VERKOSTOKOHTAAMINEN 24.5.2012HANKEHALLINTO 2020 -KOONTI

Toni Pienonen 0400 737 238

toni.pienonen@businessarena.fi

Mikko Markkanen040 758 8712

mikko.markkanen@businessarena.fi

TEKIJÄT

Temaattiset Torstait - kohtaamiset ja tapahtumat ovat Uudenmaan ESR- ja EAKR-hanketoimijoille suunnattuja vapaamuotoisia verkostoitumistilaisuuksia,

joissa keskustellaan ajankohtaisista hanketyöhön liittyvistä teemoista.

Tavoitteena kohtaamisissa on organisaatio- ja hankerajat ylittävä oppiminen sekä uusien rakenteiden ja keskustelujen luominen eri hanketoimijoiden välille.

TAUSTAA

SISÄLTÖ13:10 Oppimispolku tähän asti - mitä olemme oppineet ja mitkä asiat ovat nousseet esille kevään 2012 aikana?13:15 Taina Lommi - pikakatsaus uuden ohjelmakauden valmistelutilanteeseen 13:30 Tavoitteiden määrittäminen tapaamiselle13:40 Viisi x Miksi? Systeemiajattelun ratkaisut15:00 Kirjoitamme yhdessä luvun kirjaseen16:00 Tilaisuus päättyy

VIDEOKOONTI

Oppimispolku tähän asti - mitä olemme oppineet ja mitkä asiat ovat nousseet esille kevään 2012 aikana?

Katso video osoitteessa: https://vimeo.com/42602195/

TAINA LOMMI, ELYPikakatsaus uuden ohjelmakauden valmistelutilanteeseen

SYKSYN 2011 KOKOONTUMISTEN MATERIAALI SAATAVILLA

Verkostojen johtaminen 15.9.2011:http://issuu.com/businessarenaoy/docs/temaattiset_torstait_15092011

Hanketuotteistaminen 27.10.2011:http://issuu.com/businessarenaoy/docs/temaattiset_torstait_27102011_kooste

Hanke strategisena vaikuttajana 24.11.2011:http://issuu.com/businessarenaoy/docs/temaattiset_torstai_241111

TIEDON TUOTANNON JA LEVIÄMISEN VÄÄRÄ PAINOPISTE

Hanketoimija

ELY-keskus

Ministeriö

EU

Hanketoimija

ELY-keskus

Ministeriö

EU

Tiedon tuotanto Käytettävissä oleva tieto

SITÄ SAAT MITÄ MITTAAT!

”ARKISTON HELMIÄ” ELI

RAPORTTEJA LÖYTYY, MUTTA NE

OVAT UNOHTUNEINA JOSSAIN

LIHAMUREKE-TARINA:

”AINAHAN ON

NÄIN TEHTY”

TAPAAMISEN TAVOITTEET- Jos hankkeiden hallinnon ja raportoinnin voisi tehdä tyhjältä pöydältä, millainen siitä tulisi?- Millä hankedatalla on arvoa tavoitteiden saavuttamiselle? - Minkä asioiden raportoiminen edistää alueiden kilpailukyvyn kehittymistä, mikä ei?- Mitä asioita tehdään vain vanhasta tottumuksesta, mitä voitaisiin jo unohtaa?- Mitä tietoa emme kerää, visualisoi ja raportoi, mutta mistä olisi kaikille hyötyä?- Miten ELY:n alueellinen data ja tieto kehitystarpeista saadaan paremmin hankkeiden käyttöön?

ELI LUOMME KUVAN SIITÄ, MILLAINEN OLISI MAAILMAN IHANIN HANKEHALLINNOINNIN JA

RAPORTOINNIN MALLI

VIISI X MIKSI?The 5 Whys is a questions-asking method used to explore the cause/effect relationships underlying a particular problem. Ultimately, the goal of applying the 5 Whys method is to determine a root cause of a defect or problem. (Toyota, 1980-luku)

SYY-SEURAUS-SUHTEIDEN SYSTEEMITASON VAIKUTUKSET: TODELLISTEN ONGELMIEN TUNNISTAMINEN

TERVEYDENHEIKKENEMINEN

TYÖMÄÄRÄ

STRESSI

ALKOHOLI

VIIVE

Esimerkki:1) Olen stressaantunut työni takia, juon alkoholia.2) Alkoholi vähentää stressiä, mutta saan väärän käsityksen tilanteesta enkä huomioi todellista ongelma (työnhallinta).3) Alkoholin myötä työnteko kärsii. 4) Työmäärä ja stressi lisääntyvät.5) Alkoholin käyttö lisääntyy stressin myötä.6) Terveys alkaa heiketä alkoholin käytön takia.7) Kykyni hallita todellista ongelmaa, työni hallintaa, hämärtyy.

Todellisten ongelmien tunnistaminen ja hallitseminen on oleellista. Taakan siirtäminen muualle ei auta. Järjestelmätasolla tulkinta on haastavaa. Meidän tulee pureutua todellisiin ongelmiin

R

R

R

mukaillen Peter Senge - ”The Fifth Discipline” (1990)

Kirjavinkki kaikille systeemiajattelusta ja vaikutuksista kiinnostuneille:

Peter Senge - ”The Fifth Discipline” (1990)

VIISI X MIKSI?-KYSYMYSTÄ

Ensin yksin. Nopeasti.

Kirjoittakaa lapuille asioita, joita hankkeesta raportoidaan ja/tai joista kerätään tietoa.

--> Kenelle tieto kerätään?

VIISI X MIKSI?-KYSYMYSTÄ

Jatkakaa pareittain.

Yhdistelkää tekemänne laput, poistakaa päällekkäiset ja tuokaa laput eteen.

Sijoittakaa nelikenttään ja tuokaa tulokset eteen. ”työllistää paljon - vähän””hyödyttää paljon - vähän”

HYÖDYTTÄÄ PALJONHYÖDYTTÄÄ VÄHÄN

TYÖLLISTÄÄ PALJON

TYÖLLISTÄÄ VÄHÄN

EURA-seurannan perustiedot - ELY

Henkilötunnukset + y-tunnukset(täytyy kerätä eri

paperilla) - TE-toimisto

Kaupparekisterioteja verovelkatodistus

(asiakkaat ja alihankkijat)-> ELY

Syntyvien yritysten ja työpaikkojen määrä

-ELY

Erikseen raportoitavatpalkat

Kustannusseuranta

ALV-velvollisuudet

Työtunnit-rahoittaja

Hankinnat, kilpailutus- ELY

Käytetty työaika-rahoittaja

Matkaraportit-rahoittaja

Tilaisuuksien osallistujat- ELY

Verovelkatodistus- ELY

Analyysiverkoston todellisista toimista

- hankeverkostoMatkakulut

Oman toiminnan arviointi- itse

Oman toiminnan arviointi

Perustetut yritykset- ELY

- hanketoteuttaja

Verkostotoimijoiden koonti- verkosto

Kehitystoimenpiteidenvaikutus

- toteuttajaorganisaatio-ELY

Vaikuttavuuden arviointi

Osallistujapalaute- hankarahoittaja

- tekijä itse

Tuotteet ja syntyneet toimintamuodot

Asiakastapaamiset- toteuttajaorganisaatio

Tiedottaminen

Yleinen kustannus-

seuranta

Hankkeen arjessa tapahtuvan toiminnan kuvaus

- oman hankkeen arviointi, rahoittaja

Asiakkuudenhallintatiedot

Analyysiverkoston todellisista toimista

- hankeverkosto

VIISI X MIKSI?-KYSYMYSTÄ

Pöytäryhmissä.

Ottakaa itsellenne aina yksi raportoitava asia kerrallaan käsittelyyn ja kysykää viisi X miksi (Miksi

tieto kerätään? tai Miksi keräämme sen tällä tavalla?)

VIISI X MIKSI?-KYSYMYSTÄ

Raportoitava tieto: Kenelle raportoidaan:

Miksi tieto kerätään / miksi keräämme tiedon tällä tavalla:

Miksi:

Miksi:

Miksi:

Miksi:

ESIMERKKI: PAKOLLISEN KUSTANNUSRAPORTOINNIN KÄÄNTÄMINEN EDUKSI

Osallistujat kokivat keskimäärin, ettei heille ole hirveästi hyötyä pakollisesta kustannusraportoinnista.

Siitä voi kuitenkin yksinkertaisesti luoda toiminalleen tehokkuusmittarin ja hallita projektin kustannuksia. Yhdistettynä työnajanseurantaan ja tuloksiin, näemme toiminnan katteet ja tunnistamme, mitkä toimenpiteet on kustannustehokkaita.

käytetyn työajan rahallinen kustannus + muut kulut / hankkeen tulokset = hankkeen hyötyjen euromääräistäminen

Hankepäällikkö voi tämän avulla argumentoida omaan hankkeensa hyödyt johdolle ja osoittaa hankkeen olevan niin hyvä, että se kannattaa juurruttaa!

ESIMERKKI: KUINKA HYÖDYNTÄÄ EURA-TIETOJA?

Viidellä Miksi-kysymyksillä voidaan lähestyä esimerkiksi EURA-tietojen keräämistä. Sen sijaan, että kysyisimme vain itseltämme ”Miksi keräämme EURA-tietoja?” (ilmeinen vastaus: Koska EU vaatii sitä.), voisimme miettiä asiaa hyötyjen sekä toimenpiteiden näkökulmasta.

CASE: KUINKA BUSINESS ARENA KÄÄNSI EURA-TIEDON KERÄÄMISEN HYÖDYKSIBusiness Arena toteuttaa Jyväskylän korkeakouluille innovaatiotoiminnan aktivointia Ideasta ilmiöksi -kokonaisuuden alla (www.ideastailmioksi.fi). Kolmen vuoden aikana olemme kohdanneet 6800 tutkijaa ja korkeakoulu-yritysyhteistyöstä kiinnostunutta henkilökunnan jäsentä, jotka ovat toimenpiteiden kohderyhmää. Tarkoitus on lisätä kohderyhmän keskuudessa tutkimuksen kaupallistamista ja yritysyhteistyötä.

Koska jouduimme hankevaatimuksien takia keräämään EURA-tietoja, loimme EURA-yhteensopivan asiakkuudenhallintajärjestelmän. Keräämme korkeakoulujen henkilökunnan jäsenistä jokaisen kohtaamisen yhteydessä tietoa, mikä voidaan kytkeä osaksi toimenpiteitä, aktivointia ja niistä syntyneitä tuloksia. EURA-tiedoista johdettavan datan ansiosta meillä on selkeä käsitys siitä, millä tekemisellä on vaikutusta tuloksiin. Tietokannasta nähdään esim. toimintaan usein osallistuvat henkilöt tai yksiköt, joista osallistutaan toimintaan keskiarvoa vähemmän. Tällaiseen järjestelmään on millä tahansa hankkeella tai organisaatiolla varaa. Useita asiakkuuksienhallintaan soveltuvia ohjelmia saa ilmaiseksi. Toisaalta maksullisten järjestelmien osalta voi ajatella, että kustannus on olematon verrattuna itse tiedon keräämisen ja raportoinnin hintaan (siihen menevään aikaan).

LUVUN KIRJOITTAMINEN KIRJASEEN

UNELMIEN HALLINTOMALLI 2020

Mitä voisimme jo unohtaa?

Mitä tietoa emme kerää, mutta joka olisi hyödyllistä?

Mitä ehdottomasti ei saa unohtaa?

Mitä yhteenvetodataa ELY:n pitäisi tuottaa hankkeille?

Yhteenvetoina,

visualisoituna!Saa kirjoittaa muitakin

avuntarpeitaMillä hankedatalla on

arvoa tavoitteiden

saavuttamiselle?

Minkä asioiden raportoiminen

edistää alueiden kilpailukyvyn

kehittymistä, mikä ei?

Miten ELY:n alueellinen data

ja tieto kehitystarpeista

saadaan paremmin

hankkeiden käyttöön?

UNELMIEN HALLINTOMALLI 2020

Mitä voisimme jo unohtaa?- hakemusvaiheen raskaus ja jargon- sisältö edellä eteneminen- unohdetaan työajanseurantalomakkeet- pienten toimijoiden ulossulkeminen hanketoiminnasta (byrokratia, jälkikäteen maksatus)- korkeat ja joustamattomat raportointimallit- lomakkeet, jotka eivät sovi kaikille hankkeille- tarpeettomat raportointitiedot, joita ei voida hyödyntää- työajanseurannat- seurantalomakkeiden samanlaisuus kaikille hankkeille- hankejargoni- hakemuksien monimutkaisuus+raskaus

Mitä tietoa emme kerää, mutta joka olisi hyödyllistä?

- jatkoseuranta + vaikuttavuuden mitattavuus myös hankkeen päättymisen jälkeen- tarvitaan joustava sähköinen järjestelmä, jossa tietojen taustamuuttajat olemassa erityyppisille hankkeille = seurantatyökalu taustalle EURAAn- tietoa käytänteistä, jotka aidosti siirrettävissä- tietoa siitä miten innovaatiot ovat syntyneet (prosessi, kustannukset)- mediaseuranta (tiedotus, artikkelit)- kun tuotetaan innovaatioita, innovaation esittelyn sijaan on yhtä tärkeää osoittaa miten innovaatio on syntynyt, prosessikuvaus, taustat ja stepit (yhtä tärkeää kuin itse innovaation esittely) = kertoo paremmin miten innovaatioiden määrä, laatu ja kustannukset menevät ja muotoutuvat (yhdistävät tekijät ja käänteentekevät hetket)- enemmän onnistumisen ja epäonnistumisen tarinoita

Mitä ehdottomasti ei saa unohtaa?

- aikaisemmin opittu + hyvät käytännöt- tehokas levittäminen + siihen sitoutuminen- sähköinen asiointi- pienyrittäjien mukanaolon helpottamien- laadullinen raportointi

Mitä yhteenvetodataa ELY:n pitäisi tuottaa hankkeille?- levitysdataa, tietoa hyvistä käytännöistä- tukea + ohjausta uusille toimijoille, strategiatietoisuutta- taustatietoa tuloksista EU-tasolla- portaali hyvistä käytännöistä (käyttäjä-/lukijanäkökulman huomioiminen, tiedon löytämisen helppous)- Yritys-Suomen hyödyntäminen hyvien käytäntöjen levityksessä- saman talousalueen muut hankkeet, yhteisiä intressejä varten -> tietopankki ELY:ssä- avainsanat hankkeille EURAan ohjelmakausittaisella haulla- hyvien käytäntöjen rekisteri (linkit hankkeisiin)- henkilöseurantajärjestelmä EURAan- hyvät käytännöt, tiivistelmät tuloksista- sosiaalisen median hyväksikäyttäminen- kuntakohtaista ja valtakunnallista dataa- linkit tiedon lähteille, myös muualle- tietoa miten pakollisesti kerättävää tietoa käytetään EU:n, valtion ja alueen tasolla- läpikäytävistä teemoista avaamiskoulutus- samojen teemojen hankkeet verkottavat tapahtuvat

TOIVEITA JA KOMMENTTEJAAnnetaan tietojen mittaamiselle tarkoitus. Hanketoimijat toivovat, että heille kerrottaisiin ELY-keskuksen ja EU:n toimesta mihin ja miten heidän keräämiä tietoja oikein käytännössä hyödynnetään. Tämä motivoisi eri tavalla asiaan.

Hankegalleria, josta näkisi teemoitetusti ja kohderyhmittäin ympäri Suomea käynnissä olevat hankkeet.

Hyvät käytännöt hukassa. Ei ole yhteisiä paikkoja, mihin hyvät käytännöt kerättäisiin tiivistetysti. Seuraavalle kaudelle tulisi tehdä kaikille avoin ja yhteinen tietopankki hyvistä käytänteistä.

TOIVEITA JA KOMMENTTEJA”Opintomatkoja enemmän, avataan Suomea muualle ja toisin päin.” ELY:ltä selvä ohjeistus, että opintomatkoja voi ja täytyy budjetoida hankkeisiin.

Matkaraportoinnin ohjeistuksen korjaaminen. Sen sijaan että tehdään perinteisiä raportteja, tulisi kiinnittää huomiota oppimistuloksiin, oppimisprosessiin ja kuinka matkalla kerättyjä tietoa tullaan hyödyntämään.

Teemoitetut foorumit hiljaisen tiedon levittämiseksi. Temaattiset Torstait -kohtaamisten kaltaisten ristiinpölyttävien kokoontumisten lisäksi toivottiin myös teemoitettuja saman aihepiirin hankkeiden tapaamisia ja läpikäytyjen teemojen avaamiskoulutusta

SÄHKÖISET PALVELUTTietojen täydentäminen suoraa EURA-palveluun. Olisi valmis sivusto, johon ihmiset voi itse täyttää esimerkiksi hankerahalla toteutettujen tilaisuuksien osallistujat suoraan paikan päällä. Näin ei tarvitse kerätä lippulappuja.

Työpajapalvelu, EURA-henkilöseurantajärjestelmä (seurantalomakkeeseen liittyen), kun tietoja kerätään EURA:ssa tulisi olla valmis työkalu jolla kaikki tiedot menevät valmiiksi raportointijärjestelmään.

Yhteinen EURA-rajapinta, joka muuttaisi eri muodoissa olevan datan (esimerkiksi hanketoteuttajien Excel-taulukoista) EURA-tietokannan muotoon, siten ettei tietoja tarvitse syöttää käsin.

IDEOINTIARakennerahastot.fi -sivustolle parhaat käytännöt esille. Portaalissa voisi olla myös ”pölli tästä”-osio, jossa olisi vapaaseen käyttöön tarkoitetut toimintamallit, palvelutuotteet ja -aihiot, jotka ovat syntyneet hankkeissa. Tieto olisi kaikille vapaassa käytössä.

Käyttöönotto ei maksaisi mitään, joskin sen kouluttamisesta alkuperäinen toteuttaja voisi ottaa maksun. Kaikki käyttöönottajat joutuvat kuitenkin ilmoittamaan asiasta. Alkuperäinen toteuttaja saisi laatupisteitä, jotka auttaisivat häntä uusien hankehakemuksien osalta (tämä on toiminnan kannustin).

2012 TAPAHTUMAT

to 30.8. - Hanketoimijoiden Klubito 27.9. - Verkostokohtaaminento 8.11. - Verkostokohtaaminen

www.facebook.com/TemaattisetTorstait