I n f o r m á t i c a – A d m . D e E m p r e s a s – U A D E R – F C G

3º Año

Tablas dinámicas MS – Excel

GRUPO Nº 4

Tablas dinámicas

TABLA DINÁMICA

Una tabla dinámica es una forma interactiva de resumir rápidamente grandes volúmenes

de datos. Se puede utilizar una tabla dinámica para analizar detenidamente datos numéricos y

responder a preguntas no anticipadas sobre los datos. Está especialmente diseñada para:

Consultar grandes cantidades de datos de muchas maneras diferentes y cómodas para el

usuario.

Calcular el subtotal y agregar datos numéricos, resumir datos por categorías y

subcategorías y crear cálculos y fórmulas personalizados.

Expandir y contraer los niveles de datos para destacar los resultados y ver los detalles de

los datos de resumen de las áreas de interés.

Mover filas a columnas y columnas a filas para ver diferentes resúmenes de los datos de

origen.

Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato condicional a los subconjuntos de datos más útiles

e interesantes para poder centrarse en la información que le interesa.

Presentar informes electrónicos o impresos concisos, atractivos y con comentarios.

(SIFIIP, 2013)

Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos,

cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc.

¿Para qué y cuándo se utilizan las tablas dinámicas?

Las tablas dinámicas en Excel nos ayudan a comparar grandes cantidades de datos e

intercambiar fácilmente columnas por filas dentro de la misma tabla y realizar filtros que

resulten en reportes que de otra manera necesitaríamos un tiempo considerable para

construirlos. (Ortíz, 2012)

Cuando tienes una tabla con datos que deseas analizar desde diferentes puntos de vista,

será un indicador para saber que debes utilizar una tabla dinámica. (tecnológico, 2007)

De igual manera, si tus datos tienen registros que deseas agrupar y totalizar para realizar

una comparación entre ellos, será otro indicador de que una tabla dinámica será la mejor opción.

Esta agrupación también aplica cuando deseas agrupar por fechas una tabla dinámica ya

que podrás hacerlo con facilidad. (Ortíz, 2012)

Tablas dinámicas

Podríamos construir una tabla como las sugeridas anteriormente utilizando sólo fórmulas

de Excel, pero la cantidad de tiempo que nos llevará crearla será considerable y aumentará de

acuerdo a la cantidad de posibles valores de las variables.

Conociendo el gran beneficio de la tabulación cruzada se creó en Excel la funcionalidad de

tablas dinámicas la cual nos permite crear una tabulación cruzada con tan solo arrastrar y soltar

cada una de las variables dentro del área apropiada.

Las tablas dinámicas nos permiten crear diferentes vistas de los datos de acuerdo a las

variables que deseemos integrar. Con una tabla dinámica tendremos una gran cantidad de

posibilidades de comparación de manera que podremos hacer un análisis muy exhaustivo de la

información sin necesidad de estar creando reportes individuales.

Es posible también crear tablas dinámicas basadas en múltiples hojas de Excel lo cual nos

permite analizar fácilmente la información sin necesidad de integrar todos los datos en una sola

tabla. (Ortíz, 2012)

Se las puede utilizar para:

Resumir bases de datos grandes: se pueden utilizar las tablas dinámicas para resumir

grandes cantidades de datos que pueden estar en una hoja de trabajo o en una base de datos

externa.

Preparar datos para su representación gráfica: Los gráficos basados en tablas

dinámicas cambiarán automáticamente cuando cambie la tabla dinámica. Muchos problemas

vienen disponiendo los datos de un modo que permita crear gráficos, las tablas dinámicas son

ideales para este propósito.

Análisis de datos adecuado: Se analizarán de forma adecuada las bases de datos

mediante las tablas dinámicas, buscando tendencias, excepciones y problemas. Se puede

organizar rápidamente el modo en que se resumen y presentan los datos y acceder a un mayor

nivel de detalle cuando se desee.

Crear Informes: Es uno de los usos más habituales de Excel, ya que se puede interactuar

en la pantalla o imprimir.

(Olivares., 2011)

Tablas dinámicas

Elementos de una tabla dinámica.

Dentro de la tabla dinámica se pueden distinguir los siguientes elementos:

Campo de página: Un campo de página es un cuadro de lista desplegable situado en la

parte superior de la tabla dinámica, que permite filtrar los datos que se muestran en la tabla

dinámica permitiendo seleccionar páginas individuales. Una tabla dinámica puede no tener

campos de página, tener uno sólo o muchos.

Elemento de un campo de página: Cada entrada o valor exclusivos del campo o columna

de la lista de origen o de la tabla será un elemento en la lista de un campo de página.

Campos de fila: Los campos de fila son campos de una lista o de una tabla de origen a los

cuales se les ha asignado una orientación de fila en la tabla dinámica. Pueden ser uno o más

elementos, por ejemplo presentar Región y Vendedor como Campos de filas.

Campos de columna: Es un campo de una lista o una tabla de origen al que se ha asignado

una orientación de columna en una tabla dinámica.

Campo de Datos: Un campo de datos es un campo de una lista o de una tabla de origen

que contiene datos. Normalmente, un campo de datos resume datos numéricos, como

estadísticas o importes de ventas, pero también puede contener texto.

Elementos: Los elementos son una subcategoría de un campo de la tabla dinámica. Los

elementos representan las entradas en el mismo campo o las columnas en los datos de origen

exclusivas. Los elementos aparecen como rótulos de columna o de fila, o aparecen en las listas

desplegables de los campos.

Área de Datos: El área de datos es la parte de la tabla dinámica que contiene los datos

resumidos. Las celdas del área de datos muestran los datos resumidos de los elementos de los

campos de fila y de columna. Los valores de cada celda del área de datos representan un resumen

de los datos procedentes de filas o registros de origen.

Tablas dinámicas

Fuente: (Olivares., 2011)

Una tabla dinámica contiene dimensiones, que corresponden a los campos pertenecientes a

la tabla de datos, cada uno de los cuales resume múltiples filas de información de los datos

originales:

Fuente: (Alzate, 2009)

Página: Los botones que se colocan en esta área son los primeros que se filtran.

Fila: Son los elementos que queremos colocar como filas en la tabla dinámica, que suelen

ser también las categorías, por ejemplo Ciudad, nombre del cliente, etc.

Columna: Se colocan los datos que forman parte de la columna de la tabla, puede ser el

mes, la sucursal, etc.

Datos: Se colocan los datos que se organizan y se resumen, este tipo de datos suelen ser

numéricos o susceptibles de hacer operaciones aritméticas con ellos, en el caso de utilizar datos

no numéricos por defecto contará los datos. (Capacitate)

Tablas dinámicas

GRÁFICOS DINÁMICOS

Un informe de gráfico dinámico representa gráficamente los datos de un informe de tabla

dinámica. Puede cambiar el diseño y los datos mostrados en un informe de gráfico dinámico igual

que en un informe de tabla dinámica.

Este tipo de Grafico, siempre tiene un informe de tabla dinámica asociado. Ambos

informes tienen campos que se corresponden entre sí. Si cambia la posición de un campo en un

informe, también cambiará el campo correspondiente del otro informe.

Los informes de gráfico dinámico pueden ayudarlo a visualizar los datos de resumen de

los informes de tabla dinámica para poder ver fácilmente las tendencias, los modelos y las

comparaciones. Ambos informes permiten tomar decisiones fundamentadas sobre datos críticos

de la empresa.

Terminología de gráficos dinámicos

Los informes de gráficos dinámicos tienen algunos elementos especializados además de

las series, las categorías, los marcadores de datos y los ejes de los gráficos de Microsoft Excel

habituales.

Tablas dinámicas

1. Campo de página

2. Campo de datos

3. Campo de serie

4. Elementos

5. Campo de categoría

Campo de página: Campo que se utiliza para filtrar datos por elementos específicos. En el

ejemplo, el campo de página Región muestra los datos de todas las regiones. Para mostrar los

datos de una sola región, puede hacer clic en la flecha de lista desplegable junto a (Todas) y

seleccionar la región.

Campo de datos: Campo del origen de datos subyacente que proporciona valores para

comparar o medir. En el ejemplo, Suma de ventas es un campo de datos que resume las ventas

trimestrales por región para cada deporte. El marcador de datos de primera categoría (Trim1)

llega casi a 250 en el eje de valores (y). Esta cantidad es la suma de las ventas correspondientes a

Tenis, Safari y Golf durante el primer trimestre. Según el origen de datos utilizado para el

informe, puede cambiar la función de resumen a Promedio, Contar, Producto u otro cálculo.

Campo de serie: Campo que se asigna a una orientación de serie en un informe de gráfico

dinámico. Los elementos del campo proporcionan las series de datos individuales. En el ejemplo,

Deporte es un campo de serie con tres elementos: Tenis, Safari y Golf.

Elemento: Los elementos representan entradas únicas en el mismo campo, y aparecen en

las listas desplegables de los campos de página, categoría y serie. En el ejemplo, Trim1, Trim2,

Trim3 y Trim4 son elementos del campo de categoría Trimestre, mientras que Tenis, Safari y Golf

son elementos del campo de serie Deporte.

Campo de categoría: Campo de los datos de origen que se asigna a una orientación de

categoría en un informe de gráfico dinámico. Un campo de categoría proporciona las categorías

individuales cuyos puntos de datos se representan gráficamente. En el ejemplo, Trimestre es un

campo de categoría.

Tablas dinámicas

Diferencias entre informes de gráfico dinámico y gráficos normales no

interactivos.

Con los gráficos normales se crea un gráfico para cada vista de los datos que desee ver.

Con los informes de gráfico dinámico se puede crear un único gráfico y ver los datos de distintas

formas cambiando el diseño del informe o los detalles mostrados.

Si uno está familiarizado con los gráficos normales, descubrimos que la mayor parte de las

operaciones son iguales en los informes de gráfico dinámico. Sin embargo, hay algunas

diferencias:

- El tipo de gráfico predeterminado para un gráfico normal es un gráfico de columnas agrupadas,

que compara los valores de las categorías.

- El tipo de gráfico predeterminado para un informe de gráfico dinámico es un gráfico de

columnas apiladas, que compara la contribución de cada valor a un total en todas las categorías.

(Duiops)

Tablas dinámicas

Bibliografía

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Olivares., María Teresa Romero. 2011. Conociendo Excel 2003. [En línea] 25 de Enero de 2011.

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tecnológico, Observatorio. 2007.

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