HUMAN RESOURCES DIVISION

DIVISION DES RESSOURCES HUMAINES

Reference: NSPO Regulation No. 4400 L-8302 Capellen (G.D. of Luxembourg) Internet: www.nspa.nato.int E-mail: recruitment@nspa.nato.int ― Fax: (+352)3063-4540

NATO UNCLASSIFIED

HR/2019/26/163-ASB/WEB DB/sd 18 October 2019

TECHNICIAN - ADVANCED ADMINISTRATIVE SUPPORT IN

PROCUREMENT, QUALITY AND SERVICE LEVEL AGREEMENTS

POST N° IT-137

POST DETAILS Ref. No.: 163/2019 Organization: INFORMATION SYSTEMS DIVISION,

Service Level Agreement & IT Project Section Grade: B-5 Basic monthly salary: EUR 4 919.91, tax free Duty location: Capellen, Luxembourg Post requirements form: IT-137 PRF Specificities: This position will be established on 1 January 2020 subject

to final approval. Application closing date: 14 November 2019 Interview date: To be determined (see important notes)

WHO CAN APPLY? NATO Civilian Staff and external candidates who are nationals of a NATO member country are invited to apply. Qualified redundant NATO civilian candidates of the same grade will be considered in priority.

HOW TO APPLY? (Please read carefully)

In order to apply, all candidates (internal and external) must fill in and submit the NSPA application form and the post requirements form (PRF), available on our website, under NSPA Vacancies. NSPA internal candidates must submit additionally their latest completed EPMS report and their internal application form. NSPA staff members of the same grade can submit a transfer request till 31 October 2019. Documents should be submitted by email to: recruitment@nspa.nato.int.

Applications which do not meet the above-mentioned prerequisites will be automatically rejected.

IMPORTANT NOTES Interviews are expected to be held +/- six weeks after the application closing date. All dates and updates concerning the selection process will be published at NSPA website. We strongly recommend that applicants check out our portal on regular basis to be aware of all the information. Moreover, due to the broad interest in NSPA and the large number of potential candidates, telephone or email enquiries cannot be dealt with. Only successful candidates selected for the interviews will be further contacted by the NSPA recruitment team. The Agency would appreciate it if addressee countries could provide their support by submitting candidates whose security clearance can be effected (or confirmed) rapidly and who could report for duty as soon as possible after selection. NSPA as an employer values diverse backgrounds and perspectives and is committed to recruiting and retaining a diverse and talented workforce. NSPA welcomes applications of nationals from all Member States and strongly encourages women to apply.

Chief of Business Partners Talent Acquisition,

Development and Medical Branch

HUMAN RESOURCES DIVISION

DIVISION DES RESSOURCES HUMAINES

Référence : Règlement n° 4400 de la NSPO L-8302 Capellen (G.-D. de Luxembourg) – www.nspa.nato.int Adresse électronique : recruitment@nspa.nato.int ― Télécopieur : (+352)3063-4540

NATO SANS CLASSIFICATION

HR/2019/26/163-ASB/WEB DB/sd 18 octobre 2019

TECHNICIEN(NE) – SOUTIEN ADMINISTRATIF CONFIRMÉ EN ACHATS, QUALITÉ ET ACCORDS SUR LES NIVEAUX DE

SERVICES

POSTE N° IT-137 DÉTAILS DU POSTE Réf. n° : 163/2019 Organisation : DIVISION DES SYSTÈMES D’INFORMATION,

Section "accords sur le niveau de service et projets informatiques"

Grade : B-5 Salaire mensuel de base : EUR 4 919,91, non imposable Lieu d'affectation : Capellen, Luxembourg Questionnaire relatif aux exigences du poste :

IT-137 PRF

Spécificités : Ce poste sera établi le 1 janvier 2020 sous réserve d’approbation finale.

Date limite de dépôt des candidatures : 14 novembre 2019 Date des entretiens : Sera fixée ultérieurement (voir les informations

importantes)

QUI PEUT POSTULER ?

Le personnel civil de l'OTAN et les candidat(e)s externes possédant la nationalité d’un pays membre de l’OTAN sont invités à postuler. Les candidat(e)s civil(e)s OTAN qualifié(e)s de même grade en préavis par suppression d'emploi seront considéré(e)s en priorité.

COMMENT POSTULER ? (Veuillez lire attentivement)

Pour postuler, tou(te)s les candidat(e)s (internes ou externes) devront remplir et envoyer le formulaire de candidature réglementaire de la NSPA ainsi que le questionnaire relatif aux exigences du poste (PRF), disponibles sur notre site internet, à la rubrique Postes vacants à la NSPA.

Les candidat(e)s internes de la NSPA devront en outre soumettre le formulaire de candidature interne ainsi que leur rapport EPMS clôturé le plus récent.

Le personnel de la NSPA de même grade pourra soumettre une demande de transfert jusqu’au 31 octobre 2019.

Ces documents sont à adresser par courrier électronique à : recruitment@nspa.nato.int.

Les candidatures ne répondant pas aux conditions ci-dessus seront automatiquement rejetées.

INFORMATIONS IMPORTANTES

Il est prévu de tenir des entretiens +/- six semaines après la date limite de dépôt des candidatures. Toutes les dates (et mises à jour) afférentes au processus de sélection seront publiées sur le site web de la NSPA. Nous recommandons vivement aux candidat(e)s de vérifier régulièrement notre site pour disposer de l'ensemble des informations. De plus, veuillez noter qu'en raison du vif intérêt suscité par la NSPA et du nombre élevé de candidatures potentielles, il ne pourra pas être donné suite aux demandes de renseignements adressées par téléphone ou par courrier électronique. Seul(e)s les candidat(e)s invité(e)s à participer aux tests de sélection recevront de plus amples informations. L'Agence souhaiterait que les pays destinataires l'aident en lui présentant des candidat(e)s dont l'habilitation de sécurité peut être obtenue (ou confirmée) rapidement et qui seraient en mesure de prendre leurs fonctions dès que possible après leur sélection. La NSPA, en tant qu'employeur, accorde une grande importance à la diversité des parcours et des perspectives, et est déterminée à recruter et à fidéliser des personnes talentueuses issues d'horizons divers. La NSPA examinera les candidatures des ressortissant(e)s de tous les pays membres, et encourage vivement les femmes à postuler. Chef de Branche, partenaires des métiers pour l'acquisition et le développement de talents et service médical

IT-137 NATO UNCLASSIFIED FILE 2019

ORIGINAL : English CLEARANCE : NATO SECRET

DATE VALIDATED : 27 June 2019 VALIDATED BY : J. Soldat

ORGANISATION : INFORMATION SYSTEMS DIVISION, Service Level Agreement & IT Project Section

POSITION No : IT-137

TITLE : Technician

GRADE : B-5 JOB CODE : A52 DUTY LOCATION : Capellen, LUX

SUMMARY

The incumbent is responsible to the Chief of Section for technical and / or administrative services in support of the Section. More precisely, he/she is responsible for executing the following tasks:

RESPONSIBILITIES

General Responsibilities

Assisting in organising and implementing all administrative actions in support of service requirements in accordance with the applicable contractual services rules defined by the Agency.

Ensuring the application of pertinent NATO Support and Procurement Organisation (NSPO) / NSPA prescriptive documents, Operating Instructions (OIs) and Operating Procedures (OPs) for the procurement of software and hardware support services.

Assisting in the administrative support of the Division budget execution, bookkeeping and calculation of actual expenditure.

Monitoring the Division administrative budget by continuously verifying the commitment status of the various budget items, performing related accounting and contract administration functions and coordinating actions to be taken with the Chief of Section.

Monitoring Information Systems (IS) maintenance contracts to allow for timely renewal or termination as required.

Administering files related to Firm Fixed Price (FFP) and Time & Material service contracts.

Preparing periodic and ad hoc reports on contracts, budgets and/or queries to an automated system (such as SAP) regarding the status of an order.

Preparing correspondence, presentations, reports, database queries and statistics as required and providing project owners with statistical and management reports as required, using modern office automation equipment and software.

Assisting the Chief of Section in the implementation, maintenance and reporting of the IT internal control system.

Assisting the Chief of Section in writing internal instructions and procedures based on, and in accordance with, the NSPO Financial Rules and Procedures.

Assisting the Chief of Section in producing reports and information in all compliance and IT internal control related areas.

IT-137 NATO UNCLASSIFIED FILE 2019

Executing other related tasks as required in peacetime and any other appropriate tasks assigned in times of crisis or war.

In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities, remain in the service of the Agency.

Specific Responsibilities

Establishing Purchase Request (PR) creation, Goods Receipt (GR), Service Entry (SE) and Invoice Posting (IP) functions of the Division in the Agency's enterprise software (SAP).

Establishing Call-Off Purchase Order (PO) and Stand-alone PO in SAP within the delegated procurement authority.

Assisting the Chief of Section in the formalisation of NATO Financial Regulations related impact on IT Procurement and budget execution.

Assisting the Chief of Section in ensuring that all Division internal control processes are up-to-date, documented and catalogued.

Undertaking and reporting Division internal control reviews to ensure that internal control processes are working in compliance with NSPA rules and regulations.

Providing administrative support in the collection and consolidation of any new IT risks, which might be identified by the Division and in the creation and update of the different mitigation plans to be reported in the Agency Risk Management Tool.

Providing administrative support in the development of Occupational Health & Safety (OH&S) policies and procedures.

Providing administrative support for activities related to the Change Advisory Board (CAB) and Incident Management (IM) processes.

Providing administrative support in the follow-up of all Solution Request Form (SRF) / Solution Request Proposal (SRP).

QUALIFICATIONS

General Qualifications

Complete secondary school or equivalent education.

Experience in administration normally acquired as a Junior Technician after five to seven years in the Agency or in a similar organisation.

Ability to work independently, as well as a part of a multi-functional team, and to be self-motivated.

Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and software packages.

Specific Qualifications

At least three years of experience in administration/budgeting in an international environment.

Demonstrated ability to deal with budget and administrative documents in both official NATO languages and proven proficiency in administrative writing.

Ability to carry out computations associated with normal financial and budgetary practices.

Knowledge of/and experience in SAP together with the ability to run queries is required.

LANGUAGE QUALIFICATIONS

NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in English, therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable.

IT-137 NATO UNCLASSIFIED FILE 2019

DESIRABLE QUALIFICATIONS

N/A

PERSONAL CHARACTERISTICS

All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity, impartiality, loyalty, accountability, and professionalism.

ADDITIONAL INFORMATION

N/A

IT-137 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2019 720_19#1xx.docx

ORIGINAL : Anglais HABILITATION : NATO SECRET

DATE DE VALIDATION : 27 juin 2019 VALIDÉ PAR : J. Soldat

ORGANISATION : DIVISION DES SYSTÈMES D'INFORMATION, Section "accords sur le niveau de service et

projets informatiques"

POSTE N° : IT-137

TITRE : Technicien(ne)

GRADE : B-5 CODE POSTE : A52 LIEU D'AFFECTATION : Capellen, LUX

RÉSUMÉ

Responsable envers le chef de section, le/la titulaire est chargé(e) d'assurer des services techniques et administratifs à l'appui de la section. Il/Elle exécute plus précisément les tâches suivantes :

RESPONSABILITÉS

Responsabilités générales

aider à organiser et à mettre en œuvre toutes les mesures administratives de soutien des demandes de services conformément aux règles applicables en matière de services contractuels et définies par l'Agence ;

veiller à l'application des documents réglementaires, des instructions d'exploitation (OI) et des procédures d'exploitation (OP) pertinents de l'Organisation OTAN de soutien et d'acquisition (NSPO) et de la NSPA concernant l'achat de services de soutien de logiciels et de matériels ;

aider au soutien administratif nécessaire à l'exécution du budget, à la comptabilité et au calcul des dépenses réelles de la division ;

assurer le suivi du budget administratif de la division en contrôlant en permanence la situation des engagements liés aux différents articles budgétaires, exercer des fonctions afférentes à la comptabilité et à l'administration des contrats et coordonner les mesures à prendre avec le chef de section ;

assurer le suivi des contrats de maintenance des systèmes d'information afin d'en permettre le renouvellement ou la dénonciation en temps utile selon les cas ;

administrer les fichiers relatifs aux contrats de services à prix fermes et non révisables et aux contrats de services en régie ;

rédiger périodiquement ou ponctuellement des rapports concernant les contrats, les budgets ou des interrogations de systèmes informatiques (tels que le progiciel SAP) concernant la situation des commandes ;

établir, selon les besoins, de la correspondance, des exposés, des rapports, des "requêtes" d'interrogation de base de données et des statistiques, et fournir aux promoteurs des projets des rapports statistiques et de gestion selon les besoins, en utilisant des matériels et logiciels de bureautique modernes ;

aider le chef de section à assurer la mise en œuvre et la maintenance du système de contrôle interne de la Division des systèmes d'information, et à fournir des comptes rendus en la matière ;

aider le chef de section à rédiger des instructions et des procédures internes basées sur les Règles et procédures financières de la NSPO et en conformité avec celles-ci ;

aider le chef de section à établir des comptes rendus et à fournir des informations concernant tous les domaines liés à la conformité et au contrôle interne de la Division des systèmes d'information ;

IT-137 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2019

exécuter d'autres tâches connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres tâches appropriées qui lui seront confiées en période de crise ou en temps de guerre.

En cas de crise ou de guerre, le/la titulaire restera au service de l'Agence, sous réserve de l'accord de ses autorités nationales.

Responsabilités particulières

établir, dans le progiciel de gestion intégrée de l'Agence (SAP), les fonctions de la division en matière de création de demandes d'achat (Purchase Request – PR), d'entrée de marchandises (Goods Receipt – GR), de saisie de prestations (Service Entry – SE) et d'enregistrement de factures (Invoice Posting – IP) ;

établir les commandes par appel sur contrat et les commandes individuelles dans le progiciel SAP dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués en matière d’achats ;

aider le chef de section à formaliser les incidences, sur les achats et l'exécution des budgets de la Division des systèmes d'information, découlant du Règlement financier de l'OTAN ;

aider le chef de section à veiller à ce que tous les processus de contrôle interne de la division soient tenus à jour, documentés et catalogués ;

procéder à des revues de contrôle interne de la division et élaborer des comptes rendus à ce sujet afin de veiller à ce que les processus de contrôle interne fonctionnent conformément aux règles et règlements de la NSPA ;

fournir un soutien administratif dans le cadre du recensement et du regroupement des nouveaux risques informatiques susceptibles d'être identifiés par la division, ainsi que pour la création et la mise à jour des différents plans d'atténuation dont le compte rendu doit être effectué dans l'outil de gestion des risques de l'Agence ;

fournir un soutien administratif dans le cadre de l'élaboration des politiques et procédures en matière de santé et de sécurité au travail (SST) ;

fournir un soutien administratif aux activités relevant des processus liés au Comité consultatif sur les modifications et à la gestion des incidents ;

fournir un soutien administratif dans le cadre du suivi de tous les formulaires de demande de solution informatique et propositions de solution informatique.

QUALIFICATIONS

Qualifications générales

Études secondaires complètes ou formation équivalente.

Expérience de l'administration normalement acquise en qualité de technicien(ne) adjoint(e) après cinq à sept années de service au sein de l'Agence ou d'un organisme similaire.

Aptitude à travailler de façon indépendante, ainsi qu'au sein d'une équipe multifonctionnelle, et à se motiver.

Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final, assortie d'une expérience de l'utilisation d'ordinateurs personnels et de progiciels.

Qualifications particulières

Au moins trois années d'expérience de l'administration/des budgets dans un environnement international.

Aptitude confirmée à traiter des documents budgétaires et administratifs dans les deux langues officielles de l'OTAN et à rédiger des textes administratifs.

Aptitude à effectuer des calculs liés aux activités financières et budgétaires normales.

La connaissance et l'expérience du progiciel SAP ainsi que l'aptitude à effectuer des recherches dans ce progiciel sont nécessaires.

CONNAISSANCES LINGUISTIQUES

Les deux langues officielles de l'OTAN sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance pratique du français est souhaitable.

IT-137 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2019

QUALIFICATIONS SOUHAITABLES

S.O.

QUALITÉS PERSONNELLES

Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte en vigueur du Code de conduite de l'OTAN adopté par le Conseil de l'Atlantique Nord et qu'en conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens des responsabilités et le professionnalisme.

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

S.O.

POST REQUIREMENTS FORM

This form, duly completed, should be sent by e-mail to:

recruitment@nspa.nato.int

1. Name

2. Position Number

IT-137

3. Position Title

TECHNICIAN - ADVANCED ADMINISTRATIVE SUPPORT IN PROCUREMENT, QUALITY AND SERVICE LEVEL AGREEMENTS

4. Grade

B-5

5. Publication Reference

163/2019

6. Application Closing Date

14 November 2019

7. Interview Date

Date to be determined *

* Interviews are expected to be planned six weeks after the deadline of the publication. All dates and updates concerning the selection process will be published at NSPA website. We strongly recommend that applicants check out our portal on regular basis to be aware of all the information.

DEAR APPLICANT, This form has been specifically designed to aid the NSPA Human Resources Division in assessing whether or not you meet the general and specific qualifications requirements of the aforementioned post as advertised. If you are applying for more than one vacant post listed in separate advertisements, it will be necessary for you to complete a separate form for each vacancy. The form consists of several parts. You are required to make entries in all blocks. In completing each block, you must provide factual information stating how you meet the respective qualifications quoted. IMPORTANT: If you do not fulfill MOST of the qualifications, we strongly advise you not to proceed with your application. For more information about this post, you are kindly advised to refer to the official advertisement available at our website (http://www.nspa.nato.int, “Employment”, “NSPA Vacancies”). This form is to be completed electronically and forwarded to the NSPA Human Resources Division (recruitment@nspa.nato.int).

PLEASE READ THE FOLLOWING INSTRUCTIONS CAREFULLY

Expressions such as: “please see attachment”, “annex”, “enclosed document”, “CV”, or short answers as “yes”, “no” etc., are not accepted. Applications which do not fulfill the above mentioned prerequisites will not be processed.

IMPORTANT NOTE: Have you ever worked and/or are you currently working for a company that has been/ is contractually engaged with NSPA? If yes, please specify the name and period.

PART 1 - GENERAL QUALIFICATIONS

1) Complete secondary school or equivalent education:

2) Experience in administration normally acquired as a Junior Technician after five to seven years in the Agency or in a similar organisation:

3) Ability to work independently, as well as a part of a multi-functional team, and to be self-motivated:

4) Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and software packages:

PART 2 - SPECIFIC QUALIFICATIONS

1) At least three years of experience in administration/budgeting in an international environment:

2) Demonstrated ability to deal with budget and administrative documents in both official NATO languages and proven proficiency in administrative writing:

3) Ability to carry out computations associated with normal financial and budgetary practices:

4) Knowledge of/and experience in SAP together with the ability to run queries is required:

PART 3 - LANGUAGE QUALIFICATIONS

1) NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in English, therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable:

“I understand that the information provided by me above will be used in determining my qualifications for possible employment/career with NSPA. I realize that any false statement or omission even if unintended on my part, may lead to the cancellation of my application or may render a future appointment liable to termination.” NAME ___________________________ SIGNATURE ___________________________ DATE _____________________________

QUESTIONNAIRE RELATIF AUX EXIGENCES DU POSTE Le présent formulaire dûment rempli doit être envoyé par courrier électronique à:

recruitment@nspa.nato.int

1. Nom

2. Numéro de poste

IT-137

3. Titre du poste

TECHNICIEN(NE) – SOUTIEN ADMINISTRATIF CONFIRMÉ EN ACHATS, QUALITÉ ET ACCORDS SUR LES NIVEAUX DE SERVICES

4. Grade

B-5

5. Référence de la publication

163/2019

6. Date limite de dépôt des candidatures

14 novembre 2019

7. Date des entretiens

Sera fixée ultérieurement*

* Il est prévu de tenir des entretiens six semaines après la date limite de dépôt des candidatures. Toutes les dates (et mises à jour) afférentes au processus de sélection seront publiées sur le site web de la NSPA. Nous recommandons vivement aux candidat(e)s de vérifier régulièrement notre site pour disposer de l'ensemble des informations.

CHER/CHÈRE CANDIDAT(E), Ce formulaire a été spécialement conçu afin d’aider la Division des ressources humaines de la NSPA à déterminer si vous possédez ou non les qualifications générales et particulières du poste publié, indiqué ci-dessus. Si vous postulez pour plus d’un poste vacant figurant sur des annonces de vacance distinctes, il vous sera nécessaire de compléter un formulaire par vacance de poste. Le formulaire comprend plusieurs parties. Il vous est demandé de compléter chaque bloc. En complétant chaque bloc, vous devrez apporter des données précises, décrivant comment/en quoi vous remplissez les qualifications générales énumérées. IMPORTANT : Si vous ne remplissez pas la MAJORITÉ des qualifications, nous vous conseillons vivement de ne pas vous porter candidat(e). Pour plus d’informations sur ce poste, il vous est conseillé de consulter la publication officielle disponible sur notre site internet (http://www.nspa.nato.int, “Emploi”, “Postes vacants à la NSPA”). Le présent formulaire doit être complété par voie électronique et transmis à la Division des ressources humaines de la NSPA (recruitment@nspa.nato.int).

VEUILLEZ LIRE AVEC ATTENTION LES INSTRUCTIONS SUIVANTES

Les mentions, telle que : « voir ci-joint », « annexe », « document joint », « CV », ou de brèves réponses telles que « oui » ou « non »,etc., ne sont pas acceptées. Les candidatures qui ne répondent pas aux prérequis mentionnés

ci-dessus ne seront pas prises en considération.

REMARQUE IMPORTANTE : Avez-vous déjà travaillé ou travaillez-vous actuellement pour une société qui a été ou est liée contractuellement à la NSPA ? Si c’est le cas, veuillez préciser le nom de la société et la période concernée. PARTIE 1 – QUALIFICATIONS GÉNÉRALES

1) Études secondaires complètes ou formation équivalente :

2) Expérience de l'administration normalement acquise en qualité de technicien(ne) adjoint(e) après cinq à sept années de service au sein de l'Agence ou d'un organisme similaire :

3) Aptitude à travailler de façon indépendante, ainsi qu'au sein d'une équipe multifonctionnelle, et à se motiver :

4) Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final, assortie d'une expérience de l'utilisation d'ordinateurs personnels et de progiciels :

PARTIE 2 – QUALIFICATIONS PARTICULIÈRES

1) Au moins trois années d'expérience de l'administration/des budgets dans un environnement international :

2) Aptitude confirmée à traiter des documents budgétaires et administratifs dans les deux langues officielles de l'OTAN et à rédiger des textes administratifs :

3) Aptitude à effectuer des calculs liés aux activités financières et budgétaires normales :

4) Aptitude à effectuer des calculs liés aux activités financières et budgétaires normales :

PARTIE 3 – CONNAISSANCES LINGUISTIQUES

1) Les deux langues officielles de l'OTAN sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance pratique du français est souhaitable :

"Je suis conscient(e) que les informations que j'ai fournies ci-dessus seront utilisées afin d'évaluer mes qualifications pour un éventuel emploi / une éventuelle carrière à la NSPA. Je n'ignore pas que toute fausse déclaration ou omission de ma part, même involontaire, peut entraîner l'irrecevabilité de ma candidature ou la résiliation éventuelle d’un engagement futur." NOM ___________________________ SIGNATURE ___________________________ DATE _____________________________