TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP KOMISI YUDISIAL DENGAN … · tugas dan fungsi utama di Komisi...

SEKRETARIAT JENDERAL KOMISI YUDISIAL

REPUBLIK INDONESIA

PERATURAN SEKRETARIS JENDERAL

KOMISI YUDISIAL REPUBLIK INDONESIA

NOMOR 3 TAHUN 2020

TENTANG

JADWAL RETENSI ARSIP KOMISI YUDISIAL

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

SEKRETARIS JENDERAL KOMISI YUDISIAL REPUBLIK INDONESIA,

Menimbang : a. bahwa untuk mendayagunakan arsip secara efektif dan

efisien serta guna tercapainya tertib pelaksanaan

penyusutan arsip dalam rangka penyelamatan arsip

sebagai bahan bukti akuntabilitas kinerja instansi dan

aparatur serta pertanggungjawaban nasional, perlu

adanya Jadwal Retensi Arsip di lingkungan Komisi

Yudisial Republik Indonesia;

b. bahwa berdasarkan surat Kepala Arsip Nasional Republik

Indonesia Nomor PK.02.09/12/2016 tentang Persetujuan

Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif dan Substantif Komisi

Yudisial Republik Indonesia perlu menetapkan Jadwal

Retensi Arsip di lingkungan Komisi Yudisial Republik

Indonesia;

c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud

dalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Peraturan

Sekretaris Jenderal Komisi Yudisial Republik Indonesia

- 2 -

tentang Jadwal Retensi Arsip Komisi Yudisial Republik

Indonesia.

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 22 Tahun 2004 tentang Komisi

Yudisial sebagaimana telah diubah dengan Undang-

Undang Nomor 18 Tahun 2011 tentang Perubahan Atas

Undang-Undang Nomor 22 Tahun 2004 tentang Komisi

Yudisial (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun

2011 Nomor 106, Tambahan Lembaran Negara Republik

Indonesia Nomor 5250);

2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor

152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia

Nomor 5071);

3. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang

Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009

tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia

Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara

Republik Indonesia Nomor 5286);

4. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia

Nomor 12 Tahun 2009 tentang Jadwal Retensi Arsip

Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian;


Nomor 6 Tahun 2013 tentang Pedoman Retensi Arsip

Keuangan sebagaimana telah beberapa kali diubah,

terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik

Indonesia Nomor 14 Tahun 2017 tentang Perubahan

Ketiga Atas Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik

Indonesia Nomor 6 Tahun 2013 tentang Pedoman Retensi

Arsip Keuangan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun

2017 Nomor 1128);

- 3 -



Sektor Politik, Hukum dan Keamanan Urusan Hukum

(Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor

1383);


Nomor 48 Tahun 2015 Tentang Perubahan Atasperaturan

Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 14

Tahun 2015 tentang Tata Cara Penyusunan Pedoman

Retensi Arsip (Berita Negara Republik Indonesia Tahun

2015 Nomor 2094);



Urusan Kearsipan (Berita Negara Republik Indonesia

Tahun 2015 Nomor 551);



Urusan Pengadaan (Berita Negara Republik Indonesia

Tahun 2016 Nomor 319);



Urusan Kepegawaian (Berita Negara Republik Indonesia

Tahun 2017 Nomor 1819).

MEMUTUSKAN

Menetapkan : PERATURAN SEKRETARIS JENDERAL KOMISI YUDISIAL

TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP KOMISI YUDISIAL

Pasal 1

Dalam Peraturan Sekretaris Jenderal Komisi Yudisial ini yang

dimaksud dengan:

1. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang

wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.

- 4 -

2. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA

adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka

waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan

keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan

suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau

dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman

penyusutan dan penyelamatan arsip.

3. Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif adalah daftar yang berisi

jenis arsip fasilitatif beserta jangka waktu penyimpanannya

sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai

pedoman penyusutan arsip fasilitatif kepegawaian,

keuangan, perencanaan, hukum, organisasi dan

ketatalaksanaan, kearsipan, ketatausahaan dan

kerumahtanggan, hubungan masyarakat, teknologi

informasi, pengawasan, perlengkapan, penelitian,

pengkajian dan pengembangan, pendidikan dan pelatihan,

perpustakaan, penghubung Komisi Yudisial.

4. Jadwal Retensi Arsip Substantif adalah daftar yang berisi

jenis Arsip Substantif beserta jangka waktu

penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan

dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip substantif

fungsi rekrutmen hakim, advokasi hakim, kapasitas dan

kesejahteraan hakim, pengawasan perilaku hakim dan

investigasi.

5. Pencipta Arsip adalah Komisi Yudisial yang mempunyai

kemandirian dan otoritas, fungsi, tugas, dan tanggung

jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.

6. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam

berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan

teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan

diterima oleh pencipta arsip dalam pelaksanaan kehidupan

bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

- 5 -

7. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara

langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan

selama jangka waktu tertentu.

8. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta

arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis

retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah

diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung

oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga

kearsipan.

9. Arsip Aktif adalah arsip dinamis yang secara terus menerus

diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan

administrasi negera.

10. Arsip Inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi

pengunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah

menurun.

11. Arsip fasilitatif adalah arsip pendukung yang

mencerminkan tugas dan fungsi pendukung di Komisi

Yudisial.

12. Arsip substantif adalah arsip pokok yang mencerminkan

tugas dan fungsi utama di Komisi Yudisial.

13. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah

arsip dengan cara:

a. pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit

Kearsipan;

b. pemusnahkan arsip yang tidak memiliki nilai guna;

c. penyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan;

14. Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada

kegunaannya bagi kepentingan Komisi Yudisial.

15. Jenis Arsip adalah berkas arsip yang dicipta, diatur, dan

dikelola oleh suatu unit karena berhubungan secara fungsi

atau subyek dan merupakan hasil kegiatan yang sama;

16. Jangka Waktu Simpan (Retensi) adalah jangka waktu

penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis

arsip.

- 6 -

17. Jangka Waktu Simpan (Retensi) Aktif adalah masa simpan

minimal suatu jenis arsip di Unit Pengolah.

18. Jangka Waktu Simpan (Retensi) Inaktif adalah masa

simpan minimal suatu jenis arsip di Unit Kearsipan.

19. Keterangan Musnah adalah keterangan yang menyatakan

bahwa arsip tersebut dapat dimusnahkan setelah jangka

waktu penyimpanan telah selesai karena tidak memiliki

nilai guna lagi.

20. Keterangan Permanen adalah keterangan yang menyatakan

bahwa suatu jenis arsip yang memiliki nilai guna sekunder

atau nilai guna permanen, wajib diserahkan kepada Arsip

Nasional Republik Indonesia sebagai bukti

pertanggungjawaban sesuai dengan lingkup kewenangan

masing-masing.

21. Keterangan Dinilai Kembali adalah keterangan yang

menyatakan bahwa arsip belum dapat ditentukan nasib

akhirnya apakah musnah atau permanen, sehingga perlu

dilakukan penilaian dan pengkajian lagi.

Pasal 2

(1) JRA Komisi Yudisial digunakan sebagai pedoman dalam

penyusutan arsip di Komisi Yudisial.

(2) JRA Komisi Yudisial memuat jenis arsip, jangka waktu

simpan (retensi), dan keterangan.

(3) JRA Komisi Yudisial sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

terdiri atas:

a. JRA fasilitatif; dan

b. JRA substantif.

(4) Ketentuan mengenai JRA Fasilitatif sebagaimana dimaksud

pada ayat (3) huruf a tercantum dalam Lampiran I yang

merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan

Sekretaris Jenderal Komisi Yudisial ini.

- 7 -

(5) Ketentuan mengenai JRA Fasilitatif sebagaimana dimaksud

pada ayat (3) huruf b tercantum dalam Lampiran II yang

merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan

Sekretaris Jenderal Komisi Yudisial ini.

Pasal 3

(1) Jenis Arsip Fasilitatif Komisi Yudisial terdiri atas:

a. Kepegawaian;

b. Keuangan;

c. Perencanaan;

d. Hukum;

e. Organisasi dan Ketatalaksanaan;

f. Kearsipan;

g. Ketatausahaan dan Kerumahtanggaan;

h. Hubungan masyarakat;

i. Teknologi informasi;

j. Pengawasan;

k. Perlengkapan;

l. Penelitian;

m. Pengkajian dan pengembangan;

n. Pendidikan dan pelatihan;

o. Perpustakaan;

p. Penghubung Komisi Yudisial.

(2) Jenis Arsip Substantif Komisi Yudisial terdiri atas:

a. Rekrutmen Hakim;

b. Advokasi Hakim;

c. Kapasitas dan Kesejahteraan Hakim;

d. Pengawasan Perilaku Hakim;

e. Investigasi.

Pasal 4

(1) Jangka waktu simpan (retensi) sebagaimana dimaksud

dalam pasal 2 ayat (2) digunakan untuk menentukan

retensi aktif dan retensi inaktif.

- 8 -

(2) Dalam menentukan jangka waktu simpan (retensi) aktif

dan jangka waktu simpan (retensi) inaktif berdasarkan

kriteria sebagai berikut:

a. jangka waktu simpan (retensi) aktif ditetapkan dengan

pertimbangan untuk kepentingan pertanggungjawaban

di unit pengolah; dan

b. jangka waktu simpan (retensi) inaktif ditetapkan

dengan pertimbangan untuk kepentingan unit kerja

terkait dan kepentingan lembaga.

(3) Penentuan retensi arsip dihitung sejak kegiatan dinyatakan

selesai hak dan kewajiban atau berkas sudah dinyatakan

lengkap dan tidak bertambah lagi.

Pasal 5

Pelaksanaan retensi arsip sebagaimana dimaksud dalam

lampiran Peraturan Sekretaris Jenderal Komisi Yudisial ini

wajib memperhatikan ketentuan:

a. peraturan perundang-undangan yang mewajibkan arsip

disimpan dalam jangka waktu tertentu;

b. peraturan perundang-undangan yang mengatur daluarsa

penuntutan hukum; dan

c. kepentingan pertangungjawaban keuangan.

Pasal 6

(1) Keterangan sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 ayat (2)

memuat rekomendasi yang menetapkan arsip

dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan.

(2) Rekomendasi yang dituangkan dalam keterangan tentang

penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali,

dan dipermanenkan ditetapkan berdasarkan pertimbangan:

a. keterangan musnah ditentukan apabila pada masa

akhir retensi arsip tersebut tidak memiliki nilai guna;

- 9 -

b. keterangan dinilai kembali ditentukan pada arsip yang

berpotensi menimbulkan sengketa atau perselisihan;

dan

c. keterangan permanen ditentukan apabila memiliki nilai

guna kesejarahan.

Pasal 7

Peraturan Sekretaris Jenderal Komisi Yudisial ini mulai

berlaku pada tanggal ditetapkan.

Paraf

1. Kepala Biro Perencanaan dan Kepatuhan

Internal;

2. Kepala Biro Umum;

3. Plt. Kepala Biro Pengawasan Hakim;

4. Kepala Biro Rekrutmen, Advokasi dan

Peningkatan Kapasitas Hakim;

5. Kepala Biro Investigasi;

6. Kepala Pusat Data dan Layanan

Informasi.

Ditetapkan di J a k a r t a

Pada tanggal 24 Februari 2020

SEKRETARIS JENDERAL


ttd

TUBAGUS RISMUNANDAR RUHIJAT

- 10 -

Lampiran I Peraturan Sekretaris Jenderal Komisi Yudisial

Nomor : 3 Tahun 2020

Tanggal : 24 Februari 2020

Tentang : Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif dan Substantif Komisi

Yudisial Republik Indonesia

JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF


I. KEPEGAWAIAN

NO JENIS ARSIP JANGKA WAKTU SIMPAN (RETENSI)

KETERANGAN

AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

A ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

1.

Formasi Pegawai

a. Usulan dari Unit Kerja 2 Tahun setelah tahun anggaran

berakhir

2 Tahun Musnah

1) Analisis Jabatan

2) Beban Kerja

b. Usul Permintaan Formasi Kepada Menpan dan RB dan Kepala BKN 2 Tahun setelah tahun anggaran

berakhir 3 Tahun Musnah

c. Persetujuan Formasi dari Menpan dan RB 2 Tahun setelah tahun anggaran


d.

Penetapan Formasi ASN/PNS

2 Tahun setelah tahun anggaran berakhir

3 Tahun Musnah

- 11 -


KETERANGAN

AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

2. Pengadaan Pegawai

a. Proses Penerimaan Pegawai, meliputi :

2 Tahun setelah semua diangkat PNS

2 Tahun Musnah

- Pengumuman

- Seleksi administrasi

- Pemanggilan peserta tes

- Pelaksanaan ujian tertulis

- Keputusan hasil ujian tertulis

- Pelaksanaan ujian kesehatan

- Pelaksanaan tes kemampuan bidang

- Wawancara

- Keputusan kelulusan

Masuk berkas perseorangan

b. Penetapan Pengumuman Kelulusan 2 tahun setelah semua diangkat

PNS 2 Tahun Musnah

c. Berkas Lamaran yang Tidak Diterima 1 Tahun setelah tahun anggaran


d. Nota Usul dan Kelengkapan Penetapan NIP - - Masuk berkas perseorangan

1) Surat lamaran

2) Ijazah

3) SKCK

- 12 -


KETERANGAN

AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

4) Kartu kuning

5) Surat keterangan kesehatan

e. Nota Usul Pengangkatan CPNS Menjadi ASN/PNS Lebih 2 Tahun 1 Tahun setelah SK ditetapkan 2 Tahun Masuk berkas perseorangan

f. Surat Keputusan CPNS/PNS Kolektif 2 Tahun setelah petikan SK

ditetapkan 3 Tahun

SK Permanen, petikan masuk berkas perseorangan

g. Berkas calon Non ASN/PNS 1 Tahun setelah SK ditetapkan 3 Tahun Masuk berkas perseorangan

3. Pembinaan Karier Pegawai

a. Diklat/ Kursus/ Magang/ Ujian Dinas/ Izin Belajar Pegawai 1 Tahun setelah SK ditetapkan 2 Tahun Musnah

- Surat Perintah/ Surat Tugas/ SK/ Surat Izin

- Laporan Kegiatan Pengembangan Diri

b. Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Latihan (STTPL)/ Sertifikat 1 Tahun 1 Tahun Masuk berkas perseorangan

c. Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) bagi ASN/PNS 1 Tahun setelah SK ditetapkan 3 Tahun Musnah

d. Pakta Integritas Pegawai 1 Tahun setelah diperbaharui 3 Tahun Musnah

e. Laporan Hasil Kekayaan Penyelenggaraan Negara (LHKPN) 1 Tahun 2 Tahun Masuk berkas perseorangan

f. Daftar Usul Penetapan Angka Kredit (DUPAK) 1 Tahun anggaran berjalan 2 Tahun Musnah kecuali SK PAK

masuk berkas perseorangan

- 13 -


KETERANGAN

AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

g. Disiplin Pegawai 1 Tahun anggaran berjalan 2 Tahun Musnah

- Daftar hadir

- Rekapitulasi daftar hadir

h. Berkas Hukuman Disiplin 1 Tahun anggaran berjalan 2 Tahun Musnah, kecuali BAP & SK

masuk berkas perseorangan

i. Penghargaan dan Tanda Jasa 2 Tahun setelah SK ditetapkan

2 Tahun Musnah kecuali SK masuk

berkas perseorangan

4. Penyelesaian Pengelolaan Keberatan Pegawai 1 Tahun setelah memperoleh

keputusan tetap 5 Tahun

Dinilai kembali, kecuali SK penetapan masuk berkas

perseorangan

5. Mutasi Pegawai

a. Alih Status, Pindah Instansi, Pindah Wilayah Kerja, Diperbantukan, Dipekerjakan, Mutasi antar Unit Kerja

1 Tahun setelah SK ditetapkan 2 Tahun Musnah, kecuali Nota Persetujuan/ Pertimbangan

Kepala BKN , dan SK masuk berkas perseorangan

b. Nota Persetujuan/ Pertimbangan Kepala BKN dan Ketua Komisi Yudisial RI

1 Tahun 1 Tahun Masuk berkas perseorangan

c. Berita Acara Pelantikan dan Serah Terima Jabatan 1 Tahun 1 Tahun Masuk berkas perseorangan

d. Mutasi Keluarga 1 Tahun 1 Tahun Masuk berkas perseorangan

- 14 -


KETERANGAN

AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

- Surat izin pernikahan/ perceraian

- Surat penolakan izin pernikahan/ perceraian

- Akta nikah/cerai

- Akta kelahiran anak

- Surat keterangan meninggal dunia

e. Usul Kenaikan Pangkat/ Golongan/ Jabatan Struktural dan Fungsional

1 Tahun setelah SK ditetapkan 2 Tahun Musnah, kecuali SK masuk berkas perseorangan

f. Usul Pengangkatan, Pembebasan Sementara dan Pemberhentian Dalam Jabatan Struktural/ Fungsional


g. Usul Penetapan Perubahan Data Dasar/ Status/ Kedudukan Hukum Pegawai

1 Tahun setelah SK ditetapkan 2 Tahun Musnah, kecuali Surat Persetujuan dan SK masuk

berkas perseorangan

h. Peninjauan Masa Kerja 2 Tahun setelah SK ditetapkan 2 Tahun Musnah, kecuali Nota Persetujuan/ Pertimbangan Kepala BKN & SK masuk

berkas perseorangan

i. Berkas Baperjakat 1 Tahun setelah SK ditetapkan 5 Tahun Musnah, kecuali Pejabat Eselon I dan II

6. Administrasi Pegawai

a. Surat Perintah Dinas/ Surat Tugas 2 Tahun setelah pelaksanaan 2 Tahun Musnah, kecuali SK masuk berkas perseorangan

- 15 -


KETERANGAN

AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

b. Cuti Besar 1 Tahun setelah SK ditetapkan 1 Tahun Masuk berkas perseorangan

c. Cuti Sakit, Cuti Bersalin, Cuti Tahunan 1 Tahun setelah pelaksanaan 2 Tahun Musnah

d. Cuti Alasan Penting 1 Tahun setelah pelaksanaan 2 Tahun Musnah

e. Cuti Diluar Tanggungan Negara (CLTN) 3 Tahun setelah pelaksanaan 1 Tahun Masuk berkas perseorangan

f. Dokumentasi Identitas Pegawai 1 Tahun setelah identitas

ditetapkan 2 Tahun Musnah

- Usul penetapan Kartu Pegawai/ KPE/ Karis/ Karsu

- Keanggotaan Organisasi Profesi / Kedinasan

- Laporan Pajak Penghasilan Pribadi (LP2P)/ SPT Tahunan/

NPWP

- Keterangan Penerimaan Pembayaran Penghasilan Pegawai

(KP4)

g. Berkas Kepegawaian dan Daftar Urut Kepangkatan (DUK) 2 Tahun 1 Tahun Musnah

h Berkas Pengurusan Kenaikan Gaji Berkala 2 Tahun 1 Tahun Musnah

7. Kesejahteraan Pegawai

a Berkas tentang Layanan Pemeliharaan Kesehatan Pegawai 2 Tahun 1 Tahun Musnah

b Berkas tentang Layanan Asuransi Pegawai 2 Tahun

1 Tahun Musnah

c Berkas tentang Layanan Tabungan Perumahan 2 Tahun

1 Tahun Musnah

8. Pemberhentian Pegawai Tanpa Hak Pensiun 1 Tahun setelah SK ditetapkan 2 Tahun Musnah, kecuali SK masuk

berkas perseorangan

- 16 -


KETERANGAN

AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

9. Perselisihan/ Sengketa Kepegawaian 1 Tahun setelah memperoleh keputusan bersifat tetap

2 Tahun setelah hak dan kewajiban habis

Dinilai kembali

10. Usul Pemberhentian Pegawai dan Penetapan Pensiun Pegawai/ Janda/ Duda dan PNS Yang Tewas


11.

Berkas Perseorangan Pegawai

1 Tahun setelah berhenti/ pensiun

2 Tahun setelah hak dan

kewajiban habis

Musnah, kecuali pejabat eselon I dan pejabat lain yang secara individual

ditentukan oleh Ketua Komisi Yudisial RI yang berjasa/ terlibat peristiwa berskala

nasional, Permanen

a. Lamaran Yang Diterima

b. Nota Penetapan NIP dan Kelengkapannya

c. Nota Persetujuan/ Pertimbangan Kepala BKN

d. SK Pengangkatan CPNS

e. Hasil Pengujian Kesehatan

f. SK Pengangkatan PNS

g. SK Peninjauan Masa Kerja

h. SK Kenaikan Pangkat

i. Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas/ Menduduki Jabatan/ Surat Pernyataan Pelantikan

j. SK Pengangkatan Dalam atau Pemberhentian dari Jabatan Struktural/ Fungsional

k. Berita Acara Pelantikan dan Serah Terima Jabatan

l. SK Perpindahan Wilayah Kerja

m. SK Perpindahan Antar Instansi

n. SK Cuti di Luar Tanggungan Negara (CLTN)

o. Berita Acara Pemeriksaan

p. SK Hukuman Jabatan/ Hukuman Disiplin PNS

q. SK Perbantuan/ Dipekerjakan/ Penugasan di Luar Instansi Induk

- 17 -


KETERANGAN

AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

r. SK Penarikan Kembali dari Perbantuan/ Dipekerjakan/ Penugasan

s. SK Pemberian Uang Tunggu

t. SK Pemberhentian Sebagai PNS

u. SK Pemberhentian/ Pembebasan Sementara

v. SK Pengangkatan/ Pemberhentian sebagai Pejabat Negara

w. SK Pembebasan dari Jabatan Organik karena Diangkat sebagai Pejabat Negara

x. SK Pengalihan PNS

y. Surat Keterangan Pernyataan Hilang

z. Surat Keterangan Kembalinya PNS yang Dinyatakan Hilang

aa. SK Penggantian Nama

ab. Surat Perbaikan Tanggal Tahun Kelahiran

ac. Akta Nikah/ Cerai

ad. Akta Kelahiran

ae. Isian Formulir PUPNS

af. Berita Acara Pengambilan Sumpah/ Janji PNS dan Jabatan

ag. Surat Permohonan Menjadi Anggota Parpol

ah. Surat Keterangan Meninggal Dunia/ Hilang

ai. Surat Keterangan Mutasi Keluarga

aj. Surat Keterangan Peningkatan Pendidikan

ak. Penetapan Angka Kredit (PAK) Jabatan Fungsional

al. Surat Keterangan Hasil Penelitian Khusus

am. Surat Pemberitahuan Kenaikan Gaji Berkala

an. Surat Tugas/ Izin Belajar Dalam/Luar Negeri

ao. Surat Ijin Bepergian ke Luar Negeri

ap. Surat persetujuan dan SK perubahan data dasar/ status/kedudukan hukum pegawai

aq. Kartu Pendaftaran Ulang (Kardaf) PNS

- 18 -


KETERANGAN

AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

ar. Ijasah/ Sertifikat

as. SK Penempatan/ Penarikan Pegawai

at. SK Pengangkatan pada Jabatan Kedinasan di luar Instansi induk

au. Surat Pertimbangan Status PNS

av. SK Pengaktifan Kembali sebagai PNS

aw. Surat Pernyataan Pengunduran Diri dari Jabatan Organik karena Dicalonkan sebagai Kepala/ Wakil Kepala Daerah

ax. SK penghargaan dan tanda jasa

az. SK Pensiun

12.

Berkas Perseorangan Pejabat Negara, Ketua dan Wakil Ketua Komisi Yudisial RI

1 Tahun setelah berhenti/ pensiun

2 Tahun setelah hak dan kewajiban habis

Permanen

13. Berkas Perseorangan Pejabat Negara Staf Khusus/Tenaga Ahli - - Masuk berkas perseorangan,

Permanen

14. Pemilihan Ketua dan Wakil Ketua Komisi Yudisial RI, meliputi: 1 Tahun setelah dilantik 1 Tahun Permanen

- Undangan rapat pleno pemilihan Ketua dan Wakil Ketua

- Daftar hadir

- Skenario Rapat Pleno

- Berita Acara

- Notulensi

15 Pembidangan Tugas Anggota Komisi Yudisial RI yang terdiri dari: 1 Tahun setelah pelaksanaan 1 Tahun Musnah, kecuali Notulen dan Berita Acara Permanen

- Rapat Pleno Pemilihan Ketua dan Wakil Ketua KY

- Daftar Hadir

- Berita Acara

- Notulen

- 19 -

II. KEUANGAN

NO JENIS ARSIP JANGKA WAKTU SIMPAN

KETERANGAN

AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

A RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN DAN BELANJA NEGARA

(RAPBN) DAN RUU APBN-P

1. Penyusunan RAPBN

a. Kebijakan Umum, Renstra, Strategi dan Prioritas 2 Tahun setelah dinyatakan tidak

berlaku

3 Tahun Permanen

- Dokumen Rencana Strategis atas Rencana Kerja Jangka

Panjang atau Rencana Kerja Lima Tahunan

- Dokumen Rencana Kerja Tahunan Kementerian

b. Dokumen Rencana Anggaran Kerja Instansi Pemerintah (RAKIP) dan

Dokumen Rencana Kerja Anggaran Kementerian/Lembaga (RKA-K/L)

2 Tahun setelah tahun anggaran

berakhir

5 Tahun Musnah

c. Dokumen Rancangan Anggaran Satuan Kerja Instansi Pemerintah

(RASKIP)/ Standar Biaya Khusus (SBK)


berakhir

5 Tahun Musnah

2. Penyampaian RAPBN kepada DPR-RI

a. Pengantar Nota Keuangan Pemerintah dan Rancangan Undang-

Undang APBN:


berakhir

3 Tahun Musnah

- Pidato Presiden Pengantar Nota Keuangan

- Nota Keuangan

- RUU APBN

b. Risalah rapat pembahasan anggaran Komisi Yudisial RI dengan

Kementerian Keuangan, Bappenas, Komisi DPR RI,


berakhir

3 Tahun Permanen

c.

Notulen Pembahasan RUU APBN oleh Pemerintah dan DPR RI


berakhir

3 Tahun

Musnah

- 20 -


KETERANGAN

AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

d. Notulen Rapat Paripurna Persetujuan RUU APBN 2 Tahun setelah tahun anggaran

berakhir

3 Tahun Musnah

- Tanggapan masing-masing fraksi

- Jawaban pemerintah atas tanggapan traksi-traksi

e. Nota Jawaban DPR-RI terkait dengan Pembahasan RUU APBN

dengan Komisi III DPR RI


berakhir

3 Tahun Musnah

3. Undang-Undang Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN)

dan Rencana Kerja Pemerintah (RKP)


berakhir

3 Tahun Musnah

4. Keputusan Presiden tentang Rincian APBN 2 Tahun setelah tahun anggaran

berakhir

3 Tahun Musnah

5. Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA), Petunjuk Operasional

Kegiatan (POK) dan Revisinya


berakhir

3 Tahun Musnah

6. Usulan Pemerintah Mengenai Rancangan Undang-Undang Anggaran

Pendapatan dan Belanja Perubahan (RUU APBN-P)


berakhir

3 Tahun Musnah

7. Notulen Pembahasan RUU APBN-P oleh Pemerintah dan DPR 2 Tahun setelah tahun anggaran

berakhir

3 Tahun Musnah

8. Notulen Rapat Paripurna Persetujuan RUU APBN-P: 2 Tahun setelah tahun anggaran

berakhir

3 Tahun Musnah

- Tanggapan masing-masing fraksi

- Jawaban pemerintah atas tanggapan fraksi-fraksi

9. Undang-Undang Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara

Perubahan (UU APBN-P)


berakhir

3 Tahun Musnah

- 21 -

10. Keputusan Presiden tentang Rincian APBN-P


berakhir

3 Tahun Musnah


KETERANGAN

AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

B PELAKSANAAN ANGGARAN

1.

Ketentuan/ Peraturan Menteri Keuangan Menyangkut Pelaksanaan,

Penatausahaan dan Pertanggungjawaban Anggaran

1 Tahun setelah diperbaharui

4 Tahun

Musnah

2.

Dokumen Realisasi Pendapatan

a. Surat Setoran Pajak (SSP) 2 Tahun setelah UU tentang

pertanggungjawaban APBN disahkan

dan tindak lanjut hasil pemeriksaan

selesai

5 Tahun Dinilai Kembali

b. Surat Setoran Bukan Pajak (SSBP) atau Buku Penerimaan, Bukti Setor Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP)

2 Tahun setelah UU tentang



selesai


c.

Bukti Setor Sisa Anggaran Lebih atau Bukti Setor Pengembalian Belanja




selesai


d. Bukti Setor Bunga dan atau Jasa Giro Bank 2 Tahun setelah UU tentang pertanggungjawaban APBN disahkan dan tindak lanjut hasil pemeriksaan

selesai


- 22 -

e. Laporan Realisasi Pendapatan Negara dari Masing-Masing Satuan

Kerja




selesai

5 Tahun Musnah


KETERANGAN

AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

3. Belanja

a. Dokumen Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa termasuk Dokumen-

Dokumen Pembayarannya:

1) Barang pakai habis 2 Tahun setelah UU tentang



selesai

3 Tahun Musnah

2) Barang inventaris:

a) Barang Bergerak/ Barang Inventaris 2 Tahun setelah UU tentang



selesai


b) Tanah dan Bangunan 2 Tahun setelah proses selesai

1 Tahun Permanen

3) Jasa 2 Tahun setelah UU tentang pertanggungjawaban APBN disahkan


4) Software Komputer 2 Tahun setelah software diterima 1 Tahun Permanen

Catatan: yang termasuk dokumen pengadaan barang dan jasa antara lain:

- Pengumuman lelang

- Dokumen prakualifikasi

- Dokumen peninjauan lapangan

- Berita acara penjelasan pekerjaan

- Berita acara pelelangan

- 23 -

- Usulan calon pemenang

- Penetapan pemenang

- Surat Perintah Kerja (SPK)

- Kontrak/ adenddum kontrak


KETERANGAN

AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

b.

Dokumen Pembayaran Keuangan:

2 Tahun setelah UU tentang pertanggungjawaban APBN disahkan dan tindak lanjut hasil pemeriksaan

selesai

5 Tahun

Dinilai Kembali - Pengajuan Kebutuhan Penarikan Kas

- Bukti-Bukti Tagihan dari Pihak Ketiga

- Surat Permintaan Pembayaran (SPP)

- Surat Perintah Membayar (SPM)

- Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D)

c. Dokumen Tata Usaha Anggaran yaitu: 2 Tahun setelah UU tentang



selesai

5 Tahun Dinilai kembali

- Buku Kas Umum (BKU)

- Buku Kas Pembantu (BKP)

- Buku/ kartu pengawasan kredit anggaran

- Rekening koran bank

- Laporan Pertanggungjawaban ( LPJ)

- Daftar Rekapitulasi Keuangan (DRK)

- Daftar rekapitulasi pihak ketiga

- Daftar rekapitulasi PNBP

- Izin penggunaan kas besi

d. Daftar Gaji/ Tunjangan/ Lembur/ Honorarium 2 Tahun setelah UU tentang


3 Tahun Musnah

e. Kartu Gaji 2 Tahun setelah pegawai pensiun 3 Tahun Musnah

f. Bukti Setor Iuran/ Kontribusi Pemerintah RI kepada Badan/

Organisasi Internasional



5 Tahun Permanen

g. Dokumen Akuntansi Keuangan: 2 Tahun setelah UU tentang 5 Tahun Musnah

- 24 -

- Berita acara pemeriksaan kas pertanggungjawaban APBN disahkan


selesai - Kas/ register penutupan kas

- Arsip Data Komputer (ADK)

- Berita acara rekonsiliasi antara satuan kerja dan KPPN


KETERANGAN

AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

h. Verifikasi Anggaran 2 Tahun setelah UU tentang



selesai


- Nota Hasil Verifikasi (NHV)

- Jawaban Nota Hasil Verifikasi (JNHV)

i.

Laporan Keuangan Tahunan terdiri dari :




selesai

5 Tahun

Permanen

- Laporan Realisasi Anggaran (LRA)

- Neraca

- Laporan Arus Kas (LAK)

- Catatan atas Laporan Keuangan (CaLK)

- Laporan Barang Milik Negara (BMN)

- Laporan realisasi pendapatan negara

C BANTUAN/PINJAMAN LUAR NEGERI

1. Daftar Proyek-Proyek yang akan dibiayai dari Pinjaman Luar Negeri

(Blue Book)

2 Tahun setalah perjanjian pinjaman

berakhir

3 Tahun Permanen

2. Dokumen Kesanggupan Negara Donor untuk Membiayai (Green Book) 2 Tahun setalah perjanjian pinjaman

berakhir

3 Tahun Permanen

3. Dokumen Memorandum of Understanding (MoU), dan Dokumen

Sejenisnya

2 Tahun setelah perjanjian pinjaman

berakhir

5 Tahun Permanen

4. Dokumen Loan Agreement Pinjaman/ Hibah Luar Negeri (PHLN), Legal

Opinion, Perjanjian Penerusan Pinjaman dan Surat Menyurat dengan

Lender


berakhir

5 Tahun Permanen

- 25 -

5. Alokasi dan Relokasi Penggunaan Dana Pinjaman/ Hibah Luar Negeri 2 Tahun setelah perjanjian pinjaman

berakhir

5 Tahun Permanen


KETERANGAN

AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

6. Aplikasi Penarikan Dana Pinjaman/Hibah Luar Negeri (PHLN) berikut

lampirannya:


berakhir 5 Tahun Permanen

- Reimbursement

- Direct Payment/ Transfer Procedure

- Special Commitment/ L/ C Opening

- Special Account/ Imprest Fund

- Dokumen pengesahan atas penerimaan hibah luar negeri

- Notice Of Disbursement

7. Otorisasi Penarikan Dana (Payment Advice) 2 Tahun setelah perjanjian pinjaman


8. Realisasi Pencairan Dana Pinjaman/Hibah Luar negeri, yaitu: Surat

Perintah Pencairan Dana (SP2D), SPM beserta lampirannya, antara

lain: SPP, Kontrak, BA, dan Data Pendukung lainnya.



9. Replenisment (Permintaan Penarikan Dana dari Negara Donor)

meliputi antara lain: No Objection Letter (NOL), Project

Implementation, Notification of Contract, Withdrawal Authorization

(WA), Statement of Expenditure (SE)



10. Staff Appraisal Report 2 Tahun setelah perjanjian pinjaman


11. Report/Laporan yang terdiri dari: 2 Tahun setelah perjanjian pinjaman


- Progress Report

- Monthly Report

- Quarterly Report

- 26 -

- Final Report/Completion Report


KETERANGAN

AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

12. Laporan Hutang Negara : 2 Tahun setelah UU



selesai

5 Tahun Permanen

- Laporan pembayaran hutang negara

- Laporan posisi hutang negara

13. Ketentuan/ Peraturan yang Menyangkut Pinjaman/ Hibah Luar Negeri 2 Tahun setelah peraturan tidak

berlaku

1 Tahun Musnah

D PENGELOLA APBN/ DANA PINJAMAN/ HIBAH LUAR NEGERI (PHLN)

2 Tahun setelah UU



selesai

1. Keputusan Pengguna Anggaran tentang Penetapan: 5 Tahun Dinilai kembali

- Kuasa Pengguna Anggaran

- Kuasa Pengguna Barang/Jasa

- Pejabat Pembuat Komitmen

- Pejabat Pembuat Daftar Gaji

- Pejabat Penandatanganan SPM

- Bendahara Penerimaan/Pengeluaran

- Pengelola Barang

termasuk berita acara serah terima jabatan

E SISTEM AKUNTANSI INSTANSI (SAI)

1. Manual Implementasi Sistem Akuntansi Instansi (SAI) 2 Tahun setelah tidak ada perubahan 2 Tahun Musnah

- 27 -

2. Kebijakan Akuntansi 2 Tahun setelah tidak ada perubahan 2 Tahun Musnah


KETERANGAN

AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

3. Arsip Data Komputer dan Berita Acara Rekonsiliasi 2 Tahun setelah UU


5 Tahun Musnah

4. Laporan Realisasi Semesteran APBN 2 Tahun setelah UU


2 Tahun Musnah

F PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN NEGARA

1. Laporan Hasil Pemeriksaan Badan Pemeriksa Keuangan Republik

Indonesia atas Laporan Keuangan

2 Tahun setelah tindak lanjut selesai 5 Tahun Permanen

2. Hasil Pengawasan dan Pemeriksaan internal 2 Tahun setelah tindak lanjut hasil

pemeriksaan selesai

5 Tahun Musnah

3. Pelaksanaan Pengawasan

a. - Laporan Hasil Audit (LHA), Laporan Hasil Evaluasi (LHE),

Laporan Akuntan (LA), Laporan Auditor Independen (LAI) yang

memerlukan tindak lanjut (TL)

2 Tahun setelah tindak lanjut hasil

pemeriksaan selesai


-

Laporan Hasil Audit Investigasi (LHAI) yang mengandung unsur

Tindak Pidana Korupsi (TPK) dan memerlukan tindak lanjut


pemeriksaan selesai

3 Tahun

Permanen

b. - Laporan Hasil Audit (LHA), Laporan Hasil Evaluasi (LHE), Laporan

Akuntan (LA), Laporan Auditor Independen (LAI) yang tidak

memerlukan tindak lanjut (TL)


pemeriksaan selesai

3 Tahun Musnah

- 28 -

- Laporan Hasil Audit Investigasi (LHAI) yang mengandung unsur

Tindak Pidana Korupsi (TPK) dan tidak memerlukan tindak lanjut


pemeriksaan selesai



KETERANGAN

AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

c. Laporan Pemutakhiran Data Tindak Lanjut Temuan 1 Tahun 3 Tahun Permanen

d. Laporan Kegiatan Pendampingan Penyusunan Laporan Keuangan

dan Review

2 Tahun 3 Tahun Musnah

4. Pelaksanaan Pemeriksaan

a. Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP), Laporan Hasil Pemeriksaan

Operasional (LHPO) yang memerlukan tindak lanjut


pemeriksaan selesai

3 Tahun Musnah

b. Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) Laporan Hasil Pemeriksaan

Operasional (LHPO) yang tidak memerlukan tindak lanjut


pemeriksaan selesai

3 Tahun Musnah

5. Dokumen Penyelesaian Kerugian Negara : 2 Tahun setelah tagihan tuntutan

perbendaharaan/tuntutan ganti rugi

dilunasi


kewajiban habis

Dinilai Kembali

a. Tuntutan Perbendaharaan

b. Tuntutan Ganti Rugi

- 29 -

III. PERENCANAAN


KETERANGAN AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

1. Pokok-Pokok Kebijakan dan Strategi Pembangunan

a. Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional (RPJMN) 2 Tahun setelah tidak berlaku 4 Tahun Permanen

b. Rencana Pembangunan Jangka Panjang/ Master Plan (RPJP) 2 Tahun setelah tidak berlaku 4 Tahun Permanen

c. Rencana Strategis 2 Tahun setelah tidak berlaku 4 Tahun Permanen

2. Program Kerja Tahunan

a. Usulan Unit kerja beserta data pendukung 2 Tahun Musnah, kecuali draf akhir

b. Usulan Komisi Yudisial RI 2 Tahun 3 Tahun Musnah, kecuali draf akhir

c. Program Kerja Tahunan Unit Kerja 2 Tahun 3 Tahun Musnah, setelah masuk laporan Tahunan

d. Program Kerja Tahunan Komisi Yudisial RI 2 Tahun 3 Tahun Permanen

3. Penetapan/ Kontrak Kinerja

a. Ketua Komisi Yudisial RI 3 Tahun 4 Tahun Permanen

b. Pimpinan unit kerja 3 Tahun 4 Tahun Musnah, kecuali Eselon I Permanen

4. Laporan

a. Laporan Insidental 2 Tahun 4 Tahun Dinilai kembali

b. Laporan Berkala

1) Laporan Bulanan Unit Kerja 1 Tahun 1 Tahun

Musnah, setelah menjadi laporan triwulanan

2) Laporan Triwulanan Unit Kerja 1 Tahun 1 Tahun

Musnah, setelah menjadi laporan semesteran

3) Laporan Semesteran Unit Kerja 1 Tahun 2 Tahun

Musnah, setelah menjadi laporan Tahunan

- 30 -



1 2 3 4 5

4) Laporan Tahunan Unit Kerja 2 Tahun 3 Tahun Musnah, setelah menjadi

laporan Tahunan 5) Laporan Tahunan Komisi Yudisial RI 2 Tahun 4 Tahun Permanen

c. Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP)

1) LAKIP Unit Kerja 2 Tahun 2 Tahun Musnah

2) LAKIP Komisi Yudisial RI 2 Tahun 2 Tahun Permanen

5. Evaluasi Program

a. Evaluasi program unit kerja 2 Tahun 4 Tahun Musnah, setelah masuk

laporan program

b. Evaluasi program Komisi Yudisial RI 2 Tahun 4 Tahun Permanen

IV.

HUKUM



1 2 3 4 5

1. Program Legislasi:

a Bahan/materi program legislasi nasional dari Komisi Yudisial RI 1 Tahun 2 Tahun Dinilai kembali

b Program legislasi Komisi Yudisial RI 2 Tahun 3 Tahun Permanen

2. Rancangan peraturan perundang-undangan 2 Tahun setelah diundangkan 4 Tahun Permanen

- Rancangan Undang-undang dan atau Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-undang, rancangan awal sampai dengan rancangan akhir dan telaah hukum sampai diundangkan

- Rancangan Peraturan Pemerintah, rancangan awal sampai dengan rancangan akhir dan telaah hukum sampai diundangkan

- 31 -

- Rancangan Peraturan/Keputusan/Instruksi Presiden, rancangan awal sampai dengan rancangan akhir dan telaah hukum sampai diundangkan



1 2 3 4 5

3. Peraturan Ketua Komisi Yudisial RI (mulai dari rancangan awal sampai rancangan akhir dan telaah hukum)

Selama berlaku 5 Tahun Permanen

4. Keputusan/ ketetapan pimpinan Komisi Yudisial RI (mulai dari rancangan awal sampai rancangan akhir dan telaah hukum)

Selama berlaku 5 Tahun Dinilai Kembali, kecuali yang

bersifat pengaturan Permanen

a. Keputusan Ketua Komisi Yudisial RI

b . Keputusan pejabat eselon I/ II

5. Instruksi/ Surat Edaran Selama berlaku 5 Tahun

Dinilai Kembali, kecuali yang bersifat pengaturan

Permanen

(mulai dari rancangan awal sampai dengan rancangan akhir dan telaah hukum)

a. Instruksi/ Surat Edaran Ketua Komisi Yudisial RI

b. Instruksi/Surat Edaran pejabat eselon I/ II

6. Surat perintah:

a. Surat perintah Ketua Komisi Yudisial RI Selama berlaku 1 Tahun Musnah

b. Surat perintah pejabat setingkat eselon I, II, III, dan IV Selama berlaku 1 Tahun Musnah

7.

Standar/ pedoman/ prosedur kerja/ petunjuk pelaksanaan/ petunjuk teknis yang bersifat nasional/ regional/ instansional termasuk rancangan awal sampai dengan rancangan akhir

Selama berlaku

3 Tahun

Asli Permanen, hasil cetak Musnah

8. Pedoman penyelenggaraan persidangan dan rapat Komisi Yudisial RI Selama berlaku 3 Tahun Asli Permanen, hasil cetak

Musnah

9.

Nota Kesepahaman/ Memorandum of Understanding (MoU)/ Kontrak/ Perjanjian Kerja sama Dalam Negeri dan Luar Negeri

Selama berlaku

5 Tahun

Permanen

10. Dokumentasi hukum

Sampai dengan tidak berlaku

1 Tahun

Simpan di perpustakaan

a. Eksternal

- 32 -

Undang-undang, Peraturan Pemerintah, Keputusan Presiden, dan Peraturan- peraturan yang dijadikan referensi



1 2 3 4 5

b. Internal 1 Tahun setelah tidak berlaku 1 Tahun Administrasi kegiatan

musnah, hasil cetak dokumentasi hukum simpan

di perpustakaan

Produk Peraturan Perundangan Komisi Yudisial RI yang dijadikan referensi

11. Sosialisasi/ penyuluhan/ pembinaan hukum 2 Tahun 3 Tahun Musnah

- Berkas yang berhubungan dengan kegiatan sosialisasi atau

penyuluhan hukum

- Laporan hasil Pelaksanaan Sosialisasi Penyuluhan Hukum

12. Bantuan/ konsultasi hukum/advokasi

1 Tahun setelah diperoleh keputusan berkekuatan hukum tetap


Berkas tentang pemberian bantuan/konsultasi hukum (Pidana, Perdata,

Tata Usaha Negara dan Agama)

13. Kasus/ sengketa hukum

a. Pidana 1 Tahun sampai keputusan berkekuatan hukum tetap dan dipenuhi hak dan kewajiban


Berkas tentang kasus/ sengketa pidana, baik kejahatan maupun pelanggaran:

- proses verbal mulai dari penyelidikan, penyelidikan sampai dengan vonis

- berkas pembelaan dan bantuan hukum - telaah hukum opini hukum

b. Perdata

1 Tahun sampai keputusan

berkekuatan hukum tetap dan dipenuhi hak dan kewajiban

3 Tahun

Dinilai kembali

Berkas tentang kasus/ sengketa perdata:

- proses verbal mulai dari penyelidikan, penyeleidikan sampai dengan vonis

- berkas pembelaan dan bantuan hukum

- telaah hukum dan opini hukum

c. Tata Usaha Negara 1 Tahun sampai keputusan 3 Tahun Dinilai kembali

- 33 -

Berkas tentang kasus/ sengketa Tata Usaha Negara: berkekuatan hukum tetap dan dipenuhi hak dan kewajiban - proses verbal mulai dari penyelidikan, penyeleidikan sampai

dengan vonis



1 2 3 4 5



d.

Arbitrase

1 Tahun sampai keputusan

berkekuatan hukum tetap dan dipenuhi hak dan kewajiban

3 Tahun

Dinilai kembali

Berkas tentang kasus/ sengketa Arbitrase:

- proses verbal mulai dari penyelidikan, penyelidikan sampai dengan vonis



V.

ORGANISASI DAN KETATALAKSANAAN

`



1 2 3 4 5

1. Struktur organisasi di lingkungan Komisi Yudisial RI Selama berlaku 5 Tahun Permanen

- Pembentukan

- Pengubahan

- Pembubaran

2. Uraian jabatan dan tata kerja Selama berlaku 5 Tahun Permanen

3. Evaluasi Kelembagaan 1 Tahun 5 Tahun Permanen

4. Standar kompetensi jabatan struktural dan fungsional 1 Tahun setelah tidak berlaku 5 Tahun

Permanen

- 34 -

VI. KEARSIPAN



1 2 3 4 5

1. Administrasi persuratan

a. Buku agenda 1 Tahun 2 Tahun Musnah

b. Lembar pengantar/ buku ekspedisi 1 Tahun - Musnah

c. Formulir/ catatan permintaan dan layanan penggandaan dokumen/ arsip


2. Penyimpanan dan pemeliharaan arsip

a. Daftar arsip 1 Tahun setelah tidak dipergunakan - Musnah

b. Pemeliharaan arsip dan ruang penyimpanan (seperti kegiatan fumigasi) 1 Tahun 2 Tahun Musnah

c. Daftar pencarian arsip Selama dipergunakan - Musnah

3. Layanan arsip (peminjaman, penggunaan arsip) 1 Tahun 2 Tahun Musnah

4. Persetujuan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Sampai ditetapkan 3 Tahun Permanen

5. Penyusutan arsip

a. Pemindahan arsip inaktif Selama berlaku 2 Tahun Musnah

- Berita acara pemindahan

- Daftar arsip yang dipindahkan

b. Pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna 2 Tahun 3 Tahun Permanen

- Berita acara pemusnahan

- Daftar arsip yang dimusnahkan

-

Rekomendasi/ pertimbangan/ pemusnahan arsip dari Arsip

Nasional RI

- Surat Keputusan pemusnahan

- 35 -

c. Penyerahan arsip statis 2 Tahun 3 Tahun Permanen

- Berita acara serah terima arsip

-

Daftar arsip yang diserahkan



1 2 3 4 5

6. Pembinaan kearsipan: 1 Tahun 2 Tahun Musnah

- Apresiasi/ sosialisasi/ penyuluhan kearsipan/ lokakarya/ workshop

- Bimbingan teknis

- Supervisi dan monitoring

VII.

KETATAUSAHAAN DAN KERUMAHTANGGAN



1 2 3 4 5

1.

Telekomunikasi:

Administrasi pengggunaan/ langganan peralatan telekomunikasi meliputi: telepon, faksimile, radio, teleks, TV kabel, dan internet Administrasi penggunaan/ langganan peralatan telekomunikasi

1 Tahun

1 Tahun

Musnah

2. Perjalanan dinas: 2 Tahun 3 Tahun Musnah

- Dalam negeri

- Luar negeri

3.

Administrasi penggunaan fasilitas kantor meliputi permintaan dan penggunaan ruang, gedung, kendaraan

2 Tahun

1 Tahun

Musnah

4. Risalah/ notulen rapat

a. Rapat Pimpinan 1 Tahun 4 Tahun Permanen

- 36 -

b. Rapat staf 1 Tahun 4 Tahun Dinilai kembali

5. Administrasi penyediaan konsumsi dan akomodasi 2 Tahun 1 Tahun

Musnah



1 2 3 4 5

6. Pengurusan kendaraan dinas: 2 Tahun 3 Tahun Musnah

- pengurusan surat-surat kendaraan dinas

- pemeliharaan dan perbaikan

- pengurusan kehilangan dan masalah kendaraan

7. Pemeliharaan gedung dan taman: 2 Tahun 3 Tahun Musnah

- Pertamanan/ landscaping - Perbaikan gedung

- Kebersihan gedung dan taman

8. Pengelolaan jaringan listrik, air, telpon dan komputer: 2 Tahun 3 Tahun Musnah

- Perbaikan/ pemeliharaan - Pemasangan

9. Ketertiban dan keamanan

a. Pengamanan, penjagaan dan pengawal terhadap pejabat, kantor, dan rumah dinas:


1) Daftar nama satuan pengamanan

2) Daftar jaga/ daftar piket 3) Catatan gangguan/ pelanggaran/ kejadian

4) Surat ijin keluar masuk orang atau barang

b. Laporan ketertiban dan keamanan 2 Tahun 3 Tahun Musnah

1) Kehilangan 2) Kerusakan 3) Kecelakaan 4) Gangguan

10. Administrasi pengelolaan parkir 2 Tahun 1 Tahun Musnah

- 37 -

11. Administrasi pakaian dinas pegawai, satpam, petugas kebersihan, dan pegawai lainnya


VIII. HUBUNGAN MASYARAKAT



1 2 3 4 5

1. Keprotokolan:

a. Penyelenggaraan acara kedinasan (upacara, pelantikan, peresmian, dan jamuan termasuk acara peringatan hari-hari besar)


b. Buku Tamu 1 Tahun 2 Tahun Musnah, kecuali memuat pejabat negara/ tokoh nasional Permanen

c. Agenda kegiatan pimpinan Komisi Yudisial RI 1 Tahun 4 Tahun Musnah

d. Kunjungan dinas dalam dan luar negeri

1) Kunjungan dinas Kepala Komisi Yudisial RI 1 Tahun 4 Tahun Permanen

2) Kunjungan dinas Eselon I 1 Tahun 4 Tahun Dinilai kembali

3) Kunjungan dinas pejabat lain/pegawai 1 Tahun 3 Tahun Musnah

e. Daftar nama/ alamat kantor/ pejabat 1 Tahun setelah tidak berlaku 1 Tahun Musnah

2.

Dokumentasi/ liputan kegiatan dinas pimpinan, acara kedinasan, dan

peristiwa-peristiwa bidang masing-masing, dalam berbagai media:

kertas/ foto/ video/ rekaman suara/ multimedia

1) Ketua Komisi Yudisial RI 1 Tahun 4 Tahun Permanen

2) Eselon I 1 Tahun 4 Tahun Dinilai kembali

3) Pejabat lain/ pegawai 1 Tahun 3 Tahun Musnah

3. Pengumpulan, pengolahan dan penyajian informasi kelembagaan:

a. Kliping koran 1 Tahun 4 Tahun Musnah

b. Brosur/ leaflet/ poster/ plakat 1 Tahun 2 Tahun Musnah

c. Pengumuman/ pemberitaan 1 Tahun 2 Tahun Musnah

- 38 -

4. Hubungan antar lembaga negara dan badan pemerintahan/ instansi:

a. Hubungan antar badan pemerintah 1 Tahun 4 Tahun Musnah

b. Hubungan dengan organisasi sosial/ LSM 1 Tahun 4 Tahun Musnah



1 2 3 4 5

c. Hubungan dengan perusahaan 1 Tahun 4 Tahun Musnah

d. Hubungan dengan perguruan tinggi/ sekolah 1 Tahun 4 Tahun Musnah

e. Hubungan dengan badan pemerintah, perguruan tinggi/ sekolah mengenai magang, pendidikan sistim ganda (PSG)/ praktek kerja lapangan (PKL)


f. Forum kehumasan (Bakohumas/ Perhumas) 1 Tahun 2 Tahun Musnah

g. Hubungan dengan media massa:

1) Siaran pers/ konferensi pers/ press release/wawancara 1 Tahun 4 Tahun Musnah, kecuali Ketua dan Pejabat Negara permanen

2) Kunjungan wartawan/peliputan 1 Tahun 2 Tahun Musnah

5. Dokumen Persidangan dan Rapat (Bahan Sidkab, Rapat Terbatas, Rakor Tingkat Badan, RDP DPR/ DPD RI, Pidato Ketua Komisi Yudisial RI)

a. Bahan sidang cabinet 1 Tahun 4 Tahun Permanen

b. RDP DPR/ DPD RI 1 Tahun 4 Tahun Permanen

c. Rakor tingkat Badan termasuk hasil rumusan dan transkrip 1 Tahun 4 Tahun Permanen

d. Bahan rapat terbatas Komisi Yudisial RI 1 Tahun 4 Tahun Permanen

e. Pidato Kepala Komisi Yudisial RI 1 Tahun 4 Tahun

f. Bahan Pidato Kenegaraan Presiden bidang meteorologi , klimatologi

dan geofisika 1 Tahun 4 Tahun Permanen

6. Penerbitan majalah, buletin, koran dan jurnal 1 Tahun 3 Tahun Musnah kecuali master Permanen

7. Publikasi melalui media cetak maupun elektronik 1 Tahun 3 Tahun Musnah kecuali master Permanen

8. Pameran/sayembara/ lomba/ festival/ pembuatan spanduk dan iklan 1 Tahun 4 Tahun Dinilai kembali

9. Penghargaan/ tanda kenang-kenangan 2 Tahun 3 Tahun Permanen

Administrasi pemberian penghargaan/ tanda kenang-kenangan kepada masyarakat yang memiliki jasa prestasi besar

- 39 -

10. Ucapan terima kasih, ucapan selamat, bela sungkawa, permohonan maaf dan lain-lain


IX.

TEKNOLOGI INFORMASI



1 2 3 4 5

1. Rencana Strategis/master plan Pembangunan Sistem Informasi (SIM) 1 Tahun setelah tidak berlaku 5 Tahun Permanen

2. Dokumentasi Arsitektur dan implementasi 1 Tahun 5 Tahun Dinilai kembali

- Sistem Informasi

- Sistem Aplikasi

- Infrastruktur

3. Perekaman dan Pemutakhiran Data: 1 Tahun 5 Tahun Musnah

- Formulir Isian

- Daftar Petugas Perekaman

- Jadwal Pelaksanaan

- Laporan hasil perekaman dan pemutakhiran data

4. Migrasi Sistem Aplikasi dan Data: 1 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali

- Perencanaan Migrasi

- Pelaksanaan Migrasi

- Berita Acara Kegiatan Migrasi

- Daftar sistem aplikasi dan data yang dimigrasi

- Laporan hasil migrasi

5. Dokumen hosting: 1 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali

- Formulir permintaan hosting

- Laporan hasil uji kelayakan

- Laporan pelaksanaan hosting

6. Layanan Back-up Data Digital 1 Tahun 2 Tahun Dinilai Kembali

- 40 -

X.

PENGAWASAN



1 2 3 4 5

1. Rencana Pengawasan

a. Rencana Strategis Pengawasan 5 Tahun 10 Tahun Permanen

b. Rencana Kerja Tahunan 2 Tahun 3 Tahun Musnah

c. Rencana dan Penetapan Kinerja Tahunan 2 Tahun 3 Tahun Musnah

d. Rakor Pengawasan Tingkat Nasional 2 Tahun 3 Tahun Dinilai kembali

2. Pelaksanaan Pengawasan

a. - Laporan Hasil Audit (LHA), Laporan Hail Pemeriksaan (LHP),

Laporan Hasil Pemeriksaan Operasional (LHPO), Laporan Hasil

Evaluasi (LHE), Laporan Akuntan (LA), Laporan Auditor

Independen (LAI) yang memerlukan tindak lanjut (TL)

1 Tahun setelah tindak lanjut selesai 3 Tahun Dinilai kembali


Tindak Pidana Korupsi (TPK) dan memerlukan tindak lanjut

1 Tahun setelah tindak lanjut selesai 3 Tahun Dinilai kembali

b. - Laporan Hasil Audit (LHA), Laporan Hail Pemeriksaan (LHP)

Laporan Hasil Pemeriksaan Operasional (LHPO), Laporan Hasil

Evaluasi (LHE), Laporan Akuntan (LA), Laporan Auditor

Independen (LAI) yang tidak memerlukan tindak lanjut (TL)



Tindak Pidana Korupsi (TPK) dan tidak memerlukan tindak lanjut

1 Tahun setelah keputusan

mempunyai kekuatan hukum tetap


c. Laporan Perkembangan Penanganan Surat Pengaduan Masyarakat 2 Tahun 3 Tahun Dinilai kembali

d. Laporan Pemutakhiran Data Tindak Lanjut Temuan 2 Tahun 3 Tahun Dinilai kembali

e. Laporan Perkembangan Barang Milik Negara 2 Tahun 3 Tahun Dinilai kembali

f. Laporan Kegiatan Pendampingan Penyusunan Laporan Keuangan dan Review Komisi Yudisial RI

2 Tahun 3 Tahun Dinilai kembali

g. Good Corporate Governance (GCG) 2 Tahun 3 Tahun Permanen

- 41 -

XI.

PERLENGKAPAN



1 2 3 4 5

1. Rencana Kebutuhan Barang

a. Unit Kerja 2 Tahun 1 Tahun Musnah

b. Lembaga (Komisi Yudisial RI) 1 Tahun 3 Tahun Dinilai kembali

2. Pengadaan Barang

a. Telaahan pelaksanaan lelang/ pemilikan/ penunjukan langsung 1 Tahun setelah pemeriksaan 5 Tahun Musnah

b. Dokumen lelang 1 Tahun setelah pemeriksaan 5 Tahun Musnah

- Barang Inventaris Kantor/barang bergerak, (penawaran

pengumuman pemenang, daftar rekanan, sampai dengan kontrak

dan serah terima barang.

- Barang Investasi (penawaran pengumuman pemenang, daftar

rekanan, sampai dengan kontrak dan serah terima barang.

3. Penyimpanan barang dan distribusi

a. Penyimpanan inventaris kekayaan negara 1 Tahun setelah pemeriksaan 5 Tahun Musnah

- surat bukti barang masuk

- surat bukti pengeluaran barang

b. Pendistribusian 1 Tahun setelah pemeriksaan 5 Tahun Musnah

- Surat jalan

4. Pengelolaan Barang Milik Negara (BMN)

a. SIMAK BMN 1 Tahun setelah Tahun anggaran 2 Tahun Musnah setelah data

diperbaharui

b. Pembukuan BMN 2 Tahun 3 Tahun Musnah setelah data diperbaharui - Daftar barang kuasa/ pengguna

- Kartu identitas barang

- 42 -

c. Daftar barang ruangan 1 Tahun setelah diperbaharui 1 Tahun Musnah

d. Inventarisasi BMN Selama barang ada 1 Tahun

Musnah setelah data diperbaharui - Keputusan pembentukan tim

- Rencana kerja pelaksanaan inventarisasi - Kertas kerja inventarisasi



1 2 3 4 5

- Berita acara inventarisasi

- Daftar inventaris/Buku barang/Daftar barang lainnya

- Laporan hasil inventarisasi

e. Laporan BMN

- Laporan kondisi barang 2 Tahun 3 Tahun Musnah setelah data diperbaharui

- Laporan barang kuasa pengguna 2 Tahun 3 Tahun Musnah setelah data diperbaharui

- Berita acara rekonsiliasi eksternal dan internal 2 Tahun 3 Tahun Musnah setelah data diperbaharui

- Laporan persediaan habis pakai 2 Tahun 3 Tahun Musnah setelah data diperbaharui

- Laporan persediaan tidak habis pakai 2 Tahun 3 Tahun Musnah setelah data diperbaharui

- Laporan Pengelolaan Barang Milik Negara Selama barang masih dikuasai 1 Tahun Musnah setelah data diperbaharui

5. Penghapusan Barang Milik Negara (BMN)

Pelaksanaan Penghapusan BMN 2 Tahun

1 Tahun

Musnah kecuali Berita Acara dan Daftar Barang

Permanen - Keputusan pembentukan tim

- Berita acara penghapusan BMN

- Daftar barang yang dihapus

- Laporan hasil pelaksanaan penghapusan BMN termasuk

didalamnya proses lelang penghapusan

- 43 -

XII. PENELITIAN, PENGKAJIAN DAN PENGEMBANGAN

NO JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU SIMPAN (RETENSI)


1 2 3 4 5

1. Administrasi penelitian, pengkajian dan pengembangan meliputi:

rencana kerja, TOR/proposal, pembentukan tim kerja, dan surat

menyurat.


2. Hasil penelitian, pengkajian dan pengembangan, mulai rancangan awal

sampai dengan akhir termasuk catatan-catatan perkembangan dan

logbook:

3 Tahun 7 Tahun Dinilai kembali

a. Hasil penelitian dan pengembangan

b. Hasil pengkajian kebijakan dan strategi

3. Sosialisasi dan desiminasi hasil penelitian, pengkajian dan

pengembangan


4. Bimbingan teknis penelitian, pengkajian dan pengembangan 1 Tahun 2 Tahun Musnah

5. Forum komunikasi penelitian dan pengembangan 1 Tahun 2 Tahun Musnah

6. Data dan informasi penelitian dan pengembangan

a. Data 2 Tahun 4 Tahun Dinilai kembali

b. Statistik 2 Tahun 4 Tahun Dinilai kembali

c. Jurnal hasil penelitian/pengkajian 2 Tahun 2 Tahun Musnah kecuali master permanen

- 44 -

7. Evaluasi pelaksanaan kebijakan 1 Tahun 4 Tahun Dinilai kembali

8. Seminar, Lokakarya, Temukarya, Workshop 1 Tahun 4 Tahun Dinilai kembali

XIII. PENDIDIKAN DAN PELATIHAN



1 2 3 4 5

1. Pedoman-pedoman kediklatan 1 Tahun setelah tidak berlaku 5 Tahun Permanen

2. Kurikulum-kurikulum diklat 1 Tahun setelah menjadi pedoman 4 Tahun Musnah

3. Modul-modul diklat Selama berlaku 5 Tahun Permanen

4. Panduan fasilitator Selama berlaku 5 Tahun Permanen

5. Saran/Rekomendasi penyelenggaraan diklat 1 Tahun 2 Tahun Musnah

6. Notulen sosialisasi/Rapat koordinasi kebijakan diklat 1 Tahun 2 Tahun Musnah

7. Akreditasi Lembaga Diklat 2 Tahun setelah tidak berlaku 5 Tahun Permanen

- Surat permohonan akreditasi

- Laporan hasil verifikasi lapangan

- Berita acara rapat verifikasi

- Berita acara rapat tim penilai

- Surat keputusan penetapan akreditasi

- Sertifikasi akreditasi

- Laporan akreditasi lembaga diklat

8. Sertifikasi sumber daya manusia kediklatan Selama berlaku 10 Tahun Permanen

- Surat permohonan sertifikasi

- Laporan hasil verifikasi lapangan

- 45 -

- Berita acara rapat verifikasi

- Berita acara rapat tim penilai

- Surat keputusan penetapan sertifikasi

- Sertifikat sertifikasi

- Laporan sertifikat individual



1 2 3 4 5

9. Sistem informasi diklat 1 Tahun setalah di perbaharui 5 Tahun Musnah

- Data lembaga diklat

- Data prasarana diklat

- Data pengelola diklat

- Data penyelenggara diklat

- Data widyaiswara

- Data program diklat

10. Registrasi sertifikat/STTPL peserta diklat 1 Tahun setelah tidak dipergunakan 1 Tahun Dinilai kembali

- Surat permohonan kode registrasi

- Buku registrasi

- Surat penyampaian kode registrasi

11. Rencana Tahunan diklat 2 Tahun 2 Tahun Musnah

12. Rencana penyelenggaraan diklat 1 Tahun 1 Tahun Musnah

13. Penyelenggaraan diklat 1 Tahun setelah pemeriksaan 3 Tahun Musnah

- Surat pemanggilan peserta

- Surat keputusan tim penyelenggara diklat

- Surat keputusan tim pengajar diklat

- Panduan diklat

- Laporan panitia penyelenggara diklat

- 46 -

- Sambutan pembukaan penyelenggaraan diklat

- Daftar peserta diklat

- Bahan ajar diklat

- Daftar hadir peserta diklat

- Daftar hadir widyaiswara



1 2 3 4 5

- Formulir evaluasi diklat

- Formulir evaluasi widyaiswara

- Hasil formulasi evaluasi peserta diklat

- Sertifikat/STTPL

- Sambutan penutupan diklat

14. Laporan penyelenggaraan diklat 2 Tahun 3 Tahun Dinilai kembali

15. evaluasi penyelenggaraan diklat 2 Tahun 2 Tahun Dinilai kembali

16. Evaluasi alumni pasca diklat 2 Tahun 2 Tahun Dinilai kembali

XIV. PERPUSTAKAAN



1 2 3 4 5

1.

Penyimpanan deposit bahan pustaka:

a. Bukti penerimaan koleksi bahan pustaka deposit 2 Tahun 3 Tahun Musnah

b. Administrasi pengolahan deposit bahan pustaka 2 Tahun 3 Tahun Musnah

- 47 -

2. Pengadaan dan pengolahan bahan pustaka

a. Buku induk koleksi 1 Tahun setelah tidak dipergunakan 3 Tahun Permanen

b. Daftar buku terseleksi 1 Tahun 3 Tahun Musnah



1 2 3 4 5

c. Daftar buku dalam pemesanan 1 Tahun 2 Tahun Musnah

d. Daftar buku dalam permintaan 1 Tahun 2 Tahun Musnah

e. Daftar penerimaan bahan pustaka hasil pembelian, hadiah deposit, hibah 1 Tahun 2 Tahun Musnah

f. Daftar pengiriman bahan pustaka surplus 1 Tahun 2 Tahun Musnah

g. Lembar kerja pengolahan BP (Buram, pengkatalogan) 1 Tahun 2 Tahun Musnah

h. Shell list/jajaran kartu utama (master list) 1 Tahun setelah tidak dipergunakan 2 Tahun Musnah

i. Daftar tambahan buku (assesion list) 2 Tahun 3 Tahun Musnah

j. Daftar/jajaran kendali (Subyek dan pengarang) 1 Tahun setelah tidak dipergunakan 2 Tahun Musnah

3. Layanan jasa perpustakaan dan informasi

a. Data dan statistik anggota, pengunjung dan peminjaman bahan pustaka 2 Tahun 2 Tahun Permanen

b. Pertanyaan rujukan dan jawaban 2 Tahun 2 Tahun Musnah

4.

Preservasi bahan pustaka

a. Survei kondisi bahan pustaka 1 Tahun 2 Tahun Musnah

b. Reprografi bahan pustaka 1 Tahun 2 Tahun Musnah

5.

Pembinaan perpustakaan

a. Bimbingan teknis 1 Tahun 1 Tahun Musnah

- 48 -

b. Penyuluhan 1 Tahun 1 Tahun Musnah

c. Sosialisasi 1 Tahun 1 Tahun Musnah

XV. PENGHUBUNG KOMISI YUDISIAL



1 2 3 4 5

1. Pengadaan Petugas Penghubung

a. Proses Penerimaan Petugas Penghubung 2 Tahun setelah diangkat PNS 2 Tahun Musnah

- Pengumuman

- 49 -

- Seleksi Administrasi

- Tes Kompetensi

- Wawancara

b. Keputusan kelulusan - - Masuk berkas perseorangan

c. Penetapan Pengumuman Kelulusan 2 Tahun setelah semua diangkat 2 Tahun Musnah

c. Berkas lamaran yang tidak diterima 1 Tahun setelah Tahun anggaran


2. Tata Usaha Penghubung

a. Berkas Perorangan Petugas Penghubung 1 Tahun setelah berhenti


kewajibab habis Musnah

b. Evaluasi dan Pemantauan Penghubung 2 Tahun 2 Tahun Musnah

c. Penilaian Kinerja Penghubung 2 Tahun setalah penilaian 3 Tahun Musnah

3. Pengelolaan Jejaring 2 Tahun setalah masa kontrak berakhir

2 Tahun Musnah

- Konsolidasi Jejaring

- Sahabat KY

SEKRETARIS JENDERAL

KOMISI YUDISIAL REPUBLIK INDONESIA,

ttd

TUBAGUS RISMUNDAR RUHIJAT

- 49 -

Lampiran II Peraturan Sekretaris Jenderal Komisi Yudisial

Nomor : 3 Tahun 2020

Tanggal : 24 Februari 2020

Tentang : Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif dan Substantif Komisi

Yudisial Republik Indonesia

JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF KOMISI YUDISIAL REPUBLIK INDONESIA

I. REKRUTMEN HAKIM



1 2 3 4 5

1. Seleksi Hakim Agung 1 Tahun setelah

pelaksanaan pelantikan

4 Tahun Permanen

a Penerimaan Usulan

b Seleksi Administrasi

c Seleksi Uji Kelayakan

1) Seleksi Kualitas

- Kasus hukum

- Kasus Kode Etik Pedoman Perilaku Hakim

- Karya profesi

- Karya tulis di tempat

2) Seleksi Kesehatan

3) Seleksi Kepribadian

- Profile Assessment

- Self Assessment

- Rekam Jejak

- Klarifikasi

4) Wawancara

d Usulan Ke DPR

2. Berkas Calon Hakim Agung Yang Tidak Lulus Seleksi 2 Tahun 3 Tahun Musnah

3. Database Calon Hakim Agung dan Bakal Calon Hakim Agung Potensial 1 Tahun setelah

database diperbaharui

4 Tahun Musnah

- 50 -



1 2 3 4 5

4. Penjaringan Bakal Calon Hakim Agung Potensial 2 Tahun 3 Tahun Musnah

5. Pembekalan Calon Hakim Agung 2 Tahun 3 Tahun Musnah

6. Seleksi Hakim Ad Hoc 1 Tahun setelah

pelaksanaan pelantikan

4 Tahun Permanen

a Penerimaan Usulan

b Seleksi Administrasi

c Seleksi Uji Kelayakan

1) Seleksi Kualitas

2) Seleksi Kesehatan

3) Seleksi Kepribadian

- Profile Assessment

- Self Assessment

- Rekam Jejak

- Klarifikasi

4) Wawancara

7. Database Calon Hakim Ad Hoc 1 Tahun setelah

database diperbaharui

4 Tahun Musnah

8. Penjaringan Bakal Calon Hakim Ad Hoc Potensial 2 Tahun 3 Tahun Musnah

9. Pemantauan Seleksi Pengangkatan Hakim 2 Tahun 3 Tahun Musnah

1) Pemantauan Seleksi Hakim (peserta pendidikan hakim)

2) Pemantauan Pendidikan Hakim

a) PPC I (Kelas I dan Magang sebagai Administrator)

b) PPC II (Kelas I dan Magang sebagai Panitra Pengganti)

c) PPC III (Kelas III dan Magang sebagai Asisten Hakim)

10. Hasil (Rekomendasi) Pemantauan Pendidikan Hakim 2 Tahun 3 Tahun Permanen

11. Peminatan Calon Hakim Potensial 2 Tahun 3 Tahun Musnah

- 51 -

II. ADVOKASI HAKIM



1 2 3 4 5

1. Pelaksanaan Advokasi 1 Tahun setelah proses

pengambilan langkah

hukum / langkah lain

selesai

4 Tahun Musnah

2. Penunjang Advokasi 2 Tahun 3 Tahun Musnah

III. KAPASITAS DAN KESEJAHTERAAN HAKIM



1 2 3 4 5

1. Peningkatan Kapasitas Hakim (PKH) Selama masih berlaku 2 Tahun Permanen

a Grand Desain PKH

b Buku Panduan Pelatihan PKH

c Modul Pelatihan PKH

d Mekanisme pelatihan online PKH

2. Pelatihan Hakim 2 Tahun 3 Tahun Musnah

a Pelatihan Kode Etik Pedoman Perilaku Hakim (KEPPH)

b Pelatihan Tematik

c Pelatihan Khusus

3. Forum Hakim 2 Tahun 3 Tahun Musnah

4. Kesejahteraan Hakim 2 Tahun 3 Tahun Musnah

- 52 -

IV. PENGAWASAN PERILAKU HAKIM



1 2 3 4 5

1. Penanganan Laporan Masyarakat

a. Non Registerasi

1. Laporan Bukan Kewenangan KY 2 Tahun 3 Tahun Musnah

1) Dokumen Dari Pelapor

2) Hasil Verifikasi

2. Laporan Tidak Lengkap 2 Tahun 3 Tahun Musnah


2) Hasil Verifikasi

3) Persetujuan Dilakukan Investigasi

4) Hasil Investigasi tidak ditemukan bukti

3. Laporan Yang Tidak Dilakukan Pemantauan 2 Tahun 3 Tahun Musnah


2) Hasil Verifikasi

3) Hasil Analisis

4) Persetujuan Dilakukan Pemantauan

4. Laporan Pemantauan Yang Tidak Terbukti 2 Tahun 3 Tahun Musnah


2) Hasil Verifikasi

3) Hasil Analisis

4) Hasil Persetujuan Ketua Bidang

5) Laporan Hasil Pemantauan

b. Registrasi (Penanganan Dugaan Pelanggaraan Kode Etik dan Pedoman Perilaku Hakim)

1. Dugaan Pelanggaran KEPPH yang tidak dapat ditindaklanjuti 2 Tahun 3 Tahun Musnah

1) Dokumen Pelapor

2) Verifikasi/Hasil Investigasi/Hasil Pemantauan

- 53 -



1 2 3 4 5

3) Anotasi

4) Sidang Panel

2. Dugaan Pelanggaran KEPPH yang tidak terbukti 2 Tahun 3 Tahun Musnah

1) Dokumen Pelapor


3) Anotasi

4) Sidang Panel

5) Klarifikasi Pelapor/Saksi/Terlapor

6) Pemeriksaan Pelapor/Saksi/Terlapor

7) Sidang Panel

3. Usul Penjatuhan Sanksi 2 Tahun 3 Tahun Permanen

1) Dokumen Pelapor


3) Anotasi

4) Sidang Panel



7) Sidang Panel

8) Sidang Pleno

4. Penanganan Pelanggaran KEPPH Sampai Sidang MKH 2 Tahun setelah

keputusan Majelis

Kehormatan Hakim

3 Tahun

Permanen

1) Dokumen Pelapor


3) Anotasi 4) Sidang Panel



- 54 -



1 2 3 4 5

7) Sidang Panel

8) Sidang Pleno

9) Sidang MKH

c. Tembusan yang tidak dapat di tindak lanjuti 2 Tahun 3 Tahun Musnah

2. Pengelolaan Pelaporan 2 Tahun 3 Tahun Permanen

a. Laporan Kegiatan Administrasi Pelaporan Masyarakat

b. Laporan Kegiatan Verifikasi dan Anotasi

c. Laporan Kegiatan Persidangan

d. Laporan Kegiatan Pemeriksaan

e. Laporan Kegiatan Pemantauan Persidangan

V. INVESTIGASI



1 2 3 4 5

1. Investigasi Pendalaman Kasus

a. Atensi Yang Ditutup 2 Tahun 3 Tahun Musnah

1. Berkas laporan pengaduan dari jejaring, media atau surat

2. Formulir perintah penanganan informasi masyarakat

b. Penelaahan Yang Ditutup 2 Tahun 3 Tahun Musnah

1. Berkas pengaduan dari Biro Pengawasan Perilaku Hakim

c. Berkas Pendukung Investigasi 2 Tahun 3 Tahun Musnah 1. Unsur-unsur Keterangan (UUK) 2. Perencanaan Tugas (RenGas) 3. Laporan Penugasan (LapGas) 4. Surat Tugas

- 55 -



1 2 3 4 5

d. Hasil Investigasi Pendalaman Kasus 1 Tahun setelah berkekuatan hukum

tetap

1 Tahun Permanen

1. Laporan atensi beserta berkas terkait

2. Laporan penelaahan beserta berkas terkait

3. Laporan Hasil Investigasi Pendalaman Kasus

2. Investigasi Rekam Jejak

a. Calon Hakim Agung

1. Berkas Pendukung Investigasi Rekam Jejak Calon Hakim Agung 2 Tahun 3 Tahun Musnah

a) LHKPN

b) Formulir Perintah Penanganan Informasi Masyarakat

c) Laporan Penelaahan

d) Surat Tugas

2. Laporan Hasil Investigasi Rekam Jejak Calon Hakim Agung 2 Tahun 3 Tahun Musnah kecuali yang lulus menjadi Hakim

Agung Permanen b. Calon Hakim

1. Berkas Pendukung Investigasi Rekam Jejak Calon Hakim 2 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali

a) Curriculum Vitae

b) Formulir Perintah Penanganan Informasi Masyarakat

c) Surat Tugas

2. Laporan Investigasi Rekam Jejak Calon Hakim 2 Tahun 3 Tahun Musnah

c. Calon Hakim Adhoc

1. Berkas Pendukung Investigasi Rekam Jejak Calon Hakim Adhoc 2 Tahun 3 Tahun Musnah

1) Curriculum Vitae

2) Formulir Perintah Penanganan Informasi Masyarakat

3) Laporan Penelaahan

4) Surat Tugas

2. Laporan Investigasi Rekam Jejak Calon Hakim Adhoc 2 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali

d. Calon Pejabat Struktural 2 Tahun 3 Tahun Musnah

1. Curriculum Vitae

2. Formulir Perintah

- 56 -



1 2 3 4 5

3. Surat Tugas

e. Calon Penghubung 2 Tahun 3 Tahun Musnah

1. Curriculum Vitae

2. Formulir Perintah Penanganan Informasi Masyarakat

3. Surat Tugas

3. Laporan Jejaring (terdiri dari LSM, Akademisi, dan praktisi) 2 Tahun 3 Tahun Musnah

SEKRETARIS JENDERAL

KOMISI YUDISIAL REPUBLIK INDONESIA,

ttd

TUBAGUS RISMUNDAR RUHIJAT

TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP KOMISI YUDISIAL DENGAN … · tugas dan fungsi utama di Komisi...

Documents

Transcript of TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP KOMISI YUDISIAL DENGAN … · tugas dan fungsi utama di Komisi...