Tema 1. conceptos_gestion_proy
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Tema 1.Tema 1.Conceptualización de laConceptualización de laGestión de ProyectosGestión de Proyectos
Gestión de Proyectos
Objetivos
Conocer los fundamentos que rigen la gestión de proyectos, sus áreas de conocimiento y su gerencia.
Identificar el papel de las herramientas informáticas en la gestión de los proyectos de salud.
Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Tema 1. Conceptualización de la Gestión de ProyectosProyectos
Contenido
1.1 Introducción al marco conceptual de la gestión de proyectos.
1.2 Liderazgo y gerencia.
1.3 Herramientas de apoyo a la gestión de proyectos de salud.
Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Tema 1. Conceptualización de la Gestión de ProyectosProyectos
1.1. Introducción al marco conceptual de la gestión de proyectos
Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Tema 1. Conceptualización de la Gestión de ProyectosProyectos
CONCEPTOS CONCEPTOS BÁSICOSBÁSICOS
Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Tema 1. Conceptualización de la Gestión de ProyectosProyectos
PROYECTOPROYECTO
““Es la combinación de Es la combinación de recursos humanos y no recursos humanos y no
humanos reunidos en una humanos reunidos en una organización temporal para organización temporal para
conseguir un propósito conseguir un propósito determinado”determinado”
David I. Cleland and William R. KingDavid I. Cleland and William R. King““Systems Analysis and Project Management”Systems Analysis and Project Management”
Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Tema 1. Conceptualización de la Gestión de ProyectosProyectos
““Emprendimiento Emprendimiento temporariotemporario realizado para crear un producto o realizado para crear un producto o
servicio servicio únicoúnico”” Project Management InstituteProject Management Institute
Los Proyectos:
Cesan cuando el objetivo ha sido alcanzado o
cuando no es posible alcanzarlos y se
cancelan.
Son instrumentos para responder a
requerimientos.
Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Tema 1. Conceptualización de la Gestión de ProyectosProyectos
PROYECTOPROYECTO
¿QUÉ ES GERENCIA DE PROYECTOS?¿QUÉ ES GERENCIA DE PROYECTOS?
A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide)Guide)
“La aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y
técnicas a las actividades de un proyecto a fin de cumplir con los requerimientos de un proyecto”
Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Tema 1. Conceptualización de la Gestión de ProyectosProyectos
Implica realizar un ejercicio permanente entre:Alcance, Tiempo, Costos y Calidad
Requisitos explícitos (necesidades) e implicitos
(expectativas)
Recursos disponibles (personas y dinero)
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¿QUÉ ES GERENCIA DE PROYECTOS?¿QUÉ ES GERENCIA DE PROYECTOS?
Una Gerencia disciplinada provee:
– Metodología para las comunicaciones, coordinación y control efectivos.
– Un plan para medir el avance.
– Énfasis en un desempeño que logre proyectos dentro del presupuesto, en el tiempo establecido y que satisfaga los requerimientos del cliente.Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Tema 1. Conceptualización de la Gestión de
ProyectosProyectos
¿POR QUÉ GERENCIA DE PROYECTOS?¿POR QUÉ GERENCIA DE PROYECTOS?
Principio y un final. Recursos finitos – presupuesto. Jefe de proyecto y personal de
desarrollo. Planificarse. Debe medir su progreso frente al plan. Suele coexistir con otros proyectos y
competir por los recursos. Existen fuerzas internas y externas, que
deben identificarse y tratarse, que influyen en él.
CARACTERÍSTICAS DE LOS PROYECTOSCARACTERÍSTICAS DE LOS PROYECTOS
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ENTORNO DE DESARROLLO DE LOS PROYECTOSENTORNO DE DESARROLLO DE LOS PROYECTOS
Cambios acelerados tecnológicos.
Presiones económicas.
Recursos limitados.
Trabajos complejos.
Trabajo en equipos multidisciplinarios.
Utilización de múltiples tecnologías técnicas,
herramientas y métodos en la solución.
Presiones de tiempo.
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ÁREAS DE EXPERIENCIA QUE NECESITA EL ÁREAS DE EXPERIENCIA QUE NECESITA EL EQUIPO DE DIRECCIÓN DEL PROYECTOEQUIPO DE DIRECCIÓN DEL PROYECTO
Fundamentos de la Fundamentos de la dirección del proyectodirección del proyecto
Habilidades Habilidades interpersonalesinterpersonales
Conocimientos, normas Conocimientos, normas y regulaciones del y regulaciones del área de aplicaciónárea de aplicación
Comprensión del Comprensión del entorno del proyectoentorno del proyecto
Conocimientos y Conocimientos y habilidades de habilidades de
dirección generaldirección general
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HABILIDADES CLAVES EN LA HABILIDADES CLAVES EN LA DIRECCIÓN DE PROYECTOSDIRECCIÓN DE PROYECTOS
1 Liderazgo
2 Comunicación
3 Negociación
4 Resolución de problemas
5 Influencia en la organización
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QUÉ SE PLANIFICA, EJECUTA Y CONTROLA QUÉ SE PLANIFICA, EJECUTA Y CONTROLA EN TÉRMINOS DE DIRECCIÓN PROYECTOSEN TÉRMINOS DE DIRECCIÓN PROYECTOS
1 Integración
2 Alcance
3 Tiempo
4 Costos
5 Adquisiciones
6 Recursos Humanos
7 Comunicaciones
8 Riesgos
9 Calidad
Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Tema 1. Conceptualización de la Gestión de ProyectosProyectos
STAKEHOLDERSSTAKEHOLDERS
” ” Personas u organizaciones que están Personas u organizaciones que están
activamente implicadas en el proyecto ya sea activamente implicadas en el proyecto ya sea
porque participan en él o porque sus porque participan en él o porque sus
intereses se ven afectados con los resultados intereses se ven afectados con los resultados
del proyecto”del proyecto”Propietarios
Dirección
Clientes
Trabajadores
Proveedores
Competencia
Comunidad local
Patrocinadores
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Gerente del proyecto
Patrocinador Equipo del
proyecto
Otros stakeholdersCliente
Organización ejecutante
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¿QUIÉNES SON LOS INTERESADOS EN ¿QUIÉNES SON LOS INTERESADOS EN EL PROYECTO?EL PROYECTO?
Planificación Irreal1
2 Mala Calidad del Trabajo
3 Personal Inapropiado
¿POR QUÉ FALLAN LOS PROYECTOS?¿POR QUÉ FALLAN LOS PROYECTOS?
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BENEFICIOS DE LA GERENCIA DE BENEFICIOS DE LA GERENCIA DE PROYECTOS PARA LA ORGANIZACIÓNPROYECTOS PARA LA ORGANIZACIÓN
• Mejora el monitoreo y control a través del seguimiento de tareas e hitos.
• Expande la comunicación entre los participantes.• Refina la proyección de los requerimientos de
recursos.• Provee un mecanismo para medir el desempeño.• Incrementa la confianza y credibilidad de los
stakeholders.• Mejora los siguientes aspectos del proyecto:
– Control (Tiempo, Plazo, etc.)– Alineamiento con objetivos del proyecto
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GESTIÓN DE PROYECTOS
Son las personas -- y no algunos cálculos y gráficos --, las que hacen que un proyecto alcance el éxito.
Principal objetivo de la gestión de proyectos:Orientar y motivar al personal y apoyarlo en la toma de decisiones.
Perspicacia creativa del personal, rendimiento.Asegurarse de que se trabaje a gusto y no en entornos agobiados.
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Personas Roles (Jefe de Equipo) Estructura del Equipo (Centralizados & Descentralizados)
Dificultad problema a resolver. Tamaño de la aplicación. Tiempo de vida del equipo. Grado de modularidad. Fiabilidad del programa a construir. Rigidez de la fecha de entrega. Grado de sociabilización.
Confianza entre los miembros del equipo Exclusión de inconformistas …. !!!
Producto
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GESTIÓN DE PROYECTOS. LAS 4 P. GESTIÓN DE PROYECTOS. LAS 4 P.
Proceso Actividades estructurales
Comunicación Cliente Planificación Análisis de Riesgo Ingeniería Construcción y Entrega Evaluación del Cliente
Actividades protectoras
Proyecto
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GESTIÓN DE PROYECTOS. LAS 4 P. GESTIÓN DE PROYECTOS. LAS 4 P.
IniciaciónIniciaciónPlanificaciónPlanificación
EjecuciónEjecuciónSeguimiento Seguimiento y Controly Control
CierreCierre
CICLO DE VIDA DE UN PROYECTOCICLO DE VIDA DE UN PROYECTO
““Serie de acciones que Serie de acciones que producen un resultado”producen un resultado”
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FASE 1 FASE 2 .... FASE nFASE 1 FASE 2 .... FASE n
Hito 1 Hito 2 Hito n-1 Hito nHito 1 Hito 2 Hito n-1 Hito n
Indican que la fase ha culminado obteniéndose
uno o más entregables (documento, prototipo, ...).
Se realizan revisiones que aprueban o no el pase a
la siguiente fase.Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Tema 1. Conceptualización de la Gestión de
ProyectosProyectos
CICLO DE VIDA DE UN PROYECTOCICLO DE VIDA DE UN PROYECTO
Project Management Body of Knowledge Edition
2004 (Fundamentos de la Dirección de Proyectos o
Cuerpo de Conocimientos de la Dirección de Proyectos)
®
Project Management Institute
““Describe la totalidad de los conocimientos Describe la totalidad de los conocimientos
de la profesión de Dirección de proyectos”de la profesión de Dirección de proyectos”
Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Tema 1. Conceptualización de la Gestión de ProyectosProyectos
PMBOKPMBOK®® - GUÍA - GUÍA
Conocimiento y Conocimiento y práctica en práctica en Gerencia Gerencia GeneralGeneral
Conocimiento y Conocimiento y práctica en práctica en Áreas de Áreas de
AplicaciónAplicación
PMBOKPMBOK
Conocimiento y Conocimiento y práctica práctica
generalmente generalmente aceptados en aceptados en Gerencia de Gerencia de ProyectosProyectosGuía
Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Tema 1. Conceptualización de la Gestión de ProyectosProyectos
ÁREAS DE CONOCIMIENTO ÁREAS DE CONOCIMIENTO
““Describe los conocimientos y las prácticas de Describe los conocimientos y las prácticas de
la dirección de proyectos en términos de los la dirección de proyectos en términos de los
procesos que la componen”procesos que la componen”
4. Gestión de costosdel proyecto
1. Gestión de Integración del proyecto
2. Gestión del alcance del proyecto
3. Gestión de tiempos
del proyecto
5. Gestión de la calidad del proyecto
6. Gestión de los Recursos Humanos del
proyecto
7. Gestión de lasComunicaciones del
proyecto8. Gestión de Riesgos
del proyecto
9. Gestión de las Adquisiciones del
proyecto
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DEFINICIÓN DE ACTIVIDADESDEFINICIÓN DE ACTIVIDADES• Identificar y documentar las actividades
específicas que deben ser realizadas para producir los entregables y subentregables en la Estructura de Desglose de Trabajo (EDT).
PlanificaciónPlanificación
ALCANCE
Crear EDT
TIEMPO
Definición de actividades
Descomposición de la EDT en entregables y
subentregables
Descomposición de la EDT en actividades
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DESCOMPOSICIÓNDESCOMPOSICIÓN““Más grande porque”...Más grande porque”...
La razón fundamental detrás del proyecto, el objetivo del programa del orden más elevado
al que el proyecto contribuye
META
OBJETIVOS““Por qué”...Por qué”...
Lo que tenemos que lograr. El motivo real para producir rendimientos. El impacto del
proyecto
RENDIMIENTO ““Qué”...Qué”...Resultados específicos producibles
ACTIVIDADES““Cómo”...Cómo”...
Las actividades componentes a emprender.Cosas a hacer. Se pueden descomponer en
tareas
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PLANIFICACIÓN DE RECURSOSPLANIFICACIÓN DE RECURSOS
¿Qué recursos?¿Qué recursos?• Personal• Recursos Materiales• Otros recursos que por la magnitud y costo de su
uso sean relevantes identificar
¿Qué cantidades de cada uno se ¿Qué cantidades de cada uno se requieren?requieren?
¿Cuándo serán necesarios para realizar las ¿Cuándo serán necesarios para realizar las actividades del proyecto?actividades del proyecto?
Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Tema 1. Conceptualización de la Gestión de ProyectosProyectos
EL EL FACTOR HUMANO FACTOR HUMANO ES UNO DE LOS ELEMENTOS ES UNO DE LOS ELEMENTOS MÁS IMPORTANTES EN EL ÉXITO DE UN PROYECTOMÁS IMPORTANTES EN EL ÉXITO DE UN PROYECTO
Competencia
Comunicación
Habilidades
Negociación
Motivación
Trabajo en
equipo
Liderazgo
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PLANIFICACIÓN DE RECURSOSPLANIFICACIÓN DE RECURSOS
PATROCINADORPATROCINADOR• Provee los recursos financieros del proyecto.• Junto al cliente, acepta formalmente el producto
o servicio del proyecto durante la verificación del alcance y al término del proyecto y propone medidas para enfrentar los riesgos.
• Junto al cliente y otros stakeholders, pueden proveer eventos claves, hitos y fechas de los principales entregables.
• Habilidades:- Solución de problemas- Comunicación- Organización
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EJECUTIVOEJECUTIVO
• Cualquier empleado con mayor nivel que el Gerente del proyecto.
• Debe tener un entendimiento de las técnicas y herramientas que se usan en la gerencia de proyectos.
• Habilidades:- Solución de problemas- Comunicación- Organización
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EJECUTIVO. SU MISIÓNEJECUTIVO. SU MISIÓN- Ayudar a organizar el trabajo en proyectos.- Dar tiempo al equipo de proyecto para planear.- Fomentar entre los stakeholders su responsabilidad en la definición del alcance y
los requisitos.- Priorizar los proyectos.- Identificar riesgos.- Proteger el proyecto de influencias externas.- Determinar qué reportes son necesarios para que la gerencia pueda gestionar el proyecto.- Aprobar el plan del proyecto final durante el desarrollo del plan del proyecto.- Resolver conflictos que escapen al control del Gerente del proyecto.
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EQUIPO DE PROYECTOEQUIPO DE PROYECTO• Compuesto por las personas a quienes se les ha
asignado roles y responsabilidades para concluir el proyecto.
• Ayudan a planear lo que se necesita hacer (Estructura de Desglose de Trabajo - EDT) y estimar los tiempos para sus tareas.
• Toman ciertas decisiones.• Determinan y toman acciones correctivas.• Habilidades:
- Planeamiento- Comunicación- Coordinación- Formación de equipo
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1.2. Liderazgo y gerencia
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GERENTE DEL PROYECTO (1/2)GERENTE DEL PROYECTO (1/2)
• Persona responsable de gerenciar el proyecto.• Debe tener autoridad y responsabilidad necesaria
para completar el trabajo.• Su autoridad varía dependiendo de la estructura
organizativa.• Debe ser capaz de tratar con elementos no
realistas y con la autoridad de decir “NO”.• Integra los componentes del proyecto en un todo
cohesivo que cumple con las necesidades del proyecto.
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GERENTE DEL PROYECTO (2/2)GERENTE DEL PROYECTO (2/2)
• Lidera y conduce los esfuerzos de planeamiento del proyecto.
• Asiste al equipo y stakeholders durante la ejecución del proyecto.
• Mantiene el control del proyecto al medir el rendimiento y tomar medidas correctivas.
• Desarrolla competencias apropiadas para operar en un ambiente que favorezca el trabajo en equipo.
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GERENTE DEL PROYECTO. GERENTE DEL PROYECTO. COMPETENCIAS (1/3)COMPETENCIAS (1/3)
1- Liderazgo/Interpersonales1- Liderazgo/Interpersonales- Visionario- Creíble- Orientado a la acción- Con conocimiento de la organización- Capacidad de gestionar en una ambiente de trabajo no estructurado- Excelente comunicador- Provee claras y poderosas direcciones- Construye equipos multidisciplinarios- Inspira al equipo un alto rendimiento- Capacidad para ganar apoyo de la alta gerencia- Sensitivo a metas personales, necesidades profesionales y oportunidades de desarrollo
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2- Gestión de proyectos2- Gestión de proyectos- Planeamiento- Organización- Comunicación efectiva- Estimaciones y negociaciones de los recursos- Atrae y mantiene talentos- Programa actividades- Prepara presupuestos- Monitorea y reporta estado del trabajo, progreso, rendimiento y pronósticos de cumplimento- Entiende las políticas, procedimientos, regulaciones y preocupaciones de los stakeholders
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GERENTE DEL PROYECTO. GERENTE DEL PROYECTO. COMPETENCIAS (2/3)COMPETENCIAS (2/3)
3- Técnicas3- Técnicas- Creatividad técnica- Entiende la tecnología, tendencias del mercado, aplicaciones del producto, herramientas técnicas a usar, ...- Comunicación con personal técnico- Unifica el equipo y fomenta su creatividad- Resolución de problemas
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GERENTE DEL PROYECTO. GERENTE DEL PROYECTO. COMPETENCIAS (3/3)COMPETENCIAS (3/3)
PRESUPUESTO DEL PROYECTO
Consiste en la valoración económica de los recursos materiales y humanos necesarios.
La valoración puede ejecutarse en su conjunto o de acuerdo con las etapas de ejecución de la investigación.
Se deben evaluar los indicadores siguientes:
Fuerza de trabajo Material gastable Equipamientos necesarios Otros gastos directos
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Salario Vacaciones Seguridad social
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FUERZA DE TRABAJOFUERZA DE TRABAJO
Materiales de oficina Reactivos químicos Cristalería de laboratorio Otros
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MATERIAL GASTABLEMATERIAL GASTABLE
EQUIPAMIENTO NECESARIO
Equipos de laboratorio Instrumentos de medición Equipos de computación Otros
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OTROS GASTOS DIRECTOS
Combustibles y energía Dietas y pasajes Servicios contratados Depreciación activos fijos Eventos Otros
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Total de gastos directos Gastos indirectos Total de gastos Know How Margen de Utilidades
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COSTO GENERAL DEL PROYECTOCOSTO GENERAL DEL PROYECTO
Elementos que lo integran:• Materia prima
• Materiales gastables
• Salarios
• Servicios que se contratan
• Equipos e instrumentos
• Depreciación
• Costos indirectos
• Margen de preservo
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COSTOS DEL PROYECTOCOSTOS DEL PROYECTO
• La habilidad en las comunicaciones es una de las competencias requeridas para completar los objetivos del proyecto con éxito.
• La comunicación es un esfuerzo de ida y vuelta, involucrando la transmisión de información y el entendimiento de los otros.
• La habilidad de comunicar ayuda al Gerente a planear, dirigir, controlar y coordinar sus operaciones a través de todo el proyecto.
• Un gran porcentaje de fricciones, frustraciones e ineficiencias de las relaciones laborales; son debidas a una pobre comunicación.
¿POR QUÉ ES IMPORTANTE LA ¿POR QUÉ ES IMPORTANTE LA GESTIÓN DE COMUNICACIONES?GESTIÓN DE COMUNICACIONES?
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PLANIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONESPLANIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES
Determinación de las necesidades de información y de comunicación de los interesados en el proyecto.
¿Qué se necesita informar?
¿Quiénes son los responsables de elaborar lo que se necesita?
¿Qué se necesita comunicar?
¿Cómo se distribuye?
¿Con qué frecuencia se
requiere?
¿Quién es el destinatario?
Tema 1. Conceptualización de la Gestión de Tema 1. Conceptualización de la Gestión de ProyectosProyectos
¿CÓMO PUEDE SER LA COMUNICACIÓN?¿CÓMO PUEDE SER LA COMUNICACIÓN?
NO ESCRITANO ESCRITA
• Mensajes simples y cortos• Rápida retroalimentación• La información llega a través
de:- las palabras que se dicen- gestos- tono de voz- expresión del rostro- lenguaje corporal
ESCRITAESCRITA
• Establezca cuál es el propósito básico: dirigir, informar, consultar, persuadir
• Recolecte y organice los materiales usados como base para su escritura
• Haga borradores• Use el estilo de acuerdo
a los destinatarios
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