5. TCNICAS DE CONTROL EN LA EMPRESA

5.1. El presupuesto

El presupuesto es el resultado de la planificacin expresado en trminos numricos; es decir, es el plan cuantificado. Este documento es uno de los instrumentos de control ms eficaz a disposicin de la empresa.Existen muchos tipos de presupuesto, aunque los ms utilizados son los de ingresos por ventas y los de gastos en las distintas operaciones, los vemos ambos en detalle.5.1.1. El presupuesto de ingresos y gastos.Aunque las empresas pueden obtener ingresos de muy diversas maneras (financieros, alquileres, etc.) la principal fuente de ingresos son las ventas y el posterior cobro de bienes y servicios a los que la empresa se dedique, por eso se suelen elaborar presupuestos separados para los distintos tipos de ingresos o se incluyen como una partida al margen los ingresos que no se refieren a la actividad normal de la empresa.Anlogamente, con los gastos sucede que los ms elevados suelen ser los derivados de la produccin y de la comercializacin, por eso se elabora un presupuesto que contiene nicamente las partidas principales y se agrupan todas las dems en un resumen.Hacer constar que la presupuestacin extrema produce rigideces en el modo de actuacin y genera costes innecesarios.5.1.2. Principales tcnicas de presupuestacin.1. Presupuestacin de base cero: consiste en que cada responsable de departamento al elaborar el presupuesto de ste no tendr en cuenta el actual ni el anterior, ha de analizar cada nuevo periodo las actividades que se van a realizar, teniendo presentes las metas fijadas y los gatos de esas actividades como si no se hubieran realizado nunca, esto impedir repetir indefinidamente la estructura bsica del primer presupuesto que se hizo histricamente en la empresa.1. Presupuestacin por programas; esta tcnica sustituye al departamento como unidad de presupuestacin por las metas u objetivos a conseguir, estableciendo los gastos en los que hay que incurrir durante la ejecucin de las actividades descritas en el programa, esto exige la colaboracin de las unidades de la empresa, y trata de asignar eficientemente los recursos para el logro de las metas, siendo tambin ms flexible temporalmente, ya que cada presupuesto estar referido al tiempo de ejecucin de un programa, que no tiene por qu coincidir con el ejercicio econmico.5.2. Otras tcnicas de control

5.2.1. La estadsticaUna de las herramientas ms tiles y de aplicacin ms general con que cuentan los administradores de las empresas para prever cifras futuras es la estadstica. La estadstica permite procesar los datos histricos de cierta parcela de la realidad o de cierta situacin y realizar a partir de dicho procesamiento inferencias sobre el comportamiento futuro de esos datos.5.2.2. El anlisis del punto de equilibrio.Se trata de la elaboracin del grfico de la figura, en el punto de interseccin E los gastos son iguales a los ingresos, no hay ni beneficio ni prdidas, a partir de aqu hay beneficios y hasta este punto estaramos en zona de prdidas ya que las ventas no llegaran a cubrir los gastos necesarios para su propia produccin y comercializacin.Punto de equilibrio Ingresos-Gastos.El anlisis basado en el punto de equilibrio es de utilidad en el punto de control de los ingresos por ventas y de los gastos de produccin y venta del producto, puesto que permite un seguimiento simple del comportamiento real de esas variables y su comparacin con las ventas y los gastos previstos.5.2.3. Las auditoriasOtra de las tcnicas de control utilizadas en la prctica es la de la auditora interna, que es un procedimiento que permite la evaluacin regular y permanente del sistema de informacin contable y de las operaciones financieras de la empresa en l registradas.Los cometidos concretos que normalmente abordan los auditores internos para ejercer el control de los aspectos verificados son: Verificar la fiabilidad e integridad de la informacin financiera, as como de los medios utilizados para identificar, evaluar, clasificar y comunicar dicha informacin. Revisar los sistemas establecidos para asegurar que estn de acuerdo con las polticas, planes, procedimientos, normas y reglamentos que pudieran tener un efecto significativo en las operaciones e informes, determinando si la organizacin los est aplicando. Revisar los medios establecidos de salvaguarda de los activos y verificar su existencia. Evaluar la economa y la eficacia con que son utilizados los recursos. Analizar las operaciones y los programas para verificar si los resultados estn de acuerdo con los objetivos y metas establecidas y si las operaciones y programas se llevan a cabo en la forma prevista.La extensin de las actividades del auditor interno ha venido en llamarse auditora operativa.La empresa puede llevar a cabo auditoras distintas de la financiero-contable.La auditora externa es aquella que se realiza por profesionales independientes ajenos a la empresa, para satisfacer as a todos los usuarios de la informacin financiera, y consiste en el examen de la informacin facilitada por la contabilidad con el propsito de emitir una opinin tcnica sobre la misma.En una auditora podemos distinguir: Un sujeto:un profesional independiente. Un objeto: generalmente los estados contables de la sociedad (aunque puede tratarse de otro tipo de informacin) Una accin:lo que hace el sujeto, y que consiste en el examen del objeto; es decir, el examen crtico de los estados contables, en el cual no debe limitarse a la simple verificacin de lo que aparece en la informacin contable, por cuanto debe considerarse la posibilidad de que se est omitiendo informacin necesaria para el anlisis de los estados contables. Un objetivo: emitir una opinin o dictamen sobre la informacin contable examinada.La auditora externa puede extenderse a conjunto de actividades de la empresa, constituyendo as la auditora externa operativa, que est compuesta de los siguientes elementos: El objeto: la gestin de la empresa, ya que hemos de tener en cuenta que el profesional encargado de realizar una auditora operativa no va a preocuparse slo por el contenido de los estados contables sino adems por todo aquello que influya en la actividad de la empresa. La accin:el examen de todas aquellas normas, cualquiera que sea su categora, que haya diseado la empresa en funcin de su planificacin. El objetivo: ofrecer un diagnstico sobre los problemas que dificulta la consecucin de las metas establecidas por la empresa.6. HERRAMIENTAS DE CONTROL

Existen dos tipos de herramientas que sirven para mantener el control de las empresas: Unas que sirven para conocer el estado econmico, y se llaman informativas. Otras que sirven para conocer el grado de cumplimiento de las polticas empresariales, y se llaman correctivas6.1. Herramientas informativas

Entre las herramientas informativas tenemos. Supervisin directa:Revisar da tras da el trabajo a los empleados y corregirles o premiarles por su trabajo. Este mtodo es uno de los usados para el control a los empleados La Contabilidad:Ciencia auxiliar que refleja en forma exacta la situacin econmica de la empresa en un momento dado. La Estadstica:Que es un conjunto de mtodos que ayudan en la toma de decisiones en situaciones de incertidumbre.

6.2. Herramientas correctivasEntre las herramientas correctivas tenemos: Control Presupuestario:esta herramienta nos sirve para detectar diferencias con respecto al presupuesto utilizado. Auditoria:verifica la exactitud de las cifras contables y adems controla que se respeten los principios contables generalmente aceptados.Ejemplo: Valor de los inventarios. Control de Calidad:se inspecciona la calidad de las unidades producidas por la empresa, y se puede realizar en cada etapa del proceso de produccin o mediante inspeccin del producto terminado o sea, al final del proceso.Adems de las herramientas ya anotadas recordemos que en las cooperativas existen organismos de control, elegidos en Asamblea General por los socios, como son la Junta de Vigilancia y el Auditor, adems todos los afiliados tienen derecho a solicitar se les permita revisar los libros y estados financieros de la empresa. Disciplina:Es tomar medidas disciplinarias cuando un empleado se pase por alto los estndares y normas ya establecidos