TECNICAS Y HERRAMIENTAS PARA LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

TECNICAS Y HERRAMIENTAS PARA LA ADMINISTRACION DE PROYECTOSUNIDAD 1Introduccin a la Administracin de Proyectos

1.1 Definicin de proyectos.

Qu es un proyecto?

Si hacemos uso del Diccionario de la Real Academia Espaola de la Lengua encontramos, entre otras, las siguientes definiciones de proyecto:

Representado en perspectivaPlanta y disposicin que se forma para un tratado o para la ejecucin de una cosa de importancia, anotando y extendiendo todas las circunstancias importantes que deben concurrir para su logro.

Designio o pensamiento de ejecutar algoConjunto de escritos, clculos y dibujos que se hacen para dar idea de cmo ha de ser y lo que ha de constar una obra de arquitectura o ingeniera.Entonces Qu es un Proyecto?Combinacin de recursos, humanos y no humanos, reunidos en una organizacin temporal para conseguir un propsito determinado.(David I. Cleland y Willian R. King, 1975)Dicho de otra manera.Proyecto es un esfuerzo temporal encaminado a crear un producto o servicio nico (PMI, 1996)

1.2Caractersticas de los proyectos.

De acuerdo con antecedente del Project Management Institute (PMI), las caractersticas de un proyecto son:

El Project Management Institute (PMI) es una organizacin internacional sin fines de lucro que asocia a profesionales relacionados con la Gestin de Proyectos. Desde principios de 2011, es la ms grande del mundo en su rubro, dado que se encuentra integrada por ms de 380.000 miembros en cerca de 170 pases. Sus principales objetivos son:Formular estndares profesionales en Gestin de Proyectos.Generar conocimiento a travs de la investigacin.Promover la Gestin de Proyectos como profesin a travs de sus programas de certificacin.

CaractersticasLa capacidad de prestar un servicio como, por ejemplo, las funciones del negocio que respaldan la produccin o la distribucin.

Un resultado como, por ejemplo, salidas o documentos. Por ejemplo, de un proyecto de investigacin se obtienen conocimientos que pueden usarse para determinar si existe o no una tendencia o si un nuevo proceso beneficiar a la sociedad.

La singularidad es una caracterstica no tan importante de los productos entregables de un proyecto. Por ejemplo, se han construido dos edificios de oficinas, pero cada edificio individual es nico: diferente propietario, diferente diseo, diferente ubicacin, diferente contratista, etc. La presencia de elementos repetitivos no cambia la condicin fundamental, nica de manejo y propsitos de un proyecto.

Elaboracin gradual: La elaboracin gradual no es una buena caracterstica de los proyectos que acompaa a los conceptos de temporal y nico. Elaboracin gradual significa desarrollar en pasos e ir avanzando mediante incrementos. Por ejemplo, el alcance de un proyecto se define de forma general al comienzo del proyecto, y se hace ms explcito y detallado a medida que el equipo del proyecto desarrolla un mejor y ms completo entendimiento de los objetivos y de los productos entregables. La elaboracin gradual no debe confundirse con la corrupcin del alcance.

1.3Elementos fundamentales de los proyectos.

La Dimensin Tcnica, que depender de la naturaleza del proyecto y de los conocimientos tcnicos y cientficos tanto del proyectista como del ejecutor del proyecto

La Dimensin Humana, puesto que ser necesario coordinar a un grupo de personas y donde influirn decisivamente las relaciones humanas y el liderazgo del jefe de proyecto.

La Dimensin de Gestin, que necesitar la aplicacin de una serie de metodologas y tcnicas de organizacin y gestin, que aseguren por parte del jefe de proyecto y su equipo, la consecucin de los objetivos del proyecto.

Objetivos del proyectoEl objetivo del proyecto es siempre triple: resultado, coste y plazo.

CARACTER O ROL DE UN PROYECTO.

EMPRESARIAL O PRIVADO: Si la decisin final de su realizacin se hace sobre la bases de una demanda capaz de pagar el precio del bien o servicio que producir el proyecto.

SOCIALES: Si la decisin final del de su realizacin se hace sobre la bases de una necesidad de ciertos grupos de la poblacin, que se busca satisfacer por razones polticas, econmicas, sociales o morales.

1.4 Ciclo de Vida del proyecto.

Podemos definir el Ciclo de vida del Proyecto como las distintas fases que de forma secuencial y en el tiempo todo Proyecto transita, desde la idea inicial hasta la conclusin de todas las actividades del Proyecto.

En general hablaremos de Concepcin, Desarrollo, Implementacin y Finalizacin.

1.5 Ciclo de vida del trabajo del proyecto

1.6 Que es la administracin de proyectos?

La administracin de proyectos es el proceso de planear, organizar y administrar tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con delimitaciones de tiempo, recursos o costo.

Un plan de proyecto puede ser sencillo, por ejemplo, una lista de tareas y sus fechas de comienzo y fin escritas en un bloc de notas. O puede ser complejo, por ejemplo, miles de tareas y recursos, y un presupuesto del proyecto de millones.

La mayora de los proyectos comparten actividades comunes, como la divisin del proyecto en tareas de fcil manejo, la programacin de las tareas, la comunicacin entre los miembros del equipo y el seguimiento de las tareas a medida que progresa el trabajo.

Ventajas

Mejor control sobre la gestin y administracin de los recursos, costos y actividadesSoporte para la toma de mejores decisionesLos procesos estandarizados aseguran: Fiabilidad en los resultados y aplicaciones, y asignacin controlada de recursos; esto se traduce en: incremento de la eficiencia, reduccin del trabajo duplicado y disminucin de costosPuede propiciar una mejor comunicacin interna y garantizar alineacin organizacionalMejorar la planeacin estratgica, mediante una adecuada gestin de cartera

Puede fomentar el profesionalismo y la madurez en la gestin de proyectosIncentivar el aprendizaje organizacionalReduccin de errores y fallos de proyectos considerando: las lecciones aprendidas, personal mejor capacitado, una atmsfera positiva y respaldo a los gerentes de proyectos.Facilita la administracin de proyectos, proporciona visibilidad de los proyectos que estn siendo gestionados

Desventajas

Pueden agregar capas de burocracia lo cual puede obstaculizar un funcionamiento gil, debido a la aplicacin formal de metodologas de gerencia de proyectosMarginacin de la carrera de los miembros, si es que estos no son vistos como fundamentales para la organizacin o si la oficina no se considera como un componente principalSu trabajo puede ser obstaculizado por la dificultad de mantener la atencin y apoyo ejecutivo Percepcin de que los beneficios de la implementacin ahora son a largo plazoAparicin de conflictos por la introduccin de un nuevo grupo que disputar el poder con grupos ya establecidos en la organizacin.

que es un administrador proyectos?

1.7Objetivos fundamentales del administrador del proyecto.

Administrador de proyectos:Puede ser definido como el individuo que cumple con la tarea de integrar los esfuerzos dirigidos hacia la ejecucin exitosa de u proyecto especifico. Esta persona enfrenta un conjunto de circunstancias nico en cada proyecto.

La clave para empezar con xito un proyecto es que tengamos los trminos de referencia bien establecidos. Para ello, debemos conocer la autoridad y el patrocinador, los objetivos, el mbito, las restricciones, los costes y /o presupuesto, los recursos, las entregas, las fases del proyecto, las estrategias, riesgos, hiptesis, roles y responsabilidades.

Podemos decir que las principales razones para el establecimiento de objetivos son:

Proporcionar una direccinEnfocar los resultadosPermitir que se lleven a cabo los planesPriorizar y organizar el trabajoMotivar al personalComunicar el propsito del proyectoPermitir que se reconozca el xito

En general, los objetivos deben ser:Coherentes y alineados con los objetivos de la organizacinMensurables en trminos deCalidadCantidad TiempoCosteAlcanzablesConsistentesFciles de entender

Se trata de conocer el quin, dnde, cmo y qu del proyecto. Un marco bien definido evitar tratar de resolver problemas equivocados o perder el tiempo en cosas poco relevantes.

1.8 reas de conocimiento del administrador de proyectos.ElPMBOKes una coleccin deprocesosy reas de conocimiento generalmente aceptadas como las mejores prcticas dentro de lagestin de proyectos.

El 'PMBOK' reconoce 5 grupos de procesos bsicos y 10 reas de conocimiento comunes a casi todos los proyectos.

reas de Conocimiento.Las diez reas del conocimiento mencionadas en el PMBOK son:1. Gestin de la Integracin del Proyecto:Incluye los procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de la direccin de proyectos dentro de los grupos de procesos de direccin de proyectos.2. Gestin del Alcance del Proyecto:Incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo (y nicamente todo) el trabajo requerido para completarla con xito.

3. Gestin del Tiempo del Proyecto:Incluye los procesos requeridos para administrar la finalizacin del proyecto a tiempo.4. Gestin de los Costos del Proyecto:Incluye los procesos involucrados en estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.5. Gestin de la Calidad del Proyecto:Incluye los procesos y actividades de la organizacin ejecutante que determinan responsabilidades, objetivos y polticas de calidad a fin de que el proyecto satisfaga las necesidades por la cuales fue emprendido.

336. Gestin de los Recursos Humanos del Proyecto:Incluye los procesos que organizan, gestionan y conducen el equipo del proyecto.7. Gestin de las Comunicaciones del Proyecto:Incluye los procesos requeridos para garantizar que la generacin, la recopilacin, la distribucin, el almacenamiento, la recuperacin y la disposicin final de la informacin del proyecto sean adecuados, oportunos y entregada a quien corresponda (interesados del proyecto o stakeholders).8. Gestin de los Riesgos del Proyecto:Incluye los procesos relacionados con llevar a cabo la planificacin de la gestin, identificacin, el anlisis, la planificacin de respuesta a los riesgos, as como su monitoreo y control en un proyecto.

9. Gestin de las Adquisiciones del Proyecto:Incluye los procesos de compra o adquisicin de los productos, servicios o resultados que es necesario obtener fuera del equipo del proyecto.10. Gestin de los Interesados del Proyecto:Incluye los procesos involucrados en identificar a los interesados del proyecto o stakeholders, as como la planificacin, gestin y control de sus expectativas sobre el proyecto.

1.9Grupo de procesos de la administracin de proyectos.

Los 5 grupos bsicos de procesos son:

1. Iniciacin:Define y autoriza el proyecto o una fase del mismo. Est formado por dos procesos.2. Planificacin:Define, refina los objetivos y planifica el curso de accin requerido para lograr los objetivos y el alcance pretendido del proyecto. Est formado por veinte procesos.

3. Ejecucin:Compuesto por aquellos procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan a fin de cumplir con las especificaciones del mismo. Implica coordinar personas y recursos, as como integrar y realizar actividades del proyecto en conformidad con el plan para la direccin del proyecto. Est formado por ocho procesos.4. Seguimiento y Control:Mide, supervisa y regula el progreso y desempeo del proyecto, para identificar reas en las que el plan requiera cambios. Est formado por diez procesos.

5. Cierre:Formaliza la aceptacin del producto, servicio o resultado, y termina ordenadamente el proyecto o una fase del mismo. Est formado por dos procesos.

1.10Trabajo de grupo de procesos en tiempo y ciclo de vida de los proyectos.