Team DIV vertelt

Team DIV vertelt

Informatievoorziening bij de AFM

Presentatie Heterdaadsessie

5 juni 2012

Edwin Driessen en Lianne van der Laan

http://www.youtube.com/watch?v=apvf4UihPd8

Wie zijn wij?

‘De onafhankelijke gedragstoezichthouder op de markten van sparen, lenen, beleggen en

verzekeren. De AFM bevordert zorgvuldige financiële dienstverlening aan consumenten en

ziet toe op een eerlijke en efficiënte werking van kapitaalmarkten.’

• Kerntaken:– Het bevorderen van de toegang tot de financiële markten; – Het bevorderen van de goede werking van de financiële markten;– Het bevorderen van het vertrouwen in de financiële markten.

Autoriteit Financiële Markten (in a nutshell)

2 5 juni 2012 Team DIV Vertelt

Organogram

3

Raad van Toezicht

Managementgroep:Bestuurders & Directeuren

Boete-, Last-, en Publicatiefunctionaris

Interne Audit Dienst

General Counsel

Ondernemingsraad

Transparantietoezicht Financiële Producten

(incl. Gedragstoezicht Pensioenen)

Toezichtgroepen Financiële

Ondernemingen

Toezicht Financiële Verslaggeving

Toezicht Effectenmarkten en Financiële Infrastructuur

Toezicht Emissies en Openbare Biedingen

Communicatie

Strategie, Beleid en Internationale Zaken

Juridische Zaken

Planning, Control en Financiën

Facilitair Bedrijf

Organisatiestructuur AFM (versie januari 2012)

Toezicht Accountantsorganisaties

Informatisering

Toezicht Service Centrum

Integriteitstoezicht

Personeel en Organisatie

Bestuur

Compliance & Integriteit

5 juni 2012 Team DIV Vertelt

• In 2002 oprichting AFM, opvolger STE (Stichting Toezicht Effectenverkeer)

• Tot 2007 2 locaties in Amsterdam (Singel en Geelvink)

• Vanaf september 2007 op 1 locatie aan de Vijzelgracht

• 2008 Team DIV overgang van Informatisering naar Facilitair Bedrijf

• 2009 Start AFM breed project Dossiervorming

• 2010 Overgang Functioneel Beheer Livelink

• 2011 Overgang Externe Bronnen (Informatiespecialist)

• 2011 Start Project Orde in Zaken

• 2012 Samenvoegen servicedesk en DIV support

Voorgeschiedenis


Ons team

Omvang: 13 personen

5 medewerkers, 3 senioren, 2 functioneel beheerders, 2 informatiespecialisten en 1 manager

Ondersteuning aan:

Circa 500 AFM’ers (FTE)

Onze kernmerken

Verschillende leeftijden

Mix van ervaring en kennis

Samenwerking

Betrokkenheid

Loyaal

Team DIV: karakteristieken (1)


Ons takenpakket• Verwerken inkomende en uitgaande post;

– Reguliere post (TNT/koerier/ balie)- E-mail- Faxen

• Scanverzoeken;• Dossiervorming (opbergen na scanning);• Bodedienst;;• Beantwoorden interne klantvragen (o.a. via Topdesk);• Selectie, waardering en vernietiging;• Verantwoordelijk voor opstellen algemene (archief)voorschriften en –regelingen;• Functioneel beheer: Livelink, Kofax en andere DIV-applicaties• Advisering en gebruikersondersteuning• Externe informatiebronnen: beantwoorden van informatievragen, raadplegen van online

databases

Team DIV: karakteristieken (2)


Behandelproces inkomende post

Digitaal werken is leidend• Fysieke documenten worden

na het scannen direct

gearchiveerd.• Via workflow wordt het

document digitaal

afgehandeld.• Medewerker AFM mede

verantwoordelijk voor

plaatsing van digitale

documenten

(ook e-mail) in het dossier.• Proceseigenaar

eindverantwoordelijk voor

compleetheid dossier.


• Scansoftware: Kofax

• DMS: LivelinkWeb-based

Inkomende, uitgaande en interne post wordt gescand met scanapparatuur van Kodak,

gedigitaliseerd met software van Kofax (PDF, full-text indexering) en vervolgens gereleased in

Livelink.

• Automatische plaatsing is mogelijk, maar niet voor alle documenten.

Van welke hulpmiddelen maken we gebruik


9

Kofax I


10

Kofax II


Doel:

Het bevorderen en faciliteren van een zodanige dossiervorming binnen de AFM dat het de

effectiviteit, efficiëntie en de transparantie van het handelen van de AFM garandeert.

Het doel is het verbeteren van het werken met documenten en informatie, het terugvinden en

het beheer van documenten en informatie door het op orde brengen van de structuur,

rechten en metadata, de inzet van een nieuwe Documentgenerator, een Records

Management Applicatie (RMA) en een meer gebruikersvriendelijk Document Management

Systeem (DMS).

Programma Orde in Zaken


Verschillende (deel)projecten:

• Project Informatieplattegrond• Basisprojecten:

• Documentgenerator• Livelink uitfaseren• SharePoint DMS/RMA• Beheerorganisatie

• Implementatieprojecten:• Definieren Zaakgericht Werken (ZGW)• Pilot ZGW bij Prospectustoetsingen (TEOB)• Pilot ZGW bij Vergunningaanvragen (TSC, team specials TGFO, TA)• Plan van Aanpak invoering ZGW bij resterende AFM werkprocessen

Programma Orde in Zaken

Pagina 13 5 juni 2012 Team DIV Vertelt

Gewenste eindsituatie


Project Informatieplattegrond

Informatieblauwdruk: vooraf informatie organiseren:

• Structuur

• Toegankelijkheid

• Integriteit

• Behandeling

• Verwerking

Toekomstvast

Bron voor AFM-brede toepassing metadata

Combinatie gegevens uit:

• Proceshuis AFM

• Selectielijst

• DSP

• ZTC

Voorbeelden toepassing:

• Verbeteren zoeken van informatie

• Creatie views in SharePoint

• Ondersteuning beheer en selectie: Bestandsoverzicht


Documentgenerator

1. Vervanging WhiteOffice/ondersteuning alle bedrijfsprocessen (scope 1 – fase 1).

• Communiceren met ATOM bouwstenen, bijv. relatiedatabase CRM.

• Mogelijkheid om metadata bij creatie van een document vast te houden ook na opslag in het DMS.

• Gegevens vanuit interne AFM-bronnen, zoals Microsoft Office applicaties en Profit, kunnen worden

overgenomen.

• Mogelijkheid voor het opnemen van standaard AFM sjablonen en afdelingsspecifieke sjablonen.

2. Ondersteuning van zaakgericht en contextgericht werken (scope 2 – fase 1)

• Automatisch ophalen en toekennen van metadata uit een applicatie waarin een informatieplattegrond

wordt beheerd

• O.b.v. metadata automatisch opslaan van documenten op vooraf gedefinieerde locaties.

• Mogelijkheid om in de werkprocessen zaakgericht werken te ondersteunen.

• Toepassen van een elektronische handtekening (mede in het kader van “Het Nieuwe Werken”).

Afhankelijk van de tests wordt besloten of de documentgenerator in fase 1 in één keer of in twee keer wordt

geïmplementeerd (eerst scope 1 in Livelink en dan scope 2 in Sharepoint; of scope 1 en scope 2

tegelijk en direct in Sharepoint).


Livelink uitfaseren

• Uitfasering zal 2-3 jaar duren

• Opschonen documenten in Livelink (achterstallig onderhoud i.v.m. ontbreken RMA)

• Migratie documenten van Livelink naar Sharepoint in 3 fasen:

1. Lopende dossiers naar DMS omgeving van Sharepoint (beschikbaar op moment Live gaan

van DMS SharePoint)

2. Rest (archief) na opschonen migreren naar speciaal archief stuk in Sharepoint

3. Mogelijkheid om gereguleerd content uit dit archief naar actieve omgeving te verplaatsen

• Migratietool selecteren op basis van eisen bijv. metadata en audit informatie moet meegenomen

worden, (geen verlies van informatie), verrijking moet mogelijk zijn (toevoegen extra metadata)

• Omzetten van alle koppelvlakken/toepassingen die nu met Livelink werken zoals Kofax,

Signalenbak, workflows, kenniscentra etc.


Livelink uitfaseren


Sharepoint DMS/RMA

SharePoint 2010 als DMS en RMA

Daarnaast ook platform: intranet,

samenwerkingsmogelijkheden,

uitgebreide zoekfunctionaliteit. Dit

is buiten scope project Orde in

Zaken.

Doel DMS/RMA:

Ondersteuning documentlevensloop

AFM en ondersteuning zaakgericht

werken


Beheerorganisatie

• Nieuwe manier van met informatie omgaan vraagt nieuwe taken en rollen

• Doel van dit deelproject is inzicht krijgen wat de taken en rollen zijn en waar ze in de AFM belegd moeten worden, welke gevolgen heeft dat voor team DIV en de organisatie

• Eindproducten: visiedocument, opleidings- en ontwikkelplan


Implementatie zaakgericht en contextgericht werken

Implementatieprojecten:

• Definieren Zaakgericht Werken (ZGW)

• Pilot ZGW bij Prospectustoetsingen (TEOB)

• Pilot ZGW bij Vergunningaanvragen (TSC, team specials TGFO, TA)

• Plan van Aanpak invoering ZGW bij resterende AFM werkprocessen


Bedankt voor uw aandacht!

Pagina 22 5 juni 2012 Team DIV Vertelt

Team DIV vertelt

Documents

Transcript of Team DIV vertelt