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Superintendencia de Administración Tributaria

TENDENCIA DE ADUANAS

PROCESO/

SUBPROCESO

Nombre del Documento

GESTIÓN POSTERIOR

Identificación

Versión

PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN, MANEJO YDEVOLUCIÓN DE MUESTRAS

No. de folios

Nombre completo

Puesto queocupa

Firma

ELABORADO POR:

Mayra Patricia Rodas Ruano

Jefe de la Unidad de Normas yProcedimientos

¡'W'S&H Mayra Patricia Roaos RuanoJ<* 7í^^~)de N0™188 y Procedimientos

/KCfeDaftamento Normativo' ruéndoncia de Aduanas

V"S3

Fecha de Aprobación

REVISADO POR:

Francisco Guillermo Coy Caal

Jefe a.i. del Departamentoítivo /

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PR-IAD/DNO-PO-13

19

30/11/2011

APROBADO POR:

Nilda Judith Telles Escobar

Intendente de Aduanas

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Intendencia de Aduanas

Procedimiento para la Recepción, Manejo y Devolución de Muestras

PR-IAD/DNO-PO-13

Versión 3

Fecha de Aprobación30/11/2011

Objetivo

Proveer a la Unidad Técnica de Operaciones y Seguridad Aduanera y a la Unidad de Laboratorio Químico Fiscal, lanormativa y narrativa necesaria para la recepción, manejo y devolución de muestras de mercancías, que ingresan adichas unidades, junto con las solicitudes de dictamen u opinión técnica en materia de valoración, clasificación y origen ocon las solicitudes de exámenes o análisis químicos y certificaciones sobre la composición química de las mercancías.

Alcance

El presente procedimiento lo deben aplicar la Unidad Técnica de Operaciones y Seguridad Aduanera y la Unidad deLaboratorio Químico Fiscal. El procedimiento comprende la recepción, el manejo y la devolución de la muestra. Inicia conel ingreso de la solicitud correspondiente y la recepción de la muestra y finaliza con la devolución al solicitante interno oexterno o con la destrucción o traslado a remates. Asimismo, comprende el traslado a la Unidad de Laboratorio QuímicoFiscal, cuando la Unidad Técnica de Operaciones y Seguridad Aduanera estime conveniente que la muestra requiere elanálisis físico-químico para establecer su composición.

Personal y otros Actores Involucrados

Unidad Técnica de Operaciones y Seguridad Aduanera

Unidad del Laboratorio Químico Fiscal

Aduanas y delegaciones de aduanas

Gerencia Regional Central

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Versión 3


Marco Legal y Documentos Relacionados

1. Resolución número 223-2008 (COMIECO-XLIX) del Consejo de Ministros de Integración Económica, que aprueba elCódigo Aduanero Uniforme Centroamericano -CAUCA-. Publicada en Acuerdo número 469-2008 del Ministerio deEconomía.

2. Resolución número 224-2008 (COMIECO-XLIX) del Consejo de Ministros de Integración Económica, que aprueba elReglamento del Código Aduanero Uniforme Centroamericano -RECAUCA-. Publicada en Acuerdo Ministerial número471-2008 del Ministerio de Economía.

3. Resolución Número 467-2007 del Superintendente de Administración Tributaria. Figuras organizativas de segundo ytercer nivel de las dependencias de la SAT.

Normas

1. Para efectos de este procedimiento se utilizan las iniciales UTOSA, para identificar a la Unidad Técnica deOperaciones y Seguridad Aduanera y las iniciales ULQF, para identificar a la Unidad de Laboratorio Químico Fiscal.

2. Conforme lo indicado en la Resolución Número R-SAT-IA-001-2007, la UTOSA es la unidad encargada de emitirdictámenes y opiniones en materia de valoración, clasificación y origen de mercancías, mientras que a la ULQF lecorresponde emitir las certificaciones sobre la composición química de la mercancía, los análisis químicos que sirvancomo medio de prueba en caso de delito o controversia y los exámenes químicos que ordenan las leyes de aduanas eimpuestos especiales, los cuales servirán para que la UTOSA emita el dictamen o la opinión según sea el caso.


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Versión 3


3. Si la ULQF no cuenta con el equipo y las condiciones para efectuar algún análisis específico, debe solicitar el mismo aun laboratorio particular de Unidad Académica o Gubernamental que cumpla con las condiciones de calidad analítica ycuente con el equipo para llevar a cabo el análisis de que se trate, con el objeto de determinar la naturaleza de lamercancía. El informe que envíe el laboratorio particular, debe ser analizado por la ULQF, previo a enviarlo a laUTOSA para su opinión o dictamen o previo a emitir las certificaciones que le sean requeridas.

4. Para el manejo de muestras, tanto en la UTOSA como en la ULQF deben aplicarse en lo que corresponda las normasdel Procedimiento para la Extracción de Muestras No. PR-IAD/DNO-DE-04.

5. En el envío o recepción de muestras, debe generarse un expediente en el sistema de la manera siguiente:

a. Si la solicitud proviene de una aduana o delegación de aduanas, ésta debe generar el expediente en el sistema yadjuntar el acta de toma de muestra (ANEXO 1), la solicitud de comprobación a posteriori (ANEXO 2) y la copia dela declaración de mercancías DUA-GT (ANEXO 3) con sus documentos adjuntos debidamente certificados. Elexpediente lo debe trasladar a la UTOSA con la muestra debidamente etiquetada conforme al formato de Etiquetade Mercancías para Análisis Merceológico (RE-IAD/DNO-PO-06).

b. Si la solicitud se presenta en la ventanilla de recepción de documentos de la Gerencia Regional Central, ya sea porun contribuyente, una entidad gubernamental o la Cámara de Comercio, debe generarse el expediente en elsistema y trasladarse a la UTOSA, siempre y cuando por sus características y dimensiones sea susceptible derecibirse en esta ventanilla.

c. Sí el contribuyente o la entidad gubernamental presenta la solicitud directamente en la ULQF, el expediente lo debegenerar esta unidad. Esta norma aplicará mientras el Departamento Operativo crea las condiciones deinfraestructura para que la UTOSA cuente con un espacio físico adecuado para la ubicación de las muestras.

d. Si la solicitud proviene de una unidad administrativa de SAT originada de un expediente, como una diligencia paramejor resolver debe trasladarla a la UTOSA.


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Para los casos indicados en las literales b, c y d, sí las muestras no van etiquetadas, la unidad que las recibe deberotularlas colocando los datos mínimos para el etiquetado, indicados en el Procedimiento para la Extracción deMuestras No. PR-IAD/DNO-DE-04.

6. Tanto la UTOSA como la ULQF, deben contar con un responsable del almacenamiento de las muestras y una bodegadestinada para el efecto. En el caso del primero para que custodie las muestras que no requieren análisis físicoquímico y para el segundo para que custodie las muestras que lo requieran, hasta que se emita la opinión,certificación o informe de laboratorio y se devuelvan, se destruyan o se declaren en abandono.

7. Mientras el Departamento Operativo crea las condiciones de infraestructura necesaria para que cada unidad cuentecon una bodega adecuada para la custodia de las muestras que reciba, éstas deben ser custodiadas en la bodegadonde se almacenen las muestras de la unidad que las tenga bajo su resguardo.

8. El responsable del almacenamiento, debe revisar la muestra previo a realizar el registro correspondiente en el sistemao la base de datos con que cuente previo a su ubicación en el lugar destinado para el efecto, el cual debe estarorganizado por tipo de solicitud (aduanas, contribuyente, Ministerio Público, Intendencia de Fiscalización, etc). Elregistro debe tener como mínimo la siguiente información:a. Fecha de toma de la muestra

b. Nombre o razón social de la empresa importadora, del consignatario de la mercancía o del interesado.c. Número de la declaración de importación de las mercancías, sí es el caso (No. de DUA)d. Nombre y código de la aduana o delegación de aduana (ANEXO 4)e. Descripción de la mercancíaf. Número de muestras y/o cantidad aproximada de las mismasg. Quien solicita el análisis, la opinión técnica o el informe de laboratorio,h. No. de expediente


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9. Una vez que se haya emitido el resultado del análisis, la(s) muestra(s) se debe(n) devolver al contribuyente, sinmenoscabo de ella(s), salvo que: producto del análisis a que fuere(n) sometida(s) resultare(n) consumida(s) odestruida(s) totalmente, lo cual debe indicarse en el apartado de observaciones del informe que se emita. Aquellasmuestras que se vinculen a un proceso administrativo no deben ser devueltas hasta que el mismo se dé por finalizado.

10. Para efectos de la noma anterior, el responsable del almacenamiento debe notificar al contribuyente que puedenpresentarse a reclamar su muestra e indicarles que tienen el plazo de un mes, contado a partir de la fecha definalización del análisis o de culminación del proceso administrativo para reclamarla, de lo contrario se declarará enabandono. En su defecto, debe devolver la muestra con el expediente a la dependencia interna de SAT que solicitó elanálisis, para que ésta se encargue de devolver la muestra al contribuyente.

La UTOSA debe elaborar un listado de muestras cuyo dictamen es admisible, para proceder a su devolución.Las muestras que envíe el Ministerio Público u otras entidades Gubernamentales, deben devolverse a dichasdependencias, junto con la respuesta que se emita.

11. El encargado de almacenamiento de muestras debe dejar constancia de devolución de muestras y llevar control en elsistema o la base de datos de que disponga, de las muestras devueltas.

12. Si existen almacenadas muestras de productos perecederos de los cuales ya se ha concluido el trámite por el cualingresaron ULQF y previo a cumplirse el plazo de vencimiento para ser reclamadas, y se encuentren vencidas, enestado de descomposición o representan un peligro inminente en la bodega por motivos de contaminación,combustión u otros motivos justificados, deben ser incinerados o destruidos según su naturaleza. En tal caso, elencargado de almacenamiento debe levantar acta en que se haga constar la destrucción de la muestra y consignarque estuvieron presentes al menos, el Jefe de la Unidad que corresponda y uno de los Analistas, quienes deberánfirmar el acta correspondiente. En caso que el interesado reclame su muestra, debe entregarse copia del actacorrespondiente.


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13. Cuando la muestra esté dentro de un proceso administrativo debe conservarse el tiempo que dure el proceso yfinalizado el mismo, el administrador de la aduana donde se inició el proceso debe informar al responsable delalmacenamiento para que proceda a devolverla, se declare en abandono o se destruya, conforme lo indicado en lanorma anterior.

14. Para los efectos de los numerales 9 al 13, el responsable de almacenamiento debe dejar copia del acta en la que sehace constar la destrucción, del documento de traslado a remates o de la constancia de devolución.

15. Cuando se realice el traslado de expedientes con muestras de una unidad administrativa hacia otra, se debe indicaren el documento que se emita "que se envían las muestras" y el detalle de las mismas.

16.Si ya se devolvió la muestra o se venció el plazo de su devolución, el expediente con el cual se recibió la misma sedebe trasladar según sea el caso de la manera siguiente:a. Si la mercancía salió de la aduana con garantía y con el dictamen se confirma el ajuste, el expediente debe

trasladarse al Departamento Operativo, para que ejecute la garantía, siempre y cuando se haya agotado el procesoadministrativo.

b. Si la mercancía salió de la aduana sin garantía, se extrajo muestra y levantó acta para su retiro y está sujeta averificación a posterior, porque en la aduana no se tuvieron los medios para establecer un ajuste y con la eldictamen se confirma el mismo, el expediente se debe trasladar a la Intendencia de Fiscalización para que le déseguimiento al contribuyente y se pueda realizar el cobro del ajuste.

o Si la mercancía no salió de la aduana, el expediente se debe devolver a la aduana o delegación de aduanas quesolicitó el dictamen para que confirme el ajuste al contribuyente.

d. Si fue una solicitud de certificación de un contribuyente, el expediente se debe trasladar al archivo, siempre ycuando la muestra haya sido devuelta.

e. Si es una solicitud del Ministerio Público o de cualquier dependencia gubernamental, el expediente se debetrasladar al archivo, siempre y cuando la muestra haya sido devuelta.

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f. Si es una solicitud proveniente de otra unidad administrativa de SAT, se devuelve con la muestra, medianteprovidencia, adjuntando la opinión técnica requerida.

Narrativa

No. Actividad Responsable

1.Presenta solicitud, conforme lo indicado en la norma 2. Se genera un expediente enel sistema conforme lo indicado en la norma 5.

Interesado (interno oexterno)

2. Confirma expediente en el sistema y lo traslada al analista y continúa con actividad 5ó 7, según corresponda.

Centralizador de

expedientes (UTOSA oULQF)

3.

Traslada muestra al encargado de almacenamiento. Centralizador de

expedientes (UTOSA oULQF)

4.

Realiza registro de la muestra conforme la norma 8. Entrega muestra al analista de launidad y continúa con actividad 5 ó 7, según corresponda.

Encargado deAlmacenamiento UTOSA

oULQF

5.

Confirma expediente en el sistema y recibe muestra. Analiza documentación adjuntaal expediente y establece sí con la información enviada, la muestra requiere análisisfísico-químico. Si lo requiere, continúa en actividad 7. Si no lo requiere, continúa enactividad 9.

Analista UTOSA

6 Traslada expediente, junto con la muestra a la ULQF. Analista de la UTOSA

7.

Confirma expediente en el sistema y recibe muestra. Determina sí cuenta con losmedios para realizar los ensayos y análisis correspondientes o solicita en su defectoel análisis a un laboratorio especializado. Finalizado el análisis elabora certificado

Analista ULQF


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Versión 3


No. Actividad Responsable

indicado en la norma 2 y lo traslada a la UTOSA para que emita el dictamen u opinióncorrespondiente y continúa en actividad 8. Devuelve muestra o sobrante y/o entregaacta de destrucción si fuere el caso, al encargado de almacenamiento y continúa enactividad 10.

8.

Emite dictamen u opinión técnica correspondiente y continúa en actividad 9.Devuelve muestra que no requirió análisis físico-químico a encargado dealmacenamiento y continúa en actividad 10.

Analista UTOSA

9.Confirma expediente en el sistema, lo traslada conforme lo indicado en la norma 16 yfinaliza.

Centralizador UTOSA o

ULQF

10.

Registra en el sistema o en la base de datos con que cuente, la cantidad de muestradevuelta, o el acta si la muestra fue destruida durante el análisis. Coloca la muestraen el lugar destinado para el efecto, en espera de ser reclamada. Si el interesadoreclama la muestra, continúa en actividad 11. Si el interesado no reclama la muestraen el plazo indicado en la norma 10, continúa en actividad 12.

EncargadoAlmacenamiento UTOSA

oULQF

11.

Devuelve la muestra o entrega acta donde conste que la misma se destruyó en elanálisis o se venció antes de que finalizara el plazo de devolución y finaliza


oULQF

12.

Dependiendo del estado de la muestra, la traslada a remates o la destruye, dejandoconstancia de lo actuado y finaliza.


oULQF

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Versión 3


Registros

Nombre del Registro Tipo de Registro (papel/electrónico)

Registro de muestrasRE-IAD/DNO-PO-07

Electrónico

Acta de destrucción Papel (registro en libro)

Constancia de devolución Papel (registro en libro)


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rIntendencia de Aduanas


PR-IAD/DNO-PO-13

Versión 3


Listado de Anexos

Tipo(s) deAnexo(s):

Formatos / Formularios;Instructivo / Guías;Documento General.

Identificación

del Anexo

(Si Aplica)Nombre del Anexo

RE-GPD-GC-03 Lista de Control de Cambios

RE-GPD-GC-04 Lista de Distribución

RE-IAD/DNO-PO-06 Etiqueta de Mercancías para Análisis MerceológicoRE-IAD/DNO-PO-07 Registro de muestras

N/AAnexo 1

"Acta de Toma de Muestra"

N/AAnexo 2

"Solicitud de verificación a posteriori"

N/AAnexo 3

"Declaración de Mercancías"

N/A

Anexo 4

"Tabla SAT-IA-001 Código de Aduanas"


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Gerencia de Planificación y Desarrollo Institucional

Lista de Control de Cambios

RE-GPD-GC-03

Versión 1

22/02/2011

Nombre del

Documento:

Procedimiento para la Recepción, Manejo yDevolución de Muestras

Identificación

del

documento:

PR-IAD/DNO-PO-13

No. de

Versión

No. de

PaginaModificación Realizada Fecha Nombre y Firma de quien

autoriza cambio

2 Todas

Se transcribe el contenido de la versión 2

del Procedimiento para la Recepción,Manejo y Devolución de Muestras (IA-DN-UNP-06.13), identificándolo como PR-IAD/DNO-PO-13, para adaptarlo al formatoestablecido en el Procedimiento de la

Elaboración y Control de Documentos yRegistros (PR-GPD-GC-01), bajo lasdirectrices indicadas en el Manual de

Calidad (MQ-SAT-GC-01)

24/10/2011 LicVFrancisco Guillermo CoyCaal


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Gerencia de Planificación y Desarrollo Institucional

Lista de Distribución

RE-GPD-GC-04

Versión 3

12/10/2011

Nombre del documento a ser

distribuido:

Nombre del funcionario/

empleado/figura organizativa

Lie. Jorge Mario AndrinoGrotewold/Secretaria General

Licda. Janira Melissa Ramazzini

Herrera/Departamento Normativo

Procedimiento para la Recepción,Manejo y Devolución de Muestras

Puesto que ocupa

Secretario General

Analista de Procesos

Ubicación física

Edificio Torre SAT

5to nivel

Edificio Torre SAT

3er nivel

Identificación

del documento

a ser

distribuido:

Fecha:

Cantidad de

copiascontroladas

entregadas

1

PR-IAD/DNO-PO-13

30/11/2011

Firma de quiénrecibeja-copia

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fIntendencia de Aduanas

Etiqueta de Mercancías para Análisis Merceológico

Descripción de la mercancía:

Fecha: Nombre de la Aduana:.

No. De Declaración de Mercancías:

Fracción Arancelaria declarada:

Consignatario:

País de origen:

á

Código adicional factura:.

Nombre comercial:.

Marca:

No. De muestras tomadas:

Nombre del Verificador de la Mercancía:

RE-IAD/DNO-PO-06

Versión 1

24/10/2011

Presentación: Granel, Saco, Tonel, Caja, Caneca, Otros

Descripción de la muestra: Cantidad (unidad de medida)

Cantidad (unidad de medida).

Información Técnica incluida: Si ( ) No ( ) Etiqueta del producto: Si ( ) No ( )

Observaciones:

Firma del Verificador:

•9Página 1 de 1


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Registro de muestras

RE-IAD/DNO-PO-07

Versión 1

24/10/2011

No. UL CONSIGNATARIO NO. EXPEDIENTE ANALISTA DESCRIPCIÓN DE LA MERCADERÍA FECHA INGRESO FECHA EGRESO UBICACIÓN ESTANTERÍA


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Anexo 2

Solicitud de Verificación a Posteriori

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ANEXO 4

Tabla SAT-IA-001 Código de Aduanas

TABLA SAT-IA-001 Código doAduanas.

Código deAduius

UN/IOCODE Aduina DescripciónPll» I Locilimtón

GT ' STC 1ST : ADUANA SANTOTOVAS DE CASTILLA

GT

GT

PRO

PBR

PQ

PB

ADUANA PUERTO QUETZAL

ADUANA PUERTO BARRIOS

GT CTU

SMM

TU

EC

ADUANA TECUNUMAN

GT ADUANA EL CARMEN

GT

GT

HUG

MCR

' CIO""GUA

GUA

CHR

LM

MMÉFVH

ADUANA LAMESILLA

ADUANA MELCHOR DE MENGOS

GT ADUANAEL FLORIDO

GT ADUANA DE VEHÍCULOS

GT

GT

CG

CH

ADUANA CENTRAL DE GUATEMALA

ADUANACHAMPERICO

GT JUT PA ADUANA PEDRO DE ALVARADO

GT JUT VN ADUANA VALLE NUEVO

GT

GT

AMI

*CIQCIO

se

AC

LE

ADUANASAN CRISTÓBAL

ADUANA AGUA CALIENTE

GT ADUANA LAERMITA

ADUANASANTA ELENAGT FRS SE

GT GUA CA ADUANA CENTRAI DE AVIACIÓN

GT GUA EA ADUANA EXPRESS AEREO

GT GUA FP ADUANA FARDOS POSTALES

SV AQJ S1 ADUANA PUERTOACAJUTL/V

sv luí; S2 ADUANA PUERTO DE COTUCO

ADUANA PUERTO CORTESHN FCR H1

NI CIO N1 ADUANA PUERTO CCRINTO

NI RW N2 ADUANA PEÑAS BLANCASGT GUA G1 ADUANA ALMACENADORA INTEGRADA

GT GUA G2 ADUANA ALMINTER

GT GUA

GT _GUAGT 'GUAGT GUA

G3

G4

G5

G6

ADUANA ALPASA

ADUANAALSERSA

ADUANACEAI.SA

"ADUANA ALMAGUATEGT GUA G7 ADUANA ALCORSA

GT GUA 'G8 ' ADUANA CENTRALSA

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