TELEPHONE OPERATOR

1 PENGERTIAN OPERATOR.Operator adalah salah satu bagian penting yang potensial memberikan image kepada Customer pertama kali dalam menilai / melihat hotel kita. Penilaian itu akan langsung di berikan tamu tatkala kita menyampaikan Greeting dan kecepatan dalam mengangkat telepon. Operator bertugas menerima/menyambungkan telepon, baik ditujukan untuk karyawan hotel, maupun tamu hotel .IV.2 STANDART GREETING.External call : Selamat pagi/siang/sore/malam……                        The sun hotel, dengan….(sebutkan nama), ada yang bisa kami bantu?Internal call  : Selamat pagi/siang/sore/malam…..                        Operator,  dengan….(sebutkan nama), ada yang bisa kami bantu?IV.3 JAM OPERASIONAL.Jam kerja bagian operator adalah jam kerja yang diberlakukan secara shift dan terbagi atas 3 shift.a. Morning Shift / pagi            : 07.00-15.00 WIBb. Afternoon Shift / siang       : 15.00-23.00 WIBc. Night Shift / malam             : 23.00-07.00 WIB     Masing-masing Shift 8 jam Operasional. Unuk memenuhi kebutuhan tamu yang tinggal di dalam hotel, kita memberikan pelayanan penuh 24 jam, jam berapapun tamu itu membutuhkan operator, kita harus siap. IV.4 FASILITAS SAMBUNGANa. Kegiatan Pokok Operator :1. Memberikan Llayanan Sambungan Telephone Keluar.2. Memberikan Layanan Sambungan Telephone Masuk.3. Memberikan Layanan Faximile baik Keluar maupun Masuk, untuk

tamu, dan Internal.b. Fasilitas Telepon Sambungan :1. Sambungan Telepon Person To Person.2. Sambungan Telepon Station To Station.3. Layanan Pengiriman Faximill (Khusus Guest / Tamu)4. Layanan Penerimaan Pesan. IV.5 Tugas-Tugas Pokok Telephone Operator,dan Prosedurnya : 1.Penanganan Fax/Telepone  Masuk untuk tamu menginap.Prosedur dan tanggung jawab operator :

Menerima telephone / fax masuk. Memeriksa data tamu di Front Office system apakah tamu masih

tinggal atau tidak di Hotel. Menyambungkan telephone sesuai nama / nomor kamar tamu yang di

tuju. Menginformasikan bahwa telephone masih sibuk / tamu tidak ada di

kamar dan menawarkan untuk meninggalkan pesan. ( bila tamu yang di tuju tidak ada di kamar)

Menerima pesan dari penelepon . Memasukkan fax ke dalam amplop. Membuat bill sesuai dengan jumlah halaman yang di terima. Mencatat dalam buku expedisi fax. Mendistribusikan bill ke Front Desk Agent (FDA). 2. Penanganan Fax / Telephone Keluar untuk tamu yang menginap. Tamu yang menginap dan minta sambungan dari outlet, bisa dibayar

tunai atau masuk ke tagihan kamar. Tamu luar yang minta sambungan fax, harus membayar tunai di Front

Desk Agent  atau Business Center. Permintaan sambungan fax ke luar bisa di layani hanya di  operator

dan Business Centre. Operator telepon hanya bisa menyambungkan telepon keluar sesuai Extention yang diperbolehkan melakukan telepon keluar.

Fasilitas sambungan local, nasional, dan internasional di sediakan pada pesawat telephone di kamar dengan menekan akses 9 terlebih dahulu.

3. Penanganan permintaan Wake Up Call