TENUTA DEI DOCUMENTI E DEGLI ARCHIVI CARTACEI IN AMBITO SANITARIO Dott. Domenico Testa Comitato...
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TENUTA DEI DOCUMENTI E DEGLI ARCHIVI CARTACEI IN AMBITO SANITARIO
Dott. Domenico TestaComitato Privacy
Roma 27 ottobre 2008
La sicurezza dei dati sanitari, oltre che attraverso l’impiego di strumenti elettronici, passa anche attraverso la corretta tenuta ed archiviazione delladocumentazione cartacea
CARTELLA CLINICA - foglio di accettazione;- cartella di Pronto Soccorso;- modulo consenso Privacy; - copia dei referti inviati all'Autorità Giudiziaria;- copia del referto di scioglimento della prognosi riservata;- copia della denuncia di malattia infettiva/notifica infezioni ospedaliere; - scheda di di missione ospedaliera (si ricordano i diversi modelli: Mod. RAD ricovero, Mod. RAD
D11 D12, Mod. RAD gravidanza neonato, Mod. CEDAP); - certificato di assistenza al parto;- scheda ostetrica;- scheda anestesiologica;- scheda infermieristica laddove sia presente;- scheda interventi chirurgici (informatizzata laddove questa sia stata attivata) ;- consenso informato a procedure diagnostiche;- consenso informato all'atto chirurgico;- consenso informato all'anestesia;- consenso informato alle trasfusioni, alle autotrasfusioni, agli emoderivati, al prelievo d'organi ed
alla sperimentazione di farmaci/procedure;- referti indagini di laboratorio e strumentali;- diaria;- eventuali comunicazioni al Tribunale dei Minori da parte del dirigente medico e dell' assistente
sociale;- comunicazioni del Giudice di Sorveglianza per pazienti di Istituti Carcerari; - trattamenti sanitari obbligatori;- consulenze specialistiche effettuate;- domanda per lungodegenza, riabilitazione;- relazione su eventuali incidenti nel corso del ricovero (es. cadute);- copia del riscontro diagnostico, qualora richiesto;- copia della lettera di dimissione destinata al paziente.- Certificati di degenza. - Referti di laboratorio - Radiografie, Ecografie, RMN, TAC
Documentazione non inviataall’archivio centrale
Rilevazione anno 2006-7
Risposte
U.o.c.27 su 48
U.o.s.d25 su 48
PRONTO SOCCORSO
Documentazione cartacea:• Referti• Foglio di Triage • Cartella di P.S.
- Documenti cartacei sono trattenuti per 2 gg e quindi inviati all’Archivio centrale.- Norme privacy talora applicabili con difficoltà- Problema del rapporto con i vigili urbani
AMBULATORI
Documentazione cartacea: Cartelle e registri ambulatoriali
Responsabili: Dirigenti Patologia della mammella: Cartelle in classificatore
chiuso
Endocrinologia: Cartelle in classificatore chiuso
Reumatologia: Cartelle in classificatore chiuso
Dietologia: Cartelle in classificatore chiuso
Neurologia: Cartelle in classificatore chiuso
Odontoiatria: Cartelle in classificatore chiuso
Impronte protesi in scaffalatura
(Archiviate a fine cura)
Medicina dello sport: Certificazioni di idoneità
In scaffalatura (Archiviate a fine cura)
Geriatria: Cartelle e valutazioni funzionali in armadio chiuso
AMBULATORI Documentazione cartacea: Cartelle e registri
ambulatoriali
Responsabili: Dirigenti
Centro antiepatite: Cartelle in classificatore aperto (serratura rotta)
Broncopneumologia: Cartelle in classificatore aperto (serratura rotta)
Allergologia: Cartelle in classificatore aperto (serratura rotta)
Ematologia: Cartelle in classificatore chiuso
Cardiologia: Cartelle in classificatore aperto
Quali sono le REGOLE per la sicurezza degli archivi e
documenti cartacei ?
Gli incaricati devono rispettare le istruzioni impartite
dall’Azienda relative al controllo ed alla custodia degli
atti e dei documenti contenenti dati personali e/o
sensibili, per l'intero ciclo necessario allo svolgimento
delle operazioni di trattamento e delle attività
affidate.
La riproduzione di documenti contenenti Dati Personali Sensibili su supporti non informatici (ad esempio fotocopie) è vietata se non espressamente autorizzata preventivamente e specificatamente dalla Direzione Medica (Responsabile competente) o se non richiesta dal Paziente.
RIPRODUZIONE DI DOCUMENTI
La documentazione sanitaria riprodotta in copia deve essere
sottoposta alla medesima disciplina dei documenti originali.
Gli atti e i documenti contenenti dati di caratteresanitario sono controllati e custoditi dagli
Incaricati in maniera che ad essi non accedanopersone prive di autorizzazione, e sono restituiti
alle strutture competenti ed all’archivio al terminedelle operazioni affidate.
Sicurezza dei documenti sanitari
Gestione dei documenti sanitari
Gli atti ed i documenti sanitari devono essere
accessibili solo al personale incaricato del
trattamento dei dati, nonché su richiestaall’Interessato e/o a persona
autorizzatadall’Interessato.
Gli atti ed i documenti sanitari che seguono l’Interessato in
tutti i suoi spostamenti devono essere adeguatamente custoditi e
sorvegliati
Accesso agli archivi
L'accesso agli archivi contenenti dati personali e/osensibili deve essere controllato.
Le persone ammesse, a qualunque titolo, dopo l'orario di
chiusura, devono essere identificate e registrate.
Quando gli archivi non sono dotati di strumentielettronici per il controllo degli accessi o di incaricatidella vigilanza, le persone che vi accedono devono
essere preventivamente autorizzate.
CUSTODIA
La documentazione deve essere custoditain modo da ridurre al minimo i rischi di
distruzione e perdita, anche accidentaledei dati personali contenuti nei documenti
archiviati.
Relazione dell’Autorità Garante della Privacy – Anno 2006
Nota del 29 Novembre 2006
L’Ufficio è intervenuto con riferimento allecondizioni di degrado
in cui venivano conservate le cartelle cliniche
in un ospedale romano
Gli archivi centrali delle cartelle cliniche e delladocumentazione sanitaria sono sotto la
responsabilitàdel Direttore Medico dei Presidi Ospedalieri.
Quali sono le regole per la sicurezza degli archivi e documenti cartacei ?
RESPONSABILITÀ
Quali sono le regole per la sicurezza degli archivi e documenti cartacei ?
Per le cartelle cliniche e la documentazione
Sanitaria giacente presso le varie strutture
ospedaliere ed aziendali la responsabilità
farà capo al Responsabile della Struttura
ove i medesimi atti sono ubicati.
RESPONSABILITÀ
Nel caso di documentazione archiviatapresso la ditta convenzionata, il legale
rappresentante della medesima èresponsabile della conservazione e
dellasicurezza.
Quali sono le regole per la sicurezza degli archivi e documenti cartacei ? RESPONSABILITÀ
I dati contenuti nella cartella clinica e nella documentazionesanitaria sono riservati e la loro diffusione senza
l’autorizzazione delle parte interessata configura reato:
• Per violazione dell’art. 622 Codice Penale - (Rivelazione di segreto professionale).
• Per violazione di segreto d’ufficio. Art. 236 Codice Penale• Per violazione del Codice in materia di protezione dei dati
personali (Codice privacy – lgs. n. 196/2003)
La cartella clinica e la documentazione sanitaria non appartiene a
chi la redige ma - all’Azienda Ospedaliera, che ne garantisce la custodia e la
riservatezza, - ed al malato che ne è destinatario.