Tema10 automatizacion con macros

Tema 10. Iniciación a la automatización

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Índice

INICIACIÓN A LA AUTOMATIZACIÓN ................................................................................................. 3

1. DEFINICIÓN DE MACRO .................................................................................................................... 3 2. HABILITAR MACROS CON EL CENTRO DE CONFIANZA ......................................................................... 3 3. GRABADORA DE MACROS................................................................................................................. 4 4. ASIGNAR UN BOTÓN PARA LA MACRO ................................................................................................ 7 5. EJECUTAR UNA MACRO .................................................................................................................... 9 6. MODIFICAR MACRO ....................................................................................................................... 11 7. ELIMINAR MACRO .......................................................................................................................... 12 8. CONSIDERACIONES SOBRE EL ARCHIVO DONDE SE ALMACENAN ....................................................... 12



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Iniciación a la automatización

En este tema se describe el modo de comenzar con la automatización de tareas, mediante el uso de

la grabadora de macros, Para ello, además de crear alguna macro, veremos cómo se le asigna un

botón en la barra de herramientas de acceso rápido, utilizarlo y por último eliminarlo, todo ello

conociendo los riesgos de seguridad.

1. Definición de macro

Las macros son automatizaciones de tareas que se realizan con mucha frecuencia. Para su creación

se emplea el lenguaje de programación Visual Basic VBA. Este trabajo lo realizan programadores,

habitualmente, aunque gracias a la grabadora de macros es posible crear algunas macros sencillas,

sin conocimientos de programación

Puede crear macros con el Editor de Visual Basic y/o con la grabadora de macros. Esta última

permite crear la macro, grabando cada acción que realiza desde el momento que se pone en

funcionamiento. Con frecuencia se comienzan las macros con la grabadora y se complementan con el

Editor de Visual Basic

2. Habilitar macros con el Centro de confianza

Cuando se instala Word, en su defecto, las macros están deshabilitadas, para evitar riesgos que

hagan peligrar la seguridad de su equipo, ya que hay virus que acompañan a algunos documentos o

archivos en forma de macros. Si desea trabajar con sus propias macros deberá habilitarlas del modo

siguiente: Utilice el botón de Office y pulse el botón Opciones de Word



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Aunque nuestro equipo será más vulnerable, al elegir la opción Habilitar todas las macros, no le

aparecerán notificaciones de forma continua.

3. Grabadora de macros

La grabadora de macros es una herramienta de la que disponen diferentes aplicaciones de Microsoft.

Cuando se activa, el usuario realizará de forma ordenada esas tareas que desea automatizar, y la

grabadora va registrando ese trabajo, escribiendo código VBA, y generando la macro, que finalizará

en el momento que se detenga dicha grabación.

Se recomienda mostrar la ficha Programador,.

Antes de grabar o escribir una macro, planifique los pasos y los comandos que desea que ejecute la

macro. A continuación utilice el comando Grabar macro de la ficha Programador



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Le mostrará el siguiente cuadro de diálogo, donde deberá escribir el Nombre de la macro

De forma opcional, puede asignar la macro que va a crear a un Botón o a una combinación de teclas

(Teclado).

Podrá decidir en Guardar en, si la macro se guardará en la plantilla Normal.dotm para que esté

disponible para los nuevos documentos que haga o si se guardará en el documento activo.

Una vez que pulsa Aceptar, comienza la grabación de todas las acciones que lleve a cabo. Se

mostrará en la barra de estado el botón Detener grabación. Botón que empleará al finalizar.

(También hallará este botón en el grupo Código de la ficha Programador).

Si en algún momento quiere pausar la grabación, con intención de reanudarla más adelante, emplee

el comando Pausar grabación de la ficha Programador. Más adelante podrá utilizar el comando

Reanudar grabación para seguir con la grabación de la macro.



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Crearemos una macro que emplearemos para configurar un documento, de modo que se apliquen

unos márgenes en cm como los que se indican

Sup Inf Izq Der

3 3 4 3

Que incluya una numeración de página en el pie de página a la derecha, y un borde de página

superior (por el margen superior del cuerpo) en color azul.

Veamos el paso a paso: En un documento nuevo, utilizamos la grabadora de macros

En la ficha Diseño de página utilizamos el Iniciador de grupo Configurar página para establecer los

márgenes que precisa.



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A continuación iremos al pie de página a insertar el número de página a la derecha.

Cerraremos el pie de página y utilizaremos el comando Bordes de página de la ficha Diseño de

página para elegir un borde superior azul, y en opciones elegiremos Medir desde el texto para que

pase por el margen superior.

Una vez terminado el trabajo podemos detener la grabación.

La macro está finalizada y almacenada en el archivo de la plantilla Normal.dotm, por lo que estará

disponible para todos los documentos nuevos que haga con esa plantilla.

Cierre el documento en el que se encontraba sin guardar cambios.

4. Asignar un botón para la macro

Cuando dispone de macros, puede personalizar la barra de herramientas de acceso rápido, para

incorporar un botón al que asocie la ejecución de una macro.



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Utilice la opción Más comandos del desplegable de esa barra de herramientas de acceso rápido.

Una vez que ha agregado la macro al panel derecho, que es donde se muestran los comandos que

aparecerán en la barra de herramientas de acceso rápido, podrá cambiar el icono que la

representará.



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Por último haga clic en Aceptar, en cada uno de los cuadros de diálogo.

5. Ejecutar una macro

Debe tener en cuenta las tareas que realice la macro antes de su ejecución.

Si tiene un botón asignado, bastará con hacer clic en ese botón.



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Si no tiene un botón asignado puede ejecutar la macro desde la ficha Programador, en el comando

Macros, seleccione la macro y pulse el botón Ejecutar.



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6. Modificar macro

Puesto que la modificación de una macro supone el conocimiento del lenguaje de programación

Visual Basic, no será posible llevar a cabo esta tarea en este curso, aunque sí se indica el modo de

acceder.

En el comando Macros de la ficha Programador, seleccione la macro y utilice el botón Modificar.

Le mostrará la ventana del Editor de Visual Basic, donde podrá leer el código que se ha generado

durante la grabación de la macro.

Para salir del Editor de Visual Basic cierre la ventana correspondiente.



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7. Eliminar macro

Para eliminar una macro, utilice el comando Macros de la ficha Programador.

En el cuadro de diálogo seleccione la macro que desea eliminar y haga clic en el botón Eliminar.

8. Consideraciones sobre el archivo donde se almacenan

Si desea almacenar macros en un documento, este documento debe tener un formato que admita

estos elementos, y será el de Documento habilitado con macros de Word (*.DOCM)

Si se van a almacenar en una plantilla, ésta también debe tener un formato que lo admita y será una

plantilla habilitada con macros de Word (*.DOTM). A la hora de guardar estos archivos con el

comando Guardar como, elegirá el formato adecuado en Tipo.

• Sólo estará disponible para ese documento

•El documento se almacenará como DOCM

Macro en documento

•Estará disponible para todos los documentos que realice basados en esa plantilla

• La plantilla se almacenará como DOTM

Macro en plantilla

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