Talent Acquisition Challenges:Recruitment Trends & Issues

Facing Today’s Leading OrganizationsFebruary 25, 2009

If there is more than one person on a terminal/phone and you’d like a copy of the Presentation – please tell us your email address in the “questions” box on the sidebar

Recruitment and HiringChallenges and Solutions

February 25, 2009

Our Speakers Today

About TPI• Worldwide sourcing advisory firm• Nearly 400 advisors.  Completely independent and unbiased• Provide sourcing advisory services in:

– IT, HR, Finance, All other business functions• Our goal is to help our clients optimize their business operations through a combination of insourcing, shared services,   outsourcing and offshoring.

Hary Bottka provides TPI’s clients with expert human resources outsourcing advisory services benefiting from Hary’s experience. Hary is the Recruitment and Staffing Advisory Leader where he provides thought leadership and guidance regarding the RPO and Managed Service Provider (MSP) markets and service providers. Clients value Hary’s strong insight into industry trends and his experience with service provider human resources issues. He specialized in identifying process and organizational gaps within human resource organizations and developed future state HR service delivery models. Prior to joining TPI, he was employed by Deloitte, where he utilized his knowledge of ERP systems and HR applications to assist top tier corporations to facilitate large‐scale change HR initiatives. 

Hary holds a Bachelor of Arts in International Studies from Virginia Polytechnic Institute and State University. He also is a member of the Human Resources Outsourcing Association and where he serves on the RPO Tools Committee. 

Hary BottkaHR Global Practice Director

About HROA• The HROA is the definitive independent organization for all those who purchase, provide, or participate in HR transformation and outsourcing. Our membership encompasses over 7,500 HR executives, including the largest 50 buyers, the top 30 providers, the leading sourcing advisors and attorneys, and the best thought leaders in HR Transformation. 

• The HROA brings its diverse membership together to set standards and practices, provide peer networking, and maintain a robust curriculum.

Our Speakers Today

Richard Crespin is the Global Executive Director of the HROA and the President of Membership Services for SharedXpertise.  In his role for the HROA, Richard oversees all association activities and membership services, including the HROA’s Americas, Asia‐Pacific, and European Chapters as well as its many interest groups, including the RPOA.  He also oversees membership services for the SharedXpertise Forums which manages the HROA, the Finance & Accounting Officers Association (FAOA), and the Corporate Responsibility Officers Association (CROA).

Richard is an alumnus of both the George Washington University and the Harvard Business School.  He currently serves as President of the George Washington Alumni Association and is active member of the American Society of Association Executives.

Richard CrespinGlobal Executive Director

About Pinstripe• Known for innovative & uniquely effective sourcing of talent and executing on customer‐

focused process improvements servicing Global 5000 & Domestic Healthcare Systems• Founded: April 2005 by an experienced team of HR, HRO and RPO leaders and industry 

veterans Headquartered in Brookfield WI• Total Employees: 136 FTE’s; Average Recruiter experience is 5 1/2 years; Pinstripe 

Leadership Team (12) average HR Leadership experience is over 12 years

Our Speakers Today

Anne Nimke brings almost 30 years of experience in both humanresources and staffing to Pinstripe. She is a recognized leader in the RPO arenaseasoned veteran in world of talent strategy.  She has lead strategic client engagements including RPO Solutions that are the flagship programs in the industry,  Anne has also lead Long term outsourced talent acquisition programs for professional, non exempt and hourly staffing needs and consulting projects including applicant Tracking selection and implementation, employment agency RFP and Contract negotiation, and HR/Recruitment Department realignment and reorganization. 

She graduated from Marquette University with honors and is currently aMember of the HR Outsourcing Association (HROA), is Vice Chair of the RPOAssociation,  is a member of SHRM’s National Staffing Special Expertise Paneland is former President of the MMSHRM Chapter and co‐chair of the WIState SHRM Conference.

Anne NimkeCo‐founder andExec. Consultant

Please describe your current role…Recruiting Manager / Recruiter – 56%

HR Manager / Director or above – 11%

HR Generalist / HR Specialist (non recruiting) – 3%

Hiring Manager / Executive – 0%

Other – 31%

Polling Question

Agenda

• HROA Survey ‐ Recruiting Challenges and Opportunities

• The Time is Now!

• Questions

Discussion Input Points

• HROA/Pinstripe/TPI survey– Global Survey administered in Fall of 2008– Input from HR leaders and providers of recruitment services 

• TPI data – TPI Prevalence DatabaseTM

– Fact‐based research, supporting the HRO needs of the Forbes Global 1000

– Clear framework for apples‐to‐apples comparison of diverse HRO data points

– All HRO Functions: WFA, Payroll, Benefits, RPO, Learning, Compensation, Performance

• Pinstripe data– Recruiting Leaders Poll gathered monthly from predominately mid‐side organizations

Now!

Optimists see job growth as soon as spring,

With the economy losing only about 750,000

more jobs between now and then.

Pessimists predict the economy will keep

losing jobs until late next year or 2010, with

additional losses of well over 2 million jobs,

bringing the peak‐to‐trough decline to more

than 4 million.‐ BusinessWeek, “Is the Jobs Panic Justified?”  

12/10/2008

10

• First level, Calibri 24pt, gray

Now!

2009 Forecast Change in Jobs

11

Source: Moody’s Economy.com, Feb 2009

Impact of Economic Downturn

• Harmed– Limited resources– Uncertainty, both for organizations 

seeking to hire and prospective employees seeking change

– Relocation problems – home sales impact employee willingness/ability to move

– Increasingly poor quality of candidates• Helped

– More talent available; “their loss is our gain”

– Less competition enables organizations to better position to attract talent

– Uncertainty decreases attrition 

Impact of Economic Downturn

26%

56%

18%

Harmed No impact Helped

Now…is the Time!

A downturn can give smart companies 

a chance to upgrade their talent!McKinsey

• Redesign jobs (even as you execute headcount reductions)

• Protect your training and development programs

• Measure and make decisions based on talent needed now and in three years

• Invest in maintaining internal brand – no matter what

• Even though hiring may decline, quality of hire increases during a recession

What recruitment metrics do you measure now? (check all that apply)

Cost per hire – 33%

Time to fill – 77%

Candidate source analysis – 67%

Quality of hire – 23%

Candidate and/or Hiring Manager satisfaction – 30%

Polling Question

S������ P�������� ����

F������� 2008

Most Important to Measuring Recruiting Effectiveness

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%

Quality of candidate

Time to productivity

Job vacanciesoutstanding

Cost per hire

Time to hire

Measuring Recruiting Effectiveness

0% 10% 20% 30% 40% 50%

Decrease the time to hire

Lower the cost of recruitment

Improve candidate quality

Increase candidate volume

Gain access to technology

Improve market outreach

Why RPO?

Most Common Reasons to Outsource Recruitment Processes

Drivers of Provider Selection

RPO Defined

Recruitment Process Outsourcing is a form of business process outsourcing where an employer transfers all or part of its recruitment processes to an external service provider.

An RPO provider can provide their own or may assume the company’s staff, technology, methodologies and reporting.  

In all cases, RPO differs greatly from providers such as staffing companies and contingent/ retained search providers in that it assumes ownership of the design and management of the recruitment process and the responsibility of results. 

How concerned are you about effectively recruiting the best talent right now? (pick one)

Not concerned at all – 4%

Moderately concerned in all job/skill areas – 19%

Some areas very concerned & in other areas NOT concerned – 50%

Very concerned in all job/skill areas – 27%

Polling Question

Current Market Behaviors

• Organizations are in cost cutting mode – focus is clearly on 2009

• Large‐scale strategic initiatives are being deferred due to the cost of investment

• Organizations are focused on addressing specific and immediate problems ‐ targeted solutions or outsourcing

• Drivers for evaluating a Recruitment Process Outsourcing solution remain the same

– Variable cost structure, improve candidate quality, and shorter time to fill

• There is less urgency to address the recruiting challenges of 2007 and 2008

What to do now?• With hiring volumes down, organizations should be looking at 

their Recruiting and Staffing delivery model for the future

• Determine if your processes and systems environment support the needs of your hiring managers

• Calculate the current cost of administration – Are you surprised at the cost

• Seek to reduce the complexity of your environment by consolidating systems and vendors

• Identify strategic alternatives to the status quo– Model business case for each alternative

– Analyze feasibility/attractiveness of options

• Evaluate potential sourcing options – RPO is one of the most proven area of HR Outsourcing success

Impact of RPO

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Strongly Agree Agree Neutral Disagree Strongly Disagree

Improves quality of candidates our organization attracts

Helps my organization gain a competitive advantage

Is part of our talent management strategy

Strengthens the role of HR with senior management

Benefits candidates as well as hiring manager 

Helps my organization reduce costs

Is the solution to the managing the fluctuations in staffing demands

Is necessary for my organization to operate in today’s economic climate 

Brings about positive change to my organization

23

31 Customers

2,300,000 resumes sourced

31,223 hires5,650,000 candidate 

interactions

213 cities

Scope of full‐scope RPO ‐ Pinstripe

What to do now?

4 Things to Start Today1.Enhance your brand2. Innovate your process and mobilize technology3.Measure your results4.Be Nimble – change when it is necessary

What can you do now?

1. Enhance your brand

– Use Web 2.0 to promote your unique employee relations, culture, investments

– Know what the public knows about you

– Insure exceptional candidate care & communication throughout the process

Social Networking Usage Trends

26

• We have found that current employees are the most widely used and are by far the most trusted source of information about organizations for candidates.  Unfortunately, only 24% of employees actively promote their organization in the labor market.

Corporate Leadership Council

• Trust in “a person like me” has more than tripled, from 20% in 2000 to 68% in 2006. Edelman Trust Barometer

UniversalMcCanm

• Level 1: Minimal collaboration. Density creates value.

Web 2.0 Taxonomy

27

• Level 2: Collaboration adds value, which drives traffic and adds density

• Level 3: Collaboration creates value, which drives traffic and density.

Companies don’t control the message

What to do now?

2.  Innovate your process and mobilize technology– Utilize the functionality you already have

• Only 12% of ATS’s have their “auto‐emails” turned on

• Retrain staff on current & new ATS functionality

• Enhance your career site

– Know and deploy new options available in automation and self‐service

• eQuest/JobViper (Automated Job Posting Distribution)

• Jobs2Web (Requisition SEO)

• SkillSurvey (Automated Pre‐hire 360 Reference Checking)

• TalentDrive (Sourcing and TRM System)

Accelerate Your Process 

Dramatic increase in job seekers –Adjust your posting/adv strategy &

Increase pro‐active “sourcing strategy” for hard to fill positions

Review knock‐outs in screening questions.  Increase selectivity. 

Refine validated/other assessments & 

move earlier in the process Automate screen/interview scheduling & customize screening 

questions to the position

Active & Passive Leads

Candidate Application

Online Assessment

Recruiter Phone Screen/interview

Hiring Manager Interviews

Offers

Starts

Improve interview‐to‐offer ratio saving hiring managers time

All done faster, cheaper, and with a great candidate experience

Cascade Background CheckingAutomate Reference Checking

Begin new employee engagement on “start date” with automated on‐boarding

Recruitment and Staffing Metrics

• Cost per hire• Volume• Time to fill• Source analysis• Funnel ratios 

– (leads to interview, interview to hire etc.)• Satisfaction of new employees/hiring managers• Recruitment Efficiency Ratio 

– (Total staffing costs/total compensation of new hires) x 100 • Quality of Hire = PR + HP + HR / N

– PR = Average job performance rating of new hires – HP = % of new hire reaching acceptable productivity with acceptable time frame

– HR = % of new hires retained after 1 year – N = number of indicators

Analyze effectiveness regularly…make it routine!• What you measured annually do quarterly…• What you measure quarterly do monthly!

Be Nimble

evolve or transform.status quo is not an option.

now is the time.

Final Comments

Attendee Takeaways

Executive SummaryTALENT ACQUISITION CHALLENGE REPORT:Recruitment Trends and Issues Impacting Today’s Leading Organizations 

Anne NimkePinstripe, Inc877.797.3379

animke@pinstripetalent.comwww.pinstripetalent.com

Richard CrespinHROA202.905.0351richard.crespin@hroa.orgwww.hroa.org

Any questions? 

Hary BottkaTPI770 719 2405Hary.bottka@tpi.netwww.tpi.com

Thank you!