TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI (TPAU) · Aset Alih terbahagi kepada dua (2) kumpulan...
Transcript of TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI (TPAU) · Aset Alih terbahagi kepada dua (2) kumpulan...
PEKELILING BENDAHARI BIL. 2 TAHUN 2013
TATACARA PENGURUSAN
ASET ALIH UNIVERSITI (TPAU)
JABATAN BENDAHARI
‘AKAUNTABILITI PEGANGAN KITA’
Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti (TPAU)
“Akauntabiliti Pegangan Kita” 1
Ruj : UKM 3.1/224/8 Jld IX
Tarikh : 29 Januari 2013
PEKELILING BENDAHARI BIL. 2/2013
Dekan/ Pengarah/ Ketua
Fakulti/ Pusat/ Bahagian/ Jabatan/ Unit
Universiti Kebangsaan Malaysia, dan
Pusat Perubatan Universiti Kebangsaan Malaysia
Y.Bhg. Prof. Dato’/ Datin/ Tuan/ Puan,
TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI (TPAU) – DENGAN PINDAAN
1.0 TUJUAN
Pekeliling ini merupakan pindaan tahun 2013 bertujuan untuk memperkemaskini dan memantapkan
peraturan Pengurusan Aset Alih Universiti.
2.0 LATAR BELAKANG
2.1 Pengurusan aset wajar diberi keutamaan oleh semua Pusat Tanggungjawab (PTJ) kerana ia
merupakan aspek penting dalam pengurusan kewangan Universiti. Kementerian Kewangan
melalui Pekeliling Perbendaharaan Bil 5 Tahun 2007 telah menilai semula tatacara
pengurusan aset alih meliputi aspek struktur pengurusan, kawalan, pemantauan dan
perekodan aset alih Universiti
2.2 Berdasarkan pekeliling tersebut, pihak Jabatan Bendahari telah mengkaji semula peraturan
semasa dan memperkemaskan tatacara pengurusan aset alih UKM dan mengambilkira
kesemua aspek yang dicadangkan melalui penetapan Pelaksanaan Pekeliling
Perbendaharaan 5/2007 - Tatacara Pengurusan Aset Alih dengan pindaan yang terkandung di
dalam Pekeliling Bendahari Bil. 15/2008
2.3 Melalui kelulusan Mesyuarat Jawatankuasa Tetap Kewangan Bil. 4 Tahun 2012, beberapa
penambahbaikan kepada peraturan Pekeliling Bendahari Bil. 15/2008 di mana terdapat
pindaan pada Tatacara Pengurusan Aset Alih UKM yang diperkemaskini termasuk tatacara
pengurusan penerimaan, pendaftaran, penyimpanan dan pemeriksaan, penyelenggaraan,
pelupusan dan kehilangan. Pekeliling Bendahari Bil. 2/2013 yang dikeluarkan merupakan
pindaan bagi memantapkan Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti (TPAU) secara
keseluruhan.
Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti (TPAU)
“Akauntabiliti Pegangan Kita” 2
3.0 STRUKTUR PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI
3.1 Pengawasan umum pengurusan aset adalah di bawah seliaan Jawatankuasa Pengurusan
Aset Alih UKM (JKPAK UKM) yang dipengerusikan oleh Timbalan Naib Canselor (TNC).
3.2 Pengurusan Aset Alih di Pusat Tanggungjawab (PTJ) dikawalselia oleh Pegawai Aset yang
telah dilantik yang bertanggungjawab sepenuhnya untuk menguruskan penerimaan,
pendaftaran, penggunaan, penyimpanan, pemeriksaan, penyelenggaraan, urusan
permohonan pelupusan dan pelaporan kehilangan aset alih di PTJ. Pegawai Pemeriksa Aset
pula bertanggungjawab untuk melaksanakan pemeriksaan ke atas aset dan inventori PTJ
sekurang-kurangnya setahun sekali.
3.3 Penolong Bendahari, Unit Aset, Stor & Pelupusan, Jabatan Bendahari secara jawatannya
merupakan Pegawai Aset Universiti manakala Pegawai Aset PTJ adalah mana-mana pegawai
yang dinamakan oleh PTJ berkenaan.
3.4 Bagi urusan pengurusan pelupusan Universiti, proses berkenaan adalah di bawah kendalian
Unit Aset, Stor & Pelupusan, Jabatan Bendahari.
4.0 CARTA ORGANISASI PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI
Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti (TPAU)
“Akauntabiliti Pegangan Kita” 3
5.0 KEAHLIAN DAN SKOP TUGAS JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET UNIVERSITI
5.1 Keahlian Jawatankuasa Pengurusan Aset Universiti (JKPAK UKM)
Pengerusi - Timbalan Naib Canselor (TNC)
Setiausaha - Timbalan Bendahari
Ahli - Pendaftar
Bendahari
Pengarah Pusat Teknologi Maklumat
Pengarah Jabatan Pembangunan dan Penyelenggaraan
Pengurus Jabatan Kewangan Pusat Perubatan UKM
Ketua Unit Audit Dalam
Pengarah Bahagian Keselamatan
Urusetia - Penolong Bendahari, Unit Aset Stor & Pelupusan
Penolong Bendahari, Jabatan Kewangan PPUKM
5.2 Jawatankuasa ini hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh 3 bulan
dan hasil mesyuarat hendaklah dilaporkan kepada Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan
Akaun (JKPA).
5.3 Skop tugas Jawatankuasa Pengurusan Aset Universiti (JKPAK)
i. Memantau pengurusan aset alih universiti melalui pelaporan yang dibentangkan
dalam mesyuarat yang diadakan setiap sukuan tahun.
ii. Laporan kedudukan harta modal/inventori bagi (KEW.PA-8)
iii. Laporan kedudukan stok
iv. Laporan Tindakan Pelupusan Aset Alih UKM (KEW.PA-20)
v. Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-10) dan Laporan Pemeriksaan Inventori
(KEW. PA-11)
vi. Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib (KEW.PA-32)
vii. Hal-Hal Lain
Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti (TPAU)
“Akauntabiliti Pegangan Kita” 4
6.0 PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB KETUA PTJ
6.1 Ketua PTJ hendaklah memastikan pengurusan aset alih universiti dilaksanakan secara
teratur, cekap dan berkesan di PTJ masing-masing dengan melaksanakan perkara seperti
berikut:
i. Menamakan Pegawai Aset PTJ yang bertanggungjawab untuk menguruskan aset
ii. Menamakan Pegawai Penerima Aset Alih Universiti di PTJ
iii. Menamakan Pegawai Pemeriksa Aset yang tidak menguruskan aset di tempatnya
untuk menjalankan pemeriksaan aset
iv. Melaporkan kehilangan aset mengikut tempoh yang telah ditetapkan
v. Mengambil tindakan ke atas aset yang tidak digunakan
vi. Memastikan semua aset di PTJ diuruskan mengikut tatacara yang telah ditetapkan
vii. Memantau penggunaan aset alih yang diperolehi universiti adalah pada tahap optima
dengan mengambilkira konsep gunasama merentasi PTJ
viii. Membincangkan penambahbaikan keselamatan aset alih universiti
ix. Menyediakan dan mengesahkan Laporan Awal Kehilangan Aset KEW.PA-28 dan
hantar kepada Pegawai Aset di PTJ berkenaan
7.0 SKOP TUGAS PEGAWAI ASET PTJ
7.1 Skop tugas Pegawai Aset PTJ
7.1.1 Bertanggungjawab kepada Ketua PTJ dalam pengurusan aset alih PTJ berkenaan
7.1.2 Menyelaras dan membantu tugas pengurusan aset alih PTJ meliputi :-
i. Penerimaan
ii. Pendaftaran
iii. Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan
iv. Penyelenggaraan
v. Pelupusan dan
vi. Kehilangan
7.1.3 Menyemak dan menyelaras pendaftaran aset alih PTJ dilaksanakan dengan
sempurna meliputi perkara berikut:-
i. Semua harta modal dan inventori didaftarkan dalam kad daftar
ii. Bagi harta modal dan inventori yang dibeli secara berpusat, satu salinan perlu
diberikan kepada PTJ yang menerima harta modal dan inventori tersebut
iii. Memastikan daftar aset dikemaskini apabila berlaku
penambahan/penggantian/penaiktarafan, pemeriksaan, pelupusan dan hapuskira
aset.
Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti (TPAU)
“Akauntabiliti Pegangan Kita” 5
7.1.4 Memastikan semua aset jabatan diberi tanda pengenalan samada dengan cara
melabel, mengecat, emboss bagi menunjukkan tanda HAK MILIK UKM (berdasarkan
panduan yang diberi) di tempat yang mudah dilihat dan sesuai pada aset berkenaan
7.1.5 Menyelia dan memastikan pemegang aset merekodkan pergerakan aset bagi tujuan
pinjaman atau penempatan sementara pada Buku Daftar Pergerakan Aset (KEW.PA-
6)
7.1.6 Menyelaras dan menyelia program penyelenggaraan aset PTJ termasuklah:-
i. Mengenalpasti aset yang memerlukan penyelenggaraan; dan
ii. Memastikan penyelenggaraan direkodkan
7.1.7 Mengenalpasti aset yang perlu dilupuskan dan mengambil tindakan selanjutnya
7.1.8 Memastikan kehilangan aset diuruskan mengikut peraturan yang ditetapkan.
8.0 PERINCIAN TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI
8.1 Kandungan Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti (TPAU) yang disediakan meliputi
perkara-perkara berikut:-
Bab A : Penerimaan
Bab B : Pendaftaran
Bab C : Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan
Bab D : Penyelenggaraan
Bab E : Pelupusan
Bab F : Kehilangan dan Hapuskira
9.0 PERLAKSANAAN
9.1 Peraturan ini hendaklah dilaksanakan oleh semua PTJ berkuatkuasa bagi semua pembelian
mulai tahun 2013. Semua Ketua PTJ hendaklah memastikan setiap PTJ di bawah kawalannya
menguruskan aset alih Universiti mengikut tatacara di dalam Pekeliling ini.
9.2 Manakala bagi pembelian sebelum tahun 2013 adalah merujuk kepada pekeliling sebelum ini.
Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti (TPAU)
“Akauntabiliti Pegangan Kita” 6
10.0 PEMBATALAN
10.1 Dengan berkuatkuasanya Pekeliling ini, peraturan berkaitan pengurusan aset seperti berikut
adalah dibatalkan:
i. Pekeliling Bendahari 15/2008 - Pelaksanaan Pekeliling Perbendaharaan
5/2007- Tatacara Pengurusan Aset Alih Dengan Pindaan
ii. Pekeliling Bendahari 3/2009 - Tatacara Pengurusan Aset Alih – Bab E
Pelupusan
iii. Pekeliling Bendahari 8/2009 - Kehilangan Aset Alih
iv. Pekeliling Bendahari 16/2010 - Penggunaan Borang Kew Pa-3 (Daftar
Inventori) Dan Kew Pa-5 (Senarai Daftar Inventori)
v. Pekeliling Bendahari 19/2010 - Kaedah Alternatif Kepada Tindakan Surcaj
Bagi Mendapatkan Nilai Harta Yang Hilang
vi. Pekeliling Bendahari 22/2010 - Peraturan Mengenai Pembelian Aset Alih
vii. Pekeliling Bendahari 26/2010 - Penyelenggaraan Aset Dan Inventori UKM
viii. Pekeliling Bendahari 1/2012 - Pemakluman Mengenai Kos Pemasangan
Aset/Inventori
ix. Pekeliling Bendahari 10/2012 - Status Aset / Inventori Yang Diperolehi
Melalui Pemberian Geran Dari Semua Agensi
x. Pekeliling Bendahari 11/2012 - Status Buku Dan External Hard Disk
xi. Pekeliling Bendahari 15/2012 - Pemakluman Pelantikan Pegawai Pemeriksa
Aset
11.0 PEMAKAIAN
11.1 Semua PTJ adalah diminta untuk melaksanakan pengurusan aset alih Universiti
sebagaimana yang dijelaskan dalam Pekeliling ini.
11.2 Unit Aset, Stor & Pelupusan, Jabatan Bendahari boleh dihubungi di talian 03-89215459 (Pn
Hamizah Abdul Rahman) dan 03-89215938 (Pn Sarimah Berahim) untuk penjelasan lanjut
mengenai penguatkuasaan Pekeliling ini.
12.0 SALINAN PEKELILING BENDAHARI 2/2013 – TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH
UNIVERSITI (TPAU) – (PINDAAN)
12.1 Salinan perincian Pekeliling Bendahari 2/2013 boleh dimuat turun di laman sesawang Jabatan
Bendahari di http://www.ukm.my/bendahari atau http://spdukm.ukm.my
‘Akauntabiliti Pegangan Kita’
Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti (TPAU)
“Akauntabiliti Pegangan Kita” 7
Sekian, terima kasih.
Yang benar,
MOHD. ABD. RASHID MOHD. FADZIL
Bendahari
Universiti Kebangsaan Malaysia
s.k - Naib Canselor, UKM
- Timbalan Naib Canselor (Hal-ehwal Penyelidikan & Inovasi), UKM.
- Timbalan Naib Canselor (Hal-ehwal Akademik & Antarabangsa), UKM.
- Timbalan Naib Canselor (Hal-ehwal Pelajar & Alumni), UKM.
- Timbalan Naib Canselor (Hal-ehwal Jaringan Industri & Masyarakat), UKM.
- Pendaftar, UKM
- Ketua, Unit Audit Dalam
Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti (TPAU)
“Akauntabiliti Pegangan Kita” 8
ISI KANDUNGAN
Perkara Mukasurat
PENDAHULUAN 10 - 11
TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH (TPAU)
BAB A : PENERIMAAN 12 - 13
KEW.PA-1 BORANG LAPORAN PENERIMAAN ASET ALIH
UKM-SPKP-PKU08-BO01 BORANG AKUAN PENERIMAAN ASET/ INVENTORI
BAB B : PENDAFTARAN 14 - 17
KEW.PA-2 DAFTAR HARTA MODAL
KEW.PA-3 DAFTAR INVENTORI
KEW.PA-4 SENARAI DAFTAR HARTA MODAL
KEW.PA-5 SENARAI DAFTAR INVENTORI
KEW.PA-6 DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL DAN INVENTORI
KEW.PA-7 SENARAI ASET ALIH
KEW.PA-8 LAPORAN HARTA MODAL DAN INVENTORI
BAB C : PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN 18 - 20
KEW.PA-9 BORANG ADUAN KEROSAKAN ASET ALIH
UKM-SPKP-JP-PK11 BO06 BORANG KEBENARAN MEMBAWA KELUAR ASET ALIH-
HARTA BENDA UKM
UKM-SPKP-PKU08-BO02 BORANG PERMOHONAN MEMILIKI ASET/INVENTORI PENYELIDIKAN
KEW.PA-10 LAPORAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL
KEW.PA-11 LAPORAN PEMERIKSAAN INVENTORI
KEW.PA-12 SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL DAN INVENTORI
BAB D : PENYELENGGARAAN 21 - 22
KEW.PA-13 SENARAI ASET ALIH YANG MEMERLUKAN PENYELENGGARAAN
KEW.PA-14 DAFTAR PENYELENGGARAAN HARTA MODAL DAN INVENTORI
Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti (TPAU)
“Akauntabiliti Pegangan Kita” 9
Perkara Mukasurat
BAB E : PELUPUSAN 23 - 30
UKM-SPKP-BEN-PK03 BORANG PERMOHONAN PELUPUSAN ASET
KEW.PA-15 SURAT LANTIKAN JAWATANKUASA KECIL TEKNIKAL PELUPUSAN
KEW.PA-16 PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) ASET ALIH
KEW.PA-17 LAPORAN PEMERIKSAAN JAWATANKUASA KECIL TEKNIKAL PELUPUSAN
KEW.PA-18 SIJIL PENYAKSIAN PEMUSNAHAN ASET ALIH
KEW.PA-19 SIJIL PELUPUSAN ASET ALIH
KEW.PA-20 LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN ASET ALIH
KEW.PA-24 KENYATAAN TAWARAN SEBUTHARGA PELUPUSAN ASET ALIH
KEW.PA-25 BORANG SEBUTHARGA PELUPUSAN ASET ALIH
KEW.PA-26 JADUAL SEBUTHARGA PELUPUSAN ASET ALIH
KEW.PA-27 KENYATAAN JUALAN LELONGAN ASET ALIH
KEW.PA-27 (A) SENARAI ASET YANG DILELONG
KEMBARAN A ASET YANG BOLEH DIKELUARKAN PEP OLEH JKR
KEMBARAN B SENARAI PERKAKASAN KOMPUTER
BAB F : KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA 31 - 34
KEW.PA-28 LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH
KEW.PA-29 PELANTIKAN JAWATANKUASA PENYIASAT KEHILANGAN ASET ALIH
KEW.PA-30 LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH
KEW.PA-31 SIJIL HAPUSKIRA ASET ALIH
KEW.PA-32 LAPORAN TINDAKAN SURCAJ / TATATERTIB ASET ALIH
JABATAN BENDAHARI
TATACARA PENGURUSAN ASET
ALIH UNIVERSITI (TPAU)
PENDAHULUAN
Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti (TPAU)
“Akauntabiliti Pegangan Kita” 10
UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA
PEKELILING BENDAHARI BIL. 2/2013 (PINDAAN)
PENDAHULUAN
1. Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti (TPAU) ini adalah tatacara bagi menguruskan Harta Modal
dan Inventori meliputi:-
i. Bab A : Penerimaan
ii. Bab B : Pendaftaran
iii. Bab C : Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan
iv. Bab D : Penyelenggaraan
v. Bab E : Pelupusan
vi. Bab F : Kehilangan dan Hapuskira.
2. Aset bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah kawalan universiti yang dibeli
atau yang disewa beli dengan wang universiti (samada peruntukan mengurus, pembangunan,
penyelidikan, tabung-tabung amanah, peruntukan khas atau lain peruntukan yang diuruskan oleh
Universiti), yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses
perundangan.
3. Aset Alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang lain
termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan.
4. Aset Alih terbahagi kepada dua (2) kumpulan iaitu:-
4.1 Harta Modal
a. Termasuk aset yang dibeli melalui peruntukan mengurus, pembangunan, penyelidikan,
tabung-tabung amanah dan projek perundingan (yang secara jelas mengikut perjanjian
menjadi milik Universiti) atau lain peruntukan yang diuruskan oleh Universiti.
b. Aset yang harga perolehan asalnya RM3,000 dan ke atas setiap satu. Semua kos
pemasangan atau lain-lain kos yang berkaitan dengannya perlu dijumlahkan sebagai
sebahagian dari kos aset berkenaan.
c. Bagi pembelian perisian (software) secara pakej dengan komputer, kosnya merupakan
sebahagian dari kos komputer. Walau bagaimanapun, pembayaran lesen perisian tidak
termasuk dalam harta modal.
Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti (TPAU)
“Akauntabiliti Pegangan Kita” 11
d. Pembelian perisian (Software) yang harga perolehan asalnya RM10,000 (Ringgit
Malaysia Sepuluh Ribu) dan ke atas setiap satu yang dibeli secara berasingan.
4.2 Inventori
a. Inventori meliputi pembelian barang yang mempunyai jangka hayat melebihi setahun
dengan kos pembelian kurang daripada RM3,000 (Ringgit Malaysia Tiga Ribu) seunit
semasa perolehan. Semua kos pemasangan atau lain-lain kos yang berkaitan
dengannya perlu dijumlahkan sebagai sebahagian dari kos inventori berkenaan
dengan syarat jumlah keseluruhan tidak melebihi RM3,000.
b. Perabot, hamparan, hiasan dan langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga
perolehan asal.
4.3 Stok
a. Stok ialah semua barang guna habis termasuk alatulis dan kelengkapan pejabat yang
rendah nilainya dan tidak ekonomik untuk dikesan penempatannya secara satu
persatu. Stok termasuk pembelian alatganti bagi tujuan penyelenggaraan.
b. Contoh stok adalah seperti pensel, pen, mesin dawai kokot, fail, pen drive, external
hard disk, tayar, tanda nama, penunjuk arah, buku/majalah, tilam, bantal, cadar, tirai,
sarung kusyen, sarung bantal, kertas kepala surat berlogo, sampul surat, komponen
elektronik/komputer bagi tujuan penyelenggaraan dan sebagainya.
5. Harta Modal dan Inventori mengandungi kategori yang ditetapkan seperti berikut:-
6.1 Kategori bagi Harta Modal ialah:-
a. Loji/Jentera Berat
b. Kenderaan
c. Peralatan dan Kelengkapan ICT/Pejabat/Makmal/Telekomunikasi/Penyiaran &
Muzik/Keselamatan/Alam Sekitar/Perubatan/Sukan & Rekreasi/ Pertanian, Perhutanan
& Marin/Dapur.
5.2 Kategori bagi Inventori ialah:-
a. Kenderaan
b. Peralatan dan Kelengkapan ICT/Pejabat/Makmal/Telekomunikasi/Penyiaran &
Muzik/Keselamatan/Alam Sekitar/Perubatan/Sukan & Rekreasi/Pertanian, Perhutanan
& Marin/Dapur.
c. Perabot
d. Hamparan, Hiasan dan Langsir
e. Pinggan mangkuk yang berjenama sahaja.
6. Istilah dan perkataan yang diguna pakai dalam Tatacara Pengurusan Aset Alih (TPAU) hanyalah
bagi maksud pengurusan aset alih sahaja.
JABATAN BENDAHARI
TATACARA PENGURUSAN ASET
ALIH UNIVERSITI (TPAU)
BAB A : PENERIMAAN
Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti (TPAU)
“Akauntabiliti Pegangan Kita” 12
BAB A : PENERIMAAN
“Pegawai Penerima” ialah pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan aset
alih yang diperolehi.
“Pegawai Bertauliah” ialah pegawai yang memiliki kepakaran dalam bidang tertentu.
1. OBJEKTIF
a. Memastikan setiap aset alih yang diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan
b. Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan dan
c. Memastikan aset alih diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan selamat untuk
digunakan.
2. PERATURAN PENERIMAAN
a. Aset alih yang diterima perlu dibuat pemeriksaan dengan teliti bagi memastikan ia menepati
spesifikasi yang ditetapkan
b. Pemeriksaan teknikal oleh pegawai-pegawai Universiti yang bertauliah hendaklah dilakukan
apabila perlu mengikut kaedah yang bersesuaian
c. Kakitangan Universiti yang menjadi pemegang/pengguna aset/inventori bagi pembelian
aset/inventori tanpa mengira peruntukan hendaklah mengisi Borang Akuan Penerimaan
Aset / Inventori (UKM-SPKP-PKU08-BO01). Pegawai Aset yang telah dilantik hendaklah
memastikan borang ini lengkap diisi dan ditandatangani dalam dua salinan. Satu salinan
disimpan oleh Pegawai Aset dan satu lagi disimpan oleh pemegang/pengguna aset / inventori
tersebut.
d. Langkah-langkah berikut hendaklah dipatuhi semasa menerima aset alih:-
i. Menyemak butiran di dalam dokumen yang sah bagi memastikan aset yang diterima
adalah betul
ii. Aset alih hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta sebelum
disahkan penerimaannya
iii. Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan dengan serta merta maka dokumen
tersebut hendaklah dicatatkan ‘‘Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian
secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji”
iv. Setelah disemak dan diperiksa, pegawai aset/penerima adalah
bertanggungjawab menyediakan Borang Laporan Penerimaan Aset Alih KEW.PA-1 jika
terdapat kerosakan atau perselisihan
v. Borang KEW.PA-1 yang telah disahkan dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan
hendaklah dihantar dengan serta merta kepada agen penghantaran atau syarikat
pembekal
Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti (TPAU)
“Akauntabiliti Pegangan Kita” 13
vi. Pegawai Penerima hendaklah memastikan bahawa aset alih diterima berserta dengan
Surat Jaminan daripada pembekal yang mengesahkan bahawa mutunya menepati
spesifikasi seperti dalam perjanjian pembelian dan
vii. Pegawai Penerima hendaklah memastikan aset alih yang diterima disertakan manual
penggunaan dan penyelenggaraan, jika berkaitan.
KEW.PA-1
UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA
BORANG LAPORAN PENERIMAAN ASET ALIH
(Hendaklah diisi dalam 2 salinan jika terdapat kerosakan/perselisihan)
Nama Pembekal :
Alamat Pembekal :
No. Pesanan Rasmi :
No. Telefon :
No. Faks :
Bil. Nota Hantaran
Nama Aset Kuantiti Perihal
Kerosakan Catatan
No. Tarikh Dipesan Diterima Perselisihan
Pegawai Penerima Ketua Jabatan
Tandatangan : Tandatangan :
Nama : Nama :
Jawatan : Jawatan :
Tarikh : Tarikh :
UKM-SPKP-PKU08-BO01 No. Semakan: 00 Tarikh Kuatkuasa:01/05/2012
BORANG AKUAN PENERIMAAN ASET/INVENTORI
Saya ………………………………………………………………………… UKM(PER) : …………….. telah menerima aset / inventori seperti berikut:
Id Aset/Inventori
Nama Aset/Inventori
Jenama/Model
No Siri
Saya Saya memahami dan akan mematuhi peraturan yang telah ditetapkan di dalam Pekeliling Bendahari mengenai Tatacara Pengurusan Aset Alih:
A. Bab C : Penggunaan, Penyimpanan Dan Pemeriksaan (a) (a) Menggunakan aset/inventori ini bagi tujuan rasmi
(b) Mengikut fungsi sebenar seperti yang terdapat dalam manual/buku panduan pengguna.
(c) Aset disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan penama terutama aset yang sangat
menarik dan bernilai tinggi yang terdedah kepada risiko kehilangan.
(d) (c) Melapor kerosakan dengan menggunakan Borang Aduan Kerosakan KEW.PA-9
B. Bab F : Kehilangan Dan Hapuskira
(a) Membuat Laporan di Bahagian Keselamatan UKM (dalam tempoh 24 jam dari masa kehilangan diketahui-kehilangan berlaku di UKM)
(b) Membuat Laporan Polis (dalam masa 24 jam dari masa kehilangan diketahui – kehilangan berlaku di dalam dan di luar UKM)
(c) Menyediakan Laporan Awal Kehilangan Aset Alih KEW.PA-28 (d) Mengemukakan dokumen berikut ke Unit Aset, Jabatan Bendahari dan salinkan kepada Pejabat Naib Canselor
dan Unit Audit Dalam dalam tempoh 2 hari bekerja: i. Salinan Laporan Polis dan Laporan Bahagian Keselamatan ii. Borang KEW.PA-28 Salinan Invois atau Pesanan Rasmi atau Kad daftar Aset/Inventori iii. Gambar tempat kejadian
Dengan ini, saya telah membaca dan memahami kandungan peraturan seperti yang dinyatakan di atas.Sekiranya berlaku pelanggaran peraturan ini pihak Pengurusan Universiti boleh mengambil tindakan berdasarkan peraturan yang berkuatkuasa di mana semua kes kehilangan akan dirujuk ke Jawatankuasa Penyiasat Universiti bagi menentukan punca kehilangan.
Tandatangan
Jawatan
Fakulti / Pusat / Institut
Tarikh
Kelulusan dari Ketua Jabatan :
Tandatangan
Jawatan
Fakulti / Pusat / Institut
Tarikh
P
BAB
JAB
PENGAL
B B : P
BATAN
TATGURIH U(T
PENDA
N BEN
TACARUSUNIVTPAU
AFTA
NDAH
ARAAN VERSU)
RAN
HARI
A ASESITI
ET
Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti (TPAU)
“Akauntabiliti Pegangan Kita” 14
BAB B : PENDAFTARAN
1. OBJEKTIF
Pendaftaran aset alih adalah bertujuan untuk:-
a. Mewujudkan pangkalan data yang lengkap, tepat dan kemaskini
b. Memudahkan pengesanan dan pemantauan
c. Membolehkan keadaan aset alih diketahui
d. Memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian aset alih
e. Memudahkan Unit Aset mengenalpasti aset/inventori yang berada di PTJ untuk tujuan
perlindungan insuran dan juga tuntutan kerugian jika berlaku kehilangan/kebakaran. Aset alih
yang tidak di daftarkan tidak akan dilindungi dan tidak akan diganti sekiranya berlaku
kebakaran/kehilangan.
2. TEMPOH PENDAFTARAN
Setiap aset alih hendaklah didaftarkan dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh pengesahan
penerimaan.
3. PENDAFTARAN ASET ALIH SECARA HADIAH
Aset alih yang diterima secara hadiah bagi tujuan pameran dan latihan/pembelajaran perlu
didaftarkan pada KEW.PA-2 / KEW.PA-3 dan ianya dikelaskan sebagai kategori aset alih yang
diterima secara hadiah.
4. PENDAFTARAN ASET ALIH PENYELIDIKAN
Aset alih yang diperolehi melalui pemberian geran dari semua agensi diklasifikasikan sebagai aset
alih UKM. Kakitangan yang menerima geran atau terlibat dengan penyelidikan yang menggunakan
geran perlu mengembalikan dan menyerahkan semua aset alih yang dibeli menggunakan geran
tersebut kepada pihak Universiti melalui Ketua Jabatan masing-masing selepas projek penyelidikan
selesai dijalankan.
5. PENDAFTARAN ASET ALIH SECARA BERPUSAT
Aset alih yang dibeli secara berpusat seperti CRIM, JPP atau PTM perlu didaftarkan oleh Pegawai
Aset di CRIM/JPP/PTM atau Pegawai Aset di PTJ.
Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti (TPAU)
“Akauntabiliti Pegangan Kita” 15
6. PUNCA MAKLUMAT
6.1 Aset alih yang dibeli:-
a. Pesanan Rasmi Universiti
b. Nota Serahan
c. Invois
d. Dokumen Kontrak
e. Kad Jaminan
f. Manual Pengguna
g. Dokumen - dokumen lain yang berkaitan.
6.2 Aset alih yang disewa beli:-
a. Surat Ikatan Perjanjian dan
b. Dokumen-dokumen lain yang berkaitan.
6.3 Aset alih yang diterima daripada sumber lain:-
a. Salinan daftar jika aset alih diterima secara pindahan dan
b. Surat kelulusan menerima hadiah mengikut peraturan yang sedang berkuatkuasa
berserta maklumat lengkap aset alih berkaitan.
6.4 Aset alih yang belum berdaftar:-
Sekiranya tiada punca maklumat seperti di para 5.1, 5.2 dan 5.3, pendaftaran hendaklah
berasaskan maklumat di fizikal aset alih berkenaan atau sumber-sumber lain yang berkaitan.
7. DOKUMEN PENDAFTARAN
7.1 Bagi memudahkan urusan merekod dan mengesan sesuatu aset alih, dokumen yang
digunakan adalah seperti berikut:-
a. Daftar Harta Modal KEW.PA-2 dan
b. Daftar Inventori KEW.PA-3.
8. BUTIRAN MAKLUMAT
Butiran maklumat di dalam KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah diisi dengan lengkap dan tepat.
9. PENGESAHAN PENDAFTARAN
Pengesahan pendaftaran hendaklah dibuat dan dicop pada dokumen punca “Telah direkodkan pada
……(tarikh). Nombor siri pendaftaran aset …. (seperti nombor pada daftar)
Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti (TPAU)
“Akauntabiliti Pegangan Kita” 16
9. URUSAN PENDAFTARAN ASET ALIH
9.1 Pendaftaran
a. Semua aset alih hendaklah didaftarkan oleh Pegawai Aset yang telah dilantik di PTJ
dengan menggunakan dokumen seperti berikut:
i. KEW.PA-2 Daftar Harta Modal
ii. KEW.PA-3 Daftar Inventori
iii. KEW.PA-4 Senarai Daftar Harta Modal
iv. KEW.PA-5 Senarai Daftar Inventori
b. Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA 4) dan Senarai Daftar Inventori (KEW.PA-5)
perlu disediakan oleh pegawai aset di PTJ secara bulanan.
c. Daftar aset alih hendaklah dikemaskini apabila berlaku perkara-perkara berikut:-
i. Penambahan/penggantian/penaiktarafan aset alih
ii. Pemeriksaan aset alih
iii. Pelupusan dan
iv. Hapuskira.
9.2 Pelabelan Aset Alih
a. Label aset dibekalkan oleh Unit Aset, Stor & Pelupusan atau dicetak sendiri oleh PTJ.
Sekiranya saiz label yang dibekalkan tidak sesuai dengan peralatan, pihak PTJ boleh
menyediakan label sendiri dengan cara mengecat atau emboss bagi menunjukkan
tanda ‘HAK MILIK UKM’ atau jika tidak dapat ditampal pada aset/inventori boleh
dilampirkan di Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) / Daftar Inventori (KEW.PA-3)
b. Tampal label pada aset/inventori di tempat yang mudah dilihat dan sesuai pada
aset/inventori berkenaan.
9.3 Pergerakan Aset Alih
Pergerakan Harta Modal/Inventori bagi tujuan gunasama, pinjaman atau penempatan
sementara hendaklah direkod pada Daftar Pergerakan Harta Modal Dan Inventori (KEW.PA-6).
9.4 Penyimpanan Daftar
a. Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) dan Daftar Inventori (KEW.PA-3) hendaklah disimpan
dalam fail kulit keras di dalam kabinet berkunci
b. KEW.PA-6 hendaklah disimpan di dalam kabinet berkunci dan
c. Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset dan salinan disimpan di lokasi.
Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti (TPAU)
“Akauntabiliti Pegangan Kita” 17
9.5 Senarai Aset Alih Di Lokasi
a. Senarai Aset Alih mengikut lokasi Harta Modal/Inventori itu ditempatkan hendaklah
disediakan oleh Pegawai Aset menggunakan Senarai Aset Alih (KEW.PA-7) dalam
dua (2) salinan.
b. Satu (1) salinan senarai hendaklah dipamerkan di lokasi tersebut manakala satu (1)
salinan lagi disimpan oleh Pegawai Aset.
c. Senarai tersebut juga hendaklah dikemaskini dari semasa ke semasa apabila terdapat
perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai bertanggungjawab.
KEW.PA-2
UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA
DAFTAR HARTA MODAL Fakulti/Jabatan/Institut/Pusat :_____________________________ Jabatan/Bahagian/Unit:___________________________________
BAHAGIAN A
Id Aset (Jabatan Bendahari)
Nama Aset
Kod Kelas Aset
Kod Jenis Aset
Jenis/Jenama/Model
Kod Peruntukan
Buatan Harga Perolehan Asal
Jenis Dan No. Enjin Tarikh Diterima/Tarikh Baucar
No Casis/Siri Pembuat No. Pesanan Rasmi/No Baucar
No Pendaftaran (Bagi Kenderaan)
Tempoh Jaminan
Nama Pembekal Dan Alamat: No Telefon (O): No H/P:
KOMPONEN/AKSESORI:
………………………..
Tandatangan Ketua Jabatan Nama : Jawatan : Tarikh : Cop :
PENEMPATAN
Lokasi
Tarikh
Nama Pegawai
Tandatangan
PEMERIKSAAN
Tarikh
Status Aset
Nama Pemeriksa
Tandatangan
PELUPUSAN/HAPUS KIRA
Rujukan Kelulusan Tarikh Kaedah Pelupusan Tandatangan
KEW.PA-2
UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA DAFTAR HARTA MODAL
BUTIR-BUTIR PENAMBAHAN, PENGGANTIAN DAN NAIKTARAF
BAHAGIAN B
Bil. Tarikh Butiran Tempoh Jaminan
Kos(RM) Nama
Dan Tandatangan
KEW.PA-3
UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA
DAFTAR INVENTORI Fakulti/Jabatan/Institut/Pusat :_____________________________ Jabatan/Bahagian/Unit:___________________________________
BAHAGIAN A
ID Inventori (Jabatan Bendahari)
Nama Inventori
Kod Kelas Inventori
Kod Jenis Inventori
Jenis/Jenama/Model
Kod Peruntukan
Buatan Harga Perolehan Asal
Jenis Dan No. Enjin Tarikh Diterima/Tarikh Baucar
No Casis/Siri Pembuat No. Pesanan Rasmi/No Baucar
No Pendaftaran (Bagi Kenderaan)
Tempoh Jaminan
Nama Pembekal Dan Alamat: No Telefon (O): No H/P:
KOMPONEN/AKSESORI:
………………………..
Tandatangan Ketua Jabatan Nama : Jawatan : Tarikh : Cop :
PENEMPATAN
Lokasi
Tarikh
Nama Pegawai
Tandatangan
PEMERIKSAAN
Tarikh
Status Aset
Nama Pemeriksa
Tandatangan
PELUPUSAN/HAPUS KIRA
Rujukan Kelulusan Tarikh Kaedah Pelupusan Tandatangan
KEW.PA-3
UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA DAFTAR INVENTORI
BUTIR-BUTIR PENAMBAHAN, PENGGANTIAN DAN NAIKTARAF
BAHAGIAN B
Bil. Tarikh Butiran Tempoh Jaminan
Kos(RM) Nama
Dan Tandatangan
KEW.PA-4
SENARAI DAFTAR HARTA MODAL BAGI TAHUN …………..
JUMLAH
TARIKH
PEROLEHAN
UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA
NAMA ASETBIL.
Fakulti/Jabatan/Institut/Pusat :
HARGA
PEROLEHAN
ASAL (RM)
NOMBOR SIRI
PENDAFTARANID ASET
KEW.PA-5
SENARAI DAFTAR INVENTORI BAGI TAHUN …………..
JUMLAH
TARIKH
PEROLEHAN
UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA
NAMA INVENTORIBIL.
Fakulti/Jabatan/Institut/Pusat :
HARGA
PEROLEHAN
ASAL (RM)
NOMBOR SIRI
PENDAFTARANID INVENTORI
KEW PA-6
UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA
DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL DAN INVENTORI
No. Siri Pendaftaran
Pegawai Pengeluar
Catatan
Id Aset (Jab Bendahari)
Jenis
Jenama dan Model
No. Siri Pembuat
Bil
Nama Peminjam
No
telefon/HP
Jabatan
Tarikh T/tangan Peminjam
Ketika Dikeluarkan Ketika Dipulangkan
Dikeluarkan Jangka
Dipulangkan T/tangan Tarikh T/tangan Tarikh
KEW.PA-7
UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA
SENARAI ASET ALIH
BAHAGIAN : _____________________________
LOKASI : _____________________________
BIL KETERANGAN ASET KUANTITI CATATAN
(a) Disediakan oleh: (b) Disahkan oleh:
………………………………… …………………………………
Tandatangan Tandatangan
Nama : _______________________ Nama : _______________________
Jawatan : _______________________ Jawatan : ______________________
Tarikh : _______________________ Tarikh : _______________________
Nota : a) Disediakan oleh Pegawai Aset
b) Pegawai yang mengesahkan ialah pegawai yang bertanggungjawab
ke atas aset berkenaan contohnya : i) Lokasi bilik Setiausaha Bahagian – disahkan oleh Setiausaha Bahagian ii) Lokasi bilik mesyuarat – disahkan oleh pegawai yang menguruskan bilik mesyuarat
c) Dikemaskini apabila terdapat perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai bertanggungjawab
KEW.PA-8
BILOBJEK
LANJUTKATEGORI ASET
BILANGAN
KEW.PA-2
JUMLAH NILAI HARTA
MODAL (RM)
BILANGAN
KEW.PA-3
JUMLAH NILAI INVENTORI
(RM)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
JUMLAH - - - -
LAPORAN HARTA MODAL DAN INVENTORI BAGI SUKU ………….. TAHUN …………..
BAHAGIAN/ JABATAN : UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA
P
BABPENPEM
JAB
PENGAL
B C : PYIMP
MERIK
BATAN
TATGURIH U(T
PENGGPANAKSAAN
N BEN
TACARUSUNIVTPAU
GUNAN DAN
NDAH
ARAAN VERSU)
AAN, AN
HARI
A ASESITI
ET
Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti (TPAU)
“Akauntabiliti Pegangan Kita” 18
BAB C : PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN
1. OBJEKTIF
Semua aset alih hendaklah diguna dan dikendalikan dengan cekap, mahir dan teratur bagi tujuan :-
a. Mengurangkan pembaziran
b. Menjimatkan kos
c. Mencapai jangka hayat
d. Mencegah penyalahgunaan dan
e. Mengelakkan kehilangan.
2. PENGGUNAAN
2.1 Penggunaan aset alih hendaklah mematuhi peraturan berikut :-
a. Bagi tujuan rasmi atau penggunaan yang diluluskan sahaja
b. Mengikut fungsi sebenar seperti yang terdapat dalam buku panduan/manual
pengguna
c. Dikendalikan oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan
d. Perlu direkodkan dan
e. Melapor kerosakan dengan menggunakan Borang Aduan Kerosakan Aset Alih
(KEW.PA 9).
2.2 Aset alih yang dibawa keluar dari universiti bagi tujuan pindahan/pinjaman sementara untuk
tempoh yang telah ditetapkan hendaklah mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua
Jabatan dengan mengisi Borang Kebenaran Membawa Keluar Aset Alih-Harta Benda
UKM (UKM-SPKP-JP-PK11-BO06). Aset alih berkenaan hendaklah dipulangkan dalam
tempoh yang telah ditetapkan.
2.3 Setiap aset / inventori yang dibeli menggunakan peruntukan pengurusan/penyelidikan perlu
dipulangkan semula ke PTJ masing-masing selepas tamat tempoh
projek/bersara/menamatkan perkhidmatan.
2.4 Penyelidik yang ingin memiliki aset/inventori penyelidikan perlu mengisi Borang Permohonan
Memiliki Aset/Inventori Penyelidikan (UKM-SPKP-PKU08-BO02) dan hantarkan kepada
Unit Aset, Stor & Pelupusan, Jabatan Bendahari dengan mendapatkan sokongan dari Ketua
PTJ masing-masing.
2.5 Peraturan mengenai penggunaan, pengurusan dan penyelenggaraan kenderaan adalah
mengikut peraturan semasa yang berkuatkuasa.
Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti (TPAU)
“Akauntabiliti Pegangan Kita” 19
3. PENYIMPANAN
3.1. Aset alih hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan
pegawai yang bertanggungjawab. Arahan Keselamatan Universiti hendaklah sentiasa dipatuhi
bagi mengelak berlakunya kerosakan atau kehilangan aset alih.
3.2. Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan, kerosakan atau
kehilangan aset alih di bawah tanggungjawabnya.
3.3. Aset alih yang sangat menarik atau bernilai tinggi akan terdedah kepada risiko kehilangan,
maka hendaklah sentiasa di bawah kawalan yang maksima.
3.4. Aset hendaklah disimpan ditempat yang selamat dan dibawah kawalan pemegang aset yang
dipertanggungjawabkan.
4. PEMATUHAN
Pegawai yang gagal mematuhi peraturan di atas, boleh dikenakan tindakan termasuk surcaj di
bawah Seksyen 18(c) Akta Prosedur Kewangan 1957.
5. PEMERIKSAAN
5.1. Pemeriksaan aset alih dilakukan ke atas:-
a. Fizikal
b. Rekod dan
c. Penempatan.
5.2. Tujuan pemeriksaan adalah untuk:-
a. Mengetahui keadaan dan prestasinya
b. Memastikan setiap aset alih mempunyai daftar/rekod yang lengkap, tepat dan
kemaskini dan
c. Memastikan setiap aset alih berada di lokasi sama seperti yang tercatat dalam daftar
d. Mengenalpasti aset alih yang tidak boleh digunakan, rosak, usang dan sebagainya
serta mengesyorkan tindakan pelupusan ke atas aset alih berkenaan
e. Memperlihatkan kemungkinan berlakunya penipuan, kecurian atau kehilangan
f. Menentukan samada pengurusan aset alih dijalankan dengan betul dan
mendedahkan apa – apa kelemahan dalam sistem mengurus aset alih.
Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti (TPAU)
“Akauntabiliti Pegangan Kita” 20
5.3. Ketua PTJ hendaklah melantik sekurang - kurangnya dua (2) orang Pegawai berjawatan
gred 27 ke atas yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan aset alih untuk
dilantik oleh Bendahari bagi membuat pemeriksaan ke atas harta modal dan inventori
sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun.
5.4. Pegawai Pemeriksa hendaklah mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-
10) dan Laporan Pemeriksaan Inventori (KEW.PA-11) kepada Ketua PTJ.
5.5. Ketua PTJ hendaklah mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-10) dan
Laporan Pemeriksaan Inventori (KEW.PA-11) kepada Unit Aset, Stor dan Pelupusan, Jabatan
Bendahari.
5.6. Unit Aset, Stor dan Pelupusan, Jabatan Bendahari akan mengeluarkan Sijil Tahunan
Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori (KEW.PA-12) kepada PTJ selepas menerima
Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-10) dan Laporan Pemeriksaan Inventori
(KEW.PA-11) yang lengkap daripada PTJ.
5.7. Ketua PTJ hendaklah melakukan sendiri pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa bagi
memastikan peraturan ini dipatuhi.
KEW.PA-9
UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA
BORANG ADUAN KEROSAKAN ASET ALIH
Bahagian I (Untuk diisi oleh Pegawai Aset)
1. Id Aset 2. Jenis Aset :
3. Keterangan Aset :
4. Nombor Siri Pendaftaran :
5. Kos penyelenggaraan terdahulu (jika ada) :
6. Pengguna Terakhir :
7.Tarikh Kerosakan :
8. Perihal Kerosakan
9. Syor Pegawai Aset
Nama:………………………………………………………………….
Jawatan:………………………………………………………………..
Tarikh:………………………………………………………………….
Bahagian II (Keputusan Ketua Jabatan)
Diluluskan / Tidak Diluluskan*
………………………………….
Tandatangan
Nama:……………………………………………
Jawatan:…………………………………………
Tarikh:…………………………………………..
Nota: * Potong mana yang berkenaan
Hartabenda UKM Harta persendirian
BAHAGIAN I (Diisi oleh Jabatan/Fakulti/Bahagian/Inst./Unit/Kolej)
Pejabat : __________________________________ Rujukan : __________________________
Jabatan/Fakulti/Bahagian/Kolej : ________________ Tarikh : __________________________
___________________________________________ No. Telefon : ________________________
JENIS BARANG
Bil Jenis Barang Jumlah Unit
Nama Pembawa : ____________________________ No. KP/UKM(PER)/Kad Kampus:____________________
Jawatan : ___________________________ No. Kenderaan : ____________ Jenis Kenderaan : _________
Nama & Alamat Pejabat/Syarikat /Tempat Tinggal : ________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ Tempat Asal Barang : _______________________________ Tarikh Dibawa Keluar : ____________________
Tujuan Dibawa Keluar : _______________________________________________________________________
Tarikh ( Jangkamasa Dikembalikan Ke UKM ) : ___________________________________________________ KEBENARAN/KELULUSAN PEGAWAI DI JABATAN
Nama : ____________________________________ Jawatan : _______________________________ Jabatan : __________________________________ Tandatangan : ____________________________ Cop Rasmi Jabatan BAHAGIAN II (Untuk Kegunaan Bahagian Keselamatan)
Saya telah membuat pemeriksaan kepada PEMBAWA/BARANG/KENDERAAN seperti yang tersebut di atas dan didapati : __________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________
Tandatangan : ____________________
UKM (PER) : ____________________
Tarikh : ________________________
UKM-SPKP-JP-PK11-BO06 No. Semakan: 00 Tarikh Kuatkuasa: 01/05/2012
KEBENARAN MEMBAWA KELUAR ASET ALIH/HARTA BENDA UKM
ISIKAN DALAM 3 SALINAN
Semakansemula 2011-arrys
UKM-SPKP-PKU08-BO02 No. Semakan: 00 Tarikh Kuatkuasa : 29/01/2013
BORANG PERMOHONAN MEMILIKI ASET/INVENTORI PENYELIDIKAN
Tarikh:____________
Saya ………………………………………………………………………… UKM(PER) : …………….. ingin memohon memiliki aset / inventori penyelidikan seperti berikut:
Bil Id Aset / Inventori
Tarikh Beli Keterangan Aset / Inventori Nama Peruntukan Justifikasi Permohonan
Adalah dengan ini, saya meluluskan permohonan yang tersebut di atas:
Tan Tandatangan Dekan / Pengarah / Ketua PTJ
Nama
Jawatan
Fakulti / Institut / Pusat / Bahagian /
Jabatan / Unit
Tarikh
Fakulti/Jabatan/Institut/Pusat :
Bahagian :
Ttangan
Ketua
Jabatan
Label Tarikh BaikDapat
dilihat
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
ID Aset
LAPORAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL
Daftar (KEW.PA-2) Keadaan Harta
KEW. PA-10
UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA
(diisi oleh Pegawai Pemeriksa)
Bil Keterangan No. Siri Lokasi Sebenar Catatan
……………………… (Tandatangan)
……………………………… (Nama Pegawai Pemeriksa 1)
………………………………. (Jawatan)
……………………………….. (Tarikh Pemeriksaan)
……………………………… (Tandatangan)
……………………………… (Nama Pegawai Pemeriksa 2)
………………………………. (Jawatan)
……………………………….. (Tarikh Pemeriksaan)
Nota: Lokasi: Nyatakan lokasi harta modal mengikut rekod dan lokasi harta modal semasa pemeriksaan. Daftar: Tandakan pada yang berkenaan. Keadaan Harta Modal : Nyatakan samada sedang digunakan atau tidak digunakan. Catatan: Penjelasan kepada penemuan pemeriksaan
Fakulti/Jabatan/Institut/Pusat :
Bahagian :
Ttangan
Ketua
Jabatan
Label Tarikh BaikDapat
dilihat
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Lokasi Sebenar
Daftar (KEW.PA-3) Keadaan Harta
Catatan
KEW. PA-11
UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA
LAPORAN PEMERIKSAAN INVENTORI
(diisi oleh Pegawai Pemeriksa)
Bil ID Inventori Keterangan No. Siri
……………………… (Tandatangan)
……………………………… (Nama Pegawai Pemeriksa 1)
………………………………. (Jawatan)
……………………………….. (Tarikh Pemeriksaan)
……………………………… (Tandatangan)
……………………………… (Nama Pegawai Pemeriksa 2)
………………………………. (Jawatan)
……………………………….. (Tarikh Pemeriksaan)
Nota: Lokasi: Nyatakan lokasi harta modal mengikut rekod dan lokasi harta modal semasa pemeriksaan. Daftar: Tandakan pada yang berkenaan. Keadaan Harta Modal : Nyatakan samada sedang digunakan atau tidak digunakan. Catatan: Penjelasan kepada penemuan pemeriksaan
SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL DAN INVENTORI
TAHUN ..................................
Fakulti/Jabatan/Pusat :
Adalah disahkan bahawa Harta Modal dan Inventori di (Jabatan/Bahagian) telah diperiksa pada (tarikh pemeriksaan)
Oleh Pegawai Pemeriksa i)
ii)
Tandatangan :
Nama : Mohd Abd. Rashid Mohd Fadzil
Jawatan : Bendahari
Tarikh :
KEW.PA-12
COP RASMI
JABATAN BENDAHARI
TATACARA PENGURUSAN ASET
ALIH UNIVERSITI (TPAU)
BAB D : PENYELENGGARAAN
Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti (TPAU)
“Akauntabiliti Pegangan Kita” 21
BAB D : PENYELENGGARAAN
1. OBJEKTIF
Penyelenggaraan aset alih bertujuan:-
a. Memastikan aset alih berfungsi dengan lancar secara berterusan dan selamat digunakan
b. Memelihara dan memanjangkan jangka hayat
c. Meningkatkan keupayaan
d. Mengurangkan kerosakan
e. Menjimatkan perbelanjaan
f. Menjamin keselamatan pengguna
g. Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta produktif dan
h. Memelihara imej.
2. JENIS PENYELENGGARAAN
Penyelenggaraan terbahagi kepada dua (2) jenis seperti berikut:-
a. Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive maintenance) ialah tindakan penyelenggaraan
berjadual yang diambil untuk memeriksa, menyelenggara, membaiki atau mengganti
komponen atau sumber fizikal secara teratur supaya dapat berfungsi dengan lancar secara
berterusan contohnya kenderaan, alat penghawa dingin, alat penyelidikan yang perlu
dikalibrasi dan sebagainya dan
b. Penyelenggaraan pemulihan (Corrective Maintenance) ialah tindakan membaiki atau
mengganti komponen atau sumber fizikal supaya dapat berfungsi mengikut standard yang
ditetapkan contohnya komputer riba, pencetak dan LCD Projector.
3. MANUAL PENYELENGGARAAN
Setiap buku panduan/panduan pengguna berkaitan aset alih hendaklah disimpan sebagai rujukan
untuk tujuan penyelenggaraan.
4. PANDUAN PENYELENGGARAAN
Pegawai Aset adalah bertanggungjawab untuk melaksanakan langkah-langkah berikut:-
Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti (TPAU)
“Akauntabiliti Pegangan Kita” 22
a. Menyediakan Senarai Aset alih yang memerlukan penyelenggaraan di dalam Senarai Aset
Alih UKM Yang Memerlukan Penyelenggaraan (KEW.PA-13).
b. Merancang penyelenggaraan bagi aset alih yang memerlukan penyelenggaraan.
c. Penyelenggaraan hendaklah dilaksanakan mengikut jadual yang telah ditetapkan melainkan
sesuatu aset alih itu memerlukan penyelenggaraan segera.
d. Borang Aduan Kerosakan Aset Alih (KEW.PA-9) hendaklah diisi dan dihantar bersama-sama
sebutharga pembekal bagi tujuan penyediaan Pesanan Rasmi.
e. Setiap penyelenggaraan yang telah dilaksanakan hendaklah direkodkan dalam Daftar
Penyelenggaraan Harta Modal dan Inventori (KEW.PA-14).
f. Penilaian hendaklah dibuat ke atas program penyelenggaraan bagi tujuan berikut:-
i. Menentukan matlamat program penyelenggaraan tercapai
ii. Memastikan penyelenggaraan yang dijalankan berkualiti, bersesuaian dan
munasabah dari segi kos dan masa
iii. Mengenal pasti penyelenggaraan yang seterusnya
iv. Membantu pihak pengurusan membuat keputusan tindakan yang sesuai ke atas aset
alih berkenaan.
g. Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh pihak swasta.
Kerja-kerja penyelenggaraan yang dibuat oleh pihak swasta hendaklah diselia dan dipantau
bagi memastikan syarat-syarat yang ditetapkan dalam perjanjian dipatuhi.
KEW.PA-13
UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA
Fakulti/Jabatan/Institut/Pusat :
SENARAI ASET ALIH YANG MEMERLUKAN PENYELENGGARAAN
Bil. No. Siri Jenis/Jenama/Model Lokasi Aset Catatan
(diisi oleh Pegawai Aset)
Id Aset
KEW.PA-14
Keterangan :
Lokasi :
(a) (b) (c) (d) (e) (f)
Tarikh Butir-butir kerja No. Kontrak/Pesanan Nama Syarikat/Jabatan Kos (RM) Nama dan
Rasmi dan Tarikh Yang Menyelenggara Tandatangan
Nota :a) Tarikh pembaikan/penyelenggaraan yang telah dilakukan bagi harta modal berkenaan.
b) Butir-butir kerja
Keterangan mengenai kerja-kerja pembaikan termasuk alat ganti yang dibeli
c) No. kontrak/No. Pesanan Kerajaan beserta tarikh
No. Rujukan Pesanan Kerajaan/ No.Kontrak berserta tarikh.
d) Nama Syarikat/Jabatan yang menyelenggara
Nama syarikat atau Jabatan yang melaksanakan kerja-kerja penyelenggaraan.
e) Kos
Kos Alat ganti atau kos pembaikan atau kedua-duanya sekali.
f) Nama dan Tandatangan
Pegawai Aset/ Pengangkutan hendaklah menandatangani bagi mengesahkan butir-butir penyelenggaraan tersebut.
* Daftar Penyelenggaraan Harta Modal perlu dibuat secara berasingan (satu daftar bagi satu aset)
DAFTAR PENYELENGGARAAN HARTA MODAL DAN INVENTORI(diisi oleh Pegawai Aset)
Id :
UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA
P
BAB
JAB
PENGAL
B E : P
BATAN
TATGURIH U(T
ELUP
N BEN
TACARUSUNIVTPAU
PUSAN
NDAH
ARAAN VERSU)
N
HARI
A ASESITI
ET
Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti (TPAU)
“Akauntabiliti Pegangan Kita” 23
BAB E : PELUPUSAN
“Pelupusan” ialah satu proses untuk mengeluarkan aset alih dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod
mengikut kaedah yang ditetapkan.
1. OBJEKTIF
Pelupusan aset alih Universiti bertujuan untuk:-
a. Memastikan Jabatan Universiti tidak menyimpan aset alih yang tidak boleh diguna atau tidak
diperlukan
b. Menjimatkan ruang simpanan/pejabat
c. Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik dan
d. Membolehkan aset alih milik PTJ dipindahkan ke PTJ yang lain atas sebab-sebab tertentu.
2. JUSTIFIKASI PELUPUSAN
Aset alih boleh dilupus berdasarkan justifikasi berikut:-
a. Tidak Ekonomi Dibaiki
b. Usang/obselete
c. Rosak dan tidak boleh digunakan
d. Luput tempoh penggunaan
e. Keupayaan aset alih tidak lagi di peringkat optimum
f. Tiada alat ganti
g. Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan
h. Disyor selepas pemeriksaan aset alih dan
i. Perubahan teknologi
3. KUASA MELULUS
Kuasa untuk meluluskan pelupusan adalah seperti berikut:-
3.1 Jawatankuasa Tetap Kewangan (JKTK)
Nilai perolehan asal satu aset alih melebihi RM200,000.
3.2 Jawatankuasa Pelupusan Aset UKM
Nilai perolehan asal satu aset alih bernilai di antara RM3,000 hingga RM200,000.
3.3 Jawatankuasa Kecil Teknikal Pelupusan (JKTP)
Nilai perolehan asal satu aset alih bernilai kurang daripada RM3,000 termasuk inventori.
Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti (TPAU)
“Akauntabiliti Pegangan Kita” 24
4. JAWATANKUASA PELUPUSAN ASET UKM
4.1 Keahlian Jawatankuasa dilantik oleh Naib Canselor
Keahlian:
Pengerusi - Bendahari
Ahli - Pengarah JPP
Pengarah PTM
Timbalan Pengarah PPUKM
Setiausaha - Timbalan Bendahari
Urusetia - Pegawai di Unit Aset, KKL dan PPUKM
4.2 Peranan Jawatankuasa Pelupusan Aset:
a. Meluluskan kaedah pelupusan yang telah disyorkan oleh Jawatankuasa Kecil
Teknikal Pelupusan bagi item bernilai >RM3,000 – RM200,000.00
b. Memperakukan kaedah pelupusan aset melebihi RM200,000
c. Memastikan tindakan pelupusan telah diambil mengikut kaedah pelupusan yang telah
diluluskan
d. Meluluskan permohonan untuk meminda kaedah pelupusan sebelum tamat tempoh
pelupusan.
5. JAWATANKUASA KECIL TEKNIKAL PELUPUSAN
5.1 Keahlian jawatankuasa dilantik oleh Naib Canselor
5.2 Terdapat dua (2) kategori JKTP:
a. Jawatankuasa Kecil Teknikal Pelupusan Peralatan Pejabat, Perabot, Pengajaran,
Penyelidikan, Perubatan dan Kenderaan
Keahlian:
Pengerusi - Timbalan Pengarah (Jabatan Pembangunan dan Penyelenggaraan) /
Ketua Jabatan JPB
Ahli - Pegawai Jurutera
(Berjawatan Gred J29 sehingga J48)/
Pegawai Sains
(Berjawatan Gred C29 sehingga C48)/
Pegawai Perubatan
(Berjawatan Gred U29 sehingga U48)
Setiausaha - Pegawai di Unit Aset, Stor dan Pelupusan, UKM, Jabatan Kewangan
Pusat Perubatan UKM atau Kampus Kuala Lumpur.
Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti (TPAU)
“Akauntabiliti Pegangan Kita” 25
b. Jawatankuasa Kecil Teknikal Pelupusan Peralatan Komputer
Keahlian:
Pengerusi - Timbalan Pengarah, PTM / Ketua Jabatan PTM
Ahli - Pegawai Teknologi Maklumat
(Berjawatan Gred F29 sehingga F48)
Setiausaha - Pegawai di Unit Aset Stor dan Pelupusan, Jabatan Kewangan PPUKM
Kampus Kuala Lumpur
5.3 Peranan Jawatankuasa Kecil Teknikal Pelupusan
a. Memeriksa aset dan rekod yang hendak dilupuskan
b. Memastikan segala maklumat sulit dan rahsia dalam peralatan yang hendak
dilupuskan telah dikeluarkan
c. Mengesyor kaedah pelupusan yang sesuai
d. Menandatangani Laporan Pemeriksaan Jawatankuasa Kecil Teknikal Pelupusan
(KEW.PA-17)
e. Meluluskan pelupusan bagi inventori.
6. URUSETIA PELUPUSAN
a. Unit Aset, Stor & Pelupusan, Jabatan Bendahari adalah bertanggungjawab sebagai Urusetia
Pelupusan
b. Tugas-tugas Urusetia adalah seperti berikut:
i. Mengurus perlantikan Ahli Jawatankuasa Kecil Teknikal Pelupusan mengikut
KEW.PA-15
ii. Membuat pemeriksaan dan pengesahan aset/inventori yang hendak dilupuskan di
PTJ
iii. Menyediakan Perakuan Pelupusan (PEP) Aset Alih (KEW.PA-16) (jika berkaitan)
sekiranya pelupusan melibatkan:
(a) Komputer, KEW.PA-16 dihantar kepada Pusat Teknologi Maklumat (PTM)
untuk sediakan laporan
(b) Kenderaan, KEW.PA-16 dihantar kepada Jabatan Pembangunan &
Penyelenggaraan (JPP) untuk sediakan laporan
iv. Menyediakan Laporan Pemeriksaan Jawatankuasa Kecil Teknikal Pelupusan
(KEW.PA-17)
v. Mengurus Mesyuarat Jawatankuasa Kecil Teknikal Pelupusan dan pemeriksaan
fizikal
Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti (TPAU)
“Akauntabiliti Pegangan Kita” 26
vi. Mendapatkan perakuan butir-butir aset/inventori yang hendak dilupus daripada JKTP.
Bagi inventori, kelulusan pelupusan dilakukan oleh JKTP
vii. Menyediakan kertas kerja untuk kelulusan JKPA UKM bagi item bernilai >RM3,000 –
RM200,000.00 dan bagi item bernilai >RM200,000.00 untuk kelulusan JKTK
viii. Melantik syarikat untuk membuat lelongan awam
ix. Melantik kontraktor bagi pelupusan secara buang ke tapak pelupusan yang
dibenarkan oleh Pihak Berkuasa Tempatan
x. Mengedarkan minit mesyuarat hasil pemeriksaaan pelupusan oleh Jawatankuasa
kepada PTJ yang berkenaan
xi. Mengambil tindakan mengikut kaedah pelupusan yang telah diluluskan
xii. Menyediakan Sijil Pelupusan (KEW.PA-19) bagi semua pelupusan yang telah
dilaksanakan dan hantar kepada PTJ yang berkenaan.
7. PERMOHONAN PELUPUSAN
Proses pelupusan bermula setelah PTJ mengemukakan borang permohonan pelupusan kepada Unit
Aset, Stor & Pelupusan, Jabatan Bendahari dengan mengisi Borang Permohonan Pelupusan Aset
UKM :SPKP-BEN-PK03-BO02.
8. PROSES PELUPUSAN
a. Fak/Inst/Pusat mengisi Borang Permohonan Pelupusan UKM-SPKP-BEN-PK03-BO02 dan
kemukakan kepada Jabatan Bendahari. Permohonan Pelupusan Komputer perlu diasingkan
dengan permohonan Pelupusan Peralatan Pejabat, Perabot, Pengajaran, Penyelidikan,
Perubatan dan Kenderaan (Jawatankuasa Kecil Teknikal Pelupusan yang berbeza)
b. Unit Aset, Stor dan Pelupusan, Jabatan Bendahari akan mendaftar permohonan pelupusan
dan membuat semakan permohonan pelupusan
c. Jawatankuasa Kecil Teknikal Pelupusan (JKTP) akan menyemak dan memperakukan
pelupusan aset alih serta mencadangkan kaedah pelupusan yang bersesuaian. Bagi
pelupusan inventori, JKTP bertanggungjawab untuk meluluskan permohonan pelupusan.
d. Unit Aset, Stor dan Pelupusan, Jabatan Bendahari akan mengemukakan Laporan Pelupusan
Aset Alih kepada Jawatankuasa Pelupusan Aset UKM. Jawatankuasa ini bertanggungjawab
meluluskan permohonan pelupusan bagi aset alih yang bernilai RM3,000 sehingga
RM200,000 dan memperakukan pelupusan bagi aset alih yang bernilai melebihi RM200,000
e. Bagi aset alih yang bernilai melebihi RM200,000, permohonan pelupusan akan di bawa ke
Jawatankuasa Tetap Kewangan untuk kelulusan.
Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti (TPAU)
“Akauntabiliti Pegangan Kita” 27
f. Setelah kelulusan diperolehi, Jabatan Bendahari akan mengemukakan salinan kelulusan
kepada Fakulti/Institut/Pusat.
g. Pegawai Aset di PTJ perlu mengemaskini di ruangan pelupusan dalam Daftar Harta Modal
(KEW.PA-2) atau Daftar Inventori (KEW.PA-3) selepas menerima minit kelulusan dari Unit
Aset, Stor & Pelupusan.
9. TEMPOH TINDAKAN PELUPUSAN
Tindakan pelupusan mengikut kaedah yang diluluskan hendaklah dilaksanakan dalam tempoh tiga
(3) bulan dari tarikh surat kelulusan.
10. PELANJUTAN TEMPOH
10.1 Permohonan melanjutkan tempoh pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus
dua (2) minggu sebelum tamat tempoh pelupusan. Pelanjutan tempoh hanya dibenarkan
sekali sahaja.
10.2 Sekiranya tindakan pelupusan tidak dapat diselesaikan selepas tempoh pelanjutan, maka
kelulusan adalah terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan kerana
pengurangan nilai semasa aset alih dan kaedah pelupusan mungkin tidak lagi sesuai.
11. PINDA KAEDAH PELUPUSAN
Permohonan untuk meminda kaedah pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus.
Permohonan hendaklah dikemukakan sebelum tamat tempoh kelulusan pelupusan. Sekiranya
tempoh pelupusan telah tamat, kelulusan adalah terbatal dan permohonan baru hendaklah
dikemukakan.
12. KAEDAH PELUPUSAN
a. Sebutharga
i. Sebutharga hendaklah dipelawa sekurang-kurangnya kepada 3 syarikat atau orang
perseorangan
ii. Kenyataan Tawaran Sebutharga menggunakan borang KEW.PA-24
iii. Tawaran sebutharga hendaklah menggunakan Borang KEW.PA-25 (Harga rezab
berdasarkan KEW.PA-16)
iv. Tawaran hendaklah dikemukakan ke dalam peti sebutharga Unit Aset, Stor &
Pelupusan sebelum tarikh dan waktu yang ditetapkan. Sebutharga yang diterima
lewat tidak dipertimbangkan
Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti (TPAU)
“Akauntabiliti Pegangan Kita” 28
v. Sebutharga hendaklah dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Sebutharga pada tarikh
dan waktu yang ditetapkan
vi. Jawatankuasa Pembuka Sebutharga hendaklah menyenaraikan semua tawaran yang
diterima menggunakan Borang KEW.PA-26 dan menandatangani Jadual Sebutharga
tersebut.
vii. Jawatankuasa Pembuka Sebutharga hendaklah mengemukakan Jadual Sebutharga
kepada Jawatankuasa Sebutharga untuk pertimbangan dan keputusan selanjutnya
viii. Dalam memilih tawaran sebutharga, Jawatankuasa Sebutharga hendaklah
memastikan harga tawaran yang diterima adalah yang paling menguntungkan
Universiti
ix. Surat tawaran akan dikeluarkan kepada penyebut harga yang berjaya. Sekiranya
penyebut harga yang terpilih menolak tawaran, Jawatankuasa Sebutharga hendaklah
menimbang tawaran-tawaran lain atau memutuskan pelawaan sebutharga semula.
b. Lelong
i. Lantik syarikat yang menguruskan lelongan awam
ii. Harga rezab untuk lelongan berdasarkan kepada nilai semasa aset di Borang
Perakuan Pelupusan KEW.PA-16 hendaklah dinyatakan di dalam senarai aset yang
akan dilelong
c. Jual Pukal / Skrap
i. Dapatkan sekurang-kurangnya 3 sebutharga daripada syarikat/individu.
ii. Pilih tawaran harga yang tertinggi/memenuhi syarat dan tertakluk kepada keputusan
Jawatankuasa Pemilih.
iii. Keluarkan surat tawaran kepada syarikat/individu yang berjaya dan maklumkan
tawaran harga serta tarikh untuk mengambil aset.
d. Jual kepada kakitangan
i. Penentuan harga ditetapkan oleh JKTP/JKPA bergantung kepada jenis aset.
ii. Keluarkan surat tawaran kepada kakitangan dan maklumkan tawaran harga serta
tarikh untuk mengambil aset
e. Derma / Hadiah
i. Ciri-ciri aset yang boleh dilupuskan secara hadiah iaitu:
(a) Aset boleh digunakan lagi dalam bentuk dan fungsi asaltetapi tidak diperlukan
lagi oleh PTJ
(b) Aset tidak ekonomik dibaiki tetapi boleh diguna sebagai latihan atau pameran
ii. Pelupusan secara hadiah dilaksanakan berasaskan:
(a) Permohonan atau keperluan penerima
(b) Kos pengendalian dan pengangkutan hendaklah ditanggung oleh penerima
Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti (TPAU)
“Akauntabiliti Pegangan Kita” 29
iii. Keluarkan surat kelulusan permohonan.
iv. Pihak yang terlibat mengambil aset yang didermakan/dihadiahkan dengan
menandatangani Surat Akuan Penerimaan.
f. Tukar Beli (Trade In)
i. Dilaksanakan bagi aset yang masih boleh digunakan dalam bentuk asal tetapi tidak
diperlukan oleh PTJ dan pembekal asal atau pembekal yang berniaga dalam bidang
berkaitan
ii. Aset perlu dikeluarkan sebelum gantinya dipasang. Sebagai contoh, loji/alat
penghawa dingin perlu dibuka sebelum penggantinya dipasang
iii. Penggantian aset hendaklah disahkan oleh Pegawai yang pakar (jika perlu)
iv. Harga jualan barang lupus dirundingkan di antara PTJ dengan pembekal
v. Peruntukan yang mencukupi bagi membiayai harga penuh aset yang akan diganti
vi. Harga jualan aset hendaklah dikreditkan sebagai hasil universiti dan tidak boleh
ditolak dari harga sebenar aset yang hendak dibeli
vii. Cadangan jualan secara tukar beli hendaklah dimasukkan sebagai syarat dalam
dokumen pelawaan tender/sebutharga dan juga dalam perjanjian kontrak perolehan
g. Pindahan
i. Pelupusan secara pindahan boleh dilaksanakan di antara PTJ bagi aset yang boleh
digunakan dalam bentuk asalnya tetapi tidak diperlukan kerana:
(a) Melebihi keperluan
(b) Tidak diperlukan selepas projek siap
(c) Usang (obsolete)
ii. Kaedah pelupusan secara pindahan dilaksanakan berasaskan:
(a) Permohonan atau keperluan PTJ penerima
(b) Tidak dikenakan apa-apa bayaran
(c) Kos pengendalian pindahan hendaklah ditanggung oleh penerima
(d) Daftar aset hendaklah diserahkan kepada PTJ penerima
(e) Aset yang diterima secara pindahan hendaklah dilupuskan oleh PTJ
penerima mengikut tatacara pelupusan yang berkuatkuasa
iii. Kos penyelenggaraan aset lupus yang dipindahkan ke PTJ lain tidak akan ditanggung
oleh Universiti
h. Musnah
i. Kaedah pelupusan secara musnah boleh dilaksanakan bagi aset yang tiada nilai
jualan/nilai sisa atau aset yang berunsur keselamatan dengan cara berikut:
Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti (TPAU)
“Akauntabiliti Pegangan Kita” 30
(a) Ditanam
(b) Dibakar
(c) Dibuang
(d) Ditenggelam
ii. Membuka tawaran sebutharga kepada syarikat yang layak untuk memusnahkan aset
yang hendak dilupuskan
iii. Memilih syarikat yang menawarkan kos yang terendah
iv. Aset / inventori dibuang di kawasan pembuangan yang dibenarkan.
v. Bahan yang boleh digunakan sebagai alat ganti hendaklah ditanggal/dikeluarkan
terlebih dahulu untuk kegunaan akan datang
vi. Sediakan Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Alih Universiti (KEW.PA-18)
i. Kaedah-kaedah lain pelupusan
Kaedah lain yang tidak dinyatakan hendaklah mendapat kelulusan Jawatankuasa Pelupusan
Aset UKM
13. TINDAKAN SEMASA MELAKSANAKAN PELUPUSAN
a. Label Hak Milik UKM dan nama PTJ pada aset hendaklah dipadamkan/ditanggalkan
b. JPJ hendaklah diberitahu mengenai pelupusan kenderaan supaya pendaftaran kenderaan
Universiti dibatalkan
c. Kad pendaftaran kenderaan bermotor diserahkan kepada pembeli kecuali pelupusan secara
jualan sisa
1 / 1
UKM-SPKP-BEN-PK03-BO02 No. Semakan: 00 Tarikh Kuatkuasa: 01/05/2012
BORANG PERMOHONAN PELUPUSAN
Sila tandakan () bagi pilihan di bawah:
Fakulti/Jabatan : ________________________________ Catatan : Semua maklumat WAJIB untuk diisi. Sekiranya maklumat sudah tiada, anggaran perlu dibuat. (terutama bagi maklumat tarikh beli dan harga beli). Jabatan Bendahari tidak akan memproses permohonan yang tidak lengkap.Borang Permohonan perlu dihantar kepada unit aset untuk tindakan selanjutnya. Bagi pelupusan kenderaan perlu dilampirkan kos penyelenggaraan dan salinan pendaftaran kenderaan tersebut. Sebarang pertanyaan boleh menghubungi di talian 03-89215185/5182/4005- Fax : 03-89215897
Dilaporkan oleh, Diluluskan oleh, …………………………….. ………………………………… Nama : Cop Jawatan : Jawatan : Tarikh : No. Tel :
Inventori (< 3,000)
Aset (>3,000)
Peralatan Pejabat/Perabot
Komputer
Peralatan Penyelidikan
Bil Keterangan Aset Jenama/Model
No. Siri
Kuantiti
No Pesanan Rasmi
Harga Beli
(seunit) RM
Tarikh Beli
Id Aset Lokasi Aset Alasan Pelupusan
KEW.PA-15
No. Ruj: UKM(S)3.1/179/3/1
Tarikh: Tuan / Puan, LANTIKAN SEBAGAI AHLI JAWATANKUASA KECIL TEKNIKAL PELUPUSAN Merujuk kepada perkara di atas, sukacita dimaklumkan bahawa Tuan / Puan dilantik sebagai Ahli Jawatankuasa Kecil Teknikal Pelupusan _______________ untuk memeriksa aset yang dicadangkan untuk dilupuskan. Peranan dan tanggungjawab Ahli Jawatankuasa Kecil Teknikal Pelupusan Aset adalah seperti berikut:
(a) Memeriksa aset dan rekod yang hendak dilupuskan. (b) Memperakukan pelupusan aset. (c) Mengesyor kaedah pelupusan yang sesuai. (d) Meluluskan pelupusan bagi inventori
Saya yakin dengan kewibawaan Puan dapat melaksanakan tanggungjawab ini dengan jayanya. Sekian, terima kasih. Yang benar NAIB CANSELOR s.k - Bendahari Universiti Kebangsaan Malaysia
KEW.PA-16
UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA
PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) ASET ALIH
Jabatan :
Alamat :UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA, BANGI
No. Siri Pendaftaran Aset :
(KEW.PA-2/PA-3)
No. Kodifikasi Nasional : Jumlah jarak perjalanan(km)/ :
Tempoh penggunaan(jam)
Jenis, Jenama dan Model : Tahap Penyampaian Perkhidmatan(%) :
No. Chassis/Siri Pembuat : Jumlah Kos Penyelenggaraan Terdahulu :
No. Enjin : Anggaran Kos Penyelenggaraan Semasa :
No. Pendaftaran (kenderaan) : Nilai Semasa :
Tarikh dibeli : Anggaran Nilai Selepas Diperbaiki :
Harga Perolehan Asal : Anggaran Tahan Selepas Diperbaiki :
LAPORAN PEMERIKSAAN
Butir-butir penambahbaikan yang perlu :-
1. ………………………………………………………………………...……………
2. …..…………………….………………………………………...………………….
3. ….………………………………………………………..………………………….
Disahkan bahawa aset tersebut telah diperiksa dan diperakukan untuk pelupusan
atas sebab-sebab berikut :-
1. ……………………………………………………………..………………………
2. ………………………………………………………….………………………….
3. …………………………………………………………………...……………….
……………………………………………… ……………………………
(Tandatangan) (Tandatangan)
Nama : Nama :
Jawatan : Jawatan :
Tarikh : Tarikh :
Cop : Cop :
Ruangan ini hendaklah diisi jika PEP melebih tempoh satu (1) tahun.
Aset telah dibuat penilaian semula dengan nilai semasa RM …………………………………….
……………………………………………… Cop :
(Tandatangan)
Nama :
Jawatan :
Tarikh :
KEW PA-17
HADIR:
1
2
Bil.Deskripsi Aset/
Jenama/JenisModel No Siri
Pesanan
RasmiKuantiti Harga Beli (RM) Jumlah (RM) Tarikh Beli ID Aset Lokasi Alasan Pelupusan
Cadangan Jawatankuasa
Teknikal
JUMLAH -
TURUT HADIR:
1
2
Cadangan :
Tarikh Pemeriksaan :
Tempat Pemeriksaan :
Tandatangan : _________________________
Nama :
Jawatan
Tarikh Pemeriksaan :
Tandatangan : _________________________
Nama :
Jawatan
Tarikh Pemeriksaan :
Tandatangan : _________________________
Nama :
Jawatan
Tarikh Pemeriksaan :
: AHLI JKTP PELUPUSAN
: PENGERUSI JKTP PELUPUSAN
: SETIAUSAHA JKTP PELUPUSAN
UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA
LAPORAN PEMERIKSAAN
JAWATANKUASA KECIL TEKNIKAL PELUPUSAN
KEW.PA-18
UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA
SIJIL PENYAKSIAN PEMUSNAHAN ASET ALIH
Disahkan aset seperti maklumat berikut telah dimusnahkan.
Kelulusan Pelupusan :.....................................................
Secara : (Tanam/Bakar/Buang/Tenggelam)*
Tarikh :…………………………….…….
Tempat :……..……………………………
…………….…………………. ………………………………
Tandatangan Tandatangan
Nama: ……………………. Nama: ……………………….
Jawatan: …………………… Jawatan: ……………………..
Cop: Cop:
* Pilih mana yang berkenaan
SIJIL PELUPUSAN ASET ALIH
FAKULTI/JABATAN :
KERTAS :
JKTP BIL. : JKPA BIL. : JKTK BIL. :
Merujuk surat kelulusan No. Rujukan UKM 3.1/322/3 bertarikh______________, saya mengesahkan tindakan pelupusan telah dilaksanakan seperti berikut:-
1. Aset berikut telah dilupuskan secara pindahan/hadiah. Bilangan item ………….………………………………………… dipindahkan/hadiah kepada…………………..………………………………………………………………… (Surat Akuan Terima disertakan)
2. Aset berikut telah dilupuskan secara dijual. Bilangan item ____ No.Resit _________bertarikh _______________ (Salinan Resit Disertakan) 3. Aset berikut telah dilupuskan secara musnah. Bilangan item: …………………….……………………………………………………..
Cara dimusnahkan: …………………………………………………………………….. (Sijil Menyaksikan Pemusnahan disertakan)
4. Aset berikut telah dilupuskan melalui kaedah-kaedah lain. Bilangan item: ………………………………...
Kaedah pelupusan: ……………………………...
(Dokumen berkaitan disertakan) 5. Aset berikut telah dimasukkan ke dalam stok. Bilangan item ..…………………………………………………………………………..
(Salinan Kad Kawalan Stok Disertakan)
Tandatangan Ketua Jabatan : ……………………………………
Nama :
Jawatan :
Tarikh : ……………………………………
KEW.PA-19
COP RASMI
KEW.PA-20
JUALAN PINDAHAN BUANG JUAL PADA
KAKITANGAN DERMA HADIAH
JUMLAH
TAHUN ………..
UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA
BAHAGIAN/ JABATAN : UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA
HASIL PELUPUSAN
(RM)
JUMLAH NILAI
PEROLEHAN ASAL
(RM)
JENIS ASET BIL
KAEDAH PELUPUSAN MENGIKUT NILAI PEROLEHAN ASAL ASET ALIH (RM)
LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN ASET ALIH
KEW.PA-24
UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA
No. Sebutharga :
KENYATAAN TAWARAN SEBUTHARGA PELUPUSAN ASET ALIH
Jabatan:
1. Tawaran adalah dipelawa dari syarikat atau orang perseorangan yang berminat untuk membeli
aset seperti berikut:
Bil. Keterangan aset Kuantiti Harga
Simpanan
Deposit
Tender
1.
2.
3.
2. Aset boleh dilihat pada hingga ___________________ di antara jam
_________________ hingga di .
3. Tawaran boleh dibuat dengan menggunakan Borang Se b u th a r g a Pelupusan Aset Universiti
(KEW.PA 25) yang boleh diperolehi di alamat seperti di para 5. Tawaran hendaklah sah bagi tempoh
60 hari.
4. Semua tawaran dengan maklumat yang lengkap hendaklah menggunakan sampul berlakri dan
ditanda dengan No. Sebutharga melalui pos atau dimasukkan ke dalam Peti Sebutharga di alamat:
5. Tarikh tutup sebutharga pada jam 12.00 tengahari. Sebutharga yang diterima
lewat tidak akan dipertimbangkan.
(Tandatangan Ketua Jabatan)
Alamat:
Tarikh:
Cop:
SYARAT DAN PERATURAN SEBUTHARGA
1. Aset akan dijual tertakluk kepada harga simpanan.
2. Penyebutharga adalah dikehendaki menyertakan deposit sebutharga sebanyak 10% daripada harga
tawaran bagi setiap aset atau RM5,000 mengikut mana yang terendah. Deposit sebutharga hendaklah
dalam bentuk kiriman wang/wang pos/draf bank atau Cashier’s Order sahaja atas
nama_____________________________________________(Jabatan).
3. Tawaran tanpa/kurang deposit sebutharga tidak akan dipertimbangkan.
4. Semua aset adalah dijual sebagaimana keadaannya semasa dilihat (as-is-where- is basis).
5. Jabatan ini tidak bertanggungjawab ke atas aset yang telah dijual.
6. Semua perbelanjaan berkaitan pembelian aset seperti kos menanggal (dismantle), mengangkut dan
sebagainya hendaklah ditanggung oleh pembeli sendiri.
7. Pembeli yang berjaya hendaklah membuat pembayaran penuh dalam tempoh satu (1) minggu dari
tarikh pemberitahu keputusan. Jika bayaran tidak dijelaskan dalam tempoh tersebut, deposit
sebutharga tidak akan dikembalikan.
8. Pembeli yang berjaya hendaklah mengambil aset dalam tempoh 7 hari selepas bayaran penuh
dijelaskan. Jika gagal, bayaran yang telah dibuat tidak akan dikembalikan.
KEW. PA-25
UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA
BORANG SEBUTHARGA PELUPUSAN ASET ALIH UNIVERSITI
Nama Individu/Syarikat:
No. Kad Pengenalan/Pendaftaran Syarikat:
Alamat:
Kepada:
(Nama dan Alamat Jabatan) Tuan,
Tawaran Untuk Sebutharga No. …………../……….…..
Merujuk kepada perkara di a tas , saya /syarikat bermina t menyer ta i sebu tharga tersebut.
1. Tawaran saya/syarikat adalah seperti berikut:-
Bil Keterangan Aset Kuantiti Harga Tawaran(RM)
2. Bersama-sama ini disertakan deposit sebutharga (sebanyak 10% daripada harga tawaran aset
di atas atau RM5,000 mengikut mana yang terendah) yang bernilai RM (Ringgit
Malaysia ) dalam bentuk kiriman wang/wang pos/draf bank/cashier’s order no.
atas nama (Jabatan).
3. Saya/syarikat memahami dan bersetuju dengan semua syarat-syarat yang ditetapkan.
Sekian, terima kasih.
Tandatangan
Nama/Cop Syarikat
KEW.PA-26
UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA
JADUAL SEBUTHARGA PELUPUSAN ASET ALIH UNIVERSITI
(Untuk Dipamer Di Papan Kenyataan)
Bil. Kod Penyebutharga Harga
Nota: Harga tawaran di atas adalah harga yang tercatat di dalam dokumen sebutharga yang diterima
sebelum diperiksa. Universiti adalah tidak terikat menerima mana-mana sebutharga yang dijadualkan.
(Tandatangan Pengerusi)
Nama : ………………...............
Jawatan: …………………………
(Tandatangan Ahli) (Tandatangan Ahli)
Nama : ………………………. Nama : …………………………..
Jawatan: …………………………….… Jawatan: ……………………………
Tarikh :_______________________________
KEW.PA-27
UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA
KENYATAAN JUALAN LELONGAN ASET ALIH UNIVERSITI
1. Dimaklumkan bahawa........................................... (nama Jabatan) akan mengadakan jualan lelong
aset seperti berikut:-
Tarikh : .................................................
Masa :
................................................. Tempat :
................................................. 2. Senarai aset yang akan dilelong adalah seperti di KEW.PA-27(A). Semua aset boleh dilihat pada
tarikh............................ dan/hingga ....................... di alamat
................................................................................................................... di antara jam ....................
hingga ....................
3. Syarat dan peraturan lelong adalah seperti berikut:-
(i) Aset akan dijual tertakluk kepada harga simpanan.
(ii) Pembida yang berminat untuk menyertai lelongan, perlu mendaftar dengan pegawai pelelong
dengan memberikan nama penuh, no. Kad Pengenalan dan alamat kepada Pegawai Pelelong
semasa lelongan dilakukan serta membayar deposit sebanyak 5% daripada harga simpanan
atau maksima RM1, 000.
(iii) Penawar harga tertinggi adalah pembida yang berjaya dan jika ada apa- apa perselisihan yang
berbangkit mengenai penawar yang tertinggi, aset berkenaan akan dilelong semula.
(iv) Jabatan berhak mengubah susunan jualan tersebut di senarai KEW.PA-27(A) dan menarik balik
mana-mana aset daripada senarai tersebut.
(v) Semua aset adalah dilelong sebagaimana keadaannya semasa dilihat (as-is-where-is-
basis).
(vi) Jabatan ini hendaklah bertanggungjawab ke atas aset yang telah dijual.
(vii) Semua perbelanjaan bagi mengangkut aset hendaklah ditanggung oleh pembida sendiri.
(viii) Pembida yang berjaya hendaklah memberitahu nama penuh, no. Kad Pengenalan dan alamat
kepada pegawai pelelong semasa jualan dilakukan.
(ix) Pembayaran penuh hendaklah dibuat dalam tempoh tujuh (7) hari dari tarikh lelongan.
(x) Pembida yang berjaya hendaklah mengambil aset dalam tempoh empat belas (14) hari dari
tarikh lelong. Jika tidak, Jabatan berhak untuk melupuskannya.
(xi) Segala bayaran hendaklah dijelaskan sepenuhnya sebelum aset boleh dikeluarkan dari
premis Jabatan.
KEW.PA-27(A)
UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA
SENARAI ASET YANG DILELONG
JABATAN:
Lot Jenis Aset Kuantiti Harga Simpanan (RM)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
..................................................
(Tandatangan Ketua Jabatan)
Nama : ........................................................................
Jawatan : ........................................................................
Tarikh : ......................................................................
Cop Jabatan:
Kembaran A
ASET YANG BOLEH DIKELUARKAN PEP OLEH JKR
BIL PERKARA
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Agricultural Machinery
Agricultural, horticultural or forestry machinery for soil preparation or cultivation, lawn or
sports ground rollers such as ploughs, harrow, scarifiers, cultivator, weeder, seders,
planter, spreaders and fertilizer distributors.
Harvesting or threshing machinery, including straw of folder balers, grass or hay mowers,
machines for cleaning, sorting or grading eggs, fruit or other agricultural produce and other
agricultural machinery.
Milking machines and dairy machinery.
Agricultural, forestry, poultry-keeping or bee-keeping machinery, including germination
plant fitted with mechanical or thermal equipment, poultry incubators and brooders.
Machines for cleaning, sorting or grading seed, grain or dried leguminious vegetables,
machinery used in the milling industry or for the working of cereal or dried leguminous
vegetables, other than Farm-type machinery.
Air Conditioning Machinery
Refrigerators, freezers and other refrigerating or freezing equipment, heat pumps and air
conditioning machinery.
Automotives
Motorcycles, cars, vans, lorries, trucks, recovery vehicles, cranes and Etc.
Boilers
Steam or other vapours generating boilers, super -heated water boilers.
Cranes and Hoist
Pulley tackle and hoists skip hoists, winches and capstans, jacks.
Ships derricks, cranes, including cable cranes, mobile lifting frames, staddle carries and
works trucks fitted with a crane – overhead travelling crane, bridge cranes, tower cranes,
portal or pedestal jib cranes.
Construction Plants and Machinery
Bulldozers, angledozers, graders, levelers, scrapers, mechanical shovels, excavators,
shovel loaders, tamping machines, horing machinery, pile drivers, road rollers and
other building or road construction machinery.
BIL PERKARA
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
Dish Washing Machines, Packing Or Rapping Machines
Dish washing machines, machinery for cleaning or drying bottles or other containers,
machinery for filling, closing, sealing or labeling bottles, cans, boxes, bags or other
containers, machinery for capsuling bottles, jars, tubes and similar containers, other
packing or wrapping machinery for aerating beverages.
Engines
Spark-ignition reciprocating or rotary internal combustion piston engines.
Compression-ignition internal combustion piston engines (diesel or semi-
diesel engines).
Fans
Air or other gas compressors and fans, ventilating or recycling hoods.
Furnace
Furnace burners for liquid fuel, for pulverised solid fuel or gas, mechanical stokers,
including their mechanical ash dischargers and similar appliances.
Industrial or laboratory furnaces and ovens, including incinerators.
Gas Producer
Gas producer, acetylene gas generator and etc.
Handing Equipments
Forklift trucks, other works trucks fitted with lifting or handling equipment.
Heat Treatment Equipments And Heat Exchanges
Machinery, plant or laboratory equipment, for the treatment of materials by process
involving a change of temperature such as heating, cooking, roasting, distilling, rectifying,
sterilizing, pasteurising, steaming, drying, evaporating, vaporising, condensing or cooling,
instantaneous or storage water heater.
Medical, surgical or laboratory sterilizes, dryers, heat exchange, cooling tower.
Jet Projecting Machines
Mechanical appliances for projecting, dispersing or spraying liquids or powder, fire
fighting equipments including fire extinguishers and auxiliary equipments, steam or
sand blasting machines and similar jet projecting machines.
BIL PERKARA
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
32.
33.
34.
Lift And Escalators
Lift and escalators, conveyors and other lifting, handling, loading or unloading
machinery.
Locomotives
Rail locomotives and coaches
Railway or tramway maintenance or service vehicles (for example, workshops, cranes,
ballast tampers, trackliners, testing coaches and track inspection vehicles).
Railway or tramway goods vans and wagons.
Railway or tramway track fixtures and fitting, mechanical, including electro mechanical)
signalling, safety or traffic equipment for railways, tramways, roads, inland waterways,
parking facilities, port installations or airfields.
Mecha-Electric Equipments
Electric motors and generators.
Electric generating sets and rotary converters.
Electro magnets, electro magnetic or permanent magnet chucks, clamps and similar
bolding devices, electro-magnetic couplings, clutches and brakes, electro- magnetic lifting
heads.
Electro-mechanical domestic appliance, with self-contained electric motor. Soldering,
brazing or welding, machines and apparatus. Electric machines
and apparatus for hot spraying of metals or cermets.
Metrological Equipments
Drawing, marking out or mathematical calculating instruments (for example, drafting
machines, pantographs, protractors, drawing sets, slide rules, disc calculators), instruments
for measuring length, for use in the hands (for examples, measuring rods and tapes,
micrometers, callipers).
Hydrometers and similar floating instruments, thermometers, pyrometers, barometers,
hygrometers and psychrometers.
BIL PERKARA
35.
36.
37.
38.
39.
40.
41.
42.
43.
44.
45.
46.
47.
Instruments and apparatus for measuring or checking the flow, level, pressure or
other variables liquids or gases (for example polarimeter, refractometers, spectrometers,
gas or smoke and analysis apparatus, instruments and apparatus for measuring or
checking viscosity, porosity, expansion, surface tension, checking quantity of heat, sound
or light.
Gas, liquid or electricity supply or production meter.
Revolution counters, production counters, taximeters, miliometers,
pedometers and speed indicator tachometer.
Wrist-watches, pocket- washes and other watches, including stop watches, alarm clock,
wall clocks.
Weighing Machinery.
Medical Equipments
Instruments and appliances used in medical, surgical, dental or veterinary sciences,
including scientigraphic apparatus, other electromedical apparatus and sight testing
instruments.
Musical Instruments
All musical instruments.
Turbines
Steam turbines, gas turbines, hydraulic turbines, water wheels.
Textile Machinery
Machines for extruding, drawing texturing or cutting textile materials.
Machines for preparing textile fibres, spinning, doubling or twisting
machines and other machinery for producing textiles yarns textile reeling or
winding machines and machines for preparing textile yarns for use on the machines.
Weaving machines (looms)
Knitting machines, stitch-bonding machines and machines for making gimped yarn, tulle,
lace, embroidery, trimmings, braid or net and machines for tufting.
Workshop Equipments
Workshop equipments and machinery such as lathe machine, sharper, driller, hydraulic
jack machine, milling machine and etc.
Nota: Sumber daripada JKR.
KEMBARAN B
SENARAI PERKAKASAN KOMPUTER
JENIS PERKAKASAN
ALAT/KOMPONEN
Perkakasan Utama
1. Unit Pemprosesan Pusat (CPU)
2. Unit Kawalan, Kira-kira dan Logik
3. Ingatan Utama
4. Alatan yang terkandung di dalam CPU
Perkakasan Periferal/Storan Sekunder
1. Pemacu cakera dan kawalannya 2. Pemacu pita magnetik dan
kawalannya
3. Pemacu cakera liut
4. Alat storan mikroflis
5. Pemacu pita katrij/kaset dan lain-lain
Alat Input/Output
1. Unit pameran video
2. Unit konsol
3. Teletaip
4. Pembaca pita kertas,
5. Pembaca kad
6. Mesin penebuk
7. Pembaca aksara aptik (OCR)
8. Pembaca tanda optik (OMR)
9. Alat pen bercahaya
Alat Input/Output
10. Tetikus
11. Degitiser
12. Scanner
13. Pencetak
14. Pemplot
15. Telepencetak dan lain-lain
Perkakasan Komunikasi
1. Unit kawalan Komunikasi
2. Modem
3. Line driver
4. Alat antara muka
5. Alat rangkaian (networking device) dll.
P
BABHAP
JAB
PENGAL
B F : KPUSKI
BATAN
TATGURIH U(T
EHILARA
N BEN
TACARUSUNIVTPAU
ANGA
NDAH
ARAAN VERSU)
AN DA
HARI
A ASESITI
AN
ET
Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti (TPAU)
“Akauntabiliti Pegangan Kita” 31
BAB F : KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA
“Kehilangan” bermaksud aset alih yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan oleh kecurian,
kemalangan, kebakaran, bencana alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai awam.
“Hapuskira” ialah satu proses untuk membatalkan rekod aset alih yang hilang.
1. OBJEKTIF
Hapuskira aset alih universiti bertujuan untuk:-
a. Mengawal kerugian yang ditanggung oleh Universiti akibat kehilangan aset alih
b. Menyelaraskan rekod aset alih
c. Meningkatkan kesedaran dan tanggungjawab terhadap kepentingan keselamatan aset alih
Universiti dan
d. Membolehkan tindakan surcaj atau tatatertib dikenakan ke atas kecuaian pegawai.
2. KUASA MELULUS HAPUSKIRA
Kuasa melulus hapuskira adalah seperti berikut:-
a. Jawatankuasa Tetap Kewangan
Nilai perolehan asal satu aset alih melebihi RM200,000
b. Jawatankuasa Pelupusan Aset UKM
Nilai perolehan asal satu aset alih bernilai sehingga RM200,000
3. URUSETIA KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA
3.1 Unit Aset, Stor dan Pelupusan, Jabatan Bendahari UKM adalah bertanggungjawab sebagai
Urusetia Kehilangan dan Hapuskira.
3.2 Tugas-tugas Urusetia Kehilangan dan Hapuskira adalah seperti berikut:
a. Mendapatkan maklumat mengenai aset yang hilang melalui Daftar Harta Modal
(KEW.PA-2) dan Daftar Inventori (KEW.PA-3).
b. Mendapatkan Laporan Awal Kehilangan Aset Alih (KEW.PA-28) daripada Ketua PTJ.
c. Menyedia dan mengemukakan tuntutan insuran
d. Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat dengan menggunakan contoh
format Surat Pelantikan Jawatankuasa Penyiasat (KEW.PA-29).
e. Mendapatkan hasil siasatan polis
f. Mendapatkan Laporan Akhir Kehilangan Aset Alih (KEW.PA-30) daripada
Jawatankuasa Penyiasat.
g. Mendapatkan syor dan ulasan dari Naib Canselor
Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti (TPAU)
“Akauntabiliti Pegangan Kita” 32
h. Mengambil tindakan seperti yang dicadangkan oleh Jawatankuasa Penyiasat dan
diperakukan oleh Naib Canselor.
i. Maklumkan syor surcaj atau tatatertib kepada Bahagian Perundangan, Jabatan
Pendaftar
j. Dapatkan maklum balas kedudukan tindakan surcaj/tatatertib daripada Bahagian
Perundangan, Jabatan Pendaftar
k. Mengemukakan permohonan hapuskira kepada kuasa melulus
l. Memaklumkan kelulusan hapuskira kepada pegawai aset di PTJ berkenaan untuk
tindakan kemaskini rekod daftar aset dan menerima Sijil Hapuskira (KEW.PA-31).
4. PROSES HAPUSKIRA
4.1 Melaporkan Kehilangan
a. Pegawai PTJ yang mengetahui kehilangan melaporkan kehilangan aset alih kepada
Ketua Jabatan/Ketua Projek serta merta.
b. Pegawai PTJ yang mengetahui kehilangan melaporkan ke Bahagian Keselamatan
UKM dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan diketahui sekiranya berlaku di
sekitar UKM.
c. Pegawai PTJ yang mengetahui kehilangan melaporkan kepada pihak polis dalam
masa 24 jam dari waktu kehilangan diketahui.
4.2 Laporan Awal Kehilangan Aset Alih (KEW.PA-28)
Ketua PTJ hendaklah menyediakan Laporan Awal Kehilangan Aset Alih (KEW PA-28),
Laporan Polis dan Laporan Pengawal Keselamatan dalam tempoh 2 hari bekerja kepada
Pejabat Naib Canselor, Unit Aset dan Unit Audit Dalam. Bagi kes kehilangan yang melibatkan
seorang Ketua Jabatan laporan awal hendaklah disediakan oleh Pegawai atasannya.
4.3 Jawatankuasa Penyiasat
a. Jawatankuasa Penyiasat akan dilantik secara bertulis oleh Naib Canselor
menggunakan Surat Pelantikan Jawatankuasa Penyiasat (KEW.PA-29) dalam tempoh
2 minggu dari tarikh Laporan Awal Kehilangan Aset Alih (KEW. PA-28) diterima atau
dilantik untuk tempoh tertentu.
b. Keanggotaan:
i. Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan bukan daripada
bahagian/unit yang sama
ii. Pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawai yang terlibat
iii. Sekurang-kurangnya 2 orang ahli di mana pegawai lebih kanan sebagai
Pengerusi.
Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti (TPAU)
“Akauntabiliti Pegangan Kita” 33
4.4 Tugas dan tanggungjawab Jawatankuasa Penyiasat:-
a. Menjalankan siasatan dengan segera selepas pelantikan
b. Memeriksa sendiri tempat berlakunya kehilangan
c. Meneliti Laporan Polis yang dibuat mengenai kehilangan
d. Memeriksa rekod-rekod mengenai aset yang hilang
e. Memastikan sama ada Tatacara Pengurusan Aset Alih (TPAU) dan Arahan
Keselamatan Universiti dipatuhi
f. Mengenalpasti kelemahan yang wujud
g. Mengesyorkan langkah-langkah keselamatan bagi mengelak berulangnya kejadian
kehilangan dan
h. Menyediakan dan menandatangani Laporan Akhir.
4.5 Laporan Akhir KEW.PA-30
a. Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab menyediakan Laporan Akhir
Kehilangan Aset Alih (KEW. PA-30) dan kemukakan kepada Urusetia dalam tempoh
2 bulan dari tarikh pelantikan. Keterangan bertulis daripada pegawai yang terlibat
boleh dilampirkan kepada Laporan Akhir Kehilangan Aset Alih (KEW. PA-30), jika
ada.
b. Laporan Akhir perlu disertakan dengan dokumen sokongan seperti Daftar Harta
Modal (KEW. PA-2)/Daftar Inventori (KEW. PA-3), gambar dan dokumen-dokumen
lain
c. Laporan Akhir Kehilngan Aset Alih (KEW. PA-30) perlu dikemukakan dalam tempoh 2
bulan kepada Urusetia walaupun Laporan Hasil Penyiasatan Polis belum diperolehi
d. Setelah Naib Canselor berpuas hati dengan hasil siasatan di Laporan Akhir perlu:
i. Mengesyorkan tindakan surcaj atau tatatertib atau kedua-duanya sekali atau
ii. Mengesyorkan tindakan penggantian setara
iii. Menandatangani sendiri syor dan ulasan
e. Sekiranya Naib Canselor tidak berpuashati dengan hasil siasatan di Laporan Akhir
Kehilangan Aset Alih (KEW. PA-30) maka Naib Canselor boleh:
i. Mengarahkan siasatan semula oleh Jawatankuasa Penyiasat sedia ada atau
ii. Melantik Jawatankuasa Penyiasat yang baru untuk menjalankan siasatan.
f. Sebarang rayuan perlu mendapat perakuan semula oleh Naib Canselor (jika perlu)
setelah disemak oleh Bendahari.
Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti (TPAU)
“Akauntabiliti Pegangan Kita” 34
4.6 Tindakan yang perlu diambil selepas kelulusan
a. Kelulusan hapuskira dicatatkan dalam Daftar Harta Modal atau Inventori oleh pegawai
aset di PTJ berkenaan
b. Urusetia akan mengeluarkan Sijil Hapuskira Aset (KEW. PA-31) kepada PTJ berkenaan
dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan
c. Jabatan Pendaftar membawa syor surcaj/tatatertib ke Pihak Berkuasa Tatatertib UKM.
d. Jabatan Pendaftar memaklumkan keputusan Pihak Berkuasa Tatatertib ke atas syor
surcaj/tatatertib kepada Jawatankuasa Tetap Kewangan.
5. KAEDAH ALTERNATIF KEPADA TINDAKAN SURCAJ BAGI MENDAPATKAN NILAI HARTA
YANG HILANG
Kehilangan aset atau inventori yang nilai semasanya tidak melebihi RM5,000.00 diberi
pengecualian daripada tindakan surcaj tetapi dibenarkan membayar balik mengikut nilai semasa
tertakluk kepada syarat-syarat berikut:-
i. Tindakan bayaran balik akan dikenakan terhadap seorang pegawai atau beberapa orang
pegawai yang bertanggungjawab atas kehilangan itu sekiranya terdapat unsur-unsur kecurian,
penipuan atau kecuaian
ii. Nilai semasa aset/inventori tidak melebihi RM5,000
iii. Penentuan nilai semasa aset/inventori ini adalah berdasarkan kiraan susutnilai yang dibuat
oleh Unit Aset/Bendahari dan diperakukan oleh Naib Canselor
iv. Bayaran balik yang diterima dikreditkan dalam Kod Hasil 76100 (Denda/Hukuman).
KEW.PA-28
1 | 2
UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA
LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH
1. Butir-Butir Pelapor
(a) Nama
(b) UKM PER
(c) Jawatan
(d) Telefon Pejabat
(e) No. Hp
(f) Fakulti / Jabatan
2. Keterangan Aset yang Hilang
(a) ID Aset
(b) Jenis Aset
(c) Jenama / Model
(d) Kuantiti
(e) Tarikh Perolehan
(f) Harga Asal Perolehan
(g) No. PR / Baucar
3. Tempat sebenar di mana kehilangan berlaku.
4. Tarikh kehilangan berlaku atau diketahui
5. Cara bagaimana kehilangan berlaku.
6. Nama dan jawatan pegawai yang akhir sekali menyimpan/mengguna aset yang hilang.
7. Sama ada seorang pegawai difikirkan frima facie bertanggungjawab ke atas kehilangan itu. Jika ya, nama dan jawatannya.
KEW.PA-28
2 | 2
8. Sama ada seseorang telah ditahan kerja
9. No. Rujukan dan Tarikh Laporan Polis
10. Langkah-langkah sedia ada untuk mengelakkan kehilangan itu berlaku.
11. Langkah-langkah segera yang diambil bagi mencegah berulangnya kejadian ini.
12. Catatan
Tandatangan Ketua Jabatan
Nama
Jawatan
Tarikh
_______________________________
_______________________________
_______________________________
____________________
KEW.PA-29
Rujukan : UKM (S) 3.1.9/111/77/2 Tarikh : No. Rujukan Fail: Tarikh: ……………………
……………………
Tuan / Puan,
PELANTIKAN JAWATANKUASA PENYIASAT KEHILANGAN ASET ALIH UNIVERSITI KEBANGSAAN
MALAYSIA
Sukacita dimaklumkan bahawa tuan / puan adalah dilantik sebagai Ahli Jawatankuasa Penyiasat untuk
menyiasat :
No Rujukan Laporan Awal Kehilangan
Kes Kehilangan
2. Tuan / puan adalah diberi kuasa untuk menjalankan siasatan dengan mendapatkan maklumat
mengenai kes kehilangan tersebut daripada mana-mana pegawai yang berkenaan. Bersama-sama ini
disertakan Laporan Awal, Tugas dan Panduan Jawatankuasa Penyiasat, Arahan Keselamatan dan
Tatacara Pengurusan Aset alih UKM sebagai panduan.
3. Laporan Akhir hendaklah disediakan dan dikembalikan kepada……………….., Urusetia Jawatankuasa
Penyiasat sebelum …………….
Sekian, terima kasih.
Yang benar,
NAIB CANSELOR
KEW.PA-30
UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA
LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH
1. Keterangan Aset yang hilang
(a) Jenis Aset
(b) Jenama dan Model
(c) Kuantiti
(d) Tarikh Perolehan
(e) Harga Perolehan Asal
(f) Anggaran Nilai Semasa
2. Perihal Kehilangan
(a) Tarikh diketahui
(b) Tarikh sebenar berlaku
(c) Tempat kejadian.
(d) Bagaimana kehilangan diketahui
(e) Bagaimana kehilangan berlaku
3. Sama ada Laporan Hasil Penyiasatan Polis telah diterima. Jika ada, sila sertakan
4. (a) Nama pegawai yang:
(i) Secara langsung menjaga aset tersebut.
(ii) Bertanggungjawab sebagai penyelia
(iii) Bertanggungjawab ke atas kehilangan itu.
(b) Mengenai setiap pegawai di atas, nyatakan:-
(i) Jawatan hakiki pada masa kehilangan
(ii) Tugasnya
(iii) Taraf Jawatan
(iv) Sama ada ditahan kerja atau digantung kerja. Jika ada nyatakan tarikh kuatkuasa hukuman
(v) Tarikh bersara atau penamatan perkhidmatan
(vi) Sama ada pernah melakukan apa-apa kesalahan dan hukumannya. (Jika ada, berikan butir-butir ringkas dan rujukannya)
(vii) Maklumat lain, jika ada.
5. Nyatakan adakah Tatacara Pengurusan Aset Alih, Arahan Keselamatan atau arahan lain termasuk langkah berjaga-jaga yang tidak dipatuhi atau diikuti. Jika ada nyatakan peraturan atau arahan tersebut.
6. Apakah langkah-langkah yang telah diambil untuk mencegah berulangnya kejadian ini.
7. Rumusan Siasatan
8. Nyatakan sama ada surcaj atau tatatertib patut dikenakan atau tidak dengan memberikan justifikasi.
Tandatangan
Nama
Jawatan
Tarikh
Pengerusi, Jawatankuasa Penyiasat UKM
Tandatangan
Nama
Jawatan
Tarikh
Ahli Jawatankuasa Penyiasat UKM
9. Syor Dan Ulasan Pegawai Pengawal
Syor:
Bersetuju
Tidak Bersetuju
Ulasan:
Tandatangan :
Nama :
Jawatan :
Tarikh :
KEW.PA-31
UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA SIJIL HAPUSKIRA ASET ALIH
(diisi oleh Urusetia)
Merujuk kelulusan Jawatankuasa Pelupusan Aset / Jawatankuasa Tetap Kewangan Bil
………………………………… bertarikh ………………. aset berikut telah dihapus kira
dan rekod Daftar Harta Modal/Inventori perlu dikemaskini oleh pihak tuan/puan:
Bil Jenis Aset Id Aset
Tandatangan Ketua Bahagian : …………………………………………………..
Nama : …………………………………………………..
Jawatan : …………………………………………………..
Tarikh : …………………………………………………..
Cop Jabatan:
Surat
Peringatan/
Amaran
Tarikh
DikeluarkanAmaun (RM)
Tarikh
Penggantian
Amaun
Surcaj (RM)
Tarikh
Dikenakan
Jenis
Hukuman
Tarikh
Dikenakan
LAPORAN TINDAKAN SURCAJ / TATATERTIB ASET ALIH
KEW.PA-32
Punca
Kehilangan
Nilai
Perolehan
Asal (RM)
Nilai
Semasa
(RM)
Tindakan Surcaj
Bil.
UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA
TAHUN ……………………….
CatatanRuj. Laporan Akhir
Tindakan Tatatertib
JUMLAH
Fakulti/JabatanKeterangan kes
kehilangan
Gantian semula (Nilai Semasa)