TALLERES DE AUDITORIA (AUDITORIA FINANCIERA)

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Proyecto Integrador (Taller de Auditoría) Dr. CPA. Sergio Esparza M. 1 F PROYECTO INTEGRADOR (TALLER DE AUDITORIA) ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESA ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA INGENIERIA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA NOVENO SEMESTRE DOCENTE: Dr.CPA.Sergio Esparza M. DIRECTOR: Ing. Cristobal Erazo

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PROYECTO INTEGRADOR

(TALLER DE AUDITORIA)

ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DE CHIMBORAZO

FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESA

ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

INGENIERIA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA

NOVENO SEMESTRE

DOCENTE: Dr.CPA.Sergio Esparza M.

DIRECTOR: Ing. Cristobal Erazo

Proyecto Integrador (Taller de Auditoría) Dr. CPA. Sergio Esparza M.

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I AUDITORIA DE CAJA Y BANCOS

1.1. Presentación y Objetivos

1.2. Procedimientos

1.3. El Arqueo de Caja

1.4. Confirmaciones Bancarias

1.5. Conciliaciones Bancarias

1.6. Cuadro de transferencias

1.7. Conclusión

1.8. Caso Práctico

CAPITULO II AUDITORIA DE CUENTAS X COBRAR:

2.1. Presentación y Objetivos

2.2. Procedimientos

2.3. Confirmación de la Cuentas x Cobrar

2.4. Corte de Operaciones

2.5. Provisión para clientes de dudoso cobro

2.6. Otros procedimientos

2.7. Conclusión

1.9. Caso Práctico

CAPITULO III AUDITORIA DE EXISTENCIAS INVENTARIOS

3.1. Presentación y Objetivos

3.2. Procedimientos

3.3. El Inventario Físico

3.4. Valoración de las Existencias

3.5. Costo d adquisición vs. Costo de mercado

3.6. Análisis de la Obsolescencia

3.7. Propiedad efectiva de las Existencias

3.8. Coste de operaciones

3.9. Conclusión

3.10 Caso Práctico

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CAPITULO IV AUDITORIA DEL ACTIVO FIJO

4.1. Presentación y Objetivos

4.2. Procedimientos

4.3. Gastos Capitalizables

4.4. Valoración al costo Histórico

4.5. El arrendamiento financiero o leasing

4.6. Amortización o Depreciación

4.7. Observación Física

4.8. Conclusión

4.9. Caso Práctico

CAPITULO V AUDITORIA CUENTAS POR PAGAR

5.1. Presentación y Objetivos

5.2. Procedimientos

5.3. Confirmación de saldos

5.4. Prestamos Recibidos

5.5. Dividendos Activos

5.6. Impuestos Seguridad Social y Tasas

5.7. Obligaciones y Bonos en Circulación

5.8. Cuentas a pagar a empleados y directivos

5.9. Conclusión

5.10 Caso Práctico

CAPITULO VI AUDITORIA DE LOS RECURSOS PROPIOS PATRIMONIO

6.1. Presentación y Objetivos

6.2. Procedimientos

6.3. Conclusión

6.4. Caso Práctico

CAPITULO VII AUDITORIA DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS

7.1. Presentación y Objetivos

7.2. Procedimientos

7.3. Conclusión

7.4. Caso Práctico

Anexo.- Caso Práctico a Resolver

Confirmación bancaria

Confirmación de Saldos Cuentas por Pagar

Carta de Representación

Comunicación de Hallazgos

Informe de Control Interno

Papeles de Trabajo

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CAPITULO I

AUDITORÍA DE CAJA Y BANCOS

1.1. PRESENTACIÓN Y OBJETIVOS

El trabajo del auditor consistirá en obtener evidencia para confirmar o negar el cumplimiento de

las aseveraciones generales del estado de situación financiera en las cuentas contenidas

dentro de esta área. Estas serán normalmente algunas o todas de las descritas a continuación:

— Efectivos en Caja, bien sea moneda corriente o divisas.

— Efectivos en depósito de libre disposición, en moneda corriente o divisas, en algún tipo de

institución financiera (p. ej.: Cuentas corrientes bancarias).

— Efectivos en depósito a plazo, en moneda corriente o divisas, en algún tipo de institución

financiera (p. ej.: Cuentas de ahorro bancarias).

Se acepta con carácter de generalidad que aquellos saldos acreedores que se mantengan con

instituciones financieras (descubiertos en cuentas corrientes, etc.) se presenten en el estado de

situación como Préstamos bancarios a corto plazo, y no restando el saldo deudor de los

depósitos en efectivo de la sociedad, en una determinada fecha.

Nótese que las características principales de estas cuentas giran en torno a su existencia y

libre disposición.

Concretando las aseveraciones generales en esta área tenemos:

1. EXISTENCIA: el efectivo reflejado en el estado de situación financiera es real y se

encuentra en poder de la entidad o de un tercero autorizado por ella.

2. INTEGRIDAD: todo el efectivo que realmente es propiedad de la entidad a la fecha del

estado de situación se encuentra reflejado en éste.

3. VALORACIÓN: el efectivo se ha reflejado en el estado de situación a su valor de

realización.

4. PROPIEDAD: el dominio sobre el efectivo es real, se encuentra libre de gravámenes, o

acuerdos restrictivos de su uso, etc., o, en caso contrario, se encuentran éstos

debidamente detallados.

5. PRESENTACIÓN Y REVELACIÓN: el efectivo está adecuadamente descrito y clasificado

en los estados financieros, y sus notas correspondientes, de acuerdo a los principios de

contabilidad generalmente aceptados aplicados de forma uniforme con los años anteriores.

El auditor intentará asimismo determinar, como resultado de su trabajo, si los procedimientos

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administrativos y las normas de control interno en la entidad para esta área garantizan un

adecuado control de los activos financieros y un fiel reflejo en los registros contables.

La alta liquidez de los activos recogidos en el grupo de Caja y Bancos hace que, en principio, el

riesgo sobre su seguridad sea elevado, y que por tanto se le preste una particular atención. Por

otra parte, a través de la Tesorería discurre todo el flujo económico de la entidad de forma que,

por medio de su posición dinámica, encontramos justificación a muchas otras partidas del

estado de situación.

El programa de auditoria para el área deberá contener todos aquellos procedimientos que se

consideren necesarios para la consecución de los objetivos descritos.

1.2 PROCEDIMIENTO

En primer lugar efectuaremos una relación de los procedimientos más comunes usados en esta

área, y posteriormente describiremos en detalle los más relevantes.

Como técnica analítica de revisión se compararán los saldos presentados en Caja y Bancos a

la fecha auditada con los mismos conceptos de períodos anteriores, intentando detectar

cambios significativos (o la ausencia de ellos, si era previsible que ocurrieran). Por ejemplo:

aperturas de nuevas cuentas, cancelación de las ya existentes, saldos acreedores, excesos o

defectos importantes de tesorería, etc.

El trabajo en el área comenzará, pues, con una primera hoja donde se recoja el listado de

todas las cuentas que componen las líneas del estado de situación, o una hoja resumen de las

mismas con su desglose en hojas anexas. En esta primera hoja efectuaremos la comparación

con los saldos del período anterior, anotando las observaciones de importancia que, en su

caso, hubiese.

En su momento posterior, los procedimientos de verificación más usuales se refieren a la

comprobación de la existencia de los fondos. Si éstos se encuentran en poder de la entidad

(Caja) se efectuará un arqueo para su comprobación física. Por el contrario, si están en poder

de terceros (por lo general instituciones financieras) el auditor obtendrá directamente de los

mismos una confirmación escrita de los importes que le han sido depositados (confirmaciones

bancarias).

1.3. El arqueo de Caja

Consiste en la verificación física del contenido de la caja de la entidad. Se suele efectuar en

presencia del cajero responsable y, si es posible, sin previo aviso al mismo. En caso de que

existan varias cajas se efectuará el arqueo de forma simultánea en todas ellas. Normalmente,

como resultado del mismo se prepara un papel de trabajo con las conclusiones, que firmarán

tanto el auditor como el tesorero, y que se incluirá en los archivos de auditoria del área

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facilitando copia al tesorero si él lo solicita.

Se comenzará clasificando el efectivo por tipos de moneda y dentro de ésta por unidades

homogéneas. Posteriormente se anotará el número de unidades de cada clase y su valor total,

obteniendo al final el valor total del efectivo. Se relacionarán también los documentos

financieros encontrados, tales como cheques, efectos a cobrar, títulos, valores, etc., recogiendo

la suficiente información identificativa. Otra partida importante la componen los anticipos a

justificar y los justificantes no contabilizados; en ambos casos se procederá a detallarlos y

analizar su antigüedad, adecuada documentación soporte y adecuada aprobación. La

experiencia demuestra que en este análisis suelen detectarse partidas de gasto no

contabilizadas, fraudes de mayor o menor importancia, o simplemente posibles

recomendaciones a efectuar a la gerencia de la entidad para mejorar la gestión de sus activos.

Una vez sumadas todas las partidas el importe deberá cuadrarse con el recogido en los libros

de la empresa. Si como resultado de los hallazgos efectuados durante el trabajo se descubren

partidas no contabilizadas o mal clasificadas, se propondrá a la entidad el correspondiente

ajuste que subsane la deficiencia.

El arqueo sirve también como instrumento de detección. Para ello pueden prepararse las

siguientes pruebas dentro del mismo:

— Comprobación de los «n» pagos y cobros anteriores a la fecha del arqueo, verificando su

correcta contabilización dentro del período; si existen otros requisitos de cobros y pagos se

efectuarán pruebas similares.

— Comprobación de los «n» pagos anteriores y posteriores a la fecha de cierre del estado de

situación efectuado mediante talones bancarios u ordenes de transferencia. Aunque no se

refiere al efectivo en Caja, incluimos aquí esta prueba porque los talonarios que

usualmente se descuentan están en poder del tesorero. Habrá de verificarse que se han

contabilizado en su período correspondiente, recordando que los talones deben

contabilizarse en el momento de su expedición independientemente de que hayan sido o

no presentados al cobro.

Lo ideal para el auditor es poder efectuar el arqueo a la misma fecha del cierre de los estados

financieros; si esto no fuera posible deberá efectuarse un seguimiento de las operaciones

habidas entre la fecha de cierre y la del arqueo, investigando partidas inusuales o poco

corrientes.

Una práctica muy extendida en la actualidad consiste en el sistema denominado fondo fijo de

Caja, que aporta importantes ventajas en cuanto a su control. Básicamente consiste en asignar

un importe determinado que se considere suficiente para atender las necesidades de la entidad

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en un periodo razonable. Dicho importe se entrega en efectivo al cajero, y éste realiza los

pagos que correspondan guardando los justificantes adecuados. Cuando el nivel de efectivo es

escaso, el cajero presenta los documentos justificativos de los gastos y se le repone

exactamente el importe de los mismos, de forma que se vuelve a contar en Caja con el efectivo

inicialmente previsto. Evidentemente, este sistema no permite los ingresos en Caja, que

deberán efectuarse siempre de forma directa en los bancos. La ventaja fundamental del

procedimiento radica en que el cajero siempre tiene en su haber la misma cantidad, bien en

efectivo o en justificantes, de forma que le resulta muy sencillo su control. El sistema evita

asimismo que se retrasen los ingresos, por ejemplo, en el caso de delegaciones o sucursales

de una entidad.

1.4. Confirmaciones bancarias

Se acepta comúnmente en auditoria, como método para verificar la exactitud de los saldos

bancarios, la confirmación directa por escrito de éstos a los auditores. De manera habitual las

firmas de auditorias cuentan con formatos pre-impresos que son enviados mediante correo

certificado a los bancos o instituciones financieras en los que la entidad tiene abiertas algún

tipo de cuentas financieras. Al realizar la preparación de los envíos es importante poseer la

seguridad de que han sido cursadas todas las cartas, para lo cual habrá de llevarse el

adecuado control que lo garantice. Si no se obtuviera contestación es conveniente enviar una

segunda carta y si, pese a ello, no hubiera contestación del banco, el auditor deberá decidir, en

función de la materialidad y riesgo del saldo pendiente de confirmar, si puede obtener suficiente

satisfacción mediante procedimientos alternativos tales como verificación de extractos

bancarios, etc., o bien si es necesario incluir una «salvedad» en el informe final de auditoría.

Evidentemente, antes de llegar a este extremo deben agotarse todas las vías posibles de

obtención de la confirmación, que pueden incluir visitas directas del auditor al banco, contactos

con directivos del mismo, etc.

La entidad no sólo debe conocer la existencia de las cartas enviadas a los bancos, sino que,

por razones obvias, éstas deben ir firmadas siempre por alguien con suficiente poder

reconocido en cada uno de los bancos o instituciones financieras.

Es éste un elemento fundamental de los procedimientos usados por los auditores, pero que a la

vez puede resultar molesto a sociedades muy celosas de su información financiera. Por ello

debe ser tratado en profundidad durante los primeros contactos entre la entidad y los auditores.

En caso de negarse a conceder su autorización, el auditor debe advertir que se trata de una

reducción al alcance de sus procedimientos y que, como tal, tiene que ser incluido en el

informe final.

Según hemos apuntado, las firmas de auditoría suelen disponer de formatos pre-impresos para

obtener las confirmaciones bancarias. Ahora bien, no existe a priori ningún formato o modelo

que necesariamente haya de ser utilizado. Como orientación incluimos a continuación el

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contenido de una confirmación bancaria directa:

— En primer lugar se hará referencia a la entidad tal y como aparezca registrada en las

cuentas abiertas.

— La información se referirá necesariamente a una fecha determinada, la misma del cierre de

los estados financieros.

— Se pedirá información sobre:

Toda clase de saldos a favor o en contra de la entidad con indicación del tipo de cuentas y,

si existen, de las restricciones que pesan sobre su libre disposición y la naturaleza de las

mismas.

Cuentas que hayan sido saldadas durante el período y detalles.

Préstamos o anticipos pendientes de liquidación que no estén incluidos en los puntos

anteriores, indicando el tipo de interés que satisfacen, forma de pago de los intereses,

vencimientos parciales y totales del principal, y garantías o prendas que, en su caso, se

hayan levantado a favor del banco para asegurar el cobro del préstamo.

Avales y garantías abiertos por el banco a favor o en contra de la entidad y vigentes a la

fecha referida.

Total de los efectos a cobrar negociados por la entidad en el banco y pendientes de cobro,

así como los enviados en gestión de cobro o impagados que permanezcan en poder del

banco.

Detalle de valores y títulos a favor de la entidad que a la fecha indicada estuvieran en

depósito o en auditoria en el banco.

«Autorizaciones» de firmas con detalle de poderes concedidos a cada persona o combi-

naciones de ellas.

Movimientos de las cuentas en los quince días anteriores y posteriores a la fecha de cierre.

Cualquier otra información que, a juicio del Banco, pueda ser de utilidad para los auditores.

Debe insistirse por último en la necesidad de llevar un adecuado control de la carta desde su

envío hasta su recepción; ésta debe efectuarse sin mediación alguna de la sociedad, bien

directamente al domicilio del auditor o a algún apartado de correos abierto por él al efecto.

Por problemas de corte de operaciones y de las distintas formas de contabilizar éstas en el

tiempo, los saldos de los libros de la entidad no tienen por qué coincidir necesariamente con los

que recogen los extractos bancarios a la misma fecha. Es necesario, por tanto, confeccionar

una «conciliación» entre los saldos de los extractos bancarios y los de la sociedad.

Normalmente ésta deberá haber preparado tales conciliaciones, limitándose el auditor a

verificar su correcta elaboración, cuya técnica explicamos a continuación. Nótese que es en

realidad un instrumento de la contabilidad y no de la auditoria.

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1.5. Conciliaciones bancarias

Se prepararán utilizando una hoja de trabajo, o más si fuese necesario, para cada cuenta

abierta. En definitiva se trata de llegar al saldo arrojado por la entidad a partir del saldo del

extracto bancario, sumando algebraicamente las partidas que estén contabilizadas únicamente

en uno de los dos registros, banco o entidad. El esquema conceptual de una conciliación es:

Saldo según extracto bancario al DD-MM—AA.......................................... .....................................

Más:

Ingresos contabilizados por la entidad y no por el banco........................... .....................................

Pagos contabilizados por el banco pero no por la entidad.

Menos:

Pagos contabilizados por la entidad pero no por el banco.

Ingresos contabilizados por el banco pero no por la entidad..................... .....................................

Saldo según libros de la entidad al DD-MM-AA........................................ ......................................

Para su preparación bastará evidentemente con un punteo recíproco de los extractos bancarios

con el libro mayor de la cuenta conciliada, anotando las partidas que no encuentren fiel reflejo

en ambos documentos.

Al proceder a su revisión se cotejará en primer lugar el saldo según el banco con el confirmado

directamente por el mismo; en caso de discrepancia la conciliación debe ser rehecha partiendo

del saldo correcto. En segundo lugar se comprobará que el saldo según libros corresponde

exactamente al recogido por el auditor en su hoja resumen, es decir, el del libro Mayor a la

fecha del estado de situación. Posteriormente se verificarán las operaciones aritméticas y se

analizará cada una de las partidas de conciliación investigando su naturaleza, antigüedad y si

realmente son partidas de conciliación o, por el contrario, deberían contabilizarse en los libros

de la empresa.

En este sentido, consideramos preferible otro formato de conciliación que facilita

conceptualmente la distinción entre los saldos que aparecen tanto en los extractos bancarios

como en el libro Mayor de la entidad y el que realmente debiera aparecer como saldo de ésta.

Dicho formato es el que aparece reflejado en el cuadro No.-1, el cual permite al auditor realizar

con facilidad la identificación de las partidas susceptibles de ajustar a los registros de la

empresa, es decir, las «contabilizadas por el banco y no por la entidad». En la revisión deberá

prestarse especial atención a las siguientes partidas:

— En los «ingresos contabilizados por la entidad y no por el banco» nos encontraremos con

partidas o talones presentados al cobro y que por motivos de tramitación bancaria no se han

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abonado aún en cuenta. Para considerarlos «creíbles» deberán ser de fecha muy reciente, y

habremos de comprobar su posterior abono en el extracto del banco. Si éste no es encontrado

existirán motivos más que suficientes para dudar del buen fin del ingreso o incluso de que el

mismo haya sido real. Tal vez se hayan querido inflar ventas para alterar los resultados del

ejercicio.

CuadroN.-1

BANCO ABC Cuenta: XYZ

Fecha: DDMMAA

Saldo según

extracto

bancario:

Saldo según

libros de la

entidad

Saldos de DDMMAA............................

Movimientos contabilizados por el banco y no por la

entidad

+ ingresos

— pagos

Movimientos contabilizados por la entidad y no por el

banco:

— ingresos

— pagos

Saldo que debe aparecer en libros al DDMMAA

Y

+I’

-P

X

Z

+I

-P

X

— Los «pagos contabilizados por el banco pero no por la entidad» pueden encubrir gastos no

contabilizados si no se ha dotado la correspondiente previsión en el pasivo del balance, o

si la que se ha dotado no es suficiente para comprobar su exactitud.

— Los «pagos contabilizados por la sociedad pero no por el banco» suelen contener los

talones emitidos por la sociedad que aún no han sido presentados al cobro; si éstos

presentan una antigüedad considerable puede estudiarse su traspaso a una cuenta de

pasivo previa anulación de los talones o incluso, dependiendo de las leyes vigentes sobre

caducidad de deudas, su reconocimiento como ingreso atípico.

La conciliación debe estar cuadrada con toda exactitud, pues cualquier diferencia, por

insignificante que sea, tiene importancia no ya en sí misma sino porque puede ser efecto de la

compensación de partidas de gran volumen y signo contrario.

La tarea fundamental del trabajo de auditoría en esta área quedaría completada con lo

expuesto hasta ahora. No obstante, suele completarse aquélla con algunos trabajos que

aumentan la seguridad del auditor en determinados puntos de interés.

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1.6. Cuadro de transferencias

A fin de detectar duplicidades o carencias de fondos en los traspasos de efectivo de una cuenta

a otra se suele preparar una hoja de trabajo en forma de tabla de entrada-salida, colocando

tanto en líneas como en columnas las cuentas activas de la entidad. En la diagonal del cuadro

quedará en blanco necesariamente, pues no se transfieren fondos de una cuenta a ella misma.

En el resto de las casillas se colocan los importes de las transferencias ordenadas en los 15 ó

20 últimos días antes del cierre (el plazo se determinará en definitiva de acuerdo a la

experiencia del auditor en el funcionamiento bancario en su entorno). Una vez anotadas se

comprobará el correspondiente ingreso en la cuenta «beneficiaría» de la transferencia.

Periodificación de intereses

Al igual que veremos al tratar el área de préstamos, el auditor deberá cerciorarse de la correcta

imputación de los intereses a favor de la entidad. Este es un punto particularmente importante

en las sociedades financieras, o en definitiva en aquéllas cuyos ingresos financieros

constituyan una parte importante de la cuenta de explotación. El procedimiento habitual

consiste en preparar una hoja de trabajo con el detalle de los saldos deudores, disponiendo en

líneas o en columnas las liquidaciones efectuadas por los bancos durante el periodo. Al final de

la hoja de trabajo se cuadrará el ingreso total reconocido en la cuenta de Pérdidas y Ganancias

con la suma aritmética de las provisiones del año anterior, movimientos del año y provisiones

del año presente; ambas provisiones se relacionarán con las correspondientes áreas de

trabajo.

Hallazgo

1. La entidad no acepta que se envíen

cartas de confirmación a los bancos.

2. Después de efectuar todas las

gestiones posibles no se obtienen

confirmaciones bancarias de cuentas con

saldo material o importante.

3. Se encuentran saldos contabilizados

de forma ficticia.

Acción del Auditor

1. El auditor deberá decidir, en función

de la materialidad de los saldos y los

procedimientos alternativos de que

dispone, entre detallar la restricción al

alcance de los procedimientos en su

informe o efectuar un informe parcial sin

opinión en esta área.

2. El auditor desglosará este punto como

restricción al alcance de sus

procedimientos.

3. Si la entidad no acepta los ajustes se

incluirá un párrafo iniciado «Excepto

por...» en el informe.

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4. Como consecuencia de las

confirmaciones bancarias se descubren

restricciones al uso de los fondos

propiedad de la entidad.

5. La entidad no dota provisiones para

proyectar correctamente los ingresos por

intereses a su favor.

6. En las confirmaciones bancarias se

descubre que ejecutivos ya cesados en

sus cargos siguen disponiendo de firma

en las cuentas bancarias.

4. Si la entidad no acepta el desglose de

las restricciones en las notas al estado

de situación, el auditor deberá hacerlo

constar en su informe de auditoría.

5. Si el informe se emite de acuerdo con

principios que exijan la imputación de los

ingresos en el período devengado y no

en el que se cobran, deberá detallarse

que la entidad no atiende a este principio

sino al denominado «de Caja».

6. En principio no es un hecho que afecte

a los estados financieros, pero sí supone

un punto débil para la garantía de los

activos de la sociedad; el auditor deberá

hacerlo saber formalmente a la gerencia

de ésta a fin de que adopte las medidas

oportunas.

1.8. CONCLUSIÓN

Una vez concluido el trabajo realizado en cada área, se confeccionará un documento resumen

que contendrá los siguientes puntos:

— Objetivos: se describirán someramente las pretensiones del trabajo a realizar en el área.

Bastaría en el caso de las auditorias completar con el objetivo genérico de la misma,

«verificar que los saldos incluidos en el área de, se encuentran razonablemente

presentados de acuerdo a...» (marco en el que se desarrolla la auditoría, Principios

Contables Generalmente Aceptados, U.S.A. G.A.A.P, Plan de Contabilidad de España,

Principios detallados en la Nota X al Estado Financiero, etc.).

— Procedimientos: se detallará o se hará referencia al programa de auditoría específico del

área, el cual, después de finalizado el trabajo, se encontrará debidamente rellenado y

firmado como justificación de que el trabajo en él contenido ha sido realizado.

— Observaciones: en el curso del trabajo se anotarán en este espacio todos aquellos puntos

que, a juicio del auditor, pueden afectar a la razonabilidad de los saldos o bien incluirse

como recomendaciones para mejorar los procedimientos de control interno de la entidad.

También se incluirán aquellas limitaciones al alcance de los procedimientos de auditoria

con que el auditor se haya encontrado durante el curso de su trabajo.

Una vez completado todo el trabajo del área y ponderadas las observaciones encontradas

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durante el mismo, deberá concluirse si efectivamente los objetivos se han alcanzado

satisfactoriamente o existen, por el contrario, hallazgos que hagan dudar de la razonabilidad en

la presentación de los estados financieros auditados. En este caso se discutirá en primer lugar

con la gerencia de la entidad la necesidad de introducir modificaciones o ajustes a los estados

financieros, a fin de que éstos presenten razonablemente la situación de la empresa a la fecha

auditada. Si ello no fuera posible, o la gerencia no lo admitiera, el auditor deberá desglosar los

hallazgos en su informe de auditoría.

Lo expuesto hasta ahora es general para todas las áreas del Balance, por lo que no lo

repetiremos en cada una de ellas. En lo sucesivo enumeraremos los hallazgos típicos de cada

área con afán puramente didáctico, sin pretender efectuar una presentación exhaustiva de

todos los que pudieran encontrarse.

1.9. CASO PRÁCTICO:

AREA CAJA BANCOS

1. Los saldos de la empresa ILUSION S.A. presentados en el Balance sujeto a Auditoria

en relación con las cuentas son las siguientes:

CAJA 7.070

BANCOS 27.628

El 31 de diciembre de 2013 al cierre del día, asistimos al arqueo de caja y encontramos

los siguientes valores y documentos.

30 billetes de USD $ 100,00

40 “ $ 50,00

20 “ $ 20,00

45 “ $ 10,00

1 vale anticipo de de viaje de USD $ 1.000,00 entregado al Sr. Luís Mora

Se mantienen registro de firmas individuales entre el Sr. Luís Tello Jefe Financiero y el

Sr. Oscar Sevilla Gerente.

El Sr. Luís Mora ha entregado al jefe de contabilidad justificantes del gasto por UDS $

800,00 que están pendientes de contabilizar.

La empresa emite vales para anticipar los gastos urgentes

2. Las diferencias en la cuenta corriente, al comparar el extracto del banco y la

contabilidad de la compañía son las siguientes:

Se recibe el estado de cuenta del Banco “Guayaquil” 31-12-2013 de USD $ 25.028,00.

f) La diferencia entre el estado de cuenta y la contabilidad son los siguientes:

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El banco ha debitado de la cuenta en enero/2014 un cheque entregado y

Contabilizado por la empresa el 29-12-2013 por USD $ 1.200,00

El banco ha contabilizado el 31-12-2013 un ingreso de una transferencia que la

empresa recibió enero/2014 por USD $ 200, 00

El banco ha debitado de la cuenta el recibo de luz del mes de diciembre/2013 que

La empresa ha contabilizado en enero/2014 por USD $ 1.000,00, el jefe de contabilidad

indica que no hay provisión dentro del presupuesto para este gasto.

El banco ha abonado en cuenta en enero/2014 varios cheques ingresados y

Contabilizados por la empresa el 31-12-2013 por Usd. $ 3.000,00 (depósitos de

Clientes).

La compañía no prepara regularmente conciliaciones bancarias, por parte de personal ajeno a

los depósitos y al registro contable.

TRABAJO A REALIZAR:

1.- Preparar un programa de auditoría para el área de Caja-Bancos

2.- Preparar el cuestionario de Control Interno para el área.

3.- Preparar el programa para las cuentas

3.- Elaborar los P/T necesarios para una auditoría financiera para el área.

4.- Proponer los ajustes y/o reclasificaciones, si los hubiere.

5.- Proponer las recomendaciones de control interno que considere necesarias.

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CAPITULO II

LA AUDITORÍA DE CUENTAS A COBRAR

2.1. PRESENTACIÓN Y OBJETIVOS

El objetivo consiste, al igual que en el resto de las áreas, en obtener la evidencia suficiente

para confirmar o negar el cumplimiento de las aseveraciones generales del estado de situación

en las cuentas contenidas dentro de esta área. Tales cuentas pueden ser:

Clientes

Clientes de dudoso cobro

Provisión para Clientes de dudoso cobro, que se presenta en el activo del Balance restando el

saldo de Clientes y Clientes de dudoso cobro. Efectos a cobrar

Deudores no comerciales (financieros y otros)

Cuentas con empleados y directivos

Accionistas, deudores por dividendos a cuentas

Deudores varios

Otros atípicos

Como cuentas relacionadas con el área, aunque no formen parte del mismo grupo de cuentas

del estado de situación, tenemos:

Efectos descontados pendientes de vencimiento, «cuenta de orden» que se presenta fuera

del estado de situación financiera.

Créditos bancarios por descuento de efectos.

Estas dos últimas cuentas son en realidad un mismo concepto, si bien la primera, como hemos

dicho, se presenta fuera del estado de situación financiera. Como «cuenta de orden», y la se-

gunda dentro de él como cuenta de exigible a corto plazo. Responden a dos formas distintas de

contabilizar una operación comercial muy extendida actualmente: el descuento financiero de

los efectos a cobrar.

Continuando con los objetivos del área, las aseveraciones generales particularizadas en el área

pueden resumirse así:

1. Existencias: todos los saldos y documentos a cobrar incluidos en el estado de

situación financiera. son deudas reales a favor de la entidad.

2. Integridad: absolutamente todos los saldos y documentos a cobrar a favor de la

entidad en la fecha del balance están recogidos en el mismo.

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3. Valoración: los saldos y documentos a cobrar se presentan por su valor neto de

realización (aquél en el que pueden ser cobrados), restando para ello los nominales de

las deudas con las provisiones necesarias hasta obtener el valor aludido.

4. Propiedad: La entidad es propietaria de todos los derechos legales sobre los saldos y

documentos a cobrar presentados. Esto incluye además la no existencia de gravá-

menes sobre las mencionadas deudas o, si existen, el desglose de las mismas en las

notas del estado de situación.

5. Presentación y revelación: los saldos y documentos a cobrar se encuentran clasifi-

cados y descritos en el estado de situación y en las notas al mismo de acuerdo con los

principios contables generalmente aceptados, aplicados uniformemente.

Al igual que en el área de Caja y Bancos, la existencia es, quizá, la característica fundamental

de las Cuentas a cobrar, como, por otra parte, ocurrirá en todas las partidas del activo. Cabe

observar también que los créditos contra clientes y deudores no presentan la liquidez de la

tesorería, e inciden sobre ellos cualidades distintas de las de ésta. La existencia de las cuentas

a cobrar se relacionan obviamente con la del hecho económico que generó dicha cuenta a

cobrar, sea la expedición de una determinada mercancía, la prestación de un servicio, o las

relaciones contractuales que se hubieran llevado a cabo.

Como veremos posteriormente, no hay mejor método para verificar la existencia y exactitud de

una cuenta a cobrar que la confirmación directa por escrito de cada deudor y, a falta de ésta, la

comprobación del hecho económico que dio origen a la anotación contable.

Un problema grave de esta área consistirá en la determinación del valor probable de

realización de los saldos a cobrar. Los nominales de las deudas en origen pueden verse

afectados en su integridad por muchas causas que hagan incierta la cobrabilidad del saldo

total; por ello deberá cuantificarse la perjudicación de los mismos, y reflejar este importe

restando el activo y recogiendo un gasto, ya que de otra forma se incurriría en una sobre

valoración de los activos.

2.2. PROCEDIMIENTOS

Antes de proceder al análisis de las pruebas sustantivas, conviene detallar algunas de las

técnicas analíticas que darán al auditor luz sobre la situación general de estas, partidas, y

sobre los posibles puntos en los que incidir para su análisis.

1. Comparar las cuentas con las del año anterior, obtener el ratio de las cuentas a cobrar

respecto a las ventas netas, comparando con el mismo para el año anterior, y analizar

las diferencias o la falta de las mismas en función de los cambios habidos en las

políticas comerciales de la entidad.

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2. A partir de las políticas de ventas de la entidad (30 días, 60 días, etc.), estimar el

monto de las cuentas a cobrar según las ventas reales habidas en el último periodo, y

comparar el saldo así obtenido con el montante real de las cuentas a cobrar. Si el saldo

real es superior a la estimación, habremos detectado problemas de retraso en los

cobros, que deberemos analizar en detalle. No es frecuente que la cifra estimada sea

superior a la real pero si así ocurriera, habríamos de revisar si las políticas de venta

empleadas para la estimación son las realmente aplicadas en el periodo o si ha habido

ventas al contado.

3. Comparar el porcentaje de devoluciones y provisiones para devoluciones respecto a

las ventas netas con el mismo para el periodo anterior, y analizar, en caso de que haya

diferencias, si corresponden a mejoras en la calidad o, por el contrario, pueden

suponer gastos no contabilizados en el periodo.

4. Si ello resulta posible y el volumen de cuentas individuales lo aconseja, obtener una

distribución de frecuencias de los importes. En cualquier caso, siempre se podrá

determinar el saldo medio de las cuentas dividiendo el saldo global de los clientes entre

el número de cuentas individuales. Comparar este resultado con el mismo del ejercicio

anterior, y analizar sus diferencias.

5. Comparar el ratio obtenido de dividir el monto de la dotación para insolvencias por las

ventas netas del ejercicio con el mismo del año anterior, y analizar las diferencias. Este

ratio puede compararse también con los que suelen elaborarse para determinados

sectores, lo cual resultará especialmente útil si se trata de la primera auditoria que se

efectúa en la entidad.

2.3. Confirmación de las cuentas a cobrar

Las pruebas sustantivas sobre los saldos a cobrar incluyen en primer lugar la confirmación

externa de éstos. El primer paso, evidentemente, será confeccionar la correspondiente hoja

resumen de los saldos pertenecientes a esta área incluidos en el estado de situación financiera

auditado. En la misma hoja, o como anexos, se incluirán los detalles hasta el nivel del cliente

individual. Verificaremos que las sumas de los saldos individuales cuadran con los saldos en el

estado de situación, y que son los mismos que presenta el libro Mayor de la entidad. Antes de

proceder a la selección de los saldos sobre los que se va a solicitar confirmación, conviene

revisar visualmente el listado de los clientes. Con ello se detectarán saldos acreedores, saldos

a cero, saldos de gran cuantía respecto a la media, etc. Cuando se obtenga el listado de

clientes, suele resultar de gran utilidad que se incluya dentro del mismo no solamente el saldo

de cierre del estado de situación financiera. Sino también la suma de movimientos deudores y

acreedores del ejercicio analizado.

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Los criterios de selección de los saldos sobre los que se va a solicitar confirmación no deben

ser casuales. Conviene que se determinen ya en el plan de enfoque de la auditoría, aunque

desde luego, puedan modificarse en función de los resultados de las técnicas analíticas. Este

es un claro ejemplo de aplicación de las técnicas estadísticas en auditoría. Así, en los casos de

grandes poblaciones de cuentas a cobrar, y con la ayuda del ordenador, resulta posible

seleccionar todos los ítems superiores a un importe previamente determinado por el auditor

(estrato superior), aislar los saldos acreedores y los nulos y, de entre los restantes ítems

(estrato inferior) obtener una muestra aleatoria de un número de Ítems predeterminado.

Esta selección puede efectuarse también manualmente, aunque ello resultará arduo en

poblaciones grandes. El criterio de selección que hemos apuntado se utiliza con frecuencia y

resulta de gran eficacia. Por ello lo resumimos a continuación:

— saldos más relevantes por su cuantía hasta completar un porcentaje determinado

previamente de las cuentas a cobrar.

— saldos nulos, negativos o que presenten algún tipo de irregularidad o sospecha.

— saldos elegidos aleatoriamente de entre los no comprendidos en los puntos anteriores.

Al igual que en las circularización bancaria, el control e independencia desde el origen deben

ser mantenidos rigurosamente.

La confirmación externa de las cuentas a cobrar es un procedimiento necesario para él,

quedando a juicio del auditor, en función del resultado del análisis del control interno, la forma,

cuantía y método de la circularización.

Una vez elegidos los ítems debe estudiarse el modelo de carta a enviar. En general puede

decirse que existen dos tipos:

— la confirmación positiva, en la que se pide al cliente que conteste con su conformidad o

reparos a la información que se le facilita.

— la confirmación negativa, en la que el cliente contesta solamente en el caso de que esté

en desacuerdo con la información facilitada; la no contestación asume conformidad con el

saldo enviado.

El modelo más utilizado y recomendable es el positivo, que implica la recepción de la

contestación del cliente y análisis de la misma, y el desarrollo de procedimientos alternativos en

caso de no obtener contestación alguna.

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La forma negativa se emplea en aquellos casos de gran volumen de cuentas individuales de

pequeño saldo y buen nivel de control interno de la entidad auditada, o cuando, por sus

especiales características, el auditor no confía en que los clientes presten la atención debida a

las confirmaciones. Cuando se usa esta forma suele ampliarse el alcance de la circularización.

En los textos a enviar se hace referencia al carácter de «no requerimiento de pago» por la

confirmación, y se explícita el saldo a cobrar y la fecha a la que se presenta el mismo. Las

cartas las preparará y firmará la entidad auditada, entregándolas al auditor para su envío. Debe

requerirse el envío de las contestaciones directamente al domicilio de este último.

En las peticiones de confirmación, tanto los de carácter positivo como negativo pueden

incluirse los saldos totales o bien, ocasionalmente, partidas integrantes de los mismos. Este

segundo caso es aconsejable únicamente si el control interno del cliente no garantiza la

adecuación de los saldos.

Cuando no se obtenga contestación deberá enviarse un segundo y hasta tercer requerimiento

(salvo caso de confirmación negativa). Si aún así no se recibe contestación alguna, deberán

desarrollarse procedimientos alternativos para obtener satisfacción sobre el saldo auditado. El

método más común consiste en verificar si, con posterioridad al cierre del balance, la deuda ha

sido saldada, lo que se comprobará con los movimientos de Caja y extractos bancarios.

Pudiera ocurrir que se hubieran producido notas de abono por devoluciones u otros conceptos,

esto debe ser investigado, ya que cabe la posibilidad de que se trate de una forma de «inflar»

artificialmente las ventas de la entidad al cierre del ejercicio, que se desharía posteriormente. Si

la deuda aún no hubiera sido saldada a la fecha de nuestra visita, deberán analizarse

documentos de embarque, expedición, contractuales o cualesquiera que constituyeran el hecho

económico originario de la deuda. En algunos casos, por último, no estará de más cerciorarse

de la existencia del cliente.

Cuando la confirmación de las cuentas se efectúe en una fecha anterior a la de cierre de

estado de situación, se realizará un seguimiento de los apuntes producidos entre el saldo

confirmado y dicho cierre, en el que se anotarán las partidas inusuales, extrañas, etc., para su

posterior análisis. Cuadro No.- 2

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Cuadro No.- 2

Porcentaje del total de

cuentas a cobrar

Número de

cuentas

Valor

monetario

Número

de

cuentas

Valor

monetario

Total Cuentas a cobrar

Total Confirmaciones solicitadas

Confirmaciones sin diferencias

Con diferencias aclaradas

Total Confirmado

Con diferencias no aclaradas

No confirmadas

No recibidas

Total no confirmado

Total Confirmaciones solicitadas

Análisis de cobros posteriores:

De no confirmadas y/o no recibidas De diferencias no aclaradas

U = Unidades

U.M. = Unidades monetarias

% = porcentaje

Puede considerarse también la necesidad de repetir la circularización, para los saldos más

significativos, a la fecha de cierre.

Otros procedimientos importantes a desarrollar en esta área son los referidos a la obtención de

satisfacción sobre el corte de operaciones y al análisis de la Provisión para Cuentas de dudoso

cobro.

2.4. Corte de operaciones

En cuanto al corte de operaciones el auditor debe investigar si los estados financieros,

particularmente en este caso las Ventas y Cuentas a cobrar, recogen todas las operaciones y

no más de las que efectiva y realmente se han producido hasta la fecha de cierre de los

mismos. Para ello se analizarán los últimos y primeros movimientos de expediciones,

verificando su contabilización en el período adecuado. En este punto será fundamental la

relación con otras áreas del balance, en especial con inventarios e ingresos y gastos.

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2.5. Provisión para clientes de dudoso cobro

El análisis de la Provisión para Clientes de dudoso cobro constituye un punto clave del área y,

con frecuencia, el más dificultoso para el auditor. Una vez completado el trabajo de las

confirmaciones y sus procedimientos alternativos, es posible que hayamos obtenido seguridad

en lo relativo a la existencia de las cuentas a cobrar, pero no en cuanto a su cobrabilidad. Se

trata, por tanto, de verificar si las cuentas se presentan razonablemente por su valor efectivo de

realización. Ya hemos indicado algunas técnicas de análisis que pueden aportar una visión

global de la cobrabilidad de las cuentas deudoras.

En principio son tres las características que pueden indicar la existencia de un impagado:

— Situación económicamente inestable del cliente (quiebras, suspensiones de pagos, etc.) — La antigüedad de la deuda

— La existencia de reclamaciones o litigios por calidad, plazos, etc.

El método a seguir en este análisis comienza por evaluar la política seguida por la entidad para

la dotación de la Provisión. Para ello, en primer lugar, debemos conocer en profundidad el

proceso seguido por la entidad, analizar la razonabilidad de las políticas decididas en lo

referente a cuándo se considera un saldo incobrable total o parcialmente y cuándo se produce

el definitivo o cancelación de cuentas. En este análisis habrán de considerarse las normas

legales y fiscales que puedan afectar a estas políticas.

Por lo que respecta a las últimas, no deberán influir en la razonabilidad o no de la Provisión

sino que, en su caso, exigirán una modificación del resultado económico para el cálculo de la

base imponible de los impuestos sobre el beneficio. Si las políticas adoptadas por la sociedad

para la consideración de un incobrable parecen razonables, deberemos a continuación revisar

que las mismas se hayan aplicado sobre las bases correctas, y que los cálculos y extensiones

sean los adecuados.

A continuación citamos algunos procedimientos específicos importantes para el auditor en el

análisis de la Provisión para Clientes de dudoso cobro:

— La revisión de los clientes puede indicar al auditor la presencia de situaciones

públicamente reconocidas de quiebra o suspensión de pagos. Esta revisión es posible

completarla eficazmente con la ayuda de la opinión sobre la solvencia de los clientes de

algún empleado responsable de la entidad, preferiblemente del área comercial.

— El análisis del Estado de Antigüedad de Saldos preparado a partir de la fecha de origen de

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la deuda. Este es un documento fundamental, que ha de requerirse a la empresa, pues a

partir de él y de las condiciones de cobro de la entidad se detectarán globalmente los

problemas de cobro.

Sobre la base de estas pruebas, el auditor debe concluir sobre la razonabilidad de la Provisión

para Clientes de dudoso cobro presentada en los estados financieros.

En algunos casos existen otros conceptos que inciden sobre los saldos a cobrar y sobre las

ventas, tales como las provisiones para descuentos, devoluciones de mercancías, garantías y

otras. El análisis de todas estas partidas es similar, y se basa en primer lugar en la

determinación contractual de la obligación o sencillamente en la posibilidad de ocurrencia del

hecho y, en segundo lugar, en la determinación de la cuantía, bien de forma precisa, si el

número de operaciones lo permite, o mediante estimaciones sobre volumen de ventas.

2.6. Otros procedimientos

Paralelamente a los descritos hasta ahora pueden desarrollarse otros procedimientos que

añadan mayores garantías a las conclusiones del auditor. Citamos algunos de los más

empleados:

— Seguimiento, a partir de los registros de albaranes de entrega o prestación de servicios, de

los correspondientes apuntes en cuentas de ventas y clientes.

— Análisis de los libros auxiliares de clientes, con atención a partidas inusuales o extrañas

(ej., la renovación continua de una deuda).

— Si se analizan préstamos o anticipos con empleados, es recomendable la confirmación por

escrito de los mismos.

— Debida comprobación de los vencimientos de las deudas incluidas; se segregarán, si

existen, las cuentas a cobrar con vencimiento superior a un año como largo plazo.

— Determinación de si dentro del listado general de clientes se hallan incluidas cuentas con

accionistas, directivos, empleados o partes relacionadas en general. En tal caso,

segregarías y verificar que se incluyen las anotaciones oportunas en las Notas al estado de

situación financiera.

— Si existen cuentas de Dividendos Activos (Dividendos pagados por anticipado), cotejar su

cuantía y pago con las correspondientes Actas de aprobación de los mismos de la Junta de

Accionistas.

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2.7. Conclusión

En primer lugar, al tratarse la confirmación de cuentas como un procedimiento necesario, su no

ejecución supondrá una excepción a anotar en el párrafo de alcance del informe de auditoría.

Si el auditor considera que ha obtenido suficiente satisfacción sobre el área a través de los

procedimientos alternativos no será necesario efectuar ninguna mención adicional en el párrafo

de opinión; en caso contrario deberán indicarse los hallazgos encontrados.

Esta área necesita una buena planificación para lograr resultados razonables en los plazos

fijados. Si no se organiza adecuadamente, el auditor puede encontrarse a la hora de emitir su

informe con un trabajo incompleto que provocará retrasos en las fechas comprometidas o

menoscabo de las conclusiones alcanzadas.

Durante el desarrollo del trabajo se anotarán las excepciones a los principios desarrollados en

el epígrafe de objetivos que se fuesen encontrando. Posteriormente se comentará con la

gerencia de la entidad la necesidad de incluir ajustes o reclasificaciones en el Balance

presentado por aquélla. En función de que la entidad acepte o no estos ajustes v

reclasificaciones, y de las materialidad de los ajustes encontrados, el auditor decidirá la opinión

o las notas que incluirá sobre esta área en el informe de auditoría.

La opinión del auditor oscilará entre la imposibilidad de emitirlas por falta de pruebas y

posibilidad de que, emitiendo opinión, ésta sea negativa o limpia. En lugar intermedio entre las

dos últimas se encuentran las notas por excepciones o evoluciones futuras de un hecho

relevante.

En cualquier caso, en el conjunto del área deberá ponerse especial atención a la información

aportada sobre los siguientes puntos:

— Saldos con partes relacionadas y su desglose en las Notas al estado de situación, con

mención al tipo y valoración de las transacciones efectuadas con estas partes

relacionadas. Es conveniente detallar el impone total de las transacciones del periodo y no

únicamente los saldos del final del mismo, y mencionar si las condiciones en que se han

desarrollado estas transacciones son distintas en plazo o precios a las del resto de clientes

o deudores.

Determinación de si la entidad presenta un alto grado de concentración de su riesgo comercial.

Una situación por ejemplo, en que el 90 % de las transacciones comerciales se desarrollen con

un solo cliente, se trata obviamente de una información determinante del negocio de la entidad

y de enorme importancia para el lector del informe de auditoría.

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2.8. CASO PRÁCTICO

AREA: CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR

Estamos auditando los estados financieros de la sociedad ILUSION, S.A., Luego del

análisis llega a obtener la siguiente información, los libros de la entidad arrojan los

siguientes saldos:

Cuentas por Cobrar 48.700,00

Provisión cuentas Incobrables 5.300,00

Verificando los auxiliares, se determina que este rubro se descompone así:

Clientes 38.700,00

Funcionarios y Empleados 6.000,00

Intereses por cobrar 1.000,00

Otras cuentas por cobrar 3.000,00

A continuación se presenta una relación de las cuentas por cobrar preparado por el

auditor.

N.- CLIENTE VALOR

1 Ramiro Ordóñez 9.700,00

2 Luís Quezada 8.000,00

3 Arturo Quezada 10.000,00

4 Carlos Ortuño 3.300,00

5 Pedro Carbo 4.300,00

6 Rosendo Aguilar 3.400,00

RELACION DE FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS

N.- DEUDOR CARGO VALOR

1 Gonzalo Bueno Contador 2.000,00

2 Bertha Aguirre Secretaria 1.000,00

3 Jacinto Rosales tesorero 3.000,00

La política de la empresa respecto a préstamos es dar máximo el 150% del sueldo y a un plazo no mayor de 3 meses.

Los sueldos de los funcionarios son: Contador 1.000,00

Secretaria 400,00

Tesorera 1.200,00

Otras cuentas por cobrar corresponden a un juicio ganado a favor de la empresa pero que aun no se ha hecho efectivo.

Para la provisión cuentas incobrables la empresa utiliza los siguientes porcentajes.

1 a 30 días 2.00%

31 a 60 días 3,00%

60 a 90 días 4,00%

90 a 120 días 6,00%

120 o más 7,00%

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Según la ley del impuesto a la renta no podrá tener acumulado mas del 10% del total de

la cuentas por cobrar.

Los auxiliares de cuentas por cobrar tienen la siguiente información:

DEUDOR FACT. FECHA VALOR

Ramiro Ordóñez 345 XII–16-2013 1.700,00

286 X- 1 - 2013 4.000,00

312 XI–2 -2013 2.000,00

260 IX-16-2013 2.000,00

Luís Quezada 262 IX-17-2013 2.500,00

346 XII-20-2013 3.000,00

389 X –6 –2013 2.000,00

347 XII-26-2013 500,00

Arturo Andrade 289 X –1– 2013 7.000,00

380 XII-31-2013 3.000,00

Carlos Ortuño 255 IX- 1 -2013 300,00

290 X–9 – 2013 1.500,00

381 XII-31-2013 1.500,00

Pedro Carbo 256 IX- 3- 2013 1.300,00

349 XII-26-2013 1.000,00

316 XI -25-2013 2.000,00

Rosendo Aguilar 247 VIII-26-2013 2.400,00

382 XII-31-2013 700,00

315 XI- 20-2013 300,00

- + Valores que luego de las confirmaciones efectuada al 100%, han sido contestadas y aceptadas por los clientes.

Las cuentas de funcionarios, intereses, otras cuentas han aceptado todo el adeudado.

Los préstamos otorgados a los funcionarios: Contador Febrero 1 del 2013

Secretaria Diciembre 1 del 2013

Tesorera Abril 1 del 2013

Los prestamos de al contador y secretaria disponen de las respectivas autorizaciones, mientras que la del tesorero no se ha podido verificar su autenticidad.

TRABAJO A REALIZAR:

a) Preparar un programa de auditoría para el área de Cuentas y Documentos por Cobrar, con al menos diez procedimientos.

b) Preparar el Cuestionario de Control Interno para el área. c) Elaborar los P/T necesarios para una auditoría financiera. d) Proponer los ajustes/reclasificaciones que considere oportunos. e) Proponer las recomendaciones de control interno que considere necesarios.

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CAPITULO III

LA AUDITORÍA DE EXISTENCIAS INVENTARIOS

3.1. PRESENTACIÓN Y OBJETIVOS

Las existencias constituyen en un gran número de empresas, fundamentalmente las

industriales, la partida más importante del activo del estado de situación financiera., alcanzando

en algunas actividades empresariales con frecuencia más de un 50 % del total de activos. A

ello hay que añadir a fin de comprender su importancia, el hecho de que el resultado del criterio

elegido para su valoración incide directamente en la determinaron del beneficio de la sociedad.

Las aseveraciones generales del estado de situación financiera, cuyo cumplimiento debe

verificar el auditor se concretan para el área de existencias en los siguientes puntos:

1. Existencia: los inventarios recogidos en el estado de situación financiera auditado

existen y están en poder de la entidad o depositados en un tercero con la autorización

de ésta.

2. Integridad: todas las existencias propiedad de la entidad a la fecha de cierre del

estado de situación financiera están recogidas en el mismo.

3. Valoración: los inventarios físicos se han valorado al menor de los valores de costos o

de mercado. El valor de costo se determinará por medio de alguno de los

procedimientos aceptados generalmente.

4. Propiedad: los inventarios recogidos en el estado de situación financiera pertenecen a

la empresa de hechos y de derecho y están libres de cargas o gravámenes, o, en caso

contrario, éstos se encuentran debidamente detallados en las notas al estado de

situación financiera.

5. .Presentación y revelación: las existencias se encuentran debidamente clasificadas

asentadas dentro del estado de situación financiera y las notas anexas al mismo, de

conformidad con los principios contables generalmente aceptados aplicados de manera

uniforme con el año anterior. Condensando estos objetivos, y con un enfoque más

analítico, podemos determinar las siguientes etapas:

— Verificación de las unidades físicas recogidas en el estado de situación financiera.

— Comprobación del sistema y cálculos de valoración utilizados, así como de su consistencia

con periodos anteriores para cada tipo homogéneo de existencias (materia prima,

productos en curso, productos terminados, repuestos y material auxiliar).

— Pruebas de determinación del costo o mercado y de la Provisión para obsolescencia.

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— Pruebas sobre la propiedad efectiva y sus excepciones (cargas, gravámenes,...)

— Las cuentas que se incluirán dentro de esta área serán todas aquellas que tengan relación

con las existencias, tales como:

— Existencias: Materias primas.

Productos en curso

Productos semi-terminados

Productos terminados

Comerciales

Subproductos y residuos

Materias auxiliares

Elementos incorporables

— Elementos para consumo y reposición.

— Embalajes y envases.

— Existencias en camino.

— Existencias en depósito.

— Provisión para obsolescencia.

3.2. PROCEDIMIENTOS

Como primera aproximación a la comprensión del negocio del cliente y de las características de

esta área el auditor puede efectuar las siguientes comparaciones:

— Comparar los movimientos de almacenes del período, bien en unidades físicas o al costo

de las mismas, con los mismos del período anterior.

— Comparar la importancia relativa de las existencias en el estado de situación financiera

auditado con el año anterior.

— Calcular la rotación de inventarios y compararla con la del año anterior, lo que cabe realizar

por productos o por grupos de ellos.

— Comparar las unidades recogidas en los planes de producción y venta con la situación de

los almacenes y las previsiones de compras.

Estos ratios y comparaciones servirán al auditor para detectar posibles problemas del área o,

en definitiva, para centrar de manera más precisa su trabajo.

3.3. El Inventario Físico

Los procedimientos de auditoría dentro de esta área comienzan por la verificación de la

existencia de las unidades físicas, la cual se lleva a cabo mediante el inventario físico.

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El inventario físico constituye un procedimiento de auditoría generalmente aceptado, Aunque

las formas del inventario pueden ser muy distintas según las empresas de que se trate, el

auditor deberá presenciar y validar la corrección del inventario; de lo contrario será preciso

incluir una excepción en el párrafo de alcance del informe de auditoría. Únicamente habrá

necesidad de adjuntar notas en el párrafo de opinión si el auditor no hubiera obtenido

satisfacción respecto a las unidades físicas incluidas en el estado de situación financiera a

través de procedimientos alternativos al inventario físico, o si los hallazgos encontrados lo

hacen recomendable. Recordemos que la toma de inventario físico es un procedimiento

realizado por la empresa mediante el cual se recuentan físicamente todas las existencias en

poder de la misma en una determinada fecha. Los resultados del inventario físico, una vez

traducidos a unidades monetarias, constituirán los saldos de las existencias presentados en el

estado de situación financiera.

Los sistemas de toma de inventarios utilizados por las empresas pueden clasificarse en dos

grandes grupos:

— inventarios puntuales: se toman a una fecha determinada para toda la empresa, v exigen

la interrupción del proceso productivo y de toda actividad de entrada y salida de

mercancías mientras dure la toma del inventario.

— inventarios cíclicos: se basan en la existencia de un inventario permanente teórico y

consisten en la contratación periódica de éste con la realidad mediante conteos de ítems

específicos a lo largo del período.

En el primer método suele hacerse coincidir la fecha de la toma del inventario físico con la del

cierre de los estados financieros; cuando esto sea así, el auditor deberá estar presente en el

mismo para asegurarse, mediante la observación y las pruebas que estime necesarias, de la

fiabilidad de las cantidades tomadas y del estado físico de las existencias. En caso de que, por

necesidades de la producción o las ventas, la empresa decida tomar el inventario físico en una

fecha anterior a la del cierre de los estados financieros, el auditor habrá de efectuar un

seguimiento desde las cantidades tomadas en el inventario físico hasta las presentadas en el

Balance de situación auditado, analizando documentalmente las entradas y salidas producidas

para satisfacerse de la bondad de las últimas. Debe hacerse notar que, cuanto más alejada

está la fecha del inventario de la del cierre, mayor será la posibilidad de error en los estados

financieros:

Por tanto, será preciso prestar particular atención al control interno de la entidad en sus

sistemas de ventas cuentas a cobrar cobros y compras cuentas a pagar pagos. En estos casos

resulta de gran ayuda al auditor la utilización de programas informático de diseño específicos,

siempre, por supuesto, que la sociedad tenga mecanizaos sus sistemas de almacenes.

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Cuando sea así, puede formarse una muestra suficiente amplia en valor y relacionar los

movimientos habidos desde que se tomó la cantidad en el inventario físico hasta que se

recogió en el estado de situación financiera. A continuación se verificarán estos movimientos

con la documentación soporte adecuado en los cuerpos. En cada uno de ellos se contendrán

cuadros con la siguiente información para ser completada:

— Descripción del artículo.

— Unidades de medida (kg, 1, cajas,..)

— Código del artículo.

— Unidades contadas.

— Grupo de conteo y firma.

— Localización.

La forma de proceder será la que se describe a continuación: primero pasarán los

componentes de los grupos de conteo poniendo una tarjeta en cada grupo de artículos

homogéneos (del mismo código y medida), contarán las unidades y las anotarán en uno de los

cuerpos que se llevarán con ellos, dejando los otros dos en blanco. A continuación pasará el

grupo de «segundos conteos», que anotará los datos en el segundo cuerpo llevándoselo

también y dejando el último de los cuerpos adherido a las unidades contadas. Ambos grupos

entregarán sus tarjetas de conteos al grupo de control. Éste casará los dos conteos mediante el

número serigrafiado de las tarjetas, y verificará que todos los datos coinciden en ambas.

En caso de discrepancia en alguno de los datos se efectuará una tercera comprobación cuyo

resultado se dará definitivamente por bueno. Finalmente, el grupo de control verificará, cuando

los grupos de conteo y «segundo conteo» hayan terminado, que todas las unidades a

inventariar tienen adherido el tercer cuerpo de las tarjetas, garantizando así que el inventario

está completo. Este método es muy seguro pero exige, como puede verse, un gran número de

medios destinados al inventario.

a. Método de control de los conteos: bien el detallado en el punto anterior o algún otro.

b. Método de control del inventario: es decir, el procedimiento que se seguirá para

garantizar que todos los conteos llegan a un punto dado en el que se controla su

llegada, se supervisa y se envía al departamento encargado de su compilación.

c. Instrucciones de costo de operaciones y embarques. Especificación de cuales van

a ser las últimas operaciones que se incluirán en el inventario, y los sitios reservados

para aquellas mercancías que se quedarán fuera del mismo.

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d. Planes de muestreo. Si el inventario, dada sus dimensiones, no se va a realizar de

forma completa sino mediante muestreos, se especificará el criterio de los mismos y su

forma de selección.

e. Compilación de datos: forma en que se va a efectuar y, en su caso, diseño de los

programas informáticos confeccionados para ello.

Como ya se ha señalado, el auditor debe recibir estas instrucciones con antelación. En caso de

que no existieran por escrito, habrá de obtener información verbal sobre los puntos descritos

anteriormente. El trabajo del auditor en el recuento de las existencias se centrará en los

siguientes puntos:

Aparte de lo descrito en las instrucciones del inventario físico, el auditor necesitará un listado

del inventario teórico valorado, listado «ABC» de productos (productos clasificados por su

valor), lista de precios de costo o, en definitiva, algún documento que indique el valor de las

unidades a contar.

— Estar presente durante todo el tiempo que duren los conteos o, si ello es imposible, al

menos durante el inicio y terminación del mismo. El papel fundamental del auditor en el

inventario consiste en la observación, que es de donde podrá obtener mayores elementos

de juicio sobre los resultados del mismo. De otra parte, su sola presencia sirve

normalmente de acicate para que los ejecutores del mismo realicen su trabajo con mayor

precisión.

— Comprobar algunos de los conteos realizados por los grupos, anotando sus resultados. Es

preferible que estas comprobaciones sean escasas pero realizadas a conciencia, a fin de

que sirvan de ejemplo sobre cómo efectuar los conteos.

— Detectar materiales en mal estado, deteriorados, obsoletos, de lento movimiento, etc., y

tomar nota detallada de todos estos hallazgos.

— Comprobar y verificar los conteos de partidas importantes por su valor. Para ello podrá

utilizar el listado «ABC» al que se alude en el primer punto de esta relación.

— Supervisar la organización del inventario, entrega de tarjetas, devolución de las mismas,

ausencia de tachaduras, borrones, etc.

— Tomar nota de los últimos albaranes suministrados y recibidos antes del cierre de

operaciones del ejercicio y, si es posible, de los primeros del ejercicio siguiente.

— Verificar que el proceso productivo está parado y que no se producen entradas ni salidas

de mercancías del recinto de los almacenes.

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— Obtener una copia de los listados definitivos de conteos, y cotejarlo con los anotados por el

auditor; si hubiera diferencias deben ser verificadas y subsanadas en el momento.

Una vez terminado el inventario físico, cuando el auditor esté ejecutando su trabajo en el área

de existencias comenzará por obtener el listado de las existencias valoradas, verificará su

cuadre con el libro Mayor y con el estado de situación financiera y comprobará las sumas del

mismo. El listado contendrá para cada producto el número de unidades físicas contadas, su

valor unitario y el valor total del producto; la suma total de éstos será la cifra auditada. Se

comprobará en primer lugar que las unidades físicas del listado coinciden con los conteos

efectuados en el inventario físico, no debiendo existir ni la más mínima diferencia. A

continuación se verificará la razonabilidad de los costos unitarios empleados, estudio que se

aborda a continuación.

Cuando existan inventarios o existencias en depósito de terceros autorizados por la sociedad,

el auditor deberá obtener confirmación escrita de ellos a la misma fecha de la toma del

inventario físico, para lo cual debe ser previamente avisado de este hecho por la entidad.

3.4. Valoración de las existencias

El problema de la valoración de las existencias constituye con frecuencia uno de los problemas

más arduos para el auditor, dada su complejidad e importancia. La dificultad incide

fundamentalmente en la valoración de los productos en curso, semi-terminados y terminados, y

se debe en la mayoría de los casos a la escasa información sobre costos de que se dispone en

gran número de empresas.

Como se sabe, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, las

existencias deben valorarse a su precio de adquisición, o bien a su valor de mercado si éste

fuera menor. El costo histórico o precio de adquisición será, para las mercancías compradas

directamente a terceros, el impone recogido en factura más los gastos necesarios para que la

empresa pueda disponer de las mercancías; en el caso de productos con algún grado de

elaboración será necesario añadir al costo de adquisición de las materias primas todos los

costos necesarios de producción.

Tenemos, pues, dos grupos diferentes de existencias con sistemas de valoración distintos que

analizaremos por separado.

Existencias no sometidas a transformación.

Se trata del caso de comprobación más sencilla. El costo histórico o de adquisición vendrá

obviamente determinado por los recogidos en las facturas de los proveedores de estos

productos, y a ellas debemos remitirnos para su comprobación.

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El costo incluye todos los gastos necesarios para poner el producto a disposición de la

empresa, lo cual incluye transportes y fletes, seguro, depósito, impuestos y gravámenes

(excepto los recuperables como el Impuesto sobre el valor añadido), etc., pero excluye los

gastos financieros que tienen su tratamiento específico en la cuenta de Pérdidas y Ganancias.

Lo normal es que los precios de compra a los proveedores de las existencias sean cambiantes,

de forma que las unidades que las compongan hayan sido adquiridas a precios distintos a lo

largo del período. Lo deseable sería poder relacionar cada unidad comprada con su precio,

identificando así las unidades vendidas y las que permanecen en el inventario. Es fácil

comprender que este método resulta imposible de mantener en la mayoría de las empresas,

debido a lo cual se han desarrollado diversos métodos de imputación de los costos de las

entradas a las salidas por ventas y por ende a las existencias en inventarios. Los principios de

contabilidad generalmente aceptados reconocen como válidos los siguientes:

— Imputación directa

— F.I.F.O. (inglés) o P.E.P.S. (castellano)

— Precio medio ponderado”. Rechazan la utilización de otros como:

— Ultimo precio de compra

— Costo de reposición

Volviendo a nuestro listado valorado de existencias nos enfrentamos, pues, al problema de

verificar la razonabilidad de los costos unitarios de valoración de existen las que no han sido

sometidos a transformación. De acuerdo con lo dicho anteriormente, deberemos informarnos

en primer lugar del método de valoración seguido por la empresa y evaluar si es aceptado por

los principios de contabilidad. A continuación, según el método de que se trate, recalcularemos

las fórmulas necesarias del método para una muestra de productos del inventario

suficientemente amplia en cuanto a su valor, verificando las bases de los cálculos con las

facturas correspondientes de los proveedores. Habrá de ponerse especial cuidado en deter-

minar los componentes del costo que han sido incluidos y los que no lo han sido. Deberemos

comprobar si el método de valoración usado el año anterior fue el mismo o no y, en caso de

que haya variado, evaluar el impacto económico del cambio de método. Los principios de

contabilidad generalmente aceptados admiten el cambio entre dos métodos reconocidos como

válidos siempre que se razone dicho cambio y se cuantifique su efecto económico

Existencias transformadas

En este caso, el problema anterior se complica al añadir a los costos de adquisición de las

materias primas incluidas en los productos los costos de transformación necesarios. Los

principios de contabilidad admiten como tales los siguientes:

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a. Materias primas,

b. Mano de obra directa y

c. Costos indirectos de fabricación.

Energía eléctrica consumida

Amortización del equipo de fabricación.

Costos generales de supervisión, limpieza, conservación, alumbrado, amortización de las

instalaciones, administración y dirección de la producción y todos aquellos relacionados

directamente con la producción.

Por el contrario, no se aceptan como costos de producción necesarios los derivados de la sub

actividad, los financieros, los de dirección y administración general, y los de distribución,

almacenaje o venta.

El primer paso consistirá en determinar la fase o escala de terminación que presenta el

producto, lo que puede ser comprobado por el auditor en el inventario físico.

A continuación podemos encontrarnos con dos situaciones muy distintas. Si la empresa

dispone de un sistema de costos estándar u otro mediante el cual estén disponibles cifras de

imputación de costos a cada una de las etapas del proceso productivo, el trabajo del auditor

consistirá en la revisión de tales cifras en función de los principios descritos anteriormente y de

los costos reales recogidos en la contabilidad de la entidad. Por el contrario, si la empresa no

dispone de un sistema de costos o, aun cuando lo tenga, no resulta fiable, el tema se complica

enormemente.

Si la cuantía de esta partida es de una importancia relativamente considerable, lo más

razonable es incluir una salvedad en el informe de auditoría, o bien recomendar que la entidad

desarrolle un sistema de costos fiable, si la importancia relativa no es grande, existen algunos

métodos de comprobación analítica que, aun cuando no aportan una gran fiabilidad, permiten

garantizar que la desviación no superará en todo caso unas cuotas razonables.

Estos métodos consisten básicamente en establecer un paralelismo entre la estructura de

costos de la cuenta de Pérdidas y Ganancias de la sociedad respecto a los precios de venta y

la estructura de costos imputada a los productos elaborados, dependiendo de su grado de

elaboración.

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3.5. Costo de adquisición versus mercado

Definimos el criterio de valoración de las existencias como el menor del costo de adquisición

frente al de mercado. Esto quiere decir que, si el segundo fuese menor, las existencias deben

quedar valoradas a ese precio, con lo que se reconocería una pérdida en el ejercicio. Este

hecho no constituye sino una consecuencia del principio de prudencia en la valoración de los

activos, que lleva a reconocer las pérdidas en el momento en que se sabe de su existencia.

Por precio de mercado puede entenderse el costo de reposición para la sociedad de esos

mismos productos si los adquiriera directamente a terceros, o bien el propio valor de realización

neto para la empresa. Aunque la entidad no tenga en cuenta este principio, lo cual sucede

frecuentemente, el auditor debe evaluar este hecho al menos para una muestra significativa del

total de las existencias. Con este fin, a partir de esa muestra comparará el valor de costo

imputado en las existencias con dos valores alternativos: por un lado, con su precio de venta a

terceros descontado de los gastos necesarios para la venta (valor neto de realización), y por

otro con el costo de reposición de ese mismo producto comprado a terceros ajenos a la em-

presa. Si en el sector analizado existieran mercados abiertos o bolsas podrían también

compararse con la cotización en esos mercados. Si alguna de las alternativas fuese inferior al

precio de costo, deberá proponerse un ajuste al valor de las existencias para que queden

evaluadas al valor inferior,

3.6. Análisis de la obsolescencia

Algunos materiales, por su carácter perecedero, por su deterioro en almacenamiento, por haber

sufrido daños en traslados, por ser productos sujetos a modas o temporadas, etc., sufren de

hecho disminuciones en su valor con el paso del tiempo. Si esta situación no se recoge de

alguna forma en los estados financieros se estará sobrevalorando el activo de la entidad.

Para detectar este tipo de incidencias el auditor cuenta para realizarla con diversos métodos:

a. La pura observación visual en el curso del inventario físico. Es a veces el más eficaz de los

métodos, pues, incluso para inexpertos resulta fácil detectar los productos de lento

movimiento o deteriorados.

b. La obtención y análisis del movimiento de existencias, mediante el cual se detectan

productos no utilizados en un período considerable de tiempo.

c. Cambios en los planes de producción. Cuando se abandona la producción de

determinados productos quedan obsoletos aquellos componentes intermedios de mismos

que no son reciclables para otro tipo de productos.

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Con los resultados de los análisis indicados el auditor debe evaluar la correspondiente

provisión para adecuar el costo de estos productos obsoletos a su valor neto de realización,

que en algunos casos será nulo o bien el que tengan como residuos.

3.7. Propiedad efectiva de las existencias

Es preciso tener también la segundad de que no pesan sobre las existencias cargas,

gravámenes de cualquier índole.

Para ello se revisarán las contestaciones bancarias del área de Caja y Bancos, así como los

préstamos recibidos por la entidad o cualquier otro pasivo que pudiera contener alguna

garantía de pago sobre los activos de aquélla.

3.8. Costo de operaciones

Este procedimiento pretende adecuar dentro del periodo reflejado en los estados financieros

auditados la correcta imputación entre los ingresos y los gastos registrados. En lo que respecta

al área analizada deberán comprobarse los siguientes puntos:

a. Costo de entradas: por medio del cual verificaremos si todos los materiales y servicios

recibidos e incluidos dentro del inventario han sido facturados a la entidad debidamente

contabilizados en el pasivo dentro del período.

b. Costo en las fases intermedias de producción: se verifica a través de las órdenes de

fabricación, y tiene por objeto evitar las duplicidades en los conteos.

c. Coste de salidas: su fin es verificar que todas las salidas efectuadas antes de la toma del

inventario físico fueron registradas contablemente como ventas y cuentas a cobrar dentro

del período.

Para obtener mayor seguridad en los costes de operaciones es conveniente ampliar las

pruebas a la verificación de un número razonable de los últimos y primeros movimientos de

cada concepto analizado y verificar los puntos indicados anteriormente.

3.9 CONCLUSIÓN

Como hemos indicado, deberá hacerse referencia al inventario físico en el párrafo de alcance si

no hubiera podido ser comprobado.

Las existencias habrán de aparecer pormenorizadamente en el estado de situación financiera

según los distintos tipos. En las notas anexas al estado de situación financiera se detallará,

como mínimo, información relativa a los siguientes puntos:

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Criterios de valoración aplicados para el cálculo de los precios de adquisición, así

como el costo de producción de la entidad.

Provisiones para depreciación, desglose y sistemas de estimación de su impone.

Cambios en las prácticas contables de cualquiera de los puntos precedentes, con

evaluación del impacto económico del cambio respecto a las anteriores políticas.

Compromisos significativos de compra o venta de existencias que afecten de forma

material a la entidad.

Limitaciones a la disponibilidad de las existencias.

Insuficiencia o inexistencia de las coberturas de seguros.

Los hallazgos respecto a problemas de existencias o valoración deberán ser evaluados

por el auditor al emitir su informe, a fin de incluir las salvedades o excepciones, o

incluso opinión negativa, que considere conveniente.

En este área suelen encontrarse fácilmente aspectos que permiten sugerencias para que la

sociedad mejore el control interno sobre sus activos. Tales hallazgos no tienen porque influir

necesariamente en la opinión recogida en el informe de auditoría, por lo que deberán ser

informados a la gerencia en otro documento.

3.10. CASO PRÁCTICO

AREA: INVENTARIOS

Estamos auditando los estados financieros de la sociedad ILUSION, S.A., centrando nuestro

trabajo en este momento en el área de inventarios. Para ello disponemos de la siguiente

información:

a) La sociedad se dedica a la comercialización de equipos electrónicos, que adquiere a una

compañía del grupo. Sus ventas se realizan bajo pedido, por lo que su stock en almacén es

mínimo, es decir, únicamente disponen de aquellos equipos a suministrar en los primeros

días del mes de enero.

Al cierre del ejercicio se procedió a efectuar un recuento físico de las existencias del

almacén. Usted asistió a dicho recuento, obteniendo la siguiente información.

Existencias físicas verificadas:

Código Denominación unidades

34 Equipo de Computación A 4

120 Equipo de Computación B 2

220 Equipo de Computación C 5

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b) Los equipos almacenados se encuentran en perfectas condiciones de utilización. Los datos

para el corte de operaciones:

Últimas facturas de ingreso

Fecha Numero Código Unidades

31-12-2013 186 34 4

31-12-2013 187 220 3

Primeras facturas de egreso

Fecha Numero Código Unidades

02-01-2013 001 122 1

02-01-2013 002 222 1

últimas facturas de ingreso

Fecha Numero Código Unidades

29-12-2013 205 34 2

31-12-2013 206 34 1

primeras facturas de egreso

Fecha Numero Código Unidades

02-01-2013 001 120 2

02-01-2013 002 220 3

c) La empresa ha decidido mantener para el 2013 la lista de precios de venta vigente en el

2012 que es el siguiente

Código Producto Precio de Venta

34 Computador A 2.000

120 Computador B 2.500

122 Computador D 5.000

220 Computador C 4.500

222 Computador E 3.000

d) La empresa ha facilitado el siguiente listado de existencias al cierre del ejercicio al auditor,

cuyo importe cuadra con las cifras existentes que aparecen en los estados financieros. La

existencia al cierre del ejercicio anterior asciende al 15.500.

Código Producto Unidades Costo Total

34 Computador A 5 1.500 7.500

120 Computador B 2 2.650 5.300

122 Computador D 0 0 0

220 Computador C 3 3.000 9.000

222 Computador E 0 0 0

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e) la empresa ha recibido las siguientes facturas correspondientes a los meses de

diciembre/2013 y Enero/2014

Factura 12 de 31-12-2013

Incluye todas las computadoras suministradas en el mes de diciembre, corresponden a las

facturas de entrada número 175 a 187, con el siguiente detalle

Código Producto Unidades Costo

34 Computador A 15 1.500

120 Computador B 10 2.650

220 Computador C 10 3.000

Adicionalmente incluye un gasto de transporte por 2.500, es decir, de 100 por cada

computadora entregada. Estas facturas han sido contabilizadas en diciembre de 2013

Factura 001 de 31-01-2013

Incluye las computadoras de enero de 11 correspondientes a las facturas de entrada 001 al

005, que incluye una unidad de cada producto en existencias en la empresa entregadas a lo

largo del mes de enero/2014. Estas facturas han sido contabilizadas al 31-01-2013

f) Las facturas de ventas se obtienen y contabilizan simultáneamente a la obtención de la

factura de salida, manteniendo la misma numeración e indicando el ejercicio al que

corresponden. Con excepción a este criterio general, el 31-12-2013 se obtuvo la orden de

salida correspondiente a al computador A, si bien no se contabilizo la factura correspondiente

debido a las vacaciones del personal encargado. Esta factura de elaboro el 02-01-2014 con el

número 006, contabilizándole en la misma fecha.

TRABAJO A REALIZAR:

f) Preparar un programa de auditoría para el área de Inventarios, con al menos diez procedimientos.

g) Preparar el Cuestionario de Control Interno para el área.

h) Elaborar los P/T necesarios para una auditoría financiera.

i) Proponer los ajustes/reclasificaciones que considere oportunos.

j) Proponer las recomendaciones de control interno que considere necesarios.

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CAPITULO IV

LA AUDITORÍA DE PROPIEDADAD PLANTA Y EQUIPO

4.1. OBJETIVOS

Se trata de un área cuyo análisis en auditoría no suele revertir gran dificultad, pese a su

importancia y significación económica dentro del estado de situación financiera de la empresa.

Ello se debe a la condición permanente y al alto valor de los elementos materiales que la

integran.

Englobaremos aquí los activos materiales con que cuente la entidad cuya duración sea, al

menos, superior a un ejercicio económico, y que se destinen, directa o indirectamente, a la

producción de bienes o servicios. No se incluirán, por tanto, los elementos adquiridos con la

intención de venderlos.

Al igual que en el resto de las áreas, el auditor deberá buscar evidencia para confirmar o negar

el cumplimiento de las aseveraciones generales del estado de situación financiera, que para

esta área son concretamente las siguientes:

1. Existencia: El activo fijo material presentado en el estado de situación financiera es

real y se encuentra en poder de la entidad. Esto implica que los elementos fuera de

uso, desechados o enajenados hayan sido deducidos, junto a su fondo de

amortización, de los registros contables, así como la no inclusión dentro del activo fijo

de partidas que, por su naturaleza, debieran ser consideradas como gastos del

ejercicio.

2. Integridad: Todos los elementos propiedad de la entidad han sido recogidos en el

estado de situación financiera, incluidos aquellos adquiridos bajo contratos de

arrendamiento de capital en los que se transfieran esencialmente todos los beneficios y

riesgos del derecho de dominio o propiedad sobre el activo. Por tanto no se expresarán

como gasto partidas susceptibles de ser capitalizadas.

3. Valoración: De propiedad planta y equipo material se recogerá en el estado de

situación financiera a su costo histórico, el cual incluirá los gastos necesarios para su

puesta en funcionamiento. Los gastos financieros en que se incurra para la compra de

estos bienes serán capitalizables únicamente si se han satisfecho en el período de

puesta en funcionamiento, pero no una vez que ésta se ha llevado a cabo.

El costo total de estos elementos se periodifica en los resultados de los ejercicios en

los que se mantiene su funcionamiento o vida útil. Por consiguiente, a la hora de

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40

analizar la valoración propiedad planta y equipo material será necesario no sólo que su

costo histórico esté recogido con exactitud, sino también que el Fondo de

Amortización, depreciación o agotamiento sea el adecuado conforme a la vida útil de

los elementos.

4. Propiedad: La entidad es titular jurídicamente de la propiedad de los elementos

contenidos en el estado de situación financiera. Además, dichos elementos deberán

encontrarse libres de cargas, gravámenes o bien, si éstos existen, estarán

debidamente detallados en las notas complementarias al estado de situación

financiera. Por extensión, este punto puede recoger también si los elementos tienen las

coberturas de seguros adecuados contra posibles riesgos.

5. Presentación y revelación: Las bases de presentación y clasificación de Propiedad

planta y equipo material deben ajustarse a los principios de contabilidad generalmente

aceptados y ser consistentes con ejercicios anteriores.

4.2. PROCEDIMIENTOS Y ELEMENTOS BÁSICOS

Según se ha apuntado con anterioridad, las partidas integrantes de Propiedad planta y equipo

se caracterizan por su permanencia durante varios ejercicios en los estados financieros. Por

ello las pruebas de auditoría se centran normalmente en el análisis de las adiciones y retiros

producidos durante el período contable, así como de las dotaciones al fondo de amortización

que se hayan practicado. Cuando se trate de la primera vez que se practica una auditoría en

una entidad será necesario, por el contrario, verificar la razonabilidad de todas las partidas

integrantes del activo fijo, independientemente de su fecha de adquisición, tanto respecto a la

exactitud del costo histórico como a la adecuación del Fondo de Amortización. En tal caso el

trabajo del auditor en esta área puede complicarse enormemente, de forma especial en

aquellas empresas que no mantienen un registro histórico adecuado de su inmovilizado

material y su situación actual. En ambos casos los procedimientos a utilizar son similares, y la

diferencia consiste en el volumen de operaciones analizadas.

Si se trata de primeras auditorías deberemos obtener de la entidad una relación de los

elementos incluidos dentro del inmovilizado material, clasificados por grupos de presentación

(terrenos, edificios, maquinaria, etc.), y en la que se contenga la siguiente información:

• Costo histórico de adquisición, desglosado en costo del elemento y gastos imputados.

• Fecha de compra.

• Fecha de puesta en servicio.

• Ubicación.

• Modificaciones contables al costo histórico, si las hay.

• Fondo de amortización acumulado, con detalle de las dotaciones efectuadas en cada

ejercicio.

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41

A partir de esta relación efectuaremos los procedimientos de auditoría detallados más adelante,

tomando para su comprobación una amplia muestra en valor del total del inmovilizado material.

En caso de que la auditoría sea recurrente, es decir, si se ha efectuado en años anteriores,

bastará con preparar un papel de trabajo que contenga en sus filas los grupos de elementos

integrantes del inmovilizado y en columnas los siguientes datos:

— Saldo al cierre del ejercicio anterior.

— Adiciones del ejercicio.

— Retiros del ejercicio.

— Traspasos de un grupo a otro dentro de Propiedad planta y equipo

— Saldo al cierre del ejercicio auditado.

Una vez verificadas las sumas y cuadradas las cifras con los estados financieros del ejercicio

anterior y del presente, se efectuarán las comprobaciones oportunas sobre los movimientos del

ejercicio.

4.3. Gastos capitalizables

El auditor deberá comprobar en primer lugar si los criterios de capitalización seguidos por la

entidad son los correctos. Cuando se trata de sociedades con un nivel de control interno

aceptable, las políticas para distinguir los gastos capitalizables de mantenimiento suelen estar

preestablecidas, por lo que en primer lugar habrá de analizarse su razonabilidad. La distinción

entre unas y otras partidas es de vital importancia para determinar razonablemente el resultado

del ejercicio, ya que si se capitalizan partidas que corresponden a gastos se sobreestima el

resultado económico, mientras que si por el contrario se recogen como gastos partidas capita-

lizables se estará subestimando aquél.

En general no existe duda en lo referente a la propia adquisición de bienes depreciables, pero

sí puede surgir en cuanto a la reparación y conservación de los mismos. En este sentido

deberá atenderse al principio general de que son capitalizables los gastos por reparaciones o

reposiciones parciales que aumenten la vida útil del bien por encima de la previamente

estimada. Por el contrario, se cargarán como gastos los desembolsos no necesarios que no

contribuyan a aumentar la utilidad del activo, sino sólo a su reparación y mantenimiento.

Como en la aplicación práctica de estos principios suelen surgir dudas razonables, conviene

detallar algunos puntos concretos para su consideración en la determinación del carácter de los

gastos:

- ejercicios afectados: se capitalizarán los gastos que afecten a varios ejercicios.

- materialidad: se capitalizarán los gastos superiores a un determinado importe mínimo.

- frecuencia: no se capitalizarán los gastos periódicos necesarios.

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- vida útil: se capitalizarán los gastos que aumenten la vida útil de los elementos.

- productividad: se capitalizarán los gastos que incrementen la productividad efectiva

de los elementos.

En función de la combinación de estos factores el auditor puede determinar la razonabilidad de

las políticas de capitalización de la entidad.

4.4. Valoración al costo histórico

Los elementos integrantes del activo fijo se valorarán al costo histórico. Por tal se entiende el

costo de compras, o de construcción en el caso de elementos fabricados por la propia

empresa, más los gastos necesarios para su puesta en funcionamiento. Los gastos financieros

no son capitalizables excepto aquéllos en los que se incurra hasta la puesta en ejecución del

elemento, lo que suele ocurrir cuando los plazos de construcción de los elementos son altos,

permitiéndose así una mayor precisión al sistema de imputación de ingresos y gastos. También

se capitalizarán los gastos de demolición y remoción de las estructuras situadas en terrenos

sobre los cuales se vaya a construir algún edificio.

En el caso de Propiedad planta y equipo construidos por la entidad para ella misma se

capitalizarán los costos directos en los que se haya incurrido, incluida la mano de obra utili-

zada. Los gastos fijos de fabricación podrán capitalizarse únicamente si se demuestra que han

aumentado como consecuencia de la construcción del activo fijo en cuestión. Los intereses

también será posible capitalizarlos únicamente hasta la puesta en ejecución del elemento; en

este caso será conveniente consultar las condiciones para esta capitalización detalladas en los

principios de contabilidad generalmente aceptados.

4.5. El arrendamiento financiero o leasing

Constituye una práctica muy extendida en la actualidad, y se define como «un contrato por el

que una persona física o jurídica propietaria de un bien, cede los derechos de uso tomando en

contrapartida unas prestaciones y obligándose a ceder una opción de compra». Mediante su

empleo, por tanto, la entidad puede financiar la adquisición de los elementos necesarios para la

producción y evitar que ello produzca traumas en su liquidez.

El auditor deberá poner especial atención en detectar la existencia de estos contratos y vigilar

su correcta contabilización por la empresa. Los principios contables exigen la distinción entre la

esencia y la forma de cada contrato, para determinar si se «transfieren esencialmente todos los

beneficios y riesgos del derecho de dominio o propiedad sobre el activo». Para evaluar si existe

dicha transferencia se proponen en los Principios de contabilidad generalmente aceptados

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cuatro cuestiones básicas; cuando un contrato presenta alguna o varias de ellas puede

interpretarse que se transfiere el derecho de propiedad y, por tanto, deberá ser contabilizado

recogiendo el correspondiente valor en el activo fijo sin incluir los gastos de financiación e

idéntico valor en el pasivo, el cual se irán restando por los pagos periódicos que efectúe la

entidad en la parte de los mismos correspondiente a devolución del valor del elemento, no de

financiación. Las cuatro cuestiones citadas son:

1. Transmisión del derecho de propiedad al término del contrato.

2. Inclusión de la opción de compra en el contrato a un determinado costo.

3. La duración del contrato es cuando menos superior a las tres cuartas partes de la vida

útil del elemento.

4. El valor presente de los pagos contractuales es superior al 90 % de valor de mercado

del elemento, a la fecha del contrato.

En cualquier caso el auditor deberá atender a la legislación, jurisprudencia y prácticas

habituales del entorno donde desarrolle la auditoría.

Si se determina que el derecho de propiedad no ha sido transferido, se contabilizará

recogiendo los pagos periódicos como gasto, y, en su caso, al término del contrato cuando se

ejercite la opción de compra capitalizándolo por su valor residual.

4.6. Amortización o depreciación

La amortización contable del inmovilizado material es un sistema de distribución de los costos

producidos por la adquisición y uso de los elementos recogidos en el inmovilizado durante el

periodo en que dichos bienes están produciendo ingresos, es decir, su vida útil. Es importante

que esta idea quede clara. El Fondo de Amortización no es un fondo de reposición del

inmovilizado, sino un sistema de adecuación de ingresos y gastos. Es frecuente encontrarse,

dentro de la práctica empresarial, con el criterio de dotar las amortizaciones del inmovilizado

material en función de los resultados del ejercicio, lo cual resulta absolutamente contrario al

propio sentido de la dotación de amortizaciones.

Para evitar precisamente estos malentendidos el autor prefiere hablar de depreciación de los

activos, la cual puede ser de dos tipos:

Depreciación física, producida por el propio desgaste de uso y el paso del tiempo.

Depreciación técnica, provocada por la obsolescencia del elemento en lo relativo al

desarrollo de las funciones para las que está previsto.

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La dotación de la depreciación o amortización es un gasto más de los productos durante el

ejercicio. Debe dotarse con independencia de cual sea el resultado económico, aunque éste

fuere negativo, pues de otra forma no serían correctos los resultados presentados.

Para cada bien la amortización o depreciación se calculará aplicando una tasa determinada

sobre la base dada por la diferencia entre su costo y su valor residual al término de su vida útil.

Los métodos de reparto de esta base depreciable durante la vida útil del bien son básicamente

los siguientes:

— método directo o lineal.

— método del valor decreciente.

— método de la suma de los dígitos.

— método de las unidades de producción.

En los tres primeros se distribuye teóricamente la depreciación en el período considerado, en el

cuarto se hace en función del uso real efectuado del bien. Cualquiera de estos métodos está

aceptado por los principios de contabilidad, no se tratará aquí en su detalle ya que no

constituyen objeto de estudio dentro de este volumen.

Al analizar la amortización el auditor deberá determinar si la dotación del ejercicio es la

adecuada y si ha sido consistente con los ejercicios precedentes, concluyendo también, por

tanto, si el Fondo de Amortización es razonable dado el estado y grado de obsolescencia del

inmovilizado.

Si se produce un cambio en las políticas de amortización del inmovilizado seguidas por la

entidad que dé como resultado una diferencia significativa en la dotación a efectuar, el auditor

deberá evaluar dicha diferencia y detallarla en su informe.

Las verificaciones de las amortizaciones se efectúan normalmente mediante cálculos globales

para los grupos de elementos del inmovilizado cuya depreciación sea homogénea. En caso de

observarse discrepancias en estos cálculos globales se efectuarán pruebas en detalle sobre los

elementos individuales.

Cuando las disposiciones fiscales, como ocurre con frecuencia, establezcan los márgenes

dentro de los cuales los gastos por depreciación o amortizaciones serán considerados

deducibles a efectos del cálculo de la base imponible de los impuestos sobre el beneficio de las

sociedades, el auditor habrá de ser consciente de que estos márgenes no tienen por qué ser

necesariamente las tasas de depreciación económica real de la sociedad.

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45

Es muy frecuente que dicha depreciación sea distinta de la fiscal, al igual que sucede en otras

partidas de la cuenta de Pérdidas y Ganancias. En estos casos se procederá al ajuste del

resultado económico de la entidad para calcular la base imponible del impuesto sobre el

beneficio, pero no al cambio de las tasas de depreciación reales.

4.7. Observación física

Dentro de los procedimientos a efectuar es importante la observación física del elemento como

prueba de su existencia, especialmente si el control interno de la entidad sobre estos activos no

resulta todo lo adecuado que debiera. Tal observación debe centrarse especialmente sobre los

elementos móviles y proporcionará al auditor información de gran utilidad acerca del estado de

conservación y uso de los elementos.

Regularizaciones del estado de situación financiera

Ocasionalmente las autoridades fiscales pueden permitir la plusvalía en los elementos del

inmovilizado, recogiendo la correspondiente contrapartida en una cuenta patrimonial especial.

En estos casos el auditor, además de comprobar la corrección en la aplicación de los términos

legales, deberá detallar tales plusvalías en las notas del estado de situación financiera,

haciéndolas constar como salvedades al principio de valoración a costo histórico.

Cobertura de seguros

Ninguna entidad es ajena al riesgo de que ocurra algún siniestro que perjudique sus elementos

de producción o sus inventarios. Si esto sucediera no estando asegurados dichos elementos,

ello supondría poner en entredicho la continuidad de la empresa, principio básico sobre el que

se asienta la propia vida de ésta. Por ello el auditor, tanto en su análisis de Propiedad planta y

equipo, como de los inventarios, deberá evaluar si la cobertura de seguros contratada por la

sociedad cubre razonablemente su continuidad en caso de ocurrencia de siniestros, análisis

que en la práctica, no resulta tan sencillo como pudiera creerse.

En épocas inflacionistas, los valores contables del inmovilizado material, en función de su

carácter histórico, se distancian en gran medida del valor real de los elementos. La cobertura

de seguros no puede, por tanto, ser medida respecto al valor contable, pues la indemnización

en caso de ocurrencia de siniestros sería mínima. Necesitaremos recurrir a valoraciones distin-

tas, tales como el «valor de reposición», que mide el valor de mercado actual de un bien que

pueda sustituir al analizado, y el «valor real actual» que es el valor anterior corregido según su

estado de uso y conservación. Este último es el que mayor utilidad presenta a efectos de la

cobertura de seguros.

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46

En cualquier caso el auditor podrá observar si dichas coberturas se actualizan dentro de

periodos razonables o si han quedado obsoletas. En su caso propondrá las recomendaciones

que estime oportunas, y, si la carencia de cobertura fuera grave, podría considerar la inclusión

de una mención al respecto en las Notas del estado de situación financiera.

4.7. CONCLUSIÓN

Una vez desarrollados los procedimientos adecuados según las circunstancias, el auditor

evaluará si el inmovilizado material se presenta razonablemente de acuerdo con principios de

contabilidad generalmente aceptados de forma consistente con periodos anteriores.

El Fondo de Amortización acumulada podrá presentarse en el activo, minorando el saldo de

aquellos activos a los que se refiere. En las Notas del estado de situación financiera se

desglosarán las bases de presentación, especialmente si ha habido alguna excepción al prin-

cipio de valoración al costo histórico, la dotación del ejercicio para el Fondo de Amortización,

los saldos del Activo fijo clasificados por grupos homogéneos en función de su naturaleza o

función, los fondos de amortización correspondientes a estos grupos y los métodos utilizados

para el cálculo de las depreciaciones.

Deberá detallarse también el efecto del cambio de un método de cálculo de depreciación a

otro, suponiendo que ambos son métodos aceptados, cuantificando el resultado del cambio.

Las notas incluirán así mismo detalles sobre las pignoraciones, cargas, hipotecas, etc., que

sufran los elementos del inmovilizado material, con detalle de su cuantía, beneficiario y causa

que originó la carga y vencimiento o expiración de la misma.

Excepto en algunas sociedades en donde los principios de contabilidad no se aplican

satisfactoriamente, los hallazgos del auditor en esta área suelen limitarse a la opuesta de

ajustes a la gerencia para su inclusión en libros, y recomendaciones tendentes a mejorar el

control de sus activos. Dependiendo de la cuantía de los ajustes y de su aceptación por parte

de la sociedad, el auditor decidirá las notas que fluirá en su informe.

4.9. CASO PRÁCTICO

AREA: ACTIVOS FIJOS

a) La sociedad ILUSION S.A., tiene cuatro cuentas que recogen el rubro propiedad planta

y equipo de la sociedad. Estas cuentas fueron auditadas en el ejercicio 2012, siendo

correctos los saldos de apertura. El movimiento de éstas durante el ejercicio 2013 ha

sido el siguiente:

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47

Terrenos:

Costo_______________________________

Saldo de apertura............. 100.000.00

Adquisiciones.......................... 0

Bajas............................ 0

___________

Saldo final....................... 100.000.00

Construcciones:

Costo Amortización

_____________________________________________________________

Saldo de apertura............. 600.000.00 Saldo de apertura.............. 54.000.00

Adquisiciones............................. 0 Adquisiciones................... 18.000.00

Bajas............................... 0 Bajas................................. 0

___________ ___________

Saldo final....................... 600.000.00 Saldo final....................... 72.000.00

Maquinaria:

Costo Amortización

_______________________________________________________________

Saldo de apertura............. 325.000.00 Saldo de apertura............ 195.000.00

Adquisiciones.................. 89.500.00 Adquisiciones.... .............. 82.900.00

Bajas............................... Bajas............................. 0

___________ ___________

Saldo final....................... 414.500.000 Saldo final........... 277.900.00

El alta en costo corresponde a la adquisición de una empaquetadora que entra en

funcionamiento el 30/9/2013. El detalle del coste es el siguiente:

Coste.............................................................. 90.000.00

Descuento en factura...................................... (1.000.00)

Gastos del seguro del transporte.................... 500.00

__________

Total..................... 89.500.00

Trasporte:

Costo Amortización

_______________________________________________________________

Saldo de apertura............. 15.000.00 Saldo de apertura........... 7.500.00

Adquisiciones.................... 4.200.00 Adquisiciones.................. 3.540.00

Bajas............................... 1.500.00 Bajas............................... 900.00

___________ ___________

Saldo final....................... 17.700.00 Saldo final....................... 10.140.00

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48

La adquisición de un camión que entra en funcionamiento el 30/8/2013. En ese momento la

compañía entrega un vehículo como pago a cuenta que el concesionario valora en 800.00. El

valor de costo del vehículo es de 1.500.00 y su amortización acumulada al 31/12/2012

ascendía a 900.00

Todas las adquisiciones en costo pasan por la cuenta de Propiedad planta y equipo en curso.

b) Amortización:

Estos elementos se amortizan según la siguiente tabla:

Por %

_____________

- Terrenos............................................. ………..

- Edificios............................................... ………..

- Maquinaria........................................... ………..

- Elementos de transporte...................... ………..

Estos porcentajes son consistentes con los utilizados en el ejercicio 2012

La compañía amortiza las adquisiciones del ejercicio con fecha 1/1/2013 con independencia de

la entrada en funcionamiento real del elemento.

Las bajas de Propiedad planta y equipo no se amortizan en el año que se dan de baja. Ningún

elemento de propiedad planta y equipo es de antigüedad superior a los tres años.

c) Hemos solicitado y obtenido de la compañía un certificado del Registro de la Propiedad

con fecha 3/01/2014. Así mismo poseemos en nuestro archivo permanente la escritura

de adquisición del terreno y edificio donde hemos comprobado que los datos del

Registro de la Propiedad coinciden con los de la escritura. El certificado del registro

incluye una inscripción de un gravamen, por estar sujeto estos activos al pago de una

hipoteca de 50 millones.

TRABAJO A REALIZAR:

a) Preparar un programa de auditoría para el área de Activos Fijos, con al menos diez procedimientos.

b) Preparar el Cuestionario de Control Interno para el área.

c) Elaborar los P/T necesarios para una auditoría financiera.

d) Proponer los ajustes/reclasificaciones que considere oportunos.

e) Proponer las recomendaciones de control interno que considere necesarios.

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49

CAPITULO V

LA AUDITORÍA DEL EXIGIBLE CUENTAS POR PAGAR

5.1. OBJETIVOS

A diferencia de los anteriores, entramos de lleno en este capítulo en el análisis del Pasivo o

exigible del estado de situación financiera de una entidad. Por tanto, si hasta ahora

analizábamos los bienes y derechos de que la entidad disfrutaba, nos encontramos ahora

frente a las obligaciones por ella contraídas como consecuencia de la adquisición o formaron

de esos bienes y derechos. Los objetivos a lograr en el análisis de estas partidas diferirán, por

tanto, en función de la naturaleza de lo analizado. Dentro del pasivo exigible de una empresa

se distinguen dos grupos conceptualmente distintos: la financiación básica y el pasivo

circulante. La diferencia fundamental radica en el plazo de exigibilidad y, consiguientemente, en

su distinto carácter financiero.

Expondremos en esta presentación las características peculiares de cada uno de estos grupos

y los principios de contabilidad generalmente aceptados que le afectan. No obstante, y pese a

sus diferencias conceptuales, se han incluido conjuntamente en este capítulo debido a su

similar tratamiento de auditoría. De cualquier forma, algunos puntos del capítulo siguiente,

dedicado a los recursos propios, pueden resultar de interés para comprender mejor este

capítulo, especialmente en lo que se refiere a los pasivos a largo plazo. Dentro del exigible de

una sociedad podemos encontrar las siguientes cuentas:

a) Obligaciones derivadas del curso normal del negocio, que se pueden encuadrar dentro de

las siguientes partidas:

— Proveedores y acreedores comerciales.

— Efectos a pagar.

— Reclamaciones de terceros contra la entidad.

— Cuentas de Periodificación de pasivo por devengos pendientes,

b) Provisiones por obligaciones conocidas, cuyo importe no se conoce con precisión.

c) Dividendos acordados pendientes de pago (dividendo activo).

d) Préstamos a corto plazo.

e) Impuestos, tasas y cuotas a pagar.

f) Préstamos a largo plazo.

Deberán recogerse por separado la deuda corriente de la sociedad y aquella que exceda el año

en su vencimiento, a contar siempre desde la fecha de cierre de los estados financieros.

Esto es aplicable no sólo a las deudas en su conjunto sino a la parte de las mismas que tengan

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50

un vencimiento distinto al resto. Es decir, un préstamo a largo plazo con vencimientos

periódicos habrá de ser recogido como pasivo corriente por el impone que venza dentro de un

año a contar de la fecha de cierre de los estados financieros.

Asimismo, un pasivo corriente cuyo pago se haya negociado total o parcialmente en un plazo

de vencimiento superior a un año se recogerá como corriente en la parte que venza en el

período de un año a partir de la fecha de cierre y como pasivo a largo plazo por aquella de

vencimiento posterior. Según se ha indicado en capítulos precedentes, el año es el período

comúnmente aceptado para diferenciar el corto del largo plazo.

Como reflejo de lo expuesto en las Cuentas a cobrar, es importante segregar también dentro

del exigible importe a satisfacer a sociedades del Grupo o partes relacionadas. Excepto cuando

su importancia relativa resulte insignificante, será necesario desglosar no sólo los saldos finales

sino también las transacciones totales realizadas durante el año, el concepto y los términos de

las mismas en las Notas a los estados financieros.

A efectos de su valoración será necesario desglosar las deudas en moneda extranjera, así

como los procedimientos de conversión en moneda corriente. Las deudas vencidas pero no

satisfechas a su vencimiento se recogerán independientemente del resto al tratarse de una

información importante para el lector.

Las provisiones y, en general, aquellas partidas cuyos importes se hayan estimado, se

presentarán también separadamente a fin de reflejar con nitidez su carácter no exacto. Estas

cuentas se analizan en parte en las partidas destinadas a las contingencias, compromisos y

hechos posteriores.

Las cuentas a pagar se contabilizan en el momento de su devengo, es decir, cuando se

perfecciona el hecho económico del que se derivan. En este sentido pese a que existe una

copiosa literatura especializada al respecto, en la práctica no resulta complicado evaluarlo y, en

cualquier caso, se atenderá a la equiparación de ingresos y gastos del período.

El exceso o defecto de los activos corrientes sobre los pasivos corrientes de una entidad se

denomina Capital de trabajo. Ocasionalmente puede requerirse al auditor opinión acerca del

Capital de trabajo de una empresa, o bien calcularlo él de forma voluntaria, para obtener un

idea sobre la continuidad o situación financiera de aquélla. Para su cálculo bastará con

disponer de los resultados del análisis de los activos y pasivos corrientes y determinar el valor

neto de los mismos.

5.2. PROCEDIMIENTOS

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51

Las aseveraciones generales del estado de situación financiera pueden concretarse para esta

área de la siguiente forma:

1. Existencia: Las deudas recogidas por la entidad en su estado de situación financiera

constituyen realmente obligaciones de pago de la misma derivadas de sus operaciones y

actuaciones.

— Análisis del registro de facturas recibidas, verificando su devengo y contabilización, en el

mismo período mencionado en el punto anterior.

— Análisis de los pagos efectuados posteriormente a la fecha de cierre de las operaciones, a

partir de los extractos bancarios y registro de Caja.

— Comprobación de la correcta contabilización del correspondiente pasivo de las compras de

bienes para el proceso productivo de la entidad. Esto se puede verificar muestralmente

partiendo de las anotaciones de entradas en los almacenes de materias primas, productos

comerciales, o cualquier otra línea de adquisición directa a terceros.

— Referenciación en el costo de operaciones efectuado en el área de inventarios, de las

últimas entradas del ejercicio auditado y las primeras del siguiente a sus apuntes

correspondientes en el pasivo analizado dentro del período en que se han devengado.

Detección en el análisis de las entradas posteriores a la fecha de cierre del estado de

situación financiera, de aquellas mercancías en camino o en trámite a la fecha de cierre de

las operaciones. Para el hallazgo de estas partidas resulta útil asimismo el análisis de las

facturas recibidas con posterioridad.

Dentro de ellas pueden encontrarse facturas por servicios de Agentes de Aduanas,

provisiones de fondos a estos profesionales o cualquier otro indicio del comienzo de una

operación de compra. Cuando esta compra se efectúa en términos F.O.B., el plazo

transcurrido entre el devengo de la operación, la salida de la mercancía del origen, y su

llegada final a los almacenes de la entidad, suele ser amplio, por lo que es posible que a la

fecha de cierre de los estados financieros se haya recibido la factura del proveedor pero no

la mercancía. El auditor comprobará la adecuación conforme a su devengo de la

contabilización de los pasivos y los activos correspondientes.

2. Integridad: Todos los elementos propiedad de la entidad han sido recogidos en el

estado de situación financiera.

3. Valoración: Exigible cuentas por pagar material se recogerá en el estado de situación

financiera a su costo histórico.

4. Propiedad: La entidad tiene la obligación de cancelar los elementos contenidos en el

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52

estado de situación financiera.

5. Presentación y revelación: Las bases de presentación y clasificación del exigible

cuentas por pagar deben ajustarse a los principios de contabilidad generalmente

aceptados y ser consistentes con ejercicios anteriores.

5.3. Confirmación escrita de saldos

Las normas de auditoría no recogen este procedimiento como necesario, a diferencia de la

confirmación escrita de saldos de clientes, pero en la práctica la confirmación escrita de los

saldos de proveedores se utiliza con la misma frecuencia.

Esto no es aplicable a la confirmación de saldos de préstamos con entidades financieras, que

se engloban dentro de la confirmación de los saldos de tesorería y constituyen por tanto un

procedimiento necesario.

El procedimiento seguido para la confirmación de las cuentas a pagar es similar al explicado

para las cuentas a cobrar. La selección de los saldos a confirmar incluirá los más significativos

en cuanto a su importe, una muestra de los saldos nulos y deudores y una muestra aleatoria

del resto de ítems. El control desde el inicio del procedimiento y su independencia de la entidad

auditada son igualmente requisitos fundamentales para garantizar los resultados del mismo. La

única diferencia importante la constituye el hecho de que en las cartas enviadas, al contrario de

los clientes, y por razones fáciles de entender, no se incluyen los saldos que se pretende

confirmar sino que se solicita al proveedor que sea él el que exponga de acuerdo con sus

registros las deudas que mantiene con la entidad auditada. Si se hiciera de otra forma, no se

alcanzaría el objetivo fundamental de descubrir pasivos no registrados por aquélla, y se

correría, en algunos casos, el riesgo de que un proveedor reclamara saldos incorrectos.

Cuando se piensa que el acreedor no mantiene un control riguroso sobre sus registros, y

existen determinadas circunstancias, se efectúan peticiones de confirmaciones de cuentas que

incluyen el saldo; este es el caso de determinadas entidades financieras sobre los saldos que

mantiene con sus depositarios.

Similar independencia debe mantenerse a la hora del análisis de las diferencias encontradas

entre las confirmaciones de saldos y los registros contables. Como consecuencia de lo

explicado en el capítulo dedicado a las cuentas a cobrar respecto al tratamiento de los efectos

a cobrar, en el análisis de las diferencias entre las confirmaciones de saldos a pagar y los

recogidos en los libros de la sociedad se encontrarán partidas no coincidentes debidas a ese

distinto trato. De esta forma existirán saldos a pagar que en la confirmación no aparecen

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53

debido a la emisión de un documento a pagar no vencido que el proveedor descontó en alguna

entidad financiera y que, dado el tratamiento contable, no recoge en sus saldos pendientes de

cobro.

Cuando la petición de confirmación de saldos se efectúe en fecha distinta a la de cierre de los

estados financieros, será aconsejable efectuar un seguimiento de las partidas o apuntes

efectuados entre la fecha de confirmación del saldo y la de cierre de operaciones. De cualquier

forma, es conveniente no verse abocado a este extremo, pues el procedimiento resulta mucho

más eficaz cuando la confirmación de los saldos se produce a la misma fecha del cierre

contable.

Hasta ahora indirectamente hemos tratado de las cuentas más relacionadas con las

operaciones generales de tráfico. Se efectuarán ahora unas breves consideraciones acerca de

cuentas específicas incluidas en esta área.

5.4. Préstamos recibidos

Como hemos mencionado, se obtendrá confirmación escrita de ellos mediante el procedimiento

descrito en el área de Tesorería. Deberán revisarse los documentos contractuales de

formalización de estos préstamos. En su revisión se pondrá especial atención en los siguientes

puntos:

1. Saldo confirmado y análisis y explicación de las diferencias con el saldo recogido en

libros; se efectuará una conciliación entre estos dos saldos usando el método descrito

en el área de Tesorería.

2. Costo del préstamo, tipo de interés devengado, y forma de liquidación de los intereses.

Se comprobarán, los resultados del análisis realizado con las correspondientes

partidas de Pérdidas y Ganancias y Cuentas de Periodificación. La informaron respecto

a los tipos de interés aplicados y su forma de liquidación se desglosará las Notas al

estado de situación financiera al menos para los saldos significativos.

3. Vencimientos del principal. Vencimientos previstos de los préstamos, y su clasificación

entre corto y largo plazo según sean o no superiores a un año. Si la entidad no hubiese

satisfecho los vencimientos pasados del préstamo, se investigarán las condiciones

pactadas en estos casos calculando la correspondiente penalización por intereses de

demora. Esta información se detallará en las Notas al estado de situación financiera.

4. Garantías de los préstamos. En la revisión de documentos y en las confirmaciones se

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54

detectarán las garantías levantadas por el prestamista sobre los activos del prestatario.

Como se ha indicado en repetidas ocasiones, se desglosarán estas garantías en las

Notas al estado de situación financiera.

5.5. Dividendos activos

La verificación de los dividendos activos se efectuará analizando la aprobación del mismo por

los medios que estatutaria y legalmente se apliquen en cada caso. Lo normal será su

aprobación por la Junta General de Accionistas, con carácter ordinario o extraordinario. Se

comprobará asimismo el movimiento de la cuenta, verificando que se cargan adecuadamente

los pagos imputables a este concepto.

5.6. Impuestos, Seguridad Social y tasas

Se presentarán en líneas independientes. La comprobación de su existencia suele ser fácil,

pues o bien se liquidan en períodos cortos o existen pruebas documentales suficientes. La

verificación de su integridad es más complicada.

5.7. Obligaciones y bonos en circulación

Su confirmación documental exige la verificación de la escritura pública en que se formalizó la

emisión. Si los títulos son nominativos, y en función de las circunstancias, podrá obtenerse

confirmación escrita de una muestra de ellos seleccionados al azar. En caso contrario cabrá

verificar la situación de la emisión por su desembolso y por la tenencia por parte de la entidad

de aquellos títulos que estén amortizados; en este supuesto se comprobará el correspondiente

desembolso de efectivo. Tanto en su amortización como en el devengo de los intereses a

pagar se evaluarán, en su caso, los incumplimientos de las condiciones pactadas y las

contingencias que de ellos se deriven. Se cotejarán con las correspondientes partidas de gasto

y Periodificación. En las Notas al estado de situación financiera se desglosarán las condiciones

de las emisiones pendientes de amortización.

5.8. Cuentas a pagar a empleados y directivos

Nos referimos aquí a cuentas independientes de los salarios devengados. Es aconsejable su

confirmación por escrito. Se presentarán en línea independiente y, excepto en caso de que

alcancen un importe muy relevante, no resultará necesario su desglose en las Notas al estado

de situación financiera.

5.9. CONCLUSIÓN

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55

Los hallazgos encontrados en la búsqueda de pasivos omitidos serán incluidos por la entidad

en sus registros contables.

Es importante atender al desglose de las cuentas a pagar en el estado de situación financiera y

sus Notas de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados, prestando

particular atención a los siguientes puntos:

desglose e información complementaria sobre los saldos mantenidos con empresas del

Grupo o partes relacionadas.

Correcta clasificación entre corto y largo plazo en función de los vencimientos parciales

o totales de las deudas recogidas. Los vencimientos se calcularán a este efecto a partir

de la fecha de presentación de los estados financieros.

Desglose de las deudas vencidas y no satisfechas. Se mencionarán también las

contingencias o su ausencia por estos incumplimientos de obligaciones.

Al igual que se indicara en el área de inmovilizado material, se desglosarán los

contratos de arrendamiento financiero suscritos por la entidad.

5.10 CASO PRÁCTICO

AREA: CUENTAS POR PAGAR

a) La sociedad ILUSION S.A., mantiene las siguientes cuentas a pagar a 31 de diciembre

del 2013:

Cuenta Importe

Proveedores.................................................. 80.000.00

Efectos comerciales a Pagar......................... 42.000.00

Préstamos Hipotecarios Bancarios 20.000.00

_____________

142.000.00

b) El detalle de la cuenta de Proveedores y de Efectos comercial a pagar es el siguiente:

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56

Nombre Saldo cta. Saldo cuenta efectos

Proveedor Proveedor Comerciales Total

_______________________________________________________________________

Proveedor 1..... 7.000.00 2.000.00 9.000.00

Proveedor 2..... 7.000.00 2.000.00 9.000.00

Proveedor 3..... 6.000.00 1.000.00 7.000.00

Proveedor 4..... 3.000.00 3.000.00 6.000.00

Proveedor 5..... 12.000.00 3.000.00 15.000.00

Proveedor 6..... 6.000.00 1.000.00 7.000.00

Proveedor 7..... 4.000.00 7.000.00 11.000.00

Proveedor 8..... 30.000.00 10.000.00 40.000.00

Proveedor 9..... 4.000.00 13.000.00 17.000.00

Proveedor 10.... 1.000.00 0 1.000.00

_______________________________________________________________________

80.000.00 42.000.00 122.000.00

El detalle de los prestamos es Banco del Austro 15.000.00 17% Interés inicial 02/01/2013 a 5

años plazo

Sobregiro contratado por 5.000.00, 3000.00 son pos-cuenta del Presidente de la Cía. Al 20%

de interés, todo el valor esta en corto plazo y no está considerado ningún valor provisionado

para pago de interés

.

Se ha circularizado con fecha 31/12/2013 los proveedores números 5, 7, 8 y 9. El resultado de

la circularización ha sido el siguiente:

a. Enviada primera circularización el 2/01/2014

b. Enviada segunda circularización el 15/02/2014

c. Hemos recibido respuesta de los proveedores números 7 y 8; para los restantes

proveedores circularizado hemos realizado procedimientos alternativos a la

circularización comprobando el saldo con pagos posteriores y con la revisión de las

facturas recibidas después del cierre.

Los extractos de cuenta de estos dos proveedores son los siguientes:

- Proveedor número 7

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57

Factura Fecha Vencimiento Importe

___________________________________________________________

247 31/10/2013 31/12/2013 5.000.00

263 30/11/2013 31/01/2014 6.000.00

_____________

11.000.00

- Proveedor número 8

Factura Fecha Vencimiento Importe

____________________________________________________________

648 30/11/2013 31/1/2013 25.000.00

758 31/12/2013 28/2/2013 15.000.00

______________

40.000.00

A continuación adjuntamos las respuestas de los proveedores números 7 y 8

(Contestación del proveedor núm. 7):

Proveedor número 7

13 de marzo del 2014

ILUSION S.A.

Dirección

Localidad

En contestación a su carta de petición del extracto de su cuenta con nosotros al 31 de

diciembre del 2013, tenemos el gusto de indicarle que su saldo y composición a dicha fecha

era la siguiente:

Factura Fecha Vencimiento Importe

___________________________________________________________

235 30/9/2013 30/11/2013 3.000.00

247 31/10/2013 31/12/2013 5.000.00

263 30/11/2013 31/01/2014 6.000.00

276 01/12/2013 28/02/2014 2.000.00

______________

16.000.00

Atentamente,

(Contestación del proveedor núm. 8):

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58

Proveedor número 8

28 de marzo del 2014

ILUSION S.A.

Dirección

Localidad

En contestación a su carta de petición del extracto de su cuenta con nosotros al 31 de

diciembre del 2013, tenemos el gusto de indicarle que su saldo y composición a dicha fecha

era la siguiente.

Factura Fecha Vencimiento Importe

_________________________________________________________

556 31/10/2013 31/12/2013 28.000.00

648 30/11/2013 31/01/2014 25.000.00

758 31/12/2013 28/02/2014 15.000.00

______________

678.000.00

Atentamente les saludamos,

k) Comentadas estas respuestas con el responsable de las cuentas a pagar, nos indica:

* En el proveedor número 7

a. La factura núm. 237 fue pagada por talón enviado por correo el 30/12/2013 y que el

banco carga en cuenta el día 10/01/2014

b. La factura núm. 276 corresponde a una mercancía que se recibió el 31/12/2013

antes del recuento físico, pero que se contabilizó en enero del 2014 cuando se

recibió la factura.

* En el proveedor número 8

c. La factura núm. 556 se pagó mediante talón el día 31/12/2013 y que el banco

carga en cuenta el día 10/01/2014.

l) De la revisión del control interno se desprende que éste es débil y deficiente.

TRABAJO A REALIZAR:

a) Preparar un programa de auditoría para el área de Cuentas por Pagar, con al menos diez procedimientos.

b) Preparar el Cuestionario de Control Interno para el área.

c) Elaborar los P/T necesarios para una auditoría financiera.

d) Proponer los ajustes/reclasificaciones que considere oportunos.

e) Proponer las recomendaciones de control interno que considere necesarios.

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CAPITULO VI

LA AUDITORÍA DE LOS RECURSOS PROPIOS PATRIMONIO

6.1. PRESENTACIÓN Y OBJETIVOS

Los recursos propios de que dispone una entidad para la financiación de las actividades que

desarrolla pueden clasificarse en dos grupos fundamentales:

1. Capital o Fondo social.

2. Reservas.

El ámbito jurídico en el que se desarrolle cada auditoría determinará en gran medida el

tratamiento específico de muchos aspectos de las anteriores cuentas. No obstante, a fin de

centrarnos en un caso paradigmático, expondremos a continuación algunos puntos comunes

de las sociedades anónimas.

Capital social

El Capital social representa la aportación efectuada por los socios para el desarrollo de las

actividades para las que la sociedad fue creada. Las participaciones se formalizan en acciones

que representan los derechos de su tenedor o propietario sobre dividendos, voto y capital de la

sociedad. La escritura pública de constitución o, en su caso, las de ampliación o modificación

del capital, detallarán los importes de cada categoría de acciones autorizadas para la emisión.

Las principales categorías son:

— Acciones preferentes: confieren a sus tenedores el derecho a un dividendo sobre un

porcentaje fijo de los beneficios con prioridad sobre las restantes categorías de acciones

emitidas. Si además el derecho al dividendo es «acumulativo», cuando en un ejercicio no

se declaren dividendos será preciso compensar por estos atrasos en los años siguientes

antes de distribuir dividendos entre las categorías de rango superior. Estas acciones tienen

usualmente derechos preferenciales sobre las demás a la hora del reembolso del capital en

caso de liquidación.

— Acciones preferentes amortizables: añaden a los derechos de las anteriores la posibilidad

de ser amortizadas con determinadas condiciones estipuladas.

— Acciones ordinarias: confieren a sus tenedores derechos sobre los dividendos declarados y

sobre el capital en caso de liquidación, después de atender los derechos preferentes.

El Capital social se constituye por primera vez con el inicio de la sociedad, y posteriormente es

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susceptible de modificarse dentro del marco legalmente permitido a instancias de la Junta

General de Accionistas. En las emisiones de acciones la sociedad puede llevar a cabo ella

misma su propia labor de registro de los títulos o, por el contrario, ser un registrador

independiente quien efectúe este trabajo.

Las acciones pueden emitirse como títulos al portador o nominativos. En el segundo caso la

sociedad debe mantener un registro actualizado con los tenedores de los títulos.

Los desembolsos de las acciones es posible realizarlos en efectivo o mediante una

contraprestación no monetaria. Las contraprestaciones no monetarias deben ser valoradas por

una persona independiente suficientemente capacitada. Cuando ésta lo considere conveniente

requerirá la participación de expertos que no estén relacionados directa ni indirectamente con

la sociedad. La persona designada para certificar la valoración —frecuentemente se trata de

auditores o personas capacitadas para hacerlo— habrá de emitir un informe destinado a la

sociedad y al suscriptor donde especifique los detalles de la transacción, importe de la misma,

fecha y método de valoración y, en caso de que se haya realizado por un tercero, detalles

sobre quien la efectuó y si ha sido llevada a cabo razonablemente.

Una sociedad puede emitir acciones a un precio que constituya una prima sobre su valor

nominal. En este caso dicho importe se recoge en una cuenta bajo el título de Prima de emisión

de acciones, la cual suele destinarse a la liberación de acciones no emitidas de la sociedad

para cederlas a sus accionistas como acciones totalmente liberadas, o para cancelar gastos de

primer establecimiento o de emisión de acciones o bonos procedentes de comisiones pagadas

o rebajas concedidas sobre dicha emisión.

Todos los cambios efectuados en el Capital durante el período deben presentarse en estado

independiente o en las Notas al estado de situación financiera, según P.C.G.A. Además se

detallarán en concreto las siguientes partidas:

— Acciones: Para cada clase de ellas que exista se informará respecto al número total

autorizado en la emisión, el número emitido y el número en circulación, así como los derechos

de suscripción preferentes que hubiera y los movimientos de todas las partidas producidos

durante el ejercicio.

— Primas de emisión de acciones para cada clase de acciones.

— Acciones preferentes o cualquiera otra con derechos en exceso de su valor par, detallando:

El precio de redención, por acción o en total, al cual se pueden redimir las acciones a

través de un fondo de retención.

El importe por acción y el total de todos los dividendos acumulativos y atrasados de las

acciones preferentes.

Reservas

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61

De modo general las reservas de la sociedad pueden clasificarse en dos grupos:

a) Aquellas que normalmente no se consideran distribuibles en forma de dividendos en virtud

de lo dispuesto en la normativa legal aplicable.

b) El resto, es decir, las que se consideran distribuibles. Éstas pueden presentarse

globalmente bajo el epígrafe de «Beneficios retenidos» o «Beneficios no distribuidos».

Dentro de las primeras cabe encontrar las siguientes:

— Reservas de capital fruto de una consolidación.

— Excedentes no realizados por revalorización del inmovilizado.

— Las dotadas y no distribuibles al amparo de la normativa legal aplicable.

— Las dotadas y no distribuibles al amparo de lo previsto en las escrituras de constitución y/o

estatutos de la sociedad.

— Las dotadas temporalmente con carácter específico por el consejo de Administración, por

ejemplo para hacer frente a reposiciones del inmovilizado.

— Las diferencias de cambio que surjan de la conversión de activos o pasivos en moneda

extranjera.

De acuerdo con los P.C.G.A., las reservas deben presentarse en dos grupos separados, uno

para las distribuibles y otro para las no distribuibles. A parte de esta segregación no se requiere

explícitamente ninguna otra mención específica, a no ser que el importe y cualidades de alguna

partida concreta hagan aconsejable el desglose de la misma. De cualquier forma existen

disposiciones o Planes Contables que presentan las reservas clasificadas según la

consideración de cada una, lo cual no afecta en absoluto al cumplimiento de los P.C.G.A.

La constitución específica de reservas es producto normalmente de lo dispuesto en la

normativa legal y fiscal vigente en cada caso y de lo reglamentado estatutariamente en la

sociedad. Estas reservas suelen caracterizarse por su no distribuibilidad excepto en las

condiciones específicas en las normativas que las regulan.

Las constituidas libremente por la Junta de Accionistas con el fin de aumentar la financiación

propia de la sociedad suelen ser distribuibles, a no ser que se destinen de antemano a fines

específicos.

Algunas subvenciones recibidas por la sociedad se incluyen como un grupo dentro de los

recursos propios cuando se trata de importes destinados a la financiación de activos

inmovilizados que han sido entregados a la sociedad a fondo perdido, sin devolución.

Las aseveraciones generales del estado de situación financiera pueden concretarse en esta

área de la siguiente forma:

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1. Existencia: las cuentas recogidas como Recursos propios o Patrimonio de la entidad

representan unidades de propiedad (acciones u otras) debidamente autorizadas,

emitidas y en circulación, o bien otro tipo de transacciones correctamente autorizadas y

registradas dentro de las cuentas patrimoniales.

2. Integridad: todas las unidades de propiedad (acciones u otras) que han sido

autorizadas, emitidas y en circulación, así como otras transacciones debidamente

autorizadas que afecten a las cuentas patrimoniales, a la fecha del estado de situación

financiera se encuentran recogidas dentro de las cuentas patrimoniales.

3. Valoración: todas las cuentas recogidas bajo el grupo Recursos Propios se

encuentran debidamente valoradas.

4. Propiedad: se han recogido apropiadamente en el estado de situación financiera las

opciones de compra de acciones, cuantías de compra de acciones, privilegios de

conversión u otras emisiones contingentes existentes a la fecha de los estados

financieros.

5. Presentación: las cuentas de Recursos Propios están adecuadamente presentadas,

descritas y reveladas en los estados financieros de conformidad con los P.C.G.A.

aplicados de manera consistente con ejercicios anteriores.

6.2. PROCEDIMIENTOS

En primer lugar, el auditor confeccionará un papel de trabajo donde recoja los saldos de

apertura de las cuentas patrimoniales en el ejercicio auditado, los movimientos habidos durante

el mismo y los saldos de cierre. Comprobará las sumas y cotejará los saldos con el libro Mayor

y con el estado de situación financiera auditado. En caso de que la auditoría sea recurrente,

verificará los saldos de apertura con sus papeles de trabajo de auditoría del ejercicio anterior.

Excepto los beneficios retenidos, o reservas distribuibles, lo normal es que los movimientos en

las cuentas patrimoniales sean escasos.

Concretando los objetivos específicos de auditoría, al analizar el Capital social el auditor

determinará:

— si se encuentra registrado adecuadamente al cierre del ejercicio.

— si se han incluido todos los cambios habidos durante el ejercicio.

— si los cambios habidos disponen de la correspondiente autorización competente (Consejo

de Administración, Junta de Accionistas, etc.)

— si se ha cumplido toda la normativa aplicable de carácter particular (escritura de

constitución, estatutos, etc.) o público (legislación aplicable).

— si se han mantenido actualizados los registros de accionistas y se han anotado en ellos

todas las modificaciones del capital social en el ejercicio.

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63

Los procedimientos de auditoría desarrollados en el área de patrimonio se efectuarán una vez

cerrado el ejercicio auditado. En esta área no suele ser efectivo el análisis del control interno y

las pruebas de cumplimiento del mismo.

Una vez confeccionado el papel de trabajo con los movimientos de las cuentas patrimoniales el

auditor anotará el detalle de la información concerniente al Capital social. Ésta puede ser,

siempre en el caso de una sociedad anónima:

— Número, descripción y cantidad de acciones no emitidas sujetas a opción de suscripción

junto con el precio de suscripción a pagar a tenor de lo establecido en el acuerdo de opción

y el plazo para ejercitarla.

— Detalle de dividendos pasivos desembolsados o autorizados pendientes de desembolso.

— Importe y plazo de amortización de acciones preferentes amortizables, ya sea la

amortización obligada o voluntaria, así como la prima de amortización, si existe.

— Importe de los dividendos acumulativos de acciones preferentes atrasadas y el periodo a

que corresponden.

— Respecto a las acciones en poder de la propia sociedad, por el motivo que fuese:

número y valor nominal de las mismas en el momento de cierre del ejercicio

número máximo y valor nominal durante el ejercicio

número y valor nominal de las acciones vendidas durante el ejercicio, y la contraprestación

recibida por dicha venta

el porcentaje que, al cierre del ejercicio, representan las acciones en poder de la empresa,

sobre el Capital total

El tipo y número de las acciones integrantes del capital autorizado será contrastado con la

escritura de constitución de la sociedad, o en su caso con la escritura de modificación del

capital; en este supuesto será necesaria también la comprobación con el acta de la Junta

General que autorizó la modificación del capital. Las emisiones deben ser verificadas y

cuadradas con el libro Mayor de la sociedad.

Cuando las acciones estén desembolsadas se comprobarán los consecuentes ingresos por

estos conceptos en las cuentas de tesorería de la sociedad. Si ésta mantiene sus propios

registros de accionistas, se verificarán y cuadrarán con el capital registrado en el estado de

situación financiera. Cuando la sociedad haya contratado dicho mantenimiento, el auditor

obtendrá del registrador un certificado sobre los saldos del registro de acciones y verificará su

concordancia con el Capital recogido en el estado de situación financiera.

En el análisis de los movimientos del Capital social deberá ponerse atención a la legislación

fiscal aplicable, determinando si se han satisfecho los impuestos que las transmisiones

devengan.

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64

Cuando el desembolso de las acciones se efectúe por el suscriptor en especie, es decir, no sea

en efectivo, el auditor habrá de prestar atención a la valoración de los bienes recibidos (tal

como se indicaba en el inicio de este capítulo).

Las emisiones de acciones, su suscripción y desembolso se comprobarán de igual modo a

través de los acuerdos de autorización pertinentes, los documentos públicos en que se

formalizan y los correspondientes ingresos en tesorería por sus desembolsos. Se comprobarán

asimismo los cuadros de las listas de emisión y suscripción de los títulos.

Las amortizaciones de acciones preferentes que correspondan, bien estatutariamente o por

decisión voluntaria de la sociedad, serán comprobadas de acuerdo a las cláusulas que las

regulan o los acuerdos previstos. Se comprobará también la contrapartida de la amortización

conforme a lo anteriormente dicho.

Volviendo al papel de trabajo mencionado al principio de este grupo, recogerá, como se ha

dicho, los movimientos efectuados en las Cuentas de Reservas. Para el análisis de estas

partidas el auditor verificará en primer lugar el cuadro del resultado económico del ejercicio con

la imputación a reservas de los Beneficios no distribuidos. Se prestará especial atención en

esta área a la diferenciación entre las reservas distribuibles y las que no lo son, diferenciación

que debe recogerse de forma clara en los estados financieros. Para su determinación el auditor

deberá conocer perfectamente las disposiciones legales aplicables a la entidad auditada, así

como las normas de origen interno recogidas en los estatutos o en la escritura de constitución.

El auditor habrá de detectar las disposiciones de reservas no distribuibles y, si lo considera

necesario, detallarlas en su informe. Cuando se efectúe la distribución del resultado económico

del ejercicio deberá verificarse el cumplimiento de cuantas normas legales, fiscales o

estatutarias regulen la distribución de beneficios. También se revisarán los traspasos entre

unas reservas distribuibles y otras que no lo son.

Los P.C.G.A. exigen que se presenten dentro de los estados financieros, bien en el estado de

situación financiera o en sus Notas, los cambios habidos en las cuentas Patrimoniales. Así

pues, se refiere tanto a cambios en el Capital como en las Reservas. También estipulan el

desglose de algunos derechos de los accionistas dentro de estas cuentas, (a este respecto

pueden verse los comentarios efectuados dentro del epígrafe anterior). En cualquier caso, el

auditor comprobará si los estados financieros que está auditando se presentan conforme a los

P.C.G.A. o a las bases de presentación del estado de situación financiera auditado.

Esta área incluye la revisión de dividendos y otros intereses a pagar. La distribución de

beneficios antes aludida incluirá el reparto del dividendo declarado. Los dividendos han de ser

aprobados por los órganos societarios que corresponda, normalmente la Junta General de

Accionistas. El auditor debe comprobar que la sociedad ha cumplido todos los requisitos,

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65

restricciones y otras condiciones aplicables a dividendos o intereses, establecidos por la

normativa legal y los estatutos y escritura de constitución y, cuando sea el caso, en cualquier

contrato de fideicomiso o préstamo.

El auditor habrá de incluir dentro de sus procedimientos de auditoría la revisión de las Actas y

registros societarios. Sin embargo, esto no quiere decir que deba informar acerca de si la

sociedad mantiene estos requisitos de forma adecuada. De cualquier forma, si los registros no

se han llevado apropiadamente el auditor podrá solicitar que éstos se actualicen antes de la

firma de su informe. Y, en caso de que los acuerdos emitidos fueran importantes, podrá

considerar la inclusión de este hecho en su informe de auditoría.

Es aconsejable considerar la posibilidad de efectuar la revisión de las Actas antes del

desarrollo del trabajo del auditor, con lo cual se logrará normalmente una mayor eficacia y

precisión en la investigación posterior. Cuando se trate de documentos muy confidenciales la

revisión debe efectuarla un auditor con nivel adecuado; en general bastará con el jefe del

equipo de auditoría, si bien ocasionalmente esta labor puede ser desarrollada, en función de

las circunstancias, por el socio encargado.

La legislación aplicable prevé los acuerdos que necesariamente deben ser aprobados por el

Consejo de Administración o la Junta General de Accionistas. Además de éstos es aconsejable

que se incluyan los siguientes:

Remuneración a los consejeros.

Acuerdos financieros relevantes.

Actividades u operaciones específicas con repercusión importante en el curso del

negocio de la sociedad (planes de inversiones, proyectos financieros, etc.)

Cuestiones de opinión que pudieran surgir sobre las cuentas de la sociedad, tales

como provisiones para las deudas importantes, valoraciones de las propiedades de los

consejeros, etc.

Delegaciones de poderes que corresponden al Consejo o a la Junta de otros comités o

personas.

Operaciones o hechos poco frecuentes o extraordinarios.

Dividendos provisionales y definitivos.

Estado de situación financiera provisionales y declaraciones preliminares.

Los estados financieros auditados deben ser aprobados por el Consejo antes de la firma del

informe de auditoría. Ocasionalmente, si la Junta General de Accionistas se celebrara

inmediatamente después del Consejo puede solicitarse al auditor su informe firmado sin que

haya sido aprobado por aquél. En este caso el auditor obtendrá una confirmación verbal del

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66

consejero delegado o algún otro con poder suficiente, y escribirá una carta a la sociedad en la

que aclarará que el informe ha sido firmado bajo el supuesto de que, en su momento, el

Consejo de Administración firmará los estados financieros a que se refieren dicho informe.

6.3. CONCLUSIÓN

Como puede deducirse de lo dicho anteriormente el análisis de esta área no supone una

especial complejidad numérica, pero en cambio requiere un buen conocimiento del ámbito

jurídico aplicable en cada caso, así como un análisis particularmente minucioso de los

documentos relacionados.

El trabajo en esta área debe ser desarrollado por un auditor con cierto grado de experiencia, y

cuando se juzgue oportuno se recurrirá a especialistas dentro o fuera de la firma de autoría.

La experiencia sugiere que no son frecuentes los trabajos de auditoría en los que esta área

presenta problemas, pero si éstos surgen deben ser tratados con detalle y evaluar sus

consecuencias de todo tipo antes de emitir el informe de auditoría.

Habrá de prestarse también atención a la correcta presentación y desglose del patrimonio en

los estados financieros, tal como se ha indicado en los epígrafes precedentes.

6.4. CASO PRÁCTICO

AREA: PATRIMONIO

La sociedad ILUSION S.A., mantiene las siguientes cuentas de Patrimonio al 31 de

diciembre del 2013:

Cuenta 31-12-13

Capital Social…………………………………………… 100.000

Reservas Legales……………………………………….. 10.000

Reservas Voluntarias…………………………………… 20.000

Resultado del Ejercicio…………………………………. 10.000

a) Según la escritura de constitución, el capital social está compuesto por 10.000

acciones al portador de valor nominal de 10, totalmente pagadas.

b) Según el acta de la Junta de Accionistas, la aprobación y distribución de resultados

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67

correspondientes al ejercicio finalizado el 31 de diciembre del 2013 es el siguiente:

Cuenta 31-12-2013

Resultado del Ejercicio……………………………………… 10.000

Distribución:

- Reservas Legales……………………………………… 2.000

- Reservas Voluntarias…………………………………. 8.000

c) El resultado del ejercicio finalizado el 31 de diciembre del 2013 asciende a 15.000.

d) Según escritura de ampliación de capital inscrita en el Registro Mercantil el 8 de marzo

del 2013, se ha realizado una ampliación de capital totalmente suscrita y pagada de

1.000 acciones al portador de un valor nominal de 10, con una prima de emisión del

35% sobre el valor nominal.

TRABAJO A REALIZAR:

a) Preparar un programa de auditoría para el área de Patrimonio, con al menos diez

procedimientos.

b) Preparar el Cuestionario de Control Interno para el área.

c) Elaborar los P/T necesarios para una auditoría financiera.

d) Proponer los ajustes/reclasificaciones que considere oportunos.

e) Proponer las recomendaciones de control interno que considere necesarios.

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CAPITULO VII

LA AUDITORÍA DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS

7.1 PRESENTACIÓN Y OBJETIVOS

Este capítulo trata de la revisión de los flujos de ingresos y gastos que determinan el resultado

económico de la actividad de la empresa, incluidos los de carácter extraordinario o que

requieren una revelación específica en los estados financieros.

La temática abordada en los capítulos anteriores, referente al análisis de las distintas áreas del

activo y pasivo del estado de situación financiera, repercute directamente en la cuenta de

Pérdidas y Ganancias. En el detalle de procedimientos de esta área incluiremos las relaciones

más importantes en dicho sentido.

Esta consideración es asimismo extensible a los principios contables que animan la cuenta de

Pérdidas y Ganancias. A este respecto, casi todos los enumerados para cada una de las

cuentas del activo y del pasivo tienen su reflejo en alguna partida de ingresos o gastos. Todo

ello se debe a que la cuenta de Pérdidas y Ganancias, o Resultados, no es sino el resumen

pormenorizado de los cambios habidos en el patrimonio neto de la entidad durante el ejercicio

a que dicha cuenta se refiera.

La cuenta de Pérdidas y Ganancias recogerá el resultado positivo o negativo de la actividad

desarrollada por la empresa en el periodo a que se refiera. Una vez determinado el resultado

de la actividad normal, recogerá, de forma independiente y debidamente desglosados, los

resultados de carácter extraordinario o inusual, es decir, aquellos que obtiene la entidad como

fruto de actividades u operaciones fuera de su objeto propio. Quedarán excluidos de la cuenta

los ajustes contra resultados de ejercicios anteriores y las plusvalías no realizadas por

revalorización de activos. De esta forma se llegará al beneficio antes de impuestos, calculando

a continuación los impuestos aplicables y el beneficio después de impuestos.

Por resultados extraordinarios se entienden, como hemos apuntado, aquéllos ajenos a la

actividad ordinaria de la entidad. Para incluirlos bajo esta denominación ¿es necesario además

que supongan un importe considerable y que no se prevea su ocurrencia de forma regular. Las

partidas infrecuentes por su magnitud, pero derivadas de la actividad ordinaria, no serán

consideradas como resultados extraordinarios, al igual que tampoco lo serán las referentes a

periodos anteriores. La determinación en cada caso de los resultados extraordinarios

dependerá de las circunstancias de cada entidad; la única referencia válida es la ya apuntada.

Un mínimo hecho económico puede considerarse o no resultado extraordinario dependiendo

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69

del entorno concreto. Como ejemplos de resultados extraordinarios cabe citar: la cancelación o

cierre de parte de la actividad de la entidad, la venta de inmovilizados o inversiones que no

fueron adquiridas para su enajenación si ésta ha supuesto una pérdida o ganancia

considerable; la cancelación del valor contable de activos intangibles a causa de cambios

significativos en el entorno de la empresa, los siniestros o deterioros excepcionales de los

activos, etc.

A diferencia de los anteriores, se consideran resultados excepcionales o inusuales aquellos

derivados de la actividad ordinaria de la entidad pero que, por su cuantía y frecuencia, se

distinguen del resto de las operaciones. Los resultados excepcionales deben desglosarse bien

en línea independiente dentro de la cuenta de Pérdidas y Ganancias, o en las Notas al estado

de situación financiera. No es necesaria la mención expresa de «excepcional», pero sí la

indicación de su naturaleza e importe. Casos de esta consideración pueden ser la cancelación

contable de activos con carácter excepcional de inventarios, los gastos de investigación y

desarrollo, las provisiones para pérdidas anormales en contratos a largo plazo, etc.

Durante la confección de los estados financieros surgen con frecuencia correcciones a

estimaciones efectuadas en el periodo precedente, y se recogen por tanto en el periodo

corriente. Esto no constituye en absoluto una modificación de los resultados del ejercicio

anterior, sino un conocimiento real de hechos indirectos en su momento. Es posible, no

obstante, que existan otros hechos económicos que realmente afecten a períodos precedentes

y que, por su importancia cuantitativa, no deban mezclarse con las operaciones de ejercicio

pues desfigurarían el sentido de las mismas. Esto ocurre normalmente por dos causas:

a) Cambios en las políticas contables.

El principio fundamental de homogeneidad en la presentación de los estados financieros puede

verse alterado por la necesidad de introducir una modificación en las políticas contables

establecidas. Aunque se debe evitar en lo posible todo cambio, en ocasiones resulta

conveniente la adopción de los mismos para presentar de forma más fiel los estados

financieros. Cuando esto parezca aconsejable, si se quiere guardar el principio de

homogeneidad será necesario adecuar los períodos precedentes a las nuevas políticas

adoptadas, surgiendo por tanto la necesidad de modificar los resultados previamente

expuestos.

b) Errores encontrados.

Puede ocurrir también que el auditor, o la propia entidad, detecten la inclusión de errores de

importe considerable en la confección de los estados financieros precedentes. Incluir estos

ajustes como resultados del período corriente supondría, de la misma forma que en el caso

anterior, desfigurar considerablemente la información del período, por lo que también habrá

que considerar el reajuste de los estados previos.

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70

En los dos casos antes expuestos, o cuando por cualquier otro motivo resulte necesaria la

corrección de los resultados de ejercicios anteriores, deberá detallarse tal corrección en los

movimientos de los recursos propios de la entidad que se vean afectados, normalmente las

reservas, tanto distribuibles como no. Redondeando las cifras de los ejercicios precedentes se

llegará a un nuevo resultado de las reservas al comienzo del ejercicio auditado, que incluirá los

ajustes pertinentes. A partir de esta cifra se incluirán los resultados del ejercicio auditado.

El tratamiento fiscal de estos ajustes tal vez encierre mayor complejidad y dependerá de la

normativa fiscal aplicable. En cualquier caso, variará desde la corrección de las declaraciones

precedentes, si se admite el procedimiento, a su inclusión dentro del ejercicio corriente,

efectuando los reajustes al resultado contable para el cálculo de la base imponible.

En lo que respecta a la presentación, no existen modelos o partidas específicas obligatorias,

excepto en los Planes contables legales o acordados aplicables al ámbito en el que se

desarrolle la actividad de la entidad; por otra parte se incluirán los desgloses y aclaraciones

mencionadas en las partidas del estado de situación financiera relacionadas. Lo habitual es

presentar la cuenta de forma que atraiga la atención del lector sobre las partidas de mayor

relevancia, que por lo general suelen contener llamadas de atención o notas explicativas de las

partidas del estado de situación financiera relacionadas. Debe evitarse, por consiguiente, tanto

el excesivo detalle de partidas poco significativas que distraigan inútilmente la atención como la

sumarización dentro de conceptos generales no explicativos (p. ej., gastos diversos, otros

gastos, etc.) de partidas de importancia relativa considerable.

Las aseveraciones generales del estado de situación financiera pueden resumirse como sigue

para la cuenta de Pérdidas y Ganancias:

1. Existencia u ocurrencia: Los ingresos recogidos corresponden a bienes o servicios

crestados por la entidad a la fecha de los estados financieros a cambio de efectivo u otra

prestación. Los ingresos se han devengados realmente en el periodo, los ingresos

aplicables a periodos futuros han sido correctamente diferidos. Asimismo, los costos o

gastos incluidos están documentados como tales aplicables a la entidad en el período

auditado. Los costos o gastos aplicables a periodos futuros se mantienen como

inventario, gastos pagados por anticipado, cargos diferidos o activos

2. Integridad: Los estados financieros recogen todos los ingresos por ventas u otros

devengados por la entidad durante el período auditado, y todos los gastos relacionados

con dichos ingresos.

3. Valoración: Los importes por los que se han recogido los ingresos y gastos son los

apropiados a las transacciones que reflejan.

4. Presentación: Los ingresos y gastos recogidos en los estados financieros se han

presentado conforme a los principios de contabilidad generalmente aceptados y de forma

homogénea con los períodos anteriores.

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71

Área de trabajo Ingresos o gastos relacionados

Tesorería

Inversiones

Cuentas a cobrar

Inventarios

Ajustes por Periodificación

Inmovilizado material

Inmovilizado inmaterial

Deudas a pagar, largo plazo

Impuestos sobre la renta

Pasivos corrientes

Compromisos

• Ingresos financieros por depósitos bancarios, a la vista o a plazo.

• Gastos financieros varios.

• Dividendos e intereses devengados.

• Pérdidas o ganancias consecuencia de la realización de valores.

• Minusvalías recogidas por caída del valor de mercado.

• Ventas.

• Gastos por provisiones para insolvencias.

• Gastos por descuentos

• Ingresos financieros sobre deudas a cobrar.

• Costo de las ventas efectuadas.

• Depreciación de existencias por lento movimiento, obsolescencia o

caída del valor de mercado.

• Gastos pagados por anticipado, tales como alquileres, suministros,

seguros, intereses,...

• Ingresos diferidos.

• Depreciación, amortización o agotamiento del inmovilizado material.

• Ganancias o pérdidas en la enajenación de bienes inmovilizados.

• Pérdidas por reducción del valor realizable.

• Mantenimiento y reparación de los bienes.

• Arrendamientos.

• Amortización de intangibles.

• Pérdidas de valor sufridas.

• Gastos por intereses.

• Amortización de primas, descuentos y gastos de emisión de

obligaciones.

• Gasto por impuestos sobre la renta.

• Gastos corrientes del período, de cualquier índole.

• Ganancias o pérdidas asociadas a los compromisos contraídos.

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72

7.2. PROCEDIMIENTOS

Según se ha señalado anteriormente el análisis de las partidas incluidas en la cuenta de

Pérdidas y Ganancias se efectúa en gran parte durante el trabajo desarrollado en las áreas del

estado de situación financiera. Referenciando este trabajo, pues, el auditor puede encontrarse

con mucha labor efectuada una vez concluido el análisis del estado de situación financiera.

En esta área cobran especial interés las técnicas analíticas de remisión y las pruebas

sustantivas sobre saldos. Frecuentemente, con las referencias al trabajo efectuado en las

áreas del estado de situación financiera y con algunas técnicas analíticas de remisión que

indiquen al auditor la inexistencia de movimientos extremos o inusuales, se obtiene

razonabilidad suficiente en esta área. Al igual que en otras ocasiones, las técnicas analíticas de

revisión se determinarán por el auditor en cada circunstancia. Algunos ciempiés ilustrativos

son:

1. Obtener las cuentas de pérdidas y ganancias mensuales de la entidad, compararlas y

analizar fluctuaciones inesperadas o la ausencia de las mismas en función de la

estacionalidad previsible del negocio.

2. Comparar los resultados de la cuenta de Pérdidas y Ganancias con los previstos en el

Presupuesto de la entidad; obtener explicaciones satisfactorias a las desviaciones

significativas o a la ausencia de las mismas.

3. Comparar las ventas con periodos anteriores y con las cifras presupuestadas, utilizando

para ello sub periodos o áreas determinadas según se estime conveniente.

4. Comparar los márgenes brutos por línea de negocios con: los presupuestados, los de

períodos anteriores y los generales de la industria relacionada. Encontrar explicaciones

satisfactorias a las desviaciones encontradas.

5. Comparar las ventas diarias de los días anteriores y posteriores a la fecha de cierre con

los del resto del periodo auditado.

6. Pruebas globales sobre ingresos:

a) si es posible, evaluar por grupos homogéneos de productos los importes de ingresos

calculando el precio unitario por las unidades vendidas (p. ej., número de socios por

impone de los honorarios, etc.).

b) calcular para las inversiones el rendimiento global aproximado del período (importe de

la inversión por rendimiento pactado).

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73

7. Pruebas sobre costos: analizar por sectores, períodos o áreas de venta los márgenes

brutos obtenidos y su correlación con las distintas estructuras de costos.

8. Comparar los gastos del ejercicio con los mismos del año anterior y con los pre-

supuestos del ejercicio, y analizar las desviaciones o la ausencia de ellas cuando eran

esperadas.

9. Obtener ratios de gastos relacionados con las ventas (promoción, regalos,

comisiones...) y analizar su comparación con los mismos del año anterior y con el

presupuesto.

10. Para los gastos de nómina, realizar una prueba general obteniendo la tasa promedio de

costo por empleado/hora en grupos homogéneos de retribución; comparar con el año

anterior, las evoluciones habidas en función de convenios sindicales, etc., y comparar

las variaciones globales en los sueldos con las recogidas en los cálculos de los costos

estándar. Revisar el resumen anual de pagos por empleado.

11. Verificar globalmente los gastos financieros del período, multiplicando el pasivo medio

remunerado del ejercicio por la tasa media de interés.

Por medio de estos cálculos y comprobaciones globales, el auditor puede estimar razonable la

presentación de la cuenta, o bien considerar necesario el desarrollo de trabajo adicional sobre

algunas partidas específicas.

No obstante, se consideran pruebas necesarias en principio las comprobaciones de

transacciones para:

— Ventas.

— Compras.

— Nóminas.

— Otras cuentas relevantes.

Estas comprobaciones pueden desarrollarse en fase interina, antes del cierre de los estados

financieros, o en la fase final. Se completarán siempre con extrapolaciones que aseguren la

razonabilidad del impone total al cierre de los estados financieros. La extensión de las pruebas

variará en función de la confianza depositada en el control interno de la entidad. A continuación

se exponen algunas de las más usuales.

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74

VENTAS

Entre los procedimientos generales se encuentra la comprobación aritmética de las partidas

incluidas en la cifra de ventas. Si el número de aquéllas hiciese imposible la comprobación

total, se recurrirá bien a la comprobación de muestras o al uso de métodos informáticos.

Siguiendo un esquema analítico, comprobaremos en primer lugar, mediante muestras

aleatorias, la anotación de los totales de ventas en el libro Mayor y en el auxiliar de clientes. Si

la entidad emite sus facturas de acuerdo con una secuencia numérica, se comprobará la

misma, anotando los huecos encontrados y vigilando que no existan duplicidades.

El diseño de las pruebas de transacciones se efectuará con el conocimiento previo de los

requisitos y procedimientos administrativos específicos de la entidad. En términos generales,

se desarrollarán las pruebas detalladas a continuación, de las que ya se trató en el área de

cuentas a cobrar. Hacemos hincapié en el esquema de comprobación directa e inversa, que

sigue la misma línea de las dos primeras aseveraciones generales, existencia e integridad.

Verificar mediante muestras aleatorias el registro de pedidos y salidas de productos y su

correspondiente anotación en las ventas. Comprobar la adecuación de productos,

cantidades, cliente y fechas.

Verificar mediante muestras aleatorias que los apuntes en la cuenta de ventas presentan

su correspondiente anotación en los registros de salidas de productos y de pedidos.

Comprobar asimismo la adecuación de productos, cliente y fecha.

Verificar mediante muestras aleatorias que los apuntes en la cuenta de ventas presentan

su correspondiente anotación en los registros de salidas de productos y de pedidos.

Comprobar también la adecuación de productos, cantidades, cliente y fecha.

Verificar muestralmente la aplicación de precios en factura y los cálculos desarrollados en

la misma.

Verificar la contabilización de facturas individuales en el registro de ventas y en el auxiliar

de clientes, así como la clasificación contable de las ventas. Este mismo esquema es

aplicable a las devoluciones y descuentos sobre las ventas.

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75

COMPRAS

Se comenzará igualmente por obtener satisfacción respecto a la suma d-e las partidas

individuales en el saldo presentado en la cuenta de Pérdidas y Ganancias. Tal como sucedía

en el caso anterior, la comprobación puede efectuarse manualmente por su totalidad, mediante

muestras o con el uso de procedimientos informáticos. Posteriormente, siguiendo el mismo

esquema, verificaremos el importe de los totales del registro de compras con los apuntes en el

libro Mayor y en las cuentas de proveedores. Las pruebas de transacciones incluirán las

siguientes comprobaciones específicas:

Verificar mediante muestras aleatorias que las entradas recogidas en los movimientos

de almacenes y otros registros de entradas de mercancías presentan sus

correspondientes apuntes en las cuentas de compras y pasivo de la entidad. Compro-

bar la adecuación de productos, cantidades, proveedor y fecha, así como la existencia

del pedido debidamente autorizado y la factura del proveedor; comprobar los precios

aprobados con los recogidos en la factura del proveedor.

Verificar mediante muestras aleatorias que las partidas recogidas en la cuenta de

Compras presentan su correspondiente apunte en cuentas de proveedores, que existe

factura del proveedor, que la misma está recogida en el registro de entrada de

mercancías del almacén, que existe el correspondiente pedido y que coinciden en

productos, cantidades, proveedor, fecha y precios.

Comparar los precios aprobados en los pedidos y los recogidos en las facturas con los

que aparecen en los catálogos de los proveedores.

Verificar muestralmente los cálculos y extensiones de las facturas.

Verificar muestralmente la contabilización de las facturas individuales y la correcta

clasificación en las cuentas de gastos de los bienes y servicios adquiridos.

NÓMINAS

Tal como en los casos anteriores, se comenzará comprobando la exactitud aritmética del

registro de nóminas, para lo que se usarán los procedimientos descritos previamente.

La nómina se satisface de manera habitual en períodos uniformes de devengo (mensual o

semanal). Por ello resulta significativo dividir los apuntes efectuados en los registros de ventas

en estos períodos, y analizar las discrepancias entre uno y otro. Estas no suelen ser

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76

significativas y, cuando existen, se deben por lo general a causas fácilmente verificables.

Pueden existir, por ejemplo, pagas de carácter extraordinario, que en cualquier caso deberán

estar aprobadas previamente por la entidad; horas extraordinarias u otros devengos no

regulares susceptibles de ser comprobados con los registros y autorizaciones pertinentes

(fichas de control de horario, partes firmados, etc.); aumentos de sueldos que estarán

soportados por las autorizaciones específicas de la gerencia o por los incrementos pactados

con carácter general en los convenios colectivos o legislación laboral; bajas o altas en la

plantilla de las que con anterioridad a la prueba se habrá obtenido un resumen; u otras causas

justificadas.

Posteriormente se elegirá uno de los períodos homogéneos y se obtendrá el detalle del asiento

de nóminas con sus listas y cálculos soporte. Como primer paso se verificarán las sumas de los

importes individuales en el total recogido en el cálculo. Se escogerá una muestra de empleados

al azar, y para cada uno de ellos se verificarán los siguientes puntos:

Que se trata de un trabajador en activo, comprobando su presencia física, fichas de

control de horarios u otras pruebas.

Que su remuneración bruta es acorde con el sueldo aprobado por la dirección o con el

nivel para el que ha sido contratado.

Que los complementos que, en su caso, perciba están debidamente aprobados y han

sido devengados por el empleado.

Que está inscrito en los registros oficiales de empleados de la entidad o, en definitiva,

que su situación no contraviene la legislación laboral aplicable.

Que, en su caso, se le ha practicado la correspondiente retención fiscal sobre el sueldo

bruto de acuerdo con lo dispuesto en la legislación fiscal aplicable. Que a este efecto

existen declaraciones del empleado sobre su situación personal (estado civil, número

de hijos...) Este punto se aplica en el caso de ámbitos fiscales en los que, como ocurre,

las autoridades fiscales delegan la recaudación de las retenciones a cuenta de los

impuestos directos sobre la renta en las entidades dispensadoras de dichas rentas. En

estos casos las entidades quedan obligadas a efectuar las retenciones previstas en la

ley, entendiéndose las remuneraciones satisfechas, netas de las retenciones

aplicables. Por ello, si no practicara las retenciones la entidad incurriría en

contingencias fiscales que aumentarían su gasto por salarios. Para ultimar este punto

se comprobará la inclusión del empleado en las declaraciones oficiales de

remuneraciones satisfechas y sus correspondientes retenciones, ambas por los

importes que figuran en su nómina. Se obtendrá evidencia respecto al ingreso en las

arcas públicas del total de las retenciones practicadas. Si la entidad retuviera en su

poder los impones recogidos por este concepto a los empleados, estaría cometiendo

uno de los más graves delitos fiscales, el de apropiación indebida.

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77

El auditor deberá en tal caso evaluar las contingencias por este hecho y detallarla en

los estados financieros, y dependiendo de la cuantía de la contingencia emitirá o no

una excepción en el párrafo de opinión de su informe de auditoría.

Que el empleado está incluido dentro de las listas de la Segundad Social con su

categoría y devengos correspondientes. Que se le han practicado las retenciones

oportunas y se han satisfecho a las arcas públicas tanto los fondos retenidos al

empleado como la cuota que por este concepto le corresponda pagar a la entidad. Es

aplicable a este punto todo lo anteriormente dicho respecto a contingencias para las

retenciones de carácter fiscal.

que el importe neto a satisfacer a cada empleado le ha sido entregado y que se archiva

firmado el «recibí» con su conformidad. La verificación de la entrega dependerá del

método de pago utilizado por la entidad. Si se trata de transferencias bancarias, se

comprobará la orden de transferencia destinada a la entidad y cuenta solicitada por el

empleado y el correspondiente cargo en las cuentas de la entidad. Si se paga mediante

talón o efectivo, se presenciará sin previo aviso la entrega de los mismos y se verificará

el cargo bancario en el caso de los talones. En los tres métodos suele resultar

aconsejable para el pago de las nóminas el uso de una cuenta bancaria especial, a la

que se transferirá en cada período el importe total de las remuneraciones a pagar.

Pasado un tiempo prudencial, y antes del período siguiente, se comprobará que se han

cargado en la cuenta todos los cargos individuales de las nóminas. En caso contrario

se investigará la causa de las remuneraciones pendientes de cobro.

En la determinación de la situación laboral y fiscal de los empleados pueden surgir dudas

técnicas para el auditor que hagan aconsejable la consulta a expertos en la determinación de

posibles contingencias.

Otras cuentas relevantes

Para las restantes cuentas de ingreso y gastos no incluidas en los grupos anteriores y que

presenten cierta relevancia, aparte de emplear las técnicas analíticas que se consideren

oportunas según el juicio del auditor, se seguirá un esquema de análisis consistente en la

revisión de las partidas que componen el saldo auditado en busca de importes inusuales o

movimientos de cuantía no normal. En caso de que los registros se compongan de un número

elevado de partidas, se considerará la posibilidad de efectuar esta selección

mecanizadamente. Una vez detectadas las partidas se comprobarán con la documentación

soporte de cada una de ellas, verificando su correcta autorización y clasificación del concepto

de gasto.

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78

IMPUESTO A LA RENTA

Consideramos adecuado hacer algunas referencias concretas al tratamiento del impuesto

sobre el beneficio, tratamiento que dependerá de la legislación aplicable en el entorno en que

la entidad auditada desarrolle sus actividades. Podemos, no obstante, referirnos a lo dispuesto

sobre el mismo en los pronunciamientos de la Junta de Principios de Contabilidad —A.P.B.—,

que se consideran fuente de los principios de contabilidad generalmente aceptados en los Es-

tados Unidos de América y, por extensión, en gran parte del ámbito occidental.

Tal como hemos comentado en algunos capítulos de esta obra, es frecuente que el beneficio

económico de la entidad no coincida con el beneficio a declarar como base imponible para el

cálculo del impuesto sobre el beneficio aplicable. Ello se debe a que la base imponible se

calcula en función de las prescripciones fiscales aplicables, en tanto que el resultado

económico se calcula de acuerdo con los P.C.G.A. Por otra parte, el principio básico de

continuidad de la actividad de la entidad supone que se van a seguir efectuando declaraciones

y liquidaciones del impuesto en ulteriores ejercicios.

Las diferencias entre el resultado económico y la base imponible del impuesto sobre

sociedades pueden clasificarse en dos grandes grupos, en función de la causa que las originó:

— diferencias que desaparecen con el paso del tiempo

— diferencias permanentes, que nunca desaparecen.

Para conciliar las diferencias finales entre las obligaciones de pago y el gasto propio del

ejercicio se utilizan cuentas de Periodificación específicas.

Conceptualmente, las diferencias temporales están provocadas por la distinta imputación en el

tiempo de ingresos o gastos. Por tanto, según se trate de gastos o ingresos y se incluyan o no

en la base imponible del impuesto con anterioridad a su consideración en los resultados

económicos o viceversa, supondrán un menor o mayor gasto de impuestos en el ejercicio

auditado. Algunos ejemplos a este respecto son las ventas a plazos, los alquileres cobrados

por adelantado, las provisiones estimadas para cubrir las garantías concertadas en los

productos vendidos, la depreciación acelerada del inmovilizado material a efectos fiscales, etc.

Todas estas diferencias terminan por desaparecer con el transcurso del tiempo.

Las diferencias permanentes, por el contrario, están provocadas por la no consideración en las

leyes fiscales de ciertos ingresos o gastos como incluibles en la base imponible, mientras que

sí lo son según los P.C.G.A. Los ejemplos dependerán, como es lógico, de la legislación fiscal

aplicable. Como caso frecuente cabe citar aquellas donaciones de la entidad no deducibles a

efectos fiscales. Las diferencias permanentes no originan apuntes en las cuentas de

Periodificación.

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79

Las diferencias temporales se evaluarán calculando dos veces el impuesto a pagar, incluyendo

en una las partidas que provocan las diferencias y en la otra no; la diferencia del impuesto

calculado en los dos casos será el importe a recoger en el estado de situación financiera como

impuestos diferidos. Estos importes se irán cancelando en los periodos subsiguientes según se

reduzcan las diferencias que los ocasionaron.

El auditor debe revisar la preparación de la liquidación del impuesto sobre el beneficio. Para

ello tendrá siempre en cuenta la no necesaria coincidencia entre el resultado económico

preparado según los principios contables que le sean aplicables y la determinación de la base

imponible del impuesto de acuerdo a la normativa vigente según las circunstancias del país.

7.3. CONCLUSIÓN

En función del trabajo realizado, el auditor deberá obtener información suficiente para formarse

una opinión sobre la razonabilidad de la cuenta de Pérdidas y Ganancias y el cumplimiento de

las aseveraciones generales del estado de situación financiera.

Recordemos lo ya expuesto en el área de Existencias respecto a los trabajos de auditoría no

recurrentes, en los que será difícil que el auditor emita una opinión sobre el costo de las ventas

si no obtuvo satisfacción acerca de la cifra de inventarios al comienzo del ejercicio.

Será preciso revisar también la correcta presentación y desglose de la informaron contenida en

la cuenta de Pérdidas y Ganancias dentro de los estados financieros

7.4. CASO PRÁCTICO

AREA: PÉRDIDAS Y GANANCIAS

La sociedad ILUSION S.A., mantiene las siguientes cuentas de Pérdidas y Ganancias al 31 de

diciembre del 2013 y 2012:

Concepto 31-12-2013 31-12-2012

Consumos………………………………… 1.100 980

Gastos de personal……………………….. 350 280

Depreciaciones……………………………. 50 50

Provisión Cuentas Incobrables……………. 25 50

Servicios exteriores……………………….. 150 200

Gastos financieros………………………… 10 0

---------- --------

TOTAL GASTOS………………………… 1.685 1.560

---------- --------

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80

TOTAL INGRESOS (VENTAS)…………. 2.000 1.800

---------- --------

Impuestos a la Renta………………….. 110 84

Resultados después de Impuestos…………. 250 156

El detalle de estas partidas es el siguiente:

Compras…………………………………… 1.000 900

Variación de stocks……………………….. 100 80

Total Consumos…………………………... 1.100 980

Sueldos y Salarios………………………… 280 224

Seguridad Social………………………….. 70 56

Total Gastos de Personal…………………. 350 280

Reparaciones y conservación…………….. 20 18

Servicios profesionales independientes….. 30 80

Transporte……………………………….. 50 45

Publicidad………………………………… 50 57

Total servicios exteriores………………… 150 200

1. En el ejercicio 2013 se ha encontrado personal para suplir la contratación de parte de

los servicios exteriores. Con este cambio se espera mejorar el porcentaje del margen

bruto de la sociedad entre 3 y 6 puntos. El incremento en sueldos del ejercicio ha sido

de un 3% aproximadamente.

2. El en año 2013 hubo una suspensión de pagos de un cliente que originó una dotación

extraordinaria de 25. La dotación histórica ha venido representando el 3%-5% de la

cifra de ventas.

3. El 30-06-2013 se ha obtenido un préstamo bancario al 10% de interés. En el año 2012

no hubo ningún pasivo financiero.

4. El incremento en los precios de compra y venta ha sido de aproximadamente el 3%. La

actividad de la empresa ha aumentado un 8% aproximadamente.

5. La composición del Costo de Ventas de la sociedad en estos ejercicios está formado

por los consumos de materiales más la mano de obra directa (200 en el 2013 y 280 en

el 2012).

6. Hemos revisado el resumen de nóminas del mes de marzo del 2013, de donde se

desprende la siguiente información:

i. Sueldos Brutos……………………………………………. 20

ii. Seguridad Social Empresa………………………………… 7

iii. Seguridad Social Empleado……………………………….. 1

iv. Retenciones por IRPF…………………………………….. 3

v. Líquido abonado por banco………………………………. 16

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81

7. Hemos verificado el asiento de ventas con las cuentas de mayor y el pago con

documentación bancaria.

8. Hemos realizado la revisión de las siguientes tres facturas de compra:

Proveedor XXX YYY ZZZ

Concepto Materia Prima Mat. Auxiliar Embalajes

____________________________________________________________________

Núm. Factura 223 48 1768

Fecha Factura 7/3/2013 5/6/2013 8/9/2013

Importe Bruto 230 115 58

IVA 30 15 8

Núm. Asiento 1720 2148 3412

Fecha de Pago 20/5/2013 20/8//2013 20/11/2013

Hemos realizado la revisión de las siguientes tres facturas de venta:

Cliente AAA BBB CCC

Concepto V. Mercadería V. Mercadería V. Mercadería \

__________________________________________________________________

Núm. Factura 148 253 354

Fecha Factura 8/4/2013 5/6/2013 8/9/2013

Importe Bruto 230 115 58

IVA 30 15 8

Núm. Asiento 1720 2148 3412

Fecha de Pago 20/5/2013 20/8/2013 20/11/2013

TRABAJO A REALIZAR:

a. Preparar un programa de auditoría para el área de Pérdidas y Ganancias, con al menos

diez procedimientos.

b. Preparar el Cuestionario de Control Interno para el área.

c. Elaborar los P/T necesarios para una auditoría financiera.

a. Realizar una Revisión Analítica de Pérdidas y Ganancias investigando

variaciones superiores al 12% o 10 dólares.

b. Analizar la razonabilidad de la evolución del margen bruto de la compañía.

c. Revisar nóminas del mes de marzo del 2013, verificando con mayor y con pago

del banco.

d. Realizar revisión de las transacciones para las tres facturas de compra y venta

anteriormente comentadas.

d. Proponer los ajustes/reclasificaciones que considere oportunos.

e. Proponer las recomendaciones de control interno que considere necesarios.

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82

ANEXOS

CONFIRMACION BANCARIA

Señores

BANCO DEL GUAYAQUIL

Av. Colón 176 y Reina Victoria

Presente.

Atte.: Srta. Estefanía Pinos

Telf.: 2 478-098

Fax : 2 881-371

Hemos suministrado a nuestros auditores A&A, Auditores & Asesores

la siguiente información, al cierre de operaciones al 31 de Diciembre del

2013, relacionada con nuestros depósitos y saldos. Por favor confirme

la exactitud de la información suministrada. Si los espacios han sido

dejados en blanco, favor completar este formulario proporcionando la

información en el casillero apropiado (abajo). Aunque no solicitamos un

estudio profundo y detallado de sus registros, si durante el proceso de

recaudación de información, encuentran alguna otra información

relacionada con depósitos o préstamos de la cuenta, les rogamos

incluirla a continuación. Favor utilizar el sobre adjunto y devolverlo

directamente a los auditores.

1. Al cierre de operaciones en la fecha indicada, nuestros registros indicaron los

siguientes saldos de depósito (s):

Nombre de la Cuenta Cuenta No. Interés % Saldo

Cuenta Corriente 10005689

2. Al cierre de operaciones en la fecha indicada, somos deudores directos a la institución

bancaria como lo indicamos a continuación:

Cuenta No.

Descripción

Saldo Fecha de

Vencimiento

Interés

%

Fecha de pago de

Interés

Descripción de

Garantía

Riobamba,

Sr. Mario López

Gerente General

Fecha

Por favor incluir un detalle de firmas autorizadas

La información presentada arriba por el Cliente, está de acuerdo con nuestros registros. A

pesar que no hemos realizado un estudio extenso y detallado de nuestros registros, no existen

otros depósitos o préstamos más que los indicados anteriormente.

(Firma autorizada de la Institución Bancaria) Fecha

Cargo

Excepciones y / o Comentarios

Proyecto Integrador (Taller de Auditoría) Dr. CPA. Sergio Esparza M.

83

Favor enviar este informe directamente a nuestros auditores: Auditores & Asesores, casilla

06-15-08753 Fax (593) (3) 456-980 /2 Riobamba- Ecuador

Riobamba,………………………………………

Señores

BANCO DEL PICHINCHA

Presente

De mi consideración:

Nuestros auditores externos Auditores & Asesores. Han preparado una confirmación bancaria

con corte al 31 de diciembre de 20…… para que sea contestada por su institución bancaria; en

tal virtud, autorizamos que los costos por los trámites pertinentes sean debitados de nuestra

cuenta corriente No.3084290004.

Atentamente,

Mario López

GERENTE GENERAL

ILUSIONES S.A.

Proyecto Integrador (Taller de Auditoría) Dr. CPA. Sergio Esparza M.

84

MODELO CARTA CONFIRMACION CUENTAS POR PAGAR

Riobamba,……………………………….

Sr ( )

………………………..

Ciudad.

De mi consideración:

Nuestra Auditora Independiente Auditores & Asesores, casilla 06-15-08753 Fax (593) (3) 456-

980 /2 Riobamba-Ecuador, está revisando los estados financieros al 31 de diciembre de

20……, y por el período terminado en esa fecha. en tal virtud, les agradeceremos confirmar

directamente a ella la siguiente información:

1. El saldo que aparecería a su favor al 31 de diciembre de 20…. es de:

,

Favor incluya un Estado de Cuenta.

2. Comisiones recibidas desde enero 1ero. al 31 de diciembre de 20…..y el estado de

Cuenta por estos conceptos.

3. Cualquier otra información que usted crea necesaria.

Agradeceremos envíen su respuesta firmada y fechada directamente a Auditores & Asesores,

al fax arriba indicado a la brevedad posible.

Con un cordial saludo,

Sr.………………….

GERENTE GENERAL

Empresa……………..

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85

Comunicación de Hallazgos

(Lugar y fecha)

Señores

(Titular de la entidad auditada)

(Dirección y/o Localidad)

Presente.-

En relación con el examen que está realizando A&A sobre los estados financieros al 31 de

diciembre de 20…. de su representada, cumplimos con poner en su conocimiento los hallazgos

de auditoría que a continuación se describen a fin que en un término no mayor de_____ días

se sirvan enviarnos sus comentarios debidamente sustentados con la documentación

respectiva que corresponda. Debemos significarles que en caso de no recibir respuesta a la

presente en el término indicado, tales hallazgos serán incluidos en el informe definitivo.

1.

2.

3.

4.

LOS HALLAZGOS DEBEN PRESENTARSE INDICÁNDOSE LOS ATRIBUTOS, QUE SON:

CRITERIO, CONDICIÓN, CAUSA y EFECTO. Además de indicar la opinión del auditado y las

recomendaciones del caso.

Atentamente.

________________________

Auditores & Asesores

Jefe Comisión de Auditoría

LOS HALLAZGOS DEBEN PRESENTARSE INDICÁNDOSE LOS ATRIBUTOS, QUE SON:

CRITERIO, CONDICIÓN, CAUSA y EFECTO. Además de indicar la opinión del auditado y las

recomendaciones del caso.

1.

2.

3.

4.

Proyecto Integrador (Taller de Auditoría) Dr. CPA. Sergio Esparza M.

86

Informe sobre el control interno

(Nombre de la Empresa)

Al Titular de la Entidad X Y Z

1. Hemos auditado el estado de situación financiera y los estados de resultados y de flujos de

efectivo de la Entidad XYZ por el período comprendido entre el 01 de enero y el 31 de

diciembre de 20…, y hemos emitido nuestro informe sobre el mismo con fecha… de marzo

de 20…. La administración de la entidad es responsable de establecer y mantener el

sistema de control interno. Para cumplir con esta responsabilidad, se requiere de

estimaciones y opiniones de la dirección de la entidad para determinar y evaluar los

beneficios esperados y costos relacionados de las políticas y procedimientos del sistema

de control interno.

2. En el planeamiento y realización de la auditoría a los estados financieros de la entidad

XYX, por el año terminado al 31 de diciembre de 20….., consideramos su sistema de

control interno para determinar nuestros procedimientos de auditoría, con el propósito de

expresar una opinión sobre tales estados, más no para proporcionar una seguridad del

funcionamiento del control interno. Sin embargo, notamos ciertos asuntos relacionados con

el funcionamiento de dicho sistema, que consideramos deben ser incluidos en este informe

por estar de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas, las normas de

auditoría gubernamental. Los asuntos que nos llaman la atención y que están relacionados

con deficiencias importantes en el diseño y operación del control interno, en nuestra

opinión, podrían afectar en forma negativa la capacidad de la entidad para registrar,

procesar, resumir y reportar información financiera consistente con las afirmaciones de la

administración en los estados financieros. Los objetivos del control interno son

proporcionar a la administración de la entidad una base razonable, pero no absoluta de

seguridad, que los activos están protegidos contra pérdidas debido al uso o disposiciones

no autorizadas, y que las transacciones son ejecutadas de acuerdo con autorizaciones de

la administración de la entidad y registradas adecuadamente para permitir la preparación

de los estados financieros. Debido a las limitaciones inherentes a cualquier sistema de

control interno, pueden ocurrir errores o irregularidades, y no ser detectados. También la

proyección de alguna evaluación de este sistema para períodos futuros está sujeta al

riesgo de que los procedimientos lleguen a ser inadecuados debido a cambios en las

condiciones o que el grado de cumplimiento de los procedimientos se haya deteriorado.

3. Para fines de este informe, hemos clasificado las políticas y procedimientos significativos

del control interno en las categorías siguientes:

A. Aspectos generales

B. Aspectos Contables, Financieros y Operativos

C. Tesorería (recepción, custodia y pago de fondos)

D. Adquisición de Bienes y Servicios

E. Gastos de Personal, F. Activos Fijo, G. Otros Gastos e Ingresos Extraordinarios

Proyecto Integrador (Taller de Auditoría) Dr. CPA. Sergio Esparza M.

87

Para todas las categorías antes descritas obtuvimos un entendimiento de las políticas y

procedimientos relevantes y si es que han sido puestas en operación, y evaluamos los riesgos

de control.

4. Una debilidad material es una condición en la cual el diseño y operación de los elementos

específicos del control interno no reducen a un nivel relativamente bajo el riesgo de errores

o irregularidades, en montos que podrían ser importantes en relación con los estados

financieros auditados, puedan ocurrir y no ser detectados oportunamente por los

empleados en el cumplimiento de sus funciones asignadas. Notamos ciertos aspectos que

involucran el sistema de control interno y sus operaciones, que consideramos como

hallazgos de auditoría bajo las normas de auditoría establecidas en el país, las normas de

auditoría gubernamental). Los hallazgos de auditoría comprenden aspectos relacionados

con deficiencias en el diseño u operación de la sistema de control interno, que a nuestro

juicio, podrían afectar en forma negativa la habilidad de la entidad XYZ para registrar,

procesar, resumir y reportar información financiera consistente con las afirmaciones de la

administración de la entidad sobre el contenido de los estados financieros, por el período

comprendido entre el 01 de enero y el 31 de diciembre de 20…. Los hallazgos de auditoría

están descritos con mayor detalle en las páginas siguientes y se resumen a continuación:

a. El ambiente de control durante el período examinado fue débil (ver página...).

b. No se ha implementado un sistema contable, ni de información gerencial que permita

controlar efectivamente las actividades financieras y contables, a fin de proteger

adecuadamente los activos fijos de la entidad XYZ (ver página...).

5. Nuestra consideración sobre el control interno no revela necesariamente todos los

aspectos del sistema de control interno que podrían ser situaciones reportables, y

consecuentemente, no revelará todos los hallazgos de auditoría que también sean

considerados como debilidades materiales como se definió antes. Sin embargo, creemos

que los hallazgos de auditoría descritos constituyen debilidades materiales. Otros asuntos

relacionados con el control interno y su operación, que consideramos de menor

significación han sido informados a la administración de la entidad XYZ, por separado, en

carta de fecha………. De…………..de 20….

6. El presente informe está destinado sólo para uso de la administración de la entidad XYZ.

Esta restricción no pretende limitar la distribución de este informe que, con autorización de

la propia entidad, se considere un asunto de interés público.

(Lugar y fecha)

____ de __________ de _______

Atentamente.

_______________________

(Nombre de la EFS)

Jefe Comisión de Auditoría

Proyecto Integrador (Taller de Auditoría) Dr. CPA. Sergio Esparza M.

88

OPINION SOBRE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO CUANDO SE NO

AUDITARON ESTADOS FINANCIEROS (Entidades grandes, medianas y pequeñas)

A…………………………

Nombre de la entidad

Hemos realizado una Auditoría financiera y de cumplimiento legal a (Nombre de la

entidad) con énfasis en los rubros..............................……………………….. por el periodo

comprendido del…………al……., de………..

Nuestra auditoria se practico de acuerdo con las normas de auditoría. Dichas normas

requieren que planifiquemos y ejecutemos la auditoria con el fin de obtener seguridad

razonable respecto a si los registros contables están exentos de errores e irregularidades

importantes.

Al planear y ejecutar nuestra auditaría a (Nombre de la entidad)

Tomamos en cuenta su estructura de control con el fin de determinar los procedimientos

de Auditoría y su extensión para expresar nuestra opinión sobre las operaciones

financieras examinadas y no opinar sobre la estructura del control interno contable de la

entidad en su conjunto.

La administración de a (Nombre de la entidad) es responsable de establecer y mantener

una estructura de control interno adecuado cuyos objetivos son suministrar la

razonabilidad, pero no absoluta, seguridad que los activos están protegidos contra

perdidas de uso o disposición no autorizadas, y que las transacciones se registran en

forma adecuada.

Para fines del presente informe hemos clasificado las políticas y procedimientos de la

estructura del control interno en las siguientes categorías.

1. ………………………………………………………………………………..

2. ………………………………………………………………………………..

Por las categorías de control interno mencionadas anteriormente obtuvimos una

comprensión de su diseño y funcionamiento, y observado los siguientes hechos que damos

a conocer debido al efecto adverso que puede tener para las operaciones de esa entidad y

que explicamos en detalle en la sección correspondiente.

(Describa aquí un resumen de las deficiencias importantes de control interno contable,

haciendo referencia a los hallazgos correspondientes en que se describan detalladamente).

1. ………………………………………………………………………………..

2. ………………………………………………………………………………..

Firma.

Fecha.

Proyecto Integrador (Taller de Auditoría) Dr. CPA. Sergio Esparza M.

89

Informe Final

(Lugar y fecha)

Señores

…………………………………..

(Dirección y/o Localidad)

Presente.-

A nuestro mejor saber y entender les confirmamos las siguientes informaciones y opiniones

que les suministramos durante el examen de los estados financieros del 01 de enero al 31 de

diciembre de 20…….., con el propósito de expresar una opinión sobre si dichos estados

presentan razonablemente la situación financiera, los resultados de las operaciones y flujos de

efectivo a esa fecha, de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados.

1. Reconocemos la responsabilidad de la administración en cuanto a presentar

razonablemente en los estados financieros, la situación financiera, los resultados de las

operaciones y los flujos de efectivo, de acuerdo con principios de contabilidad

generalmente aceptados (u otra base contable razonable).

2. Hemos puesto a su disposición todo(a)s:

Las actas de juntas de sesiones del órgano colegiado respectivo (aplicable para

empresas estatales y entidades autónomas); y,

Los registros contables y la información relativas les han sido facilitadas.

3. No conocemos la existencia de saldos, operaciones o contratos de importancia que no

estén relativamente expuestos o debidamente contabilizados en los registros contables

que amparan los estados financieros.

4. Desconocemos la existencia de irregularidades que involucren a la administración o a

empleados que desempeñan roles de importancia dentro del sistema de control interno

contable o cualquier irregularidad en que de alguna forma esté vinculado otro personal y

que podría afectar en forma significativa, los estados financieros, o alguna violación o

posibles violaciones a leyes o reglamentos cuyos efectos debieran ser considerados para

su exposición en los estados financieros.

5. No existen notificaciones de organismo superior de control con respecto al incumplimiento

de, o deficiencias en. la preparación de información financiera que podrían tener un

efecto significativo sobre los estados financieros.

6. La entidad ha cumplido con todos los aspectos contractuales que podrían tener un efecto

importante sobre los estados financieros.

7. No existen:

8. Violaciones o posibles violaciones de leyes o regulaciones, cuyos efectos deberían ser

considerados en los estados financieros o como una base de registro de una pérdida

contingente.

- Otros pasivos importantes que requieran ser registrados o revelados.

Proyecto Integrador (Taller de Auditoría) Dr. CPA. Sergio Esparza M.

90

9. Todos los fondos de caja y bancos y otros bienes y activos de la entidad, según nuestros

conocimientos, han sido incluidos en los estados financieros.

10. La entidad tiene a su nombre los correspondientes títulos de propiedad de los activos.

Los gravámenes y/o garantías de importancia sobre cualquier activo se exponen en los

anexos o en las notas correspondientes.

11. Las cuentas por cobrar al 31 de diciembre de 20…. por un total de $__________

representan ventas u otros conceptos hasta esa fecha y no están sujetos a descuentos

con excepción de los pagos en efectivo.

12. Las existencias al 31 de diciembre de 20…. por un total de $ ___________ están

valuadas a su costo o valor neto de realización, el que fuere menor, sobre la base

promedio de manera uniforme con relación al ejercicio anterior.

13. Las existencias al 31 de diciembre de 20…. han sido determinadas sobre la base de los

registros permanentes de control de la entidad, los cuales fueron ajustados de acuerdo

con los resultados de los recuentos físicos efectuados al cierre del ejercicio por

empleados capacitados para ello, efectuándose las estimaciones necesarias en cuanto a

los inventarios obsoletos.

14. No existen deudas, según nuestro entender, al 31 de diciembre de 20…., que no estén

incluidas en los estados financieros. No existen otros pasivos de importancia, utilidades o

pérdidas contingentes no previstas o expuestas.

15. No existen compromisos de compras por cantidades y precios que pudieran originar

pérdidas para la entidad. El cumplimiento de los compromisos contraídos o la

imposibilidad de hacerlo, no generarán mayores pérdidas que las ya contabilizadas.

16. Los estados financieros y notas adjuntas incluyen todas las exposiciones necesarias para

una presentación razonable de la situación financiera y los resultados de operaciones de

la entidad de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados, así como

aquellas exposiciones exigidas por la legislación o reglamentaciones a las cuales esté

sujeta la entidad.

17. No conocemos la existencia de acontecimientos producidos con posterioridad al cierre y

hasta la fecha que, pese a no afectar los mencionados estados financieros, e haya

provocado o es probable que lo hagan, algún cambio de importancia en la situación

financiera o en los resultados de la entidad.

18. No tenemos planes que afecten significativamente la clasificación de los activos y

pasivos.

19. No hay afirmaciones negativas sobre reclasificaciones informada por nuestros abogados

como probables aseveraciones que deberían ser reveladas.

Muy atentamente.

________________________

Titular de la entidad

Proyecto Integrador (Taller de Auditoría) Dr. CPA. Sergio Esparza M.

91

EMPRESA “X Y Z “S. A.

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

Núm

.

Li

t.

Cuestionario SI NO OBSERVACIONES

1.

2

3

a

b

c

d

e

f

g

h

a

b

c

d

e

f

a

b

c

d

e

Cuestionarios Generales

Se mantienen actualizados los archivos de contabilidad y se

obtienen sus saldos mensualmente.

Se emplea un plan contable

El Gerente o propietario emplea un plan presupuestario para

controlar los ingresos y gastos.

Se hacen regularmente provisiones de efectivo.

Se entrega al gerente o propietario informes financieros

mensualmente suficientemente detallado

El Gerente, se muestra interesado directamente en los asuntos e

informe financieros disponibles

Los fondos personales del gerente o propietario y sus ingresos y

gastos personales, están completamente separados del negocio

Considera el empresario que todos sus empleados son honestos.

Se exige al contador que tome vacaciones anualmente.

Cobros en efectivo

Abre el gerente o propietario la correspondencia

Hace el gerente o propietario, un listado de los cobros, antes de

pasarlo al contador.

Se establece posteriormente una correspondencia entre la lista

de cobros y el diario de cobros en efectivo

Se comprueban los cobros en ventanilla, cintas de caja

registradora, recibos de cobro etc.

Se depositan los cobros intactos, diariamente

Existen empleados que se encarguen de los fondos depositados.

Desembolsos en efectivo

Se efectúan todos los desembolso mediante cheque

Se empelan cheques previamente enumerados emitidos por el

banco

Se emplea un protector de cheques mecánico controlado

Se exige la firma del gerente o propietario en el cheque

firma el gerente o propietario los cheques únicamente después

de que estos haya sido debidamente rellenado

C.I. 1/1

Proyecto Integrador (Taller de Auditoría) Dr. CPA. Sergio Esparza M.

92

4

5

6

7

8

f

g

h

i

a

b

c

d

e

f

a

a

b

c

d

a

b

c

a

b

Autoriza y elimina el gerente o propietario la documentación

justificativa de todos los desembolsos

Se guardan y se registran todos cheques nulos

Revisa el gerente o propietario los ajustes bancarios

Se emplea un fondo fijo de caja chica

Cuentas por Cobrar y ventas

Están numeradas previamente y controladas la ordenes de

trabajo y/o facturas de venta

Se obtiene en forma regular los saldos de los auxiliares de los

clientes

Se envían informes mensuales a todos los clientes

Revisa el gerente o propietario los informes antes de enviarlos a

los clientes

Es gerente o propietario a única persona que autoriza las

devoluciones y descuentos en las ventas.

Es gerente o propietario a única persona que autoriza y concede

los créditos

Documentos por cobrar e Inversiones

Es gerente o propietario a única persona que tiene acceso a los

documentos y certificados de inversión

Inventarios

Las personas responsables el manejo del inventario, es diferente

al jefe de producción y al contador.

Se realizan inventarios físicos periódicamente

Se ejerce un control físico sobre la existencia de inventarios

Se mantiene uno archivos de inversiones permanente (Kardex)

Propiedad Planta y equipo

Existe archivos detallados disponibles de propiedad y provisión

para la depreciación

Conoce el gerente o propietario todos los bienes (Activo Fijo)

Que posee la empresa o institución

Es el gerente o propietario quien aprueba la retirada de los

bienes

Cuentas por Pagar y Compras

Se emplean ordenes de compras

Proyecto Integrador (Taller de Auditoría) Dr. CPA. Sergio Esparza M.

93

9

10

11

c

d

a

b

c

a

b

c

Las personas que realizan siempre las compras, es alguien

diferente al contador

Se comparan en forma regular los informes mensuales de los

proveedores con las partidas de pasivo correspondiente.

Verifica periódicamente el gerente o propietario los informes

mensuales de los proveedores si los desembolsos se efectúan

únicamente a partir de facturas

Nómina

Es el gerente o propietario el encargado de contratar a los

empleados

Podría enterarse el propietario de la ausencia de cualquier

empleado

Es el gerente o propietario el que aprueba, firma y distribuye

los cheques de nómina

Gastos

Es el gerente o propietario es la única persona que autoriza su

contratación

Es el gerente o propietario es la única persona que autoriza su

cancelación

Se mantiene un detalle de todos los gastos efectuados en el

mes

Breve cometario de las conclusiones del auditor en lo que a la

suficiencia de control interno se refiere.

……………………………………………………………………

Proyecto Integrador (Taller de Auditoría) Dr. CPA. Sergio Esparza M.

94

MATRIZ DE CALIFICACION PRELIMINAR DE RIESGOS

COMPONENTE FACTORES

RIESGO

EVALUACION

DEL RIESGO

ENFOQUE

AUDITORIA

INS. PLANIF.

ESPECIFICA

ORGANIZACIÓN

Riesgo

Inherente Bajo

Riesgo de

Control Bajo

Tiene una

organización

definida. Cumple

con lo establecido en

el organigrama

Cumplimiento

Cumplimiento

Revisar el

organigrama

PRODUCCION

Riesgo

Inherente Bajo

Riesgo de

Control Bajo

Produce en base a

órdenes de período

Planifican la

producción

Cumplimiento

Cumplimiento

Revisar las

planificaciones

VENTAS Y

COMPRAS

Riesgo

Inherente Bajo

Riesgo de

Control Bajo

Entrega del

producto a domicilio.

Por medio de

pedidos Las

compras se realizan

al contado y a

crédito

Cumplimiento

Cumplimiento

Verificar el

servicio al

cliente.

Facturas

autorizadas por

el SRI

BODEGA

Riesgo

Inherente Bajo

Riesgo de

Control Bajo

Control de

inventarios por

métodos de

valoración.

Cumplimiento de los

métodos

Cumplimiento

Cumplimiento

Constatación

física de

inventarios.

Revisión de

órdenes de

requisición para

la entrega de M.

P. y materiales

CONTABILIDAD

Riesgo

Inherente Bajo

Riesgo de

Control Bajo

Plan de cuentas de

acuerdo a las

necesidades de la

empresa.

Registro diario de

transacciones

Cumplimiento

Cumplimiento

Revisar el

plan de

cuentas.

Revisión de

cuentas

utilizadas en las

transacciones

INFORMATICO

Riesgo

Inherente Bajo

Riesgo de

Control Bajo

Registro de

transacciones en el

programa SAFI.

Programa confiable

y seguro y eficaz

Cumplimiento

Cumplimiento

Revisión y

control del

programa que

se esta

aplicando

Proyecto Integrador (Taller de Auditoría) Dr. CPA. Sergio Esparza M.

95

PERSONAL

Riesgo

Inherente Bajo

Riesgo de

Control Bajo

Selección de

personal idóneo.

Registro de

asistencia mediante

huella digital

Cumplimiento

Cumplimiento

Capacitación

del personal.

Revisión de

registros

mediante la

huella digital.

PRESUPUESTO

Riesgo

Inherente Bajo

Riesgo de

Control Bajo

Asignación de

presupuestos para

actividades.

Aplicación del

presupuesto

asignado

Cumplimiento

Cumplimiento

Revisión del

presupuesto.

Revisión y

control de la

utilización del

presupuesto

`

CAJA

Riesgo

Inherente

Medio

Riesgo de

Control Medio

La empresa posee

cinco cajas.

Egresos de efectivo

por deudas menores

Sustantivo

Sustantivo

Realizar

arqueos de caja

minuciosos.

Control del uso

de fondo de

caja chica

BANCOS

Riesgo

Inherente

Medio

Riesgo de

Control Medio

La empresa

trabaja con dos

bancos.

Cancelación puntual

de deudas y

obligaciones

Sustantivo

Sustantivo

Realización

de conciliación

bancaria.

Revisión de

pagos con

cheques con

sus respectivos

respaldos

CUENTAS POR

COBRAR

Riesgo

Inherente Alto

Riesgo de

Control Alto

La empresa tiene

clientes dentro y

fuera de la ciudad.

Se conceden

créditos a clientes.

Sustantivo

Sustantivo

Solicitar lista

de clientes y

sus direcciones.

Realizar y

revisar

confirmaciones

de saldos,

vencimientos y

antigüedad

VENTAS

Riesgo

Inherente

Medio

Riesgo de

Control Medio

Se realiza varias

ventas en el día

Ventas en efectivo y

a crédito

Sustantivo

Sustantivo

Pedir un

reporte de los

registros de

ventas.

Revisar

documentos

que respalden

las ventas.

Proyecto Integrador (Taller de Auditoría) Dr. CPA. Sergio Esparza M.

96

MATRIZ DE DECISION POR COMPONENTES

COMPONENTES RIESGO

INHERENTE

RIESGO DE

CONTROL

CONTROL

CLAVE

PRUEBA DE

CUMPLIMIENTO

PRUEBA

SUSTANTIVA

CAJA

BANCOS

Medio la

empresa

tiene una sola

caja para

egresos de la

empresa

Medio la

empresa

trabaja con

dos bancos

Medio

cancelación

de deudas y

obligación

con su

respectivo

respaldo

Cancelación

de deudas

mediante

cheques

Todas las

transacciones

se respaldan

con

documentos

legales y

autorizados

Depósitos de

los valores se

respaldan con

los respectivos

documentos

también se

paga con

obligaciones

las mismas que

se respaldan.

Que sean

entregados a

tiempo al contador

de la empresa

realizar un

arqueo de caja

antes del receso

y después del

horario de

trabajo con su

respectivo ajuste.

Realizar una

conciliación

bancaria.

Realizar los

ajustes

correspondientes

Proyecto Integrador (Taller de Auditoría) Dr. CPA. Sergio Esparza M.

97

IDENTIFICACION DE CONTROLES CLAVES

EJEMPLO:

CAJA

No ¿Valida las informaciones contenidas en los estados financieros?

Si

¿Se ven afectados por controles generales establecidos o por el

Ambiente de control?

Si

No

No

¿Resulta conveniente probar su funcionamiento en términos de

Eficiencia para el trabajo de la auditoria?

Si

EGRESOS DE CAJA

CONTROL IDENTIFICADO

Los egresos de Caja es un control clave

El control identificado no es un

Control clave

Se identifica otro control o se

Cambia de enfoque

Proyecto Integrador (Taller de Auditoría) Dr. CPA. Sergio Esparza M.

98

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

EGRESOS DE CAJA

N

ª PREGUNTA SI NO

OBSERVACIONE

S

1 Los gastos son autorizados

2 Los doc. son pre-impresos y pre-enumerados

3 Están respaldados con fact. Legalizadas

4 Las transacciones están debidamente

registradas

APLICACIÓN DE LA FORMULA PARA DETERMINAR EL NIVEL DE CONFIANZA

NIVEL DE CONFIANZA = CALIFICACIÓN TOTAL

PONDERACIÓN TOTAL

NIVEL DE CONFIANZA = 17/20

NIVEL DE CONFIANZA = 0.85 85%

RIESGO DE CONTROL

ALTO MODERADO BAJO

15-50% 51-75% 76-95%

BAJO MODERADO ALTO

NIVEL DE CONFIANZA

El nivel de confianza obtenido es de un riesgo de control bajo y un nivel de confianza alto

TRANSACCIONES FACTORES DE RIESGO

N FECHA

COMPR. DESCRIPCION

PRE

G. 1

PREG.

2

PREG.

3 PREG. 4

1 9 Mantenimiento vehículo Si Si si Si

2 15 Pago de combustible Si No si Si

3 17 Compra de suministros Si No no Si

4 24 Pago transporte Si Si si Si

5 29 Compra de Equipos Si Si si Si

TOTAL POSITIVAS 5 3 4 5

TOTAL NEGATIVAS 0 2 1 0

TOTAL EVALUADO 5 5 5 5

Proyecto Integrador (Taller de Auditoría) Dr. CPA. Sergio Esparza M.

99

EMPRESA “X Y Z “S. A.

PROGRAMA DE AUDITORIA

EFECTIVO EN CAJA Y BANCOS

PASO OPERACIONES ESTIMADO

EA –1 A 2

REAL

EA –1 A 2

REF ELAB.

POR

FECHA

1

2

3

4

5

6

7

8

PRELIMINAR

Revisar los procedimientos de

contabilidad y el sistema de control interno

establecido.

Revisar expedientes (AP) y ponerlo al día.

Determinar las cédulas preparadas por

los clientes y hacer los arreglos necesarios

con el cliente.

Revisar los papeles de trabajo del año

anterior para mejorar su forma y contenido

y eliminar trabajo innecesario.

Revisar con los auxiliares el programa y

el trabajo a desarrollar.

FINAL

Practicar Arqueo de fondo de caja al

cierre del ejercicio.

Conjuntamente con el arqueo que se

refiere el punto anterior, llevar a cabo lo

siguiente: a)Arqueo de cobranzas pendientes

de deposito

b) arqueo de cheques no entregados

c)Solicitar a la entidad que se nos prepare

un listado de cheques expedidos a empleados

y funcionarios durante los últimos cinco días

del período y primeros cinco del siguiente,

para verificar que corresponden a

operaciones propias y normales del negocio.

d) Hacer corte de cheques y concluir sobre

el resultado de nuestra revisión.

Solicitar a la entidad copias de sus

conciliaciones bancarias:

a) Verificarla numéricamente

b) Cotejar los saldos del diario, mayor y

confirmaciones bancarias.

c) Determinar la existencia de partidas

antiguas de conciliación que ameriten una

investigación especial ;

PR.

1/1

Proyecto Integrador (Taller de Auditoría) Dr. CPA. Sergio Esparza M.

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9

10

11

12

13

14

15

16

d) Eliminar partidas de conciliación con

estado de cuenta del periodo posterior

Hacer un memorando en relación con el

tipo de conciliación seleccionada.

Hacer un cotejo de las firmas reportadas

por los bancos con actas del consejo,

directorio.

Preparar y enviar a los bancos, con los

que opera la entidad, solicitudes de

confirmación de saldos.

Investigar si las cuentas bancarias están

sujetas a restricciones o a un fin especifico

Preparar resumen de observaciones

Revisar los papeles de trabajo

(encargado de la auditoria)

Limpiar los puntos de revisión

Escribir las conclusiones y firmar el

programa.

NOVEDADES ENCONTRADAS:

CONCLUSIONES: TIEMPO TOTAL:

Proyecto Integrador (Taller de Auditoría) Dr. CPA. Sergio Esparza M.

101

CARTA A GERENCIA

Quito, a... de………………………….de 200….

Señor

GERENTE GENERAL DE

Presente,

De mis consideraciones,

En lo que va de la auditoria a los Estados Financieros al 31 de de 200 de la

empresa de la cual usted dirige, de acuerdo a nuestra revisión de la estructura del control

interno, de los componentes de Caja y Bancos se encontró lo siguiente:

CAJA

Al efectuar el Arqueo de Caja se produjo como resultado falta de comprobante de gastos

dando como resultado un faltante.

Los gastos realizados por caja son préstamos a empleados sin su respectiva autorización,

hay que considerar que este dinero no son para estos fines.

RECOMENDACIONES

Indicar a la señorita cajera y empleados las obligaciones que tiene caja dentro de la

empresa.

Realizar el arqueo de caja al final del día laboral con ayuda y supervisión del auditor de la

empresa o un delegado financiero.

BANCOS

No se registran las notas de crédito, tampoco se registran las notas de debito por los

servicios bancarios.

El banco emitió notas de debito por cheques mal girados por diferentes causas.

RECOMENDACIONES

Registrar permanentemente las notas de debito y crédito para tener un saldo real de bancos

Pedir los estados de cuentas bancarios a inicios de mes y compararlos con los de la empresa.

Todo lo dicho y escrito de acuerdo con las correcciones realizadas, asientos de ajuste y

reclasificación los mismos que consten en los papeles de trabajo está de acuerdo el

Supervisor.

_______________________________

SUPERVISOR.

Dr. CPA. Esparza Moreno Sergio

AUDITORES & ASESORES

PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORIA

Proyecto Integrador (Taller de Auditoría) Dr. CPA. Sergio Esparza M.

102

PROPUESTA DE SERVICIO DE AUDITORIA

ANTECEDENTES

Hace años atrás venimos prestando nuestros servicios profesionales de auditoría,

actividad que hemos desempeñado observando las Normas de Auditoria Generalmente

Aceptadas y el Código de Ética que norman nuestra profesión.

Con el propósito de mantener este vínculo nos permitimos poner a consideración la

siguiente oferta de servicios profesionales para realizar la auditoria a los estados

financieros de la empresa por el período comprendido entre el 1º de enero al 31 de

diciembre 20…….

TRABAJOS A REALIZAR

El trabajo que se desarrollaran en cada una de las áreas son las siguientes.

1. CONTROL INTERNO

Evaluaremos el control interno que se tenga en la empresa para determinar el

cumplimiento de políticas, procedimientos y demás disposiciones emitidas por el

Directorio, Presidencia, Gerencia y Jefes Departamentales.

2. ESTADOS FINANCIEROS

Analizaremos los componentes que conforman los Estados Financieros para

comprobarse si están respaldadas en transacciones debidamente sustentadas y

documentadas.

3. CAJA – BANCOS

Determinaremos si existe un adecuado control y registros de disponibilidades.

4. CUENTAS POR COBRAR Y VENTAS

Efectuaremos los análisis selectivos para comprobar los ingresos de las ventas

realizadas, además el cumplimiento de las disposiciones emitidas por la gerencia

para recuperar la cartera vencida y confirmaremos los saldos.

Se verificaran que las provisiones para cuentas incobrables están acorde a

disposiciones legales, se realizará análisis para verificar si los saldos son

susceptibles de ser recuperados.

5. INVENTARIOS

Proyecto Integrador (Taller de Auditoría) Dr. CPA. Sergio Esparza M.

103

Participaremos en la constatación física de los inventarios a la fecha que empecemos

la auditoria.

6. ACTIVOS FIJOS

Analizaremos las adquisiciones, ventas, bajas, o cambio de activos fijos realizados en

el periodo a examinar.

7. PROVEEDORES Y COMPRAS

Realizaremos un análisis selectivo para comprobar si las compras se realizaron de

acuerdo a las políticas establecidas por la empresa, confirmaremos los saldos y

aplicaremos pruebas para verificar si las mercaderías y materias primas adquiridas a

crédito han sido recibidas y registradas.

8. INGRESOS Y GASTOS

Se realizara un análisis para comprobar la veracidad de las transacciones.

9. OBLIGACIONES TRIBUTARIAS

Se verificaran la corrección de los cómputos y si las obligaciones tributarias se han

pagado en los plazos establecidos en las disposiciones legales vigentes.

10. INFORMES

Presentaremos los siguientes informes:

Carta a Gerencia. Que será presentada a la terminación del análisis de las

respectivas áreas de estudio y contendrá comentarios referentes a la estructura del

control interno y recomendaciones para mejorar la gestión de la empresa .

Dictamen. A los estados financieros con sus correspondientes notas y anexos que

faciliten su análisis y comprensión.

Análisis Financiero. Utilizando índices o razones para medir o comprobar e

interpretar el comportamiento de los elementos que conforman los estados

financieros.

EQUIPO DE AUDITORIA

El equipo de auditoría está integrado de diferente manera:

1. Supervisor C. P. A.

1 Jefe de Equipo C. P. A.

3. Auxiliares de auditoría C. P. A.

Proyecto Integrador (Taller de Auditoría) Dr. CPA. Sergio Esparza M.

104

COSTO

El costo de la auditoria se ha estimando en…………….. USD pagaderos de la

siguiente manera:

A la suscripción del contrato 50%

Lectura del Borrador 50%

PLAZO

La auditoria se iniciara con la participación en la constatación física con la

evaluación preliminar del control interno.

El informe de auditoría se prestará en 40 días laborables luego de haber recibido los

estados financieros provisionales

C. P. A. Dr. Sergio Esparza M

Licencia Profesional Nº 21885

Reg. Nac. Aud. Ext. MIES. DC.

Proyecto Integrador (Taller de Auditoría) Dr. CPA. Sergio Esparza M.

105

MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN PRELIMINAR

EMPRESA………………………………………………….

DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 20…….

1. Antecedentes.

Se describirá en forma resumida los antecedentes de la entidad a auditarse y se hará

referencia a la última auditoría realizada por auditores externos y por la unidad de

auditoría interna. (En caso de que existan) en empresas ya auditadas anteriormente, en

nuevas no se aplica este procedimiento

2. Motivo de la Auditoria.

Señalará lo que consta en la orden de trabajo. Ej. Plan anual de auditoria

3. Objetivo de la Auditoria.

Lo que consta en la orden de trabajo. Asegurar la confiabilidad de los estados

financieros.

4. Alcance de la Auditoria.

Lo que consta en la orden de trabajo, periodo a analizar

5. Conocimiento de la entidad y su base legal.

Obtener información actualizada de la entidad auditada, considerando los siguientes

puntos:

6. Base legal.

Se hará referencia a la escritura de constitución, al decreto o ley de creación de la

entidad y sus reformas

7. Principales disposiciones legales.

Leyes, reglamentos, normas manuales e instructivos específicos vigentes relacionados

con la entidad.

8. Estructura orgánica.

Se incluirán los principales niveles y la denominación de los cargos que lo conforman.

En lo que se refiere a la arrea Administrativa-Financiera, se detallaran las distintas

unidades que lo componen, así como las funcionan en lugares distintos a la principal.

Proyecto Integrador (Taller de Auditoría) Dr. CPA. Sergio Esparza M.

106

9. Misión, Visión y objetivos institucionales

Identifique la visión y la visión los principios, los objetivos y las metas de la entidad a

ser auditada, indicando la fuente en donde se obtuvo esa información.

10. Principales actividades, operaciones e instalaciones.

Describa en forma general las principales operaciones, actividades e instalaciones

relacionadas con la naturaleza y funciones de la entidad. Se obtendrá información del

plan operativo y del reglamento orgánico funcional

11. Principales políticas y estratégicos funcionales.

Identifique las principales políticas y estrategias de la entidad sujeta a examen. Se

obtendrá preferentemente el plan estratégico de la entidad.

12. Financiamiento.

Se identifica la fuente de ingresos que tenga la entidad, institución, por cada ejercicio

económico. La información se tomara del estado de resultados.

13. Funcionarios principales.

En anexo, se detallaran los nombres, cargos y periodos de actuación de los principales

funcionarios o ex funcionarios de la entidad sujeta a examen. Se hará referencia al

oficio con el cual se notifico el inicio de la auditoria.

14. Principales políticas contables.

Identifique y describa las principales políticas y prácticas contables que mantiene la

entidad. Verifique si se aplican con sujeción a las normas vigentes.

15. Grado de Confiabilidad e la información financiera, administrativa y

operacional.

La estructura orgánica y funcional de la unidad financiera puede revelar un efecto

importante respecto de la integridad y confiabilidad de la información financiera

producida y su relación directa con el volumen y la proyección de las operaciones que

se desarrollan de las actividades de la entidad:

Revise la estructura de las unidades que pertenecen a la sección financiera y

descríbalas en un papel de trabajo y comente los aspectos importantes.

Identifique las funciones de los empleados o funcionarios del área.

Revise los niveles de autorización de las diferentes operaciones.

Determine el grado de centralización o descentralización de las actividades

financiera

Proyecto Integrador (Taller de Auditoría) Dr. CPA. Sergio Esparza M.

107

Señale la información financiera y reporte que produce la entidad con

indicación de: titulo, periodicidad, fecha de preparación, usuarios directos,

finalidad y acciones tomadas por la entidad a base del reporte analizado.

Evalué el numero de personal a cargo del trabajo

Identifique el volumen de transacciones promedio por mes

Realice el seguimiento a varios tipos de operaciones desde su inicio hasta su

término de acuerdo con el sistema.

Señale los principales comentarios que constan en los informes del examen

Similares procedimientos deberán adoptarse para realizar las operaciones en

contabilidad, presupuesto, activos fijos, bodega y otras áreas que generen información

financiera.

16. Sistema de información automatizad

Obtenga una comprensión global de los sistemas de información Computarizados así

como de la estructura y complejidad de ambiente computarizado, incluyendo la unidad

informática, los equipos, programas básicos y las aplicaciones utilizadas.

17. Puntos de interés para el examen.

Identifique los hechos importantes al momento de revelar la información de la

entidad, que amerite se r considerada como área critica.

18. Transacciones importantes identificadas.

Identifique las principales transacciones que de acuerdo a la naturaleza de la entidad y

su importancia relativa, deberá considerarse para aplicar procedimientos sustitutivos. Ej.

Contratos, seguros, prov. cuentas incobrables etc.

19. estado actual de observaciones de exámenes anteriores

Carta de dictamen.

Identifique las salvedades que constan en el dictamen de Auditoria anterior y evalué

las incidencias que estas tiene en el período auditado para que se les vuelva a considerar

si el caso lo amerita.

Seguimiento en la aplicación de recomendaciones

Verifique el cumplimiento de las recomendaciones que constan en los informes

emitidos por auditores externos y la unidad de auditoría interna o la contraloría general

del estado en el periodo auditado

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108

20. Identificación de los componentes importantes a examinar en la planificación

especifica.

Se detallaran los componentes identificados como importantes, señalando las rezones

para ello.

21. Matriz de evaluación preliminar del riesgo de auditoria

Se calificara el riesgo global de la auditoria relacionado con el conjunto de los estados

financieros o área a examinar, utilizando una matriz.

22. Recursos a utilizarse,

Se deben analizar e indicar que tipo de recurso va a utilizar en la realización de la

auditoria, pero tomando en cuenta la planificación preliminar y especifica.

23. Tiempo en el cual se desarrollara el examen

Se hará constar el tiempo en el cual se va a llevar a cabo la auditoria, considerando la

magnitud de las empresas y transacciones financieras de la misma.

24. Resultados de la auditoria

Se describirá los resultados que se espera obtener de la realización de la auditoria,

detallaremos lo que espera el cliente y quiere que se logre al momento de la terminación

de la misma.

25. Firmas de quien prepara y quien aprueba.

Debe existir la correspondiente responsabilidad de las personas que interviene tanto en

la preparación de la planificación preliminar, como en su correspondiente aprobación.

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109

INICIALES FIRMA FECHA

ELABORADO POR

REVISADO POR

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FIRMA FECHA

ELABORADO

|

REVISADO

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111

HOJA DE APUNTES PARA LA REDACCION

DEL INFORME DE AUDITORIA

HOJA DE HALLAZGOS

AREA DE HALLAZGO: CUENTA:

INTRODUCCION A LA CONCLUSION

1.

2..

CONDICION:

A.-

CRITERIO:

A.-

CAUSA:

A.-

EFECTO:

A.-

COMENTARIO DE LOS FUNCIONARIOS:

1.-

2.-

COMENTARIOS

1.

2.

3.

RECOMENDACIONES:

1.-

2.-

3.-

FIRMA FECHA

Elaborado por Supervisado por

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112

SEGUROS

1. Definiciones

1.1 Contenido del Contrato de Seguros

1.2. Clases, características, y elementos del seguro

1.3. Partes en el contrato de seguros y los intermediarios

1.4. Conformación del programa de seguros

1.5. Bienes asegurados. Seguro de Todo Riesgo Daños Materiales

1.6. Información a reportar

1.7. Documentos requeridos para el pago de siniestros

1.8 Aspectos jurídicos y operativos del siniestro

1.9 Proceso General para el Trámite de Siniestros

1.10. Documentos requeridos para el pago de siniestros:

1.11. Reaseguros

1. Introducción

El seguro es un contrato por el cual una de las partes (el asegurador) se obliga, mediante una prima que le abona la otra parte (el

asegurado), a resarcir un daño o cumplir la prestación convenida si ocurre el evento previsto, como puede ser un accidente o un

incendio, entre otras.

1.1. Clasificación de los seguros

De diversos modos pueden clasificarse los seguros. En primer lugar, según se hallen a cargo del Estado, en su función de

tutela o de la actividad aseguradora privada, se dividen en seguros sociales y seguros privados.

1. Seguros sociales: Los seguros sociales tiene por objeto amparar a la clase trabajadora contra ciertos riesgos, como la

muerte, los accidentes, la invalidez, las enfermedades, la desocupación o la maternidad. Son obligatorios sus primas

están a cargo de los asegurados y empleadores, y en algunos casos el Estado contribuye también con su aporte para la

financiación de las indemnizaciones. Otra de sus características es la falta de una póliza, con los derechos y

obligaciones de las partes, dado que estos seguros son establecidos por leyes y reglamentados por decretos, en donde se precisan esos derechos y obligaciones.

El asegurado instituye al beneficiario del seguro, y si faltase esa designación serán beneficiarios sus herederos legales, como si

fuera un bien ganancial, en el orden y en la proporción que establece el Código Civil. Por consiguiente, producido el

fallecimiento del asegurado el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social abona el importe del seguro a los beneficiarios

instituidos por aquél o a sus herederos.

El sistema de previsión de las cajas de jubilaciones no es técnicamente un seguro, aunque por sus finalidades resulta análogo.

Permite gozar de una renta a los jubilados y cubre los riesgos del desamparo en que puede quedar el cónyuge y los hijos

menores de una persona con derecho a jubilación, ordinaria o extraordinaria, a la fecha de su fallecimiento.

2. Seguros privados: Estos seguros son los que el asegurado contrata voluntariamente para cubrirse de ciertos riesgos, mediante el pago de una prima que se halla a su cargo exclusivo. Además de estas características podemos señalar:

Los seguros privados se concretan con la emisión de una póliza – el instrumento del contrato de seguro – en la que constan los

derechos y obligaciones del asegurado y asegurador. En nuestro país los seguros privados son explotados, en su mayoría por

compañías privadas.

1.2. CONTENIDO DEL CONTRATO DE SEGUROS

1. CONTRATO DE SEGURO

El seguro es un contrato, en virtud del cual una persona jurídica llamada asegurador, asume, a cambio de una prima, un riesgo

que le es trasladado por una persona natural o jurídica llamado asegurado y en el cual éste tiene un interés asegurable, con el fin

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113

de indemnizarlo, en el evento de que ocurra la realización del riesgo previsible.

2. PÓLIZA

Es el documento contentivo del contrato de seguro y que sirve como prueba de la existencia del mismo. Este documento deberá

redactarse en castellano, firmarse por el asegurador y entregar al asegurado en el plazo de 15 días contados desde su

celebración.

Toda póliza debe contener los siguientes datos:

a.- El nombre y domicilio del asegurador;

b.- Los nombres y domicilios del solicitante, asegurado y beneficiario;

c.- La calidad en que actúa el solicitante del seguro;

d.- La identificación precisa de la persona o cosa con respecto a la cual se contrata el seguro;

e.- La vigencia del contrato, con indicación de las fechas y horas de iniciación y vencimiento, o el modelo de determinar

unas y otras;

f.- El monto asegurado o el modo de precisarlo;

g.- La prima o el modo de calcularla;

h.- La naturaleza de los riesgos tomados a su cargo por el asegurador;

i.- La fecha en que se celebra el contrato y la firma de los contratantes;

j.- Las demás cláusulas que deben figurar en la póliza de acuerdo con las disposiciones legales.

Los anexos deben indicar la identidad precisa de la póliza a la cual corresponden; y las renovaciones, además, el período de

ampliación de la vigencia del contrato original.

3. RIESGO

El riesgo es el suceso incierto que no depende exclusivamente de la voluntad del tomador, del asegurado o del beneficiario, y

cuya realización de origen a la obligación del asegurador.

Los hechos ciertos, salvo la muerte, y los físicamente imposible, no constituyen riesgos y son, por lo tanto, extraños al contrato

de seguro. Tampoco constituye riesgo la incertidumbre subjetiva respecto de determinado hecho que haya tenido o no

cumplimiento.

4. SINIESTRO

Se denomina siniestro la realización del riesgo asegurado

5. DEDUCIBLE

Es el monto o porcentaje del daño indeminizable que invariablemente se deduce del pago de la indemnización y que, por lo

tanto, siempre queda a cargo del asegurado.

6. PRIMA

Es el costo o precio del seguro, que el tomador se obliga a pagar. Es uno de los elementos de la esencia del contrato de seguro y

la mora en el pago de la misma produce la terminación automática del contrato.

7. VALOR ASEGURADO

Es el monto que determina la responsabilidad máxima del asegurador en caso de realizarse un siniestro amparado por la póliza

8. AMPARO O COBERTURA

Es el riesgo o evento que cubre un determinado seguro.

9. EXCLUSIONES

Son los riesgos o eventos que no se amparan en el seguro.

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114

1.3. CLASES CARACTERÍSTICAS Y ELEMENTOS DEL SEGURO

1. CLASES DE SEGUROS

Los seguros en dos clases:

- De daños

- De personas

Así mismo determina que los seguros de daños podrán ser reales y patrimoniales.

2. CARACTERÍSTICAS DEL SEGURO

Las características principales del contrato de seguro, las cuales son:

- Consensual

- Bilateral

- Oneroso

- Aleatorio

- De Ejecución Sucesiva

3. ELEMENTOS ESENCIALES DEL CONTRATO DE SEGURO.

Son de la esencia del contrato de seguro, los siguientes elementos que describimos a continuación.

1. El asegurador;

2. El solicitante;

3. El interés asegurable;

4. El riesgo asegurable;

5. El monto asegurado o el límite de responsabilidad del asegurador, según el caso;

6. La prima o precio del seguro; y,

7. La obligación del asegurador, de efectuar el pago del seguro en todo o en parte, según la extensión del siniestro.

La ausencia o defecto de cualquiera de ellos, conllevará a que el contrato no produzca efecto alguno.

El interés asegurable: Para los seguros de daños tienen interés asegurable para toda persona cuyo patrimonio pueda resultar

afectado, directa o indirectamente, por la realización de un riesgo. Es asegurable todo interés que, además de lícito, sea

susceptible de estimación en dinero.

Por lo tanto podemos decir que el interés asegurable es el vínculo patrimonial entre la persona y la cosa que se puede ver

afectado con la realización del riesgo.

El riesgo asegurable: Es el segundo elemento esencial es el suceso incierto que no depende exclusivamente de la voluntad del

asegurado o del beneficiario, y cuya realización de origen a la obligación del asegurador.

La prima o precio del seguro: Es la contraprestación a cargo del tomador y a favor del asegurador, el cual se pago como

contraprestación por la asunción del riesgo.

La obligación condicional del asegurador: Es la contraprestación a cargo del asegurador y a favor del beneficiario del seguro,

consistente en la indemnización que debe pagar aquel ante la realización del siniestro.

1.3. PARTES EN EL CONTRATO DE SEGUROS Y LOS INTERMEDIARIOS

1. PARTES EN EL CONTRATO DE SEGURO

Son partes en el contrato de seguro el asegurador. Adicionalmente intervienen otras personas como el asegurado y el

beneficiario.

a.- ASEGURADOR

Es la persona Jurídica que asume los riesgos, debidamente autorizada para ello con arreglo alas leyes y reglamentos.

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115

b.- TOMADOR

Es la persona que obrando por cuenta propia o ajena, traslada los riesgos.

c.- Asegurado:

Es la persona sobre la cual recae el riesgo, es decir la persona que tiene el interés asegurable.

d.- Beneficiario:

Es la persona que recibe el pago de la indemnización por parte de la aseguradora.

2. INTERMEDIARIOS DE SEGUROS

Son intermediarios de seguros:

- Los Agentes,

- Las Agencias y

- Los Corredores

Los agentes son las personas naturales que promueven la celebración de contratos de seguro y de capitalización y la renovación

de los mismos en relación con una o varias compañías de seguros o sociedades.

La agencia representa a una o varias compañías de seguros, en determinado territorio, y con las facultades mínimas señaladas

por la Ley.

Tanto las agencias como los agentes, representan a las compañías de seguros para las cuales están autorizados trabajar, y por

consiguiente los compromisos que adquieren dentro del desarrollo de su objeto social, compromete a la aseguradora.

Son corredores de seguros, las sociedades anónimas cuyo objeto social, sea exclusivamente ofrecer seguros, promover su

celebración y obtener su renovación a título de intermediarios entre el tomador y el asegurador.

Actualmente, solo los corredores de seguros se encuentran sujetos a la inspección y vigilancia por parte de la Superintendencia

Bancos y Seguros.

1.4. CONFORMACIÓN DEL PROGRAMA DE SEGUROS

Cubre las pérdidas o daños materiales que sufran los bienes asegurados, por cualquier causa no excluida expresamente.

1. SEGURO DE TODO RIESGO DAÑOS MATERIALES

Objeto del seguro

Amparar todos los bienes inmuebles y muebles de propiedad del asegurado o aquellos que se encuentren bajo su control,

tenencia, responsabilidad o custodia, ubicados en el territorio nacional contra los daños o pérdidas materiales a consecuencia de

cualquier riesgo, tanto por eventos internos o externos, incluyendo las pérdidas consecuenciales por todo concepto. Los

sublímites otorgados en cada una de las cláusulas establecidas operan en exceso del valor asegurado y no haciendo parte del

mismo.

Con esta póliza, se unifica en un solo seguro, las coberturas que se pueden contratar bajo las pólizas de Incendio y/o Rayo,

Sustracción, Equipo Electrónico y Rotura de Maquinaria, para obtener una mayor protección de sus bienes e intereses al

contratar una póliza de Todo Riesgo, bajo la cual se amparen todas las pérdidas o daños que puedan sufrir estos, con excepción

de los expresamente excluidos.

AMPARO BÁSICO

Todos los daños, pérdidas o desaparición que sufran los intereses asegurados, originados por cualquier causa no expresamente

excluida, sea que dichos bienes estén en uso o inactivos, dentro o fuera de los predios del asegurado y dentro del territorio

nacional, así como los costos y/o gastos en que incurra, o todos combinados, como consecuencia de dichos daños o pérdidas;

incluyendo las siguientes coberturas y/o eventos pero sin estar limitado a ellos: Daño material, hurto y hurto calificado para

todos los bienes, todo riesgo sustracción, corriente débil, pérdida de datos o portadores externos de datos incluyendo software,

rotura de maquinaria, frigoríficos, daños a calderas u otros aparatos generadores de vapor, rotura accidental de vidrios,

terremoto, temblor, erupción volcánica, maremoto, tsunami y demás eventos de la naturaleza, Actos Mal Intencionados de

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116

Terceros (AMIT), Huelga, Motín, Asonada, Conmoción Civil o Popular (HMACCoP), Terrorismo, Sabotaje.

AMPAROS ADICIONALES

Adecuación de construcciones a las normas de sismo resistencia: Se extiende la cobertura del seguro a amparar los

costos y gastos razonables en que incurra el asegurado, cuando a consecuencia de un evento amparado bajo la póliza,

los edificios y obras civiles sufran daños estructurales, cuya reparación o reconstrucción conlleve la adecuación a

normas sismo resistentes vigentes al momento de efectuarse la reparación o reconstrucción del bien asegurado,

Sublimite de $ (Monto)

Amparo para semovientes hasta $ (monto) evento / vigencia

Rotura de vidrios, interiores y exteriores que formen parte del inmueble asegurado hasta $ (Monto) evento / vigencia.

CLÁUSULAS ADICIONALES

Actos de autoridad

Amparo automático para bienes muebles o inmuebles adquiridos o recibidos, en construcción, montaje y/o

remodelación sean nuevos o usados (hasta por el 30% del valor asegurado total de la póliza.

Ampara automático para cambio de ubicación del riesgo. No se requiere dar aviso previo o posterior a la aseguradora

Por medio de las cláusulas adicionales, se adecuan las condiciones normales del seguro, a las necesidades específicas de

la Entidad.

Amparo automático para edificios y contenidos que por error u omisión no se hayan informado al inicio del seguro

(hasta por el 30% del valor asegurado total de la póliza y por 120 días)

Amparo automático para equipos reemplazados temporalmente hasta por el 30% del valor asegurado total y por 120

días

Ampliación del plazo para aviso de siniestro a 120 días

Anticipo de indemnización del 75%

Arbitramento o cláusula compromisoria

Bienes bajo cuidado, tenencia, control y custodia

Bienes fuera de edificios

Cláusula de 72 horas para terremoto

Cobertura de equipos móviles y portátiles (30% del valor asegurado)

Concurrencia de amparos, cláusulas y/o condiciones

Conocimiento del riesgo

Daños y pérdida a dineros y títulos valores

Definición del riesgo

Denominación en libros

Derechos sobre el salvamento

Designación de ajustadores

Designación de bienes asegurados

Determinación de la pérdida indemnizable

Elementos dañados y gastos

Eliminación de cláusula de garantías

Equipos de reemplazo temporal

Errores, omisiones e inexactitudes no intencionales

Errores u omisiones en la presentación de la información sobre bienes asegurados

Detalles técnicos

Extensión de la cláusula de traslados temporales para amparar el tránsito de los bienes

Gastos adicionales límite 100% de los gastos demostrados

Gastos adicionales para acelerar la reparación, reacondicionamiento o el reemplazo de los bienes asegurados o para

continuar o restablecer lo mas pronto posible las actividades del asegurado límite 100% de los gastos demostrados

Gastos de extinción de incendio límite 100% de los gastos demostrados

Gastos de extinción del siniestro límite 100% de los gastos demostrados

Gastos de preservación de bienes límite 100% de los gastos demostrados

Gastos extraordinarios por tiempo extra, trabajo nocturno, trabajo en días feriados límite 100% de los gastos

demostrados

Gastos para demostrar el siniestro y su cuantía límite 100% de los gastos demostrados

Gastos por arrendamiento en caso de siniestro límite 100% de los gastos demostrados

Gastos por reacondicionamientos, reemplazos temporales y/o provisionales o reparaciones de bienes asegurados o

construcciones provisionales o transitorias, así como el valor del arrendamiento temporal de bienes muebles o

inmuebles límite 100% de los gastos demostrados

Honorarios profesionales (ingenieros, topógrafos, arquitectos, etc., incluyendo gastos de viaje y estadía límite 100% de

los gastos demostrados

Incremento en los costos de operación

Labores y materiales

Modificaciones a favor del asegurado

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117

Modificaciones del riesgo hasta 120 días

Movilización de bienes para su uso (10% del valor asegurado evento vigencia)

No concurrencia de deducibles

No tasación de inventario cuando la cuantía reclamada por el asegurado, sea igual o inferior al 0.001% del valor

asegurado total de la póliza

Obras en construcción y/o terminadas y/o montaje ( 30% del valor asegurado)

Pago de auditores, revisores y contadores límite 100% de los gastos demostrados

Pago de indemnización directamente a contratistas y proveedores

Primera opción de compra del salvamento para el asegurado

Propiedad horizontal

Propiedad personal de funcionarios límite $ (monto) evento $ (monto) vigencia

Reconstrucción de archivos hasta el 100% de los gastos demostrados

Remoción de escombros hasta el 100% de los gastos demostrados

Renta hasta por el 100% de los gastos demostrados, sublímite mínimo $ (monto) mes $ (monto) al año

Reposición o reemplazo para equipos eléctricos y electrónicos y para maquinaria

Reposición o reemplazo para equipos eléctricos y electrónicos y para maquinaria hasta la concurrencia del valor

asegurado

Reposición o reemplazo para demás bienes

Reproducción o reemplazo de información contenida en documentos, archivos de cualquier tipo, bases de datos,

planos, etc., hasta el 100% de los gastos demostrados

Restablecimiento automático del valor asegurado por pago de siniestro para las coberturas huelga, motín, asonada

conmoción civil o popular hasta $ (monto)

Secreto industrial, propiedad industrial, marcas de fábrica y nombres

Sistema flotante para mercancías, insumos, materias primas, productos en proceso, productos terminados, con reporte

mensual y ajuste anual, el asegurado presentará a la compañía dentro de los 60 días subsiguientes a la terminación de

la póliza el saldo de las mercancías (elementos de consumo)

Traslado temporal de bienes (incluye transporte y permanencia de predios de terceros, por 120 días)

Valor acordado sin aplicación de infraseguro

Valores admitidos globales sin relación de bienes

EXCLUSIONES GENERALES

Materiales nucleares, emisión de radiaciones ionizantes o contaminación por la radioactividad de cualquier

combustible nuclear o de cualquier desperdicio proveniente de la combustión. Para efectos de este aparte, solamente se

entienden por combustión cualquier proceso de fisión nuclear que se sostiene por si mismo. Guerra civil o

internacional, invasión, acto de enemigo extranjero, hostilidades u operaciones de guerra (haya habido o no

declaración de guerra), rebelión y sedición

Responsabilidad civil contractual y extracontractual

Dolo o culpa grave de los representantes legales del asegurado

Infidelidad o actos deshonestos de los accionistas o socios, administradores o cualquiera de los trabajadores del

asegurado y los faltantes de inventario

Contaminación ambiental de cualquier naturaleza sea esta gradual, súbita o imprevista, incluyendo las multas por tal

causa, y las indemnizaciones que se vea obligado a pagar el asegurado por orden de cualquier autoridad administrativa

o judicial, con absoluta prescindencia de que llegue a configurarse o no una responsabilidad en contra del asegurado

por tal contaminación

Lucro Cesante

Desgaste resultante del uso y operación normal

Operar la maquinaria bajo condiciones anormales o por encima de la capacidad original de diseño durante ensayos,

experimentos o pruebas

Fermentación y vicio propio

Hundimientos, desplazamientos, agrietamientos y asentamientos de muros, pisos, techos, pavimentos o cimientos, que

ocurran como consecuencia de vicio propio del suelo o de errores de construcción que ocurran dentro de los 12 meses

siguientes a la puesta en marcha del bien afectado

BIENES NO CUBIERTOS:

Terrenos, suelos, siembras y bosques

Bienes en tránsito.

Vehículos a motor que se encuentren fuera de los predios del asegurado y que tengan o deban tener licencia para transitar

en carreteras

Aeronaves

Embarcaciones y planchones acuáticos

Vías de acceso sus complementos y sus anexos

Pieles, joyas, relojes, piedras preciosas o semipreciosas, oro y otros metales preciosos, menaje doméstico

Frescos o murales que con motivo de decoración formen parte de los edificios o estén pintados allí

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118

Aquellos bienes de consumo en el proceso industrial que le es propio, contenidos y en uso dentro de los equipos o

maquinaria en operación, tales como combustibles, lubricantes, refrigerantes, y similares, no quedan comprendidos en

esta exclusión los catalizadores, iniciadores, el aceite usado en los transformadores o interruptores eléctricos, el mercurio

utilizado en los rectificadores de corriente, y aquellos bienes de consumo que se encuentran en inventarios como materias

primas o de consumo en almacenes, bodegas y tanques de almacenamiento

Bienes en construcción y/o montaje, con excepción de lo estipulado en la condición décimo segunda de la póliza

VALORES ASEGURADOS

La suma total asegurada para los intereses asegurados bajo la condición de la póliza, que constituye la responsabilidad máxima

de la aseguradora en caso de una pérdida o daño parcial o total material que afecte los intereses asegurados o, gastos, o costos,

o todos los combinados, ascienden a la cantidad estipulada en la carátula de la póliza por evento o siniestro, con prescindencia

del número de veces que dicho daño ocurra durante la vigencia de la presente póliza

1.7. BIENES ASEGURADOS. Seguro de Todo Riesgo Daño Material

EDIFICIOS

Son las construcciones fijas, incluyendo escaleras exteriores, cimientos, mejoras locativas, cerramientos, de propiedad del

asegurado o por las cuales sea legalmente responsable.

VIDRIOS DE LA EDIFICACIÓN

Bajo este artículo se amparan los vidrios interiores y exteriores de la edificación hasta por el monto de valor asegurado

indicado.

MEJORAS LOCATIVAS Son todas aquellas mejoras al inmueble. A aún en el caso de no ser propietaria del bien, ha realizado

inversiones para adecuarlas a sus necesidades, tales como: tapetes, tapizados, enchapes, mejoras eléctricas, cielos rasos,

divisiones modulares, etc., los cuales al momento de un siniestro pueden afectar el patrimonio y normal funcionamiento.

MUEBLES Y ENSERES Comprende todos los elementos devolutivos de la Entidad como escritorios, sillas, mesas, cortinas,

bibliotecas, archivadores, equipos, que no sean eléctricos o electrónicos y que no se encuentren comprendidos en alguna otra

clasificación.

MAQUINARIA Y EQUIPO Toda la maquinaria, equipos, accesorios, herramientas, tanques de almacenamiento, mezcladoras

de materia prima e insumos, empacadoras, molinos, silos de almacenamiento, extrusores, cargadores, básculas, bandas

transportadoras de materia prima y producto terminado, estibadores, papeles de control, instalaciones eléctricas, de vapor, de

aire, de líquidos y de agua que correspondan a maquinarias, equipos fijos para manejo y movilización de materiales,

transformadores, subestaciones, plantas eléctricas, motobombas, aire acondicionado, calderas, equipos de extinción de

incendio, entre otros.

MERCANCÍAS Para efectos de la póliza comprende todos los devolutivos adquiridos por el asegurado bien sea nuevos o

usados que ingresen al almacén y que posteriormente se den al servicio de un cuentadante. Así mismo comprende los

devolutivos en servicio que sean reintegrados al almacén para dar de baja o para su posterior uso.

EQUIPOS DE COMPUTO EN GENERAL Computadores considerados integralmente con todos sus componentes internos

como, discos duros, memoria ram, cd room, tarjetas de video, sonido, red, comunicaciones, etc., Periféricos como pantallas,

filtros, mouse, impresoras, scaners, lectores ópticos, módems, quemadores de cd., reguladores de voltaje.

EQUIPOS DE TELEFONIA Fax, conmutadores, centrales telefónicas, aparatos telefónicos, consolas, etc.

Los deducibles son las sumas o porcentajes que la Entidad debe asumir de cualquier pérdida que se presente y que esté

amparada por el seguro.

EQUIPOS DE OFICINA

Fotocopiadoras, centros electrónicos de control numérico, equipos de vigilancia, cámara de video, centros de control,

detectores y sensores de movimiento y humo, detectores de metales, máquinas de escribir eléctricas y electrónicas, calculadoras

y demás objeto de la cobertura no mencionados:

EQUIPOS MÉDICOS Y DE LABORATORIO EQUIPOS MÓVILES Y PORTÁTILES Laptop, impresoras portátiles, teléfonos

celulares, beeper, equipos de radiocomunicaciones, sistemas de comunicación, equipos de ingeniería etc.

OTROS CONTENIDOS.

Dentro de los bienes también se amparan las Armas de fuego, Obras civiles en proceso de construcción o terminadas, dineros

y títulos valores contenidos dentro y fuera de caja fuerte, obras de arte como cuadros, esculturas, colecciones, libros de

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contabilidad, documentos de comercio y control, bonos, escrituras, pagares, títulos, letras, planos, croquis, dibujos, patrones,

moldes, modelos, manuscritos y similares sobre los cuales en caso de siniestro, la indemnización no excederá del costo de su

trascripción y/o reconstrucción.

DEDUCIBLES

Son las sumas o porcentajes que el asegurado asume de cualquier reclamo que se presente y que afecte las pólizas contratadas

con deducible. En caso de indemnización por reposición, el valor del mismo se deduce del valor pagado por la aseguradora y

por lo tanto debe ser cancelado por el asegurado directamente al proveedor del bien o empresa que presta el servicio respectivo.

Terremoto, temblor y/o erupción volcánica: 1% sobre el valor asegurado del predio o bien afectado sin mínimo

Huelga, Motín, Asonada, Conmoción Civil o Popular y Actos Mal Intencionados de Terceros: Sin deducible

Hurto y hurto calificado para cualquier bien diferente a equipos eléctricos y electrónicos: Sin deducible

Demás eventos para cualquier bien diferente a equipos eléctricos y electrónicos: Sin deducible

Hurto y hurto calificado de equipos eléctricos y electrónicos diferentes a móviles y portátiles y celulares, beeperes y

radioteléfonos: Sin deducible

Hurto y hurto calificado de equipos eléctricos y electrónicos móviles y portátiles diferentes a celulares, beeperes y

radioteléfonos: Sin deducible

Demás eventos equipos eléctricos y electrónicos diferentes a celulares, beeperes y radioteléfonos: Sin deducible

Todo daño o pérdidas de celulares, beeperes y radioteléfonos: Sin deducible

Todo daño o pérdidas de maquinaria: Sin deducible

Rotura de vidrios: sin deducible

Límite agregado sin aplicación de deducible ni demérito por uso hasta por $ (monto)

Ante cualquier siniestro se debe emplear los medios disponibles para evitar su propagación. Recuerde que la vida e integridad

de las personas debe prevalecer obre cualquier cosa.

1.6. INFORMACIÓN A REPORTAR

Con el objeto de mantener debidamente asegurados lo bienes de propiedad del asegurado aquellos por los cuales sea o fuere

legalmente responsable, MENSUALMENTE se debe reportar a la oficina de seguros de la Entidad, manejada o Corredores de

Seguros, la siguiente información:

Relación de los inmuebles adquiridos o recibidos a cualquier título (compra, comodato, préstamo, custodia, etc.) que no

estuvieren asegurados así como aquellos bienes dados de baja durante el mes inmediatamente anterior, con el objeto de

incluirlos o excluirlos de la póliza. Dicha relación debe contener como mínimo: (Ver formato 1)

Tipo de novedad (inclusión o exclusión)

Nombre del inmueble

Dirección, Municipio y Departamento

Área construida y área total

Valor área construida y área total

Indicación si el inmueble está clasificado como patrimonio cultural

Mejoras locativas efectuadas en los inmuebles de propiedad del a Universidad Nacional o sobre aquellos bajo los

cuales sea responsable, indicando como mínimo: (Ver formato 2)

Relación de los bienes devolutivos adquiridos o recibidos a cualquier título (compra, comodato, préstamo, custodia,

etc.) que no estuvieren asegurados así como aquellos bienes dados de baja durante el mes inmediatamente anterior,

con el objeto de incluirlos o excluirlos de la póliza. Dicha relación debe contener como mínimo: (Ver formato 3)

Tipo de novedad

Cantidad

Descripción incluyendo clase, modelo, etc.

Marca

Serial

Ubicación

Número de inventario

Valor Unitario

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120

Valor total

Cualquier otra variación o modificación en los bienes actualmente asegurados bajo este seguro.

Valor del saldo mensual de los bienes de consumo en todos los almacenes de la Entidad.

1.7. DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA EL PAGO DE SINIESTROS

(Copia simple)

Conforme al ofrecimiento realizado por la aseguradora, los documentos requeridos para el pago del siniestro son:

1. POR INCENDIO

Informe detallado de las circunstancias de modo, tiempo y lugar de ocurrencia de los hechos

Dos presupuestos o cotizaciones del valor de reposición o reparación de los bienes afectados, así como relación detallada

de otras pretensiones con sus debidos soportes

2. POR SUSTRACCION

Informe de la autoridad competente en donde se describan los hechos

Informe detallado de las circunstancias de modo, tiempo y lugar de ocurrencia de los hechos

Denuncia policial

Relación detallada de los bienes hurtados

3. POR CORRIENTE DEBIL

Informe detallado de las causas del daño y fecha en que ocurrió el siniestro

Denuncia policial

Sentencia judicial ejecutoriada cuando no exista responsabilidad evidente del asegurado

Factura de compra o entrada de ingreso al almacén

4. POR ROTURA DE MAQUINARIA

Informe técnico sobre las causas del daño y fecha en que ocurrió el siniestro

Denuncia policial

Sentencia judicial ejecutoriada cuando no exista responsabilidad evidente del asegurado

RECOMENDACIONES EN CASO DE SINIESTRO

Al ocurrir un evento que pueda afectar este seguro, se deben tener presentes las siguientes recomendaciones:

Se deben emplear todos los medios de que disponga, para evitar su propagación y extensión y así poder salvaguardar los

bienes asegurados que no fueron afectados con el siniestro.

No se podrá remover ni ordenar la remoción de los escombros que haya dejado el siniestro, sin la autorización escrita de

la Aseguradora o sus representantes.

Se debe dar aviso inmediato a la aseguradora o Corredores de Seguros.

Es obligatorio preservar y entregar el salvamento a la Aseguradora.

No se podrá renunciar en ningún momento en los derechos contra terceros responsables del siniestro, tal renuncia puede

acarrear la pérdida del derecho a la indemnización.

No se deben efectuar reparaciones sin la autorización de la Aseguradora.

En caso de hurto, formular denuncia penal ante la autoridad competente e informar de la ocurrencia del siniestro con

copia de la denuncia y demás documentos complemento del reclamo.

Obtener y entregar, o poner de manifiesto, los detalles, libros, facturas, documentos justificativos, actas y cualquier otro

informe que sean necesarios para demostrar la ocurrencia del siniestro y el monto de la pérdida, según la lista de

requisitos para el pago de indemnizaciones.

Conservar las partes dañadas y tenerlas a disposición para que puedan ser examinadas por el experto de la aseguradora en

caso de ser necesario.

1.8 ASPECTOS JURÍDICOS Y OPERATIVOS DEL SINIESTRO

1. Aspectos Jurídicos en la Ocurrencia del Siniestro

1. OCURRENCIA DEL SINIESTRO.- En consecuencia, la indemnización constituye la contraprestación que la

Aseguradora brinda la Entidad por el pago de la prima.

2. OBLIGACIONES DEL ASEGURADO.- En caso de ocurrencia de un Siniestro son obligaciones del Asegurado:

Evitar la extensión y propagación del siniestro ocurrido y proveer al salvamento de las cosas aseguradas,

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Dar noticia a la aseguradora de la ocurrencia del siniestro, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de

ocurrencia del evento.

Al dar la noticia del siniestro la entidad debe declarar a la aseguradora los seguros coexistentes indicando el

Asegurador y la suma asegurada,

Probar la ocurrencia del siniestro y la cuantía de la pérdida.

AVISO DEL SINIESTRO

La noción del aviso es indicar un hecho o evento escueto y huérfano de toda prueba por el cual el Asegurado o

Beneficiario informa a la Aseguradora la ocurrencia de un siniestro que puede afectar la Cobertura dada en una póliza

de seguro.

El Asegurado, tiene la oportunidad de avisar hasta dos días después del hecho o durante cualquier otro término

pactado en las pólizas.

Por la falta de un aviso oportuno, el asegurador puede deducir de la indemnización los perjuicios que le cause dicho

incumplimiento,

Una vez se reciba el aviso o se haya tenido conocimiento de la ocurrencia del siniestro, no habiendo un reclamo

formal, se debe acusar recibo del aviso solicitando por medio de comunicación escrita la formalización del reclamo y

el envío de pruebas de la ocurrencia y de la cuantía de la pérdida.

El aviso debe ser por escrito (vía fax), a la aseguradora o por conducto del Corredor de Seguros de la Entidad, por

tratarse tan solo de dar noticia de un hecho siniestral.

Lo anterior implica hacer apertura inmediata del siniestro en el sistema.

4. INSPECCIONES PREVIAS

Cuando la Aseguradora lo estime conveniente podrá trasladar un funcionario o al ajustador designado, al lugar de

ocurrencia de los hechos para efectuar una inspección directa sobre los daños ocurridos.

Mediante esta inspección se pretende obtener la información más completa posible, acerca de las causas o

circunstancias en que se produjo el siniestro y sus consecuencias. Esta inspección generalmente va acompañada de

toma fotográfica, interrogatorio de testigos, elaboración de inventario de salvamento y demás detalles que quedan

escritos en el expediente del reclamo.

1. CONSTITUCIÓN DE RESERVAS.- Ocurrido el Siniestro se debe hacer una estimación preliminar de las pérdidas,

sin sobrepasar el monto asegurado para que la aseguradora pueda establecer una reserva del posible valor que tenga

que indemnizar.

2. REGISTRO DEL SINIESTRO.- Con la documentación inicial el Corredor de Seguros dará apertura al siniestro

asignando un número interno de documentación_, el cual se deberá tener en cuenta en las documentación_ de

respuesta y envío de documentación.

3. ANÁLISIS DE LA PÓLIZA Y SUS ANEXOS.- Para efectos de determinar si hay o no cobertura, la Aseguradora

analiza la póliza afectada con el siniestro verificando aspectos tales como:

vigencia de la póliza,

Bienes asegurados,

Exclusiones,

Interés asegurable,

Pago de la prima,

Deducibles,

Amparos contratados,

Etc. para comprobar que se ajusta a las condiciones de la póliza.

8. ANÁLISIS Y ESTUDIO DEL RECLAMO

1. RECLAMO FORMAL.- El reclamo es formal cuando es presentado por escrito por el asegurado, acompañando la

prueba de la ocurrencia del siniestro y la demostración de la cuantía de la pérdida, a partir de ese momento empieza a

correr el término de un mes para definir la reclamación.

2. PRUEBA DE LA OCURRENCIA DEL SINIESTRO.- Corresponde al asegurado demostrar la ocurrencia así como la

cuantía de la pérdida

3. PRUEBAS IDÓNEAS DEL SINIESTRO.- Para este efecto debe aportar los documentos necesarios que acrediten la

preexistencia de los bienes objeto de los seguros afectados así como las pruebas idóneas que demuestren el siniestro tales

como: denuncia ante autoridad competente, actas de intervención de autoridades, declaraciones extra juicio, etc., de

acuerdo al ramo afectado y la lista de requisitos para la presentación de reclamos.

1.9. PROCESO GENERAL PARA EL TRÁMITE DE SINIESTROS

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1. GENERALIDADES

A continuación presentamos alguna generalidades que deben tenerse en cuenta para iniciar la reclamación de cualquier

siniestro que afecte los contratos de seguros contratados por la Entidad.

2. ACTUACIÓN PRELIMINAR

Cuando ocurra un siniestro que afecte los bienes amparados por la Entidad, el asegurado tiene la obligación de emplear todos

los medios de que disponga para evitar su extensión o propagación y salvaguardar aquellos que puedan salir afectados durante

o con posterioridad a la ocurrencia del siniestro.

3. AVISO DE SINIESTRO

En caso de presentarse un siniestro que afecte cualquier bien de propiedad de la

Entidad, debe informarse por escrito sobre tal circunstancia a la aseguradora, en el menor tiempo posible y ante todo sin

superar el número de días señalados en cada una de las pólizas que conforman el programa de seguros.

4. PRESENTACIÓN FORMAL

El Asegurado deberá presentar por escrito a la mayor brevedad posible, la reclamación formal acompañada de la

totalidad de los documentos que sustentan la realización del evento, la cuantificación de la pérdida y la propiedad de

los bienes, mediante un informe detallado de las perdidas y daños causados por el siniestro, indicando del modo más

claro y exacto posible: las circunstancias de tiempo, modo y lugar, los objetos destruidos o dañados y el importe de la

perdida correspondiente, según el valor de los mismos en el momento del siniestro, el cual debe quedar registrado en

la denuncia respectiva, cuando haya lugar a ello.

De acuerdo al tipo de póliza que se afecte, la Aseguradora exige la presentación de los documentos indicados según la

información señalada para cada ramo.

Al presentar la reclamación, es necesario que la Entidad obtenga y ponga a disposición de la Aseguradora, todos los

detalles, recibos, facturas, documentos justificativos, actas, notas de entrada a almacén y cualquier informe que la

aseguradora este en derecho a exigirle con referencia a la reclamación, especialmente cuando no sean claras las

circunstancias que dieron origen a la causa del siniestro, cuando no es clara la Responsabilidad de la Aseguradora o

con el importe de la indemnización.

5. ASPECTOS PARA RESALTAR

Con el objeto de mantener debidamente asegurados los bienes e intereses patrimoniales del asegurado, así como para lograr una

oportuna indemnización de los siniestros amparados por los seguros contratados, las diferentes sedes deberán efectuar los

reportes de información y documentación que se describieron para cada uno de los seguros contratados por la Entidad.

Para facilitar los reportes que se deben efectuar, a continuación presentamos un resumen de la información que se debe

suministrar indistintamente de que el reporte se presente en ceros o sin movimientos y con la periodicidad abajo indicada:

6. EVENTO PERIODICIDAD FORMATO

Adquisición o Baja, a cualquier título, de bienes inmuebles sobre los cuales sea responsable el asegurado Dentro de los 10 días

siguientes a la fecha en que se produzca la novedad Formato No. 1

Realización de mejoras locativas sobre inmuebles sobre los cuales sea responsable el asegurado a los 10 días siguientes a la

fecha en que se produzca la novedad Formato No. 2

Adquisición o Baja, a cualquier título, de bienes muebles, enseres, maquinaria y equipo, equipos de computo y

comunicación y demás bienes similares descritos en el seguro de todo riesgo daños materiales, sobre los cuales sea responsable

el asegurado

Mensualmente durante los 10 primeros días siguientes al mes reportado Formato.3

1.10. DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA EL PAGO DE SINIESTROS:

A continuación se resumen los documentos requeridos por la compañía de seguros para el pago de siniestros:

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1. SEGURO DE TODO RIESGO DAÑOS MATERIALES

A.- POR INCENDIO

Informe detallado de las circunstancias de modo, tiempo y lugar de ocurrencia de los hechos

Dos presupuestos o cotizaciones del valor de reposición o reparación de los bienes afectados, así como relación

detallada de otras pretensiones con sus debidos soportes

Informe de la autoridad competente en donde se describan los hechos

B.- POR SUSTRACCION

Informe detallado de las circunstancias de modo, tiempo y lugar de ocurrencia de los hechos

Denuncia penal

Relación detallada de los bienes hurtados

3.- POR CORRIENTE DEBIL

Informe detallado de las causas del daño y fecha en que ocurrió el siniestro

Denuncia penal

Sentencia judicial ejecutoriada cuando no exista responsabilidad evidente del asegurado

Factura de compra o entrada de ingreso al almacén

1.11. REASEGURO:

El asegurador puede asegurar los riesgos asumidos, es decir, la ley faculta al asegurador a reasegurar los seguros que ha

tomado. Superintendencia de Bancos y Seguros

Las sociedades de seguros son entidades esencialmente financieras, que reciben los ahorros del público para administrar las reservas preestablecidas por los cálculos actuariales.

Esas reservas deben ser invertidas con excepcional prudencia y seguridad.

Es deber del estado examinar la posibilidad de realización de los cálculos y planes de seguro, la colocación de las

reservas, los resultados periódicos de esas administraciones y la correcta publicidad de todos aquellos datos que

demuestren el desenvolvimiento y el estado de dichas sociedades para que su prestigio resulte indudable y estimule la

contratación de nuevos seguros.

Las sociedades de seguros exigen al Estado una fiscalización especializada.

En cuanto a sus objetivos, se le han asignado a la superintendencia los siguientes fines y atribuciones: Controlar y fiscalizar la

organización, funcionamiento, solvencia y liquidación de las sociedades de seguros, en todo lo relacionado como su régimen

económico, y especialmente sobre los planes de seguro, tarifas, modelos de contrato, balances, funciones y conducta de los

agentes o intermediarios general.

1. Reaseguros activos y pasivos

El reaseguro es un contrato mediante el cual un asegurador que ha tomado directamente un seguro traspasa parte de él a otro

asegurador, que, por consiguiente, toma la responsabilidad de pagar la proporción que le corresponda en el caso de que ocurran

los riesgos previstos en el seguro contratado.

Los riesgos que técnicamente puede asumir una compañía de seguros tienen un límite, pasado el cual se impone la necesidad de

realizar reaseguros para ceder a otras compañías ese exceso de riesgos.

La regla fundamental para establecer el límite de riesgos que pueden asumir se halla en la uniformidad de los capitales

asegurados por cada compañía. Para evitar el desequilibrio que puede producir la falta de uniformidad de los capitales, las

compañías reaseguran la parte de los seguros que excede el límite normal de los capitales asegurados.

El límite de los riegos que puede correr una compañía de seguros se denomina pleno. La compañía que cede el excedente de su

pleno se llama cedente y hace un reaseguro pasivo. La compañía que toma el reaseguro se denomina cesionaria y hace un

reaseguro activo.

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A su vez, un reaseguro activo puede ser materia de un nuevo reaseguro en otra compañía. Este reaseguro se denomina

retrocesión. Por lo común las compañías cedentes pagan a las cesionarias las mismas primas que cobran a los asegurados y

perciben de ellas una comisión más alta que la que deben abonar a sus agentes o corredores.

2. Clasificación de los seguros de vida, conforme al riesgo que cubren

Seguros en caso de muerte: En los seguros de este tipo, al fallecimiento del asegurado, el asegurador abona al

beneficiario instituido por aquél el importe del seguro.

Seguros en caso de vida: En estos seguros la entidad aseguradora abona al asegurado el importe del seguro, siempre

que viva al vencimiento de un determinado periodo de tiempo. También puede convenirse el pago de una renta

periódica mientras viva el asegurado, a partir de una fecha establecida de antemano.

Seguros mixtos: Constituyen una combinación de los seguros de muerte y de vida. Por lo tanto, el importe del seguro se

paga a los beneficiarios si el asegurado muere antes de vencer el contrato, y se le entrega a él si supervive a esa fecha.

Según que cubran a una o más cabezas

Seguros sobre una cabeza: Se paga el seguro cuando fallece la persona asegurada.

Sobre dos o más cabezas: Mediante este contrato se asegura la vida de dos o más personas y el seguro se paga cuando muere

una de ellas a favor de la otra u otras.

Atento al número de personas amparadas por la póliza

Seguros individuales: Son los contratos por medio de los cuales se asegura una persona con un seguro de muerte, de vida o mixto.

Seguros colectivos: En estos contratos se asegura la vida de numerosas personas. El seguro se paga a la muerte de estas, a los beneficiarios instituidos.

Según las cláusulas adicionales

Seguros con cláusulas adicionales: De acuerdo con estas cláusulas la póliza puede prever otros beneficios.

Seguros sin cláusulas adicionales: Son aquellos cuyas pólizas solo prevé el seguro de muerte, vida o mixto.

1. Aceptación de los seguros y emisión de las pólizas

La emisión de las pólizas se realiza mediante los siguientes pasos:

1. Solicitud del seguro.

2. Verificación de todos los datos que constan en la solicitud.

3. Aceptación del seguro.

4. Emisión de la póliza.

La solicitud del seguro es el comprobante mediante el cual el asegurable solicita a la compañía un determinado seguro. Por ello

en él figuran los datos necesarios para que el asegurador conozca con exactitud el riesgo que ha de correr al contratar el seguro.

Los principales datos son:

1. Fecha.

2. Datos de identificación del asegurable.

3. Objeto y riesgo del seguro.

4. Descripción de la cosa que ha de asegurarse.

5. Importe del seguro.

La declaración de salud disminuye los gastos de emisión de la póliza, porque es menos oneroso verificar esa

declaración que hacer la revisión médica integral, y simplifica notablemente la gestión ante el asegurable para

inducirlo a que tome un seguro de vida. Aceptada la solicitud, se emite la póliza conforme a los datos de aquella y se

entrega al interesado