Tai lieu mo ta chuc nang_hcc

TÀI LIỆU MÔ TẢ CHỨC NĂNG PHẦN MỀM

HÀNH CHÍNH CÔNG

Công ty CP Công nghệ Sức Sống Việt

Hà Nội, tháng 9 – 2012

Tài liệu mô tả chức năng Công ty CP Công nghệ Sức Sống Việt

Các thuật ngữ viết tắt

LĐ: lãnh đạo

CSDL: cơ sở dữ liệu

Phần mềm Hành Chính Công -1-


Trang ký

Phê duyệt

1)__________________

2)__________________

3)__________________

4)__________________

5)__________________



MỤC LỤC

1. SƠ ĐỒ.................................................................................................................................4

1.1 Sơ đồ mô tả luồng thông tin xử lý hồ sơ:....................................................................4

1.2 Sơ đồ theo người dùng:...............................................................................................5

2. QUẢN TRỊ HỆ THỐNG....................................................................................................7

2.1 Quyền..........................................................................................................................7

2.2 Nhóm người dùng.......................................................................................................7

2.3 Người dùng quản trị hệ thống.....................................................................................8

2.4 Người dùng (Hành Chính Công).................................................................................8

3. QUẢN LÝ CẤU HÌNH DANH MỤC................................................................................9

3.1 Quản lý thông tin đơn vị.............................................................................................9

3.2 Quản lý thông tin chức vụ...........................................................................................9

3.3 Quản lý thông tin loại giấy tờ.....................................................................................9

3.4 Quản lý thông tin cấp xử lý.......................................................................................10

3.5 Quản lý thông tin Loại hồ sơ (quy trình)..................................................................10

3.6 Quản lý thông tin các bước xử lý loại hồ sơ (quy trình)...........................................10

3.7 Gán người dùng hành chính công theo bước xử lý...................................................11

4. XỬ LÝ HỒ SƠ.................................................................................................................12

4.1 Tiếp nhận và trả hồ sơ (bộ phận tiếp nhận)..............................................................12

4.2 Thụ lý giải quyết hồ sơ.............................................................................................13

4.2.1 Trưởng bộ phận tiếp nhận...............................................................................13

4.2.2 Trưởng bộ phận chuyên môn..........................................................................13

4.2.3 Chuyên viên....................................................................................................14

4.2.4 Lãnh đạo sở.....................................................................................................14

5. BÁO CÁO.........................................................................................................................15

5.1 Báo cáo hồ sơ quá hạn..............................................................................................15

5.2 Báo cáo các công việc được giao..............................................................................15

Hiển thị danh sách các hồ sơ trong toàn bộ từ đầu đến hiện tại (lấy hồ sơ tùy theo quyền

người dùng đăng nhập vào hệ thống)....................................................................................15

5.3 Báo cáo công văn đi, đến..........................................................................................15

6. LỊCH (tiện ích phần mềm)................................................................................................15



6.1 Lịch công việc cá nhân.............................................................................................15

6.2 Lịch hệ thống............................................................................................................15

6.3 Lịch công việc...........................................................................................................16



1. SƠ ĐỒ

1.1 Sơ đồ mô tả luồng thông tin xử lý hồ sơ:



1.2 Sơ đồ theo người dùng:

Ghi chú: TT HS : trạng thái hồ sơ



2. QUẢN TRỊ HỆ THỐNG

2.1 Quyền

- Ý nghĩa: quản lý thông tin các duyệt được tao ra để dùng xử lý phân quyền

truy cập cho người sử dụng khi truy cập vào phần mềm.

- Chức năng:

Cho phép thêm sửa xóa thông tin quyền

Gán quyền cho theo nhóm người dùng, người dùng thuộc nhóm

người dùng nào sẽ được kế thừa quyền của nhóm người dùng đó

2.2 Nhóm người dùng

- Ý nghĩa : quản lý thông tin nhóm người dùng

Mã

Tên

- Chức năng: cho phép thêm, sửa, xóa thông tin nhóm người dùng

- Gán quyền cho nhóm người dùng

Chọn quyền trong danh sách quyền đã thiết lập để gán cho từng

nhóm người dùng.



2.3 Người dùng quản trị hệ thống

- Ý nghĩa : quản lý danh sách người dùng tạo ra để quản lý hệ thống bao gồm

các thông tin sau:

Tên đăng nhập

Mật khẩu

Tên ngắn

Số điện thoại

Email

Đơn vị

- Chức năng:

Cho phép thêm, sửa, xóa thông tin người dùng

Gán người dùng cho nhóm người dùng (người dùng thuộc nhóm

nào sẽ được kế thừa quyền của nhóm đó).

2.4 Người dùng (Hành Chính Công)

- Ý nghĩa : quản lý danh sách người dùng tạo ra để xử lý phần việc liên quan

đến hồ sơ bao gồm các thông tin sau:

Tên đăng nhập

Mật khẩu

Tên ngắn

Số điện thoại

Email

Chức vụ

Đơn vị

- Chức năng:

Cho phép thêm, sửa, xóa thông tin người dùng

- Gán người dùng cho nhóm người dùng (người dùng thuộc nhóm nào sẽ

được kế thừa quyền của nhóm đó).



3. QUẢN LÝ CẤU HÌNH DANH MỤC

3.1 Quản lý thông tin đơn vị

- Ý nghĩa : quản lý danh sách các đơn vị, cơ quan hữu quan liên quan phân

cấp theo quan hệ cha con, bao gồm các thông tin sau:

Mã

Tên

Chọn đơn vị cha

Địa chỉ

Điện thoại

- Chức năng:

Cho phép thêm, sửa, xóa thông tin đơn vị.

3.2 Quản lý thông tin chức vụ

- Ý nghĩa : quản lý danh sách thông tin chức vụ, bao gồm các thông tin sau:

Mã chức vụ

Tên chức vụ

- Chức năng:

Cho phép thêm, sửa, xóa thông tin chức vụ.

3.3 Quản lý thông tin loại giấy tờ

- Ý nghĩa : quản lý danh sách thông tin loại giấy tờ đi kèm (bắt buộc và không

bắt buộc) trong các bộ hồ sơ, bao gồm các thông tin sau:

Mã

Tên giấy tờ

Nhóm loại giấy tờ (? Danh mục nhóm loại giấy tờ ở đâu?)

Ghi chú

File đính kèm (Mẫu tài liệu giấy tờ bản mềm: Word; excel; Pdf;

….)

- Chức năng:

Cho phép thêm, sửa, xóa thông tin loại giấy tờ.



3.4 Quản lý thông tin cấp xử lý

- Ý nghĩa : quản lý danh sách thông tin cấp xử lý, cấp xử lý phân theo nhiệm

vụ thực tế của người dùng ví dụ như: Tiếp nhận, LĐ phòng tiếp nhận, LĐ

phòng chuyên môn, chuyên viên, LĐ Sở…Nhân viên phòng; Lãnh đạo

phòng; Lãnh đạo sở; bao gồm các thông tin sau:

Mã

Tên cấp xử lý

- Chức năng:

Cho phép thêm, sửa, xóa thông tin cấp xử lý.

3.5 Quản lý thông tin Loại hồ sơ (quy trình)

- Ý nghĩa : quản lý thông các loại hồ sơ (quy trình) của sở (hiện tại là 10 quy

trình ); bao gồm các thông tin sau:

Mã loại hồ sơ

Tên loại hồ sơ

Thời gian xử lý

Mô tả

File đính kèm

- Chức năng:

Cho phép thêm, sửa, xóa thông tin cấp xử lý.

- Gán giấy tờ bắt buộc và không bắt buộc

Chọn các giấy tờ bắt buộc và không bắt buộc trong danh mục có

đã được thiết lập cho từng loại hồ sơ

3.6 Quản lý thông tin các bước xử lý loại hồ sơ (quy trình)

- Tạo bước xử lý cho quy trình

Mỗi loại hồ sơ có các quy trình xử lý khác nhau, do đó tại mỗi

loại hồ sơ người dùng cần phải định nghĩa được quy trình cho

loại hồ sơ đó.



Người dùng phải tùy chọn cấp xử lý trong danh mục đã được

thiết lập và điền thêm các thông tin cần thiết để tạo ra một bước

xử lý trong quy trình (loại hồ sơ). Các thông tin cần thiết như:

o Mã bước xử lý

o Tên bước xử lý

o Loại hồ sơ đã được chọn

o Cấp xử lý

o Mức ưu tiên

o Thời hạn xử lý trong bước

o Ghi chú

o File đính kèm

- Tạo các trạng thái hồ sơ cho từng bước xử lý

Mỗi loại hồ sơ có nhiều bước xử lý, tại mỗi bước xử lý trạng thái

hồ sơ cũng khác nhau, do đó người dùng cần thiết lập các trạng

thái đi theo từng bước xử lý cho từng loại hồ sơ khác nhau

- Tạo công việc con trong từng bước xử lý:

Tại mỗi bước xử lý của mỗi loại hồ sơ có thể xảy ra nhiều công

việc con ví dụ như: tại bước xử lý hồ sơ của bộ phận 1 cửa có các

công việc con là Hồ sơ không đạt, hồ sơ đã phê duyệt chờ trả lời

công dân, hồ sơ xác nhận công văn đi, hồ sơ xác nhận công văn

đến.

Phân ra các công việc nhỏ trong từng bước xử lý giúp cho người

dùng dễ dàng phân quyền, rút ngắn thời gian giải quyết công việc.

3.7 Gán người dùng hành chính công theo bước xử lý

- Người dùng tùy theo nhiệm vụ của mình sẽ được gán tương ứng vào các

bước xử lý trong hồ sơ.

- Khi đó tại giao diện xử lý hồ sơ, người dùng nào sẽ chỉ nhìn thấy công việc

thuộc trách nhiệm được giao của mình.



4. XỬ LÝ HỒ SƠ

4.1 Tiếp nhận và trả hồ sơ (bộ phận tiếp nhận)

- Hiển thị ra các loại hồ sơ mà người dùng được phân quyền thao tác.- Người dùng chọn loại hồ sơ cần tiếp nhận và nhập thông tin đầy đủ, chính

xác cho từng bộ hồ sơ.- Cho phép in phiếu nhận, hẹn trả công dân.- Hiển thị công việc con được tạo ra tại bước tạo bước xử lý cho loại hồ sơ.- Các công việc tương ứng của bộ phận tiếp nhận sẽ là:

Tiếp nhận hồ sơo Hiển thị giao diện tiếp nhận hồ sơ tương ứng với từng

loại hồ sơo Kiểm tra hồ sơ đạt thì lưu vào cơ sở dữ liệu.o In phiếu nhận, hẹn trả hồ sơ cho công dân

Hồ sơ đã phê duyệto Hiển thị các hồ sơ đã được lãnh đạo sở phê duyệt, chờ

trả lời công dâno Tích chọn hồ sơ để chuyển sang trạng thái “Xác nhận

công văn đi” nếu hồ sơ đó cần cần xác nhận của các cơ quan hữu quan liên quan khác.

o Chọn hồ sơ để trả lời công dân (trạng thái hồ sơ chuyển về “Lưu trữ” kết thúc 1 hồ sơ)

Hồ sơ đã gửi công văn đio Hiển thị các hồ sơ cần xác nhận của các cơ quan hữu

quan liên quan khác.o Tích chọn hồ sơ để chuyển sang trạng thái “Xác nhận

công văn đến” (nếu có công văn trả lời của cơ quan khác).

Trả hồ sơ xác nhận công văn đến o Hiển thị các hồ sơ ở trạng thái “Xác nhận công văn

đến”


Trả hồ sơ không đạto Hiển thị các hồ sơ ở trạng thái “Hồ sơ không đạt”


Lưu trữ hồ sơo Hiển thị các hồ sơ ở trạng thái “Lưu trữ”



o Hỗ trợ lọc hồ sơ theo tiêu chí tìm kiếm.

4.2 Thụ lý giải quyết hồ sơ

Hiển thị các công việc tương ứng (bước xử lý) đã được gán cho từng người dùng.

4.2.1 Trưởng bộ phận tiếp nhận

Các tab công việc được xử lý- Giao hồ sơ tiếp nhận

Hiển thị danh sách hồ sơ mới tiếp nhận Chọn từng hồ sơ để giao cho các phòng chuyên môn tương ứng Lọc hồ sơ

- Hồ sơ đã giao việc Hiển thị danh sách hồ sơ đã giao cho phòng chuyên môn Lọc hồ sơ

- Hồ sơ đang xử lý Hiển thị tất cả các hồ sơ, trạng thái tương ứng vẫn trong giai đoạn

xử lý (chưa trả lời công dân) Xem thông tin chi tiết từng hồ sơ, log quá trình xử lý hồ sơ Lọc hồ sơ

- Hồ sơ quá hạn Hiển thị các hồ sơ đã quá hạn xử lý mà vẫn chưa hoàn thành có lý

do trễ ở đâu.

- Lưu trữ hồ sơ Hiển thị tất cả các hồ sơ đã trả lời công dân (trạng thái hồ sơ là

lưu trữ) Lọc hồ sơ muốn tìm kiếm.

4.2.2 Trưởng bộ phận chuyên môn

Các tab công việc được xử lý- Hồ sơ mới tiếp nhận

Hiển thị danh sách hồ sơ mới tiếp nhận từ LĐ bộ phận tiếp nhận, chỉ hiển thị hồ sơ theo loại hồ sơ được giao.

Chọn từng hồ sơ để giao cho các phòng chuyên môn tương ứng, hồ sơ chuyển trạng thái sang “Đang xử lý”

Lọc hồ sơ

- Hồ sơ đã giao việc



Hiển thị danh sách hồ sơ đã giao cho cán bộ chuyên môn Lọc hồ sơ

- Hồ sơ chờ duyệt Hiển thị tất cả các hồ sơ đã được nhân viên của mình (cán bộ

chuyên môn) xử lý xong và chờ duyệt. Duyệt hồ sơ chuyển trạng thái hồ sơ sang “Duyệt”. Lọc hồ sơ

4.2.3 Chuyên viên

Các tab công việc được xử lý

- Hồ sơ được bàn giao Hiển thị danh sách hồ sơ được giao từ trưởng phòng. Xử lý xong hồ sơ thì chuyển trạng thái hồ sơ sang “Chờ duyệt”

(trình trưởng phòng xác nhận, ký nháy) Lọc hồ sơ

- Hồ sơ chờ duyệt Hiển thị danh sách hồ sơ đã giao cho trưởng phòng chờ xác nhận Lọc hồ sơ

- Hồ sơ duyệt Hiển thị tất cả các hồ sơ đã được trưởng phòng duyệt. Xin ý kiến của lãnh đạo sơ, nếu đồng ý chuyển trạng thái hồ sơ

sang “Phê duyệt”. Lọc hồ sơ

4.2.4 Lãnh đạo sở

- Hồ sơ đang xử lý Hiển thị tất cả các hồ sơ, trạng thái tương ứng vẫn trong giai đoạn

xử lý (chưa trả lời công dân) Xem thông tin chi tiết từng hồ sơ, log quá trình xử lý hồ sơ Lọc hồ sơ

- Hồ sơ quá hạn Hiển thị các hồ sơ đã quá hạn xử lý mà vẫn chưa hoàn thành có lý

do trễ ở đâu.

- Lưu trữ hồ sơ Hiển thị tất cả các hồ sơ đã trả lời công dân (trạng thái hồ sơ là

lưu trữ)



Lọc hồ sơ muốn tìm kiếm.

5. BÁO CÁO

5.1 Báo cáo hồ sơ quá hạn

Hiển thị danh sách các hồ sơ quá hạn, lý do và cho phép lọc hồ sơ theo nhiều tiêu chí.

5.2 Báo cáo các công việc được giao

Hiển thị danh sách các hồ sơ trong toàn bộ từ đầu đến hiện tại (lấy hồ sơ tùy

theo quyền người dùng đăng nhập vào hệ thống)

5.3 Báo cáo công văn đi, đến

Hiển thị danh sách các công văn đi và đến theo hồ sơ.

6. LỊCH (tiện ích phần mềm)

6.1 Lịch công việc cá nhân

- Nhân viên của sở có thể lập kế hoạch công việc cho mình -> Lịch hiển thị cho riêng

bản thân

- Quản lý phòng có thể lập lịch kế hoạch công việc cho nhân viên -> Lập lịch và gán

lịch cho nhân viên => Người lập và người được gán sẽ nhìn thấy lịch

6.2 Lịch hệ thống

- Danh sách các ngày nghỉ lễ => List các ngày nghỉ lễ; cuối tuần trên lịch theo danh

sách định nghĩa trước (cả lịch Việt và lịch Tây)

- Lịch sinh nhật cán bộ công nhân viên trong sở -> lấy từ danh sách cán bộ công nhân

viên (Ngày sinh)



6.3 Lịch công việc

- List các hồ sơ mà thuộc bản thân phải xử lý

- Nhấn link vào từng hồ sơ -> Chuyển sang trang xử lý hồ sơ (Issue)

- Lịch thể hiện ngày bắt đầu xử lý và ngày kết thúc (tới hạn) (Log issue tiếp nhận +

thời hạn xử lý của node)


Tai lieu mo ta chuc nang_hcc

Documents

Transcript of Tai lieu mo ta chuc nang_hcc