Tehokkaan tietotyön toimintamallit
description
Transcript of Tehokkaan tietotyön toimintamallit
Toimintamallit tehokkaaseen
tietotyöhön – kuinka ne tehdään?
Tunnista tietotyön tehokkuutta rajoittavat pullonkaulat ja ota käyttöön
selkeät toimintamallit yrityksen keskeisiin työtehtäviin ja rutiineihin.
Hyväksi havaittuja käytäntöjä:
• Yritykselle luodaan omat, kaikille yhteiset ja selkeät
toimintamallit siitä, miten yrityksessänne tehdään tietotyötä
• jokainen yrityksen työntekijä tehdään tietoiseksi siitä, kuinka
tietotyön keskeisimpiä työvälineitä kuuluu organisaatiossa
käyttää.
Kun toimintamallit ovat selkeät, jokaisella työtekijällä on hyvät
valmiudet toimia niin, etteivät omat työtavat kuormita muuta
organisaatiota, vaan sujuvoittavat tekemistä.
Kuinka ongelmaa kannattaa lähestyä?
• Dokumenttien tehokkaampi työstäminen, arkistointi ja löytäminen
• Kokouskäytännöt ja verkkokokousten hyödyntäminen
• Projektiryhmien työskentely verkkoympäristössä
• Yhteisöllisen teknologian, ml. wikit, blogit, ryhmätyösivustot ja
tilapäivitykset, hyödyntäminen sisäisessä työskentelyssä
• Sähköpostin, intranetin ja pikaviestien tarkoituksenmukainen rooli ja
käyttö
• Videoiden, reaaliaikaisen äänen ja kuvan hyödyntäminen tiedotuksessa
ja koulutuksissa
Mihin työkäytäntöihin tulee ottaa kantaa?
Sulava on kehittänyt tietotyön toimintamallien luomiseksi prosessin, jossa
selvitetään aluksi yrityksenne tietotyön tekemisen nykytila ja sen
kehittämismahdollisuudet. Lopputuloksena on yhtenäinen tapa tuottaa ja
jakaa tietoa sekä tehdä yhteistyötä. Työ koostuu seuraavista vaiheista:
Sulava Oy:n* ratkaisu
Järjestelmä- kartoitus
Lähtö-tilanteen
analysointi
Toiminta-mallien
kuvaaminen Ohjeistus
Käyttöön-otto
Tehokkuus- arviointi
*) Vuonna 2010 perustettu Sulava Oy on digiajan tietotyön suunnannäyttäjä. Sulava on erikoistunut parantamaan tietotyön tuottavuutta. Sulava edistää uudenlaista työkulttuuria, jonka ytimessä ovat pilvipalvelujen ja sosiaalisten teknologioiden tehokas hyödyntäminen. Sulavan toiminnassa yhdistyvät erityisesti tietotekniikan ja viestinnän osaaminen.
1. Tietojärjestelmä- ja
toiminnallisuuskartoitus
• Teemme kartoituksen kaikista
yrityksessänne käytössä olevista työkaluista
ja toiminnallisuuksista
• Analysoimme, mitkä kaikista tunnistetuista
työkaluista ja toiminnallisuuksista ovat
yrityksenne tuottavuuden kannalta
kriittisimpiä
2. Analyysi tietotyön kehityskohteista ja
lähtötasosta
• Määrittelemme mittarit jotka mittaavat
edellisessä vaiheessa valittuja työkaluja ja
toiminnallisuuksia
• Suoritamme asiakkaan IT:n avustuksella
tekniset mittaukset järjestelmille ja
kyselytutkimuksen henkilökunnalle
• Tunnistamme analyysin pohjalta
yrityksenne tuottavuuden pullonkaulat ja
tietotyön toimintatapojen heikkoudet
Mitä palvelu sisältää? 1/3
Esimerkkianalyysi yrityksen tietotyön tuottavuuden lähtötasosta
3. Uudet, työntekoa tehostavat
toimintamallit
• Luomme uudet toimintamallit
edellisessä vaiheessa valituille
toiminnallisuuksille
4. Selkeät käyttöohjeet
• Luomme keskitetyn paikan ohjeille
ja toimintamalleille, johon
järjestämme ne helposti
löydettävään ja omaksuttavaan
muotoon
• Tuotamme keskeisimmille
työtehtäville oman ohjeistuksen.
Mitä palvelu sisältää? 2/3
5. Toteutussuunnitelma toimintamallien ja
oheistuksen käyttöönotosta
• Autamme muutoksen viestinnässä ja
läpiviemisessä
6. Arvio toimintamallien tehokkuudesta ja
projektin vaikuttavuudesta
• Toistamme alkuperäisen mittauksen
muutoksen todentamiseksi
Siirrämme mittaukseen suorittamiseen liittyvän
tiedon yrityksenne henkilöstölle mittauksen
toistamiseksi myöhemmin.
Mitä palvelu sisältää? 3/3
Esimerkkiraportti uusien toimintamallien vaikutuksista työn tehokkuuteen
Työaikaa vapautuu oikeiden tehtävien
hoitamiselle.
Työtehokkuus paranee.
Tietotyön tekemiselle on omat standardit ja
optimoidut työtavat.
Työtapoihin liittyvästä mututiedosta tulee
mitattavaa faktaa - Mitä voi mitata, sitä voi
johtaa.
Hyödyt yritykselle
Haluatko kuulla lisää?
Petteri Kankkunen
Konsultti, partneri
puh. 0400 872 169