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Módulo I

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um grande sucesso em sua carreira.

Desejamos boa sorte e bom estudo!

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Equipe Cursos 24 Horas

SUMÁRIO

Introdução.....................................................................................................................3

Unidade 1- O Tempo.....................................................................................................4

1.1 – O que é o tempo?..............................................................................................5

1.2 – O que é Administração do Tempo?...................................................................7

1.3 – Por que é tão importante administrar seu tempo................................................9

1.4 – De que forma o tempo pode influenciar a sua vida.......................................... 15

1.5 – O Princípio de Pareto...................................................................................... 21

1.6 – Princípios da administração do tempo............................................................. 24

Unidade 2 – Comportamento pessoal em relação ao tempo ......................................... 28

2.1 – Administração do Tempo e o foco .................................................................. 28

2.2 – Assertividade.................................................................................................. 30

2.3 – O uso da disciplina para economizar tempo .................................................... 36

2.4 – Como definir o que é importante e o que é urgente ......................................... 42

2.5 – Fixando metas e objetivos............................................................................... 49

2.6 – Hábitos desmotivadores.................................................................................. 53

Conclusão do módulo I ............................................................................................... 65

3

Introdução

Administrar o tempo não é algo voltado exclusivamente para o trabalho, embora

seja no ambiente de trabalho que mais se exige paciência e planejamento para que tudo

seja realizado de forma adequada e no tempo certo.

Você vai aprender que a produtividade depende de você, inclusive com

motivações pessoais e capacidade de fixar metas. Além disso, você vai observar a partir

de dicas e técnicas, como elaborar planejamentos para que consiga realizar suas tarefas

corretamente sem que isso atrapalhe sua vida pessoal.

De início, uma abordagem geral do que é tempo e a importância de administrá-lo

te mostrará os caminhos em direção a sua boa administração. E, a partir de seus

princípios verá como ele pode influenciar positivamente a sua vida. No entanto se não

administrado, obviamente poderá prejudicar seu dia a dia.

Logo, você irá aprender como ter um comportamento pessoal adequado, que por

sua vez é um dos mecanismos fundamentais para uma boa administração do tempo.

Tendo foco e disciplina, por exemplo, você vai perceber como tudo se torna mais fácil

na concretização de seus objetivos traçados.

Ainda neste curso, você verá em especial como realizar planejamentos a fim de

utilizar o tempo a seu favor e por fim, você vai conhecer as atitudes desejáveis no

ambiente de trabalho para que o tempo seja bem aproveitado de modo a proporcionar

rendimentos e claro, bem estar à sua mente que por sua vez acaba se expondo à correria

do dia a dia.

Bom estudo.

4

Unidade 1- O Tempo

Olá, Seja bem-vindo(a)!

Nesta unidade você conhecerá de forma geral o que significa tempo e o que é

realizar sua administração. Verá como é importante administrá-lo principalmente para

agir corretamente como profissional, cumprindo dentro dos prazos as tarefas solicitadas

e ainda como a Administração do Tempo pode resultar em qualidade de vida.

Além disso, você vai conhecer o princípio de Pareto, teoria bastante antiga que

pode te ajudar a dispor de certas atitudes que colaboram para a boa administração do

tempo.

Ainda nesta unidade, você vai conhecer os princípios da administração e dicas

consideradas fundamentais para agir diante da correria do dia a dia.

Bom estudo.

5

1.1 – O que é o tempo?

O conceito de tempo é abrangente e impreciso, há vários

significados e sentidos que norteiam a definição desta palavra. A

verdade é que o tempo é percebido e vivido diferentemente por cada

indivíduo.

Para algumas pessoas, tempo é dinheiro. Outros dizem que é

um recurso valioso e que não pode ser desperdiçado. Alguns

acreditam que tempo está contido nas horas, minutos e segundos do relógio, e existem

os que lamentam o tempo passado que não volta mais, dizem: “Bons tempos aqueles...”.

O tempo é algo muito complicado de discutir, no entanto sempre foi tratado

como um conceito adquirido por vivência, isto é, presente, passado e futuro. Desde a

cultura ocidental até os dias de hoje essa concepção vem sendo discutida.

A definição do tempo é um quebra-cabeça que desafia os sábios pelos séculos

afora. Para a física, o tempo é uma grandeza fundamental, sobre a qual não cabe

definição. Ele só pode ser compreendido em relação ao espaço e ao movimento.

O conceito de tempo na humanidade

As pessoas em geral podem não conseguir definir a palavra tempo formalmente,

no entanto descrevem-no em um simples dito popular “O tempo é relativo”, ou seja,

cada indivíduo pode criar mais espaço no seu tempo por meio de uma mudança de

atitude.

O tempo pode lhe favorecer como pode lhe prejudicar, isto vai depender da sua

atitude. Desta forma, concentre-se em suas atividades, pois se você se concentrar no que

está fazendo, certamente realizará a tarefa em menos tempo. A mente deve estar focada

e, com isso o tempo estará a seu favor.

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Há certas atitudes que explicam o pouco empenho em realizar as tarefas que

havia planejado e a necessidade de fazer tudo novamente desde o início. São elas:

• Falta de perseverança ao implantar mudanças pessoais;

• Desconhecimento de um processo organizado que o ajude a alcançar seus

objetivos;

• Erro na avaliação de seus reais problemas relativos ao tempo;

• Falta de confiança nas medidas que toma, por já terem sido tentadas

anteriormente com resultados abaixo do esperado;

• Ausência de uma visão mais ampla que relacione o tempo com a sua

vida;

• Desejo de obter resultados mais rápidos;

• Medo de começar tudo de novo e ter de enfrentar derrotas já vividas;

• Falta de empenho, perda de rumo durante o caminho, vontade de parar

com tudo e dar um tempo, vontade de deixar como está para ver o que

acontece.

A vontade de boa parte das pessoas é acertar e utilizar seu tempo da melhor

maneira possível de modo que o bom uso do tempo irá colocá-lo mais próximo de seus

objetivos.

Para tornar real tal pretensão é preciso aproveitar e criar oportunidades. Além

disso, é preciso ainda viver com qualidade, isto é, com a qualidade que cada um

escolher para si próprio.

7

Nosso objetivo é sugerir caminhos para que você possa aproveitar essas

oportunidades. Seu tempo será consequência daquilo que você estabelecer como

objetivos e da maneira como pretende vê-los alcançados.

1.2 – O que é Administração do Tempo?

Administração do Tempo é o ato de saber se organizar

em todos os sentidos, seja na vida pessoal ou no trabalho. A

arte de se organizar consiste em controlar seus afazeres para

evitar perdas de tempo.

Essa prática possibilita identificar o que é mais

importante, definir objetivos e estabelecer prioridades. Parece

simples, mas para realizar tais funções é necessário

planejamento e acima de tudo sabedoria para executá-lo.

Para ficar mais claro, uma boa Administração do Tempo exige organização

pessoal e uma monitoria contínua das tarefas e do tempo destinado a cada uma delas. A

falta de tempo é muitas vezes uma justificativa para ocultar a falta de capacidade em

reagir diante dos acontecimentos ou a indecisão ao realizar certas tarefas.

Para administrar o tempo da melhor maneira é necessário identificar as

prioridades e depois avaliar a lista de tarefas:

� Importante e urgente – a realizar imediatamente;

� Importante e menos urgente – a realizar nos próximos dias;

� Menos importante, porém urgente – a realizar nos próximos dias;

� Menos importante e menos urgente – a realizar quando a pessoa achar

melhor;

8

� Sem importância e sem urgência – se for necessário fazê-las deve-se

delegar ou então verificar se o assunto não é para esquecer.

A Administração do Tempo é justamente isso: definir aquilo que é importante, o

que é urgente, o que são ambos ou o que é coisa nenhuma.

Dicas

� O que é “importante” e “urgente”, ao mesmo tempo, é crítico: deve ser resolvido

imediatamente.

� O que é unicamente “importante” e gera “valor”, deve ser resolvido em segundo

lugar.

� O que é unicamente “urgente” e não gera “valor”, é comum e, quase sempre, o

melhor é descartar – não haverá prejuízos maiores.

� O que não é nem “importante” e nem “urgente” – jogue no lixo.

“O tempo rende muito bem quando bem aproveitado”. Para tanto, pense em questões

como estas:

� O que merece ser considerado “importante”, dentre todas as coisas que

você faz?

� E o que merece ser visto como “urgente”?

� O que é “importante” deve ser “urgente”?

� E o que é “urgente”, também é “importante”?

� Por fim, o que deve ser feito primeiro: o que é “urgente” ou o que é

“importante”?

9

Veremos com mais detalhes essa questão de “urgente e importante” em tópico

próprio.

1.3 – Por que é tão importante administrar seu tempo

Para falar das vantagens de administrar o tempo, vamos iniciar com os Mitos

que constantemente rodeiam o pensamento das pessoas:

Quem administra o tempo torna-se escravo do relógio – MITO

Quem administra o tempo coloca-o sob controle.

Quem não o administra é dominado por ele, pois acaba

fazendo as coisas ao sabor das pressões do momento, não na

ordem e no andamento em que desejaria.

Esse mito se alimenta do fato de que muitas pessoas

que tentam administrar o tempo acreditam pelo menos no

início que é possível programar 100% do seu tempo. A verdade é que administrar o

tempo não é programar a vida nos mínimos detalhes e sim estabelecer controle sobre

ela. É necessário planejar, sem dúvida. Mas é preciso ser flexível, saber fazer correções

de curso.

Se você está fazendo algum trabalho e está inspirado, produzindo bem, não

há razão para parar, simplesmente porque o tempo alocado àquela tarefa expirou. Se a

tarefa que viria a seguir, em seu planejamento, puder ser reagendada, sem maiores

problemas, não interrompa o que você vem fazendo bem. Administrar o tempo é fazer o

que você considera importante e prioritário, não é programá-lo nos mínimos detalhes e

depois tornar-se escravo dele.

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A gente só produz mesmo, ou então só trabalha melhor, sob pressão – MITO.

Esse é um mito criado para racionalizar a preguiça, a

indecisão. Não há evidência que o justifique, até porque os

que assim agem, poucas vezes tentam trabalhar sem pressão

para comparar os resultados sobre si mesmos e sobre os que

os rodeiam. A evidência, na verdade, justifica o contrário

daquilo que expressa o mito. Em contextos escolares, por

exemplo, quem estuda ao longo do ano, com calma e sem

pressões, geralmente tira notas muito melhores do que quem deixa para estudar nas

vésperas das provas e, por isso, vê-se obrigado a passar noites em claro para fazer

aquilo que deveria vir fazendo durante o tempo todo. Nada nos permite concluir que o

que vale no contexto escolar, a esse respeito, não valha em outros contextos.

Administrar o tempo é algo que se aplica apenas à vida profissional – MITO

Certamente, há muitas coisas em sua vida pessoal e

familiar que você reconhece que deve ou deseja fazer, mas não

faz "por falta de tempo". Você pode planejar, há anos, reformar

algumas coisas em sua casa, escrever um livro ou um artigo,

aprender uma língua estrangeira, ou então a dançar, desenvolver

algum hobby, tirar duas semanas sem perturbações na praia,

curtir os filhos que estão crescendo, tudo isso sem conseguir. A

culpa vai sempre à falta de tempo. A administração correta do

tempo poderá permitir que você realize todos os seus sonhos.

Ter tempo é questão de querer ter tempo – VERDADE

Você certamente já ouviu muita gente dizer isso. De certo modo essa afirmação

é verdadeira. Normalmente damos um jeito de arrumar tempo para fazer aquilo que

realmente queremos fazer. Mas a afirmação não diz tudo. Não basta simplesmente

querer ter tempo para ter tempo. É preciso também querer o meio indispensável de obter

mais tempo e esse meio é a administração do tempo.

11

Administrar o tempo é saber usá-lo para fazer aquelas

coisas que você considera importantes e prioritárias,

profissional ou pessoalmente. É organizar a sua vida de tal

maneira que você obtenha tempo para fazer as coisas que

realmente gostaria de fazer, e que possivelmente não faz

porque anda tão ocupado com tarefas urgentes e de rotina

(muitas delas não tão urgentes nem tão prioritárias) que não

sobra tempo.

As pessoas que têm tempo livre não são, necessariamente, as desocupadas, mas

sim as que conseguem administrar o tempo que tem. Todos nós conhecemos pessoas

que não fazem nada o dia inteiro e, no entanto, constantemente se dizem sem tempo.

Por outro lado, quem administra o tempo não é quem está todo o tempo

ocupadíssimo. Pelo contrário. Se você vir alguém que trabalha o tempo todo, fica até

mais tarde no serviço, traz trabalho para casa à noite e no fim de semana, pode concluir,

com certeza, que essa pessoa não sabe administrar o tempo. Quem administra o tempo

geralmente não vive numa corrida perpétua contra o tempo, não precisa trabalhar horas

extras e, geralmente, produz muito mais.

A principal vantagem de administrar o tempo é ter boa qualidade de vida. No

entanto, nem todos se dão conta de que são, em grande parte, responsáveis por criar essa

qualidade. Pensando nisso, relacionamos algumas dicas que se bem aplicadas podem

proporcionar uma boa qualidade de vida seguida, obviamente de uma boa administração

do tempo.

• Permita-se ter uma visão daquilo que gostaria que

acontecesse com você daqui pra frente;

• Escreva essas visões sob forma de objetivos a serem

alcançados;

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• Ao definir objetivos pessoais, estará ditando para si próprio o que

gostaria que acontecesse em sua vida;

• Defina quais passos o levam a esses objetivos, para saber o que deve ser

feito para chegar lá;

• Desfrute cada um desses passos que está dando, conheça e valorize cada

um deles;

• Quando cometer enganos ou tropeços, diga logo “Bem vamos superar

isso”, em vez de “Eu sabia, logo agora...”;

• Pense em qualidade sempre, pense qual a melhor maneira de fazer cada

coisa, pense como isso contribui para a realização dos seus objetivos.

Cuidado para não se tornar um workaholic

Workaholic é uma expressão de origem americana

destinada a pessoas que tem vício por trabalho, ou seja,

trabalham em excesso.

Segundo estudos recentes, pessoas com esse perfil

trabalham em média 14 horas por dia, e também aos fins

de semana. De acordo com especialistas, isto se dá cada

vez mais frequente devido ao aumento do desemprego e da necessidade do brasileiro de

dobrar a carga horária para aumentar a renda familiar.

Alguns especialistas acreditam que esse comportamento pode ser considerado

uma doença, afinal isto é um vício. Para eles, esses profissionais que trabalham demais

devem procurar acompanhamento psicológico para tentar diminuir seu ritmo de trabalho

que por sua vez geram sintomas graves, como depressão, estresse e doenças cardíacas,

além de prejudicar os colegas e a empresa, que passa a ter gastos extras com esse

funcionário.

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Outros pesquisadores caracterizam os workaholics como pessoas competitivas,

em busca de perfeccionismo e de destaque pessoal, qualidades que muitas empresas

levam em consideração ao contratar um novo empregado.

Tome cuidado para não se tornar um workaholic, embora esse tipo de

funcionário, muitas vezes seja valorizado, agir dessa forma pode causar uma série de

problemas de saúde, resultando em uma má qualidade de vida.

Faça o teste abaixo, elaborado pelo Empregos.com.br e descubra se você é um

workaholic:

Teste: Você é workaholic?

Você costuma esquecer e até perder compromissos sociais e

festas de família por causa do trabalho? Mesmo dormindo ou comendo,

sua cabeça continua no escritório? Responda as questões a seguir e

descubra se você é ou não um workaholic:

SIM NÃO

1. Você se empolga mais com seu trabalho que com qualquer outra

coisa?

2. Você trabalha ou lê durante as refeições?

3. Você regularmente deixa de almoçar para trabalhar?

4. Seu horário de trabalho causa estranheza nos seus relacionamentos?

5. Seu trabalho interfere no seu tempo livre?

6. Você pensa frequentemente sobre trabalho fora do escritório?

7. Você subestima o tempo de duração de um projeto e depois corre

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para terminá-lo no prazo?

8. Você geralmente sobrecarrega sua agenda?

9. Você sente que não pode reduzir sua carga horária sem

comprometer sua carreira?

10. Você tem dificuldades em delegar tarefas a outras pessoas?

11. Você cancela frequentemente eventos familiares e sociais para

cumprir prazos determinado por si próprio?

12. Você pensa em trabalho enquanto dirige, escuta outras pessoas

falando ou quando está indo dormir?

13. Você é competitivo?

14. Você trabalha mais de 45 horas por semana?

15. Você desistiu de algum de seus hobbies por causa do trabalho?

16. Você se preocupa excessivamente com o futuro, mesmo quando as

coisas estão bem?

17. Você acredita já ter adoecido por causa do trabalho?

18. Você está infeliz com seus hábitos de trabalho?

Total do sim:

A contagem é realizada a partir da soma das respostas assinaladas “sim”.

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Gabarito

1 a 8 pontos

Zen: você consegue um bom equilíbrio entre a ambição e hábitos

saudáveis. Bom para a sua saúde e bom para a sua carreira também,

afinal, você reserva um tempo para aprender e viver experiências que

também podem contribuir para o seu desenvolvimento profissional.

9 a 14 pontos

Cuidado: Não está na hora de tirar aquelas férias vencidas? Seu corpo

pode não ter reclamado ainda, mas certamente seus pensamentos às

vezes fogem e sua produtividade está comprometida. Tente umas

férias, mas, se não for possível agora, aposte nos exercícios físicos, nas

atividades culturais e em tudo o que lhe dá prazer.

15 a 18 pontos

Perigo: Reduza suas horas de trabalho, pois há mais vida fora do

escritório. O ideal mesmo é que você se desligue por uns dias e

faça algo para o bem do seu corpo e da sua mente. Você ficará

mais disposto e conseguirá trabalhar bem em menos tempo, porque

sua produtividade aumentará.

1.4 – De que forma o tempo pode influenciar a sua vida

O tempo pode influenciar a sua vida tanto de forma positiva quanto de forma

negativa.

No ambiente de trabalho, por exemplo, o tempo pode ser seu aliado quando você

realiza suas tarefas dentro do prazo estimado. Desta forma, trará vantagens em sua

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vivência, sendo desnecessário levar trabalho para casa ou passar horas trabalhando no

final de semana, o que resultará em tempo para realizar outras atividades como passear,

sair com os amigos, passar mais tempo com a família, enfim ter uma boa qualidade de

vida.

Por outro lado o tempo pode ser seu inimigo, no sentido de que se você não

cumprir suas tarefas no prazo proposto, certamente isso te causará certo transtorno uma

vez que não terá tempo para fazer o que deseja, sendo necessário permanecer

trabalhando em horários inoportunos.

As desculpas mais comuns para justificar um fracasso é dizer: Não tive tempo

suficiente. O executivo diz: Não tenho tempo para planejar meu trabalho porque estou

muito ocupado com outras coisas. O vendedor diz que não tem tempo suficiente para ir

em busca de novos clientes porque as visitas rotineiras e os relatórios que precisa fazer

tomam-lhe todo o tempo. Ambos se atormentam e agonizam, quando seria tão fácil

organizar o tempo de maneira inteligente.

Organização é peça fundamental no processo de

administração do tempo. Quando se tem organização é possível

realizar uma série de coisas e ter resultados satisfatórios, seja na

vida pessoal ou profissional.

Plano para organizar seu tempo:

Defina sua meta – Visualize exatamente aquilo que você quer alcançar. Não use

termos vagos ou generalizados.

Seja específico – Não escreva simplesmente: Quero ganhar mais dinheiro ou

quero ter sucesso. Não! Escreva exatamente aquilo que quer fazer e a quantia de tempo

que terá que empregar para consegui-lo.

Prepare um programa – Etapa por etapa. Você deve determinar qual a sua

meta principal e saber quais as etapas necessárias para alcançá-la.

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Aplique o mesmo sistema para determinar o tempo de cada etapa,

separadamente – Estipule uma série de etapas com tempos determinados.

Depois que você determinar um prazo, dentro do qual seja possível levar a sério

seu plano, ajuste-se a ele estritamente.

Você só pode fazer uma coisa de cada vez. Se você

fizer um trabalho enquanto estiver preocupado com outro,

ambos serão mal feitos e você se atrasará em seu programa.

Complete seu planejamento pessoal com uma agenda diária que

lhe servirá para planejar as atividades de cada dia. Escreva cada

ação detalhadamente e depois a esqueça até que chegue o momento.

Quando registramos por escrito as coisas que planejamos e

decidimos executá-las num determinado momento, elas

deixam de ser preocupação e não há razão para voltarmos a

pensar nelas até que chegue o momento de realizá-las.

(autor desconhecido)

Quanto vale seu tempo? Calcule seus ganhos divididos pelo tempo que você

emprega em cada tarefa. Faça a si mesmo a seguinte pergunta: Tudo o que faço vale a

quantia que ganho? Você não está desperdiçando um tempo valioso, executando um

trabalho que poderia ser feito por uma pessoa cujo tempo seja mais barato? Você não

executa tarefas rotineiras que não merecem o investimento do seu tempo e esforço? A

incapacidade de delegar é muitas vezes um grande obstáculo que nos faz tropeçar em

nossa trajetória para o sucesso.

Lembre-se: Não desperdice seu tempo em trabalhos que podem ser executados

por outra pessoa cujo tempo seja menos valioso que o seu.

Quais são as coisas realmente essenciais? Quando fizer um plano, no momento

de calcular o tempo necessário para cada atividade, lembre-se de colocar em primeiro

lugar, as coisas mais importantes.

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Evite a rotina, muitas vezes executamos o mesmo trabalho da mesma maneira

dia após dia, unicamente porque esta forma de agir tornou-se um hábito. Será que este

procedimento não pode ser mudado, para que, com menos trabalho, se obtenha o

mesmo resultado ou melhores resultados?

A Administração por Objetivos

Os supervisores que utilizam a administração por objetivos empregam seu tempo

com eficiência porque o tempo e a fixação de objetivos são inseparáveis. Um

administrador sem objetivos é um barco sem porto. Se os objetivos não são claros, a

direção pela qual o administrador se orienta tampouco será.

O administrador não saberá que direção tomar, não terá uma

base racional para tomar decisões e nem poderá ser avaliado o

progresso, porque não há maneira de fazê-lo.

Independente do ramo de negócio ou cargo que ocupa,

encontra-se uma corrida constante contra o tempo. À medida que as

atividades se ampliam, torna-se mais evidente a necessidade da distribuição inteligente

do tempo.

É indispensável a qualquer executivo a distribuição e organização de seu tempo

se quiser fazer frente às crescentes demandas de trabalho. Os executivos progressistas

utilizam-se de dois métodos principais para ganhar sua corrida contra o tempo. É quase

certo que você mesmo os use:

O primeiro é a seleção: isto é, reconhecer aquelas partes do seu trabalho que

sejam antiquadas ou desnecessárias. Os métodos e procedimentos antiquados e

desatualizados devem ser abandonados, impedindo que seus subordinados os usem.

O segundo é a delegação: todas as vezes que você tiver dominado certo tipo de

trabalho, treine um dos seus subordinados para que possa encarregar-se dele. Desta

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forma você pode afastar-se das tarefas rotineiras, ganhando tempo para aprimorar-se e

proporcionando aos seus auxiliares uma oportunidade de desenvolvimento.

Infelizmente estes dois métodos não são suficientes. Você precisa aumentar a

sua capacidade de trabalho. Mas como?

Vamos ver algumas ideias, conceitos e exemplos sobre a administração do

tempo:

A Preocupação

Se desejar modificar a distribuição do seu tempo e

aumentar sua capacidade de trabalho, deve se lembrar de

uma coisa muito importante: cada minuto que desperdiçar

com preocupações é um momento que está roubando da sua

capacidade de trabalho. Você já notou que a preocupação

pode dominar completamente as pessoas que se encontram

sob seu efeito? Tais pessoas movem-se como sonâmbulos. Enquanto falam, com

aparente coerência, seus pensamentos estão a mil quilômetros dali. Não deixe que isto

se transforme em hábito. Concentre-se naquilo que faz, porque se não vale a pena

concentrar-se, tampouco valerá a pena fazer o que está fazendo.

É muito fácil dizer: não se preocupe. No entanto é muito difícil aplicar tal

conceito a si mesmo. Um dos maiores problemas causados pela preocupação é a

estranha capacidade que ela tem de agigantar-se diante dos olhos. Assim como uma

criança assustada vê nas sombras das árvores, braços ameaçadores de um gigante, você

poderá permitir que, a obscuridade da preocupação, o atormentem com pensamentos

sem fundamentos.

Espere o máximo possível antes de preocupar-se.

Escreva as preocupações em sua agenda e preocupe-se com elas somente quando

se tornarem realidade ou surgirem. Esqueça as preocupações inúteis ou que podem

algum dia surgir.

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Na realidade, existem apenas dois tipos de preocupações:

A primeira consiste em preocupar-se com algo inevitável, algo que você não

pode mudar. Nada poderá mudar o resultado final, nem a angústia de sua preocupação,

de modo que você está gastando energia inutilmente.

A segunda consiste em preocupar-se por coisas que você pode mudar. Neste

caso você deve gastar sua energia e tempo em efetivamente fazer algo que possa mudar

e remover sua preocupação. Evite gastar tempo apenas se preocupando, sem fazer nada

para mudar a situação.

Aprenda a deter-se

A atividade que mais particularmente fará economizar

tempo é a de aprender a reconhecer o momento em que deve parar.

Deve-se planejar cuidadosamente o tempo necessário para

determinar um projeto ou atividade e, quando este tempo terminar,

deve-se parar. Se continuar, estará roubando o tempo do projeto

seguinte. Quando incorre neste erro, logo se acha sem tempo para

fazer qualquer coisa. Esta é a brecha por onde escapa o tempo da maioria das pessoas. É

preciso planejar cuidadosamente não somente o uso dos meses, das semanas e dos dias,

mas também o uso das horas e dos minutos.

Os Ladrões do Tempo

Evite transferir tarefas já agendadas

É comum fazer complicados preparativos para alcançar algo e depois começar a

transferir o assunto de um dia para outro. Tanto o transfere que seu propósito se dilui no

indefinido futuro do amanhã, que não chegou e nunca chegará. O antídoto para a

transferência é a decisão. Depois que você tiver determinado o que fazer e como fazer,

faça a si mesmo esta pergunta: quando? Aplique então o antídoto, definindo uma data e

21

um prazo para a execução. Você se surpreenderá como tudo fica mais fácil quando você

segue este sistema.

Cuidado com as desculpas

Outro ladrão do tempo é a desculpa aparentemente lógica que muitas pessoas

usam para justificar a inércia frente a um problema. Todos têm certa satisfação, quando

da a si próprio ou a quem os escute, explicações lógicas que justifiquem a transferência

daquilo que planejou. Na realidade, tudo o que você faz e procura desculpas que, com

lógica aparente, apenas ressaltam o fato de que não é capaz de organizar e distribuir o

tempo adequadamente. Se, ao invés das explicações lógicas, empregar seu tempo em

agir com decisão, jamais terá a necessidade de usar artifícios tais como a desculpa.

As lamentações destroem

O mais cruel e impiedoso ladrão do tempo é a lamentação. Nada faz desperdiçar

mais tempo do que as horas que dedica às lamentações inúteis. Não viva do passado.

Depois que você passou por uma determinada experiência em sua vida, pouco poderá

fazer para modificá-la. Ela já é parte do passado. A verdade é que se aprende com erros

do passado, mas o fato é que não pode voltar atrás para corrigi-los. Se pudesse voltar

atrás, certamente não cometeria erros que comete. Então é lógico presumir que deve sua

posição atual às lições que aprendeu do passado. Por que desperdiçar seu tempo

lamentando as experiências que adquiriu no passado, através dos seus erros?

1.5 – O princípio de Pareto

O princípio 80/20 de Pareto é uma teoria bastante antiga criada pelo economista

italiano Vilfredo Pareto. Embora tenha sido criado há mais de cem anos, tal estudo se

adapta à realidade atual e pode ajudá-lo na condução do seu dia.

Trata-se de uma análise que mostra que há um forte desequilíbrio entre ações e

objetivos alcançados. Ao analisar a sociedade, o economista concluiu que 80% dos

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resultados que atingimos se relacionam a 20% dos nossos esforços. Isto significa que

algumas ações específicas e estratégicas dão um retorno muito maior do que outras.

Para ficar mais claro, o estudo indica que, muitas vezes há muito esforço e

pouco resultado. A dificuldade está em identificar, no dia a dia, quais as ações que

merecem prioridade e que proporcionam maiores resultados.

Todo empreendedor deve conhecer e principalmente aplicar o princípio de

Pareto. Ao afirmar que apenas 20% daquilo que você faz é responsável por 80 % dos

seus resultados, o estudo diz que é preciso escolher, ou decidir, quais são os 20%

essenciais.

Um exemplo clássico é que se 20% dos alunos de uma sala de aula, são

responsáveis por 80% da bagunça e do caos enfrentado pelos professores, controle os

20% e você controlará a sala de aula. Se 20% dos clientes de uma empresa são

responsáveis por 80% das compras repetidas. Invista nesses 20% e eles trarão ainda

mais lucros para sua empresa.

É comum no dia a dia, concentrar energia e tempo em ações secundárias que

sobrecarregam sua agenda, projetos que o deixam estressado, mas nem sempre lhe

asseguram bom retorno. O ideal é observar esses atos com cautela e, com base nessa

teoria, experimentar redirecionar esforços e procurar fazer o essencial, já que não é

possível fazer tudo. Agindo dessa forma, terá grandes chances de sucesso e felicidade

tanto na sua vida profissional quanto pessoal.

Os Princípios de PARETO (1848-1923)

� Comemore o valor excepcional de produtividade, em vez de aumentar de

imediato o esforço médio;

� Procure atalhos, em vez de seguir pelo caminho mais longo;

� Controle a sua atividade com um mínimo de esforço possível;

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� Seja seletivo e não exaustivo;

� Procure a excelência num conjunto restrito de coisas, em vez de um bom

desempenho em muitas;

� Delegue ou subcontrate tanto quanto possível no dia a dia, de forma a ser

beneficiado e não penalizado pelo sistema fiscal;

� Escolha a carreira e os colaboradores com muito cuidado;

� Faça apenas aquilo em que é melhor e de que gosta mais;

� Olhe o que está por trás da textura normal das coisas para descobrir

ironias e particularidades;

� Em todas as esferas realmente importantes, procure a que necessita de

apenas 20% de esforço e conduza a 80% de retorno. (“Lei natural do

menor esforço”);

� Acalme-se, trabalhe menos e limite o número de objetivos valiosos que

tem de atingir e para os quais o princípio 80/20 trabalhará por si, em vez

de se agarrar a todas as oportunidades disponíveis.

Máximas de PARETO

� Só um pequeno número de coisas produz resultados importantes, poucas

vitais e muitas triviais;

� A maioria dos esforços realizados não atinge os resultados pretendidos;

� É muito complicado, e por vezes pouco importante, perceber o que está a

acontecer numa determinada situação: É preciso saber se algo está ou não

24

a funcionar, mudar o que for necessário e depois manter esse estado de

coisas até que deixe de funcionar;

� A maioria dos acontecimentos bons resulta da ação de um pequeno

número de forças muito produtivas, enquanto a maioria das coisas ruins

acontece devido à ação de um pequeno número de forças destrutivas;

� A maior parte da atividade, individual ou de grupo, é uma perda de

tempo, pois não contribui para a obtenção dos resultados pretendidos;

� Uma pequena percentagem da sua atividade será sempre eficaz e

valorizada pelos clientes, mas provavelmente não é a que você pensa.

1.6 – Princípios da administração do tempo

� Faça uma lista – Nada será feito até que esteja em uma lista de coisas a

fazer;

� Atribua prioridades – O que dever ser feito em primeiro lugar? E a

seguir? O que pode esperar? Arrume os itens da sua lista por ordem de

importância;

� Faça primeiro o mais importante – A mais alta prioridade é mais

importante, por razões que você mesmo determina;

� Não tolere interrupções – Muitas vezes nem atenda ao telefone;

� Mantenha-se no item até que acabe;

� Trabalhe no item um até que o tenha terminado. Então, inicie o item dois,

que agora é o seu item um.

25

Os três princípios clássicos da Administração do tempo, ao menos antigamente,

eram:

1. Faça uma lista das tarefas que você precisa executar diariamente e

concentre-se nelas até que todas estejam executadas;

2. Cuide primeiro dos assuntos urgentes;

3. Distribua uniformemente sua carga de trabalho.

O fato é que todo mundo já utilizou estas técnicas frequentemente com algum

grau de sucesso. No entanto, estudiosos renomados como Peter Drucker, Merrill

Douglass e o próprio Vilfredo Pareto, afirmam que elas precisam ser descartadas a fim

de abrir caminho para métodos mais eficazes.

Aparentemente, as regras são boas. Cada uma delas, entretanto, contém aspectos

negativos. Analisemos separadamente estas diretrizes para descobrirmos por que elas

precisam ser riscadas do livro de regras gerenciais.

1. Faça uma lista das tarefas que você precisa executar diariamente e

concentre-se nelas até que todas estejam executadas.

O que há de errado nisto? Uma porção de coisas. Conforme Drucker aponta, é

preciso equilibrar o trabalho com o tempo. Lembre-se que o tempo é imutável, ao passo

que o trabalho é flexível como massa para modelar. Ele pode ser pressionado, moldado,

reformulado e dividido. Portanto, o trabalho deve sempre subordinar-se ao tempo

disponível. Atacar com entusiasmo sua lista diária de itens a fazer não é suficiente. O

tempo deve ser rigorosamente programado para que as tarefas certas realmente sejam

feitas.

26

2. Cuide primeiro dos assuntos urgentes.

Se for urgente, deve ser importante, certo? Errado! Quem é que

diz que o assunto é urgente? É você, seu chefe, sua secretária, um cliente,

um empregado, um vizinho? Urgente implica em necessidade de atenção

imediata. Mas quem está exigindo atenção imediata? Como a tarefa em

questão se relaciona com os objetivos a serem atingidos? Na realidade,

existe um relacionamento matricial entre assuntos urgentes e importantes.

Esta correlação pode ser simplesmente citada como: Assuntos urgentes

podem ser importantes, mas não necessariamente. São quatro os possíveis

relacionamentos. O assunto pode ser:

Tanto importante quanto urgente

Ex.: Você está quase perdendo seu principal cliente.

Importante mas não urgente

Ex.: Planejamento estratégico para os próximos três anos.

Urgente mas não importante

Ex.: A maioria dos telefonemas.

Nem urgente nem importante.

Ex.: Conversa fiada ou comentários excessivos sobre o jogo de futebol da

semana passada.

Conclui-se, portanto, que assuntos importantes os que têm vínculo com os

objetivos deverão sempre ter prioridade sobre assuntos meramente urgentes os que

pressionam pelo tempo.

27

3. Distribua uniformemente sua carga de trabalho.

Há quase 100 anos, Pareto questionou este conceito. Pareto disse que para

qualquer número de itens, um pequeno número destes itens é muito mais importante do

que o restante. Por exemplo, 20% dos clientes de uma companhia provavelmente são

responsáveis por 80% das vendas, ao passo que 20% dos itens em estoque podem

representar 80% do inventário. O Princípio de Pareto é uma prescrição de

discriminação. Ele propõe dedicar mais atenção aos itens importantes e menos atenção

aos itens de menor importância.

Conclui-se, portanto, que uma carga de trabalho

uniforme, que trata de todas as tarefas da mesma maneira, não

atende à necessidade do executivo. O esforço concentrado em

poucos assuntos importantes é que abre o caminho para a

produtividade gerencial. Desta forma, assim como nos outros

exemplos citados, é possível que 20% das atividades do dia, as mais importantes,

podem merecer 80% do seu tempo.

28

Unidade 2 – Comportamento pessoal em relação ao tempo

Olá Aluno(a),

No decorrer desta unidade, você vai conhecer o que talvez nunca tivesse

imaginado: O quanto o comportamento pessoal influencia na administração do tempo.

Não adianta pensar que administrar o tempo depende somente de planejamento, além

disso, é preciso ter disciplina.

Verá como um simples comportamento pessoal pode facilitar a sua vida em

relação ao tempo. Para cumprir seu planejamento diário, semanal ou até anual é preciso

ter foco, disciplina e ser assertivo. Nesta unidade você vai descobrir como desenvolver

essas habilidades.

Outra questão a ser tratada nesta unidade é a importância de fixar metas e os

hábitos desmotivadores que impedem que os objetivos sejam alcançados. Você vai

aprender como lidar com isto.

2.1 – Administração do Tempo e o foco

O foco é peça fundamental para a realização de qualquer atividade, seja na vida

pessoal ou profissional. Para que algo seja realizado com sucesso é preciso ter foco

durante seu desenvolvimento a fim de evitar ações desnecessárias que podem dispersar

sua atenção.

A falta de foco implica na falta de tempo e na baixa produtividade do

profissional, sendo um dos maiores problemas para a Administração do Tempo. É

praticamente impossível administrar o tempo sem estar focado nas atividades a serem

realizadas. Para resolver este problema é preciso apresentar uma grande força de

vontade por parte do próprio indivíduo.

29

Pesquisas mostram que um profissional só consegue permanecer focado em uma

tarefa por, no máximo, 11 minutos até que o telefone toque. Uma vez que ele para um

trabalho, custa, em média, 25 minutos até que a atenção se volte àquela primeira tarefa.

A falta de foco pode gerar desorganização no trabalho.

Existem pessoas com uma tendência natural para seguirem processos e serem

organizadas. Por outro lado, há pessoas muito desorganizadas e opostas às regras, o que

resulta em dificuldades para adquirir novos hábitos de produtividade.

Para garantir mais tempo no seu dia, relacionamos algumas estratégias que

podem ser adotadas para combater a falta de foco:

- Priorize suas atividades.

Todos os conceitos de administração de tempo levam você a ter um dia mais

focado. Quando você se organiza, você define objetivos, se planeja e consegue saber o

que precisa realmente fazer no seu dia. Liste todas as atividades e priorize

numericamente. Siga essa ordem na execução das tarefas.

- Operação Shutdown

Quando precisar se focar em alguma atividade, desligue completamente seu

celular e telefone, televisão, sites de relacionamento, e-mail, feche a porta e peça para

ninguém incomodá-lo até terminar. Quanto mais você se afastar das possíveis

interrupções mais sucesso terá na sua concentração.

- Para focar crie um padrão

Você pode ritualizar a sua concentração. Escolha uma música tranquila que você

goste e o ajude a relaxar. Alguns estudos de superlearning comprovam que a música

barroca aumenta em três ou quatro vezes a concentração e a capacidade de absorção do

cérebro. Toda vez que precisar se focar ouça sempre a música que o ajuda a se

30

concentrar. Isso criará uma "âncora auditiva" e o colocará em estado de concentração

muito mais rápido.

- Respire

Antes de iniciar seu trabalho, relaxe por alguns minutos. Comece a respirar

profundamente algumas vezes. Concentre-se apenas na sua respiração e no seu corpo.

Deixe sua mente fluir naturalmente. A pressão diária acaba aumentando nossa

adrenalina e deixando nosso ritmo mais ansioso e agitado, o que propicia a falta de foco.

Quando você respira e relaxa, você diminui sua ansiedade e aumenta sua capacidade de

concentração.

- Desligue seu e-mail.

Deixar o e-mail ligado diretamente é um vício perigoso e

hoje, pode-se afirmar, que é um dos maiores causadores da perda

de foco em seu ambiente. Estabeleça horários durante o dia para

essa atividade e não permita que a cada e-mail, sua atenção seja

desligada.

2.2 – Assertividade

Outro comportamento importante que pode influenciar na boa

administração do tempo é a assertividade. A pressão e a correria do dia a

dia acabam envolvendo as pessoas de tal forma que a grande maioria se

sente esgotada.

A sensação de incapacidade e a falta de tempo são sinais de que é necessário

redefinir a sua organização. As pessoas que vivem constantemente sem tempo

trabalham até mais tarde para cumprir todos os compromissos e, geralmente, terminam

o dia tensas e estressadas.

31

Pessoas expostas a essas condições precisam administrar melhor o seu tempo,

distribuir a atenção entre os diversos papéis como profissional, familiar, educacional e

diversão e, principalmente, serem assertivas.

De um modo geral, ser assertivo é ter a capacidade de negociar seus limites

consigo mesmo, ou seja, é encarar o problema da falta de tempo para viver e ter

momentos de lazer. A assertividade está intimamente relacionada com a capacidade de

administrar bem o tempo. Mais do que regras e princípios, a administração do tempo é

uma postura, uma atitude de viver o presente sem perder o senso e a perspectiva do

futuro.

A postura assertiva proporciona um bom relacionamento com os demais colegas

de trabalho, afinal essa relação também facilita o cumprimento das tarefas e resulta em

resultados satisfatórios, promovendo assim uma boa administração do tempo.

A postura assertiva é ter uma comunicação sincera e objetiva. No ambiente de

trabalho, esse perfil é cada vez mais valorizado, pois o mercado exige decisões objetivas

e focadas nos resultados esperados. Ser assertivo é apostar na mudança de

comportamento para melhorar e se adaptar a todos os tipos de personalidade.

Ter comportamento assertivo é ser:

� Ativo;

� Direto;

� Honesto;

� Transparente;

� Transmitir respeito pelos outros.

32

O profissional, quando assertivo, obtém resultados positivos na sua função por

ter influência, atenção, cooperação e negociação. Ele estimula a comunicação e não o

conflito e a vingança. Ser assertivo é acima de tudo saber dizer “sim” ou “não” quando

for necessário.

Como dissemos, é comum gastar tempo em atividades pouco produtivas, isto

acontece, muitas vezes, para aliviar tensões e ansiedades decorrentes das pressões do

trabalho. A execução de atividades sem importância também é uma alternativa para

fugir de algo mais importante e que causa tensão.

O indivíduo que adota a assertividade e a administração de tempo como

prioridades consegue:

� Ser claro e conciso em suas relações, evidenciando conscientemente o seu

posicionamento;

� Dizer sim ou não quando necessário, defendendo seus direitos quando

apropriado;

� Expressar seus sentimentos;

� Ajudar a si próprio a desenvolver sua autoconfiança, melhorando sua

autoestima;

� Escolher o rumo que deseja dar a uma situação;

� Mudar seu próprio comportamento, quando este for inadequado;

� Pedir aos outros para mudar comportamentos inadequados;

� Assumir a responsabilidade pela própria vida e seus relacionamentos.

33

Frustração, tensão e ansiedade são consequências da tentativa de se esquivar das

grandes responsabilidades, tal ação afasta os objetivos principais. Os efeitos do estresse

também podem ser desastrosos para o desempenho tanto pessoal quanto profissional.

Os efeitos da falta de administração do tempo e consequentemente da falta da

assertividade podem ser combatidos com uma reavaliação consciente dos hábitos,

rotinas e a decisão de fazer o que deve ser feito na hora certa.

Vejamos abaixo as áreas atingidas e as consequências da ausência dessas

competências:

Percepção - perda na frequência, na amplitude e dificuldade para a

tomada de decisões;

Visão global - perde a percepção do todo atingindo a atividade

gerencial de planejamento estratégico e administração do tempo;

Capacidade de autoexpressão - perde no relacionamento humano, na

liderança e na espontaneidade;

Capacidade de concentração - atrapalha a análise e tomada de

decisões;

Tempo de reação - atinge o processo decisório porque o raciocínio fica

lento;

Humor/irritabilidade - baixa compreensão empática atingindo a

habilidade de negociação interpessoal;

Criatividade - fica totalmente comprometida.

34

Para desenvolver a capacidade assertiva é preciso:

• Não perder tempo com lamentações;

• Concentrar-se no problema;

• Considerar e avaliar as alternativas;

• Pensar antes de agir;

• Encarar crises como desafio e administrar sua ansiedade antes que ela

predomine em sua mente e suas emoções.

Para atingir esse nível de comportamento é necessário tomar consciência dos

seguintes aspectos:

• Reconheça que a ansiedade é resultado, muitas vezes, das pressões e não

do trabalho;

• Identifique e entenda as pressões que estão causando a ansiedade;

• A ansiedade induz a mecanismos de defesa e fuga que levam ao

desperdício do seu tempo;

• Aprenda a controlar a sua ansiedade através de uma disciplina de

trabalho, com clara definição de objetivos e concentração nas

prioridades;

• Concilie e balanceie suas necessidades de curto prazo com suas

necessidades de longo prazo, usando os esforços na proporção correta.

35

Observe e pratique algumas dicas importantes que podem ajudá-lo a organizar

melhor o seu tempo:

E-mails

Cheque sempre o assunto antes de abrir um e-mail. Coloque os menos urgentes em

pastas separadas. Mantenha dois endereços eletrônicos: um pessoal e outro para

assuntos de trabalho. Procure substituir uma ligação por um e-mail para evitar má

interpretação e ter tudo registrado.

Reuniões

Tenha uma pauta definida para reuniões e procure levar todo o material necessário.

Realize encontro com todos os funcionários só no caso de informações gerais, do

contrário, convoque apenas os que têm interesse direto no assunto. Pautas novas devem

ser anotadas para discussão posterior.

Tarefas

Por ordem de prioridade, faça um planejamento diário das

tarefas que devem ser realizadas no dia. Estipule o tempo

previsto para cada atividade. Em caso de atividades mais

longas, determine uma data-limite para a conclusão. O ideal é

deixar espaços na agenda para possíveis imprevistos.

Postura

Saiba dizer não, quando for preciso, desde que use argumentos. Nunca aceite tarefas que

você sabe que não terá condições de cumprir no prazo estipulado.

36

Papéis e documentos

Elimine os papéis desnecessários sobre a mesa de trabalho e nas gavetas para não deixar

que o acúmulo prejudique seu rendimento e faça com que você perca prazos

importantes.

Secretária eletrônica

Sempre que tiver de deixar recado em uma secretária eletrônica, adiante o assunto.

Quando a pessoa retornar a ligação saberá do que se trata e agilizará o trabalho de

ambos.

Telefonemas

Faça uma lista das ligações que devem ser realizadas no dia e vá respondendo aos

telefonemas na medida do possível, para não acumular ligações para o outro dia. Nas

conversas telefônicas seja objetivo e conciso.

2.3 – O uso da disciplina para economizar tempo

Existe uma série de formas para economizar tempo nas organizações. O mais

importante é determinar as causas e, a partir destas, estabelecer ações. O uso da

disciplina é essencial para conseguir economizar tempo.

Ser disciplinado é o mesmo que respeitar e obedecer a regras, métodos e

autoridades. Trata-se de um conjunto de princípios e métodos estabelecidos para o

funcionamento adequado de qualquer atividade. Para realizar as tarefas dentro do prazo

é preciso ter disciplina, isto é, ter disposição e determinação para realizar algo. Além da

capacidade de ordem e organização.

Destacamos a seguir algumas práticas simples e disciplinares que podem

contribuir para economizar tempo.

37

1. Evite o envolvimento de pessoas desnecessárias no processo de tomadas de

decisões

2. Correspondência

Respostas rápidas. Rascunhe a resposta no verso da carta ou memorando.

Devolva o original. Consideração imediata. Não a coloque de volta na pilha. Responda-

a ou coloque-a onde possa ser respondida.

3. Estabeleça níveis de prioridade

Procure estabelecer, sempre que inicie o dia ou alguma atividade, quais são as

prioridades. Evite atacar os assuntos pressionados pela caixa de entrada do seu e-mail,

visitantes inesperados ou sua própria indisciplina.

4. Correspondência que depende de informação

Se você aguarda informação antes de responder a uma correspondência,

convencione um sinal para que num determinado prazo, você ou alguém possa

conseguir a informação para a resposta.

5. Peça à secretária que responda a correspondência

Procure delegar tanta correspondência quanto ela possa manejar bem. Uma

empresa procura deixar com as secretárias 75 a 80% de toda a correspondência.

6. Reuniões objetivas

Estabeleça critérios e prioridades para a realização de reuniões. Considere o

número de participantes, instalações, equipamento, horário, finalidades e duração.

38

7. Memorandos e Cartas mais breves

Um esforço consciente neste ponto pode produzir resultados surpreendentes.

Aperfeiçoe a linguagem objetiva. Treine sua redação constantemente e analise os

resultados.

8. Treinamento dos subordinados

Faça com seus subordinados uma revisão periódica (seis meses ou um ano) das

suas atribuições. Examine a relação entre atividades rotineiras e inovadoras. Não se

esqueça de avaliar os resultados. Estabeleça programas de treinamento ou

desenvolvimento para cada um deles.

9. Cesta de papéis

Evite acumular papéis desnecessários.

10. Responsabilidade X Autoridade

Torna-se de grande utilidade o claro estabelecimento das responsabilidades com

sua respectiva autoridade. Quando isto não ocorre, as pessoas sentem-se perdidas e

consomem tempo em conflitos.

11. Controle das informações

Estabelecer mecanismos de controle da informação lhe dá tranquilidade e evita

desgaste e desperdício de tempo. Você tem uma visão clara das informações que deve

fornecer e daquelas que espera receber?

12. Planejamento e organização do tempo

Assume a responsabilidade de que a administração do tempo é um problema seu.

Não culpe os outros.

39

13. Aprenda a dizer não

Um elemento essencial para que você possa administrar melhor seu tempo é

aprender a evitar aquilo que não pode fazer. Esta é uma forma eficaz de reduzir tensões

ou desperdício de tempo.

14. Leitura selecionada

Não leia tudo que aparece na sua mesa. Procure fazer uma seleção e aperfeiçoe o

próprio sistema de leitura.

15. Agenda

(Diária, semanal, mensal ou anual).

É importante e ajuda tanto a você como seus subordinados. Não perca sua

flexibilidade, agenda é meio, não fim.

16. Tempo discricionário

Ao planejar o tempo considere também um período fora da rotina sobre o qual

você pode atuar livremente das imposições organizacionais.

17. Estabeleça tempo para isolamento

Ser um gerente é lidar efetivamente com pessoas. Especialistas estimam que

cerca de 80% do tempo de um executivo é gasto lidando diretamente com outras

pessoas. Fixe tempo para atividades isoladas como pensar, elaborar ideias, ordenar

prioridades, entre outras.

40

18. Administração do tempo

Discuta com seu superior, colegas e subordinados a forma como você os tem

influenciado no uso do tempo.

19. Fixar horário para atendimento

Reservar horários (diário ou semanal) para atendimentos. Fixar com o pessoal

interno, padrões de tempo e resultados nos contatos, tornando-os mais objetivos.

Orientá-los na fixação de uma agenda prévia onde sejam também estabelecidas as

prioridades. Procure reduzir os atendimentos sem horário, e trate de evitar interrupções

durante reuniões ou entrevistas.

20. Discipline o uso do telefone

Liste os telefonemas do dia e estabeleça as prioridades. O telefone é o primeiro

colocado na lista dos desperdiçadores de tempo. Considere esta pergunta: Você domina

ou é dominado pelo telefone?

21. Evite atendimentos cruzados

Discuta cada assunto com a pessoa certa e no momento adequado. Esta medida

pode diminuir problemas nas comunicações e desmotivação de pessoal.

22. Concentre os assuntos particulares

Na maioria das vezes, um atendimento desordenado dos assuntos particulares

além de prejudicar o trabalho, prejudica também o encaminhamento dos seus próprios

interesses e sua imagem profissional. Procure destinar momentos mais adequados para

resolver seus assuntos, e você poderá obter melhores resultados.

41

23. Ambiente de trabalho

A proximidade física das pessoas, bem como as instalações e a própria posição

da mesa de trabalho podem ser fatores de dispersão. Caso você não consiga maior

privacidade fechando a porta (uma opção que nem sempre é possível para a maioria das

pessoas que trabalha em um escritório), pode-se obter bons resultados mudando a mesa

de trabalho de lugar, de forma a não ficar tão próxima do fluxo de pessoas.

A disposição física do local de trabalho afeta realmente o uso do tempo e merece

uma análise cuidadosa. Faça um plano com o qual possa obter privacidade, mas não se

torne inacessível. Procure também dispor seu ambiente de trabalho de modo a poder dar

conta das tarefas que tiver em mãos, com mínimo de duração ou cansaço.

24. Rotina X Inovação

Equilibre as atividades repetitivas (e que podem ser delegadas) e aquelas que são

inovadoras e, portanto, requerem seu envolvimento ou orientação.

25. Cuidado com o Perfeccionismo

Existe diferença entre buscar qualidade e querer perfeição. O primeiro é

atingível, gratificante e saudável. O segundo é inatingível, frustrante e neurótico. Pode

ser também uma terrível perda de tempo.

26. Limpe a mesa

Mantenha a mesa limpa para diminuir ou ordenar as pressões da papelada.

27. Diluir pressões

Não aguarde a aproximação do prazo para o término de um trabalho. Procure

dividir a atividade em etapas de maneira a diluir a pressão e desgaste resultantes da

pressa e tensão provocadas pelos prazos curtos.

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28. Encurte a interrupção

A interrupção é um desperdiçador muito comum na realidade organizacional.

Encurte-a utilizando algumas destas medidas:

- Receba o visitante em pé;

- Receba-o na antessala;

- Sente-se na ponta da mesa;

- Tenha um relógio em lugar visível;

- Não ofereça cafezinho;

- Defina claramente a finalidade do contato.

29. Peça alternativas

Quando o subordinado lhe trouxer um problema não se limite a ouvi-lo

passivamente. Pergunte também sobre as alternativas para solucioná-lo. Isto pode

apressar as decisões e economizar tempo.

2.4 – Como definir o que é importante e o que é urgente

Vimos brevemente em tópicos anteriores que existem duas maneiras de se

estabelecer prioridades: de acordo com a urgência ou de acordo com a importância.

Agora, você vai conhecer de forma detalhada como usar o urgente e o importante para

estabelecer um critério de uso do tempo.

43

Urgente

Refere-se a ações que parecem requerer atuação imediata, têm

pressa e são visíveis. Tais ações se mostram inadiáveis, os outros

pressionam para que sejam feitas, mas poucas vezes têm a ver com a realização de

objetivos considerados maiores.

Importante

Está associado a valores e possui relação com ações que contribuem para a

realização de uma missão, para obter resultados, para alcançar objetivos e para atingir

metas.

Urgente e importante podem ocorrer simultaneamente ou não. A matriz abaixo

ajuda a visualizar o urgente e o importante, dando alguns exemplos do que acontece

quando urgente e importante ocorrem simultaneamente ou não.

MATRIZ DO USO DO TEMPO

Urgente Menos urgente

Importante

I

• Crises

• Projetos com prazo

determinado

• Atividades sob pressão

externa

• Conflito com clientes

significativos

• Situações de conflito ou

atrito com familiares ou

amigos

• Cobrança de resultados

II

• Prevenção de problemas

• Planejamento

• Prospecção de

oportunidades

• Fortalecimento de

relacionamentos e

amizades

• Criatividade na busca de

novas formas de atuação

• Reflexão e avaliação de

sua forma de proceder

44

decisivos

Menos

importante

III

• Interrupção do trabalho

com frequência para

atender os outros

• Atividades de efeito em

curto prazo

• Trabalho levado para

casa que poderia ser feito

no dia seguinte

• Resposta imediata a

todas as solicitações

vindas de terceiros

IV

• Apenas manter-se ativo

para parecer que trabalha

duro

• Reuniões e discussões

infindáveis e sem motivo

• Hiperatividade social no

trabalho

• Arquivo morto

• Fofocas com vizinhos

• Visitas sociais por

obrigação

A matriz acima mostra que é necessário estar atento para se concentrar nas

atividades importantes e a estar pronto para questionar e resistir às situações urgentes.

Quadrantes I e II

Situações como as descritas no quadrante I e II merecem sua atenção, seu

esforço e investimento, pois as ações que permitem que você atinja seus objetivos estão

quase sempre presentes nesses quadrantes.

Quadrantes III e IV

Investir seu tempo em situações como as dos quadrantes III e IV faz com que se

pense apenas no aqui e agora, sem resultados imediatos, em geral de pouca duração.

Quadrante II

É aquele capaz de produzir os melhores e mais duradouros resultados para quem

utilizar a matriz do tempo. Quem gasta seu tempo com situações como a do quadrante

II, certamente investe nas coisas que realmente trarão os melhores resultados mais tarde.

45

Nota-se que a característica básica do quadrante II é a não urgência. Portanto,

tome cuidado, pois isso pode impedir o progresso, levar ao adiamento, à procrastinação,

ou seja, ao não fazer nada. Ou ainda à tentação de pensar em deixar para depois só

porque há bastante tempo. Não se esqueça de que as atividades deste quadrante

geralmente são extensas e requerem mais tempo para serem realizadas.

Categorias de utilização do tempo

Importante e Urgente Importante e Não Urgente

• Produção comprometida.

• Tarefas delegadas pelo superior.

• Se não forem feitas, podem

comprometer os resultados da

empresa.

• Tarefas direcionadas às metas

pessoais

• Projetos novos

• Melhorias no processo

• Pesquisas

• Cursos de aperfeiçoamento

Urgente e Não Importante Tarefas Complementares

• Ajuda a colegas

• Relatórios diversos

• Opinião pessoal sobre assuntos

• Reuniões

• Material para leitura

• Arquivos

• Bate papo

A maioria das pessoas estabelece as prioridades de acordo com a urgência, razão

pela qual passam tanto tempo dominando o entusiasmo e não conseguindo nunca

começar um projeto sem que o prazo já esteja se esgotando. Ao se estabelecer prazos

conforme a urgência haverá provavelmente três categorias:

01 - Precisa ser feito hoje.

02 - Deveria ser feito hoje.

46

03 - Deveria ser feito algum dia, quando puder eu faço.

Suponhamos que você esteja pronto para preencher sua declaração de imposto

de renda, utilizando este sistema com dois meses e meio do prazo final. Obviamente a

tarefa não se incluiria na primeira categoria, porque você ainda tem pela frente dois

meses e meio antes de expirar o prazo. Poderia ser incluída na segunda categoria, mas

provavelmente não será, pois não há urgência. Muitas vezes irá para a terceira categoria

e você não dará a partida até que o prazo esteja bem próximo. Nesse ponto já será difícil

encontrar ajuda especializada e você será incapaz de fazer um trabalho cuidadoso como

gostaria. Então reclama mentalmente de si mesmo e promete começar mais cedo no

próximo ano. Mas não irá porque no ano que vem aplicará o mesmo raciocínio.

Talvez seja mais preciso determinar as prioridades com base na importância e na

urgência, atribuindo-se um valor maior à importância para que se enfatize de maneira

institucional o cumprimento dos objetivos, sem desprezar as urgências e pequenas ações

de curto prazo, que muitas vezes são rápidas e não demandam tanto tempo. Isso implica

em pegar a sua lista e examinar cada item à luz da pergunta:

"Esta tarefa contribui na verdade para a conquista das metas da minha vida ou de

meus objetivos em curto prazo?"

Em caso afirmativo marque este item. Depois numere os itens marcados na

ordem em que gostaria de realizá-los, levando em conta dois fatores: A Urgência e a

relação tempo/benefício.

A relação tempo/benefício é simplesmente uma forma de reconhecer que, apesar

de certa tarefa poder ser menos importante que outra e carecer de urgência, pode haver

uma boa razão para executá-la primeiro se o tempo envolvido for pequeno e o benefício

significativo. É preciso ter em mente o objetivo de vida, a missão que você escolheu

cumprir em sua vida e qual a importância da tarefa nesse objetivo.

Outra exceção à regra geral de se fazer coisas mais importantes primeiro é o

47

procedimento discutido no Princípio de Pareto. Ao invés de começar o seu dia pela

coisa mais importante da sua lista, talvez seja melhor programar um período de tempo

ininterrupto durante o dia para trabalhar sobre ela.

Um exemplo: Imagine que você precise desenvolver algum trabalho muito

importante. Você sabe que com certeza levará entre três e quatro horas para fazê-lo.

Imagine também que no seu trabalho seja comum a interrupção por telefonemas no

período da manhã, fato que não ocorre no período da tarde. Será melhor então iniciar

este trabalho no período da tarde ao invés de realizá-lo no período da manhã. Este

adiamento possibilitará que você faça o trabalho em menor tempo e com maior

qualidade.

Importante saber que ao final de cada dia tem que ter bem claro o que realizou e

que o saldo de tarefas não realizadas terá prioridade no dia seguinte, acumulando tarefas

não realizadas e evitando o esquecimento. Uma sugestão interessante é fechar o

expediente já com o planejamento do dia seguinte.

A maioria das coisas realmente importantes da nossa vida não é urgente.

É possível realizá-las agora ou mais tarde. Em muitos casos podem ser adiadas

indefinidamente e na maioria deles são. Estas são as coisas que nunca chegamos a

começar, como por exemplo:

- Aquele curso especial que você desejava fazer para seu aperfeiçoamento

profissional;

- Aquele projeto novo que gostaria de submeter ao chefe após ter encontrado

tempo para uma verificação preliminar;

- O artigo que vem pretendendo escrever;

- A dieta que pretendia começar na segunda-feira;

48

- Os exames médicos que vem desejando fazer, entre outros.

Todas essas tarefas têm alguma coisa em comum a despeito de sua importância,

pois são relacionadas com sua saúde, prosperidade e bem-estar. Tudo isso será adiado

indefinidamente a menos que você tome alguma atitude, tendo a iniciativa de fazê-las.

Se suas atividades estão ligadas a prioridades alheias ou a um sistema imposto

de prazos que tornam as coisas urgentes, você nunca irá se mobilizar por suas próprias

prioridades.

Lembre-se de seus próprios objetivos a curto, médio e longo prazo.

Lista Mestra

Uma lista mestra é a sua lista de afazeres. É a partir dela que você monta sua

agenda diária.

Veja como se faz: pegue uma folha de papel pautada ou abra uma planilha e faça

as seguintes colunas:

Atividade Prazo Resultado Facilidade Prioridade Completado

Relatório 10/12 Excelente Médio 1° �

Visita a

clientes 11/12 Satisfatório Fácil 2° �

Confira o significado de cada coluna:

• Atividade: O que deve ser feito

• Prazo: A data de entrega. Se não há data fixa defina uma, mas não deixe para

muito longe;

• Resultados: Tente dar um nível de resultado esperado;

49

• Facilidade: Estabeleça um nível de facilidade. Pode ser: fácil, médio, difícil ou

1, 2, 3, 4, 5;

• Prioridade: Com base nas outras colunas você pode definir a prioridade de cada

ação;

• Completado: Nesta coluna você coloca uma marca em cada atividade

concluída. Ao terminar uma ação você também pode riscar a linha, se preferir.

Quando uma nova atividade surgir, você deve colocá-la na lista mestra e

completar as outras colunas.

Lembre-se: no começo do dia você examina sua agenda e atualiza sua lista

mestra. No final do dia, repete a ação e planeja o dia seguinte. Consumir bem o seu

tempo permite que você tenha tempo para realizar aquelas tarefas que são

verdadeiramente importantes e necessárias.

Procure considerar o que é importante e o que é urgente. Cabe lembrar que

urgência se refere a algo que tem prazo. Importância se refere a algo que tem valor.

2.5 – Fixando metas e objetivos

Especialistas acreditam que determinar metas e objetivos para a realização de

certas atividades é garantia para obter sucesso na administração do tempo. Para tanto,

recomendam:

� Listar as metas mais importantes da sua vida, tais como família, salário,

vida conjugal, desenvolvimento pessoal e sucesso nos negócios. Após

tudo escrito, deve-se refazer a lista em ordem de importância.

� Estimar o tempo gasto com essas importantes metas. Em seguida, realizar

um acompanhamento e manter um registro das atividades.

50

� Pensar: O tempo gasto é proporcional à prioridade de cada meta.

Aqueles com metas bem definidas certamente terão maior probabilidade de

deixar legados permanentes.

É muito comum, encontrar desconexão entre a importância da meta e a

orientação do seu tempo. A maioria das pessoas gasta menos de 15% do seu tempo em

itens prioritários. Se dobrar esse percentual, você estará bem à frente. Vale a pena

trabalhar para estabelecer as metas. Embora o resultado possa demorar, ele pode ser

muito satisfatório.

Destacamos algumas dicas que podem te auxiliar a definir metas a favor do

tempo:

� Corte as atividades que pouco contribuem para as metas de sua vida;

� Quando identificar uma atividade sem prioridade, elimine-a;

� Se uma área necessária toma muito tempo, corte o tempo alocado pela

metade;

� Não poupe tempo em uma atividade para gastá-lo em outra tarefa

igualmente desperdiçadora;

� Ao perguntar a si mesmo: “Esse é um projeto prioritário?”, logo estará

eliminando atividades de baixo valor com pouco esforço consciente;

� Aloque uma hora por dia para o planejamento. Isso pode poupar três

horas de execução. Isso é poder;

� Evite as tarefas incompletas. Cada vez que retoma um trabalho não

terminado, você desperdiça tempo reiniciando, relembrando, terminando

o que estava iniciado;

51

� A memória é útil, mas libere sua energia para atividades mais produtivas;

� Delegue as tarefas de rotina. Quanto mais produtivo você for, mais o seu

chefe desejará liberá-lo de detalhes para conseguir mais tempo para o que

somente você pode fazer.

Objetivos e Prioridades

� Estabeleça e escreva suas metas e objetivos;

� O planejamento deve ser feito diariamente e deve ser incluída nele a

definição de prioridades;

� Mantenha uma lista das coisas específicas a ser preparada a cada dia.

Arrume-as em ordem de prioridade e, em seguida, esforce-se por realizar

as coisas mais importantes em primeiro lugar;

� Desenvolva uma filosofia pessoal de tempo e relacione as prioridades a

uma programação de eventos;

� Saiba distinguir entre o urgente e o importante;

� Sempre há tempo suficiente para as coisas realmente importantes;

� Lembre-se da regra de 80/20. 20% dos itens são responsáveis por 80% do

valor, enquanto que 80% dos itens são responsáveis por apenas 20% do

valor. Aprenda a se concentrar nos seus 20% de atividades de grande

valor;

� Coloque avisos em seu escritório para lembrar-se de suas metas.

52

Planejamento

� Controle o início dos eventos através de planejamento;

� Reconheça que planejar toma tempo, mas que o resultado final será de

economia;

� Enfatize os resultados e não a atividade;

� Reconheça que em algumas vezes o sucesso não é alcançado em virtude

de métodos utilizados;

� Planejamento das atividades diárias deve estar finalizado antes de você

chegar ao escritório. De outra forma, você corre mesmo o risco de ser

tomado pelos eventos do dia antes que tenha tempo de pensar a esse

respeito;

� Combine todos os registros de programação em um diário.

Para O Superocupado

� Aprenda a dizer não;

� Coloque em primeiro lugar as primeiras coisas;

� Desenvolva uma filosofia pessoal de tempo;

� Relacione as prioridades a uma programação de eventos;

� Cancele as atividades não produtivas tão logo seja possível;

� Você só pode ser bem sucedido trabalhando em uma coisa por vez.

53

Além disso, para conseguir cumprir metas é preciso ter perseverança.

Perseverança é “a firmeza ou constância num sentimento, numa resolução, num

trabalho, apesar das dificuldades e dos incômodos. É a virtude que contribui para o

êxito na vida humana. Para a Teologia católica, a perseverança fortifica a vontade

contra o temor de males iminentes e as dificuldades que provêm de um longo exercício

da virtude”.

Obstáculos à perseverança

� Rotina;

� Desânimo – Preguiça, comodidade e a instabilidade do humor são outros

tantos fatores do desânimo;

� Medo da mudança – Ideia de incapacidade de avançar.

Construção da perseverança

� É preciso autodeterminação;

� Deve haver concentração;

� É preciso focalizar a atenção sobre um único ponto;

� Mantenha a atenção voltada para os próprios objetivos da vida.

2.6 – Hábitos desmotivadores

A falta de motivação causa desestímulo nos indivíduos

que acabam não realizando suas atividades corretamente. Isto

se dá devido ao uso inadequado ou insatisfatório do tempo na

perspectiva do indivíduo ou da empresa.

54

As causas que provocam esse desperdício do tempo podem ser, basicamente, de

cinco origens:

- Estruturais

- Ambientais

- Culturais

- Individuais

- Gerenciais

Estruturais

Relacionado à estrutura organizacional, tais como:

- Indefinição dos níveis de responsabilidade/autoridade;

- Ausência, insuficiência, excesso ou mau uso das normas internas;

- Níveis hierárquicos não definidos claramente;

- Entre outros.

Ambientais

Referem-se aos fatores ambientais que podem facilitar o desperdício de tempo.

Como:

- Divisórias inadequadas;

- Alto grau de ruídos;

55

- Divisões com vidro transparente;

- Distribuição inadequada das áreas;

- Entre outros.

Culturais

Trata-se dos traços da cultura e hábitos organizacionais, são eles:

- “Política de portas abertas”;

- Informalidade;

- Excesso de formalismo;

- Centralização;

- Entre outros.

Individuais

Dizem respeito ao caráter pessoal que se manifesta por meio de estilos

individuais como:

- Falta de autodisciplina;

- Falta ou excesso de delegação;

- Forte envolvimento com detalhes;

- Entre outros.

56

Gerenciais

Referem-se a fatores ligados às habilidades gerenciais, tais como:

- Comunicação;

- Delegação;

- Liderança;

- Motivação;

- Entre outros.

Observe abaixo os hábitos mais comuns que provocam a desmotivação e

contribuem para o desperdício do tempo no ambiente de trabalho:

• Gastar tempo excessivo com problemas que lhe são trazidos por

subordinados;

• Supervisionar subordinados em excesso (mais do que o necessário);

• Supervisionar subordinados de forma insuficiente com consequentes

crises de relacionamento;

• Programar trabalho menos importante antes do mais importante;

• Começar a fazer algo sem antes pensar cuidadosamente sobre o mesmo;

• Abandonar um trabalho antes de terminá-lo (para pegar outro);

• Realizar trabalhos rotineiros que poderiam ser delegados a outra pessoa;

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• Fazer coisas que poderiam ser feitas por um equipamento;

• Fazer coisas que na verdade não é parte do seu trabalho;

• Gastar tempo excessivo em áreas de trabalho que eram de sua

especialidade em cargos que ocupava anteriormente;

• Fazer coisas improdutivas por puro hábito;

• Manter quantidade excessiva de registros, complicados e repetitivos;

• Dedicar-se a projetos que provavelmente não vai poder realizar;

• Dar atenção a projetos de baixo rendimento (resultados não

significativos);

• Deixar de planejar e ser apanhado de surpresa por problemas no

departamento;

• Lidar com uma variedade excessiva de coisas ao mesmo tempo;

• Evitar deixar trabalhos pouco conhecidos para depois ou fazer de

qualquer jeito;

• Deixar campo livre para interrupções durante a realização de trabalhos

que exigem concentração;

• Permitir divagações em reuniões;

• Permitir divagações em contatos de trabalho;

• Pessoal não treinado;

58

• Pessoal insuficiente;

• Instalações inadequadas;

• Convocar ou participar de reuniões desnecessárias;

• Procurar obter dados não importantes depois de já ter obtido os

principais;

• Dedicar-se em excesso a afazeres ou conversas pessoais;

• Ler revistas profissionais, jornais, documentos e relatórios sem

importância direta para o seu trabalho;

• Incapacidade para dizer não;

• Excesso de interrupções pelo telefone;

• Falta de objetivos, prioridades e prazos nos trabalhos;

• Desorganização pessoal;

• Indecisão/protelar decisões;

• Ausência de controles, padrões e relatórios de resultados;

Com exceção de alguns poucos que se dizem defensores da liberdade irrestrita e

assim se posicionam contrários a todo tipo de administração, inclusive do tempo, a

maior parte das pessoas reconhece que não sabe administrar seu tempo, gostaria de fazê-

lo, mas se vê diante de uma série de empecilhos que dificultam e parecem mesmo

impossibilitar o bom uso do tempo.

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Como vimos no início deste tópico, tais empecilhos são de várias naturezas. Os

principais são de ordem institucional (administrativa, ambiental) e de ordem pessoal.

Vamos discutir primeiro os empecilhos de natureza institucional que engloba excesso de

tarefas, de papéis, de interrupções, de telefonemas, de reuniões.

Ao final discutiremos alguns empecilhos de natureza pessoal: a tendência ao

adiamento, à indecisão, a tentativa de esconder a verdade de nós mesmos. Estes são os

empecilhos mais difíceis de vencer.

Mesmo que os obstáculos institucionais sejam removidos, nossas habilidades em

administrar o tempo serão poucas se os empecilhos pessoais não forem trabalhados.

1. Excesso de Tarefas

Um empecilho famoso é o excesso de tarefas. Grande parte das pessoas, e

certamente a maioria daqueles que estarão lendo este trabalho, têm coisas demais para

fazer. O excesso de tarefas frequentemente paralisa e o indivíduo não sabe por onde

começar e acaba ficando imobilizado.

2. Excesso de Papéis

Junto ao excesso de tarefas, e parcialmente gerado por elas, há o excesso de

papéis.

O excesso de papéis, porém, tem causas independentes do excesso de tarefas.

Muitas pessoas e instituições mandam papéis não solicitados que nada têm a ver com as

tarefas. As malas diretas geradas por computador agravaram sensivelmente o acúmulo

de correspondência que nada significa, mas que frequentemente é olhada antes de ser

jogada fora ou, pior, antes de ser colocada de lado para uma eventual necessidade.

Além disso, alguns colegas e muitos superiores te mandam papéis que não lhes

interessam e com os quais não sabem o que fazer. Limpam, assim, suas mesas à custa da

sua.

60

A consequência disso é que sua mesa de trabalho fica escondida debaixo de uma

montanha de papéis. Quando precisa de algo importante, não sabe exatamente onde

encontrar, gasta tempo procurando, custa achar, encontra outras coisas que te interessam

e que desviam e consomem sua atenção, e assim por diante. Por causa do excesso de

papéis, acaba gastando minutos preciosos, algumas vezes, horas.

3. Excesso de Interrupções

A maior parte das pessoas não consegue trabalhar por um período razoável de

tempo sem interrupções de colegas ou de estranhos - exceto talvez, aquelas pessoas que,

pela sua posição e estilo de trabalho, ou por terem uma secretária ciente de seus deveres,

conseguem controlar o acesso à sua sala.

Aqueles que trabalham em locais abertos ou em empresas que adotam o estilo da

porta aberta frequentemente se veem forçados a dar do seu tempo a todos aqueles que se

julgam no direito de colocar a cabeça para dentro da sala e dizer: "Você tem um

minutinho?", "Posso fazer uma perguntinha?", "Dá para você me dar uma ajudazinha

aqui?" etc. Sempre usam o diminutivo para dar a impressão de que serão breves. Nem

sempre o são. Uma coisa leva a outra, e quando o interrompido se dá conta a

"perguntinha", a "ajudazinha", o "minutinho" acabou levando meia hora (quando não

mais).

Como a manutenção de boas relações pessoais no trabalho é algo que a maior

parte das pessoas julga importante, elas ficam sem saber como lidar com o problema

sem ser indelicadas. Acabam se prejudicando, tendo que ficar trabalhando até mais

tarde, ou levar trabalho para casa, ou não fazendo com a qualidade desejada o que

tinham para fazer.

Nem todas as interrupções, obviamente são ruins. Na verdade, existem algumas

interrupções boas, aquelas onde se discutem boas ideias.

Para cortar interrupções indesejáveis:

61

- Elimine os assuntos atrasados para não ter de enfrentar as consequências;

- Lide com as coisas de forma total e correta, para reduzir os pedidos de

correções.

- Dê instruções claras e completas para os seus subordinados a fim de reduzir os

pedidos de esclarecimento e as suas frustrações quando as coisas não forem

feitas da maneira certa na primeira vez.

- Caso você ocupe algum cargo de chefia, lembre-se de que a sua função é

educar os seus funcionários quanto à forma de executar tanto as tarefas de rotina

quanto os trabalhos maiores.

• Quando deixar recados, deixe informações completas;

• Peça que anotem os recados completos quando os outros lhe ligarem;

• Lide com as interrupções expondo as suas limitações de tempo. "Temos

apenas 20 minutos para esse assunto";

• Apoie uma cultura com menos interrupções;

• Comece a dividir a sua comunicação em lotes. Evite, a cada assunto que

surgir, discutir imediatamente com o responsável por isso. Em vez disso

discuta vários problemas no mesmo momento.

4. Excesso de Telefonemas

Algo semelhante acontece com telefonemas, principalmente para quem tem que

atender seu próprio telefone, sem o filtro de uma secretária eficiente. Na verdade,

telefonemas é uma das principais formas de interrupção e desvios de tempo.

62

Muitas empresas não possuem rotinas e procedimentos bem estabelecidos para

responder a perguntas ou a pedidos de informação, de forma que vários tipos de

telefonemas acabam tendo que ser atendidos por pessoas cujo tempo seria muito mais

bem empregado em outras tarefas. Um telefonema inconveniente em um momento

inconveniente pode estragar um dia.

5. Excesso de Reuniões

O problema do excesso no número e na duração das reuniões

no Brasil é dos mais sérios. Há muito mais reuniões do que seriam

necessárias, elas duram muito mais do que seria sensato esperar, e muito mais gente

participa delas do que seria preciso. No Brasil há essa noção de que a importância de

uma pessoa de certa forma se mede pelo número de reuniões para as quais ela é

convocada.

Além disso, as reuniões são convocadas sem a devida antecedência, causando

miséria nas agendas das pessoas. Seus objetivos não são anunciados com clareza e

antecedência, nem a pauta com a lista de participantes é distribuída previamente. As

pessoas convocadas não sabem por que estão sendo convocadas nem o que se espera

delas, não podendo, portanto, se preparar.

As reuniões nunca começam na hora, frequentemente por atraso de quem as

convoca ou de participantes indispensáveis para a sua realização. Nunca se fixa um

limite para a duração da reunião. Uma vez iniciada a reunião, todo mundo parece sentir

que tem a obrigação de dizer alguma coisa para justificar sua presença.

A duração e o conteúdo das intervenções não são controlados. Gasta-se um

tempo enorme discutindo questões paralelas. Depois das reuniões nenhum dos

participantes tem ideia clara do que ficou resolvido, se é que alguma coisa foi resolvida,

nem é informado do andamento das coisas que foram decididas.

63

6. Tendência ao Adiamento

A tendência à procrastinação ou adiamento parece ser uma característica comum

dos seres humanos. Poucas são as pessoas que tomam uma decisão de imediato, assim

que confrontadas com uma tarefa ou um problema. A incapacidade de tomar uma

decisão leva muitas pessoas a protelar, na esperança de que o problema se resolva por si

só e a decisão se torne desnecessária.

É preciso distinguir a tendência à procrastinação do bom senso que recomenda

não tomar uma decisão no calor de uma discussão, ou quando não há informações

suficientes, ou coisa equivalente.

A tendência à procrastinação aparece principalmente quando a tarefa a ser

realizada é muito difícil, complexa, longa, ou desagradável. Parece que temos esperança

de que as coisas se farão ou se resolverão por si próprias, se as deixarmos sós.

O adiamento provavelmente consumirá mais tempo no seu local de trabalho do

que em qualquer outro lugar. Se você for uma pessoa que costuma adiar, a mudança de

atitude para o “Faça Agora” será um elemento chave para ajudá-lo a identificar onde

existe adiamento nos seus hábitos profissionais e a superá-lo.

A maioria das pessoas é muito inteligente, até mesmo engenhosa, no que diz

respeito a adiar as coisas. "Eu não tenho muito tempo" é uma desculpa comum. "Eu

acho que eles disseram que não estariam aqui hoje, então eu não liguei." "Não é tão

importante." A lista e motivos pelos quais uma tarefa não pode ser concluída são

intermináveis.

Seja tão esperto para concluir as coisas quanto o é para adiá-las. Insista até

encontrar a solução para cada problema sem adiá-lo. É aí que você deve concentrar o

poder de sua mente, e não em desculpas inteligentes.

64

As oito maneiras de superar o adiamento:

1. Faça agora e fará uma vez somente – Não fique lendo e relendo para fazer uma

ação. Leia e aja.

2. Não postergue nada. Programe o que você vai fazer e realmente faça.

3. Resolva os problemas enquanto eles são pequenos – Caso contrário seus

problemas crescerão e consumirão ainda mais tempo.

4. Diminua as interrupções desnecessárias – Isso o ajudará a ser mais produtivo.

5. Coloque os atrasos em dia – Os trabalhos atrasados criam o seu próprio trabalho

extra.

6. Comece a operar visando o futuro e não o passado – Trabalhe sempre de forma

preventiva, antecipando-se.

7. Pare de se preocupar – O grande dano do adiamento é o cansaço mental e

psíquico que isso causa.

8. Agora se sinta melhor em relação a si mesmo – A conclusão de tarefas evita o

estresse e a ansiedade e traz mais autoconfiança e autorrespeito.

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Conclusão do módulo I

Chegamos ao fim do Módulo I, espero que tenha gostado dessa nossa primeira

jornada e que se sinta animado(a) para continuar.

Lembre-se que o curso é composto por dois módulos e que para ter acesso ao

segundo é necessária a realização da avaliação. Sinta-se a vontade para fazer a prova

assim que estiver preparado(a).

Até mais!