Tai lieu cai dat OCS Client IID v2.1 - DSP lieu cai dat OCS Client IID.pdf · Bổ sung người...

Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Office Communicator 2007

Tài liệu lưu hành nội bộ phòng kỹ thuật - IID Trang 1

CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG OFFICE COMMUNICATOR CLIENT 2007

MỤC LỤC

I. Cài đặt phần mềm OCS Client ở máy trạm. .................................................................................................. 3

II. Sử dụng communicator client .................................................................................................................... 9

1. Cấu hình OCS Client................................................................................................................................ 9

2. Bổ sung người dùng vào danh bạ. ........................................................................................................ 18

III. Sử dụng Communicator Web Access (CWA): ........................................................................................... 21

1. Các bước chuẩn bị: .............................................................................................................................. 22

2. Đăng nhập vào CWA:............................................................................................................................ 23

3. Một số chức năng cơ bản của CWA: ..................................................................................................... 25

3.1. Hiển thị thông báo cá nhân:........................................................................................................... 25

3.2. Thiết lập các tùy chọn: ................................................................................................................... 25

3.3. Thêm & Xóa 1 địa chỉ liên lạc: ........................................................................................................ 25

3.4. Quản lý 1 nhóm các địa chỉ liên lạc: ............................................................................................... 26

3.5. Từ chối/ngăn chặn(blocking) 1 địa chỉ: .......................................................................................... 27

3.6. Xóa bỏ chức năng từ chối (Unblocking) 1 địa chỉ: ........................................................................... 27

3.7. Kiểm tra nhanh thông tin của 1 địa chỉ liên lạc: .............................................................................. 28

3.8. Quản lý 1 hội nghị: ........................................................................................................................ 28



I. Cài đặt phần mềm OCS Client ở máy trạm. Nhấn đúp vào file cài đặt của phần mềm office communicator client để bắt đầu quá trình

cài đặt

Trong trường hợp máy trạm (Client) chưa có cài gói MSXML thì sẽ bị báo lỗi cần phải cài đặt gói phần mềm này, tùy theo máy mà sẽ được báo cần cài bản MSXML nào

Sau khi hiển thị thông báo lỗi thiếu gói MSXLM, quá trình cài đặt sẽ dừng lại để chúng ta cài đặt gói MSXML.



Chúng ta cần cài bổ sung gói phần mềm MSXML bằng cách truy cập trang http://www.microsoft.com/download của Microsoft. Sau khi tải về, nhấn đúp chuột vào MSXML.msi để bắt đầu quá trình cài đặt

http://www.microsoft.com/download



Làm theo các bước hướng dẫn của trình cài đặt để tiến hành cài gói phần mềm MSXML parser vào máy, ta phải chọn vào mục I accept the terms in the license agreement để xác nhận đồng ý với các thỏa thuận sử dụng chương trình với Microsoft

Điền thông tin tên người sử dụng và thông tin đơn vị, công ty liên quan

Nhấn Install để bắt đầu cài

Quá trình cài đặt sẽ diễn ra.



Nhấn Finish để kết thúc.

Sau đó chúng ta sẽ chạy lại file CommunicatorEval.msi để cài đặt Microsoft Office Communication Client 2007. Nhấn Next để tiếp tục.



Kích chọn I accept the license terms, nhấn Next để tiếp tục.

Chọn đường dẫn để lưu gói OCS Client, Nhấn Install để bắt đầu cài đặt.

Khi cài đặt xong, chương trình sẽ báo thành công, nhấn Finish để kết thúc.



Để khởi động chương trình Microsoft Office Communication Client 2007, ta kích vô Start --- All Programs --- Chọn Microsoft Office Communicatior 2007 R2.

Giao diện của Microsoft Office Communication Client 2007 R2.



II. Sử dụng communicator client

1. Cấu hình OCS Client. - Vào menu Tools ---- Options

Điền vào địa chỉ hộp thư danang.gov.vn của mình, sau đó kích tiếp vào nút Advanced



Kích chọn Manual configuration, chọn TLS

Gõ vào địa chỉ máy chủ tiếp dân trực tuyến Internal serrver name là poolocs.dsp-int.vn, Sau đó kích vào OK.



Sau khi chọn vào nút OK để hoàn thành việc khai báo địa chỉ máy chủ. Trở lại màn hình của chương trình, ta kích Sign In để nhập tiếp tên và mật khẩu của hộp thư.

Ở lần đăng nhập đầu tiên, có thể gặp thông báo lỗi như sau:

Khi gặp thông báo lỗi này, ta cần cài chứng chỉ số của máy chủ vào máy tính của mình, sử dụng file DSA-CA.cer.



Có thông báo hiện ra cho ta cài đặt Certification lên máy, Click vào Install Certificatie…

Click Next để tiếp tục.



Ta chọn Place all certificates in the following store, sau đó chọn Browse…



Chọn Trusted Root Certification Authorities, click Ok.



Click Next để tiếp tục.

Click Finish để khẳng định muốn nhập vào máy tính chứng chỉ số của máy chủ.



Windows sẽ hiển thị một bảng cảnh báo về bảo mật và hỏi chúng ta có chắc chắn rằng chứng chỉ số này là an toàn hay không, hãy chọn Yes.

Quá trình Import thành công, Click OK để kết thúc.

Sau khi đăng ký chứng chỉ số của máy chủ, ta có thể vào lại màn hình ban đầu để tiến hành đăng nhập lại, nhớ điền đúng các thông tin như địa chỉ, mật khẩu hộp thư đà nẵng



Nếu ta khai báo đúng địa chỉ máy chủ tiếp dân điện tử và cung cấp tài khoản hợp lệ (đúng username, password và đã được cấp quyền sử dụng dịch vụ), quá trình đăng nhập sẽ thàng công.

Giả sử một cá nhân có tên là Lê Minh Chí sau khi đăng nhập thành công thì màn hình của chương trình Office Communicator 2007 sẽ có giao diện như dưới.



Ở lần đăng nhập đầu tiên, danh bạ cá nhân sẽ rỗng, để thuận tiện cho việc liên lạc thì chúng ta nên cập nhật danh bạ này.

2. Bổ sung người dùng vào danh bạ. Add tên User --- Tools --- Add a Contact…

Chọn Use an email address or sign-in address, kích Next để tiếp tục.



Gõ vào địa chỉ mail của người muốn thêm vào danh bạ.

Kích Next để tiếp tục.



Kích Finish để kết thúc, hoặc kích Next để Add thêm 1 User khác.

User đã được Add thành công.



Muốn nói chuyện (chat) với người nào trong danh bạ ta chỉ cần double click vào tên của họ

III. Sử dụng Communicator Web Access (CWA): Hệ thống tiếp dân điện tử cho phép thông tin liên lạc thông qua trình duyệt Web. Ưu

điểm của việc liên lạc qua Web là có thể sử dụng mọi lúc mọi nơi mà không cần cài đặt chương trình Office Communicator, tuy nhiên dùng giao diện web thì hạn chế nhiều tính năng hơn so với dùng chương trình Communicator.

1 số tính năng không được hỗ trợ trong phiên bản CWA:

− Application sharing

− Whiteboard sessions

− File or photo transfer WA

− Audio communication

− Video communication



1. Các bước chuẩn bị: Để có thể sử dụng hệ thống tiếp dân điện tử bằng giao diện web, phải cấu hình trình duyệt cho phép Pop-up đối với website này.

Hệ điều hành Windows có hỗ trợ tính năng chia sẻ màn hình Desktop. Khi chia sẻ màn hình Desktop bằng Web, trình duyệt IE sẽ yêu cầu cài thêm gói Microsoft Communicator Web Access Plug-in để có thể sử dụng được tính năng chia sẻ này, khi đó bấm vào Click to Install để tải về plug-in này.

Chọn Save để lưu gói này vào ổ cứng.

Sau khi Download xong, ta Click vào file mới down để tiến hành cài đặt, Chọn Run.

Quá trình cài đặt đang diễn ra.

Sau khi cài xong, ta Click vào Start Sharing để chia sẻ Desktop.



Desktop đã được Share.

2. Đăng nhập vào CWA: Mở trình duyệt (Internet Explorer hay Mozilla Firefox), nhập vào địa chỉ sau:

https://tiepdan.danang.gov.vn

Do chứng chỉ số của máy chủ tiếp dân là chứng chỉ nội bộ trong hệ thống mạng của thành phố Đà nẵng nên trình duyệt sẽ có thông báo về an ninh. Trong cửa sổ Internet Explorer, hãy chọn vào Continue to this website (not recommended) để tiếp tục.

Trong trường hợp chúng ta đã Add chứng chỉ số của máy chủ thì sẽ không bị trình duyệt hiển thị ra thông báo bảo mật này.

Thông tin đăng nhập:

- Username: [email protected] (name là tên tài khoản mail [email protected])

- Password: là password của tài khoản [email protected]


mailto:[email protected]





Màn hình login như hình sau:



3. Một số chức năng cơ bản của CWA:

3.1. Hiển thị thông báo cá nhân: - Trong Contact List, bên dưới tên của user, click vào <Type a note>.

- Nhập đoạn text mà bạn muốn người khác xem được khi xem status của bạn.

3.2. Thiết lập các tùy chọn: Quản lý tùy chọn cá nhân: Contact list menu -> Option

User có thể thiết lập các tùy chọn của CWA để thiết lập 1 số tính năng như giới thiệu thông tin bản thân, các thiết lập thông báo khi có tin nhắn đến, những ai có thể xem được thông tin cá nhân hoặc có thể gửi tin nhắn đến.

3.3. Thêm & Xóa 1 địa chỉ liên lạc: - Thêm 1 địa chỉ liên lạc: vào Search box, nhập tên hoặc email của địa chỉ muốn thêm vào, ấn Enter. Chọn tính năng tìm kiếm là Display Name or E-mail Address.



Trong danh sách kết quả tìm kiếm, right-click địa chỉ liên lạc đang tìm kiếm, và nhấn Add Contact to, và chọn 1 Group thích hợp để thêm vào.

- Xóa 1 địa chỉ liên lạc: right-click địa chỉ liên lạc bạn muốn xóa, chọn Remove from Contact List.

3.4. Quản lý 1 nhóm các địa chỉ liên lạc: Các địa chỉ liên lạc trong Contact List có thể được tổ chức thành các nhóm để dễ dàng quản lý và tìm kiếm. Ví dụ, có thể nhóm các địa chỉ liên lạc thành 1 nhóm là Phòng, Project team, ... Sau khi tạo nhóm, có thể gửi 1 tin nhắn đến từng người hoặc tất cả mọi người trong nhóm.

* Chú ý: chỉ có thể gửi cùng lúc 1 tin nhắn đến tối đa là 31 địa chỉ/thành viên trong 1 nhóm.

3.4.1. Thêm 1 địa chỉ liên lạc vào 1 nhóm:

− vào Search box, nhập tên hoặc email của người bạn muốn thêm vào, ấn Enter.

− Trong danh sách kết quả tìm kiếm, right-click địa chỉ liên lạc bạn đang tìm kiếm, và ấn Add Contact to, và chọn tên 1 Group thích hợp để thêm vào.

3.4.2. Gửi 1 tin nhắn đến tất cả địa chỉ liên lạc trong 1 nhóm:

- Trong Contact List, right-click tại tên của nhóm.

- Chọn Send an Instant Message.

3.4.3 Xóa 1 nhóm: có 2 cách thực hiện.

- Cách 1: Trong Contact list, right-click vào tên nhóm cần xóa, click Delete Group and Contact, và chọn OK.



- Cách 2: Trong Contact list, trên Contact List menu, click Contact, chọn Delete a Group, và chọn tên nhóm cần xóa.

4.4 Đổi tên 1 nhóm: có 2 cách thực hiện.

- Cách 1: Trong Contact list, right-click vào tên nhóm cần đổi tên, click Rename Group, nhập vào tên nhóm mới, nhấn ENTER.

- Cách 2: Trong Contact list, trên Contact List menu, click Contact, chọn Rename a Group, nhập vào tên nhóm mới, nhấn ENTER.

3.5. Từ chối/ngăn chặn(blocking) 1 địa chỉ: − Right-click tên địa chỉ bạn muốn block

− Chọn Change Level of Access → Blocked

− Trên hộp thoại Webpage Dialog, chọn OK.

− Địa chỉ liên lạc này sẽ bị từ chối cho đến khi bạn xóa bỏ chức năng(unblock) này. Ngay cả khi xóa địa chỉ liên lạc này và thêm vào lại (re-adding), địa chỉ này vẫn bị từ chối.

3.6. Xóa bỏ chức năng từ chối (Unblocking) 1 địa chỉ: − Right-click tên địa chỉ bạn muốn unblock.

− Change Level of Access và chọn 1 access level khác ngoài Blocked.



− Trên hộp thoại Webpage Dialog, chọn OK. Địa chỉ này đã được unblock.

3.7. Kiểm tra nhanh thông tin của 1 địa chỉ liên lạc: − Right-click tên địa chỉ muốn kiểm tra thông tin.

− Click vào Display Contact Card, có thể kiểm tra nhanh thông tin về số điện thoại, ghi chú cá nhân, thông tin thời gian biểu, …

3.8. Quản lý 1 hội nghị: 3.8.1. Thêm 1 hoặc nhiều địa chỉ liên lạc vào hội nghị:

− Trên Conversation window, chọn Meet now → Invite → Invite Someone.

− Ở trang Invite Someone, có 2 cách:

+ Cách 1: Click tên địa chỉ muốn mời vào hội nghị, và chọn OK.

+ Cách 2: Trong Search box, nhập tên địa chỉ muốn mời, và nhấn ENTER. Trong danh sách kết quả tìm kiếm, chọn tên địa chỉ muốn mời, và nhấn OK.

3.8.2. Khóa(lock) 1 hội nghị:

− Trên Conversation window, click vào mũi tên (↓) bên cạnh Invite.

− Chọn Lock this conversation.

3.8.3. Kết thúc quyền tham gia hội nghị của 1 thành viên:

− Right-click vào tên thành viên/địa chỉ muốn kết thúc.

− Chọn Remove from conversation.

3.8.4. Nâng quyền 1 thành viện:

_ Right-click vào tên thành viên/địa chỉ muốn nâng quyền.

_ Chọn Make Leader.

IV. Một số lỗi thông dụng và cách xử lý

1. Không cài đặt được chương trình Office Communicator client: + Kiểm tra xem tài khoản đang thực hiện cài đặt có quyền quản trị hệ thống hay không?



+ kiểm tra gói MSXML có được cài vào máy hay chưa? Nếu chưa thì cần phải lên trang chủ của Microsoft để tải về rồi cài vào trước khi cài Office Communicator client

2. Không thể kết nối vào hệ thống tiếp dân điện tử: + kiểm tra tường lửa tại máy tính có cho phép chương trình Office Communicator thông qua hay không? Thử tắt tường lửa của Windows hoặc của trình Internet Security được cài trên máy nếu có, nếu vào được thì nguyên nhân là do tường lửa, khi đó hãy cấu hình tường lửa cho phép chương trình Office Communicator được truyền thông ra ngoài Internet.

+ nhờ quản trị hệ thống mạng của đơn vị kiểm tra tường lửa của cơ quan có cho các cổng TCP 443, TCP 5060, TCP 5061, TCP 6891-6901 đã được mở hay chưa? Nếu chưa thì cần phải mở các cổng này cho máy bên trong mạng cục bộ truy xuất đến máy chủ hệ thống tiếp dân điện tử.

3. Không thể gọi điện thoại, truyền hình qua mạng: + Kiểm tra xem thiết bị micro, webcam trên máy có hoạt động tốt hay không?

+ Lưu ý: chỉ có thể gọi điện thoại, truyền hình bằng chương trình Office Communicator, ứng dụng Web không dùng được chức năng này

4. Không truy cập được vào hệ thống tiếp dân qua giao diện Web: + kiểm tra đã nhập đúng địa chỉ máy chủ tiếp dân trực tuyến hay chưa? Địa chỉ đúng là https://tiepdan.danang.gov.vn . Lưu ý: phải gõ https:// chứ không phải là http://

+ Kiểm tra xem trình duyệt đã bật chức năng cho phép Pop-up hay chưa?

5. Không thể gởi/nhận file qua chương trình Office Communicator + Trong trường hợp tường lửa cá nhân hay cơ quan chưa mở đủ các cổng cần thiết đã nêu trong mục IV.2 ở trên


Tai lieu cai dat OCS Client IID v2.1 - DSP lieu cai dat OCS Client IID.pdf · Bổ sung người...

Documents

Transcript of Tai lieu cai dat OCS Client IID v2.1 - DSP lieu cai dat OCS Client IID.pdf · Bổ sung người...