1

TDI modell og

Leiestedsorganisering av forskningsinfrastruktur

i Universitets- og høyskolesektoren

Høgskolen i Ålesund 10.01.14

Lise T. Sagdahl

Leder av arbeidsgruppe for leiestedsmodellSeniorrådgiver/Prosjektleder TDI og leiested

Rektor stab

NTNU

2

Timeplan

10.05 - 11.30 • Presentasjon av TDI-modellen og leiestedsmodellen.• Spør når som helst!

12.00 – 13.00•Hva har vi gjort, lært og planlagt ved NTNU? •Spørsmål/diskusjon

3

Bakgrunn

• Bidrags- og oppdragsprosjekter (BOA) skal organiseres i prosjekter og budsjetteres og regnskapsføres med totale kostnader (krav KDs rundskriv F-07-13)– Egeninnsats synliggjøres i bidragsprosjekter

– For oppdragsfinansiert aktivitet skal oppdragsgiver dekke alle direkte og indirekte kostnader som oppdraget fører med seg, og institusjonen skal kunne dokumentere dette

• U&H sektoren har utviklet en nasjonal modell/metodikk som gir det nødvendige grunnlaget for å beregne indirekte kostnader og synliggjøre alle kostnader i forskningsprosjekter (TDI-modellen)– UHRs ambisjon: innføring 2014 (KD vurderer om obligatorisk fra 2015?

– Forutsetter utvikling og implementering en «leiestedsmodell» som gir pris på laboratoriebruk/-tjenester.

4

Direkte kostnader

Nye, midlertidig ansatte – lønnet av prosjektmidler

Reiser og konferanser

Innsats fra fast ansatte i prosjekt-gjennomføringen

Indirekte kostnader

Reelle indirekte kostnader

Standardpåslag

Leiested

BOA: Fra tilleggskostnader til totale kostnader

5

KOST

NAD

S-

DRI

VER

KOSTNADSTYPER

DIREKTE KOSTNADER INDIREKTE KOSTNADER

TID Vitenskapelig lønn Aktivitetsspesifikk sats

- Forskning, utdan- ning og museer

Prosjektansatte teknisk-adm.

Leiested

Andre driftskostnader

Arbeids- plassats

Ny totalkostmodell (TDI)

6

• Indirekte kostnader– Bibliotek

– IT/telefoni

– Fellesadministrasjon• PERSONAL / ØKONOMI• ANNEN FELLESADMINISTRASJON

– Lokal administrasjon

– Kontorplassen

– Andre støttetjenester Resten av s

tøttetje

nestene

Arbeidsplassatslik for alle og gjelder for alle – vitenskapelig og tekn./adm. ansatte i prosjekter

Aktivitetsspesifikk sats• henføres til ulike kjerneaktiviteter iht. et brukerperspektiv• én sats per kjerneaktivitet (forskning) per institusjon• gjelder bare for vitenskapelig ansatte

+

Indirekte kostnader (alt som «kan fordeles likt»)

7

KOST

NAD

S-

DRI

VER

KOSTNADSTYPER

DIREKTE KOSTNADER INDIREKTE KOSTNADER

TID Vitenskapelig lønn Aktivitetsspesifikk sats

- Forskning, utdan- ning og museer

Prosjektansatte teknisk-adm.

Leiested

Andre driftskostnader

Arbeids- plassats

Ny totalkostmodell (TDI)

NTNU 2013: 409 000 kr sum per vitenskapelig årsverk143 000 kr per teknisk/adm årsverk

8

Gule felt fylles ut

PersonressursVit.ansatt? Ja/Nei Stilling Lønnstrinn

Budsjett-enhet

Forventet innsats - i valgt enhet

Årsverkkostinkl sos - År 1

Vektet indirekte kostnad per person

Pers.1 Ja Professor 72 Timer 100 822 34 Pers.2 Ja 1.am 66 Månedsverk 8 732 332 Pers.3 Ja Stipendiat 50 Månedsverk 18 552 562 Pers.4 Ja Stipendiat 54 Årsverk 3 589 1 202 Pers.5 Ja Stipendiat 52 Månedsverk 27 570 872 Pers.6 Ja Stipendiat 52 Årsverk 2 570 775 Pers.7 Nei Tekniker 50 Timer 250 552 58 Pers.8 Nei Tekniker 52 Månedsverk 3 570 97 Pers.9 - - Pers.10 - - Pers.11 - - Pers.12 - - Pers.13 - - Pers.14 - - Pers.15 - - Pers.16 - - Pers.17 - - Pers.18 - - Sum SUM årsverk budsjettert: 9,88 3 931

Sats for indirekte kostnader til bruk i prosjektet: 68 %

Beregnede felt

9

Leiested - definisjon

Med leiested menes: •laboratorium eller annen felles infrastruktur hvis driftskostnader synliggjøres særskilt og fordeles forholdsmessig mellom de prosjekter og aktiviteter som anvender infrastrukturen

10

Leiested TDI – hvilke kostnader inngår?

1. Laboratorier / verksteder– Selve arealet og kostnaden for det

2. Utstyr / maskiner / fartøy– Kostnadene for avskrivinger av vitenskapelig utstyr

3. Felles driftsmidler– Kjemikalier, materiell, vedlikeholdskontrakter, etc.

4. Teknisk støttepersonell– Lønnskostnad + indirekte kostnader

Hvordan fordele kostnadene på prosjektene?

11

Hvorfor TDI/leiested? Forskningsrådets rolle

• Forskningsrådet har signalisert (2011) at totale kostnader skal legges til grunn i søknadene om bidragsmidler, og Forskningsrådet tar sikte på å finansiere en større andel av de totale kostnadene i hvert prosjekt enn tilfellet har vært.

• Forskningsrådet har også (2010) lagt om finansieringsordningene for vitenskapelig utstyr og bidrar nå bare til kjøp av slikt utstyr i nasjonale infrastrukturer. Utstyr i det enkelte fagmiljø er fagmiljøenes eget ansvar, men Forskningsrådet vil akseptere å dekke kostnadene for prosjektenes bruk av slikt utstyr.

12

Universitets- og høgskolerådet ba gruppen:

•Utvikle og teste ut hensiktsmessige leiestedsmodell(er)•Rapport levert 1. oktober 2013 •Hjelpe institusjonene som ønsker det til å ta i bruk modellen

Medlemmer•Anita Vigstad og Kari Eidsheim – UiB•Per Heitmann og Simen Finne Jørgensen – UiO•Lise T. Sagdahl og Andreas S. Wangen – NTNU

Mandat nasjonal leiestedsgruppe

13

Mulige gevinster av totalkost/leiested

• Bedre prosjektfinansiering som gir større strategisk handlingsrom– Forskningsrådet og EU vil dekke større andel av direkte

kostnader

• Transparent økonomi i forskningsprosjekt (BOA-reglement)

• Bedre styringsinformasjon og grunnlag for å sikre økonomisk bærekraft, effektiv drift og prioriteringer

• Forenkler samarbeid med andre aktører, spesielt innen sektoren

14

15

Noen utfordringer med totalkostmodell

• Krevende å endre kultur fra «lavkost» til «totalkost» – virksomheten blir tilsynelatende dyrere

– kan skape barrierer for ønsket aktivitet og samarbeid med partnere (instituttsektor, helseforetak, industri, o.l)

• Prising av tjenester og leiested kan påvirke adferd – stimulerer ikke nødvendigvis til god forskning og høy aktivitet

• Kan gi insentiv til mer internfakturering

• Kan påvirke budsjettfordelingsmodeller mellom enheter og nivå – Hvem får gleden av økt handlingsrom?

• Kan påvirke prosjektleders rolle, autonomi og handlingsrom

• Uten økt ramme til forskning, vil større prosjekter med bedre kostnadsdekning gi færre prosjekter – Nummer 2 i søknadsprosessene kan bli tapere

16

Mål for utvikling og innføring av leiestedsmodell

Primære mål:•Laboratorier er tilgjengelig - driftes, vedlikeholdes og utvikles

•Investeringer utnyttes godt

•Kunne bygge opp virksomhet gradvis

Sekundære mål: •Totale kostnader synliggjøres

•Begrense transaksjonskostnadene til det absolutt nødvendige

17

18

Fordeling av kostnader - timepris

• Prisen for bruk av et leiested kan da beregnes som:

• Telleren i brøken - kostnadene for hvert leiested - består av • Areakostnader inkludert bygningsavskrivninger• Avskrivningskostnader utstyr (kun egenfinansiert i bidrag)• Felles driftsmidler (kjemikalier, materiell, vedlikeholdskontrakter) • Lønnskostnader og indirekte kostnader til teknisk støttepersonell som er nødvendig for

at leiestedet skal være klar til bruk for forskere

• Nevneren i brøken – kapasitet – er kostnadsbæreren som kostnadene skal fordeles på for å få en timepris.

• Dimensjonert antall brukertimer per år

19

Inngangspris per time =

inkluderte leiestedskostnader antall større enheter x gjennomsnittlig kapasitet

Leiestedsmodell

Tilleggspris for ekstra teknisk bistand (timepriser)

Tilleggspris for bruk (rød)

Inngangspris per time til leiested (lab/verksted område)

Fri bruk (blå)

Tilleggspris per time = restavskrivninger + restdriftsmidler kapasitet

Teknikerpris per time = lønnskostnader + indirekte kostnader 1628

20

Leiested – prising

Et leiested kan være alt fra mange forskningsinfrastrukturer til en enkelt utstyrsenhet.

For å beregne en timepris for et leiested må vi gjøre følgende:

Avgrense leiestedet tydelig ved å beskrive hvilke forskningsinfrastrukturer/vitenskapelig utstyr som inngår

Identifisere kostnadene knyttet til leiestedet

Fastsette en kapasitet for leiestedet

Viktig å holde detaljeringsgraden på et fornuftig nivå!

21

Når må vi ha tilleggspris?

Hvis driftskostnaden ved en utstyrsenhet, eller kapasiteten for utstyrsenheten, gjør at timeprisen for enheten ville avvike betydelig fra den gjennomsnittlige prisen, er det tre argumenter for å innføre tilleggspris, eller å skille ut utstyrsenheten som eget leiested:

•«Rettferdig fordeling» av kostnader på prosjektene: Unngå at inngangsprisen trekkes betydelig opp av enkelte kostbare utstyrsenheter.

•Oppdragsvirksomhet: Hvis en gjennomsnittspris gir en urimelig lav pris for bruk av utstyrs-enhet (en tjeneste), kan det føre til indirekte statsstøtte (oppdrag og salg av tjenester).

•Merverdiavgift (mva): Når leiested benyttes av eksterne brukere, påløper merverdiavgift. Grunnlaget for beregning av mva bør være rimelig riktig, ikke fastsatt slik at det kan skapes mistanke om unndragelse.

22

Et leiesteds kapasitet finnes ved å ta antall utstyrsenheter (samtidige

aktiviteter) multiplisert med gjennomsnittlig kapasitet for utstyrsenheter.

Kapasitet

Åpningstid (timer)

Ubrukt tidVedlikeholdstid Kapasitet

Antall brukertimer utstyrsenheten(e) er dimensjonert for i normal driftsfase, til. •utdanningsvirksomhet•internfinansiert forskning•eksternfinansiert forskning

Tid til •Vedlikehold•Oppgradering•Kalibrering•Testing

Tid infrastruktur kan brukes, men ikke er i bruk. Tar med kun den andel av ubrukt tid som det er rimelig å belaste prosjektene som benytter leiestedet for.

Kapasitet = (åpningstid – vedlikeholdstid – ubrukt tid)

En utstyrsenhets kapasitet er lik det antall brukertimer utstyrsenheten er dimensjonert for i normal driftsfase.

23

Eksempel 1: Fastsettelse av et leiesteds kapasitet

Vi kan tenke oss et leiested med

•3 større utstyrsenheter (med tilhørende prepareringsutstyr og annet småutstyr)

•åpningstid mellom 08-18 på ukedager (10 t per dag x 5 d per uke x 52 u per år = 2 600 t per år)

• vedlikeholdstid per utstyrsenhet i gjennomsnitt: 20 % av åpningstiden (520 t)

•ubrukt tid per utstyrsenhet i gjennomsnitt: 30 % av åpningstiden (beregnet per år, inkluderer ferier og fridager) (780 t)

Kapasiteten for leiestedet vil da være lik: 3 x (2 600-520-780) t = 3 900 t

Kostnader Timepris =

3 900

Kostnad på 500 000,- gir 128 kr/time

24

Eksempel 2: samme leiested – 70 % ubrukt tid

Vi kan tenke oss et leiested med

•3 større utstyrsenheter (med tilhørende prepareringsutstyr og annet småutstyr)

•åpningstid mellom 08-18 på ukedager (10 t per dag x 5 d per uke x 52 u per år = 2 600 t per år)

• vedlikeholdstid per utstyrsenhet i gjennomsnitt: 20 % av åpningstiden (520 t)

•ubrukt tid per utstyrsenhet i gjennomsnitt: 70 % av åpningstiden (beregnet per år, inkluderer ferier og fridager) (1 820 t)

Kapasiteten for leiestedet vil da være lik: 3 x (2 600-520- 1 820) t = 780 t

Kostnader Timepris =

780

Kostnad på 500 000,- gir 641 kr/time

25

Hvem skal dekke kostnadene for ubrukt tid?

Svar:

•En rimelig andel kan/bør belastes prosjektene. Men hva er rimelig andel?

Må vurdere infrastrukturens hensikt og bruk:

•Noen forskningsinfrastrukturer benyttes kun for helt spesielle formål og brukes langt færre timer enn det normal arbeidstid gir mulighet for.

•Andre har mange brukere og kan utnyttes effektivt

26

Vurdering kapasitet

• Egenart: – Hvorfor eksisterer laboratoriet? (hensikt/funksjon)– Hva foregår på laboratoriet?

• Etterspørsel: – Hvor mange brukere er kvalifisert og interessert i å benytte laboratoriet? – Hvor mange timer vil brukerne benytte laboratoriet?

• Effektivitet: – Hvor effektivt er laboratoriet drevet (planlegging og gjennomføring av aktivitet)?

• Livsfase: – Er laboratoriet under oppbygging/utvikling, i stabil drift, eller klar for utfasing?

• Åpningstider: – Hvor mange timer per døgn er laboratoriet tilgjengelig for brukere? (gjennomsnitt,

årsbasis)

27

Ytterpunktene

Institusjonen tar kostnaden for ubrukt tid: •Høy kapasitet gir lave priser og dermed små eksterne bidrag til vedlikehold og videreutvikling av infrastrukturen, men med stort volum og effektiv ressursutnyttelse kan lave priser likevel bidra til et akseptabelt nivå på de eksterne inntektene.

Prosjektene får kostnaden for ubrukt tid:•Lav kapasitet gi høye priser som ingen i et marked er villig til å betale og dermed redusere utnyttelsen av infrastrukturen ytterligere.

Konsekvenser: •I begge tilfeller har eier av infrastrukturen risiko for manglende eksterne bidrag til vedlikehold og videreutvikling.

Må derfor finne en rimelig andel av ubrukt tid som kan belastes prosjektene.

28

Med timeregistrering

– loggføring/booking av leiested/utstyrsenheter•Leiestedspris belastes prosjektene etter bruk

Uten timeregistrering – forskningsinfrastruktur der folk går inn og ut hele dagen

•Fordeler kapasiteten på prosjektene som disponerer leiested.

•Anslår hvor stor andel av arbeidstiden den enkelte forsker har behov for å benytte leiestedet og belaster prosjektene med timepris for disse timene:

– antall timer per prosjekt = andel av arbeidstid i laboratorier multiplisert med antall forskertimer i prosjekt

•Omfang avtales ved prosjektets kontrakt og kvalitetssikres ved belastning underveis i prosjektet.

Dokumentasjon av leiestedsbruk

29

Pris gjelder alle!

• Fakturering av internfinansiert virksomhet er ikke nødvending

• Egeninnsats i bidragsprosjekter: ikke i form av rabatter, men som andel av leiestedskostnader (deler regningen, reduserer ikke prisen)

• Pris per time er lik for alle aktiviteter, studenter og forskere i bidragsprosjekter og internfinansierte prosjekter (høyere pris oppdrag)

• Fastpriser kan avtales (pris x timer)

30

Oppdrag – rundskriv F-07-13

Med oppdragsfinansiert aktivitet forstås prosjekter institusjonen utfører mot betaling fra ekstern(e) oppdragsgiver(e) når det foreligger et krav om motytelse fra institusjonen når avtale/kontrakt inngås.

For oppdragsfinansiert aktivitet skal oppdragsgiver dekke alle direkte og indirekte kostnader som oppdraget fører med seg, og institusjonen skal kunne dokumentere dette.

Veilederen utdyper:

I tillegg skal det beregnes en rimelig fortjeneste på oppdraget, jf. EØS- regelverket som skal hindre ulovlig konkurransevridende offentlig støtte.

Dette betyr at institusjonen ikke kan delfinansiere oppdragsprosjekter eller dekke andre indirekte kostnader som prosjektet måtte medføre.

Oppdrag kan heller ikke klassifiseres som bidragsfinansiert aktivitet ut i fra en vurdering av prosjektets faglige interesse.

31

Leiested med oppdrag

De fire kostnadselementene skal alltid være med i både bidrag- og oppdragspris.

Det som skiller prisene vil være:

•Bidragsprosjekter:

– Priser inkluderer avskrivninger kun på egenfinansiert utstyr (BFV)

•Oppdragsprosjekter og salg:

– Priser inkluderer i tillegg avskrivninger på utstyr finansiert av andre offentlige midler kanalisert gjennom Forskningsrådet, EU, departementene, o.l. (BOA i regnskapet)

– Margin for fortjeneste (legges som regel på totale prosjektkostnader)

Må ha to prislister både for inngangspris og tilleggspris.

32

Markedspris

«Arbeidsgruppa tolker regelverket fra Kunnskapsdepartementet og EØS dit hen at institusjonene i UoH-sektoren ikke kan operere med markedspriser som er lavere enn oppdragsprisen beregnet i leiestedsmodellen.

Hvis denne forståelsen er mangelfull, bør UHR be Kunnskapsdepartementet klargjøre reglene for bruk av markedspris på leiestedstjenester.»

Merk at instituttsektoren har andre rammebetingelser.

33

Forskningsrådets rammer for prosjekter

Forskningsrådet kan bidra til at totalkostnadsmodellen og leiestedsmodellen tas i bruk fullt ut, ved at det settes av midler i prosjektene til dokumenterbare leiestedskostnader uten at antall stillinger/forskertimer i prosjektet reduseres, det vil si at rammene økes for å ta høyde for leiestedskostnader.

Prosjekt-ramme i kroner

Prosjekt-ramme antall stillinger

Leiesteds-kostnader Avhenger av konkret prosjekt

34

Samarbeid med andre – noen utfordringer

• Felles drift av leiesteder - sameie• Underleverandør - moms• SFI – oppdragspris pga. notifisering

35

Fremdrift implementering NTNU 2013/2014 01.10.13 Den nasjonale leiestedsgruppen leverer rapport

Okt.-Nov. • Informasjon og drøfting av utfordringer i alle ledergrupper ved fakultetene

• Informasjon og opplæring administrasjon fakultet/institutt• Fakultetsvis gjennomgang av konsekvenser og endringsbehov• Felles utfordringer og mulige løsninger drøftes i dekanmøtet• Utvikling av systemer, verktøy, • justering av rutiner og prosesser (sentralt/lokalt)

Okt. - Des. • Fullføre pilotarbeid og • Starte avgrensning av leiesteder, avklare med partnere

Jan-april • Implementering starter – nye søknader, største først (SFI eks)• Fakultetene arbeider i ulikt tempo - tester konsekvenser av TDI og

leiested i piloter (3 institutt, ett fakultet)• Opplæring av økonomimedarbeidere• Søknadsmal testes• Styresak TDI/leiested april/mai

36

Spørsmål NTNU drøfter i ledergruppene:

• Hva er de viktigste konsekvensene av totalkostnads- og leiesteds-modell for fakultetet/instituttene?

• Hva vil være de viktigste utfordringene for fakultetet/instituttene? Hvordan løses de?

• Hva er de viktigste gevinstene med totalkostnadsmodell og leiested? Hvordan kommuniserer vi dem godt?

• Hvilke grupper ved fakultetet/instituttene trenger informasjon/ opplæring?

37

38

Leiestedspiloter – erfaringer fra NTNU

39

Pilotene • Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet (NTNU)

– Institutt for materialteknologi ved Fakultet for naturvitenskap og teknologi

– Institutt for sirkulasjon og bildediagnostikk ved det medisinske fakultet

– Nortem i Trondheim (NTNU og SINTEF),

– NTNU Nanolab og kjernefasilitetene ved Det medisinske fakultet fungert som dialogpartnere underveis i arbeidet.

• Det er også gjennomført pilotprosjekter ved Universitetet i Bergen og Universitetet i Oslo, det henvises til rapporten for ytterligere detaljer

40

Bakgrunn for valg av piloter • Bredest mulig bilde av ulike fagmiljøene ved de medisinske og

naturvitenskapelige fakultetene som benytter eksperimentelle infrastrukturer og enheter for nasjonale infrastrukturer

• Blanding av mer ordinære institutter med eksperimentelle infrastrukturer og enheter med nasjonale infrastrukturer i sin forskning

• Involverte personer har vært instituttledere, leiestedsansvarlige, prosjektcontrollere/økonomikonsulenter og kontorsjefer

41

Identifisering av leiestedskostnader – arealer• Internhusleie er innarbeidet og fakultetene/instituttene kjenner sine rom og

husleiekostnader knyttet til disse.

• Alle bygningsavskrivninger er ikke inkludert i internhusleien, disse inkluderer vi ved et tillegg i kvadratmeterprisen i husleiemodellen.

• Relativt enkelt å få generert tilfredsstillende arealrapporter

– oversikter per kostnadssted/på instituttnivå som instituttene kan bruke for å finne kostnadene for leiestedsarealene.

42

Identifisering av leiestedskostnader – avskrivninger vitenskapelig utstyr

•NTNU håndterer avskrivninger sentralt, dvs. at fakultet/instituttnivået aldri ser denne kostnaden i sine lokale regnskap.

– Avskrivningene allokeres til instituttnivået ved å benytte anleggsregisteret som inneholder informasjon om utstyrets tilhørende kostnadssted.

•Utfordrende å få identifisert hvilket utstyr som knyttes opp mot de enkelte leiestedene.

– Mange vil bli nødt til å foreta skjønnsmessige vurderinger for årlig avskrivningsnivå for utstyret. Vurderinger og bruk av skjønn må beskrives/dokumenteres.

– Det er kun det utstyret som har økonomisk verdi i anleggsregisteret som tas med i beregningsgrunnlaget. Likevel viktig å ha oversikt over avskrevet utstyr.

43

Identifisering av leiestedskostnader – avskrivninger vitenskapelig utstyr

• Leiestedsmodellen sier at avskrivningskostnadene for utstyr som er anskaffet med BOA-midler skal holdes utenfor leiestedsprisen for bidragsprosjekter.

• Leiestedspilotene har avdekket stort behov for å jobbe med rutiner rundt aktivering av utstyr, og spesielt hvilken informasjon man legger inn i anleggsregisteret.

– Det er satt i gang et målrettet arbeid for å få på plass et anleggsregister som tydelig viser utstyrets fysiske plassering og finansieringskilde.

– Historikk kan være utfordrende å få full oversikt over. Skjønnsmessig vurdering kan være nødvendig for å unngå uhensiktsmessig høyt tidsforbruk.

44

Identifisering av leiestedskostnader – felles driftsmidler

• Felles driftsmidler er knyttet til de driftsmidlene som er tilgjengelig for alle brukere på leiestedet. Kostnader for disse finnes typisk i artsklasse 64, 65, 66 og 70. (NB: TDI modellen sier 64 og 65)

• Leiestedsprisen må kun inneholde kostnader til driftsmidler som alle brukerne av leiestedet har tilgang til å bruke.

• Kun driftsmidler på BFV er identifisert.

45

Identifisering av leiestedskostnader – teknikere

•Lokal kjennskap og gjennomgang av ressursene er nødvendig for å finne de årsverk (eller andeler av årsverk) som er nødvendig for at leiestedet skal være klart for forskere og som derfor skal inkluderes i leiestedsprisen.

•Denne gjennomgangen opplever pilotene som overkommelig fordi de kjenner til de ulike ressursene.

46

Fastsettelse av leiestedenes kapasitet

• Utgangspunktet for leiestedskapasiteten varierer.

– Noen leiesteder er døgnåpne, mens andre leiesteder er begrenset f.eks. ved at det må være en tekniker tilstede ved bruk.

– Noen leiesteder er styrt gjennom bookingsystemer, mens andre er mer åpne hvor en kan komme og gå når en har behov.

• Kapasitet er en av de større utfordringene vi har støtt på i arbeidet med pilotinstituttene og etablering av leiestedsmodell. Herunder fastsettelse og dokumentasjon av ubrukt tid.

• Konklusjonen er at kapasiteten til de enkelte leiestedene må baseres seg på leiestedenes egenart, dimensjonert bruk og at en må kunne dokumentere kapasiteten som legges inn i leiestedskalkylen for leiestedet.– Hvert leiested må gjøre en selvstendig vurdering

47

Erfaringer

• God mottagelse fra pilotmiljøene

• Positive til etablering av felles rammeverk for kostnadsberegning og prising av leiested

• Viktig at arbeidet blir forankret på alle nivå i organisasjonen før man starter innhenting av data

• Ulik bevissthet rundt avgrensning av leiested, ofte med utgangspunkt i institutter og faggrupper

• Kompleksiteten øker dersom leiestedene utfører oppdrag og/eller er etablert i samarbeid med andre institusjoner (eks. de nasjonale infrastrukturene)

• Det har vist seg at instituttenes kjennskap til egen organisering og ressurser gjør at det er relativt enkelt å finne leiestedskostnadene

48

Erfaringer, forts.• Utfordringen knyttet til datainnsamlingen har hovedsakelig vært knyttet til

– Å få oversikt over utstyret og tilhørende avskrivninger

– Å identifisere kapasiteten på leiestedene

• Innhenting av data - utgangspunkt i regnskapsdata for 2012

– Må suppleres med skjønnsmessige vurderinger

– Eks: regnskapet viser ikke riktig nivå for driftskostnader og utfordringer med å allokere avskrivningskostnader for eldre utstyr

– Skjønnsmessige vurderinger må inkluderes i dokumentasjonen for leiestedsprisen

• Etableringen av leiestedskalkylene kan ta tid. Spesielt i forhold til fastsettelse av pris- og kapasitetsnivå

• Utarbeidelse av gode maler med dokumentasjon av kalkylene er viktig

• Utover i prosessen har pilotinstituttene blitt mer pragmatiske og opptatt av enkle, men dokumenterbare, prisberegninger

49

Eksempel prosjektplan,

Fakultet for ingeniørvitenskap og teknologi, IVT1) Møte med pilotene.

2) Nedsette arbeidsgruppe ved IVT.– 3 fra fak.adm.

– 1 øk.komp. og 1 lab.komp. fra hvert institutt.

3) Instituttbesøk.

4) Oppstartsmøte med arbeidsgruppa.

5) Første trinn i utviklingen:– Definere/avgrense leiested.

– Gjennomgå avskrivninger og eksisterende utstyrsenheter.

6) Andre trinn i utviklingen:– gjennomgå og identifisere felles driftskostnader til leiesteder.

– allokere kostnader for teknisk støttepersonell for drift av leiested.

– avgrense areal i leiested.

7) Tredje trinn i utviklingen:– identifisere særlige kostbare utstyrsenheter.

– definere og estimere kapasitet for hver enkelt utstyrsenhet.

– beregne pristillegg for teknisk bistand.

8) Fjerde trinn i utviklingen:– dokumentere beregningene og vurderingene.

# Informere om modellen og arbeidet vi skal i gang med.# Kartlegge eksisterende rutiner og oversikt.# Belyse muligheter og utfordringer.# Fysisk besiktigelse av lab.

50

Utfordringer ved etablering av leiestedsmodell ved IVT

• Knytte kostnadene til de rettmessige leiestedene.• Mye investeringer er foretatt på 6-art, og motsatt er

driftskostnader ført som 4-art medfører ompostering og opprydding i anleggsregister.

• Estimere kapasitet for de ulike utstyrsenhetene – hva er ubrukt tid?

• Deling/samarbeid med Sintef – hvordan skal dette håndteres ift. at Sintef har egne prislister?

• Hva gjør vi hvis de beregnede prisene avviker vesentlig fra dagens priser?

• Ved å se hva det faktisk koster å være i lab – vil det være med på å dempe internfinansiert forskning og undervisning i lab?

• Vil innføring av leiestedsmodeller føre til større grad av internfakturering og administrativt merarbeid?

51

Fremgangsmåte for å beregne pris for leiested

Case i rapporten:

•Bestem leiesteder

•Finn kostnadene ved hvert enkelt leiested

•Finn kapasiteten ved leiestedet

•Beregn leiestedsprisen

•Beregn eventuelle tilleggspriser for særlig kostbare («røde»)

utstyrsenheter

•Beregn eventuelt pristillegg for teknisk bistand

•Beregn eventuelle priser for oppdrag

•Dokumentasjon

52