esfuerzos, recursos invertidos en las evaluaciones
realizada en la institución, según lo indican los informes de auditoria y evaluaciones
realizadas, se han detectado de manera constante debilidades del control interno. La
auditoria de hoy y del futuro, tiene que actuar con independencia y velocidad, el
objetivo no será trabajar menos, sino trabajar mejor y ofrecer un producto con un alto
valor agregado para nuestros clientes. Además la administración en general ha
desarrollado un conjunto de estrategias para mejorar el control de gestión, el cual
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hace vida en todas las organizaciones desde ese punto de vista se busca mejorar la
eficiencia, eficacia y economía en casi todas las organizaciones.
En este contexto el sistema de control asume un papel importante porque a través
de sus evaluaciones permanentes hace posible maximizar resultados en términos de
eficiencia, eficacia y economía, indicadores que fortalecen el desarrollo de las
empresas.
Es por ello, que las organizaciones necesitan de herramientas que les permitan
estar atentas a los cambios de su alrededor y proporcionen al mismo tiempo saber las
debilidades y fortalezas de su estructura organizacional, sus recursos humanos,
tecnológicos, materiales y financieros y en general de su gestión actual.
En el mismo orden de ideas, es necesario mencionar la competitividad en la
gestión, la cual está orientada hacia el logro de los objetivos planificados, siempre
que estén vinculados con lo presupuestado y conectado con el plan general, sobre la
base de esta perspectiva se pretende verificar y analizar los factores involucrados y
que podrían generar posibles debilidades que impiden el cumplimiento de las metas
propuestas.
Los trabajos de examen administrativo, que permitan analizar el control interno en
las organizaciones encauzados hacia la aplicación de medidas correctivas en el
momento oportuno que faciliten diagnosticar la gestión de la administración en las
organizaciones.
La presente investigación persigue aplicar una Evaluación del Control Interno del
Departamento de Almacén del Centro Estadal de Coordinación Falcón (C.E.C) del
Ministerio del Poder Popular para la Infraestructura (MINFRA).
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Para los efectos de esta investigación se conformaron cinco capítulos que a
continuación se detallan:
Capítulo I En este capítulo se realizó la presentación del tema de estudio,
haciendo especial énfasis en la descripción del problema observado y que dio origen
al planteamiento del problema de esta investigación, la justificación, los objetivos
establecidos para desarrollarla, el alcance y las limitaciones.
Capítulo II: Este capítulo busca dar cumplimiento a los estudios que sustentan la
investigación, los escritos anteriores que han surgido en la misma línea de
investigación, a fin de conformar el marco teórico y las variables que influyen en el
desarrollo del mismo, así como las bases legales.
Capítulo III: Bajo la perspectiva del marco investigativo este capítulo señala que
tipo de investigación se realizó y como se cumplirán los objetivos planteados, para
ello se especifican los métodos y técnicas de recolección de información.
Capítulo IV: Este capítulo se refiere al análisis de los resultados después de la
aplicación de los instrumentos de recolección de datos.
Capítulo V: En este capítulo se incorporan las conclusiones y recomendaciones
del estudio efectuado.
Para finalizar se detalla la bibliografía y los anexos que originaron el presente
estudio.
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CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
Desde el año 1991 los organismos y las instituciones gubernamentales enfrentan
grandes desafíos, como lo es el de garantizar que se estén obteniendo el mayor
beneficio posible de los fondos públicos que se ejecutan en sus organizaciones. Otro
de ellos, es el de demostrar al público, de su transparencia y capacidad de rendir
cuentas, así como el uso de adecuadas prácticas administrativas. Además el público,
afirma que el gobierno no solo debe ser económico, eficiente y eficaz sino que debe
ser capaz de demostrarlo, ya que el mismo administra los recursos económicos y
financieros para el bienestar del colectivo.
A partir del año 2002, las organizaciones públicas venezolanas han pasado por
diferentes cambios económicos, producto de la inestabilidad social, política y
financiera que atraviesa el país, estos desajustes macroeconómicos, han afectado
funcionalmente a todas las organizaciones, mermando su capacidad de satisfacción de
las necesidades del colectivo, convirtiéndose en deseable la transformación de las
organizaciones que sean capaces de responder rápidamente a las condiciones
cambiantes del entorno buscando la eficiencia de la entidad, a través de la adecuada
administración de sus recursos y transparencia en su gestión.
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Actualmente las organizaciones públicas se están enfrentando a cambios continuos
debido al avance vertiginoso de la ciencia y la tecnología lo que obliga a mantener un
proceso de revisión continuo tanto en sus funciones, como en su estructura para tomar
acciones que permitan lograr los objetivos para los cuales fueron creadas. A este
proceso de cambio no está exento nuestro país, ni mucho menos el sector público, el
cual está enfrentando grandes desafíos. Como consecuencia surge la necesidad de
mejorar la eficiencia, eficacia y economía de la gestión pública; toda vez que la
población exige que se administre con transparencia los recursos públicos, por lo que
han propiciado estudios y metodologías que coadyuvan a realizar una evaluación
periódica y sistemática de las actividades de Dirección y de la Administración.
Cabe destacar que toda actividad que desarrollen los niveles gerenciales desde la
planificación, organización, dirección y control las podemos definir como gestión.
Donde la planificación determina el resultado que ha de lograr la organización
especificando como se lograran los resultados previstos y el control demostrará si se
lograron o no los mismos.
En consecuencia, la gestión que se lleve a cabo en una organización sea pública o
privada necesariamente debe ser evaluada para dar respuesta de cómo el personal a
nivel gerencial ha logrado acciones enmarcadas dentro los objetivos propuestos y es
por ello que cada día adquiere mayor importancia este tipo de evaluación.
Toda institución pública considera dentro de sus etapas de control evaluaciones
que permitan determinar la problemática que pudieran generarse dentro de los niveles
operativos con que cuenta, es por ello que el Ministerio como ente de la
administración pública nacional ha constituido una unidad de control para realizar
evaluaciones periódicas en búsqueda del cumplimiento de los objetivos propuestos
implementado por el Departamento de Almacén de MINFRA Falcón, este no se
escapa de esta realidad, ya que la administración de los fondos que le son otorgados a
esta institución tienen que ver con el suministro de los materiales y bienes.
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Por lo antes expuesto, se han venido implementando estrategias para mejorar la
recepción y el almacenaje de los materiales, suministros y bienes. Por ello es
pertinente realizar evaluaciones para verificar que las mismas contribuyan a obtener
resultados de las operaciones que se realizan.
Por tanto, esta investigación se realiza mediante la Evaluación del Control Interno
del departamento de Almacén del MINFRA Falcón, la cual está enmarcada dentro de
los lineamientos de la Contraloría General de la República Bolivariana de Venezuela,
ya que es el instrumento metodológico con el cual se examina y evalúa la gestión
cumplida en un sector, entidad, programa, proyecto u operación para determinar
recomendaciones que al efecto se formulen para promover la correcta administración
del patrimonio público.
En ese sentido, la evaluación pasa a ser un elemento vital para la gerencia,
permitiéndole conocer a los jefes qué tan bien resuelven los problemas económicos,
sociales y ecológicos que a este nivel se presentan generando en la organización un
saludable dinamismo que la conduce exitosamente hacia las metas propuestas.
A continuación y producto del planteamiento de la investigación se presentan
ciertas interrogantes en este estudio.
¿Está debidamente formalizada la organización administrativa del Almacén de
MINFRA Falcón?
¿Existen controles internos establecidos en las normas y reglamentos internos de
MINFRA Falcón?
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Objetivos de la Investigación
Objetivo General
Evaluar el Control Interno del Departamento de Almacén del Centro Estadal de
Coordinación Falcón. (MINFRA Falcón).
Objetivos Específicos.
(a) Diagnosticar la situación actual del Almacén del MINFRA Falcón para
conocer su funcionamiento.
(b) Evaluar el control interno para determinar la existencia o no de debilidades
dentro del Departamento de Almacén.
(c) Realizar el levantamiento de los procedimientos del Almacén
(d) Recomendar los indicadores de gestión con el fin de evaluar y determinar la
eficiencia, eficacia y economía en las operaciones efectuadas por el Departamento de
Almacén.
Justificación
La realización del presente estudio sobre la evaluación del Control Interno del
departamento de Almacén del MINFRA Falcón, se justifica en razón de que busca
analizar los procedimientos administrativos y las formas de control interno en el área
funcional donde está ubicada dicha unidad.
Es en este sentido, lo que se busca lograr es realizar una evaluación para que se
pueda detectar o diagnosticar el estado en que se encuentra el departamento de
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Almacén del MINFRA Falcón, es por eso que de acuerdo a los objetivos de dicha
evaluación, esta investigación contribuirá a la solución de los problemas concretos
que afecta el departamento de Almacén que conforma la estructura organizativa del
Área de Administración y Servicios del MINFRA Falcón.
En los actuales momentos la situación de crisis económica y social que atraviesa el
Estado Venezolano, afecta las instituciones públicas en el cumplimiento de sus
funciones, donde el Centro Estadal de Coordinación, no escapa a esta. Por tanto, es
necesario que el mismo sea capaz de impulsar el desarrollo en todo sentido, es decir,
que su gestión se constituya en un elemento de cambio hacia mejores condiciones
económicas y sociales en el país. Esto se logra mediante la Evaluación de Control
Interno del Departamento de Almacén del Centro Estadal de Coordinación de
MINFRA Falcón, para determinar las debilidades y su debido funcionamiento, ya que
está siendo utilizada en las empresas como un instrumento para alcanzar el éxito.
Esta investigación se justifica por la exigencia de la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República Bolivariana de Venezuela y del Sistema
Nacional de Control Fiscal, así como la Ley Orgánica de la Administración
Financiera del Sector Público, donde establece a las diferentes unidades
administrativas como operativas de las organizaciones públicas controlar el uso de los
recursos. En el sector público nace la necesidad de prestar servicios y administrar los
recursos públicos de manera eficiente, eficaz y económica esta tendencia que hoy
impacta al país ha fortalecido las competencias regionales y aumentando la capacidad
de acción de los gobiernos locales para un mejor control de sus recursos.
Para lograr una gestión eficiente es imprescindible ejercer liderazgo eficaz que
permita realizar las actividades programadas y obtener los objetivos y metas
establecidos, para suministrar oportunamente al usuario bienes y servicios de calidad,
mediante la administración de los recursos disponibles de manera eficaz, eficiente y
económica.
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En este mismo sentido le proporcionará al Departamento del Almacén del
MINFRA Falcón, el conocimiento de las desviaciones significativas en su gestión y
las recomendaciones necesarias con el objeto de que se tomen los correctivos que
hubiere lugar, y de esta manera promover la correcta utilización de los recursos, el
cual inducirá a satisfacer en mayor cantidad las necesidades del colectivo en relación
a los materiales, mercancías y bienes.
Es importante, porque a través de esta evaluación en el Departamento de Almacén
podrá conocer el funcionamiento de la gestión, y de esta manera hacer las
correcciones que hubiera que hacer para el mejoramiento continuo de los procesos.
Alcances y Delimitaciones
El propósito fundamental de esta investigación fue evaluar el control interno del
Departamento de Almacén del MINFRA Falcón, el cual incluye los procedimientos
utilizados por el Departamento de Almacén para las operaciones de entrega,
almacenaje, despacho, stock, así como las políticas para el almacenaje, la entrega, y
el stock de las materiales, mercancías y bienes.
Los datos utilizados se obtuvieron de las Rendiciones de la Cuenta Mensual del
Almacén, Inventario General del Almacén Nº I-05, presentados en el año dos mis seis
(2006) y en el primer semestre del año dos mil siete (2007).
Se plantea la Evaluación del Control Interno del Departamento de Almacén del
MINFRA Falcón, ya que se hace necesario la aplicación de esta evaluación por los
órganos de control, que permita la revisión de la gestión con la finalidad de que se
obtenga información veraz y oportuna, donde los resultados le sirvan a la alta
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gerencia para la toma de decisiones, en el desempeño de sus funciones en beneficio
del colectivo.
En consecuencia, la presente investigación se delimitó en el departamento de
Almacén de MINFRA Falcón, y de la misma manera se hace necesario diagnosticar
la situación actual del departamento para conocer su funcionamiento con la finalidad
de evaluar la definición de la misión, visión, objetivos y metas. Así mismo, se evaluó
el control interno determinando las debilidades encontradas en el almacén. Se realizó
el levantamiento de los procedimientos del Almacén describiendo cada uno de los
pasos y tareas que se realizan. Se indica como recomendaciones el establecimiento de
los indicadores de gestión con el fin de evaluar y determinar la eficiencia, eficacia y
economía en las operaciones efectuadas por dicho departamento.
CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
Antecedentes de otras investigaciones
Durante la realización de la investigación se procedió a la revisión bibliográfica
de algunos textos y trabajos de grados en relación con el tema, entre ellos:
Primeramente, Ozal (1999), presenta en su investigación, “Diseño de un Programa
de Auditoría Interna que permita Evaluar el Sistema de Control Interno Aplicable a
los Sobrantes y Faltantes en el Inventario en las Fases de Compra, Recepción,
Almacenaje y Ventas para la Empresa Vensuagro C.A.” El trabajo investigativo que
se presenta referido a diseñar un Programa de Auditoría para Controlar el Inventario
para la empresa VENSUAGRO, C.A., es de tipo descriptivo con diseño de campo,
por cuanto los datos se recogieron de primera mano. A efecto referencial teórico se
elaboró en base a literatura especializada sobre control de inventarios, lo cual sirvió
para diseñar el programa de auditoría. La importancia de este trabajo radicó en la
vigencia que tienen los inventarios por representar una categoría de activos
importantes, de gran significación para la organización. Como instrumento de
recolección de datos se elaboró una encuesta y una entrevista estructurada y como
técnica de análisis se utilizó una matriz de análisis. Efectuado el trabajo se concluyó
que la empresa objeto de estudio adolecía de controles eficaces en relación al
inventario de repuestos, lo cual determina la validez del estudio. Asimismo este
trabajo se ubica dentro de la modalidad de proyecto especial, por cuanto solucionará
un problema práctico a las empresas distribuidoras de repuestos.
29
Montes, (2001), en su investigación “Sistema de Control de Gestión, como
Instrumento de Gerencia para la Unidades Generadoras de Ingresos Propios (UGIP),
en la Universidad Lisandro Alvarado”, él realizó un análisis metódico a los elementos
del proceso administrativo, dentro de los parámetros de eficiencia, eficacia, y
economía, cuyos resultados aporten a la unidad herramientas efectivas, capaces de
mejorar su gestión mediante un cuerpo de recomendaciones lo suficientemente
concreto pero con la flexibilidad necesaria para poder adecuar a cada UGIP de
acuerdo a su naturaleza y misión. Concluyo que las unidades generadoras de ingresos
propios carecen de instrumentos que permitan medir, evaluar, corregir su desempeño,
orientado al logro de sus objetivos, por otra parte determino que estos poseen
objetivos, metas institucionales, pero adolecen de objetivos, metas, definidas
formalmente como unidades generadoras de ingresos propios.
Así mismo, Galicia (2001), elaboro una investigación, la cual tituló: “Evaluación
de Control de Gestión de Eleoccidente C.A.”, un estudio relacionado con la finalidad
de orientar a la Gerencia en la toma de decisiones a través del examen y evaluación
de los indicadores de gestión comercial, áreas criticas de acuerdo a las metas
establecidas para medir el grado de eficacia, eficiencia, economía, analizar los
resultados de la investigación se concluyó que el criterio de las 3 “E” elementos de la
gestión (eficiencia, eficacia y economía) no se están aplicando en esa organización.
En este sentido, Rivero (2001), presenta en su investigación “Diseño de Normas
de Control Interno para el Cumplimiento de la Obligación Tributaria y de Deberes
Formales en el Impuesto sobre la Renta, Activos Empresariales y el Impuesto al
Valor Agregado en la Empresa LUMICA, C.A". El trabajo que se presenta tiene
como propósito diseñar normas de control interno para el cumplimiento de deberes
formales en el área tributaria de la empresa Lumica C.A. La investigación es de
campo, con carácter descriptivo. La población está integrada por diecisiete (17)
sujetos de estudio. Como instrumento de recolección de datos se elaboró un
cuestionario de preguntas cerradas dicotómicas (Si-No), las cuales están en relación
30
directa con las variables del estudio aplicado, el instrumento al personal adscrito a
Lumica C.A., se procedió a tabular los datos y a hacer el análisis de los mismos,
cuyos resultados se vaciaron en matriz de análisis y luego se presentan en gráficos de
barras para una mejor comprensión de los mismos. El diagnóstico derivado del
análisis sirvió de base para diseñar las normas de control interno tributario objeto del
estudio, posteriormente se redactan las conclusiones y recomendaciones,
transcribiendo finalmente la propuesta objeto de la investigación
Como resultado, Torres (2002), en su estudio de investigación que realizó
correspondió a “Diseño de Normas de Control Interno para los Procesos de
Recaudación y Ejecución de Recursos del Consorcio Occidental (Caso: Instituto
Autónomo de Vialidad del Estado Táchira - I.V.T.” La investigación consistió en una
propuesta de Normas de Control Interno a ser empleados por el Instituto Autónomo
de Vialidad del Estado Táchira (I.V.T) (entre Concedente) (ente Concesionario), en el
marco de las Concesiones Viales a nivel del Estado Táchira. El estudio se ubicó en la
modalidad de proyecto factible, apoyado en una investigación descriptiva con diseño
de campo, por cuanto los datos fueron tomados directamente de la realidad. Los
objetivos de estudio estuvieron dirigidos a evaluar la situación actual, analizar
fortalezas y debilidades y diseñar instrumentos de control interno para el I.V.T., que
permitan mejorar su función del Consorcio Occidental. Como instrumento de
recolección de datos se utilizó un cuestionario contentivo de preguntas cerradas,
acordes con las variables de investigación. Aplicado el instrumento y entrevista no
estructurada se procedió a hacer el análisis e interpretación de los datos que
condujeron a la elaboración del diagnóstico y adicionalmente a vaciar información en
matrices diseñadas para reflejar las fortalezas y debilidades del control interno objeto
de estudio. Basándose en la confrontación de los datos obtenidos mediante el
instrumento y técnicas de recolección de información empleados, se elaboró la
Propuesta de Normas de Control Interno para los procesos de Recaudación y
Ejecución de Recursos del Consorcio Occidental a ser aplicados por el I.V.T.
Posteriormente se efectuaron las conclusiones en las que se determinaron deficiencias
31
en el control interno de los procedimientos evaluados, mostrando mayor grado de
deficiencia los ejercidos sobre la recaudación y los gastos operativos como
componente parcial de la ejecución de recursos. Estas conclusiones dieron la
oportunidad de captar las necesidades imperantes y plasmarlas a través de un grupo
de recomendaciones.
En el mismo orden de ideas, Pineda (2003), en su investigación “El Control
Interno de los Sistemas Contables Mecanizados de las Pequeñas y Medianas
Empresas”. La globalización de la economía es cada vez más inminente, el universo
tecnológico del presente milenio conlleva aparejado nuevos problemas para los seres
humanos, principalmente para los gerentes en las empresas. Uno de ellos es cómo
lograr el manejo eficaz de la información para la toma de decisiones a todos los
niveles de administración de la entidad, y las pequeñas y medianas empresas no
escapan de esta innovación. Basado en este planteamiento se ha considerado de gran
importancia la investigación, la cual esta enmarcada en el diseño de campo tipo
descriptivo y documental el cual consta de cinco capítulos, tuvo como objetivo
general efectuar un Estudio y Evaluación del Control Interno de los Sistemas
Contables Mecanizados de las Pequeñas y Medianas Empresas, inscritas en la
Cámara de Pequeños, Medianos, Industriales y Artesanos del Estado Lara Venezuela.
(CAPMIL) a Marzo 2003, en el cual se llegó a la conclusión que existe un sistema de
control interno débil e inadecuado, que no suministran ninguna base de seguridad
sobre los datos de entrada y salida del sistema, y los controles de seguridad no son
adecuados y suficientes para el resguardo físico del sistema mecanizado en las
pequeñas y medianas empresas de la ciudad de Barquisimeto Estado Lara, conclusión
que lleva a recomendar que las pequeñas y medianas empresas deben implantar un
método de control interno dirigido a la verificación de la entrada de datos al sistema
mecanizado para obtener resultados consistentes y confiables y finalmente se presenta
la propuesta de un Control Interno Estándar para el Sistema Mecanizado para ayudar
a proteger de modo global y particular contra el mal uso, asegurar la exactitud y la
confiabilidad de toda la información.
32
Por otra parte, Gutiérrez (2005), el propósito de está investigación fue Evaluar el
Control Interno del Inventario C.A. ENELVEN DISTRIBUIDORA (ENELDIS).
Fundamentada en las teorías propuestas por López y Woltz (2001) Álvarez (2001),
Munich y García (2000), entre otros. Para tal efecto se realizó una investigación
descriptiva, de campo bajo un diseño no experimental y transaccional, la población
fue de 05 sujetos pertenecientes al Almacén del Centro de Operaciones Armando
Clemente. La obtención de los datos se realizó a través de un cuestionario con 2
alternativas de respuestas para evaluar el control interno del inventario, validado a
través de (05) expertos en el área. La confiabilidad se estableció a través del
coeficiente de Alpha de Cronbach con un índice significativo de (0.80) el cual me
permitió evaluar el control interno del inventario con el propósito de fortalecer este
sistema de control de inventarios, al mismo su actuación y dominio en el manejo de
los materiales entrantes y salientes del almacén del Centro de Operaciones Armando
Clemente, conociendo los sistemas de control de inventario que se utilizan en
Eneldis, presentando que aunque existen control de la entrada y salida de materiales,
del traspaso, y se aplican métodos para el inventario lo cual está fundamentado en las
normas, políticas y procedimientos que la organización ha establecido importante
afianzar los controles para el manejo del inventario que permitan minimizar los
riesgos y obtener efectividad de la gestión y altos niveles de desempeño.
Al respecto, Pérez (2005), en su investigación “Análisis de las Normas y
Procedimientos de Control Interno de los Activos Fijos Empresariales, Diario La
Verdad C.A”., tiene como objetivo fundamental analizar las normas y procedimientos
de control interno que se utilizan para el resguardo de los activos fijos empresariales
en el Diario La Verdad, C.A. En función de basar teóricamente el estudio propuesto
se recurrió a autores como Stoner (1996), Río (2000), Terry (1998), Meyers (1997),
Meigs (1996), Kieso (1999), Horngren y Harrinson (1997), entre otros. El tipo de
investigación fue descriptiva, de diseño de campo, no experimental y transaccional,
considerando una población constituida por seis (6) sujetos pertenecientes a la
33
estructura laboral de la empresa a los cuales se les suministró un instrumento
estructurado por 30 ítems. Al instrumento se les dio validez de contenido mediante
juicio de expertos. La metodología para el procedimiento de los datos fue cuantitativa
utilizando estadísticas no paramétricas basadas en frecuencias absolutas, y cuyo
análisis e interpretación se correspondió a técnicas de estadística descriptiva. Los
resultados evidenciaron serias fallas en el control de los activos fijos, manifestados
ello por las debilidades encontradas con relación a los procedimientos para la
identificación y etiquetado de los activos fijos empresariales, y en los procesos de
incorporación y desincorporación de los activos fijos empresariales en el Diario La
Verdad, C.A. En consecuencia, se diseñó un sistema de control interno para los
activos fijos empresariales.
Finalmente, Gómez (2005), presenta en su investigación la cual titulo: “Diseño de
Controles Internos a los Sistemas de Información Computarizados de la Universidad
de la Guajira”, la cual tiene como propósito el diseño de controles internos a los
sistemas de información computarizados de la Universidad de la Guajira (Colombia).
La investigación es de tipo descriptiva, con un diseño no experimental y transversal.
Se utilizó como muestra el Sistema de Información Académica de la Universidad de
La Guajira, el muestreo es de tipo no probabilístico. La recolección de datos se llevó
a cabo mediante la técnica de la observación Directa y documental. La evaluación se
realizó utilizando la metodología “Control Objetives Tecnology Information” (Cobit).
La validez y confiabilidad de esta trabajo no fueron probadas por tratarse de una
investigación de tipo no probabilístico. La técnica de análisis de datos utilizada fue
análisis cualitativo y cuantitativo. Analizados los datos se pudo concluir que el
Control lnterno de los Sistemas de Información de la Universidad de la Guajira es
prácticamente nulo o ausente. Esta situación amerita el diseño de un modelo
normativo que sirva de guía u orientación al desarrollo de las normas de control
interno para los Sistemas de información de la Universidad de la Guajira.
34
Se consideraron las investigaciones mencionadas ya que sirvieron de guía
orientación, y aportaron algunas consideraciones necesarias en cuanto a la
evaluación, entre las cuales destaca la utilización de técnicas y procedimientos que
permiten evaluar el control interno.
En consecuencia, los antecedentes anteriormente señalados sirvieron de marco
general y guía para llevar a cabo la evaluación, ya que con la necesidad de mejorar el
proceso en pro de una optimización de los servicios públicos, los órganos de control
demanda un instrumento que permita la evaluación de las actividades desarrolladas en
el Departamento de Almacén del Ministerio, es la más indicada para satisfacer dichas
necesidades, representando un instrumento capaz de medir y valorar la calidad de la
gestión pública. Asimismo suministraron fundamentos teóricos que permite
introducirse en los diferentes conceptos de la Administración y sus procesos,
proporcionan descripciones acerca de este tipo de evaluación su normativa,
procedimientos, metodologías, etc., y, por último exponen casos prácticos que
permiten orientación para facilitar su comprensión.
Reseña Histórica
Ministerio del Poder Popular para la Infraestructura.
La propuesta de creación del Ministerio de Infraestructura en el año 1999 se
orientó a la integración efectiva de aquellos órganos con atribuciones en materia de
expresión físico-territorial y de desarrollo urbano, que fueron dispersos a partir de la
desintegración del Ministerio de Obras Públicas (MOP).
El Ministerio de Infraestructura se crea a partir de la fusión del Ministerio del
Desarrollo Urbano y el Ministerio de Transporte y Comunicaciones, al mismo se
realizó cumpliendo los lineamiento establecidos en la promulgación de la Reforma de
la Ley Orgánica de la Administración Central, publicada en la Gaceta Oficial de la
35
República Bolivariana de Venezuela, Nº 36.775 de fecha 30/08/99, posteriormente
modificada a través de la Gaceta Oficial de República Bolivariana de Venezuela Nº
36.850 de fecha 14/12/99 y recientemente en el Decreto 3.125, aparecido en la Gaceta
Oficial Nº 38.024 de fecha 16/12/2004, en el cual se establecen las competencias del
MINFRA, una vez creado un nuevo Ministerio de la Vivienda y el Hábitat, y
separados aquellos organismos adscritos al sector vivienda. Con esta fusión en el año
1999 se logro: Crear las condiciones institucionales que permitan la formulación de
una política de desarrollo físico-territorial integral, configurada por una pluralidad de
acciones interconectadas e interdependientes, concebidas con arreglos a un plan.
En Diciembre del 2006 existe una reorganización estructural del Estado y se crea
el Ministerio del Poder Popular para las Telecomunicaciones e Informática y se
cambia de nombre para el Ministerio del Poder Popular para la Infraestructura,
anteriormente MINFRA, teniendo como nuevas competencias las publicadas en
Gaceta Oficial Nº 38.599 de fecha 08 de Enero de 2007 según Decreto Nº 5.103,
mediante el cual se dicta el decreto Sobre Organización y Funcionamiento de la
Administración Pública Nacional.
La Gestión del Ministerio del Poder Popular para la Infraestructura se orienta hacia
la regulación, formulación y seguimiento de las políticas, así como la planificación y
realización de las actividades del Ejecutivo Nacional, en coordinación con los estados
y municipios cuando así corresponda, en materia de vialidad, circulación, tránsito y
transporte terrestre, acuático y aéreo, con miras a ofrecer a la población venezolana
obras y servicios eficaces y de calidad. Para dar respuestas a las funciones y
actividades asignadas, el Ministerio cuenta en su estructura funcional con las
siguientes unidades Sustantivas:
(a) Despacho del Viceministro de Planificación de Infraestructura que está
integrado por: La Dirección General de Planificación Estratégica de Transporte,
y la Dirección General de Planificación y Regulación de Obras Públicas y
Ordenación Urbanístico.
36
(b) Despacho de Viceministro de Gestión de Infraestructura. que está integrado
por: La Dirección General de Equipamiento Urbano, la Dirección General de
Concesiones y Transferencias, la Dirección General del Cuerpo de Ingenieros, y
la Dirección General de Inquilinato.
Se rige por Reglamento Orgánico Ministerio del Poder Popular para la
Infraestructura, publicada en Gaceta Oficial Nº 5.836 extraordinaria de fecha 08 de
Enero de 2.007, donde el capitulo VII, de las Direcciones Estadales. Artículo 27. El
Ministerio del Poder Popular para la Infraestructura contará con las Direcciones
Estadales, las cuales estarán ubicadas en las Dependencias Federales del Territorio
Nacional. Los titulares de estas dependencias tendrán rango de Director de Línea.
En el artículo 19 del Decreto Nº 5.103, Sobre Organización y Funcionamiento de
la Administración Pública Nacional, publicado en Gaceta Oficial Nº 38.599 de fecha
08/01/2007 donde se establecen las competencias de este Ministerio.
Las Direcciones Estadales del Ministerio del Poder Popular para la
Infraestructura, son unidades desconcentradas a las cuales se les ha traspasado la
titularidad y el ejercicio de las competencias del Ministerio en las Entidades
Federales, son orgánicamente y administrativamente parte de la sede administrativa
central, pero jerárquicamente dependientes, de ese modo la delegación de
competencias implica que los Centros Estadales de Coordinación son la
representación del órgano ejecutivo en los Estados.
La redefinición funcional del Ministerio del Poder Popular para la Infraestructura
(MINFRA), como ente rector y promotor de políticas públicas en materia de
Ordenación Territorial-Urbanístico y Transporte, hacen necesaria su
desconcentración funcional de manera de extender la rectoría del MINFRA en todo el
37
territorio nacional, haciendo que su labor sea más efectiva. Es de allí donde se
organizan las Direcciones Estadales de diferentes estados de la nación.
Dirección Estadal: Esta dirección se encuentra estructurada de la siguiente
manera: Despacho del Director Estadal que consta de cuatro áreas organizacionales
de apoyo que son: Administración y Servicios, Recursos Humanos, Atención al
Ciudadano, Tecnología, Información y Comunicaciones. Así mismo, cuenta con dos
divisiones como áreas medulares, las cuales se denominan: División de Gestión de
Infraestructura y División de Planificación de Infraestructura.
Estas a su vez, se dividen por sub.-áreas departamentales dentro del área de
Administración y Servicios, dividida en departamentos tales como: Presupuesto,
Contabilidad, Compras, Almacén, Bienes Nacionales, Taller, Reproducción,
Transporte - Mantenimiento y Vigilancia.
El Objetivo del área de Administración y Servicios es apoyar la gestión
administrativa de la Dirección Estadal asistiendo al director en ejecución de la
política financiera en coordinación con los órganos superiores del Ministerio.
Aplicando las políticas, normas procedimientos que en la materia financiera dicten el
Ministerio del Poder Popular para las Finanzas y cualquier otro órgano competente de
la Administración Pública Nacional.
Funciones del Área de Administración y Servicios
(a) Ejecutar las actividades financieras, contables, administrativas, presupuestarias
y de la Dirección Estadal en correspondencia con los lineamientos del órgano
superior con competencia en el área.
(b) .Formular el anteproyecto de presupuesto de la Dirección Estadal y de los
Planes, Programas y Proyectos necesarios para la formulación presupuestaria anual.
38
(c) Programar las adquisiciones y contratación de bienes, obras y servicios de la
Dirección Estadal de acuerdo a la normativa legal vigente.
(d) Mantener en óptimo estado de conservación las instalaciones físicas, los bienes,
mobiliario y equipos para garantizar el buen funcionamiento de la Dirección Estadal.
(e) Mantener un registro automatizado de bienes patrimoniales propiedad del
Ministerio del Poder Popular para la Infraestructura asignados a la Dirección Estadal
en correspondencia con el registro de Bienes Nacionales del órgano superior.
(f) Velar por el cumplimiento de las normas de seguridad y protección integral de
las instalaciones físicas, mobiliario, equipos y personal adscrito a la Dirección
Estadal.
Almacén
El Departamento de Almacén, dentro de la estructura, se encarga de apoyar
administrativamente la planificación, organización, dirección, supervisión y control
del almacenaje de los materiales, suministros, equipos o bienes que se adquiere en el
Centro Estadal de Coordinación del MINFRA Falcón, en cuanto a políticas de
inventarios, recepción, almacenaje y entrega de los materiales, suministros y
mercancías. Se encarga de formalizar la entrega de los materiales y bienes, para así
generar los informes de cuentas mensuales para la rendición ante el nivel central de
este Ministerio, para la transparencia de las cuentas financieras con respecto al gasto,
y al incremento de los activos reales. Las extensas y variadas actividades, las
responsabilidades, problemas y complicaciones del trabajo de la División de
Administración y Servicios, demuestra la necesidad de que los órganos de control
realicen una evaluación efectiva.
Función del Departamento de Almacén.
Mantener el control de la recepción, despacho y depósito de las mercancías
adquiridas a través de un sistema de tarjetas, lo que garantiza una existencia adecuada
39
a la materia prima, tales como: material de oficina, limpieza, construcción, repuestos
para vehículos, y maquinarias, herramientas menores, entre otros.
(a) Vigilar la existencia para prever las compras con la debida anticipación.
(b) Creación de sistemas y métodos apropiados para el almacenamiento.
(c) Mantener un control sistemático de la existencia.
(d) La práctica de inventarios físicos, semanales y periódicos.
(e) La rendición de facturas mensual y órdenes de compra al nivel central, previa
autorización del administrador, utilizando como base de datos el registro de pago a
proveedores.
(f) Archivar la documentación relativa al movimiento de entradas y salidas de las
mercancías facturas, ordenes de compra, notas de entrega y requisiciones.
(g) Llevar el control de las salidas semanales de materiales con factura y sin factura
para el cuadre con las tarjetas de estantes.
(h) Relacionar semanalmente los artículos de las diferentes divisiones para el
cuadre con sus respectivas requisiciones.
(i) Relacionar mensualmente las salidas de los artículos por unidad de las
diferentes divisiones.
Normativas del Departamento Almacén
(a) La primera mercancía que entra será la primera en salir. (Método P.E.P.S)
(b) Puede ser el mismo producto y el mismo proveedor pero con diferentes órdenes
de compras se lleva el kardex por separado y se reparte primero la existencia anterior
(c) La mercancía facturada esta identificada a través de un color amarillo
(d) La mercancía no facturada esta identificada de un color azul
(e) Los materiales del almacén están ordenados de acuerdo al inventario general y
sin factura.
40
(f) El material almacenado esta dividido en cuatro partes que son:(materiales de
oficina, material de mantenimiento, equipos de seguridad industrial, materiales
menores de construcciones y repuestos de vehículos y maquinarias pesadas)
(g) Se procede anotar la mercancía en las tarjetas de estantes para un control de la
existencia y saber con exactitud que división u organización ha consumido más
producto.
Bases Teóricas
Con las bases teóricas se pretende definir y explicar sistemáticamente algunos
conceptos teóricos que giran en torno a la Evaluación del Control Interno que
ayudaran a comprender el significado e importancia del mismo.
El estudio se sustenta teóricamente en una serie de postulados de la
administración, sobre planificación de la evaluación en función de comprender el
significado e importancia de las mismas.
En este orden de ideas, se tiene que:
Evaluación: Es un proceso que tiene como finalidad determinar el grado de
eficacia y eficiencia, con que han sido empleados los recursos destinados a alcanzar
los objetivos previstos, posibilitando la determinación de las desviaciones y la
adopción de medidas correctivas que garanticen el cumplimiento adecuado de las
metas presupuestadas. El periodo normal para llevar a cabo una evaluación es de un
año después de la aplicación de cada programa operativo anual.
Según UNICEF (1992), define la evaluación de la siguiente manera:
“Como un proceso que procura determinar, de manera más sistemática y
objetiva posible, la pertinencia, eficacia, eficiencia e impacto de
actividades a la luz de los objetivos específicos. Constituye una
herramienta administrativa de aprendizaje y un proceso organizativo
41
orientado a la acción para mejorar tanto las actividades en marcha, como
la planificación, programación y toma de decisiones futuras.”
Auditoria de Gestión: es el control posterior y sistemático de las operaciones que
se realizan en la organización para establecer el grado de economía, eficiencia y
eficacia en la planificación, control y el uso de los recursos, para comprobar la
observancia de las disposiciones pertinentes, con el propósito de verificar la
utilización racional de los recursos disponibles de la Organización.
Al respecto Blanco, (1998) define la Auditoria de Gestión de la siguiente manera:
“La Auditoria de gestión es el examen que se efectúa a una entidad por
un profesional externo e independiente, con el propósito de evaluar la
eficacia de la gestión en relación con los objetivos generales; su eficiencia
como organización y su actuación y posicionamiento desde el punto de
vista competitivo, con el propósito de emitir una informe sobre la
situación global de la misma y la actuación de la dirección (Pág.30)”.
Además señala que gestión, “Es la actuación de la dirección y abarca la
razonabilidad de las políticas y objetivos propuestos, los medios establecidos para su
implementación y los mecanismos de control que permitan el seguimiento de los
resultados obtenidos” (Ob. cit, 65).
La evaluación del control interno no solo se interesa de hechos pasados, sino que
toma información actualizada para brindar a las organizaciones, orientaciones y
alternativas para guiarlos al cumplimiento de los objetivos establecidos a través de
estrategias.
Según Guevara (1999) pretende evaluar los resultados obtenidos por la dirección
en lo referente a la eficiencia, eficacia y economía con la que son alcanzados los
objetivos planificados. (Pág. 21)
42
La evaluación del control interno actualmente representa una modalidad dentro de
la labor de control, cuya finalidad es determinar las debilidades existentes, y la
eficiencia, eficacia y economía con que operan las empresas, para conocer si las
actividades realizadas por los gerentes se orientan hacia una gestión social, y está
logrando los objetivos planificados.
Permite evaluar las circunstancias que presenta las organizaciones, del mismo
modo determina como los individuos ejecutan sus actos y se adaptan a la estrategia de
la misma, igualmente auxilian a los directivos de las organizaciones en el proceso de
toma de decisiones. En tal sentido los objetivos que se desea obtener con estas
actividades pueden ser diversos, sin embargo existen algunos que deben ser
destacados en el sector público, tales como:
(a) Permite determinar si la organización es eficiente, eficaz y económica en la
utilización de los recursos públicos.
(b) Ayuda a determinar el valor apropiado de los bienes producidos o servicios
prestados en relación a los recursos invertidos.
(c) Permite la evaluación de los planes operativos y presupuestos, conocido en
forma clara los objetivos, metas, así como las actividades necesarias para alcanzarlos.
(d) Facilitar la rendición de cuentas a los órganos de control sobre la
administración de recursos recibidos.
La Contraloría General de la República, define la auditoria de gestión como:
El instrumento metodológico con el cual se practica el examen
objetivo, sistemático, estructurado, consistente, profesional, posterior,
y documentado en la gestión de un sector gubernamental, de un
organismo, programas, proyecto u operación, considerando los fines
establecidos en el marco legal o normativo que lo regule, para
determinar el cumplimiento de su misión, objetivos y metas y de la
eficiencia, eficacia, economía, calidad e impacto de su desempeño.
43
Como se pone en evidencia, el ámbito de la evaluación de una gestión es amplio,
por tanto cuenta con más elementos de juicio para evaluar la forma y el grado en que
una dependencia, entidad o programa, cumplieron con los objetivos establecidos. Las
empresas públicas venezolanas, tienen como obligación la aplicación de auditorias de
gestión con la finalidad de cumplir con el marco legal y promover mejoras en el
ejercicio de las funciones públicas, a través de la evaluación de su resultado
utilizando una adecuada planificación de la auditoria, es por ello que se aplica la
evaluación.
La gestión, para obtener el mayor beneficio se debe tomar en cuenta todas las
condiciones existentes de la entidad, como es su naturaleza, contexto, objetivos,
misión, cultura, es importante la utilización de un plan de evaluación de gestión, ya
que permite crear conciencia de la selección de procedimientos, instrumentos y
herramientas para mejorar la gestión, es flexible ante los cambios.
Considerando lo antes planteado evaluación de eficiencia, a través del tiempo ha
dejado atrás a la tradicional auditoria financiera y la convierte en una tarea de mayor
relevancia y profundidad, mediante la realización de auditorias operativas o
integrales que permita la evaluación de normas, políticas, metas, procedimientos, y
resultados de un área, departamento o ente determinado, de allí la importancia del
tema de estudio.
Este moderno concepto de evaluación de gestión, no resuelve los conflictos pero,
si identifica los hallazgos o debilidades y su entendimiento y adecuada corrección,
proporciona mejores beneficios para orientar al Área de Administración y Servicios
que integra el Almacén, a una gestión con el fin de lograr los objetivos planteados.
44
Así mismo, el Centro Estadal de Coordinación Falcón del Ministerio del Poder
Popular para la Infraestructura, como órgano público sujeto al control, vigilancia y
fiscalización de la Contraloría General de la República, debe en este sentido,
conformar un sistema de seguimiento, control y evaluación de la gestión, a través de
la formulación de indicadores.
En consecuencia, la presente investigación servirá de guía a los órganos de
control, para la evaluación y seguimiento, de los controles internos, de las
actuaciones de los directivos a través de la formulación de los indicadores necesarios
para conocer el grado de adecuación y coherencia existente entre las decisiones de los
mismos; la forma con que fueron utilizados los recursos públicos, para alcanzar los
objetivos y metas indicado en los planes y presupuestos.
De igual manera, la evaluación del control interno es una nueva actividad
profesional, que proporciona asesoría a los directivos de una organización es de
carácter público o privado. Ella muestra los puntos débiles y fuertes de la misma
señalando las recomendaciones necesarias para mejorar el proceso de toma de
decisiones. Es oportuno mencionar que la evaluación permite realizar un análisis de
la institución u organismo auditado y lo que es más importante determina la aptitud
del equipo de trabajo, incluyendo una evaluación individualizada de cada directivo y
lo acertado de las estrategias y políticas aplicadas en la organización.
Concepto de control
El control se define como el proceso por medio del cual las actividades de una
organización quedan ajustadas a un plan preconcebido de acción y el plan se ajusta a
las actividades de la organización. (KOHLER, 1979).
Asimismo, el Control Fiscal consiste en tratar de establecer mecanismos de acopio
de información que permitan tomar acciones capaces de corregir cualquier desviación
45
del proceso administrativo, que tienda apartarlo de los propósitos y fines que
persigue, que no son otros, que la mejor preservación y salvaguarda del dinero
público y que el gasto se haga con miras al mayor beneficio de la colectividad.
(LIENDO, 1983).
En su concepción más sencilla, según Chiavenato (2001): El control es una
función administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el
desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo, el control
es un proceso esencialmente regulador que trata de garantizar que lo planeado,
organizado y dirigido, cumpla realmente los objetivos previstos” (p.394).
Según Harold Koontz y Ciril O’Donell: Implica la medición de lo logrado en
relación con lo estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la
obtención de los objetivos de acuerdo con el plan.
Por su parte, la Contraloría General de la República lo define como la medición y
ajuste del desempeño de la organización, para asegurarse que se cumplan los fines de
las disposiciones normativas y los planes y metas diseñados para alcanzarlos.
(METODOLOGÍA PARA LA AUDITORIA DE GESTIÓN, 1998).
En este orden de ideas, el Control según indica Koontz y Weihrich (1998),
consiste en la medición y corrección del desempeño con la finalidad de certificar que
sean cumplidos los objetivos de la compañía y los métodos ideados para alcanzarlos.
Para lo cual debe existir una estrecha relación entre la planeación y el control lo que
permite la medición en función a los criterios previamente establecidos.
Elementos del Control
(a) Relación con lo planteado: Siempre existe para verificar el logro de los
objetivos que se establecen en la planeación.
46
(b) Medición: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.
(c) Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al control, es descubrir
las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación.
(d) Establecer medidas correctivas: El objeto del control es prever y corregir los
errores.
Tipos de Controles
Control Gerencial: está orientado a las personas con el objeto de influir wn los
individuos para que las acciones y comportamientos sean conscientes con los
objetivos de la organización.
Control Contable: comprende todas las normas y procedimientos contables
establecidos, como todos lo métodos y procedimientos que tiene que ver o están
relacionados directamente con la protección de los bienes y fondos y la confiabilidad
de los registros contables.
Control Operativo de Gestión: está orientado a procesos y tareas ya ejecutadas.
Comprende el conjunto de planes, políticas, procedimientos y métodos que se
necesitan para alcanzar los objetivos de la organización.
Control Presupuestario: es una herramienta técnica, en la que se apoya el control
de gestión, basado en la dirección u objetivos. Consiste en confrontar periódicamente
el presupuesto frente a los resultados reales del periodo, centro por centro, con el fin
de poner en evidencia las desviaciones.
Control Informático: está orientado a lograr el uso de la tecnología y la
informática como herramienta de control; su objetivo será mantener controles
automáticos efectivos y operativos sobre las operaciones.
47
Con relación al presente estudio, el Control administrativo u operativo “se
relacionan con normas y procedimientos relativos a la eficiencia operativa y la
adhesión a las políticas prescritas por la administración.”(p.29).
Características de los Controles
Los controles varían dependiendo del tipo de organización, no obstante, siempre
deben estar diseñados en base a ciertas características como son:
- Debe ser oportuno: A fin de que permitan asegurar de que en todos los niveles
de la organización se está cumpliendo con lo establecido y de lo contrario aplicar los
correctivos en el momento oportuno.
- Debe ser continuo: Por lo que debe hacerse una planeación del control, conocer
la magnitud de la acción correctiva que se debe aplicar al constatar debilidades, de lo
contrario pudieran suceder ciertas desviaciones en el intervalo.
- Debe ser objetivo: Ya que debe estar definido en forma clara, precisa y concreta,
para poder lograr las metas propuestas en una forma eficiente
- Debe reflejar la estructura organizativa: Esto significa que los controles
deben estar diseñados de acuerdo a la estructura de la organización a fin de que
permita corregir posibles desviaciones.
Concepto Sistema Nacional de Control
Es un modelo sistémico de la gestión de control y de funcionamiento coordinado
de los Sistema de Control Externo e Interno, que persigue estructurar la acción
fiscalizadora de un Sistema Nacional, que asegure la aplicación coordinada e
interactuante del control, sobre los diferentes organismos de la Administración
Pública.
48
Concepto Sistema de Control Interno
El denominado “INFORME COSO” sobre control interno, publicado en EE.UU.
en 1992, surgió como una respuesta a las inquietudes que planteaban la diversidad
de conceptos, definiciones e interpretaciones existentes. Se trataba entonces de
materializar un objetivo fundamental: definir un nuevo marco conceptual del
control interno, capaz de integrar las diversas definiciones y conceptos que venían
siendo utilizados sobre este tema, logrando así que, al nivel de las organizaciones
públicas o privadas, de la auditoria interna o externa, o de niveles académicos o
legislativos, se cuente con un marco conceptual común, una visión integradora que
satisfaga las demandas generalizadas de todos los sectores involucrados.
Según la Comisión de Normas de Control Interno de la Organización Internacional
de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), el control interno puede ser
definido como el plan de organización, y el conjunto de planes, métodos,
procedimientos y otras medidas de una institución, tendientes a ofrecer una garantía
razonable de que se cumplan los siguientes objetivos principales:
- Promover operaciones metódicas, económicas, eficientes y eficaces, así como
productos y servicios de la calidad esperada.
- Preservar el patrimonio de pérdidas por despilfarro, abuso, mala gestión,
errores, fraudes o irregularidades.
- Respetar las leyes y reglamentaciones, como también las directivas y estimular
al mismo tiempo la adhesión de los integrantes de la organización a las políticas y
objetivos de la misma.
- Obtener datos financieros y de gestión completos y confiables y presentados a
través de informes oportunos.
Según el Articulo 131 DEL Título IV, Del Sistema de Control Interno de la
Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. El sistema de
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control interno tiene por objeto asegurar el acatamiento de las normas legales,
salvaguardar los recursos y bienes que integren el patrimonio público, asegurar la
obtención de información administrativa, financiera y operativa útil, confiable y
oportuna para la toma de decisiones, promover la eficiencia de las operaciones y
lograr el cumplimiento de los planes y programas y presupuestos en concordancia con
al política preescrita y con los objetivos y metas propuestas, así como garantizar
razonablemente la rendición de cuenta.
Control Interno
Conceptos
Consiste en el plan de organización constituido por y todos los métodos políticas
coordinados entre si, adoptados dentro de las instituciones para proteger sus activos,
controlar la precisión y confiabilidad de los datos contables, promover la eficiencia
operativa, y fomentar la observación de las políticas gerenciales.
Informe COSO
El Control Interno: es un proceso efectuado por la junta directiva de una entidad,
gerencia y otro personal para proveer razonable seguridad en cuanto al logro de
objetivos en las siguientes categorías:
(a) Efectividad y eficiencia de las operaciones.
(b) Confiabilidad de la información financiera.
(c) Cumplimiento con legislación y reglamento pertinentes.
Según el Instituto Mexicano de Contadores Públicos el control interno es un
conjunto de procedimientos, políticas, directrices y planes de organización, los cuales
tienen por objeto asegurar una eficiencia, seguridad y orden de la gestión financiera
contable y administrativa de la empresa (salvaguarda de activos, fidelidad del proceso
de información y registros, cumplimiento de políticas definidas, etc.).
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De lo anteriormente expuesto se deduce que el Control Interno no constituye un
área funcional independiente dentro de la empresa, sino que es parte integrante de este
al igual que todos los demás subsistemas que interactúan en ella.
El Control Interno comienza con el acatamiento de las políticas y toma forma en la
elaboración e normas, procedimientos e instructivos así como también en la
definición de la estructura orgánica y funcional de la empresa. Así mismo se
manifiesta al suministrar a la administración la seguridad de que todo está
funcionando como se debe.
Según la Federación de Contadores Públicos de Venezuela (1996):
“El control interno comprende el plan de organización, todos los métodos
coordinados y las medidas adoptadas en el negocio para proteger sus
activos, verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables,
promover la eficiencia en las operaciones y estimular la adhesión a las
practicas ordenadas por la gerencia. Un sistema de control interno se
proyecta mas allá de aquellas cuestiones que se relacionan directamente con
las funciones de los departamentos de contabilidad y finanzas.”
En pocas palabras, el control interno esta formado por todas las medidas que se
toman para suministrar a la administración la seguridad de que todo está funcionando
como debe.
Por su parte el Artículo 35 y 36 Capítulo II, Del Control Interno de la Ley
Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional De
Control Fiscal. El Control Interno es un sistema que comprende el plan de
organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adaptados
dentro de un ente u organismo sujeto a la ley, para salvaguardar sus recursos, verificar
la exactitud y veracidad de su información financiera u administrativa, promover la
eficiencia, economía y calidad en sus operaciones, estimular la observancia de las
51
políticas prescritas y lograr el cumplimiento de su misión, objetivos y metas, las cuales
corresponde a las máximas autoridades jerárquicas de cada ente la responsabilidad de
organizar, establecer, mantener y evaluar el sistema de control interno, el cual debe
ser adecuado a la naturaleza, estructura y fines del ente.
De igual forma el Artículo 3 Capítulo II Del Control Interno de las Normas
Generales de Control Interno GO 36.229 del 17-06-1997 Contraloría General de
la República, establece que el control interno de cada organismo o entidad debe
organizarse con arreglo a conceptos y principios generalmente aceptados de sistema y
estar constituido por las políticas y normas formalmente implantados y lso recursos
humanos, financieros y materiales, cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse
al cumplimiento de los objetivos.
El Control Interno debe considerarse como un sistema localizable en todos los
ámbitos de la organización, no diferenciado de los contables, administrativos u
operacionales, ya que en todos estos existen elementos de control que permiten a la
organización el logro de su misión, de sus metas y objetivos. Es destacable ratificar
que la responsabilidad de la existencia y aplicación de un sistema de control interno
adecuado a la naturaleza, características, estructura y fines de la organización y
orientado al cumplimiento de los cometidos institucionales, corresponde a la máxima
autoridad del ente (METODOLOGÍA PARA LA AUDITORIA DE GESTIÓN,
1998).
Según el cuaderno de auditoria de la Contraloría General de la República,
Guía Metodológica para la Evaluación del Control Interno, admite que el Control
Interno comprende el plan de organización, y el conjunto de métodos y medidas
adoptados dentro de un entidad para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y
veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia,
economía y la calidad en las operaciones, estimular la observancia de las políticas
prescritas y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.
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Por otra parte autores como Chiavenato (2001): Es un sistema que comprende el
plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos
adoptados dentro de una empresa y lograr el cumplimiento de su misión, objetivos y
metas.
A tal efecto, los tipos de controles expuestos, permiten establecer estrategias para
definir el control de mayor efectividad en congruencia con el trabajo que realiza cada
empleado en el proceso administrativo de la organización.
En este orden de ideas, Chiavenato (2001) en su libro introducción a la teoría
general de la administración, dice que:
“La administración es interpretar los objetivos propuestos por la organización y transformarlos en acción organizacional a través de las planificación, organización, dirección y control de todos sus esfuerzos realizados en todas las áreas y niveles de la organización, con el fin de alcanzar tales objetivos de la manera mas adecuada a la situación”. (p.394).
De igual manera establece que el proceso administrativo “esta constituido por las
cuatros funciones administrativas: planificación, organización, dirección y control. Es
un proceso dinámico e interactivo.” (p.24).
Planificación: es la función administrativa que determina por anticipado que debe
hacerse, y cuales objetivos debe alcanzarse.
Organización: función administrativa que se ocupa de agrupar todas las
actividades necesarias para ejecutar lo que se planeo.
Dirección: función administrativa que indica el comportamiento de los individuos
hacia los objetivos que deben alcanzarse.
Control: es la función administrativa que trata de garantizar que lo planeado,
organizado y dirigido, cumpla realmente los objetivos previstos.
Además, Valenzuela (2003). Seminario sobre la Nueva Visión del Control Previo,
establece y define lo siguiente:
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El Sistema de Control Administrativo Interno comprende el plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados para la autorización, procesamiento, clasificación, registro, verificación, evaluación, seguridad y protección físicas de los activos, incorporados en los procesos administrativos y operativos para alcanzar los objetivos generales del organismo o entidad.(p.3).
Por consiguiente, un sistema de control interno administrativo va a contribuir a
que la institución fortalezca los procedimientos aplicados para administrar y ejercer
funciones de acuerdo a cada rango que tenga el empleado. Lo que se quiere afirmar
con esto es que el sistema de control es un paradigma para que el instituto optimice
sus funciones.
Razones para implantar un Sistema de Control Interno
(a) Vigilancia de la legalidad administrativa
(b) Defensa y protección del patrimonio público.
(c) La evolución de la gestión administrativa
(d) Defensa de la ética y probidad administrativa y pública.
Elementos del Sistema de Control Interno
(a) Un plan lógico y claro de las funciones de organización que establezca líneas
claras de autoridad y responsabilidad tanto para las unidades de organización, como
para los empleados individualmente y que se segregue las funciones operativas, de
registro y de custodia.
(b) Un sistema adecuado para la autorización de transacciones y operaciones; y
procedimientos seguros para registrar los resultados en términos financieros.
(c) Practicas sanas y seguras para la ejecución de las funciones y obligaciones de
cada unidad y persona, dentro de la organización.
(d) Personal, en todos los niveles, con la aptitud, capacitación y experiencia
requeridas para cumplir sus obligaciones satisfactoriamente.
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(e) Normas de calidad y ejecución claramente definidas y comunicadas al personal.
(f) Una efectiva y profesional unidad de auditoria interna independiente, hasta
donde sea factible, de las operaciones examinadas. (p.4).
Requisitos del Sistema del Control Interno
(a) Debe ser integral e integrado.
(b) Legal
(c) Comprensible
(d) Debe adaptarse a la forma de la organización.
(e) Debe registrar rápidamente las desviaciones y tender a la acción correctiva.
(f) Flexible
(g) Conocido
(h) Debe incluir elementos de control previo, posterior y auditoria interna.
(i) Fundamentado en principios de: eficacia, eficiencia y economía. (p.4)
Aspectos que debe abarcar el Sistema de Control Interno
(a) Presupuestario.
(b) Económicos.
(c) Financieros.
(d) Patrimoniales.
(e) Normativos.
(f) De gestión.
(g) Evaluación de programas y proyectos.
Según el artículo 131 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del
Sector Público (2003), establece los siguientes:
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Objetivos del Sistema del Control Interno
(a) Promover y asegurar el acatamiento de las normas legales.
(b) Salvaguardar los recursos y bienes que integran el patrimonio público.
(c) Asegurar la obtención de información administrativa, financiera y operativa y
útil, confiable y oportuna para la toma de decisiones.
(d) Lograr el cumplimiento de los planes, programas, presupuestos, en
concordancia con las políticas prescritas con los objetivos y metas propuestas.
(e) Garantizar razonablemente la rendición de cuentas. (p.4).
Cabe considerar que Haynes y otros citados por Chiavenato (2001), en su libro de
introducción a la teoría general de la administración, expresan que lo esencial en
cualquier sistema de control es:
(a) Un objetivo, un fin predeterminado, un plan, una línea de acción, un estándar,
una norma, una regla decisoria, un criterio, una unidad de medida.
(b) Un medio por la actividad desarrollada.
(c) Un procedimiento para comparar la actividad con el criterio fijado.
(d) Algún mecanismo que corrija la actividad en curso, para alcanzar los resultados
deseados.
Desde la perspectiva, los objetos de un sistema de control brindaran a la
organización, la visión y misión que va contribuir a la eficiencia en la ejecución de
los mecanismos de control administrativo, teniendo en cuenta cada elemento que
contribuya a la eficacia del trabajo según la función asignada.
Por otra parte, Likert citado por Chiavenato (2001), establece lo siguiente:
El sistema es un: “todo organizado o complejo. Un conjunto o combinación de
cosas o partes que forman un todo complejo o unitario.” (p.771).
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Así mismo establece que la esencia en cualquier sistema es: “Un objetivo, un fin
predeterminado, un plan, una línea de acción, un estándar, una norma, una regla
decisoria, un criterio, una unidad de mando”. (p.776).
Característica del Control Interno
Establece una estructura estándar de Control Interno que soporte los procesos de
implementación, unifique los criterios de control en el estado y garantice un control
corporativo a la gestión de las entidades públicas que les permitan el cumplimiento de
sus objetivos.
(a) Motiva la construcción de un entorno ético alrededor de la función
administrativa de la entidad pública.
(b) Mantiene una orientación perramente a controlar los riesgos que pueden inhibir
el logro de los propósitos de la entidad.
(c) Se basa en una gestión de operaciones por procesos.
(d) Establece la comunicación pública como un proceso de control a la
transparencia y la divulgación de información a los diferentes grupos de interés del
sector público.
(e) Le otorga un valor preponderante a la evaluación ya sea esta de orden
administrativo, realizadas por las Oficinas de Control Interno o efectuada por los
Órganos de Control Fiscal.
(f) Confiere gran impacto a los Planes de Mejoramiento, como herramientas que
garantiza la proyección de la entidad pública hacia la excelencia administrativa.
Componentes
Dichos componentes sirven para determinar la efectividad de un sistema y son:
(a) Ambiente de Control: Comprende las personas, sus atributos individuales,
incluyendo la integridad, los valores éticos, y la competencia y el ambiente que ellos
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operan. El ambiente fija el tono y proporciona bases de disciplina y estructuras para
las demás componentes del control interno.
(b) Evaluación o valoración del riesgo: Mecanismos establecidos para identificar
y analizar riesgos que se relacionan con los objetivos en la entidad, incluyendo los
riesgos especiales que se asocian con condiciones cambiantes, además de analizar y
administrar los riesgos relacionados.
(c) Actividades de control: Constituye las políticas y procedimientos establecidos
y ejecutados para contribuir a la confianza de que se llevan a cabo las directrices de la
gerencia necesaria para manejar los riesgos en la consecución de los objetivos de la
entidad.
(d) Información y Comunicación: Los sistemas de información y comunicación
se interrelacionan. Ayudan al personal de la entidad a capturar e intercambiar la
información necesaria para conducir, administrar y controlar sus operaciones. Es la
captación y comunicación de información para la gestión y control de las
operaciones.
(e) Monitoreo: Consiste en el seguimiento de todo el proceso por medio de
actividades rutinarias en las operaciones y por evaluaciones especificas para hacer
modificaciones. De esta manera el sistema puede reaccionar dinámicamente,
cambiando a medida que las condiciones lo justifiquen.
De esta forma, los componentes de la estructura de control interno comprenden el
ambiente de control que proporciona una atmósfera en la cual la gente conduce sus
actividades y cumple sus responsabilidades de control, sirve como fundamento para
los otros componentes.
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Principio de Control Interno
Responsabilidad
Capacidad de la Entidad Pública para cumplir los compromisos contraídos con la
comunidad y demás grupos de interés, en relación con los fines esenciales del Estado
ó, en caso no hacerlo, de hacerse cargo de las consecuencias de su incumplimiento.
Se materializa en dos momentos, el primero, al considerar aquellos aspectos o
eventos capaces de afectar la gestión de la entidades estableciendo las acciones
necesarias para contrarrestarlos; el segundo, al reconocer la incapacidad personal o
institucional para cumplir los compromisos y en consecuencia, indemnizar a quienes
se vieran perjudicados por ello.
Transparencia
Es hacer visible la gestión de la entidad a través de la relación directa entre los
gobernantes, los gerentes y los servidores públicos con el público que atiende. Se
materializa en la entrega de información adecuada para facilitar la participación de
los ciudadanos en las decisiones que los afecten, tal como lo manda el artículo 2° de
la Constitución Política. Para ello, las autoridades administrativas mantienen abierta
la información y los documentos públicos, rinden informes a la comunidad y demás
grupos de interés sobre los resultados de su gestión.
Moralidad
Se manifiesta, en la orientación de las actuaciones bajo responsabilidad del
Servidor Público, el cumplimiento de las normas constitucionales y legales vigentes,
y los principios éticos y morales propios de nuestra sociedad.
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Igualdad
Es reconocer a todos lo ciudadanos la capacidad para ejercer los mismos derechos
para garantizar el cumplimiento del precepto constitucional según el cual “todas la
personas nacen libres e iguales ante la ley, recibirán la misma protección y trato de
las autoridades y gozaran de los mismos derechos, libertades y oportunidades sin
ninguna discriminación por razones del sexo, raza, origen nacional o familiar, lengua,
religión, opinión política o filosófica.” Los servidores públicos están obligados
orientar sus actuaciones y la forma de decisiones necesarias para el cumplimiento de
los fines esenciales del Estado hacia la primacía del interés general. 1 Constitución Nacional articulo 13.
Imparcialidad
Es la falta de designio anticipado o de prevención a favor o en contra de personas,
a fin de proceder con rectitud, dictaminar o resolver los asuntos de manera justa. Se
concreta cuando el Servidor Público actúa con plena objetividad e independencia en
defensa de lo público, en los asuntos bajo su responsabilidad a fin de garantizar que
ningún ciudadano o grupo de interés se afecte en sus intereses, producto de la
actuación de la entidad pública.
Eficiencia
Es velar porque, en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad, la entidad
pública obtenga la máxima productividad de los recursos que han sido asignados y
confiados para el logro de sus propósitos. Su cumplimiento garantiza la combinación
y uso de los recursos procura de la generación de valor y la utilidad de los bienes y
servicios entregados a la comunidad.
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Eficacia
Grado de consecución e impacto de los resultados de una entidad pública en
relación con las metas y los objetivos previstos. Se mide todas las actividades y tareas
y en especial al concluir un proceso, un proyecto o un programa. Permite determinar
si los resultados obtenidos tienen relación con los objetivos y con la satisfacción de
las necesidades de la comunidad.
Economía
Se refiere a la austeridad y la mesura en los gastos e inversiones necesarios para la
obtención de los insumos en las condiciones de calidad, cantidad y oportunidad
requeridas para la satisfacción de las necesidades de la comunidad. Se operativiza en
al medición racional de los costos y en la vigilancia de la asignación de los recursos
para garantizar su ejecución en función de los objetivos, metas, propósitos d ela
entidad.
Celeridad
Hacer referencia a la prontitud, al rapidez y la velocidad en el actuar público.
Significa dinamizar la actuación de la entidad con los propósitos de agilizar el
proceso de toma decisiones y garantizar resultados óptimos y oportunos. En
aplicación de este principio los servidores públicos se comprometen a dar respuesta
oportuna a las necesidades sociales pertinentes a su ámbito de competencia.
Publicidad
Es el derecho de la sociedad y de los servidores públicos de una entidad pública al
acceso pleno, oportuno, veraz y preciso a las actuaciones, resultados e información de
las autoridades estatales. Es responsabilidad de los gobernantes y gerentes públicos
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dar a conocer los resultados de su gestión y permitir la fiscalización por parte de los
ciudadanos, dentro de las disposiciones legales vigentes.
Preservación del medio ambiente
Es la orientación de las actuaciones del ente público hacia el respeto por el medio
ambiente, garantizando condiciones propicias al desarrollo de la comunidad.
Cuando el hacer de una entidad pueda tener un impacto negativo en las
condiciones ambientales, es necesario valorar sus costos y emprender las acciones
necesarias para su minimización.
La adecuada operación del Sistema de Control Interno, garantiza el acatamiento de
estos principios por parte de los servidores públicos, al considerarlos como punto de
partida para el desempeño de sus funciones
Fundamentos del Control Interno
Autorregulación
Es la capacidad institucional de la entidad pública para reglamentar, con base
en la Constitución y en la ley, los asuntos propios de su función y definir aquellas
normas, políticas y procedimientos que permitan la coordinación efectiva y
transparente de sus acciones.
Mediante la Autorregulación la entidad adopta los principios, normas y
procedimientos necesarios para la operación del Sistema de Control Interno. Favorece
el Autocontrol al normalizar los patrones de comportamiento requeridos para el
cumplimiento de los objetivos, y hace efectivo y transparente el ejercicio de su
función constitucional ante la comunidad y los diferentes grupos de interés.
Se lleva a cabo, entre otras formas, a través de:
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(a) La promulgación de valores, principios y conductas éticas fundantes del
servicio público.
(b) La generación de Códigos de Buen Gobierno, que establece las normas que así
mismas se imponen las entidades públicas para garantizar el cumplimiento de una
función administrativa proba, eficiente y transparente.
(c) La definición de un modelo de operación que armonice las leyes y las normas
pertinentes a su fin, con los sistemas, los procesos, las actividades y las acciones
necesarias para el cumplimiento de los propósitos institucionales.
(d) El establecimiento de políticas, normas y controles tendientes a evitar o
minimizar las causas y los efectos de los riesgos capaces de afectar el logro de los
objetivos.
(e) La reglamentación del Control Interno a través de los mecanismos
proporcionados por la Constitución y la ley.
Autocontrol.
Es la capacidad de cada servidor público, independientemente de su nivel
jerárquico dentro de la entidad para evaluar su trabajo, detectar desviaciones, efectuar
correctivos, mejorar y solicitar ayuda cuando lo considere necesario de tal manera
que la ejecución de los procesos, actividades y tareas bajo su responsabilidad
garanticen el ejercicio de una función administrativa transparente y eficaz.
El Control Interno se fundamenta en el Autocontrol al considerarlo como inherente
e intrínseco a todas las acciones, decisiones, tareas y actuaciones a realizar por el
servidor público, en procura del logro de los propósitos de la entidad.
El ejercicio de esta capacidad requiere:
De los servidores públicos:
(a) Compromiso, competencia y responsabilidad con el ejercicio de su labor.
63
(b) Responsabilidad para asumir sus propias decisiones y autorregular su
conducta.
Autogestión.
Es la capacidad institucional de toda entidad pública para interpretar, coordinar y
aplicar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido
delegada por la Constitución y la ley.
El Control Interno se fundamenta en la Autogestión al promover en la entidad
pública la autonomía organizacional necesaria para establecer sus debilidades de
control, definir las acciones de mejoramiento y hacerlas efectivas, a la vez que asume
con responsabilidad pública las recomendaciones generadas por los órganos de
control y les da cumplimiento con la oportunidad requerida.
Se logra a través de:
(a) La comprensión por parte de la entidad y de los servidores públicos, de las
competencias y funciones asignadas por la Constitución y la ley.
(b) La adaptación consciente de la entidad a su entorno.
(c) La organización de la función administrativa y de su control de acuerdo con
las características propias de cada entidad.
(d) La capacidad institucional para autorregular su funcionamiento.
(e) La conformación de la red de conversaciones que articula los procesos, las
actividades y las acciones requeridas para la ejecución de los planes, los
programas y los proyectos necesarios al logro de los objetivos institucionales y
sociales del Estado.
(f) La ejecución de planes de mejoramiento y el seguimiento efectivo a su
impacto en la organización.
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Objetivo del Control Interno
(a) Salvaguardar los recursos físicos y financieros.
(b) Proponer la eficiencia y la calidad de las operaciones.
(c) Verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y
administrativa.
(d) Observaciones de las políticas y lograr el cumplimiento de las metas y
objetivos propuestos
El Control Interno tiene como objetivo fundamental establecer las acciones, las
políticas, los métodos, procedimientos y mecanismos de prevención, control,
evaluación y de mejoramiento continuo de la entidad pública que le permitan la
autoprotección necesaria para garantizar una función administrativa transparente,
eficiente, cumplimiento de la Constitución, leyes y normas que la regulan,
coordinación de actuaciones con las diferentes instancias con las que se relaciona y
una alta contribución al cumplimiento de la finalidad social del Estado.
Para lograrlo, se definen objetivos específicos clasificados según el propósito
perseguido por ellos en la institución pública en objetivos de Cumplimiento,
Estratégicos, de Operación, de Evaluación y de Información.
Objetivos de Control de Cumplimiento
(a) Establecer las acciones que permitan garantizar el cumplimiento de la función
administrativa de las entidades públicas, bajo los preceptos y mandatos que le impone
la Constitución Nacional, la ley, sus reglamentos y las regulaciones que le son
propias.
(b) Definir las normas administrativas provenientes de la autorregulación que
permite la coordinación de actuaciones de la entidad.
(c) Diseñar los instrumentos de verificación y evaluación pertinentes para
garantizar que la entidad cumpla con la reglamentación que rige su hacer.
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Objetivos de Control Estratégico
(a) Crear conciencia en todos los servidores públicos sobre la importancia del
Control, mediante la creación y mantenimiento de un entorno favorable que
conserve sus fundamentos básicos y favorezca la observancia de sus principios.
(b) Disponer los procedimientos de planeación y mecanismos adecuados para el
diseño y desarrollo organizacional de la entidad, de acuerdo con su naturaleza,
características y propósitos de la entidad.
(c) Diseñar los procedimientos e instrumentos necesarios que permitan a la
entidad pública proteger sus recursos, buscando su adecuada administración ante
posibles riesgos que los afecten.
Objetivos de Control de Ejecución
(a) Determinar los mecanismos de prevención, detección y corrección que permitan
mantener las operaciones, funciones y actividades institucionales en armonía con los
principios de eficacia, eficiencia y economía.
(b) Velar porque todas las actividades y recursos de la entidad estén dirigidos hacia
el cumplimiento de su función constitucional.
(c) Establecer los mecanismos y procedimientos que garanticen la generación y
registro de información oportuna y confiable, necesaria a la toma de decisiones
internas, el cumplimiento de obligaciones ante los diferentes niveles del Estado, la
información a los grupos de interés sobre la forma de conducir la entidad y la
Rendición de Cuentas a la Comunidad.
(d) Diseñar los instrumentos que permiten llevar a cabo una efectiva comunicación
interna y externa a fin de dar a conocer la información de manera transparente,
oportuna y veraz, garantizando que la operación de la entidad pública se ejecute
adecuada y convenientemente, así como el conocimiento por parte de los diferentes
grupos de interés de los resultados de la gestión.
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Objetivos de Control de Evaluación
(a) Garantizar la existencia de mecanismos y procedimientos que permitan en
tiempo real, realizar seguimiento a la gestión de la entidad por parte de los diferentes
niveles de autoridad y responsabilidad, permitiendo acciones oportunas de corrección
y de mejoramiento.
(b) Disponer de mecanismos de verificación y evaluación permanentes del Control
Interno que brinden apoyo a la toma de decisiones en procura de los objetivos
institucionales.
(c) Garantizar la existencia de la función de evaluación independiente del Sistema
de Control Interno y de Auditoría Interna, como mecanismos neutrales y objetivos de
verificación del cumplimiento a la gestión y los objetivos de la institución pública.
(d) Propiciar el mejoramiento continuo de la gestión de la entidad y de su
capacidad para responder efectivamente a los diferentes grupos de interés.
(e) Establecer los procedimientos que permiten la integración de las observaciones
provenientes de los órganos de control a las acciones de mejoramiento de la entidad.
Objetivos de Control de Información
(a) Disponer los mecanismos necesarios a garantizar la generación de información
base, para la elaboración de los reportes de información y cumplimiento de las
obligaciones de la entidad pública ante los diferentes niveles del Estado.
(b) Establecer los procedimientos que permitan la generación de información
legalmente establecida por los diferentes órganos de control, que tiene a su cargo la
vigilancia de la entidad pública.
(c) Velar por la generación de informes y elaboración de reportes que en uso de su
derecho de información, soliciten los diferentes grupos de interés.
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(d) Disponer de la información legalmente obligatoria y proveniente de la
autorregulación de la entidad, que garantice la rendición de cuentas públicas.
Elementos de la Estructura del Control Interno
Se denomina estructura de control interno al conjunto de planes, métodos,
procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de la dirección de una entidad,
para ofrecer seguridad razonable respecto a que están lográndose los objetivos del
control interno. El concepto moderno del control interno discurre por sus
componentes y diversos elementos, los que se integran en el proceso de gestión y
operan en distintos niveles de efectividad y eficiencia. Una estructura sólida del
control interno es fundamental para promover la efectividad y eficiencia en las
operaciones de cada entidad.
La estructura del Control Interno de una entidad consiste en las políticas y
procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder
lograr los objetivos específicos de la Entidad. Dicha estructura la conforman los
siguientes elementos:
• El ambiente de Control
• El Sistema Contable
• Procedimientos de Control
Ambiente de Control
Representa la combinación de factores que afectan las políticas y procedimientos
de una Entidad, fortaleciendo o debilitando sus controles. Estos factores son los
siguientes:
• Estructura de organización de la entidad
• Funcionamiento del Consejo de Administración y sus controles
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• Métodos para asignar autoridad y responsabilidad
• Métodos de control administrativo para supervisar y dar seguimiento al
cumplimiento de las políticas y procedimientos, incluyendo la función de
Auditoría Interna.
Sistema Contable
Consiste en los métodos y registros establecidos para identificar, reunir, analizar y
producir información cuantitativa de las operaciones que realiza una Entidad
Económica.
Un sistema contable útil y confiable.
Debe contar con métodos y registros que:
(a) Identifiquen y registren únicamente transacciones reales que reúnan los
criterios establecidos por la administración.
(b) Describan oportunamente todas las transacciones en el detalle necesario que
permita su adecuada clasificación.
(c) Cuantifiquen el valor de las operaciones en unidades monetarias.
(d) Presenten y revelen adecuadamente dichas transacciones en los estados
financieros.
(e) Registren las transacciones en el periodo correspondiente.
Procedimientos de Control
Son todos aquellos procedimientos y políticas adicionales al ambiente de control y
al sistema contable, que establece la administración para proporcionar una seguridad
razonable de lograr los objetivos específicos de la entidad.
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Los procedimientos de control están dirigidos a cumplir con los siguientes
objetivos:
(a) Debida autorización de transacciones y actividades
(b) Adecuada segregación de funciones y responsabilidades.
(c) Diseño y uso de documentos y registros apropiados que aseguren el correcto
registro de las operaciones.
(d) Establecimiento de dispositivos de seguridad que protejan los activos.
(e) Verificación independiente de la actuación de otros y adecuada evaluación
de las operaciones registradas.
Manera efectiva de empezar una revisión del control interno
(a) Identificar las distintas funciones claves aplicables al área a revisar.
(b) Evaluar si existen controles o rutinas normales.
(c) Determinar los controles que existen, para detectar errores.
(d) Determinar si existen oportunidades abiertas para esconder cualquier
desviación.
Bases Legales
Para dar sustentación legal a esta investigación, se realizó una amplia revisión de
las leyes y normas que guardan relación directa con la evaluación del control interno
del Departamento de Almacén del MINFRA Falcón, como objetivo de la misma.
Por ser un ente centralizado el Ministerio del Poder Popular para la Infraestructura
del estado Falcón; esta sujeto al control y examen de la Contraloría General de la
República y la Comisión de Auditoria Interna del Nivel Central, para evaluar su
gestión financiera, administrativa y el cumplimiento de programas y metas
establecidas en el presupuesto, a los efectos de asegurar la adecuada estructuración de
sistemas y mecanismos de control interno que coadyuvan a la regularidad y eficacia
70
de la gestión administrativa de los entes del sector público nacional centralizado, en
tal sentido la Contraloría General de la República dictó normas generales que regulan
dicho control interno, pautas de auditoria, igualmente normas reguladoras del proceso
de selección, contratación, ejecución y presentación de resultados por parte de
auditores independientes contratados por los entes, por su parte la Constitución de la
República de Venezuela estableció disposiciones generales de control.
Por consiguiente se menciona a continuación algunas normativas relacionadas con
la investigación. Entre las cuales se cita en primer lugar a la Constitución de la
República Bolivariana de Venezuela, la cual, en su artículo 274 establece:
“Los órganos que ejercen el Poder Ciudadano tienen a su cargo, de conformidad con la Constitución y la ley, prevenir, investigar y sancionar los hechos que atenten contra la ética pública y la moral administrativa; velar por la buena gestión y la legalidad en el uso del patrimonio público, el cumplimiento y la aplicación del principio de la legalidad en toda la actividad administrativa del Estado, e igualmente, promover la educación como proceso creador de la ciudadanía, así como la solidaridad, la libertad, la democracia, la responsabilidad social y el trabajo.”
La Constitución es la máxima normativa en la cual el estado promoverá la
educación como proceso creador de la ciudadanía, es así que el estado deberá
prevenir investigar y sancionar los hechos que atenten contra la ética pública y la
moral administrativa, este organismo de velar es la Contraloría General de la
República.
Por su parte, la ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del
Sistema Nacional de Control Fiscal en su artículo 61 y 62 establece:
Los órganos de control fiscal, dentro del ámbito de su competencia, podrá realizar diversos estudios, análisis e investigaciones, respecto de las actividades de los organismos sujetos a su control, para evaluar los planes y programas en cuya ejecución intervengan dichos entes u organismos igualmente podrán realizar los estudios e investigaciones que sean necesarios para evaluar el cumplimiento y las políticas y decisiones Gubernamentales.
71
Los Órganos de Control Fiscal podrán de conformidad con el artículo anterior,
ejecutar estudios organizativos, estadísticos, económicos y financieros, análisis e
investigaciones de cualquier naturaleza para determinar el costo de los servicios
públicos, los resultados de la acción administrativa y en general la eficacia con la
cual operan las entidades sujetas a su vigilancia, fiscalización y control.
Como se pone en evidencia, la Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República, expresa claramente las funciones necesarias para evaluar el cumplimiento
de las políticas y decisiones gubernamentales, es así que ejercerá la vigilancia,
fiscalización y control de todos los organismos públicos. Es por eso que una de las
herramientas principales que utiliza la Contraloría General de la República es la
Auditoria de Gestión, el cual le permitirá determinar el grado de eficiencia, eficacia y
economía de los organismos públicos, luego emitirá unas recomendaciones, para que
estas sean corregidas.
Ley Orgánica de la Administración Pública, publicada en Gaceta Oficial No
37.305 de fecha 17 de octubre de 2001.
(a) Bases que rigen la Organización de la Administración Pública Nacional: Se
establecen los principios que determinan la organización y funcionamiento de la
Administración Pública.
(b) Desconcentración: Artículo 90 y subsiguientes regula lo relativo a la
desconcentración y descentralización funcional.
Ley del Estatuto sobre la Función Pública, publicada en Gaceta Oficial No
37.482 de fecha 11 de julio de 2002, la misma específica las normas que rigen el
desempeño de los funcionarios públicos.
Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos. Publicado en Gaceta Oficial
No 2.818 Extraordinario de fecha 07 de diciembre de 1999. Esta rige los principios de
transparencia en el manejo de fondos públicos.
72
Reglamento Orgánico del Ministerio del Poder Popular para la
Infraestructura Publicada en Gaceta Oficial Nº 5.836 extraordinaria de fecha 08 de
Enero de 2.007, este reglamento normaliza la nueva reestructura del nuevo ministerio
La Publicación Nº 15. Instrucciones y Modelos para la Contabilidad Fiscal de las
Proveedurías y Almacenes Nacionales, emitida por la Contraloría General de la
República., esta norma define las normativas y procedimientos que regulan las
proveedurías y almacenes
Con el aporte significativo de las bases legales se logra la planificación efectiva
del trabajo de investigación a la cual nos dedicamos en esta fase, de allí la
importancia de la práctica de evaluación a los órganos públicos centralizado, esto nos
permite sentar las bases del conocimiento para el estudio. Este conocimiento previo
genera beneficios expresados en la optimización de los procesos del Departamento,
repercutiendo en la calidad de investigación para la consecución de los objetivos
planteados en el estudio de la investigación
Sistema Variables
Variables
Como variables del presente estudio se formulan las siguientes:
Variable Independiente:
Evaluar el Control Interno del Departamento de Almacén del MINFRA Falcón.
Operacionalización de las variables
A continuación se muestran las variables:
73
CUADRO 1: OPERACIONALIZACIÓN DE LAS VARIABLES:
Fuente: Jiménez 2007.
Definición de Términos:
Almacén: Unidad organizativa que permite diferenciar y clasificar el stock de
materiales de acuerdo al área física predeterminada para resguardar los mismos.
Almacenamiento: Consiste en una amplia gama de actividades de distribución
física, que incluyen, a partir de la recepción, el traslado, ubicación y resguardo de
Objetivo
Específicos Variables Indicadores Fuente Instrumento Ítems
Diagnosticar la situación actual del Almacén del MINFRA FALCÓN para conocer el funcionamiento
Situación Actual del Almacén
Estructura Manuales Visión Misión Objetivos Políticas de Almacén
Documentos del Ministerio Publicación N 15 Cuestionarios Entrevistas Observación Directa
Cuestionarios Entrevistas
1,2,3, 4,5,6, 7,8,9, 10,11, 12,13, 14
Evaluar el sistema de control interno para determinar sus debilidades dentro del Departamento de Almacén.
Sistema de Control Interno
Control de Inventarios Procedimientos
Libros Contables Rendición de Cuentas Manuales
- Cuestionario Entrevista - Observación Directa
21,22,23, 24,25,26, 27,28,29, 30
Realizar el levantamiento de los procedimientos que se dan en el Almacén
Levantamiento de los procedimientos
Recepción Almacenaje Solicitudes y entregas de materiales y bienes Kardex Actualizado Sistema de Inventario Personal Capacitado Informatización Sistematizada
Archivos del Almacén Cuestionarios Observación Directa
Cuestionario Entrevista
21,22,23, 24,25,26, 27,28,29, 3031,32, 33, 34
74
productos depositados en un área o espacio asignado previamente, vigilando
continuamente la conservación y calidad de los mismos.
Auditoría: Examen objetivo sistemático, profesional y posterior de las
operaciones financieras administrativas, de gestión, practicado con la finalidad de
verificar, evaluar, para así poder efectuar las observaciones y recomendaciones
pertinentes.
Auditoría Operacional: Proceso para realizar auditorias internas con el propósito
de ayudar a los administradores a evaluar eficiencia de las operaciones de la
organización los resultados de sus sistemas de control interno. STONER J,
FREEMAN R, GILBERT D. (1996).
Es el examen de los procesos administrativos de las operaciones y los resultados
bajo criterios de economía, eficiencia y efectividad.
Auditoría Interna: Es la que se encuentra estructurada dentro de una
organización, en donde realiza fiscalizaciones de carácter preventivo
fundamentalmente
Ambiente de control: Acciones, políticas y procedimientos que reflejan las
actitudes globales de la dirección de una entidad sobre el control y su importancia
para la misma. Arends y Loebbeck (1996).
Ciclo de compras: todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para: la
adquisiciones de bienes, mercancías y servicios, el pago de las adquisiciones
anteriores y clasificar, resumir e informar lo que se adquirió
75
Control Interno: Es un sistema que comprende el plan de organización, las
políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados dentro de un
ente u organismo sujeto a esta Ley, para salvaguardar sus recursos, verificar la
exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la
eficiencia, economía y calidad en sus operaciones, estimular la observancia de las
políticas prescritas y lograr el cumplimiento de su misión, objetivos y metas.
C.G.R.B.V (2001).
Conjunto de métodos y medidas adoptadas para salvaguardar los recursos,
verificar la exactitud y veracidad de la información financiera, administrativa,
promover la eficiencia y calidad de las operaciones, estimular las observaciones de
las políticas para el logro de cumplimiento de metas objetivos programados.
Control: Es un proceso en el cual identificamos diferentes elementos: Hechos,
criterios, desviación, análisis de las causas, efecto de impacto, De su acción se debe
desprender acciones correctivas y de seguimiento.
Actividad dirigida a verificar el cumplimiento de los planes, programas, políticas,
normas y procedimientos, detectar desviaciones e identificar posibles acciones
correctivas.
Costo de los Inventarios: Son los costos incluidos unitarios de almacenamiento;
dinero y movilizado en el inventario, costo del espacio de almacenamiento, costo de
manipulación, costos de seguros, obsolescencia, deterioro, stock de operaciones y
afines.
Cuestionario de Auditoria: Es un instrumento de trabajo del auditor los cuales
adoptan la forma de lista, usualmente preimpresos, y de contenido estándar ,que
muestran preguntas acerca de la naturaleza y la razonabilidad del sistema de control
interno de una organización.
76
Criterio: Constituye la norma legal o los principios de general aceptación que
regulan la ejecución de una actividad. Es la referencia inmediata para efectuar la
comparación con los hechos y determinar cumplimiento o desviaciones.
Debilidades Internas: Se refiere a las actividades de: Gerencia, Mercadeo,
Finanzas, producción, Investigación y desarrollo que limitan el éxito general de una
organización.
Eficacia: Es la consecución de objetivos y metas referidas a la permanencia de
misión y visión de la cantidad, esta relación permite comprobar si los servicios o
productos generales se corresponden con los objetivos y metas programados.
Eficiencia: Es la relación entre los bienes y servicios producidos y el manejo
racional de los recursos humanos, económicos y tecnológicos para su obtención;
incluye la relación de los recursos programados con los realmente utilizados para el
cumplimiento de las actividades.
Uso racional de los medios con que se cuenta para alcanzar un objetivo
predeterminado, es el requisito para evitar o cancelar dispendios y errores. Capacidad
de alcanzar los objetivos y metas programadas con el mínimo de recursos disponibles
y tiempo, logrando su optimización.
Evidencia: Pruebas que respaldan el contenido del informe del auditor, en donde
las mismas son obtenidas a través de los diversos medios empleados en el proceso
de auditoria.
Entorno: Ambiente a la que va dirigido el bien generador, o el servicio prestado
por la organización.
77
Economía: Es aquella que evalúa si los resultados son obtenidos sobre la base de
la cantidad y calidad adecuada, de manera oportuna y al más bajo costo.
Efectividad: La medida en la cual los usuarios pueden alcanzar sus metas de
tareas.
Evaluación: Proceso que tiene como finalidad determinar el grado de eficacia y
eficiencia, con que han sido empleados los recursos destinados a alcanzar los
objetivos previstos, posibilitando la determinación de las desviaciones y la adopción
de medidas correctivas que garanticen el cumplimiento adecuado de las metas
presupuestadas.
Estrategias: Es la determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una
empresa, la adopción de los cursos de acción y la asignación de recursos necesarios
para su cumplimiento.
Estructura Organizacional: La forma de dividir, organizar y coordinar las
actividades de la organizacional.
Formulación de Estrategias: Consiste en elaborar la Misión de loa Empresa,
destacar oportunidades y las amenazas externas de la organización, definir sus
fuerzas, debilidades, establecer objetivos, elegir estrategias concretas que se seguirán
para el logro de los objetivos de la empresa acorde con su misión.
Gestión: Es el proceso de coordinar los recursos necesarios para establecer y
alcanzar objetivos y metas precisas
Indicadores de Gestión: Son instrumentos que sirven para medir el éxito o no de
la gestión y el grado de cumplimiento de las metas establecidas.
78
Indicador: Referencia numérica a partir de una variable que muestra el
desempeño de la unidad objeto de análisis; y la cual por comparación periódica con
un valor de referencia interno o externo, podrá indicar posibles desviaciones de una
empresa acerca de la cual deberá tomar acciones.
Impacto: Nivel de repercusión a corto o largo plazo originado por algún factor
en el entorno económico, social y ambiental.
Informe: Comunica a las autoridades pertinentes los resultados de la auditoria.
Los requisitos para la preparación del informe son claridad y simplicidad,
importancia del contenido, respaldo adecuado, racionabilidad, objetividad entre otros.
Insumos: Recursos del ambiente, como materias prima y mano de obra, que
puedan entrar a un sistema organizacional.
Hallazgo: Es la recopilación de información especifica sobre una operación,
actividad, organización, condición u otro asunto que se haya analizado y evaluado y
que se considera de interés o utilidad para los funcionarios del organismo.
Misión: Es aquella en la cual se identifica la función o tarea básica de una
organización.
Metas: Resumen cuantitativo especifico y cronológico de las acciones y
actividades a realizar para el cumplimiento de los objetivos planteados por la
organización.
Procedimientos: Son planes por medio de los cuales se establece un método para
el manejo de actividades futuras.
79
Políticas: Son enunciados o criterios generales que orientan o encausan el
pensamiento en la toma de decisiones. Decisiones de alto nivel que buscan unificar
conductas y orientar procesos hacía el logro de un estándar objetivo.
Productos: Insumos transformados que vuelven al ambiente externo en forma de
productos o servicios.
Planificación: Establecimiento de las actividades de la diferentes etapas,
considerando tiempo, recursos necesarios, orientados hacia el alcance de las metas y
objetivos de la organización.
Planificación Estratégicas: Es el arte y la ciencia de formular, implementar y
evaluar las decisiones ínter funcionales que permiten a la organización alcanzar sus
objetivos.
Plan Operativo: Es donde se concretan los programas, proyectos, y acciones a
desarrollar para un año fiscal
Objetivos: Son los fines que se persiguen por medio de una actividad de una u
otra índole. Planteamientos conceptuales y formales de lo que se requiere o espera
alcanzar alguna vez que permitan guiar, evaluar la ejecución de planes, programas,
proyectos ó actividad de una organización.
Organización: Definición adecuada de las líneas de mando y responsabilidad de
cada miembro del personal, comprende, además la coordinación de sus esfuerzos y
actividades para la realización de trabajo en forma armoniosa en función de las metas
y objetivos.
Organigrama: Diagrama de la estructura de la organización, que muestra las
funciones, los departamentos o los puestos de la organización y sus relaciones.
80
Requisición de Compra: Solicitud de mercancías y servicios que presenta un
empleado autorizado. Arends y Loebbecke (1996)
Procedimiento: Método estandarizado para realizar tareas especificas repetitivas,
de conformidad con las políticas prescritas que buscan unificar procesos.
Proceso: Serie de pasos, actividades o tareas secuenciales y lógicas que en
combinación con el personal, la infraestructura, tecnología, permite a la organización
agregar valor a los insumos y transfórmalos en el producto deseado.
Programa: Actividades principales de un organismo , ordenados en el tiempo y
con recursos asignados , que tienen en común conseguir uno o más objetivos y
resultados ,mediante el cual se genera un producto final ,que en atención a un
conjunto de políticas del estado satisfacen directamente las necesidades colectivas.
Programa de Auditoria: es un conjunto de pasos que han de darse en ella, el
cuál es preparado generalmente antes de la iniciación de la auditoria.
Variable: Representación cuantitativa o cualitativa de una característica la cual
asumirá, distintos valores que dependerán del momento de su observación.
Visión: Capacidad de ver más allá del tiempo y el espacio, para construir en la
mente un estado futuro deseable que permita tener una claridad sobre lo que se quiere
hacer y a donde se quiere llegar en una organización.
CAPÍTULO III MARCO METODOLÓGICO
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
Tipo de Investigación
El presente trabajo es de carácter documental, descriptivo y de campo, por cuanto
constituye una investigación basada en la Evaluación del Control Interno del
Departamento de Almacén del Ministerio del Poder Popular para la Infraestructura,
relacionada con el proceso del Almacén a los efectos de orientar el desarrollo del presente
estudio. Se seleccionó en función de su naturaleza y características la modalidad de
investigación de campo, debido que se efectuó un análisis de un caso problema de la
propia realidad que acontece en el almacén de MINFRA, y específicamente de carácter
descriptivo, la cual Hernández S. y Otros (1995: 83) conceptualiza de la siguiente
manera: “los diseños descriptivos tienen como objetivo indagar la incidencia y los
valores en que se manifiesta una o más variables,” además se descubre una situación
problema que está sucediendo en la unidad objeto de estudio.
En este orden de ideas, se pretende desarrollar la investigación en la propia
realidad, es decir, se va a consultar a los trabajadores del almacén encargados de
llevar los procesos de control.
83
Diseño de la Investigación
El diseño de investigación se corresponde con la modalidad documental, en virtud
de lo cual se apoyará en una revisión bibliográfica, el uso de técnicas de análisis, así
como también el arqueo e interpretación de las leyes, doctrinas de auditorias y
evaluación, a través de la cual fueron documentados los objetivos propuestos en la
presente investigación.
El diseño de la investigación se corresponde con el No Experimental de tipo
transaccional, el cual la Universidad Santa María (2002: 45) caracteriza de la
siguiente manera: “el diseño no experimental, es aplicado a la investigación de campo
en las que no hay manipulación de variables”; en este caso especifico es de carácter
longitudinal ya que “se realizan observaciones en un único momento en el tiempo” al
igual que en el caso anterior, la selección de modelo de diseño de investigación, se
justifica en razón de que se adapta a la naturaleza, características y requisitos del
presente estudio.
En cuanto al diseño de recolección de información es una combinación de
investigación documental con una investigación de campo, porque se analizaron
leyes, documentos, libros e informes, referentes al tema en cuestión y los datos fueron
tomados de la realidad objeto de estudio.
Técnica, Instrumento de recolección d e Datos y Métodos de Investigación.
Técnica.
Para el desarrollo del presente estudio, se seleccionó como técnica para la
recolección de la información la observación Directa del contexto donde se
desarrollan las actividades para captar aspectos significativos y obtener una visión
general del cumplimiento administrativo.
84
Instrumento de Recolección de Datos.
Como instrumento de recolección de datos, fue elaborado un cuestionario de cuarenta
itemes, de preguntas dicotómicas (si y no) (ver anexo), el cual fue aplicado para establecer
los criterios que se toman en cuenta los procedimientos para determinar el uso racional
de los materiales, suministros y mercancías con que se cuenta para alcanzar un
objetivo determinado de la institución. Este instrumento fue validado por tres (03)
expertos del área, quienes certificaron su validez y confiabilidad.
En tal sentido RUIZ ROA (1995) expresa:
El uso de cuestionario es frecuente, porque es muy necesaria y brinda facilidades
para la elaboración del programa de trabajo que se desarrollará en el análisis y
evaluación de la información” (Pág. 116).
Métodos de Investigación
La presente investigación se ubicó en el marco de derecho y de auditoria de
operacional, por lo cual se hará uso de los métodos descritos a continuación:
(a) Método deductivo: el cual permite el análisis del caso en particular de estudio
partiendo de la Evaluación del Control Interno del Almacén del MINFRA Falcón, los
proceso existentes en las distintas épocas para la Gestión de la División de
Administración y Servicios, hasta analizar el caso objeto de la presente investigación,
partiendo de este método se revisarán de manera general las disposiciones
constitucionales y legales de las diversas potestades del órgano máximo de control,
para luego hacer abstracción de las potestades del C.E.C. Falcón.
(b) Observación: A través de este método se podrá captar en profundidad, a la
manera como el personal del área del Almacén de la División de Administración y
Servicios, ha venido llevando a cabo la misión en beneficio del MINFRA Falcón,
85
(c) Revisión: Con el empleo de este método se examinarán las técnicas de
auditorias y procedimientos, empleadas en la realización de la presente evaluación de
Control Interno del Almacén del MINFRA Falcón.
Unidad de Análisis
La unidad de análisis de la investigación fueron los procesos de control interno del
Almacén de MINFRA, y los informantes a quienes se les aplicó el cuestionario
fueron los ochos (08) empleados que laboran en el Departamento objeto de este
estudio.
Procesamiento de los Resultados
Luego de la recolección de los datos de interés se utilizó la siguiente metodología
para su procesamiento, en primer lugar, se selecciona el análisis de contenido, la cual
según Arias (1997) es una “técnica dirigida a la cuantificación y clasificación de los
resultados, mediante categorías preestablecidas” (p. 79). En conjunción con el método
estadístico descriptivo, el cual para Arias (1997), “es un conjunto de técnicas y
medidas que permiten caracterizar y condensar los resultados obtenidos”. (p. 80). En
función de lo cual se tiene que los resultados fueron presentados en cuadros de doble
entrada mostrando frecuencias y porcentajes; para su posterior análisis e
interpretación.
Recolección de datos
En toda investigación es necesario la elaboración y aplicación de algunos
instrumentos que permitan la recolección de la información para luego procesarla y
establecer de acuerdo a los análisis e interpretaciones, las conclusiones respectivas.
86
Es por esto, que para recopilar la información que luego fue analizada para
resolver el problema de investigación en función de los objetivos, se requirió definir
las técnicas y los instrumentos o herramientas a utilizar para tal efecto.
CAPÍTULO IV ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
CAPÍTULO IV
ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
Análisis de los resultados
En este capítulo se presentan los resultados luego de la aplicación del instrumento
de evaluación (cuestionario), a los sujetos objeto de estudio. La información recabada
se registró y grafico para facilitar el análisis y concordancia con los objetivos
planteados de esta investigación y el marco teórico asumido como referencia, los
cuales permitieron llegar a las conclusiones y recomendaciones mas relevantes en el
ente estudiado.
Estos análisis fueron corroborados con la información documental que se tiene en
el departamento objeto de estudio (Almacén) para que el investigador emitiera sus
opiniones al respecto.
CUADRO 2: RESULTADOS PREGUNTA N° 1 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO
¿Cuenta la institución con una estructura organizacional definida?
Respuesta Frecuencia %
Si 8 100
No 0 0
De esta pregunta el resultado obtenido se evidencia que un 100% de los empleados
del Departamento objeto de estudio, respondió que si cuenta MINFRA Falcón con
89
una estructura organizacional definida, tal y como lo expresa el artículo. 37 de la Ley
Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de
Control Fiscal.
CUADRO 3: RESULTADOS PREGUNTA N° 2 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO
¿Está debidamente aprobada por la máxima autoridad la estructura organizacional?
Respuesta Frecuencia %
Si 8 100
No 0 0
Según el cuadro anterior, el 100% de los empleados del Departamento de Almacén
respondió que si existe una estructura organizacional aprobada por la Máxima
Autoridad, ya que es un ente público nacional que de acuerdo a su competencia se lo
exige la norma, tal y como lo expresa el artículo 37 de la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.
CUADRO 4: RESULTADOS PREGUNTA N° 3 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO
¿En la institución se encuentran definidas la Misión y Visión?
Respuesta Frecuencia %
Si 8 100
No 0 0
Según el cuadro anterior, el 100% de los empleados del Departamento de Almacén
respondió que si se encuentra una Misión y Visión bien definida por lo que existe un
conocimiento de la misma, por lo menos en el departamento objeto de estudio.
90
CUADRO 5: RESULTADOS PREGUNTA N° 4 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO
¿Son divulgadas la Misión y Visión de la Institución a las personas que trabajan en
este departamento?
Respuesta Frecuencia %
Si 8 100
No 0 0
Según el cuadro anterior demostrativo, se evidencia que el 100% de los empleados
del Departamento de Almacén respondió que si han sido divulgadas la misión y la
visión para el conocimiento del personal, ya que como organización pública el deber
ser y la trayectoria en el tiempo debe ser divulgado.
CUADRO 6: RESULTADOS PREGUNTA N° 5 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO
¿En la institución se encuentran definidos los objetivos?
Respuesta Frecuencia %
Si 6 75
No 2 25
De acuerdo al resultado obtenido se evidencia que un 75% del personal empleado
del Almacén respondieron que si se han definido los objetivos y el 25% expresaron
que no, por tanto se observa conocimiento de los mismos y los cuales persiguen un
fin común.
91
CUADRO 7: RESULTADOS PREGUNTA N° 6 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO
¿Usted participa en la fijación de los objetivos de la institución?
Respuesta Frecuencia %
Si 4 50
No 4 50
Según el cuadro anterior, el 50% expreso que si.participan en la fijación de los
objetivos del departamento, y el restante 50% expresaron que no participan, por
cuanto se evidencia que la mitad del personal no tiene participación por lo que no
tienen un fin común que alcanzar.
CUADRO 8: RESULTADOS PREGUNTA N° 7 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO
¿Se vinculan los objetivos del Departamento de almacén con los de la institución
Respuesta Frecuencia %
Si 4 50
No 4 50
Según el cuadro anterior, el 50% expreso que si se vinculan los objetivos del
departamento con los de la institución, el 50% expreso que no se vincula los
objetivos evidenciándose que estos últimos no están claros al respecto y si las
organizaciones están enlazadas para cumplir un objetivo común .ya que de esta
depende su funcionamiento para el desarrollo de las actividades en cuanto a que sin
los materiales y suministros no podrán realizar dicho objetivo principal de la
institución.
92
CUADRO 9: RESULTADOS PREGUNTA N° 8 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO
¿En la institución se encuentran definidas las metas?
Respuesta Frecuencia %
Si 8 100
No 0 0
Según la tabla demostrada se evidencia que el 100% de los empleados del
Departamento de Almacén respondió que si se encuentran bien definidas las metas en
la institución, tal y como lo expresa el artículo 37 de la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, lo que
indica cumplimiento en dicha institución de un plan operativo establecido.
CUADRO 10: RESULTADOS PREGUNTA N° 9 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO
¿Participa usted en la fijación de las metas?
Respuesta Frecuencia %
Si 1 12
No 7 88
Según el cuadro demostrativo se observa que un 12% señalan que si participa en la
fijación de las metas, mientras que siete (07) de ellos que representan el 88% del
personal encuestado considera que no participan por lo que no hay conocimiento en
cuanto a la fijación de las metas.
93
CUADRO 11: RESULTADOS PREGUNTA N° 10 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO
¿Existen políticas definidas en el Departamento de Almacén que guíen la acción
de las actividades?
Respuesta Frecuencia %
Si 8 100
No 0 0
Según el cuadro anterior la tendencia demuestra que el 100% de los empleados del
Departamento de Almacén señalan que si existen políticas definidas que guíen la
acción de las actividades, por lo tanto se da cumplimiento de acuerdo a lo establecido
en el artículo 35 del capitulo II, de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.
CUADRO 12: RESULTADOS PREGUNTA N° 11 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO
¿Son conocidas por el Personal del Almacén las políticas del MINFRA?
Respuesta Frecuencia %
Si 5 100
No 3 0
Según la información demostrada en la tabla anterior, el 63% del personal
evaluado dijo que si son conocidas por el personal las políticas del MINFRA,
mientras que el 37% expresó que no, lo que demuestra que son conocidas por el
personal dichas políticas, lo que indica cumplimiento al artículo 35 del capitulo II, de
94
la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de
Control Fiscal.
CUADRO 13: RESULTADOS PREGUNTA N° 12 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO
¿Existen manuales administrativos que permitan establecer el control interno de la
Organización?
Respuesta Frecuencia %
Si 7 88
No 1 12
Según la información demostrada en la tabla se evidencia que un 88% del personal
evaluado dijo que si han existido manuales administrativos que permitan establecer el
control interno en MINFRA mientras que el 12% dijo que no, por lo que se da
cumplimento en un porcentaje mayor al artículo 37 de la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, lo que
demuestra que existe un control interno establecido, ya que ellos se rigen por la
publicación Nº 15 Instrucciones y Modelos para la Contabilidad fiscal de las
proveedurías y almacenes nacionales emitida por la Contraloría General de la
República y el Manual de Normas de Control Interno sobre un Modelo Genérico de la
Administración Central y Descentralizada funcionalmente, emitido por la
Superintendencia Nacional de Auditoria Interna.(2005).
CUADRO 14: RESULTADOS PREGUNTA N° 13 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO
¿Son conocidos los manuales por el Personal que labora en el departamento de
Almacén?
95
Respuesta Frecuencia %
Si 8 100
No 0 0
Según la información demostrada, la tendencia indica que el 100% del personal
evaluado dijo que si son conocidos los manuales por el personal que labora en el
departamento de almacén, por lo que dicho personal esta claro y con conocimiento de
causa de los manuales, tal y como lo expresa el artículo 37 de la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal y en
concordancia al artículo 22 de las Normas Generales de Control Interno emitidas por
la Contraloría General de la Republica.
CUADRO 15: RESULTADOS PREGUNTA N° 14 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO
¿Se aplican los procedimientos establecidos y las funciones descritas en dicho
manual?
Respuesta Frecuencia %
Si 5 63
No 3 37
Según el cuadro anterior se evidencia que la tendencia es que un 63% de los
empleados del Departamento de Almacén respondió que si se aplican los
procedimientos establecidos y las funciones descritas en dicho manual, y un 37%
dijo que no, tal y como lo expresa el artículo. 37 de la Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.
96
CUADRO 16: RESULTADOS PREGUNTA N° 15 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO
¿En el Almacén se encuentran detectadas las fortalezas?
Respuesta Frecuencia %
Si 5 63
No 3 37
Según el cuadro anterior, el 63% de los empleados del Departamento de Almacén
respondió que si se encuentran detectadas las fortalezas en el almacén mientras que
el 37% del personal evaluado dijo que no se encuentran detectadas, evidenciándose
claridad en el conocimiento de las fortalezas, lo que permite el buen desempeño de la
función para cumplir la gestión.
CUADRO 17: RESULTADOS PREGUNTA N° 16 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO
¿En el Almacén se encuentran detectadas las debilidades?
Respuesta Frecuencia %
Si 5 63
No 3 37
Según el cuadro anterior, se evidencia que el 63% de los empleados del
Departamento de Almacén respondió que se encuentran detectadas las debilidades,
mientras que tres (03) de ellos que representan el 37% expresan que no se encuentran
detectadas las debilidades en el Almacén, evidenciándose claridad en si se detectan
dichas debilidades lo que permite establecer estrategias que le permitan a la
organización (Almacén) fortalecerlas para obtener una eficiente gestión.
97
CUADRO 18: RESULTADOS PREGUNTA N° 17 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO
¿En el Almacén se encuentran detectadas las oportunidades?
Respuesta Frecuencia %
Si 4 50
No 4 50
Según el cuadro anterior, se evidencia que la mitad de los evaluados que
representan el 50% de los empleados del Departamento de Almacén respondió que si
se encuentran detectadas las oportunidades, y el restante 50% que no se encuentran
detectadas las oportunidades lo que evidencia que no existe congruencia en la
información dada sobre la detección de las oportunidades.
CUADRO 19: RESULTADOS PREGUNTA N°18 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO
¿En el Almacén se encuentran detectadas las amenazas?
Respuesta Frecuencia %
Si 1 12
No 7 88
De los resultados obtenidos se evidencia que el 12% de los empleados del
Departamento de Almacén respondieron que si se encuentran detectadas las
amenazas, y el 88% restante que no se detectan las amenazas evidenciándose que no
se cuenta con un tipo de acción para reducir los posibles impactos negativos de las
amenazas que pudiera generar ineficiencia en la gestión.
98
CUADRO 20: RESULTADOS PREGUNTA N° 19 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO
¿Están determinadas las acciones para obtener ventajas de las fortalezas y
oportunidades?
Respuesta Frecuencia %
Si 3 38
No 5 62
De los resultados obtenidos se evidencia que el 38% de los empleados del
Departamento de Almacén respondieron que si están determinadas las acciones para
obtener ventajas de las fortalezas y oportunidades, el 62% dijo que no están
determinadas las acciones evidenciándose que no se cuenta con ningún tipo de acción
para aprovechar las fortalezas y oportunidades, en función de realizar una eficiente
gestión. Lo que determina elaborar la matriz FODA del Almacén para determinarlas y
así atacar las debilidades y amenazas que se presenten..
CUADRO 21: RESULTADOS PREGUNTA N° 20 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO
¿Están determinadas las acciones para reducir los posibles impactos negativos de
las debilidades y amenazas?
Respuesta Frecuencia %
Si 3 38
No 5 62
De los resultados obtenidos se evidencia que el 38% de los empleados del
Departamento de Almacén respondieron que si están determinadas las acciones para
reducir los posibles impactos negativos de las debilidades y amenazas, y el 62% que
99
dijo que no, lo que demuestra que no se cuenta con acciones para reducir los posibles
impactos negativos de las debilidades y amenazas que las conviertan en fortalezas y
oportunidades que le permitan al Almacén realizar sus actividades con eficiencia.
CUADRO 22: RESULTADOS PREGUNTA N° 21 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO
¿Se realizan inventarios periódicos en el Almacén de los materiales, suministros y
mercancías adquiridos?
Respuesta Frecuencia %
Si 8 100
No 0 0
Según la tabla demostrativa, el 100% de los empleados del Departamento de
Almacén respondió que si se realizan los inventarios periódicos en el Almacén de los
materiales, suministros y mercancías adquiridos, los mismos realizan en inventario
semanal, mensual, trimestral y semestral para la rendición de la cuenta dando así
cumplimiento a la Publicación Nº 15 Instrucciones y Modelos para la Contabilidad
fiscal de las Proveedurías y Almacenes Nacionales emitida por la Contraloría General
de la República en gaceta oficial de fecha 20 de Octubre de 1969.
CUADRO 23: RESULTADOS PREGUNTA N° 22 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO
. ¿Se verifican las existencias compradas en cuanto a número y calidad?
100
Respuesta Frecuencia %
Si 6 75
No 2 25
Según la información demostrada en la tabla, el 75% del personal evaluado dijo
que si se verifican las existencias compradas en cuanto a número y calidad y el 25%
dijo que no, lo que demuestra existencia del control interno ya que se detectan las
debilidades en el momento de realizar la verificación de las mercancías recibidas
cumpliendo con los requerimientos de los órganos de control del Ministerio.
CUADRO 24: RESULTADOS PREGUNTA N° 23 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO
¿Se cotejan en recepción los materiales y bienes recibidos de acuerdo a lo
solicitado por la organización?
Respuesta Frecuencia %
Si 8 75
No 0 25
Según la información demostrada en la tabla, el 100% del personal evaluado dijo
que si se cotejan en recepción los materiales y bienes recibidos de acuerdo a lo
solicitado por la organización lo que demuestra control interno con frecuencia en el
departamento .y cumplimiento de las políticas del Almacén.
101
CUADRO 25: RESULTADOS PREGUNTA N°24 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO
¿Se cotejan las unidades indicadas en facturas con lo recibido en el Departamento
de Almacén?
Respuesta Frecuencia %
Si 6 75
No 2 25
De los resultados obtenidos de la evaluación, se evidencia que el 100% de los
empleados del Departamento de Almacén respondió que si se cotejan las unidades
indicadas en facturas con lo recibido en el Departamento de Almacén, ya que con ello
se fortalecen los controles internos en el almacén, al momento de realizar el descargo
en el Kardex, para ello existe un personal dedicado a esta tarea, para así evitar los
faltantes.
CUADRO 26: RESULTADOS PREGUNTA N°25 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO
¿Se registran las entradas de los materiales, suministros y mercancías en el
Kardex?
Respuesta Frecuencia %
Si 8 100
No 0 0
De los resultados obtenidos de la evaluación, se evidencia que el 100% de los
empleados del Departamento de Almacén respondió que si se registran las entradas
de los materiales, suministros y mercancías en el Kardex, ya que con ello se cumple
102
la normativa y se fortalecen los controles internos, y se mantiene actualizado el
Kardex, para obtener la data .de la Rendición de Cuenta Mensual de acuerdo a lo
establecido en la Publicación Nº 15. Instrucciones y Modelos para la Contabilidad
fiscal de las Proveedurías y Almacenes Nacionales emitida por la Contraloría General
de la República en gaceta oficial de fecha 20 de Octubre de 1969.
CUADRO 27: RESULTADOS PREGUNTA N° 26 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO
¿Se mantiene actualizado el inventario de materiales, suministros y mercancías en
e l Kardex?
Respuesta Frecuencia %
Si 8 100
No 0 0
De los resultados obtenidos de la evaluación, se evidencia que el 100% de los
empleados del Departamento de Almacén respondió que si se mantiene actualizado el
inventario de materiales, suministros y mercancías en el Kardex, ya que se registran
las entradas de materiales, suministros y mercancías en el día a día, con ello se
cumple con los controles establecidos por la organización cumpliendo así con lo
establecido en la Publicación Nº 15. Instrucciones y Modelos para la Contabilidad
fiscal de las Proveedurías y Almacenes Nacionales emitida por la Contraloría General
de la República en gaceta oficial de fecha 20 de Octubre de 1969.
103
CUADRO 28: RESULTADOS PREGUNTA N°27 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO
¿Existe un sistema de inventario automatizado?
Respuesta Frecuencia %
Si 8 100
No 0 0
De los resultados obtenidos de la evaluación, se evidencia que el 100% de los
empleados del Departamento de Almacén respondió que si existe un sistema de
inventario automatizado. Sin embargo, en la revisión se evidenció que no existe un
sistema automatizado ya que en los actuales momentos se está implementando un
sistema de materias y bienes a nivel nacional lo que permitirá a este CEC, mantener
un sistema automatizado donde la data se introducirá por este organismo y se
procesará en el nivel central Solo existe un control mediante un sistema de Excel que
se lleva en el Almacén.
CUADRO 29: RESULTADOS PREGUNTA N° 28 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO
¿Se realiza inventario físico de existencias al cierre del ejercicio económico?
Respuesta Frecuencia %
Si 8 100
No 0 0
Los resultados obtenidos de la evaluación, se evidencia que el 100% de los
empleados del Departamento de Almacén respondió que si se realiza inventario físico
de existencias al cierre del ejercicio económico, que por exigencia de la norma y la
104
rendición de la cuenta al cierre del ejercicio económico para mantener el control de
existencia de bienes y materias en el nivel central y tener la Contabilidad de los
Materiales y Suministros al día, lo que conlleva al Balance General y el Estado de
Ganancias y Perdidas del Ministerio
.CUADRO 30: RESULTADOS PREGUNTA N° 29 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO
¿Se utiliza algún instrumento de control para la entrada y salida de los materiales y
bienes del Departamento de Almacén?
Respuesta Frecuencia %
Si 8 100
No 0 0
De los resultados obtenidos de la evaluación, se evidencia que el 100% de los
empleados del Departamento de Almacén respondió que si se utiliza algún
instrumento de control para la entrada y salida de los materiales y bienes del
Departamento de Almacén, ya que existe un formato de requisición de materiales y
suministros que elabora cada unidad organizativa (División) para la solicitud de los
mismos. Dicho formato debe estar debidamente conformado por el jefe de la sección,
autorizado por el Administrador y aprobado el Director del C.E.C, personas
involucradas en el proceso para ejecutar la solicitud al Almacén.
105
CUADRO 31: RESULTADOS PREGUNTA N° 30 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO
¿El inventario de bienes y materias se encuentra codificado?
Respuesta Frecuencia %
Si 8 100
No 0 0
De los resultados obtenidos de la evaluación, se evidencia que el 100% de los
empleados del Departamento de Almacén respondió que si se encuentra codificado el
inventario de bienes y materias, la clasificación de las materias existentes en el
almacén se divide en dos grupos; Grupo 3 – Bienes Muebles en Depósito y Grupo 4
Materiales de Consumo, y a su vez se subdividen en subgrupo. Esta codificación se
establece con el objeto de facilitar el registro ordenado de las operaciones, todo ello
se tipifica en el capitulo III y IV de la Publicación. Los bienes y materias son
almacenados en cuatro partes como son materiales de oficina, material de
mantenimiento, equipos de seguridad industrial, materiales menores de
construcciones y repuestos de vehículos y maquinarias pesadas. Esta codificación se
realiza cuando se registra la entrada del material o bien en su respectiva tarjeta de
control, para luego realizar el resumen de la cuenta y rendir ante el nivel central. del
Ministerio.
106
CUADRO 32: RESULTADOS PREGUNTA N°31 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO
¿Cuenta con el personal capacitado para la realización de las actividades?
Respuesta Frecuencia %
Si 6 75
No 2 25
Como se evidencia el 100% de los empleados del Departamento de Almacén
respondió que si cuentan con el personal capacitado para la realización de las
actividades, ya que demostraron ser un equipo coordinado con años de experiencia en
el área para cumplir la función del almacén. Todos cuentan con conocimientos de los
formatos establecidos para procesar toda la información del Almacén y así dar
repuestas efectivas a lo solicitado por las organizaciones del C.E.C. obteniendo una
eficiente gestión.
CUADRO 33: RESULTADOS PREGUNTA N° 32 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO
¿Cumple el Personal del Departamento de Almacén con las actividades asignadas?
Respuesta Frecuencia %
Si 8 100
No 0 0
Como se evidencia el 100% de los empleados del Departamento de Almacén
respondió que si cumplen con las actividades asignadas de acuerdo a lo establecido en
los formatos de evaluación trimestral y semestral. Esto obedece que los mismos
107
tengan al día su rendición de cuenta semanal, mensual, semestral y anual,
rendiciones tipificadas en la Norma, de ello se evidenció los informes presentados en
las rendiciones objeto de esta evaluación, determinando que si se cumplieron con las
actividades a su vez dar cumplimiento a la Publicación Nº 15 Instrucciones y
Modelos para la Contabilidad fiscal de las Proveedurías y Almacenes Nacionales
emitida por la Contraloría General de la República en gaceta oficial de fecha 20 de
Octubre de 1969.
CUADRO 34: RESULTADOS PREGUNTA N° 33 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO
¿Existe aglomeración de Personal en el área de Almacén?
Respuesta Frecuencia %
Si 0 0
No 8 100
De acuerdo a los resultados obtenidos se evidencia que el 100% de los empleados
del Departamento de Almacén respondió que no existe aglomeración de Personal en
el área de Almacén, ya que con el espacio reducido de las oficinas se encuentra bien
distribuido y una buena parte del área está concentrada para los materiales y bienes,
es decir para el almacenaje. Observándose que existe personal en cada área de trabajo
del Almacén y un área de acceso restringido donde se almacenan los bienes y
materias.
108
CUADRO 35: RESULTADOS PREGUNTA N° 34 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO
¿El espacio físico está adecuado a las necesidades del departamento de almacén?
Respuesta Frecuencia %
Si 0 0
No 8 100
Como se evidencia el 100% de los empleados del Departamento de Almacén
respondieron que el espacio físico no está de adecuado a las necesidades del
departamento, ya que en oportunidades cuando se reciben materiales y bienes en
cantidades, se tiene que realizar operativos para la entrega de los bienes que ocupen
espacios mayores dentro del Área, lo que origina entregas inmediatas y procesos
administrativos acelerados para la tramitación de la documentación que establece la
Norma. Para ello se tiene previsto la ejecución de un Proyecto de Ampliación de la
Infraestructura del área de Almacén, con la finalidad de tener capacidad física para
resguardar los bienes y materias de este C.E.C.
CUADRO 36: RESULTADOS PREGUNTA N° 35 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO
¿Cuenta el almacén con una póliza de cobertura amplia en caso de siniestro, hurto
o robo?
Respuesta Frecuencia %
Si 0 0
No 8 100
Como se evidencia el 100% de los empleados del Departamento de Almacén
respondieron que no cuentan con una póliza de cobertura amplía en caso de siniestro,
109
hurto o robo, por lo que están expuesto los materiales y bienes que se adquieren en el
CEC. En la evaluación se determino la urgencia que se requiere para obtener dicha
póliza que le de protección a los bienes y materias.
CUADRO 37: RESULTADOS PREGUNTA N° 36 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO
¿Existen normas de seguridad que protejan los insumos y la infraestructura?
Respuesta Frecuencia %
Si 0 0
No 8 100
Como se evidencia el 100% de los empleados del Departamento de Almacén
respondieron que no existen normas de seguridad que protejan los insumos y la
infraestructura, lo que indica que los materiales y suministros están expuesto a daños
materiales mayores que traigan como consecuencia perdidas generando caos
administrativos que perturben el desenvolvimiento de este C.E.C.
CUADRO 38: RESULTADOS PREGUNTA N° 37 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO
¿Mantiene en uso extinguidores de incendio dentro del departamento del almacén?
Respuesta Frecuencia %
Si 2 25
No 6 75
110
Según el cuadro anterior, el 25% de los empleados del Departamento de Almacén
respondió que si mantienen en uso extinguidores de incendio dentro del
departamento del almacén, y un 75% dijeron que no por lo que consideramos que por
no existir este tipo de equipo dentro de la institución corren el riesgo de que ocurra un
accidente con perdidas incobrables. En la revisión física se constato inexistencia de
extinguidores dentro del área por lo que se recomendó el uso de los mismos, para
proteger la infraestructura y los bienes y materias en un momento dado.
CUADRO 39: RESULTADOS PREGUNTA N° 38 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO
¿Cuenta el almacén con un sistema de información automatizada?
Respuesta Frecuencia %
Si 8 100
No 0 0
Como se evidencia el 100% de los empleados del Departamento de Almacén
respondió que si cuenta el almacén con un sistema de información automatizada, en
la realidad no existe por lo que se evidencia que desconocen la sistematización de la
información. De ello si llevan un registro elaborado en Excel que les permite llevar el
control de los inventarios de los bienes y materias al día, y de manera automática
obtiene la información que se les solicite. Se pudo evidenciar que la información la
integran en los almacenes principales del Ministerio.
111
CUADRO 40: RESULTADOS PREGUNTA N° 39 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO
¿Se encuentra actualizado la información en el inventario del Almacén?
Respuesta Frecuencia %
Si 8 100
No 0 0
Según el cuadro anterior, el 100% de los empleados del Departamento de Almacén
respondió que si se encuentra actualizada la información en el inventario del
almacén, por lo que mantiene un control efectivo de las mercancías en existencia, ya
que cada momento de entrada o salida se registra y se computa, y a su vez se
descuenta de la tarjeta en el Kardex cuando sale un bien o materia.
CUADRO 41: RESULTADOS PREGUNTA N° 40 DEL CUESTIONARIO DEL CONTROL
INTERNO
¿Considera el uso apropiado de los recursos con los que cuenta el Almacén?
Respuesta Frecuencia %
Si 0 0
No 8 100
Como se evidencia en la tabla que el 100% de los empleados del Departamento de
Almacén respondió que no considera el uso apropiado de los recursos con los que
cuenta el almacén.
112
CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
Revisada toda y cada una de las preguntas realizadas y analizadas las mismas se
puede concluir que existen debilidades en el control interno lo que impide crear un
ambiente ético positivo y generar un buen comportamiento en los empleados.
En relación al objetivo: Diagnosticar la situación actual del Almacén del MINFRA
Falcón para conocer su funcionamiento, se concluye:
(a) En la evaluación realizada al Departamento de Almacén del Minfra se pudo
evidenciar y constatar la situación actual de la organización objeto de estudio por
cuanto las revisiones diagnosticaron su funcionamiento de acuerdo a la nueva
reestructuración del Ministerio, enfocados en la misión, visión y objetivos
definidos, aplicando las estrategias para dar cumplimiento a los planes
establecidos, en pro de una eficiente Gestión.
(b) Se evidenció cumplimiento de las políticas escritas en la Norma denominada
Publicación Nº 15 Instrucciones y Modelos para la Contabilidad de las
Proveedurías y Almacenes Nacionales y el cual se aplica en el Almacén; sin
embargo es importante concluir que deben reforzarse los mecanismos de control
113
físico para asegurar todos los activos físicos vulnerables, ya que no existe un
seguro contra los riesgos a los cuales estos se exponen.
(c) Posee una infraestructura no adecuada a las necesidades del Almacén y de la
Institución en general, ya que de las visitas se evidenció el espacio reducido que
posee para realizar las operaciones para su funcionamiento, de ello se constató la
existencia de un proyecto de ampliación para el año 2008, por lo que a mediano
plazo se fortalece dicha debilidad encontrada.
(d) En relación al objetivo: Evaluar el sistema de control interno para determinar
la existencia o no de debilidades dentro del Departamento de Almacén.
(e) Existe un sistema de control interno débil e inadecuado que no suministra
ninguna base de seguridad sobre los activos.
(f) Los controles de seguridad no son adecuados y suficiente para el resguardo
físico de los materiales y bienes en la Institución.
(g) Que no existe control de seguridad dirigido a proteger los bienes y materias
que asegure y garantice su protección evitando perdidas.
(h) Inexistencia de indicadores de gestión que permitan medir los resultados de
la gestión, originando el incumplimiento de las normas que rigen esta materia; ya
que no se comparan los rangos de desempeño actual con los resultados planeados
esperados lo que origina que se adquiera mercancía que pueda ser almacenada en
un espacio físico no adecuado, carente de seguridad y resguardo.
(i) Es importante concluir que deben reforzarse los mecanismos de control
físico para asegurar todos los activos físicos vulnerables, ya que no existe un
seguro contra los riesgos a los cuales estos se exponen.
114
En relación al objetivo: Realizar el levantamiento de los procedimientos del
Almacén
En conclusión al objetivo se determinó que el procedimiento que lleva a cabo el
Almacén para ejecutar las actividades que conlleven a cumplir el objetivo de la
organización es el siguiente:
En el departamento de Almacén se recibe la documentación y/o recaudos para las
compras y adquisiciones de todas las materias y suministros provenientes del
departamento de compras; adquiridos por esta Coordinación Estadal.
Se recibe y se chequean dichos recaudos a objeto de verificar que las cantidades,
características y monto, coincidan con las especificadas en la factura, orden de
compra y nota de entrega. Luego de esta verificación se procede a dar entrada en el
libro que se lleva en el departamento, se registra el Nº de orden de compra y factura.
Posterior a este proceso se remiten al departamento de contabilidad los originales
de la factura, orden de compra y requisición cotizada.
En este departamento reposan copias de los originales antes mencionados para el
archivo, igualmente se remiten al nivel central copias de originales en la rendición
mensual que presenta la coordinación regional en los movimientos contables de
Almacén.
En el caso de adquisición de bienes mediante la compra realizada, se remiten
además al Departamento de Bienes Nacionales copia de la factura, orden de compra y
comprobante de reasignación del bien, con la finalidad de que el registrador de bienes
autorizado; proceda a ubicar e identificar el referido bien y verificar la persona a
quien le fue asignado (responsable por uso).
115
La función final del proceso de recepción de bienes en lo que respecta al
departamento de Almacén, es la entrega del bien contra requisición al departamento o
División que hizo la solicitud.
Recomendaciones
Una vez culminados los estudios de esta investigación se recomienda fortalecer el
control interno a través de la aplicación de políticas definidas por los responsables del
nivel gerencial, estableciendo guías de procedimientos escritos apropiadas para
asegurar el cumplimiento de un ambiente de control positivo.
(a) Capacitar al personal a través de programas relacionados con el área de
almacén
(b) Mejorar la comunicación gerencial y las acciones cotidianas de los gerentes
para reforzar la importancia del control gerencial.
(c) Darle seguimiento a las operaciones de control del Departamento por medio
de evaluaciones, preparar reportes y enviar a los altos niveles jerárquicos.
(d) Realizar supervisiones continuas.
(e) Mejorar el espacio físico, adecuando las instalaciones y operaciones de
control de la organización, mejorando además las condiciones ambientales.
(f) Aprovechar la fuerza de trabajo de la organización a través de la
capacitación y la dirección efectiva para lograr resultados más óptimos.
116
(g) Dar a conocer las tareas y responsabilidades claves entre los trabajadores del
Departamento de Almacén para reducir el riesgo de error o fraude.
(h) Comparar el desempeño actual con los resultados planeados esperados y
analizar las diferencias.
(i) Procesar la información y controlar la verificación de los datos ingresados.
(j) El acceso a registros y recursos debe ser limitado solo para el personal
autorizado. Debiendo estos rendir las cuentas sobre su uso y custodia.
(k) Todo trámite importante debe ser autorizado y ejecutado por las personas
autorizadas, pero bajo el alcance de la autoridad.
(l) Diseñar indicadores de gestión que faciliten la evaluación y así determinar la
eficiencia, eficacia y economía en las operaciones efectuadas por el Departamento
de Almacén del MINFRA Falcón.
117
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CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA.
Publicada en Gaceta oficial No 5.453 Extraordinario de Fecha 24 de Marzo de
2002. Caracas. Venezuela.
LEY ORGÁNICA DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA, publicada en Gaceta
Oficial No 37.305 de fecha 17 de octubre de 2001. Caracas. Venezuela.
LEY ORGÁNICA DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL SECTOR
PÚBLICO, publicada en Gaceta Oficial No 37.978 de fecha 13 de Julio de 2004.
Caracas. Venezuela.
122
LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Y DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FISCAL. Publicada en Gaceta
Oficial No 37.347 de fecha 17 de diciembre de 2001. Caracas. Venezuela.
Decreto No 4595 de REFORMA PARCIAL DEL DECRETO SOBRE
ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA ADMINISTRACIÓN
PÚBLICA NACIONAL. Publicado en Gaceta Oficial No 38.464 de fecha 22 de
julio de 2006. Caracas. Venezuela.
LEY DEL ESTATUTO SOBRE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Publicada en Gaceta
Oficial No 37.482 de fecha 11 de julio de 2002. Caracas. Venezuela.
LEY ORGÁNICA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS. Publicado
en Gaceta Oficial No 2.818 Extraordinario de fecha 07 de diciembre de 1999.
Caracas. Venezuela.
REGLAMENTO ORGÁNICO DEL MINISTERIO DEL PODER POPULAR
PARA LA INFRAESTRUCTURA. Publicado en Gaceta Oficial No 37.577 de
fecha 25 de noviembre de 2002. Caracas. Venezuela.
Publicación Nº 15 INSTRUCCIONES Y MODELOS PARA LA
CONTABILIDAD FISCAL DE LAS PROVEEDURÍAS Y ALMACENES A
NIVEL NACIONAL. Norma emitida por la Contraloría General de la República
en gaceta oficial. Caracas. Venezuela.
MANUAL DE NORMAS DE CONTROL INTERNO SOBRE UN MODELO
GENÉRICO DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL Y
123
DESCENTRALIZADA FUNCIONALMENTE, emitido por la
Superintendencia Nacional de Auditoria Interna. (2005).
NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA ORGANIZACIÓN
INTERNACIONAL DE ENTIDADES FISCALIZADORAS SUPERIORES
(INTOSAI).
ANEXOS
LISTA DE ANEXOS
A Currículum Vitae
B Cuestionario
C Estructura organizacional del Ministerio del Poder Popular para la
Infraestructura
D Estructura organizacional de Las Direcciones Estadales del Ministerio del
Poder Popular para la Infraestructura
E Estructura organizacional del Despacho del Director del Ministerio del Poder
Popular para la Infraestructura de Falcón
F Estructura organizacional del Área de Administración y Servicios
G Diagnóstico Organizacional
H Mapa de Venezuela (Ubicación de la Dirección Estadal Falcón)
I Procedimiento para la recepción de un bien adquirido.
J Procedimiento para el levantamiento de un inventario periódico.
K Procedimiento para la recepción y entrega de material de consumo y
suministro.
L Procedimiento de rendición de cuenta ante la Dirección de Bienez y
materias. Parte a
M Procedimiento de rendición de cuenta ante la Dirección de Bienez y
materias. Parte b
N Comprobante de Reasignación de Bienes
O Modelo Nº 7 de la Publicación Nº 15 Instrucciones y Modelos para la
Contabilidad Fiscal de las proveedurías y almacenes a nivel nacional norma
P Resumen de Cuenta
Q Comprobante de Entrega
R Fotos Actuales del Almacén (Situación Actual)
S Validación del Instrumento
126
ANEXO A: CURRICULUM VITAE
Nombre: Hiralid Zobeida Jiménez Méndez
Profesión: Licenciada en Administración
Universidad del Zulia. Núcleo Punto Fijo
Año 1994
Experiencia Laboral:
MINFRA FALCÓN Año 2006 Jefe de División de Administración y
Servicios
FONDAPEMI Año 2005 Jefe de Unidad de Auditoria Interna
GOBERNACIÓN DEL
ESTADO FALCÓN
Año 2004 Auditor III
GOBERNACIÓN DEL
ESTADO FALCÓN
Año 2003 Auditor II
INDOCA Año 1998 Director Gerente de Administración
127
ANEXO B: CUESTIONARIO
CUESTIONARIO PARA EL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE
ALMACÉN DEL MINFRA FALCÓN
RESPONSABLE
LCDA. HIRALID ZOBEIDA JIMÉNEZ
Punto Fijo 2007
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD CENTRO OCCIDENTAL
“LISANDRO ALVARADO” CONVENIO UCLA – LUZ
POSTGRADO: ESPECIALIZACIÓN EN CONTADURIA
MENCION: AUDITORIA
128
CUESTIONARIO
PRESENTACIÓN
Este cuestionario ha sido diseñado especialmente para realizar un trabajo de
investigación, que busca como finalidad primordial la Evaluación del Control
Interno del Departamento de Almacén del Centro Estadal de Coordinación
Falcón del Ministerio del Poder Popular para la Infraestructura.
Se solicita su colaboración para que conteste unas preguntas, tomando en
consideración que las respuestas serán totalmente confidenciales y anónimas. La
información es de uso estrictamente académico.
Se agradece contestar este cuestionario con la mayor sinceridad posible y recuerde
que en este caso no hay respuesta correcta ni incorrecta.
¡Muchas gracias!
Lcda. HIRALID JIMÉNEZ
República Bolivariana de Venezuela Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”
Convenio UCLA – LUZ Decanato de Administración y Contaduría
Coordinación de Estudios de Postgrado Especialización en Contaduría Mención Auditoria
129
CUESTIONARIO
Señale con una equis (x) la respuesta que usted considere conveniente y ajustada,
para cada una de las preguntas que se le formulan a continuación:
PREGUNTAS Si No
1. . ¿Cuenta la institución con una estructura organizacional
definida?
2. ¿Está debidamente aprobada por la máxima autoridad la
estructura organizacional?
3. ¿En la institución se encuentran definidas la misión y visión?
4. ¿Son divulgadas la Misión y Visión de la Institución a las
personas que trabajan en este departamento?
5. ¿En la institución se encuentran definidos los objetivos?
6. ¿Usted participa en la fijación de los objetivos de la
institución?
7. ¿Se vinculan los objetivos del Departamento de almacén con
los de la institución?
Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” Convenio UCLA – LUZ
Decanato de Administración y Contaduría Coordinación de Estudios de Postgrado
Especialización en Contaduría Mención Auditoria
130
PREGUNTAS Si No
8. ¿En la institución se encuentran definidas las metas?
9. ¿Participa usted en la fijación de las metas?
10. ¿Existen políticas definidas en el Departamento de Almacén
que guíen la acción de las actividades que se realizan
diariamente?
11. ¿Son conocidas por el Personal del Almacén las políticas del
MINFRA?
12. ¿Existen manuales administrativos que permitan establecer
el control interno de la Organización?
13. ¿Son conocidos los manuales por el personal que labora en
el Departamento de Almacén?
14. ¿Se aplican los procedimientos establecidos y las funciones
descritas en dicho manual?
15. ¿En el almacén se encuentran detectadas las fortalezas?
16. ¿En el almacén se encuentran detectadas las debilidades?
17. ¿En el almacén se encuentran detectadas las oportunidades?
18. ¿En el almacén se encuentran detectadas las amenazas?
131
PREGUNTAS Si No
19. ¿Están determinadas las acciones para obtener ventajas de
las fortalezas y oportunidades?
20. ¿Están determinadas las acciones para reducir los posibles
impactos negativos de las debilidades y amenazas?
21. ¿Se realizan inventarios periódicos en el almacén de los
materiales, suministros y mercancías adquiridos?
22. ¿Se verifican las existencias compradas en cuanto a número
y calidad?
23. ¿Se cotejan en recepción los materiales y bienes recibidos
de acuerdo a lo solicitado por la organización?
24. ¿Se cotejan las unidades indicadas en facturas con lo
recibido en el Departamento de Almacén
25. ¿Se registran las entradas de los materiales, suministros y
mercancías en el kardex?
26. ¿Se mantiene actualizado el inventario de materiales,
suministros y mercancías en el kardex?
27. ¿Existe un sistema de inventario automatizado?
28. ¿Se realiza inventario físico de existencias al cierre del
132
PREGUNTAS Si No
ejercicio económico?
29. ¿Se utiliza algún instrumento de control para la entrada y
salida de los materiales y bienes del Departamento de
Almacén?
30. ¿El inventario de bienes y materias se encuentra codificado?
31. ¿Cuenta con el personal capacitado para la realización de las
actividades?
32. ¿Cumple el personal del Departamento de Almacén con las
actividades asignadas?
33. ¿Existe aglomeración de personal en el área del Almacén?
34. ¿El espacio físico está adecuado a las necesidades del
Departamento de Almacén?
35. ¿Cuenta el Almacén con una póliza de cobertura amplia en
caso de siniestro, hurto o robo?
36. ¿Existen normas de seguridad que protejan los insumos y la
infraestructura?
37. ¿Mantiene en uso extinguidores de incendio dentro del
Departamento del Almacén?
133
PREGUNTAS Si No
38. ¿Cuenta el Almacén con un sistema de información
automatizado?
39. ¿Se encuentra actualizado la información en el inventario del
Almacén?
40. ¿Considera el uso apropiado de los recursos con los que
cuenta el Almacén?
ANEXO C: ESTRUCTURA ORGANIZATIVA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA
INFRAESTRUCTURA
ANEXO D: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LAS DIRECCIONES
ESTADALES DEL MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA
INFRAESTRUCTURA
DESPACHO DEL MINISTRODESPACHO DEL MINISTRO
DESPACHO DE DIRECCIÓN ESTADAL
ADMINISTRACIADMINISTRACIÓÓN Y N Y SERVICIOSSERVICIOS
RECURSOS HUMANOSRECURSOS HUMANOS
TECNOLOGIA, TECNOLOGIA, INFORMACIINFORMACIÓÓN N Y COMUNICACIONESY COMUNICACIONES
DIV. DE GESTION DE DIV. DE GESTION DE INFRAESTRUCTURAINFRAESTRUCTURA
DIV. DE PLANIFICACIDIV. DE PLANIFICACIÓÓN N DE INFRAESTRUCTURADE INFRAESTRUCTURA
Ordenación del Territorio Urbanístico
Planificación de Transporte
Vialidad
Equipamiento Territorial
Concesiones y TransferenciasESTRUCTURA MATRICIAL POR PROYECTOS
DESPACHO DE VICEMINISTRO DEPLANIFICACION DE INFRESTRUCTURA
ATENCION AL CIUDADANOATENCION AL CIUDADANO
Consejos Estadales de Planificación
Consejos Estadales de Planificación
DESPACHO DEL MINISTRODESPACHO DEL MINISTRO
DESPACHO DE DIRECCIÓN ESTADAL
ADMINISTRACIADMINISTRACIÓÓN Y N Y SERVICIOSSERVICIOS
RECURSOS HUMANOSRECURSOS HUMANOS
TECNOLOGIA, TECNOLOGIA, INFORMACIINFORMACIÓÓN N Y COMUNICACIONESY COMUNICACIONES
DIV. DE GESTION DE DIV. DE GESTION DE INFRAESTRUCTURAINFRAESTRUCTURA
DIV. DE PLANIFICACIDIV. DE PLANIFICACIÓÓN N DE INFRAESTRUCTURADE INFRAESTRUCTURA
Ordenación del Territorio Urbanístico
Planificación de Transporte
Vialidad
Equipamiento Territorial
Concesiones y TransferenciasESTRUCTURA MATRICIAL POR PROYECTOS
DESPACHO DE VICEMINISTRO DEPLANIFICACION DE INFRESTRUCTURA
ATENCION AL CIUDADANOATENCION AL CIUDADANO
Consejos Estadales de Planificación
Consejos Estadales de Planificación
136
DDEESSPPAACCHHOO DDEE DDIIRREECCCCIIÓÓNN EESSTTAADDAALL
AADDMMIINNIISSTTRRAACCIIÓÓNN YY SSEERRVVIICCIIOOSS
RREECCUURRSSOOSS HHUUMMAANNOOSS
TTEECCNNOOLLOOGGIIAA,, IINNFFOORRMMAACCIIÓÓNN
YY CCOOMMUUNNIICCAACCIIOONNEESS
AATTEENNCCIIOONN AALL CCIIUUDDAADDAANNOO
Consejos Estadales de Planificación
ANEXO E: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL DESPACHO DEL
DIRECTOR
137
RREEPPRROODDUUCCCCIIOONN
TTRRAANNSSPPOORRTTEE YY MMAANNTTEENNIIMMIIEENNTTOO
AADDMMIINNIISSTTRRAACCIIÓÓNN YY SSEERRVVIICCIIOOSS
CCOOMMPPRRAASS
CCOONNTTAABBIILLIIDDAADD
BBIIEENNEESS NNAACCIIOONNAALLEESS
PPRREESSUUPPUUEESSTTOO
AALLMMAACCEENN HHAABBIILLIITTAADDOOSS
ANEXO F: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL ÁREA DE
ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS
ANEXO G: DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL DEL MINFRA
INSTITUCION Ministerio del Poder Popular para la Infraestructura (MINFRA FALCON) DIRECCION Avenida Independencia Frente al Parque 24 de Julio. Coro Estado Falcón
ORGANISMO DE CONTROL QUE LE COMPETEN
Contraloría General de la Republica Contraloría Interna del MINFRA
LEYES QUE REGULAN SU FUNCIONAMIENTO
Constitución Nacional de la Republica Bolivariana de Venezuela. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal. Ley Orgánica de la Administración Pública. Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Publico.
FECHA DE CIERRE DEL EJERCICIO
31 de Diciembre de cada año
VISION Ser una organización de gestión integral capaz de impulsar las políticas públicas en materia de ordenación territorial- urbanístico y transporte, en coordinación con los organismos del gobierno nacional y local; la comunidad organizada, con el fin de contribuir a la consolidación de la infraestructura estratégica para el desarrollo del país.
MISION Formular, adoptar, realizar seguimiento y evaluación de las políticas públicas y planes nacionales en materia de ordenación territorial-urbanística y transporte, a fin de contribuir a la consolidación de la infraestructura estratégica para el desarrollo del país.
OBJETIVO Desarrollar como órgano rector, las políticas en materia de: Desarrollo Urbanístico, Transporte Terrestre, Aéreo, Acuático, Multimodal y Vialidad, con la finalidad de atender las necesidades de la población, en concordancia con los Planes Nacionales, Estadales y Municipales
CLIENTES Instituciones Publica y Particulares
PROVEEDORES Cooperativas, Contratistas, Ferreterías, Librerías y Papelería
FUENTES DE FINANCIAMIENTO
Ministerio del Poder Popular para la Infraestructura (nivel central)
INSUMOS PRINCIPALES Materiales de Oficina, Útiles de Limpieza, Cemento y Arena
PRODUCTO Conservación y mantenimiento de Puentes Construcción de Vialidad Edificios
ANEXO H: MAPA DE VENEZUELA - DIRECCIONES ESTADALES DEL
MINFRA
DIRECCION ESTADAL FALCÓN
C.E.C. MINFRA FALCÓN
140
ANEXO I: EXPLICACIÓN ESCRITA DE LOS PROCESOS DEL PRODUCTO
GENERADO EN EL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN: PROCEDIMIENTO
PARA LA RECEPCIÓN DE UN BIEN ADQUIRIDO
Objetivo: Describir sistemáticamente los pasos que se requiere para la recepción de
un bien en el almacén.
Responsable: Jefe de Almacén
Agentes que actúan Acción: Observaciones
Jefe (E) de
Almacén:
- Recibe del proveedor el bien,
factura en original y seis copias,
revisa seriales y datos de la orden
de compra, si no esta conforme
regresa al proveedor, si esta
conforme envía al departamento
de contabilidad original de la
factura y cuatro copias con
original de la orden de compra y
requisición de compra.
Ayudante de
Almacén:
- Registra los datos de la factura
del bien en el libro de entradas,
elabora requisición de salida o
destino del mismo, entrega el
bien al departamento o división
solicitante.
141
Agentes que actúan Acción: Observaciones
Jefe (E) de
Almacén:
_ Informa al Departamento de
bienes nacionales que proceda a
ubicar e identificar el bien, en el
departamento al cual fue
asignado, igualmente remite a
este departamento formato de
comprobante de reasignación del
bien, anexa copia de la factura y
orden de compra del mismo.
El comprobante de
reasignación deberá estar
conformado por el
responsable patrimonial
por uso y el director
regional.
142
ANEXO J: EXPLICACIÓN ESCRITA DE LOS PROCESOS DEL PRODUCTO
GENERADO EN EL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN: PROCEDIMIENTO
PARA EL LEVANTAMIENTO DE INVENTARIOS PERIÓDICOS
Objetivo: Describir sistemáticamente los pasos o tareas para realizar el inventario del
almacén.
Agentes que actúan Acción: Observaciones
Jefe (E) de Almacén: _ Fija la fecha prevista para el
levantamiento del inventario,
autoriza al ayudante del almacén a
realizar el corte de cuenta.
Ayudante de Almacén: - Procede a retirar de los estantes
las tarjetas identificadoras de cada
artículo de existencia en almacén;
indica la fecha del corte de cuenta,
coloca en la misma la palabra
INVENTARIO; elaboran nuevas
tarjetas anotando el saldo arrojado
del mismo.
Ayudante de Almacén: - Firma la tarjeta en señal
autorizado el proceso, y en señal
de conformidad con el resultado
obtenido del mismo.
143
Jefe de Almacén: -….Elabora y coloca la tarjeta
nuevamente en el estante, procede
a actualizar igualmente las tarjetas
de kardex, realizando en las
mismas el proceso de totalizar
saldos a la fecha de la realización
del inventario, elabora nueva
tarjeta de kardex, informa al jefe
de almacén acerca del resultado
de cada una de las sub. Partidas en
existencia.
- Elabora el acta de inventario a
la fecha, actualiza inventario en
formato escrito, describiendo cada
uno de los articulaos en
existencia, cantidades, costo y
total; imprime un original y cinco
copias del acta y del inventario,
conforma y remite original y
copias al administrador.
Administrador: - Revisa y conforma el acta y el
inventario, remite al Director para
que igualmente proceda a
conformarlas.
144
ANEXO K: EXPLICACIÓN ESCRITA DE LOS PROCESOS DEL
PRODUCTO GENERADO EN EL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN:
PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Y ENTREGA DE MATERIAL DE
CONSUMO Y SUMINISTRO
Objetivo: Describir sistemáticamente los pasos o tareas para la recepción y entrega
del material de consumo y suministro.
Agentes que actúan Acción: Observaciones
Jefe (E) de Almacén: - Elabora requisición de solicitud del
material, la conforma y envía a
administración.
Jefe de Almacén: - Recibe del proveedor mediante
nota de entrega el material solicitado,
revisa y entrega al ayudante de
almacén I.
Ayudante de Almacén: - Recibe, chequea y verifica el
material si no esta conforme regresa
al proveedor, si esta conforme
codifica, clasifica y almacena el
material; entrega original de la nota
de entrega al Jefe de Almacén.
145
Jefe de Almacén: - Recibe la nota de entrega, revisa,
sella y conforma la misma, entrega
copia al proveedor; igualmente
remite copia de la misma al Dpto. de
Compras.
- Recibe requisiciones de la unidad
solicitante, debidamente conformadas
por el administrador, si no existe el
material se regresa a su lugar de
origen, si existe autoriza al ayudante
de almacén a preparar el material.
Ayudante de Almacén: - Recibe requisición, prepara y
entrega el material a la unidad
solicitante, archiva requisición en su
respectiva carpeta, para
posteriormente incluirla en los
movimientos contables semanales
producidos en el almacén.
146
ANEXO L: EXPLICACIÓN ESCRITA DE LOS PROCESOS DEL
PRODUCTO GENERADO EN EL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN:
PROCEDIMIENTO DE RENDICIÓN MENSUAL DE CUENTA ANTE LA
DIRECCIÓN DE BIENES Y MATERIAS – Parte a
Agentes que actúan: Acción: Observaciones
Jefe de Almacén: - Solicita al ayudante de
almacén toda la documentación
requerida para preparar la
rendición.
Ayudante de Almacén:
- Recopila toda la
documentación, prepara
sumatoria de todas las sub-
partidas en borrador, utilizando
para ello requisiciones de salida,
facturas y órdenes de ejecución;
refleja en los formatos de
resumen, modelo 7 y
comprobantes de entrega, los
movimientos contables
ocasionados durante el mes a
rendir.
Jefe de Almacén: - Recibe la información
preparada y la entrega a la
secretaria para su trascripción.
147
Agentes que actúan: Acción: Observaciones
Secretaria de Almacén - Transcribe la información
recibida del Jefe de Almacén, en
el formato de comprobante de
entrega, modelo 7, resumen y
actualiza inventario a la semana
que se realiza el corte.
Igualmente elabora memorando
de remisión a nivel central.
Jefe de Almacén: - Revisa conforma y sella toda la
información preparada, remite a
la Dirección Regional, a objeto
de que el memorando de
remisión sea firmado y sellado
por el Director.
La Secretaria:
- Archiva la copia de la
documentación remitida a nivel
central para almacén.
Director: - Revisa y conforma el acta y
el inventario, devuelve al jefe de
almacén, donde se elaborara
oficio de remisión.
Jefe de Almacén: - Autoriza a la secretaria del
departamento para que elabore
oficio de remisión.
148
Agentes que actúan: Acción: Observaciones
Secretaria de
Almacén:
- Deja copia del original del acta
y el inventario para los archivos
del departamento, prepara
memorando de remisión, y valija
contentiva de la documentación,
envía a la Dirección Regional
para ser remitido al nivel central
(Dirección de Bienes y
Materias).
Fin del proceso.
149
ANEXO M: EXPLICACIÓN ESCRITA DE LOS PROCESOS DEL
PRODUCTO GENERADO EN EL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN:
PROCEDIMIENTO DE RENDICIÓN MENSUAL DE CUENTA ANTE LA
DIRECCIÓN DE BIENES Y MATERIAS. Parte b
Agentes que actúan Acción: Observaciones
Auxiliar de Servicios
de Oficina:
- Recibe del departamento de
compra (original y copia),
requisición de con (con cotización);
la chequea según las características
del material, cantidades, monto y
destino, verifica que las
características especificadas en la
factura coincidan con las de la
orden de compra, luego de realizado
este chequeo coloca el sello de
recibido en almacén y la entrega al
Jefe de Almacén.
Jefe de Almacén: - Conforma la factura, elabora un
juego en original y cuatro copias de
la factura, orden de compra original
(que contenga, orden de compra (02
copias), copias de la requisición
cotizada para archivo de almacén y
elabora un juego para rendición
mensual a nivel central.
150
Agentes que actúan Acción: Observaciones
Ayudante de
Almacén:
- Remite al Dpto. de contabilidad
todos los recaudos antes señalados,
si están bien siguen su tramite
normal, si se presenta alguna
objeción o error se regresan al
Dpto. de Almacén y este a su vez al
Dpto. de Compras.
Fin del proceso.
ANEXO N: COMPROBANTE DE REASIGNACIÓN DE BIENES
X Bienes Muebles Materiales
4.
5.
6.
7.
C.I.:
9.526.466
Código Concepto
1 93.626.984,81 93.626.984,81
-
-
-
-
-
-
-
-
93.626.984,81
Cédula de Identidad Cédula de Identidad
7496486 7.496.486
FACTURA Nº 2952
C.R.C. MINFRA - FALCON.
PARA SER UTILIZADA EN LA DIRECCION DE ESTE
JNICNUD227X462189, S/MOTOR: ZD30095044K, PLACA: 68B-V
DIRECCION REGIONAL
12. Reasignación9. Código del Catálogo
31-00-01
Cargo:RESPONSABLE DE ALMACÉN
DEPENDENCIA USUARIA
30Código:
ALMACEN ESTADO FALCONDenominación:
14. Valor Total
13. Valor Unitario
Apellidos y Nombres:
COMPROBANTE DE REASIGNACION
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA INFRAESTRUCTURADenominación:
28Código:
ORGANISMO
UNIDAD ADMINISTRATIVA
CENTRO REGIONAL DE COORDINACION ESTADO FALCON
Código: Denominación:
Código: Denominación:
31-00-
JEFE ( E ) ALMACEN
INGº MARQUEZ GUSTAVO
Apellidos y Nombres Cargo Apellidos y Nombres
11.
Descripción
10. Número del Inventario
(solo para Bienes)
IVAN GRANADILLO8. Cantidad
5 VELOCIDADES Y RETROCESO, AIRE ACONDICIONADO, RAD
DOCH, ENFRIADO POR AGUA, 150 HP, TRANSMISION MANUAL
CABINA, 4X4, MOTOR TURBO DIESEL, 4 CILINDROS EN LIN
VEHICULO MARCA NISSAN, MODELO FRONTIER PICK UP DOB
CASETTE, VIDRIOS MANUALES, COLOR: BLANCO, S/CARROCE
DIRECTOR REGIONALING°. MARQUEZ GUSTAVODIRECTOR
Div ision de Administracion y Serv icios Departamento de Almacen
Cargo16. Responsable Patrimonial por Uso15. Responsable Patrimonial Primario
M inisterio del Poder Popular para la Infraestructura
Gobierno Bolivariano de Venezuela
152
ANEXO O: MODELO 7. De la Publicación Nº 15.
Div isión de Adminsitración y Serv iciosDepartamento de Almacén
RELACION POR CONCEPTOS DEL MOVIMIENTO MENSUAL DE MATERIAS
MINISTERIO: DEL PODER POPULAR PARA LA INFRAEST. MES: AGOSTO SEM 33 AÑO: 2007 HOJA N° : 1ALMACEN: I - 05UBICACIÓN: AV. INDEPENDENCIA, FRENTE AL PARQUE 24 DE JULIO
CODIGO DESDE HASTA1 1 12 7.840.048,32 0,0030 1 4 0,00 1.593.928,0030 1 22 0,00 7.382.824,98
TOTALES Bs 7.840.048,32 8.976.752,98
GRANADILLO IVAN
SALIDAS Bs.DENOMINACION
SUMINISTRO DE MATERIALES DE CONSUMO
CONCEPTO NRO. COMPROBANTES
COMPRAS
RESUMEN
ENTREGA DE BIENES MUEBLES EN DEPOSITO
ENTRADA Bs.
SELLOFIRMA DEL JEFE DE ALMACEN (E)
NOMBRE Y APELLIDO
EXISTENCIA ANTERIOR Bs. MAS: ENTRADAS Bs. MENOS: SALIDAS Bs.
38.696.521,89 7.840.048,32 8.976.752,98 37.559.817,23
EXISTENCIA FINAL Bs.
M inisterio del Poder Popular para la Infraestructura
Gobierno Bolivariano de Venezuela
153
ANEXO P: RESUMEN DE CUENTA
SUB-CUENTA EXISTENCIA ANTERIOR Bs. MAS ENTRADA Bs. MENOS SALIDA Bs. EXISTENCIA FINAL Bs.111501 0,00 432.500,00 432.500,00 0,00111502 0,00 0,00 0,00 0,00111503 0,00 0,00 0,00 0,00111504 0,00 0,00 0,00 0,00111505 3.839.303,02 1.985.000,00 2.154.726,32 3.669.576,70111506 4.684.026,73 3.289.315,32 3.289.315,32 4.684.026,73111507 0,00 0,00 0,00 0,00111508 16.893.629,42 539.305,00 539.305,00 16.893.629,42111509 0,00 0,00 0,00 0,00111510 12.794.562,72 0,00 966.978,34 11.827.584,38111511 0,00 0,00 0,00 0,00111512 485.000,00 0,00 0,00 485.000,00111513 0,00 0,00 0,00 0,00111514 0,00 0,00 0,00 0,00111515 0,00 0,00 0,00 0,00111516 0,00 0,00 0,00 0,00111517 0,00 0,00 0,00 0,00111518 0,00 0,00 0,00 0,00111519 0,00 0,00 0,00 0,00111520 0,00 1.593.928,00 1.593.928,00 0,00111529 0,00 0,00 0,00 0,00
TOTALES 38.696.521,89 7.840.048,32 8.976.752,98 37.559.817,23
RESUMEN SEMANA Nº. _____33_____
Div ision de Administracion y serv iciosDepartamento de Almacen
M inisterio del Poder Popular para la Infraestructura
Gobierno Bolivariano de Venezuela
154
ANEXO Q: COMPROBANTE DE ENTREGA
1.- Nº 01 SEMANA N 332.- FECHA 10/08/2007
Bienes X Materiales y Suministros
4.
5.
6.
7.
C.I.No.: 9526466CANTIDAD VALOR UNITARIO Bs. VALOR TOTAL Bs.
1 6.000,00 6.000,00 4 4.000,00 16.000,00 2 3.500,00 7.000,00 1 LATAS DE GUISANTES 3.400,00 3.400,00 1 FRASCO DE SALSA DE TOMATE 2.000,00 2.000,00 1 39.000,00 39.000,00 2 2.500,00 5.000,00 2 1.250,00 2.500,00 4 01010-0089 PAQ. DE GALLETAS 2.600,00 10.400,00 1 01010-0164 LATAS DE RODAJA DE PIÑA 9.700,00 9.700,00 2 4.600,00 9.200,00
- 110.200,00
APELLIDOS Y NOM BRES: APELLIDOS Y NOM BRES:
CÉDULA DE IDENTIDAD: CARGO: CÉDULA DE IDENTIDAD: CARGO:
01010-0000KLOS. DE ARROZ PARBOLITE
01010-0000
01010-0000 LATAS DE COCTEL DE FRUTAS01010-0000 LATAS DE DIABLITO
FRASCO DE MAYONESA01010-0000
PAQ. DE CARAMELOS
01010-0000
01010-004901010-0024
28UNIDAD DE TRABAJO
CÓDIGO DENOM INACIÓN
0783
ORGANISMODENOM INACIÓN
CAJA DE JUGO DE MANZANA
Departamento de Almacen
Div ision de Administracion y Serv icios
CÓDIGO
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA INFRAESTRUCTURA
APELLIDO Y NOM BRE: IVAN GRANADILLO
31-00 CENTRO REGIONAL DE COORDINACIÓN ESTADO FALCÓNDEPENDENCIA USUARIA
CÓDIGO DENOM INACIÓN
DESCRPCIÓNNo. DEL BIENCÓDIGO CATALOGO
31-00-04 DIVISION SERVICIOS ADMINISTRATIVOS ALMACÉN
CÓDIGO 31DENOM INACIÓN:
ALMACÉN ESTADO FALCÓNRESPONSABLE
MARTINEZ EDGAR
ORDEN DE COMPRA: 0114TOTAL
_________________________________FIRMA Y SELLO
11.804.126 JEFE.DIV.ADMON Y SERVICIOS9.802.386
COMPROBANTE DE ENTREGA
SUPERVISOR DE SERVICIOS ESPECIALES
No. DE REQUISICIÓN:RECEPTORDESPACHADOR
LIC. JIMENEZ HIRALID
CAJAS DE TE VERDE01010-0184
M inisterio del Poder Popular para la Infraestructura
Gobierno Bolivariano de Venezuela
155
ANEXO R: FOTOS ACTUALES DEL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN
DEL MINFRA FALCÓN
Figura 1 : Estantes con Tarjetas Kardex
Figura 2: Estantes con Tarjetas Kardex de materiales y suministros
156
Figura 3: Materiales de Oficina
Figura 4: Inventario de Mercancía
157
Figura 5: Jefe de Almacén preparando resumen de la cuenta
Figura 6: Realizando anotaciones de la requisiciones de los materiales
158
Figura 7: Ordenando los materiales
Figura 8: Abastecimiento
159
ANEXO S: VALIDACIÓN DEL INSTRUMENTO
