TÉCNICAS PARA LA EVALUACIÓN DE RIESGOS EN LA ETAPA DE...

TÉCNICAS PARA LA EVALUACIÓN DE RIESGOS EN LA ETAPA DE FORMULACIÓN DE

PROYECTOS

ALEJANDRO CASTILLO MONSALVE

LUISA MARÍA MONTEALEGRE LÓPEZ

Proyecto de grado presentado como requisito para optar al título de:

Especialista en gestión integral de proyectos

DIRECTORES:

Luis Fernando Cruz Ingeniero de sistemas MBA

Ronald Rojas Alvarado

Phd en Gestión de Empresas

UNIVERSIDAD SAN BUENAVENTURA FACULTAD DE INGENIERÍA

ESPECIALIZACIÓN EN GESTIÓN INTEGRAL DE PROYECTOS SANTIAGO DE CALI DICIEMBRE DE 2015

2

TABLA DE CONTENIDO

RESUMEN ................................................................................................................................... 4

INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................... 5

1. DESCRIPCION DEL PROBLEMA ......................................................................................... 6

1.1. Pregunta de investigación .............................................................................................. 7

2. OBJETIVOS .......................................................................................................................... 8

2.1. Objetivo general ............................................................................................................. 8

2.2. Objetivos específicos ...................................................................................................... 8

3. JUSTIFICACION ................................................................................................................... 8

4. MARCO REFERENCIAL ....................................................................................................... 8

4.1. Antecedentes ................................................................................................................. 8

4.2. Marco Teórico .............................................................................................................. 12

5. METODOLOGÍA .................................................................................................................. 21

5.1. Actividades por objetivo ................................................................................................ 22

6. RESULTADOS .................................................................................................................... 23

6.1. Análisis de la literatura ................................................................................................. 23

6.2. Diseño del procedimiento ............................................................................................. 23

6.2.1. Objetivo del procedimiento .................................................................................... 23

6.2.2. Alcance del procedimiento ..................................................................................... 23

6.2.3. Definiciones ........................................................................................................... 23

6.2.4. Diagrama de flujo del proceso ............................................................................... 24

6.2.5. Descripción del procedimiento (Instructivo) ........................................................... 25

6.3. Aplicación del procedimiento ........................................................................................ 30

6.3.1. Plan de evaluación de riesgo ................................................................................. 30

6.3.2. Identificación de riesgos ........................................................................................ 34

6.3.3. Análisis cualitativo ................................................................................................. 36

6.3.4. Planificar la respuesta al riesgo ............................................................................. 36

6.3.5. Presupuesto del proyecto ...................................................................................... 38

7. CONCLUSIONES ................................................................................................................ 39

8. ANEXOS ............................................................................................................................. 39

Anexo 1. Revisión bibliográfica ............................................................................................... 40

Anexo 2. Variables independientes ......................................................................................... 43

9. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ..................................................................................... 44

3

Contenido de ilustraciones

Ilustración 1. Número de publicaciones por año que citaron ejemplos prácticos ..........................................9

Ilustración 2. Principales áreas de interés .................................................................................................... 10

Ilustración 3. Diagrama de flujo del proceso ................................................................................................ 24

Ilustración 4. Modelo RBS para la clasificación de riesgos ........................................................................... 28

Contenido de tablas

Tabla 1. Información contenida en el plan de gestión de riesgos del proyecto ........................................... 13

Tabla 2. Información contenida en el plan de respuesta al riesgo ............................................................... 20

Tabla 3. Estructura del documento de auditoria de riesgo .......................................................................... 21

Tabla 4. Plan de evaluación de riesgos ......................................................................................................... 26

Tabla 5. Plantilla de identificación de riesgos ............................................................................................... 27

Tabla 6. Plantilla de Evaluación del nivel de riesgo ...................................................................................... 29

Tabla 7. Plantilla de plan de respuesta al riesgo ........................................................................................... 30

Tabla 8. Plan de evaluación de riesgo ........................................................................................................... 31

Tabla 9. Criterios de calificación de probabilidad ......................................................................................... 33

Tabla 10. Criterios de calificación de impacto .............................................................................................. 33

Tabla 11. Criterios de priorización de riesgos ............................................................................................... 34

Tabla 12. Lista preliminar de riesgos ............................................................................................................ 34

Tabla 13. Evaluación del nivel de riesgo ....................................................................................................... 36

Tabla 14. Plan de respuesta al riesgo ............................................................................................................ 37

Tabla 15. Presupuesto de la investigación .................................................................................................... 38

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TECNICAS PARA LA EVALUACIO DE RIESGO EN LA ETAPA DE FORMULACION DE

PROYECTOS

RESUMEN

Este trabajo de investigación hace parte del proyecto de evaluación del riesgo de proyectos en la

etapa de formulación, aplicadas al caso de estudio Producción de tomate Chonto larga vida

ubicada en una granja del corregimiento la Dolores en el municipio de Palmira, Valle del Cauca,

del Profesor Ronald Rojas Alvarado de la Especialización en Gestión Integral de Proyectos del

Programa Ingeniería Industrial de la Universidad de San Buenaventura Cali. El propósito de esta

investigación es desarrollar un procedimiento para la evaluación de riesgos en la etapa de

formulación. La metodología utilizada fue un enfoque cuantitativo de tipo descriptivo con un

diseño no experimental transversal; la recolección de la información se realizó a través de la

generación de una base de datos digital y física; la información se obtuvo a través de

documentos físicos (libros) y bases de datos de carácter científico tales como Science Direct,

Scope, Google académico, entre otras. Una vez obtenida la información y a través de una matriz

en la cual clasificaron todos los documentos por autor, objetivo, método y resultado se

seleccionaron las principales variables y covariables a partir de las cuales se desarrolló el

procedimiento. Los resultados muestran que para la evaluación de riesgos los autores prefieren

realizar el plan de gestión de riesgos, la identificación de riesgos, el análisis cualitativo, y el plan

de respuesta y control de riesgos; el análisis cuantitativo de amplia aplicación y mención por los

diferentes autores rezaga su uso en proyectos de menor envergadura dada la complejidad y

poca practicidad en estos casos. Se pudo evidenciar que la mayor cantidad de trabajos en el

área de riesgos se encuentran en sectores específicos de la aplicación de gestión de proyectos,

como la construcción y la tecnología de la información.

Palabras clave: gestión de riesgos, evaluación de riesgos, formulación de proyectos, métodos de

análisis.

5

INTRODUCCIÓN

Este trabajo de investigación hace parte del proyecto de evaluación del riesgo de proyectos en la

etapa de formulación, aplicadas al caso de estudio Producción de tomate chonto larga vida

ubicada en una granja del corregimiento la Dolores en el municipio de Palmira, Valle del Cauca,

del Profesor Ronald Rojas Alvarado de la Especialización en Gestión Integral de Proyectos del

Programa Ingeniería Industrial de la Universidad de San Buenaventura Cali. El objetivo general

del proyecto fue Diseñar y aplicar un procedimiento para la evaluación de riesgos en la etapa de

formulación del proyecto denominado Producción de tomate chonto larga vida en una granja del

corregimiento La Dolores en el municipio de Palmira, Valle del Cauca. Para alcanzar los

objetivos de este proyecto se realizaron tres actividades: i) revisión digital y física de la literatura

especializada que permitiera identificar, clasificar y definir cuáles son los modelos existentes

para la evaluación de riesgos en la etapa de formulación de un proyecto, ii) se diseñó un

procedimiento para realizar un estudio de riesgos de acuerdo con los modelos consultados y

revisados de la literatura especializada y iii) se aplicó el procedimiento diseñado al caso de

estudio denominado Producción de tomate chonto larga vida en una granja del corregimiento La

Dolores en el municipio de Palmira, Valle del Cauca.

En la revisión teórica sobre el tema, se encontró que las principales etapas desarrolladas por los

autores para la evaluación de riesgos en un proyecto son: planear la gestión de riesgos,

identificar riesgos, realizar análisis cualitativo, realizar análisis cuantitativo, plan de respuesta al

riesgo y monitoreo y control. Adicionalmente, para cada una de las etapas identificadas, se

realizó una investigación de las técnicas y herramientas usadas en la literatura para

desarrollarlas de forma adecuada.

El resultado uno de esta investigación (numeral 6.2), corresponde al procedimiento diseñado

para la evaluación de riesgos de un proyecto en la etapa de formulación. Debido a que el

procedimiento fue diseñado para la etapa de formulación, sólo se emplearon cuatro etapas de

evaluación aplicables a la fase de formulación: planear la evaluación de riesgos, identificar

riesgos, realizar análisis cualitativo, y plan de respuesta al riesgo.

El resultado dos (numeral 6.3) consiste en la aplicación del procedimiento diseñado al proyecto

Producción de tomate chonto larga vida en una granja del corregimiento La Dolores en el

municipio de Palmira, Valle del Cauca, en el cual se obtiene una priorización de los riesgos del

proyecto en función de la probabilidad y el impacto, así como el respectivo plan de respuesta,

cuyo costo de implementación es considerado una entrada para la planeación del proyecto.

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1. DESCRIPCION DEL PROBLEMA

De acuerdo con (Raz & Michael, 2001), la gestión del riesgo en los proyectos es uno de los

principales temas de interés para los investigadores y profesionales que trabajan en el área de

gestión de proyectos. Indica que la gestión del riesgo ha sido designada como una de las áreas

principales de la Dirección de Proyectos del Conocimiento (PMBOK) por el Project Management

Institute.

La gestión del riesgo debe contribuir a definir los diferentes objetivos del proyecto, mejorar el

control de proyectos, aumentar las posibilidades de éxito del proyecto, mejorar la comunicación

entre los participantes del proyecto y facilitar la toma de decisiones y priorizar las acciones. Por

lo tanto, la gestión de riesgos puede ayudar a los administradores de proyectos para anticipar

retrasos que provocan que los proyectos no se entreguen a tiempo. (Marcelino Sádaba, Pérez

Ezcurdia, Echeverría Lazcano, & Villanueva, 2014)

A principios de los sesenta, un proyecto concluido con éxito era un proyecto terminado. Los

estándares no eran tan exigentes como lo son en la actualidad, no existían medios para procurar

un adecuado seguimiento y control de las variables, la tecnología no contaba con el nivel de

innovación y el alcance que ostenta en nuestros días y la complejidad y confluencia de factores,

que en esta década es habitual, en esos años resultaba totalmente impensable. Hoy día, los

mercados son más dinámicos, resulta más difícil mantener posición frente a la competencia, la

madurez tecnológica se extiende a todas las áreas de la organización como norma general y, por

ello, las exigencias a nivel de gestión van mucho más allá. Cada vez son más las variables que

intervienen y los elementos que interaccionan a lo largo de todo el proceso de ejecución, por eso

resulta más complicado mantener el control y optimizar resultados, en especial si se tiene en

cuenta que los recursos son limitados y los presupuestos aún más. (Online Business School,

2013)

Evitar las causas de fracaso de proyectos es fundamental y, para ello, lo mejor es conocer cómo

una adecuada gestión del riesgo puede aportar a evitarlo:

Los riesgos derivan de una cualidad inherente a todos los proyectos sin excepción: la

incertidumbre. Eliminarla no es una opción, por lo que el planteamiento consiste en, por un lado

minimizarla, y por otro, aprovecharla como fuente de oportunidades. En esto consiste la gestión

del riesgo, que incide sobre las causas del riesgo, tras identificarlas y cuantificarlas, las somete a

análisis. La toma de decisiones respaldada por una estrategia es sólo el principio. Tras

implementar las acciones, gestionar el riesgo implica monitorizar y controlar la efectividad de lo

ejecutado y no dejar de medir y ajustar, con base a un plan. (Online Business School, 2013).

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De acuerdo con (Online Business School, 2013), una gestión del riesgo adecuada ha de ser:

• Proactiva, a la hora de identificar las causas de los posibles fallos u oportunidades. Es

imprescindible contar con una estrategia, unos objetivos y un plan de gestión del riesgo.

• Suficiente, en términos de análisis e interpretación de los factores origen del riesgo. La

granularidad es importante y, para lograrla, el plan de gestión del riesgo ha de contemplar el

establecimiento de indicadores que aporten datos y detalle, y que permitan llevar a cabo un

seguimiento.

• Orientada a resultados, y reforzada por un plan de gestión del riesgo. Aunque ha de abordarse

como un ciclo de mejora continua, cada objetivo ha de ligarse a un límite temporal que permita

planear las acciones a tomar y asociar los recursos que se necesitarán en cada caso.

• Comunicada, ya que el compromiso de todas las personas involucradas es crítico. Por ello,

desde a fase de desarrollo del plan de gestión de riesgo es necesario fomentar la participación y,

una vez definido, dar publicidad a su contenido e incorporarlo a la cultura de empresa, haciendo

extensibles a todos los valores que resume.

(Online Business School, 2013) Entre las iniciativas de gestión del riesgo más efectivas, según el

estudio realizado por KPMG en 2013, se encuentran las escogidas por los siguientes motivos:

• 53% eligen alinear la estrategia de gestión del riesgo con la de la compañía.

• 52% se basan en una efectiva política de comunicación del riesgo.

• 46% se apoyan en el desarrollo de los equipos proporcionándoles la formación e información

necesarias.

• 27% disfrutan de un mayor compromiso por parte de niveles ejecutivos de su empresa en esta

materia.

• 26% recurren a un proveedor externo que les guíe en este campo.

1.1. Pregunta de investigación

¿Qué técnicas permitirán realizar la evaluación de riesgo en la etapa de formulación de un

proyecto para determinar su viabilidad?

8

2. OBJETIVOS

2.1. Objetivo general

Diseñar y aplicar un procedimiento para la evaluación de riesgos en la etapa de formulación

del proyecto denominado Producción de tomate chonto larga vida en una granja del

corregimiento La Dolores en el municipio de Palmira, Valle del Cauca.

2.2. Objetivos específicos

Realizar un análisis de la literatura especializada consultada que permita identificar,

clasificar y definir cuáles son los modelos existentes con ventajas, desventajas, campos

de aplicación y tendencias para el estudio de riesgos en la etapa de formulación de un

proyecto.

Diseñar un procedimiento para realizar un estudio de riesgos de acuerdo con los modelos

consultados y revisados de la literatura especializada.

Aplicar el procedimiento diseñado al caso de estudio denominado Producción de tomate

chonto larga vida en una granja del corregimiento La Dolores en el municipio de Palmira,

Valle del Cauca.

3. JUSTIFICACION

Este trabajo entregará un procedimiento para realizar la evaluación de riesgos en la etapa de

formulación de proyectos. Aportará una metodología para la planificación, identificación, análisis

y respuesta a los principales riesgos que pueden influir en el éxito o fracaso de los proyectos y

que deben ser estudiados desde la etapa de formulación ya que tienen impacto en la viabilidad

del proyecto. A través de una revisión bibliográfica, se identificarán los principales métodos y

herramientas para la evaluación de riesgos basados en las variables y covariables más usadas

por los diferentes autores analizados y se diseñará un procedimiento para la evaluación de

riesgos en la etapa de formulación para el proyecto Producción de tomate chonto larga vida en

una granja del corregimiento La Dolores en el municipio de Palmira, Valle del Cauca.

4. MARCO REFERENCIAL

4.1. Antecedentes

Se realizó una revisión bibliográfica donde se identificaron algunos artículos y libros de

importancia para la gestión de riesgos del proyecto, que se describen en el Anexo 1. (Ver

Anexo 1)

9

Adicional a esto, Rodrigues y Crispim en 2014 (Rodrigues-da-Silva & Crispim, 2014)

realizaron una investigación donde presentan un compilado de las prácticas más utilizadas

en las diferentes etapas del proceso de gestión de riesgos del proyecto. Esta búsqueda

obtuvo 93 artículos que citan prácticas y/o técnicas utilizadas en algunos de los pasos del

proceso de gestión de riesgos. Esta selección dio lugar a un conjunto de 56 artículos

publicados entre 1995 y 2013.

En la Ilustración 1 se presenta el número de publicaciones por año las cuales citaron

ejemplos de prácticas o aplicaciones de las técnicas

Ilustración 1. Número de publicaciones por año que citaron ejemplos prácticos

Fuente: (Rodrigues-da-Silva & Crispim, 2014)

De este conjunto, sólo 29 artículos asocian las prácticas de gestión de riesgo al desempeño

del proyecto. De los 29 artículos restantes, 12 presentan prácticas y técnicas para todas las

etapas del proceso de gestión del riesgo del proyecto. Entre estos doce artículos, diez están

dedicados a sectores específicos de la aplicación de gestión de proyectos, como la

construcción y la tecnología de la información (Rodrigues-da-Silva & Crispim, 2014).

En la Ilustración 2 se presentan las áreas más significativas donde los autores han

identificado o realizado prácticas de gestión de riesgos.

0

1

2

3

4

5

6

7

8

2013 2012 2011 2010 2009 2008 2007 2006 2005 2004 2002 2001 2000 1999 1998 1997 1995

Articulos que citaron ejemplos practicos

10

Ilustración 2. Principales áreas de interés

Fuente: (Rodrigues-da-Silva & Crispim, 2014)

4.1.1. Marco Conceptual

Todos los proyectos tienen implícitos algún tipo de riesgo. Podemos decir que el riesgo

es algo desconocido que, si se produce, afecta en forma negativa o positiva los objetivos

del proyecto. Por lo tanto, un evento incierto puede ser algo bueno o algo malo (Lledó,

2013).

En la gestión de riesgos del proyecto, los factores de tiempo, costo y calidad son factores

clave para juzgar el éxito del proyecto; y se deben analizar de forma simultánea cuando

se discute el problema de la selección de las estrategias de respuesta a los riesgos del

proyecto (Zhang, 2014).

Alcance del proyecto: se refiere a los objetivos de un proyecto y el presupuesto de

tiempo y costo que se ha asignado para lograr estos objetivos. Un buen documento de

alcance del proyecto define específicamente las tareas que se van a realizar, la fecha

específica en que estas tareas se deben realizar y el presupuesto asignado para estas

(Zhang, 2014).

Estructura de desglose del trabajo: la estructura de desglose del trabajo (EDT) es una

herramienta que se utiliza para definir y agrupar las actividades de trabajo de un proyecto

y determinar el alcance del proyecto. Cada actividad tiene su propio alcance, similar al

38%

21%

21%

4%

4% 3%

3% 3% 3%

Areas de interes Tecnologia de lainformacionConstruccion einfraestructuraGenerico

Petroleo y gas

Defensa

Proyectos complejos-genericosDesarrollo de productos

Industria automovilistica

Sector publico

11

del proyecto, la cual se puede dividir en tres aspectos fundamentales: calidad, tiempo y el

costo. Una EDT toma la forma de un diagrama de árbol, los factores clave del proyecto

se muestran en la parte superior y los de cada actividad se muestra en la parte inferior

(Zhang, 2014).

Evento riesgoso: es una condición incierta que, si se materializa, afectará algunos de

los elementos de trabajo del proyecto en aspectos de calidad, tiempo y costo (Impacto)

(Zhang, 2014). Cada evento riesgoso tiene alguna chance de suceder (probabilidad de

ocurrencia) (Lledó, 2013). Se puede obtener una buena estimación de los beneficios o

costos esperados de un evento riesgoso si se multiplica su probabilidad de ocurrencia por

el impacto (valor monetario esperado) (Lledó, 2013).

Riesgos desconocidos o imprevistos: Los imprevistos son aquellos riesgos

desconocidos que pueden ocurrir sin haber anticipado su ocurrencia. Estos sucesos

dependen de una inusual combinación de factores que no se pudieron detectar con

anticipación (Lledó, 2013).

Reservas para contingencias: para los riesgos identificados y cuantificados, se puede

estimar una reserva monetaria para contingencias, que forman parte de la línea base de

costo del proyecto. Por su parte, los riesgos desconocidos no se pueden gestionar de

manera proactiva y podrían considerarse asignando una reserva de gestión general al

proyecto, que no forma parte de la línea base de costo, pero si se incluye en el

presupuesto total del proyecto (Lledó, 2013).

Actitud frente al riesgo: la respuesta de una organización o individuo frente a un riesgo

potencial, depende de varios factores que conforman su actitud frente al riesgo. Entre los

principales factores podemos mencionar (Lledó, 2013):

Apetito: el grado de incertidumbre que estamos dispuestos a aceptar para obtener

una posible recompensa a futuro.

Tolerancia: qué cantidad de riesgo estamos dispuestos a enfrentar.

Respaldo financiero: organizaciones con gran respaldo financiero podrían tolerar más

riesgo que aquellas con menos recurso.

Diversificación: si tenemos los huevos en diferentes canastas, podríamos aceptar

más riesgo.

12

4.1.2. Evolución del concepto

El concepto de riesgo ha presentado una evolución desde su clasificación hasta las

diferentes metodologías que se han desarrollado para su gestión. Durante la revisión

literaria se identifican las diferentes etapas y metodologías que se han desarrollado a

través del tiempo, así como se resalta la importancia que ha tomado el concepto de

riesgo al entrar a considerarse un área de conocimiento con impacto en la viabilidad y

éxito de los proyectos. (Ver Anexo 1)

4.2. Marco Teórico

El marco teórico de este proyecto se desarrolla para dar respuesta a la variable dependiente

de la investigación, la cual está relacionada con la identificación de las técnicas más usadas

para la evaluación del riesgo en los proyectos. Para esto se realizó una revisión bibliográfica

en la que se describen las variables independientes usadas por cada uno de los autores

analizados, la cual se encuentra desarrollada en el Anexo 2. (Ver Anexo 2). A partir de este

análisis se consideraron para el proyecto las variables independientes que se amplían a

continuación.

4.2.1. Planificación de la gestión de riesgos

Planificar la Gestión de los Riesgos es el proceso de definir cómo realizar las

actividades de gestión de riesgos de un proyecto (Project Management Institute,

2013). El proceso Planificar la Gestión de los Riesgos indica la cantidad de tiempo

que se le debe dedicar a la gestión de los riesgos de acuerdo con las necesidades

del proyecto. También responde preguntas sobre quiénes estarán involucrados y

sobre la forma en que el equipo llevará a cabo la gestión de los riesgos (Mulcahy,

2013). La Tabla 1 resume la información contenida en el plan de gestión de riesgos

del proyecto.

13

Tabla 1. Información contenida en el plan de gestión de riesgos del proyecto

Descripción del proyecto Objetivos del proyecto

Dependencias externas

Identificación de interesados

Alcance de la gestión de riesgos y objetivos

Umbrales

Priorización de los objetivos del proyecto

Pesos y otros parámetros

Amenazas inaceptables

oportunidades imperdibles

Matriz de PxI y escalas de probabilidad

criterio de selección

actividades de riesgo Identificación de riesgo

Evaluación cualitativa de riesgo

Evaluación cuantitativa de riesgo

Plan de respuesta al riesgo

Monitoreo y control de riesgo

Responsabilidades y funciones Propietarios del riesgo

Los documentos de gestión de riesgos

Estructura de desglose de riesgos EDR

Registro de riesgos

Plantillas

Fuente: (Peixotoa, Teresoa, Fernandesa, & Almeidab, 2014)

A continuación se presentan las herramientas más referenciadas por los distintos autores

consultados para la planificación de gestión de riesgos:

Técnicas analíticas 4.2.1.1.

Las técnicas analíticas se utilizan para entender y definir el contexto general de la

gestión de riesgos del proyecto. El contexto de la gestión de riesgos es una

combinación entre las actitudes de los interesados frente al riesgo y la exposición al

riesgo estratégico de un determinado proyecto sobre la base del contexto general del

proyecto. Por ejemplo, se puede realizar un análisis del perfil de riesgo de los

interesados a fin de clasificar y calificar el apetito y la tolerancia al riesgo de los

interesados del proyecto. Otras técnicas, como el uso de hojas de calificación del

riesgo estratégico, se utilizan para proporcionar una evaluación de alto nivel de la

exposición al riesgo del proyecto sobre la base del contexto general del proyecto. En

función de estas evaluaciones, el equipo del proyecto puede asignar los recursos

14

adecuados y centrarse en las actividades de gestión de riesgos (Project Management

Institute, 2013).

Reuniones de planificación y análisis 4.2.1.2.

Los equipos del proyecto celebran reuniones de planificación para desarrollar el plan

de gestión de los riesgos. Los participantes de estas reuniones pueden ser, entre

otros, el director del proyecto, miembros del equipo del proyecto e interesados

seleccionados, cualquier persona de la organización con la responsabilidad de

gestionar la planificación y ejecución de actividades relacionadas con los riesgos, así

como otras personas, según sea necesario (Project Management Institute, 2013).

En estas reuniones, se definen los planes de alto nivel para efectuar las actividades

de gestión de riesgos, se desarrollan los elementos de costo de la gestión de riesgos

y las actividades de cronograma, para incluirlos en el presupuesto y el cronograma

del proyecto y se asignan las responsabilidades de la gestión de riesgos (Gómez,

2014).

4.2.2. Identificación de riesgos

Es el proceso para hallar, reconocer y registrar los riesgos. El propósito de la

identificación del riesgo es identificar lo que podría suceder o cuáles situaciones podrían

existir que afecten el logro de los objetivos del proyecto.

El proceso de identificación del riesgo incluye identificar las causas y la fuente del riesgo,

los eventos, las situaciones o las circunstancias que podrían tener un impacto sobre los

objetivos y la naturaleza de dicho impacto. (Instituto Colombiano de Normas Técnicas y

Certificación, 2013) Este esfuerzo debe involucrar a todos los interesados y es posible

que incluso involucre revisiones de textos, investigación y conversaciones con los que no

son interesados. A veces, el grupo clave comenzará el proceso y, a partir de ese

momento, otros miembros del equipo se irán involucrando, lo que convertirá Identificar los

Riesgos en un proceso iterativo. (Mulcahy, 2013)

De acuerdo con la revisión bibliográfica realizada, se describirán a continuación algunas

de las técnicas más utilizadas para la identificación de riesgos de un proyecto:

Revisión de la documentación: 4.2.2.1.

Lo que forma parte o no de la documentación puede ayudar a identificar los riesgos,

es decir, el acta de constitución, los contratos y la documentación de planificación.

Los involucrados en la identificación de riesgos podrán leer esta documentación,

15

además de las lecciones aprendidas, artículos y otros documentos, con el fin de

descubrir los riesgos. (Mulcahy, 2013)

Lluvia de ideas 4.2.2.2.

La Lluvia de ideas es un método para generar muchas ideas de un grupo de

personas. No tiene por qué ser necesariamente restringido a arriesgar problemas de

identificación, pero tiene una amplia aplicación en la literatura como una técnica de

identificación de riesgos. Se ha demostrado ser la técnica más utilizada en la práctica.

Hay algunas diferencias en la literatura entre los tipos de lluvia de ideas. Estos

tienden a ser presentados ya sea como un estructurado o un enfoque simple. Con

frecuencia no hay distinción entre los dos. Un enfoque estructurado se ha demostrado

que produce soluciones más integrales.

El objetivo de un enfoque estructurado para la lluvia de ideas, es obtener un gran

número de opiniones de un grupo de personas en un tiempo limitado. Este es

óptimamente 20 minutos con un grupo de 12 participantes. Estos participantes deben

incluir un líder; un líder asociado; cinco miembros principales y cinco personas. Se

establecen cuatro reglas básicas en este proceso que deben ser transmitidas a los

participantes en una introducción por parte del facilitador de la sesión: i) la crítica no

está permitida; ii) los participantes deben sentirse en libertad de plantear sus ideas;

iii) se busca un gran número de ideas y iv) las personas deben intercambiar sus

ideas dentro del grupo. El líder debe asegurarse de que las normas se cumplan, y

que el objetivo está claramente definido. (Forbes, Smith, & Horner, 2008). La reunión

se desarrollara de la siguiente manera:

El facilitador prepara antes de la sesión las orientaciones y guías de pensamiento

adecuadas para el contexto.

- Se definen los objetivos de la sesión y se explican las reglas.

- El facilitador empieza una secuencia de pensamiento y todos exploran las ideas

identificando tantos aspectos como sea posible. No hay discusión en este punto

acerca de si las cosas deberían o no estar en la lista ni sobre lo que significan las

declaraciones particulares, ya que esto tiende a inhibir el flujo libre del

pensamiento.

- El facilitador puede orientar a las personas en una nueva ruta cuando se ha

agotado una dirección de pensamiento o cuando la discusión se desvía

demasiado. Sin embargo, el propósito es recolectar tantas ideas diversas como

16

sea posible para el análisis posterior. (Instituto Colombiano de Normas Técnicas y

Certificación, 2013)

Estructura de Desglose del Riesgo (Risk Breakdown Structure) 4.2.2.3.

El RBS es una estructura jerárquica que representa los factores de riesgo del

proyecto y de la organización general y eventos organizados por grupo y categoría.

La principal ventaja de una RBS se deriva de la capacidad de mostrar un esquema

jerárquico integral que puede reducirse o ampliarse, en profundidad o en amplitud,

para satisfacer diferentes necesidades. Los elementos de la RBS son exhaustivos y

mutuamente excluyentes de modo que cada uno de los riesgos identificados se

pueden asignar a un solo elemento y no se puede asignar a más de un artículo.

Además, el RBS ofrece una ilustración visual de la exposición global de riesgo, lo que

permite la detección de elementos de riesgo específicos, y facilita la localización de

las zonas de riesgo en el que la organización está expuesta a graves daños, por lo

que requiere una atención especial por la gestión de la organización.

Existen varios enfoques para la clasificación de los riesgos identificados en una RBS.

Varios enfoques proponen un concepto genérico de categorización del riesgo para

que puedan ser empleados para proyectos en cualquier ámbito empresarial. Otros

enfoques están orientados a la industria y ofrecen una lista predefinida de categorías

relacionadas con la actividad principal de tipo específico de proyectos. (Holzmann &

Spiegler, 2011)

El enfoque de estructura de desglose de riesgo para la identificación de riesgos es

menos ampliamente conocido y utilizado que la lluvia de ideas.

El RBS sigue principios similares a una estructura de desglose del trabajo. Los

riesgos se dividen en paquetes manejables, definibles en un formato jerárquico. La

identificación de los riesgos en un formato estructurado permite al evaluador revisar

los riesgos y llevar a cabo las etapas de análisis del proceso de gestión de riesgos. El

nivel más alto de la RBS contiene el objetivo de la evaluación. El enfoque de RBS no

es una lista de las fuentes de riesgo, pero presenta una jerarquía que aumenta el

nivel de detalle sobre el origen del riesgo de acuerdo con el incremento de niveles.

Los elementos de cada nivel de la RBS pueden ser considerados a su vez para

revisar los riesgos. Este enfoque estructurado actúa como un aviso para aumentar la

cobertura de los riesgos identificados a partir de la experiencia de los involucrados.

(Forbes, Smith, & Horner, 2008)

17

4.2.3. Análisis cualitativo

Una vez se hayan identificado los riesgos del proyecto, se deberá determinar qué se va a

hacer con ellos. Sin embargo, antes de diseñar un plan de acción, es necesario analizar

los riesgos y su probabilidad e impacto potencial en el proyecto para determinar cuáles

requieren una respuesta. Los riesgos identificados se deben priorizar con el fin de

determinar aquellos en los cuales se debe centrar el esfuerzo, basados en la lista de

riesgos creada anteriormente.

El Análisis Cualitativo de Riesgos evalúa la prioridad de los riesgos identificados

usando:

El impacto sobre los objetivos del proyecto si los riesgos efectivamente se

materializan.

La probabilidad de ocurrencia. Se puede mejorar el desempeño del proyecto

concentrándose en los riesgos de alta prioridad. (Gómez, 2014)

El proceso de Análisis Cualitativo de Riesgos implica hacer esta medición y crear una

lista corta de los riesgos que arrojan un nivel alto. Los riesgos seleccionados como

prioritarios pueden ser posteriormente analizados en el proceso Realizar el Análisis

Cuantitativo de Riesgos o pueden pasar al proceso Planificar la Respuesta a los Riesgos.

(Mulcahy, 2013). Una de las principales herramientas que permiten realizar este proceso

se describe a continuación:

Matriz de probabilidad e impacto 4.2.3.1.

Esta matriz es un medio de combinar calificaciones cualitativas y semi-cuantitativas

de las consecuencias y las probabilidades para producir un nivel de riesgo o una

calificación de riesgo. El formato de la matriz y las definiciones que se le aplican

dependen del contexto en el cual se utiliza y es importante que se utilice un diseño

adecuado para las circunstancias.

Los elementos de entrada para el proceso son escalas adaptadas para la

consecuencia y la probabilidad y una matriz que combina estos dos factores. La

escala (o escalas) de consecuencia deberían cubrir el rango de tipos diferentes de

consecuencias que se han de considerar (Por ejemplo: Pérdida financiera, seguridad,

ambientes u otros parámetros, dependiendo del contexto) y se deberían extender

desde la consecuencia máxima creíble hasta la consecuencia de interés mínimo.

18

En el caso de la escala de probabilidad, es necesario que la escala cubra un rango

pertinente, recordando que la probabilidad mínima debe ser aceptable para la máxima

consecuencia definida, de lo contrario todas las actividades con la consecuencia

máxima se definen como intolerables.

Una matriz se dibuja con la consecuencia en un eje y la probabilidad en el otro. Los

niveles de riesgo asignados a las celdas dependerán de las definiciones para las

escalas de probabilidad y consecuencia. (Instituto Colombiano de Normas Técnicas y

Certificación, 2013)

4.2.4. Análisis cuantitativo

El análisis cuantitativo estima valores prácticos para las consecuencias y sus

probabilidades, y produce valores del nivel de riesgo en unidades específicas definidas

en el momento de desarrollar el contexto. El análisis cuantitativo completo no siempre

puede ser posible o deseable debido a la información insuficiente acerca de la actividad

sometida a análisis, la falta de datos, la influencia de factores humanos, etc., o debido a

que el esfuerzo en el análisis cuantitativo no está garantizado ni se exige. En tales

circunstancias, una calificación comparativa semi-cuantitativa o cualitativa de los riesgos

por parte de especialistas que conozcan muy bien sus campos respectivos, puede ser

eficaz. A continuación se describen las principales herramientas usadas por algunos de

los principales autores para realizar el proceso de análisis cuantitativo:

Análisis de sensibilidad 4.2.4.1.

El análisis de sensibilidad significa variar las entradas de un modelo para identificar

cómo cambian los resultados. Este tipo de análisis es un componente muy

importante del uso experimental de modelos ya que permite:

Determinar si el modelo se considera o no "correcto”

Explorar las implicaciones de diferentes supuestos.

En muchos modelos se debe hacer suposiciones que no se pueden probar, por lo

tanto el análisis de sensibilidad examina la dependencia de los resultados con

estos supuestos.

Por lo tanto, para determinar qué afecta y qué no al proyecto, se requiere

incorporar un análisis de sensibilidad a lo largo del proceso de modelaje. (Gómez,

2014)

19

Análisis de árbol de decisiones 4.2.4.2.

Un árbol de decisiones representa alternativas de decisión y resultados de modo

secuencial que toman en consideración los resultados inciertos. Se utiliza en la

gestión de riesgos del proyecto y en otras circunstancias para facilitar la selección del

mejor curso de acción cuando existe incertidumbre. La representación gráfica también

puede ayudar a comunicar los motivos de las decisiones.

Un árbol de decisiones empieza con una decisión inicial, por ejemplo proseguir con el

proyecto A en lugar del proyecto B. A medida que los dos proyectos hipotéticos

prosiguen, ocurrirán eventos diferentes y será necesario tomar diferentes decisiones

predecibles. Estas decisiones están representadas en formato de árbol. La

probabilidad de los eventos se puede estimar junto con el costo o la utilidad del

resultado final de esa trayectoria.

La información con respecto a la mejor trayectoria de decisión lógicamente es aquella

que produce el valor calculado máximo esperado como producto para todas las

probabilidades condicionales a lo largo de la trayectoria y el valor del resultado.

(Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, 2013)

4.2.5. Planificación de respuesta al riesgo

La planificación de la respuesta al riesgo consiste en desarrollar procedimientos y

técnicas que permitan mejorar las oportunidades y disminuir las amenazas que inciden

sobre los objetivos del proyecto. Este suele ser el proceso más importante de la gestión

de riesgos, pues es aquí donde se toma la decisión de cómo responder a cada riesgo

identificado (Lledó, 2013). Cuando se identifica y se evalúa un evento de riesgo, debe

tomarse una decisión acerca de la respuesta adecuada para el suceso específico. La

respuesta al riesgo puede clasificarse como mitigadora, de omisión, de transferencia, de

distribución o de retención (F. Gray & W. Larson, 2009).

El plan de respuesta al riesgo deberá tener la información contenida en la tabla 2, y debe

estar unido al registro de riesgos del proyecto, teniendo un registro de respuesta al

riesgo para cada riesgo individual (Peixotoa, Teresoa, Fernandesa, & Almeidab, 2014).

20

Tabla 2. Información contenida en el plan de respuesta al riesgo


ID Posibles resultados del riesgo

Supuestos

ID Propietarios del riesgo

ID entidades envueltas en el riesgo

Plan de comunicación

Tipo de acción de intervención

Preventiva

Contingencia

Correctiva

Estrategias de respuesta

Evitar/explorar

Mitigar/mejorar

Transferir/compartir

Aceptar

ID riesgos secundarios


4.2.6. Monitoreo y control de riesgo

El último paso en el proceso de administración de riesgos es el control de éstos; es decir,

ejecutar la estrategia de respuesta al riesgo, supervisar los eventos que lo desatan, iniciar

planes de contingencia y estar preparado para nuevos riesgos. El establecimiento de un

sistema de administración del cambio para manejar los eventos que necesitan

modificaciones formales de alcance, presupuesto y/o programación del proyecto es un

elemento esencial en el control de riesgos (F. Gray & W. Larson, 2009). A continuación

se presentan algunas de las herramientas más usadas en el control e riesgo por los

autores consultados

Auditorias de riesgo 4.2.6.1.

La auditoría de riesgos tiene el propósito de evaluar la forma en que los planes de

respuesta de la gestión de riesgos se están llevando a cabo y si son adecuados para

controlar el riesgo del proyecto, y deben ocurrir cada vez que un riesgo se produce en

el proyecto (Peixotoa, Teresoa, Fernandesa, & Almeidab, 2014). La Tabla 3 muestra

la estructura del documento de auditoría riesgo.

21

Tabla 3. Estructura del documento de auditoria de riesgo

Auditoria de riesgos Gestión de la auditoria de riesgos

ID y descripción del riesgo Realización de los procesos del plan de gestión de riesgos y las herramientas y técnicas usadas en riesgos

Fecha de acción del plan de respuesta

Causas que hicieron que los riesgos ocurrieran

Respuestas en acción Lecciones aprendidas

Observaciones realizadas sobre las respuestas

Comunicaciones realizadas

Descripción de buenas practicas Resultados del plan de respuesta

Acciones y mecanismos que deben ser mejorados


Análisis de variación y tendencias 4.2.6.2.

Consiste en comparar los resultados del proyecto con su línea base. Por ejemplo, los

riesgos de retraso y exceso de costos, se pueden evaluar con la gestión del valor

ganado (Lledó, Libro Dirección de Proyectos. Segunda Edición, 2013).

Reuniones de estado 4.2.6.3.

La gestión de los riesgos del proyecto debe ser un punto del orden del día en las

reuniones periódicas sobre el estado del proyecto. El tiempo requerido para tratar

este asunto variará en función de los riesgos que se hayan identificado, de su

prioridad y de la dificultad de respuesta. La gestión de riesgos se torna más sencilla

conforme se practica con mayor frecuencia. Los debates frecuentes sobre los riesgos

aumentan las posibilidades de que las personas identifiquen los riesgos y las

oportunidades (Project Management Institute, 2013).

5. METODOLOGÍA

La investigación se realizó bajo un enfoque cuantitativo. Es de tipo descriptivo porque

únicamente pretende medir o recoger información de manera independiente o conjunta sobre los

conceptos o las variables relacionadas con la evaluación de riesgos de proyectos en la etapa de

formulación de proyectos, y su diseño fue No Experimental Transversal. (Hernández Sampieri,

Fernández Collado, & Baptista Lucio, 2010). Para realizar la recolección de la información se

hizo una búsqueda en base de datos en páginas de Internet, en documentos físicos en

bibliotecas e información de expertos (Grupo de investigación de las distintas áreas de

22

conocimiento). Se diseñaron dos instrumentos para recolectar, clasificar y analizar la información

recolectada a partir de la literatura, la cual sería la fuente para el diseño del procedimiento.

El primer instrumento consiste en una matriz en la cual se clasificaron todos los documentos por

autor, objetivo, método y resultado, identificando así las diferentes metodologías planteadas por

los autores para la evaluación de riesgos. Adicionalmente, el segundo instrumento consistió en

una matriz de variables y co-variables, en donde se identificaron las etapas de evaluación de

riesgos más usadas en la literatura, a partir de lo cual se procedió a diseñar el procedimiento

para la evaluación de riesgos en la etapa de formulación del proyecto de Producción de tomate

chonto larga vida en una granja del corregimiento La Dolores en el municipio de Palmira, Valle

del Cauca.

5.1. Actividades por objetivo

5.1.1. Objetivo Específico 1

Para cumplir con el primer objetivo específico se realizará una revisión y análisis

bibliográfico, que permita identificar las variables y co-variables que componen las

diferentes metodologías utilizadas en la evaluación de riesgos durante la etapa de

formulación de los proyectos.


Para alcanzar el segundo objetivo específico se diseñará una metodología, documentada

mediante un procedimiento, que incluirá los pasos a seguir para desarrollar las diferentes

etapas de la evaluación de riesgos aplicables a la fase de formulación de proyectos.


Para el logro del tercer objetivo específico se realizará la aplicación del procedimiento

diseñado para la etapa de formulación del proyecto de Producción de tomate chonto larga

vida en una granja del corregimiento La Dolores en el municipio de Palmira, Valle del

Cauca. Dicha aplicación deberá quedar registrada en los formatos establecidos para tal

fin.

23

6. RESULTADOS

6.1. Análisis de la literatura

Con base en la revisión literaria desarrollada en el numeral 4 de esta investigación, se

identificó que la evaluación de riesgos en la etapa de formulación de un proyecto, de acuerdo

con el alcance, deberá incluir las siguientes etapas:

Etapa Objetivo

Planificar la evaluación de riesgos Determinar cómo se planificarán y ejecutarán las actividades de identificación, análisis y respuesta de los riesgos para la etapa de formulación del proyecto.

Identificar riesgos

Identificar cuáles son los riesgos que afectan al proyecto desde cada uno de los análisis realizados en la investigación (Mercado, técnico, económico, financiero, social y administrativo).

Realizar análisis cualitativo Estimar de manera cualitativa (ej. alto, medio, bajo) la probabilidad y el impacto de cada riesgo con el fin de hacer una priorización de los mismos.

Planificar la respuesta al riesgo Planificar y cuantificar (costo) las acciones que se llevarán a cabo para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas.

Fuente: Elaboración propia

6.2. Diseño del procedimiento

6.2.1. Objetivo del procedimiento

Construir un procedimiento que contendrá los pasos a seguir para aplicar las diferentes

técnicas para la evaluación de riesgos durante la etapa de formulación de proyectos, de

acuerdo a las características y requisitos del proyecto Producción de tomate chonto larga

vida en una granja del corregimiento La Dolores en el municipio de Palmira, Valle del

Cauca.

6.2.2. Alcance del procedimiento

Aplica para la evaluación del riesgo en la etapa de formulación del proyecto.

6.2.3. Definiciones

Los conceptos definidos para esta investigación se encuentran documentados en el

numeral 4.1.1.

24

6.2.4. Diagrama de flujo del proceso

En la Ilustración 3 se presenta a través de un diagrama de flujo el desarrollo de la

metodología seleccionada.

Ilustración 3. Diagrama de flujo del proceso


25

6.2.5. Descripción del procedimiento (Instructivo)

A continuación se presenta la metodología seleccionada a través de la revisión

bibliográfica de los principales métodos para desarrollar los 6 procesos de la gestión de

riesgos en el proyecto Producción de tomate chonto larga vida en una granja del

corregimiento La Dolores en el municipio de Palmira, Valle del Cauca:

Planificar la evaluación de riesgos 6.2.5.1.

Dado que el presente trabajo tiene como objetivo evaluar la factibilidad de desarrollar

el proyecto Producción de tomate chonto larga vida en una granja del corregimiento

La Dolores en el municipio de Palmira, Valle del Cauca, no se considerará el

desarrollo de un plan de gestión de riesgos con todas sus implicaciones; sino que se

tendrá un entregable con los elementos que definen la orientación de lo que se va a

hacer en la evaluación de riesgos (Plan de evaluación de riesgos), tal como se

describe a continuación:

Paso 1: Identificar los objetivos del proyecto

Paso 2: Identificar los interesados del proyecto

Paso 3: Definir los objetivos y el alcance de la evaluación de riesgos

o Establecer umbrales

o Establecer los pesos y demás parámetros (escalas de probabilidad e

impacto, nivel de riesgo y respuesta al riesgo)

Paso 5: Definir las técnicas y herramientas de evaluación del riesgo de acuerdo

con cada una de las actividades de gestión del riesgo propuestas

Paso 6: Identificar el equipo que va a realizar la evaluación de riesgos,

responsables y funciones

La información contenida en el plan de evaluación de riesgos del proyecto se resume

en la tabla 4:

26

Tabla 4. Plan de evaluación de riesgos

Escalas de probabilidad e

impacto

Oportunidades

imperdiblesNivel de riesgo Criterios de selección

Proceso Roles Personas Responsabilidades

Herramientas

Herramientas

Herramientas

Herramientas

Descripcion del proyecto

Objetivos y el alcance de la

evaluación de riesgos

Descripción

Descripción

Descripción

Documentos de gestión de

riesgos

Actividades de riesgo

Descripción

Evaluacion cualitativa de riesgo

Descripción Herramientas

PLAN DE EVALUACIÓN DE RIESGOS

Planificacion de gestion de los riesgos

Identificacion de riesgo

Evaluacion cuantitativa de riesgo


Responsabilidades y

funciones


Objetivos del proyecto

Identificacion de interesados

Umbrales

Identificación de Riesgos

Planificación de Respuesta a los Riesgos

Seguimiento y Control del Riesgos

Fuente: elaboración propia

Identificación de riesgos 6.2.5.2.

El proceso de identificación de riesgos se desarrollará en los siguientes pasos:

Paso 1: Coordinar una sesión de lluvia de ideas en donde participarán los

interesados y los grupos especializados del proyecto (Análisis técnico, ambiental,

social, administrativo, económico y financiero).

Paso 2: Consolidar los riesgos identificados por medio de las sesiones de lluvia de

ideas para su posterior análisis.

Paso 3: Diligenciar la plantilla de identificación de riesgos

27

En la tabla 5 se presenta la plantilla de identificación de riesgos, a partir de la cual se

realiza la identificación preliminar de riesgos para las diferentes áreas de gestión del

proyecto.

Tabla 5. Plantilla de identificación de riesgos

ID Categoría Causa Evento de riesgo Impacto Área que impacta






SOCIALES

AMBIENTALES

LISTA INICIAL DE RIESGOS

ADMINISTRATIVOS

MERCADO

ECONOMICOS Y FINANCIEROS

TECNICOS


Paso 4: Clasificar los riesgos identificados de acuerdo al modelo de RBS (Risk

Break Down Structure).

En la Ilustración 4 se presenta la RBS a partir de la cual se realiza la clasificación

de los riesgos consignados en la tabla 5.

28

Ilustración 4. Modelo RBS para la clasificación de riesgos

Fuente: Tomado de https://pmbokproyectos.wordpress.com/gestion-de-los-riesgos/

Análisis cualitativo 6.2.5.3.

Los pasos a seguir para realización del proceso de análisis cualitativo son:

Paso 1: Calcular la probabilidad de cada uno de los riesgos de acuerdo con la

escala definida en Plan de Evaluación de respuesta al riesgo.

Paso 2: Determinar el impacto de los riesgos identificados de acuerdo con la

escala definida en Plan de Evaluación de respuesta al riesgo.

Paso 3: Calcular el nivel de riesgo con base en el producto de las variables de

probabilidad e impacto.

Paso 4: Priorizar los riesgos de acuerdo con el nivel de riesgo.

Paso 5: Diligenciar la plantilla de evaluación de riesgos

En la tabla 6 se presenta la plantilla de evaluación del nivel de riesgos.

Proyecto

Técnico

Requisitos

Tecnología

Complejidades e interfaces

Rendimiento y fiabilidad

Calidad

Externo

Subcontratistas y proveedores

Regulatorio

Mercado

Cliente

Condiciones climáticas

De la organización

Dependencias del proyecto

Recursos

Financiación

Priorización

Dirección de proyectos

Estimación

Planificación

Control

Comunicación

https://pmbokproyectos.wordpress.com/gestion-de-los-riesgos/

29

Tabla 6. Plantilla de Evaluación del nivel de riesgo

Costo Tiempo Alcance Calidad

EVALUACIÓN DEL NIVEL DE RIESGO

ID Probabilidad Nivel de riesgoImpacto

PxI


Análisis Cuantitativo 6.2.5.4.

Dadas las características, requisitos y escala del proyecto Producción de tomate

chonto larga vida en una granja del corregimiento La Dolores en el municipio de

Palmira, Valle del Cauca, no se realizará el análisis cuantitativo de los diferentes

riesgos identificados; dado que no se considera viable llevar a cabo un estudio de

esta magnitud en la etapa de formulación. El análisis cuantitativo implica determinar

datos de probabilidad e impacto para todo el conjunto de variables que permitan

obtener resultados con mayor precisión y apegados a la realidad de los riesgos que

están relacionados con la información y otros activos de la empresa que aún no se

tienen. El análisis cualitativo, en este caso, permitirá determinar los riesgos prioritarios

identificados y analizados previamente por los expertos.

Planificar la respuesta al riesgo 6.2.5.5.

Paso 1: Con base en la evaluación de nivel de riesgo y solo para los riesgos de

nivel Alto, se desarrollará una matriz de estrategias de respuesta al riesgo.

Paso 2: Desarrollar los planes de respuesta al riesgo

Paso 3: Cuantificar el costo de los planes

Paso 5: Diligenciar la plantilla de plan de respuesta al riesgo

En la tabla 7 se presenta la plantilla plan de respuesta al riesgo

30

Tabla 7. Plantilla de plan de respuesta al riesgo

PLAN DE RESPUESTA AL RIESGO

ID Nivel de riesgo

Estrategia Plan de respuesta

(Descripción) Tipo de plan de acción Costos

asociados Costos ($)

Correctivo Preventivo


Controlar los riesgos 6.2.5.6.

Dado que el presente trabajo tiene como objetivo evaluar la factibilidad de desarrollar

el proyecto Producción de tomate chonto larga vida en una granja del corregimiento

La Dolores en el municipio de Palmira, Valle del Cauca, es improbable la

materialización de los riesgos identificados, por lo cual en esta etapa no se realizara

el proceso de control de riesgos.

6.3. Aplicación del procedimiento

El objetivo de este aparte es realizar la evaluación de riesgos del proyecto Producción de

tomate chonto larga vida en una granja del corregimiento La Dolores en el municipio de

Palmira, Valle del Cauca, a través de la aplicación de la metodología propuesta en el

capítulo 6.2 del presente trabajo.

6.3.1. Plan de evaluación de riesgo

El plan de evaluación de riesgo del proyecto Producción de tomate chonto larga vida en

una granja del corregimiento La Dolores en el municipio de Palmira, Valle del Cauca está

contenido en la tabla 8:

31

Tabla 8. Plan de evaluación de riesgo

Escalas de probabilidad e

impacto

Oportunidades

imperdiblesNivel de riesgo Criterios de selección

PLAN DE EVALUACIÓN DE RIESGOS

Objetivos del proyecto

Identificacion de interesados

Umbrales

Evaluar la factibilidad de desarrollar el proyecto Producción de tomate chonto larga vida en una granja del

corregimiento La Dolores en el municipio de Palmira, Valle del Cauca

1. Inversionistas

2. Comunidad de la Dolores

3. Gobierno local

4. Director del proyecto

4. Equipo Administrativo, tecnico, ambiental, social, riesgos, financiero y economico

La probabilidad de

ocurrencia se definió

como: 1 (Muy baja), 2

(Baja), 3 (Media) y 4 (Alta),

El Impacto o consecuencia

de los riesgos se medirá a

partir del impacto

generado en 4 variables

principalmente: Costo,

tiempo, alcance y calidad.

Aprovechar las

oportunidades que

generen un beneficio

economico >10%

1. Alto-Inaceptable

2. Moderado-posible

interrupción

3. Bajo-impacto minimo

Se realizara un plan de

respuesta solo a los riesgos

altos (calificacion > 12 ), los

riesgos moderados o bajos

seran aceptados o

transferidos

Descripcion del proyecto

Objetivos y el alcance de la

evaluación de riesgos

Nivel Costo Tiempo Alcance Calidad

BajoMínimo o ningún

impacto

Mínimo o ningún

impacto

Mínimo o ningún

impactoMínimo o ningún impacto

Medio < 5%

Desfases menores

en hitos claves: No

es posible cumplir

la fecha requerida

Áreas de alcance

secundarias afectadas

Aceptable, sólo productos muy

exigentes se ven afectados

Alto 5% a 10%

Desfases mayores:

La ruta crítica se ve

afectada

Áreas de alcance

principales afectadas

Aceptable, reducción de la

calidad requiere aprobación del

patrocinador

Muy Alto > 10%

No es posible lograr

los hitos del

proyecto

Inaceptable Inaceptable

32

Proceso Roles Personas Responsabilidades

Administrativo Natalia - Martha

Mercado Benjamin - Andres

Tecnico

Alexander - Ronald-

Camilo

Financiero Raúl - Wilmar

Economico Iván - Juan

Social Ernesto - Diana

Ambiental Bladimir - Wilfredo

Analisis cualitativo TABLA 13

Dado que el presente trabajo tiene como objetivo evaluar la factibilidad de desarrollar el proyecto GRANJA

VIVA S.A.S., es improbable la materialización de los riesgos identificados por lo cual en esta etapa no se

realizara el proceso de control de riesgos.

Identificación de Riesgos

Planificación de Respuesta a los Riesgos

TABLA 9 - TABLA 10 -TABLA 11

TABLA 12

TABLA 14

Planificacion de gestion de los riesgos

Identificacion de riesgo

Evaluacion cuantitativa de riesgo


Responsabilidades y

funciones

Una vez se hayan identificado los riesgos del

proyecto, se deberá determinar qué se va a hacer

con ellos, para lo cual se debe determinar la

probabilidad e impacto potencial en el proyecto

para determinar cuáles requieren una respuesta.

La planificación de la respuesta al riesgo consiste en

desarrollar procedimientos y técnicas que permitan

mejorar las oportunidades y disminuir las amenazas

que inciden sobre los objetivos del proyecto.

* Matriz de probabilidad e impacto

* Juicio de expertos


Documentos de gestión de

riesgos

Actividades de riesgo

* Lluvia de ideas

* Revision de la documentacion

* RBS (RISK BREAK DOWN STRUCTURE)

* Auditorias de riesgo

*Reuniones de estado

* Juicio de expertos

Consultoría

Ejecución

Control

Apoyar la identificación de

riesgos y sus respectivos

planes de acción.

Ejecutar los planes de

acción definidos de

acuerdo con el

presupuesto y cronograma

asignados.

Descripción

Descripción

Descripción

Dadas las características, requisitos y escala del proyecto Producción de tomate chonto larga vida en una

granja del corregimiento La Dolores en el municipio de Palmira, Valle del Cauca, no se realizara el análisis

cuantitativo

Herramientas

Herramientas

Herramientas

Evaluacion cualitativa de riesgo

Descripción Herramientas

El propósito de la identificación del riesgo es

identificar lo que podría suceder o cuáles

situaciones podrían existir que afecten el logro de

los objetivos del proyecto.


Criterios de calificación de probabilidad 6.3.1.1.

Se definió una calificación de 1 a 4 para definir la probabilidad de ocurrencia de los

rasgos identificados, en la tabla 9 se presenta la descripción y la probabilidad

asignada para cada escala.

33

Tabla 9. Criterios de calificación de probabilidad

Calificación Probabilidad Descripción

1 Muy baja

Dependera de una anomalia

externa incontrolable (cambios

climaticos, cambios de

lesgislacion, guerras, etc)

2 Baja El daño ocurrirá raras veces

3 MediaEl daño ocurrirá en algunas

ocasiones

4 AltaEl daño ocurrirá siempre o casi

siempre

CRITERIOS DE CALIFICACIÓN DE PROBABILIDAD


Criterios de calificación de impacto 6.3.1.2.

Se definieron 4 niveles de impacto para los riesgos identificados, el nivel de impacto

se medirá a partir del impacto generado en 4 variables principalmente: Costo,

alcance y calidad, la tabla 10 presenta los criterios de calificación de impacto de los

riesgos ID.

Tabla 10. Criterios de calificación de impacto

CALIFICACIÓN DE IMPACTO

No. Nivel Costo Tiempo Alcance Calidad

1 Bajo Mínimo o

ningún impacto

Mínimo o ningún impacto



2 Medio < 5%

Desfases menores en hitos claves: No es posible cumplir la fecha requerida

Áreas de alcance secundarias afectadas

Aceptable, sólo productos muy exigentes se ven

afectados

3 Alto 5% a 10% Desfases mayores: La ruta crítica se ve

afectada

Áreas de alcance principales afectadas

Aceptable, reducción de la calidad requiere aprobación del patrocinador

4 Muy Alto

> 10% No es posible

lograr los hitos del proyecto

Inaceptable Inaceptable

Fuente: (Gómez, 2014)

Criterios de calificación de priorización de riesgos 6.3.1.3.

En la tabla 11 se presenta la descripción y la probabilidad asignada para cada

escala.

34

Tabla 11. Criterios de priorización de riesgos

Puntaje Nivel de riesgo Descripción del nivel de riesgo Estrategia Significado de cada estrategia

1 - 4Bajo - Impacto

minimo

Se requiere un mínimo de supervisión para

asegurarse que los riesgos permanecen

bajos.

Aceptación

No hacer nada / Dejar por

escrito que se hara cuando

ocurra ese riesgo

5 - 6

Moderado -

Posible

interrupción

Se puede requerir un enfoque diferente. Se

puede necesitar de atención adicional de la

Alta Gerencia.

Transferir o

mitigar

Trasladar el riesgo a un

tercero / Acciones para

disminuir la probabilidad y/o

el impacto

7 - 16 Alto - Inaceptable

Alta Probabilidad de interrupción. Se

requiere un enfoque diferente. Se requiere

prioridad de atención de la Alta Gerencia.

EvitarNo avanzar en el proyecto

hasta disminuir el puntaje

CRITERIOS DE PRIORIZACION DE RIESGOS

Fuente: (Gómez, 2014)

6.3.2. Identificación de riesgos

En la tabla 12 se presenta la lista preliminar de riesgos identificados por los responsables

de las distintas áreas de conocimiento evaluadas en el proyecto:

Tabla 12. Lista preliminar de riesgos


A1 Dirección de proyectos

Desconocimiento o falta de

documentación de los

procedimientos

Falta de claridad en los roles y

responsabilidades

Error u omisión en la ejecución

de funciones

Retraso en el cronograma

Incumplimientos legalesCosto, tiempo

A2De la orgaizacion-

tecnicoFallas en la adecuación locativa

Daño o colapso de la

estructura/oficinas

Incremento en gastos

administrativos

Accidentes

Costo, tiempo

A3 De la organizaciónFalta de conciencia y/o

capacitación

Mala prestación del servicio por

parte de los empleados

Fallas en las relaciones y la

comunicación

Pérdida de imagen

Calidad

A4 Dirección de proyectosFalta de seguridad en los

sistemas de informaciónPérdida de información

Infiltración

Pérdida de registros de ejecuciónTiempo

A5 Externos

Falla en la identificación de

requisitos legales (Nuevas

políticas)

Incumplimientos legales No ejecución del proyecto Costo, tiempo, alcance

A6 De la organizaciónCondiciones/Pagos no

adecuadosRotación del personal


Aumento de costos administrativosCosto, tiempo

A7 Dirección de proyectosFalla en el diseño del plan de

comunicaciones

Problemas de comunicación

entre los empleados


Falta de claridad en los objetivos

Afecta la productividad

Alcance, tiempo

A8De la organización,

dirección del proyecto

Selección errónea de personal e

inexistencia de un programa de

capacitación

Personal no idóneo para las

actividades de CULTIVO y

PRODUCCION


Aumento de costos administrativos

Producto de baja calidad

Costo, tiempo, calidad


M1 Externos

Ausencia de datos de entrada o

captura errónea de la

información de intención de

consumo

Identificación errónea de

consumidores y competidores

Definición incorrecta del tamaño

de mercado

Mayor o menor oferta para la

demanda dada, precio de venta

erróneo

Alcance, Costos

M2 Externos

Inexistencia de un estudio de

precios de competidores

Que la relacion producto precio

no sea atractiva para el cliente

Que el precio fijado no lo pague

el consumidor

Incumplimiento de la meta de

ventas, perdidas económicasAlcance, Costos

M3 Externos

Falla en la identificacion de

competidores y precios

Pactos de comercializacion entre

los distribuidores y los

competidores

Que no se pueda comercializar

el producto

incumplimiento de la meta de

ventas, perdidas económicasAlcance, costos

LISTA INICIAL DE RIESGOS

ADMINISTRATIVOS

MERCADO

35


F1 ExternosVariabilidad en la tasa de

cambio e inflacion

Incertidumbre en el costo de

producción

Fallas en las proyecciones

financieras.Alcance, costos

F2 ExternosVariabilidad en la liquidez de las

entidades financierasAumento de la DTF

Afecta la tasa de endeudamiento de

la inversión.Alcance, costos

F3 Dirección de proyectos

Falla en la selección de los

activos necesarios para la

producción

Inversion en activos no

contemplados Error en el calculo de la ROA Costos

F4 De la organización

No otorgamiento del prestamo

para financiación

Estudio de factibilidad erróneo

Insuficiente numero de

inversionistas

Falta de recursos para ejecucion

del proyectoNo ejecución del proyecto Alcance, costos, tiempo


T1 Técnicos

Inadecuada selección y manejo

del cultivo (preparación del

terreno, riego, plantación o

fertilización)

No obtener la cosecha esperada

en terminos de calidad y

cantidad

Cosechas atrasadas, incumplimiento

de ventas, menores ingresosCosto, alcance, tiempo, calidad

T2 ExternosFalla en la selección del

proveedorMala calidad de la semilla

Impacto negativo en la germinación,

crecimiento, y cosecha Costo, tiempo, calidad

T3 Técnicos, externos

No disponer de las

características analíticas de la

calidad del agua de riego

Mala calidad del agua de riego

problemas en el suelo y en los

cultivos; estos pueden ser

problemas de salinidad; disminución

de la tasa de infiltración, toxicidad

específica sobre los cultivos y menor

rendimiento.

Costo, calidad

T4 Técnicos Inadecuado control de plagas

Perdida o disminución de la

producción por plagas y

enfermedades

Perdida de la cosecha Costo, alcance, tiempo, calidad

T5 TécnicosInexistente o inadecuado plan

de mantenimiento

Parada de la producción por falta

de repuestos de equipos

Atraso de la cosecha

Costos de mantenimientoCosto, tiempo

T6 Externos, técnicos

Cambios climáticos e

inadecuada programación del

riego que determine la cantidad

de agua a aportar, en función de

las necesidades del cultivo y

la climatología

Pérdida de la producción por

inundaciónPerdida del cultivo Costo, tiempo

T7 Externos

Inadecuado plan de

adquisiciones

Falta de comunicación y

seguimiento al proveedor

Retraso en la recepción de

insumos importados

Atraso del inicio del proyecto,

incumplimiento de ventas y

compromisos financieros

Costo, tiempo


S1 Externos

Desacuerdo de la población y/o

interesados con la realización

del proyecto

Protestas graves No se podría ejecutar el proyecto Costo, tiempo

S2 ExternosTránsito de vehículos de carga

pesada en la DoloresAlta accidentalidad

Pérdida de vidas

Daños a vehículos

Pérdida de material (Materia prima y

Producto terminado)

Costo

S3 Externos Apertura del TLC

Población de La Dolores en

desventaja competitiva en el

mercado

Impacto en el cálculo de la demanda Alcance, costo


AM1 Externos Altas precipitacionesInundaciones en la zona de La

DoloresPerdida del cultivo Costos

AM2 Dirección de proyectos

Mala planeacion de la ubicación

del cultivo (zona con bajas

precipitaciones y falta de

fuentes de abastecimiento)

Falta de agua para riego Perdida del cultivo Costos

AM3 Dirección de proyectos

Mala planeacion de la ubicación

del cultivo (zona con bajas

precipitaciones y falta de

fuentes de abastecimiento)

Suelo no apto para la siembraProducto de baja calidad,

disminucion de la cosechaCostos, calidad

AM4 Técnicos

Mala disposicion de aguas

residuales

Manejo inadecuado de residuos

Contaminacion de fuentes

hidricasMultas, cancelacion del proyecto Costo

SOCIALES

AMBIENTALES

ECONOMICOS Y FINANCIEROS

TECNICOS


36

6.3.3. Análisis cualitativo

En la tabla 13 se presenta el análisis cualitativo de los riesgos identificados, de acuerdo

al plan de gestión se calificaron los riesgos identificados (probabilidad e impacto) y se

definió el nivel de riesgo:

Tabla 13. Evaluación del nivel de riesgo

Costo Tiempo Alcance Calidad

A1 1 3 2 - - 3 Bajo

A2 1 3 3 - - 3 Bajo

A3 2 - - - 2 4 Bajo

A4 1 - 2 - - 2 Bajo

A5 2 4 4 4 - 8 Alto

A6 2 2 2 - 1 4 Bajo

A7 1 - 2 3 - 3 Bajo

A8 3 2 2 - 3 9 Alto

M1 3 3 - 3 - 9 Alto

M2 2 4 - 2 - 8 Alto

M3 2 3 - 3 - 6 Moderado

F1 2 2 - 2 - 4 Bajo

F2 2 2 - 2 - 4 Bajo

F3 1 2 1 - - 2 Bajo

F4 2 4 4 4 - 8 Alto

T1 2 3 3 3 3 6 Moderado

T2 2 2 2 - 3 6 Moderado

T3 2 3 - - 2 6 Moderado

T4 3 3 3 3 3 9 Alto

T5 2 2 3 - - 6 Moderado

T6 2 3 3 - - 6 Moderado

T7 2 2 3 - - 6 Moderado

S1 1 4 4 - - 4 Bajo

S2 1 3 - - - 3 Bajo

S3 2 2 - 3 - 6 Moderado

AM1 1 4 - - - 4 Bajo

AM2 1 4 - - - 4 Bajo

AM3 1 4 - - - 4 Bajo

AM4 2 4 - - - 8 Alto

EVALUACIÓN DEL NIVEL DE RIESGO

ID Probabilidad Nivel de riesgoImpacto

PxI


6.3.4. Planificar la respuesta al riesgo

Solo para los riesgos cuyo nivel es alto se realizó un plan de respuesta, la descripción de

este plan y los costos asociados se presentan en la tabla 14.

37

Tabla 14. Plan de respuesta al riesgo

Correctivo Preventivo

A5 Alto Evitar

Contratar un abogado por labor, para

realizar la identificación y evaluación

de cumplimiento de requisitos legales

X1. Honorarios abogado

(a) $3.000.000 x labor$ 3,000,000.00

A8 Alto Evitar

Desarrolla un plan de capacitación y

formación en asocio con una entidad

publica (SENA) con el fin de evaluar y

desarrollar las competencias de los

capataces, los cuales a su vez deben

formar a los empleados de menor

rango

X

Se desarrollara un

convenio con una

entidad publica

$ 0.00

M1 Alto EvitarElaborar una encuesta de investigación

de mercadoX

M2 Alto Evitar

Elaborar una encuesta de intención de

consumo, elaborar un estudio de

precios y proveedores existentes

X

F4 Alto EvitarElaborar un estudio de factibilidad y un

plan de gestion financiera del proyectoX

Evaluación financiera y

económica del

proyecto

$ 0.00

T4 Alto Evitar

Se deberá desarrollar un plan de

control de plagas teniendo en cuenta:

* Se estimará el riesgo de daños

mediante evaluaciones periódicas de

los niveles de población del parásito,

del estado de desarrollo de las plagas y

fauna útil, de la fenología del cultivo y

de las condiciones climáticas.

* Sólo cuando los niveles de población

de las plagas superen los umbrales de

intervención o/y cuando la estimación

del riesgo lo indique en el caso de

enfermedades, se aplicarán medidas

directas de control de plagas, dando

prioridad a los métodos biológicos,

biotécnicas, culturales, físicos y

genéticos frente a los métodos

químicos.

*En el caso de resultar necesaria una

intervención química, el uso de

fitosanitarios se ajustará a lo acordado

por el Comité Técnico

correspondiente.

*Se utilizarán solamente las materias

activas autorizadas

X

1. Técnico especialista

en control de plagas

($1.800.000 mens)

2. Técnico

agroindustrial

($1.800.000 mens)

3. Personal auxiliar

para toma de muestras

(2) ($650.000 mens)

4. Insumos ($2.000.000)

$6,900,000.00

Incluido en la

evaluación técnica

AM4 Alto EvitarElaborar un plan de disposicion de

residuos, Realizar un estudio de X

1. Ingeniero (a)

ambiental$ 2,500,000.00

IDNivel de

riesgoEstrategia

Tipo de plan de acciónPlan de respuesta

(Descripción)Gastos asociados Gastos ($)

Evaluación de mercado

del proyecto$ 0.00


De acuerdo con el plan de respuesta descrito, se define un total de $12.400.000,00

pesos, los cuales corresponden al dinero que se debería reservar para contingencia en el

presupuesto total del proyecto.

38

6.3.5. Presupuesto del proyecto

El presupuesto del proyecto incluye los costos asociados a las actividades y elementos

requeridos durante el desarrollo de la investigación. La tabla 15 describe el presupuesto

de la investigación.

Tabla 15. Presupuesto de la investigación

Infraestructura operativa Servicios (agua, energia electrica, internet y telefonia) 75,000$

Materiales e Insumos Impresiones, papeleria 60,000$

Equipos Depreciacion por uso de bien propio 160,000$

Material bibliografico Realizacion de copias 60,000$

Alimentacion 600,000$

Transporte 250,000$

1,205,000$ PRESUPUESTO TOTAL

PRESUPUESTO EN LA ETAPA DE APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO EN LA EVALUACION DE RIESGOS

RUBRO DESCRIPCION TOTAL

El presupuesto requerido para la evaluación del riesgos en la etapa de formulación del

proyecto Producción de tomate chonto larga vida en una granja del corregimiento La

Dolores en el municipio de Palmira, Valle del Cauca, fue de $1’200.000 pesos.

39

7. CONCLUSIONES

La revisión bibliográfica realizada permite identificar como etapas base para la evaluación

de riesgos en proyectos, las siguientes:

o Planificar la gestión de riesgos

o Identificar riesgos

o Realizar análisis cualitativo de riesgos

o Realizar análisis cuantitativo de riesgos

o Planificar la respuesta al riesgo

o Realizar control y monitoreo de riesgos

Al identificar estas variables principales, se logró a su vez identificar las estrategias,

técnicas y/o herramientas utilizadas para la evaluación de riesgos, siendo ésta una de las

áreas de conocimiento que genera un alto impacto en el éxito o fracaso de proyectos.

El procedimiento y los formatos diseñados permitieron establecer las actividades que se

deben desarrollar para realizar la evaluación de riesgos en la etapa de formulación de

proyectos. El alcance del procedimiento se vio afectado por la etapa de proyecto debido a

que al no corresponder a una etapa de ejecución no era posible incluir el monitoreo y

control de riesgos, así como un análisis cuantitativo, el cual implica una inversión mayor

con la posibilidad de que en el estudio de factibilidad el proyecto puede o no ser

realizable, lo cual hace que este tipo de esfuerzos no sea viable.

El procedimiento aplicado al proyecto Producción de tomate chonto larga vida en una

granja del corregimiento La Dolores en el municipio de Palmira, Valle del Cauca, permitió

la identificación y priorización de los riesgos que representan un nivel más alto, y que a

su vez requieren de una inversión mayor para su prevención y/o corrección. Sin embargo,

algunos de los planes propuestos ya habían sido contemplados por las evaluaciones

realizadas dentro del caso de negocio frente a las demás áreas de conocimiento, por lo

que se concluye que la evaluación de riesgos es un proceso incluyente, que debe contar

con la participación y conocimiento de los interesados para no incurrir en gastos y

esfuerzos duplicados.

8. ANEXOS

40

Anexo 1. Revisión bibliográfica

TITULO AUTOR AÑO OBJETIVO MÉTODO RESULTADO CONCLUSIONES

Administración de proyectos (4a. Ed)

F. Gray & W. Larson

2009 Explicar el desarrollo del proceso

de administración de riesgos

F. Gray & W. Larson, 2009 fundamentan el proceso de admón. de riesgos en 4 pasos (identificación, evaluación, desarrollo de la

respuesta al riesgo y control de la respuesta al riesgo)

texto de carácter académico N/A

An optimization method for

selecting project risk response

strategies

Zhang, Y., Fan, Z.-P.

2014

El objetivo del estudio es proponer un método de análisis de decisión

que combina un modelo cuantitativo y el análisis cualitativo para seleccionar las estrategias de

respuesta a los riesgos

La metodología se basa en un proceso iterativo que consiste en realizar

compensaciones entre el presupuesto del proyecto, el tiempo y la calidad de acuerdo a

los requisitos objetivo

TÉCNICAS PARA LA EVALUACIÓN DE RIESGOS EN LA ETAPA DE...

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