Tema 2 - Mariano Garcia - Archivistica

EXPERTO EN CONSERVACIN Y GESTIN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL POR LA UNIA, ESPAA. DIPLOMATURA EN CONSERVACIN Y GESTIN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL POR LA PUCP, PER (2012/13)

Mdulo I. ARCHIVSTICA Y CIENCIAS AUXILIARES

TEMA 2. ARCHIVSTICA: DOCUMENTOS Y ARCHIVOS. PRINCIPIOS Y FUNCIONES. INGRESOS Y SALIDAS DE DOCUMENTOS. LOS SISTEMAS DE ARCHIVOS

DR. MARIANO GARCA RUIPEREZ

2

TEMA 2. Archivstica: documentos y archivos. Principios y funciones. Ingresos y salidas de documentos. Los sistemas de archivos

3


CONTENIDO

GUIA DOCENTE ............................................................................................................................................ 5

1 ARCHIVSTICA: DOCUMENTOS Y ARCHIVOS. PRINCIPIOS Y FUNCIONES. ............ 7

1.1 ARCHIVSTICA ............................................................................................................................... 7 1.1.1 Archivstica, archivologa un poco de historia ................................................................ 7 1.1.2 Concepto ............................................................................................................................ 10 1.1.3 Objeto ................................................................................................................................ 11 1.1.4 Finalidad............................................................................................................................ 11 1.1.5 Principios ........................................................................................................................... 11 1.1.6 Diferencias y similitudes con otras ciencias de la documentacin .................................... 12 1.2 ARCHIVO ..................................................................................................................................... 13 1.2.1 Concepto ............................................................................................................................ 13 1.2.2 Fines y funciones de los archivos ...................................................................................... 15 1.2.3 Medios................................................................................................................................ 16 1.2.4 Clases de archivos ............................................................................................................. 18 1.3 DOCUMENTO DE ARCHIVO ........................................................................................................... 19 1.3.1 Concepto ............................................................................................................................ 19 1.3.2 Unidades documentales simples y compuestas .................................................................. 20 1.3.2.1 Los expedientes ............................................................................................................................ 22 1.3.2.2 Los registros ................................................................................................................................. 25 1.3.3 Las agrupaciones documentales (fondos, divisiones de fondo y series) ............................ 26

2 INGRESOS Y SALIDAS DE DOCUMENTOS ...................................................................... 34

2.1 CONCEPTO DE INGRESO ............................................................................................................... 34 2.2 CLASES DE INGRESOS .................................................................................................................. 34 2.2.1 Ingresos ordinarios. Las transferencias ............................................................................ 34 2.2.2 Ingresos extraordinarios .................................................................................................... 36 2.3 CONCEPTO DE SALIDA ................................................................................................................. 38 2.4 CLASES DE SALIDAS .................................................................................................................... 38 2.4.1 Permanentes ...................................................................................................................... 38 2.4.2 Temporales ........................................................................................................................ 39

3 LOS SISTEMAS DE ARCHIVOS .......................................................................................... 40

3.1 CONCEPTO DE SISTEMA ............................................................................................................... 40 3.2 TIPOS DE SISTEMAS ARCHIVSTICOS............................................................................................. 42 3.2.1 Sistema archivstico institucional ...................................................................................... 42 3.2.2 Sistema de Archivos ........................................................................................................... 43 3.2.3 Sistema nacional de Archivos ............................................................................................ 43 3.3 ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE ARCHIVOS .................................................................................. 44 3.3.1 Legislacin ......................................................................................................................... 45 3.3.2 rganos directivos y consultivos ....................................................................................... 46

4


3.3.3 Archivos y centros tcnicos ................................................................................................ 46 3.3.4 Recursos humanos, materiales y econmicos .................................................................... 47

4 BIBLIOGRAFA CITADA EN EL TEXTO ........................................................................... 48

5


GUIA DOCENTE ASIGNATURA. 1.2. Archivstica: documentos y archivos. Principios y funciones. Ingresos y salidas de documentos. Los sistemas de archivo. Denominacin del Mdulo Crditos ECTS y carcter Mdulo I. Archivstica y ciencias auxiliares 2 ECTS. Carcter Virtual Duracin y ubicacin temporal 27 de agosto a 2 de septiembre de 2012. Competencias: Los conocimientos adquiridos en esta asignatura permitirn al alumno:

la distincin clara de un documento de archivo, en papel o electrnico, de cualquier otro registro de informacin,

la organizacin de los documentos de archivo ,aplicando el principio de procedencia

o de respeto a los fondos, en el caso de un fondo, el reconocimiento de las edades documentales a partir del uso de los documentos la distincin de los diferentes tipos de Archivos y sus funciones prioritarias la plasmacin de un Sistema de Archivos en un determinado territorio o de una red o

sistema archivstico en cualquier organizacin la discusin sobre la permanencia de los principios archivsticos. las diferentes modalidades de adquisicin y de salidas de documentos

Difcilmente sin el conocimiento de la Archivstica se pueda ejercer de archivero, de docente de la archivstica o integrarse en proyectos de investigacin archivstica. La gestin documental y la administracin de Archivos necesitan de los conocimientos archivsticos. Requisitos previos (en su caso):

6


Sera conveniente tener un acercamiento al ejercicio de la profesin. Actividades formativas y su relacin con las competencias: Lectura y comentario de algn texto archivstico bsico Acciones de coordinacin (en su caso): Sistemas de evaluacin y calificacin: El sistema de evaluacin vendr determinado por el inters y participacin del alumno, a travs de la plataforma virtual, tras el ofrecimiento del texto relativo a esta asignatura y en el plazo establecido para tal efecto. Ser completada por un ejercicio prctico consistente en un cuestionario de 20 preguntas con tres respuestas cada una de ellas, para eleccin de una. El cuestionario ser cumplimentado a travs de la plataforma digital La nota final se obtendr de la medida entre la nota personal derivada del inters y preguntas planteadas y de la nota del cuestionario. Breve descripcin de los contenidos: La Archivstica, como ciencia de los documentos de archivo y de los Archivos, como instituciones, es del todo indispensable en la formacin de cualquier archivero. La delimitacin de su objeto, de sus principios y de su metodologa supone el contexto para la profundizacin posterior de las funciones archivsticas, sobre las que abunda el programa. Archivstica y gestin documental van de la mano, la primera como ciencia nos ofrece las bases para la aplicacin de la segunda.

7


Es la Archivstica sin discusin y de forma inexcusable la ciencia en la que han de beber quienes aspiren a ser archiveros, con independencia del Archivo donde vayan a ejercer.

Antonia Heredia. 2012. 18

1 ARCHIVSTICA: DOCUMENTOS Y ARCHIVOS. PRINCIPIOS Y FUNCIONES.

1.1 Archivstica 1.1.1 Archivstica, archivologa un poco de historia

El trmino archivstica como ciencia de los archivos se utiliza en Espaa desde hace solo unas

dcadas. Aparece as en la Cartilla de organizacin de archivos de Antonio Matilla Tascn (1960,

5-6), pero compartiendo contenido con otros conceptos como archivonoma o archivologa. Poco a

poco el trmino archivstica ha ido adquiriendo hegemona en la bibliografa espaola,

posiblemente por influencia francesa, aunque en Hispanoamrica siga utilizndose el de

archivologa, como delata la obra clsica de Aurelio Tanodi, Manual de archivologa

hispanoamericana o la ms reciente Introduccin a la archivologa: Gua de estudio de M.

Vzquez Murillo. Tambin hay autores espaoles, como Taurino Burn, que se decantan por esa

misma acepcin.

Podemos considerar la archivstica como una ciencia? Eduardo Nez Fernndez, en su libro

Organizacin y gestin de archivos (1999, 24) analiz el concepto de Archivstica y tras examinar

las posturas de los diferentes autores distingui tres grupos. El primero lo formaban los que la

consideran como una disciplina con unos principios y tcnicas especficas para el tratamiento y la

organizacin de archivos (Tanodi en 1960, etc.). El segundo, los que manifiestan que es una ciencia

an en fase de formacin (Cruz Mundet en 1994, etc.) y el tercero estara constituido por los que

8


creen que como ciencia ya consolidada posee unos principios y un mtodo riguroso y contrastable

(Antonio Matilla Tascn, Elio Lodolini, Antonia Heredia Herrera, entre otros.). Y esta situacin se

mantiene en la actualidad. As, J. R. Cruz Mundet, en el libro Administracin y documentos de

archivos. Textos fundamentales (2011a, 16) sigue afirmando que es una "ciencia en formacin".

La archivstica es una ciencia que empez a difundir sus fundamentos tericos en el siglo XIX. La

sistematizacin de las tcnicas necesarias para arreglar y conservar los archivos haba empezado a

ser ya significativa a partir de la segunda mitad del siglo XVIII, a la par que se desarrollaba la

diplomtica. Es llamativo que no se difundieran sus principios y sus mtodos hasta el siglo XIX

teniendo en cuenta que la existencia de archivos se remonta a la aparicin de la escritura y desde

entonces debieron adoptarse criterios de organizacin y de conservacin de los documentos. Los

instrumentos descriptivos existentes elaborados en Espaa y en otros pases europeos desde la Edad

Media as lo ponen de manifiesto. Pero esos inventarios y catlogos manuscritos, y la explicacin

de los mtodos seguidos en su elaboracin, permanecieron guardados en los propios archivos que

describan sin que tuvieran difusin. Diferentes autores destacan la importancia de determinadas

publicaciones en el nacimiento de la archivstica y en especial se refieren al libro de los holandeses

Muller, Feith y Fruin, titulado Handleiding voor het ordenen en beschreijven van Archieven,

aparecido en 1898, pero no debemos olvidar que Espaa fue uno de los primeros pases en difundir

por medio de la imprenta su teora y prctica archivstica. El primer trabajo impreso que

conocemos, publicado en Santiago de Compostela el ao 1828, es obra de Froiln Troche y Ziga

y lleva por ttulo el de El Archivo cronolgico-topogrfico. Instruccin de archiveros, mtodo fcil,

sencillo y de poco coste para el arreglo de los archivos. En 1830, Facundo Porras Huidobro edit

en Madrid su Disertacin sobre Archivos y reglas de su coordinacin. A estas dos obras le

seguiran otras publicadas en las imprentas espaolas bastantes aos antes que el texto mencionado

de los archiveros holandeses, pero es obvio que no tuvieron su misma repercusin.

Este proceso de difusin terica, que apenas hemos esbozado, cont con el respaldo de la creacin

de diferentes instituciones para formar archiveros en distintos pases europeos. La primera fue la

francesa cole des chartes, nacida en 1821. La Escuela de Diplomtica espaola se abri en 1856.

En ese periodo la archivstica fue considerada prioritariamente como una ciencia auxiliar de la

Historia. La apertura de los archivos a la investigacin conforma avanzaba el siglo XIX influir

9


decisivamente en la consolidacin de esta ciencia y en su plasmacin terica. Despus, ya iniciado

el siglo XX, comenzara a jugar un papel importante como auxiliar de la Administracin, al fijar su

atencin tambin en los documentos administrativos, pero ni su desarrollo ni su evolucin fue

uniforme en todos los pases.

A lo largo del siglo XX, como nos indica Antonia Heredia, la archivstica se ha ido consolidando

frente a otras disciplinas, fijando su objeto, estableciendo sus mtodos y normalizando su

terminologa. En este camino han influido decisivamente los cambios habidos en la valoracin del

proceso documental, en el tipo de usuarios y en el papel de los archiveros. En cuanto al primer

punto, la archivstica se ha desvinculado de su apego a los archivos histricos demostrando que sus

principios son vlidos para todo el proceso documental (archivos de oficina, centrales

administrativos, intermedios e histricos). No en vano Vicenta Corts Alonso defendi ya hace aos

que los archivos son antes gestin que cultura. Otro hecho indudable que ha modificado el papel de

esta ciencia ha sido el de que los archivos pasaran de ser centros nicamente abiertos para algunos

eruditos a prestar servicio a los ciudadanos, en un sentido muy amplio, y a la propia

Administracin. La utilizacin de los archivos ha pasado de ser privilegio de unos pocos a ser un

derecho de todos. Y esto ha condicionado toda la labor archivstica. Por ltimo los archiveros, cuyo

nmero ha aumentado considerablemente en las ltimas dcadas, han abandonado progresivamente

sus prcticas historicistas y se han preocupado por la organizacin y descripcin de los fondos

documentales, siguiendo criterios cada vez menos personalistas y ms consensuados.

La archivstica acta en la actualidad en dos mbitos distintos pero complementarios, uno terico y

otro prctico. El terico comprende la historia, el objeto, el mbito de actuacin (archivos y

documentos) y el mtodo reflejado en la obtencin de un conjunto estable de principios, normas y

terminologa; mientras que el prctico es el resultado de la continua aplicacin de un conjunto de

tcnicas y procedimientos para la organizacin, conservacin y difusin de los documentos y la

informacin (Alberch, 2003, 21).

Ahora se escribe sobre la archivstica integrada. Se defiende al archivero con formacin integral y

por lo tanto se le exige que tenga conocimientos de disciplinas tan variadas como el derecho

administrativo, la historia, la paleografa y diplomtica, la informtica, las tecnologas de la

10


informacin, la lingstica, el marketing, pues una de las caractersticas de la archivstica es su

interdisciplinariedad. Esto implica que el archivero posea nuevos conocimientos adquiriendo una

formacin ms completa. Los procesos selectivos a los que debe someterse para acceder a la

profesin recogen en sus temarios y pruebas esta nueva realidad.

Sin duda, la produccin de los documentos electrnicos est provocando una amplia renovacin en

el quehacer archivstico. Para A. Heredia, entre las caractersticas de esta archivstica renovada

estaran la atencin preferente a los documentos, antes que a los Archivos (y de ah la importancia

de la gestin documental), el protagonismo de las funciones y procesos, la anticipacin de las

funciones archivsticas a antes de la produccin de los documentos y la sustitucin de la autonoma

del trabajo archivstico por la corresponsabilidad (Heredia, 2012, pp. 26-27).

1.1.2 Concepto

El Dictionary of archival terminology, publicado por el Consejo Internacional de Archivos en 1984,

entenda por sta la "disciplina que trata de los aspectos tericos y prcticos de los archivos y de su

funcin". Casi diez aos despus, el Diccionario de terminologa archivstica publicado por el

Ministerio de Cultura espaol, indicaba que era la "disciplina que trata de los aspectos tericos y

prcticos (tipologa, organizacin, funcionamiento, planificacin, etc.) de los archivos y el

tratamiento archivstico de sus fondos (1993, 18).

Antonia Heredia defini la Archivstica, en su Archivstica general (1987, 11), como la "ciencia

que estudia la naturaleza de los archivos, sus principios de conservacin y organizacin, y los

medios para su utilizacin". En su ltimo libro Lenguaje y vocabulario archivstico (2011, 44), la

archivera sevillana seala que podemos entender tambin por Archivstica la "ciencia de los

documentos de archivo y de los Archivos como custodios de aquellos y como sistemas responsables

de su gestin, as como de la metodologa aplicada a unos y a otros y cuyo objetivo es potenciar el

uso y servicio de los documentos y de los Archivos".

Jos Ramn Cruz Mundet, en su libro Diccionario de archivstica (2011b, 76-77), recoge entre

otras las siguientes definiciones: 1. Ciencia de los archivos; 2. Conjunto de conocimientos y de

mtodos para el tratamiento de los documentos y de los archivos; y 3. Ciencia emergente cuyo

11


objeto son los documentos y los archivos, cuya finalidad es almacenar informacin y hacerla

recuperable para su uso, y cuyo mtodo se articula en torno a las normas archivsticas.

Est claro, en el examen del contenido de estas definiciones, que en las ltimas dcadas la

archivstica est evolucionando desde una ciencia archicntrica hacia una ciencia docucntrica.

1.1.3 Objeto

El objeto de esta ciencia son los archivos y los documentos que contienen. Antonia Heredia ha

justificado invertir este orden y considerar, pues, como objeto de la archivstica los documentos y

Archivos, indicando que no hay Archivos sin documentos, aunque estos pueden existir sin aquellos.

Esta posicin se justifica en que el trabajo del archivero sobre los documentos no se inicia en los

Archivos sino que se adelanta a etapas anteriores (Heredia, 2012, 21), llegando a participar incluso

en su proceso de creacin.

1.1.4 Finalidad

Como indica Eduardo Nez (1999, 32) la archivstica pretende la organizacin de los fondos

documentales con vistas a su posterior utilizacin. Es decir, su finalidad ltima es lograr que los

archivos presten servicio a travs de los documentos y de la informacin que contienen a los

productores (personas o instituciones) y a los ciudadanos.

1.1.5 Principios

Tradicionalmente, y por lo que se refiere a la organizacin de los fondos documentales, se han

destacado dos principios bsicos: el de procedencia y el de respeto al orden natural. En esencia

ambos pueden agruparse y definirse como aquel segn el cual cada documento debe estar situado en

el fondo documental del que procede y en este fondo en su lugar de origen (Heredia, 2011, p. 150).

Este principio determina la estructura del fondo y su orden natural, y queda representado en el

cuadro de clasificacin.

12


ltimamente y por influencia canadiense se est recalcando como fundamento de la archivstica el

ciclo vital de los documentos, difundido por Schellenberg en 1956, lo que no supone ninguna

contraposicin con el principio de procedencia. En sntesis, tal y como indica J. R. Cruz Mundet

(2011b, p. 109) por l se establece que un documento tiene una vida similar a un organismo

biolgico, pues nace (fase de produccin), vive (fase de mantenimiento y uso) y muere (fase de

expurgo). Esas edades, tres o cuatro segn los autores, se corresponden con la sucesiva custodia y

uso de los documentos en distintos archivos (archivo de oficina, archivo central, archivo intermedio

y archivo histrico), de tal forma que nada ms producirse se conserva y utiliza en el archivo de

oficina y de ah se inicia un proceso que puede terminar pasados veinticinco o treinta aos con su

conservacin definitiva en un archivo histrico, si antes no ha sido eliminado como consecuencia de

los procesos de valoracin y seleccin. Con la e-administracin las edades documentales se reducen

a dos, una de produccin o administrativa y otra de custodia (Heredia, 2012, p. 25). El

reconocimiento del ciclo vital de los documentos implica la necesidad de la unidad y de la

continuidad del tratamiento archivstico desde su produccin hasta su eliminacin o conservacin

permanente.

1.1.6 Diferencias y similitudes con otras ciencias de la documentacin

La archivstica, la biblioteconoma y la documentacin componen lo que algunos autores

denominan como ciencias de la documentacin (Cruz, 2003, 66). Entre sus similitudes J. R. Cruz

Mundet menciona las siguientes: 1) La gestin de documentos va encaminada en las tres

profesiones a satisfacer las necesidades de informacin de la sociedad; 2) La difusin de la

informacin se realiza en las tres mediante instrumentos giles y precisos; 3) La utilizacin de las

nuevas tecnologas en la reproduccin y en el almacenamiento de la informacin es comn a

archiveros, bibliotecarios y documentalistas; y 4) El uso de soportes documentales comunes (desde

el papel a los discos pticos) implica las mismas necesidades en orden a su tratamiento fsico

(instalacin, conservacin, restauracin).

Las tres ciencias se diferencian por los mtodos que utilizan sus profesionales, por el origen y

caractersticas de los documentos sobre los que trabajan, por las normas que utilizan en su

descripcin que condicionan los instrumentos resultantes, por el tipo de usuarios al que van

13


dirigidos preferentemente sus servicios, por las condiciones arquitectnicas de sus instalaciones,

etc. Recordemos que los documentos de archivo son originales, nicos, y se producen de forma

natural y seriada, pues son el resultado documental de la actividad y organizacin de personas e

instituciones a lo largo del tiempo. Los libros y revistas conservados en las bibliotecas no son

nicos (dependen del volumen de la tirada), ni originales (estn impresos) ni se producen de forma

natural y seriada, pues ingresan merced a compras, permutas o donaciones. A los centros de

documentacin slo les preocupa la informacin que contienen los documentos de archivo, los

libros y las revistas. Adems las normas que regulan el acceso a las bibliotecas, archivos y centros

de documentacin son diferentes lo que condiciona tambin el tipo de usuario que acude a estos

centros y las caractersticas de sus instalaciones.

1.2 Archivo

1.2.1 Concepto

Ya sabemos que la Archivstica es la ciencia de los archivos y de los documentos que contienen, y

que incluso podemos invertir este orden. El concepto de archivo ha sido objeto de muchas

definiciones, tantas como archiveros (Heredia, 2011, 46). Una de las ms antiguas y completas que

conocemos es la aportada por Fermn Abella, en 1877, pues defini el archivo como "no slo la

reunin o conjunto de papeles, documentos, libros y registros de una oficina, corporacin o casa

particular cuando estn metdicamente ordenados, sino el lugar en que se conservan y custodian

para que sirvan de consulta". Es decir, nos habla de un conjunto organizado de documentos que

prestan servicio y tambin del lugar en el que se conservan.

Para Vicenta Corts, en su Manual de Archivos Municipales (1982, 19) el archivo es el "conjunto

de documentos acumulados en un proceso natural por una persona o institucin, pblica o privada,

en el transcurso de la gestin de asuntos de cualquier ndole, los producidos y los recibidos, de

cualquier fecha, los cuales se conservan y custodian para servir de referencia, como testimonio e

informacin, por las personas responsables de tales asuntos y sus sucesores". Pero, como sabemos,

no solo es un conjunto de documentos.

14


En Ley 16/1985 de Patrimonio Histrico Espaol, de 25 de junio de 1985, se define el archivo

como el "conjunto orgnico de documentos o la reunin de varios de ellos, reunidos por las

personas jurdicas, pblicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades al servicio de su

utilizacin para la investigacin, la cultura, la informacin y la gestin administrativa. Se entienden

tambin por archivos las instituciones donde se renen, conservan, ordenan y difunden para los

fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgnicos".

Es decir, se ha utilizado el trmino archivo para definir un conjunto organizado de documentos, el

lugar donde se conservan y la institucin que los gestiona. Entender como archivo el espacio fsico,

es decir el continente, tiene cada vez menos defensores pues la mayora de los autores prefieren

utilizar en la actualidad en su lugar expresiones como repositorios, depsitos o centros de archivo.

As en el Real Decreto 1708/2011 por el que se establece el Sistema Espaol de Archivos se

considera "archivo": 1) El conjunto orgnico de documentos, o la reunin de varios de ellos,

producidos o reunidos por las personas fsicas o jurdicas, pblicas o privadas; y 2) Las entidades,

que de acuerdo con las normas internacionales de descripcin archivstica, comprenden

instituciones, personas y familias, que renen, conservan, organizan, describen y difunden los

conjuntos orgnicos y las colecciones de documentos.

Para Antonia Heredia (2011, 46) caben las siguientes acepciones del trmino "archivo": 1)

continente; 2) contenido; 3) institucin; 4) sistema; y 5) registro de informacin. La archivera

sevillana se decanta por las acepciones de institucin y sistema y recoge como primera definicin la

siguiente: "Institucin o sistema responsable de las funciones integradas en la gestin de

documentos y en la administracin de Archivos de una organizacin". Recordemos ahora que en su

manual titulado Qu es un archivo? (2007, 30) reserv el trmino Archivo, escrito con

mayscula, a la institucin que conserva, trata y sirve los documentos de archivo que guarda, el

trmino archivo, escrito con minscula, al contenido documental del Archivo, identificado con

todos los documentos conservados en l, ya sea de un solo fondo o varios y el trmino fondo

documental al conjunto orgnico de documentos procedente de una institucin, colectivo o

persona, testimonio y prueba de su respectiva gestin.

15


Tambin J. R. Cruz Mundet recogi como primera definicin del trmino "archivo" en su

Diccionario de archivstica (2011b, 78) la de "sistema corporativo de gestin que contribuye de

manera efectiva mediante una metodologa propia a la definicin de los procesos de produccin

administrativa, garantizando la correcta creacin de los documentos, su tratamiento, conservacin,

acceso y comunicacin".

Esta identificacin de archivo con el sistema responsable de la gestin documental de una

organizacin gana cada da ms adeptos pero, como hemos indicado, es un trmino que puede tener

variados significados dependiendo de cada autor.

1.2.2 Fines y funciones de los archivos

Hace ya bastantes dcadas T. Schellenberg se refiri a los fines de los archivos manifestando que su

cometido era recoger, conservar y servir los documentos. Para el desarrollo de estos fines es preciso

realizar distintas tareas o funciones que se han englobado en las ltimas dcadas bajo el concepto de

"gestin documental". Por ella entendemos el conjunto de intervenciones archivsticas realizadas

desde la produccin de los documentos hasta despus de decidida su conservacin permanente.

Sirve para todos los documentos a lo largo de toda la red de archivos, desde los de oficina hasta los

histricos" (Heredia, 2007, 90). Es decir, como dira Eduardo Nez Fernndez la gestin de

documentos abarca desde la fase de diseo de los tipos de documentos que se van a producir en el

sistema hasta la fase de conservacin permanente de los seleccionados para ello.

En la gestin documental estn integradas, pues, todas las actividades precisas para el cumplimiento

de los fines de los archivos, es decir la produccin o recepcin, identificacin, valoracin,

seleccin, eliminacin, conservacin, organizacin, descripcin y difusin de los documentos.

Obviamente existen operaciones de tratamiento archivstico con mayor incidencia en los

documentos administrativos o en los histricos, as, por ejemplo, la seleccin y eliminacin es

propia de los primeros.

Si la gestin documental incide sobre todo en el archivo entendido como "conjunto organizado de

documentos", es decir en el contenido documental de un archivo, la administracin de archivos se

centra en la segunda acepcin, es decir, la que lo identifica como institucin o sistema responsable

16


de las funciones integradas en la gestin de documentos. Pero ambas son complementarias y

necesarias.

Est claro que para el desarrollo de la gestin documental se precisa el funcionamiento efectivo de

una buena administracin de archivos que el Diccionario de terminologa archivstica espaol, en

su edicin de 1995, pues no figura en la de 1993, entiende como la "organizacin responsable de la

aplicacin de la poltica archivstica a travs de la direccin, planificacin y control de los

programas establecidos". Para Antonia Heredia las principales manifestaciones de la administracin

de archivos seran: 1) Elaboracin de textos legales, reglamentarios y normativos; 2) Normalizacin

de formularios; 3) Aprobacin de tablas de valoracin y calendarios de conservacin; 4)

Adquisicin de documentos; 5) Integracin de Archivos en el Sistema; 6) Control de Archivos; 7)

Implantacin de aplicaciones informticas; 8) Distribucin de recursos econmicos y humanos; 9)

Planificacin de acceso a los puestos de trabajo y a la formacin; 10) Equipamiento y

mantenimiento de instalaciones; 11) Planes de reproduccin y de restauracin; 12) Integracin en

planes de gestin de calidad; 13) Planificacin y distribucin de subvenciones, etc.

Tanto de la gestin documental como de la administracin de Archivos se tratar ms por extenso

en otros temas de este mismo curso.

1.2.3 Medios

Para que un Archivo, entendido como sistema o institucin, pueda desarrollar adecuadamente sus

funciones y cumplir con sus fines debe estar dotado de un marco normativo regulador eficiente

(leyes y otras normas y reglamentos), ha de disponer de recursos tanto humanos como materiales

adecuados y suficientes (personal, instalaciones, medios econmicos) y debe contar con un

programa de actuacin archivstica que contemple desde la clasificacin y ordenacin de

documentos, hasta la valoracin y seleccin documental, la descripcin archivstica, la

informatizacin de la gestin archivstica y la formacin de usuarios (Llans, 2006, 17).

Al marco regulador nos referiremos ms adelante, al tratar de los sistemas archivsticos. Tampoco

ahora nos detendremos en la gestin documental, que desarrollarn otros profesores, ni a las

17


caractersticas de las instalaciones de Archivo. Pero s queremos indicar que entre los recursos con

los que debe contar un Archivo destacan los econmicos y humanos.

Los medios econmicos en los archivos pblicos estn contemplados en los correspondientes

presupuestos de las instituciones de las que dependen. Su montante vara enormemente de unos

centros a otros. Archivos dependientes de las mismas instituciones, como ocurre con las

administraciones locales, pueden tener presupuestos muy diferentes, variando su cuanta por

mltiples factores, no solo de ndole econmico. Los polticos, al establecer anualmente esos

presupuestos, pueden demostrar su sensibilidad hacia el patrimonio documental de la institucin

que gobiernan. Mayores recursos econmicos permiten mejorar notablemente la gestin

documental. Esos recursos van destinados fundamentalmente al pago de la nmina del personal del

Archivo; a la compra, renovacin o mantenimiento de las instalaciones, equipos y mobiliario

(estanteras, muebles archivadores, ascensores, ordenadores, reprografa, climatizacin, deteccin y

extincin de incendios, seguridad, etc.); a gastos de administracin (correo, telfono, luz, agua), a la

adquisicin de material de oficina y de archivo (cajas archivadoras, sobres, papel, carpetillas, etc.),

a la compra de libros y revistas para mejorar la biblioteca y hemeroteca especializada, etctera. A

todos estos gastos, que podemos considerar ordinarios, se pueden aadir otros ms espordicos y

que solo se dan en los Archivos ms grandes. En concreto nos referimos a la adquisicin,

restauracin y reproduccin de documentos, y al desarrollo de actividades culturales, caso de las

exposiciones y publicaciones, por citar algunas.

El tipo de personal que trabaja en un Archivo depende de variadas circunstancias, aunque lo

habitual en centros de tamao grande es que los recursos humanos estn constituidos por tcnicos

de archivo, personal especializado, personal administrativo y personal auxiliar o subalterno. El

archivero, fue definido por O. Gallego como el "profesional que recoge, custodia, selecciona y

organiza la documentacin producida y recibida por un ente u organismo pblico o privado como

resultado testimonial de su propia actividad, la analiza y describe, e informa y certifica sobre ella. A

l le corresponde planificar, organizar y dirigir los servicios del archivo en su ms amplio sentido,

estableciendo las normas adecuadas. Tambin elabora informes y asesora a los usuarios". En

bastantes Archivos, sobre todo los mejor dotados, trabajan, adems, tcnicos ayudantes que

colaboran con el archivero en las tareas descritas. Para actividades concretas que requieren una

18


formacin especfica se puede disponer de tcnicos expertos en reprografa, restauracin,

informtica que constituiran lo que hemos denominado personal especializado. Estas ltimas

tareas pueden estar externalizadas prestndose por personal ajeno al centro mediante los

correspondientes contratos. El personal administrativo suele encargarse del mecanografiado, del

control de prstamos, del registro de correspondencia y de otras tareas similares; y entre el personal

auxiliar o subalterno, o como queramos denominarlo, podemos incluir, entre otros, a los porteros,

vigilantes, ordenanzas y limpiadores.

1.2.4 Clases de archivos

Son muchas las clasificaciones que podemos hacer de los archivos. Siguiendo a Antonia Heredia

(1987, 69-70)) distinguimos:

a) Por su productor: archivos pblicos y archivos privados.

b) Por la funcin bsica de la persona o institucin productora de la que dependan. Entre los

pblicos s encontraran los judiciales, los militares, los legislativos, etc. y, entre los

privados, los personales, los nobiliarios, los eclesisticos y los de empresas. No obstante

debemos tener en cuenta que no siempre est clara la diferencia entre pblico y privado,

variando segn los pases y segn la diferente legislacin.

c) Por el nmero de fondos que conservan: singulares o nicos, y mltiples.

d) Si nos detenemos solo en los archivos pblicos podemos clasificarlos:

e) Por el mbito territorial en el que la institucin productora ejerce su jurisdiccin: locales,

provinciales, regionales y nacionales.

f) Por la administracin de la que dependan. En Espaa se distinguen los archivos de la

administracin local, de la administracin autonmica y de la administracin central o

estatal.

g) Por la edad de los documentos (archivos de oficina, archivos centrales administrativos,

archivos intermedios y archivos histricos).

h) Por su finalidad (archivos administrativos y archivos histricos)

19


1.3 Documento de archivo

1.3.1 Concepto

El trmino "documento" es un concepto muy polivalente y su significado es distinto segn la

ciencia que lo utiliza. En los diccionarios ms utilizados del espaol se identifica con doctrina,

enseanza, diploma, carta, relacin, testimonio escrito, comunicacin, conocimiento, cosa En un

sentido amplio T. Schellenberg defini documento como testimonio de la actividad del hombre

fijado en un soporte perdurable que contiene informacin. Esta idea de soporte ms informacin

est presente en las aportaciones de reconocidos documentalistas que entienden el documento como

una comunicacin fijada, grabada o adherida a un soporte, o simplemente el soporte de una

informacin.

Ahora a nosotros nos interesa acotar ese concepto y referirnos solo al documento de archivo, pues

no todos los documentos, como es obvio, son documentos de archivo. El problema es que en las

aportaciones de los diferentes autores sobre el concepto de documento de archivo las hay

excesivamente prolijas y contradictorias (F. Fuster) o se refieren a su produccin pblica (A.

Tanodi, M. Vzquez o H. L. Bellotto), lo que limita su validez.

En Espaa, segn la Ley 16/1985 de Patrimonio Histrico, se entiende por documento toda

expresin en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresin grfica, sonora o en

imagen, recogida en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informticos. Se

excluyen los ejemplares no originales de ediciones. Unos aos despus el Diccionario de

terminologa archivstica (1993, 32) adems de esa acepcin recoga la de testimonio material de

un hecho o un acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas fsicas o jurdicas,

pblicas o privadas, de acuerdo con unas caractersticas de tipo material y formal.

Una de las ltimas definiciones publicadas es la aportada por la Comisin de Normas Espaolas de

Descripcin Archivstica, en junio de 2012. Para sus integrantes un documento de archivo es una

"unidad de informacin mnima grabada en cualquier soporte, producida por un agente en el

ejercicio de sus funciones, que constituye el testimonio material de una o varias acciones o hechos

(de naturaleza jurdica o no)" (CNEDA, 2012, 18).

20


Algunas aportaciones realizadas en pases de Hispanoamrica inciden en esa lnea. As en el

Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica (2005, 73) junto con definiciones de distintos

tipos de documentos (cartogrficos, electrnicos, impresos...) se incluye el siguiente concepto

genrico de documento: "Unidade de registro de informaes, qualquer que seja o suporte ou

formato" En Mxico, segn el texto Lineamientos Generales para la Organizacin y Conservacin

de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal, aprobado

en el ao 2004, un documento de archivo es "aquel que registra un hecho, acto administrativo,

jurdico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y

actividades de las dependencias y entidades". Y en el glosario que acompaa al Reglamento

General de Archivos de Colombia, aprobado en 1994, se establece que documento de archivo es un

"registro de informacin producida o recibida por una persona o entidad en razn a sus actividades

o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor cientfico, econmico, histrico o

cultural y debe ser objeto de conservacin."

Nos interesa ahora acotar estas definiciones con la ayuda de los comentarios realizados por A.

Heredia en su libro Lenguaje y vocabulario archivsticos (2011, 91-93). Un documento de archivo

tiene contenido (tema), estructura formal (tipologa) y adems es producido en un contexto (rgano

productor, funciones y actividades de ese rgano). El documento de archivo se caracteriza por su

naturalidad, su autenticidad, su integridad, su fiabilidad y su objetividad. La naturalidad radica en su

produccin inexcusable y en sus relaciones naturales con su productor y con la funcin/actividad

que ste tiene atribuidas. Por ello, afirma que un documento de archivo se produce, no se crea, y,

como tal, lo podemos considerar como la unidad bsica de cualquier agrupacin documental y

tambin como la unidad de descripcin menor.

1.3.2 Unidades documentales simples y compuestas

El documento de archivo se identifica en el contexto archivstico con la unidad documental simple,

pero tambin existen unidades documentales compuestas. Recordemos que la Comisin de Normas

Espaolas de Descripcin Archivstica ha definido unidad documental como el "elemento bsico de

un fondo, grupo de fondos, coleccin o serie, constituido por un documento de archivo (unidad

documental simple) o por varios que formen una unidad documental compuesta" (2012, 21). Y por

21


sta ltima entiende la "unidad de informacin integrada por varias unidades documentales

interrelacionadas por un asunto comn, producida por uno o varios agentes en el ejercicio de sus

funciones, que constituye el testimonio material de una o varias actividades/procesos o de parte de

una actividad/proceso". Para A. Heredia (2011, 186) la unidad documental compuesta es la

denominacin archivstica del documento de archivo compuesto y sirve para su representacin

genrica a la hora de la descripcin.

Las unidades documentales simples son el resultado de un solo acto (una actio y una conscriptio),

mientras que las compuestas surgen de un proceso complejo formado por distintos actos

encaminados a la resolucin de un asunto. La casi totalidad de las series producidas en la actualidad

por las instituciones pblicas son unidades documentales compuestas, bien expedientes o registros,

aunque no todos los autores estn de acuerdo con esta clasificacin, especialmente en lo relacionado

con la inclusin de los registros (Heredia, 2005, 75), pues los hay que consideran a los expedientes

como la nica unidad documental compuesta. Tambin, otros autores entienden que los documentos

compuestos adoptan tres formas principales: expedientes, dosieres y registros (Lpez, 2007, 153). Y

los hay que incluyen entre ellos a los documentos principales con anexos que a mi modo de ver no

dejan de ser expedientes incompletos.

Los dosieres son documentos compuestos formados por la agrupacin de documentos simples

relacionados entre s por su temtica o por cualquier otra caracterstica, sin responder por ello a

cuestiones procedimentales o de tramitacin administrativa. Obedecen a una prctica consistente en

agrupar todos los documentos que se refieran a un tema concreto, a una persona, a una fecha,

pues lo que interesa en los dosieres es la cantidad y calidad de informacin obtenida, sin importar

cul ha sido su origen y su produccin. Y si tienen un cierto sentido en los archivos privados su

existencia es incompatible con la gestin documental de las organizaciones pblicas. En ellas tiene

mucho ms incidencia archivstica los expedientes y los registros a los que nos referiremos a

continuacin.

22


1.3.2.1 Los expedientes

La unidad documental compuesta ms usual es el expediente, que en Espaa tuvo una primera

regulacin general en la Ley de Bases de 19 de octubre de 1889, que exigi la formacin en cada

ministerio de reglamentos de procedimiento administrativo. Pero estos documentos compuestos

surgieron con la formacin del Estado Moderno (escasos antecedentes en la Edad Media) y por

influencia de la administracin de justicia. Definidos por Heloisa L. Bellotto como el conjunto de

documentos de tipologas diferentes cuya reunin es obligatoria para que se llegue a la consecucin

de un acto administrativo; y en la Norma ISAD (G), en la versin espaola del ao 2000, como "la

unidad organizada de documentos reunidos por el productor para su uso corriente, o durante el

proceso de organizacin archivstica, porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto", han

sido objeto de diferentes clasificaciones.

Segn Olga Gallego los expedientes pueden clasificarse tomando como base la diversidad de

organismos encargados de su tramitacin (legislativos, judiciales, administrativos, militares y

gubernativos) o el tipo de procedimiento seguido (general o especfico). Con arreglo a ste, en el

folleto titulado Archivos de Oficina, editado por el Ministerio de Cultura espaola, en 2003, se

clasifican los expedientes distinguiendo los sometidos a procedimiento y los no reglados. Estos

ltimos son "aquellos que materializan cualquier actividad de una oficina, sin que pretendan la

resolucin administrativa de un asunto", pues se hallan en ella "a efectos de estadstica, constancia o

informacin". Incidiendo en el procedimiento nos interesa ahora recoger la clasificacin realizada

en algunos textos legales espaoles que distinguen entre los expedientes de conocimiento, los

expedientes de informacin o consultivos, y los expedientes de resolucin (Lpez, 2007, 176). Los

expedientes de conocimiento son aquellos que no exigen un trmite especial y han de surtir efecto

en las respectivas dependencias con fines estadsticos, de constancia o archivo (por ejemplo, los

expedientes de investigadores de un archivo). Los expedientes de informacin o consultivos tienen

por objeto suministrar o solicitar estudios y propuestas referentes a la materia de que se trate,

iniciados por encargo de la superioridad o a iniciativa de la propia oficina. Estos expedientes

pueden formar parte de unos trmites superiores que suelen terminar en una resolucin. Mientras

que los expedientes de resolucin son aquellos que, por disposiciones legales reguladoras del

23


procedimiento, deben dar lugar a la adopcin de un acuerdo o decisin fundamentada. Entre esos

expedientes resolutivos, los de carcter judicial son los que tienen un procedimiento ms riguroso.

Un expediente est compuesto por los documentos que se producen y se incorporan en l de manera

sucesiva conforme avanza el procedimiento y que estn protegidos por la carpetilla o guarda

exterior que los contiene y agrupa. En el exterior de esa carpetilla, como si de la cubierta de un libro

se tratara, debe figurar el extracto o resumen que le identifica y describe y, tambin, a veces,

aprovechando el reverso de esa cubierta la relacin de contenido o breve descripcin de cada uno de

los documentos que le integran con su fecha y nmero de orden. Pero esto ltimo es cada vez

menos habitual.

Los documentos que forman un expediente han sido clasificados distinguiendo entre los recibidos

(originales) y los producidos (borradores, minutas y copias) que van acompaados de otros

utilizados para impulsar la tramitacin (decretos, notas marginales) y por ello se distinguen los

documentos originales, los no originales y los marginales. Tambin por su contenido se diferencian

los documentos esenciales (informes, resoluciones...) de los documentos de enlace (oficios de

remisin, notas internas...). Y por su procedimiento se clasifican en documentos de iniciacin, de

instruccin y de terminacin.

Entre los documentos bsicos de un expediente estaran, segn Isabel Seco (1994, 127), las

instancias o solicitudes, los informes, las actas y los oficios. Pero en un expediente administrativo la

tipologa documental es muy amplia y variada. As, por poner un ejemplo, entre los oficios F.

Gonzlez Navarro distingua las comunicaciones, las notificaciones, los requerimientos, los

emplazamientos y las citaciones. La denominacin y contenido de estos documentos vara segn

cada pas.

No es el momento de hacer un anlisis de los tipos documentales concretos que pueden encontrarse

formando parte de un expediente. Los ms utilizados actualmente en Espaa han sido bsicamente

analizados, incluyendo su estructura, en el libro Manual de Documentos Administrativos, que

public el Ministerio de Administraciones Pblicas espaol en 1993 y ha sido objeto de varias

reediciones, pero no siempre es fcil su clara identificacin dado que la prctica administrativa

24


introduce elementos de confusin, y no slo por cambios en las denominaciones. As con las

palabras "splica", "pedimento", "peticin", "instancia", o "solicitud" es posible que nos estemos

refiriendo al mismo tipo documental.

En cuanto al contenido que debe figurar en el extracto o resumen que identifica cada expediente no

existe tampoco uniformidad. As, por ejemplo, en Mxico, segn el texto Lineamientos Generales

para la Organizacin y Conservacin de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la

Administracin Pblica Federal, aprobado en el ao 2004, la identificacin del expediente debe

contener como mnimo los siguientes elementos: I. Unidad administrativa; II. Fondo; III. Seccin;

IV. Serie; V. Nmero de expediente o clasificador (el nmero consecutivo que dentro de la serie

documental identifica a cada uno de sus expedientes); VI. Fecha de apertura y, en su caso, de cierre

del expediente; VII. Asunto (resumen o descripcin del expediente); VIII. Valores documentales;

IX. Vigencia documental; X. Nmero de hojas tiles al cierre del expediente (nmero total de hojas

contenidas en el expediente).

El ayuntamiento de Barcelona elabor unas normas para la tramitacin de expedientes en 1994. En

ellas se seala que en la cubierta de cada uno de ellos deba contemplarse la siguiente informacin:

Nombre del Ayuntamiento, Fecha de inicio del expediente, Nmero del expediente, Nmero de

registro de entrada del documento de inicio del expediente, Nombre del rgano gestor (encargado

de su trmite o instruccin segn la normativa orgnica vigente), Nombre de la Unidad, rea y

mbito (o instancias anlogas) donde el rgano gestor se encuadra, Asunto objeto del expediente,

Fecha de finalizacin del expediente, Cdigo del Archivo (en su da) y Nmero de hojas que

forman el expediente una vez se haya concluido el asunto administrativo que lo ha generado. En

estas mismas normas se sealaba que todos los expedientes deban ir numerados, en la parte

superior derecha de la cubierta, ya que ese nmero servira para identificarlo. El nmero expresara

el orden sucesivo de apertura de los expedientes dentro de cada rgano competente para tramitarlos.

La numeracin se compondra como norma general de dos partes: la que expresa el orden de

apertura y la que indica el ao en que se abre, ambas separadas con una barra. El nmero de

identificacin figurara en la cubierta del expediente y en los dictmenes y propuestas que se

elevasen a los rganos de gobierno para su resolucin. Tambin se consignara en las notificaciones,

25


las comunicaciones y los oficios que se formulen en relacin con el expediente, y en los informes,

dictmenes, comparecencias y en otros documentos que se hayan de incorporar.

1.3.2.2 Los registros

Los registros han sido definidos como documentos compuestos, en forma de libro o de cuaderno, en

donde se asientan, uno detrs de otro, los documentos otorgados o recibidos por una persona o

entidad con fines jurdico-administrativos o fiscales. En el Diccionario de terminologa archivstica

(1993, 46) se recogen cuatro acepciones de este concepto, aunque la que nos afecta es la que indica

que registro es el "instrumento resultante de una accin administrativa en el que se materializa el

acto de registrar, normalmente en forma de volumen, y que contiene la inscripcin, generalmente

numerada en orden cronolgico, de informaciones consideradas de suficiente inters como para ser

exacta y formalmente asentadas".

Si los expedientes estn formados por un conjunto de documentos de tipologas diferentes, los

registros son unidades documentales compuestas formadas por documentos de la misma tipologa.

Para la recordada Olga Gallego Domnguez, los registros se usan en cualquier actividad que

requiera la anotacin sistemtica con numeracin progresiva o en orden alfabtico de personas que

dependan de una institucin o que se relacionan con ella (registros de soldados, de detenidos,

padrones, matrculas fiscales, etc.), o de la documentacin enviada o recibida. En este sentido, los

integrantes de la Mesa de Trabajo de Archivos Municipales, en la propuesta de cuadro de

clasificacin de fondos de ayuntamiento, publicada en 1996, aunque entendieron como registro el

"conjunto de documentos, referidos a asuntos diversos, ordenados cronolgicamente y dispuestos en

forma de libro, por ejemplo, libros de actas, libros de caja...)", tambin aplicaron este concepto a

todos aquellos documentos que contengan informacin repetitiva que afecte a muchas personas o

bienes, vaya o no encuadernada, como hojas sueltas (nminas) o fichas (tarjetas de racionamiento),

aunque su ordenacin no tenga que ser exclusivamente cronolgica. Este concepto tan amplio de

registro no parece contar en la actualidad con tantos defensores y eso que su existencia es tan

antigua como la de los propios expedientes, pues en Espaa se remonta a la Edad Media, aunque

podemos decir que son tan antiguos como los propios archivos. Los registros reales castellanos

26


debieron existir ya en tiempos de Alfonso VI. A lo largo del siglo XIX se crean en Espaa el

Registro Civil, el Registro de la Propiedad, el Registro de Hipotecas, y el Registro de Penados, entre

otros. Y lo mismo ocurri en otros pases europeos y americanos.

Los libros registro de entrada y salida de correspondencia, habituales en la actualidad en todos los

organismos pblicos, surgieron en el siglo XIX. En Espaa, por influencia europea, especialmente

alemana, no se redactaron hasta iniciada la dcada de 1870 en los ministerios de la administracin

central. En la mayora de los ayuntamientos espaoles habr que esperar para que este hecho se

produzca hasta la aprobacin del Estatuto Municipal de 1924. Aunque registros de correspondencia

parciales existieron con anterioridad a esas fechas.

Los registros se pueden clasificar segn distintos criterios. Pueden ser voluntarios u obligatorios.

Segn su naturaleza cabe distinguir entre los registros administrativos o copiadores en los que se

asientan los documentos expedidos o recibidos por una institucin o persona, de forma ms o menos

abreviada; y los registros jurdico-administrativos o registros-acta en los que se registran actos

realizados de hechos voluntarios (casamientos, contratos, poderes, etc.) o actos registrados de

hechos naturales (nacimientos, defunciones, etc.). Los primeros registran, pues, documentos y los

segundos, actos. Manuel Romero Tallafigo (2005, 130) prefiere la distincin entre registros de

memoria que copian a texto completo cartas y cdulas expedidas, y registros de funcin que

reflejan las labores burocrticas de inicio, tramitacin, instruccin, resolucin y comunicacin de

expedientes. Los registros administrativos tienen como principales funciones servir de prueba, de

seguridad y de publicidad.

1.3.3 Las agrupaciones documentales (fondos, divisiones de fondo y series)

Ya vimos que una unidad documental puede ser simple o compuesta. Esas unidades forman parte de

agrupaciones documentales superiores, que pueden ser naturales, si estn basadas en el principio de

procedencia, o artificiales si obedecen a criterios subjetivos.

No es el momento de relatar pormenorizadamente los cambios habidos en su clasificacin o

denominacin pero al menos nos detendremos en los producidos en los ltimos aos, teniendo en

cuenta que son conceptos y contenidos que se utilizarn en otras asignaturas de este curso,

27


especialmente en las relacionadas con la organizacin, descripcin, valoracin y seleccin de los

documentos.

En la Norma ISAD(G), en la versin espaola del ao 2000, se incluyen como niveles de

organizacin y descripcin de un fondo los siguientes: fondo, subfondo, serie, subserie, unidad

documental compuesta y unidad documental simple. Todos esos niveles podan incluir otros niveles

intermedios si se consideraban necesarios. Dejaban as de utilizarse en Espaa los trminos de

"seccin" y "subseccin" para identificar las agrupaciones documentales existentes dentro de un

fondo, aunque stos se siguieron utilizando en pases de habla hispana como refleja el Instructivo

para elaborar el Cuadro General de Clasificacin Archivstica, elaborado en el ao 2004, por el

Archivo General de la Nacin de Mxico. Al igual en el Manual de Organizacin de Fondos

Acumulados publicado por el Archivo General de la Nacin de Colombia, en 2004, se recogen

como divisiones de un fondo las de seccin, subseccin, serie y subserie. Pero el debate sobre la

denominacin de las agrupaciones documentales no estaba resuelto, ni siquiera en Espaa, y as

sigue.

En la primera versin, y hasta ahora nica, de la Norma Espaola de Descripcin Archivstica

(NEDA), aparecida en diciembre de 2005, se contemplaron los siguientes niveles de descripcin de

un fondo, que se corresponden con sus agrupaciones documentales: fondo, 1 divisin del fondo, 2

divisin de fondo,, serie /serie facticia, subserie, fraccin de serie/fraccin de subserie, y unidad

documental simple o compuesta. De esta manera tan sencilla, utilizar el trmino "divisin del

fondo" tantas veces como la complejidad de ste lo requiriera, se resolva el problema que

ocasionaba el uso de trminos como "secciones", "subsecciones", "subsubsecciones" o similares. En

trabajos posteriores los integrantes de la CNEDA han simplificado, bajo la denominacin de unidad

documental, la distincin entre unidad documental simple o compuesta que s apareca en el texto

de 2005, y han incluido el concepto de "componente documental" para referirse a la descripcin

concreta de una parte de la unidad documental (por ejemplo un sello, una firma o el texto de un

documento inserto). Pero, como es obvio, un componente no es una agrupacin documental, como

tampoco lo es una unidad documental simple.

28


Aunque en la NEDA desapareca la agrupacin identificada como subfondo no ocurri lo mismo en

las adaptaciones de la Noma ISAD(G) realizadas por otros colectivos profesionales espaoles. As,

en la Norma de Descripcin Archivstica de Catalua (NODAC), aparecida en el 2007, los niveles

de descripcin, y por ende las divisiones de un fondo, eran las siguientes: subfondo, grupo de series,

serie, unidad documental compuesta, y unidad documental simple. Las agrupaciones de fondo y

subfondo correspondan a productores, las de grupo de series y serie a funciones, competencias y

actividades, mientras que las relativas a unidades documentales se referan a documentos

individualizados que podan estar constituidos por ms de un documento o por uno solo.

Sea cual sea la estructura que nos sirva para agrupar los documentos de un fondo est claro que

como nivel superior se encontrar el propio fondo y como nivel inferior las unidades documentales

que lo integran. Entre medias caben diferentes agrupaciones jerarquizadas, con sus variadas

denominaciones, de entre las que sobresale la serie. Y recordemos que un archivo puede estar

formado por uno o ms fondos, y por diferentes colecciones.

Detengmonos ahora en las caractersticas de las agrupaciones documentales, por encima de las

unidades documentales.

En la versin espaola del ao 2000 de la Norma ISAD(G), se define fondo como el "conjunto de

documentos, con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgnicamente y/o

acumulados por una persona fsica, familia o institucin en el transcurso de sus actividades y

funciones como productor".

En ella se incluye tambin la definicin de subfondo considerado como la "subdivisin del fondo

consistente en un conjunto de documentos relacionados entre s que se corresponde con las

subdivisiones administrativas de la institucin u organismo que lo origina, y cuando esto no es

posible, con agrupaciones geogrficas, cronolgicas, funcionales o similares de la propia

documentacin". En la propia definicin se abre la posibilidad de que en instituciones complejas los

subfondos puedan dividirse a su vez en otros subfondos. Es decir, que volveramos al problema de

las subsecciones, subsubsecciones, etc. ya planteado, por eso la Comisin de Normas Espaolas de

Descripcin Archivstica adopt el criterio de establecer, en la versin de la NEDA de diciembre de

29


2005, como agrupaciones documentales las "divisiones del fondo", tantas como fueran precisas. Es

decir lo que en la ISAD(G) son subfondos en la NEDA son divisiones de fondo. Y esto es un gran

acierto.

El problema es que, como ha expresado Javier Barbadillo (2007, 35-36), no parece existir un

mtodo exacto que permita decidir cundo puede considerarse que los documentos acumulados por

una entidad administrativa constituyen un fondo y cundo, tan slo, un subfondo, divisin o seccin

de un fondo. La cuestin ha sido estudiada por numerosos autores. El archivero de Guadalajara

manifiesta que una entidad administrativa puede considerarse como entidad productora de un fondo

si posee, al menos, atribuciones directivas sobre su mbito de competencia. Una forma de evitar el

problema del nivel administrativo de las entidades productoras de fondos consiste en admitir la

existencia de una jerarqua de fondos en el caso de las organizaciones complejas. Entonces, tanto

los conjuntos documentales de las entidades principales como los que producen las entidades

subordinadas pueden ser considerados fondos. As lo propuso Duchein. Sin mayores problemas, J.

R. Cruz Mundet habla de grupos de entidades, fondos emparentados, fondos principales, fondos

secundarios o subordinados. Pero este tema sigue abierto.

Con todo, las principales agrupaciones documentales dentro de cualquier fondo son las series.

Cuando clasifiquemos sus documentos, tanto si utilizamos criterios orgnicos, como funcionales o

mixtos, las series permanecern, lo que no ocurrir con otras agrupaciones superiores pues su

composicin y denominacin variarn con arreglo al cuadro de clasificacin adoptado. Incluso una

misma serie puede ser producida por diferentes rganos, formando parte de distintos fondos. La

serie es pues la unidad bsica de cualquier fondo a efectos de organizacin. Veamos a continuacin

qu se he entendido por serie documental.

Para el archivero norteamericano T. Schellenberg, serie era "un grupo de documentos, expedientes o

dossier que han sido reunidos juntos por una actividad especfica. Antonia Heredia define serie

documental como la "sucesin o conjunto de documentos testimonio continuado de una actividad

que son producidos por uno o ms agentes responsables de esa actividad" (2011, 166). Por su parte

J. R. Cruz Mundet recoge dos acepciones (2011b, 326). La primera identifica serie con el "conjunto

de documentos producido de manera continuada en el tiempo como resultado de una misma

30


actividad y regulada por una norma de procedimiento; y la segunda con "documentos que teniendo

la misma procedencia permanecen unidos porque forman parte de un sistema archivado

reconocible, porque son resultado de la misma actividad, o porque poseen un formato similar y

pertenecen a una funcin particular".

En el Diccionario de terminologa archivstica (1993, 49) aparece recogido como "un conjunto de

documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y

regulado por la misma norma jurdica y/o de procedimiento". En la Norma ISAD(G) se la define

como "documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o conservados formando una

unidad como resultado de una misma acumulacin, del mismo proceso archivstico, o de la misma

actividad; que tienen una forma particular; o como consecuencia de cualquier otra relacin derivada

de su produccin, recepcin o utilizacin". Y con esta ltima propuesta se abre el concepto de seria

a cualquier tipo de agrupacin documental bsica.

Con independencia de los matices introducidos en cada una de estas definiciones podemos, con

Javier Barbadillo, definir serie como el "conjunto de documentos de la misma procedencia que son

el resultado de una misma actividad" por lo que lo ms habitual es que respondan a la misma

tipologa. Es decir, una serie documental es un conjunto de documentos de la misma procedencia

producidos en el ejercicio de una determinada actividad, en un perodo de tiempo concreto y con

caractersticas tipolgicas propias y distintivas (Garca, 2007, 35). Las series pueden estar formadas

por la agrupacin de unidades documentales simples (por ejemplo, bandos o edictos de un alcalde)

o por unidades documentales compuestas (caso de expedientes de multas de trfico, causas

criminales). Es esa actividad especfica (multar por infracciones de trfico, juzgar delitos

penales) cuyo reflejo documental sigue una tramitacin concreta y especfica lo que permite

identificar y diferenciar la serie. Todos los documentos que forman una serie tienen notables

similitudes en cuanto a su contenido, a su estructura y obviamente a su productor. Y su

denominacin especfica suele venir asignada por el propio legislador y viene recogida en la norma

en la que se basa su tramitacin. Es obvio, tambin, que existen series documentales que no estn

reguladas por el derecho administrativo o por cualquier norma concreta pero que son fcilmente

reconocibles e identificables, como ocurre con los diarios personales de los archivos privados.

31


Un fondo puede estar constituido por unas pocas series o por miles (como ocurre con los

municipales). Su nmero variar dependiendo de la complejidad organizativa y competencial del

rgano productor o agente, utilizando la terminologa de la CNEDA. Recordemos que esta comisin

de expertos espaola define agente como "la institucin, familia o persona responsable o

involucrada en la creacin, produccin, gestin documental, etc. de documentos de archivo".

Conviene aclarar que suele producirse alguna confusin entre serie y tipo documental, pero debe

tenerse en cuenta que una serie es siempre un conjunto determinado de documentos, que existen,

que son reales, que tienen fecha, productor y contenido, mientras que un tipo es un elemento

utilizado para la identificacin y clasificacin de dichos documentos, y para su denominacin. Un

tipo no es un documento, no es una cosa ni un grupo de cosas, sino un conjunto de criterios que

sirven para caracterizar y diferenciar a la unidad documental. El tipo documental no deja de ser un

modelo terico que refleja una determinada estructura formal del documento y que una vez

vinculado a un productor y a una actividad concreta, y repetirse en el tiempo, formara la serie.

En las dos ltimas dcadas ha habido propuestas de clasificacin de las series documentales. En el

Diccionario de terminologa archivstica del Ministerio de Cultura espaol (1993, 49-50),

incluyeron conceptos como serie cerrada, serie abierta, serie complementaria y serie paralela.

Veamos ahora qu se ha entendido por tales. Una serie abierta es la generada por un sujeto

productor que contina en el ejercicio de sus actividades administrativas. La serie cerrada ha dejado

de producirse por desaparicin del sujeto productor o de la actividad administrativa regulada por la

norma de procedimiento. Son series complementarias aquellas que, respondiendo a trmites

administrativos diferentes, contribuyen todas a la realizacin de un mismo objetivo, resultando as

una informacin complementaria (caso de los expedientes de contratacin y los proyectos tcnicos.

Y se consideran series paralelas las que materializan actividades dentro de las funciones

administrativas comunes (gestin econmica, gestin de personal) y que, en consecuencia, son

producidas por las distintas oficinas que en cada organismo tienen este cometido, como ocurre con

los expedientes de aprobacin de gasto. Con posterioridad se han ido afianzando otras

denominaciones, tales como series antecedentes, series relacionadas, series precedentes, series

descendentes, series duplicadas, etc., especialmente en los modelos de anlisis de series utilizados

en los estudios de valoracin y seleccin de documentos.

32


Tambin ha habido propuestas de diferenciar la series distinguiendo entre las series genricas y las

series especficas explicando que una serie de carcter general o genrica puede ser desarrollada en

otras ms especficas, dependiendo de la mayor o menor complejidad de la organizacin. Y con esta

distincin nos acercamos al concepto de subserie documental, que es ajeno a la tradicin

archivstica espaola, pero no a la europea. Aparece por primera vez en la versin del ao 2000 de

la Norma ISAD(G), al igual que el de subfondo. En la NEDA, de diciembre de 2005, la subserie

adquiere plena validez, pero, como sabemos, se desestima el uso de subfondo. Por subserie entiende

A. Heredia (2011, 173) el "conjunto de unidades documentales dentro de una serie, agrupadas en

razn de modalidades de la actividad que testimonia la serie, en razn de destinatarios o de

beneficiarios de dicha actividad o en razn de criterios geogrficos". Pero esta postura defendida

por los miembros de la CNEDA no es compartida por otros profesionales espaoles. Para J. R. Cruz

Mundet (2006, 198) se entiende por subserie un conjunto de "documentos agrupados, que

responden a determinadas fases de un procedimiento o pasos de un proceso, y que se establecen, por

lo general, debido a necesidades prcticas de agrupacin e individualizacin, de ah el nombre de

facticios". Algo similar haba expresado Luis Martnez Garca (1999, 95) al entender que las

subseries son "dentro de las series, agrupaciones que son consecuencia de prcticas de ordenacin y

clasificacin de la documentacin realizada por la propia institucin o por variaciones y

peculiaridades del procedimiento".

Jos Ramn Cruz Mundet ha advertido que el concepto de subserie carece de correlato, no ya con

alguna tradicin, sino con los usos administrativos pblicos y privados que dan lugar a la

produccin de documentos y de sus agrupaciones. A veces esas agrupaciones facticias as

denominadas se realizan por cuestiones de instalacin de los documentos, de formatos

No queremos terminar este repaso de las agrupaciones documentales sin dejar de mencionar a las

fracciones de serien que fueron definidas por A. Dupl (2005, 41) como "cada una de las divisiones

cronolgicas de unidades documentales pertenecientes a una serie, que resultan del establecimiento

de plazos concretos sealados por las transferencias y/o de los sucesivos expurgos. De una forma

ms general y menos finalista, en el documento de la CNEDA, de junio de 2012, se entiende por

fraccin de serie el "conjunto de documentos de una serie, normalmente correlativos, conservados

en una o varias unidades de instalacin". Pero es posible que ni siquiera sea necesaria la mencin de

33


las unidades de instalacin puesto que es algo que no se precisa para el resto de agrupaciones

documentales, y ni siquiera tienen que ir "correlativos". O sea, que una fraccin es una parte de una

serie. Este trmino se ha utilizado en los ltimos aos para delimitar la parte o segmento de la serie

que ha sido identificada, transferida, valorada o seleccionada. Pero tambin puede indicar la porcin

de la serie que est organizada y descrita, o instalada en diferentes depsitos, o constituida por

diferentes soportes. Es decir, podemos utilizar el concepto de "fraccin de serie" para cualquier

actividad archivstica relacionada con la gestin documental, siempre que nos refiramos a una parte

y no a la totalidad de las unidades documentales que constituyen la serie documental. Incluso,

debemos tener en cuenta que raramente conservamos en los fondos documentales una serie

completa, que est constituida por todas las unidades documentales producidas. De todas formas, la

irrupcin de este concepto en la archivstica actual est relacionada con los procesos de

transferencias y seleccin. Y a los primeros nos vamos a referir a continuacin.

34


2 INGRESOS Y SALIDAS DE DOCUMENTOS 2.1 Concepto de ingreso

Ya sabemos que no existen archivos sin documentos y, recordando a Schellenberg, una las

funciones de los archivos es conservar los documentos pues esa conservacin condiciona el resto de

actividades archivsticas relacionadas con la gestin documental. Si el documento no es conservado

no podremos organizarlo, ni describirlo, ni instalarlo, ni valorarlo, ni difundirlo Y para que pueda

ser conservado debe haber ingresado en el Archivo.

Estos ingresos estarn condicionados por el calendario de transferencias establecido y por los plazos

de conservacin de las diferentes series documentales, de tal forma que habr series que una vez

producidas y perdida su vigencia administrativa (centrndonos en documentos pblicos) no sern

incorporadas al archivo al haberse establecido su eliminacin por las propias unidades productoras.

Como tampoco deben ingresar en el archivo los documentos de apoyo informativo. Estos ltimos

estn formados por ejemplares mltiples, fotocopias, folletos publicitarios, textos legislativos

cuya utilidad reside en la informacin que contienen y son utilizados para ayudar en la tramitacin

de las distintas unidades documentales. Pueden tener utilidad para el productor pero no son

documentos de archivo.

Por ingreso de documentos podemos entender (Mesa, 2010, 64) la "funcin archivstica que tiene

como fin la entrada de documentos en el archivo para su custodia y servicio y que se realiza por la

va regular de transferencia o por las extraordinarias de compra, donacin, legado, depsito y pago

de impuestos".

2.2 Clases de ingresos

2.2.1 Ingresos ordinarios. Las transferencias

El ingreso ordinario de documentos en el archivo se realiza mediante lo que hemos denominado

como transferencia o remisin. Por ella se entiende el traspaso regulado y peridico de documentos

y la responsabilidad sobre ellos, desde las unidades de produccin al Archivo o desde un Archivo al

35


siguiente de la red (Heredia, 2011, 181). La unidad de transferencia es la fraccin de serie

identificada con una o varias unidades de instalacin, aunque lo habitual es que en una transferencia

se remitan fracciones de distintas series, no solo de una, pero eso s bien diferenciadas.

Esas transferencias se producen de forma peridica con arreglo a un calendario consensuado entre

el Archivo y las unidades de produccin. Esos periodos de realizacin de las transferencias pueden

estar establecidos en el reglamento del sistema de Archivos o en las normas internas de cada

institucin archivstica [Cermeno, 2009, 180]. Como indica A. Heredia, la regularidad y generalidad

de las transferencias son testimonio del buen funcionamiento de una red de archivos y, por ende, de

un sistema de Archivos.

Es obvio que teniendo en cuenta la teora de las tres edades de los documentos pueden producirse al

menos hasta tres transferencias ordinarias. La primera ira del archivo de la oficina productora al

archivo central. La segunda del archivo central al archivo intermedio, y la tercera desde ste al

histrico. Los plazos y permanencia de los documentos en unos y otros son variados.

Tradicionalmente se viene afirmando que deben permanecer cinco aos en los archivos de oficina

antes de ser transferidos al central. En stos pueden pasar diez aos antes de ser enviados al archivo

intermedio. Transcurridos en ste otros quince aos, esos documentos pueden pasar a ser

conservados en el archivo histrico, si as se ha determinado en las tablas de valoracin documental.

Todo lo descrito puede simplificarse cuando se trate de organizaciones poco complejas en las que

solo se produce una transferencia, la que refleja el envo de los documentos de los archivos de

gestin o de oficina al archivo general o histrico.

Las transferencias ordinarias exigen la descripcin de los documentos afectados en las denominadas

hojas, relaciones o formularios de remisin o de transferencia, cuyo contenido y estructura suele

estar normalizado para cada sistema de Archivos en el correspondiente reglamento o en otras

normas internas. Con la formalizacin y comprobacin del contenido de esas hojas se transmite la

responsabilidad del servicio y custodia de esos documentos entre las partes intervinientes, reflejada

en las firmas de los responsables del envo y recepcin. Y su control se realiza mediante el

correspondiente instrumento, tradicionalmente denominado libro registro de transferencias, y ahora

36


con la ayuda de bases de datos. No queremos alargarnos ms en este tema porque ser objeto de

ms atencin en otras de las asignaturas de este curso.

2.2.2 Ingresos extraordinarios

Los ingresos extraordinarios de documentos en un Archivo se producen de manera excepcional y

responden a las figuras jurdicas de compra, donacin, legado y depsito. Algo comn a todas ellos

es que se trata de ingresos de fondos ms o menos completos, o de documentos, generados por

productores diferentes a los de la administracin titular del archivo destinatario. No ocurre esto con

los reintegros extraordinarios de documentos.

Por compra se entiende una forma de ingreso de fondos, fracciones de fondos o unidades

documentales en un archivo resultado del acuerdo logrado entre los poseedores de esos documentos

y la institucin archivstica, o la administracin de la que dependa. Por l, los primeros pierden la

propiedad de los documentos a cambio de una contraprestacin econmica previamente

consensuada. Ese acuerdo suele documentarse en un expediente concreto y materializarse en un

contrato o convenio, o incluso en una factura.

La compra de documentos de origen pblico es un procedimiento extrao que raramente se utiliza

para incrementar fondos documentales, pero suele ser habitual si el origen de esos documentos es

privado. En Espaa hay ejemplos recientes de fuertes desembolsos por parte de la administracin

central para adquirir fondos de particulares (agentes literarios, escritores, miembros de la

nobleza). Determinar el valor econmico de un documento, o de un conjunto de documentos, no

es una tarea nada sencilla por su condicin de nicos e irrepetibles. Y aunque su determinacin se

suele realizar por una comisin de expertos esa valoracin estar condicionada por la cantidad que

el vendedor quiera recibir y la que el comprador, es decir la administracin, est dispuesta a pagar

en razn al inters histrico, o de otro tipo, que tengan los documentos ofertados. La administracin

espaola utiliza en determinados casos el derecho de tanteo o de retracto para la adquisicin de

bienes del patrimonio documental espaol; y a veces tambin ha recibido documentos como parte

del pago de impuestos estatales (caso del de sucesiones) por sus poseedores. La adquisicin de

37


documentos concretos, por ejemplo fotografas, carteles o similares, suele afrontarse, sin ms

requisitos, con los presupuestos anuales asignados a cada Archivo dado su bajo coste.

Ms habitual que la compra es el ingreso de documentos en un Archivo en virtud de una donacin

lo que supone la transmisin intervivos de la propiedad de los mismos sin que implique ningn

coste econmico. Si el cedente lo ha hecho mediante una manda testamentaria, es decir el

propietario de esos documentos ya ha fallecido, la figura jurdica es la de legado. En ambos casos,

antes de su aceptacin, el Archivo habr valorado el inters que tienen esos documentos para

incrementar con ellos el patrimonio documental de esa institucin, pues esa recepcin o ingreso

implica siempre dedicar recursos a su organizacin, descripcin y conservacin. Adems, teniendo

en cuenta su contenido o productor, habr aconsejado sobre la conveniencia de que se custodien en

ese o en otros archivos pblicos.

Tambin pueden ingresar documentos de forma extraordinaria en un Archivo utilizando la figura

jurdica del comodato por la cual el propietario de los documentos conserva la propiedad pero el

Archivo adquiere su uso. O por la de depsito por la que el archivo depositario se compromete a

guardarlos por un periodo de tiempo, sin que ello implique adquisicin de uso (Mesa, 2010, 64).

Lo ms habitual es que cada uno de eso

Tema 2 - Mariano Garcia - Archivistica

Documents

Transcript of Tema 2 - Mariano Garcia - Archivistica