Taustaa ja perusteita uudistukselle

25.9.2009 Maaret Botska 1

Lastuna laineilla vai omaa purtta ohjaten?Syysseminaari Jyväskylä 25.9.2009, klo 13.30-14.15

Sosiaalihuollon asiakastietojen käsittely ja säilytysaikojen uudistaminen


Taustaa ja perusteitauudistukselle

• sosiaalihuollon asiakastiedoilla on vanhat 1989 laaditut säilytysaikamääräykset ja ne koskevat

vain kunnallista sosiaalihuoltoa

• sosiaalihuollon asiakastietojen käsittelyyn ja säilytykseen ei ole yhtenäisiä säännöksiä ja

ohjeita • sosiaalihuollon palvelutehtävistä kertyville kaikille

asiakaskirjallisille tiedoille ei ole määritelty säilytysaikoja


Taustaa ja perusteitauudistukselle

• 1989 seulontaohjeita (säilytysaika) on vaikea tulkita ja toteuttaa sähköisessä toimintaympäristössä

• ohjeet eivät kata kaikkia sosiaalihuollon nykyisiä palvelutehtäviä

• asiakastietoja säilytetään turhaan, koska erilaiset säilytysajat vaikeuttavat tietojen poistoa asiakastietojärjestelmistä ja paperisista asiakaskansioista

• asiakastietojen säilytys ja käsittely ovat moniammatillista yhteistyötä tekevissä organisaatioissa erityisen hankalaa ja ollaan epätietoisia

siitä mitä ohjeita tulisi noudattaa asiakastietojen käsittelyssä ja säilytyksessä

• hallinto- ja palvelumuotoja muutettaessa ei tiedetä miten asiakastietoja käsitellään muutostilanteessa (vastuut ja ohjeet)

• sähköinen ja paperinen käsittelykäytäntö rinnakkain aiheuttaa ongelmia myös tietojen säilytyksessä… mikä on alkuperäinen asiakirja ja miten kauan kumpaakin tietoa tulee säilyttää


1 Luoda linjaukset asiakirjojen käsittelyä ja säilyttämistä koskevan sääntelyn pohjaksi

2 Valmistella ehdotus asiakirjojen säilytysajoiksi

3 Valmistella ehdotus asiakirjojen käsittelyä ja säilyttämistä koskeviksi tarvittaviksi ohjeiksi ja oppaiksi kunnille ja muille sosiaalipalvelun tuottajille

AHA-työrymän pöytäkirjoihin voi tutustua www.tikesos.fi

Sosiaali- ja terveysministeriönasettamat tavoitteetAsettamispäätöksissään2006-2007 ja 2008-2009

http://www.tikesos.fi/


Asiakirjojen käsittely, hävittäminen, säilytys ja arkistointi- säilytysaikojen määritystyön näkökulmasta

Säilytysaikojen määrittäminen tapahtuu asiakkaan palvelutapahtuman eri vaiheissa kertyvien asiakastietojen kartoittamisen avulla, jonka avulla selvitetään

• moninkertainen asiakastietojen päällekkäinen säilytys, sillä sama tieto useassa säilytysmuodossa ja –paikassa aiheuttaa mm. ongelmia tietojen poistamisessa niille asetetun määräajan umpeuduttua

• sähköisiin asiakastietojärjestelmiin sisältyvät asiakastiedot ja asiakastietoihin liittyvät muut asiakirjat (mm. videot, äänitteet)

• määräaikaisesti säilytettävien asiakastietojen säilytysaikojen yhtenäistämistä

• asiakastiedot, jotka ovat mahdollisesti pysyvästi säilytettäviä

• jokaisen palvelutehtävän osalta mitä mahdollisia ohjeita asiakastietojen käsittelyyn tarvitaan

Toteutus


1) Tehtäväkohtaisten asiakirjallisten tietoaineistojen säilytysaikojen määritystyön pohjana käytetty käsittelyrunko (rakenne ja sisältö).

Toteutus

*) Asiakirjahallinnon ryhmässä on otettu arvonmäärityksen pohjaksi seuraavat käyttötarkoitukset:

•asiakkaan identifiointi,•palvelun tai hoidon järjestäminen, •palvelun tai hoidon toteuttaminen, •asiakkaan ja henkilöstön oikeusturva,•tutkimustyö ja opetus sekä•hallinto ja talous.

Prosessin Toiminto/ Asiakirjatieto Tietosisältö Asiakirjatiedon Käyttötarkoitus Nykyinen (VA 6/1989) Uusi Säilytysajan

vaiheet tehtävä/palvelu (säännös tmv.) säilytysaika määräys säilytysaika peruste tai muu

laatimisperuste suositus ehdotus huomautus*)


1 2 3 4 5 6

kontakti- sopimus- päätös- toteuttamis- vaikuttavuuden- lopettamis-

vaihe vaihe vaihte vaihe arviointivaihe vaihe

Vireillepano-vaihe

Valmistelu- japäätöksenteko-vaihe

1 2

Hyvä tiedonhallintatapa edellyttää, että organisaatiolla on ajantasaiset pysyvät kuvaukset omista tehtävistään ja tehtävien yhteydessä kertyvistä asiakirjoista ja tiedoista. Kuvauksilla tarkoitetaan tehtävä- ja toimintaprosessien kartoittamista sekä prosesseihin liittyvien työnkulkujen ja asioiden käsittelyvaiheiden selvittämistä.

Sosiaalihuollon prosessiajattelun lähtökohtana on asiakas, asiakkaan tarve ja hänen elämäntilanteensa.

Prosessin osapuolina ovat asiakas, sosiaalihuollon ammattilainen, oman organisaation sosiaali- tai terveydenhuollon muut ammattilaiset, sosiaalihuollon muut ammattilaiset ja muut viranomaiset tai asianosaiset. Asiakkaan auttamisprosessi voidaan jakaa eri vaiheisiin, jotka sisältyvät pääsääntöisesti kaikkiin sosiaalihuollon palvelutehtävien asiakassuhteisiin, mutta jotka luonnollisesti ilmenevät ja painottuvat eri tavoin eri toiminnoissa (mukauteltu sosiaali- ja terveystoimen yleisestä prosessikuvauksesta (Lähde: Kalpa &Kuusisto-Niemi, 1997). Tätä prosessikuvausta käytetään säilytysaikamääritystyönyleisenä palveluprosessin kuvauspohjana.

2) Sosiaalihuollon palveluprosessikuvaus säilytysaikojen arvonmääritystyössä

3Suunnittelu-vaihe


Tehtäväkohtaisten säilytysaikaluonnosten laadintatilanne 31.8.2009:

Sosiaalihuollon tehtävä Vaihe

1 Adoptioneuvonta ja Kansainvälinen adoptiopalvelu käsitelty

2 Ensi- ja turvakotipalvelut Ensikotitoiminta

Turvakotienväkivaltatyö; avopalvelut ja laitostoiminta

Käsitelty;Lisätarkennusasiakastieto-järjestelmään

3 Isyyden selvittäminen käsitelty

4 Lapsen huolto, asuminen ja tapaamisoikeus käsitelty

5 Lapsen huolto- ja tapaamisoikeuden täytäntöönpanon sovittelu käsitelty

6 Lapsen elatus käsitelty

7 Lastensuojelun asiakastiedot, 10-osa-aluetta:

Lastensuojeluilmoitusten rekisteröinti Lastensuojelutarpeen selvittäminen Lastensuojelun avohuolto Lapsen kiireellinen sijoitus Huostaanotto Sijaishuolto Jälkihuolto Yksityinen sijoitus kodin ulkopuolelle Sijoitettujen lapsien rekisteröinti Sijoituspaikan valvonta ja seuranta

käsitelty

Toteutus



8 Päiväkotihoito, perhepäivähoito, leikkitoiminta tai muu päivähoitotoiminta, 4 osa-aluetta:

Lasten hoidon tuet Kotihoidon tuki Yksityisen hoidon tuki Kuntalisät ja -tuet

käsitelty

9 Sosiaaliasiamies käsitelty

10 Sosiaalityö käsitelty

11 Sosiaalinen luototus käsitelty

12 Sosiaalipäivystys käsitelty

13 Toimeentulotuki käsitelty

14 Välitystilit Käsitelty

10 Sosiaalityö, lisäys: Maahanmuutto ja pakolaisasiat: kotoutussuunnitelma, kotoutustuet, paluumuuttoavustukset

käsitelty

15 Kasvatus- ja perheneuvonta käsitelty

16 Perheasioiden sovittelu (OM; THL) käsitelty

Toteutus



Loppuvuosi (2009) aikana käsiteltävät:Käsittelyssä

17 Kuntouttava työtoiminta lokakuu

18 Päihdehuolto lokakuu

19 Koulukuraattori marraskuu

20 Kehitysvammaisten erityishuolto

21 Vammaisuuden perusteella järjestettävät palvelut ja tukitoimet marraskuu

22 Vammaisten henkilöiden työllistymistä tukeva toiminta ja vammaisten henkilöiden työtoiminta

23 Kotipalvelu ja kotihoito, perhehoito marraskuu-

24 Omaishoidon tuki, perhehoito joulukuu

25 Vanhusten laitos- ja asumispalvelut, perhehoito

26 Lakiin nuorista rikoksentekijöistä perustuvat sosiaalihuollon tehtävät joulukuu

Toteutus


Keskeisiä ohjaukseen liittyviä tarpeita on ilmennyt, kuten

asiakkaan perustietojen säilyttäminen vastuut asiakastietojen säilyttämisestä vastuut tietojen hävittämisestä asiakastietojärjestelmistä määräaikaisten asiakastietojen hävittämiskäytännöt lokitietojen säilyttäminen ja hävittäminen

– asiakastietojen käsittelyyn kuten säilytystapaa, - paikkaa ja –aikaa koskevia virallisia ohjeita tarvitaan:- tehtäväkohtaisesti - sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisten palvelujen asiakastiedoille - moniammatillisten yhteistyöpalvelujen asiakastiedoille- eri viranomaisten yhteisten palvelujen asiakastiedoille- asiakastietojen käsittelyyn organisaation muutostilanteiden osalta

skannattujen ja konvertoitujen asiakastietojen käsittely ja hävittämiseen liittyvien käytänteiden osalta

- alkuperäinen, kopio?- tulleet lausunnot, lähetteet, kopiot, laskutustiedot- tilastointi ja erilliset raportit

säilytysaikojen voimaantulo

Toteutus


Lopputulos

Asiakirjahallinnon työryhmän ehdotukset STM:lle vuoden 2009 lopussa

Sidotaan osaksi STM:n asetusta ”sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen laatimisesta, käsittelystä ja säilyttämisestä” - valmisteluun 2010

Arkistolaitos tekee päätöksen pysyvästi säilytettävistä tiedoista/asiakirjoista STM:n esityksestä (ArkL 8.3 §)

Säilytysaikamääräyksiä sovelletaan kaikkiin sosiaalihuollon asiakkaan asiakastietoihin

Sitovat säilytysaikamääräykset sekä yksityisille että kunnallisille palveluntuottajille (STM:n asetus, ohjeet/määräykset)


Yhteistyöstä kiittäen

Maaret BotskaSuomen Kuntaliitto, erityisasiantuntija, arkistoasiatSTM/tietoteknologian kehittäminen sosiaalihuollossa,projektipäällikkö, asiakirjahallintopuh: 09-771 2664, tai 050-341 3274fax 09-771 2726

sähköposti: [email protected]

mailto:[email protected]

Taustaa ja perusteita uudistukselle

Documents

Transcript of Taustaa ja perusteita uudistukselle