TAKLIMAT PENGURUSAN KEWANGAN KUMPULAN WANG … · 2019-11-12 · 3 prinsip asas (1) “ tiada apa -...
Transcript of TAKLIMAT PENGURUSAN KEWANGAN KUMPULAN WANG … · 2019-11-12 · 3 prinsip asas (1) “ tiada apa -...
TAKLIMAT PENGURUSAN
KEWANGAN KUMPULAN
WANG PENYELIDIKAN
17 OKTOBER 2019 - KHAMIS
UNIT KEWANGAN ZON 17
PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
1
PERINGATAN MESRA
o Semua Agensi Kerajaan diingatkan untuk mematuhi semua peraturan dalam Arahan
Perbendaharaan (AP) dan Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP) yang masih
berkuatkuasa.
o Tindakan surcaj / tatatertib boleh diambil keatas mana-mana pegawai yang gagal
mematuhi mana-mana peraturan yang masih berkuatkuasa.
o Tidak mengetahui peraturan dalam AP dan SPP yang masih berkuatkuasa tidak
boleh dijadikan alasan untuk mengelakkan tindakan surcaj / tatatertib berkenaan
dikenakan.
2
PRINSIP ASAS (1)3
“ TIADA APA - APA PEMBAYARAN BOLEH DIBUAT
DARI KUMPULAN WANG DISATUKAN KECUALI
APABILA DIPERUNTUKAN SEBANYAK JUMLAH
YANG DITETAPKAN BAGI MAKSUD - MAKSUD
YANG TERTENTU DAN TELAH DIBENARKAN
OLEH UNDANG-UNDANG. ”
SEK. 13 / AP. 6 (i)
PRINSIP ASAS (2)4
“ APA - APA WANG YANG DIPERUNTUKAN BAGI
SESUATU MAKSUD HENDAKLAH DISERAH
BALIK SEKIRANYA TIDAK DIBELANJAKAN
DALAM TEMPOH YANG DIBENARKAN
BAGINYA.”
SEK. 13 / AP. 6 (ii)
Arahan Perbendaharaan (AP)
Pekeliling & Surat Pekeliling Perbendaharaan
Pekeliling & Surat Pekeliling Perkhidmatan Awam
Pekeliling Universiti (Naib Canselor / Pendaftar / Bendahari)
Peraturan dan Garis Panduan Kewangan & Perakaunan Pejabat
Bendahari
Perjanjian Persefahaman / Garis Panduan Pembiaya Geran
5 LEGALITI KEWANGAN
ISI KANDUNGAN
1.SUMBER GERAN
2.PENGURUSAN TERIMAAN / BIL PELBAGAI
3.PENGURUSAN PEROLEHAN
4.PENGURUSAN BAYARAN
5.PENGURUSAN ASET
6.PEMERHATIAN AUDIT
6
SUMBER GERAN
Memperakaunkan perbelanjaan projek penyelidikan Universiti yang
mana peruntukan kewangan adalah daripada pelbagai sumber
geran…
1. Dalam UiTM
2. Luar UiTM
Kerajaan
Badan Berkanun
Swasta
Antarabangsa
7
PENGURUSAN TERIMAAN
Takrifan Terimaan (Seksyen 3 Akta Acara Kewangan 1957)
“Apa sahaja jenis wang yang diterima sama ada dalam bentuk
wang tunai , cek, kiriman wang / wang pos, bank draf, pindahan
telegrafik (Telegraphic Transfer - TT) dan pindahan elektronik (Inter
Bank Giro – IBG, Elecronic Fund Transfer – EFT).”
Bukti bayaran perlu diserahkan kepada Pejabat Bendahari bagi
tujuan penyesuaian bank.
8
PENGURUSAN BIL PELBAGAI
Pekeliling Bendahari Bil. 3 Tahun 2014
Dokumen yang dikeluarkan oleh Pejabat Bendahari UiTM untuk
menuntut bayaran daripada pembiaya geran yang menerima
bekalan / perkhidmatan / kerja-kerja daripada UiTM
Bayaran perlu dibuat oleh pembiaya geran dalam tempoh
pembayaran yang telah ditetapkan seperti yang dinyatakan di
dalam bil berkenaan.
9
PENGURUSAN PEROLEHAN10
Proses mendapatkan bekalan, perkhidmatan atau kerja-kerja
untuk memenuhi keperluan Universiti bagi menjalankan fungsi
dan operasinya dengan terkawal dan berkesan.
Dengan menggunakan wang yang telah diperuntukkan.
Mengikut undang-undang, peraturan, tatacara dan garis panduan
yang telah ditetapkan serta mengambil kira prinsip dan dasar
semasa Kerajaan yang berkaitan.
11
Para 10.4 Pekeliling Bendahari Bil. 4 Tahun 2012
Dalam keadaan apa sekalipun, Ketua PTJ atau wakil Ketua PTJ adalah
dilarang untuk membuat pesanan / tempahan bekalan / perkhidmatan
tanpa pengeluaran pesanan tempatan rasmi UiTM
12
KAEDAH PEROLEHAN
PEMBELIAN TERUS
Nilai sehinggaRM50,000 per item
SEBUT HARGA RASMI
Melebihi nilaiRM50,000 sehingga
RM500,000
TENDER
Melebihi nilaiRM500,000 & keatas
13
Bil. Jenis Perolehan Nilai PerolehanSebut Harga
Minimum
a. Bekalan Sehingga RM10,000 1
b. Perkhidmatan Sehingga RM20,000 1
c. BekalanMelebihi RM10,000
sehingga RM50,0002
d. PerkhidmatanMelebihi RM20,000
sehingga RM50,0002
Dokumen lengkap yang diperlukan untuk
pengeluaran pesanan tempatan
Sebutharga vendor yang jelas, dan
Lampiran B : Senarai Semak Bagi Pembelian Terus Bekalan /
Perkhidmatan Yang Bernilai Melebihi RM1,000 Sehingga
RM50,000, dan
Lampiran A : Pengesahan Harga Tawaran Vendor Adalah
Munasabah, atau
Jadual Analisa Harga
14
SISTEM e-PROCUREMENT PLUS
(EP)
Ketua Projek perlu mendapatkan Kelulusan Perolehan dari RMC
terlebih dahulu sebelum membuat Perancangan Perolehan di dalam
Sistem E-Procurement Plus (EP).
RMC akan mengeluarkan Surat Kelulusan berkenaan
…no. fail projek, kod projek, jumlah baki vot, jumlah baki projek,
status projek dan sebagainya…
15
PENGURUSAN BAYARAN22
Menjelaskan pembayaran terhadap semua tuntutan pembayaran
dalam tempoh 7 hari dari tarikh terima dokumen lengkap.
Pekeliling Naib Canselor Bil. 13 Tahun 2007…
“Tuntutan dibayar tidak lewat daripada 14 hari dari tarikh ianya
diterima”
“…7 hari untuk proses penyemakan dan pengesahan penerimaan
bekalan / perkhidmatan di peringkat PTJ dan 7 hari lagi untuk proses
bayaran di peringkat Pejabat Bendahari…”
4 Jenis Bayaran23
PendahuluanPelbagai /
Perjalanan & Pelarasan
TuntutanPelbagai / Perjalanan
BayaranKepada Vendor
DenganPesananTempatan
Bayaran Vendor Tanpa Pesanan
Tempatan
Syarat am pemberian Pendahuluan Pelbagai /
Perjalanan
Perbelanjaan telah diluluskan
oleh Ketua PTJ / Jawatankuasa
berkaitan.
Diberi kepada staf UiTM
berjawatan tetap / staf kontrak
yang mempunyai baki tempoh
kontrak tidak kurang daripada 6
bulan.
Pelarasan yang lengkap perlu
dikemukakan dalam tempoh 2
bulan dari tarikh bayaran
pendahuluan.
Arahan / kelulusan perjalananrasmi.
Pendahuluan diberikanberdasarkan kelayakan elaunmakan dan elaun penginapansahaja.
Perbelanjaan lain yang berkaitantidak boleh dibuat pendahuluan, sebaliknya perlu buat tuntutanperjalanan.
Pelarasan / tuntutan perjalananperlu dikemukakan tidak lewat dari10hb bulan berikutnya.
24
Jumlah
maksimum
adalah
RM5,000
Tidak terhad
kepada jumlah
maksimum
RM5,000
Pembelian yang dibenarkan / tidak dibenarkan
dalam pendahuluan pelbagai25
Dibenarkan
• Pembelian bekalan / perkhidmatan dari mana-mana vendor (termasuk pembelian secara on line)
• Pembelian bekalan yang tidak praktikal dibeli melalui LO
• Honorarium / upah secara one-off
Tidak Dibenarkan
• Pembelian aset / inventori
• Pembelian yang secara praktikal diurus melalui LO
• Emolumen / gaji / upah secara berjadual kepada staf / pelajar
• Minuman keras, rokok, dan lain-lain perbelanjaan yang tidakdibenarkan dalam perbelanjaan Kerajaan
• Bekalan / perkhidmatan yang boleh diperolehi dari Kontrak PusatUiTM / Kerajaan / stor UiTM
PENGURUSAN ASET
Aset Alih
Harga perolehan asalnya bernilai RM3,000 dan keatas setiap satu.
Pekeliling Bendahari Bil. 3 Tahun 2018 : Tatacara Pengurusan Aset
Alih UiTM
26
27
PENERIMAANPENDAFTARAN, PEREKODAN & PENANDAAN
PENGGUNAAN, PENYIMPANAN & PEMERIKSAAN
PENYELENGGARAANPELUPUSANKEHILANGAN &
HAPUS KIRA
Daftar Harta Modal / Inventori – rekod
perubahan penempatan / custodian /
verifikasi / pelupusan / kehilangan &
hapus kira – pelabelan
*optima, tujuan rasmi, cegah
penyalahgunaan - *selamat &
dibawah kawalan - *keadaan &
prestasi, rekod lengkap, keberadaan
Spesifikasi – kualiti &
kuantiti – keadaan baik,
sempurna & selamat
untuk digunakan
Fungsi dengan lancar – selamat
digunakan – memanjangkan jangka
hayat – meningkatkan keupayaan –
mengurangkan kerosakan –
ketahanan maksima
Tidak simpan aset yang
tidak boleh digunakan /
diperlukan – jimat ruang
KEPUTUSAN MESYUARAT MAJLIS
EKSEKUTIF UNIVERSITI (MEU) BIL. 30 / 2016
Mesyuarat bersetuju meluluskan cadangan penambahbaikan pengurusan aset dan inventori
yang menggunakan peruntukan kumpulan wang penyelidikan (RD) UiTM dimana semuat aset
dan inventori selepas proses perolehan akan dipindahkan terus kepada PTJ.
Perolehan aset yang menggunakan geran penyelidikan adalah dibawah komitmen dan
tanggungjawab penyelidik sebagai custodian.
Penempatan aset biasanya akan diletakkan di makmal / tempat penyelidikan PTJ bagi
memudahkan projek penyelidikan berjalan dengan lancar.
Kerja-kerja verifikasi dan kawalan pengurusan aset penyelidikan lebih mudah dan berkenan
memandangkan keberadaan aset tersebut di bawah PTJ penyelidik.
28
PEMERHATIAN AUDIT29
Perolehan tanpa pengeluaran pesanan tempatan.
Borang perakuan terimaan barang-barang lewat disediakan.
Borang perakuan terimaan barang-barang lewat disahkan.
Terimaan barang-barang lewat dibuat ujilari.
Dokumen bayaran lewat dikemukakan oleh PTJ kepada Pejabat Bendahari.
Pembekalan tidak dihantar mengikut tempoh yang ditetapkan di dalam pesanan tempatan.
Maklumat custodian / penempatan aset tidak dikemaskini dalam Daftar Harta Modal / Inventori.
Aset ada didalam senarai aset tetapi tiada di lokasi.
Aset yang dibeli tidak digunakan.
Rekod pergerakan aset tidak diselenggara.
Pendahuluan pelbagai / perjalanan belum diselaraskan.
Siberhutang tidak / lewat jelaskan bayaran seperti tempoh yang dicatat dalam bil.
Encik Norizan Bin Abdul Talib (03-5544 1386 / 019 – 352 4804)
Puan Intan Baizah Binti Abd Aziz (03-5543 8575)
Puan Nur ‘Aqilah Binti Norazman (03-55433485) – Perolehan
Puan Zaidah Binti Shadan (03-5543 7949) – Bayaran
Puan Azlina Binti Md Sari (03-5543 7946) – Terimaan
Puan Faezahtul Wahida Binti Abd Wahab (03-5543 7945) – Bayaran
Encik Ahmad Hasbullah Bin Mohamad (03-5544 3459) – Aset / Inventori
30